Структура - відносно стійкий спосіб організації елементів документа як системи. Якщо поняття системи охоплює найрізноманітніші сторони того чи іншого об'єкту: його будову, склад, спосіб існування, форму розвитку, - то поняття структури виділяє насамперед такий момент, як стійкість, стабільність цього об'єкта, завдяки чому він зберігає свою якість при зміні зовнішніх або внутрішніх умов. Поки зберігається структура, зберігається і система в цілому, а руйнування або перетворення структури веде до істотної перебудови або загибелі системи.
За своєю структурою документ може бути простим (елементарним) або складеним (складним). Під простим документом розуміється окреме завершене повідомлення (твір), цілісність якого виражається загальним змістом (сенсом) і логікою викладу, зафіксоване на одній одиниці матеріального носія. Іншими словами, простий документ - це одне повідомлення, розміщене на одному матеріальному носії (автореферат дисертації, препринт, листівка).
Складовою (складний) документ складається з двох або більше повідомлень (творів), частин або томів, об'єднаних загальною темою чи проблемою, метою, автором і т.п., зафіксованих на декількох матеріальних носіях. Складовою документ - це декілька повідомлень, поміщених в декількох томах, випусках та ін (зібрання творів, журнал, багатолисті газета, серія, комплект грамплатівок).
Існує розподіл документів на монодокументние (монодокументи) і полідокументние (полідокументи).
Монодокумент містить один твір (монографія, підручник, буклет, карта, листівка). Полідокумент складається з кількох творів. Різновид полідокумента: збірник - документ, що містить ряд творів; багатотомник - документ, що складається з двох або більше нумерованих томів (зібрання творів), серійне видання - періодичне (журнал, газета, бюлетень) і триваюче (серія). Всі вони, крім збірок, складаються з нумерованих чи датованих томів або випусків, виходять в однотипному оформленні. З іншого боку, одне повідомлення (твір) може розміщуватися на кількох відокремлених матеріальних носіях (аркушах, сторінках, томах, випусках і т.п.).
Розподіл документів на прості і складні, моно-і полідокументние в чому умовно. Так, колективна монографія, що має розділи, написані різними авторами, або грамплатівка, що включає твори кількох композиторів, дайджест, що містить добірки витягів з різних текстів, і т.п. можуть бути одночасно віднесені до розряду складних і полідокументов. Малюнки-ілюстрації, схеми, коментарі, посилання, будучи зібрані в додатку, перетворять простий документ в складний. Тобто існує діалектика понять «документ» і «частина документа»: самостійний твір (цілісний текст) може бути одночасно окремим документом, частиною документа або складатися з кількох документів. Це може бути в тому випадку, коли полідокумент (на одному носії) складається з декількох повідомлень; монодокумент складається з одного повідомлення на декількох окремих носіях; будь-який документ (повідомлення) можна поділити на частини, фрагменти і розглянути їх як самостійні (розділи монографії, голови , параграфи тощо). У документознавстві мінімальна одиниця розподілу тексту точно не встановлена. Це може бути абзац, речення, яке може складатися навіть з одного слова.
Завдяки єдності всіх сторін, властивих документної повідомленням, документом позначаються не тільки відокремлені, самостійно оформлені речові об'єкти, а й повідомлення, які є частиною такого об'єкта. Наприклад, документом є не тільки журнал, а й окрема публікація (стаття, рецензія, оголошення) в журналі. Однак більш поширена точка зору, згідно якої документ - це завершене, самостійно оформлене повідомлення, розміщене на матеріальному носії.
Таким чином, структура документа - це скоординоване безліч компонентів, взаємозв'язку яких дають йому можливість функціонувати як певної цілісності (системі), дозволяють відрізнити книгу від журналу, грамплатівку від дискети, мікрофільм від кінофільму, перфокарту від географічної карти і т.п., т. е. ідентифікувати кожен тип і вид документа.
Документ повинен відповідати певним вимогам, бути відповідним чином оформленим з метою його використання і зберігання. Для цього більшість з підсистем та елементів документа регламентовані стандартами, положеннями, інструкціями і т.п.
Кожен вид документа має свій типовий формуляр - необхідні відомості про документ, що служать основою для його реєстрації, обліку, зберігання, видачі, продажу. Формуляр документа складається з двох складових: вимог до оформлення документа і сукупності його реквізитів.

2.2. Внутрішня структура документа

Оформлення документа - це надання йому закінченої зовнішньої і внутрішньої форм, що включає встановлення формату, вибір шрифту, підготовку ілюстрацій. Оформлення документа - це його внутрішня і зовнішня структура (конструкція).
Внутрішня структура документа - це його внутрішня будова, набір взаємопов'язаних елементів і частин, які дозволяють більш ефективно шукати, сприймати і використовувати міститься в ньому інформацію. Вона об'єднує документ в єдине ціле, підпорядковує його внутрішні компоненти один одному і цілому.
Склад внутрішніх структурних елементів і частин багато в чому визначається видом документа. Найбільш чітко внутрішню структуру видно на прикладі видань - книг, журналів, газет і т.п.
Видання має включати розташовані в певній послідовності наступні елементи і частини:
¨ елементи видання, на яких розміщують вихідні відомості;
¨ зміст;
¨ передмова (вступ);
¨ вступну статтю;
¨ основну частину (основний текст);
¨ післямова;
¨ допоміжні покажчики;
¨ додатки.
Вихідні відомості - сукупність даних, що характеризують документ і призначені для його оформлення, бібліографічної обробки, систематичного обліку та інформування споживачів.
До основних елементів вихідних відомостей належать: автор, заголовок (назва), надзаголовочние дані, подзаголовочние дані, анотація (реферат), місце і рік видання, видавництво.
Автор - особа, яка створила твір або що взяв участь в його створенні, а також установа чи організація, від імені яких публікуються матеріали. В особі автора можуть виступати одна або кілька людей - авторський колектив.
Заголовок (назва) документа - слово, фраза чи закінчена пропозиція, в якому формулюється зміст (тема, ідея, предмет, об'єкт) публікується твори (повідомлення). Видання може мати декілька варіантів назви (на титульному аркуші, обкладинці, корінці видання і т.п.), ідентичних або відрізняються один від одного.
Місце видання - місцезнаходження видавництва або видавця, який випустив документ.
Місце друкування - місцезнаходження поліграфічного підприємства, що надрукувало видання.
Рік видання - рік виходу документа в світ.
Основними носіями інформації про видання є: титульний аркуш, суміщений титульний лист (верхня частина першої сторінки з текстом), перша сторінка видання, зворотна сторона титульного аркуша, остання сторінка видання чи кінцева полоса - в книгах, брошурах, альбомах, нотних виданнях, журналах, бюлетенях , збірниках; перша сторінка (або верхня частина першої сторінки) і нижня частина останньої сторінки - в буклетах, листівках, газетах і календарях (крім кишенькових і мініатюрних табелів-календарів); верхня або образотворчий частину листа і нижнє поле аркуша - в афішах, розкладах руху транспорту, текстових та образотворчих плакатах, художніх репродукціях, естампи; оборотна і образотворчий сторона - в образотворчих листівках, кишенькових і мініатюрних табелях-календарях.
Зміст (зміст) - елемент апарату видання, що представляє собою перелік заголовків творів, надрукованих у виданні, або прізвищ авторів і заголовків публікованих творів, а також заголовків розділів, що входять до складу твори, із зазначенням сторінок, з яких починаються ці розділи чи твори.
Передмова - елемент апарату видання, що передує основному тексту і містить пояснення мети, особливостей твору тощо Може належати автору, видавництву, редактору, перекладачеві.
Текст - тематично взаємопов'язана послідовність висловлювань чи один вислів, виражене за допомогою певної системи знаків, а також письмова орієнтація висловлювань; основна частина літературного твору, виражена у вигляді пов'язаних лексично, граматично, логічно, стилістично фраз, передає його зміст. У виданні розрізняють текст основної (літературного твору чи творів), допоміжний і додатковий. В основному тексті викладено основний зміст публікується твору (творів), на відміну від текстів передмови, післямови і т.п.
Післямова - елемент апарату видання, вміщений за основним текстом, який містить необхідні роз'яснення, що обіцяють ідеї, відомості про автора, його творі (творах), розрахований на читача, вже ознайомився з основним текстом.
Допоміжний покажчик - частина видання, що відображає відомості про текст в іншому аспекті, ніж основний текст допомоги, з відсиланням до відповідних бібліографічних записів. Це впорядкований за алфавітом (або якому-небудь іншою ознакою) путівник по тексту видання, що забезпечує швидкий пошук необхідної інформації. Складається з рубрик, посилань по тексту, а також посилань «див» і «см. також », що пов'язують родинні поняття.
Додатки - довідкова чи документальна частина видання, вміщена в кінці його (статті, документи, карти, схеми, таблиці тощо).
У залежності від виду документа набір внутрішніх елементів і їх розташування можуть змінюватися.

