МІНІСТЕРСТВО ВНУТРІШНІХ СПРАВ УКРАЇНИ
Білгородський ЮРИДИЧНИЙ ІНСТИТУТ
Кафедра інформатики та математики
діловодство в ОВС
РЕФЕРАТ
На Тему: «Організація служби діловодства»
Підготував:Слухач 676 групи
Усанніков А.Д.
Білгород - 2008
Загальні вимоги
У будь-якій організації вирішення проблем документаційного забезпечення управління покладається на спеціалізоване структурний підрозділ - управління справами, загальний відділ, канцелярію і ін (або одного зі співробітників - секретаря організації). Ефективність праці співробітників служби діловодства в значній мірі залежить від їх кваліфікації, а також від ступеня оснащеності сучасними технічними засобами, від урахування при створенні служби діловодства технічного, юридичного та організаційного аспектів.Під технічним аспектом розуміється продумана політика закупівлі, установки, експлуатації та заміни всіх технічних засобів, що використовуються в роботі з документами, починаючи з малої канцелярської оргтехніки і закінчуючи новітніми комп'ютерними системами обробки інформації та засобами зв'язку.
Юридичний аспект передбачає вирішення правових питань діяльності самої служби, тобто встановлення у відповідних документах її статусу, прав, функцій, відповідальності у відповідності з діючими законодавчими актами, нормативно-методичних документів. Крім того, цей аспект передбачає дотримання самою службою вимог чинного законодавства, державної нормативної бази, стандартів у частині контролю за якістю створюваних в організації документів.
Організаційний аспект включає розробку оптимальної для конкретного управлінського апарату структури служби діловодства, регламентацію різноманітних і складних відносин і зв'язків між підлеглими і супідрядними структурними підрозділами, тобто створення умов для розподілу праці і його спеціалізації, що допоможе позбутися дублювання операцій і встановити відповідальність за виділені ділянки роботи.
Серед організаційних проблем зазвичай виділяють наступні:
• вибір оптимальної організаційної форми роботи з документами;
• розробка внутрішньої організаційної структури служби діловодства;
• визначення посадової і чисельного складу служби діловодства;
• регламентація завдань і функцій служби діловодства в цілому, її структурних підрозділів, а також співробітників служби з метою визначення їх статусу та розмежування функцій;
• вибір оптимальної технології роботи з документами, її регламентація;
• раціональна організація робочих місць та умов праці;
• підвищення кваліфікації співробітників служби.
Організаційні форми роботи з документами
Практика виробила три форми організації роботи з документами в будь-якому управлінському апараті - централізовану, децентралізовану і змішану.Централізована форма передбачає зосередження всіх технологічних операцій по роботі з документами у віданні одного спеціалізованого структурного підрозділу (канцелярії, загального відділу) або одного співробітника (секретаря установи). У цьому підрозділі (або цим співробітником) виконується повний цикл технологічних операцій з обробки документів від моменту їх отримання або створення до здачі в архів: прийом і обробка документів, що надходять, їх реєстрація, контроль за виконанням, довідково-інформаційна робота, систематизація та зберігання документів, відправка документів, обробка документів для їх передачі в архів.
Централізація окремих операцій з обробки документів є найбільш раціональною формою організації діловодства, так як дозволяє знизити витрати на обробку документів, поліпшити організацію праці працівників служби справа виробництва за рахунок спеціалізації і взаємозамінності окремих працівників, ефективно використовувати оргтехніку, досягти єдності організаційного та методичного керівництва документаційне забезпечення.
Однак повна централізація роботи з документами можлива тільки в невеликих установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік.
Децентралізована форма організації документаційного обслуговування представляє собою повну протилежність централізованої служби. Кожен структурний підрозділ однієї організації створює свою власну службу для роботи з документами, в якій автономно виконується весь цикл операцій по створенню, зберіганню, систематизації документів даного структурного підрозділу. Ця форма характерна для організацій та установ, апарат яких територіально роз'єднані, а також для тих, в яких документування діяльності має специфічні особливості (наприклад, виходячи з міркувань захисту інформації або самостійності діяльності структурних підрозділів).
Змішана форма організації роботи з документами - найпоширеніша. При цьому частина операцій (найчастіше прийом і обробка вступників та відправляються документів, їх реєстрація, контроль за термінами виконання, виготовлення, тиражування, архівне зберігання) зосереджується в центральній службі діловодства, а в кожному структурному підрозділі (в департаментах, управліннях, відділах) виконуються операції зі створення (друку) документів, їх систематизації, зберігання справ, їх предархивную обробці.
Варіантом змішаної форми є така організація роботи з документами, при якій одна і та ж технологічна операція (наприклад, реєстрація документів або контроль за їх виконанням) проводиться для одних масивів документів централізовано (в канцелярії), а для інших - децентралізовано (у структурних підрозділах) . Поділ масивів документів у разі використання традиційних (ручних) методів роботи проводиться за критерієм адресування - якщо документ адресований керівництву організації, він реєструється в канцелярії, якщо керівництву структурного підрозділу, то в цьому підрозділі. Найчастіше в структурних підрозділах реєструють внутрішні документи - за місцем їх створення. Наприклад, у бухгалтерії - бухгалтерські документи, у відділі кадрів - документи по особовому складу і т.д.
Використання новітніх комп'ютерних технологій, наявність факсимільних апаратів, факс-модемних пристроїв комп'ютерів дозволяють організувати прийом і реєстрацію документів, документів, контроль за їх виконанням, інформаційно-довідкову роботу в структурних підрозділах.
У створенні та організації служби діловодства питання вибору організаційної форми - один з найскладніших. Діючі державні нормативно-методичні документи не регламентують форму роботи з документами.
У кожному конкретному випадку вибір організаційної форми роботи з документами залишається прерогативою самої служби діловодства і керівництва установи. Вирішення цього питання пов'язане з початковою організацією служби діловодства. У залежності від змін, які відбуваються у зв'язку з перетвореннями самої організації (фірми), від модернізації технології обробки документів змінюється і ступінь централізації і децентралізації роботи з документами.
Регламентація обраної форми роботи з документами закріплюється в інструкції з діловодства.
Типові організаційні структури служби діловодства
Структура в системі органів управління розглядається, по-перше, як стійкий зв'язок, тобто взаємодія елементів управління, по-друге, як схема розподілу загального обсягу функцій органу управління між структурними підрозділами і схема їх взаємодії.Структура служби діловодства повинна визначати оптимальний склад її внутрішніх підрозділів, їх взаємодія, характер підпорядкування.
Основні положення ГСДОУ частково регламентували назви служб діловодства, які типізовані в залежності від приналежності організацій та установ до певних груп і рівнями управління.
Управління справами створюється в міністерствах і відомствах як структура, в якій виконується робота з документами, і як орган контролю та координації діловодства в центральному апараті та в галузі. Управління справами мають наступний типовий склад структурних підрозділів:
• секретаріат (до складу якого входять приймальна міністра, його секретаріат, приймальні та секретаріати заступників міністра, секретаріат колегії, протокольне бюро);
• інспекція при міністрі, що виконує функції контролю за виконанням урядових документів, розпорядчих документів органів влади, наказів міністра;
• канцелярія, до складу якої включають експедицію, бюро урядової листування, бюро обліку та реєстрації документів, машинописне бюро (комп'ютерний центр обробки текстів документів), копіювально-розмножувальне бюро, телетайпную, відділ листів (скарг), відділ раціоналізації роботи з документами, центральний архів .
Це типовий набір структурних підрозділів. На практиці в наших міністерствах і відомствах у складі управління справами створюють на додаток до перерахованого групу наказів, перший відділ (відділ захисту інформації) та інші відділи.
Канцелярія створюється на державних підприємствах, в науково-дослідних, проектно-конструкторських організаціях, вищих навчальних закладах. У складі канцелярії зазвичай створюються підрозділи (відділ, сектор, група) з прийому та обробці вступників та відправляються документів, з обліку та реєстрації документів, з контролю за термінами виконання документів, по роботі зі зверненнями громадян, щодо створення документів (машбюро, комп'ютерний центр) , копіювально-розмножувальне бюро, архів.
Загальний відділ - це служба по роботі з документами у виконавчих органах влади та виконавчих структурах (мерії, префектури, муніципалітети) місцевого самоврядування. У структурі загального відділу завжди створюється протокольний відділ, група листів, приймальня. Наявність цих структурних підрозділів пояснюється специфікою діяльності, управлінських процедур, порядком прийняття рішень та особливостями документування в цих установах.
