Документаційне забезпечення діяльності структурного підрозділу комерційного підприємства

Документаційне забезпечення Діяльність структурних підрозділів КОМЕРЦІЙНОГО ПІДПРИЄМСТВА (НА ПРИКЛАДІ СЕКРЕТАРІАТУ ТОВ «ВІТУС»)

У доповіді розглядається склад і організація роботи в автоматизованій системі «Документум», в структурованому довіднику, містить у собі всі основні відомості про співробітників і керівництві ІК з найменуванням їх посад, підрозділів і контрагентів з якими веде листування «ВІТУС».

Ключові слова: комерційне підприємство, ВІТУС, секретаріат, документаційне забезпечення.

Інвестиційна компанія «ВІТУС» є активним членом Національної асоціації учасників фондового ринку (НАУФОР), НП Професійних учасників фондового ринку Уральського регіону, НП «Фондова біржа« Санкт-Петербург »і ЗАТ« Московська міжбанківська валютна біржа ».

Різні форми управлінської діяльності в ІК забезпечуються виданнями відповідних документів:

• організаційна діяльність - видання організаційно-правових документів. До них відносять - Статут організації, положення про організацію, положення про структурні підрозділи, штатний розклад, інструкції на окремі види діяльності, посадові інструкції працівників, правила;

• розпорядча діяльність - видання розпорядчих документів (Накази, Розпорядження). Вони містять рішення спрямовані від керівника до співробітників фірми і містять інформацію виконавчо-розпорядчого властивості, що випливає з функцій управління (ввести в дію інструкцію з організації діловодства в організації; затвердити правила роботи з документами в ТОВ);

• планова діяльність - видання планових документів (план роботи секретаріату на рік; перспективний план роботи структурного підрозділу «Вітус»).

У діяльності «ВІТУС» створюються організаційно - правові документи, що визначають її статус, структуру, штатну чисельність і посадовий склад, функціональний зміст діяльності фірми, статус її підрозділів і працівників, їх права, обов'язки. До цих документів відносять: статут організації, положення про організацію, положення про структурний підрозділ (секретаріат), штатний розклад, інструкції на окремі види діяльності (технологія управління документообігом в ІК; інструкція секретаря по роботі з відвідувачами компанії), посадові інструкції працівників (начальника секретаріату , документознавців, помічника генерального директора, технічних секретарів). Основна частина організаційно - правових документів (Статут, Положення про організацію, Посадові інструкції, Положення про структурний підрозділ) мають невизначений термін дії. Це виражається в тому, що ці документи діють до їх скасування або до затвердження в ТОВ замість них нових. Ці документи складають правову основу діяльності «ВІТУС».

Види розпорядчих документів, що видаються в організації, встановлюються її установчими документами - статутом або положенням.

Сучасний стан управління відображається в оперативних документах - це група інформаційно-довідкових документів, в ІК вони представлені - довідками, доповідними і службовими записками, протоколами, листування. Особливістю цих документів є те, що вони йдуть знизу вгору по системі управління. Своєрідністю багатьох видів цих документів полягає в тому, що їх авторами є співробітники компанії. Вони рухаються за схемою: виконавець, керівник структурного підрозділу, генеральний директор компанії.

Комплекс інформаційно-довідкових документів у ТОВ «ВІТУС» представлений: довідками (про розмір заробітної плати; про вартість ЦП; інформація про виведення з брокерського рахунку іменних акцій; про укладення договору довірчого управління; про відсутність рахунків в банках); списками (список власників акцій ; список власників надали свої ЦП для управління ІК); службовими записками (про покладання обов'язків з організації роботи; про хід заповнення довідників у системі; про терміни заробітної плати); заявами (про звільнення; про переведення працівника на іншу посаду); протоколами (оперативного наради; про закриття операційного періоду; за підсумками виконання планів заходів та бюджетів за квітень 2007 року та планування на травень 2007 року; засідання наглядової ради ВАТ АКБ «Пермінвестбанк»); комерційними пропозиціями (про участь у виставці; про надання приміщень); листуванням ( лист-запит на надання відомостей власників ЦП; прохання про надання проекту договору на надання послуги IP VPN; інформаційний лист про відкриття нового операційного періоду).

Документообіг в ТОВ «ВІТУС» представлений різними документопотоками: вхідний, вихідний і внутрішній. У документообіг Товариства входять документи, які фіксують рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності Товариства, його структурних підрозділів та окремих співробітників

При визначенні динаміки зміни обсягу документообігу в ТОВ «ВІТУС» необхідно керуватися наступною таблицею:

Таблиця 1.

Великим досягненням в організації роботи підприємства ІК стало впровадження в практику - електронної системи роботи з документами, дані процеси всередині компанії «ВІТУС» регламентуються наступними документами: «Внутрішня інструкція по роботі з документами», «Регламент роботи з документами в автоматизованій системі діловодства та документообігу в ІК ».

Таким чином, розглянувши склад і організацію роботи в автоматизованій системі «Документум», можна зробити висновок, що вона являє собою структурований довідник, що містить у собі всі основні відомості про співробітників і керівництві ІК з найменуванням їх посад, підрозділів і контрагентів з якими веде листування « ВІТУС ». Всі потоки документів (вхідний, вихідний, внутрішній) представлені в інформаційному сховищі, яке складається з реєстраційних форм і прикріплених до них віртуальних образів документів. У системі організовано швидкий пошук потрібного зареєстрованого документа та організація довготривалого зберігання створених документів. «Документум» дозволяє організовувати роботу з документами на новому рівні, що позитивно позначається на діяльності співробітників секретаріату і компанії в цілому. Дана система дозволяє організувати наступні види робіт: інформаційно - довідкову роботу з мінімальними витратами часу; автоматизований контроль за термінами виконання документів, реєстрацію документів на декількох робочих місцях одночасно. Всі основні відомості та операції, які були проведені з тими чи іншими документами, що функціонують у секретаріаті, знаходять своє відображення в електронних реєстраційних картках, що, безсумнівно, підвищує якість, оперативність, ефективність роботи співробітників ІК при реєстрації, пошуку та подальшої роботи з необхідними документами . Програма дозволяє зафіксувати та відслідковувати усі важливі етапи руху документів від їх створення або надходження до «ВІТУС», до знищення.