2.3. Зовнішня структура документа

Зовнішня структура документа (конструкція) - це його зовнішня форма, що дозволяє ідентифікувати його як вид документа. Завдання полягає в тому, щоб додати зовнішньому вигляду документа таку форму, яка б викликала у споживача бажання (потреба) в читанні, отриманні інформації, покупці і т.п.
Так, основними елементами зовнішнього оформлення картографічних видань, випущених на аркушах, є титул карти, обкладинка, папка, конверт, врізка. Наприклад, атлас має таку зовнішню структуру: титульний лист, обкладинка чи палітурка, суперобкладинка, папка, шмуцтитул і авантитулі. Кінофонофотодокументів розташовують таким набором зовнішніх елементів: етикетка, титри діафільмів і кінофільмів, пакувальний контейнер (конверт, коробка, альбом), рамка діапозитива, кадр.
Особливе значення має зовнішній вигляд книжкових видань: яскрава і довговічна обкладинка, міцний палітурка, якість паперу, кількість і якість ілюстрацій, розмір і форма шрифту і ін надають виданню особливу значущість і цінність.
До зовнішніх структурних елементів книжкових видань відносять: обкладинку, суперобкладинку, палітурка, книжковий блок, форзац, титульний лист, корінець, шмуцтитул, колонтитул, авантитулі, контртитул, Колонцифру, футляр і ін
Обкладинка - зовнішнє покриття видання, не розраховане на тривале зберігання, зазвичай з щільного паперу, іноді захищене щільною плівкою прозорого полімеру, з'єднується з книжковим блоком без форзаців. У розмовної мови видання в паперовій обкладинці називають книгою в м'якій обкладинці, а видання в палітурці - книгою у твердій обкладинці.
Суперобкладинка - додаткова, зазвичай об'ємна обкладинка книги чи брошури, у вигляді листа паперу з клапанами, загинається на внутрішню частину сторонок плетіння або обкладинки. Виконує захисну, оформлювальну та рекламно-інформаційну функцію.
Обкладинка - міцне покриття з картону, пластмаси або картонних сторонок, обтягнутих шкірою, тканиною, папером, яке з'єднується з книжковим блоком за допомогою форзаців і служить для захисту блока від пошкодження і забруднення, а також для початкової інформації про видання і в якості елемента художнього оформлення.
Книжковий блок - комплект скріплених зошитів або аркушів, що містить всі сторінки та комплектуючі деталі майбутнього видання.
Форзац - односгібний аркуш паперу, який скріплює першу і останню зошити блоку з палітурної кришкою.
Титульний лист - титул, заголовний лист видання (книги, брошури, продовжуваного видання і т.д.), що містить основні відомості про нього, що дозволяють відрізняти його від будь-якого іншого, служить основою для складання бібліографічного опису. Існують такі різновиди титульних аркушів: розвороту, орної, контртитул, основний, головний, паралельний титульний лист, авантитулі.
Авантитулі - перша сторінка книжкового блоку, видання, попередня титульного розвороту і яка має декоративно-композиційне значення. Він зазвичай містить деяку частину вихідних відомостей: видавничу марку, назва серії, прізвище автора і заголовок твору, рідше епіграф. Авантитулі ще називають вихідним листом, фортітулом.
Шмуцтитул - сторінка з титулом (заголовком) великої частини твору, щось на кшталт подтітула.
Контртитул - ліва частина розворотного титульного аркуша, що містить відомості, пов'язані з багатотомного або серійного видання в цілому, або титульні відомості на мові джерела в перекладному виданні.
Колонтитул - довідковий текст над основним текстом смуги (рідше збоку або знизу), що вказує читачеві, який матеріал надрукований на сторінці (у збірці - яке твір і якого автора, в моноиздания - до якого розділу і підрозділу твори відноситься текст сторінки, в словнику - які слова або слова на які початкові літери або букву пояснені або поміщені на сторінці і так далі).
Колонцифра - порядковий номер сторінки чи стовпчика книжки, періодичного видання і т.п., поміщається частіше »всього у верхньому або нижньому полі кожної сторінки у зовнішнього краю смуги.
Корінець - бокова сторона книжкового блоку, місце скріплення його зошитів або листів, а також прикриває цей бік блоку частина палітурної книжки.
Футляр - коробка, призначена для упаковки найбільш цінних видань з метою їх захисту. Розрізняють футляри для упаковки одного видання і футляри-касети для двох-, трьохтомних видань або комплектів видань.
Особливості оформлення зовнішніх елементів документа залежать від його видових характеристик, цільового та читацького призначення, використовуваних матеріалів і технології виробництва.

