Зміст:
1.1 Формування справ 2
1.2 Оформлення справ 4
1.3 Складання описів справ постійного і довготривалого зберігання 6
1.4 Оперативне зберігання і використання документів 8
1.5 Передача справ на архівне зберігання 9
Список використовуваної літератури 11
1.1 Формування справ
Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
Формування справ, як правило, повинно здійснюватися централізовано за місцем реєстрації документів. При територіальної роз'єднаності структурних підрозділів організації справи формуються канцелярією структурного підрозділу або особами, відповідальними за діловодство.
Формування справ здійснюється під безпосереднім методичним керівництвом і контролем працівників архіву організації, а при необхідності і відповідного державного архіву.
При формуванні справ необхідно дотримуватися таких правил:
поміщати в справу тільки виконані документи; перешкодити в справу документи, які за своїм змістом і найменуванню відповідають найменуванню справи по номенклатурі:
документи постійного і тимчасового зберігання групуються в окремі справи:
· Кожен документ, що поміщається в справу, повинен бути оформлений відповідно до вимог державних стандартів і справжньої Типової інструкції, невиконані, недооформлені і неправильно оформлені документи повертаються виконавцям на доопрацювання;
· Включати в справу по одному примірнику кожного документа;
· У справу не повинні міститися документи, що підлягають поверненню, незасвідчені копії, дублетні екземпляри, чернетки;
· У справу групуються документи одного календарного року, виняток становлять перехідні справи; особисті справи: документи навчальних закладів; історії хвороб;
· Кожна справа має містити не більше 250 аркушів (30 - 40 мм товщини).
Програми, незалежно від дати їх складання, формуються разом з документом, до якого вони відносяться. Програми великого обсягу групуються в окремий том справи, про що в основному документі робиться відмітка.
Документи всередині справ розташовуються в хронологічній, питально-логічній послідовності або їх поєднанні. Найбільш ранні документи розташовуються на початку справи. Документ-відповідь розташовується після документа-запиту. Запит і відповідь повинні групуватися в одну справу незалежно від того, хто його готував і надсилав.
Розпорядчі документи, протоколи, положення і т.п. групуються у справи за видами, всередині справ - за хронологією і за номерами, з відносяться до них додатками. Матеріали, пов'язані з підготовкою зазначених документів, формуються в окремі справи, всередині справи систематизуються за номерами документів.
Накази з особового складу, про нагородження та заохочення групуються окремо від наказів з основної діяльності.
Затверджені плани і звіти, кошториси, ліміти, титульні списки повинні зберігатися в справах того року, до якого вони відносяться за своїм змістом, незалежно від часу складання та дати надходження. Наприклад: звіт за 1997р., Складений в 1998р., Необхідно помістити в справу за 1997р.; План на 1998р., Складений в 1997р., Поміщається в справу за 1998р.
Проекти планів, звітів, кошторисів та інших документів групуються в справи окремо від основних документів.
Листування групується, як правило, за період календарного року і систематизується в хронологічній послідовності; документ-відповідь поміщається за документом-запитом При поновленні листування з певного питання, що почалася в попередньому році, документи включаються до справи поточного року із зазначенням індексу справи попереднього року.
1.2 Оформлення справ
Оформлення справи включає в себе комплекс робіт по опису справи на обкладинці, брошурування, нумерації аркушів і складання заверительной написи.
Працівник, відповідальний за формування справ у поточному діловодстві, зобов'язаний підшити всі виконані документи у відповідні справи згідно з номенклатурою.
Документи постійного і довгострокового термінів зберігання (понад 10 років) повинні бути підібрані в хронологічному порядку і підшиті в три-чотири проколи в тверду обкладинку або переплетені. Металеві скріпки із справ видаляються. Листи у справі, крім аркушів з засвідчувальні написами і чистих, повинні бути пронумеровані чорним графітним олівцем або нумератором у правому верхньому кутку. Листи справи, розділеного на томи, нумеруються, але кожного тому окремо. У кінці справи, на окремому аркуші, робиться заверительная напис, в якій вказується кількість містяться у справі листів, дата і підпис особи, нумерованого листи.
Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) оформляються спрощено: можуть зберігатися в швидкозшивачах, аркуші в них не нумеруються, уточнення позначень на обкладинках не виробляється, описи на справи не складаються, облік ведеться за номенклатурою справ.
У процесі групування документів у справи постійного зберігання рекомендується складати внутрішню опис документів, що знаходяться у справі. Внутрішній опис поміщається на початку справи і включає зазначення індексів документів, короткого змісту, дат і номерів аркушів у справі. Листи внутрішнього опису нумеруються окремо, їх кількість в заверительной написи позначається після загальної кількості аркушів справи через знак + (плюс).
Обкладинка при закладі справ оформлюється відповідно до ГОСТ 17914-72 згідно з.
На обкладинках справ постійного, довготривалого і тимчасового термінів зберігання зазначаються:
· Повне найменування організації;
· Найменування структурного підрозділу, де сформувалося справу;
· Індекс справи за номенклатурою справ;
· Заголовок справи за номенклатурою справ:
· Номер тому (якщо справа складається з декількох томів);
дата початку і закінчення справи (датою початку справи вважається дата першого документа, розміщеного у справі, а датою закінчення - дата останнього документа);
· Кількість аркушів у справі, згідно заверительной написи (вказується після закінчення справи), крім справ тимчасового зберігання, документи в яких не нумеруються.
Після закінчення календарного року в оформлення обкладинок справ постійного і довготривалого зберігання (понад 10 років), заведених за номенклатурою справ, вносяться необхідні уточнення:
· Якщо назва структурного підрозділу змінилося або справа передана для закінчення в інший підрозділ, на обкладинці вписується нову назву структурного підрозділу;
· У заголовках справ, що містять розпорядчі документи (накази, вказівки, протоколи) вказуються їх номери;
· Для листування, сформованої у справу з декількох томів, заголовок у кожному томі уточнюється зазначенням кореспондента, території тощо, кожен том датується (число, місяць, рік початку і закінчення томи);
· Якщо в справі є документи - додатки за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, на його обкладинці під датою робиться застереження: "є документи за ..... роки"; з заверительной написи на обкладинку справи виноситься кількість аркушів у справі;
· При внесенні справ в опис на обкладинці справи проставляється номер справи за описом та за погодженням з архівом організації, номер опису і фонду.
Написи на обкладинках справ слід виробляти чітко, світлостійким чорнилом або тушшю. З питань, пов'язаних з оформленням справ. підлягають передачі на державне зберігання, необхідно консультуватися з архівом організації залізничного транспорту.
1.3 Складання описів справ постійного і довготривалого зберігання
Після закінчення календарного року проводиться відбір документів постійного зберігання, які підлягають включенню в опис. Опис складається з річних розділів і являє собою систематизований перелік заголовків та інших необхідних відомостей про склад і зміст справ.
Описи складаються окремо на справи постійного і довгострокового (понад 10 років) зберігання.
Заголовки справ в описах систематизуються відповідно до номенклатури, тобто справи структурних підрозділів вносяться в опис згідно існуючої структури, усередині структурного підрозділу справи систематизуються за ступенем важливості.
У річному розділі опису справи служби ДОП розташовуються на початку опису, громадських організацій - в кінці опису.
Документи по особовому складу систематизуються в опису за алфавітом, хронології, видами документів.
Перехідні справи вносяться в опис того року, в якому вони були розпочаті. У цьому випадку в кінці річних розділів описів кожного наступного року, протягом яких справа тривало діловодством, необхідно вказувати: "Документи з даного році див. також у розділі за .......... рік, № № ... ".
У опис вноситься найменування кожної справи повністю без скорочень і змін.
Кожна справа (тому) має за описом самостійний порядковий номер. Опис справ постійного зберігання структурного підрозділу ведеться з єдиною нумерацією протягом декількох ліг і закінчується за погодженням з архівом організації залізничного транспорту.
