Ім'я файлу: Белава психология карьері и лидерства реферат 1.docx
Розширення: docx
Розмір: 43кб.
Дата: 24.06.2021
скачати
Розширення: docx
Розмір: 43кб.
Дата: 24.06.2021
скачати
Міністерство освіти і науки України
Чорноморський національний університет імені Петра Могили
Кафедра психології
РЕФЕРАТ
з дисципліни «Психологія кар’єри та лідерства»
на тему: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»
Виконала:
студентка 565МЗ групи
Бєлава Ольга Сергіївна
Перевірила:
доктор психологічних наук,
професор
Лисенкова Ірина Петрівна
Миколаїв, 2021
ЗМІСТ
ВСТУП
РОЗДІЛ1 ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТУ…………...4
1.1. Сутність і принципи тайм-менеджменту……………………………………4
1.2 Причини використання тайм -менеджменту…………………………………5
1.3. Сучасні прийоми тайм-менеджменту………………………………………..7
РОЗДІЛ 2. ІНСТРУМЕНТИ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТУ………………..…13
2.1 Використання інструментів………………………………………………....13
2.2 Класичне планування і техніка аналізу складності завдань …………………………………………………………………………………....14
2.3 Сім «R» тайм-менеджменту…………………………………………………20
ВИСНОВКИ……………………………………………………………………..24
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ…………………………………….25
ВСТУП
Актуальність дослідження.Тема «Тайм-менеджменту»дуже актуальна в наш час, тому що в наш час всі намагаються бути багатозадачними,та саме невстигання робити все, що на наш погляд ми повинні зробити одночасно і приводе до тривожності.Тайм менеджмент допомагає розпланувати всі справи,які ми повинні зробити та побачити реальну картину того,коли ми зможемо їх зробити. Управління часом (від англ. time management) - сукупність методик оптимальної організації для виконання поточних завдань, проектів та календарних подій. Спочатку управління приписувалося лише бізнесу або трудовій діяльності, але з часом термін розширився, включивши особисту діяльність. Система управління часом складає поєднання процесів, інструментів, техніки і методів. Звичайне управління часом є необхідністю в розвитку будь-якого проекту, оскільки визначає час завершення проекту і масштаб. Дуже важливо усвідомити, що тайм менеджмент може стати однією з найбільш мудрих інвестицій у житті, бо це інвестиція в успішний розвиток всіх проектів, у особистісне і духовне зростання, що є запорукою успіху як на рівні особистості, так і цілої компанії.
Аналіз дослідження відомих науковців включає в себе роботи, дослідження та підходи авторів Г.Х. Попова, А.К. Гастева і П.М. Керженцева і зарубіжних фахівців - Л. Зайверта (Німеччина), Ст. Кові, П. Дойля (США), Б. Санто (Угорщина). Завдяки роботам цих та інших авторів, тайм-менеджмент до кінця 60-х рр. ХХ століття оформився в самостійну дисципліну, яка включає в себе набір систем і технологій з планування та організації часу.
Об’єкт дослідження. Тайм-менеджмент как наука и искусство управления временем.
Предмет дослідження інструменти тайм-менеджменту в сучасному житті
Структура реферату.Реферат складається зі змісту,вступу,двох розділі,висновків до кожного з них ,загальніх вискновку ,списку викорисаних джерел.
РОЗДІЛ 1 ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТУ
1.1Сутність і принципи тайм-менеджменту
«Тайм-менеджмент (Управління часом) - міждисциплінарний розділ науки і практики, присвячений вивченню проблем і методів оптимізації витрат часу в різних сферах професійної діяльності». Тайм-менеджмент - в перекладі з англійської означає «управління часом». Завдання тайм-менеджменту так впорядкувати використання часу (і робітника, і особистого часу) дня і тижня, щоб встигати робити все найважливіші справи. Тайм-менеджмент - це облік і оперативне планування часу.
Основні принципи тайм-менеджменту.
Якісну, ефективну систему організації свого часу керівник може розробити тільки самостійно. Цю важливу роботу не можна доручити консультанту або секретарю. Вибрати відповідне рішення і перебудувати його під свої потреби зумієте тільки сам керівник.
Індивідуальність рішення. В організації особистого часу важливі не загальні правила, а індивідуальний стиль, який керівник для себе знаходить. Якщо він для нього комфортний, це дає максимальну ефективність. Загострити ж увагу слід швидше на тих методах, які дозволяють орієнтуватися навіть в умовах невизначеності. Тому важливо визначитися з такими параметрами, як темперамент людини, сенсорні переваги, біоритми його організму, робочі цілі [1,c 60].
Необхідність відстеження власної ефективності. Використовуючи хронометраж, можна виявити моменти непростимого витрати часу і виявити його приховані резерви. При аналізі отриманих даних рекомендується використовувати метод порівняння досягнутого з максимально можливим, а не досягнутого з запланованим, як це робиться в західних технологіях тайм-менеджменту. Але головний результат використання хронометражу - поява певного вміння постійно самостійно відстежувати свою ефективність. Облік власного часу протягом декількох тижнів виробляє особливого роду увагу до часу, і керівник починає зовсім по-іншому дивитися на свої дії.
