ЗМІСТ
ВСТУП 3
ГЛАВА I. АСПЕКТИ ВПРОВАДЖЕННЯ АВТОМАТИЗОВАНИХ
СИСТЕМ ДОКУМЕНТООБІГУ І ДІЛОВОДСТВА 5
1.1 Проблема інформованості 5
1.2 Організаційні проблеми 5
1.3 Психологічні проблеми 7
1.4 Проблема кадрів 8
РОЗДІЛ II. АВТОМАТИЗАЦІЯ ДІЛОВОДСТВА 9
ВИСНОВОК 13
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ 14
ВСТУП
Актуальність, мета і завдання цієї роботи будуть визначені наступними положеннями. Організація і робота з документами охоплює всі процеси, пов'язані з запису (фіксації) на різних носіях та оформлення за встановленими правилами інформації, необхідної для здійснення управлінських дій. Документування здійснюється на природній мові (рукописні, машинописні документи, в тому числі телеграми, телефонограми, машинограм), а також на штучних мовах з використанням нових носіїв (перфокарти, перфострічки, магнітні стрічки, карти, дискети та ін.) Я у своїй роботі розгляну застосування комп'ютерної техніки, тобто автоматизацію ведення діловодства.
Організація роботи з документами - ключове завдання управління в будь-якій установі: від офісу невеликого підприємства до федерального відомства або великої корпорації.
Діяльність будь-якого підприємства регулюється чинним законодавством, наказами та розпорядженнями керівництва, умовами укладених договорів, встановленими правилами ведення тих чи інших (наприклад, торгових) операцій і т.д. Всі ці «регулятори» оформляються у вигляді документів - зафіксованих текстів законів, наказів, договорів. Виходячи з цього можна сказати, що вся діяльність будь-якого підприємства полягає в послідовному виконанні документів, а успіх їх виконання визначає благополуччя підприємства.
Успіх же виконання документа багато в чому залежить від наступного.
По-перше, від того, наскільки ясно в ньому викладена інформація, включаючи її оформлення і розміщення. Наприклад, якщо текст наказу набраний дрібним шрифтом, пункти наказу не відокремлені один від одного, прізвища виконавців не виділені в окрему групу, то деякі його позиції можуть бути просто не сприйняті. Тому існує ціла низка стандартних правил з підготовки, складання, оформлення та виготовлення документації - або, кажучи інакше, правил щодо документування.
По-друге, необхідно забезпечити своєчасність виконання документа, тобто повинна бути досягнута така організація робіт, при якій документ негайно передавався б виконавцю (або від виконавця до виконавця), а для самого виконавця існували б стимули до виконання документа у строк. У Росії протягом кількох століть і до цього дня одним з таких стимулів вважається контроль виконання. Причому контроль покладається на співробітника, який безпосередньо у виконанні документа участі не приймає і, більше того, може абсолютно не розбиратися в тій галузі знань або виробництва, яку зачіпає виконання документа.
Коли мова заходить про автоматизацію документообігу, то часто в цю сферу потрапляє безліч програм, які не мають прямого відношення до розв'язуваної проблеми - текстові редактори, програми розпізнавання символів, системи електронної пошти. У загальнодержавних стандартах термін документообіг позначає контрольоване рух готових документів як усередині організації, так і за її межами. Електронний документообіг охоплює понад те стадії підготовки документів і вільний обмін інформацією з комп'ютерних мереж. У даному огляді розглядаються програмні продукти, що потрапляють під ці визначення.
Концептуальні відмінності російського і зарубіжного документообігу призводять до того, що пряме використання популярних західних продуктів, таких, як Lotus Notes, можливо лише для вирішення приватних завдань. Це розуміють вітчизняні розробники і пропонують власні рішення. Тому недоцільно порівнювати конкретні програми як такі: всі вони написані на досить високому технічному рівні, а опис кожної з них перевищить обсяг цієї статті. Цікавіше порівнювати концепції, покладені в їх основу розробниками.
Існує два основних напрямки розвитку та впровадження систем документообігу на російському ринку: традиційно російське і західне.
