Найважливішою функцією кадрової служби є правильне і повне документування трудових відносин в організації.
При вирішенні трудових конфліктів у судовому порядку, які завжди супроводжуються поданням до суду документів, підготовлених у кадровій службі, найважливішу роль відіграє не тільки правильне складання змістовної частини кожного документа, але і його оформлення відповідно до діючих вимог законів, інших нормативних актів [4] . Помилки при підготовці документів, відсутність у них окремих реквізитів або невірне їх оформлення нерідко призводять фахівців кадрової служби до невдачі у судових спорах з працівником навіть при гарному знанні положень Трудового кодексу Російської Федерації.
Керівники організацій несуть персональну відповідальність за правильну організацію діловодства [5] у своїй фірмі.
Під узагальнюючими поняттями «кадрова документація» або «документація по особовому складу» мають на увазі широке коло документів, які містять відомості про працівників підприємства і діяльності самої кадрової служби: персональні та облікові документи, планові та звітно-статистичні, організаційно-розпорядчі.
Різновиди документів за функціями та завданням управління кадрами включені в Загальноросійський класифікатор управлінської документації (документи з прийому, перекладу і звільнення працівників, з оформлення відпусток, заохочень, дисциплінарних стягнень та ін.) Саме вони і визначають основні напрямки діяльності кадрової служби щодо документування трудових відносин.
У кожній організації видаються накази про прийом і звільнення, підписуються трудові договори з працівниками, вносяться записи в трудові книжки, ведуться особові картки працівників. Подібні документи складають мінімально обов'язковий обсяг документів відділу кадрів.
Наказами по кадрах оформляються також надання відпустки, оголошення заохочень та стягнень, зміна умов праці, присвоєння розрядів, класності, встановлення розмірів оплати праці, відряджання співробітників і ін
Трудові правовідносини роботодавця (підприємства) з працівником регулюються Трудовим кодексом (ТК) РФ від 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. Від 09.05.2005). Порядок оформлення прийому, звільнення і переведення співробітників ні в якому разі не може суперечити положенням ТК РФ.
Етапи трудової діяльності співробітників зафіксовані в документації по особовому складу. До неї належать:
· Трудовий договір;
· Накази з особового складу (про прийом на роботу, переведення, надання відпусток, звільнення і т.д.);
· Особисті картки працівників;
· Трудові книжки;
· Табель обліку робочого часу;
· Графік відпусток;
· Особисті заяви працівників;
При вирішенні трудових конфліктів у судовому порядку, які завжди супроводжуються поданням до суду документів, підготовлених у кадровій службі, найважливішу роль відіграє не тільки правильне складання змістовної частини кожного документа, але і його оформлення відповідно до діючих вимог законів, інших нормативних актів. Помилки при підготовці документів, відсутність у них окремих реквізитів або невірне їх оформлення нерідко призводять фахівців кадрової служби до невдачі у судових спорах з працівником навіть при гарному знанні положень Трудового кодексу Російської Федерації.
Керівники організацій несуть персональну відповідальність за правильну організацію діловодства у своїй фірмі.

2.1. Основні вимоги до роботи з наказами
з особового складу

Накази по кадрах - основні документи, що визначають службове становище працівників, є підставою для внесення відповідних записів до документів з обліку праці та її оплати.
Наказами з особового складу документально оформляються:
· Прийом, переведення на іншу роботу, звільнення;
· Зміна умов праці, присвоєння розрядів;
· Встановлення розмірів оплати праці;
· Надання відпусток, відрядження співробітників;
· Накладення дисциплінарних стягнень та ін
При дотриманні правил роботи з документами накази повинні друкуватися на спеціальних бланках або на стандартних аркушах щільного паперу, придатної до тривалого зберігання. З кадрових наказів ведеться нумерація, окрема від наказів по основній діяльності.
Правильна підготовка наказу включає в себе складання його проекту. Компетенція осіб, що підготовляють проект, залежить від його змісту. Керівники структурних підрозділів підприємства направляють в кадрову службу представлення, на підставі якого менеджери, інспектори відділу кадрів готують відповідний проект.
Проекти наказів про заохочення і стягнення готують керівники тих підрозділів, які вносять пропозиції щодо заохочення чи покарання працівників, що входять до їх безпосереднє підпорядкування.
Формулювання наказу має відповідати чинному трудовому законодавству.
На працівників, у зв'язку з переміщенням яких видаються накази вищестоящої організації (про призначення на посаду, переведення у підлегле підприємство або звільнення з нього), відділ кадрів заповнює наказ типової форми після того, як отримана виписка з наказу вищестоящої організації. У наказі (розпорядженні) визначається дата вступу на посаду, встановлення окладу і різних надбавок або дата звільнення працівника.
Накази з особового складу візуються особою, відповідальною за кадри, і керівниками тих структурних підрозділів, чиїх співробітників наказ стосується.
Накази з питань звільнення, перекладу, накладення стягнення візуються юристом (при його наявності).
Бухгалтером можуть візуватися накази з питань звільнення, направлення у відрядження, надання чергової відпустки, виклику з відпустки, преміювання.
Накази з особового складу підписуються керівником, а в його відсутність - заступником керівника, який курирує ці питання, відповідно до наказу про розподіл обов'язків між керівництвом.
Наказ по кадрам оголошується працівникові, згаданому в ньому, під розписку. Після ознайомлення з документом працівник розписується на справжньому примірнику наказу і ставить дату. У разі відмови працівника від підпису факт ознайомлення засвідчується підписом начальника відділу кадрів та безпосереднього начальника працівника.
Копії наказів (розпоряджень), завірені працівником відділу кадрів, передаються у фінансовий відділ підприємства для відкриття особового рахунку на виплату заробітної плати, перерахунку її при зміні посади або повного розрахунку при звільненні.
Накази з особового складу реєструються, розсилаються і формуються у справи відділом кадрів. Підстави до наказів підшиваються в особисті справи працівників або утворюють самостійну справу додатків до наказів по особовому складу.
У зв'язку з тим, що накази про надання відпусток, стягнення, відрядження мають тимчасові терміни зберігання, їх формування необхідно робити окремо від усіх інших наказів по особовому складу.
Кадрова служба повинна виконувати весь порядок роботи з наказами по особовому складу, так як ці документи мають велике значення для організації, як форма регулювання трудових відносин між роботодавцем та працівником, а так само контролю відповідності цих відносин чинному законодавству.

