Формування і зберігання справ у діловодстві

Формування і зберігання справ у діловодстві

Зміст

Введення

1. Нормативні документи

2. Систематизація та облік документів в організації (номенклатура справ)

2.1 Індекс справи

2.2 Заголовок справи

2.3 Кількість одиниць зберігання

2.4 Терміни зберігання справ

2.5 Примітка

3. Формування та оформлення справ

4. Організація оперативного зберігання документів

5. Формування і зберігання справ з конфіденційними документами

Висновок

Список літератури

Програми

Введення

Практично жодна технологічна функція управління, пов'язана з використанням інформації, підготовкою і прийняттям рішень, не обходиться без процесу створення, оформлення, виконання документів та їх зберігання. У щоденній практичній діяльності керівникам організацій, структурних підрозділів, працівникам служб діловодства доводиться вирішувати величезний комплекс питань, пов'язаних з розробкою і виданням документів, що регламентують управлінську та господарську діяльність організації, реєстрацією вхідних, вихідних і внутрішніх документів, формуванням справ, визначенням термінів зберігання, передачею в архів або оформленням знищення.

В організації будь-якої організаційно-правової форми власності без правильної постановки діловодства, знання його нормативно-методичної бази, неможливо впоратися з потоком документів, швидко знайти потрібний документ і навести по ньому довідки, проконтролювати його виконання і забезпечити схоронність.

Метою написання даної курсової роботи є розгляд процесу формування і зберігання справ у діловодстві.

Завдання курсової роботи - розгляд питань:

систематизації та обліку документів в організації

формування та оформлення справ

організація зберігання документів у діловодстві

1. Нормативні документи

Організація документів у діловодстві являє собою сукупність видів робіт, що забезпечують збереження, облік, систематизацію документів, формування та оформлення справ у діловодстві та їх передачу в архів відповідно до вимог, встановлених державними стандартами на документи, нормативно - методичними документами Федеральної архівної служби Росії. Росархів РФ розробив систему зберігання документів діловодстві організації та у відомчому архіві, нормативні терміни зберігання документів. "Основні правила роботи архівів організацій" від 06.02.2002 є одним з основних нормативних документів, що закріплюють систему зберігання документів у діловодстві та архіві. У них регламентована технологія збереження документів. У цей нормативний документ включені вимоги до номенклатурами справ, включаючи порядок їх складання, погодження, затвердження, використання та зберігання. Правила закріплюють загальний принцип формування справ (підшивки документів), у тому числі особистих справ, порядок організації і проведення експертизи цінності документів (відбору на зберігання і знищення), порядок і методику підготовки справ до передачі в архів, правила підготовки описів.

Основними видами робіт, що забезпечують правильну організацію документів у діловодстві, є складання номенклатур справ та формування справ. Щоб правильно сформувати справи та забезпечити можливість використання потрібної інформації, документи класифікують: розділяють їх на групи з різними термінами зберігання. Нормативним документом, що закріплює терміни зберігання, є "Перелік типових управлінських документів, які використовуються в діяльності організації, із зазначенням термінів їх зберігання". Перелік регламентує роботу центральних і відомчих архівів, а також архівів організацій. Перелік призначений в якості основного нормативного документа при визначенні термінів зберігання та відборі на зберігання та знищення типових управлінських документів, тобто загальних для всіх або більшості організацій. Терміни зберігання документів, дані в Переліку, поширюються на всі організації незалежно від того, надходять їх документи на зберігання в державні, муніципальні архіви чи не надходять. Для здійснення діловодства в організації можна використовувати, як керівництво "Типову інструкцію з діловодства у федеральних органах виконавчої влади".

2. Систематизація та облік документів в організації (номенклатура справ)

Система зберігання документів в кожній організації будуватися на основі номенклатури справ (Додаток 1), локального нормативного документа, призначеного для організації зберігання документів, обліку справ, заведених у кожному календарному році, встановлення термінів їх зберігання.

Згідно з офіційним визначенням, "Номенклатура справ: Систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку". ¹

Основна мета номенклатури справ - забезпечення порядку в процесі підшивки документів у справи (тобто формування справ). Але крім основної мети, номенклатура справ призначена ще й для проведення експертизи цінності документів перед їх відбором на архівне зберігання. Цей документ є основою для складання описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання в архів. Номенклатура справ служить також для обліку справ тимчасового (до 10 років) зберігання документів в архіві.