2.4. Реквізити документа

Реквізити документа - сукупність обов'язкових даних про документ, встановлених стандартом чи положенням. Наявність реквізитів дозволяє ідентифікувати об'єкт в соціальній комунікації.
Розрізняють реквізити-підстави, що визначають числові дані (вага, кількість, вартість, номер, рік) і реквізити-ознаки, які представляють в документі нечислові дані (колір, марка, прізвище автора, назва).
Основні реквізити наводяться, як правило, у вихідних відомостях документа.
Набір і послідовність реквізитів для кожного виду документа свій. Однак для одновидових документів він ідентичний.
Так, до основних реквізитів видання відносяться: відомості про авторів та інших осіб, які беруть участь у створенні видання; заголовок (назва) видання; надзаголовочние дані; подзаголовочние дані; нумерація; вихідні дані, шифр зберігання видання; індекс УДК; реферат, анотація, комплексний книготорговий індекс-шифр; знак охорони авторського права; міжнародні стандартні номери (ISSN; ISBN); випускні відомості. Склад реквізитів та їх розташування залежать від виду видання.
Автор видання. Кожен документ, в т. ч. і видання, має свого автора - творця документа. Ним може бути окрема особа чи колектив, тобто автор буває колективним (установа, організація) або індивідуальним. Автори вказуються на титульному аркуші або його обороті. Якщо їх багато (більше трьох), документ видається під назвою, а в передмові або на звороті титульного листа зазначається розподіл обов'язків між авторами, найменування установ і організацій, яких вони представляють.
Імена осіб, які беруть участь у створенні видання (укладачів, перекладачів, художників, креслярів, фотографів, рецензентів, членів редакційної колегії, авторів передмови, вступної статті, післямови, коментарів, приміток, редакторів, коректорів), вказують у суворо визначеному аркуші. Прізвище та ініціали наукового редактора вказуються на титульному аркуші або на його обороті. Імена інших редакторів розміщуються на звороті титульного аркуша або в кінці книги.
Заголовок (назва) видання - словесне позначення документа. Воно виступає в якості пошукового образу документа, повинно бути коротким, точно відображати зміст документа або його ідею, правильно орієнтувати споживачів. Заголовок (назва) вказують у тому вигляді, в якому воно встановлено або затверджене автором, видавництвом чи організацією, що дає дозвіл на видання. Випуск видань без заголовка (назви) не допускається. Заголовок для всіх томів, випусків, номерів видання повинно бути оформлено однотипно і відрізнятися від інших відомостей на титульному аркуші.
Надзаголовочние дані - відомості, що поміщаються над заголовком видання: найменування організації, від імені якої випускається видання; заголовок серії (підсерії). Ці відомості допускається переносити на контртитул або авантитулі.
Подзаголовочние дані - відомості, що поміщаються під заголовком видання. Вони містять дані, що характеризують тематику, читацька адреса (для дітей, учнів, студентів) і цільове призначення видання (підручник, бюлетень і т.п.), порядковий номер перевидання, нумерацію томів, випусків, частин, книг і т.д.
Вихідні дані включають: місце випуску видання, назву видавництва або видає організації і рік випуску видання. Вихідні дані наводять у встановленому стандартом порядку.
Класифікаційний індекс УДК (універсальної десяткової класифікації) або ББК (бібліотечно-бібліогр-фіческой класифікації), а також авторський знак розташовують перед анотацією або рефератом.
Комплексний книготорговий індекс-шифр наводиться на виданнях з означеної ціною.
Знак охорони авторського права - © - вміщують у нижньому правому куті обороту титульного аркуша, при його відсутності - у нижній частині першої сторінки з текстом [4].
Міжнародний стандартний номер книги (ISBN) або серіального видання (ISSN) - буквено-цифровий код реєстраційного характеру, призначений для кодування книг і серіальних видань з метою їх ідентифікації. Код книг включає абревіатуру ISBN і, як правило, десять цифр. Код серіальних видань включає абревіатуру ISSN і, як правило, вісім цифр. Присвоюється міжнародним і національним агентствами за єдиною методикою. Проставляється в нижньому лівому кутку обороту титульного аркуша.
Штриховий код являє собою чергування темних і світлих смуг різної ширини і призначений для автоматичного зчитування міжнародного стандартного номера книги ISBN. У цих цілях розроблений штриховий код EAN-13 для книг. Він складається з коду ISBN та спеціального коду 978 для ідентифікації всіх книг в загальній товарній масі. Код введений Міжнародною асоціацією з товарної нумерації (EAN) і несе в собі ту ж саму інформацію, що і ISBN. Штрихові коди зчитуються спеціальними оптичними пристроями.
Анотація - коротка характеристика документа з точки зору змісту, призначення, форми та інших особливостей. Анотацію розміщують на звороті титульного аркуша або на другій сторінці обкладинки.
Реферат - скорочений виклад змісту документа. Реферат повинен містити короткий, але ємке виклад змісту документа. Анотацію замінюють рефератом і навпаки. Поміщають реферат на звороті титульного аркуша або другій сторінці обкладинки.
Випускні дані включають: дату здачі оригіналу в набір; дату підписання видання до друку; формат паперу і частку листа; вид та номер папери; гарнітуру шрифту основного тексту; спосіб друку, обсяг видання в умовних друкованих аркушах, приведених до формату паперового аркуша 60x90 мм; обсяг видання в обліково-видавничих аркушах; тираж, номер замовлення поліграфічного підприємства; ціну, назва та повна поштова адреса видавництва або видає організації; назва поліграфічного підприємства та його повна поштова адреса.
У залежності від виду документа складу основних реквізитів дещо змінюється [5].
У книжкових виданнях до складу реквізитів входять, крім зазначених вище: 1) відомості про передрук (перевиданні), 2) авторський знак.
У нотних виданнях склад елементів доповнюється державним номером дошки, але в нього не входять класифікаційні індекси та міжнародні стандартні номери.
У періодичних (крім газет) і продовжуваних виданнях складу основних елементів доповнюється: 1) приватним заголовком випуску, 2) відомостями про редактори, редколегії, упорядник, художників, коректорах; 3) нумерацією; але до цього складу не входять відомості про авторів, і в як міжнародного стандартного номера зазначений міжнародний стандартний номер серіального видання (ISSN).
У газетах склад реквізитів специфічний: 1) заголовок; 2) подзаголовочние дані; 3) нумерація; 4) дата виходу номера; 5) відомості про редактори та / або редколегії; 6) випускні дані.
У листових текстових та образотворчих (крім листівок) виданнях реквізити включають: 1) відомості про авторів, упорядник, художників, фотографів, 2) заголовок видання (твори мистецтва), 3) подзаголовочние дані; 4) вихідні дані; 5) випускні дані, 6 ) знак охорони авторського права (копірайт).
У листівках склад реквізитів гранично стислий: 1) ім'я художника або фотографа; 2) вихідні дані; 3) номер замовлення поліграфпредпріятія; 4) знак охорони авторського права.
У аудіовізуальних документах реквізити включають: 1) відомості про авторів; 2) заголовок; 3) відомості, що відносяться до заголовку (відомості про відповідальність, про повторність випуску); 4) місце, видавця, рік випуску; 5) кількісну характеристику і вказівка ​​специфічного виду документа (відомості про обсяг документа); 6) інші відомості, пов'язані з фізичної характеристиці (розміри документа, відомості про супровідному матеріалі, примітки); 7) міжнародний стандартний номер, фірмовий або виробничий номер; 8) ціну; 9) тираж.
Реквізити документа - це його допоміжний апарат, що допомагає споживачеві орієнтуватися в потоці документної інформації, а професіоналу - правильно її відбирати, обробляти, зберігати, рекламувати.

