Ім'я файлу: Менеджмент для_гр._ОМПС[2015] (Autosaved).docx
Розширення: docx
Розмір: 289кб.
Дата: 19.01.2021
скачати
Тема 6. Контрольна функція менеджментуРозширення: docx
Розмір: 289кб.
Дата: 19.01.2021
скачати
Поняття контролювання та його місце в системі управління.
Контроль – це одна з функцій менеджменту, це управлінська діяльність, завданням якої є кількісна і якісна оцінка й облік результатів роботи організації.
Контроль – це процес забезпечення досягнення цілей організації за допомогою оцінки й аналізу результатів діяльності, оперативного втручання у виробничий процес і прийняття коригуючих дій.
Контроль є підсумковим етапом управлінської діяльності, що дозволяє зіставити досягнуті результати із запланованими.
Поняття "контроль в управлінні" необхідно розглядати в трьох основних аспектах:
як систематичну й конструктивну діяльність керівників і органів управління, одну з управлінських функцій, тобто контроль як діяльність;
як підсумкову стадію процесу управління, серцевиною якої є механізм зворотного зв'язку;
як складову процесу розробки, прийняття й реалізації управлінських рішень, що безперервно бере участь у цьому процесі від його початку до завершення.
Основна метаконтролю – в забезпеченні виконання управлінських рішень, успішному здійсненні завдань, а також у запобіганні можливих помилок.
У функції контролю входять:
– збір, обробка й аналіз інформації про фактичні результати господарської діяльності всіх підрозділів фірми;
– порівняння їх із плановими показниками;
– виявлення відхилень і аналіз причин цих відхилень;
– розробка заходів, необхідних для досягнення намічених цілей.
Завдання контролю розділяються на загальні й конкретні. Конкретні
завдання поширюються тільки на якусь певну сторону діяльності об'єкта (фінанси, дотримання трудового законодавства, вірогідність звітних даних), а загальні – всебічна діяльність об'єктів, які контролюються.
Основними завданнямиконтролю є:
– визначення фактичного стану об'єкта або його частини в цей момент часу;
– прогнозування стану й поведінки об'єкта і його частини на певний майбутній період часу;
– зміна стану й поведінки об'єкта або його частини так, щоб при зміні зовнішніх умов у припустимих межах були забезпечені необхідні й оптимальні значення характеристик об'єкта або його частини;
– завчасне визначення місця й причин відхилень значень характеристик об'єкта від заданих (тих, що передбачалися);
– збір, передача, обробка інформації про стан об'єкта;
– забезпечення стійкого стану об'єкта при досягненні критичних значень характеристик об'єкта.
Об'єкт контролю – це те, що перевіряється або хто перевіряється. Усередині підприємства об'єктом контролю є всі, без винятку, виробничі процеси. Контролюються технологічні процеси, якість продукції, витрати сировини й матеріалів, інструменти, використання основних виробничих фондів, дані з продуктивності праці й заробітній плати, поставках матеріалів і устаткування, реалізації продукції.
Суб'єктомконтролю може бути група людей або організація, що наділена відповідними повноваженнями.
Предметконтролю – це стан і поведінка об'єкта управління. Предметом контролю таких об'єктів, як об'єднання, підприємство, організація, структурний підрозділ або їхні окремі частини й елементи, є їхня діяльність відповідно до встановлених законів, норм, правил, рішень, доручень, тобто певний стан об'єкта контролю на конкретну дату [6-9].
За характером відносин суб'єкта й об'єкта контролю, тобто між тими, хто контролює й кого контролюють, розділяють контроль внутрішній і зовнішній.
Привнутрішньомуконтролі – суб'єкт і об'єкт контролю функціонують у межах однієї системи: вище керівництво компанії й менеджери всіх рівнів управління.
Внутрішні користувачі звітної інформації переслідують такі цілі, як: – визначення потреби у фінансових ресурсах; – оцінка правильності прийнятих раніше інвестиційних рішень і ефективність структури капіталу;
внесення коректувань у планові показники;
розробка й реалізація політики дивідендів; – проведення структурної реорганізації фірми.
