Реферат
з інформатики
Тема: Програми, які використовуються в діловодстві
Зміст
1. Бланк і його реквізити
2. Текстовий редактор Microsoft Word
3. Microsoft Excel
4. Програма ABBY Fine Reader
5. Робота з базами даних
6. Словники і перекладачі
7. Microsoft PowerPoint
Список літератури
1. Бланк і його реквізити
Велика частина документів оформляється на бланках організацій.
Бланк - це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, відведеним для змінної інформації.
Бланки можуть бути виготовлені друкарським способом або розроблені на комп'ютері. Інформація, розташована в документі, має строго певне призначення та місце розташування на аркуші паперу. Документ складається з елементів, званих реквізитами.
Реквізит - це елемент офіційного документа, найбільш часто використовується в практиці оформлення документів в управлінні.
У ГОСТ зазначений перелік і наступних реквізитів:
1 - державний герб;
2 - герб суб'єкта держави;
3 - емблема організації;
4 - код організації;
5 - код форми документа;
6 - назва організації;
7 - довідкові дані про організацію;
8 - назва виду документа;
9 - дата документа;
10 - реєстраційний номер документа;
11 - посилання на реєстраційний номер і дату документа;
12 - місце складання чи видання документа;
13 - гриф обмеження доступу до документа;
14 - адресат;
15 - гриф затвердження документа;
16 - резолюція;
17 - заголовок до тексту;
18 - відмітка про контроль;
19 - текст документа;
20 - відмітка про наявність додатку;
21 - підпис;
22 - гриф погодження документа;
23 - візи узгодження документа;
24 - друк;
25 - позначка про завірення копії;
26 - позначка про виконавця;
27 - позначки про виконання документа і направлення його до справи;
28 - відмітка про надходження документа до організації;
29 - ідентифікатор електронної копії документа.
Залежно від типу і призначення документа, він може містити не всі реквізити. Перераховані вище реквізити документа мають строго певні місце розташування на бланку.
Кожен документ має три частини.
Заголовна частина містить реквізити, розташовані до тексту. Заголовна частина, у свою чергу, ділиться на ліву і праву половини.
Основна частина містить інформацію по суті документа і додаток.
Оформляє частина містить реквізити, розташовані після тексту.
Обов'язкові реквізити бланка
Залежно від типу і призначення, документ може містити не всі реквізити. Однак є група обов'язкових реквізитів, які повинні бути присутніми практично в кожному документі. Вони забезпечують юридичну силу документа.
У цю групу входять такі реквізити:
06 - назва організації (повинно відповідати повній офіційній назві, зареєстрованому в установчих документах);
08 - назва виду документа (вказується при підготовці документа на загальному бланку організації і повинно відповідати його змісту);
09 - дата (забезпечує юридичну силу документа);
10 - реєстраційний номер документа (це умовне цифрове або буквено-цифрове позначення, яке присвоюється документу при реєстрації і є важливою відмітною ознакою);
17 - заголовок до тексту (має відповідати на питання «про що?");
19 - текст документа (основна частина документа, що несе інформацію);
21 - підпис (є обов'язковим реквізитом, як службового, так і особистого документа);
22 - візи узгодження документа (підписи фахівців організації, які брали участь у складанні документа або проводили його оцінку з точки зору правильності викладеної в ньому інформації);
27 - позначка про виконання документа і направлення його до справи (містить фактичну дату виконання документа і номер справи, в яку підшивається документ для зберігання).
Інші реквізити є додатковими.
2. Текстовий редактор Microsoft Word
Параметри сторінки
Орієнтація і розмір сторінки
Якщо документ виглядає краще в альбомній (горизонтальної) орієнтації, ніж в книжковій (вертикальної), можна змінити орієнтацію сторінки в діалоговому вікні Параметри сторінки. Необхідно дати команду Файл ® Параметри сторінки або клацнути двічі на сірій частини лінійки - відкриється діалогове вікно Параметри сторінки. Вибрати вкладку Розмір паперу.
Для зміни розміру паперу відкрити розкривається Розмір паперу і задати потрібний розмір. Можна вибрати стандартний розмір паперу або довільний розмір для нестандартного бланка. У цьому випадку треба задавати висоту і ширину сторінки за допомогою лічильників Ширина і Висота. Якщо розмір сторінок змінюється тільки для частини документа, необхідно встановити курсор на першу сторінку іншого розміру, відкрити діалогове вікно Параметри сторінки і, встановивши потрібний розмір, вибрати в списку Застосувати пункт кінця документа. Для збереження таких установок тільки для однієї сторінки встановить курсор після неї, відновить початковий розмір сторінки і вибрати в списку Застосувати пункт кінця документа.
Вертикальне вирівнювання тексту
Після установки орієнтації сторінки та розміру паперу може знадобитися створити титульну сторінку документа. Один з найпростіших способів - ввести текст, який треба розмістити на титульній сторінці, а потім відцентрувати його по вертикалі між верхнім і нижнім полями. Для цього розташувати курсор на титульній сторінці. Дати команду Файл ® Параметри сторінки і відкрити вкладку Макет. На панелі Вертикальне вирівнювання є список, що розкривається з трьох пунктів.
Установка По верхньому краю задається за замовчуванням. Рядки починаються від верхнього поля.
При установці По центру текст на сторінці розташовується посередині між верхнім і нижнім полем.
При установці По висоті міжрядковий інтервал змінюється так, що верхня рядок розташовується у верхнього поля, а нижня рядок - у нижнього.
Розмір полів
За замовчуванням у Word поля (порожній простір між текстом і краєм паперу) рівні 1 см . зверху і знизу і 1,25 см . з лівого і правого боку сторінки. Для зміни величини полів необхідно скористатися вкладкою Поля діалогового вікна Параметри сторінки.
Для установки полів використовуються лічильники Верхнє, Нижнє, Ліве, Праве. Мінімальний крок зміни полів при установці за допомогою лічильника, становить 0,1 см. Щоб задати більш високу точність, необхідно ввести потрібне значення в полі лічильника. Зміни полів відображаються на панелі попереднього перегляду Зразок.
Поле Обкладинка дозволяє додати вільний простір в документ. Якщо палітурка чи зшивка віднімає півсантиметра, установка значення 0,5 см . в лічильнику Обкладинка збільшить поле на боці документа, що використовується при брошурування.