III. Інформаційна складова документа

Документ створюється для зберігання і передачі соціальної інформації в часі та / або просторі. Саме документ організує, систематизує інформацію, дає її у фіксованому вигляді. У будь-якому документі вона подається у певному порядку, узагальненні, взаємозв'язку різних даних.
У документі інформація і її носій генетично пов'язані воєдино. Однак для розуміння сутності документа необхідно умовно розділити інформаційну і матеріальну сторони документа і розглянути їх окремо.
Слово «інформація» (лат. informatio - роз'яснення, виклад) має багато значень, з яких найбільш загальне і широке - «відбите різноманіття». Таке значення дозволяє розглядати як інформаційні багато процесів, що відбуваються в технічних механізмах, живій і неживій природі, в суспільстві.
В інформатиці під інформацією прийнято розуміти відомості, повідомлення, викладені знання і т.п. У теорії інформації все різноманіття її форм прийнято ділити на елементарну - інформацію, яка циркулює в неживій природі; біологічну - яка циркулює в живій природі; соціальну - осмислену людським співтовариством.
Функцію елементарної інформації коротко можна звести до передачі енергії шляхом структурної взаємодії матеріальних об'єктів. Біологічна інформація включає в себе як кодування генетичної інформації, так і управління складними психологічними процесами у вищих тварин на основі передачі енергії. Соціальна інформація створюється і використовується суспільством (соціумом).
Вперше питання про соціальну інформації був поставлений вченими ще в 1920-1930-і роки. Однак найбільш прийнятне її визначення дав А.В. Соколов наприкінці 1980-х років. Пізніше, найбільш глибоко сутність соціальної інформації розкрив Ю.М. Столяров. Сучасну класифікацію соціальної інформації розробили А.Д. Урсул, А.І. Михайлов, А.І. Чорний, Р.С. Гиляревский, С.Г. Кулешов та ін
Соціальна інформація - це спосіб (форма) передачі знань, емоцій і вольових впливів в суспільстві. Узагальнено соціальну інформацію можна визначити як відомості, призначені для передачі в суспільстві. Саме така інформація, що міститься в документі, є об'єктом вивчення документознавства, а також інформатики, книго-, бібліотеці-, бібліограф-, архівознавства, теорії масових комунікацій та інших наук документно-комунікативного циклу.
Соціальна інформація - явище складне, поділяються на види за різними принципами поділу.
Першим принципом поділу соціальної інформації є її соціальне призначення. З цієї точки зору інформація поділяється на масову і спеціальну. Масова інформація - соціальна, призначена для всіх членів суспільства. Інформація цього роду доступна будь-якій людині, тому вона називається масовою. Спеціальна інформація призначена для окремих соціальних груп, зокрема, фахівців. Масова у свою чергу ділиться на публіцистичну, естетичну і повсякденну. Спеціальна - на наукову, технічну, планово-економічну, комерційну та інші види. Це обумовлює зміст і цільове призначення різних видів і типів документів, поширення їх через канали спеціальних і неспеціальних (масових) комунікацій.
При цьому обидві комунікативні структури можуть включати одну і ту ж відповідно оформлену інформацію, чітко спрямовану визначеному адресату. Виняток становлять твори мистецтва і художня література, адресовані переважно масовій аудиторії.
Другий принцип поділу заснований на способі відображення інформації людською свідомістю. Коли людина сприймає інформацію різного роду аналізаторами, він розкодує (відображає) її головний мозок, що функціонально асиметричний. Ліва півкуля головного мозку здійснює логічну діяльність, праве - образно-асоціативну. Відповідно до цього інформація умовно поділяється на логічну й естетичну.
Логічна інформація - результат пізнання і логічного осмислення законів природи, суспільства і мислення. Вона передається в знаковій формі шляхом відображення навколишньої дійсності лівою півкулею головного мозку й акумулює всі знання, накопичені людством за довгий період освоєння природи суспільства і мислення. Логічна інформація різноманітна і розрізняється в відповідності з приналежністю до різних областей людської діяльності. Найчастіше вона диференціюється за належністю до пізнавальної та практично-перетворюючої діяльності. У пізнавальної діяльності людини беруть участь такі види інформації, як науково-допоміжна, науково-просвітницька, художньо-пізнавальна. Практично-перетворююча діяльність передбачає функціонування таких видів інформації, як технологічна, організаційно-виробнича, управлінська.
Даний вид інформації в відповідності з приналежністю до різних областей людської діяльності визначає види документів за цільовим призначенням, серед них виділяються наукові, науково-популярні, технологічні, нормативні, виробничо-практичні, управлінські і т.д.
Естетична інформація - результат образно-асоціативного, переважно художньо-естетичного відображення дійсності. У сукупності з фізіологічними особливостями сприйняття естетична інформація поширюється наступними видами мистецтва: 1) живопис і графіка, просторові форми (архітектура, скульптура) і т.д.; 2) музика, художнє слово і т.д.; 3) театр, хореографія, кіно і т.д.
Після фіксації інформації на відповідних матеріальних носіях отримують різні види документів (візуальні, аудіальні, аудіовізуальні), що циркулюють переважно у сфері мистецтва. У реальності логічна та естетична інформація тісно взаємопов'язані. Як науково-пізнавальна діяльність неможлива без творчого елементу, образного уявлення, так і продукт естетичної діяльності не може не мати сенсу. Можна говорити лише про більшу ступеня участі в процесі відображення інформації правого або лівого півкулі головного мозку.
Третій принцип поділу базується на фізіологічних особливостях сприйняття інформації людиною. З цією метою природа визначила людині такі органи чуття: зір, слух, нюх, дотик, смак. Розрізняють такі види інформації:
¨ візуальна - сприймається зором;
¨ аудиальная - слухом;
¨ нюхова - аналізаторами запаху;
¨ тактильна - дотиком;
¨ смакова - аналізаторами смаку.
Диференціація соціальної інформації відповідно з фізіологічними особливостями сприйняття зумовлює відповідний ознака видовий класифікації документів. Виняток становить нюхова і смакова інформація, яка в людському суспільстві, в порівнянні зі світом тварин, своє пізнавальне значення втрачає і документування не підлягає.
Соціальна інформація різниться по ряду інших ознак.
1. За способом розповсюдження соціальна інформація поділяється на два види: опублікована (поширювана за допомогою тиражного розмноження документів) і неопублікована (не розрахована на широке поширення і не пройшла офіційної апробації).
2. За ступенем переробки соціальна інформація поділяється на первинну, що містить безпосередні результати НДР, і вторинну (результат переробки первинної інформації).
3. По сферах отримання і використання інформації в різних областях соціальної діяльності виділяється декілька видів соціальної інформації (додаток 1).
Кожен з названих видів інформації може бути об'єктом відображення в документі. Ці сфери можна розширити за рахунок галузевого розподілу інформації (медична, сільськогосподарська, біологічна, історична і т.п.).
Відомості, призначені для передачі, знаходяться в повідомленні. Інформація - це зміст деякого повідомлення. Одну й ту ж інформацію можна передавати за допомогою різних повідомлень, наприклад, на різних мовах.
Передачу інформації однією людиною іншій можна розглядати як процес передачі повідомлень, закодованих у вигляді знаків. Сенс і значення цих знаків вимагає відповідного сприйняття і розуміння.
Сукупність знаків для споживача може залишитися тільки повідомленням і не перетворитися для нього в інформацію, якщо він не може декодувати сукупність цих знаків (наприклад, текст іноземною мовою, твір авангардного живопису, математичні формули і т.п.). Здатність сприймати інформацію цілком залежить від одержувача, його можливостей і здібностей, наявного інформаційного тезауруса і т.д.
Приймачем інформації може бути людина або технічний пристрій (ЕОМ, контрольно-вимірювальний прилад і т.п.), отже, поняття інформації суб'єктивно: без сприймаючого суб'єкта інформація не реалізується, залишається «річчю в собі». Від психофізіологічних або технічних характеристик приймача інформації залежать обсяг, глибина, якість та інші параметри інформації. Іншими словами, інформація має об'єктну форму у вигляді повідомлень і суб'єктну - як процес її сприйняття і розуміння. З суб'єктної точки зору інформація є результат її сприйняття (виділення сигналу з навколишнього середовища), її розпізнавання (ідентифікації), верифікації (розшифровка значення і сенсу), перекодування і систематизації (віднесення до тих чи інших класів понять).
У професійній діяльності, об'єктом якої є документ, слід розрізняти поняття «документний інформація», «інформація документа», «інформація на документі», «документальна інформація».
Інформація може бути недокументної - не зафіксованою на матеріальному носієві - і документної - закріпленою на ньому. Документознавство має справу з документної інформацією.
Всю інформацію, яку можна отримати від документа, припустимо називати інформацією документа. Умовно вона може бути розділена на три складові частини: а) інформація документний, б) на документі і в) про носія та спосіб її закріплення на ньому.
Основу будь-якого документа складає документна інформація, тобто інформація, що міститься в документі. Для її зберігання і передачі і був створений даний документ.
Відомості про носія, способі закріплення повідомлення і т.п. - Це інформація про документ як фізичному об'єкті, фізичному тілі. Матеріал носія є джерелом речової інформації для книгознавців, працівників целюлозно-паперової промисловості, поліграфістів, виробників магнітних стрічок, фільмопленкі, фахівців ЕОМ і т.п.
Нарешті, інформація на документі - це автографи різні позначки авторів або видатних особистостей на документі, резолюції, підписи, печатки, штемпелі бібліотек; архівів, музеїв, інформаційних центрів тощо, які свідчать про особливі обставини побутування документа в часі і просторі. Інформація на документі має особливе значення для вивчення історії його створення і функціонування в суспільстві. Вона зустрічається не на всіх документах.
Значить, інформація документа і документний інформація співвідносяться як ціле і частина.
Часто поняття «документний інформація» підміняють поняттям «документальна інформація». Ці два терміни, мають різні значення. Документний - це інформація, що міститься в документі. Документальна - це інформація, заснована на документі (-ах), підтверджена документом (-ами). Документний інформація може бути документальної та недокументальной. Поняття, укладені в термінах документний і документальна інформація - це пересічні поняття.
Документний інформація є соціальною: документи створюють люди для людей. Природна інформація, піддана закріпленню на матеріальному носії способом, створеним людиною, також може бути названа соціальною інформацією (малюнок тварини, фонозапісь його голосу і т.п.).
Будь-яка сфера людської діяльності так чи інакше пов'язана з документної інформацією і не обходиться без неї. Читаючи книгу, журнал, газету, переглядаючи фільм чи фотографію, людина отримує, запам'ятовує, накопичує і використовує інформацію (знання). Фахівці в галузі інформації, бібліотекарі, бібліографи і т.п. в силу своїх професійних обов'язків повинні вміти її збирати, переробляти, зберігати та надавати в громадське користування.