Призовнішньому – суб'єкт відособлений, діє автономно, незалежно від об'єкта. До зовнішніх суб'єктів контролю відносять акціонерів, власників й кредиторів (тих, хто забезпечує фінансування фірми), податкові органи, законодавчі органи й урядові організації, аудиторські фірми, консультанти з фінансових питань, фондові біржі, інформаційні агентства, союзи підприємців, юристи й ін.
Види управлінського контролю.
Фінансові ресурси. Важливим засобом попереднього контролю фінансових ресурсів є бюджет, що також дає змогу виконувати функцію планування. Бюджети встановлюють граничні значення витрат і не дозволяють таким чином якому-небудь відділу або організації загалом вичерпати всі свої наявні засоби.
Поточний контроль здійснюється безпосередньо у процесі виконання робіт. Його об'єктом є підлеглі співробітники, а власне контроль традиційно проводять безпосередні начальники.
Поточний контроль не здійснюється одночасно з виконанням самої роботи. Він ґрунтується на визначенні фактичних результатів, одержаних після проведення роботи, спрямованої на досягнення бажаних цілей. З метою здійснення поточного контролю апаратові управління необхідний зворотний зв'язок — це дані про отримані результати. Найпростішим прикладом зворотного зв'язку е повідомлення начальника підлеглим про те, що їх робота незадовільна, якщо він бачить, що вони допускають помилки.
Системи зворотного зв'язку дають змогу керівництву виявити багато непередбачених моментів і скорегувати свою лінію поведінки так, щоб запобігти відхиленням організації від найефективнішого шляху до поставлених перед нею завдань.
Усі системи зі зворотним зв'язком:
мають характер ланцюгів;
використовують зовнішні ресурси;
перетворюють зовнішні ресурси для внутрішнього використання;
стежать за значними відхиленнями від намічених цілей;
корегують ці відхилення з метою забезпечення досягнення цілей.
Заключний контроль здійснюється після закінчення роботи або якщо завершився відведений на цю роботу час. За допомогою такого виду контролю керівництво організації отримує інформацію, потрібну для планування у разі, коли аналогічні роботи передбачається проводити в майбутньому.
Етапи процесу контролювання.
Процес контролю реалізується в декілька етапів:
1.Визначення стандартів і критеріїв. Стандарт — це офіційний державний або нормативно-технічний документ галузі, підприємства, що визначає характеристики вимог, яким повинен відповідати певний вид продукції; критерій - показник, за яким оцінюють якість роботи, продукції тощо. Загальноприйнятими щодо них є такі вимоги: обмеженість у часі, конкретність, реальність, можливість прогнозування показників і результатів.
2.Оцінювання виконання. Полягає у з’ясуванні відповідності кількості та якості робіт, продукції, загального стану суб’єкта встановленим стандартам, загальноприйнятим нормам і критеріям. Потребує залучення відповідних ресурсів, спеціальних контрольних засобів та приладів; може здійснюватися централізовано і децентралізовано.
3.Порівняння досягнутих результатів з установленими стандартами. Його здійснюють у декілька етапів: встановлення масштабу допустимих відхилень; вимірювання результатів; передача і поширення інформації про конкретні результати; оцінка інформації про отримані результати.
4.З'ясування необхідності коректив. Від ефективності процедур на цьому етапі залежить подальше функціонування організаційної системи та її окремих елементів. Здійснюється на основі обґрунтованих висновків щодо відповідності чи невідповідності робіт, продукції встановленим стандартам. У разі виявлення невідповідності виникає потреба у коригуванні (усунення недоліків, зміна стандартів тощо), що є завданням функції регулювання.
Ефективність контролю залежить від таких чинників: об'єктивність критеріїв і стандартів, які б забезпечували реальні можливості людей та справедливість контролю; якісне інформування про стан контрольованих об’єктів і процесів; уникнення прискіпливого контролю; використання методів матеріального стимулювання за дотриманням встановлених критеріїв, досягнення запланованих результатів; впровадження інформаційно-управлінської системи контролю; надання особливої уваги контролю виробничих процесів.
Принципи і цілі функції контролювання.