За останні більш ніж 100 років у Росії склалася певна методика роботи з документами. За радянських часів вона отримала подальший розвиток і була закріплена в державних стандартах, інструкціях і настановах по діловодству, успадкованих і в післярадянських період. Технологія діловодства передбачає ведення реєстраційно-контрольних і звітних форм і журналів. Для забезпечення єдиного порядку обробки документів передбачається створення спеціалізованих служб: управлінь справами, секретаріатів, канцелярій. Основна проблема традиційної технології - централізоване відслідковування руху документів в реальному масштабі часу, оскільки вимагає як централізованого відомості оперативної інформації, так і ведення величезної кількості різних журналів і картотек.
Програмні продукти цього напряму зберігають всі традиції і норми діловодства, прийняті в конкретній організації. Вони лише супроводжують паперовий документообіг, зменшуючи трудомісткість рутинних операцій по обробці документів. Однак така система повинна бути здатна істотно розширити рамки традиційного документообігу за рахунок обробки документів на персональному комп'ютері. Системи цього напрямку - своєрідні "містки" поступового переходу від паперових до безпаперових документів.
Більш докладно про ці технології і власне системах автоматизації діловодства і звичайно їх впровадженні, я й розповім у своїй роботі.
ГЛАВА I. АСПЕКТИ ВПРОВАДЖЕННЯ АВТОМАТИЗОВАНИХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТООБІГУ І ДІЛОВОДСТВА
1.1 Проблема інформованості
Щоб керівництво організації прийшло до висновку про необхідність впровадження автоматизованої системи діловодства (АСД), воно повинне як мінімум знати про існування таких систем, для чого вони призначені і як здійснити їх впровадження. Крім того, керівництво організації чітко має представляти користь від впровадження подібних систем.
Дефіцит інформації про АСД призводить до того, що вони асоціюються з різновидом АСУ ТП, АСУП тощо У багатьох ще на пам'яті сумний досвід неписьменного підходу до впровадження таких систем у 80-х роках, що призвело до помилкового судження про АСД як про дорогу іграшку, не привносить нічого нового і хорошого в діяльність підприємства. Користь від впровадження автоматизованих систем діловодства не завжди очевидна, тому що дуже важко оцінити економічний ефект від поліпшення керованості організації. За даними, наведеними Ernst & Young і Nortan Nolan Institute, у підприємств, що впровадили системи електронного документообігу, поліпшуються показники: продуктивність праці в офісі збільшується на 25-50%, час обробки документа скорочується на 75%; витрати на оплату площі зберігання документів зменшуються на 80%.
Ці оцінки робилися для західного ринку, і в Росії ці цифри можуть бути іншими. Зокрема, виграш від скорочення площі зберігання документів може бути значно меншим, тому що в нашій країні як і раніше юридичну силу мають тільки паперові документи або їх мікрокопії (мікроплівки і мікрофіші). У той же час зменшення часу обробки документів і точне дотримання регламенту обробки документа в багатьох сферах є критичними показниками, які можуть принести великий економічний ефект від впровадження АСД.
Ефективність від впровадження подібних систем в значній мірі залежить від того, як успішно керівництво організації впорається з вирішенням організаційних проблем при впровадженні АСД.
1.2 Організаційні проблеми
На кожному підприємстві з плином часу складається певна організаційна структура (причому не завжди оптимальна), формуються свої, характерні тільки для неї, стилі роботи, методи управління і контролю. Запроваджувана АСД в більшості випадків на перших порах виявляється як би «чужорідним тілом» для колективу підприємства. Це відбувається тому, що добре побудована АСД є свого роду «лакмусовим папірцем» і багато недоліків у функціонально-структурному побудові підприємства проявляються вже на перших етапах процесу впровадження АСД.
Виникає дилема: що краще і легше - будувати АСД за образом і подобою того, як справа йде у замовника, або проводити у нього реорганізацію з метою досягнення максимальної ефективності АСД? При вирішенні даної проблеми можна застосувати два шляхи вирішення: технічний, який більше залежить від постачальника системи, і організаційний, який цілком і повністю залежить від замовника.