IV. Класифікація по інформаційній складовій документа

4.1. Поняття про класифікацію документів

Розробка загальної класифікації документів являє собою одне з провідних, але недостатньо розроблених теоретичних напрямів документознавства. В останні роки в розробку цієї проблеми значний внесок внесли роботи С.Г. Кулешова, Ю.М. Столярова та Г.М. Швецової-Водки.
Поняття «класифікація» використовується найчастіше одночасно і в значенні процесу, і в значенні результату, тобто розуміється як угрупування і як одержана в її результаті схема.
Для розмежування процесу класифікації і його результату пропонується вживати два терміни: «класифікування» і «класифікація».
Класифікація документів - процес впорядкування або розподілу документів по класах з метою віддзеркалення відносин між ними і складання класифікаційної схеми.
Класифікація (лат. classik - розряд, група) документів - це система їх супідрядності, що використовується як засіб встановлення зв'язків між класами документів, а також для орієнтування в їх різноманітті. Структура класифікації зазвичай представляється у вигляді таблиці чи схеми.
Класифікація є одним з методів пізнання. Без неї неможливо вивчити різноманіття існуючих видів документів, систематизувати їх, встановити відмінності між видами документів, що виділяються за різними ознаками. Правильно складена комплексна класифікація відбиває закономірності розвитку документів, розкриває зв'язки між ними, допомагає зорієнтуватися в будь-якому їх множині, служить основою для їх впорядкування в документних системах. Вона має важливе значення для теорії документознавства та практичної документно-комунікаційної діяльності.
Для проведення класифікації документів особливо важливо мати на увазі, як мінімум, наступні положення:
¨ ознака, по якому виробляють поділ, називається підставою поділу, а які утворюються при цьому поняття - членами поділу;
¨ одне і те ж розподіл має здійснюватися на одному і тому ж підставі (вимога не перетинання);
¨ сума всіх членів поділу повинна дорівнювати загальному обсягу діленого поняття, тобто розподіл має бути вичерпним і ні недостатність, ні надмірність поділів неприпустимі (вимоги пропорційності);
¨ члени поділу повинні взаємно виключати один одного S (вимоги взаімоісключаемості);
¨ члени поділу повинні бути найближчими до делимому поняттям, не допускається перескакувати з наступного в ряді підкласу у віддалений вище-або нижележащий (вимога безперервності).
Класифікувати документи - значить проводити багатоступінчасте, ієрархічне і дихотомічне поділ їх на пологи, види, підвиди, різновиди. Рід (клас) - це сукупність (безліч) документів, що мають певний загальний ознака, що відрізняє цю сукупність від інших об'єктів. В якості класифікаційного розподілу можна прийняти різні ознаки, що залежать від мети класифікації. Якщо хочемо розділити документи за формою, це буде одна класифікація, якщо за їх змістом - інша і т.д. В основу класу завжди кладуть найбільш важлива ознака документа, що відповідає мети класифікації.
Клас, що включає в себе інші, буде по відношенню до них родом, а класи, що входять до нього, по відношенню до нього - видами. Один і той же клас може бути родом по відношенню до нижчого класу і видом по відношенню до вищого. Так, клас «кінофотофонодокументів» є видом по відношенню до класу «документи» і родом по відношенню до класу «кінодокументи», «фотодокументи» і «фонодокументи».
Рід (клас) - це перший рівень поділу, який розкривається за допомогою видових розподілів документа.
Вид - другий рівень поділу. При цьому родове поняття «документ» ділиться на видові поняття, тобто на види документів. Кожна ланка видовий класифікації можна назвати видом документа за тією або іншою ознакою (за характером знакових засобів, призначеного для сприйняття людиною, способу документування, матеріальному носію і т.п.).
Третій рівень поділу - підвид. За ним слідує різновид тощо, поки не визначиться остаточне місце конкретного документа (індивіда) в цій класифікації.
Ієрархія - розташування документів в порядку від вищого до нижчого. Відповідно ієрархічне розташування документів виглядає наступним чином: документ -> видання - неперіодичне видання - книга.
Дихотомія - послідовне розподіл документів одного класу на два протилежні види, підвиди, різновиди і т.д. Наприклад: опублікований і неопублікований документ, періодичний і неперіодичний документ і т.п.
Класифікація документів здійснюється за різними підставами поділу, що відповідає певним аспектам аналізу документів. Кожен аспект аналізу вказує певний фасет (фр. facette - грань) класифікації, тобто перелік видів документів по необхідному ознакою. Таких фасетів може бути безліч, тому класифікація документів називається багатоаспектною фасетної.
Одним з важливих і в той же час дискусійних питань теорії документознавства є проблема співвідношення понять «класифікація» і «типологізація» документів, «вигляд» і «тип» документа.
Одні автори розглядають ці поняття як синоніми, інші - як протилежні поняття, треті - переносять закони і правила класифікації на типологізацію, що викликає плутанину. До цих пір немає однозначного рішення, зафіксованого в довідниках і словниках. Звідси - широкий спектр пропозицій щодо організації класифікаційних рядів документів [6].
Сутність класифікації і типологізації документів складається в диференціації об'єктів вивчення за певними ознаками.
Класифікація передбачає суворе розподіл документів за законами логіки, в основному чотирьом: єдність підстави, домірність членів розподілу, їх взаімоісключаемость, безперервність розподілу. Найважливіший з перерахованих - закон єдності підстави розподілу - вимагає, щоб весь обсяг поняття «документ» був розділений по одному з ознак. Оскільки у документа таких ознак багато, обсяг поняття повинен ділитися кожен раз по новій підставі. Таким чином, класифікація являє собою диференціацію документів по одному найбільш суттєвого ознакою. Ця сукупність документів групується за певною ознакою в вид.
Типологізація є окремим випадком класифікації документів. Вона пов'язана з угрупованням документів на основі їх подібності деякої узагальненої моделі, іменованої типом. Це загальні, істотні риси визначеної групи документів. Складність типологізації складається у визначенні необхідного і достатнього набору найбільш характерних ознак.
Найчастіше в якості типологічних ознак виступає функціонально-цільове призначення, читацька адреса документа, характер інформації, що міститься в ньому (науковий, науково-популярний, виробничий, довідковий, інформаційний і т.п.). Іноді в основу типологізації видань кладеться жанровий критерій - масштаб охоплення об'єкта відображення, особливості внутрішньої структури видання, особливості (стиль) викладу матеріалу.