Контроль для менеджера – це те, що дозволяє утримувати працівників у певних рамках. Але це не зовсім так. Контроль–це процес забезпеченнядосягнення організацією своєї мети. Процес контролю складається із встановлення стандартів, вимірювання фактично досягнутих результатів і коригування у тому випадку, коли досягнуті результати суттєво відрізняються від встановлених стандартів.
Функція контролю – це здатність управління виявити проблеми і відповідно скоригувати діяльність організації до того, як ці проблеми переростуть у кризу. Будь-яка організація, безумовно, здатна вчасно фіксувати свої помилки і виправляти їх до того, як вони зашкодять досягненню мети організації.
Контроль – одне з найважливіших управлінських завдань. Єдине із завдань, що вище рангом, – це постановка або узгодження мети. Потрібно зазначити: якщо не доводити мету до своїх підлеглих, то й нема що контролювати. Це стосується не тільки контролю за результатом, а й контролю за процесом, причому останній слід здійснювати особливо уважно. Контроль не користується любов'ю, і це об'єднує як контролерів, так і тих, кого контролюють. Як тільки в тролейбусі з'являється контролер, артеріальний тиск піднімається навіть у тих, у кого є квитки.
Контроль не може диктуватися підозрою. Він визначається скоріше передбачливістю і турботою, виходячи з того, що помилки властиві людям, і при розумному підході більшість людей досягає позитивних результатів. Контроль повинен відзначати добре виконану роботу, яка дуже часто залишається непоміченою.
Широта контролю. Контроль – це дуже важлива і складна функція управління. Одна з найважливіших особливостей контролю, яку слід враховувати в першу чергу, полягає в тому, що контроль повинен бути узагальнюючим. Контроль не може залишатися прерогативою виключно менеджера, призначеного "контролером", і його помічників. Кожен керівник, незалежно від свого рангу, повинен здійснювати контроль як невід'ємну частину своїх посадових обов'язків, навіть якщо йому це ніхто спеціально не доручав. Контроль є фундаментом процесу управління. Ні планування, ні створення організаційних структур, ні мотивацію не можна розглядати у відриві від контролю. Контроль за результатами служить поліпшенню, а в ідеальному випадку – оптимізації трудового процесу. Ви виявляєте, чи було досягнуто поставленої мети, і вносите необхідні корективи.
Будь-яке формування мети і планування ефективні лише настільки, наскільки ефективні реалізація та завершальний контроль за виконанням. Контроль дає можливість підвищити мотивацію праці (відчуття успіху) і дає поштовх для нової постановки питань і проблем.
Контроль як функція самоменеджменту охоплює три завдання:
обмірковування фізичного стану. Що досягнуто до моменту здійснення контролю?
порівняння запланованого з досягнутим. В якій мірі досягнута поcтавлена мета? Які відхилення мають місце?
коригування за встановленими відхиленнями. Час, тривалість і регулярність контролю значною мірою залежать від завдань, які виконуються, і поставленої мети.
Система контролю та умови її ефективного фукнкціонування.
Система контролю — система, до якої належать суб'єкт, об'єкт та засоби контролю, що взаємодіють як єдине ціле у процесі визначення завдань, їх виконання, вимірювання, оцінювання стану об'єкта контролю та досягнутих результат/в, розроблення заходів коригуючого впливу.
Кожну систему контролю слід проектувати у такий спосіб, щоб вона виконувала не лише інформаційно-вимірювальні функції, а й аналітикокоригуючі. Проектування системи контролю передбачає: — визначення завдання контролю (досягнення цілей через моніторинг стану об'єкта управління);
визначення об'єкта і предмета контролю (який будуть контролювати і за якими параметрами);
визначення суб'єкта контролю (хто контролює і які повноваження він має для прийняття коригуючих дій);
вибір типу контролю (лінійний, функціональний, операційний);
вибір засобів контролю (яким чином оцінюють стан об'єкта контролю і як інформують про це суб'єкта контролю);
визначення межі відхилень, з огляду на яку слід здійснювати коригуючі дії;
визначення типових коригуючих дій, які можуть бути застосовані до об'єкта контролю в разі його відхилення від заданих параметрів (особливо якщо система контролю автоматизована).