Секретар установи (структурного підрозділу) виконує всю роботу з документами в невеликих установах і організаціях, які мають внутрішньої організаційної структури.
Основні положення ГСДОУ, таким чином, регламентують найменування і приблизну структуру діловодної служби державних установ і підприємств. Рішення про створення служби, її назву та внутрішньої структурі недержавних організацій приймає керівництво організації. У спільних підприємствах це питання вирішує правління; в акціонерних товариствах - установча конференція, в кооперативах - загальні збори членів кооперативу *.
* Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення. - М., 1991, с. 64.
Завдання і функції служби діловодства
Основною метою служби діловодства, незалежно від її назви, є організація, керівництво, координація, контроль і реалізація робіт з документаційного забезпечення. Виконання цієї мети передбачає вирішення наступних завдань:• постійне вдосконалення форм і методів роботи з документами;
• забезпечення єдиного порядку документування, організації роботи з документами, інформаційно-пошукових систем, контролю виконання та підготовки документів до передачі у відомчий архів у відповідності з діючими державними нормативно-методичними документами;
• скорочення документообігу;
• розробка і впровадження нормативних та методичних документів щодо вдосконалення документаційного забезпечення в організації і в підвідомчій системі, прогресивних технологій діловодства *.
* Там ж е, с. 66
Функції сучасної служби діловодства в Росії визначаються з цілей і завдань її діяльності і включають повний обсяг роботи, яка виконується службою. Типовий склад функцій наступний: 1. Розробка, впровадження та ведення табелю та альбому уніфікованих форм документів організації; внесення до них змін.
2. Розробка та проектування бланків документів.
3. Здійснення експедиційної обробки вступників та відправляються документів.
4. Реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів та виконання інформаційно-довідкової роботи по документах.
5. Організація своєчасного розгляду і підготовки до доповіді керівництву, що надходять.
6. Контроль за правильністю оформлення документів, що подаються на підпис керівництву.
7. Регулювання ходу виконання документів, контроль проходження, оформлення та виконання документів у встановлений термін.
8. Організація машинописного (комп'ютерного) виготовлення текстів документів, їх копіювання та оперативного розмноження.
9. Розробка номенклатури справ організації, забезпечення зберігання справ і оперативного використання документної інформації.
10. Організація і ведення діловодства за пропозиціями, заявами, скаргами громадян.
11. Організація контролю за роботою з документами в структурний підрозділах.
12. Розробка (спільно з відповідними структурними підрозділами організації) заходів щодо вдосконалення форм і методів роботи з документами, а також щодо підвищення виконавської дисципліни.
13. Контроль за правильністю оформлення і формування справ у структурних підрозділах організації.
14. Організація роботи архіву установи (відомчого архіву) відповідно до чинних нормативно-методичними рекомендаціями Росархіву.
15. Підвищення кваліфікації працівників служби діловодства та архіву, проведення нарад та консультування з питань, що належать до компетенції служби діловодства.
16. Організація робочих місць, АРМ, умов праці співробітників служби діловодства *.
* Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. - М., 1991, с. 66.
Цей набір функцій відноситься до типових, так як регламентований в Загальних положеннях ГСДОУ. Ці функції повинні виконуватися будь-якою службою незалежно від її структури і масштабів діяльності - від секретаря до управління справами.
Функції структурних підрозділів служби діловодства
1. Секретаріат - структурний підрозділ, що створюється, як правило, для обслуговування керівництва організації. У його складі працюють помічник керівника, секретар-референт, технічні секретарі. Секретаріатом у деяких організаціях називають всю службу діловодства. Секретаріат виконує такі типові функції:• попередній розгляд та підготовка до доповіді керівникові надходять на його ім'я документів;
• підготовка по вказівці керівника проектів окремих документів та їх узгодження з функціональними структурними підрозділами організації;
• організація та документаційне обслуговування нарад, які проводить керівник. Зазвичай в секретаріатах зосереджено і документування діяльності колегіальних органів управління (складання проектів планів засідань, підготовка матеріалів до засідання, ведення та оформлення протоколів, підготовка проектів рішень і контроль за виконанням прийнятих рішень);
• бездокументарній обслуговування керівників (організаційно-технічне забезпечення, підготовка відряджень, телефонне обслуговування, прийом відвідувачів, організація роботи приймальної і т.п.).
2. Протокольна група створюється в органах місцевого самоврядування у складі установ, що мають у своїй структурі постійно діючий колегіальний орган. Виконує наступні функції:
• підготовка проектів нормативно-розпорядчих документів (редагування, оформлення і випуск) керівництва органу місцевого управління, листів, довідок, їх узгодження зі структурними підрозділами;
• аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів, підготовка висновків щодо них;
• організація та проведення засідань органу управління, документування їх діяльності;
• прийом, реєстрація, організація зберігання та довідково-інформаційної роботи, розсилка прийнятих документів і їх доведення до керованих об'єктів.
3. Відділ раціоналізації діловодства може носити назви: центр вдосконалення документації (ДОП), бюро (центр, сектор) НОТ або ноут, методичний сектор тощо Його функції:
• розробка та впровадження заходів щодо вдосконалення технології діловодства;
• розробка нормативно-методичного забезпечення діловодства (положень, інструкцій, правил, регламентів, альбому уніфікованих форм, пам'яток та ін);
• розробка збірників типових (трафаретних) текстів;
• організація і проведення заходів щодо вдосконалення кваліфікації працівників служби діловодства і фахівців апарату управління.
4. Експедиція - спеціалізована ділянка, здійснює прийом і відправку надходять поштою і кур'єрського зв'язку документації та кореспонденції. Експедиція виконує:
• прийом документів, що надходять, їх сортування і розподіл по структурних підрозділах;
• доставку документів до структурних підрозділів;
• обробку, упаковку та відправлення відправляються документів;
• кількісний облік вступників і відправляються документів.
5. Підрозділ з обліку та реєстрації документів виконує:
• реєстрацію вхідних, вихідних і внутрішніх документів;
• формування та ведення довідково-інформаційного масиву;
• контроль за оформленням та складанням вихідних і внутрішніх документів (щодо візування, погодження, відповідності прийнятих правил, юридичної сили документів і т.д.).
6. Група контролю (може називатися бюро, відділ, інспекція) виконує:
• контроль за термінами виконання документів;
• контроль за термінами виконання усних розпоряджень керівника;
• аналіз виконавської дисципліни;
• інформування керівництва про хід виконання документів та доручень.
7. Група листів (бюро скарг, відділ звернень населення і т.п.) веде:
• прийом і облік пропозицій, заяв і скарг громадян;
• підготовку звернень до розгляду керівництвом;
• контроль за термінами підготовки у відповідь документів у структурних підрозділах установи або сторонніх організаціях;
• повідомлення заявників про результати розгляду їх звернень;
• формування і зберігання справ з документами за зверненнями;
• аналіз та узагальнення результатів розгляду документів в організації й причин звернення;
• організацію прийому громадян з особистих питань керівництвом організації.
8. Машинописне бюро (Центр підготовки документів) виконує:
• передрук документів з чернеток;
• считку і правку текстів документів;
• облік виконуваної роботи.
9. Копіювально-розмножувальне бюро виконує:
• копіювання текстів;
• тиражування текстів документів;
• підготовку рекламної продукції, буклетів, брошур і т.п.
10. Архів здійснює:
• прийом від структурних підрозділів оброблених та підготовлених до зберігання справ, надання їм методичної допомоги;
• облік, систематизацію, зберігання та організацію використання документів;
• контроль за дотриманням правил формування, зберігання і використання справ у структурних підрозділах;
• підготовку справ до передачі на державне зберігання.
Таким чином, служба діловодства бере на себе весь комплекс робіт з інформаційно-документаційного обслуговування управлінської діяльності.
Нормативними документами за службою діловодства закріплені традиційні технологічні функції.
На думку фахівців-документознавців і практичних працівників, в даний час відбувається трансформація служби діловодства в службу управління документацією. У ході цього процесу до перерахованих функцій додаються нові, раніше не властиві діловодній службі - впровадження автоматизованих технологій, контроль за їх експлуатацією, оцінка якості документаційного забезпечення, планування інформаційних потреб, нормування праці, управління кадрами самої діловодної служби (включаючи підбір, розстановку, навчання, консультування, підвищення кваліфікації).
