Формування та оформлення справ в установах організаціях і на підприємствах

Білоруський державний університет

Історичний факультет

ФОРМУВАННЯ І ОФОРМЛЕННЯ СПРАВ В УСТАНОВАХ, організаціях і на ПІДПРИЄМСТВАХ

Контрольна робота студента 3 курсу

Науковий керівник:

К.І. Козак

Мінськ-2007

ЗМІСТ

1. ВСТУП

2. ФОРМУВАННЯ І ОФОРМЛЕННЯ СПРАВ В УСТАНОВАХ, ОРГАНІЗАЦІЯХ, НА ПІДПРИЄМСТВАХ

2.1 Ознаки закладу справ

2.2 Основні вимоги до формування справ

2.3 Основні принципи розташування документів у справі

2.4 Систематизація в справах окремих видів документів

2.5 Нумерація аркушів у справі, складання листа-завірителя справи

2.6 Нумерація аркушів справи

2.7 Складання листа-завірителя справи

3. ВИСНОВОК

4. СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. ВСТУП

В установах, організаціях, на підприємствах щорічно утворюються документи, які використовуються, як довідковий матеріал або для пошуку необхідної інформації як доказ тих чи інших фактів, подій, дій. Як же упорядкувати документи, створювані в діловодстві організації?

На допомогу в цьому випадку приходить номенклатура справ. Номенклатура справ забезпечує єдиний підхід до обліку, систематизації, опису та пошуку справ у всіх структурних підрозділах організації. Однак документами користуються не тільки в поточному діловодстві, але і через багато років після їх створення. Як же забезпечити оперативний пошук необхідних документів і в процесі поточної діяльності, і через багато років? Для цього, перш за все, документи приводять у певну систему. У цих цілях їх спочатку групують (формують) в первинні комплекси - справи.

Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ організації.

Якщо документи послідовно день за днем не приводити в певну систему, не формувати у справи за певними ознаками, то при необхідності розшукати потрібні буде вкрай важко. Це відбувається і в тих випадках, коли справи формуються за принципом "так зручно в практичній роботі". При цьому забувають, що такий підхід тягне за собою плутанину у формуванні справ, ускладнює пошук та облік документів не тільки в діловодстві, а й в архіві організації.

Щоб уникнути цього, кожному фахівцю, в тому числі і відповідального за архів організації, необхідно знати ознаки закладу справ, використовувані при формуванні документів у справи, основні вимоги до формування справ, принципи розташування документів у справі.

2. ФОРМУВАННЯ І ОФОРМЛЕННЯ СПРАВ В УСТАНОВАХ, ОРГАНІЗАЦІЯХ, НА ПІДПРИЄМСТВАХ

2.1 Ознаки закладу справ

Ознаки закладу справ представляють собою основні елементи формуляра документа, тобто сукупність складових частин, реквізитів документа. Знання елементів формуляра документа, таким чином, важливо не лише для правильного складання документів, але і для формування їх у справи. Ознаки закладу справ відбиваються, насамперед, в заголовках справ, що складаються з комплексу документів.

Документи формуються в справи за такими ознаками:

1. Номінальний - з'єднання у справи документів, що мають одне і те ж назву виду (накази, протоколи, звіти, акти та ін). Наприклад: "Накази директора підприємства з основної діяльності", "Протоколи засідання експертної комісії підприємства", "Акти перевірок каси".

2. Предметно-питальний - об'єднання у справу документів одного змісту, тобто при формуванні документів у справу за основу беруть їх зміст. Наприклад: "Документи з інвентаризації матеріальних цінностей (інвентарні описи, акти, порівняльні відомості тощо)", "Аналізи фінансово-господарської діяльності підприємства".

3. Авторський - формування у справі документів одного автора. Наприклад: "Протоколи засідань кваліфікаційної комісії підприємства", "Протоколи засідань атестаційної комісії підприємства", "Правила внутрішнього трудового розпорядку підприємства", "Плани підприємства з праці".

4. Хронологічний - формування у справі документів за певний період. Наприклад: "Звіти підприємства про роботу з кадрами за 2001 рік", "Штатний розклад підприємства на 2002 рік".

5. Кореспондентський - об'єднання в одній справі листування з певним кореспондентом (або з кількома кореспондентами). При цьому необхідно враховувати деякі вимоги.

При листуванні з декількома різнорідними кореспондентами (як правило, більше трьох) їх назви в заголовку справи не перераховуються. "Листування про резерв кадрів на висування за посадою і про заміщення вакантних посад", "Листування з питань основної діяльності".

