Стівен Брегг (Steven Bragg), фінансовий консультант компанії Ernst & Young, фінансовий директор чотирьох компаній
Коли є система прогнозування грошових потоків, то можна визначити, що найближчим часом очікуються труднощі з грошима, і зробити кроки з метою мінімізації проблем. У цій статті ми розглянемо різні методи контролювання грошового потоку, що передбачає не тільки прискорення процедури обробки платіжних документів, а й більшу увагу у всіх сферах діяльності до скорочення потреб компанії в грошових коштах. Конкретні поради наступні:
Уникайте ранньої оплати. Хоча це здається очевидним, але відділ кредиторської заборгованості час від часу буде передчасно платити постачальникам. Це може статися тому, що бухгалтери ввели стандартний інтервал оплати у комп'ютери й не переглядають регулярно рахунки постачальників: чи не змінилися терміни оплати.
Уникайте інженерних змін у проекті. Якщо дозволяється вносити невеликі зміни в вироблену в даний час продукцію, то це, ймовірно, призведе до того, що деякі комплектуючі, які використовувалися в старому проекті, для нового проекту не знадобляться. Якщо не подбати про використання всіх старих комплектуючих, перш ніж переходити до модернізованому продукту, то буде відбуватися поступове накопичення на складі частин, які не можна використовувати, що збільшує інвестиції компанії в запаси. З цієї причини, приріст вартості, отриманий в результаті змін проекту, повинен доводити свій явна перевага над додатковими витратами на запаси.
Не переповнюйте розподільну мережу. Одним із способів стимулювання ненормально високих продажів є пропозиція покупцям особливо вигідних умов і, таким чином, демпінгова продаж їм додаткових партій товарів. Однак така практика, в кінцевому рахунку, обернеться проти самої компанії, оскільки протягом деякого часу в покупців не буде потреби знову купувати товари цієї компанії, що призведе до скорочення продажів у майбутньому. Що стосується розглянутої нами теми, то ця проблема особливо важлива, якщо покупцям запропонована відстрочка платежу в обмін на їхню згоду відразу забрати товар. Поступаючи так, компанія значно збільшує суму грошових коштів, яка необхідна для фінансування набагато більшого залишку дебіторської заборгованості.
Проводьте своєчасну вивірку банківських рахунків. Команда керуючих може виявити, що їй доводиться вишкрібати залишки грошей, якщо звіти банку та компанії про кошти значно розходяться з-за затримок з вивірянням банківських рахунків. Щоб уникнути цього, можна проводити вивірку банківських рахунків кожен день через онлайнове з'єднання з базою даних банку або, принаймні, проводити вивірку відразу після отримання звіту від банку.
Усувайте надлишкові рахунку. Більшість банківських рахунків не приносить відсотка на вкладені гроші, тому наявність більше одного рахунку означає, що додатковий обсяг грошей розмазується по дуже багатьом рахунками. Усуваючи потребу в додаткових рахунках і, по можливості, консолідуючи їх, можна зменшити обсяг невикористовуваних грошових коштів у системі.
Усувайте помилки при виставленні рахунків. Будь-яка помилка у виставленому рахунку може привести до значної затримки його оплати покупцем, поки проблема не буде виявлена і виправлена. Щоб уникнути цього, бухгалтерії слід скласти реєстр всіх виявлених помилок і доручити робочій групі внести зміни в процедуру виставлення рахунків, щоб усунути ці помилки у майбутньому.
Підвищуйте точність прогнозування продажів. Якщо прогнози, на яких заснований виробничий план, неточні, то висока ймовірність того, що будуть спостерігатися періоди перевиробництва товарів, що призведе до надмірних запасах, які треба фінансувати протягом довгого часу, поки запаси не будуть розпродані. Цю прогнозну помилку можна скорегувати, отримавши прямий доступ до прогнозів клієнтів компанії; таким чином, плановики зможуть бачити, якими будуть ймовірні рівні попиту. Можна також використовувати виробничу систему «точно вчасно», де основний упор зроблений на виробництво на замовлення, а не за прогнозом (хоча це не завжди можливо). Як мінімум, слід порівнювати прогнози продажів зі звітами про минулі продажі, як по клієнтах, так і по товарах, щоб побачити, чи мають прогнози будь-яку історичну обгрунтованість і проаналізувати ті, які характеризуються найбільшими відхиленнями.
Подовжуйте терміни оплати постачальникам. Якщо кілька ключових постачальників вимагають, щоб компанія платила в дуже короткі терміни, то це може сильно скоротити обсяг наявних у компанії грошових коштів. Слід попросити постачальників провести переговори з цими постачальниками про подовження термінів оплати, можливо ціною згоди на більші обсяги закупівель або трохи вищі ціпи. Якщо така домовленість досягнута, то постачальники повинні повідомити про це бухгалтерію, інакше вона як і раніше буде платити в спочатку встановлені, короткі терміни, які введені в систему рахунків дебіторської заборгованості і будуть автоматично використовуватися для всіх майбутніх платежів, якщо не проведена їх ручна заміна.
