Інформаційна підтримка керівника

Оскільки люди в основному схильні вважати, що чутки виходять з джерел, що заслуговують довіри, керівництво фірм часто користується цією обставиною, розповсюджуючи з їхньою допомогою відомості, які з тих чи інших причин не можуть бути віддані офіційному розголосу. У той же час необхідно мати на увазі, що довірою до чуток користуються і учасники конфліктів, що бажають несумлінними засобами схилити навколишніх на свою сторону.
Інформація може бути також класифікована по обсягу, джерелам, зросту, засобам передачі і розповсюдження.

1.3. Характеристика інформаційних потоків в організації.

Потік інформації характеризується кількома параметрами [4 c. 317]:
· Формою подання;
· Обсягом в одиницю часу (інтенсивністю);
· Максимальною інтенсивністю;
· Затримками в передачі;
· Надмірністю;
· Дублюванням;
· Нестабільністю;
· Похибкою.
Етапи руху інформації.
Рух інформації від відправника до одержувача складається з декількох етапів. На першому відбувається її відбір, що може бути випадковим або цілеспрямованим, вибірковим або суцільним, запропонованим або ініціативним, довільним або що засновується на певних критеріях і т.п.
На другому етапі відібрана інформація кодується, тобто вливається в ту форму, в якій вона буде доступна і зрозуміла одержувачу, наприклад, письмову, табличну, графічну, звукову, символічну тощо, і відповідно підбирається подібний засіб її передачі - усний , письмовий, за допомогою різного роду штучних сигналів, умовних знаків. Вважається, що при передачі інформації, особливо важливої, не варто обмежувати одним каналом - повідомлення по можливості краще дублювати, не зловживаючи, однак, укладанням по кожному приводу документів, інакше потік паперів може "захлеснути".
На третьому етапі відбувається передача інформації, а на четвертому її отримання, сприйняття одержувачем, декодування, тобто розшифровка, і осмислення.
Зворотній зв'язок та перешкоди.
Відправник будь-якої інформації завжди чекає, що одержувач якимось чином на неї відреагує і донесе до нього цю реакцію, іншими словами, встановить з ним зворотний зв'язок. Таким чином, зворотний зв'язок - є сигнал, що направляється одержувачем інформації відправнику, в якому підтверджується факт отримання повідомлення і характеризується ступінь розуміння (або нерозуміння) в ньому інформації.
В ідеалі зворотний зв'язок повинен бути свідомий, а тому плануватися заздалегідь, перетворюватись в оптимальну форму, відповідну ситуації, можливості сприймання партнером (а не власній вигоді), встановлюватися без зволікання, в відповідь на конкретний сигнал (особливо, якщо про неї просять) і характеризуватися доброзичливістю. Сигналами свідомого зворотнього зв'язку при усній передачі інформації бувають уточнення, перифраз, узагальнення, вираження почуття. Оскільки такі сигнали можуть бути достатньо слабкими, то за реакцією партнерів потрібно уважно спостерігати.
Стала зворотний зв'язок дозволяє істотно підвищити надійність обміну інформацією і хоча б частково уникнути її втрат і перешкод (додаток 1) викривляють її сенс. До таких перешкод, перш за все, відносяться стереотипи, тобто стійкі думки з приводу людей і ситуацій, що дозволяють судити про них по асоціації. Пристрастю до стереотипів може страждати як відправник інформації, мак і її одержувач, тому при здійсненні комунікацій необхідно переконатися у реальному розумінні партнерами суті проблеми, а не обмежуватися традиційним питанням "як зрозуміли?», На який звичайно в кожному випадку відповідають позитивно.
Найчастіше інформація спотворюється через те, що відправник і одержувач мають різний статус, положення, упереджено ставляться один до одного або до того, про що або про кого йде мова. Звичайно, подібний підхід "до добра» не доводить, і його потрібно рішуче переборювати, критикувати, але доброзичливо сприймаючи надходять відомості.
Повідомлення може не сприйматися із-за відсутності інтересу до нього, нерозуміння його важливості. Цей інтерес слід розвивати, доводячи до відома партнера вигоди, які він може мати, поставившись до інформації належним чином, і втрати, пов'язані з її ігноруванням.