При листуванні з групою однорідних кореспондентів їх назви в заголовку справ зазначаються узагальнено: "Листування з іноземними фірмами про співпрацю", "Листування з фінансовими органами про ведення оперативно-бухгалтерського обліку".

При формуванні у справі листування з одним - трьома кореспондентами вони всі перераховуються в заголовку: "Листування з Міністерством з податків і зборів Республіки Білорусь про застосування податкового законодавства".

6. Географічний - формування в одній справі листування або іншої групи документів, зміст, автори, кореспонденти яких пов'язані з певною територією: "Звіти підприємств Брестської області про роботу з кадрами за 2001 рік", "Листування з підприємствами-постачальниками Вітебської області про поставку комплектуючих виробів" , "Документи про участь у торгово-промисловій виставці в м. Москві (листування, програми, огляди та ін)".

Справа, сформоване за одного якого-небудь з вищеназваних ознак, буде обмежено тільки позначенням цього однієї ознаки. У практиці при формуванні справ користуються, як правило, не одним, а кількома ознаками.

В організації у справу сформовані такі документи, як звіти. Відразу ж виникають питання: чиї звіти? про що вони? за який період?

Якщо при формуванні документів у справи використовується авторський ознака (чиї звіти?), Предметно-питальний (про що?), Хронологічний (за який період?), То сформована справа і його заголовок дозволять отримати більш повне уявлення про склад і зміст цих звітів.

Так буде виглядати заголовок справи, сформованого за номінальним ознакою в поєднанні з кореспондентським, предметно-питального і географічним ознаками: "Листування з філією підприємства в г.Молодечно про затвердження та уточнення балансів і звітів".

Чим більше вищеназваних ознак використовується при формуванні документів у справи, тим легше і результативніше вся подальша робота з документами не тільки в діловодстві, а й в архіві організації. Це пов'язано з тим, що в архів передаються справи структурних підрозділів, сформовані з дотриманням вимог номенклатури справ. Сформовані в діловодстві справи в подальшому включаються в архіві у відповідні опису справ без додаткової роботи з проведення експертизи їх цінності.

2.2 Основні вимоги до формування справ

При формуванні справ у діловодстві організації необхідно також дотримуватися і певні правила.

1. Поміщати в справу документи, які за своїм змістом відповідають найменуванню справи за номенклатурою.

Якщо документи, які утворюються протягом діловодного року, не можуть бути включені в наявні справи, необхідно заводити нові справи з внесенням їх до номенклатури справ (для цих цілей в номенклатурі справ передбачаються в кожному структурному підрозділі резервні індекси).

2. Документи постійного і тимчасового зберігання формуються в окремі справи.

Найбільш наочно це вимога простежується на прикладі формування справ з наказами. У номенклатуру справ організації, як правило, включається декілька справ з наказами в залежності від термінів їх зберігання. Так, передбачається окреме формування справ з наказами керівника по основній діяльності та з адміністративно-господарських питань. Наприклад: "Накази директора підприємства з основної діяльності" - постійно, ст. 16.1 Переліку типових документів органів державної влади та управління, установ, організацій та підприємств Республіки Білорусь щодо організації системи управління, ціноутворення, фінансів, страхування та управління державним майном, приватизації, зовнішньоекономічних зв'язків з зазначенням термінів зберігання, затвердженого постановою Державного комітету по архівах і діловодству Республіки Білорусь від 6 серпня 2001 р. № 38 (далі - Перелік 2001 р.), "Накази директора підприємства з адміністративно-господарських питань" - 5 л., ст. 16.2 Переліку 2001

Ця вимога відноситься і до наказів по особовому складу (термін зберігання яких 75 років або 3 роки). Наприклад: "Накази директора підприємства з особового складу (прийом, переміщення, звільнення, заохочення, преміювання, тривалі і закордонні відрядження)" -75 років, ст. 16.4 Переліку 2001р., "Накази директора про надання відпусток, стягнення, призначення чергових, відрядженнях"-3г. після проведення податкової перевірки, ст. 16.3 Переліку 2001 Накази з особового складу різних строків зберігання повинні в цих цілях реєструватися в окремих реєстраційних формах, їм присвоюються порядкові номери окремо по кожній групі наказів в межах діловодного (календарного) року. При цьому до їх порядкових номерів додаються літерні позначення: "К" - для наказів, термін зберігання яких 75 років (1-К, 2-К) і "Л" - для наказів, термін зберігання яких 3 роки (1-Л, 2 -Л).

У цих же цілях при формуванні наказів, розпоряджень, вказівок, які надійшли від вищих організацій, рекомендується окремо групувати документи, що відносяться безпосередньо до діяльності даної організації, і ті, які надіслані до відома.

