МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
НАЦІОНАЛЬНИЙ ТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
ХАРКІВСЬКИЙ ПОЛІТЕХНІЧНИЙ ІНСТИТУТ
Кафедра «Організації виробництва і управління персоналом»
Контрольна робота
З дисципліни: «Організація праці менеджера»
Варіант № 24
Перевірила:
ст. IV курсу, гр. ЕКЗ-46-А
Черепанова Вікторія Олександрівна
Виконала: Пількова Ганна Олександрівна
Харків 2010
Зміст
1. Розкрийте сутність поняття «діловодство». Назвіть і охарактеризуйте форми діловодства, застосовувані на підприємствах
2. Розкажіть про технології проведення ділових переговорів
Практичне завдання
Список використаної літератури
1. Розкрийте сутність поняття «діловодство». Назвіть і охарактеризуйте форми діловодства, застосовувані на підприємствах
Будь-який державний орган, підприємство, установа, організація, їх посадові особи, а також об'єднання громадян у процесі своєї діяльності в тій чи іншій мірі пов'язані з документами, їх виданням, зберіганням, рухом, тобто з діловодства. У документах відображається різноманітна діяльність державних органів, у тому числі і в плані їх взаємовідносин з громадянами.
Діловодство представляє собою діяльність, щодо створення документів та контроль за відповідністю їх нормативно-правовим актам, забезпечення руху документів, їх зберігання та збереження в них містяться.
Діловодство - це документальне оформлення роботи установи чи підприємства.
Необхідність належного здійснення діловодства та його вдосконалення зумовлена рядом обставин.
Перш за все, ускладнюються функції державного управління, у зв'язку з чим підвищуються вимоги до складання документів, їх оформлення і обробці. Також необхідно враховувати бурхливе зростання комп'ютеризації цих процесів, широке впровадження в повсякденну діяльність державних органів високоефективної копіювальної техніки.
Оволодіння прийомами раціональної роботи з документами - найважливіший напрям підвищення ефективності управлінської праці, що дозволяє уникнути невиправданих витрат часу, зосередити зусилля управлінців на оперативному та якісному вирішенні конкретних адміністративних справ. З іншого боку, недотримання вимог і правил діловодства, безсумнівно, позначається на рівні державної дисципліни, порушення якої не тільки тягне за собою збої у роботі конкретного органу, його структурного підрозділу, але і служить причиною невиправданих складностей у їх взаємодії та взаємовідносини з іншими суб'єктами, в тому числі з громадянами. Більш того, такого роду порушення найчастіше стають причиною виникнення конфліктних ситуацій, правових спорів, вирішення яких, у свою чергу, служить ще одним фактором збільшення і без того досить високу завантаженість органів, що здійснюють юрисдикційну діяльність.
До числа найважливіших факторів, що обумовлюють необхідність належного ведення діловодства, слід віднести забезпечення прав та інтересів громадян, що вступають у правовідносини з органами держави. Не секрет, що значна частина порушень прав громадян пов'язана з неналежним оформленням документів, недотриманням правил їх реєстрації та руху. Наприклад, не викликає сумніву, що втрата того чи іншого документа може викликати значні тимчасові втрати, пов'язані з його відновленням, витрати матеріального і морального характеру, негативно впливають на характер взаємовідносин громадянина і держави в особі її органів та посадових осіб. Ось чому є підстави стверджувати, що дотримання належного порядку при здійсненні цього виду діяльності являє собою одну з гарантій дотримання, реалізації та охорони прав і свобод громадян. Ця обставина в значній мірі пов'язане з тим, що діловодство - це діяльність, яка здійснюється в тій чи іншій мірі у всіх сферах життя суспільства. Особливого звучання це положення набуває в контексті діяльності органів правосуддя, прокуратури, інших правоохоронних органів.
Можна виділити ряд аспектів діловодства.
Перш за все, це юридичний аспект, який пов'язаний з вирішенням питань забезпечення законності і дисципліни в області діловодства, необхідністю офіційного закріплення вимог, що пред'являються до документів у відповідних нормативно-правових актах - наказах, інструкціях, положеннях тощо, та неухильного їх дотримання .
Не менш важливий і організаційний аспект, яка у налагодженні різноманітних і досить складних відносин організаційного характеру, які складаються між державними органами, підприємствами, установами, організаціями, їх структурними підрозділами з приводу створення документів, їх руху, обробки і т.п. При цьому на перший план виступає чітке визначення функцій і повноважень кожного із суб'єктів такого роду відносин.
Все більше значення набуває економічний аспект діловодства, пов'язаний з економічною доцільністю, оптимальністю його здійснення. З урахуванням величезного числа різноманітних документів, що використовуються в діяльності різних органів і організацій, цей аспект стає все більш актуальним.
Операції, пов'язані з обробкою документів, діляться на два види: а) документування - це створення документів, в яких відображається робота установи чи підприємства;
б) документаційне забезпечення - це робота з готовими документами, створеними установою або отриманими ззовні: прийом, реєстрація, розподіл, контроль виконання, формування документів та підготовка їх до здачі в архів і т.д.
У практиці роботи закладів визначено три системи роботи з документами:
а) централізована система - застосовується в установах з великим документообігом. Всі операції з документами виконуються в одному структурному підрозділі (канцелярії). Централізована система характерна і для організацій з дуже малим документообігом, коли всі роботи з документами виконує секретар;
б) децентралізована система - всі операції з документами виконуються в структурних підрозділах;
в) змішана система - частина операцій по роботі з документами проводиться секретарем або в канцелярії (прийом, відправка, контроль виконання), а інші операції (реєстрація, обробка, формування справ, зберігання) здійснюються в підрозділах.