Функція «вдосконалення застосовуваних форм і методів, використання засобів обчислювальної та організаційної техніки» поступово замінюється на більш чітке формулювання «створення та експлуатація комплексної системи обробки документів з використанням електронної обробки текстів, електронної пошти, електронних баз даних, інтелектуальної телефонного зв'язку, копіювання документів». У типових структурах діловодних служб на сьогоднішній день не передбачені спеціалізовані, призначені для виконання нових функцій, структурні підрозділи (зокрема, пов'язані з експлуатацією технічних засобів). Можна припустити, що в майбутньому вони будуть створюватися, що змінить організаційні структури служби діловодства і зажадає іншої кваліфікації її співробітників.
Таке розширення функцій буде адекватно загальної мети служб управління документами (такі служби замінили традиційні діловодні у світовій практиці). Але на сьогоднішній день в нашій країні не тільки нормативно не закріплені подання про нові завдання служби діловодства (відмінних від діловодних завдань), про роль діловодства в апараті управління, але і не сформульовані *.
* Ларін М. В. Управління документацією і нові інформаційні технології. - М., 1998, с. 5-6.
Посадовий і чисельний склад служби діловодства
Вперше найменування посад працівників, зайнятих у діловодній службі, були офіційно закріплені в 1967 р. загальнодержавним нормативним документом - Єдиної номенклатурою посад керівників, фахівців і службовців. Поряд з цією номенклатурою найменування посад регламентувалися в постановах уряду про впорядкування заробітної плати в різних галузях народного господарства.В даний час основним нормативним документом, що регламентує найменування посад працівників служби діловодства, є Загальноросійський класифікатор професій робітників, посад керівників, фахівців і службовців. Ці ж найменування включені в Кваліфікаційний довідник *. Згідно цим нормативним документам за характером праці працівники служби діловодства діляться на три категорії: керівники, фахівці і технічні виконавці.
* Загальноросійський класифікатор професій робітників, посад керівників, фахівців і службовців. - М., 1995; Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців. - М., Мінпраці РФ, 1998.
Керівники. Категорія включає завідувача службою діловодства (керуючого справами, завідувача канцелярією, завідувача загальним відділом), завідувача протокольним відділом, начальника секретаріату, завідувача архівом, центром підготовки документів, копіювальним бюро і т.д. Найменування посади «начальник» або «завідувач» вказується з додаванням найменування структурного підрозділу. Основна функція керівника - планування і розподіл роботи, підбір і розстановка кадрів, координація діяльності підрозділу в цілому, його структурних ланок і окремих співробітників, контроль за виконанням роботи. Кількість керівників не повинно перевищувати 20% загального числа діловодного персоналу.
Фахівці. У цю категорію включені документознавець, помічник керівника, референт, редактор, архівіст, археограф, інспектор, секретар колегії, секретар керівника, коректор. Функції фахівців пов'язані з виконанням як технічних і оперативних завдань, так і творчих операцій з аналізу і узагальнення інформації, з розробки нормативно-методичної бази діловодства, з підготовки за завданням керівництва організації проектів документів. Можливо встановлювати посаду старшого спеціаліста. При цьому співвідношення між старшими спеціалістами і фахівцями має бути 2: 1. Останнім часом слово «спеціаліст» стало позначенням посади, а не категорії службовця. У штатних розкладах фігурує спеціаліст 1-ї або 2-ї категорії, а не інспектор або старший інспектор.
Технічні виконавці - експедитор, діловод, друкарки і стенографістки, технічні секретарі, кур'єри, оператори організаційної техніки. Обов'язки технічних виконавців зводяться до виконання операцій з передачі, фіксації, обліку, доставки та зберігання інформації.
Відповідно до прийнятої в країні класифікації, переважну частину працівників служби діловодства становлять службовці. До категорії робочих віднесені тільки оператори копіювальних бюро.
Відомі дві методики розрахунку чисельності працівників служби діловодства.
Перша побудована на обліку обсягу документообігу, загальної чисельності працівників організації та постійного коефіцієнта середнього рівня продуктивності праці працівників служби діловодства.
Чисельність = 0,00016 • Д (в ступені 0,98) • Р (в ступені 0,1), виданню
де 0,00016 - постійний коефіцієнт середнього рівня продуктивності праці (розрахований НДІ праці досвідченим шляхом);
Д - обсяг документообігу;
Р - чисельність працівників апарату управління.
Друга методика передбачає розрахунок чисельності служби діловодства по трудовитратах на виконання окремих операцій. При цьому можна користуватися як міжгалузевими документами з нормування праці, так і галузевими нормативами. Міжгалузеві нормативні документи з нормування праці розроблено на діловодні операції (реєстрація, контроль, складання номенклатури справ та ін), на стенографічні роботи, на роботи з копіювання документів, на машинописні роботи, на роботи на перфораційних і клавішних обчислювальних машинах, на архівні роботи. У цьому випадку розрахунок чисельності проводиться за формулою:
де Т н - трудомісткість робіт за нормативами на окремі операції з урахуванням коефіцієнта, рівного 1,1 (враховує витрати часу на особисті потреби, обслуговування робочого місця, відпочинок тощо);
Т М.М - трудомісткість робіт, не передбачених нормативами (розрахована експертним шляхом, дорівнює 114,2 чол. Год);
Ф п.в. - річний фонд робочого часу, дорівнює 1910 год
У літературі неодноразово зазначалося, що формування штату діловодних працівників в організаціях та установах часто проводять довільно, виходячи з реальних можливостей. У двох організаціях, що мають однакову структуру, одну і ту ж чисельність працюючих, однакові обсяги документообігу, чисельність діловодного персоналу коливається в значних межах. При цьому в одній організації наголошується невиправдане зростання чисельності персоналу, а в іншій - необгрунтоване скорочення. Як наслідок в останньому випадку негайно зростають витрати на утримання управлінського персоналу, так як фахівці апарату управління починають самостійно виконувати діловодні роботи зі створення, підготовки, оформлення, транспортування, обліку документів.
Згідно з однією з розробок НІІтруда оптимальна чисельність діловодних працівників по відношенню до загальної кількості працюючих в даній установі повинна становити: для міністерств і відомств - 12-15%, для промислових підприємств - 0,5% загального числа працюючих.
Нормативна регламентація служби діловодства
У числі організаційних завдань, що вирішуються в процесі створення служби діловодства, стоїть і завдання нормативної регламентації роботи самої служби. Структура, функції, завдання служби закріплюються в ряді внутрішніх документів - положенні, інструкціях, правилах, структуру і штатну чисельність, штатний розклад, наказах про розподіл обов'язків.До числа найважливіших організаційних документів, що закріплюють правовий статус працівників служби діловодства, відносяться Положення про службу діловодства та посадові інструкції. Вони повинні розроблятися на основі чинного законодавства, державних нормативно-методичних документів та організаційних документів, що визначають діяльність самої організації (статут, установчий договір). Створення положення та посадових інструкцій направлено на розподіл функцій і обов'язків, а також на регламентацію прийнятої технології роботи з документами.
У регламентації діяльності діловодної служби значну роль відіграє Статут організації - правовий акт, що визначає порядок утворення, компетенцію організації, її функції, завдання, порядок роботи (див. § 7.1).
Розробка статуту впливає на загальну постановку діловодства, так як конкретно визначені завдання, що відображають напрями та специфіку діяльності організації, порядок затвердження структури, штатів керівництва і т.д. створюють початкову організаційну основу документообігу установи. Розмежування в статуті функцій і обов'язків керівників організації сприяє регламентації інформаційних зв'язків, що виникають в процесі виконання цих функцій, і дозволяє визначити реальний коло документів, які будуть створюватися в апараті управління. Закладене в статуті організаційне побудова дає можливість визначити комплекси документів, які будуть використовуватися в управлінській діяльності. Розділ статуту, присвячений порядку управління організацією, дає первинне уявлення про розпорядчої документації, яку видають керівництвом, впливає на впорядкування процесів документообразования, визначає параметри інформаційних потоків та документообігу.
Подібну роль грають і положення про структурні підрозділи, де закріплюються завдання та функції, права та обов'язки, що їх у процесі діяльності конкретного структурного підрозділу. На основі розмежування функцій структурних підрозділів можуть бути встановлені основні види документальних зв'язків: всі основні види документів, що створюються в структурних підрозділах, їх зміст (питання), терміни підготовки. Це дозволяє планувати обсяги документної інформації, оцінювати її з точки зору достатності для прийняття управлінських рішень.