2.2. Ведення трудових книжок

Згідно ст.66 Трудового кодексу РФ трудова книжка встановленого зразка є основним документом про трудову діяльність і трудовий стаж працівника. Протягом усього періоду діяльності працівника в організації його переміщення і заохочення відображаються в цьому важливому для кожного трудящого документі.
Робота з трудовими книжками та внесення до них записів суворо регламентовані: згідно зі ст. 66 Трудового кодексу РФ форма, порядок ведення та зберігання трудових книжок, а також порядок виготовлення бланків трудових книжок і забезпечення ними роботодавців встановлюються Урядом РФ.
Постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225 «Про трудові книжки» (далі - Постанова № 225) затверджено форму трудової книжки, форма вкладиша до трудової книжки та Правила ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців. Постановою Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 р. № 69 було затверджено інструкцію щодо заповнення трудових книжок.
Згідно з Правилами роботодавець (за винятком роботодавців - фізичних осіб) зобов'язаний вести трудову книжку на кожного працівника, що пропрацював в організації понад п'ять днів, якщо робота в цій організації є для працівника основною. На працівника, що поступає на роботу вперше, заводиться трудова книжка, яка заповнюється в його присутності в термін не більше тижня з дня прийняття на роботу. Роботодавець - фізична особа не має права робити записи в трудових книжках працівників, а також оформляти трудові книжки працівникам, що приймаються на роботу вперше.
Щоб припинити ходіння підроблених трудових книжок, Уряд РФ зобов'язав Міністерство фінансів РФ затвердити порядок забезпечення роботодавців новими бланками трудової книжки і вкладиша до неї (п.3 постанови Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225), а роботодавців - забезпечити облік трудових книжок, а також бланків трудової книжки і вкладиша до неї (розд. VI Правил).

2.2.1. Правила заповнення трудової книжки

У трудову книжку вносяться такі відомості:
· Про працівника;
· Про яку вони виконують;
· Про переведення на іншу постійну роботу;
· Про звільнення працівника;
· Підстави припинення трудового договору;
· Про нагородження за успіхи в роботі.
Відомості про стягнення до трудової книжки не вносяться, за винятком випадків, коли дисциплінарним стягненням є звільнення.
За бажанням працівника відомості про роботу за сумісництвом вносяться в трудову книжку за основним місцем роботи на підставі документа, що підтверджує роботу за сумісництвом.
Усі записи про прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення, про нагородження і заохочення вносяться адміністрацією в трудову книжку після видання відповідного наказу, але не пізніше тижневого строку, а при звільненні - в день звільнення. Записи в трудовій книжці повинні точно відповідати тексту наказу по особовому складу. Записи про причини припинення трудового договору повинні проводитися в точній відповідності з формулюваннями Трудового кодексу РФ або іншого федерального закону і з посиланням на відповідні статті, пункт.
Записи виконуються акуратно, пір'яний чи кульковою ручкою, чорнилом або пастою чорного, синього або фіолетового кольору.
При оформленні трудової книжки спочатку заповнюється титульний лист, який містить відомості про працівника. Прізвище, ім'я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження.
Освіта - середня, середня спеціальна або вища - вказується тільки на підставі документів (атестата, посвідчення, диплома).
Запис про незакінчену середню або незакінчену вищу освіту також може бути проведена на підставі відповідних документів (студентського квитка, залікової книжки, довідки навчального закладу).
Професія чи спеціальність записується у трудовій книжці на підставі документа про освіту або іншого належним чином оформленого документа.
Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей.
Першу сторінку трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього ставиться печатка підприємства, на якому вперше заповнюється трудова книжка.
Зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові і дату народження проводитися органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені та по батькові тощо) і з посиланням на номер і дату цих документів.
Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюється, наприклад, колишнє прізвище або ім'я, по батькові, дата народження і записуються нові дані.
Посилання на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки і завіряються керівником підприємства або спеціалістом відділу кадрів і печаткою підприємства. У такому ж порядку за необхідності вносяться зміни до відомостей про освіту, професії, спеціальності.

2.2.2. Занесення відомостей до трудової книжки

У графі 3 розділу «Відомості про роботу» у вигляді заголовка пишеться повне найменування підприємства. Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер вноситься запису, у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу.
У графі 3 пишеться: «прийнятий чи призначений в ...» із зазначенням конкретного найменування підрозділу, а також найменування роботи, професії або посади і присвоєного розряду. Записи про найменування роботи, професії або посади, на яку прийнятий працівник, виробляються відповідно до найменувань посад, вказаних у Єдиної номенклатурі посад службовців, або відповідно до штатного розкладу.
Запис у трудову книжку відомостей про роботу за сумісництвом проводитися за бажанням працівника адміністрацією за місцем основної роботи на підставі наказу адміністрації підприємства, установи, організації, де працівник прийнятий на роботу за сумісництвом. У такому ж порядку проводитиметься запис про звільнення з цієї роботи.
Переведення працівника на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві оформлюється в такому ж порядку, як і прийняття на роботу.
Якщо за час роботи працівника назва підприємства змінюється, про це окремим рядком у графі 3 трудової книжки робиться запис: «підприємство таке-то з такого-то числа перейменований у таке-то», а в графі 4 проставляється підстава перейменування - наказ ( розпорядження), його дата і номер.
У трудові книжки працівників у розділ «Відомості про заохочення» вносяться відомості про заохочення за успіхи в роботі на підприємстві, в установі, організації, передбачених правилами внутрішнього трудового розпорядку і статутами про дисципліни (оголошення подяки, видача премії, нагородження цінним подарунком, почесною грамотою підприємства , занесення до Книги пошани та ін), а також про інші заохочення відповідно до чинного законодавства.
Порядок внесення відомостей про нагородження і заохочення такий: у графі 3 відповідного розділу трудової книжки пишеться у вигляді заголовка назва підприємства, нижче у графі 1 указується порядковий номер запису (нумерація, що наростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника). У графі 2 ставиться дата нагородження або заохочення, у графі 3 записується, ким нагороджений або заохочений працівник, за які досягнення і якою нагородою або заохоченням, у графі 4 зазначається на підставі чого внесено запис (із посиланням на дату, номер і найменування документа).

2.2.3. Вкладиш до трудової книжки

У тих випадках, коли в трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, трудова книжка заповнюється вкладишем.
Вкладиш вшивається у трудову книжку, заповнюється і ведеться власником або уповноваженим ним органом за місцем роботи працівника в тому ж порядку, що і трудова книжка.
Вкладиш без трудової книжки недійсний.
Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки зверху ставиться штамп з написом «Виданий вкладиш» і тут же вказується серія і номер вкладиша.
У разі необхідності доповнення трудової книжки вкладишем видається вкладиш нового зразка незалежно від того, яку трудову книжку має працівник.
З кожним записом, що вноситься на підставі наказу в трудову книжку (вкладиш) про прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу і звільнення, адміністрація підприємства зобов'язана ознайомити власника книжки (вкладиша) під розписку в особистій картці форма № Т-2, в якій повинна бути точна запис з трудової книжки (вкладиша).