Перешкодою обміну інформацією можуть служити і «технічні неполадки». До них, перш за все, відноситься різне розуміння символів, за допомогою яких інформація передається, викликане відмінностями в утворенні, спеціальності, кваліфікації, національними особливостями, або слабким знанням мови.
Часто вербальна, тобто передана за допомогою слів, інформація спотворюється невербальним «доважком», які також можуть по тим або іншим причинам сприйматися неоднозначно.
Нарешті, викривлення або втрата інформації відбувається під впливом фізіологічних і психологічних причин: втоми, слабкої пам'яті, забудькуватості, неуважності партнерів, їхньої ліні.
Комунікації між рівнями і підрозділами.
Інформація переміщається всередині організації з рівня на рівень у рамках вертикальних комунікацій. Вона може передаватися по низхідній, тобто з вищих рівнів на нижчі. Таким шляхом, підлеглим рівням управління повідомляється про поточні завдання, зміну пріоритетів, конкретних завданнях, які рекомендуються процедурах і т.п.
Крім обміну по спадній, організація потребує комунікаціях по висхідній. Передача інформації з нижчих рівнів на вищі може помітно впливати на продуктивність.
Комунікації між різними відділами (підрозділами). На додаток до обміну інформацією по низхідній або висхідній організації потребують горизонтальних комунікаціях. Організація складається з безлічі підрозділів, тому обмін інформацією між ними потрібний для координації завдань і дій. Керівництво має домагатися, щоб спеціалізовані елементи працювали спільно, просуваючи організацію в потрібному напрямку.
Наприклад, у сфері роздрібної торгівлі регіональні керуючі збутом можуть періодично зустрічатися для обговорення загальних проблем, координації стратегії збуту та обміну інформацією про продукцію. В обміні інформацією з горизонталі часто беруть участь комітети чи спеціальні групи.
Додаткові вигоди від комунікацій по горизонталі полягають у формуванні рівноправних відносин. Доведено, що такі відносини є важливою складовою задоволеності працівників організації [11 с. 188].
Комунікації керівник-підлеглий. Деякі з численних різновидів обміну інформацією між керівником і підлеглим зв'язані з проясненням завдань, пріоритетів і очікуваних результатів; забезпеченням залучення до вирішення завдань відділу; обговоренням проблем ефективності роботи; досягненням визнання і винагородою з метою мотивації; вдосконаленням та розвитком здібностей підлеглих ; зі збором інформації про назріваючу чи реально існуючу проблему; оповіщенням підлеглого про прийдешню зміну, а також отриманням відомостей про ідеї, вдосконалення і пропозиції.
Комунікації між керівником і робочою групою. Комунікації з робочою групою в цілому дозволяють керівникові підвищити ефективність дій групи. Оскільки в обміні беруть участь всі члени групи, кожний має можливість поміркувати про нові завдання та пріоритети відділу, про те, як слід було б працювати разом, про майбутні зміни і можливі їх наслідки для цього й інших відділів, про недавні проблеми і досягнення, пропозиції раціоналізаторського характеру .
Крім того, іноді робоча група збирається без керівників для обговорення проблем, удосконалень чи насуваються. Як зазначено вище, такі відносини рівності можуть сприяти підвищенню задоволеності співробітників своєю роботою.
Неформальні комунікації. Канал неформальних комунікацій можна назвати каналом розповсюдження чуток. Чутки "витають біля автоматів з охолодженою водою, по коридорах в їдальнях і в будь-якому іншому місці, де люди збираються групами" [11 c. 189]. Оскільки по каналах чуток інформація передається набагато швидше, ніж по каналах формального повідомлення, керівники користуються першими для запланованої витоку і поширення певної інформації чи відомостей типу то між нами ".
Приписувана чутками репутація неточної інформації зберігається до сьогоднішнього дня. Тим не менш дослідження показують, що інформація, передана каналами неформального повідомлення, тобто чутки, частіше виявляється точною, а не перекрученою.

Глава 2. Характеристика інформаційного забезпечення в діяльності менеджера.

2.1. Кодування інформації.

