Порядок формування та посвідчення номенклатури справ

Назви розділів номенклатури при такій побудові зазвичай співпадають з назвами відділів, відділень, цехів, самостійних лабораторій, секторів, громадських організацій і т.п.
Перший розділ номенклатури відповідає підрозділу документаційного забезпечення управлінської діяльності (канцелярія, секретарі і т.п.), незалежно від його місця в структурній схемі організації, так як в даному підрозділі формується найбільш важлива для організації в цілому розпорядча документація (статути, положення, протоколи, накази тощо).
У межах підрозділів заголовки мають відповідно ступенем важливості документів та їх взаємозв'язком. На початку розташовують справи з організаційно-розпорядчою документацією, потім з планово-звітної. Заголовки, що вимагають систематизації за географічним, кореспондентському та іншими ознаками, розташовують за алфавітом географічних назв, прізвищ, кореспондентів і т.д.
В організаціях з невеликим обсягом документообігу або мають структурного поділу номенклатури будуються відповідно змістом управлінських функцій і напрямами діяльності. Наприклад:
45 років, де: 45 років - термін зберігання;
204 «тощо» 204 «тощо» - номер статті з типовим переліком.
Терміни зберігання в типовому і відомчому переліках можуть бути різними на одні й ті ж документи [7].
У діловодстві переважної більшості організацій утворюється ряд документів, терміни зберігання яких переліками не передбачені. У таких випадках строки зберігання визначають в результаті спільного рішення державної архівної служби і Центральній експертній комісії (ЦЕК) міністерства (відомства) або ЕК організації. Замість терміну зберігання за переліком в номенклатурі проставляють термін зберігання, передбачений рішенням ЕК, а замість номера статті - посилання на рішення ЕК (дату та № протоколу).
2.1.4. «Кількість справ (томів, частин)»
Цю графу номенклатури заповнюють після закінчення календарного рік Вона призначена для фіксації факту закладу справ. Її дані використовуються при складанні підсумкової запису до номенклатури про категорії та кількість справ, заведених у певному році в організації (рис. 2). До складу річної запису входять відомості про категорії та кількість справ, що утворилися в організації протягом року, у тому числі за строками зберігання - постійного, тимчасового (понад 10 років), тимчасового (до 10 років включно, «перехідних» і з позначкою «ЕПК »). Служби діловодства та архіви використовуй ці дані для визначення складу та обсягів утворюються щорічно справ що дозволяє планувати заходи щодо вдосконалення роботи з документами, визначати обсяги справ різних категорій, а отже, перспективи використання та розширення архівних площ і т.п.
Періодично ці відомості вносять в "Паспорт архіву установи, організації, підприємства" станом на 1 січня наступного року. Паспортизація архівів проводиться під методичним керівництвом місцевих архівних установ Росії.
Федеральна Архівна Служба Російської Федерації узагальнює та аналізує дані, представлені архівними установами Росії, для вдосконалення роботи щодо розвитку архівної справи в країні.

2.1.5. "Термін зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком»
У цій графі вказують термін зберігання справи і номери статей за переліком (типовим, відомчому).
В даний час основним нормативним посібником при визначенні термінів зберігання документів у процесі складання номенклатур і відборі документів на державне зберігання і до знищення є "Типовий перелік". Його повна назва - "Перелік типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання"
Перелік містить відомості по термінах зберігання типових документів, що утворюються під час документування управлінської, науково-технічної і виробничої діяльності, в більшості організацій.
Чинним нині є також ряд відомчих переліків, розроблених у 1970-1980 роках більшістю міністерств та відомств на основі типових загальнодержавних переліків. Наприклад:
"Перелік документів зі строками зберігання Міністерства зв'язку РФ, міністерств зв'язку союзних республік і підвідомчих їм організацій і підприємств зв'язку"
Відомчі переліки доповнюють і конкретизують склад документів для певних галузей, встановлюють терміни зберігання специфічних, властивих конкретній галузі, документів.
При визначенні термінів зберігання документів і справ доцільно використовувати типовий і відомчий (при його наявності) переліки. При цьому за основу в кожному конкретному випадку приймають один з переліків (як правило, відомчий).
На першому аркуші номенклатури до найменування графи 4 дають посилання 1 на повна назва і вихідні дані переліків, використовуваних в номенклатурі. Навпаки справ, статті до яких використовують вибірково, у графі 4, поруч з номером статті за переліком, проставляють умовне позначення переліку, статті якого використовують вибірково [8]. Наприклад:
5 років __________
протокол ЕК
від 06.04.2002 № 1
Як показує практика роботи з експертизи цінності документів, терміни зберігання окремих категорій документів (зокрема, фінансової, первинної звітно-бухгалтерської документації) за останнє десятиліття значно зросли. Про це свідчить ряд спільних рішень, прийнятих державної архівної служби і державною податковою інспекцією Росії.