Мислення, спрямоване на ефективність. Першорядну роль грає безпосереднє зміна мислення. Людина, яка навчилася визначати неефективні процеси і удосконалювати їх, прагне до оптимізації та підвищення результативності - в силах застосовувати наявні методи, налаштувати їх під свої потреби або розробити свої. А самі технічні прийоми організації часу і особистої роботи і безпосереднє їх втілення в життя - це, як раз, справа техніки. Одного разу подію зміна свідомості починає працювати і приносити свої плоди в будь-якому виді діяльності. [5,c 34-36].
Досяжність і невичерпність резервів ефективності. Основний принцип, поряд з яким можна порівнювати ніякі технологічні питання. Виходячи з припущення, що резерви ефективності, розвитку і самовдосконалення не тільки реально досяжні, але і потенційно невичерпні, пошук потрібного рішення і розробка необхідного методу - питання чисто тактичні і свідомо вирішуються.
1.2 Причини використання тайм -менеджменту
Хронометраж особистого часу слід проводити за кілька робочих днів, можливо, тижнів, щоб проаналізувати свій робочий стиль і розкрити причини виникаючих дефіцитів часу. Тривожні симптоми близького виникнення тимчасових проблем можна визначити за такими ознаками:
1. Відсутність пріоритетів при виконанні справ (рішення другорядних завдань при регулярному перенесенні головних);
2. Поспіх при виконанні об'ємних завдань (найчастіше викликана несвоєчасністю початку роботи над ними);
3. Великий потік всіляких рутинних справ (ризик потонути в дрібницях);
4. Несвоєчасне вивчення ділової переписки (поточної документації);
5. Робота вечорами і на вихідних (в службові годинник не вистачає часу);
6. Постійне виконання роботи за своїх колег чи підлеглих (здається, що так буде швидше або надійніше);
7. Робота не за своїм профілем (неефективне використання можливостей);
8. Безперервні перешкоди в роботі (нескінченні телефонні дзвінки і наплив відвідувачів);
9. Уточнення відомостей, постійне перепитування (важке сприйняття інформації, як наслідок втоми).
Після проведення хронометражу необхідно проаналізувати всі види діяльності, в яких брав участь людина. Для цього можна використовувати таблиці з розподілу областей роботи щодо тимчасових витрат - реальних і теоретично досяжних, скласти листок перешкод.[8,c 49-56].
Подальший аналіз можна вести з точки зору двох позицій: позитивних і негативних, тобто визначити сильні і слабкі сторони для раціонального використання перших і уникнення друге.
«Поглиначі часу». Провівши детальний аналіз основних «поглиначів» часу, можна краще контролювати свій робочий процес і уникнути відволікаючих моментів. Основними причинами, що змушують нас витрачати час даремно, визнані:
1. Телефонні дзвінки по праву займають почесне перше місце, зриваючи робочий настрій і не даючи зосередитися на справах. З широким розповсюдженням стільникових телефонів проблема набула глобальних масштабів.
2. Відвідувачі, що приходять в офіс, відволікають вірніше телефонів, тому що їх неможливо проігнорувати або виконувати паралельно іншу роботу.
3. Погано організований обмін інформацією між підрозділами.
4. Проблеми з комп'ютерним обладнанням та офісною технікою.
5. Зміна черговості робіт, нав'язується колегами.
6. Недолік організаційного планування.
7. Невміння слухати інших людей.
8. Незадовільна організаційна структура.
9. Плутанина в пошті. Особливо актуальна для керівників, кореспонденція яких несвоєчасно або зовсім не проходить через секретарський фільтр визначення важливості листів.
10. Виправлення помилок, яких можна було б уникнути. Помилки породжують все ті ж поспіх, неуважність, небажання працювати і ін.
11. Нерішучість в ділових питаннях.
12. Погано організовані і скоординовані зборів, планерки.
13. Відволікаючі фактори на робочому місці. Гігантський список дрібниць за специфікою особистості кожного.
14. Надмірна офісна бюрократія.
15. Даремні дискусії про свою роботу і роботу інших. І просто пусті балачки.
[10,c 60-78]
1.3 Сучасні прийоми тайм-менеджменту
Постановка мети. Постановка мети передбачає аналіз і формування особистих цілей. Мета описує кінцевий результат, дає ясність про тому, в якому напрямку рухатися. Постановка цілей - процес тимчасовий, тому що при зміні певних параметрів відбувається необхідна коригування.
«Щоб домогтися успіху, необхідно вибирати правильні цілі, проміжні етапи допоможуть не звернути з вірного шляху. Бажано заздалегідь провести реєстр особистих ресурсів і засобів для досягнення цілей, щоб з'ясувати, які свої сильні сторони треба заохочувати, а над якими слабкими сторонами працювати для подальшого Покращуючи свої власні можливості ».