2. Розкажіть про технології проведення ділових переговорів
Ділові переговори можна визначити як обмін думками для з метою досягнення взаємоприйнятного угоди.
До переговорів зазвичай розпочинають, коли є обопільне бажання знайти взаємовигідне рішення проблеми, підтримувати ділові контакти та дружні відносини, коли відсутня ясна і чітка регламентація для вирішення виниклих проблем, коли з тих чи інших причин правове рішення не представляється можливим, коли сторони усвідомлюють, що будь-які односторонні дії стають неприйнятними або неможливими.
Переговори - це найважливіший інструмент для врегулювання ділових відносин чи конфліктів. Саме намір вести переговори в будь-який, а тим більше в конфліктній ситуації, дорого коштує і завдання полягає в тому, щоб не упустити шанс і скористатися прагненням сторін до вирішення проблем.
Переговори як один з видів створення і підтримання діалогу з діловими партнерами можуть проводитися з метою:
· Встановлення ділових відносин;
· З'ясування позицій сторін з одного або кількох питань;
· Обміну інформацією;
· Врегулювання відносин;
· Поглиблення взаєморозуміння;
· Досягнення нових угод;
· Підписання угод.
Перш за все, повинен бути чітко усвідомлений і обговорений предмет переговорів, ясно визначені бажані цілі, яких прагнуть досягти сторони.
Якщо одна зі сторін вважає, що вона здатна самостійно і ефективно вирішити свої проблеми, підстав для переговорів мало. Хіба, що іншій стороні вдасться переконати в тому, що спільне рішення її проблем буде більш ефективним. Не відбудуться переговори і в тому випадку, коли правове поле в повній мірі дозволяє вирішити всі виниклі питання.
Нарешті, сторони повинні виявити бажання до спільного пошуку шляхів рішення і досягнення поставлених цілей. Це, природно, має на увазі готовність обох договірних сторін піти на взаємні поступки, розуміння інтересів один одного.
Переговори, спрямовані на досягнення домовленостей, - процес багатогранний і включає в себе кілька стадій:
· Підготовка до переговорів (включаючи і визначення проблеми, яка потребує рішення);
· Визначення потреб і цілей;
· Відбір матеріалу і фактів;
· Виявлення інтересів сторін;
· Визначення зони перетину інтересів («зони рішення»);
· Визначення об'єктивних критеріїв;
· Формування пропозицій та їх варіантів;
· Стратегічне планування;
· Тактичне планування;
· Маневри і система переконання;
· Висунення запасних варіантів;
· Аналіз результатів досягнутих угод і домовленостей та контроль за їх реалізацією.
1. Організація і ведення переговорного процесу
Технологія переговорів - процес творчий, його важко описати як даність. Як немає людей, схожих один на одного, так немає й схожих переговорів. Більш того, немає і універсального алгоритму успіху на переговорах. На думку багатьох фахівців предмет переговорів не робить істотного впливу на технологію їх ведення.
На хід переговорів значний вплив надає співвідношення позицій сторін: якщо позиція однієї з сторін дуже і явно слабка, то тактика переговорів іншого боку очевидно буде обрана або відверто "жорсткої" по стилю, або за формою "м'якої", але по суті твердою і послідовною .
Основні види і методи ведення переговорів з плином часу зберігають своє значення, змінюється їх структура, правила, прийоми роботи з запереченнями та діловий етикет.
На технологію ведення переговорів в більшій мірі впливають менталітет, національні стилі, методи і прийоми ділового спілкування, культура мовної поведінки в суспільстві в цілому. Ось чому, наприклад, американські методики по мистецтву ведення переговорів мало сприяють оптимізації переговорів у середовищі вітчизняного бізнесу.
У більшості своїй набір готових рецептів, написаних для іншої культурної, правової та ділової традиції, не підходить для переговорів на пострадянському просторі в умовах формування ринкових відносин.
На формування сучасних вітчизняних правил переговорів вплинули кілька факторів. За радянських часів ділові переговори в їх прямому значенні (укладення ділових угод, ділових альянсів та ін.) Для вирішення внутрішньогосподарських проблем застосовувалися мало. Всі питання, у тому числі і виробничі, вирішувалися у відповідних інстанціях і потім спускалися для виконання конфліктуючим сторонам.
Переговори природним чином поділяються на "стандартні" і "нестандартні". "Стандартні" переговори, що повторюються в умовах того чи іншого конкретного ринку з високою частотою. Партнерам-учасникам відомі основні обставини, супутні діловим контактам, основні принципи бізнес-аргументації, наявність текстів стандартних договорів, які відповідають даному типу трансакції. Мета таких переговорів - узгодження тих чи інших деталей, які визначаються змінами на ринку, коли беру участь головним чином дві сторони (замовник - виконавець).
"Нестандартні" переговори, що ведуться в новій ситуації ділової взаємодії, що мають складний комплекс питань і факторів, що впливають на їх результат, релевантних для їх вирішення, включаючи і вартість обговорюваного проекту. Відмінною особливістю таких переговорів є їх многоступенчатость в залежності від кількості можливих посередників: замовник - посередник - посередник - виконавець.
