Федеральне агентство з освіти
Сибірська Автомобільно-Дорожня Академія (СібАДІ)
Кафедра Організації та технології будівництва
Реферат
З дисципліни «Документація управлінської діяльності»
На тему: «Удосконалення діловодства»
Виконала: студентка (ЕУС-07П1)
Барабанова Наталія
Перевірила: доцент Семенова С.М.
Омськ 2009
Зміст
Введення
1. Проектування раціональної системи документообігу
2. Автоматизація роботи з документами
3. Автоматизовані робочі місця
4. Електронні офісні системи
Список літератури
Введення
В даний час для більшості російських державних організацій і комерційних фірм характерна відсутність впорядкованої системи ведення діловодства, незважаючи на те, що саме раціональне і чітко організоване діловодство, визначальне документаційне забезпечення управління організацією, може істотно збільшити ефективність діяльності підприємства. Організація роботи з документами є важливою складовою частиною процесів управління та прийняття управлінських рішень, що істотно впливає на оперативність та якість управління. Процес прийняття управлінського рішення складається з: одержання інформації, її переробки, аналізу, підготовки та прийняття рішення. Всі ці етапи найтіснішим чином пов'язані з документаційного забезпечення управління. Для отримання економічного ефекту, перш за все, важлива якість інформації, яке визначається не тільки її кількістю, а й оперативністю, ступенем складності і вартістю. Якщо на підприємстві відсутня чітка організація роботи з документами, то, як наслідок цього, закономірно поява документів поганої якості як в оформленні, так і в повноті і цінності міститься в них, збільшення термінів їх обробки. Це призводить до погіршення якості управління та збільшення термінів прийняття рішень і числу невірних рішень. Надійність і якість управління залежать від якості та достовірності, оперативності прийому-передачі інформації, правильної постановки довідково-інформаційної служби, чіткої організації пошуку, зберігання і використання документів. Основними завданнями документаційного забезпечення управління є: скорочення інформаційних потоків до оптимального мінімуму, забезпечення спрощення і здешевлення процесів збору, обробки і передачі інформації за допомогою новітніх технологій автоматизації цих процесів. Таким чином, для будь-якої організації життєво важливо постійно вдосконалювати документаційне забезпечення управління, оскільки це прямо впливає на якість прийняття управлінських рішень.
Проектування раціональної системи документообігу
Оптимізація системи документообігу грунтується на положеннях, вироблених, як правило, практикою діловодства та науковою організацією праці, наприклад: виключення зворотного руху документів; однократність перебування документа в одному структурному підрозділі чи в одного виконавця; участь тієї чи іншої інстанції має бути суворо обумовлено необхідністю обробки документа ; різні операції повинні виконуватися паралельно для скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їх виконання; обліково-інформаційні відомості про хід руху і виконання документів, результат контролю та ін слід передавати в службу діловодства за допомогою реєстраційних карток, електронних повідомлень, бездокументних способами (усно, по телефону ), виключав зворотний рух самих документів [6].
Сучасні методики організації документаційного забезпечення як у традиційному, тобто паперовому, варіанті, так ще більше в комп'ютеризованому вимагають чіткої диспетчеризації документів, тобто визначення фіксованих шляхом проходження документів. Це цілком досяжне завдання, так як більшість документів проходять в офісах цілком певні пункти та етапи обробки. Залишається, користуючись Табелем документів як відправною точкою, виявити ці етапи, оцінити їх з точки зору доцільності, необхідності та обов'язковості і закріпити найбільш оптимальний порядок руху документів усередині організації в схемах, що розробляються службою діловодства та його комп'ютеризації та затверджуються керівництвом організації.
У схеми повинні бути включені всі, в тому числі і комп'ютерні, пункти обробки документної інформації і, якщо вони піддаються нормуванню, терміни проходження і обробки документів. Самостійні схеми рекомендується розробляти для різних потоків і категорій документів: вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів по особовому складу та по основній діяльності та ін У ці схеми включаються, як правило, всі етапи створення документів від моменту написання чернетки.
У разі затвердження керівництвом схеми руху документів набувають нормативну силу.
Схеми руху документів повинні передбачати і можливі варіанти руху документів, наприклад коли документ від керівника надходить безпосередньо до виконавця, минаючи всі інші інстанції, або передачу поштових відправлень, що мають позначку «Особисто», безпосередньо зі служби діловодства адресату минаючи всі інстанції та етапи обробки [6 ].
Саме на основі такого підходу проектувалися кращі уніфіковані системи документації, будуються технології проектування комп'ютеризованого документообігу.
Природно, при реальному різноманітті документів, що створюються і обробляються в офісі, подібна робота вимагає досить високого рівня кваліфікації і значних витрат праці і часу. Саме з-за цієї обставини розробка подібних схем традиційних, давно усталених системах управління проводиться рідко, як правило тільки під тиском обставин. Хоча якісь елементи обов'язково присутні в інструкціях і регламентах з документаційного забезпечення окремих видів робіт, наприклад колегіальних органів управління, або специфічних видів документів, наприклад обмеженого доступу, скарг громадян та ін Розробка детальних схем проходження документів стає необхідною при розробці та адаптації комп'ютерної системи автоматизації документообігу.
Автоматизація роботи з документами
Автоматизація діловодства передбачає автоматизацію підготовки документів підприємства, реєстрацію та облік надходять в організацію документів, проходженням внутрішніх документів, а також контроль за їх виконанням.
Хороша організація документообігу допомагає своєчасному проходженню документів по підрозділах організації і рівномірним завантаженням підрозділів та посадових осіб, сприяє ефективному управління підприємства. Автоматизація служб діловодства забезпечує збільшення обсягу виконаної роботи, і зменшення для цього витраченого часу.