Номенклатура справ складається службою ДОП на 1 січня кожного календарного року, узгоджується з ЕПК (експертно-перевірочною комісією) державного архіву, ЕК підприємства і затверджується керівником організації. При складанні номенклатури справ керуються положеннями про організацію та її структурних підрозділах, штатним розкладом, планами і звітами про роботу, переліками документів, з вказівками термінів їх зберігання, номенклатурами справ за минулі роки. При цьому вивчаються документи, що утворюються в діяльності організації, їх види, склад і зміст. ²

В організації складаються номенклатури справ окремих підрозділів та зведена номенклатура справ організації. Номенклатура справ структурного підрозділу складається не пізніше 15 листопада поточного року службою ДОП або відповідальним за діловодство працівником підрозділу, узгоджується з архівом та експертною комісією, підписується керівником підрозділу і подається у службу ДОП організації. Новостворене підрозділ зобов'язана в місячний термін розробити номенклатуру справ і представити її в службу ДОП. Зведена номенклатура справ складається співробітниками служби ДОП організації на підставі номенклатур справ структурних підрозділів, підписується керівником служби ДОП, узгоджується з центральною експертною комісією організації, з експертною перевірочної комісією архіву, в який передаються на зберігання, і затверджується керівником організації. Узгоджується номенклатура справ з архівом не рідше одного разу на 5 років, якщо не було структурних змін в організації ^3.

Після затвердження зведеної номенклатури справ підрозділу отримують виписки з відповідних її розділів для використання в роботі.

Номенклатура справ відноситься до організаційно-розпорядчих документів і тому оформляється на загальному бланку організації. Номенклатура справ повинна бути оформлена у відповідності з існуючими в нормативно-методичних документах Росархіву правилами. У заголовній частині розміщують такі реквізити:

Найменування організації

Найменування виду документа (номенклатура справ)

Дата

Номер

Місце розробки

Термін дії

Гриф затвердження (розташовується праворуч)

Оформляючи в бланку реквізит "Номер", необхідно пам'ятати, що тут проставляється порядковий номер номенклатури починаючи від створення першої номенклатури справ в організації, а в короткому заголовку вказується рік, протягом якого буде діяти номенклатура справ. ⁴

Наприклад, розроблена номенклатура справ на 2006 рік. У цьому випадку в короткому заголовку слід писати: "На 2006 р."

Якщо перша номенклатура була створена в 1995 році, в бланку вказується порядковий номер останньої номенклатури справ: "№ 12".

Номенклатура складається з розділів. Найменування розділу залежить від того, який принцип взятий за основу побудови номенклатури справ.

Якщо в організації є структурні підрозділи, номенклатура будується за структурним принципом. У цьому випадку назвами розділів номенклатури справ організації є назви структурних підрозділів. У зведеній номенклатурі справ розділи розташовуються відповідно до затвердженої структурою організації (штатним розкладом).

Якщо структурних підрозділів немає, номенклатура справ будується за функціональним або виробничим принципом, коли розділами будуть служити основні напрямки діяльності організації, позначені в її Статуті.

Наприклад: "організаційно-розпорядча діяльність", "управління персоналом", "планово-звітна діяльність", "фінансова діяльність", "маркетинг" і т.д.

У номенклатуру справ включаються заголовки справ, що відображають всі документовані ділянки роботи організації. Періодичні видання в номенклатуру справ не включаються.

Найменування справ у номенклатурі розташовуються у певній послідовності - за ступенем важливості згрупованих документів і питань. Номенклатура справ повинна охоплювати весь обсяг документів, що створюються в діяльності організації.

Текст номенклатури справ оформлюється у вигляді таблиці.

Кожен розділ включає п'ять граф: індекс справи, заголовок справи, кількість томів чи частин справи, терміни зберігання справи і примітка.

2.1 Індекс справи

Кожна справа, заголовок якого включається до номенклатури, має свій індекс. Індекс справи пишеться у 1-ій графі номенклатури справ.

"Індекс справи, номер справи: Цифрове і / або буквено-цифрове позначення справи в номенклатурі справ організації, що наноситься на його обкладинку" ⁵

Якщо номенклатура справ будується за структурним принципом, індекс справи складається з індексу структурного підрозділу та порядкового номера справи в межах підрозділу.

Наприклад: 08-12, де 08 - позначення структурного підрозділу (бухгалтерія),

12 - порядковий номер заголовка справи за номенклатурою (листування з податковою інспекцією)

Якщо структурний підрозділ у свою чергу має внутрішні структурні підрозділи, в індекс справи включається позначення внутрішнього структурного підрозділу.