Річний розділ опису на справи постійного зберігання структурного підрозділу складається у трьох примірниках, підписується укладачем, узгоджується ЕК структурного підрозділу, розглядається і узгоджується ЕК організації залізничного транспорту і потім затверджується керівником структурного підрозділу.
Опис повинна мати титульний лист, зміст, список скорочених слів, передмову.
Річні розділи описів на справи постійного зберігання структурних підрозділів після передачі справ до архіву, об'єднуються в єдиний зведений річний розділ опису справ постійного зберігання організації залізничного транспорту, які підлягають подальшій передачі на державне зберігання. Річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання організації складається у чотирьох примірниках, розглядається і узгоджується ЕК організації залізничного транспорту, затверджується керівником організації та ЕПК відповідної архівної установи.
Управліннями залізниць за погодженням з відповідними архівними установами можуть представлятися на затвердження ЕПК відповідної архівної установи річні розділи описів на справи постійного зберігання структурних підрозділів після їх узгодження ЕК організації, після цього опису затверджуються керівником структурного підрозділу.
Річний розділ опису на справи з особового складу організації, що передає документи на державне зберігання, друкується в трьох примірниках, підписується укладачем, візується керівником відповідного структурного підрозділу та погоджується з ЕК організації залізничного транспорту. Після узгодження опису ЕК організації залізничного транспорту вона представляється на погодження ЕПК відповідної архівної установи.
Річні розділи описів на справи тривалого зберігання (понад 10 років), а також описів на справи з особового складу організацій, що не передають документи на державне зберігання, друкуються у двох примірниках, підписуються укладачами, візуються керівниками відповідних структурних підрозділів, узгоджуються ЕК організації і, якщо ці документи підлягають передачі на зберігання в архів вищестоящої організації, узгоджуються ЕК вищестоящої організації, а потім затверджуються керівником організації.
Справи тимчасового зберігання враховуються і зберігаються в структурних підрозділах згідно з номенклатурою справ.
Описи справ структурних підрозділів складаються працівником підрозділу, відповідальним за діловодство.
1.4 Оперативне зберігання і використання документів
Справи структурних підрозділів з часу заведення їх до здачі в архів зберігаються канцелярії або спеціально відведених закриваються приміщеннях. Справи встановлюються корінцями назовні у закритих шафах, що оберігають документи від пилу, впливу сонячного світла та забезпечують їх збереження.
Вилучення і видача будь-яких документів зі справ постійного зберігання, як правило, не дозволяється. У виняткових випадках (наприклад, на вимогу судових і слідчих органів) таке вилучення провадиться з дозволу керівника підрозділу з обов'язковим залишенням у справі точної завіреної копії вилученого документа і акта про причини вилучення оригіналу.
Протягом календарного року на видані справи або документи заповнюються картки-заступники. У них вказується структурний підрозділ, номер справи (документа), дата його видачі, кому видано, дата його повернення, розписки в одержанні і прийомі справи (документа).
Видача довідок за документами, зняття з них копій і виписок, винос документів і справ з організації (структурних підрозділів) і передача їх у тимчасове користування проводяться тільки з дозволу керівника організації залізничного транспорту (структурного підрозділу).
Допускається вилучення з справ та видача власникам за їх письмовими заявами з дозволу керівництва організації залізничного транспорту справжніх особистих документів про освіту (дипломів, атестатів), трудових книжок та інших особистих документів, не отриманих свого часу власниками. На місце вилученого особистого документа вкладається довідка або робиться соотвествуюшая відмітка, а при необхідності - знята з вилученого документа копія.
Архів організації залізничного транспорту контролює забезпечення збереження і порядок використання документів постійного, довготривалого зберігання і з особового складу до здачі їх у відповідний архів.
1.5 Передача справ на архівне зберігання
Документи постійного і довгострокового термінів зберігання, закінчені діловодством, підлягають передачі структурними підрозділами в архіви організацій через рік, а документи з особового складу - через п'ять років після завершення їх у діловодстві.