Рис.1 Схема автоматизації роботи з документами.
Документообіг організації представлений потоками документів різних категорій, схема руху яких розробляється керівником служби діловодства. Загальна схема автоматизації руху документів в установі представлена на рис.1.
Автоматизовані технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам Інструкції з діловодства установ.
Сучасні системи автоматизації діловодної діяльності та документаційного забезпечення управлінської діяльності підприємств підтримують повний життєвий цикл документа.
Поступив ззовні документ спочатку повинен бути зареєстрований. Після цього документ починає рух по організації. Він потрапляє до посадових осіб, які вирішують хто, що і в який термін повинен зробити по даному документу.
Резолюції накопичуються і деталізуються до тих пір, поки документ не потрапить до виконавців. Після завершення роботи над документом він списується у справу. Далі документ або передається на архівне зберігання, або знищується відповідно до правил архівного зберіганні, прийнятими в організації.
Для прискорення підготовки часто слухає видів документів користуються банком текстових заготовок. Він містить уніфіковані форми (бланки) і тексти документів згідно з Державною системі документаційного забезпечення управління. У них також можуть включатися і повторювані тексти документів, постійні частини в тексті, назви посад, прізвища та адреси постійних авторів і кореспондентів, юридичні текстові формули, що надають документам юридичну силу і правовий характер і т.д. Підготовлений на підставі таких заготовок документ, з необхідними реквізитами, потім відправляється за адресою.
Надходять в організацію, а також вихідні документи підлягають обов'язковій реєстрації (крім копій документів, що надходять для відома та рекламно-вітальних повідомлень). Всі документи організації реєструються централізовано. Виняток становлять організації, що мають територіально відокремлені структурні підрозділи або дуже великий річний звітністю, для автоматизації та реєстрації яких створюється база даних та інформаційно-пошукова система, що дозволяє простежити всі документи установи та місця їх знаходження в даний момент часу, стан і виконання і контроль термінів виконання документів.
Інформаційний пошук в базі документів організації відбувається за допомогою включених до неї реквізитів на відповідній реєстраційній картці реквізиту. Реєстраційна картка-це електронний аналог традиційної реєстраційно-контрольної картки. Реєстраційні картки, впорядковані відповідно до правил документообігу, складають електронний аналог картотеки.
Реєстраційна картка є основною одиницею зберігання в базі даних системи і заводиться в момент реєстрації документа. Заклад реєстраційної картки зводиться до заповнення її реквізитів.
До таких реквізитів відноситься:
ü Вхідний реєстраційний номер і дата документа (дата надходження реєстрованого документа). Цей номер і дата повинні бути зазначені в реєстраційному штампі документа;
ü Номер і дата надходить в реєстрацію документа;
ü Найменування виду документа;
ü Адреса одержувача або відправника (організації, посадової або приватної особи);
ü Кількість аркушів і примірників;
ü Термін виконання документа;
ü Шифр виконавців (підрозділу, на який покладено виконання документа);
ü Зміст документа.
Реквізити «шифр виконавців» і «зміст документа» проставляються на підставі відповідних класифікаторів.
При реєстрації документи ділять на кілька груп, кожна з яких реєструються окремо, тобто має відмінні від інших груп правила формування реєстраційного номера і, як правило, різний набір реквізитів. Зазвичай системами автоматизації діловодства підтримуються три базові групи:
ü Вхідні;
ü Вихідні (і внутрішні);
ü Листи і звернення громадян.
Деякими системами допускається розбиття кожної з груп по загальному тематичною ознакою, ознакою підрозділів або ознакою листування. Кожну з підгруп, у свою чергу, можна розбити на більш дрібні підгрупи і так далі. Розбиття на підгрупи визначається правилами документообігу в організації, а їх склад і правила формування реєстраційних номерів зберігається в системному довіднику групи документів [19].
Реєстрація та облік внутрішніх документів визначаються Інструкцією з діловодства організації.
У міру виконання відповідні документи можуть виводитися з оперативної інформаційної бази і зберігатися в архівній банку документів. Залишаються тільки акти, які мають нормативно-правовий характер.
У цілому, сучасні системи автоматизації діловодства діяльності в тій чи іншій мірі забезпечують:
ü Реєстрацію всієї поступаючої кореспонденції (включаючи листи та звернення громадян);
ü Реєстрацію всієї вихідної кореспонденції і внутрішніх документів організації;
ü Введення резолюції, звітів про виконання, узгодження (візування) документів;
ü Списання документів у справу згідно з прийнятою в організації номенклатури справ;
ü Контроль своєчасного виконання доручень, звернень громадян, організацій, а також резолюцій і вказівок керівництва; перевірку правильності і своєчасності виконання документів;
ü Пошук документів та отримання статистичних звітів по документообігу організації.
Автоматизовані робочі місця
Згідно з Державною системі документаційного забезпечення управління, автоматизація роботи з документами здійснюється з використанням персональних комп'ютерів і автоматизованих робочих місць (АРМ), сформованих на їх основі.
Типове АРМ складається з комп'ютера, підключеного до мережі і має доступ до всіх обчислювальних ресурсів і інформаційних баз документів. Залежно від мережі АРМ може мати доступ до зовнішніх ресурсів та баз даних.
Для об'єднання комп'ютерів в єдиний комплекс використовуються різні лінії зв'язку: кабельні (зв'язок по кабелю типу телевізійного), волоконно-оптичні (зв'язок за гнучким джгута волокон, в якому інформація передається світловими імпульсами) і телефонні (зв'язок по телефонному кабелю).
Кожне автоматизоване робоче місце, а також організація мереж розробляється відповідно до організацією служби діловодства організації і конкретними функціональними обов'язками співробітників. У системі автоматизації діловодства (в залежності від схеми проходження документів) передбачається наявність наступних робочих місць: АРМ керівника служби діловодства; АРМ підготовки проекту документа; АРМ узгодження.