Код - це комбінація букв і цифр. Кодування інформації використовується для спрощення процедур обробки, стабілізації розміру окремих повідомлень, скорочення обсягу відомостей.
Кодування - це заміна загальноприйнятого уявлення реквізиту на систему умовних позначень.
Використовувані системи кодів економічної та технологічної інформації класифікують за:
· Кількості знаків (однорозрядні і багаторозрядних);
· Системі побудови (порядкові, серійні, позиційні, спеціальні);
· Формою подання (цифрові, алфавітні, алфавітно-цифрові) [4 с. 322].
При порядкової системі шифровка здійснюється за допомогою натурального ряду чисел. Ця система найбільш проста, але доцільна тільки при невеликому розмірі класифікаційного масиву. При серійному коді сукупність можливих ознак реквізиту ділять на групи, кожній з них відводять частина натурального ряду чисел. Позиційну (десяткову) систему кодування застосовують при шифровці інформаційних характеристик, що містять кілька характеристик ознаки, кожен з яких має свою групу десяткових розрядів шифру.
Вибір системи кодування враховує особливості процедур обробки масивів за гіпнотізіруемому ознакою, обсягом робіт з кодування, частоті появи окремих ознак. Основними параметрами, що враховуються при розробці кодів, є максимальне число знаків, максимальна логічність, резервування, пов'язання з відповідними кодами інших рівнів управління і підприємств-партнерів.

2.2. Безпека інформації.