Документи з термінами зберігання до 10 років включно зберігаються в структурних підрозділах і після закінчення встановлених строків зберігання та практичної необхідності знищуються. При ліквідації (реорганізації) організації прийому у відповідні архіви підлягають усі документи незалежно від термінів їх зберігання.
Передача документів до архіву організації проводиться один раз на рік повністю за весь календарний рік.
Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архів оформляє видачу справ у тимчасове користування і контролює їх стан та зберігання.
Разом зі справами до архіву організації передаються реєстраційно-контрольні картки на документи.
При прийомі справ в архів організації звіряються дані описів (індекс, заголовок справи, дати, кількість аркушів) з описом на обкладинці справи і з фактичним змістом документів у справі.
Після прийому справ завідувач архівом організації або його заступник розписується на всіх примірниках річного розділу опису, вказує дату прийому та кількість прийнятих справ. Один примірник річного розділу опису повертається структурному підрозділу.
При реорганізації або ліквідації організації порядок передачі й подальшого використання документів організації передбачається в наказі про її реорганізації та ліквідації. При реорганізації організації її приймач приймає за актом незавершені діловодством справи реорганізується організації та архів. Передача документів ліквідованої організації входить в обов'язки ліквідаційної комісії.
ПОГОДЖЕНО Заступник Керівника Федеральної архівної служби Росії В. А. Еремченко 2 червня 1998р.
Список використовуваної літератури:
· Басаков М.І. Довідник секретаря-референта - Ростов на Дону: 2003 р .
· Вігера А.М. Секретарська справа. - Ростов на Дону: 2003р.
· Сотов П.В., Тихомиров А.М. Діловодство. Зразки документів. Інструкції. Гости. - Москва: Проспект, 1999.
· Кірсанова М. В., Аксьонов Ю. М. Курс діловодства. - Москва; Новосибірськ: ИНФРА-М, 2001.
· Гутгарц Р.Д. Документування управлінської діяльності. - Москва: ИНФРА-М, 2001р.
1.1 Формування справ 2
1.2 Оформлення справ 4
1.3 Складання описів справ постійного і довготривалого зберігання 6
1.4 Оперативне зберігання і використання документів 8
1.5 Передача справ на архівне зберігання 9
Список використовуваної літератури 11
1.1 Формування справ
Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
Формування справ, як правило, повинно здійснюватися централізовано за місцем реєстрації документів. При територіальної роз'єднаності структурних підрозділів організації справи формуються канцелярією структурного підрозділу або особами, відповідальними за діловодство.
Формування справ здійснюється під безпосереднім методичним керівництвом і контролем працівників архіву організації, а при необхідності і відповідного державного архіву.
При формуванні справ необхідно дотримуватися таких правил:
поміщати в справу тільки виконані документи; перешкодити в справу документи, які за своїм змістом і найменуванню відповідають найменуванню справи по номенклатурі:
документи постійного і тимчасового зберігання групуються в окремі справи:
· Кожен документ, що поміщається в справу, повинен бути оформлений відповідно до вимог державних стандартів і справжньої Типової інструкції, невиконані, недооформлені і неправильно оформлені документи повертаються виконавцям на доопрацювання;
· Включати в справу по одному примірнику кожного документа;
· У справу не повинні міститися документи, що підлягають поверненню, незасвідчені копії, дублетні екземпляри, чернетки;
· У справу групуються документи одного календарного року, виняток становлять перехідні справи; особисті справи: документи навчальних закладів; історії хвороб;
· Кожна справа має містити не більше 250 аркушів (30 -
Програми, незалежно від дати їх складання, формуються разом з документом, до якого вони відносяться. Програми великого обсягу групуються в окремий том справи, про що в основному документі робиться відмітка.
Документи всередині справ розташовуються в хронологічній, питально-логічній послідовності або їх поєднанні. Найбільш ранні документи розташовуються на початку справи. Документ-відповідь розташовується після документа-запиту. Запит і відповідь повинні групуватися в одну справу незалежно від того, хто його готував і надсилав.