До сучасних технічних засобів автоматизації інформаційно-управлінської діяльності відносяться:
1) персональні комп'ютери, об'єднані в мережі;
2) електронні друкарські машинки;
3) текстообрабативающіе системи;
4) копіювальні машини;
5) комунікаційні засоби, телефонна техніка;
6) засоби для автоматизації введення архівних документів і
пошуку інформації (до них відносяться нетрадиційні носії інформації: магнітні диски і стрічки, мікрофільми, диски з оптичними записами);
7) кошти для обміну інформацією - електронна пошта;
8) відеоінформаційні системи;
9) локальні комп'ютерні мережі;
10) інтегровані мережі установ.
До автоматизованого робочого місця керівника пред'являються наступні вимоги: наявність баз даних, постійно поповнюються оперативної та достовірної інформацією; забезпечення оперативного пошуку необхідної інформації в базі даних; наявність програмних засобів, що регулюють організаційну та адміністративну діяльність, забезпечення оперативного зв'язку з іншими джерелами, забезпечення можливості нагромадження в пам'яті документів та рішень [19].
Основні вимоги до АРМ підготовки проекту документа полягають у наступному: можливості доступу до банку текстових заготовок і автоматизованої інформаційно-пошукової системи; можливості роботи з персональною базою даних і іншими базами даних; можливості ведення діалогу з додатковими джерелами інформації; наявності технічних засобів для друку документів.
Електронні офісні системи
Офісна система - це програмне середовище, орієнтована на спільне, скоординоване використання електронних методів обробки, зберігання і передачі інформації.
Коло задач електронної офісної системи:
1) автоматизація рутинних операцій, зниження (або ліквідація) паперового потоку;
2) організація одночасного доступу до документів різних користувачів;
3) здійснення ефективного пошуку інформації;
4) забезпечення високої швидкості і необхідної якості підготовки документів.
Офісні системи повинні забезпечити ефективне виконання таких функцій:
- Введення, підготовка і редагування документів;
- Реєстрація документів;
- Спільна робота над документами;
- Контроль виконання документів;
- Створення баз даних (зберігання документів);
- Прийом і пересилання документів;
- Систематизація документів, формування справ;
- Підготовка до зберігання і архівне зберігання справ.
Розглянемо кілька характерних офісних систем.
Система автоматизації діловодства і документообігу «Дело»
Система підтримує повний життєвий цикл документа в організації: від його первинної реєстрації до списання в архів. У ній реалізований контроль виконання документів, як на рівні автора резолюції, так і централізований контроль з можливістю формування зведень про виконання контрольних документів, забезпечується автоматичний висновок на друк стандартних журналів, довідок і зведень.
Система включає в себе 2 продукту:
ü «ДЕЛО-Підприємство» - розрахована на багато мережева версія на базі СУБД Oracle або MS SQL 7.0, призначена для автоматизації діловодства в масштабі всього підприємства (установи).
ü «ДЕЛО-Секретар» - повнофункціональна однокористувальницька версія, яка поставляється з СУБД Microsoft Data Engine (MSDE). Призначена для автоматизації діловодства невеликих організацій, у тому числі в рамках розподіленої мережі, що забезпечує обмін електронною поштою на рівні «вихідних-вхідних документів».
Система «Справа» настроюється відповідно до схеми документообігу будь-якого підприємства (враховуючи його організаційну структуру, сферу діяльності, номенклатуру справ і схему доступу до різних документів).
Система електронного документообігу та автоматизації діловодства компанії «Інтертраст»
Система включає в себе 3 продукти:
ü «Діловодство» - комплект баз даних для автоматизації документообігу підприємства. Система забезпечує реєстрацію всіх документів підприємства; контроль документів, резолюцій керівництва, доручень; статистичний аналіз виконавської дисципліни співробітників; автоматичну доставку електронних документів виконавцям; ведення електронного архіву документів.
ü «Малий офіс» - комплект баз даних для автоматизації офісної діяльності малих підприємств. У комплект входять бази даних: Реєстрація документів, Договори, Адреси і телефони, Прайс-лист, Замовлення товарів і послуг, Наради і засідання, Звернення клієнтів, Проекти та заходи, Планування часу, Новини та дискусії, Електронна бібліотека документів. Відділ кадрів, Накази і розпорядження, Зовнішні контакти.
ü «Канцелярія» - система автоматизації документообігу підприємства. Система забезпечує підготовку і зберігання вихідної кореспонденції; підготовку розпорядчої документації; реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції; контроль результатів та термінів виконання документів; контроль переадресації документів по підрозділах сортування і пошук документів формування зведень та звітів [19].
Система автоматизації діловодства, документообігу і управління діловими процесами великих організації на базі DOCS Open і Work Route.
Застосовується для комплексної автоматизації діловодства документообігу та управління діловими процесами, а також для створення електронних архівів великих і середніх організацій.
Використовується поетапне впровадження автоматизованої системи:
- Автоматизація централізованої служби ДОП;
- Автоматизація служб ДОП структурних підрозділів;
-Автоматизація роботи виконавців у структурних підрозділах;
-Автоматизація централізованого архіву.
Система автоматизації конфіденційного документообігу та діловодства «Optima - Workflow».
Система «Optima-Workflow» призначена для автоматизації основних процедур діловодства: створення, обробки, тиражування і зберігання документів, а також для організації конфіденційного документообігу.
Система відстежує і фіксує процес руху документів з урахуванням часу та імені виконавця. У системі підтримуються спеціальні стандарти захисту, використовуються сучасні методи криптографічного захисту та засоби електронного цифрового підпису для захисту від навмисного чи випадкового втручання.