Ефективна система контролю дає змогу успішно керувати фірмою і регулювати її діяльність. Характеристиками ефективної системи контролю є: точність і достовірність, своєчасність, економічність, гнучкість, обґрунтованість критеріїв і їх множинність, об'єктивність, стратегічна спрямованість, зв'язок із винагородою, орієнтованість на людський фактор.
Достовірність і точність інформації. Часто менеджери приймають рішення, що ґрунтуються на недостовірній або неточній інформації, яка здебільшого надходить від підлеглих і є способом приховання недоліків власної роботи й уникнення покарань. Таке явище має місце за відсутності взаєморозуміння між керівником та підлеглими. Ефективна система контролю має запобігати надходженню недостовірної інформації, використовуючи для цього як систему покарань, так і альтернативні інформаційні канали. Однак найкращим способом усунення цієї проблеми є формування відповідної організаційної культури.
Своєчасність контролю. За своєчасного виявлення недоліків у роботі проблему можна ліквідувати, не допустивши кризових ситуацій. Але своєчасність не означає поспішність. Залежно від характеру проблем контроль можна успішно здійснювати і на основі інформації, яка надходить з установленою періодичністю. Важливо визначити, які інтервали часу є допустимими для забезпечення керованості процесу. Досвідчений менеджер завжди знає, як визначити проміжні точки, на яких він зосередить контрольні дії. Протяжність у часі між цими точками доцільно вибирати з таким розрахунком, щоб виявити можливі відхилення на ранній стадії. Для менеджерів нижчого рівня цей інтервал є меншим, для вищого — більшим. Але в разі різких відхилень інформацію слід миттєво передавати особі, уповноваженій приймати рішення про коригування процесу.
Економічність контролю. Означає, що витрати на створення та впровадження системи контролю мають бути меншими, ніж вигода від її застосування. Значні витрати на придбання технічних засобів контролю, збільшення кількості осіб, які контролюють, і числа перевірок не є гарантією того, що ефективність контролю зросте. Більше того, служби контролю, справно повідомляючи про результати перевірок, відволікають керівника від нагальних завдань і навіть можуть мати зворотний ефект — сформувати у працівників фірми думку, що їм не довіряють, і викликати в них протидію, що негативно вплине на ефективність управління.
Гнучкість системи контролю. Передбачає її здатність швидко адаптуватися до змін і внести у систему контролюючих дій необхідні корективи. Наприклад, після аварії на Чорнобильській АЕС попередній контроль харчових продуктів при їх подальшій переробці обов'язково включає радіологічну пробу.
Обґрунтованість критеріїв контролю і їх множинність. Полягає у чіткому роз'ясненні виконавцям завдання. Досягнення мети фіксується за певними кількісними чи якісними критеріями. Якщо критерії необґрунтовані, то існує ймовірність того, що у виконавців виникатимуть сумніви щодо доцільності їхньої роботи. Це зумовить приховування реального стану речей від керівника. Однак кількість критеріїв, за якими контролюється стан об'єкта управління, має дати цілісну його картину. Особливо це стосується параметрів якості продукції фірми. Якщо хоча б деякі з них не відповідатимуть вимогам споживачів, то обсяги продажу суттєво скоротяться. Тому ефективний контроль має передбачати множинність критеріїв.
Об'єктивність контролю. Результати контролю мають якомога точніше відображати ситуацію, особливо коли незначні відхилення від параметрів можуть суттєво вплинути на кінцевий результат, провокуючи ефект «снігової кулі». Наприклад, якщо контролер у звіті вкаже, що кількість рекламацій на якість продукції майже не змінилась, то менеджер вирішить, що справи на фірмі йдуть як завжди. Якщо ж вкаже, що рекламацій надійшло на 1,2% більше, то це свідчитиме про погіршення її роботи і менеджеру слід вживати невідкладних заходів. Якщо ж кількість рекламацій зменшилась на 1,2%, то вжиті заходи були правильними і їх необхідно закріпити.
Об'єктивність контролю полягає також у тому, що його результати мусять мати однакові наслідки (як позитивні, так і негативні) для всіх, чию роботу перевіряли, незалежно від їхнього статусу в організації.