Дзеркальні поля форматуються так, щоб при друку на двох сторонах листа зовнішні та внутрішні поля сторінки, що утворюють розворот, мали однакову ширину. У цьому випадку поле Зовні впливає на ліве поле лівих сторінок, а праве поле правих сторінок. Поля, що знаходяться Всередині, - це праве поле на лівій сторінці і ліве поле на правій сторінці.
За замовчуванням у полі Застосувати встановлено значення До всього документа. Однак можна змінити розміри полів від курсора до кінця документа, якщо в списку Застосувати вибрати значення До кінця документа.
Набір тексту
Програма розроблена так, що дозволяє користувачеві полегшити роботу з текстом. Вона стежить за ходом роботи і намагається запропонувати допомогу. У фоновому режимі працюють такі засоби Word.
програма Помічник оцінює хід роботи і робить пропозиції щодо поліпшення її ефективності.
засіб Автозаміна автоматично виправляє помилки в словах, що є в словнику.
засіб перевірки орфографії та граматики (Правопис), переглядає текст, виявляючи орфографічні та граматичні помилки.
Введення тексту в процесорі Word здійснюється у вікні документа. Введений текст з'являється там, де знаходиться курсор. У міру введення символів курсор переміщається. Щоб замінити текст необхідно включити режим Заміна. У режимі заміни напис ЗАМ виділена чорним кольором. Після досягнення правого поля текст автоматично переходить на новий рядок абзацу. Натискання клавіші Enter закінчує поточний абзац і створює новий (порожній рядок) - це жорсткий повернення каретки.
У звичайному режимі у лівого краю рядка розташовується чорна горизонтальна позначка. Це маркер визначає кінець документа. Перевести курсор, вставити текст або об'єкт не можна, але змістити маркер вниз можна, розширивши доступне простір введенням нового тексту або натисканням клавіші Enter.
Списки
Для поліпшення зовнішнього вигляду документа і полегшення розуміння ярмо сенсу в Word є спеціальні засоби, призначені для роботи зі списками. Можна використовувати два основних типи списків:
переліки з нумерацією;
переліки з позначками.
Номери у списку автоматично коректуються при внесенні нового елемента. Є можливості сортування списків.
Список з позначками. Кожен елемент такого списку виділяється спеціальною позначкою. Розташованої ліворуч від самого елементу. Створення списку з позначками здійснюється на сторінці Маркірований. Серед пропонованих варіантів вибрати підходящий і клацнути на ньому мишею.
Для більш летального форматування списку в діалоговому вікні слід натиснути кнопку Змінити. Відкриється вікно Зміна маркірованого списку.
За допомогою полів Положение маркера та Положення тексту регулюються відповідно положення маркера і тексту в абзаці. Як правило, перший рядок вирівнюється по лівому краю, решта зміщуються вправо.
Група опцій Символ маркера призначена для вибору зовнішнього вигляду символу-мітки.
Зовнішній вигляд списку, що виходить з урахуванням обираних параметрів, схематично відображається в рамці Зразок.
Список з нумерацією. Для створення і форматування списків з нумерованими елементами використовується сторінка Нумерований діалогового вікна Список.
Як і для сторінки Маркірований, тут міститься сім готових варіантів форматування списку і опція Нумерація. Остання дозволяє продовжити в поточному абзаці нумерацію попереднього списку або почати новий список.
Для більш детального форматування слід натиснутий кнопку Змінити і відкрити вікно Зміна нумерованого списку. Зміни, здійснювані тут, стосуються в основному нумерації пунктів. Наприклад, можна задати номер, з якого потрібно починати нумерацію у списку, текст та ін
Багаторівневі списки. Word дозволяє створювати списки з кількома рівнями вкладеності. Число таких рівнів обмежується дев'ятьма.
Для створення багаторівневого списку є сторінка Багаторівневий діалогового вікна Список. Настроювання опцій виконується для кожного рівня вкладеності окремо.
Колонки
Іноді інформацію зручно представити у колонках. При використанні колонок текст переходить з нижньої частини однієї колонки в початок наступної. Огляди новин, звіти, оголошення та багато інших видів публікацій зручно читати у вигляді газетних колонок.
Кнопка Колонки у панелі інструментів допускає створення до шести колонок на стандартному аркуші формату А4 якщо цього недостатньо, діалогове вікно Колонки дозволяє створювати до сорока п'яти колонок. У документі, що складається з одного розділу, всі сторінки будуть мати однакове число колонок. У документі, що складається з декількох розділів, можна задати окрему розбиття на колонки для кожного розділу. Якщо розділи не були задані, то Word автоматично вставляє роздільники розділів перед колонками і після них. Таким чином колонки як би відокремлюються від основного тексту. Редагувати текст у колонках можна як звичайний текст
Зручно попередньо набрати текст, який планується розбити на колонки. Після цього текст слід виділити, а потім звернутися до вікна форматування колонок.
Виноски
Для підвищення інформативності документа програма надає можливість використання як звичайних виносок, які з'являються у нижній частині сторінки, так і кінцевих виносок, які з'являються в кінці документа. Word автоматично нумерує виноски і обчислює розмір простору для розміщення виносок у нижній частині сторінки.
Для вставки основних або кінцевих виносок необхідно встановити курсор там, де треба помісити покажчик посилання і дати команду Вставка ® Виноска. Після цього відкриється діалогове вікно Виноски. Вибрати потрібний тип виноски. Доступна як автоматична нумерація (1,2,3 ...), так і будь-яка інша, в тому числі символьна.
Після вибору формату нумерації Word вставить знак виноски і відкриє область виноски або ж вкаже місце, де з'явиться виноска. З виносками найпростіше працювати в звичайному режимі, тому що текст можна ввести в область виноски, а потім клацніть на кнопці Закрити. У режимі розмітки необхідно вказати місце введення тексту виноски. Для перегляду тексту виноски досить встановити покажчик на знак виноски. Якщо навести покажчик миші на знак виноски, він змінить свою форму, а у спливаючому вікні з'явиться текст виноски. Якщо покажчик прибрати - текст зникне.