Система управління неструктурованою інформацією підприємства на базі платформи Documentum.
Призначена для роботи з будь-якими типами файлів: текстовими документами, зображеннями, кресленнями, веб-сторінками, аудіо-та відеофайлами, відсканованими зображеннями та ін Окремі програми платформи можна застосовувати спільно будь-яких комбінаціях для вирішення різноманітних завдань управління.
Система ЕМС (Enterprise Content Management управління корпоративним вмістом) впорядковує неструктуровану інформацію, а саме:
ü забезпечує створення, управління, обробку, розповсюдження та архівування інформації будь-якого змісту за
певним користувачем бізнес-правил;
ü встановлює зв'язки між частинами змісту, дозволяючи використовувати одну й ту ж інформацію в різному контексті, версії та форматах;
ü надає можливість інтелектуального аналізу содеожанія інформації, спрощує її публікацію і розповсюдження.
Корпоративна система автоматизації діловодства ВАТ «Російські залізниці»
Діловодство в апараті управління товариства здійснюють з використанням автоматизованої системи «Документообіг», призначеної для автоматизованого обліку, обробки, супроводження та контролю виконання документів. Ефективність інформаційно-пошукової системи досягається за рахунок розробки та застосування класифікаційних довідників: види документів, кореспонденти, виконавці, номенклатура справ. У корпоративної автоматизованої системи, в її пошукових масивах пошук конкретного документа здійснюють за його реквізитами, зокрема за назвою, видом, датою, номером, або за контекстом (По будь-якому слову або фразі, що містяться в заголовку до тексту документа або в анотації). При цьому пошуковий запит може містити будь-яку комбінацію атрибутів тексту.
Контрольна база даних програмного комплексу систематизується по термінах виконання документів, виконавцям, по групах документів, зокрема, акти та доручення вищих органів державної влади, федеральних органів виконавчої влади та інших державних органів, рішення ради директорів і правління, накази, розпорядження, протоколи нарад.
Список літератури
1. Банасюкевич В.Д. Новий типовий перелік / / Діловодство 2001. № 1. С. 32-38
2. Басакіна Н.В. Організація підготовки і передачі на архівне зберігання документів установ різних форм власності / / Секретарська справа 2000. № 3.С.87-90.
3. Бобильова М.П. Питання аналізу документообігу організації в умовах використання автоматизованих систем / / Діловодство 2001. № 1. С. 36-41.
4. Бикова Т.А. Правові вимоги до внутрішніх документів фірми: складання та оформлення положень / / Секретарська справа 2000. № 2. С. 21-25.
5. Вялова Л.М. Організація руху документів / / Секретарська справа 2000. № 2. С.16-20.
6. Галахов В.В. Корнєєв І.К. та ін Діловодство: Зразки, документи. Організація і технологія роботи. Більше 120 документов.-2-е вид., Перераб. і доп. -М: ТК Велбі, Вид-во Проспект, 2005 - 456 с.
7. Еремченко В.А. Про проблему електронних документів / / Секретарська справа 2001. № 3. С. 23-26.
8. Єфімова О.А. Сучасні системи автоматизації діловодства спроба аналізу і класифікації / / Секретарська справа 2000. № 4. С. 23-28.
9. Короткий С. Сучасні технології корпоративного документообігу / / Комп'ютерний тижневик "Компьютерра" 2000. № 3. С. 13-19.
10. Кузнєцов І.М. Діловодство: Навчально-довідковий посібник.-2-е вид., Перераб. і доп .- М.: Видавничо-торгова корпорація «Дашков і До про 
», 2006 - 520 с.
11. Кузнєцов С.Л. Діловодство на комп'ютері: Комп'ютерні технології в діловодстві. М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел - Синтез », 2000 - 232 с.
12. Кузнєцов С.Л. Автоматизація діловодства. Перший етап / / Діловодство 2000. № 1. С. 41-46.
13. Кузнєцов С.Л. Проблема вибору програмного забезпечення для комплексної автоматизації роботи офісу / / Секретарська справа 2000. № 4. С. 23-28.
14. Кузнєцов С.Л. Російські програми комплексної автоматизації діловодства / / Діловодство 2001. № 2. С. 27-32.
15. Кузнєцов С.Л. Прийом і передача документів в автоматизованих системах / / Секретарська справа 2000. № 3. С. 33-39.
16. Кузнєцова Т.В. Діловодство (документаційне забезпечення управління). М., ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел - синтез »2002 - 384 с.
17. Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Як створити інформаційну документальну систему / / Секретарська справа 2000. № 1. С. 42-47.
18. Мисливців А.В., Булавіна Є.Л. Документознавство і діловодство: Навчальний посібник .- Вид. 2-е, перероб. і доп.-М.: ІКЦ «МарТ»; Ростов н / Д видавничий центр «МарТ», 2005 .- 304 с. - (Серії «Бездоганні документи»).
19. Санкіна Л.В. Характерні риси діловодства у фірмах дрібного і середнього бізнесу / / Діловодство, 2001. № 2. С. 18-23.
20. Сокова О.М. Електронне діловодство (Практичний погляд на проблему в реальних умовах) / / Діловодство 2000. № 1. С. 32-37.
21. Сокова О.М. Електронні документи й електронні технології в діловодстві / / Діловодство 2001. № 1. С. 29-34.
22. Стільників П.В., Тихомиров А.М. Діловодство: зразки документів: Інструкції, ГОСТи. - М.: Проспект, 2000-80 с.
23. Шатина Н.В. Складання номенклатури справ / / Секретарська справа 2000. № 1. С. 18-24.