Доручайте зовнішнім виконавцям функції, що вимагають значних витрат грошових коштів («аутсорсинг»). Деякі види діяльності, наприклад, комп'ютерний сервіс, вимагають значних інвестицій у капітальне обладнання. Щоб уникнути подібних витрат, ці функції можна передати постачальнику, що не тільки запобігає додаткові інвестиції в активи, але і дозволяє компанії продати деякі з наявних активів, можливо, тому постачальнику, який бере на себе ці функції. Це зазвичай буває довгостроковим рішенням, оскільки передача будь-якої функції зовнішнім виконавцям вимагає грунтовного планування такої передачі.
Скорочуйте зайві закупівлі. Надмірно активний відділ постачання може купувати товари у великих кількостях, що суворо обумовлено в короткостроковому плані, на тій підставі, що він не хоче виписувати кілька закупівельних ордерів на малі партії, коли досить одного ордера, що економить значну час роботи персоналу. Ці великі покупки можуть вести до істотного перевитрати грошей. Хорошим способом уникнути цієї проблеми є інвестування в систему управління матеріалами, типу планування потреби в матеріалах (material requirements planning, MRP), коли система точно вказує, які матеріали купувати, і може навіть виписувати необхідні закупівельні ордера. Можна також оцінювати роботу постачальників, виходячи з числа оборотів запасів сировини і матеріалів, що буде концентрувати їх увагу на тому, щоб не робити великих закупівель, в яких немає необхідності.
Продавайте основні засоби. Бухгалтерія повинна регулярно переглядати повний список основних засобів, щоб побачити, чи немає там тих, які більше не використовуються і тому можуть бути продані. Хоча це завдання слід покласти на начальників підрозділів, так як збереження грошових коштів не є однією з їхніх основних завдань, і тому вони зазвичай не звертають уваги на старі активи. Способом вирішення цієї проблеми посадових обов'язків є оцінка діяльності начальників підрозділів, виходячи з їх рентабельності активів. Якщо робити саме так, то вони постійно будуть працювати над зменшенням бази активів, за яку вони відповідають, що призведе до зростання тенденції перетворення старих активів на гроші.
Продавайте застарілі запаси. Бухгалтерам слід підготувати звіт, що показує, які позиції товарно-матеріальних запасів не використовувалися в останнім часом, або які позиції настільки надмірними, що не будуть обрані протягом довгого часу. Маючи цю інформацію, відділ постачання може зв'язатися з постачальниками, щоб продати її назад якісь матеріали або отримати кредити під майбутні закупівлі.
Посилювати кредит покупцям. Якщо залишок дебіторської заборгованості представляється непропорційно великим, або якщо частка прострочених дебіторських рахунків є надмірна, тоді зменшуйте обсяг кредиту, наданого окремим покупцям. Однак це може відбитися на темпі зростання корпорації, якщо її стратегія припускає збільшення продажів за рахунок використання доступного кредиту. Вдосконалюйте процедури, які відображаються на грошових коштах. Весь процес прийняття клієнтського замовлення, створення продукту, його доставки, напрями рахунку і отримання платежу може бути надмірно детальним і тривалим. Якщо він ведеться неналежним чином, то надходження грошей після отримання клієнтського замовлення буде сильно затягнуто. Щоб уникнути цієї проблеми, слід періодично переглядати весь процес з метою мінімізувати час, необхідний для отримання грошей в кінці процесу. Наприклад, можна уникнути часу очікування в чергах, коли замовлення чекають обробки у вхідних осередках службовців, шляхом концентрації як можна більшої кількості операцій в руках одного виконавця (це називається центр обробки). Іншою можливістю є заміна окремих частин існуючої системи новою технологією, наприклад, використання централізованої бази даних по замовленнях, що відстежує проходження замовлень через систему.
Використовуйте систему планування виробництва. Будь-яка система планування виробництва буде значно оптимізувати проходження сировини та матеріалів через виробничі потужності. Відповідно, будь-яка компанія, зайнята виробництвом, повинна вкладати кошти в систему планування потреби в матеріалах (material requirements planning, MRP), планування виробничих ресурсів (MRP II) або «точно вчасно». Хоча ці системи мають різні базові концепції та методи роботи, всі вони приведуть до зниження рівнів запасів. При належній установці, система «точно вчасно» є особливо ефективною в досягненні цього результату.
Ключовим моментом попередніх пунктів є те, що сприятливі можливості для управління грошовими коштами є в усіх сферах діяльності компанії, включаючи фінанси, бухгалтерський облік, виробництво, збут, маркетинг та проектування. Таким чином, управління грошима не слід розглядати як виняткову зону відповідальності фінансового відділу та бухгалтерії.
Функція управління грошовими коштами є дуже важливою і заслуговує самого уважного ставлення з боку фінансового директора, оскільки брак грошей може в короткі терміни привести до різкої зупинки роботи компанії. Процес управління грошовими коштами базується на детальному і безперервному прогнозуванні грошових потоків, яке повинно регулярно зіставлятися з фактичними результатами для того, щоб проаналізувати і підвищити точність усього процесу. Тільки таким чином компанія може передбачити масштаби і час настання грошових проблем і докласти зусиль для їх своєчасного вирішення.