2.2.4. Видача трудової книжки при звільненні

При звільненні робітника або службовця все записи про роботу, нагородження та заохочення, внесені в трудову книжку за час роботи на даному підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства чи спеціально уповноваженої ним особи та печаткою підприємства.
Адміністрація зобов'язана видати працівнику його трудову книжку в день звільнення з внесеним до неї записом про звільнення.
При затримці видачі трудової книжки з вини адміністрації працівнику виплачується середній заробіток за час вимушеного прогулу. Днем звільнення в цьому випадку вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення видається наказ і внесений запис до трудової книжки працівника. Раніше внесений запис про день звільнення визнається недійсним у порядку, встановленому вище.
У разі якщо в день звільнення працівника видати трудову книжку неможливо в зв'язку з відсутністю працівника, або його відмовою від отримання трудової книжки на руки, роботодавець направляє працівнику повідомлення про необхідність з'явитися за трудовою книжкою, або дати згоду на відправлення поштою. З дня направлення повідомлення роботодавець звільняється від відповідальності за затримку видачі трудової книжки.
У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається поштою на їх вимогу. У трудовій книжці померлого працівника у розділі «Відомості про роботу» після вказівки порядкового номера і дати запису у графі 3 пишеться «Роботу припинено у зв'язку зі смертю», далі заповнюється графа 4 (вказується дата і номер наказу). Цей запис засвідчується в установленому порядку.

2.2.5. Дублікат трудової книжки

Особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов'язана негайно заявити про це адміністрації за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви адміністрація видає працівникові іншу трудову книжку або вкладиш до неї з написом «Дублікат» у правому верхньому куті першої сторінки.
Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюється за загальними правилами. У розділи "Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» при заповненні дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів.
Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки в розділ «Відомості про роботу" у графі 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж роботи до влаштування на це підприємство, підтвердженому документами.
Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.
Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується по окремих періодах роботи в такому порядку: у графі 2 записується дата прийому на роботу, у графі 3 пишеться найменування підприємства, де працював працівник, а також відділ і посада, на яку він був прийнятий .
Якщо з наданих документів видно, що працівник переводився на іншу постійну роботу в тому ж підприємстві, то про це робиться відповідний запис.
Після цього у графі 2 записується дата звільнення, а в графі 3 - причина звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі дані.
У тому випадку, коли документи не містять повністю зазначених вище даних про роботу в минулому, в дублікат трудової книжки вносяться лише що у документах.
У графі 4 зазначаються найменування, дата і номер документа, на підставі якого проведено відповідні записи у дублікаті. Документи, що підтверджують стаж роботи, повертаються їх власнику. Адміністрація зобов'язана посприяти працівникові в одержанні документів, що підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню на підприємство. Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (обгоріла, порвана, замазана), то орган за останнім місцем роботи видає працівнику дублікат трудової книжки (вкладиш до неї).
При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться напис: «Замість видано дублікат», а книжка повертається її власнику. При вступі на нове місце роботи працівник зобов'язаний пред'явити дублікат трудової книжки.

2.2.6. Розрахунки за трудові книжки та їх зберігання

При видачі трудової книжки (дубліката) і вкладиша адміністрація стягує з працівника плату.
У разі неправильного первинного заповнення трудової книжки або вкладиша до неї, а також у разі псування їх бланків внаслідок недбалого зберігання вартість зіпсованих бланків сплачується підприємством.
Якщо трудова книжка працівника загублена підприємством причини стихійного лиха або з інших причин, то видається дублікат трудової книжки без стягнення її вартості.
Трудові книжки та їх дублікати, не отримані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок робітників і службовців, які перебувають на роботі.
Після цього строку не затребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.
Адміністрація підприємства зобов'язана постійно мати в наявності необхідну кількість бланків трудових книжок і вкладишів до них.

2.2.7. Облік бланків трудових книжок

На підприємстві ведеться така документація щодо обліку бланків трудових книжок і заповнених трудових книжок:
· Прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них;
· Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
У прибутково-видаткову книгу вносяться всі операції, пов'язані з отриманням і витрачанням бланків трудових книжок і вкладишів до них із зазначенням серії та номера кожного бланка. Книга ведеться бухгалтерією підприємства.
Книга руху трудових книжок і вкладишів до них ведеться відділом кадрів. У цій книзі реєструються всі трудові книжки, прийняті від робітників і службовців при вступі на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них із записом серії і номера, видані робітникам і службовцям знову.
При отриманні трудової книжки у зв'язку зі звільненням працівник розписується у особистій картці і у книзі обліку.
Прибутково-видаткова книга і книга обліку руху трудових книжок пронумеровані, прошнуровані і скріплені підписом керівника підприємства і сургучною печаткою.
Бланки трудових книжок і вкладишів до них зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності і видаються за заявкою у підзвіт особі, відповідальній за ведення трудових книжок.
Після закінчення кожного місяця бухгалтерія вимагає від особи, відповідальної за ведення трудових книжок, звіту про наявність бланків трудових книжок і вкладишів до них і про суми, одержані за заповнені трудові книжки і вкладиші до них з додатком прибуткового ордеру каси підприємства.
На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладишів до них складається акт.
Трудова книжка - це документ, в якому міститься вся інформація про трудову діяльність її власника, про його «зростанні» і «падіння». Заповнення її вимагає від працівника кадрів набагато більшою увагою і далекоглядності, ніж оформлення будь-якого іншого документа.
Помилку, допущену в наказі, в договорі, в акті, легко виправити, і, швидше за все, ніхто і не дізнається, що вона мала місце.
А наслідки непомічених і невиправлених помилок у документі, що підтверджує трудовий стаж працівника, можуть виявитися лише під час оформлення пенсії і стати причиною серйозних проблем.

