Види документів та їх класифікація

Ім'я файлу: Види документів та їх класифікаці1.docx
Розширення: docx
Розмір: 21кб.
Дата: 26.09.2022
скачати
Пов'язані файли:
ІНДЗ.Т.Т.Р.doc
Організація ділових прийомів.docx
Автоматизоване робоче місце.docx
КР СТАРТАП Великий Р..docx

Види документів та їх класифікація

Документ (від латин. documentus — спосіб доказу) — це матеріальний об’єкт (носій), що містить певну інформацію, оформлений у визначеному порядку і має юридичну силу відповідно до чинного законодавства.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці.

Документи оформляють на різних матеріальних носіях: на папері, фотоплівці, магнітній і перфострічці, дискеті, перфокарті тощо.

Документи мають різне призначення (функції). Ці функції можуть бути загальними, тобто їх виконують практично всі документи, і специфічними (властивими лише частині документів).

Загальні функції документів:

1)      інформаційна (документ як засіб збереження інформації);

2)      соціальна (документ задовольняє певні потреби суспільства);

3)      комунікативна (документ як засіб зв’язку між установами, підприємствами і т.д.);

4)      культурна (документ як засіб закріплення певних культурних традицій).

Специфічні функції документів:

1)      управлінська (документ як засіб управління);

2)      правова (документ як засіб закріплення правових норм);

3)      історична (документ як джерело історичних відомостей).

Класифікаційні ознаки документів:

1. За найменуванням розрізняють заяви, листи, довідки, службові записки, тощо.

2. За походженням документи поділяють на службові, або офіційні (вони створюються установами, підприємствами, службовими особами, які їх представляють), й особисті (їх створюють окремі особи і це не входить у коло їх службових обов’язків).

3. За місцем створення документи бувають внутрішні (чинні лише в межах установи, підприємства, у якому створені) і зовнішні (є результатом спілкування установи з іншими установами, організаціями тощо).

4. За призначенням виділяють такі основні комплекси документації: організаційно-правова; планова; інформаційно-довідкова й довідково-аналітична; звітна; щодо особового складу (кадрова); обліково-фінансова; з матеріально-технічного забезпечення; договірна; колегіальних органів.

5. За напрямком розрізняють вхідні і вихідні документи.

6. За формою — типові й індивідуальні.

7. За ступенем гласності — звичайні, таємні (секретні), для службового користування.

8. За стадіями створення розрізняють оригінали (створені документи), копії (повне відтворення оригіналу) і витяги (відтворення певної частини оригіналу).

9. За термінами зберігання документи поділяють на такі категорії:

-   документи тимчасового зберігання (до 10 років);

-   документи тривалого зберігання (понад 10 років);

-   документи постійного зберігання (без обмеження терміну).

10. За технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом.

11. За структурними ознаками — стандартні (мають чітку структуру і форму викладу, свою стилістику. Тут переважно подаються конкретні цифрові дані чи назви предметів, прізвища); нестандартні (містять лише найзагальніші відомості, добір мовних елементів залежить тут від конкретного змісту чи обставин ділових стосунків).

42.Документи юридичного фаху.Юридичний документ – це письмовий акт, який встановлює, розвиває або припиняє певні правовідносини або фіксує юридично значимі факти, дії чи події. Сила документа в його змісті, засобом доведення якого до адресата виступає мова. Мова – це не тільки знаково-інформаційна система, що являє собою запас слів та граматичні принципи їх сполучення, за допомогою якої люди можуть спілкуватися між собою, формувати, зберігати та передавати знання та будь-яку іншу інформацію в просторі та часі, це ще й шляхетна колиска духовності. Проблема мови і стилю юридичних документів знаходиться на стику філології, юриспруденції, культурології та інших наук, а відповідно й дослідженню її в різні часи приділяли й приділяють увагу з відповідним баченням проблем різні за фахом учені. Мову утворюють фонетична, морфологічна, лексико-фразеологічна, синтаксична та стилістична системи. Незважаючи на всю привабливість художньої мови, юридичні документи пишуться в офіційно-діловому стилі. То які ж саме його особливості? Мова юридичних документів має бути простою, зрозумілою, витонченою та гармонічною. Офіційно-діловий стиль юридичних документів характеризується такими мовними особливостями: 1. Мова юридичного документа має бути літературною, без складних граматичних конструкцій та стилістичних зворотів, ясною, зрозумілою, змістовною та доцільною. 2. В юридичному документі використовуються такі граматичні засоби мови, які за умови стислого викладення надають максимум інформації (прості закінчені речення, відокремлені дієприслівникові звороти тощо), лаконічно передають потрібні відомості. 3. Думки мають викладатися в такій послідовності, щоб одне положення виходило з попереднього та готувало б до розуміння наступного. 4. Переважно використовуються стилістично нейтральний, одноманітний тон мовлення без засобів образності і прояву особистих почуттів, нейтральні з погляду емоційного забарвлення літературні вирази.