Під час підготовки до ділової зустрічі з усією ретельністю необхідно визначити її програму, черговість питань, що виносяться на обговорення, визначити, які з них повинні вирішуватися на стадії попереднього обговорення, які за столом переговорів.
Отримання достовірної інформації має важливе значення на початковому етапі підготовки до переговорів. Необхідно зібрати всю наявну інформацію про партнера по переговорах: серйозний, солідний, надійний, старий, перевірений, перспективний. Ретельно продумати мету і завдання, які передбачається вирішувати за столом переговорів.
Істотні відмінності в розумінні цілей і очікуванні результатів (відмінності в оцінках, що вигідно, рентабельно, прибутково, прибутково) найімовірніше призведе до охолодження інтересу сторін вже на початковому етапі ведення переговорів. У цьому випадку важко розраховувати на позитивне вирішення проблеми й успішне завершення переговорів, оскільки в іншої сторони будуть формуватися інші оціночні категорії: ненадійна операція, непродумано, невигідно, нерентабельно, занадто висока ціна.
Питання про місце переговорів не повинен здаватися простим і малозначним. Він має важливе значення, оскільки з ним виникає проблема конфіденційності переговорів.
Предмет і коло питань, що виносяться на переговори, складає основу переговорної концепції (або позиції) сторони. Він включає і аналіз можливих варіантів рішень.
Всі матеріали підготовчої роботи повинні бути зібрані в досьє переговорів, до якого включаються і всі документи, узгоджені на попередній стадії підготовки, а також необхідні довідково-інформаційні джерела.
Попередня підготовка до переговорів багато в чому створює конкурентні переваги ще до переговорів. Впливати можна лише тоді, коли знаєш про партнера все або майже все.
2. Стратегія і тактика ведення переговорів /
Технологія вибору стратегій і тактик в переговорному процесі щоразу залежить від конкретних умов ринку, предмета переговорів і його учасників. Переговори - процес творчий, описати можна лише їх структуру.
Можна виділити маніпулятивно-силову тактику ведення переговорів (що більшою мірою відповідає торгу) і тактику поєднання "жорсткої" і "м'якої" позиції. Р. Фішер і У. Юрі справедливо вважають, що жоден з цих стилів ведення переговорів не є бездоганним. Вони пропонують третій варіант - принципового ведення переговорів, сутність якого зводиться до чотирьох методичних рекомендацій:
НАЦІОНАЛЬНИЙ ТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
ХАРКІВСЬКИЙ ПОЛІТЕХНІЧНИЙ ІНСТИТУТ
Кафедра «Організації виробництва і управління персоналом»
Контрольна робота
З дисципліни: «Організація праці менеджера»
Варіант № 24
Перевірила:
ст. IV курсу, гр. ЕКЗ-46-А
Черепанова Вікторія Олександрівна
Виконала: Пількова Ганна Олександрівна
Харків 2010
Зміст
1. Розкрийте сутність поняття «діловодство». Назвіть і охарактеризуйте форми діловодства, застосовувані на підприємствах
2. Розкажіть про технології проведення ділових переговорів
Практичне завдання
Список використаної літератури
1. Розкрийте сутність поняття «діловодство». Назвіть і охарактеризуйте форми діловодства, застосовувані на підприємствах
Будь-який державний орган, підприємство, установа, організація, їх посадові особи, а також об'єднання громадян у процесі своєї діяльності в тій чи іншій мірі пов'язані з документами, їх виданням, зберіганням, рухом, тобто з діловодства. У документах відображається різноманітна діяльність державних органів, у тому числі і в плані їх взаємовідносин з громадянами.
Діловодство представляє собою діяльність, щодо створення документів та контроль за відповідністю їх нормативно-правовим актам, забезпечення руху документів, їх зберігання та збереження в них містяться.
Діловодство - це документальне оформлення роботи установи чи підприємства.
Необхідність належного здійснення діловодства та його вдосконалення зумовлена рядом обставин.
Перш за все, ускладнюються функції державного управління, у зв'язку з чим підвищуються вимоги до складання документів, їх оформлення і обробці. Також необхідно враховувати бурхливе зростання комп'ютеризації цих процесів, широке впровадження в повсякденну діяльність державних органів високоефективної копіювальної техніки.
Оволодіння прийомами раціональної роботи з документами - найважливіший напрям підвищення ефективності управлінської праці, що дозволяє уникнути невиправданих витрат часу, зосередити зусилля управлінців на оперативному та якісному вирішенні конкретних адміністративних справ. З іншого боку, недотримання вимог і правил діловодства, безсумнівно, позначається на рівні державної дисципліни, порушення якої не тільки тягне за собою збої у роботі конкретного органу, його структурного підрозділу, але і служить причиною невиправданих складностей у їх взаємодії та взаємовідносини з іншими суб'єктами, в тому числі з громадянами. Більш того, такого роду порушення найчастіше стають причиною виникнення конфліктних ситуацій, правових спорів, вирішення яких, у свою чергу, служить ще одним фактором збільшення і без того досить високу завантаженість органів, що здійснюють юрисдикційну діяльність.