Всі хороші АСД володіють певною можливістю адаптації до конкретного замовника, але у всього є свої межі. Крім того, для проведення адаптації системи діловодства до конкретного замовника потрібна чітка постановка завдання, бажано зафіксована у письмовій формі. При цьому замовник отримає систему, максимально налаштовану на нього, і, найголовніше, у нього будуть чіткі критерії оцінки результатів роботи виконавця. На жаль, розробка таких документів досить трудомістка. Нерідко розробка технічного завдання на АСД займає час значно більше, ніж сама реалізація системи.
Це легко пояснити - на даному етапі необхідно погодити точки зору всіх підрозділів організації-замовника, що саме по собі непросте завдання. Дуже часто етап намагаються скоротити (навіщо платити зайві гроші), це призводить до того, що замовник отримує щось таке, що задовольняє побажанням його співробітників, але: чому-то з цією системою всім незручно працювати. Далі в період дослідної експлуатації починаються безперервні доробки і переробки. Якщо після цього система залишається жива, то вона стає зовсім не схожою на первинне творіння. Через рік знову прийшли співробітники будуть задавати справедливе питання: а чому тут все так нелогічно? Відповідь одна і всім відомий: так історично склалося.
Але все ж тільки технічними заходами обійтися неможливо. Якщо підприємство значною мірою організаційно не готове до впровадження АСД, то таке впровадження або вельми складно, або зовсім неможливо. Доброю аналогією може послужити спроба встановити більш потужний двигун на автомобіль зі слабкою ходовою частиною. Результат відомий заздалегідь. Навіть якщо вдасться помістити сучасну АСД в підприємство, не готовий до її впровадження, то ніякого виграшу від такого впровадження замовник не отримає.
Найчастіше для того, щоб отримати реальний економічний ефект від впровадження АСД, доводиться міняти деякі принципи роботи. Зокрема, впровадження будь-якої автоматизованої системи діловодства має бути підтримано зміною організаційно-розпорядчих документів в організації-замовника (необхідно змінити хоча б інструкцію з діловодства). Таким чином, значний економічний ефект АСД може принести тільки в тому випадку, коли керівництво розглядає процес її впровадження не як простий акт закупівлі нового програмного забезпечення (і, можливо, нової апаратури), а як комплексний організаційно-технічний проект.
На жаль, в даний час дуже невелике число замовників проводять аналіз своєї системи управління перед впровадженням АСД. При такому силовому впровадженні може виникнути відторгнення системи діловодства, обумовлене психологічними факторами.
1.3 Психологічні проблеми
Як бачиться АСД більшості співробітників підприємства-замовника? Якщо вони мають поверхневої інформацією, то керівництву підприємства АСД представляється як панацея від усіх негараздів, які постійно виникають через недбале ставлення до документів, а виконавці вважають, що АСД - це щось середнє між електронною поштою і звичним редактором.
Якщо співробітники мають якусь інформацією по цих систем, то ситуація значною мірою змінюється. Виконавці твердо впевнені в тому, що після впровадження АСД керівництву буде відомо про всі їхні промашка (частково це справедливо). У зв'язку з цим нерідко впровадження повновагою системи АСД зустрічає значний опір з боку виконавців - вони точно знають, що їм після цього буде гірше. У результаті впроваджується певний компромісний варіант без «фіскальних» функцій, тобто та сама електронна пошта разом з системою управління документами.
На думку керівництва, все, що можна чекати від цієї системи, - це об'єктивний контроль за їх розпорядженнями, прискорення підготовки звітної інформації, підвищення якості і зниження часу пошуку документів.
Після ж впровадження системи її оцінка може сильно змінитися.