Наприклад: 03-02-18

де 03 - позначення структурного підрозділу (конструкторський відділ),

02 - позначення структурного підрозділу всередині конструкторського відділу (бюро тех. Документації),

18 - порядковий номер заголовка справи за номенклатурою (службові записки на доопрацювання виробів)

Якщо номенклатура справ будується за функціональним принципом, найменуванням розділу служить назва функції, напрямок діяльності, виконуваної організацією.

Наприклад: 05-01, де 05 - назва функції (навчальна робота),

01 - заголовок справи (п'ятирічний навчальний план).

2.2 Заголовок справи

Складання заголовків справ - найскладніша ділянка роботи при складанні номенклатури справ.

Заголовки справ заносяться до номенклатури справ у 2-у графу.

"Тема справи: Короткий позначення відомостей про склад і зміст документів у справі" ⁶

Заголовок справи повинен в узагальненій формі коротко, чітко і однозначно відображати основний зміст документів комплексу, так як саме за заголовком справи проводиться пошук документів. Заголовок містить вказівку на рід заводяться справи (справа, документи, листування) або назва виду документа (накази, акти та ін), уточнюючі дані про зміст документів, кореспондентах, дати, а також вказівку автентичності, копійності і т.д. У заголовках справ не вживаються формулювання типу "Різні матеріали", "Загальне листування" і т.п. ⁷

Заголовки справ, що містять планові або звітні документи, повинні включати вказівку на вид і характер документів, їх періодичність, наприклад: "Річний звіт про науково-дослідної діяльності інституту", "Місячні звіти про відвантаження товарів".

У заголовку справи, яка містить статистичні форми, вказуються назви форм, їх номер або умовне позначення (шифр): "Річний звіт за окремими показниками фінансової діяльності підприємства (організації) (ф.10-ф)". ⁸

Заголовки справ можуть уточнюватися в процесі формування та оформлення справ.

Склад елементів заголовка справи, які розташовані у прийнятій послідовності, визначається характером документів справи.

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, але не пов'язаних послідовністю діловодства, як вид справи використовується термін "документи", а в кінці заголовка в дужках вказуються основні різновиди документів, які повинні бути у справі.

Наприклад: "Документи про проведення наукових конференцій і симпозіумів (плани, списки, доповіді)".

Термін "документи" застосовується також у заголовках справ, що містять документи - додатки до якого-небудь документа.

Наприклад: "Документи до протоколів засідання колегії міністерства".

Заголовки справ з питань, не дозволеним протягом одного року, є "перехідними" і вносяться в номенклатуру справ організації наступного року з тим же індексом.

Якщо справа буде складатися з декількох томів чи частин, то складається загальний заголовок справи, а потім при необхідності складаються заголовки кожного тому (частини), уточнюючі зміст заголовка справи ^9.

Порядок розташування заголовків всередині розділів і підрозділів номенклатури справ визначається ступенем важливості документів, а також їх взаємозв'язком.

Заголовки справ слід розташовувати в такій послідовності:

Заголовки справ, що містять організаційно-розпорядчу документацію. Спочатку йдуть заголовки справ, що містять розпорядчі документи вищих органів, а потім розпорядчі документи керівництва організації.

Заголовки справ планової документації.

Заголовки справ звітної документації.

Заголовки справ, заведених за кореспондентським чи географічному ознаками, вносять у номенклатуру справ за алфавітом кореспондентів або географічних назв. ¹⁰

Не можна формулювати заголовки справ так, щоб в одній справі об'єднувалися документи різної цінності, з різними термінами зберігання.

2.3 Кількість одиниць зберігання

У 3-ей графі номенклатури справ вказується кількість одиниць зберігання, тобто томів чи частин справи. В одну справу не можна помістити більше 250 лисів, а товщина справи не повинна перевищувати 4 см. Якщо число листів більше, справа ділять на томи або частини. Так як кількість аркушів, поміщених у справу, стає відомим лише в кінці року, третя графа заповнюється після закінчення поточного року.

2.4 Терміни зберігання справ

У 4-ій графі номенклатури справ зазначаються строки зберігання справи. Терміни зберігання документів залежать від їх наукової та практичної цінності.

Терміни зберігання - важлива основа для групування документів у справи, так як документи з постійним терміном зберігання, термінами зберігання до 10 років і понад 10 років не можуть поміщатися в одну справу.