При визначенні термінів зберігання подібної документації організаціям необхідно керуватися розпорядженнями вищестоящих органів. У таких випадках у графі 4 слід давати посилання на відповідний розпорядчий документ, в якому зафіксований термін зберігання документів даної групи.
2.1.6. «Примітка»
У графу 5 вносять відомості про «перехідних» справах, про втрату, про знищення справ, про передачу справ в інші структурні підрозділи або організації. У цій графі при необхідності можна вказувати прізвища, відповідальних за формування і ведення будь-якої групи чи окремо взятого справи, проставляти відмітки про заклад справ, про включення нових справ, про перенесення інформації з документів, що містяться у справі, на машинні носії і т. д.
У цій графі також дають посилання на рішення ЕК.

2.2. Посвідчення номенклатури справ
Процедура формування та посвідчення номенклатури справ складається з декількох етапів:
- Визначення кола документів для включення до номенклатури;
- Складання заголовків (найменувань) справ;
- Розробка класифікаційної схеми номенклатури, тобто порядку розташування справ;
- Визначення строків зберігання справ;
- Визначення системи індексації та встановлення індексів справ;
- Оформлення та посвідчення номенклатури справ.
Визначення кола документів для включення до номенклатури. Основна вимога до номенклатури - охоплення всіх документів, що утворюються в процесі діяльності організації. При цьому повинна враховуватися документація, як створювана в самій організації, так і отримується від інших організацій та осіб, включаючи реєстраційні картки, журнали обліку, різні картотеки [9].
У номенклатуру повинні бути внесені і документи тимчасово діючих комісій, груп, створених для вирішення будь - якої конкретної задачі, документи громадських організацій.
У номенклатуру справ включаються також документи, не закінчені діловодством, які надійшли з інших організацій для продовження або закінчення вирішення питання; справи з питань, що тривають більше одного року (так звані перехідні справи). Вони вносяться в номенклатуру кожного року протягом всього терміну вирішення питання. Протягом року номенклатура може бути доповнена справами, які виникли після початку року в результаті появи в діяльності організації нових питань. Для таких справ у кінці кожного розділу номенклатури передбачається кілька резервних номерів.
Не включаються в номенклатуру друковані видання (збірки, довідники тощо).
Складання заголовків справ. Це найскладніша частина роботи при складанні номенклатури справ.
Заголовок справи повинен в узагальненій формі коротко, чітко і однозначно відображати основний зміст документів комплексу, так як саме за заголовком справи проводиться пошук документів. Заголовок містить вказівку на рід заводяться справи (справа, документи, листування) або назва виду документа (накази, акти та ін), уточнюючі дані про зміст документів, кореспондентів, датах, а також вказівку автентичності, копійності і т.д. У заголовках справ не вживаються формулювання типу «Різні матеріали», «Загальна листування» і т.д.
Ступінь конкретизації, деталізація найменувань справ повинна визначатися в кожному конкретному випадку і забезпечувати найбільш сприятливі умови для роботи з документами у діловодстві та швидкого пошуку необхідної інформації.
Поняття справу вживається в заголовках судових, слідчих, особистих, арбітражних та інших справ, що містять різні за видами документи, пов'язані послідовністю діловодства по одному конкретному питанню. Наприклад: «Справа про виділення коштів на ремонт краєзнавчого музею м. Бологоє», «Справа про організації довузівської підготовки в АГТУ».
При закладі особистих справ прізвище, ім'я, по батькові особи, на яку заводиться справа, вказуються в називному відмінку.
Термін документи вживають у заголовках справ, що містять документи з одного й того ж питання, але не пов'язаних послідовністю його рішення, або документи, що є додатком до якого-небудь іншого документу. У цьому випадку в кінці заголовка в дужках перераховуються основні види документів. Наприклад, «Документи про будівництво нового навчального корпусу Університету (затверджені кошториси витрат, плани робіт, фінансовий звіт, доповідні записки, акти прийому робіт)»; «Документи до протоколів засідання Колегії за 1 квартал 2002 року (проекти рішень, довідки, огляди, плани ) ».
Використання терміну матеріали та документальні матеріали не передбачені державним термінологічним стандартом [10].
У найменуваннях справ, що містять листування, уточнюють з ким і з якого питання вона ведеться. Однак за умов згадування кореспондента потрібно враховувати наступне:
якщо листування ведеться з одним кореспондентом, його вказують в заголовку справи, наприклад, «Листування з фірмою« Флайт-тур »про виконання контракту щодо забезпечення мешканців міста загранпутевкамі»;
якщо у справі згрупована листування з однорідними кореспондентами, їх назву в заголовку справи дається узагальнено, наприклад: «Листування з рекламними Агентствами регіону про виготовлення та виробництві різних видів реклам»;
якщо однорідні кореспонденти знаходяться на одній певній території (край, область, регіон), доцільно в її заголовку це відобразити, наприклад, «Листування з юнацькими спортивними клубами міст Поволжя про участь у турнірах, олімпіадах, спартакіадах і чемпіонатах».