І тільки потім, у міру більш детального ознайомлення з системою, керівники раптом з подивом виявляють, що і їм доведеться працювати на комп'ютері, який довго лише припадав пилом на робочому столі. Для чималої кількості керівників старого гарту це виявляється психологічним бар'єром. Їм набагато простіше працювати безпосередньо з людьми, звичними методами: викликав «на килим», «дав накачування», побачив страх в очах підлеглого - приходиш до думки, що не дарма займаєш крісло. Крім того, керівництво часто виявляє, що обіцяні західними експертами переваги кудись зникли. Хоча рішення цієї проблеми просте - пропонувалося впровадити АСД на столи всіх виконавців і керівників, а замовник заощадив: поставив систему тільки діловода структурних підрозділів. У результаті між підрозділами робота виконується швидко і чітко, а всередині них - все як і раніше.
У виконавців ж часто виникає відчуття, що з впровадженням СУД з'явився ще один начальник, який постійно стоїть за спиною. Дійсно, тепер при бажанні можна дізнатися: хто, що, коли і скільки робить. Раніше можна було ввести начальство в оману: мовляв, півдня шукав по всіх поверхах (хоча насправді грав на комп'ютері). При цьому забувається дуже важливий момент - ця ж система не дозволить завантажити виконавця надмірно великим обсягом робіт. Щоправда, це залежить від налаштувань конкретної системи, але завжди залишиться можливість пояснити, чому даний обсяг робіт не був виконаний в строк. Так що тут ще треба добре подумати - в програші або у виграші залишаються виконавці. З моєї точки зору, кваліфіковані виконавці отримують потужний інструмент організації своєї діяльності і досить вагомі аргументи для мотивації своїх дій перед керівництвом.
А ось у поганого керівництва і у недбайливих працівників виникає психологічний дискомфорт і повне неприйняття АСД. Добре, якщо це виражається тільки в заяві на звільнення. Частіше ми отримуємо стійких і умілих прихованих ворогів, всіляко чинять опір такому нововведенню, як АСД, яка наочно покаже їх неспроможність і марність для підприємства. Звідси виходить ряд кадрових питань, які так чи інакше доводиться вирішувати при впровадженні АСД.
1.4 Проблема кадрів
Впровадження АСД увазі, що всі основні учасники бізнес-процесів на підприємстві повинні вміти працювати на комп'ютері. Насправді в молодих, відносно недавно створених організаціях і фірмах так і є. Але що робити, якщо основний кістяк керівництва підприємства отримав освіту 15-20 років тому? По своєму досвіду та професійним навичкам вони можуть повністю відповідати займаним посадам, але ніколи не навчалися і не працювали на ПК. Відправляти їх на навчання?
Але, як правило, якщо на підприємстві прийшли до думки про необхідність впровадження АСД, то інтенсивність праці на цьому підприємстві досить висока. Значить, навчання співробітників з відривом від виробництва практично неможливо, а факультативне навчання може виявитися неефективним і привести лише до підвищеної дратівливості працівників підприємства.
Свого часу при впровадженні САПР (по украй мірі, в електронній промисловості) вважалося, що дешевше звільнити старих конструкторів і набрати молодих співробітників (випускників університету), ніж переучувати «стару гвардію».
На жаль, такий підхід при впровадженні АСД непридатний, оскільки основні користувачі цієї системи - вищу і середню керівну ланку керівництва організацій.
Єдиний вихід з цієї ситуації, знайдений експериментальним шляхом, передбачає: навчання адміністраторів системи з відривом від виробництва; навчання користувачів на території замовника, але не на робочих місцях; тривалий період дослідної експлуатації з постійною присутністю персоналу виконавця в організації-замовника.
РОЗДІЛ II. АВТОМАТИЗАЦІЯ ДІЛОВОДСТВА
Автоматизацією документообігу на російському ринку інформаційних технологій займається багато фірм. І перше, що хочеться з'ясувати для себе, - це визначення документообігу. Звичайно, всі згодні з тим, що документообіг - це якісь операції з документами. Розбіжності починаються у прикордонній смузі - де кінчається документообіг і починається діловодство, а також чи можна говорити про документообіг без зв'язку з діловодством.