З урахуванням цієї вимоги оригінали документів необхідно формувати у справи окремо від їх копій. У зв'язку з цим при складанні номенклатури справ передбачаються самостійні справи для цієї категорії документів. Якщо, наприклад, у відділі кадрів передбачено формування оригіналів наказів по особовому складу, то в бухгалтерії може бути заведена аналогічну справу з копіями цих наказів: "Накази директора підприємства з особового складу. Копії".

Це правило відноситься і до наказів по основній діяльності. Так, наприклад, в канцелярії організації може формуватися справу з оригіналами наказів (їх термін зберігання - "постійно" або "10 років"), а в структурних підрозділах номенклатурою справ передбачається формування справ з копіями цих наказів: "Накази директора підприємства з основної діяльності. Копії "- 3 р. ст. 16.1 Переліку 2001р.

З урахуванням цієї вимоги річні плани та звіти формуються окремо від квартальних і місячних планів і звітів. Наприклад: "Річні плани підприємства з праці" - 10 років, ст. 123.1 Переліку 2001р., "Квартальні плани підприємства з праці" - 3 р., ст. 123.2 Переліку 2001р.

Як виняток допускається тимчасове формування протягом діловодного року в одній справі документів з різними термінами зберігання, якщо вони пов'язані з рішенням одного питання. У цьому випадку після закінчення року документи розформовують в окремі справи за строками зберігання згідно з номенклатурою справ.

3. Робочі варіанти (проекти) документів формуються в самостійні справи окремо від їх оригіналів.

Так, наприклад, проекти наказів (розпоряджень) формуються в самостійні справи. Відповідно до ст. 20 Переліку типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств із зазначенням термінів зберігання, затвердженого 15 серпня 1988р. начальником Головного архівного управління при Раді Міністрів СРСР (далі - Перелік 1988р.), передбачений термін зберігання проектів наказів - 1 рік. Наприклад: "Проекти наказів директора підприємства з основної діяльності" - 1 р. ст. 20.

Разом з проектами наказів у справу підшиваються і окремі аркуші, на яких викладаються всі зауваження, доповнення, пропозиції до проектів наказів. Ця вимога відноситься і до формування інших категорій справ. Так, затверджені штатні розписи формуються окремо від їх проектів і листування за твердженням штатів.

4. У справу формується тільки по одному примірнику кожного документа.

Не допускається включення у справу не відносяться до неї документів, а також чернетки, варіантів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню.

5. У справі формуються документи тільки одного діловодного (календарного) року.

Виняток становлять так звані перехідні справи. Такі справи можуть вестися протягом декількох діловодних років. До них відносяться обліково-реєстраційні книги, журнали, які ведуться до остаточного їх заповнення. Наприклад: "Журнал реєстрації вхідних документів", "Книга обліку перевірок (ревізій)", "Книга обліку інструктажу з техніки безпеки" і ін

Перехідними можуть бути справи і з інструктивно-методичними документами, якщо вони мають невеликий обсяг, а також справи, в які формуються документи за кілька років до вирішення даного питання. Перехідними є й особисті справи працівників, що формуються протягом всього періоду роботи даної особи в організації.

При формуванні перехідних справ після закінчення діловодного року в номенклатурі справ у графі "Примітки" робиться відмітка "переходить". Кількість таких справ враховується потім при заповненні по закінченні року / підсумковій записи про кількість і категорії заведених справ. Завідувач архівом повинен при прийомі справ в архів організації врахувати кількість заведених перехідних справ. Ці дані потім будуть необхідні для включення таких справ в описі справ, так як перехідні справи включаються в опису справ за роком закладу.

Так, якщо справа була сформована в діловодстві за період з 2000 по 2001 рік, воно повинно бути включено в річний розділ опису справ за 2000 рік.

6. У кожній справі має бути сформовано не більше 250 аркушів. Допустима товщина справи - ​​30-40 мм.

У тому випадку, якщо включене до номенклатури справа матиме більше 250 аркушів, заводиться другий, третій, а при необхідності - і наступні томи цієї справи. При цьому всі томи цієї справи будуть мати один і той же індекс за номенклатурою справ. Наприклад:

Справа № 3-4. Т, 1

Листування про захист прав споживачів

Розпочато 02.01.2005

Закінчено 30.08.2005

Справа № 3-4. Т. 2

Листування про захист прав споживачів

Розпочато 01.09.2005

Закінчено 31.12.2005

Після закінчення діловодного року в номенклатурі справ у графі "Кількість справ (томів, частин)" вказується кількість томів заведеного справи (2 томи; 3 томи і т.д.).

7. Додатки до документів, незалежно від їх дат, приєднуються до документів тих справ, до яких відносяться.