2.3. Формування і зберігання справ у кадровій службі

Формування справ [6] - угруповання виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
При формуванні справ необхідно дотримуватися таких правил:
· Роздільно групувати в справи документи постійного і тимчасового зберігання;
· Поміщати в справу тільки виконані, правильно оформлені документи відповідно до найменування справ за номенклатурою;
· Вміщувати разом всі документи, пов'язані з рішенням одного питання;
· Поміщати положення разом з основними документами;
· Програми обсягом понад 100 листів слід групувати в окремі справи, про що в документі робиться відмітка;
· Документи у справі розташовувати в хронологічному порядку за датою реєстрації документа, з нумерації;
· Дотримуватися обсяг документів, які повинні міститися в справу. В одній справі може бути підшито не більше 250 аркушів (товщина 30-40мм), потім заводиться нова папка з тим же індексом;
· Включати у справи тільки по одному примірнику кожного документа. Не допускається включення у справу документів, що не відносяться до нього, чернеток, варіантів, розмножених копій, документів, що підлягають поверненню.
У процесі угруповання перевіряється правильність оформлення документів. Неоформлені і неправильно оформлені документи повертаються безпосередньо виконавцям на доопрацювання, після чого передаються для включення у відповідні справи.
Справи постійного і довгострокового термінів зберігання оформляються у тверді обкладинки, на яких робиться опис справи.
Листи справи нумеруються, на початку справи підшивається внутрішній опис документів, в кінці справи - заверительная напис. Листи внутрішнього опису нумеруються окремо, їх кількість вказується в заверительной написі після загальної кількості аркушів справи через знак +.

2.3.1. Номенклатура справ відділу кадрів

Номенклатура справ призначена для формування справ, їх угруповання, систематизації та обліку, визначення термінів їх зберігання і є основою для складання описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання.
Номенклатура справ відділу кадрів складається його керівником, погоджується з архівом і затверджується його керівником.
При складанні номенклатури слід керуватися типовими і зразковими номенклатура справ, типовим і відомчим переліками документів зі строками зберігання, Основними правилами роботи відомчих архівів.
У номенклатуру справ включаються заголовки справ, що відображають всі документовані ділянки роботи відділу кадрів. Заголовки справ формуються на основі визначень документованих ділянок роботи. Заголовок справи повинен чітко і в узагальненій формі відображати основний зміст і склад документів справи. Не допускається вживання в заголовку справи не конкретних формулювань («різні матеріали», «загальна листування», «листування з різних питань» і т.д.), а також вступних слів і складних синтаксичних оборотів.
Заголовки справ з питань, не дозволеним протягом одного року, є «перехідним» і вносяться в номенклатуру справ наступного року з тим же індексом.
Заголовок справи складається з елементів розташовані у такій послідовності:
· Назва виду справи (листування, журнал і т.д.) або різновиду документів (протоколи, накази і т.д.);
· Назва організації чи структурного підрозділу (автор документа);
· Назва організації, якій будуть адресовані або від якої будуть отримані документи (адресат або кореспондент документа);
· Короткий зміст документів справи;
· Назву місцевості (території), з якою пов'язаний зміст документів справи;
· Дати (період), до яких належать документи справи.
Якщо справа буде складатися з декількох томів чи частин, то формулюється загальний заголовок справи, а потім при необхідності складаються заголовки кожного тому (частини), уточнюючі зміст заголовка справи.
За наявності у справі кількох томів (частин) індекс проставляється на кожному томі з додаванням «т.1.». «Т.2» і т.д.

2.3.2. Формування особових справ

Основним документом персонального обліку працівника є його особиста справа, яка є документом «Для службового користування». Особиста справа включає в себе наступні документи, пронумеровані і підшиті в хронологічному порядку:
· Опис документів, наявних в особовій справі;
· Анкета;
· Особисту заяву про прийом на роботу (в кінці трудової діяльності - про звільнення);
· Особистий листок з обліку кадрів з наклеєною на нього фотографією розміром 4х6 см (фотографії оновлюються при досягненні віку 25 і 45 років);
· Автобіографія;
· Копії документів про освіту, присвоєння наукового ступеня, вченого звання;
· Характеристики;
· Копії наказів про зарахування (надалі про переведення, звільнення);
· Трудовий договір;
· Картки обліку заохочень та стягнень;
· Матеріали атестації;
· Подання про призначення, звільнення, переведення, звільнення, направлення на навчання;
· Копії нагородних листів і уявлень до присвоєння почесних звань;
· Інші документи, що характеризують працівника.
В особисті справи не повинні входити документи другорядного значення, які мають тимчасові (до 10 років включно) терміни зберігання. До таких документів відносяться довідки з місця проживання, про житлові умови, про стан здоров'я і т.д.
Особиста справа оформляється після видання наказу про зарахування на роботу і ведеться протягом всієї роботи співробітника на підприємстві.
Працівник, відповідальний за документальне забезпечення кадрової діяльності, приймає від вступника на службу документи, перевіряє повноту їх заповнення і правильність зазначених відомостей згідно зазначених документами.
Особисті справи враховуються як документи «Для службового користування», реєструються у «Книзі (журналі) обліку особистих справ», яка передбачає такі графи: порядковий номер справи, прізвище, ім'я, по батькові співробітника, дата постановки справи на облік і дата зняття з обліку.
Особові справи можуть видаватися для ознайомлення тільки співробітникам, певним керівником підприємства.
При роботі з особистою справою, виданими для ознайомлення, забороняється проводити будь-які виправлення в раніше зроблених записах, вносити до нього нові записи, вилучати з особової справи наявні там документи або поміщати в нього нові і розголошувати містяться в ньому конфіденційні відомості.
Під час вилучення будь-яких документів з особової справи особа, відповідальна за ведення особових справ, зобов'язана зробити у внутрішній опису відповідний запис.
Для контролю за своєчасним поверненням виданих або висланих для ознайомлення особистих справ і запобігання їх втрати використовується спеціальна контрольна картка, яка заповнюється на кожну справу. У ній вказуються номер особової справи, прізвище, ім'я, по батькові співробітника, на якого вона заведена, дата видачі особової справи, кому воно видане, розписка в отриманні, номер службового телефону особи, яка отримала справу, і дата повернення справи.
Однак особисті справи ведуться далеко не на всіх співробітників, а як правило, на керівних працівників і фахівців організації. На інших працівників складаються особові картки (форма № Т-2).
Особиста картка являє собою перелік питань про біографічні дані працівника, про освіту, про виконувану роботу з початку трудової діяльності, перебування за кордоном, про урядові нагороди, військовий обов'язок, сімейний стан, про місце проживання, паспортні дані та ін Графи картки заповнюються працівником власноручно , розбірливо, без спотворень і скорочень найменування організацій, в яких він раніше працював. Відомості про попередню трудову діяльність вказуються на підставі записів у трудовій книжці та інших документів. Автобіографія пишеться у довільній формі, де, крім відомостей про себе та свою діяльність, зазначаються відомості про родичів та інші відомості, що мають значення при вирішенні питання про більш правильному і доцільному використанні працівника на певній посаді. Про всі подальші зміни в анкетно-біографічних даних (освіта, сімейний стан тощо) працівники зобов'язані повідомляти у відділ кадрів за місцем роботи для внесення цих змін до всіх їх облікові документи.
У відділі кадрів особисті справи та особисті картки зберігаються тільки на працюючих співробітників. Для зберігання слід використовувати сейфи і конторські шафи, в яких особисті справи розташовуються за алфавітом. Шафи чи металеві сейфи повинні замикатися на замок і опечатуватися.
Після звільнення співробітника його особиста справа витягується з папки і оформляється для передачі на зберігання.