Проблеми забезпечення інформаційної безпеки стають все більш складними і концептуально значущими в зв'язку з масовим переходом інформаційних технологій в управлінні на безпаперову автоматизовану основу.
Термін «інформаційна безпека» має різні визначення, загального або приватного властивості, проте всі вони пов'язують безпеку саме з її захистом в комп'ютерних інформаційних системах.
У Російському законодавстві на національному рівні політика інформаційної безпеки регулюється насамперед Конституцією РФ і поруч федеральних законів, основні з яких наступні: «Про безпеку» від 5.03.1992 р., «Про державну таємницю» від 21.07.1993 р. зі змінами та доповненнями від 6.10.1997 р. та ін
Постановою Уряду РФ встановлено перелік відомостей, які не можуть бути віднесені до комерційної таємниці. До них відносяться:
· Установчі документи (рішення про створення підприємства, договір засновників, статут);
· Документи, що дають право займатися підприємницькою діяльністю (реєстраційне посвідчення, ліцензії, патенти);
· Відомості за встановленими формами звітності про фінансово-господарської діяльності та інші дані, необхідні для перевірки правильності обчислення і сплати податків та інших обов'язкових платежів в державну бюджетну систему);
· Документи про платоспроможність;
· Відомості про чисельність, склад працюючих, їхню заробітну плату і умови праці, а також про наявність вільних робочих місць;
· Документи про сплату податків та обов'язкових платежів;
· Відомості про забруднення навколишнього середовища, порушення антимонопольного законодавства, недотримання безпечних умов праці, реалізації продукції, що завдає шкоди здоров'ю населення, а також інші порушення законодавства та розміри заподіяного при цьому шкоди;
· Відомості про участь посадових осіб підприємства в кооперативах, малих підприємствах, об'єднаннях та інших організаціях, які займаються підприємницькою діяльністю.
У КК РФ введено поняття «комп'ютерні злочини», яке передбачає неправомірний доступ до комп'ютерної інформації, створення та використання шкідливих програм, порушення правил експлуатації ЕОМ або їх систем.
Ймовірними загрозами інформаційній базі підприємства видаються такі:
· Несанкціонований доступ;
· Перехоплення інформації в каналах зв'язку;
· Крадіжка документів;
· Знищення (випадкове / свідоме) інформації;
· Помилки в роботі персоналу;
· Руйнування інформації вірусами;
· Помилки в програмах обробки даних;
· Відключення електроживлення;
· Фальсифікація повідомлень;
· Несанкціонована модифікація інформації.
Система захисту інформації являє собою комплекс організаційних, технічних, технологічних та інших засобів, методів і мір, що знижують уразливість інформації і перешкоджають несанкціонованому доступу до інформації, її витоку або втрати.
Система захисту інформації повинна відповідати таким вимогам:
1) на стадії проектування повинна бути створена система управління та коригування;
2) об'єднати всередині себе законодавчі, технічні та організаційні способи захисту;
3) витрати на захист повинні бути менше, ніж сума можливого збитку від витоку інформації;
4) не повинна створювати додаткові труднощі в управлінні підприємством;
5) забезпечувати захист від усіх реальних загроз.
З точки зору захищеності всю управлінську інформацію поділяють на сім класів:
1) наявність розвиненої служби безпеки;
2) наявність повного набору механізмів захисту на декількох щаблях;
3) захист при великій кількості суб'єктів та об'єктів, що мають доступ до інформації;
4) захист електронної передачі даних;
5) захист розподілених інформаційних мереж;
6) захист локальних інформаційних мереж;
7) мінімальні вимоги до захищеності.
Систему управління можна вважати захищеною, якщо всі операції виконуються у відповідності зі строго визначеними правилами, що забезпечують безпосередню захист об'єктів, ресурсів і операцій.
Загроза розкриття полягає в доступності інформації конкурентам, що може призвести до економічних втрат організації.
Втрата цілісності полягає у порушенні частини інформації, що призводить до втрати корисності всього масиву даних.
Безпека інформації забезпечується комплексом спеціальних заходів за правилами використання, доступності з боку персоналу, процедур комп'ютерної обробки.
Заходами захисту можуть стати:
· Перевірка достовірності інформації;
· Контроль доступу в приміщення;
· Поділ повноважень;
· Шифрування цифрового підпису на повідомленнях;
· Використання біометричних характеристик для контролю;
· Застосування електронних карт;
· Використання антивірусного захисту;
· Контроль цілісності інформації;
· І т.п.
Власники відповідної інформації визначають необхідну ступінь її захищеності і тип системи, способи і засоби захисту, виходячи із цінності інформації, розміру збитку від її втрати або витоку і вартості захисного механізму.
У невеликих організаціях з невеликим обсягом інформації, що підлягає захисту, найбільш доцільні й ефективні найпростіші методи її захисту (організація охорони будівлі, призначення та навчання службовця, що працює з цими документами, введення зобов'язань для співробітників про нерозголошення цінних відомостей тощо) [5 с. 290].
У великих організаціях зі складною структурою і значними обсягами інформації, що підлягає захисту, формуються комплексні системи захисту інформації, що характеризуються багаторівневим побудовою і ієрархічним доступом до інформації.
Влітку 2006 року компанія SN Safe & Software оголосив про випуск нового продукту Safe'n'Sec Enterprise, який призначений для багатоцільовий захисту корпоративних мереж великих підприємств та корпорацій від зовнішніх і внутрішніх загроз і вразливостей. В даний час новинка проходить тестування на базі декількох великих російських підприємств [12 c. 63].

2.3. Контроль інформаційного забезпечення на підприємстві.

Контроль інформації забезпечує у багатьох випадках «живучість» підприємства. Достовірність даних - це, в кінцевому рахунку, доходи і втрати. Виходячи з цього, система управління вибудовує сукупність процедур контролю та перевірки точності даних.
Автоматичний контроль інформації виконується на всіх етапах її отримання та переробки. Для цієї мети використовують систему логічних умов і спеціальних обчислювальних процедур. До них відносяться: перевірка на логічність появи; відповідність макету структури даних; збереження обсягу відомостей та ін
При зберіганні і переробці даних основними способами контролю служать:
· Дублювання (повторення процедур запису та алгоритмів обчислень, після чого проходить зіставлення результатів);
· Відстеження контрольних сум (за окремими записами та масиву даних у цілому обчислюється контрольна арифметична сума всіх реквізитів, яка перевіряється після кожного етапу перезапису);
· Перевірка макета даних (за окремими реквізитами уточнюється необхідне число знаків, інтервал припустимого значення).

2.4 Автоматизована система підтримки управлінських рішень.