До числа найважливіших факторів, що обумовлюють необхідність належного ведення діловодства, слід віднести забезпечення прав та інтересів громадян, що вступають у правовідносини з органами держави. Не секрет, що значна частина порушень прав громадян пов'язана з неналежним оформленням документів, недотриманням правил їх реєстрації та руху. Наприклад, не викликає сумніву, що втрата того чи іншого документа може викликати значні тимчасові втрати, пов'язані з його відновленням, витрати матеріального і морального характеру, негативно впливають на характер взаємовідносин громадянина і держави в особі її органів та посадових осіб. Ось чому є підстави стверджувати, що дотримання належного порядку при здійсненні цього виду діяльності являє собою одну з гарантій дотримання, реалізації та охорони прав і свобод громадян. Ця обставина в значній мірі пов'язане з тим, що діловодство - це діяльність, яка здійснюється в тій чи іншій мірі у всіх сферах життя суспільства. Особливого звучання це положення набуває в контексті діяльності органів правосуддя, прокуратури, інших правоохоронних органів.
Можна виділити ряд аспектів діловодства.
Перш за все, це юридичний аспект, який пов'язаний з вирішенням питань забезпечення законності і дисципліни в області діловодства, необхідністю офіційного закріплення вимог, що пред'являються до документів у відповідних нормативно-правових актах - наказах, інструкціях, положеннях тощо, та неухильного їх дотримання .
Не менш важливий і організаційний аспект, яка у налагодженні різноманітних і досить складних відносин організаційного характеру, які складаються між державними органами, підприємствами, установами, організаціями, їх структурними підрозділами з приводу створення документів, їх руху, обробки і т.п. При цьому на перший план виступає чітке визначення функцій і повноважень кожного із суб'єктів такого роду відносин.
Все більше значення набуває економічний аспект діловодства, пов'язаний з економічною доцільністю, оптимальністю його здійснення. З урахуванням величезного числа різноманітних документів, що використовуються в діяльності різних органів і організацій, цей аспект стає все більш актуальним.
Операції, пов'язані з обробкою документів, діляться на два види: а) документування - це створення документів, в яких відображається робота установи чи підприємства;
б) документаційне забезпечення - це робота з готовими документами, створеними установою або отриманими ззовні: прийом, реєстрація, розподіл, контроль виконання, формування документів та підготовка їх до здачі в архів і т.д.
У практиці роботи закладів визначено три системи роботи з документами:
а) централізована система - застосовується в установах з великим документообігом. Всі операції з документами виконуються в одному структурному підрозділі (канцелярії). Централізована система характерна і для організацій з дуже малим документообігом, коли всі роботи з документами виконує секретар;
б) децентралізована система - всі операції з документами виконуються в структурних підрозділах;
в) змішана система - частина операцій по роботі з документами проводиться секретарем або в канцелярії (прийом, відправка, контроль виконання), а інші операції (реєстрація, обробка, формування справ, зберігання) здійснюються в підрозділах.
2. Розкажіть про технології проведення ділових переговорів
Ділові переговори можна визначити як обмін думками для з метою досягнення взаємоприйнятного угоди.
До переговорів зазвичай розпочинають, коли є обопільне бажання знайти взаємовигідне рішення проблеми, підтримувати ділові контакти та дружні відносини, коли відсутня ясна і чітка регламентація для вирішення виниклих проблем, коли з тих чи інших причин правове рішення не представляється можливим, коли сторони усвідомлюють, що будь-які односторонні дії стають неприйнятними або неможливими.
Переговори - це найважливіший інструмент для врегулювання ділових відносин чи конфліктів. Саме намір вести переговори в будь-який, а тим більше в конфліктній ситуації, дорого коштує і завдання полягає в тому, щоб не упустити шанс і скористатися прагненням сторін до вирішення проблем.
Переговори як один з видів створення і підтримання діалогу з діловими партнерами можуть проводитися з метою:
· Встановлення ділових відносин;
· З'ясування позицій сторін з одного або кількох питань;
· Обміну інформацією;
· Врегулювання відносин;
· Поглиблення взаєморозуміння;
· Досягнення нових угод;
· Підписання угод.
Перш за все, повинен бути чітко усвідомлений і обговорений предмет переговорів, ясно визначені бажані цілі, яких прагнуть досягти сторони.
Якщо одна зі сторін вважає, що вона здатна самостійно і ефективно вирішити свої проблеми, підстав для переговорів мало. Хіба, що іншій стороні вдасться переконати в тому, що спільне рішення її проблем буде більш ефективним. Не відбудуться переговори і в тому випадку, коли правове поле в повній мірі дозволяє вирішити всі виниклі питання.
Нарешті, сторони повинні виявити бажання до спільного пошуку шляхів рішення і досягнення поставлених цілей. Це, природно, має на увазі готовність обох договірних сторін піти на взаємні поступки, розуміння інтересів один одного.
Переговори, спрямовані на досягнення домовленостей, - процес багатогранний і включає в себе кілька стадій:
· Підготовка до переговорів (включаючи і визначення проблеми, яка потребує рішення);
· Визначення потреб і цілей;
· Відбір матеріалу і фактів;
· Виявлення інтересів сторін;
· Визначення зони перетину інтересів («зони рішення»);
· Визначення об'єктивних критеріїв;
· Формування пропозицій та їх варіантів;
· Стратегічне планування;
· Тактичне планування;
· Маневри і система переконання;
· Висунення запасних варіантів;
· Аналіз результатів досягнутих угод і домовленостей та контроль за їх реалізацією.
1. Організація і ведення переговорного процесу
Технологія переговорів - процес творчий, його важко описати як даність. Як немає людей, схожих один на одного, так немає й схожих переговорів. Більш того, немає і універсального алгоритму успіху на переговорах. На думку багатьох фахівців предмет переговорів не робить істотного впливу на технологію їх ведення.