Мета повинна бути ясною, чіткою і зрозумілою. Конкретне формулювання практичних цілей важливо для подальшого планування. При установці довгострокових цілей не можна брати на себе занадто багато. [1. С.78]
Ще один важливий момент. При постановці цілей краще орієнтуватися не на процес діяльності, а на його результати. Це дозволяє:
1) Не тільки правильно робити справи, а й робити правильні справи;
2) Не просто вирішувати справи, а й створювати творчі перспективи;
3) Не стільки зберігати кошти, скільки оптимізувати їх використання;
4) Не просто виконувати заборгованості, але і домагатися результатів;
5) Не тільки зменшувати витрати, але і підвищувати прибуток.
Класичне планування. Класична методика розробки планів і альтернативних варіантів діяльності. Чи означає підготовку до реалізації цілей і упорядкування часу. Як показує практичний досвід, хвилини, витрачені на планування, скорочують години на безпосередню реалізацію, приводячи, в кінцевому рахунку, до економії часу в цілому. [12,c 45-56]
Щоб правильно виконувати свої функції і досягати намічених цілей, керівник повинен чітко уявляти свій бюджет часу. Існують кілька основних правил планування:
1. При складанні плану дня краще залишити 40% робочого часу вільними. Тобто 60% - запланований час, 20% - непередбачене час, 20% - спонтанне час.
2. Документувати витрачений час, з зазначенням, як і на що воно було втрачено, щоб мати уявлення про його витраті.
3. Щоб зводити всі завдання воєдино, необхідно мати уявлення про майбутні справи, розділити їх за ступенем терміновості.
4. Створюйте реальні плани лише з тим обсягом завдань, з яким можна впоратися.
5. Навчитися визначати темп роботи і кількість потрібної інформації для її виконання.
6. Якщо в роботі регулярно виникають перешкоди у вигляді термінових, спонтанних справ - передбачити в плані час і на рішення таких справ.
Спроба виконання великого обсягу робіт і розпорошення сил на окремі несуттєві справи призводять до того, що в кінці дня головні проблеми залишаються невирішеними. Встановити пріоритетність - означає розділити весь потік завдань за ступенем важливості, надати їм першорядне, другорядне і т.д. значення. [12,c 45-50]
«Золоті» пропорції планування часу. Планування часу грунтується на певних принципах. Один з найвідоміших сформулював італійський економіст Вільфредо Парето. Він розрахований на раціональне використання часу і говорить: «Якщо всі робочі функції розглядати з точки зору критерію їх ефективності, то виявиться, що 80 відсотків кінцевих результатів досягається тільки за 20 відсотків витраченого часу, тоді як інші 20 відсотків підсумку поглинають 80 відсотків робочого часу» . Стосовно до повсякденної роботи це означає, що не слід братися спочатку за найлегші і цікаві або вимагають мінімальних витрат часу справи. При плануванні необхідно вирішувати в першу чергу життєво важливі проблеми, а вже потім - численні другорядні.
Послідовне застосування принципу Парето допомагає використовувати на практиці техніку аналізу складності завдань АБВ. Вона заснована на поділі всього обсягу завдань на три групи.
А. Найважливіші завдання - складають приблизно 15 відсотків від загальної кількості всіх завдань та внутрішніх справ. Власна значимість цих завдань (досягнення мети) становить приблизно 65 відсотків.
Б. На важливі завдання доводиться в середньому 20 відсотків від загального числа справ, і значимість даної категорії завдань становить відповідно також 20 відсотків.
В. Менш важливі і несуттєві задачі складають, навпаки, 65 відсотків загальної кількості завдань, але мають незначну частку (приблизно 15 відсотків в загальній «вартості»).
Технологію аналізу завдань за принципом АБВ можна здійснити в такий спосіб 1. Скласти список всіх майбутніх у відповідному періоді часу (день, місяць, квартал, рік) завдань.
2. Систематизувати завдання по мірі їх важливості, встановити черговість справ відповідно до їх «вартістю» діяльності.
3. Пронумерувати завдання.
4. Оцінити завдання відповідно до категорій А, Б, В:
а) перші 15 відсотків всіх завдань, що відносяться до категорії А, не підлягають передоручення;
б) наступні 20 відсотків - завдання категорії Б;решта 65 відсотків - завдання категорії в.
5. Перевірити ще раз тимчасової план на відповідність виділеного бюджету часу значенню завдань: 65 відсотків запланованого часу - завдання А; 20 відсотків запланованого часу - завдання Б; 15 відсотків запланованого часу - завдання В.
6. Провести відповідні коригування, орієнтуючи план на завдання А.
7. Оцінити завдання Б і В з точки зору можливості їх делегування.
Делегування повноважень. «Загальний сенс делегування - передоручення завдань своїм підлеглим чи колегам. Багато управлінці, які вважають себе досвідченими і працездатними, вважають за краще самі виконувати те, що могли б доручити іншим співробітникам, посилаючись при цьому на недосвідченість, неосвіченість, некомпетентність підлеглих. Таке явище свідчить, скоріше, про відсутність досвіду делегування повноважень і невмінні навчити персонал необхідних функцій, ніж про високі достоїнства управлінця. Основні переваги делегування: [8 c 20-22]
1. У керівника вивільняється час для більш важливих завдань;
2. Використання і розвиток професійних знань і навичок працівників;
3. Стимулювання розкриття здібностей, самостійності і компетенції підлеглих;
4. Позитивний вплив на мотивацію праці співробітників.