Колонтитули
На кожній сторінці може знадобитися всіляка постійна інформація, така як назва глави, вказівка автора або організації, в якій створено документ. Для розміщення такої інформації використовуються верхній і нижній колонтитули, які містяться у верхньому і нижньому полі сторінки. Для вставки колонтитула необхідно дати команду Вид ® Колонтитули. Текст документа «прігаснет», а у верхній частині документа включиться область колонтитула. Відкриється і панель інструментів Колонтитули.
Після необхідно ввести текст у колонтитул. При створенні та редагуванні колонтитулів користуються кнопками панелі Колонтитули.
Щоб відключити колонтитули на першій сторінці або розмістити різні колонтитули на парних і непарних сторінках, клацнути на кнопці Параметри сторінки на панелі Колонтитули і вибрати потрібну установку на вкладці Макет. Для створення різних колонтитулів на першій і наступних сторінках встановити прапорець Розрізняти колонтитули першої сторінки. Word розташує на першій сторінці інший колонтитул. Якщо ж потрібні різні колонтитули для парних і непарних сторінок, встановити відповідний прапорець у діалоговому вікні Параметри сторінки. Ввести текст у перший колонтитул і клацнути на кнопці Перехід до наступного на панелі Колонтитули, після чого ввести текст протилежної сторінки.
Для перегляду колонтитулів можна використовувати режим попереднього перегляду або режим розмітки.
Створення таблиць
Існує кілька способів створення таблиць. Першим з них є використання команди Додати ® Таблиця в меню Таблиця. При цьому на екрані з'явиться діалогове вікно Вставка таблиці.
У полях Число стовпців і Кількість рядків потрібно вказати відповідно число колонок і число рядків в таблиці. За замовчуванням таблиця буде складатися з п'яти колонок і двох рядків. У групі опцій Автодобір ширини стовпців задається ширина колонки в сантиметрах. Можна використовувати значення Авто для опції Постійна, тоді ширина буде підібрана автоматично так, щоб таблиця по ширині помістилася в рамки смуги набору. Спочатку ширина всіх колонок однакова.
Другим способом створення таблиці є перетворення тексту в таблицю. Для цієї операції необхідно вибрати перетворений текст і виконати команду Перетворити ® Перетворити на таблицю з меню Таблиця. Відкриється діалогове вікно в якому потрібно вказати число рядків, колонок і ширину колонки. Опція Роздільник визначає, за яким символом слід розділити текст для перетворення його в таблицю. Можливі кілька варіантів поділу тексту на таблицю: по абзацах, за символами табуляції, по ком. Як роздільник можна також використовувати будь-який символ, введений праворуч у полі діалогового вікна.
Допускається створення таблиць шляхом імпровізованого малювання її безпосередньо на екрані. Для цього слід вибрати пункт Намалювати таблицю з меню Таблиця. Після цього курсор миші набуває вигляду олівця, за допомогою якого і можна намалювати таблицю. Команда Намалювати таблицю автоматично активізує панель інструментів Таблиці та межі, в якій містяться інструменти для редагування таблиць. Так, для стирання лінії в таблиці потрібно натиснути кнопку із зображенням гумки і т.п.
з інформатики
Тема: Програми, які використовуються в діловодстві
Зміст
1. Бланк і його реквізити
2. Текстовий редактор Microsoft Word
3. Microsoft Excel
4. Програма ABBY Fine Reader
5. Робота з базами даних
6. Словники і перекладачі
7. Microsoft PowerPoint
Список літератури
1. Бланк і його реквізити
Велика частина документів оформляється на бланках організацій.
Бланк - це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, відведеним для змінної інформації.
Бланки можуть бути виготовлені друкарським способом або розроблені на комп'ютері. Інформація, розташована в документі, має строго певне призначення та місце розташування на аркуші паперу. Документ складається з елементів, званих реквізитами.
Реквізит - це елемент офіційного документа, найбільш часто використовується в практиці оформлення документів в управлінні.
У ГОСТ зазначений перелік і наступних реквізитів:
1 - державний герб;
2 - герб суб'єкта держави;
3 - емблема організації;
4 - код організації;
5 - код форми документа;
6 - назва організації;
7 - довідкові дані про організацію;
8 - назва виду документа;
9 - дата документа;
10 - реєстраційний номер документа;
11 - посилання на реєстраційний номер і дату документа;
12 - місце складання чи видання документа;
13 - гриф обмеження доступу до документа;
14 - адресат;
15 - гриф затвердження документа;
16 - резолюція;
17 - заголовок до тексту;
18 - відмітка про контроль;
19 - текст документа;
20 - відмітка про наявність додатку;
21 - підпис;
22 - гриф погодження документа;
23 - візи узгодження документа;
24 - друк;
25 - позначка про завірення копії;
26 - позначка про виконавця;
27 - позначки про виконання документа і направлення його до справи;
28 - відмітка про надходження документа до організації;
29 - ідентифікатор електронної копії документа.
Залежно від типу і призначення документа, він може містити не всі реквізити. Перераховані вище реквізити документа мають строго певні місце розташування на бланку.
Кожен документ має три частини.
Заголовна частина містить реквізити, розташовані до тексту. Заголовна частина, у свою чергу, ділиться на ліву і праву половини.
Основна частина містить інформацію по суті документа і додаток.
Оформляє частина містить реквізити, розташовані після тексту.
Обов'язкові реквізити бланка
Залежно від типу і призначення, документ може містити не всі реквізити. Однак є група обов'язкових реквізитів, які повинні бути присутніми практично в кожному документі. Вони забезпечують юридичну силу документа.
У цю групу входять такі реквізити:
06 - назва організації (повинно відповідати повній офіційній назві, зареєстрованому в установчих документах);
08 - назва виду документа (вказується при підготовці документа на загальному бланку організації і повинно відповідати його змісту);
09 - дата (забезпечує юридичну силу документа);
10 - реєстраційний номер документа (це умовне цифрове або буквено-цифрове позначення, яке присвоюється документу при реєстрації і є важливою відмітною ознакою);
17 - заголовок до тексту (має відповідати на питання «про що?");
19 - текст документа (основна частина документа, що несе інформацію);
21 - підпис (є обов'язковим реквізитом, як службового, так і особистого документа);
22 - візи узгодження документа (підписи фахівців організації, які брали участь у складанні документа або проводили його оцінку з точки зору правильності викладеної в ньому інформації);
27 - позначка про виконання документа і направлення його до справи (містить фактичну дату виконання документа і номер справи, в яку підшивається документ для зберігання).