Сибірська Автомобільно-Дорожня Академія (СібАДІ)
Кафедра Організації та технології будівництва
Реферат
З дисципліни «Документація управлінської діяльності»
На тему: «Удосконалення діловодства»
Виконала: студентка (ЕУС-07П1)
Барабанова Наталія
Перевірила: доцент Семенова С.М.
Омськ 2009
Зміст
Введення
1. Проектування раціональної системи документообігу
2. Автоматизація роботи з документами
3. Автоматизовані робочі місця
4. Електронні офісні системи
Список літератури
Введення
В даний час для більшості російських державних організацій і комерційних фірм характерна відсутність впорядкованої системи ведення діловодства, незважаючи на те, що саме раціональне і чітко організоване діловодство, визначальне документаційне забезпечення управління організацією, може істотно збільшити ефективність діяльності підприємства. Організація роботи з документами є важливою складовою частиною процесів управління та прийняття управлінських рішень, що істотно впливає на оперативність та якість управління. Процес прийняття управлінського рішення складається з: одержання інформації, її переробки, аналізу, підготовки та прийняття рішення. Всі ці етапи найтіснішим чином пов'язані з документаційного забезпечення управління. Для отримання економічного ефекту, перш за все, важлива якість інформації, яке визначається не тільки її кількістю, а й оперативністю, ступенем складності і вартістю. Якщо на підприємстві відсутня чітка організація роботи з документами, то, як наслідок цього, закономірно поява документів поганої якості як в оформленні, так і в повноті і цінності міститься в них, збільшення термінів їх обробки. Це призводить до погіршення якості управління та збільшення термінів прийняття рішень і числу невірних рішень. Надійність і якість управління залежать від якості та достовірності, оперативності прийому-передачі інформації, правильної постановки довідково-інформаційної служби, чіткої організації пошуку, зберігання і використання документів. Основними завданнями документаційного забезпечення управління є: скорочення інформаційних потоків до оптимального мінімуму, забезпечення спрощення і здешевлення процесів збору, обробки і передачі інформації за допомогою новітніх технологій автоматизації цих процесів. Таким чином, для будь-якої організації життєво важливо постійно вдосконалювати документаційне забезпечення управління, оскільки це прямо впливає на якість прийняття управлінських рішень.
Проектування раціональної системи документообігу
Оптимізація системи документообігу грунтується на положеннях, вироблених, як правило, практикою діловодства та науковою організацією праці, наприклад: виключення зворотного руху документів; однократність перебування документа в одному структурному підрозділі чи в одного виконавця; участь тієї чи іншої інстанції має бути суворо обумовлено необхідністю обробки документа ; різні операції повинні виконуватися паралельно для скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їх виконання; обліково-інформаційні відомості про хід руху і виконання документів, результат контролю та ін слід передавати в службу діловодства за допомогою реєстраційних карток, електронних повідомлень, бездокументних способами (усно, по телефону ), виключав зворотний рух самих документів [6].
Сучасні методики організації документаційного забезпечення як у традиційному, тобто паперовому, варіанті, так ще більше в комп'ютеризованому вимагають чіткої диспетчеризації документів, тобто визначення фіксованих шляхом проходження документів. Це цілком досяжне завдання, так як більшість документів проходять в офісах цілком певні пункти та етапи обробки. Залишається, користуючись Табелем документів як відправною точкою, виявити ці етапи, оцінити їх з точки зору доцільності, необхідності та обов'язковості і закріпити найбільш оптимальний порядок руху документів усередині організації в схемах, що розробляються службою діловодства та його комп'ютеризації та затверджуються керівництвом організації.
У схеми повинні бути включені всі, в тому числі і комп'ютерні, пункти обробки документної інформації і, якщо вони піддаються нормуванню, терміни проходження і обробки документів. Самостійні схеми рекомендується розробляти для різних потоків і категорій документів: вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів по особовому складу та по основній діяльності та ін У ці схеми включаються, як правило, всі етапи створення документів від моменту написання чернетки.
У разі затвердження керівництвом схеми руху документів набувають нормативну силу.
Схеми руху документів повинні передбачати і можливі варіанти руху документів, наприклад коли документ від керівника надходить безпосередньо до виконавця, минаючи всі інші інстанції, або передачу поштових відправлень, що мають позначку «Особисто», безпосередньо зі служби діловодства адресату минаючи всі інстанції та етапи обробки [6 ].
Саме на основі такого підходу проектувалися кращі уніфіковані системи документації, будуються технології проектування комп'ютеризованого документообігу.
Природно, при реальному різноманітті документів, що створюються і обробляються в офісі, подібна робота вимагає досить високого рівня кваліфікації і значних витрат праці і часу. Саме з-за цієї обставини розробка подібних схем традиційних, давно усталених системах управління проводиться рідко, як правило тільки під тиском обставин. Хоча якісь елементи обов'язково присутні в інструкціях і регламентах з документаційного забезпечення окремих видів робіт, наприклад колегіальних органів управління, або специфічних видів документів, наприклад обмеженого доступу, скарг громадян та ін Розробка детальних схем проходження документів стає необхідною при розробці та адаптації комп'ютерної системи автоматизації документообігу.
Автоматизація роботи з документами
Автоматизація діловодства передбачає автоматизацію підготовки документів підприємства, реєстрацію та облік надходять в організацію документів, проходженням внутрішніх документів, а також контроль за їх виконанням.
Хороша організація документообігу допомагає своєчасному проходженню документів по підрозділах організації і рівномірним завантаженням підрозділів та посадових осіб, сприяє ефективному управління підприємства. Автоматизація служб діловодства забезпечує збільшення обсягу виконаної роботи, і зменшення для цього витраченого часу.