Для правильного делегування необхідно дотримуватися наступних правил:
1. підбирати потрібних співробітників;
2. розподіляти сфери відповідальності;
3. координувати виконання доручених завдань;
4. стимулювати і консультувати підлеглих;
5. контролювати робочий процес і результати;
6. давати оцінку своїм співробітникам;
7. припиняти спроби зворотного або наступного делегування.
Делегувати необхідно рутинну роботу, спеціалізовану діяльність, приватні питання і підготовчу роботу. Передача завдань або діяльності може здійснюватися на тривалий термін або обмежуватися разовими дорученнями. Керівник ні в якому разі не передає своїх управлінських функцій, завдання високого ступеня ризику і відповідальності за керівництво. [12.c70].
Контроль підсумків і коригування цілей. Контроль результатів служить для оптимізації трудового процесу, він охоплює три завдання:
1. Осмислення фізичного стану. Чи приносить планування результати, сприяє чи комфорту;
2. Порівняння запланованого з максимально можливим. Необхідно регулярно аналізувати діяльність, визначати моменти втрати часу, складати листки перешкод;
3. Коригування за встановленими відхиленнями. Необхідно перевіряти плани і змінювати їх, якщо вони виявляються нездійсненними або не дозволяють досягти поставленої мети до терміну.
Розрізняють контроль результатів праці та контроль конкретних завдань, не можна нехтувати ні тим, ні іншим.
Таким чином, тайм-менеджмент - це облік і оперативне планування часу. використання часу (і робітника, і особистого часу) дня і тижня, щоб встигати робити все найважливіші справи. Основні принципи тайм-менеджменту: кропітка самостійна робота, індивідуальність рішення, необхідність відстеження власної ефективності, мислення, спрямоване на ефективність, досяжність і невичерпність резервів ефективності. Тривожні симптоми близького виникнення тимчасових проблем можна визначити за певними ознаками і виявити причини «поглиначів часу». [23, c.56]
Сучасні прийоми тайм-менеджменту: постановка мети, класичне планування, «золоті» пропорції планування часу (принцип Парето), делегування повноважень, контроль підсумків і коригування цілей. Вивчивши причини проблем з часом і використовуючи основні прийоми тайм-менеджменту, керівник зможе домогтися якісних і швидких результатів.
РОЗДІЛ 2. ІНСТРУМЕНТИ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТУ
2.1 Використання інструментів
Що стосується вміння варіювати інструментами планування, то про це трохи детальніше:
1. Для успішності у всіх видах нашої діяльності доцільно буде завести щоденник, відповідний, за своїми якостями, нашим вимогам і звичкам. Щоденник може бути електронним, паперовим, - яким завгодно, лише б в нього без праці вносилися зміни в розпорядку дня. У щоденнику потрібно буде контролювати виконання тих завдань, які були поставлені на той чи інший день.
2. Для правильного планування слід описати свою життєву концепцію на папері. Рівень ефективності тайм - менеджменту багато в чому залежить від створення списку довгострокових цілей, тримати які в розумі безглуздо. Тільки записані, ці цілі, немов матеріалізуючись, починають реально існувати. Те ж саме відноситься і до короткострокових цілей. Всі вони, як ми вже говорили, неодмінно повинні мати точні терміни досягнення. В іншому випадку мета вийде розмитою, і план її виконання буде працювати слабо. Записуючи свої цілі, обов'язково враховуємо при цьому і ті, які стосуються нашого здоров'я, відпочинку і розваг.
3. Для особистого тайм - менеджменту, щоденний план складаємо напередодні ввечері. Саме в цей час найбільш чітко представляється картина майбутнього дня і все його головні завдання. Завдяки таким фактам, ми можемо правильно розподілити черговість вирішення виниклих завдань, встановивши їх пріоритетність і терміновість, і розробити маршрут свого пересування. За ніч нашу свідомість засвоїть складений ввечері план, і на наступний день всі дії будуть відбуватися майже автоматично, без особливої напруги.
4. Плануючи свої дії, пам'ятаємо про глобальні цілі, - це допоможе правильно ранжувати щоденні цілі і швидше, таким чином, просуватися до досягнення глобальних.
5. Складаючи план, враховуємо біологічні цикли, що викликають підйом і спад нашої активності. Кожна людина, уважно простеживши за власним станом протягом дня, може визначити, в який час доби він максимально працездатний. Саме на цей час і повинна припадати найбільша трудове навантаження. В іншому випадку віддача від нашої діяльності різко знизиться, і виною тому буде біологічний цикл спаду активності.