Існують дві тенденції. У першому випадку документообіг розглядається як складова частина діловодства. Автоматизація діловодства, у свою чергу, являє собою частину процесу створення інформаційної системи підприємства (установи), який виконується для автоматизації вже існуючих бізнес-процесів, або для їх зміни в бік підвищення ефективності. Такий підхід характерний для системних інтеграторів. Вони мають, як правило, коробочну версію автоматизації діловодства з тим або іншим ступенем уніфікації для дрібних і середніх клієнтів. Автоматизація великих банківських, державних і комерційних структур - процес індивідуальний.
Друга тенденція - це використання вузькоспеціалізованих програм, призначених лише для контролю і управління потоком документів. Такі системи працюють, як правило, з великими обсягами документів. Вони добре сумісні з іншими офісними системами і як не можна більш до речі для тих клієнтів, які хочуть зберегти в таємниці свої системи автоматизації і залишитися незалежними від постачальника програмного забезпечення (ПЗ).
На світовому ринку існують різні комп'ютерні програми, призначені для автоматизації процесів різного масштабу. Вони б не проти вийти на російський ринок і спочатку намагалися зробити це прямо. Тоді виявилося, що останню лінію оборони державних інтересів тримає велику і могутню російську мову. Західні системи не змогли запропонувати нічого підходящого в областях, пов'язаних з використанням російської мови. Це перше, що робить неконкурентоспроможними стандартні імпортні рішення. Інший аспект, характерний для розвитку російських автоматичних систем діловодства, - це поєднання традицій і нових пошуків у царині партнерських та ділових відносин в сучасній економічній середовищі. Кожна організація творить на будь-якому терені, включаючи діловодство і документообіг. При цьому, напевно, не злічити винайдених велосипедів і відкритих америк. Найбільш освічені підсвідомо підозрюють, що є відпрацьовані часом шаблони документів і дій і що стандартизація - це економія часу з усіма витікаючими наслідками.
Це те, що стосується існуючого положення справ на російському ринку. Наступний етап, який належить нам на шляху еволюції, - усвідомлення нових технологій GroupWare і WorkFlow і переваг роботи у відкритих системах. І десь на периферії свідомості визначається поняття реінжиніринг. Це той шлях, по якому рухається зараз західна організація бізнес-процесів.
Розробники програм документообігу опиняються в ситуації суміщення бажаного і дійсного. Їм доводиться не тільки орієнтуватися на існуючий ринок, але й активно створювати його, маючи на увазі світовий процес розвитку комп'ютерної техніки та програмного забезпечення.
Розглянемо спочатку загальну структуру діловодства. Як правило, це три великі блоки - створення документа і його реєстрація, власне документообіг (передача, пересилання, контроль виконання тощо), створення та ведення архіву (занесення, пошук, вилучення, систематизація та ін.)
Ця інтегрована схема допоможе зробити систематизацію інформації, яка отримана від фірм, які виробляють програми документообігу.
Всі потрапили в поле зору програми працюють з наступними видами документів: структуровані, неструктуровані, паперові й електронні. Структуровані документи відрізняє жорсткість форми. Інформація, необхідна для подальшої обробки, знаходиться на певних полях, які прочитуються і заносяться у вигляді записів в базу даних. Приклади таких документів - фінансові документи, анкети. Деякі виробники, які використовують технології Lotus Notes, зокрема "Інтерпроком", структурують документи більш вільної форми, наприклад, договори.
При роботі зі структурованими документами необхідно застосовувати технології сканування і розпізнавання (така, наприклад, технологія Tiger Forms, що розпізнає рукописні символи). Систем сканування і розпізнавання на російському ринку дві: Cunei Form і Fine Reader. Обидві мають хорошу репутацію. Системи розпізнавання необхідні також, якщо ви маєте справу з паперовими документами, які надходять в систему діловодства шляхом сканування і розпізнавання, це - листи, факси, рекламні проспекти та ін Інший вид документів - електронні документи. Орієнтуючись на різноманітний ринок ПЗ, системи документообігу розпізнають практично всі формати - від досовської txt до графічного tif або rtr. А також використовують різні канали прийому-передачі інформації: електронну пошту, факс, телекс, телетайп, Інтернет і ін
На етапі створення документа йому присвоюються розпізнавальні реквізити. Всі системи згинання у визначенні складу реквізитів та їх форми. Деякі продукти, наприклад "Євфрат", при введенні документа проводять його лексичний аналіз. Реквізити документів зберігаються в спеціальній базі даних.
