Міністерство освіти і науки України
Національний технічний університет України
“Київський політехнічний інститут імені Ігоря Сікорського”
Факультет менеджменту і маркетингу
Кафедра менеджменту
РЕФЕРАТ
З дисципліни “Тайм-менеджмент”
на тему:”Управління особистим часом в тайм-менеджменті ”
Виконала:
студентка I курсу
групи УІ-01
Пилипенко Олександра
Перевірила:
доцент Чупріна М. О.
Київ – 2021
ЗМІСТ
ВСТУП 3
РОЗДІЛ 1 Поняття та історія особистого тайм-менеджменту 4
РОЗДІЛ 2. Основи та методи персонального тайм-менеджменту 6
2.1 Планування 6
2.1.1. Матриця Ейзенхауера 6
2. 2 Правильна постановка пріорітетів 7
2.3 Раціональне використання зусиль та енергії 7
2.3.1 Принцип Парето 8
2.4 Складне завдання розбивати на прості 8
2.4.1 «Поїдання слона». 8
2.5 Аналіз 9
2.6 Довгостроковий план 9
ВИСНОВКИ 11
Список використанної літератури 12
ВСТУП
Людина завжди намагається контролювати все, що її оточує та відбувається у її житті, але існують речі, непідконтрольні людині, наприклад, плинність часу – тому люди давно намагаються контролювати чим наповнювати та як розпоряджатися цими невловимими моментами. Не дивлячись на те що в нашу повсякденну мову поняття “тайм-менеджменту” прийшло не так давно, самому факту організіції особистого часу заради досягнення цілей та підвищення продуктивності приділяють і приділяли увагу багато визначних діячів. Можливо, саме тому вони і змогли досягнути значного успіху, адже від вміння розпоряджатися головним ресурсом - власним часом – часто залежить вміння людини впоратися з усіма справами, старанно та ефективно працювати в будь-яких ситуаціях і виходити з них переможцями. Тим чи іншим способом планували свою діяльність всі (художники, письменники, політики – відомі та не дуже), але винахідником не універсального режиму дня, а однієї з перших комплексних систем управління часом став Бенжамін Франклін. Він на власному прикладі довів наскільки важливо ставити цілі та розробляти плани по їх досягнення. Звичайно, Б. Франклін не єдиний засновник та покладач систем управління особистим часом, існує багато інших дійсно ефективних методів, перевірених часом, саме це і є метою цієї роботи – розглянути основні методи та принципи особистого тайм-менеджменту, порівняти їх та зробити певні висновки. Основною ціллю данного дослідження є максимально розібратися в особливостях тайм-менеджменту та його нюансах та допомогти усвідомити наскільки ефективно організований особистий час може сприяти досягненню особистих цілей, розвитку потенціалу особистості та як результат – гармонійного розвитку особистості.
РОЗДІЛ 1 Поняття та історія особистого тайм-менеджменту
Тайм-менеджмент (від англ. Time management) - це система організації, планування і управління часом, підвищення ефективності його використання в умовах роботи і в повсякденному житті.
Перші несміливі спроби впливати на час належать філософу Луцию Сенеку (65 рік н.е.). У листах відомому поету і свого друга він рекомендував застосовувати в роботі деякі технології, що дозволяють розподіляти час - вести його письмовий облік, ділити на корисно проведений і даремно витрачений, аналізувати пройдені етапи.
Пізніше, в XV столітті, про методики управління часом заговорив учений з сонячної Італії Л. Альберти. У своїх листах він торкався важливість ефективного планування свого дня: складання докладного списку справ, угруповання їх по першорядності. Саме йому належать золоті слова, які і сьогодні використовують багато успішних людей: «Сон, їжу, розваги можна відкласти на потім, бізнес - ніколи». Альберті знав, що запорука успіху в будь-яких починаннях - правильне розмежування часу для вилучення з нього максимум користі.
Істотні вклади в історію розвитку дисципліни в свій час внесли І. Ньютон, А. Дюма, Ф. Енгельс, І. Кант, В. Ленін. Ці особистості будували глобальні схеми управління особистим часом, створювали унікальні методики управління і впливу на свій робочий графік, що дозволило їм корисно і продуктивно провести не тільки день або місяць, а й все життя.
Одним з видатних людей на планеті, чию фразу «Час - це гроші» знає кожен, є Бенджамін Франклін. Йому належить величезна кількість винаходів, якими ми користуємося і сьогодні, а щоб все встигнути і не витратити ні один день життя даремно, Франклін придумав чітку систему розподілу часу, яка дозволяла в кілька разів підвищити власну продуктивність.
Основи тайм-менеджменту, використовувані в сучасному світі, були закладені Ф. Тейлором (початок XX століття). Саме він запропонував використовувати науковий підхід в організації роботи торгових працівників, застосовувати ефективні методики планування і управління часом для досягнення високої продуктивності.
Основоположником поняття «тайм-менеджмент» вважається підприємець з Данії К. Меллер. У 1975 році він заснував однойменну компанію, створив прототип органайзера (унікальний блокнот) і організував перші тренінги щодо його заповнення.