Програми великого обсягу можуть складати окремий том. У цьому випадку на документі, підшитому у справі, робиться відмітка, що додаток до нього сформовано в окрему справу.

8. Кожен документ, поміщений у справу, повинен бути оформлений відповідно до діючих у країні правилами оформлення документів, в тому числі СТБ 6.38-2004 "Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів", який введено в дію з 1 Липень 2005

Завідувач архівом організації при прийомі справ в архів перевіряє правильність оформлення документів, наявність підписів, дати та інших необхідних реквізитів документів. Недооформлені або неправильно оформлені документи повертаються виконавцям для оформлення відповідно до діючих вимог.

9. У справи повинні формуватися тільки виконані документи.

Для цього на кожному документі у відповідності з СТБ 6.38-95 оформляється реквізит "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи". Ця позначка проставляється виконавцем документа на нижньому полі першого аркуша документа ліворуч і містить наступні дані:

запис "До справи";

номер справи, в якій буде зберігатися документ, дату і номер документа, що свідчить про виконання; особистий підпис виконавця або керівника підрозділу-виконавця;

дату.

Наприклад:

У справу 2-3. .

Підготовлено відповідь.

Вих: № 2-3/128 від 25.01.2005

Вєтров

25.01.2005

У тому випадку, якщо питання, викладені у документі, вирішені в ході особистих або телефонних переговорів, про це також робиться на документі відповідна відмітка про виконання.

При формуванні документів у справі слід враховувати, що документи усередині справ розташовуються в певному порядку.

2.3 Основні принципи розташування документів у справі

1. Вопросно-логічний - коли документи у справі розташовуються в логічній послідовності вирішення того чи іншого питання.

У зв'язку з цим у справі спочатку поміщають основний документ (ініціативний) та пов'язані програми, а потім у хронологічній послідовності розташовуються документи, що виникають у міру вирішення питання. Так, наприклад, у справі з листуванням спочатку поміщається документ-запит, а потім - документ-відповідь.

Нерідко в організаціях даний принцип формування справ порушується, формуються справи з такими заголовками, як "Вхідні документи" або "Вихідні документи". При цьому не враховується те, що в справі групуються і запити, та копії вихідних відповідей на ці запити, тому що всі документи даної справи - ​​з одного питання і одного терміну зберігання.

2. Хронологічний. При дотриманні цього принципу в справі формуються документи, що відносяться до певного хронологічного періоду (рік, квартал, місяць). Як говорилося вище, у справі групуються, як правило, документи одного діловодного (календарного) року, за винятком перехідних справ.

Цей принцип застосовується найчастіше в тому випадку, якщо справа формується за номінальним принципом (наприклад, накази, протоколи). При хронологічному порядку розташування документів постійного зберігання найбільш ранні документи поміщаються на початку справи. Не допускається зворотний хронологічний порядок розташування документів у справах постійного зберігання.

3. Нумераційний. Даний принцип використовується в тому випадку, коли у справі групуються однорідні документи, що мають порядкову нумерацію (накази, протоколи, квитанції, накладні та ін.)

Оскільки реєстрація документів здійснюється протягом діловодного року, в році, заводяться справи, в яких документи знову розташовуються з першого номера.

Особливо слід звернути увагу на формування документів, в основному наказів (розпоряджень), протоколів, що складаються з декількох томів. У заголовках таких справ вказуються номери документів, сформованих у цьому томі. Наприклад:

Справа № 1-3. Т. 1

Накази № № 1-99 директора підприємства з основної діяльності

Розпочато 02.01.2005

Закінчено 20.07.2005

Справа № 1-3. Т. 2

Накази № № 100-150 директора підприємства з основної діяльності

Розпочато 21.07.2002

Закінчено 31.12.2002

4. Алфавітний. При використанні цього принципу документи у справі групуються в алфавітному порядку - за прізвищами авторів документів, організацій-кореспондентів та ін Цей принцип застосовується при формуванні в справи перш за все особових рахунків працівників на видачу заробітної плати, звернень громадян.

Так, звернення громадян можуть розташовуватися у справах у алфавітному порядку за прізвищами заявників. Повторні звернення або додаткові документи підшиваються до даної групи документів. Протягом року справи зі зверненнями громадян можна формувати і по фонологическом принципом. Після закінчення року їх переформовувати за алфавітним принципом, що полегшує надалі пошук документів, що надійшли від конкретного заявника.