6. В основах тайм - менеджменту закладено принцип делегування обов'язків, який теж необхідно враховувати при плануванні. Наші сили, можливості і час не безмежні, а це значить, що не слід звалювати на себе непосильну ношу, намагаючись зробити якомога більше. Тому знаходимо тих, кому можна передоручити частину справ, проконтролировав потім їх виконання. Така передача частки своєї роботи іншій людині є дуже потужним інструментом для підвищення власної продуктивності.
7. Складений на день план, у міру його виконання, треба аналізувати, викреслюючи запроваджений в життя пункти. Робити це слід неупереджено, тверезо оцінюючи результат цього втілення в життя. Такі дії допоможуть визначитися з подальшими цілями і сформувати правильне уявлення про ситуацію, що. [19 c.50]
2.2 Класичне планування і техніка аналізу складності завдань
Класична методика розробки планів і альтернативних варіантів діяльності, широко поширена на Заході. Означає підготовку до реалізації цілей і упорядкування часу. Як показує практичний досвід, хвилини, витрачені на планування, скорочують годинник на безпосередню реалізацію, приводячи, в кінцевому рахунку, до економії часу в цілому.
Щоб правильно виконувати свої функції і досягати намічених цілей, людина повинна чітко уявляти свій бюджет часу. В«Існують декілька основних правил планування:
1. При складанні плану дня краще залишити 40% робочого часу вільними. Тобто 60% - заплановане час, 20% - непередбачене час, 20% - спонтанне час.
2. Документуйте витрачений час, із зазначенням, як і на що воно було втрачено, щоб мати уявлення про його витраті.
3. Щоб зводити все завдання воєдино, необхідно мати уявлення про майбутні справи, розділити їх за ступенем терміновості.
4. Створюйте реальні плани лише з тим обсягом завдань, з яким зможете справитися.
5. Навчіться визначати темп роботи і кількість потрібної інформації для її виконання.
6. Якщо у вашій роботі регулярно виникають перешкоди у вигляді термінових, спонтанно виникаючих справ - передбачте в плані час і на вирішення таких справ.
Спроба виконання великого обсягу робіт і розпорошення сил на окремі несуттєві справи призводять до того, що в кінці дня головні проблеми залишаються невирішеними. Встановити пріоритетність - означає розділити весь потік завдань за ступенем важливості, додати їм першорядне, другорядне і т.д. значення.
Слід зауважити, що при класичному підході рекомендується зосереджуватися на одній виконуваної завданню. Однак існують люди, яким зручніше працювати з декількома справами паралельно, з частими перемиканнями між ними. Якщо такий спосіб вам підходить і дозволяє менше втомлюватися - використовуйте такий стиль роботи [3, c. 120].».
Послідовне застосування принципу Парето допомагає використовувати на практиці техніка аналізу складності завдань АБВ. Вона заснована на поділі всього обсягу завдань на три групи.
А. Найважливіші завдання - складають приблизно 15 відсотків від загальної кількості всіх завдань та внутрішніх справ, якими ми зайняті. Власна значимість цих завдань (досягнення мети) становить приблизно 65 відсотків.
Б. На важливі завдання доводиться в середньому 20 відсотків від загального числа справ, і значимість даної категорії завдань становить відповідно також 20 відсотків.
В. Менш важливі і несуттєві задачі складають, навпаки, 65 відсотків загальної кількості завдань, але мають незначну частку (приблизно 15 відсотків в загальній «вартості»).
Технологію аналізу завдань за принципом АБВ можна здійснити в такий спосіб:
1) Складіть список всіх майбутніх у відповідному періоді часу (день, місяць, квартал, рік) завдань.
2) Систематизуйте завдання по мірі їх важливості, встановіть черговість справ відповідно до їх «вартістю» для вашої діяльності.
3) Пронумеруйте свої завдання.
4) Оцініть їх відповідно до категорій А, Б, в:
a) перші 15 відсотків всіх завдань, що відносяться до категорії А, не підлягають перепоручению;
b) наступні 20 відсотків - завдання категорії Б;
c) інші 65 відсотків - завдання категорії В.
5) Перевірте свій часовий план на відповідність
виділеного вами бюджету часу значенню завдань: 65 відсотків запланованого часу - завдання А; 20 відсотків запланованого часу - завдання Б; 15 відсотків запланованого часу - завдання В.
6) Проведіть відповідні коригування, орієнтуючи свій план на завдання А.
7) Оцініть завдання Б і В з точки зору можливості їх делегування.
«Загальний сенс делегування - передоручення завдань своїм підлеглим чи колегам. Багато управлінці, які вважають себе досвідченими і працездатними, вважають за краще самі виконувати те, що могли б доручити іншим співробітникам, посилаючись при цьому на недосвідченість, неосвіченість, некомпетентність підлеглих. Таке явище свідчить, скоріше, про відсутність досвіду делегування повноважень і невмінні навчити персонал необхідних функцій, ніж про високі достоїнства управлінця ».