Положення про службу діловодства створюється з тією ж метою, що і положення про інших структурних підрозділах. Питання організаційної діяльності у сфері документаційного забезпечення апарату управління тісно пов'язані із загальними завданнями організації (установи).
Положення про службу діловодства розробляються на основі типових, які містять максимальний набір функцій служби. При розробці індивідуальних положень конкретизується склад завдань і функцій служби в залежності від реальних умов її діяльності. Наприклад, до типових технологічних функцій можуть бути додані функції прогнозування розвитку документаційного забезпечення, уніфікації документів, методичного керівництва постановкою діловодства в структурних підрозділах та ін І навпаки, в конкретному положенні можливе виключення з типових функцій тих, які в даній організації не виконуються діловодною службою або закріплені за іншими структурними підрозділами.
Формуляр положення та структура тексту уніфіковані в УСОРД. Перший пункт розділу «Загальні положення» встановлює точну назву служби діловодства, її місце в організаційній структурі організації, ступінь самостійності служби. Розглянемо два формулювання цього пункту:
1. «Канцелярія є самостійним структурним підрозділом АТ і підпорядковується безпосередньо генеральному директору».
2. «Канцелярія входить до складу загального відділу АТ і підкоряється його начальника».
У першому випадку закріплена самостійність канцелярії, у другому - її допоміжне значення.
Далі в Положенні зазначаються найменування посади керівника служби - начальник, завідувач, керуючий; порядок призначення та звільнення його з посади, вимоги до його кваліфікації і стажу практичної роботи.
Наступним пунктом дається перелік основних правових, директивних, нормативних та інструктивних документів, якими служба діловодства керується у своїй роботі. Спочатку перераховуються законодавчі та загальнодержавні нормативно-методичні та нормативно-технічні документи, потім - внутрішні організаційні та розпорядчі.
Якщо канцелярія має свою печатку (печатки), у Положенні даються її опис, умови її зберігання і використання.
Другий розділ Положення формулює загальну мету і основні завдання служби діловодства. При формулюванні завдань служби їх не можна звужувати до завдань його керівника.
Третій розділ Положення основною. Він містить всебічну характеристику діяльності служби діловодства і називається «Функції». Їх опис повинен мати чіткі формулювання і включати всі функції, що їх службою діловодства. При наявності в службі структурних підрозділів у розділ «Функції» вводяться відповідні їх назвам підрозділи, а опис функцій дається для кожного структурного підрозділу. Тим самим закріплюється обсяг відповідальності кожного структурного підрозділу за певну ділянку роботи. При цьому необхідно продумати ретельне розмежування функцій служби між окремими ланками або ділянками, для того щоб уникнути дублювання і паралелізму в роботі, а також «втрати» або пропуску якийсь із функцій, невключення її до Положення. При складанні цього розділу прийнято обумовлювати, які функції виконує підрозділ цілком, а в яких бере участь і в якій формі.
Четвертий розділ Положення «Права» містить перерахування прав, які закріплюються за службою в цілому для реалізації покладених на неї завдань і функцій. У права служби діловодства включають право перевіряти організацію роботи з документами в структурних підрозділах, вимагати від виконавців доопрацювання документів у разі порушення правил їх складання, запитувати у структурних підрозділів інформацію, необхідну для виконання своїх функцій, і т.д. Значний вплив на стан роботи з документами може надати наділення служби діловодства правом не приймати до реєстрації і відправки внутрішні та вихідні документи, оформлені з порушенням встановлених вимог (наприклад, з відсутністю необхідних віз або підписів, з простроченими термінами і т.д.).
Для того щоб встановити розмежування прав служби та її керівника, в розділі встановлюють персональні права керівника служби діловодства. У їх числі зазвичай є право встановлювати коло відповідальності своїх заступників, підписувати, затверджувати, візувати певні документи, видавати розпорядження з певного кола питань, призначати і звільняти з займаних посад працівників служби діловодства (або представляти документи для цих процедур), застосовувати заходи заохочення або стягнення і т.д.
Посадові обов'язки керівника служби діловодства не регламентуються окремим документом (посадовою інструкцією), тому до Положення вводять розділ «Керівництво», де в числі обов'язків вказують функцію координації діяльності служби діловодства, планування її роботи, контроль за роботою працівників, вдосконалення організаційної структури, створення або участь у розробці нормативно-методичного забезпечення діяльності служби.
Розділ «Відповідальність» виділяється в самостійний або включається в розділ «Керівництво» і містить перелік основних позицій, за якими керівник несе персональну відповідальність за виконання завдань служби, за стан документації, її відповідність вимогам правових і нормативних документів, достовірність інформації, її витік, організацію роботи служби, роботу з кадрами і т.д.
Іноді в Положенні розділ «Керівництво» ділиться на три підрозділи: керівник служби діловодства зобов'язаний (перерахування обов'язків), керівник служби діловодства має право (перерахування прав), керівник служби діловодства несе відповідальність (персональна відповідальність).
Розділ «Взаємовідносини з іншими структурними підрозділами» повинен відображати наявність і характер взаємозв'язків служби діловодства з іншими структурними підрозділами, які виникають у ході виконання її завдань і функцій, взаємні зобов'язання, склад і характеристику документів, що розробляються службою діловодства разом з іншими структурними підрозділами, терміни їх подання , періодичність обміну інформацією. Як правило, у цьому розділі фіксуються відносини з відділом кадрів, секретаріатом колегіального органу, функціональними структурними підрозділами, юридичним відділом. У розділі перераховуються види діяльності, які служба діловодства проводить за погодженням з іншими підрозділами.
Правова значимість Положення як організаційного документа підвищується при включенні в нього розділів, які визначають порядок і контроль за використанням матеріальних ресурсів, критеріїв оцінки роботи структурного підрозділу, порядку стимулювання і мір відповідальності працівників за виконання покладених функцій, а також терміни дії Положення та порядок його перегляду. Ці розділи не відносяться до числа обов'язкових, але значно підвищують роль Положення як організаційного документа.
Положення розробляє і підписує керівник служби діловодства, стверджує керівник організації. Оформляється Положення на загальному бланку організації та узгоджується з керівниками тих структурних підрозділів, до яких у ньому закріплені взаємозв'язку.
Перегляд Положення проводять при зміні структури організації, перепідпорядкування служби діловодства, зміні її внутрішньої організаційної структури, впровадженні нових форм і методів організації праці, а також впровадження нової технології, тому що при цьому відбувається перерозподіл функцій між структурними підрозділами.
Основний організаційний документ, що регламентує розмежування обов'язків і прав між співробітниками, що є основою для усунення паралелізму і дублювання у виконанні окремих операцій, встановлення взаємозв'язків окремих посад - посадова інструкція (див. § 7.1). Службова посада є первинним елементом управлінської структури. Формування системи посад залежить від обсягу, складу, характеру функцій, які виконуються в структурному підрозділі, від розділення і кооперації праці. Посадова інструкція - дієвий засіб управління, виконує організаційну, яка регламентує і регулюючу роль. Крім того, посадові інструкції дозволяють об'єктивно оцінювати діяльність кожного працівника служби, об'єктивно застосовувати заходи впливу.
Першим джерелом для розробки посадових інструкцій є такий нормативний документ, як Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців, який містить регламентований перелік вимог до кваліфікації фахівців різних категорій. Формуляр посадової інструкції і структура тексту закріплені в УСОРД та Основних положеннях ГСДОУ *.
* Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців. - М., Мінпраці РФ, 1998; Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. - М., 1991, с. 73.
Друге джерело при складанні посадових інструкцій - типові посадові інструкції. Їх розробляють для окремих категорій службовців однотипних установ або структурних підрозділів (наприклад, секретарів структурних підрозділів). Наявність типових інструкцій значно полегшує складання індивідуальних, але не замінює їх. Так як посадові інструкції є документом, що регламентує організаційно-правове становище працівника, то необхідно їх складання для кожної посади, передбаченої штатним розкладом.
Третім документом, який використовується при розробці посадових інструкцій, є Положення про структурний підрозділ. Посадові інструкції регламентують завдання та функції, встановлюють їх розподіл між працівниками структурних підрозділів, визначають зміст, характер і порядок діяльності кожного працівника. Положення і посадові інструкції - взаємопов'язані і взаємодоповнюючі документи, оскільки обов'язки кожного працівника встановлюються виходячи з розподілу всього комплексу функцій, виконуваних службою діловодства, випливають із завдань і функцій всієї служби в цілому.