При формуванні особових рахунків в алфавітному порядку за прізвищами працівників може бути заведено декілька томів цієї справи. У такому разі їх заголовки можуть бути наступними:

Справа № 5-6. Т. 1

Особові рахунки працівників на літеру "А" за букву "К"

на видачу заробітної плати

Справа № 5-6. Т. 2

Особові рахунки працівників з літери "Л" за букву "Я"

на видачу заробітної плати

Говорячи про принципи систематизації документів у справі, слід враховувати, що ці принципи, як правило, комбінуються.

Наприклад, у справах з наказами, протоколами поєднуються нумераційний і хронологічний принципи; у справах із зверненнями громадян - алфавітний та хронологічний; у справах з листуванням - питально-логічний і хронологічний.

2.4. Систематизація в справах окремих видів документів

Розпорядчі документи (накази, розпорядження, постанови та ін) формуються в справи за видами і за хронологічним принципом з відносяться до них додатками.

Так, якщо наказами були затверджені інструкції, положення, правила, вони формуються у справі з наказами керівника по основній діяльності услід за цими наказами. Протоколи засідань розташовуються у справах у хронологічному порядку, за номерами. Документи до засідань, які є додатками до протоколів, при значному їх кількості формуються в окремі справи та систематизуються у справі за номерами протоколів засідань. Тема такої справи може бути сформульовано таким чином: "Додатки до протоколів засідання Ради директорів об'єднання".

Пропозиції, заяви, скарги громадян і всі документи щодо їх розгляду і вирішення групуються в самостійні справи. У цих цілях номенклатурою справ в організації передбачається формування справи в тому чи іншому структурному підрозділі (канцелярії, відділі кадрів тощо). Зберігання документів та формування звернень у виконавців у різних структурних підрозділах забороняється. При цьому пропозиції громадян щодо поліпшення роботи даної організації зберігаються постійно і, відповідно, формуються в окрему справу. Звернення громадян з особистих питань, термін зберігання яких "5 років ЕПК", також формуються окремо.

Планові і звітні документи формуються у справи того року, до якого вони відносяться за своїм змістом, незалежно від дати їх складання або надходження. Наприклад, план на 2002 рік, складений у 2001 році, повинен бути віднесений до 2002 року, а звіт за 2001 рік, складений у 2002 році, - до 2001 року.

Перспективні плани, розраховані на кілька років, формуються у справі першого року дії. Звіти з виконання перспективних планів - у справі останнього року.

Листування формується у справи за період діловодного (календарного) року. У справу з листуванням містяться всі документи, що виникають в ході вирішення питання.

У залежності від специфіки діяльності організації листування може формуватися, наприклад, в межах навчального року, терміну повноважень і т. д.

При формуванні особистих справ документи розташовуються у них в такій послідовності:

внутрішній опис документів, наявних у справі;

доповнення до особового листка по обліку кадрів;

особовий листок з обліку кадрів;

автобіографія;

копії документів про освіту, підвищення кваліфікації, перепідготовки;

заяву про прийом на роботу;

копія (виписка) наказу (розпорядження, рішення, постанови) про прийом на роботу (призначення на посаду).

Далі в процесі ведення особової справи документи включаються до нього в хронологічній послідовності.

При цьому перевіряється правильність оформлення документів, наявність підписів, індексів, дат та інших необхідних реквізитів документів. У особисту справу матеріально відповідального працівника включається договір про матеріальну відповідальність. До особової справи не включаються копії наказів про надання відпустки, про накладення стягнень, довідки про місце проживання, медичні довідки та ін, так як вони групуються окремо від особових справ і зберігаються три роки.

Особисті картки працівників (форма Т-2) групуються в окремій картотеці і систематизуються за абеткою. Після звільнення працівників їх особові картки з картотеки вилучаються і систематизуються в окремій справі в алфавітному порядку за прізвищами звільнених працівників. Наприклад: "Особисті картки звільнених працівників (форма Т-2) на літеру" Д "за букву" Ю "". Якщо особисті картки формуються у справи, що складаються з декількох томів, заголовки останніх можуть бути, наприклад, такими:

Справа № 5-6. Т. 1

Особисті картки звільнених працівників (форма Т-2)

на літеру "А" за букву "Л"

Справа № 5-6. Т. 2

Особисті картки звільнених працівників (форма Т-2)

на літеру "О" за букву "Ш"

При великому обсязі наказів по особовому складу, що стосуються прийому на роботу, звільнення, перекладу, відрядження, преміювання тощо (як правило, більше двохсот по кожному виду наказів), їх доцільно формувати в самостійні справи. При цьому здійснюється порядкова нумерація в межах календарного року на кожній групі наказів.