На хід переговорів значний вплив надає співвідношення позицій сторін: якщо позиція однієї з сторін дуже і явно слабка, то тактика переговорів іншого боку очевидно буде обрана або відверто "жорсткої" по стилю, або за формою "м'якої", але по суті твердою і послідовною .
Основні види і методи ведення переговорів з плином часу зберігають своє значення, змінюється їх структура, правила, прийоми роботи з запереченнями та діловий етикет.
На технологію ведення переговорів в більшій мірі впливають менталітет, національні стилі, методи і прийоми ділового спілкування, культура мовної поведінки в суспільстві в цілому. Ось чому, наприклад, американські методики по мистецтву ведення переговорів мало сприяють оптимізації переговорів у середовищі вітчизняного бізнесу.
У більшості своїй набір готових рецептів, написаних для іншої культурної, правової та ділової традиції, не підходить для переговорів на пострадянському просторі в умовах формування ринкових відносин.
На формування сучасних вітчизняних правил переговорів вплинули кілька факторів. За радянських часів ділові переговори в їх прямому значенні (укладення ділових угод, ділових альянсів та ін.) Для вирішення внутрішньогосподарських проблем застосовувалися мало. Всі питання, у тому числі і виробничі, вирішувалися у відповідних інстанціях і потім спускалися для виконання конфліктуючим сторонам.
Переговори природним чином поділяються на "стандартні" і "нестандартні". "Стандартні" переговори, що повторюються в умовах того чи іншого конкретного ринку з високою частотою. Партнерам-учасникам відомі основні обставини, супутні діловим контактам, основні принципи бізнес-аргументації, наявність текстів стандартних договорів, які відповідають даному типу трансакції. Мета таких переговорів - узгодження тих чи інших деталей, які визначаються змінами на ринку, коли беру участь головним чином дві сторони (замовник - виконавець).
"Нестандартні" переговори, що ведуться в новій ситуації ділової взаємодії, що мають складний комплекс питань і факторів, що впливають на їх результат, релевантних для їх вирішення, включаючи і вартість обговорюваного проекту. Відмінною особливістю таких переговорів є їх многоступенчатость в залежності від кількості можливих посередників: замовник - посередник - посередник - виконавець.
Під час підготовки до ділової зустрічі з усією ретельністю необхідно визначити її програму, черговість питань, що виносяться на обговорення, визначити, які з них повинні вирішуватися на стадії попереднього обговорення, які за столом переговорів.
Отримання достовірної інформації має важливе значення на початковому етапі підготовки до переговорів. Необхідно зібрати всю наявну інформацію про партнера по переговорах: серйозний, солідний, надійний, старий, перевірений, перспективний. Ретельно продумати мету і завдання, які передбачається вирішувати за столом переговорів.
Істотні відмінності в розумінні цілей і очікуванні результатів (відмінності в оцінках, що вигідно, рентабельно, прибутково, прибутково) найімовірніше призведе до охолодження інтересу сторін вже на початковому етапі ведення переговорів. У цьому випадку важко розраховувати на позитивне вирішення проблеми й успішне завершення переговорів, оскільки в іншої сторони будуть формуватися інші оціночні категорії: ненадійна операція, непродумано, невигідно, нерентабельно, занадто висока ціна.
Питання про місце переговорів не повинен здаватися простим і малозначним. Він має важливе значення, оскільки з ним виникає проблема конфіденційності переговорів.
Предмет і коло питань, що виносяться на переговори, складає основу переговорної концепції (або позиції) сторони. Він включає і аналіз можливих варіантів рішень.
Всі матеріали підготовчої роботи повинні бути зібрані в досьє переговорів, до якого включаються і всі документи, узгоджені на попередній стадії підготовки, а також необхідні довідково-інформаційні джерела.
Попередня підготовка до переговорів багато в чому створює конкурентні переваги ще до переговорів. Впливати можна лише тоді, коли знаєш про партнера все або майже все.
2. Стратегія і тактика ведення переговорів /
Технологія вибору стратегій і тактик в переговорному процесі щоразу залежить від конкретних умов ринку, предмета переговорів і його учасників. Переговори - процес творчий, описати можна лише їх структуру.
Можна виділити маніпулятивно-силову тактику ведення переговорів (що більшою мірою відповідає торгу) і тактику поєднання "жорсткої" і "м'якої" позиції. Р. Фішер і У. Юрі справедливо вважають, що жоден з цих стилів ведення переговорів не є бездоганним. Вони пропонують третій варіант - принципового ведення переговорів, сутність якого зводиться до чотирьох методичних рекомендацій:
· Відокремити суперечки між партнерами (людьми) до завдання, яке потрібно вирішити;
· Зосередитися на вигодах, а не на позиціях;
· Перш, ніж намагатися досягти угоди слід продумати декілька його варіантів, спрямованих до взаємної вигоди сторін;
· Необхідно наполягати на використанні об'єктивних критеріїв.
Щодо вибору стилю ведення переговорів і прийомів аргументації на переговорах у літературі існують найрізноманітніші і часом суперечливі точки зору. Я наведу кілька суттєвих рекомендацій, що даються різними авторами:
· Напад на переговорах є найкращим захистом;
· Мудро чинить той, хто видає себе за простака (так легше зловити в пастку смакує близьку вигоду партнера по переговорам);
· Використання емоційного тиску у вигляді прямих і відвертих питань "в лоб";
· Задавати рівну кількість зустрічних питань (на докучливі питання відповідати не менш набридливо питаннями);
· Вибираючи жорсткий стиль, необхідно уважно стежити, щоб не перейти в конфронтацію;
· Щирість у чомусь одному, породжує довіру в усьому.