Інші реквізити є додатковими.
2. Текстовий редактор Microsoft Word
Параметри сторінки
Орієнтація і розмір сторінки
Якщо документ виглядає краще в альбомній (горизонтальної) орієнтації, ніж в книжковій (вертикальної), можна змінити орієнтацію сторінки в діалоговому вікні Параметри сторінки. Необхідно дати команду Файл ® Параметри сторінки або клацнути двічі на сірій частини лінійки - відкриється діалогове вікно Параметри сторінки. Вибрати вкладку Розмір паперу.
Для зміни розміру паперу відкрити розкривається Розмір паперу і задати потрібний розмір. Можна вибрати стандартний розмір паперу або довільний розмір для нестандартного бланка. У цьому випадку треба задавати висоту і ширину сторінки за допомогою лічильників Ширина і Висота. Якщо розмір сторінок змінюється тільки для частини документа, необхідно встановити курсор на першу сторінку іншого розміру, відкрити діалогове вікно Параметри сторінки і, встановивши потрібний розмір, вибрати в списку Застосувати пункт кінця документа. Для збереження таких установок тільки для однієї сторінки встановить курсор після неї, відновить початковий розмір сторінки і вибрати в списку Застосувати пункт кінця документа.
Вертикальне вирівнювання тексту
Після установки орієнтації сторінки та розміру паперу може знадобитися створити титульну сторінку документа. Один з найпростіших способів - ввести текст, який треба розмістити на титульній сторінці, а потім відцентрувати його по вертикалі між верхнім і нижнім полями. Для цього розташувати курсор на титульній сторінці. Дати команду Файл ® Параметри сторінки і відкрити вкладку Макет. На панелі Вертикальне вирівнювання є список, що розкривається з трьох пунктів.
Установка По верхньому краю задається за замовчуванням. Рядки починаються від верхнього поля.
При установці По центру текст на сторінці розташовується посередині між верхнім і нижнім полем.
При установці По висоті міжрядковий інтервал змінюється так, що верхня рядок розташовується у верхнього поля, а нижня рядок - у нижнього.
Розмір полів
За замовчуванням у Word поля (порожній простір між текстом і краєм паперу) рівні
Для установки полів використовуються лічильники Верхнє, Нижнє, Ліве, Праве. Мінімальний крок зміни полів при установці за допомогою лічильника, становить 0,1 см. Щоб задати більш високу точність, необхідно ввести потрібне значення в полі лічильника. Зміни полів відображаються на панелі попереднього перегляду Зразок.
Поле Обкладинка дозволяє додати вільний простір в документ. Якщо палітурка чи зшивка віднімає півсантиметра, установка значення
Дзеркальні поля форматуються так, щоб при друку на двох сторонах листа зовнішні та внутрішні поля сторінки, що утворюють розворот, мали однакову ширину. У цьому випадку поле Зовні впливає на ліве поле лівих сторінок, а праве поле правих сторінок. Поля, що знаходяться Всередині, - це праве поле на лівій сторінці і ліве поле на правій сторінці.
За замовчуванням у полі Застосувати встановлено значення До всього документа. Однак можна змінити розміри полів від курсора до кінця документа, якщо в списку Застосувати вибрати значення До кінця документа.
Набір тексту
Програма розроблена так, що дозволяє користувачеві полегшити роботу з текстом. Вона стежить за ходом роботи і намагається запропонувати допомогу. У фоновому режимі працюють такі засоби Word.
програма Помічник оцінює хід роботи і робить пропозиції щодо поліпшення її ефективності.
засіб Автозаміна автоматично виправляє помилки в словах, що є в словнику.
засіб перевірки орфографії та граматики (Правопис), переглядає текст, виявляючи орфографічні та граматичні помилки.
Введення тексту в процесорі Word здійснюється у вікні документа. Введений текст з'являється там, де знаходиться курсор. У міру введення символів курсор переміщається. Щоб замінити текст необхідно включити режим Заміна. У режимі заміни напис ЗАМ виділена чорним кольором. Після досягнення правого поля текст автоматично переходить на новий рядок абзацу. Натискання клавіші Enter закінчує поточний абзац і створює новий (порожній рядок) - це жорсткий повернення каретки.
У звичайному режимі у лівого краю рядка розташовується чорна горизонтальна позначка. Це маркер визначає кінець документа. Перевести курсор, вставити текст або об'єкт не можна, але змістити маркер вниз можна, розширивши доступне простір введенням нового тексту або натисканням клавіші Enter.
Списки
Для поліпшення зовнішнього вигляду документа і полегшення розуміння ярмо сенсу в Word є спеціальні засоби, призначені для роботи зі списками. Можна використовувати два основних типи списків:
переліки з нумерацією;
переліки з позначками.
Номери у списку автоматично коректуються при внесенні нового елемента. Є можливості сортування списків.
Список з позначками. Кожен елемент такого списку виділяється спеціальною позначкою. Розташованої ліворуч від самого елементу. Створення списку з позначками здійснюється на сторінці Маркірований. Серед пропонованих варіантів вибрати підходящий і клацнути на ньому мишею.
Для більш летального форматування списку в діалоговому вікні слід натиснути кнопку Змінити. Відкриється вікно Зміна маркірованого списку.
За допомогою полів Положение маркера та Положення тексту регулюються відповідно положення маркера і тексту в абзаці. Як правило, перший рядок вирівнюється по лівому краю, решта зміщуються вправо.
Група опцій Символ маркера призначена для вибору зовнішнього вигляду символу-мітки.
Зовнішній вигляд списку, що виходить з урахуванням обираних параметрів, схематично відображається в рамці Зразок.
Список з нумерацією. Для створення і форматування списків з нумерованими елементами використовується сторінка Нумерований діалогового вікна Список.
Як і для сторінки Маркірований, тут міститься сім готових варіантів форматування списку і опція Нумерація. Остання дозволяє продовжити в поточному абзаці нумерацію попереднього списку або почати новий список.