Документи, які були підставою для видання наказу по особовому складу, підшиваються в особисті справи співробітників, на яких ці ​​справи заводяться. Ці ж документи утворюють самостійні справи, якщо вони не підлягають включенню до складу особистих справ відповідно до вимог Інструкції про порядок формування, ведення і зберігання особистих справ працівників, затвердженої постановою Комітету по архівах і діловодству при Раді Міністрів Республіки Білорусь від 26 березня 2004 № 2. Для цього в номенклатуру справ необхідно включити справа "Документи до наказів з особового складу (листки з обліку кадрів, заяви, подання, доповідні записки), які не ввійшли до складу особових справ". Термін зберігання такої справи - ​​3 роки (ст. 492 Переліку 1988 р.).

В інструкції з діловодства організації повинен відображатися існуючий порядок формування справ - централізований, децентралізований, змішаний.

При централізованому порядку справи формуються службою документаційного забезпечення управління - ДОП (в канцелярії, у секретаря керівника організації). Такий порядок формування справ використовується в організаціях з невеликим обсягом документообігу. В організаціях зі складною структурою і великим обсягом документообігу формування справ може здійснюватися в децентралізованому порядку, в межах кожної структурної частини.

Застосовуючи змішану систему, документи формують як в структурних підрозділах, так і в службі ДОП.

Слід мати на увазі, що в будь-якому випадку розпорядчі документи та листування з вищестоящими організаціями з основної діяльності групуються в справи в службі ДОП. Організаційно-методичне керівництво і контроль за правильністю угруповання документів здійснює служба ДОП організації (канцелярія, секретар та ін.) У роботі з контролю за правильністю формування справ у структурних підрозділах організації приймає участь завідувач архівом (особа, відповідальна за архів).

Формування справ у суворій відповідності з номенклатурою справ допоможе завідувачу архівом в подальшому забезпечити прийом документів до архіву, їх облік та складання описів справ постійного зберігання, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу відповідно до діючих вимог.

2.5 Нумерація аркушів у справі, складання листа-завірителя справи

Протягом діловодного (календарного) року виконані документи, що утворюються в діяльності організації, групуються (формуються) у справи відповідно до номенклатури справ. Формування справ здійснюється під безпосереднім методичним керівництвом архіву організації.

Закінчені діловодством справи постійного і тимчасового (понад 10 років включно) зберігання, у тому числі справи з особового складу, підлягають передачі в архів організації. Після закінчення діловодного року ці справи зберігаються в структурних підрозділах ще один рік, протягом якого відбувається їх підготовка до подальшого зберігання, що передбачає їх повне оформлення й опис.

Справи тимчасового (до 10 років) строку зберігання в архів не передаються і підлягають частковому оформленню при їх закладі в діловодстві.

Оформлення справ, прийнятих в архів організації, являє собою комплекс робіт по їх технічної обробки. Ця робота проводиться в структурних підрозділах організації під безпосереднім контролем завідувача архівом (особи, відповідальної за архів). Оформлення справ проводиться працівниками служби документаційного забезпечення управління (ДОП) та інших структурних підрозділів, в обов'язки яких входить заклад і формування справ відповідно до номенклатури справ організації. Для цього в номенклатурі справ у графі 5 "Примітка" можуть бути вказані прізвища осіб, відповідальних за ведення справ.

Повне оформлення справи передбачає:

нумерацію аркушів у справі;

складання листа-завірителя;

складання в необхідних випадках внутрішнього опису документів;

підшивку чи палітурку справ;

оформлення реквізитів обкладинки справи та внесення відповідних уточнень до реквізитів обкладинки справи (уточнення назви організації, діловодного індексу справи за номенклатурою справ, крайніх дат справи, заголовків справи).

Документи підшивають і зберігають у твердих папках (швидкозшивачах). Розрізняють дві форми брошурування документів у швидкозшивачі: праву і ліву. При правою формі брошурування документи розташовують у порядку надходження, тобто останній документ підшивають зверху. Ця форма брошурування придатна тільки для тимчасового зберігання, так як архівні правила забороняють розташування документів постійного і довготривалого зберігання в порядку, зворотному хронологічному.

Пряма хронологічна послідовність можлива при використанні лівої форми брошурування. У цьому випадку перший за часом надходження документ знаходиться на початку, а документ, що надійшов останнім, - наприкінці підшивки. Такий спосіб брошурування найбільш доцільний.

Для брошурування документів постійного і довготривалого зберігання використовують папки-реєстратори зі спеціальними механічними пристроями (замками), які дозволяють без утруднень вкладати і вилучати документи. Таким чином, з'являється можливість «з'єднання» кількох справ в одній папці. При підготовці до здачі в архів залишається тільки вилучити документи з реєстратора і підшити їх в інші папки, а звільнену від документів папку-реєстратор можна знову використовувати в діловодстві.