Розпорядчі документи, протоколи, положення і т.п. групуються у справи за видами, всередині справ - за хронологією і за номерами, з відносяться до них додатками. Матеріали, пов'язані з підготовкою зазначених документів, формуються в окремі справи, всередині справи систематизуються за номерами документів.
Накази з особового складу, про нагородження та заохочення групуються окремо від наказів з основної діяльності.
Затверджені плани і звіти, кошториси, ліміти, титульні списки повинні зберігатися в справах того року, до якого вони відносяться за своїм змістом, незалежно від часу складання та дати надходження. Наприклад: звіт за 1997р., Складений в 1998р., Необхідно помістити в справу за 1997р.; План на 1998р., Складений в 1997р., Поміщається в справу за 1998р.
Проекти планів, звітів, кошторисів та інших документів групуються в справи окремо від основних документів.
Листування групується, як правило, за період календарного року і систематизується в хронологічній послідовності; документ-відповідь поміщається за документом-запитом При поновленні листування з певного питання, що почалася в попередньому році, документи включаються до справи поточного року із зазначенням індексу справи попереднього року.
1.2 Оформлення справ
Оформлення справи включає в себе комплекс робіт по опису справи на обкладинці, брошурування, нумерації аркушів і складання заверительной написи.
Працівник, відповідальний за формування справ у поточному діловодстві, зобов'язаний підшити всі виконані документи у відповідні справи згідно з номенклатурою.
Документи постійного і довгострокового термінів зберігання (понад 10 років) повинні бути підібрані в хронологічному порядку і підшиті в три-чотири проколи в тверду обкладинку або переплетені. Металеві скріпки із справ видаляються. Листи у справі, крім аркушів з засвідчувальні написами і чистих, повинні бути пронумеровані чорним графітним олівцем або нумератором у правому верхньому кутку. Листи справи, розділеного на томи, нумеруються, але кожного тому окремо. У кінці справи, на окремому аркуші, робиться заверительная напис, в якій вказується кількість містяться у справі листів, дата і підпис особи, нумерованого листи.
Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) оформляються спрощено: можуть зберігатися в швидкозшивачах, аркуші в них не нумеруються, уточнення позначень на обкладинках не виробляється, описи на справи не складаються, облік ведеться за номенклатурою справ.
У процесі групування документів у справи постійного зберігання рекомендується складати внутрішню опис документів, що знаходяться у справі. Внутрішній опис поміщається на початку справи і включає зазначення індексів документів, короткого змісту, дат і номерів аркушів у справі. Листи внутрішнього опису нумеруються окремо, їх кількість в заверительной написи позначається після загальної кількості аркушів справи через знак + (плюс).
Обкладинка при закладі справ оформлюється відповідно до ГОСТ 17914-72 згідно з.
На обкладинках справ постійного, довготривалого і тимчасового термінів зберігання зазначаються:
· Повне найменування організації;
· Найменування структурного підрозділу, де сформувалося справу;
· Індекс справи за номенклатурою справ;
· Заголовок справи за номенклатурою справ:
· Номер тому (якщо справа складається з декількох томів);
дата початку і закінчення справи (датою початку справи вважається дата першого документа, розміщеного у справі, а датою закінчення - дата останнього документа);
· Кількість аркушів у справі, згідно заверительной написи (вказується після закінчення справи), крім справ тимчасового зберігання, документи в яких не нумеруються.
Після закінчення календарного року в оформлення обкладинок справ постійного і довготривалого зберігання (понад 10 років), заведених за номенклатурою справ, вносяться необхідні уточнення:
· Якщо назва структурного підрозділу змінилося або справа передана для закінчення в інший підрозділ, на обкладинці вписується нову назву структурного підрозділу;
· У заголовках справ, що містять розпорядчі документи (накази, вказівки, протоколи) вказуються їх номери;
· Для листування, сформованої у справу з декількох томів, заголовок у кожному томі уточнюється зазначенням кореспондента, території тощо, кожен том датується (число, місяць, рік початку і закінчення томи);
· Якщо в справі є документи - додатки за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, на його обкладинці під датою робиться застереження: "є документи за ..... роки"; з заверительной написи на обкладинку справи виноситься кількість аркушів у справі;
· При внесенні справ в опис на обкладинці справи проставляється номер справи за описом та за погодженням з архівом організації, номер опису і фонду.