Стратегічна спрямованість контролю. Передбачає, що система контролю не може бути надто вузькою або ж занадто зосередженою на кількісних показниках. Вона повинна функціонувати таким чином, щоб створювати в організації сприятливі умови для реалізації її головних, стратегічних завдань. Наприклад, підхід до оцінювання знань студентів з певної дисципліни лише за результатами підсумкового іспиту налаштовує їх на те, щоб за всяку ціну (в тому числі й за допомогою шпаргалки) відповісти на запитання екзаменаційного білета. І дуже часто додаткові запитання, які дають змогу виявити, чи є знання студента системними, залишаються без відповіді. За такого підходу взаємини між викладачем та студентом не налаштовують на здобуття і засвоєння знань. Тому доцільно організувати навчальний процес так, щоб підсумкове оцінювання ступеня засвоєння дисципліни охоплювало роботу на семінарських заняттях, самостійне виконання індивідуальних практичних завдань, відвідування занять протягом навчального семестру, ініціювання студентом вивчення проблемних питань з дисципліни і, нарешті, осмислену відповідь на іспиті. Лише за такого підходу студенти можуть стати фахівцями, здатними творчо мислити і самостійно вирішувати проблеми, що виникатимуть у процесі їхньої практичної діяльності.
Зв'язок із винагородою. Контроль має бути не лише адміністративним важелем у руках керівника, а й підкріплюватися системою мотивацій. Особливо це важливо для підсумкового контролю.
Орієнтованість на людський фактор. Система контролю повинна брати до уваги індивідуальність виконавця — особисті якості, статус в організації, зв'язки у колективі. Вона мусить бути об'єктивною, доброзичливою, не перетворюватися на систему тотального стеження за всіма, не погіршувати морально-психологічного клімату в колективі. Надмірний контроль матиме дисфункціональні наслідки для фірми, оскільки формуватиме в ній атмосферу недовіри. Тому багато сучасних менеджерів, створюючи систему контролю, прагнуть вводити у неї якомога більше елементів самоконтролю. Зокрема, якщо відхилення в роботі об'єкта управління незначні, то підлеглі можуть самостійно виправити становище, не повідомляючи про це керівника. Така позиція менеджера дасть йому змогу не відволікатись на дрібниці, скоротити кількість рішень, а підлеглим — виявити свої здібності. Проте тривала відсутність контролю може погіршити ситуацію, оскільки може сприйматися як байдуже ставлення керівника до фірми і підлеглих. Часто контроль стає початком ділового спілкування керівника і підлеглого, що сприяє довірі, а значить, і партнерській взаємодії.
Отже, система контролю має бути чітко регламентованою. Водночас вона не повинна бути жорсткою — менеджери можуть творчо підходити до вибору методів і засобів контролю для підвищення їх дієвості і результативності. Це дасть змогу сформувати систему контролю, адекватну цілям і завданням організації, і забезпечити високу ефективність.
Основні види управлінського контролю
Найважливішими видами управлінського контролю є фінансовий та виробничий. їх належне здійснення дає змогу ефективно використовувати фінансові та матеріальні ресурси підприємства.
Фінансовий контроль та його інструменти
Кожна організація повинна керувати своїми фінансами так, щоб їх надходження були достатніми для покриття витрат і забезпечували прибуток власникам. Для цього використовують фінансовий контроль, у процесі якого досліджують ефективність усіх фінансових операцій, які здійснює організація.
Фінансовий контроль — контроль, який полягає у нагляді за використанням коштів, що надходять у фірму (виручка від реалізації продукції, акціонерний капітал), перебувають у її розпорядженні (поточні активи, нерозподілений прибуток) та виходять за її межі (оплата витрат, сплата податків).
Фінансовий контроль передбачає:
оцінювання ефективності використання фірмою своїх ресурсів, рівня прибутковості та рентабельності окремих видів діяльності та фірми загалом;
оцінювання платоспроможності фірми, її фінансової стійкості, яка визначається величиною накопичуваних протягом певного періоду власних фінансових ресурсів;
визначення межі, до якої фірма може здійснювати фінансування за рахунок позичкових коштів.
Фінансовий контроль підприємства базується на бюджетній системі, що складається з бюджетів і процедури бюджетного контролю. Це дає змогу визначити використання фінансових коштів відповідно до складеного бюджету.