2.6 Нумерація аркушів справи

З метою забезпечення збереження та закріплення порядку розташування документів, включених у справу, всі його листи, крім листа-завірителя справи, нумеруються. Листи справи нумеруються в розгорнутому вигляді арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті, причому цифри не повинні зачіпати тексту документа.

Нумерують аркуші справи чорним графітним олівцем або нумератором. Використання чорнил або кольорових олівців для нумерації аркушів не допускається. Листи внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

Листи справ, що складаються з декількох томів (частин), також нумеруються окремо по кожному тому (частини).

Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що представляють самостійний лист у справі, нумеруються на зворотному боці, в лівому верхньому кутку аркуша. Лист будь-якого формату, підшитий за один край, нумерується, як один лист. Якщо в справі є листи, складені і підшиті за середину, справа підлягає перешивки, і такий лист нумерується, як один. Якщо до листа наклеєні одним краєм інші документи (вставка тексту, переклади тощо), то вони нумеруються окремо.

Наявні в справі листи з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумеруються як один лист. При цьому в листі-завірителя справи зазначається загальна кількість наклеєних фотографій і номери аркушів, на яких вони розташовані. Складені листи (формат АЗ, А2) розгортаються і нумеруються, у правому верхньому куті документа. Лист і наклеєний однією стороною документ до нього (найчастіше це буває резолюція про виконання документа) нумеруються як два самостійних аркуша.

Підшиті у справу конверти з написами чи вкладеннями також нумеруються. У цьому випадку кожне вкладення в конверті нумерується черговим номером слідом за конвертом. Підшиті у справу документи з власною нумерацією аркушів (доповіді, звіти та ін) нумеруються в загальному порядку. Підшитий у справу документ з власною нумерацією аркушів може зберігати цю нумерацію, якщо вона відповідає порядковому розташуванню аркушів у справі. Листи, службовці роздільниками між групами документів, підшитих у справі, нумеруються, якщо на них є відповідні позначки. Наприклад: "Документи до 5-го питання порядку денного засідання Правління" і т. п.

Чисті листи, службовці прокладками-роздільниками у справі, не нумеруються. Наприклад, якщо в одну справу підшито декілька особистих справ звільнених співробітників, то вони нумеруються наскрізною нумерацією, а чисті аркуші, що відокремлюють особисті справи один від одного, не нумеруються.

У тих випадках, коли при нумерації аркушів допущено велику кількість помилок, аркуші справи нумеруються заново. При перенумерації аркушів старі номери закреслюються однією похилою рискою і поряд, ставиться новий номер аркуша. У цьому випадку складається новий лист-засвідчувач, що міститься у кінці справи. Відомості про кількість аркушів у справі в колишньому аркуші-завірителя закреслюються, але цей лист-засвідчувач також зберігається у справі. При наявності окремих помилок при нумерації аркушів допускається вживання літерних номерів. При нумерації таких справ на незанумерованних аркушах ставиться номер попереднього занумеровані листа з додатком букв: а, б, в, г і т. д. (літерні аркуші 5а, 10а, 10б).

При повторенні одного номера на кількох поруч розташованих аркушах до кожного номеру листа, починаючи з другого, також додаються літери а, б, в, і т.д. Наприклад, якщо при нумерації аркушів у справі два з них мають порядковий номер "10", то другий з них буде мати порядковий номер "10а".

Іноді при нумерації аркушів справи окремі аркуші виявляються пропущеними, тобто за номером 25 може бути поміщений лист з порядковим номером 27. У цьому випадку номери пропущених аркушів вказуються в листі-завірителя справи. Наприклад: "пропущені номери-26". Як було сказано вище, всі недоліки та виправлення нумерації зазначаються у листі-завірителя справи.

2.7 Складання листа-завірителя справи

Лист-засвідчувач справи складається з метою обліку кількості аркушів у справі за встановленою формою (додаток 1). У заверительной написи листа-завірителя справи, цифрами і прописом кількість пронумерованих аркушів справи, кількість аркушів внутрішнього опису, обумовлюються особливості нумерації аркушів справи і фізичного стану документів справи, наявність літерних номерів аркушів справи, пропущених номерів, номерів аркушів з наклеєними фотографіями (за винятком особистих справ), номерів великоформатних аркушів, конвертів з вкладеннями і кількість вкладених в них аркушів, а також вказується наявність у справі друкарських примірників брошур з кількістю аркушів у них, якщо вони не були відзначені в загальній валовій нумерації у справі. Кількість аркушів внутрішнього опису, яка нумерується окремо і міститься на початку справи, вказується в листі-завірителя справи після загальної кількості аркушів справи через знак + (плюс). Наприклад, "у справі підшито і пронумеровано 100 (сто) аркушів + 5 аркушів внутрішнього опису".