Створення документа - це не тільки обробка вхідного документа, але і генерування вихідного. Найпростіший шлях, який використовують усіма системами, - це використання текстових редакторів для створення неструктурованого документа та занесення його до бази даних за допомогою присвоєння реквізитів. Структуровані документи генеруються за шаблонами шляхом заповнення необхідних полів.
Організація документообігу
Існує думка, висловлена, наприклад, фахівцями фірми "АйТі", що сам термін "документообіг" неправильний. Документи не повинні обертатися. Вони повинні лежати на місці. Цілком логічно, тим більше, що автоматизація цього процесу призводить до того, що документи насправді лежать і тільки обростають, скажімо, будь-якими резолюціями. Автоматизація покликана виправити недоліки, властиві паперового документообігу, це - утрудненість паралельної роботи, складність отримання інформації про проходження документа. Існує ймовірність втрати документа і можливість помилок, в структурованих документах можна пропустити незаповнений поле, в кінці кінців, його можна втратити або просто викрасти. Електронний документообіг дозволяє мінімізувати втрати від цих недоліків. Але справедливості заради скажемо, що повністю автоматизувати цей процес не вдається. Основна причина в тому, що рішення іноді приймаються авторитарними методами, які відображаються в документації в кращому випадку заднім числом, а то і не відображаються зовсім.
Всі відомі системи документообігу можуть працювати як в режимі автономного користувача, так і за технологією клієнт - сервер. Документи зберігаються в базах даних. За традицією вони об'єднані в папки, мають ієрархічну структуру і контроль доступу. Системи документообігу, створені на основі Lotus Notes, відрізняє багаторівневий контроль доступу до документа. Закритими можуть бути весь сервер, база даних, шаблон, документ, частина документа або окреме поле. Крім цього, зберігаються версії документів, історія роботи з ними тощо В основному, системи діловодства орієнтовані на обробку документів текстового і графічного профілю. Але зустрічаються й такі, які працюють з популярними векторними форматами САПР, широкомасштабними і багатосторінковими стислими растровими зображеннями. (Такі програми поставляє, зокрема фірма TerraLink.) Це вже не діловодство, а обслуговування інженерних проектів.
Системи документообігу можуть включати в себе або бути вбудованими в технологію управління бізнес-процесами, якщо він може бути достатньою мірою формалізований для цього. Як мінімум, системи забезпечують інформаційну підтримку прийняття рішень, тому що зберігають всі документи і можуть у будь-який момент мобілізувати їх, вибравши по будь-якою ознакою, що міститься в реквізитах або просто в тексті документів.
Відзначимо ще, що всі системи можуть бути інтегровані з іншими інформаційними підсистемами підприємства, якщо вони є.
Завершуючи цю частину екскурсу по можливостям систем діловодства, скажімо, що одним із шляхів їх створення був такий. Організація зробила систему для себе, а потім стала її адаптувати і продавати іншим. Це класичний приклад розвитку товарного виробництва з натурального господарства. Звичайно, все можна зробити своїми руками, особливо якщо є штат прекрасних програмістом і хороший інструмент, наприклад Lotus Notes. Але тоді в чому сенс прогресу?
Архіви
Це найбільш простий і зрозумілий елемент діловодства. Його корисність не викликає сумніву, і в будь-якій організації він, звичайно ж, є. У даному випадку архів - це документи, робота з якими вже закінчена.