5. В офіційно-діловому мовленні, зокрема і в юридичних документах, зазвичай не використовуються метафори, гіперболи, елементи просторіччя, жаргонні слова. 6. Не рекомендується вживати маловідомі та неоднозначні для розуміння терміни, в тому числі слова іноземного походження («плюралізм», «консенсус», «нонсенс», «дефініція», «ініціація») тощо. 7. У синтаксисі ділового стилю поширеним є прямий порядок слів у реченні: підмет стоїть здебільшого на початку речення та найчастіше передує присудку; означення стоять перед означуваними словами, доповнення – після керованого ними слова, обставинні слова (прислівники) – якомога ближче до слова, яке вони пояснюють, вставні слова та звороти ставляться на початку речення. 8. Кількісна перевага надається складним реченням над простими, а кращим є чергування простих і складних речень з дотриманням правил ритміки мови. 9. Широко вживаються дієприкметникові та дієприслівникові звороти, які надають мові лаконізму, влучності та динамічності («Громадянка Сиротенко, працюючи бухгалтером заводу «Богатир», 10. Використовується професійна термінологія, яка вживається в нормах права (наприклад, «об’єктивна істина», 11. Широко вживаються слова – організатори думки («на підставі викладеного», «однак», «таким чином», «крім того», «але», «безумовно», «більш того», 12. Діловий стиль відзначається зростаючою стандартизацією і уніфікацією мови, широким вживанням сталих словосполучень, трафаретів, застосуванням типових текстів. Поширені мовні кліше, стандартні звороти та вирази (наприклад, «провести особистий обшук затриманого», «здійснити привід свідка»). Композиція документа — це послідовність розташування інформації відповідно до її змісту і логіки фіксованих подій та правовідносин. Вона допомагає лаконічно й зрозуміло викласти необхідну інформацію. У юридичній практиці можуть бути використані різні способи уніфікації документів, зокрема такі, як трафарети і типові тексти (тексти-аналоги). Уніфікація юридичних документів полегшує сприйняття документів (виправдана з психологічного та гносеологічного погляду), відкриває можливості машинної обробки, комп’ютерного компонування інформації (ефективна з технічного погляду), прискорює, спрощує, і оптимізує діловодство (доцільна з економічного погляду). Юридичний документ має бути викладений доброю мовою в офіційно-діловому стилі з додержанням правил граматики та синтаксису.
Стандартизація, уніфікація та трафаретизація управлінських документів

Стандартизація – це встановлення єдиних норм та вимог, які пред’являються до документів.

Уніфікація документів – це встановлення єдиного комплексу видів і різновидів документів для аналогічних управлінських ситуацій, розробка єдиних форм і правил складання, оформлення і створення трафаретних текстів.

Стандартизація та уніфікація управлінських документів дозволяє досягти одноманітності в структурі і обробці інформації. Стандартизація та уніфікація сприяють також напрацюванню прогресивних методів роботи з документами. Метою стандартизації та уніфікації документів є раціоналізація процесів підготовки виконання, пошуку документів; скорочення документопотоків: підвищення управління і створення оптимальних умов для машинної обробки управлінської інформації.

До основних етапів уніфікації та стандартизації в будь-якій організації відносяться:

встановлення кола документів, які обертаються в організації;
стандартизація формулярів та текстів документів;
трафаретизація формулярів документів.

З метою стандартизації управлінської документації була затверджена серія державних стандартів на управлінську документацію [10,11,12,16,17,18,19], а також низка стандартів на документи, які найбільш часто зустрічаються в управлінській діяльності підприємства [14,19].

Трафаретизація – це засіб уніфікації текстів документів, який полягає в тому, щоб вся інформація. Яка характерна для групи документів умовно поділилась на трафаретну, або постійну. Та індивідуальну, або змінну. Створюються збірники трафаретних текстів, при цьому деякі тексти мають по кілька запасних варіантів. Лист з трафаретним текстом складається з двох частин: типової (трафаретної) частини та змінної частини – вставки.

Ступінь трафаретизації може бути різним: весь документ, його частина, окремий абзац або речення. Типові тексти дозволяють зекономити до 50-75% часу виконавця при стовідсотковій гарантії, що жодне слово не буде пропущене в тексті.

Трафаретні тексти вводяться в дію наказом керівника організації. Їх розробка завжди повинна базуватися на державних стандартах. Трафаретизація дозволяє не тільки підвищити продуктивність праці, але й сприяє підвищенню культури діловодства.

1.5.Документування та документальне забезпечення управлінської діяльності установ державного управління та місцевого самоврядування.

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперовому або магнітному носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Сукупність дії, здійснюваних органами управління по створенню і використанню документів називається документуванням управлінської діяльності

В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформація в яких зафіксована будь-яким письмовим способом - рукописним або друкарським, такі документи, оформлені відповідно до певних правил називають управлінськими, а їх сутність управлінською документацією.

Управлінська документація являє собою систему документів, що забезпечують управлінські процеси в суспільстві, в установі, на підприємстві, в організації.

Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

З погляду використання в управлінні розрізняють такі документи:

офіційні, власні і власного походження;
справжні оригінали офіційних документів, дублікати і копії, витяги з офіційних документів.

Офіційним є документ, створений організацією або посадовою особою і оформлений у встановленому порядку. Під посадовою особою розуміють особу, яка здійснює функції представника влади, або займає посаду, яка вимагає виконання організаційно-розпорядчих чи адміністративно-господарських обов’язків.

Власний - це офіційний документ, що засвідчує особу та її права, обов’язки, службове або громадське становище і у ньому можуть бути також інші відомості біографічного характеру.

Документ власного походження – це документ, який створює особа поза сферою її службової діяльності або виконання громадянських обов’язків.

Справжній - документ, відомості про час і місце створення якого і про автора яких є в самому документі або виявлені будь-яким способом відповідають дійсності.

Оригінал офіційного документу - це перший або єдиний примірник офіційного документу.

Витяг з офіційного документу - це копія офіційного документа, що відтворює його частину і завірена у встановленому порядку.

Управлінські документи мають такі особливості:

створюються і використовуються органами управління (суб’єктами та об’єктами) у відповідності до встановленої компетенції і поставлених завдань;
служать засобом закріплення функцій органів управління;
містять інформацію правового та довідкового характеру, що відображає природу виконавчої і розпорядчої діяльності певного органу управління;
процес створення документів, їх форма, зміст, параметри, надають їм загальної значущості та обов’язковості виконання.

скачати