До тексту посадової інструкції пред'являються вимоги повноти визначення завдань, функцій, обов'язків. Нечітке і неповне визначення діяльності кожного працівника веде до нестабільності і неузгодженості дій окремих працівників. При закріпленні у формулюваннях посадової інструкції загальних, неконкретних, обтічних обов'язків створюється суто формальний документ, який не виконує свого призначення. Всі пункти посадової інструкції повинні виключати можливість різного тлумачення її змісту, конкретизувати обов'язки і види роботи. Дієслова, які виражають дію, слід вживати в дійсного способу: «Інспектор виконує», «Секретар організовує», «Референт складає» і т.д. і при цьому повинна бути точно відображена ступінь самостійності у виконанні роботи: «бере участь ...»,« спільно з ...», «організує візування», «забезпечує виконання».
У розділі «Основні завдання та обов'язки» формулюється основне завдання працівника даної посади, предмет його відання, ділянку роботи. Далі йде перерахування конкретних посадових обов'язків, з яких складається виконання основного завдання. Наприклад, основне завдання працівника - реєстрація документів; в різних організаціях це завдання може передбачати виконання таких робіт, як ведення одного або декількох журналів, заповнення реєстраційних або реєстраційно-контрольних карток, ведення комп'ютерної бази даних, передача інформації, складання і ведення довідкових картотек, обслуговування запитів фахівців апарату управління і т.д. При формулюванні обов'язків виходять з прийнятої в організації технології роботи з документами, з наявності технічних засобів. У цьому ж розділі формулюються особливості підготовки і передачі документів, доступу працівника до певної інформації, правила обробки і передачі документів, методи і терміни виконання обов'язків, порядок виконання окремих доручень та етичні норми, яких необхідно дотримуватися в колективі.
В розділ «Права» вносять такі права працівника діловодної служби, як: прийняття рішень, отримання інформації для виконання своєї роботи, право візування певних видів документів, право контролю, право повернення документів на доопрацювання і т.д. Чітке формулювання прав працівника дозволяє сформулювати його відповідальність, яка виділяється в окремий розділ. У розділі «Відповідальність» формулюються зміст і форми відповідальності посадової особи за результати і наслідки своєї діяльності, а також за неприйняття своєчасних заходів чи дій, що відносяться до його обов'язків. Відповідальність може бути встановлена дисциплінарна і матеріальна, але обов'язково відповідно до чинного законодавства та урахуванням специфіки роботи організації.
Два останніх розділи тісно взаємопов'язані і дозволяють встановити критерії оцінки праці.
Інструкція з діловодства (документаційного забезпечення управління) - основний нормативний акт, що регламентує технологію роботи з документами в установі, правила, прийоми, процеси створення документів, порядок роботи з ними, вузлові організаційні моменти. Практично інструкція закріплює систему діловодства, що склалася в тій чи іншій конкретній організації.
Інструкції складаються у кожній установі з урахуванням специфіки його роботи. Основою для їх складання служать Типові інструкції, а також діючі державні нормативно-методичні документи.
Структура Інструкції включає загальні положення, тематичні розділи і додатки.
У розділі «Загальні положення» встановлюють сферу розповсюдження Інструкції (наприклад, «Інструкція поширюється на всі документи», «... на адміністративні документи», «.... крім конфіденційних документів »тощо), відповідальність за її недотримання, підрозділ , яке відповідає за єдиний порядок документування і організацію роботи з документами в установі у цілому та в її структурних підрозділах, їх адміністративну та методичну підпорядкованість, нормативно-методичну базу.
Тематичні розділи, як правило, починаються з розділу «Документування», де визначаються:
• питання діяльності даної організації, підлягають обов'язковому документуванню;
• види і різновиди документів, що використовуються для документування розпорядчої, організаційної, інформаційної діяльності;
• загальні правила підготовки і оформлення документів;
• правила підготовки окремих видів розпорядчих документів, включаючи порядок візування, погодження, затвердження і підписання;
• порядок виготовлення і розмноження документів;
• правила оформлення і завірення копій та додатків;
• порядок використання і зберігання бланків, печаток, штампів;
• порядок роботи виконавців з документами. Зміст цього розділу може бути значно розширено за рахунок включення окремих підрозділів, які визначають правила підготовки документів колегіального органу, а також заступників керівника. Деякі організації виділяють всі перераховані питання в самостійний організаційний документ типу Правил (або Регламенту) підготовки та оформлення документів.
Розділ «Організація документообігу» включає:
• порядок прийому, обробки, розподілу вхідних документів;
• організацію їх транспортування і передачі з одного структурного підрозділу до іншого;
• основні інстанції руху документів;
• порядок підготовки і відправки вихідних документів;
• порядок обліку обсягу документообігу.
Розділ «Реєстрація документів» встановлює організацію реєстрації вхідних, вихідних і внутрішніх документів, терміни, форми і методи реєстрації, дає опис прийнятої технології та порядок індексації документів.
У розділі «Організація довідкової роботи» встановлюються принципи побудови інформаційно-довідкової роботи в організації, даються опис довідкових масивів, їх доступності для різних категорій службовців і різних структурних підрозділів, порядок систематизації та класифікації довідкової інформації, технологія інформаційно-пошукової роботи.
Розділ «Організація контролю за виконанням документів» встановлює категорії документів, що підлягають обов'язковому контролю, порядок постановки на контроль, технологію контролю, обов'язки виконавців, типові терміни виконання, порядок узагальнення даних по контролю за виконанням документів, порядок інформування керівників про виконавської дисципліни, використання форм та відміток на документах.
Розділ «Оперативне зберігання документів» містить правила зберігання документів в службі документації, в структурних підрозділах і встановлює відповідальність за збереження документів, правила формування у справи окремих категорій документів, порядок розробки та використання номенклатури справ, порядок систематизації та індексації справ.
В розділ «Підготовка документів до здачі в архів» включені порядок і організація проведення експертизи (відбору документів для зберігання і знищення), правила підготовки справ до зберігання, вимоги до опису справ, порядок передачі справ до архіву.
Склад тематичних розділів може змінюватися і доповнюватися в залежності від умов роботи і прийнятої технології. В Інструкції можуть бути розділи по роботі із зверненнями громадян, з документами з обмеженою сферою розповсюдження (ДСП), з технічного забезпечення підготовки документів (друкування, звукозапис, стенографія, факсимільний зв'язок і т.д.).
Додатки до інструкції повинні містити максимум довідково-ілюстративного матеріалу, систематизованого в порядку розташування розділів, в кожному з яких робляться відповідні посилання. У додатки поміщають схеми до-кументопотоков, відбитки печаток і штампів, зразки бланків, зразки заповнення форм документів, приклади оформлення окремих видів документів, переліки контрольованих документів, форми їх обліку, форми номенклатури справ та ін
Інструкція повинна відображати весь процес роботи з документами, всі технологічні операції в їх логічній послідовності. Інструкція - регламентуючий документ не тільки для служби діловодства, але і для всіх фахівців апарату управління.
Підготовку Інструкції здійснює служба діловодства за участю архіву, юридичної служби. Інструкція затверджується керівником організації і вводиться в дію його наказом, після чого розсилається в усі структурні підрозділи для використання в роботі.
У числі організаційних документів діловодства з початку 1980-х років застосовується і такий нормативний документ, як Табель форм документів за типовими управлінських ситуацій. Це перелік документів, необхідних і достатніх для реалізації управлінської діяльності конкретної управлінської структури, що містить характеристику кожного документа, його юридичного статусу та етапів документування. Табель є способом нормативного закріплення як складу застосовуються в апараті документів, так і процедури їх підготовки. У табель включаються тільки документи, створення яких необхідно, належить, періодично повторюється.
Методика розробки табеля створена ВНИИДАД *. Вона включає:
* Вялова Л.М. Про введення табеля документів, що реалізують функції управління / / - Документознавство, документаційне забезпечення управління. - 1985. - № 1 (15), с. 10-14.