Для більш детального форматування слід натиснутий кнопку Змінити і відкрити вікно Зміна нумерованого списку. Зміни, здійснювані тут, стосуються в основному нумерації пунктів. Наприклад, можна задати номер, з якого потрібно починати нумерацію у списку, текст та ін
Багаторівневі списки. Word дозволяє створювати списки з кількома рівнями вкладеності. Число таких рівнів обмежується дев'ятьма.
Для створення багаторівневого списку є сторінка Багаторівневий діалогового вікна Список. Настроювання опцій виконується для кожного рівня вкладеності окремо.
Колонки
Іноді інформацію зручно представити у колонках. При використанні колонок текст переходить з нижньої частини однієї колонки в початок наступної. Огляди новин, звіти, оголошення та багато інших видів публікацій зручно читати у вигляді газетних колонок.
Кнопка Колонки у панелі інструментів допускає створення до шести колонок на стандартному аркуші формату А4 якщо цього недостатньо, діалогове вікно Колонки дозволяє створювати до сорока п'яти колонок. У документі, що складається з одного розділу, всі сторінки будуть мати однакове число колонок. У документі, що складається з декількох розділів, можна задати окрему розбиття на колонки для кожного розділу. Якщо розділи не були задані, то Word автоматично вставляє роздільники розділів перед колонками і після них. Таким чином колонки як би відокремлюються від основного тексту. Редагувати текст у колонках можна як звичайний текст
Зручно попередньо набрати текст, який планується розбити на колонки. Після цього текст слід виділити, а потім звернутися до вікна форматування колонок.
Виноски
Для підвищення інформативності документа програма надає можливість використання як звичайних виносок, які з'являються у нижній частині сторінки, так і кінцевих виносок, які з'являються в кінці документа. Word автоматично нумерує виноски і обчислює розмір простору для розміщення виносок у нижній частині сторінки.
Для вставки основних або кінцевих виносок необхідно встановити курсор там, де треба помісити покажчик посилання і дати команду Вставка ® Виноска. Після цього відкриється діалогове вікно Виноски. Вибрати потрібний тип виноски. Доступна як автоматична нумерація (1,2,3 ...), так і будь-яка інша, в тому числі символьна.
Після вибору формату нумерації Word вставить знак виноски і відкриє область виноски або ж вкаже місце, де з'явиться виноска. З виносками найпростіше працювати в звичайному режимі, тому що текст можна ввести в область виноски, а потім клацніть на кнопці Закрити. У режимі розмітки необхідно вказати місце введення тексту виноски. Для перегляду тексту виноски досить встановити покажчик на знак виноски. Якщо навести покажчик миші на знак виноски, він змінить свою форму, а у спливаючому вікні з'явиться текст виноски. Якщо покажчик прибрати - текст зникне.
Колонтитули
На кожній сторінці може знадобитися всіляка постійна інформація, така як назва глави, вказівка автора або організації, в якій створено документ. Для розміщення такої інформації використовуються верхній і нижній колонтитули, які містяться у верхньому і нижньому полі сторінки. Для вставки колонтитула необхідно дати команду Вид ® Колонтитули. Текст документа «прігаснет», а у верхній частині документа включиться область колонтитула. Відкриється і панель інструментів Колонтитули.
Після необхідно ввести текст у колонтитул. При створенні та редагуванні колонтитулів користуються кнопками панелі Колонтитули.
Щоб відключити колонтитули на першій сторінці або розмістити різні колонтитули на парних і непарних сторінках, клацнути на кнопці Параметри сторінки на панелі Колонтитули і вибрати потрібну установку на вкладці Макет. Для створення різних колонтитулів на першій і наступних сторінках встановити прапорець Розрізняти колонтитули першої сторінки. Word розташує на першій сторінці інший колонтитул. Якщо ж потрібні різні колонтитули для парних і непарних сторінок, встановити відповідний прапорець у діалоговому вікні Параметри сторінки. Ввести текст у перший колонтитул і клацнути на кнопці Перехід до наступного на панелі Колонтитули, після чого ввести текст протилежної сторінки.
Для перегляду колонтитулів можна використовувати режим попереднього перегляду або режим розмітки.
Створення таблиць
Існує кілька способів створення таблиць. Першим з них є використання команди Додати ® Таблиця в меню Таблиця. При цьому на екрані з'явиться діалогове вікно Вставка таблиці.
У полях Число стовпців і Кількість рядків потрібно вказати відповідно число колонок і число рядків в таблиці. За замовчуванням таблиця буде складатися з п'яти колонок і двох рядків. У групі опцій Автодобір ширини стовпців задається ширина колонки в сантиметрах. Можна використовувати значення Авто для опції Постійна, тоді ширина буде підібрана автоматично так, щоб таблиця по ширині помістилася в рамки смуги набору. Спочатку ширина всіх колонок однакова.
Другим способом створення таблиці є перетворення тексту в таблицю. Для цієї операції необхідно вибрати перетворений текст і виконати команду Перетворити ® Перетворити на таблицю з меню Таблиця. Відкриється діалогове вікно в якому потрібно вказати число рядків, колонок і ширину колонки. Опція Роздільник визначає, за яким символом слід розділити текст для перетворення його в таблицю. Можливі кілька варіантів поділу тексту на таблицю: по абзацах, за символами табуляції, по ком. Як роздільник можна також використовувати будь-який символ, введений праворуч у полі діалогового вікна.
Допускається створення таблиць шляхом імпровізованого малювання її безпосередньо на екрані. Для цього слід вибрати пункт Намалювати таблицю з меню Таблиця. Після цього курсор миші набуває вигляду олівця, за допомогою якого і можна намалювати таблицю. Команда Намалювати таблицю автоматично активізує панель інструментів Таблиці та межі, в якій містяться інструменти для редагування таблиць. Так, для стирання лінії в таблиці потрібно натиснути кнопку із зображенням гумки і т.п.
Створити таблицю можна також за допомогою піктограм на панелі інструментів або за допомогою майстра створення таблиць.