Таким чином, типологічна схема і схема класифікації створюються в результаті різних логічних процесів. Різні методика їх побудови, способи угруповання. Якщо в основі класифікації лежить насамперед диференціація ознак, то в основі типологізації - їх інтеграція.
Якщо обсяг поняття ділять послідовно, багаторазово, по спадної, в межах однієї ознаки, відбувається класифікація, тобто встановлення місця документа в даному класі, підкласі і т.д. При цьому в основу розподілу береться один найбільш суттєва ознака (підстава поділу). Якщо ставиться задача виділити в досліджуваному масиві документів групу схожих (типових) рис, здійснюють процес типологізації, тобто об'єднання понять (документів) за допомогою комплексного критерію, що поєднує в собі кілька ознак (підстав поділу). Наприклад, видання - це вид документа, що виділяється за способом документування; науково-популярне видання - це тип документа, що виділяється по декількох ознаках.
Класифікаційний ряд представлений таким чином: вид документа - видання, підвид - книжкове видання, різновид - книга-іграшка. Типологічний ряд виглядає наступним чином: тип документа - науковий, підтип - науково-дослідний, різнотипність - монографія.
Типологічний критерій може бути використаний як узагальнений ознака в сукупності класифікаційних характеристик документа. Тіповідовие зв'язку документів показані в Додатку 2 - класифікаційна схема видань ».
Загальна класифікація і типологізація створюють основу для подальшої диференціації документів, підлеглої задачам конкретних сфер документно-комунікаційної діяльності або специфіці окремих типів і видів документів.
Класифікація документів дозволяє встановити специфіку кожного виду і типу документа, допомагає орієнтуватися у всьому різноманітті документної інформації. Тому дуже важливо навчитися визначати вигляд того чи іншого документа за різними ознаками, аналізувати його за змістом, формою та ін Знання класифікації і типологізації документів необхідне для подальшого вивчення спеціальних дисциплін і практичної роботи в бібліотеках і службах інформації.
Найважливіші ознаки, що лежать в основі класифікації сучасних документів, криються в їх суті, істоті інформаційної і матеріальної складових. Оскільки документи функціонують у суспільстві, зовнішнє середовище також робить на них певний вплив. З урахуванням цих обставин в основу загальної класифікації документів покладено три блоки ознак, побудованих за різними характеристиками документа:
1) інформаційна складова документа;
2) фізична (матеріальна) складова документа;
3) умови побутування документа як системного об'єкта у зовнішньому середовищі.
Кожен з блоків є критерієм для побудови класифікаційного ряду, усередині якого передбачено наявність одного якого-небудь пріоритетного ознаки, на основі якого здійснюється розподіл документів на підвиди і різновиди. Ці ряди утворюють багаторівневу структуру класифікаційної схеми, що складається з підсистем. Кожна з них уособлює окрему ознаку сучасних документів, по якому вони можуть бути системно організовані, зокрема за змістом, характеристикам матеріального носія, структурі побудови тексту і т.п.
Основні ознаки класифікації по інформаційній залишає документа - зміст документа; ступінь узагальнення інформації; тип знаків, використаних для запису інформації; призначення для сприйняття інформації людиною; канал сприйняття знаків, використаних для запису змісту; ступінь поширеності інформації; спосіб запису інформації та ін

4.2. Класифікація документів за змістом

Класифікації, в основу яких покладено ознака змісту (сенсу) документа, називають семантичними. У них проводиться розподіл на види і підвиди відповідно до ознаки змісту документа по галузях знань, темах, предметах, проблемах.
Класифікація документів за змістом здійснюється в практичній діяльності за допомогою рубрикаторів, класифікаторів, класифікаційних таблиць і т.п. Тематика, предмет, а також основні смислові аспекти можуть бути описані за допомогою лексичних одиниць (ключових слів, дескрипторів), які також можуть служити основою для побудови класифікації документів.
Семантичні класифікації документів мають велике практичне значення в підрозділах документно-комунікаційної сфери і тому є найбільш розробленими. До них відносяться п'ять варіантів Бібліотечно-бібліографічної класифікації, Універсальна десяткова класифікація (УДК), Десяткова класифікація Дьюї, Єдина класифікація літератури для книговидання і ін Існують змістовні класифікації і для окремих видів документів: наприклад, класифікатор державних стандартів, Міжнародна класифікація винаходів. На цих класифікаціях заснована організація більшості інформаційно-пошукових систем і документних масивів.
Поки ще не створена єдина семантична схема класифікації документів, спільна для всіх країн світу. За кордоном в основному використовується УДК - міжнародна класифікація, що охоплює всі галузі знання, побудована за десятковим принципом і використовується для індексування та пошуку документів у фондах, картотеках і т.п. Вона є інтелектуальною власністю Міжнародної федерації з документації. Частина країн використовують десяткову класифікацію М. Дьюї або свої національні класифікації. Зокрема, національної для США визнана «Класифікація бібліотеки конгресу США» - перечіслітельной система бібліотечно-бібліографічної класифікації, розроблена в 1901-1941 роках. Вона застосовується для організації каталогів бібліотеки конгресу і централізованої каталогізації. У країнах СНД, у т. ч. і в Україні, крім УДК, використовується Бібліотечно-бібліографічна класифікація (ББК) - ієрархічна комбінаційна система бібліотечно-бібліографічної класифікації, розроблена в 1957-1968 роках об'єднаними зусиллями найбільших бібліотек і ін установ колишнього СРСР. [7] [1]
Серед класифікаційних характеристик змісту виділяють також структуру організації матеріалу, стиль його викладу, жанр твору і ін

4.3. Класифікація документів за рівнем узагальнення інформації

За рівнем узагальнення інформації документи ділять на первинні і вторинні.
Первинний документ містить інформацію, яка є викладом (описом) результатів вивчення, дослідження, розробок і т.д. і оригінальна за своїм характером. Такий документ являє собою результат безпосереднього відображення наукової, виробничої, управлінської, творчої і т.п. діяльності (офіційний, науковий, виробничий, нормативний, учбовий, довідковий, рекламний, літературно-художній і т.п.). Його завдання полягає в забезпеченні суспільства первинною інформацією.
Вторинний документ є результатом аналітико-синтетичної переробки одного або кількох первинних документів. Вторинний документ (інакше - інформаційний) містить відомості про первинні документи, отримані шляхом їх інформаційного аналізу (бібліографічний, реферативний, оглядовий). Його призначення - забезпечення суспільства вторинною інформацією.