• передпроектне обстеження, в ході якого вивчаються склад застосовуваних документів, склад управлінських функцій і ситуацій, які підлягають обов'язковому документуванню. На цьому етапі роботи вивчаються діючі державні законодавчі акти та нормативно-методичні документи, що регламентують процедури документування; організаційні документи (статут, положення тощо), що закріплюють компетенцію посадових осіб та порядок роботи з документами в організації (установі);
• визначення структури табеля. Як і будь-який класифікаційний довідник, який застосовується в діловодстві, табель може бути побудований за функціональним або структурним принципом. У першому випадку розділами табеля будуть управлінські функції, підрозділами - завдання, властиві апарату управління, в другому - назви структурних підрозділів. Всередині розділів документи систематизують або за ступенем важливості, або за алфавітом найменувань;
• вибір форми табеля. Табель являє собою таблицю, в якій по горизонталі розташовуються назви документів, а кожна вертикальна графа містить ту чи іншу характеристику процедури документування. Наприклад, табель може мати такі графи:
код форми документа,
найменування законодавчого або нормативного акту, що є підставою для застосування або видання документа,
найменування структурного підрозділу, відповідального за підготовку, періодичність складання,
узгодження (внутрішнє та зовнішнє) - вказуються організації чи структурні підрозділи або посадові особи, які беруть участь у цьому процесі,
підпис (посада особи, яка підписує документ),
затвердження (посада керівника або найменування органу, який затверджує документ),
друк (необхідність посвідчення документа печаткою),
адресат - організація (структурний підрозділ, у який надається документ).
Крім того, в табель можна внести відомості про місце виготовлення тексту документа, його реєстрації, кількість створюваних примірників, наклад розсилки, місце зберігання оригіналу та ін
Процес складання табеля дозволяє діловодній службі проаналізувати всі операції з документами (посади виконавців і керівників, які приймають участь у складанні, підписання, візуванні, затвердження, періодичність створення документа, характеристика застосовуваних технічних засобів створення, пересилки). Після затвердження керівником організації табель стає засобом нормативного закріплення етапів підготовки документів. Підтримання табеля в робочому стані (ведення) здійснює діловодна служба. Ведення передбачає своєчасне внесення до табель змін в документуванні - впровадження нових форм федеральними органами, скасування раніше діючих, а також контроль за порядком використання.
Застосування табеля дозволяє:
• виключити можливість невиправданого створення нових форм;
• встановити єдину класифікацію документів організації відповідно до управлінськими функціями і завданнями;
• врахувати кількість видів і форм документів.
Трудові фактори - регламентація режиму роботи: чергування періодів праці та відпочинку протягом робочого дня. При розробці внутрішнього трудового розпорядку необхідно враховувати ущільненість робочого дня, характер праці, нервово-емоційне напруження, санітарно-гігієнічну обстановку. Виходячи з цього треба встановлювати початок і кінець робочого дня, перерва на обід, додаткові перерви. Режим праці і відпочинку повинен будуватися з урахуванням фізіологічних закономірностей приспосабливаемости організму людини до умов трудової діяльності, особливостей конкретного виробничого процесу та умов праці.
Працездатність людини протягом дня не залишається однаковою. З ранку необхідний якийсь період врабативаемості, який переходить у період максимальної стійкої працездатності. Через три години настає спад, стомлення. Після обідньої перерви знову необхідний період врабативаемості, а ближче до кінця робочого дня з'являється більш глибоке стомлення, ніж перед обідом. Для більшості працівників служби діловодства характерні обмеження рухової діяльності, робота в сидячому положенні. Частина персоналу відчуває фізичні перевантаження (працівники експедицій, архіву), на працівників машинописних бюро впливають підвищений рівень шуму, в копіювальних службах - пил, хімічні речовини, на тих, хто працює за комп'ютером - електромагнітне випромінювання. Тому для кожної окремої категорії необхідно передбачати свій власний режим роботи, але з урахуванням виконання спільного завдання функціонування служби.
До санітарно-гігієнічним чинників відносять світловий режим, який включає освітленість приміщення і освітленість робочого місця. Створення оптимальних акустичних умов, тобто усунення зайвих шумів, передбачає технічні заходи (звукоізоляцію засобів механізації), а також організаційні заходи (перепланування приміщень з метою відокремити робочі кімнати від прийомних приміщень, виключити розмови в службових приміщеннях, обмежити селекторний зв'язок). На продуктивність праці впливає оформлення інтер'єру. Сприятливим чинником є озеленення приміщень, так як рослини не тільки покращують склад повітря, а й виконують декоративну функцію. Температурний режим, вологість повітря, його склад - також найважливіші чинники, що впливають на працездатність людини.
Значний вплив на працездатність людини надає обладнання робочих місць. Воно включає меблі і оргтехніку. Конкретний набір меблів вибирається з урахуванням: виконання покладених на працівника функцій і можливості приміщення (його розмірів, площі та конфігурації). До обладнання робочих місць входить і постачання робочих місць основними і допоміжними матеріалами, канцелярським приладдям, а також організація ремонту та налагодження устаткування, його сервісного обслуговування.
Розміщення служби діловодства в будівлі, яка займає організація, має відповідати кільком умовам. Робочі кімнати і кабінети основного призначення повинні розташовуватися на однаковій відстані від інших структурних підрозділів, так як до цієї служби ходять всі співробітники організації. Допоміжні служби (експедиція, копіювальне бюро, архів, складські приміщення) можна розміщувати в цокольних поверхах будівлі, в підвалах. Планування приміщень повинна дозволяти раціонально розмістити меблі й устаткування і скоротити витрати часу на переміщення співробітників, створити умови для зменшення напруженості та втоми.
Література:
1. Постанова Ради Міністрів - Уряду Російської Федерації «0 порядку відомчого зберігання документів та організації їх у діловодстві» від 3 березня 1993 р. № 191
2. Постанова Уряду Російської Федерації «Про впорядкування виготовлення, використання, зберігання та знищення печаток і бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації» від 27 грудня 1995 р. № 1268.
3. Кузнєцова Т. В. Секретарська справа. Вид. 8-е, испр. і доп. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1999, 288 с.
4. Ларін М. В. Управління документацією і нові інформаційні технології. - М.: Наукова книга, 1998, 137 с.
Для того щоб встановити розмежування прав служби та її керівника, в розділі встановлюють персональні права керівника служби діловодства. У їх числі зазвичай є право встановлювати коло відповідальності своїх заступників, підписувати, затверджувати, візувати певні документи, видавати розпорядження з певного кола питань, призначати і звільняти з займаних посад працівників служби діловодства (або представляти документи для цих процедур), застосовувати заходи заохочення або стягнення і т.д.
Посадові обов'язки керівника служби діловодства не регламентуються окремим документом (посадовою інструкцією), тому до Положення вводять розділ «Керівництво», де в числі обов'язків вказують функцію координації діяльності служби діловодства, планування її роботи, контроль за роботою працівників, вдосконалення організаційної структури, створення або участь у розробці нормативно-методичного забезпечення діяльності служби.
Розділ «Відповідальність» виділяється в самостійний або включається в розділ «Керівництво» і містить перелік основних позицій, за якими керівник несе персональну відповідальність за виконання завдань служби, за стан документації, її відповідність вимогам правових і нормативних документів, достовірність інформації, її витік, організацію роботи служби, роботу з кадрами і т.д.
Іноді в Положенні розділ «Керівництво» ділиться на три підрозділи: керівник служби діловодства зобов'язаний (перерахування обов'язків), керівник служби діловодства має право (перерахування прав), керівник служби діловодства несе відповідальність (персональна відповідальність).
Розділ «Взаємовідносини з іншими структурними підрозділами» повинен відображати наявність і характер взаємозв'язків служби діловодства з іншими структурними підрозділами, які виникають у ході виконання її завдань і функцій, взаємні зобов'язання, склад і характеристику документів, що розробляються службою діловодства разом з іншими структурними підрозділами, терміни їх подання , періодичність обміну інформацією. Як правило, у цьому розділі фіксуються відносини з відділом кадрів, секретаріатом колегіального органу, функціональними структурними підрозділами, юридичним відділом. У розділі перераховуються види діяльності, які служба діловодства проводить за погодженням з іншими підрозділами.
Правова значимість Положення як організаційного документа підвищується при включенні в нього розділів, які визначають порядок і контроль за використанням матеріальних ресурсів, критеріїв оцінки роботи структурного підрозділу, порядку стимулювання і мір відповідальності працівників за виконання покладених функцій, а також терміни дії Положення та порядок його перегляду. Ці розділи не відносяться до числа обов'язкових, але значно підвищують роль Положення як організаційного документа.