Основні переваги делегування:
1) У керівника вивільняється час для більш важливих завдань;
2) Використання і розвиток професійних знань і навичок працівників;
3) Стимулювання розкриття здібностей, самостійності і компетенції підлеглих;
4) Позитивний вплив на мотивацію праці співробітників. [1 c 45]Для правильного делегування необхідно дотримуватися наступних правил:
1. підбирати потрібних співробітників;
2. розподіляти сфери відповідальності;
3. координувати виконання доручених завдань;
4. стимулювати і консультувати підлеглих;
5. контролювати робочий процес і результати;
6. давати оцінку своїм співробітникам;
7. припиняти спроби зворотного або наступного делегування.
Делегувати необхідно рутинну роботу, спеціалізовану діяльність, приватні питання і підготовчу роботу. Передача завдань або діяльності може здійснюватися на тривалий термін або обмежуватися разовими дорученнями. Начальник ні в якому разі не передає своїх управлінських функцій, завдання високого ступеня ризику і відповідальності за керівництво.
Контроль підсумків і коригування цілей
Контроль результатів служить для оптимізації трудового процесу, він охоплює три завдання:
1 . Осмислення фізичного стану. Чи приносить планування результати, сприяє чи комфорту;
2. Порівняння запланованого з максимально можливим. Регулярно аналізуйте свою діяльність, визначайте моменти втрати часу, складайте листки перешкод;
3. Коригування за встановленими відхиленнями. Необхідно перевіряти плани і змінювати їх, якщо вони виявляються нездійсненними або не дозволяють досягти поставленої мети до терміну. [2 c 89].
Розрізняють контроль результатів праці та контроль конкретних завдань, не нехтуйте ні тим, ні іншим. Не переносьте аналіз робочого дня на час безпосередньо перед сном - повертаючись до плану і його виконання, ви ризикуєте тривалий час не заснути.
«Кожен день на нас обрушується величезний потік інформації, під яким не дивно потонути. Вироблення єдиної системи прийому і передачі інформації, контроль над її дотриманням і підвищення культури спілкування в цілому заощадить ваш і чужий час. Розробіть особистий раціональний підхід до оволодіння інформацією, навчитеся вибирати головне, відкидати дрібниці, запам'ятовувати необхідне. З'ясовуйте, що слід вивчити більш детально, дотримуйтесь смисловому змісту та ідеї, а не словам. Посприяють і колегам у розвитку даного направленія5 ». Поєднання особистого і робочого часу для людини, що займається напруженим інтелектуальним працею, характерно використання в роботі трьох основних блоків:
1. Блок накопичення та обробки нової інформації;
2. Блок віддачі і розподілу інформації;
3. Блок відпочинку та релаксації.
Кожен з цих блоків є невід'ємною частиною гармонійного розвитку особистості. Порушення пропорцій між даними блоками або ігнорування одного з них призводить до зменшення працездатності та ефективності праці. Підтримка режиму стійкого особистого і організаційного розвитку в довгостроковій перспективі, високого рівня здоров'я і творчої активності шляхом оптимального поєднання режимів функціонування і розвитку є основною умовою стабільної роботи будь-якої фірми. Робота без обмежень - найвірніший спосіб заробити собі стрес, а найкраща боротьба зі стресом - це вміння вчасно і грамотно розслаблятися. Хитрість нашому житті в розумінні: якщо ви щось пропустіть або не встигнете - нічого страшного не станеться. Це не означає, що потрібно безвідповідально ставитися до своєї роботи - але всього лише означає тверезу оцінку своїх можливостей. Якщо ви підірвете своє здоров'я сьогодні, завтра не буде кому подбати ні про вас, ні про вашу сім'ю. І тут, зараз, навіть посеред авралу - завжди існує ще дуже багато речей, яким має сенс приділити увагу. І в нашій з вами реальності немає нічого більш важливого, ніж власний спокій і благополуччя тут і зараз, а не після того, як ви впадете бездиханним від перевтоми. даними блоками або ігнорування одного з них призводить до зменшення працездатності та ефективності праці. Підтримка режиму стійкого особистого і організаційного розвитку в довгостроковій перспективі, високого рівня здоров'я і творчої активності шляхом оптимального поєднання режимів функціонування і розвитку є основною умовою стабільної роботи будь-якої фірми. Робота без обмежень - найвірніший спосіб заробити собі стрес, а найкраща боротьба зі стресом - це вміння вчасно і грамотно розслаблятися. Хитрість нашому житті в розумінні: якщо ви щось пропустіть або не встигнете - нічого страшного не станеться. Це не означає, що потрібно безвідповідально ставитися до своєї роботи - але всього лише означає тверезу оцінку своїх можливостей. Якщо ви підірвете своє здоров'я сьогодні, завтра не буде кому подбати ні про вас, ні про вашу сім'ю. І тут, зараз, навіть посеред авралу - завжди існує ще дуже багато речей, яким має сенс приділити увагу. І в нашій з вами реальності немає нічого більш важливого, ніж власний спокій і благополуччя тут і зараз, а не після того, як ви впадете бездиханним від перевтоми. [18 c.65]
2.3 Сім «R» тайм-менеджменту
Тепер слід розповісти про сім способів тайм-менеджменту, які гарантують високу продуктивність. Точніше кажучи, це способи правильної організації власного мислення. Я називаю їх «сім R», тому, що назва кожного з них англійською мовою починається з цієї літери.