4.4. Класифікація документів за характером знакових засобів фіксації інформації

Відмінною особливістю документа є те, що міститься в ньому інформація (зміст) передається за допомогою тих або інших знаків. Знаковість - обов'язкова властивість документа, оскільки тільки в закодованій знаками формі можна передати інформацію від комуніканта до реципієнта. Класифікації, що враховують особливості знакових засобів фіксації, передачі і сприйняття людиною інформації, відносяться до розряду формальних класифікацій.
У них розрізняють текстові та нетекстові документи.
У текстовому документі знаком служить алфавіт (букви) природної мови (книга, журнал, газета, патент, стандарт, бюлетень і т.п.). Текстові документи часто називають вербальними або словесними. Вербальний документ, як правило, існує в письмовому вигляді - слова (мова) закріплені на матеріальному носії умовними знаками письма. Завдяки словесному способу кодування інформації забезпечується найбільш точна передача змісту. Саме вербальна інформація і створення мови принципово відрізняє соціальну комунікацію від біологічної.
Поняття «текстовий документ» може застосовуватися не тільки до письмових, але і до фонодокументів, що містить мова, інакше кажучи, до всіх текстових документів.
Одним з основних видів текстового документа, в якому інформація втілена будь-яким способом листи, є письмовий документ - це найчастіше літературний документ, зміст якого виражено словесно в письмово зафіксованій формі. Тобто синонімами терміну «текстовий документ» можуть виступати «письмовий» або «літературний документ».
До письмових документів можуть бути віднесені рукописний, машинописний і друкарський документи, оскільки в них мовна інформація зафіксована за допомогою письмових знаків. А спосіб нанесення цих знаків на носії - це їх видова відмінність.
Нетекстової документ оформлений у вигляді запису за допомогою нотних, картографічних і інших немовних знаків. Сюди можна віднести: іконічний, ідеографічний, звучний і матричний документи. Їх часто називають невербальними (немовними).
Іконічний документ - той, в якому знак подібний відбиваному об'єкту (картина, малюнок, малюнок, кінофільм, діафільм, відеодиск і т.п.) Різновидом цього класу документів є ізографіческій документ, в якому зображення передано системою образотворчих засобів живопису, графіки, фотографії.
Ідеографічний документ - той, в якому знаком служить умовне позначення, що не відображає реальних предметів чи явищ (карта, ноти, креслення). До цього класу документів відносяться картографічний і нотний документи: картографічний містить зображення особливих об'єктів - поверхні Землі або інших небесних тіл - виконані в особливій знаковій системі; а нотний документ - це запис музичного твору графічними (накреслювальними) знаками, що представляють собою особливу систему - нотний запис .
Звучав документ фіксує і передає інформацію звуками. Це так званий фонодокумент (грамплатівка, магнітний запис, музичний компакт-диск).
Матричний документ виконаний засобами «матричної мови», тобто складається з кодових осередків-матриць, за допомогою яких проводиться кодування інформації у формі, Доступною для «прочитання» машиною (перфокарти, перфострічки, магнітні та оптичні диски, дискети для ЕОМ). Звучать і матричні документи відносяться до класу тих-технічно-кодованих, які містять запис, доступну для відтворення тільки за допомогою технічних засобів, у тому числі звуковідтворювальною, проекційної апаратури або комп'ютера.
Комплексний документ поєднує два або більше знакових засоби фіксації інформації (журнал «Кругозір» з музичним додатком у вигляді грамплатівки; фонетико-розмовний курс іноземної мови, який складається з підручника, компакт-касети зі звуковим записом тексту; комплект діапозитивів з текстом; книга з електронної нотної клавіатурою та ін.)

4.5. Класифікація документів по мірній запису інформації

Особливістю носія інформації є і така ознака, як мірність запису інформації. Нею визначається місце, займане документом (його матеріальною основою) в просторі.
За цією ознакою розрізняють одно-, двох-і тривимірні (об'ємні) документи. У одномірної середовищі запис інформації здійснюється азбукою Морзе (двійковий код) «в рядок» або в лінійній послідовності.
Однак абсолютна більшість документів - двомірні, що мають розмір (формат) і об'єм (кількість сторінок). Запис інформації на цьому носії представляє собою два виміри. Це букви, цифри, ноти, графічне і художнє зображення, штрихове кодування, звукові борозенки магнітної стрічки. У тривимірному середовищі записуються голограми та частково растрова друк (календарики з миготливим зображенням).

4.6. Класифікація документів за призначеного для сприйняття інформації

Інформація, зафіксована в документі за допомогою певних знакових засобів, може бути сприйнята людиною як безпосередньо, так і опосередковано.
По суб'єкту сприйняття семантичного змісту всі документи ділять на человекочітаемие - вони можуть бути «прочитані» безпосередньо людиною, без спеціальних технічних засобів - і машиночитаних - призначені для автоматичного відтворення інформації, що знаходиться в документі, за допомогою магнітофона, телевізора, принтера, дисплея і т. п.
До человекочітаемим документів відносяться всі види видань (книга, журнал, газета і т.д.). Машиночитні документи - це мікрофільм, мікрофіші, діафільм, магнітна стрічка, грамплатівка, перфокарта, перфострічка, диск, дискета, компакт-диск і т.д. на машинозчитуваних носіях, запис на яких здійснюється шляхом зміни структури носія. За їх зовнішньому вигляду людина нічого не може сказати про характер запису в таких документах, тому що вона виконана будь-яким технічним способом (наприклад, зміною глибини звукової доріжки в грамплатівці).

4.7. Класифікація документів по каналу сприйняття інформації

Інформація, що міститься в документі, може сприйматися за допомогою різних органів чуття (зір, слух, дотик).
За каналу сприйняття знаків, що використовуються для запису змісту, розрізняють візуальний, тактильний, аудіальний і аудіовізуальний документи.
Візуальний - це документ, зміст якого людина (реципієнт) сприймає зором (письмові тексти, графіки, малюнки, креслення, фотографії, репродукції і т.д. на будь-якому носії, включаючи екран діапроектора, телевізора або ЕОМ). Зміст тактильного документа сприймається через дотик (дотик) (книга, журнал для сліпих). Аудіальний - це звуковий або чутний документ, зміст якого може бути сприйнято як слухом (грамплатівка, магнітна фонограма, музичний компакт-диск). Аудіовізуальний документ - той, зміст якого сприймається одночасно зором і слухом (звуковий кінофільм, озвучений діафільм, відеофільм, відеодиск, комп'ютерна технологія «мультимедіа» і т.д.).
За підрахунками фахівців, до 75% всієї інформації людина одержує через органи зору. Аудіальна інформація становить 13% від всієї інформації, що надходить через органи чуття людини.