Положення розробляє і підписує керівник служби діловодства, стверджує керівник організації. Оформляється Положення на загальному бланку організації та узгоджується з керівниками тих структурних підрозділів, до яких у ньому закріплені взаємозв'язку.
Перегляд Положення проводять при зміні структури організації, перепідпорядкування служби діловодства, зміні її внутрішньої організаційної структури, впровадженні нових форм і методів організації праці, а також впровадження нової технології, тому що при цьому відбувається перерозподіл функцій між структурними підрозділами.
Основний організаційний документ, що регламентує розмежування обов'язків і прав між співробітниками, що є основою для усунення паралелізму і дублювання у виконанні окремих операцій, встановлення взаємозв'язків окремих посад - посадова інструкція (див. § 7.1). Службова посада є первинним елементом управлінської структури. Формування системи посад залежить від обсягу, складу, характеру функцій, які виконуються в структурному підрозділі, від розділення і кооперації праці. Посадова інструкція - дієвий засіб управління, виконує організаційну, яка регламентує і регулюючу роль. Крім того, посадові інструкції дозволяють об'єктивно оцінювати діяльність кожного працівника служби, об'єктивно застосовувати заходи впливу.
Першим джерелом для розробки посадових інструкцій є такий нормативний документ, як Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців, який містить регламентований перелік вимог до кваліфікації фахівців різних категорій. Формуляр посадової інструкції і структура тексту закріплені в УСОРД та Основних положеннях ГСДОУ *.
* Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців. - М., Мінпраці РФ, 1998; Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. - М., 1991, с. 73.
Друге джерело при складанні посадових інструкцій - типові посадові інструкції. Їх розробляють для окремих категорій службовців однотипних установ або структурних підрозділів (наприклад, секретарів структурних підрозділів). Наявність типових інструкцій значно полегшує складання індивідуальних, але не замінює їх. Так як посадові інструкції є документом, що регламентує організаційно-правове становище працівника, то необхідно їх складання для кожної посади, передбаченої штатним розкладом.
Третім документом, який використовується при розробці посадових інструкцій, є Положення про структурний підрозділ. Посадові інструкції регламентують завдання та функції, встановлюють їх розподіл між працівниками структурних підрозділів, визначають зміст, характер і порядок діяльності кожного працівника. Положення і посадові інструкції - взаємопов'язані і взаємодоповнюючі документи, оскільки обов'язки кожного працівника встановлюються виходячи з розподілу всього комплексу функцій, виконуваних службою діловодства, випливають із завдань і функцій всієї служби в цілому.
До тексту посадової інструкції пред'являються вимоги повноти визначення завдань, функцій, обов'язків. Нечітке і неповне визначення діяльності кожного працівника веде до нестабільності і неузгодженості дій окремих працівників. При закріпленні у формулюваннях посадової інструкції загальних, неконкретних, обтічних обов'язків створюється суто формальний документ, який не виконує свого призначення. Всі пункти посадової інструкції повинні виключати можливість різного тлумачення її змісту, конкретизувати обов'язки і види роботи. Дієслова, які виражають дію, слід вживати в дійсного способу: «Інспектор виконує», «Секретар організовує», «Референт складає» і т.д. і при цьому повинна бути точно відображена ступінь самостійності у виконанні роботи: «бере участь ...»,« спільно з ...», «організує візування», «забезпечує виконання».
У розділі «Основні завдання та обов'язки» формулюється основне завдання працівника даної посади, предмет його відання, ділянку роботи. Далі йде перерахування конкретних посадових обов'язків, з яких складається виконання основного завдання. Наприклад, основне завдання працівника - реєстрація документів; в різних організаціях це завдання може передбачати виконання таких робіт, як ведення одного або декількох журналів, заповнення реєстраційних або реєстраційно-контрольних карток, ведення комп'ютерної бази даних, передача інформації, складання і ведення довідкових картотек, обслуговування запитів фахівців апарату управління і т.д. При формулюванні обов'язків виходять з прийнятої в організації технології роботи з документами, з наявності технічних засобів. У цьому ж розділі формулюються особливості підготовки і передачі документів, доступу працівника до певної інформації, правила обробки і передачі документів, методи і терміни виконання обов'язків, порядок виконання окремих доручень та етичні норми, яких необхідно дотримуватися в колективі.
В розділ «Права» вносять такі права працівника діловодної служби, як: прийняття рішень, отримання інформації для виконання своєї роботи, право візування певних видів документів, право контролю, право повернення документів на доопрацювання і т.д. Чітке формулювання прав працівника дозволяє сформулювати його відповідальність, яка виділяється в окремий розділ. У розділі «Відповідальність» формулюються зміст і форми відповідальності посадової особи за результати і наслідки своєї діяльності, а також за неприйняття своєчасних заходів чи дій, що відносяться до його обов'язків. Відповідальність може бути встановлена дисциплінарна і матеріальна, але обов'язково відповідно до чинного законодавства та урахуванням специфіки роботи організації.
Два останніх розділи тісно взаємопов'язані і дозволяють встановити критерії оцінки праці.
Інструкція з діловодства (документаційного забезпечення управління) - основний нормативний акт, що регламентує технологію роботи з документами в установі, правила, прийоми, процеси створення документів, порядок роботи з ними, вузлові організаційні моменти. Практично інструкція закріплює систему діловодства, що склалася в тій чи іншій конкретній організації.
Інструкції складаються у кожній установі з урахуванням специфіки його роботи. Основою для їх складання служать Типові інструкції, а також діючі державні нормативно-методичні документи.
Структура Інструкції включає загальні положення, тематичні розділи і додатки.
У розділі «Загальні положення» встановлюють сферу розповсюдження Інструкції (наприклад, «Інструкція поширюється на всі документи», «... на адміністративні документи», «.... крім конфіденційних документів »тощо), відповідальність за її недотримання, підрозділ , яке відповідає за єдиний порядок документування і організацію роботи з документами в установі у цілому та в її структурних підрозділах, їх адміністративну та методичну підпорядкованість, нормативно-методичну базу.
Тематичні розділи, як правило, починаються з розділу «Документування», де визначаються:
• питання діяльності даної організації, підлягають обов'язковому документуванню;
• види і різновиди документів, що використовуються для документування розпорядчої, організаційної, інформаційної діяльності;
• загальні правила підготовки і оформлення документів;
• правила підготовки окремих видів розпорядчих документів, включаючи порядок візування, погодження, затвердження і підписання;
• порядок виготовлення і розмноження документів;
• правила оформлення і завірення копій та додатків;
• порядок використання і зберігання бланків, печаток, штампів;
• порядок роботи виконавців з документами. Зміст цього розділу може бути значно розширено за рахунок включення окремих підрозділів, які визначають правила підготовки документів колегіального органу, а також заступників керівника. Деякі організації виділяють всі перераховані питання в самостійний організаційний документ типу Правил (або Регламенту) підготовки та оформлення документів.
Розділ «Організація документообігу» включає:
• порядок прийому, обробки, розподілу вхідних документів;
• організацію їх транспортування і передачі з одного структурного підрозділу до іншого;
• основні інстанції руху документів;
• порядок підготовки і відправки вихідних документів;
• порядок обліку обсягу документообігу.
Розділ «Реєстрація документів» встановлює організацію реєстрації вхідних, вихідних і внутрішніх документів, терміни, форми і методи реєстрації, дає опис прийнятої технології та порядок індексації документів.
У розділі «Організація довідкової роботи» встановлюються принципи побудови інформаційно-довідкової роботи в організації, даються опис довідкових масивів, їх доступності для різних категорій службовців і різних структурних підрозділів, порядок систематизації та класифікації довідкової інформації, технологія інформаційно-пошукової роботи.
Розділ «Організація контролю за виконанням документів» встановлює категорії документів, що підлягають обов'язковому контролю, порядок постановки на контроль, технологію контролю, обов'язки виконавців, типові терміни виконання, порядок узагальнення даних по контролю за виконанням документів, порядок інформування керівників про виконавської дисципліни, використання форм та відміток на документах.
Розділ «Оперативне зберігання документів» містить правила зберігання документів в службі документації, в структурних підрозділах і встановлює відповідальність за збереження документів, правила формування у справи окремих категорій документів, порядок розробки та використання номенклатури справ, порядок систематизації та індексації справ.
В розділ «Підготовка документів до здачі в архів» включені порядок і організація проведення експертизи (відбору документів для зберігання і знищення), правила підготовки справ до зберігання, вимоги до опису справ, порядок передачі справ до архіву.