Інформаційні системи формуються як інтегровані системи, що підтримують всі напрямки діяльності підприємства, включаючи фінанси, виробництво, збут, постачання, складське господарство, транспортні перевезення, сервісне обслуговування і проектні роботи. Інформаційна система дозволяє відстежувати критичні параметри при оцінці діяльності підприємства.
Цілісна система інформаційної підтримки фінансових рішень має три рівні: аналіз, облік, управління і планування. Вона включає фінансовий, податковий, звітний календарі, в яких фіксуються щоденні фінансові операції і представляються структуровані дані підсумкового аналізу. Складовими частинами системи є:
· Головна книга;
· Рахунки дебіторів;
· Рахунки кредиторів;
· Управління грошовими коштами;
· Фінансові плани;
· Розподіл витрат;
· Фінансові звіти;
· Основні засоби.
Крім перерахованих вище структурних елементів системи слід виділити блоки окремих підсистем, що входять і доповнюючих єдину систему, в яку входять:
1. Підсистема «виробництво» об'єднує блоки:
v управління виробництвом і його планування;
v облік витрат;
v специфікація виробів;
v планування потреби в потужностях.
При багатоланковим виробництві ця підсистема дозволяє вести управління серійним випуском виробів, відслідковувати роботу кожного підрозділу підприємства.
2. Підсистема «постачання» забезпечує супровід рішень з планування та управління складськими операціями. Підсистема пов'язує збут, постачання та складське господарство і включає:
v управління продажами;
v управління закупівлями;
v управління запасами;
v управління партіями товарів.
3. Підсистема «транспорт» дозволяє підтримувати експедиторські та транспортні рішення. Вона включає модулі:
v управління замовленнями на транспортування і зберігання;
v визначення оптимальних маршрутів;
v облік автотранспорту;
v облік паливно-мастильних матеріалів;
v розрахунок вартості послуг транспортування;
v планування потреби в матеріалах.
4. Підсистема «управління проектом» орієнтована на підтримку управлінських рішень при розробці нової техніки. Ця підсистема включає засоби управління великими довгостроковими інвестиційними проектами, починаючи з попередньої оцінки бюджету і закінчуючи оцінкою всього комплексу виконаного проекту:
v мережне планування (планування та коригування графіка виготовлення продукції за стадіями виконання проекту);
v управління конструкторськими даними (підтримання системи проектно-конструкторських розробок, внесення змін, відстеження зроблених змін при виготовленні);
v бюджетування проекту (розробка та аналіз планового бюджету проекту на всіх стадіях від появи ідеї до отримання досвідченого зразка готового виробу);
v оперативно коригувати виріб під вимоги замовників.
5. Підсистема «сервіс» призначена для підтримки рішень з управління сервісними послугами, перед-і післяпродажного і спеціального обслуговування. Вона забезпечує:
v виконання регламентних робіт;
v планово-попереджувальні заходи;
v ремонт і усунення несправностей;
v гарантійний ремонт.
Підсистема «сервіс» включає також:
v модулі управління профілактичним обслуговуванням і поточного ремонту (формування графіка робіт, підготовка замовлень на обслуговування, розрахунок витрат);
v управління договорами на обслуговування;
v розробку графіків обслуговування і ремонту (планування зайнятості персоналу, підготовка оперативних завдань на ремонт, визначення пріоритетів замовлень);
v аналіз витрат.
6. Підсистема «управлінський контроль» забезпечує керівників узагальненою інформацією про діяльність підприємства. Вона складається з блоків:
v аналіз показників діяльності (розрахунок та аналіз показників за напрямами діяльності);