Наступні зміни складу і стану справи (пошкодження, недостача документів, заміна оригіналів копіями та ін) відзначаються в листі-завірителя справи з посиланням на відповідний акт. Відмітки завіряються діловодної або архівною службою організації із зазначенням дати.

Лист-засвідчувач справи поміщається в кінці справи і оформлюється на бланку або чистому аркуші паперу формату А4. Для справ з особового складу, що не мають конвертів з вкладеннями, допускається оформлення листа-завірителя на аркуші паперу формату А5. У книгах заверительная напис вказується на зворотному боці останнього чистого аркуша, у картотеках - на окремому чистому аркуші формату картки. Лист-засвідчувач справи підписується укладачем. Засвідчувальний напис у листі-завірителя справи повинна бути написана розбірливо, із зазначенням посади, розшифровки підпису, особистого підпису та дати складання.

Забороняється виносити лист-засвідчувач справи на обкладинку справи або чистий оборот листа останнього документа. У тих випадках, коли справа вже підшито або переплетено без бланка листа-завірителя або чистого аркуша формату А4, він наклеюється за верхню частину листа на внутрішній стороні обкладинки справи або може бути підшитий в кінці цієї справи.

Наприклад:

3. ВИСНОВОК

Формуванням справ називається угруповання документів у справу (відповідно до номенклатури справ) і систематизація документів усередині нього. Основою формування справ у діловодстві є номенклатура справ.

Справа - це сукупність документів, які стосуються одного питання чи ділянки діяльності, поміщених в окрему обкладинку (реєстратор або швидкозшивач).

Робота з формування справ складається з наступних операцій:

розкладка документів по теках (справах) та їх підшивка;

розташування документів всередині справ у певній послідовності;

оформлення справ.

Всі ці операції виконуються регулярно в межах календарного року. В кінці року в структурному підрозділі готується стільки папок, скільки справ числиться в номенклатурі. На обкладинки з номенклатури справ переносять їх заголовки та індекси, на корінці папок - лише індекси. По мірі включення в папки перших документів на обкладинках проставляють дату початку справи. Справа вважається заведеним після підшивки в папку перший виконаного документа. Одночасно повинна бути оформлена і обкладинка заведеного справи.

У залежності від прийнятої в установі або організації системи діловодства формування справ ведеться централізовано або децентралізовано. У великих організаціях справи формуються в структурних підрозділах, тобто там, де створені документи, що відображають діяльність цього підрозділу. У невеликих організаціях формування всіх справ проводиться централізовано службою діловодства (канцелярією, загальним відділом, секретаріатом). В організаціях, що не мають такої служби, формування справ доручається секретарю. Але незалежно від централізованого або децентралізованого принципу організації діловодства не рекомендується зберігання справ та їх формування безпосередньо виконавцями. Періодичний контроль за правильним формуванням справ в структурних підрозділах здійснює канцелярія у формі роз'яснень та консультацій. Архів організації надає методичну допомогу при формуванні справ.

Документи підшиваються у справи тільки після їх виконання, тобто остаточного рішення торкається в них питань. На документі повинна бути позначка про виконання та направлення документів до справи. Заборонено підшивати до справи не виконані, які очікують відповіді документи. У процесі формування документів перевіряється правильність оформлення документів - наявність і справжність підписів посадових осіб, дата, реєстраційні індекси, відмітки про контроль та виконанні.

4. СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Паневчик В. В. Діловодство. - Мінськ: Вишейшая школа, 3-е вид. - 2004.

2. Давидова Е.Н., Рибаков А.Є. Діловодство: Навчально-практичний посібник. - Мінськ: ТетраСистемс, 2003.

3. Кузнєцов І.М. Офісні документація: Підготовка та оформлення. - Мінськ: Книжковий Дім, 2004.

4. Давидова Е. Формування справ в установах, організаціях, на підприємствах / / Архіви та діловодство. 2006. № 1. С. 26 - 35.

5. Давидова Е. Оформлення справ при підготовці до передачі в архів: нумерація аркушів у справі, складання листа-завірителя справи / / Архіви та діловодство. 2006. № 3. С.22 - 26.

Додаток 1

Форма аркуша-завірителя справи

Лист-засвідчувач справи № ___________

У справі підшито і пронумеровано_________________________листов),

(Цифрами і прописом)

в тому числі: літерні лісти____________________________________

пропущені номера___________________________________________

+ Листів внутрішньої опісі______________________________________

Найменування посади особи,

склав заверительную напис Підпис Розшифровка

підпису

Дата