Зміст і покажчики
Довгі документи більш зручні, якщо вони містять предметний покажчик ключових слів і фраз. Word має засоби для автоматичного створення та оновлення покажчика. Слід вибрати текст, що включається до предметний покажчик, і натиснути комбінацію клавіш ALT + SHIFT + X - відкриється діалогове вікно Визначення елемента покажчика. Виділений текст можна залишити як елемент предметного покажчика або попередньо відредагувати. До основного елементу можна додати ще два додаткових. Клацнути на кнопці Позначити, щоб позначити вибраний текст як елемент предметного покажчика. Клацання на кнопці Помітити всі позначає всі входження обраного тексту в документі. Після введення всіх елементів слід перейти на останню сторінку документу. Вставити розрив сторінки і ввести заголовок для предметного покажчика. Залишити вільне місце після заголовка, дати команду Вставити ® Зміст і покажчики. Відкриється діалогове вікно Зміст і покажчики. У ньому можна вибрати тип і формат покажчика та переглянути вибраний варіант на панелі попереднього перегляду. Клацнути кнопку ОК - покажчик автоматично з'явиться в призначеному місці.
Створити зміст буде простіше, якщо в документі використані стилі заголовків. В іншому випадку доведеться переглянути весь документ і застосувати відповідні стилі до тексту, який треба включити в зміст.
Для створення змісту необхідно перейти на початок або кінець документа і вставити розрив сторінки. На порожній сторінці дати команду Вставка ® Зміст і покажчики. Відкрити вкладку Зміст і підібрати відповідний формат. Вибравши формат, натиснути кнопку ОК.
Зміст можна редагувати вручну. Якщо на ньому клацнути, воно буде виглядати як виділене цілком, однак можливість виділення і правки тексту всередині змісту збережеться. Для зміни рівня заголовків, представлених у змісті, слід дати команду Вставка ® Зміст і покажчики ® Зміст і змінити число рівнів. Можна змінити символ-заповнювач, вибравши потрібний із списку, що розкривається. Після клацання на кнопці ОК створюється нове зміст з потрібною кількістю рівнів.
Автотекст
Засіб Автотекст - дозволяє зберігати відформатований текст і графіку аж до декількох абзаців довгою і вставляти їх натисканням декількох клавіш.
Для створення запису автотексту необхідно виділити текст, який буде таким чином збережений. Щоб запам'ятати недруковані символи, клацнути на кнопці Недруковані символи і переконається, що вибраний фрагмент включає і їх. Дати команду Вставка → Автотекст → Створити. Вказати ім'я запису. Для вставки автотексту в документ ввести ім'я і натиснути клавішу F3.
Конверти та наклейки
Для створення наклейок у діалоговому вікні Злиття вибрати із списку Створити пункт Наклейки. Після вибору джерела даних клацнути на кнопці Налаштування. Відкриється діалогове вікно Параметри наклейки, що пропонує вибір розміру наклейок. Після вибору типу наклейки клацнути на кнопці ОК - відкриється діалогове вікно Створення наклейок. Клацнути на кнопці Вставити поле злиття для підстановки полів злиття в наклейку. Ввести з клавіатури будь-який текст.
Для створення конвертів вибрати пункт Конверти. Вибрати розмір конверта зі списку. Клацнути на кнопці ОК - відкриється діалогове вікно Адреса. Вставити назви полів злиття. Після закриття вікна Word відкриє діалогове вікно Злиття, що дозволяє провести злиття даних для надпечатки конвертів.
Майстер листів
Майстер листів Word допомагає швидко і просто створювати листи. У ньому є списки часто використовуваних елементів листів, звідки можна вибрати, наприклад, вітання чи прощання. Крім того, загальноприйняті стилі листів дозволяють об'єднати елементи структури листи. Для запуску майстра листів необхідно скористатися меню Файл. Вибрати команду Створити, а потім на вкладці Листи і факси двічі клацнути Майстер листів.
Шаблони
Шаблон є основою кожного документа. Шаблон - це набір параметрів форматування, який доступний при створенні нового документа. Звичайний (стандартний) шаблон також містить елементи автотексту, макроси, панелі інструментів, меню та операції, присвоєні сполученням клавіш.
За командою Файл → Створити або Створити документ Microsoft Office надається набір шаблонів. Список шаблонів визначається при установці Word, але туди додаються й нові шаблони, створені на комп'ютері.
Шаблони містять символи символи там, де можна вставити свій текст. При збереженні документа, створеного за допомогою шаблону, йому, як і будь-якого іншого документу, присвоюється ім'я. Щоб використовувати документ як шаблон для майбутніх документів або якщо документ з самого початку створюється як шаблон, клацнути на кнопці Тип файлу в діалоговому вікні Збереження документа і вибрати пункт Шаблон документа (*. dot).
Вибравши пункт Шаблон документа, відкрити папку Шаблони. Можна вибрати категорію папки для зберігання шаблону. Ввести описову назву шаблону в полі Ім'я файлу і зберегти шаблон. Тепер шаблон з'явиться в діалоговому вікні Файл → Створити в якийсь з категорій або на вкладці Загальні.
3. Microsoft Excel
Формат ячеек
Для форматування комірок використовується панель Форматування, діалогове вікно Формат клітинок або контекстне меню. Виділивши форматується осередку, треба відкрити діалогове вікно форматування осередків. Для цього дат команду Файл → Осередки або, клацнувши правою кнопкою мишки, вибрати в контекстному меню пункт Формат клітинок. Діалогове вікно Формат клітинок містить кілька вкладок: Число, Вирівнювання, Шрифт, Кордон, Вид та Захист.
Функції
Функції програми Excel застосовуються у статистичних, фінансових, математичних, інженерних та інших розрахунках. Функція обчислює число: підсумок, середнє, розмір процентних відрахувань, середнє геометричне групи чисел. При використанні функції необхідно застосовувати особливий синтаксис. Функції є формулами, тому всі вони починаються зі знака «═». Після знака «═» йде ім'я функції, а потім аргументи, укладені в дужки.