v моніторинг показників (відстеження змін показників, їх значення відносно критичним рівням, наочне представлення даних);
v ретроспективний аналіз і прогнозування.
Підсистема забезпечує підготовку звітів за типовими і спеціальним формам.
Інформаційна система спирається на сучасні програмні продукти та сучасні засоби обчислювальної техніки. Вона створюється за допомогою мов програмування четвероного покоління, операційних систем, таких як UNIX та Windows. Ідеологія побудови управлінських інформаційних систем забезпечує максимальну гнучкість при розширенні функціональних можливостей, інваріантність по відношенню до використовуваних інтерфейсів і баз даних. З широко поширених локальних комп'ютерних систем слід виділити:
· Системи бухгалтерського обліку «1С», «Фінанси без проблем», «Парус», «Супербухгалтерія», «Турбобухгалтер»;
· Системи правового забезпечення «Гарант», «ІНЕКО»;
· Системи підтримки робочих місць керівника «Директор», «Керівник архіву», «Проектувальник», «суперменеджерів»;
· Системи підтримки документообігу підприємства «АТЛАНТ», «Діловодство».
Малими інтегрованими системами є: Concorde XAL, Exact, NC-2000, Platinum, PRO / MIS, Scala, SunSistems, «Бос-корпорація»; середніми інтегрованими системами - JD Edwards, MFG-PRO, SyteLine (SYMIX); великими інтегрованими системами - SAP R / 3, BAAN, Oracle Aplication, BPCS.
Протягом 1980-2005 рр.. інформаційно-комунікаційні технології стали істотним чинником реформування ТНК США.
Загальна вартість обладнання та програмного забезпечення, використовуваного американськими фірмами для обробки даних, на 2004 р. перевищила 1333 млрд долл. [8 с. 101]
Можна виділити кілька підтипів інформаційних систем, що використовуються американськими ТНК для підвищення ефективності своєї фінансово-господарської діяльності.
Системи аналізу та підтримки прийняття рішень (САППР) - комп'ютерні інформаційні системи комплексного управління підприємством (ERP), що дозволяють оцінювати різні варіанти розвитку найбільш значущих для діяльності компанії показників.
В одній з найбільших у світі авіакомпаній - United Airlines - проект реалізації інформаційної системи припускав впровадження системи класу САППР. Компанія United Airlines щодня виконує 3400 рейсів, а 41 технічний центр обслуговування компанії United Airlines розташований у багатьох регіонах світу. Більш ніж п'ятитисячний технічному персоналу постійно потрібен доступ до різноманітної інформації для ремонту та обслуговування літаків в найкоротші терміни. Рішенням було створення єдиної інтерактивної корпоративної бази технічних даних, яка отримала назву «Енциклопедія літаків». «Енциклопедія» була реалізована на базі стандартних засобів внутрішніх інформаційних ресурсів компанії і передбачала широке застосування мережі Internet як платформи для обміну даними.
У базу були зібрані навчальні матеріали для інженерів, каталоги запасних частин, інформація про замовлення на купівлю додаткового обладнання, а також внутрішня технічна інформація та інструкції. Впровадження системи в компанії United Airlines зайняло менше року; за оцінками самої компанії проект окупився досить швидко. Пізніше керівництвом компанії United Airlines було оголошено про подальші плани щодо інтеграції «Енциклопедії літаків» в єдину корпоративну систему електронного документообігу [8 с. 102].
Модифікацією систем аналізу та підтримки прийняття рішень є інформаційні системи керівника ІСР. Основними характеристиками якої є: можливість підготовки зведених звітів, збір даних щодо параметрів; доступ до широкого вибору зовнішніх і внутрішніх баз даних: можливість представлення інформації в графічному вигляді.