Вхідний документ |
Вихідний документ |
Реєстрація документа |
Облік документа |
Контроль документа |
Зберігання документа |
|
Керівник служби діловодства організації |
Банк текстових заготовок документа |
Підготовка проекту документа |
Узгодження документа |
Рис.1 Схема автоматизації роботи з документами.
Документообіг організації представлений потоками документів різних категорій, схема руху яких розробляється керівником служби діловодства. Загальна схема автоматизації руху документів в установі представлена на рис.1.
Автоматизовані технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам Інструкції з діловодства установ.
Сучасні системи автоматизації діловодної діяльності та документаційного забезпечення управлінської діяльності підприємств підтримують повний життєвий цикл документа.
Поступив ззовні документ спочатку повинен бути зареєстрований. Після цього документ починає рух по організації. Він потрапляє до посадових осіб, які вирішують хто, що і в який термін повинен зробити по даному документу.
Резолюції накопичуються і деталізуються до тих пір, поки документ не потрапить до виконавців. Після завершення роботи над документом він списується у справу. Далі документ або передається на архівне зберігання, або знищується відповідно до правил архівного зберіганні, прийнятими в організації.
Для прискорення підготовки часто слухає видів документів користуються банком текстових заготовок. Він містить уніфіковані форми (бланки) і тексти документів згідно з Державною системі документаційного забезпечення управління. У них також можуть включатися і повторювані тексти документів, постійні частини в тексті, назви посад, прізвища та адреси постійних авторів і кореспондентів, юридичні текстові формули, що надають документам юридичну силу і правовий характер і т.д. Підготовлений на підставі таких заготовок документ, з необхідними реквізитами, потім відправляється за адресою.
Надходять в організацію, а також вихідні документи підлягають обов'язковій реєстрації (крім копій документів, що надходять для відома та рекламно-вітальних повідомлень). Всі документи організації реєструються централізовано. Виняток становлять організації, що мають територіально відокремлені структурні підрозділи або дуже великий річний звітністю, для автоматизації та реєстрації яких створюється база даних та інформаційно-пошукова система, що дозволяє простежити всі документи установи та місця їх знаходження в даний момент часу, стан і виконання і контроль термінів виконання документів.
Інформаційний пошук в базі документів організації відбувається за допомогою включених до неї реквізитів на відповідній реєстраційній картці реквізиту. Реєстраційна картка-це електронний аналог традиційної реєстраційно-контрольної картки. Реєстраційні картки, впорядковані відповідно до правил документообігу, складають електронний аналог картотеки.
Реєстраційна картка є основною одиницею зберігання в базі даних системи і заводиться в момент реєстрації документа. Заклад реєстраційної картки зводиться до заповнення її реквізитів.
До таких реквізитів відноситься:
ü Вхідний реєстраційний номер і дата документа (дата надходження реєстрованого документа). Цей номер і дата повинні бути зазначені в реєстраційному штампі документа;
ü Номер і дата надходить в реєстрацію документа;
ü Найменування виду документа;
ü Адреса одержувача або відправника (організації, посадової або приватної особи);
ü Кількість аркушів і примірників;
ü Термін виконання документа;
ü Шифр виконавців (підрозділу, на який покладено виконання документа);
ü Зміст документа.
Реквізити «шифр виконавців» і «зміст документа» проставляються на підставі відповідних класифікаторів.
При реєстрації документи ділять на кілька груп, кожна з яких реєструються окремо, тобто має відмінні від інших груп правила формування реєстраційного номера і, як правило, різний набір реквізитів. Зазвичай системами автоматизації діловодства підтримуються три базові групи:
ü Вхідні;
ü Вихідні (і внутрішні);
ü Листи і звернення громадян.
Деякими системами допускається розбиття кожної з груп по загальному тематичною ознакою, ознакою підрозділів або ознакою листування. Кожну з підгруп, у свою чергу, можна розбити на більш дрібні підгрупи і так далі. Розбиття на підгрупи визначається правилами документообігу в організації, а їх склад і правила формування реєстраційних номерів зберігається в системному довіднику групи документів [19].
Реєстрація та облік внутрішніх документів визначаються Інструкцією з діловодства організації.
У міру виконання відповідні документи можуть виводитися з оперативної інформаційної бази і зберігатися в архівній банку документів. Залишаються тільки акти, які мають нормативно-правовий характер.
У цілому, сучасні системи автоматизації діловодства діяльності в тій чи іншій мірі забезпечують:
ü Реєстрацію всієї поступаючої кореспонденції (включаючи листи та звернення громадян);
ü Реєстрацію всієї вихідної кореспонденції і внутрішніх документів організації;
ü Введення резолюції, звітів про виконання, узгодження (візування) документів;
ü Списання документів у справу згідно з прийнятою в організації номенклатури справ;
ü Контроль своєчасного виконання доручень, звернень громадян, організацій, а також резолюцій і вказівок керівництва; перевірку правильності і своєчасності виконання документів;
ü Пошук документів та отримання статистичних звітів по документообігу організації.
Автоматизовані робочі місця
Згідно з Державною системі документаційного забезпечення управління, автоматизація роботи з документами здійснюється з використанням персональних комп'ютерів і автоматизованих робочих місць (АРМ), сформованих на їх основі.
Типове АРМ складається з комп'ютера, підключеного до мережі і має доступ до всіх обчислювальних ресурсів і інформаційних баз документів. Залежно від мережі АРМ може мати доступ до зовнішніх ресурсів та баз даних.
Для об'єднання комп'ютерів в єдиний комплекс використовуються різні лінії зв'язку: кабельні (зв'язок по кабелю типу телевізійного), волоконно-оптичні (зв'язок за гнучким джгута волокон, в якому інформація передається світловими імпульсами) і телефонні (зв'язок по телефонному кабелю).