Якщо в організації вже є архів в тому чи іншому вигляді, при автоматизації документообігу необхідно звернути увагу на інструменти суміщення існуючого архіву та системи автоматизації діловодства. Використання накопиченої інформації може відбуватися двома шляхами - шляхом імпорту існуючих документів до архіву, або імпорту існуючої бази даних як одиниці зберігання архіву. У залежності від обсягу діловодства фірми, що виробляють програми автоматизації діловодства, масштабує свої рішення. Особливо це стосується кількості клієнтських місць в архітектурі клієнт - сервер і використовуваних СУБД. Якщо для дрібних і великих обсягів цілком підійдуть інструменти Lotus Notes, то для більш великих необхідні, наприклад, СУБД Oracle, SQL, Informix, Btrieve та ін і відповідні платформи до них.
Ось, власне, і все для тих, хто ще не поставив систему документообігу в своєму офісі. А про те, що таких чимало, можна судити за кількістю встановлених програм документообігу. У середньому, це 10 - 15 на фірму, що займається такою діяльністю.
ВИСНОВОК
Крім того, на захист автоматизації діловодства можна сказати про наступне факті: Практика показує, що середній за величиною документ займає приблизно три сторінки. За даними консалтингової фірми Delta Consulting Group, в процесі роботи над документом з нього в середньому знімається близько 20 копій. І якщо в організацію надходить 100 документів в день, то на одні лише витратні матеріали для їх копіювання (рахуючи по 5 центів на сторінку) ця організація щодня витрачає 100 дол плюс вартість паперу, утримання персоналу, витрати на оренду приміщення. Електронна ж копія сторінки при дозволі в 256 відтінків сірого зазвичай займає близько 60 Кбайт (чорно-біла - 15 Кбайт). Вартість зберігання інформації в магнітооптичних (МО) бібліотеках наближається до 12 центів за Мбайт (на жорсткому диску - приблизно 20-30 центів). Таким чином, вартість зберігання однієї сторінки зображення документа в МО-бібліотеці становить близько 0,7 цента, що майже на порядок дешевше виготовлення її ксерокопії.
У моїй роботі зазначені лише основні проблеми, що стоять на шляху впровадження АСД. Природно, більшість з них знаходить своє рішення і не є нездоланною перешкодою. Хочеться лише підкреслити, що всі ці проблеми повинні брати до уваги і ті, хто роздумує про доцільність впровадження СУД на своєму підприємстві або в своїй організації, і ті, хто береться за її впровадження.
На закінчення можна процитувати керуючого фірми IBS: "Сперечатися про те, що краще - Oracle або Informix - абсолютно безглуздо, поки не зрозумієш, для чого це потрібно, і не сформулюєш точно вимоги до тієї базі, яка повинна використовуватися". Насправді, це справедливо для всіх ситуацій, коли відчуваєш необхідність щось змінити. Вибір у замовника зараз достатній. Головне, і найважче тут - це прийняти два рішення: по-перше, змінити неефективний вже, але такий звичний процес виконання документів, і, по-друге, заплатити за це гроші. Потім берете довідник "Хто є хто в комп'ютерному світі" і знайомитеся з усіма, хто займається документообігом або системною інтеграцією. Вибираєте того, хто вселив більше довіри, і починаєте черговий етап прилучення до інформаційної цивілізації.
Список використаних джерел:
Андрєєва В. І. Діловодство. Практичний посібник. - М., 1998.
Васильєв Д. В. Діловодство на комп'ютері. - М., 1997.
Герасименко В. А. Захист інформації в автоматизованих системах обробки даних. - М., 1994.
Інформаційні технології та автоматизація в архівній справі: аналітичний огляд по закордонних матеріалами. - М., 1994.
Кузнєцов С. Л. Комп'ютеризація діловодства (комп'ютерні технології в діловодстві). - М., 1997.
Новиков А. В. Проблеми оптимізації діяльності контрольних структур органів державної влади. - М., 1998.
ПавлюкЛ.В., Воробйов Н. І. Довідник з діловодства та основам роботи на комп'ютері. - М., СПб., 1997.
Печникова Т.В., Печникова А. В. Документаційне забезпечення діяльності організаціі.-М., 1998.
Довідник з діловодства та основам роботи на комп'ютері. - М., СПб, 1997.
Ярочкін В. І. Безпека інформаційних систем. - М., 1996.