Документи, що зберігаються до 10 років і понад 10 років, мають конкретні терміни зберігання: 75 років, 15 років, 10 років, 5 років, 3 роки, 1 рік.

Терміни зберігання документів встановлюються за переліками документів із зазначенням термінів їх зберігання. Крім цього строки зберігання можуть уточнюватися в процесі експертизи цінності документа.

Переліки документів, що використовуються для проставлення термінів зберігання, бувають:

Типовими

Відомчими

Типові переліки складаються для визначення термінів зберігання документації, характерною для переважної більшості організацій Російської Федерації. Вони бувають наступних видів:

Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій із зазначенням строків зберігання;

Перелік документів, які підлягають прийому до державних архівів;

Перелік науково-технічної документації, підлягає прийому в державні архіви. ¹¹

На основі типових переліків розробляються відомчі переліки, в які включаються найбільш повний систематизований склад документів, характерний для даної організації.

"Перелік типових управлінських документів, які використовуються в діяльності організації, із зазначенням термінів їх зберігання" є основним нормативним документом при визначенні термінів зберігання та відборі на знищення типових управлінських документів. Перелік є обов'язковим для застосування, тому що носить нормативний і універсальний характер, оскільки може використовуватися організаціями, різними за статусом, організаційно-правовій формі і формою власності.

Зменшувати термін зберігання, встановлений цим Переліком, в номенклатурі справ забороняється. Підвищувати термін зберігання дозволяється, якщо необхідність в цьому обумовлена ​​специфічними особливостями діяльності організації.

Терміни зберігання документів - постійні чи тимчасові (один, три, п'ять, десять, 15 років і т.д.) - встановлюються в залежності від значимості документів. Якщо в справі містяться документи тимчасового зберігання різної цінності і, отже, з різними термінами зберігання, термін зберігання всієї справи встановлюється для найбільш цінної документації, тобто більший. ¹²

Наприклад, якщо у справі знаходяться документи з термінами зберігання один рік, три роки і п'ять років, вся справа зберігається п'ять років.

Термін зберігання обчислюється з 1 січня того року, який слідує за роком закінчення справи. Наприклад, термін зберігання: справи, закінченого діловодством у 2006 р., обчислюється з 1 січня 2007

У номенклатурі справ, проставляючи терміни зберігання, у 4-ій графі можна поставити позначку "до відпадання потреби". Вона означає, що документи цієї справи мають лише практичне значення. Терміни їх зберігання визначаються самою організацією, але цей термін не може бути менше року.

2.5 Примітка

У графі 5 "Примітка" протягом усього терміну дії номенклатури проставляються відмітки про заклад справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про передачу справ в іншу організацію для продовження та ін

Протягом року номенклатура може бути доповнена новими справами, якщо збільшився коло управлінських завдань, що вирішуються організацією. Для цього в кінці кожного розділу номенклатури необхідно включати кілька резервних номерів.

В кінці року в номенклатурі заповнюється підсумковий запис про категорії та кількість заведених і включених до номенклатури справ (Додаток 2).

У підсумковій запису окремо вказується кількість справ постійного зберігання, з терміном зберігання понад 10 років і з терміном зберігання до 10 років включно. Крім того, вказується кількість справ, що переходять на наступний рік.

Після підсумкової запису оформляється підпис особи, яка склала номенклатуру, і проставляється дата складання.

Номенклатура складається службою або особою, відповідальною за документаційне забезпечення, і узгоджується з архівом підприємства, організації. Підписує її керівник служби і затверджує керівник підприємства. Якщо документи надходять на державне зберігання, номенклатура справ направляється на погодження до державного архіву, що приймає справи даної організації, і тільки після цього затверджується керівником організації.

Номенклатура справ структурного підрозділу (Додатку 3) повинна складатися у трьох примірниках. Один примірник зберігається в службі ДОП, другий - в архіві, третій використовується в структурному підрозділі в якості довідкового посібника з формування справ. ¹³

Номенклатура справ організації (зведена) повинна складатися у чотирьох примірниках. Погоджують і затверджують два примірники, з яких один зберігається в службі ДОП організації і є документом постійного зберігання. Цей примірник включається до зведеної номенклатуру в розділ служби ДОП. Другий примірник зберігається в державному архіві, з яким номенклатура узгоджувалася, третій є робочим, а четвертий використовують для виписок, які завіряються службою ДОП і направляються у відповідні структурні підрозділи для закладу справ. ¹⁴

3. Формування та оформлення справ

"Справа: Сукупність документів або документ, що відносяться до одного питання чи ділянки діяльності, поміщених у окрему обкладинку" ¹⁵

Робота з формування справ складається з наступних операцій: розподіл і розкладка виконаних документів по теках (справах); розташування документів всередині справ у певній послідовності; оформлення обкладинок справ.