Діаграми
Діаграма - це графічне представлення числових даних. Діаграми створюються за елементами даних - окремим числах робочого аркуша і рядам даних - групам даних усередині стовпця або рядка. Простіше за все створити діаграму за допомогою майстра діаграм. Почати роботу слід з виділення даних, за якими буде будується діаграма, за винятком назви. Вибравши дані, клацнути на кнопці Майстер діаграм на панелі інструментів. На першому етапі вибрати тип діаграми зі списку Тип. Вибравши тип діаграми на лівій панелі, на правій панелі вибрати її тип. Після вибору виду і типу діаграми натиснути кнопку Далі. На другому етапі переконатися в правильності обраного діапазону, після внесення необхідних змін натиснути кнопку Далі. На третьому етапі задати різні параметри діаграми за допомогою наступних закладок: Заголовки, Осі, Лінії сітки, Легенда, Підписи даних, Таблиця даних. По ходу установки параметрів у вікні перегляду будуть відображатися внесені зміни. Після завершення встановлення параметрів клацнути на кнопці Далі. На останньому етапі роботи майстра визначається місце розміщення діаграми на аркуші. Після натискання кнопки Готово діаграма буде створена і розміщена.
Фільтрація даних
У багатьох випадках зручніше працювати з підмножиною бази даних - обмеженою групою записів. Для того щоб вибрати записи, що задовольняють певній умові, і тимчасово приховати всі інші записи, використовується фільтр. Фільтр задають, вводячи умова фільтрації.
Фільтрація списку дозволяє знаходити і відбирати для обробки частина записів у списку, таблиці або базі даних. У відфільтрованому списку виводяться на екран тільки ті рядки, які містять певне значення або відповідають певним критеріям. При цьому інші рядки виявляються прихованими. У Excel для фільтрації даних використовуються команди Автофільтр і Розширений фільтр.
Вибравши будь-яку клітинку в базі даних, дати команду Дані → Фільтр → Автофільтр. Excel читає всі записи в базі даних і створює список умов фільтрації для кожного поля. Клацнути на розкривала кнопці, яка з'являється поруч із кожним іменем поля, щоб отримати доступ до списку умов. Щоб після фільтрації знову відобразити всю базу даних, слід вибрати пункт Все як критерій фільтра у всіх полях або просто дати команду Дані → Фільтр → Показати всі.
Зведені таблиці
Зведені таблиці представляють собою потужний інструмент аналізу даних. Зведена таблиця узагальнює відомості в стовпцях бази даних в їх зв'язку один з одним. Для побудови зведеної таблиці, вибравши будь-яку клітинку, дати команду Дані → Зведена таблиця - буде запущений Майстер зведених таблиць. На першому етапі повідомити програмі рід використовуваних даних. Клацнути на кнопці Далі. На другому етапі уточнити діапазон бази даних. Пропонований діапазон обводиться мерехтливої лінією. Клацнуть на кнопці Далі. У зведеній таблиці чотири області: зона сторінки, мітки стовпців, мітки рядків і дані. На цьому етапі зведену таблицю оформляють. Перетягуючи кнопки полів в зони розміщення. На четвертому етапі задається остаточне оформлення і місце розміщення зведеної таблиці. За замовчуванням зведена таблиця розміщується на новому робочому столі.
4. Програма ABBY FineReader
Програма FineReader призначена для роботи в OC Windows і дотримується всіх вимог, які пред'являються до додатків Windows. Запуск програми здійснюється через головне меню, в якому після установки програми з'являються відповідні пункти.
Робоча область вікна програми розбита на кілька окремих областей. По лівому краю розташовується вертикальна панель Пакет. Ця панель містить список всіх графічних зображень, що вимагають перетворення в текст. У нижній частині робочої області розташовується панель, що показує фрагмент відсканованого зображення у збільшеному вигляді. Ця панель допомагає побачити реальні знаки на зображенні і зрозуміти, чи правильно було проведено розпізнавання. Інша частина робочої області приділяється для розміщення вікон документів. Кожна графічна сторінка може відображатися в цій області в двох видах: як вихідне зображення і в текстовому вигляді після розпізнавання. Вікна мають відповідні назви - Зображення або Текст.
Панелі інструментів. У верхній частині вікна розташовуються рядок меню та панелі інструментів. Панелі інструментів можуть включатися або відключатися через меню Вид.
Панель Стандартна. Містить кнопки для відкриття та створення документів, а також для стандартних операцій з буфером обміну. Інші кнопки панелі дозволяють перемикатися між сторінками одного пакету, а також змінювати невдалі або помилкове сканування документа. Найбільш важливою є панель Scan & Read. Кнопки цієї панелі відповідають основним операціям, що виконуються в ході сканування та розпізнавання.
Панель Розпізнавання. Містить списки, що розкриваються, що дозволяють вибрати мову документа і задати якість друку документа.
Панель Інструменти. Використовується при управлінні сегментацією документа. Вона дозволяє вказати, які фрагменти сторінки слід включити в підсумковий документ, і задати їх порядок.
Панель Форматування. Дозволяє змінювати оформлення тексту в отриманому в ході розпізнавання текстовому документі.
Сканування документа
Для проведення сканування за допомогою програми FineReader треба включити сканер і запустити цю програму. Сканування проводиться по клацанню на кнопці Сканувати на панелі Scan & Read. Програма FineReader здатна або використовувати драйвер TWAIN, або взаємодіяти зі сканером безпосередньо.
Щоб вказати використовуваний драйвер. А також змінити деякі інші налаштування, слід клацнути на розкривала кнопці поруч з кнопкою Сканувати і вибрати в меню пункт Параметри.
Саме сканування проводиться в автоматичному режимі і вимагає тільки технічного втручання користувача, наприклад перегортання сторінок сканованого документа. Всі дії користувача в рамках програми під час сканування заблоковані спеціальним діалоговим вікном, повідомляються про те, що йде процес сканування.
Розпізнавання документа
Саме розпізнавання являє автоматичний процес не допускає втручання користувача. Це основний етап роботи програми. Для запуску розпізнавання необхідно натиснути на кнопку Розпізнати на панелі інструментів Scan & Read. Під час виконання розпізнавання на екран видається діалогове вікно Розпізнавання, призначення якого - надати можливість переривання роботи. Рядка по мірі їх розпізнавання забарвлюються в блакитний колір. Розпізнаний текст буде поміщений у вікно Текст. В іншому випадку діалогове вікно розпізнавання буде розширено і в ньому з'являться поради, що пояснюють причини, які можуть заважати нормальному розпізнаванню документа.