4.8. Класифікація документів за ступенем їх поширеності

За ступенем поширеності розрізняють опублікований, неопублікований і неопублікованої документи.
Документ, призначений для широкого і багаторазового використання, що має тираж (незалежно від способу тиражування), а також вихідні дані, називають опублікованим. Неопублікований документ містить інформацію, не призначену для широкого розповсюдження, тому він, як правило, не тиражується і існує в обмеженому числі машинописних екземплярів. Представниками цього класу документів є звіт про НДР і ДКР, дисертація, інформаційна карта, депонована рукопис, репринт та ін До неопублікованої відносять документ одноразового використання, необхідний для прийняття конкретних управлінських рішень (адміністративно-господарська, планово-економічна, фінансово-бухгалтерська, технологічна , комерційна та інша подібна документація).

4.9. Класифікація документів за способом до документування

За способом документування (або закріплення інформації на носії) виділяють рукописний, друкований, механічний, магнітний, фотографічний, оптичний, лазерний і електронний документи.
Рукописний - це письмовий документ, при створенні якого знаки письма наносяться від руки. У цьому сенсі рукописом або рукописним документом можна назвати не тільки словесний текст, записаний «від руки», а й твір образотворчого мистецтва, а також креслення або карту. До рукописів відносять також документи, оформлені засобами машинопису (за допомогою друкарської машинки) або ЕОМ (за допомогою принтера). До рукописним документів відносять: звіт про НДР і ДКР, депоновану рукопис, дисертацію і ін
Друкований - це документ, виготовлений поліграфічним або іншим способом (набором, засобами оперативної поліграфії, копіювально-розмножувальної технікою, засобами друку ЕОМ та ін.) Такі документи випускаються видавництвами або друкарнями. На друкованому документі запис інформації проводиться, головним чином, шляхом нанесення барвистого шару на його поверхню. Але може бути застосований і інший спосіб: тиснення або видавлювання знаків шрифту Л. Брайля в книгах для сліпих. В даний час друкований документ - найпоширеніший клас документів: він включає книги, брошури, газети, журнали, календарі, карти і т.п. Такі документи часто називають творами друку або виданнями.
Механічний - це документ, запис інформації на якому здійснюється механічним способом: шляхом вирізування різцем канавки на поверхні рухомого носія (грамплатівки, фонографічні валики, граморігінали) або шляхом пробивки отворів (перфорацій) за допомогою перфоратора (перфокарти, перфострічки) і т.п.
Магнітний - це документ, запис інформації на якому здійснюється шляхом зміни магнітного стану поверхні носія під впливом магнітного поля. До магнітному документу відносяться магнітні стрічки, диски або дискети для ЕОМ, відеодиски і т.п.
Фотографічний - це образотворчий документ, створений фотографічним способом, заснованим на зміні оптичної щільності ділянок фотоматеріалу (фото-, кіноплівка, фотопапір) під впливом світлового або електронного променя, інтенсивність і форма якого змінюються відповідно до записуваних сигналом (фотографії, діафільми, діапозитиви, кінофільми , мікрофіші, мікрофільми).
Оптичний - це документ, запис інформації на якому здійснено сфокусованим пучком електромагнітного поля оптичного випромінювання (компакт-диск, CD-ROM, фонодокументи з оптичною записом, постійний запам'ятовуючий пристрій (ПЗУ)).
Лазерний - це документ, запис і зчитування інформації на якому здійснені за допомогою лазерного променя (оптичний диск, CD-ROM, компакт-диск, голограма).
Формується ще один самостійний клас документів - електронний документ як сукупність даних у пам'яті ЕОМ. Це документ із записом звуку або інформації для ЕОМ. Основним способом документування тут виступає не писемність, а екраном, заснована не на лінійному, тобто витягнутому в рядок листі, а на тимчасовому потоці екранних зображень (електронна книга, електронний журнал, диск). Відтворення тексту ЕОМ здійснюється двома шляхами: зображення його на екрані дисплея або у вигляді текстового роздруку.
Документи, в яких інформація зафіксована в «явному», але «нечитабельне» вигляді, а також ряд дискретних носіїв для введення в пам'ять ЕОМ (і прочитування її за допомогою пристроїв декодування), а саме: магнітна плівка, магнітні диски (дискети), відеодиски та ін - відносяться до т. зв. документам на новітніх носіях інформації. Для сприйняття їх змісту, як правило, використовуються технічні засоби.

Висновок

Документ являє собою відносно самостійну систему завдяки наявності власних ознак і властивостей, що обумовлюють його відмінність і схожість з іншими матеріальними об'єктами. Ознака відбиває зовнішню прикмету, по якій (частіше - сукупності яких) можна віднести спостережуваний об'єкт до документа. На відміну від нього властивість відбиває якісне, тобто внутрішньо властиве документу відмінність. Документ характеризується наявністю всіх властивостей одночасно (різна лише ступінь їх прояву), а набір ознак документа в кожному випадку може бути індивідуальним.
Документ створюється для зберігання і передачі соціальної інформації в часі та / або просторі. Саме документ організує, систематизує інформацію, дає її у фіксованому вигляді. У будь-якому документі вона подається у певному порядку, узагальненні, взаємозв'язку різних даних.
У документі інформація і її носій генетично пов'язані воєдино. Для розуміння сутності документа в курсовій роботі умовно розділили інформаційну та матеріальну сторони документа і розглянули їх окремо.
У курсовій роботі розглядалася характеристика документа як системного об'єкта, була описана структура документа, охарактеризована інформаційна складова документа, а також описана класифікація документів з інформаційної складової документів.

Список літератури

1. Андрєєва В.І. Діловодство. Вид. 6-е, перероб. і доп. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 2000, 187 с.
2. Володін В.В., Єрмолаєва А.А. Організація діловодства в органах представницької та виконавчої влади. - Саратов, 2001.
3. ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення. - М., 1998, с.3.
4. ГОСТ Р 6.30-97 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - М., 1997, с. 2 - 3. Із змінами № 1, затвердженими постановою Держстандартом Росії від 21.01.2000 № 9-ст «Про прийняття та введення в дію зміни ГОСТ Р».
5. Документи і діловодство: Довідковий посібник / Т.В. Кузнєцова, М.Т. Лихачов, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачов. - М.: Економіка, 1991, 271 с.
6. Кузнєцов С.Л. Діловодство на комп'ютері. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1999, 208 с.
7. Кузнєцова Т.В. Діловодство (Документаційне забезпечення управління). - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1999, 818 с.
8. Кузнєцова Т.В. Документаційне забезпечення управління. Навчально-довідковий посібник. - М.: ІМПЕ, 1998, 96 с.
9. Кузнєцова Т.В. Секретарська справа. Вид. 8-е, испр. і доп. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1999, 288 с.
10. Марков В.М. Довідник з діловодства. - Санкт - Петербург, "Альфа", 2002.
11. Організація роботи з документами: Учеб. / В.А. Кудряев, І.К. Корнєєв, Г.Н. Ксандопуло та ін - Держ. Акад. упр. ім. Орджонікідзе. - М.: Инфра-М, 1998, 572 с.