2.3.3. Зберігання справ

З моменту заклади й до передачі в архів справи зберігаються за місцем їх формування.
Облікові документи на працівників зберігаються у спеціально обладнаних шафах, картотечних ящиках. На час припинення роботи приміщення, де зберігаються облікові документи, опечатуються або здаються під охорону. Особові справи розміщуються у вогнетривких шафах у порядку номерів, проставлених на корінцях і лицьовій стороні особової справи.
Частина документів, що утворилися й утворюються в діяльності підприємства, підлягають передачі у відомчий архів.
Для тимчасового (понад 10 років) зберігання документів, що мають практичне значення, а також документів з особового складу, їх обліку, використання, відбору та підготовки до передачі на державне зберігання, відомства утворюють центральний архів.
Центральний архів відомства зберігає документи центрального апарату, організацій - попередників відомства і при необхідності інших організацій відповідно до списку організацій - джерел комплектування архіву, затвердженим керівником відомства.
У центральний архів передаються справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання з особового складу. Їх передача здійснюється тільки по описам. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання передачі в центральний архів не підлягають, вони зберігаються в структурних підрозділах і після закінчення термінів зберігання і підлягають знищенню в установленому порядку.
Дотримання правил ведення і зберігання кадрової документації, а також своєчасна здача цієї документації в архів - професійний обов'язок кожного працівника кадрової служби. Постійний контроль за діяльністю кадрової служби, оперативне усунення недоліків - одне з найважливіших завдань директора підприємства.

РОЗДІЛ 3. Захист персональних даних працівника
У КАДРОВОЇ СЛУЖБИ
Робота кадрової служби безпосередньо пов'язана з персональними даними працівників. Основна частина інформації, з якою пов'язана діяльність співробітників відділу кадрів, носить конфіденційний характер. Тому важливим напрямком діяльності кадрової служби є обробка, захист і збереження такого роду інформації.
Відповідно до ФЗ від 27 липня 2006 року № 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології і захист інформації» персональні дані відносяться до категорії конфіденційної інформації. Не допускається збирання, зберігання, використання та поширення інформації про приватне життя, так само як інформації, яка порушує особисту таємницю, сімейну таємницю, таємницю листування, телефонних переговорів, поштових, телеграфних та інших повідомлень фізичної особи без її згоди, крім як на підставі судового рішення. Персональні дані не можуть бути використані з метою заподіяння майнової та моральної шкоди громадянам, труднощі реалізації їх прав і свобод.
Роботодавці, які володіють інформацією про громадян, несуть відповідальність відповідно до законодавства Російської Федерації за порушення режиму захисту, обробки та порядку використання цієї інформації.
Трудовим кодексом [7] з метою забезпечення прав і свобод людини і громадянина передбачено дотримання роботодавцем і його представниками наступних загальних вимог при обробці персональних даних працівника:
· Обробка персональних даних працівника може здійснюватися винятково з метою забезпечення дотримання законів та інших нормативних правових актів, сприяння працівникам у працевлаштуванні, навчанні і просуванні по службі, забезпечення особистої безпеки працівників, контролю кількості та якості виконуваної роботи і забезпечення збереження майна;
· Всі персональні дані працівника слід отримувати в нього самого. Якщо персональні дані працівника представляється можливим отримати тільки в третьої сторони, то працівник повинен бути повідомлений про це заздалегідь і від нього має бути отримано письмову згоду. Роботодавець повинен повідомити працівника про цілі, передбачуваних джерелах і способи отримання персональних даних, а також про характер підлягають отриманню персональних даних і наслідки відмови працівника дати письмову згоду на їх отримання;
· Роботодавець не має права отримувати та обробляти персональні дані працівника про його членство в громадських об'єднаннях або його профспілкової діяльності, за винятком випадків, передбачених федеральним законом;
· Захист персональних даних працівника від неправомірного їх використання або втрати повинен бути забезпечений роботодавцем у встановленому порядку за рахунок його коштів;
· Працівники та їхні представники повинні бути ознайомлені під розписку з документами організації, які встановлюють порядок обробки персональних даних працівників, а також про їхні права та обов'язки в цій галузі;
· Роботодавці, працівники та їхні представники повинні спільно виробляти заходи захисту персональних даних працівників.
Порядок зберігання і використання персональних даних працівників в організації встановлюється роботодавцем з дотриманням вимог Трудового кодексу.
Відповідно до статті 57 в трудовому договорі можуть передбачатися умови про нерозголошення державної, службової, комерційної та іншої захищеної законом таємниці. У трудові договори з відповідними працівниками слід включати положення про нерозголошення конфіденційної інформації про персональні дані працівників, до якої вони мають доступ в силу своїх посадових обов'язків.
При передачі персональних даних працівника роботодавець повинен дотримуватися таких вимог [8]:
· Не повідомляти персональні дані працівника третій стороні без письмової згоди працівника, за винятком випадків, коли це необхідно з метою попередження загрози життю і здоров'ю працівника, а також у випадках, встановлених федеральним законом;
· Дозволяти доступ до персональних даних працівників тільки спеціально уповноваженим особам, обмеживши їх правом отримувати тільки ті персональні дані працівника, які необхідні для виконання конкретних функцій;
· Передавати у встановленому Трудовим кодексом порядку персональні дані працівника представникам працівників, обмеживши цю інформацію тільки тими відомостями про працівника, які необхідні для виконання зазначеними представниками своїх функцій.
Законом про інформацію передбачено право громадян на доступ до документованої інформації про них, уточнення її з метою забезпечення повноти та достовірності відомостей. Громадяни мають право знати, хто і в яких цілях використовує або використовував цю інформацію. Обмеження доступу громадян та організацій до інформації про них припустимо лише на передбачених федеральними законами підставах. Крім того, власник документованої інформації про громадян зобов'язаний безкоштовно надати інформацію на вимогу тих осіб, яких вона стосується.
Статтею 90 ТК РФ встановлено, що винні у порушенні норм, що регулюють отримання, обробку і захист персональних даних працівника, особи несуть дисциплінарну, адміністративну, цивільно-правову або кримінальну відповідальність.
Аналіз деяких положень Трудового кодексу Російської Федерації дозволяє зробити висновок про те, що на співробітників кадрової служби накладається серйозна відповідальність. Їх компетентність у питаннях законодавства, пов'язаних із захистом, зберіганням і обробкою персональних даних має велике значення і впливає на кожного працівника зокрема і на всю організацію в цілому.