Перше «R» - Resistance (реакція, опір). Кожен раз, відчуваючи опір, труднощі в роботі, стикаючись з невдачею, ви турбуєтеся і відчуваєте себе нещасним. У такій ситуації потрібно подумки повернутися назад і, замість того щоб форсувати події, зайнятися аналізом, запитати себе: «Чому це відбувається?» Ще в молодості, коли я займався автомобілями, мені часто говорили: «Ніколи не прикладай силу і не бери в руки великий молоток». Іноді те ж саме відбувається і в житті: в разі невдачі ми починаємо «тиснути» на ситуацію - на відносини, роботу, засмучуємося і сердимося, але найкращий спосіб у цій ситуації - відступити назад і запитати себе: «Може бути, є шлях краще ? »
[20 c 35]
Друге« R »- Reevaluate (перегляд, повторний розгляд ситуації). Кожен раз, зустрічаючи реакцію, заново розглядайте все, що відбувається і ставте собі три питання. Перший: чого я намагаюся зараз домогтися? Що я дійсно намагаюся зробити? Другий: як я намагаюся це зробити? Це дійсно найкращий спосіб? І третє питання: а чи є кращий спосіб домогтися моїх головних цілей, ніж той, що я використовую зараз? І питайте про те ж саме інших людей.
Третє «R», що дає нам високу ефективність роботи, - це Reorganization (реорганізація). Вам необхідно постійно змінювати розклад своєї роботи, щоб робити більше і більше найважливіших справ. Чи не загубіться і не захопіться рутинною роботою. Будьте готові до реорганізації.
Четверте «R» - Restructuring (реструктуризація). Вона має на увазі, що необхідно проводити якомога більше часу, займаючись тими 20% роботи, які мають найвищу цінність, і як можна менше часу - всім іншим. Реструктуризація просуває вас вперед, дозволяючи виконувати все більше і більше цінної і, відповідно, високооплачуваної роботи.
П'яте «R» - Reengineering (реінжиніринг). Це постійне спрощення робочого процесу, постійний пошук способів робити свою роботу простіше і швидше. Складіть список всіх етапів вашого робочого процесу. Наприклад, перший етап - це телефонний дзвінок, потім призначення зустрічі, зустріч з потенційним клієнтом, вироблення пропозиції і т. Д. Зробіть повний список кроків і поставте собі за мету - зменшити число кроків.
Складіть список і перегляньте його, питаючи себе: як я можу зменшити кількість етапів? Другий етап реінжинірингу - передати всі малоцінні справи іншим людям. На одному зі своїх тренінгів я говорив з жінкою - менеджером з продажу. У неї є три асистента, які роблять всю роботу, за винятком безпосереднього особистого спілкування з клієнтом. Чому? Тому що це найвідповідальніший і важлива ділянка. Так ось, вона позбавляється від всіх інших завдань, таких як дзвінки по телефону, підтвердження зустрічей і т. Д. Передоручати все несуттєві, неприбуткові дії і позбавляйтеся від всіляких малоцінних завдань. Це і є справжній реінжиніринг.
Шосте «R» - це Reinventing (переосмислення). Подумайте про те, що вам довелося почати все спочатку і зайнятися чимось абсолютно іншим. Ви не зобов'язані змінювати кар'єру, але на підсвідомому рівні завжди повинна бути думка: «А що, якби мені довелося повністю змінити рід діяльності? Що, якби моя кар'єра, або робота, або компанія зникла б за ніч, і мені довелося б починати все спочатку в сьогоднішньому стані? » Думайте про свою роботу, пам'ятаючи принцип «слабких місць». Уявіть, що ви провели лінію в минуле, і запитайте себе: «Чи є в моїй сьогоднішнього життя щось таке, чого я б ніколи не почав знову?» Іноді, коли люди задають собі це питання, відповідь на нього стає справжнім відкриттям. Уявіть, що ваша робота або компанія зникла за ніч, як це відбувається, до речі, з багатьма компаніями в реальному житті. Згадайте дефолт, коли сотні тисяч досвідчених і талановитих людей несподівано залишилися без роботи і їм довелося шукати собі абсолютно нове заняття. Подумайте, що вам дійсно подобається робити, і як можна заново себе винайти. Багато людей, які втрачають роботу, думають: «Ну добре, а зараз я займуся тим, що мені дійсно дуже подобається робити». І вони знаходять спосіб добре заробляти на життя цим заняттям. Два найнебезпечніших способу втратити час в житті - це не неждані телефонні дзвінки і не те, що відволікає вас від справ. Це невідповідна робота і невідповідні відносини. По-перше, багато людей витрачають роки, працюючи не там, де їм слід було б. Вони ніколи не бувають по-справжньому задоволені своєю роботою, ніколи не бувають дійсно успішні і не заробляють хороших грошей, але продовжують працювати на тому ж місці, тому що їм так зручно, замість того щоб зайнятися дійсно улюбленою справою, в якому вони можуть досягти успіху. Друге - багато хто підтримує тісні стосунки не з тими людьми, тому що звикають до них. Минають роки, і нічого не виходить, але часу вже не повернути. Будьте по-справжньому суворі до себе. Якщо ви відчуваєте негативні емоції або труднощі в роботі або особистих відносинах, запитайте себе: «Моє це місце? Чи варто мені бути з цією людиною? » І ще: «Якби я починав своє життя спочатку, що б я зробив інакше?» [23 c45]
І, нарешті, останнє «R» - Regain control (повернення контролю). Почавши знову контролювати своє життя, ви берете на себе повну відповідальність за все, що з вами відбувається. Ви припиняєте робити собі поблажки або звинувачувати кого-то другого. Якщо вам не подобається щось у вашому житті, скажіть собі: «Я сам за це відповідаю, і я зміню це».