Написи на обкладинках справ слід виробляти чітко, світлостійким чорнилом або тушшю. З питань, пов'язаних з оформленням справ. підлягають передачі на державне зберігання, необхідно консультуватися з архівом організації залізничного транспорту.
1.3 Складання описів справ постійного і довготривалого зберігання
Після закінчення календарного року проводиться відбір документів постійного зберігання, які підлягають включенню в опис. Опис складається з річних розділів і являє собою систематизований перелік заголовків та інших необхідних відомостей про склад і зміст справ.
Описи складаються окремо на справи постійного і довгострокового (понад 10 років) зберігання.
Заголовки справ в описах систематизуються відповідно до номенклатури, тобто справи структурних підрозділів вносяться в опис згідно існуючої структури, усередині структурного підрозділу справи систематизуються за ступенем важливості.
У річному розділі опису справи служби ДОП розташовуються на початку опису, громадських організацій - в кінці опису.
Документи по особовому складу систематизуються в опису за алфавітом, хронології, видами документів.
Перехідні справи вносяться в опис того року, в якому вони були розпочаті. У цьому випадку в кінці річних розділів описів кожного наступного року, протягом яких справа тривало діловодством, необхідно вказувати: "Документи з даного році див. також у розділі за .......... рік, № № ... ".
У опис вноситься найменування кожної справи повністю без скорочень і змін.
Кожна справа (тому) має за описом самостійний порядковий номер. Опис справ постійного зберігання структурного підрозділу ведеться з єдиною нумерацією протягом декількох ліг і закінчується за погодженням з архівом організації залізничного транспорту.
Річний розділ опису на справи постійного зберігання структурного підрозділу складається у трьох примірниках, підписується укладачем, узгоджується ЕК структурного підрозділу, розглядається і узгоджується ЕК організації залізничного транспорту і потім затверджується керівником структурного підрозділу.
Опис повинна мати титульний лист, зміст, список скорочених слів, передмову.
Річні розділи описів на справи постійного зберігання структурних підрозділів після передачі справ до архіву, об'єднуються в єдиний зведений річний розділ опису справ постійного зберігання організації залізничного транспорту, які підлягають подальшій передачі на державне зберігання. Річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання організації складається у чотирьох примірниках, розглядається і узгоджується ЕК організації залізничного транспорту, затверджується керівником організації та ЕПК відповідної архівної установи.
Управліннями залізниць за погодженням з відповідними архівними установами можуть представлятися на затвердження ЕПК відповідної архівної установи річні розділи описів на справи постійного зберігання структурних підрозділів після їх узгодження ЕК організації, після цього опису затверджуються керівником структурного підрозділу.
Річний розділ опису на справи з особового складу організації, що передає документи на державне зберігання, друкується в трьох примірниках, підписується укладачем, візується керівником відповідного структурного підрозділу та погоджується з ЕК організації залізничного транспорту. Після узгодження опису ЕК організації залізничного транспорту вона представляється на погодження ЕПК відповідної архівної установи.
Річні розділи описів на справи тривалого зберігання (понад 10 років), а також описів на справи з особового складу організацій, що не передають документи на державне зберігання, друкуються у двох примірниках, підписуються укладачами, візуються керівниками відповідних структурних підрозділів, узгоджуються ЕК організації і, якщо ці документи підлягають передачі на зберігання в архів вищестоящої організації, узгоджуються ЕК вищестоящої організації, а потім затверджуються керівником організації.
Справи тимчасового зберігання враховуються і зберігаються в структурних підрозділах згідно з номенклатурою справ.