ГЛАВА 4. АНАЛІЗ ДІЯЛЬНОСТІ КАДРОВОЇ СЛУЖБИ СПбГПУ
Проходження переддипломної практики в Санкт-Петербурзькому державному політехнічному університеті дало можливість вивчити основні напрямки діяльності кадрової служби «зсередини» і проаналізувати її особливості.
Санкт-Петербурзький державний політехнічний університет - державний освітній заклад вищої професійної освіти федерального підпорядкування в системі безперервної освіти, діяльність якого спрямована на розвиток освіти, науки і культури шляхом проведення фундаментальних і прикладних наукових досліджень та навчання у сфері вищої, післявузівської і додаткової професійної освіти з широкого спектру природничих, гуманітарних та інших напрямів науки і техніки.
Університет є некомерційною організацією, що фінансується з Федерального бюджету, і не ставить в якості основної мети своєї діяльності одержання прибутку.
Університет має свої традиції і є провідним центром розвитку освіти, науки і культури Північно-Західного регіону в сферах своєї діяльності.
Відділ кадрів Санкт-Петербурзького державного політехнічного університету є самостійним структурним підрозділом, підпорядкованим безпосередньо ректору Університету. Його робота регламентується Положенням про відділ кадрів, а функції, права та обов'язки співробітників відділу кадрів прописані в посадових інструкціях.
У своїй діяльності відділ керується Статутом Університету, Конституцією Російської Федерації, Законом Російської Федерації «Про освіту», Трудовим кодексом Російської Федерації, нормативними актами, що регламентують роботу з кадрами.
Особливості роботи кадрової служби Санкт-Петербурзького державного політехнічного університету, як і будь-якого іншого навчального закладу, пов'язані з тим, що склад працівників Університету підрозділяється на професорсько-викладацький склад (далі ППЗ) та управлінсько-допоміжний персонал (далі УВП).
Тобто в Університеті передбачаються посади науково-педагогічного (професорсько-викладацький склад, науковці), інженерно-технічного, адміністративно-господарського, виробничого, навчально-допоміжного та іншого персоналу.
До професорсько-викладацьким відносяться посади: декана факультету, завідувача кафедрою, професора, доцента, старшого викладача, викладача, асистента. Педагогічні працівники - працівники, які здійснюють педагогічну діяльність.
До управлінсько-допоміжного персоналу належать секретарі, бухгалтери, інспектори кадрів, диспетчери, юристи і так далі.
На чолі кадрової служби Університету стоїть начальник відділу кадрів - Голощапова Євгенія Анатоліївна, у неї є свій заступник. Їм підкоряються інспектори відділу кадрів (додаток 1). Кожен інспектор має свої функціональні обов'язки, виходячи з яких формуються такі групи:
· Інспектори сектора професорсько-викладацького складу (організація та проведення конкурсного відбору, документаційне оформлення прийому, переміщення та звільнення ППС);
· Інспектори сектора управлінсько-допоміжного персоналу (документаційне оформлення прийому, переміщення та звільнення УВП);
· Група обліку особових справ (оформлення, ведення, облік і організація зберігання особистих справ);
· Група, що займається документационное оформлення відпусток, заохочень та дисциплінарних стягнень, а також фінансовою стороною цього питання;
· Група з оформлення пенсійних справ, а також державних нагород.
Вивчення даної структури роботи дозволило виявити основні функції відділу кадрів Університету. Так само був зроблений висновок, що ці функції безпосередньо пов'язані з документаційне забезпечення управління персоналом, до них відносяться:
· Видання наказів по особовому складу (про прийом на роботу, звільнення, переміщення, зміни окладів, розрядів, посад і т.д.);
· Оформлення, облік і зберігання трудових книжок;
· Формування, облік і організація зберігання особистих справ співробітників;
· Ведення обліку подання щорічних відпусток;
· Підготовка до затвердження документації з оформлення пенсійних справ;
· Підготовка статистичних звітів;
· Підготовка нагородних матеріалів, передача їх у вищестоящі органи;
· Забезпечення керівництва університету необхідної оперативною інформацією з кадрових питань;
· Ведення військового обліку громадян, що перебувають в запасі і громадян, які підлягають призову на військову службу у військові сили РФ, з числа працюючих в Університеті;
· Ведення обліку студентів, аспірантів і ординаторів-призовників та оформлення їм довідок про надання відстрочки від призову їх на військову службу на період навчання в університеті.
При здійсненні цих функцій відділ кадрів Університету взаємодіє з іншими структурними підрозділами:
· Факультетами та кафедрами;
· Адміністрацією Університету;
· Юридичним відділом;
· Бухгалтерією;
· Відділом з управління позабюджетної діяльністю;
· Загальним відділом;
· Соціальним відділом;
· Профспілковими організаціями
Наприклад, загальний відділ займається безпосередньо організацією зв'язку між структурними підрозділами Університету (розсилка копій документів по кафедрах і підрозділам, передача інформації і т.д.).
Секретарі на кафедрах та інших структурних підрозділах Університету на місцях збирають необхідні документи по роботі з персоналом (різні заяви, подання, відомості, табелі та ін), консультують персонал з відповідних питань, а так само відповідають на запити відділу кадрів.
У юридичному відділі візуються юристом накази з питань звільнення, перекладу, накладення стягнення та інші.
Від бухгалтерії кадрова служба отримує штатний розклад, розрахунки потреби в робочій силі, довідки про заробітну плату для оформлення пенсій за віком і т.п. Бухгалтерією можуть візуватися накази з питань звільнення, направлення у відрядження, надання чергової відпустки, виклику з відпустки, преміювання.
У свою чергу, кадрова служба представляє в бухгалтерії відомості про облікової чисельності працівників, прогули, плинність кадрів, табель обліку робочого часу, накази про прийом, переведення і звільнення, листи тимчасової непрацездатності для оплати, відомості про чергові відпустки працівників і т.п.
Відділ з управління позабюджетної діяльності займається питаннями, пов'язаними з комерційною діяльністю Університету. Тут узгоджуються всі надбавки до заробітної плати працівників, додаткові премії і так далі.
До адміністрації Університету подаються документи для підписання та затвердження керівництвом (проректорами).
Важливим напрямком роботи кадрової служби Санкт-Петербурзького державного політехнічного університету є діяльність з документування трудових відносин. До особливостей ведення діловодства в кадровій службі можна також віднести використання уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, затверджених Постановою Держкомстату від 05.01.2004 № 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати":
№ Т-1 "Наказ (розпорядження) про прийом працівника на роботу" (додаток 2);
№ Т-1а "Наказ (розпорядження) про прийом працівників на роботу";
№ Т-2 "Особова картка працівника" (додаток 3);
№ Т-3 "Штатний розклад";
№ Т-4 "Облікова картка наукового, науково-педагогічного працівника";
№ Т-5 "Наказ (розпорядження) про переведення працівника на іншу роботу";
№ Т-5а "Наказ (розпорядження) про переведення працівників на іншу роботу";
№ Т-6 "Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівнику";
№ Т-6а "Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівникам";
№ Т-7 "Графік відпусток" (додаток 4);
№ Т-8 "Наказ (розпорядження) про припинення; (розірвання) трудового договору з працівником (звільнення)";
№ Т-8а "Наказ (розпорядження) про припинення (розірвання) трудового договору з працівниками (звільнення);