У будь-яких переговори не виключена можливість обману.
Складання попереднього плану з десяти пунктів зближення позицій, дозволить цілеспрямовано і впевнено йти на зближення позицій. Пункти один-п'ять плану складають основні цілі, яких ви хочете досягти на переговорах. Поступки в цій зоні не бажані. Пункти шість-десять - те, що може бути зоною компромісу, поступок, які істотно не впливають на ваші інтереси. Викреслюючи в ході переговорів, починаючи з останнього, ви завжди зможете бачити хід переговорів, так би мовити, наочно.
Складання такого плану доцільно в тих випадках, коли розглянутих питань і варіантів їх вирішення багато. Як би добре не були проведені підготовчі заходи, все ж, сівши за стіл переговорів, сторони мають лише загальне уявлення про позицію один одного, тим більше, якщо це їх перший особистий контакт. Тому на початку переговорного процесу не уникнути взаємного уточнення позицій один одного. Етап уточнення позицій має принципове значення, якщо предметом переговорів є усунення конфліктної ситуації.
3. Методика ведення переговорів.
Важливий етап переговорів - дискусійний, мета якого виробити загальну позицію для прийняття взаємоприйнятних рішень. На цьому етапі основну увагу приділяють обговорення варіантів спільного рішення. В умовах конфліктної ситуації саме дискусія найбільш важкий і складний етап у переговорному процесі.
В основі партнерської підходу до переговорів лежать:
· Конструктивний діалог,
· Пошук спільних шляхів вирішення проблеми,
· Стирання протиріч,
· Спільний аналіз варіантів рішень,
· Бажання і вміння бачити проблему очима іншого боку.
Принцип "розумного егоїзму" на переговорах включає спільний пошук взаємоприйнятного рішення на основі ретельного аналізу потреб та інтересів договірних сторін.
Більш того, тільки найбільш повне врахування інтересів обох партнерів дає гарантії, що результати переговорів будуть прозорими, прийнятними і не викликають ні в однієї зі сторін бажання піддати їх перегляду.
Культура мовної поведінки може бути ілюстрована принципами ввічливості Дж. Ліча, які він сформулював як сукупність ряду максим:
· Максима такту є максима меж особистої сфери;
· Максима великодушності є максима не обтяжена співрозмовника;
· Максима схвалення є максима позитивності в оцінці інших;
· Максима скромності є максима неприйняття похвал на власну адресу;
· Максима згоди є максима не опозиційного ("Платон мені друг, але істина дорожче", "У суперечці народжується істина, але гине симпатія");
· Максима симпатії є максима доброзичливості.
Завершення переговорів - найважливіший етап, що вимагає до себе особливої уваги. Він повинен проходити без поспіху, яка може створюватися навмисно. Не можна виключати, що тактика зволікань і вирішення всіх питань "під завісу" була обрана вашим опонентом спочатку.
У тому випадку, якщо учасники переговорів не дійшли згоди з вирішення конфліктної ситуації, може бути прийнята угода в усній або письмовій формі про перенесення обговорення на більш пізній термін.
Може скластися ситуація, коли однією зі сторін, при будь-якому розкладі варіантів, потрібно завершити переговори угодою, а партнер може дозволити собі почекати (скажімо, у нього є інші пропозиції).
На стадії завершення переговорного процесу головна увага має бути зосереджена на складанні підсумкових документів. Укладання угоди краще починати з обговорення заздалегідь підготовленого проекту.
На завершальному етапі переговорів необхідно пам'ятати про всіх обговорених деталях і не упустити істотні з них, під час погодження проекту угоди. У ході підготовки остаточного тексту договору потрібно прагнути запобігти можливе внесення до нього іншою стороною тих чи інших деталей і доповнень, які не обговорювалися в ході переговорів. Не зумівши виявити їх на цій стадії, ви надалі втрачаєте можливості вносити в текст які-небудь корективи.
На цьому етапі необхідно ретельне і уважне читання всіх підготовчих документів з метою виявлення формулювань з подвійним змістом, фактичних неточностей, свідомого спотворення змісту і результатів домовленості. Тому заключного етапу повинна приділятися особлива увага.
На завершення переговорів слід чітко обговорити всі питання, пов'язані з реалізацією досягнутих домовленостей, визначити виконавців, терміни, необхідні ресурси та їх джерела, санкції у разі невиконання домовленостей і коло осіб, які повноважні у разі непередбачених або форс-мажорних обставин можуть бути оперативно включені в розв'язання нагальних проблем. Необхідно врахувати в угоді і гарантії його виконання. Який би не був рівень довіри між сторонами, підписувати договір слід не залежно від особистих стосунків учасників переговорів. Заключні документи оформляються залежно від виду переговорів.
Завершальний етап переговорів важливий ще й тому, що досягнуті домовленості в чому визначають не тільки перспективу подальшої співпраці з партнером, але впливають на професійну репутацію її учасників.
Навіть, якщо успіх у переговорах не буде досягнуто, ви маєте реальну можливість новими знайомствами розширити межі вашого ділового співробітництва, тобто ви на практиці реалізуєте інформаційно-комунікативну функцію переговорів.
Практичне завдання
Службові листи - це найпоширеніший вид ділових документів. Складаються листи для здійснення оперативного зв'язку з іншими установами та підприємствами з різних питань.