Описи справ структурних підрозділів складаються працівником підрозділу, відповідальним за діловодство.
1.4 Оперативне зберігання і використання документів
Справи структурних підрозділів з часу заведення їх до здачі в архів зберігаються канцелярії або спеціально відведених закриваються приміщеннях. Справи встановлюються корінцями назовні у закритих шафах, що оберігають документи від пилу, впливу сонячного світла та забезпечують їх збереження.
Вилучення і видача будь-яких документів зі справ постійного зберігання, як правило, не дозволяється. У виняткових випадках (наприклад, на вимогу судових і слідчих органів) таке вилучення провадиться з дозволу керівника підрозділу з обов'язковим залишенням у справі точної завіреної копії вилученого документа і акта про причини вилучення оригіналу.
Протягом календарного року на видані справи або документи заповнюються картки-заступники. У них вказується структурний підрозділ, номер справи (документа), дата його видачі, кому видано, дата його повернення, розписки в одержанні і прийомі справи (документа).
Видача довідок за документами, зняття з них копій і виписок, винос документів і справ з організації (структурних підрозділів) і передача їх у тимчасове користування проводяться тільки з дозволу керівника організації залізничного транспорту (структурного підрозділу).
Допускається вилучення з справ та видача власникам за їх письмовими заявами з дозволу керівництва організації залізничного транспорту справжніх особистих документів про освіту (дипломів, атестатів), трудових книжок та інших особистих документів, не отриманих свого часу власниками. На місце вилученого особистого документа вкладається довідка або робиться соотвествуюшая відмітка, а при необхідності - знята з вилученого документа копія.
Архів організації залізничного транспорту контролює забезпечення збереження і порядок використання документів постійного, довготривалого зберігання і з особового складу до здачі їх у відповідний архів.
1.5 Передача справ на архівне зберігання
Документи постійного і довгострокового термінів зберігання, закінчені діловодством, підлягають передачі структурними підрозділами в архіви організацій через рік, а документи з особового складу - через п'ять років після завершення їх у діловодстві.
Документи з термінами зберігання до 10 років включно зберігаються в структурних підрозділах і після закінчення встановлених строків зберігання та практичної необхідності знищуються. При ліквідації (реорганізації) організації прийому у відповідні архіви підлягають усі документи незалежно від термінів їх зберігання.
Передача документів до архіву організації проводиться один раз на рік повністю за весь календарний рік.
Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архів оформляє видачу справ у тимчасове користування і контролює їх стан та зберігання.
Разом зі справами до архіву організації передаються реєстраційно-контрольні картки на документи.
При прийомі справ в архів організації звіряються дані описів (індекс, заголовок справи, дати, кількість аркушів) з описом на обкладинці справи і з фактичним змістом документів у справі.
Після прийому справ завідувач архівом організації або його заступник розписується на всіх примірниках річного розділу опису, вказує дату прийому та кількість прийнятих справ. Один примірник річного розділу опису повертається структурному підрозділу.
При реорганізації або ліквідації організації порядок передачі й подальшого використання документів організації передбачається в наказі про її реорганізації та ліквідації. При реорганізації організації її приймач приймає за актом незавершені діловодством справи реорганізується організації та архів. Передача документів ліквідованої організації входить в обов'язки ліквідаційної комісії.
ПОГОДЖЕНО Заступник Керівника Федеральної архівної служби Росії В. А. Еремченко 2 червня 1998р.
Список використовуваної літератури:
· Басаков М.І. Довідник секретаря-референта - Ростов на Дону:
· Вігера А.М. Секретарська справа. - Ростов на Дону: 2003р.
· Сотов П.В., Тихомиров А.М. Діловодство. Зразки документів. Інструкції. Гости. - Москва: Проспект, 1999.
· Кірсанова М. В., Аксьонов Ю. М. Курс діловодства. - Москва; Новосибірськ: ИНФРА-М, 2001.
· Гутгарц Р.Д. Документування управлінської діяльності. - Москва: ИНФРА-М, 2001р.