Одна з перших ІСР з'явилася в Lockheed-Georgia Company. Спочатку система була встановлена ​​тільки на комп'ютери дуже вузького кола вищого керівництва. Система дозволяла демонструвати передбачуваним замовникам інформацію про продукцію компанії, проводити презентації, представляти керівництву поточні результати фінансово-господарської діяльності. До другої половини 1980-х рр.. було встановлено вже 710 терміналів, а сама система дозволяла отримувати оперативну та аналітичну інформацію не тільки членам вищого керівництва компанії, але також і більшості керівників середньої ланки [8 с. 103].
У 1990-х рр.. керівництвом компанії Welch Allyn (один з найбільших світових постачальників медичних діагностичних інструментів) було прийнято рішення про впровадження єдиної ІСР для всіх керівників вищої та середньої ланки у всіх відділеннях.
Система була виконана на базі програмного комплексу компанії - розробника Comshare. У результаті в компанії Welch Allyn була створена система комплексної фінансової звітності. Система була націлена на вирішення комплексу завдань з автоматизації взаємин із замовником. У результаті впровадження інформаційної системи керівника в компанії Welch Allyn було досягнуто підвищення ефективності роботи фінансових служб і підрозділів з продажу та маркетингу [8 с. 103].
Системи класу CRM використовуються для автоматизації управління взаєминами із замовниками (СУВЗ). Три основні цілі застосування СУВЗ: аналітичне забезпечення діяльності підрозділів продажів і маркетингу, оперативне управління контактами з замовниками, організація безпосередньої участі замовника в здійсненні виробничих процесів, результатом яких є вироблені товари і послуги. Такі проекти американських ТНК в області інформаційних систем організації інтелектуального аналізу даних (Сіада).
Цікавий приклад впровадження Сіада на підприємствах автомобільного гіганта, компанії Ford у 2001 р. Розробником і постачальником стала американська SAS. У рамках проекту впровадження Сіада були успішно вирішені наступні завдання: виявлення загальних закономірностей поведінки покупців автомобілів Ford, аналіз покупців з точки зору їх лояльності марки Ford, визначення цільових аудиторій для 200 щорічно здійснюваних маркетингових програм.
Складність реалізації проекту полягала у значному обсязі даних, накопичених в компанії з більш ніж 33 млн покупців (загальний обсяг інформації - 1,6 терабайт). Першими позитивними результатами впровадження цієї Сіада стало скорочення часу обробки та обміну новими даними в чотири рази, а також помітне спрощення процедури пошуку та аналізу необхідних даних. Це дозволило збільшити обсяги здійснюваної аналітичної роботи і підвищити якість випущених інформаційних матеріалів для підрозділів продажів і маркетингу Ford [8 с. 104].
Незважаючи на те, що інформаційні системи повинні сприяти позитивному розвитку бізнесу, на практиці в Росії дуже часто виявляється навпаки: підприємства витрачають великі гроші на придбання і впровадження системи, але не отримують очікуваного ефекту. «За підрахунками самих розробників, в російських організаціях до середини 2001 р. у фірми SAP з 200 інсталяцій системи R3« працювало »тільки 110, а у фірми Baan це співвідношення становило 44 до 21» [13 с. 139].
На думку Г.А. Шепталіна причини невдач проектів впровадження ІС [13 c. 139]:
- Неуважність керівництва до проекту (40%);
- Відсутність чітких цілей проекту (17%);
- Неформалізованность бізнес-процесів на підприємстві (14%);
- Неготовність підприємства до змін (12%);
- Нестабільність законодавства (6%);
- Корупція на підприємствах (5%);
- Низька кваліфікація кадрів на підприємстві (4%);
- Недостатнє фінансування проектів (2%).