ВАТ «Еклер» Генеральному директору
Україна, м. Київ, ТОВ «Ключ»
вул. Леніна, 162 А.В. Мірошниченко
Тел. (044) 1234567
25/01/10 № 25 / 3
Про співпрацю
Шановний Олександр Володимирович!
Ми підтверджуємо свою згоду на встановлення взаємовигідного та довгострокового співробітництва і виражаємо свою готовність до підписання відповідних документів.
Типова форма № П-1а затверджена Постановою Держкомстату України від 05.01.2004 № 1
(Найменування організації)
(Розпорядження) про прийом працівників на роботу
Прийняти на роботу:
Список використаної літератури
1. Сучасний менеджмент: Принципи і правила. Дайджест зарубіжної літератури. Москва-Н.Новгород, 1992.
2. Зигерт В., Ланг Л. Керувати без конфліктів. М., 1990.
3. Зазикін В.Г., Чернишов А.П. Менеджер: психологічні секрети професії. М., 1992.
4. Ліпсіц І. Секрети вмілого керівника. М., Економіка, 1994.
5. Ніссінен Й., Воутілайнен Е. Час керівника: ефективність використання. М., Економіка, 1993.
6. Лебедєва. М.М. Вміти вести переговори. М., 1991.
7. Панасюк О.Ю. Управлінське спілкування: Практичні поради. М., Економіка, 1990.
8. Холопова Т.І., Лебедєва М.М. Протокол і етикет для ділових людей. М., 1995.
9. Фішер Р., Юрі У. Шлях до згоди, або переговори без поразки. М., Наука, 1996.
· Зосередитися на вигодах, а не на позиціях;
· Перш, ніж намагатися досягти угоди слід продумати декілька його варіантів, спрямованих до взаємної вигоди сторін;
· Необхідно наполягати на використанні об'єктивних критеріїв.
Щодо вибору стилю ведення переговорів і прийомів аргументації на переговорах у літературі існують найрізноманітніші і часом суперечливі точки зору. Я наведу кілька суттєвих рекомендацій, що даються різними авторами:
· Напад на переговорах є найкращим захистом;
· Мудро чинить той, хто видає себе за простака (так легше зловити в пастку смакує близьку вигоду партнера по переговорам);
· Використання емоційного тиску у вигляді прямих і відвертих питань "в лоб";
· Задавати рівну кількість зустрічних питань (на докучливі питання відповідати не менш набридливо питаннями);
· Вибираючи жорсткий стиль, необхідно уважно стежити, щоб не перейти в конфронтацію;
· Щирість у чомусь одному, породжує довіру в усьому.
У будь-яких переговори не виключена можливість обману.
Складання попереднього плану з десяти пунктів зближення позицій, дозволить цілеспрямовано і впевнено йти на зближення позицій. Пункти один-п'ять плану складають основні цілі, яких ви хочете досягти на переговорах. Поступки в цій зоні не бажані. Пункти шість-десять - те, що може бути зоною компромісу, поступок, які істотно не впливають на ваші інтереси. Викреслюючи в ході переговорів, починаючи з останнього, ви завжди зможете бачити хід переговорів, так би мовити, наочно.
Складання такого плану доцільно в тих випадках, коли розглянутих питань і варіантів їх вирішення багато. Як би добре не були проведені підготовчі заходи, все ж, сівши за стіл переговорів, сторони мають лише загальне уявлення про позицію один одного, тим більше, якщо це їх перший особистий контакт. Тому на початку переговорного процесу не уникнути взаємного уточнення позицій один одного. Етап уточнення позицій має принципове значення, якщо предметом переговорів є усунення конфліктної ситуації.
3. Методика ведення переговорів.
Важливий етап переговорів - дискусійний, мета якого виробити загальну позицію для прийняття взаємоприйнятних рішень. На цьому етапі основну увагу приділяють обговорення варіантів спільного рішення. В умовах конфліктної ситуації саме дискусія найбільш важкий і складний етап у переговорному процесі.
В основі партнерської підходу до переговорів лежать:
· Конструктивний діалог,
· Пошук спільних шляхів вирішення проблеми,
· Стирання протиріч,
· Спільний аналіз варіантів рішень,
· Бажання і вміння бачити проблему очима іншого боку.
Принцип "розумного егоїзму" на переговорах включає спільний пошук взаємоприйнятного рішення на основі ретельного аналізу потреб та інтересів договірних сторін.
Більш того, тільки найбільш повне врахування інтересів обох партнерів дає гарантії, що результати переговорів будуть прозорими, прийнятними і не викликають ні в однієї зі сторін бажання піддати їх перегляду.
Культура мовної поведінки може бути ілюстрована принципами ввічливості Дж. Ліча, які він сформулював як сукупність ряду максим:
· Максима такту є максима меж особистої сфери;
· Максима великодушності є максима не обтяжена співрозмовника;
· Максима схвалення є максима позитивності в оцінці інших;
· Максима скромності є максима неприйняття похвал на власну адресу;
· Максима згоди є максима не опозиційного ("Платон мені друг, але істина дорожче", "У суперечці народжується істина, але гине симпатія");
· Максима симпатії є максима доброзичливості.
Завершення переговорів - найважливіший етап, що вимагає до себе особливої уваги. Він повинен проходити без поспіху, яка може створюватися навмисно. Не можна виключати, що тактика зволікань і вирішення всіх питань "під завісу" була обрана вашим опонентом спочатку.