№ Т-9 "Наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження";
№ Т-9а "Наказ (розпорядження) про направлення працівників у відрядження";
№ Т-10 "Посвідчення про відрядження";
№ Т-10а "Службове завдання для направлення у відрядження і звіт про його виконання";
№ Т-11 "Наказ (розпорядження) про заохочення працівника";
№ Т-11а "Наказ (розпорядження) про заохочення працівників".
Для реєстрації та обліку всієї документації, створюваної і використовується в діяльності кадрової служби Університету, а також зберігається в ній, використовуються книги обліку та журнали. Наприклад:
· Книга обліку наказів:
Про прийом;
Про надання відпусток (навчальних, за свій рахунок, основних оплачуваних, додаткових і т.д.);
Про переведення;
Про звільнення;
· Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них;
· Книга обліку особистих заяв співробітників Університету;
· Книга обліку співробітників прийнятих на роботу;
· Книга обліку співробітників звільнених з роботи;
· Книга реєстрації лікарняних листів;
· Книга обліку особистих справ;
· Книга обліку документів для службового користування;
· Журнал видачі особистих справ у тимчасове користування;
· Журнал обліку виконавчих листів
· І інші.
Іншою особливістю в діяльності відділу кадрів Санкт-Петербурзького державного політехнічного університету є спосіб зберігання документації.
Зберігання безпосередньо у відділі кадрів Університету підлягають особисті справи і особові картки співробітників, трудові книжки, а також інші кадрові документи, необхідні для здійснення діяльності кадрової служби.
Особливістю є те, що документи на співробітників професорсько-викладацького складу зберігаються окремо від документів управлінсько-допоміжного персоналу. Теж стосується реєстрації та ведення обліку цих документів.
Трудові книжки ведуться на всіх співробітників Університету, крім працюючих за сумісництвом (на цю категорію працівників трудові книжки ведуться за основним місцем роботи). В обов'язки інспекторів відділу кадрів входить ведення, облік і зберігання трудових книжок і вкладишів до них.
Зберігаються трудові книжки в спеціальних ящиках, які знаходяться в металевих шафах. Книжки розташовані в алфавітному порядку. У цих же шафах і таких же ящиках зберігаються незатребувані книжки співробітників звільнених з роботи.
Особові справи заводяться не на всіх співробітників Університету, а тільки на провідних працівників професорсько-викладацького складу, керівні посади управлінсько-допоміжного складу та працівників адміністрації.
Зберігаються особисті справи в окремому приміщенні, у спеціальних негорючих металевих шафах. Розташовані вони в алфавітному порядку (за першою літерою прізвища співробітника).
Облік і реєстрація особових справ ведеться в «Книзі обліку й алфавіту особистих справ».
Видаються особові справи тільки для службового користування. Видача проводиться під розписку в спеціальному журналі.
На всіх інших працівників Університету, крім обслуговуючого персоналу, заводяться особові картки, уніфікованої форми № Т-2. Використовуються картки старого і нового зразків. При введення нових картки старого зразка не листувалися. Нові картки не сильно відрізняються від попередніх: вони з більш щільного паперу і трохи більше за розміром. Негативним моментом цього нововведення є те, що доповнення до карток старого зразка використовуються нові, це незручно при їх зберіганні.
Особові справи та особисті картки зберігаються у відділі кадрів протягом двох років. Потім вони передаються в архів Університету. Група обліку особистих справ відповідає за правильну підготовку справ до передачі. Особові справи і картки перевіряються відповідно з книгами обліку, на них проставляються номери, а потім за описом вони передаються в архів.
Основою для формування справ, їх угруповання, систематизації та обліку, визначення термінів їх зберігання і складання описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання є номенклатура справ. Номенклатура справ Санкт-Петербурзького державного політехнічного університету включає в себе наступні розділи:
1. Накази та інструктивні листи Рососвіти РФ з питань роботи з кадрами. Копії.
2. Накази ректора університету з особового складу. Копії.
3. Підстави до наказів по особовому складу.
4. Положення про відділ кадрів.
5. Посадові інструкції працівників
6. Річні статистичні звіти про наявність, облік, плинності і розподіл кадрів.
7. Квартальні статистичні звіти про наявність, облік, плинності і розподіл кадрів.
8. Затверджене штатний розклад структурних підрозділів.
9. Особові справи.
10. Особисті картки викладачів і співробітників університету.
11. Списки професорсько-викладацького складу, наукових працівників, адміністративно-управлінського персоналу.
12. Облікові картки наукових працівників, фахівців з вищою і середньою спеціальною освітою.
13. Документи про надання працівників університету до урядових нагород (подання, анкети, списки праць).
14. Заяви про прийом на роботу за сумісництвом.
15. Графіки відпусток, заяви на відпустку.
16. Трудові книжки викладачів і співробітників університету.
17. Копії наказів і підстави до наказів на осіб, які порушили трудову дисципліну.
18. Документи для службового користування.
19. Копії наказів та подання на подяку співробітників.
20. Описи на справи, здані в архів.
21. Акти про знищення справ.
А також деякі інші.
Вивчивши основні положення номенклатури справ Університету, можна зробити висновок про діяльність відділу кадрів в цілому. Всі документи, зазначені в номенклатурі не просто використовуються кадровою службою, але й безпосередньо є основою її роботи. Співробітники відділу кадрів займаються розробкою і веденням питань, які ці документи регламентують.
Для спрощення роботи з документами в кадровій службі Санкт-Петербурзького державного політехнічного університету використовують автоматизовані системи. Облік документації ведеться за допомогою баз даних в Access. Так само полегшенню трудової діяльності працівників відділу кадрів сприяє система під назвою «Радість кадровика». Ця система дозволяє прискорити процес пошуку необхідної інформації і впорядковує зберігання даних.
Система надає працівникам відділу кадрів наступні можливості:
· Оперативний доступ до інформації про кадровий склад.
· Отримання відомостей про всі призначення працівника в межах підприємства, а також про всі накази, що стосуються цієї людини.
· Підготовка та видання наказів.
· Зміна штатного розкладу, отримання інформації про ставки, вакансії, позаштатних працівників та зайнятих посадах.
· Підготовка аналітичних даних, отримання стандартних форм звітності та різного виду документів.
· Всі відомості зберігаються в єдиній інформаційній базі, що забезпечує оперативний доступ до них з декількох робочих місць і паралельну роботу в системі декількох чоловік.
Однак програму «Радість кадровика» не можна назвати ідеальною. Ця система хоч і перевірена часом і вже досить звична для співробітників відділу кадрів Університету, але тим не менш морально застаріла для сучасного рівня розвитку автоматизованих технологій. Для обліку, реєстрації документів і зберіганні інформації можна порекомендувати більш нові і вдосконалені програми, такі як Lotus Domino або EDMS (Electronic Document Management Systems). Що стосується систем, призначених безпосередньо для кадрових служб, тут теж прогрес не стоїть на місці. Розширеними функціональними можливостями і самими останніми розробками володіють "АІТ: \ Управління персоналом" та Boss-кадровик. Ці сучасні автоматизовані системи забезпечують ефективну і зручну роботу з документування та управління персоналом