У разі листування з різнорідними кореспондентами в заголовках справи вони не виносяться, а вказується лише питання, наприклад: «Листування про організацію міжнародної конференції« Жінки і бізнес ».
Свої особливості мають заголовки справ, що містять розпорядчу, планову та звітну документацію.
При угрупованню у справі розпорядчих документів і протоколів у заголовку вказують вид документа, автор і рік, наприклад: «Накази ректора Університету по УР за 2001 р.», «Протоколи засідань Ради директорів за 2001 р.». Заголовки справ, що містять планові або звітні документи, повинні включати вказівку на вид і характер документів, їх періодичність: «Річний звіт про науково-дослідної діяльності Університету», звіти про відвантаження товарів ».
У заголовку справи, яка містить статистичні форми, вказуються назви форм, їх номер або шифр: «Річний звіт за окремими показниками фінансової діяльності підприємства (за формою 10-ф)».
Розробка класифікаційної схеми. Після складання заголовків справ проводиться їх систематизація, тобто визначається порядок розташування заголовків у номенклатурі справ. Він заснований на обліку організаційно-структурної побудови апарату управління і виконуваних ними функцій.
У номенклатурі справ невеликій організації, що не має структурного поділу, а також в номенклатурі справ структурного поділу великої організації справи систематизують за ступенем їх важливості з урахуванням взаємозв'язку документів.
Першими поміщаються справи, що включають організаційно-розпорядчу документацію директивних та вищих органів, потім - справи, що містять організаційну документацію, що відносяться до діяльності організації в цілому (Статут, положення) або структурного підрозділу, якщо складається номенклатура справ структурного підрозділу. Далі розташовуються справи з розпорядчої документацією самої установи чи організації (накази, розпорядження). Потім слідують справи з плановими та звітними документами (річними, квартальними, місячними), листуванням та ін документами.
Всередині кожної з перерахованих груп справи мають за рівнем їх важливості, наприклад, спочатку річні плани, потім квартальні і після цього - місячні. Аналогічно систематизуються справи зі звітними документами. Справи з листуванням розташовують у наступному порядку: спочатку листування з директивними і вищестоящими органами, потім - з непідлеглими організаціями, якщо вони є, своїми філіями і представництвами.
При великій кількості однорідних кореспондентів справи можна розміщувати в алфавітному порядку найменувань. Кореспондентів або географічних назв, наприклад:
«Листування з вузами Астраханської області»;
«Листування з вузами Волгоградської області»;
«Листування з вузами Самарської області» і т.д.
Номенклатура справ організації складається на основі номенклатури справ структурних підрозділів. У цьому випадку розділами зведеної номенклатури справ будуть служити назви структурних підрозділів, які розташовуються у відповідності до затвердженої структурою і штатним розкладом організації. Першим розділом номенклатури завжди буде служба діловодства (наприклад, канцелярія). Останні розділи - це громадські організації або органи, які діють на громадських засадах.
В організаціях без структурного поділу або з нестабільною структурою розділами номенклатури є управлінські функції або основні напрямки діяльності, наприклад, керівництво, планування, облік, матеріально-технічне забезпечення, кадри, документаційне забезпечення.
Порядок розташування заголовків справ у номенклатурі організації повинен бути стабільним і однаковим у всіх структурних підрозділах, так як тільки в цьому випадку досягається швидкий пошук конкретної справи і необхідних документів.
Визначення строків зберігання справ. Терміни зберігання справ встановлюють для забезпечення збереження цінних документів. Терміни зберігання - важлива основа для групування документів у справи, так як документи з постійним терміном зберігання, термінами зберігання до 10 років і понад 10 років не можуть поміщатися в одну справу [11].
Терміни зберігання встановлюються за переліками документів із зазначенням термінів їх зберігання або експертним шляхом провідними фахівцями організації.
Переліки документів можуть бути типовими або відомчими.
Типові переліки, що розробляються архівними установами, встановлюють терміни зберігання документації, типової для більшості установ, організацій, підприємств. Вони відображають загальні функції і питання (керівництво, контроль, планування, звіт, облік, фінансування, постачання та збут продукції тощо).
При визначенні термінів зберігання документів можуть використовуватися кілька видів типових переліків:
Перелік типових документів, що утворюються в результаті діяльності держкомітетів, відомств, міністерств та інших установ, організацій і підприємств із зазначенням термінів їх зберігання;
Перелік документів, які підлягають прийому до державних архівів;
Перелік науково-технічної документації, підлягає прийому в державні архіви.
Крім того, недержавні комерційні організації можуть користуватися довідковим посібником «Управлінські документи постійного терміну зберігання, що утворюються в діяльності недержавних комерційних організацій (господарських товариств і товариств, виробничих кооперативів)».
Типові переліки не можуть охопити всю документацію різних галузей. Тому на базі типових переліків міністерствами і відомствами розробляються відомчі переліки, що включають найбільш повне і систематичне перерахування документації організацій та підприємств їх системи. При визначенні термінів зберігання документації перш за все користуються відомчим переліком, а при його відсутності - типовими.