"Формування справи: Групування виконаних документів у справу згідно з номенклатурою справ і систематизація документів усередині справи". ¹⁶

Після того як документи виконані, вони розміщуються у відповідні справи і систематизуються усередині них. Справа вважається заведеним з моменту появи в ньому першого виконаного документа.

У справи підшиваються тільки виконані документи, в яких заповнений реквізит "Відмітка про виконання та направлення документів до справи", з одного питання, що мають один термін зберігання. Документ має бути підшитий у справу протягом 10 днів після здачі його виконавцем.

Контроль строків та правильності оформлення справ забезпечує служба ДОП організації.

Формування починається з початку календарного року, коли на кожне назване в номенклатурі справу заводиться окрема папка (папка-швидкозшивач або папка-реєстратор).

Велике значення має правильне розташування документів всередині справи. Від того в якій послідовності вони розташовуються, багато в чому залежить час пошуку необхідної інформації.

Документи систематизуються у справах відповідно до визначених принципів. Найбільш суттєвими і практично найбільш зручними є: питально-логічний, хронологічний, алфавітний, нумераційний. Вони можуть варіюватися і комбінуватися.

Частіше за інших використовується питальний (питально-логічний) принцип, згідно з яким документи розташовують у справах в логічній послідовності вирішення того чи іншого питання. Така систематизація збігається з хронологічним розташуванням документів. ¹⁷

При алфавітної систематизації документів використовують прізвища їх авторів, назви установ-кореспондентів, найменування адміністративно-територіальних одиниць і т.д. Копії наказів про накладення стягнень, заохочення ". ¹⁸

У нумераційним порядку групують однорідні документи, що мають порядкову нумерацію (протоколи, накази, квитанції, накладні і т.д.). ¹⁹

Копії наказів про накладення стягнень, заохочення, зміну прізвища і т.д. до особової справи не підшивають, так ти, як ці відомості записуються на додаток до особового листка по обліку кадрів.

Поряд з принципами систематизації документів при формуванні справ слід дотримуватись основних правил, загальних для всіх категорій документів:

у справи підшиваються тільки виконані документи. Невиконані, а також підлягають поверненню документи підшивати до справи забороняється;

кожен документ, поміщений у справу, повинен бути оформлений відповідно до вимог державних стандартів та інших нормативних актів. Тому до підшивки документа у справу обов'язково перевіряється правильність його оформлення: наявність необхідних підписів, віз, індексу, дат, відміток і т.д.;

у справу включаються документи в одному примірнику. Чернетки, розмножені копії разом з оригіналами не підшиваються. Виняток можуть становити лише чернетки особливо цінних документів або копії, на яких є позначки, візи тощо, що доповнюють зміст перших примірників;

документи постійного і тимчасового термінів зберігання групуються в окремі справи;

Ксерокопії факсограм, телефонограм та електронних документів вкладаються у справи на загальних підставах;

у справи групуються документи одного календарного року, за винятком перехідних справ. Крім того, окремі категорії справ мають свої особливості формування. Так, особисті справи формуються протягом всього періоду роботи особи в організації; справи виборних органів і їх постійних комісій формують за період скликання; документація навчальних закладів формується в справи за навчальним років;

документи вкладаються у справу з усіма належать до них додатками і додатковими матеріалами. Якщо додатки мають великий обсяг, з них формують самостійну справу. ²⁰

Товщина кожної справи не повинна перевищувати 30-40 мм, що становить приблизно 250 листів. Якщо документів більше, справа поділяється на томи. Кількість томів кожної справи вказується в номенклатурі справ наприкінці року.

Правильна угруповання документів у справи та їх систематизація в справі значно полегшують проведення експертизи цінності документів, підготовку документів до подальшого зберігання і використання.

У залежності від термінів зберігання завершені справи підлягають повному або частковому оформленню. Повному оформленню підлягають справи постійного, довгострокового (понад 10 років) зберігання та справи з особового складу.

Повне оформлення справ передбачає:

оформлення реквізитів обкладинки за встановленою формою (ГОСТ 17914-72);

нумерацію сторінок;

складання заверительной написи;

складання в необхідних випадках внутрішнього опису справи;

підшивку чи палітурку;

внесення необхідних змін в обкладинку. ²¹

З метою забезпечення збереження та закріплення порядку розташування документів, включених у справу, всі його листи, крім листа завірителя і внутрішнього опису, нумеруються. Листи нумеруються простим олівцем зверху вниз, цифри проставляються в правому верхньому куті аркуша.