Кожне автоматизоване робоче місце, а також організація мереж розробляється відповідно до організацією служби діловодства організації і конкретними функціональними обов'язками співробітників. У системі автоматизації діловодства (в залежності від схеми проходження документів) передбачається наявність наступних робочих місць: АРМ керівника служби діловодства; АРМ підготовки проекту документа; АРМ узгодження.
До сучасних технічних засобів автоматизації інформаційно-управлінської діяльності відносяться:
1) персональні комп'ютери, об'єднані в мережі;
2) електронні друкарські машинки;
3) текстообрабативающіе системи;
4) копіювальні машини;
5) комунікаційні засоби, телефонна техніка;
6) засоби для автоматизації введення архівних документів і
пошуку інформації (до них відносяться нетрадиційні носії інформації: магнітні диски і стрічки, мікрофільми, диски з оптичними записами);
7) кошти для обміну інформацією - електронна пошта;
8) відеоінформаційні системи;
9) локальні комп'ютерні мережі;
10) інтегровані мережі установ.
До автоматизованого робочого місця керівника пред'являються наступні вимоги: наявність баз даних, постійно поповнюються оперативної та достовірної інформацією; забезпечення оперативного пошуку необхідної інформації в базі даних; наявність програмних засобів, що регулюють організаційну та адміністративну діяльність, забезпечення оперативного зв'язку з іншими джерелами, забезпечення можливості нагромадження в пам'яті документів та рішень [19].
Основні вимоги до АРМ підготовки проекту документа полягають у наступному: можливості доступу до банку текстових заготовок і автоматизованої інформаційно-пошукової системи; можливості роботи з персональною базою даних і іншими базами даних; можливості ведення діалогу з додатковими джерелами інформації; наявності технічних засобів для друку документів.
Електронні офісні системи
Офісна система - це програмне середовище, орієнтована на спільне, скоординоване використання електронних методів обробки, зберігання і передачі інформації.
Коло задач електронної офісної системи:
1) автоматизація рутинних операцій, зниження (або ліквідація) паперового потоку;
2) організація одночасного доступу до документів різних користувачів;
3) здійснення ефективного пошуку інформації;
4) забезпечення високої швидкості і необхідної якості підготовки документів.
Офісні системи повинні забезпечити ефективне виконання таких функцій:
- Введення, підготовка і редагування документів;
- Реєстрація документів;
- Спільна робота над документами;
- Контроль виконання документів;
- Створення баз даних (зберігання документів);
- Прийом і пересилання документів;
- Систематизація документів, формування справ;
- Підготовка до зберігання і архівне зберігання справ.
Розглянемо кілька характерних офісних систем.
Система автоматизації діловодства і документообігу «Дело»
Система підтримує повний життєвий цикл документа в організації: від його первинної реєстрації до списання в архів. У ній реалізований контроль виконання документів, як на рівні автора резолюції, так і централізований контроль з можливістю формування зведень про виконання контрольних документів, забезпечується автоматичний висновок на друк стандартних журналів, довідок і зведень.
Система включає в себе 2 продукту:
ü «ДЕЛО-Підприємство» - розрахована на багато мережева версія на базі СУБД Oracle або MS SQL 7.0, призначена для автоматизації діловодства в масштабі всього підприємства (установи).
ü «ДЕЛО-Секретар» - повнофункціональна однокористувальницька версія, яка поставляється з СУБД Microsoft Data Engine (MSDE). Призначена для автоматизації діловодства невеликих організацій, у тому числі в рамках розподіленої мережі, що забезпечує обмін електронною поштою на рівні «вихідних-вхідних документів».
Система «Справа» настроюється відповідно до схеми документообігу будь-якого підприємства (враховуючи його організаційну структуру, сферу діяльності, номенклатуру справ і схему доступу до різних документів).
Система електронного документообігу та автоматизації діловодства компанії «Інтертраст»
Система включає в себе 3 продукти:
ü «Діловодство» - комплект баз даних для автоматизації документообігу підприємства. Система забезпечує реєстрацію всіх документів підприємства; контроль документів, резолюцій керівництва, доручень; статистичний аналіз виконавської дисципліни співробітників; автоматичну доставку електронних документів виконавцям; ведення електронного архіву документів.
ü «Малий офіс» - комплект баз даних для автоматизації офісної діяльності малих підприємств. У комплект входять бази даних: Реєстрація документів, Договори, Адреси і телефони, Прайс-лист, Замовлення товарів і послуг, Наради і засідання, Звернення клієнтів, Проекти та заходи, Планування часу, Новини та дискусії, Електронна бібліотека документів. Відділ кадрів, Накази і розпорядження, Зовнішні контакти.
ü «Канцелярія» - система автоматизації документообігу підприємства. Система забезпечує підготовку і зберігання вихідної кореспонденції; підготовку розпорядчої документації; реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції; контроль результатів та термінів виконання документів; контроль переадресації документів по підрозділах сортування і пошук документів формування зведень та звітів [19].
Система автоматизації діловодства, документообігу і управління діловими процесами великих організації на базі DOCS Open і Work Route.
Застосовується для комплексної автоматизації діловодства документообігу та управління діловими процесами, а також для створення електронних архівів великих і середніх організацій.
Використовується поетапне впровадження автоматизованої системи:
- Автоматизація централізованої служби ДОП;
- Автоматизація служб ДОП структурних підрозділів;
-Автоматизація роботи виконавців у структурних підрозділах;
-Автоматизація централізованого архіву.
Система автоматизації конфіденційного документообігу та діловодства «Optima - Workflow».
Система «Optima-Workflow» призначена для автоматизації основних процедур діловодства: створення, обробки, тиражування і зберігання документів, а також для організації конфіденційного документообігу.