У тому випадку, якщо учасники переговорів не дійшли згоди з вирішення конфліктної ситуації, може бути прийнята угода в усній або письмовій формі про перенесення обговорення на більш пізній термін.
Може скластися ситуація, коли однією зі сторін, при будь-якому розкладі варіантів, потрібно завершити переговори угодою, а партнер може дозволити собі почекати (скажімо, у нього є інші пропозиції).
На стадії завершення переговорного процесу головна увага має бути зосереджена на складанні підсумкових документів. Укладання угоди краще починати з обговорення заздалегідь підготовленого проекту.
На завершальному етапі переговорів необхідно пам'ятати про всіх обговорених деталях і не упустити істотні з них, під час погодження проекту угоди. У ході підготовки остаточного тексту договору потрібно прагнути запобігти можливе внесення до нього іншою стороною тих чи інших деталей і доповнень, які не обговорювалися в ході переговорів. Не зумівши виявити їх на цій стадії, ви надалі втрачаєте можливості вносити в текст які-небудь корективи.
На цьому етапі необхідно ретельне і уважне читання всіх підготовчих документів з метою виявлення формулювань з подвійним змістом, фактичних неточностей, свідомого спотворення змісту і результатів домовленості. Тому заключного етапу повинна приділятися особлива увага.
На завершення переговорів слід чітко обговорити всі питання, пов'язані з реалізацією досягнутих домовленостей, визначити виконавців, терміни, необхідні ресурси та їх джерела, санкції у разі невиконання домовленостей і коло осіб, які повноважні у разі непередбачених або форс-мажорних обставин можуть бути оперативно включені в розв'язання нагальних проблем. Необхідно врахувати в угоді і гарантії його виконання. Який би не був рівень довіри між сторонами, підписувати договір слід не залежно від особистих стосунків учасників переговорів. Заключні документи оформляються залежно від виду переговорів.
Завершальний етап переговорів важливий ще й тому, що досягнуті домовленості в чому визначають не тільки перспективу подальшої співпраці з партнером, але впливають на професійну репутацію її учасників.
Навіть, якщо успіх у переговорах не буде досягнуто, ви маєте реальну можливість новими знайомствами розширити межі вашого ділового співробітництва, тобто ви на практиці реалізуєте інформаційно-комунікативну функцію переговорів.
Практичне завдання
Службові листи - це найпоширеніший вид ділових документів. Складаються листи для здійснення оперативного зв'язку з іншими установами та підприємствами з різних питань.
ВАТ «Еклер» Генеральному директору
Україна, м. Київ, ТОВ «Ключ»
вул. Леніна, 162 А.В. Мірошниченко
Тел. (044) 1234567
25/01/10 № 25 / 3
Про співпрацю
Шановний Олександр Володимирович!
Ми підтверджуємо свою згоду на встановлення взаємовигідного та довгострокового співробітництва і виражаємо свою готовність до підписання відповідних документів.
| Директор ВАТ «Еклер» | Буйнов | Р.А. Буйнов |
| Код | ||
| Форма по ОКУД | 0301015 | |
| Товариство з обмеженою відповідальністю «МИР» | за ЄДРПОУ | 18276345 |
| Номер документа | Дата складання | |
| НАКАЗ | 12 л / с | 2 лютого 2009 р |
Прийняти на роботу:
| Прізвище, ім'я, по батькові | Табельний номер | Структурний підрозділ | Посада (спеціальність, професія), розряд, клас (категорія) кваліфікації | Тарифна ставка (оклад), надбавка, грн. | Підстава: трудовий договір | Період роботи | Випробування на термін, місяців | З наказом (розпорядженням) працівник ознайомлений. Особистий підпис. Дата | ||
| номер | дата | з | по | |||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
| Дудін Андрій Миколайович | 56 | Відділ маркетингу та реклами | Маркетолог | 1700-00 | 73 | 02.02.2009 | 02.02.2009 | - | 2 | |
| Сомова Ірина Петрівна | 57 | Господарський відділ | Прибиральниця | 780-00 | 74 | 02.02.2009 | 03.02.2009 | 03.04.2009 | - | |
| Березін Ігор Юрійович | 58 | Виробничий відділ | Електрозварник 3 розряду | 1550-00 | 75 | 02.02.2009 | 03.02.2009 | 03.02.2010 | 1 | |
| Керівник організації | Генеральний директор | А. М. Доронін | |||
| (Посада) | (Особистий підпис) | (Розшифровка підпису) |
Список використаної літератури
1. Сучасний менеджмент: Принципи і правила. Дайджест зарубіжної літератури. Москва-Н.Новгород, 1992.
2. Зигерт В., Ланг Л. Керувати без конфліктів. М., 1990.
3. Зазикін В.Г., Чернишов А.П. Менеджер: психологічні секрети професії. М., 1992.
4. Ліпсіц І. Секрети вмілого керівника. М., Економіка, 1994.
5. Ніссінен Й., Воутілайнен Е. Час керівника: ефективність використання. М., Економіка, 1993.
6. Лебедєва. М.М. Вміти вести переговори. М., 1991.
7. Панасюк О.Ю. Управлінське спілкування: Практичні поради. М., Економіка, 1990.
8. Холопова Т.І., Лебедєва М.М. Протокол і етикет для ділових людей. М., 1995.
9. Фішер Р., Юрі У. Шлях до згоди, або переговори без поразки. М., Наука, 1996.