ВИСНОВОК
Тайм-менеджмент - сучасне явище, яке стало основою для організації життя успішної людини. В ході роботи мною був прoведен історичний аналіз і виділені основні етапи формування передумов для розвитку сучасного тайм-менеджменту, вивчені конкретні технології тайм-менеджменту, спрямовані на подолання факторів, що призводять до неефективного використання часу.
Розглянуто основні причини, що призводять до втрат часу, які
завдяки систематичному використанню методик тайм-менеджменту
можна ліквідувати. Проведені дослідження по тайм-менеджменту підтвердили
висунуту гіпотезу про те, що якщо оволодіти прийомами тайм -
менеджменту і використовувати їх в повсякденному житті, то можна спланувати виконання своїх справ за часом так, щоб встигати робити все, що допоможе досягти поставленої мети. Це допоможе в майбутньому стати успішним людиною. Ми розглянули особливості використання і навели приклади різних прийомів, використовуючи які менеджер може отримати більшу віддачу від свого часу і підвищити ефективність своєї роботи. Виходячи з вивченого матеріалу, був зроблений наступний висновок: тайм-менеджмент - набір конкретних працюючих технологій, що дозволяють невідновлюване час життя використовувати відповідно до особистих і бізнес-цілями. Досліджувана тема дала можливість зрозуміти, що зараз існує велика кількість різних технологій і методів тайм-менеджменту, в тому числі досить нових і мало вивчених. Однак багато компаній йдуть в ногу з часом і активно впроваджують всі нововведення. Знання в області тайм-менеджменту набувають популярності і користуються на ринку великий попит і аналіз останнього розділу даної курсової роботи доводить це. Те, наскільки успішно менеджер буде втілювати в свою роботу принципи ефективного використання часу, залежить в першу чергу від нього самого і від його бажання працювати раціонально, потрібно докласти певних зусиль і затратити трохи часу.
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ
1. Архангельский, Г. Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений . М., 2015.211 c.
2. Гений, А. Высокоэффективный тайм-менеджмент по Матрице Эйзенхауэра. М.,2018. 928 c.
3. Гений, А. Высокоэффективный тайм-менеджмент по Матрице Эйзенхауэра. М.,2016. 320 c.
4. Гончарова, С. Тайм-менеджмент для мам. 7 заповедей организованной мамы. Книга-тренинг.М.2016. 62 c.
5. Дональд, Р. Не делай это. Тайм-менеджмент для творческих людей / Р. Дональд. М., 2016. 352 c.
6. Кеннеди, Д. Жесткий тайм-менеджмент: Возьмите свою жизнь под контроль. М., 2016. 99 c.
7. Кеннеди, Д. Жесткий тайм-менеджмент: Возьмите свою жизнь под контроль. М., 2015. 199 c.
8. Лимончелли, Т. Тайм-менеджмент для системных администраторов / Т. Лимончелли. М., 2015. 240 c.
9. Моргенстерн, Д. Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизни . М., 2015. 256 c.
10. Мороз, А. Планируй по-своему: 14 секретов персонального тайм-менеджмента .Д: Феникс, 2016. 304 c.
11. Мрочковский, Н. Экстремальный тайм-менеджмент / Н. Мрочковский, А. Толкачев. М.: Альпина Паблишер, 2016.210 c.
12. Нетеберг, Ш. Тайм-менеджмент по помидору.Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 мин. / Ш. Нетеберг. -М.: Альпина Паблишер, 2019. 245 c.
13. Стрелкова, Л.В. Тайм-менеджмент. Учебное пособие .М.: Юнити, 2018. 352 c.
14. Субботина, Е.А. Правда о найденном времени: тайм-менеджмент для родителей и детей .Д: Феникс, 2018. 272 c.
15. Трейси, Б. Тайм-менеджмент по Брайану Трейси.Как заставить время работать на вас . М.: Альпина Паблишер, 2018. 302 c.
16. Хайнц, М. Позитивный тайм-менеджмент.Как успевать быть счастливым / М. Хайнц. М.: Альпина Паблишер, 2019. 128 c.