Система відстежує і фіксує процес руху документів з урахуванням часу та імені виконавця. У системі підтримуються спеціальні стандарти захисту, використовуються сучасні методи криптографічного захисту та засоби електронного цифрового підпису для захисту від навмисного чи випадкового втручання.
Система управління неструктурованою інформацією підприємства на базі платформи Documentum.
Призначена для роботи з будь-якими типами файлів: текстовими документами, зображеннями, кресленнями, веб-сторінками, аудіо-та відеофайлами, відсканованими зображеннями та ін Окремі програми платформи можна застосовувати спільно будь-яких комбінаціях для вирішення різноманітних завдань управління.
Система ЕМС (Enterprise Content Management управління корпоративним вмістом) впорядковує неструктуровану інформацію, а саме:
ü забезпечує створення, управління, обробку, розповсюдження та архівування інформації будь-якого змісту за
певним користувачем бізнес-правил;
ü встановлює зв'язки між частинами змісту, дозволяючи використовувати одну й ту ж інформацію в різному контексті, версії та форматах;
ü надає можливість інтелектуального аналізу содеожанія інформації, спрощує її публікацію і розповсюдження.
Корпоративна система автоматизації діловодства ВАТ «Російські залізниці»
Діловодство в апараті управління товариства здійснюють з використанням автоматизованої системи «Документообіг», призначеної для автоматизованого обліку, обробки, супроводження та контролю виконання документів. Ефективність інформаційно-пошукової системи досягається за рахунок розробки та застосування класифікаційних довідників: види документів, кореспонденти, виконавці, номенклатура справ. У корпоративної автоматизованої системи, в її пошукових масивах пошук конкретного документа здійснюють за його реквізитами, зокрема за назвою, видом, датою, номером, або за контекстом (По будь-якому слову або фразі, що містяться в заголовку до тексту документа або в анотації). При цьому пошуковий запит може містити будь-яку комбінацію атрибутів тексту.
Контрольна база даних програмного комплексу систематизується по термінах виконання документів, виконавцям, по групах документів, зокрема, акти та доручення вищих органів державної влади, федеральних органів виконавчої влади та інших державних органів, рішення ради директорів і правління, накази, розпорядження, протоколи нарад.
Список літератури
1. Банасюкевич В.Д. Новий типовий перелік / / Діловодство 2001. № 1. С. 32-38
2. Басакіна Н.В. Організація підготовки і передачі на архівне зберігання документів установ різних форм власності / / Секретарська справа 2000. № 3.С.87-90.
3. Бобильова М.П. Питання аналізу документообігу організації в умовах використання автоматизованих систем / / Діловодство 2001. № 1. С. 36-41.
4. Бикова Т.А. Правові вимоги до внутрішніх документів фірми: складання та оформлення положень / / Секретарська справа 2000. № 2. С. 21-25.
5. Вялова Л.М. Організація руху документів / / Секретарська справа 2000. № 2. С.16-20.
6. Галахов В.В. Корнєєв І.К. та ін Діловодство: Зразки, документи. Організація і технологія роботи. Більше 120 документов.-2-е вид., Перераб. і доп. -М: ТК Велбі, Вид-во Проспект, 2005 - 456 с.
7. Еремченко В.А. Про проблему електронних документів / / Секретарська справа 2001. № 3. С. 23-26.
8. Єфімова О.А. Сучасні системи автоматизації діловодства спроба аналізу і класифікації / / Секретарська справа 2000. № 4. С. 23-28.
9. Короткий С. Сучасні технології корпоративного документообігу / / Комп'ютерний тижневик "Компьютерра" 2000. № 3. С. 13-19.
10. Кузнєцов І.М. Діловодство: Навчально-довідковий посібник.-2-е вид., Перераб. і доп .- М.: Видавничо-торгова корпорація «Дашков і
11. Кузнєцов С.Л. Діловодство на комп'ютері: Комп'ютерні технології в діловодстві. М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел - Синтез », 2000 - 232 с.
12. Кузнєцов С.Л. Автоматизація діловодства. Перший етап / / Діловодство 2000. № 1. С. 41-46.
13. Кузнєцов С.Л. Проблема вибору програмного забезпечення для комплексної автоматизації роботи офісу / / Секретарська справа 2000. № 4. С. 23-28.
14. Кузнєцов С.Л. Російські програми комплексної автоматизації діловодства / / Діловодство 2001. № 2. С. 27-32.
15. Кузнєцов С.Л. Прийом і передача документів в автоматизованих системах / / Секретарська справа 2000. № 3. С. 33-39.
16. Кузнєцова Т.В. Діловодство (документаційне забезпечення управління). М., ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел - синтез »2002 - 384 с.
17. Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Як створити інформаційну документальну систему / / Секретарська справа 2000. № 1. С. 42-47.
18. Мисливців А.В., Булавіна Є.Л. Документознавство і діловодство: Навчальний посібник .- Вид. 2-е, перероб. і доп.-М.: ІКЦ «МарТ»; Ростов н / Д видавничий центр «МарТ», 2005 .- 304 с. - (Серії «Бездоганні документи»).
19. Санкіна Л.В. Характерні риси діловодства у фірмах дрібного і середнього бізнесу / / Діловодство, 2001. № 2. С. 18-23.
20. Сокова О.М. Електронне діловодство (Практичний погляд на проблему в реальних умовах) / / Діловодство 2000. № 1. С. 32-37.
21. Сокова О.М. Електронні документи й електронні технології в діловодстві / / Діловодство 2001. № 1. С. 29-34.
22. Стільників П.В., Тихомиров А.М. Діловодство: зразки документів: Інструкції, ГОСТи. - М.: Проспект, 2000-80 с.
23. Шатина Н.В. Складання номенклатури справ / / Секретарська справа 2000. № 1. С. 18-24.