У наш час більшість видань по тайм-менеджменту - це переклади англомовних бестселерів Брайана Трейсі, Девіда Аллена і інших відомих авторів. Ініціатором розвитку і популяризації тайм-менеджменту в Росії та країнах СНД є кандидат економічних наук Гліб Архангельський. Його не можна назвати основоположником методик або винахідником технологій. Однак саме йому належать публікації перших російськомовних книг і посібників про тайм-менеджменті, в основу яких покладені яскраві приклади з адаптованої практики, написані зрозумілою мовою.
РОЗДІЛ 2. Основи та методи персонального тайм-менеджменту
2.1 Планування
Це цілком логічне правило діє на всі 100%: точно складений план справ завжди допомагає систематизувати їх і працювати з більшою ефективністю. При цьому плани, побудовані в голові, на ділі - неефективні. Мозок людини влаштований таким чином, що візуалізацію він запам'ятовує і сприймає набагато краще, ніж абстракцію. Тому планування здійснювати потрібно на папері (екрані монітора або смартфона).
Виділення головного - завжди на чільному місці
Розподіл справ за ступенем важливості дозволяє вам правильно розставити їх в потоці часу. Для цього можна вибрати один з двох простих способів розподілу. Як писав Стівен Кові у своїй книзі “Сім навичок високоефективних людей”: “Важливо не зробити вашим пріорітетом розклад, а розписати ваші пріорітети”. Корисним інструментом у цьому принципі може стати відома матриця Ейзенхауера.
2.1.1. Матриця Ейзенхауера
Відомий вид графіка з двома осями координат (рис 2.1). На осі А (горизонталь) розташований фактор терміновості, а на осі Б (вертикаль) - фактор важливості. Чотири поля, утворені при перетині, можна назвати «важливими терміновими справами», «важливими нетермінових справами», «неважливими терміновими справами» і «неважливими нетермінових справами». Розподіліть свій список завдань за цими критеріями, і почніть, зрозуміло, з «важливих термінових» завдань, залишивши неважливі і нетермінові на самий кінець.
Рис 2.1 Матриця Ейзенхауера
2. 2 Правильна постановка пріорітетів
Ще один крок - це правильна постановка цілей і завдань. Простий приклад: якщо ви поставите метою виконання тези «схуднути до літа», ефективність такої постановки буде не менш абстрактною, ніж сама мета. Інша справа - постановка завдань з точними вступними даними і кінцевими точками-реперами ( «знизити вагу за точний проміжок часу на точну цифру за допомогою певних методів і відмови від шкідливих звичок»). Аналогічно цей принцип буде працювати і з робочими планами.
2.3 Раціональне використання зусиль та енергії
Існує принцип Парето, який говорить про те, що 20% праці приносить 80% результату роботи. Тому розподіляйте час своєї роботи так, щоб воно чередувався з відпочинком. Чим активніше ви працюєте, тим більше вам буде потрібно період для відновлення сил. Тому не варто намагатися осягнути неосяжне, і працювати без перерв. Відпочинок як фізичний, так і емоційний, дозволять вам зробити більше справ і працювати ефективніше, ніж безперервну роботу.
2.3.1 Принцип Парето
Принцип 80/20 свідчить, що невелика частка причин, вкладених коштів або докладених зусиль, відповідає за велику частку результатів, одержуваної продукції або заробленої винагороди. Наприклад, на отримання 80% результатів у вас йде 20% всього витраченого часу. Виходить, що на практиці 4/5 доданих вами зусиль (чимала частка) майже ніяк не впливає на результат.
Таким чином, Принцип 80 на 20 стверджує, що диспропорція є невід'ємною властивістю співвідношення між причинами і результатами, що вкладаються і одержуваними засобами, що додаються зусиллями і винагородою за них. Вираз «80/20» добре описує дану диспропорцію: 20% вкладених коштів приносять за 80% віддачі; 80% наслідків виникають з 20% причин, 20% зусиль дають 80% результатів.
2.4 Складне завдання розбивати на прості
Будь-яке складне та не здійсненне на перший погляд завдання вирішується шляхом ділення його на дрібні підзавдання, кожне з яких виконати набагато простіше.
2.4.1 «Поїдання слона».
Періодично нам доводиться стикатися з завданнями глобальними і досить складними. Підступитися до них нелегко, т. К. Результат ми зможемо побачити ще не скоро, а попітніти над його досягненням доведеться чимало. Такі завдання можна метафорично назвати «слонами». І зрозуміло, що розібратися з «слоном» за один прийом - практично неможливо. Від нього можна позбутися, тільки розділяючи його на шматочки ( «біфштекси»). Причому невеликі, щоб кожен з них можна було з'їсти за один раз і процес поїдання не викликав у вас дискомфорту і негативних емоцій. Характерним є те, що ми, як правило, самі будуємо «слонів» з наших справ, виконання яких довгий час відкладаємо на потім. Кожен раз, коли ми думаємо про яку-небудь задачі, але не приступаємо до її виконання, «слон» зростає. Часто, коли ми все-таки беремося за справу і виконуємо його, з'ясовується, що робота не така вже складна і неприємна. Але дуже великий потенціал був розтрачений на тривожні думки і негативні емоції. Виконані справи ж, навпаки, додають в наше життя енергії і вносять позитив.