Лист великого формату, підшитий за один край, нумерується як один аркуш у правому верхньому кутку.

Документи з власною нумерацією аркушів, у тому числі друковані видання, нумеруються в загальному порядку.

Листи справ, що складаються з декількох томів чи частин, нумеруються по кожному тому або частини окремо.

Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні та специфічні документи, що представляють самостійний лист у справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому кутку.

Підшиті у справу конверти з вкладеннями нумеруються: спочатку конверт, а потім черговим номером кожне вкладення в конверті /

Додатки до справи, що надійшли в палітурці, оформляються як самостійний тому і нумеруються окремо. ²²

Після завершення нумерації аркушів складається заверительная напис, яка розташовується в кінці справи. Засвідчувальний напис складається у справі на окремому аркуші-завірителя справи (Додаток 5). У заверительной написи цифрами і прописом указується кількість аркушів у даній справі, особливості окремих документів (креслення, фотографії, малюнки і так далі).

Складати заверительную напис на обкладинці справи або зворотному боці останнього аркуша забороняється.

Засвідчувальний напис пишеться розбірливо. У ній вказуються дата складання, посада і прізвище упорядника, який потім ставить свій підпис. Кількість аркушів у справі проставляється на обкладинці справи відповідно до заверительной написом. Частою помилкою буває, коли кількість аркушів у справі вказується за номером на останньому аркуші. Не можна забувати, що у справі можуть бути літерні і пропущені номери. ²³

Наприклад: "У цій справі прошито та пронумеровано 123 (сто двадцять три) аркуша, в тому числі літерні аркуші 12а і 15а, № 48, 49 і 58 були пропущені".

Для обліку документів певних категорій постійного і тимчасового термінів (понад 10 років) зберігання, облік яких викликаний специфікою даної документації (особливо цінні, особисті справи і т.д.), складається внутрішня опис документів справи (Додаток 6).

"Внутрішній опис документів справи: Обліковий документ, що містить перелік документів справи із зазначенням порядкових номерів документів, їх індексів, назв, дат, номерів аркушів" ²⁴

Внутрішній опис документів справи складається також на справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, якщо вони сформовані по різновидах документів, заголовки яких не розкривають конкретний зміст документів.

Внутрішній опис складається на окремому аркуші за встановленою формою, яка містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовках та номерах аркушів справи, на яких розташований кожен документ. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, в якій вказуються цифрами і прописом кількість включених до неї документів і кількість аркушів внутрішнього опису.

Внутрішній опис документів справи підписується укладачем із зазначенням розшифровки підпису, посади та дати складання опису. Завірена упорядником внутрішній опис документів справи підклеюється за верхній край до внутрішньої сторони лицьової обкладинки справи.

Всі документи підшиваються або переплітаються у тверді обкладинку. Оскільки у справі відкладаються документи різного формату, то підшивати потрібно на 4 проколи. Це забезпечить надійне скріплення всіх документів.

У справах довготривалого зберігання можна прошивати справа наскрізь, включаючи як верхню, так і нижню частину обкладинки. Справи з документами постійного зберігання підшиваються починаючи з листа, що йде слідом за обкладинкою. Верхня частина обкладинки не підшивається. На перший лист накладається тонка, шириною ≈ 1см картонна прокладка, і через неї прошивається справу. Такий спосіб прошивки охороняє нитки від стирання і надає більш естетичний вигляд справі.

При підшивці потрібно стежити що б весь текст документів міг бути прочитаний. Документи зі строком зберігання менше 10 років можуть не підшиті, а залишатися на швидкозшивачі.

Після підшивки документів і нумерації листів проводиться оформлення обкладинки справи.