ВИСНОВОК

Аналіз основних напрямків діяльності співробітників відділу кадрів Санкт-Петербурзького державного політехнічного університету дозволив виявити деякі особливості ведення діловодства в кадровій службі:
1. В основі роботи кадрової служби Університету варто поділ складу його співробітників на професорсько-викладацький склад і управлінсько-допоміжний персонал. На цьому принципі побудовано все ведення кадрового діловодства.
2. Важливою особливістю є чіткий розподіл обов'язків між співробітниками відділу кадрів. Кожен несе відповідальність за певний напрямок діяльності відділу, що зводить до мінімуму ризик розголошення конфіденційної інформації і сприяє спрямованої роботі над певними питаннями.
3. Відділ кадрів взаємодіє з іншими структурними підрозділами Університету, крім того всі вони взаємопов'язані і взаємозалежні. Таким чином, в управлінні роботою з персоналом задіяні практично всі відділи, але документування займається виключно кадрова служба.
4. У кадровому діловодстві використовуються переважно документи уніфікованих форм. Це зумовлено великим ступенем важливості оформлення та ведення кадрової документації.
5. Принцип поділу складу працівників дотримується при обліку та реєстрації документів. Крім того в кадровому діловодстві недостатньо двох-трьох книг і журналів для обліку. Як показує вивчення роботи кадрової служби Університету, їх необхідно набагато більше. Це особливість пов'язана з розмаїттям і безліччю кадрових документів, кожен вид якого незалежний від інших і вимагає особливого ставлення при роботі з ним.
6. У кадровому діловодстві зберігання документів приділяється особлива увага, що обумовлюється важливістю укладеної в них інформації та передачею на подальше зберігання.
7. Крім того весь процес кадрового враховує питання захисту персональних даних працівників. Співробітники відділу кадрів безпосередньо пов'язані у своїй роботі з подібного роду інформацією, що вимагає від них компетенції у питаннях законодавства і, звичайно ж, акуратного і точного ведення діловодства.
8. Використання сучасних автоматизованих технологій, спеціально призначених для роботи кадрових служб. Наприклад: «Радість кадровика», "АІТ: \ Управління персоналом" та Boss-кадровик.
Встановлені в результаті переддипломної практики особливості основних напрямів діяльності співробітників відділу кадрів Санкт-Петербурзького державного політехнічного університету відносяться до кадрових служб в будь-яких організаціях. Такий висновок дозволило зробити вивчення теоретичного матеріалу.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Федеральний закон «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації» від 27.07.2006 № 149-ФЗ.
2. Трудовий кодекс РФ. Текст із змінами і доповненнями на 1 вересня 2007 року. - М.: Ексмо, 2007. - 272 с.
3. Постанова Уряду РФ від 16.04.2003 № 225 «Про трудові книжки».
4. Класифікація управлінської документації. ОК 011-93. Утв. Постановою Держстандарту РФ від 30.12.1993 N 299. Ред. від 27.12.2007.
5. Інструкція щодо заповнення трудових книжок від 10.10.2003 № 69.
6. Вялова Л.М. Документаційне забезпечення діяльності кадрової служби. Навчальний посібник для середньої професійної освіти - М.: Видавничий дім «Академія», 2007.
7. Грудцине Л.Ю. Кадровик. 2-е вид., Доповнене і перероблене. - М.: Ексмо, 2007. - 304 с.
8. Кірсанова М.В. Трудова книжка: нові правила ведення і зберігання. 2-е вид., Стер. - М.: Изд-во ОМЕГА-Л, 2006. - 58 с.
9. Красавін А.С. Документування трудової діяльності працівників. - М.: ИНФРА-М, 2006.
10. Кузнєцова Т.В., Кузнєцов С.Л. Кадрове діловодство. - М.: ТОВ «Інтел-синтез АПР», 2005.
11. Пустозерова В.М. Всі накази по кадрах і супроводжуючі документи. - М.: Книга сервіс, 2006. - 144с.
12. Рогожин М.Ю. Діловодство в кадровій службі. - М.: Велбі, 2006. - 776 с.
13. Санкіна Л.В. Довідник з кадрового діловодства. Видання 3-тє, доповнене і перероблене. - М.: М ЦФР, 2003.

Додаток 1

Структура відділу кадрів Санкт-Петербурзького державного політехнічного університету
SHAPE \ * MERGEFORMAT

Начальник відділу кадрів

Заступник

Сектор професорсько-викладацького складу

Сектор упрвленческо-допоміжного персоналу

Інспектори відділу кадрів