Основними інструментами фінансового контролю є: бюджетний контроль, фінансовий аналіз, контролінг, аудит.
Бюджетний контроль — аналітичний інструмент, який передбачає: зіставлення реальних результатів із плановими, відображеними у бюджеті; аналіз розбіжностей; інформування керівництва про результати аналізу; розроблення рекомендацій щодо регулюючих заходів; оцінювання результатів роботи керівників, відповідальних за різні бюджети.
Він забезпечує менеджерів достовірною інформацією про використання фінансових ресурсів керованих ними підрозділів і їх відповідність обсягам виконаних робіт. Щоб такий підхід був дієвим, на підприємстві доцільно визначити підрозділи, які розроблятимуть бюджет і стежитимуть за його виконанням.
Поведінкові аспекти контролю.
У результаті проведення контрольних заходів можуть виникнути негативні наслідки, пов'язані з поведінкою і реакцією людей. Тому можна виділити дві форми прояву негативних наслідків від реалізації контрольних заходів. Перша форма пов'язана з проявом, поведінкових аспектів, орієнтованих на контроль. Друга форма пов'язана з отриманням непридатною інформації.
Поведінка, орієнтоване на контроль. Співробітники організації зазвичай знають, що для оцінки результативності їх діяльності керівництво застосовує різні методи контролю. Вони знають, що їх помилки і досягнення в тих областях, де керівництво встановило стандарти і найбільш послідовно виконує процедуру контролю, послужать зі всією очевидністю підставою для розподілу винагород і покарань. Тому, якщо сказати, що підлеглі зазвичай роблять те, що начальство хоче побачити від них при перевірці, це буде найчастіше правдою.
Отримання непридатною інформації. Інший потенційний поведінковий ефект контролю полягає в тому, що він може спонукати людей видавати організації непридатну інформацію.
У процесі контролю можуть також мати місце об'єктивні і суб'єктивні помилки.
До них можна віднести:
• контроль з нагоди, що не попереджуючий відхилення, а здійснюваний навздогін;
• контроль з упередженості, недовіри, зайво деталізований, тотальний, що породжує несамостійність і утриманство;
• контроль для проформи, наприклад присутності на робочих місцях, та ін .;
• орієнтація па минулий досвід, традиції, стереотипи;
• ігнорування особистих особливостей людей;
• змішання фактів і висновків;
• відсутність інформування контрольованих про результати.
На практиці часто використовується змішаний варіант контролю: внутрішній і зовнішній. Співвідношення застосування того чи іншого виду контролю може залежати від наступних факторів:
стилю управління (при авторитарному, коли керівник тримає себе по відношенню до підлеглих деспотично, переважає зовнішній контроль; при демократичному - самоконтроль);
можливості отримати надійну оцінку результатів діяльності працівників і спитати з них персонально за доручену справу (якщо така можливість є, переважніше зовнішній контроль; в іншому випадку - внутрішній);
характер підлеглих (для недобросовісних, неакуратних людей більше підходить зовнішній контроль; для добросовісних і педантичних - внутрішній);
мікроклімат у колективі (при сприятливому - краще внутрішній контроль; при несприятливому - зовнішній, що дозволяє вольовим шляхом згладжувати або запобігати можливі конфлікти);
прийнята система винагороди за результати діяльності (в умовах переважання індивідуальних форм на першому місці знаходиться зовнішній контроль; при колективних - внутрішній).
Можна виділити ряд рекомендацій щодо проведення ефективного контролю, які були сформульовані професором У. Ньюменом:
необхідно встановлювати осмислені стандарти, які будуть сприйматися співробітниками;
спілкування має бути двостороннім;
необхідно уникати надмірного контролю;
стандарти повинні бути жорсткими, але досяжними;
за досягнення стандарту і мети має слідувати винагороду.
Керівництво також не повинно перевантажувати своїх підлеглих численними формами контролю, інакше це буде поглинати всю їхню увагу і призведе до безладу. Основне питання, яке треба задавати при введенні контрольних заходів, попередять вони чи запобіжать відхилення від планованих результатів. Крім того, керівники не повинні перевіряти роботу частіше і ретельніше, ніж це необхідно.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 15