На обкладинці справи (Додаток 4) вказуються реквізити:

найменування федерального органу виконавчої влади (організації);

найменування структурного підрозділу;

номер (індекс) справи;

заголовок справи;

дата справи (тому, частини);

кількість аркушів у справі;

термін зберігання справи;

архівний шифр справи. [1]

Реквізити на обкладинці справи оформляються таким чином:

найменування організації вказується повністю, в називному відмінку, із зазначенням офіційно прийнятого скороченого найменування, яке вказується в дужках після повного найменування;

найменування структурного підрозділу - записується назва структурного підрозділу відповідно до затвердженої структурою;

індекс справи - проставляється цифрове позначення справи за номенклатурою справ організації;

заголовок справи - переноситься з номенклатури справ організації, узгодженої з ЕПК архіву;

дата справи - зазначається рік (и) заведення і закінчення справи в діловодстві. Датою справ, що містять розпорядчу документацію, а також для справ, що складаються з декількох томів (частин), є крайні дати документів справи, тобто дати (число, місяць, рік) реєстрації (упорядкування) самого раннього і самого пізнього документів, включених у справу . Якщо додатки до документів сформовані в окрему справу (тому), його датою є дата реєстрації основного документа, до якого відносяться програми. При цьому число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться повністю словами. Якщо справа розпочато в одній організації, а закінчено в іншій, на обкладинці проставляються три дати: дата заклади справи в одній організації, дата надходження справи в іншу організацію та дата закінчення справи в другій організації [1]

Реквізит "термін зберігання справи" переноситься на обкладинку справи з відповідної номенклатури справ після звірки його з терміном зберігання, зазначених у переліку типових документів або в переліку документів, які виникають у діяльності організації, із зазначенням термінів зберігання.

На справах постійного зберігання пишеться: "Зберігати постійно".

Після закінчення року в написі на обкладинках справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання вносяться уточнення: при невідповідності заголовка справ на обкладинці змісту підшитих документів у заголовок справи вносяться зміни і доповнення.

Архівний шифр справи оформляється, як правило, в архіві організації. У ньому вказуються номер фонду, номер опису і номер справи.

4. Організація оперативного зберігання документів

З моменту заклади й до передачі в архів справи зберігаються за місцем їх формування.

Керівники структурних підрозділів та співробітники, відповідальні за діловодство, зобов'язані забезпечувати збереження документів і справ.

З метою підвищення оперативного пошуку документів справи розташовуються в шафах у відповідності з номенклатурою справ. Номенклатура справ або виписка з неї поміщається на внутрішній стороні шафи.

На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою справ.

Завершені справи постійного і довгострокового (понад 10 років) термінів зберігання зберігаються за місцем їх формування протягом трьох років, а потім здаються в архів

Справи співробітникам організації видаються під розписку з дозволу керівника служби ДОП на строк не більше 1 місяця. Після закінчення терміну справа має бути повернуто на місце його зберігання. На видану справу заводиться картка-заступник, на якій вказуються структурний підрозділ, індекс справи, дата видачі, кому видано, дата його повернення, а також передбачаються графи для розписок в одержанні і прийомі справи.

Стороннім організаціям справи видаються на підставі письмових запитів з дозволу керівника організації або його заступника, що займається службу ДОП.

Вилучення документів із справ постійного зберігання допускається у виняткових випадках з дозволу керівника організації із залишенням у справі завіреної копії документа та акта про причину вилучення оригіналу. [1]

5. Формування і зберігання справ з конфіденційними документами

Систематизація конфіденційних документів у справи та ведення справ в цілому відповідають тим вимогам, які пред'являються до звичайних документів. Але крім відомих задач систематизації документів звичайного документообігу номенклатура конфіденційних справ призначена для вирішення наступних завдань:

обліку формованих справ і забезпечення перевірки наявності документів і справ;

закріплення схеми дозвільної системи доступу керівників і співробітників організації до справ з конфіденційною інформацією;

облік справ архівного фонду;

облік руху, використання та знищення архівних документів, справ та іншої конфіденційної інформації до передачі їх в архів.

Таблична частина номенклатури конфіденційних справ має додаткові графи:

гриф конфіденційності справи;

прізвища співробітників, яким дозволено користуватися справами

відмітка про рух справи (архівний номер, номер і дата про знищення, запис про відправлення, номер і дата супровідного листа);

відмітка про перевірку наявності документів і справ (підписи і дата).

Закріплення справ за конкретними виконавцями робить номенклатуру справ конфіденційних документів правовою основою для дозволу доступу до документів.

Особливостями процедури оформлення справи за його закладі є:

оформлення обкладинки справи із зазначенням грифу конфіденційності справи;

оформлення списку співробітників, допущених до справи (на внутрішній стороні обкладинки справи);

оформлення картки обліку дозволів та видачі справи (поміщається в конверт на внутрішній стороні обкладинки);

підшивка в справу чистих аркушів (бланків) внутрішнього опису документів;

внесення до номенклатури відмітки про заведення справи.