Глава 3. Заходи щодо організації ефективного інформаційного забезпечення

3.1. Характеристика служби інформаційного забезпечення управління

3.2. Оцінка організації інформаційних потоків

Для оцінки організації інформаційних потоків використовують кілька шляхів:
1. Формалізований вивчення. Кожен документ являє собою сукупність реквізитів, на основі чого будується інформаційна модель, виявляються дублювання і надмірність.
2. Експертна оцінка. За допомогою спеціальних анкет виконується оцінка документів, повідомлень персоналом.
3. Статистична оцінка. Сукупність однотипних документів узагальнюється за фактичними показниками: часу руху, насиченості, стабільності і т.п.
4. "Запуск пташки». За оцінюваному інформаційного потоку запускається контрольний документ. По ньому контролюється графік руху, склад виконуваних робіт.
5. Накопичення «збоїв». Виявляється статистика помилок і збоїв за термінами в потоках інформації.
Групою економічного аналізу ФГУП «ХЗ« Планта »було проведено дослідження ступеня задоволеності підприємств Уральського регіону інформаційним забезпеченням. В анкетуванні брали участь 28 підприємств.
Ступінь задоволеності інформаційним забезпеченням служб опитуваних підприємств було оцінено за 5-бальною шкалою. 50% респондентів відповіли, що їхні служби добре забезпечені інформацією, 46,5% респондентів задоволені інформаційним забезпеченням своєї служби і 3,5% респондентів недостатньо задоволені інформаційним забезпеченням (іллюстр. матеріал 4).
Оцінка відповідності інформаційного потоку об'єктивної дійсності і кількість сторонньої інформації також давалися за 5-бальною шкалою. У результаті групи респондентів, які відзначають відповідність змісту інформаційного потоку з невеликими неточностями і в рівній мірі присутність точної і неточної інформації, розділилися порівну і склали відповідно по половині опитаних.
Присутність сторонньої інформації та створення перешкод в інформаційному потоці відзначають 14,3% респондентів. Постійна наявність сторонньої інформації відзначають 39,3% респондентів. На епізодичне присутність сторонньої інформації вказують 42,8% опитуваних. 36% респондентів вказують на повну відсутність сторонньої інформації в інформаційному потоці (іллюстр. матеріал 5).
Підприємства застосовують різні види носіїв інформації. 93% підприємств використовують паперові носії інформації, 32% - магнітні. 78% - електронні (іллюстр. матеріал 6). На багатьох підприємствах паралельно використовуються декілька носіїв інформації.
Аналіз задоволеності інформаційним забезпеченням служб опитуваних підприємств залежно від виконуваних ними функцій не дозволив отримати однорідну картину.
Результат оцінки потреби надходження інформації показав, що надходження інформації через рівні проміжки часу задовольняє 11% респондентів, надходження інформації по мірі виникнення необхідно 32% опитаних, а 57% респондентів відзначають необхідність надходження інформації в режимі реального часу (іллюстр. матеріал 7).
Відомо, що підприємства використовують кілька каналів передачі даних, як у зовнішньому середовищі, так і у внутрішній, тому респонденти вказували кілька варіантів відповідей. У результаті 46,4% опитаних вказали, що користуються послугами кур'єра, 64,3% - послугою поштового зв'язку. Телефоном для передачі даних користуються 85,7%, цей канал до сих пір залишається найбільш поширеним, радіозв'язок для передачі інформації використовують 28,6%, факс - 82,1%. Електронну пошту застосовують 75% респондентів, а локальну мережу для обміну інформацією використовують 71,4% підприємств (іллюстр. матеріал 8).
67,9% респондентів вказали, що управлінські рішення приймаються згідно з чіткою процедурою, затвердженою на підприємстві, а 32,1% респондентів відзначають, що кожен керівник підрозділу «проштовхує» свої рішення самостійно за хаотичної схемою.
При цьому серед фахівців тих підприємств, на яких управлінські рішення приймаються згідно з чіткою процедурою, можливість затвердження документа за день відзначають 21,1% респондентів, шанс затвердження документа за два дні відзначають 26,3% респондентів, протягом трьох днів документ затверджується на думку 36 , 8% опитаних, протягом чотирьох днів - 10,5% опитаних і 5,3% - п'ять і більше діб (іллюстр. матеріал 9). Серед фахівців тих підприємств, на яких управлінські рішення «проштовхують» по хаотичної схемою, 34% респондентів вказують, що необхідно затратити три дні на затвердження документа, 10% респондентів витрачають чотири дні на затвердження рішення і понад п'ять днів витрачають на затвердження документа 56% респондентів (іллюстр. матеріал 9). Таким чином, простежується залежність ефективності управлінських рішень і швидкості їх прийняття від ефективної організації інформаційного обміну.
Ефективність інформаційних потоків, їх організація, а також завантаженість інформаційних каналів безпосередньо залежать від кількості замкнутих зв'язків (зв'язки з суміжними підрозділами), що припадають на підрозділи підприємства. Відомо, що якщо на структурний підрозділ припадає більше семи замкнутих зв'язків, то знижується ефективність його роботи через перевантаження великим обсягом інформації.
20% респондентів вказують на одну замкнуту зв'язок, що припадає на їхній підрозділ, більше 2-3 замкнутих зв'язків відзначають 12% респондентів, понад 4-5 замкнутих зв'язків - 16% і 52% опитаних зазначають, що на їхній підрозділ доводиться більше 7 замкнутих зв'язків ( ілюстрації. матеріал 10).

3.3. Висновки і пропозиції

Висновок

Інформація - це дані, що несуть у собі новизну і корисність. Інформація - це основна умова конкурентної спроможності організації.