Склад тематичних розділів може змінюватися і доповнюватися в залежності від умов роботи і прийнятої технології. В Інструкції можуть бути розділи по роботі із зверненнями громадян, з документами з обмеженою сферою розповсюдження (ДСП), з технічного забезпечення підготовки документів (друкування, звукозапис, стенографія, факсимільний зв'язок і т.д.).
Додатки до інструкції повинні містити максимум довідково-ілюстративного матеріалу, систематизованого в порядку розташування розділів, в кожному з яких робляться відповідні посилання. У додатки поміщають схеми до-кументопотоков, відбитки печаток і штампів, зразки бланків, зразки заповнення форм документів, приклади оформлення окремих видів документів, переліки контрольованих документів, форми їх обліку, форми номенклатури справ та ін
Інструкція повинна відображати весь процес роботи з документами, всі технологічні операції в їх логічній послідовності. Інструкція - регламентуючий документ не тільки для служби діловодства, але і для всіх фахівців апарату управління.
Підготовку Інструкції здійснює служба діловодства за участю архіву, юридичної служби. Інструкція затверджується керівником організації і вводиться в дію його наказом, після чого розсилається в усі структурні підрозділи для використання в роботі.
У числі організаційних документів діловодства з початку 1980-х років застосовується і такий нормативний документ, як Табель форм документів за типовими управлінських ситуацій. Це перелік документів, необхідних і достатніх для реалізації управлінської діяльності конкретної управлінської структури, що містить характеристику кожного документа, його юридичного статусу та етапів документування. Табель є способом нормативного закріплення як складу застосовуються в апараті документів, так і процедури їх підготовки. У табель включаються тільки документи, створення яких необхідно, належить, періодично повторюється.
Методика розробки табеля створена ВНИИДАД *. Вона включає:
* Вялова Л.М. Про введення табеля документів, що реалізують функції управління / / - Документознавство, документаційне забезпечення управління. - 1985. - № 1 (15), с. 10-14.
• передпроектне обстеження, в ході якого вивчаються склад застосовуваних документів, склад управлінських функцій і ситуацій, які підлягають обов'язковому документуванню. На цьому етапі роботи вивчаються діючі державні законодавчі акти та нормативно-методичні документи, що регламентують процедури документування; організаційні документи (статут, положення тощо), що закріплюють компетенцію посадових осіб та порядок роботи з документами в організації (установі);
• визначення структури табеля. Як і будь-який класифікаційний довідник, який застосовується в діловодстві, табель може бути побудований за функціональним або структурним принципом. У першому випадку розділами табеля будуть управлінські функції, підрозділами - завдання, властиві апарату управління, в другому - назви структурних підрозділів. Всередині розділів документи систематизують або за ступенем важливості, або за алфавітом найменувань;
• вибір форми табеля. Табель являє собою таблицю, в якій по горизонталі розташовуються назви документів, а кожна вертикальна графа містить ту чи іншу характеристику процедури документування. Наприклад, табель може мати такі графи:
код форми документа,
найменування законодавчого або нормативного акту, що є підставою для застосування або видання документа,
найменування структурного підрозділу, відповідального за підготовку, періодичність складання,
узгодження (внутрішнє та зовнішнє) - вказуються організації чи структурні підрозділи або посадові особи, які беруть участь у цьому процесі,
підпис (посада особи, яка підписує документ),
затвердження (посада керівника або найменування органу, який затверджує документ),
друк (необхідність посвідчення документа печаткою),
адресат - організація (структурний підрозділ, у який надається документ).
Крім того, в табель можна внести відомості про місце виготовлення тексту документа, його реєстрації, кількість створюваних примірників, наклад розсилки, місце зберігання оригіналу та ін
Процес складання табеля дозволяє діловодній службі проаналізувати всі операції з документами (посади виконавців і керівників, які приймають участь у складанні, підписання, візуванні, затвердження, періодичність створення документа, характеристика застосовуваних технічних засобів створення, пересилки). Після затвердження керівником організації табель стає засобом нормативного закріплення етапів підготовки документів. Підтримання табеля в робочому стані (ведення) здійснює діловодна служба. Ведення передбачає своєчасне внесення до табель змін в документуванні - впровадження нових форм федеральними органами, скасування раніше діючих, а також контроль за порядком використання.
Застосування табеля дозволяє:
• виключити можливість невиправданого створення нових форм;
• встановити єдину класифікацію документів організації відповідно до управлінськими функціями і завданнями;
• врахувати кількість видів і форм документів.
Умови праці
Умови праці працівників служби діловодства - це сукупність трудових, санітарно-гігієнічних і естетичних чинників, що обумовлюють психофізіологічний вплив на організм людини в процесі праці.Трудові фактори - регламентація режиму роботи: чергування періодів праці та відпочинку протягом робочого дня. При розробці внутрішнього трудового розпорядку необхідно враховувати ущільненість робочого дня, характер праці, нервово-емоційне напруження, санітарно-гігієнічну обстановку. Виходячи з цього треба встановлювати початок і кінець робочого дня, перерва на обід, додаткові перерви. Режим праці і відпочинку повинен будуватися з урахуванням фізіологічних закономірностей приспосабливаемости організму людини до умов трудової діяльності, особливостей конкретного виробничого процесу та умов праці.
Працездатність людини протягом дня не залишається однаковою. З ранку необхідний якийсь період врабативаемості, який переходить у період максимальної стійкої працездатності. Через три години настає спад, стомлення. Після обідньої перерви знову необхідний період врабативаемості, а ближче до кінця робочого дня з'являється більш глибоке стомлення, ніж перед обідом. Для більшості працівників служби діловодства характерні обмеження рухової діяльності, робота в сидячому положенні. Частина персоналу відчуває фізичні перевантаження (працівники експедицій, архіву), на працівників машинописних бюро впливають підвищений рівень шуму, в копіювальних службах - пил, хімічні речовини, на тих, хто працює за комп'ютером - електромагнітне випромінювання. Тому для кожної окремої категорії необхідно передбачати свій власний режим роботи, але з урахуванням виконання спільного завдання функціонування служби.
До санітарно-гігієнічним чинників відносять світловий режим, який включає освітленість приміщення і освітленість робочого місця. Створення оптимальних акустичних умов, тобто усунення зайвих шумів, передбачає технічні заходи (звукоізоляцію засобів механізації), а також організаційні заходи (перепланування приміщень з метою відокремити робочі кімнати від прийомних приміщень, виключити розмови в службових приміщеннях, обмежити селекторний зв'язок). На продуктивність праці впливає оформлення інтер'єру. Сприятливим чинником є озеленення приміщень, так як рослини не тільки покращують склад повітря, а й виконують декоративну функцію. Температурний режим, вологість повітря, його склад - також найважливіші чинники, що впливають на працездатність людини.
Значний вплив на працездатність людини надає обладнання робочих місць. Воно включає меблі і оргтехніку. Конкретний набір меблів вибирається з урахуванням: виконання покладених на працівника функцій і можливості приміщення (його розмірів, площі та конфігурації). До обладнання робочих місць входить і постачання робочих місць основними і допоміжними матеріалами, канцелярським приладдям, а також організація ремонту та налагодження устаткування, його сервісного обслуговування.
Розміщення служби діловодства в будівлі, яка займає організація, має відповідати кільком умовам. Робочі кімнати і кабінети основного призначення повинні розташовуватися на однаковій відстані від інших структурних підрозділів, так як до цієї служби ходять всі співробітники організації. Допоміжні служби (експедиція, копіювальне бюро, архів, складські приміщення) можна розміщувати в цокольних поверхах будівлі, в підвалах. Планування приміщень повинна дозволяти раціонально розмістити меблі й устаткування і скоротити витрати часу на переміщення співробітників, створити умови для зменшення напруженості та втоми.
Література:
1. Постанова Ради Міністрів - Уряду Російської Федерації «0 порядку відомчого зберігання документів та організації їх у діловодстві» від 3 березня 1993 р. № 191
2. Постанова Уряду Російської Федерації «Про впорядкування виготовлення, використання, зберігання та знищення печаток і бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації» від 27 грудня 1995 р. № 1268.
3. Кузнєцова Т. В. Секретарська справа. Вид. 8-е, испр. і доп. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1999, 288 с.
4. Ларін М. В. Управління документацією і нові інформаційні технології. - М.: Наукова книга, 1998, 137 с.