Гриф конфіденційності вказується у правому верхньому кутку обкладинки справи. Внутрішній опис обов'язкове для всіх справ, що містять конфіденційних документи, і виконує функцію обліку документів, включених у справу. Вона містить такі графи:

обліковий номер документа;

гриф конфіденційності;

дату підписання або затвердження;

вигляд;

короткий зміст;

номери аркушів справи, відповідних розташуванню документа у справі.

Особливостями процедури оформлення справи при його закритті є:

підшивка і оформлення листа-завірителя (тільки для справ, що містять документи довготривалого періоду конфіденційності)

оформлення підсумковій записи у внутрішній опису справи

опечатування решт шнурка на засвідчувальному аркуші (тільки для справ, що містять документи довготривалого періоду конфіденційності)

внесення підсумкових відомостей до реквізитів на обкладинці справи

проставлення відмітки про закриття справи (томи) в номенклатурі

при необхідності - внесення справи в інвентарний опис закінчених виробництвом справ, картотек та журналів

після закінчення року - закриття номенклатури справ, всіх картотек на виконані документи і контрольних журналів обліку карток;

внесення відповідних відміток у номенклатуру справ;

при необхідності - внесення закритих картотек і журналів у інвентарний опис закінчених виробництвом справ, картотек та журналів.

Справа (тому) може бути закрита тільки після виконання і підшивки в нього всіх документів, що відносяться до даної справи. [1]

Висновок

При написанні даної курсової роботи мною була розглянута процедура оформлення, формування і зберігання справ. Я прийшла до висновку, що при правильному формуванні справ та оформленні супроводжуючих їх документів забезпечується швидкий пошук документів, також забезпечується збереження документів, облік кількості справ. Правильно організована робота по оформленню справ полегшить у подальшому передачу документів до архіву.

Список літератури

1. Негода А.В. Діловодство організації: підготовка, оформлення та ведення документації (75 зразків основних документів) / О.В. Негода, П.А. Семченко. - М.: Омега-Л, 2007. - 480 с.

2. Санкіна Л.В. Система зберігання документів у діловодстві / Л.В. Санкіна / / Секретарська справа. - 2002. - № 2 (27). - С.13-16

3. Шатенштейн Л.С. Підготовка справ для архівного зберігання / Л.С. Шатенштейн / / Секретарська справа. - 2002. - № 2 (27). - С.17-21

4. Вялова Л.М. Номенклатура справ. Порядок оформлення / Л.М. Вялова / / Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2002. - № 6. - С.26-32

5. ГОСТ Р 51141-98. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення. - Введ.01.01.99. - М.: Держстандарт Росії: Вид-во стандартів, 1998. - III, 7 с.

6. Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання. - М.: Росархів, - 2000

7. Основні правила роботи архівів організацій: Схвалено рішенням Колегією Росархіву від 06.02.2002/ВНІІДАД.М., 2003. - 152 с.

8. Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади: Затверджено Наказом Мінкультури Росії від 8 листопада 2005 р. № 536 / / Консультант-Плюс

Програми

Додаток 1

Форма номенклатури справ

НАЙМЕНУВАННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

________ № _______________

____________________________

^{(Місце складання)}

На ________ р.

ЗАТВЕРДЖУЮ

Посада керівника організації

підпис ініціали, прізвище

Дата

Індекс справи

Заголовок справи

Кількість од. хр.

Термін зберігання і № статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

Назва розділу

Додаток 2

ФОРМА Підсумкові записи До номенклатури справ організації

Додаток 3

ФОРМА Номенклатура справ структурного підрозділу ОРГАНІЗАЦІЇ

Додаток 4

ОБКЛАДИНКА СПРАВИ ПОСТІЙНОГО І ТИМЧАСОВОГО (ПОНАД 10 РОКІВ) ЗБЕРІГАННЯ

_______________________________________________	Ф. № _____________ Оп. № ____________ Д. № _____________
_______________________________________________
_______________________________________________ (Найменування державного архіву)

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

^{(Найменування виконавчого органу та структурного підрозділу)}

СПРАВА № _____ тому № ___

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

^{(Заголовок справи)}

___________________________________________________________

^(Дата)

На _________ аркуш

Зберігати _____________

Ф. № _____________

Оп. № ____________

Д. № _____________

Додаток 5

ЛИСТ-3АВЕРІТЕЛЬ СПРАВИ

Додаток 6

ВНУТРІШНЯ ОПИС ДОКУМЕНТІВ СПРАВИ