2.5 Аналіз
Крім усього вищевказаного, Г. Архангельский наголощує на тому що є і ще один істотний момент, який стосується управління часом - це аналіз. В процесі своєї діяльності людина повинна приділяти належну увагу аналітичній роботі, яка, в свою чергу, може поділятися на дві складових:Аналіз своєї діяльності має на увазі аналіз того, на що саме витрачається ваш час, куди йде велика його частина, чи присутні у вашому житті хронофаги - «пожирачі» часу і т.п. Тут дуже зручно користуватися традиційними методиками аналізу використання часу, такими, наприклад, як фіксація витраченого часу протягом декількох тижнів, ведення щоденника, аналіз виконаних справ в кінці дня і деякими іншими.
2.6 Довгостроковий план
Рис 2.1 Піраміда Франкліна
Б. Франклін був упевнений, що контроль над подіями нашого життя приносить людині душевний спокій. Все своє життя він навчався, приділяв багато уваги саморозвитку та освіти. Його діяльність вимагала багато часу і відповіддю на таку потребу стала самостійно розроблена система, якої він дотримувався протягом життя. Написав він її у віці 20 років і з тих пір невпинно прямував її принципам, незважаючи на виникаючі обставини. Відмінність піраміди Франкліна від інших методик в тому, що вона планує не тільки час, але і зайнятість, шляхи досягнення глобальної мети. Ця техніка «спрямована в майбутнє» - на виявлення того, що повинно бути зроблено, а не на перегляд поточної діяльності з метою більш ефективної її організації. Дослідники різних статистичних досліджень на Заході з'ясували, що лише 1% людей можуть точно сказати, чого вони хочуть досягти в житті. Б. Франклін знав це напевно - його видавала працездатність і цілеспрямованість. Ще в юності він склав план і намагався його виконувати. Суть полягала в наступному: глобальне завдання розбивалася на більш дрібні, а ті, в свою чергу, на п
ідзадачі. Це ідея піраміди Франкліна.
ВИСНОВКИ
Особистий тайм-менеджмент стосується окремої людини і може торкатися як її професійної діяльності, так і сфери особистого, приватного часу, розвитку, відносин. Особистий тайм-менеджмент актуальний, коли людина «не встигає нічого» — ані на роботі, ані в особистих справах. Тайм-менеджмент спрямований не на те, аби працювати інтенсивніше — це спосіб працювати ефективно й знизити виснаження фізичних і моральних резервів та підвищити продуктивність праці не за рахунок збільшення зусиль, а за допомогою їх правильного розподілу. У цій роботі ми розглянули основні принципи та методи щодо раціонального управління особистим часом, дізналися про дієві та корисні методи роботи з плануванням особистого та робочого часу, ефективних альтернатив при вирішенні складних та працеємних задач. Було розглянуто багато методів управління часом, що були винайденні видатними вченими та науковцями у сфері керування фінансами, управління підприємництвом, управління персоналом. Підсумовуючи всі методи та принципи керування власним часом, які були наведені раніше, можна зробити висновки, що до управління часом потребує як локального підходу до вирішення поточних проблем та актуальних завдань, так і глобального підходу, як, наприклад підхід Б. Франкліна у його методі, що вчені називають його “Пірамідою Франкліна”, де до уваги беруться всі аспекти життя як у короткостроковій перспективі, так і у довгостроковій, навіть до кінця життя людини. Неможливо ігнорувати той факт, що керування власним часом це невід’ємна складова життя сучасної людини і нехтування принципами та методами тайм-менеджменту може призвести до повної прокрастинації та в результаті неповної самореалізації особистості.
Список використанної літератури
Тайм-менеджмент. Полный курс : учебное пособие / Г. А. Архангельский, М. А. Лукашенко, Т. В. Телегина, С. В. Бехтерев; Под ред. Г.А. Архангельского. – М. : Альпина Паблишер, 2012. – 311 с.
Кови, С. Семь навыков высокоэффективных людей. – М.: Омега-Л, 2005. – 114 с.
Рейси Брайан. Результативный тайм-менеджмент: эффективная методика управлением собственного временем/ [пер. с англ. А. Евтеева]. – М.: СмартБук, 2007. – 79с.
Кноблаух Йорг, Вьольтьє Хольгер. Управління часом. – 2-е вид. – М. 2008. – 144с.
Алюшина Н. О. Тайм-менеджмент: Мистецтво планувати та управляти своїм часом / Н. О. Алюшина. – К. : Національна академія державного управління при Президентові України, 2008. – 119 с.
Електронна стаття за посиланням: https://rozvytok.top/ru/novini/dopisi/ru-15-metodov-upravlenyya-vremenem-sdelajte-tajm-menedzhment-svoym-oruzhyem/#2