Збереження документа
Розпізнаний документ необхідно зберегти. Програма надає кілька можливостей збереження документа. Для того щоб побачити всі пропоновані варіанти збереження, слід клацнути на кнопці розкривається і ознайомитися з відкрилися меню. Найбільш стандартному збереженню відповідає команда Зберегти у файл. У цьому випадку відкривається стандартне діалогове вікно Збереження, в якому можна вказати тип зберігається документа, а також те, які з розпізнаних сторінок слід зберегти.
Список, що розкривається, що визначає тип документа, містить безліч варіантів збереження. Наприклад, підтримуються варіанти збереження форматування тексту (файли. DOC,. RTF), можливість використання формату HTML, збереження неформатованого тексту, а також різні способи збереження документа у вигляді таблиці або бази даних (. XLS,. DBF,. CSV і так далі) . Текст можна не зберігати у файл, а передавати в іншу програму для подальшої обробки. Можлива також пряма передача даних в потрібну програму, наприклад Word або Excel. При виборі такого пункту відповідна програма запускається автоматично, і в неї передається розпізнаний текст у вигляді єдиного документа. Подальша обробка тексту і його збереження може вже проводитися за допомогою цих програм.
5. Робота з базами даних
Пошук даних
Access забезпечує простий спосіб пошуку окремих записів. Програма дозволяє проводити пошук по частині імені, якщо є ймовірність що ім'я можна цілком написати неправильно.
Для користування пошуковим засобом Access, необхідно клацнути на полі, яке містить розшукувані дані, потім на панелі інструментів клацнути на полі Знайти - відкриється діалогове вікно Пошук в полі.
Після клацання на полі, по якому буде здійснюватись діяльність, можна набрати в рядку Зразок той текст, який розшукуватиметься, після чого треба клацнути на кнопці Знайти. Access проведе пошук за вказаною полю і знайде перший збіг вмісту запису з введеним текстом. Якщо таких записів кілька, можна клацнути на кнопці Знайти далі і розшукати наступний запис. Після того, як буде розшукати останній запис, що містить заданий текст, клацання на кнопці Знайти дасть повідомлення про те, що потрібних записів більше немає.
У Access передбачено деяку кількість параметрів, що настроюються, які можуть допомогти тоді, коли пошук не настільки очевидна. Можна, наприклад, встановити завдання на пошук записів, що починаються з потрібного слова, вибравши пункт З початку поля або З будь-якою частиною поля в списку, що Збіг.
Можна також вибрати режим пошуку по записах, розташованим вище або нижче поточної запису, а також по всіх полях. Для більш точного пошуку необхідно встановити прапорець Враховувати регістр.
Підготовка до друку
У меню Сервис вибрати команду Аналіз і підкомандами Архіваріус. Перейти на вкладку, що відповідає типу об'єкта бази даних, який потрібно переглянути або вивести на друк. Щоб вивести список об'єктів бази даних перейти на вкладку Усі об'єкти. Виділити об'єкти, опис яких потрібно переглянути або вивести на друк. Натиснути кнопку Параметри, щоб вказати елементи об'єкта, які слід роздрукувати, і натиснути кнопку OK. Тепер можна виконати одну з таких дій. Щоб роздрукувати опису, натиснути кнопку Друк
на панелі інструментів. Рекомендується перевірити довжину описів перед друком, тому що деякі з них, особливо для форми або звіту, можуть складатися з багатьох сторінок.
6. Словники і перекладачі
Словники
Сімейство словників Polyglossum фірми ЕТС включає в себе словники англійської (у тому числі Великий російсько-англійський політехнічний, Великий російсько-англійський загальнолексичного на 600 тисяч термінів і т.д.), німецького, а також фінського і шведського мови, французький технічний словник та ін .
Особливістю цих словників є підтримка різних кодувань російської мови: DOS-866, Windows-1251, KOI8-R, Cyrillic-German і ряду інших, а також гнучкі налаштування шрифтів системи.
Перехід до словника з будь-якого текстового вікна (текстові редактори, електронні таблиці, браузери та інше) по комбінації Alt-1. Виділене слово відразу потрапляє в рядок введення і йому приписується словникова стаття. Якщо знайдена словникова стаття влаштовує користувача, необхідно натиснути кнопку Enter і отримуємо друге вікно зі значенням цього слова, якщо ж слово не те, то необхідно вибрати інше зі списку або ж вибрати інший словник. На будь-яке з виділених слів можна перейти за допомогою стрілок курсору або миші і натиснути Enter. Будуть показані додаткові значення цього слова або приклади з ним. Звичайна схема використання словника Polyglossum: головне вікно зі списком словникових статей та два додаткових незалежних віконця.
Клацання правої кнопки миші перемикає будь-яке додаткове вікно в режим копіювання і в користувача з'являється можливість виділити потрібні рядки і скопіювати. Непотрібні вікна закриваються клавішею Esc або іншим прийнятим у Windows способом.
У Поліглоссума словник перевертається - англо-російський і російсько-англійський словники повністю рівноправні. Це означає, що однокореневі і близькі за написанням слова можна шукати на обох мовах. Polyglossum не припускає пошук у всіх словниках одночасно. Змінюється словник у меню Словник і виходить новий розділ значень. Ім'я підключеного в даний момент словника завжди можна подивитися в заголовку головного вікна. У пункті меню Передісторія. (History) є список слів, які відвідувалися раніше в сеансі роботи, що дозволяє повернутися до будь-якого з них.
Про налаштуваннях. У меню Установки. (Options) є рядок User Language, з якої випадає список мов інтерфейсу. Оболонка словника може бути англійською, російською. Німецькому або фінською мовами. Маємо можливість зміни гарячих клавіш за допомогою команди HotKey в меню Установки.
Перевагою програми є те, що її можна купувати і завантажувати з Інтернету.
Перекладачі
При використанні програми Promt 98 для автоматичного перекладу текстів, великий вплив на якість перекладу надають використовувані словники, як в принципі і при використанні інших програм-перекладачів. Програма Promt 98 використовує при перекладі тексту три типи словників:
генеральний;
спеціалізований;
призначений для користувача.
Генеральний словник містить загальновживані слова, які можуть зустрітися в самих різних документах. Цей словник використовується завжди.
Спеціалізовані словники містять терміни з різних областей знань. Одне і те ж слово може мати одне значення при звичайному використанні і абсолютно інше вживання в ролі терміна. Перегляд певних спеціалізованих словників може бути включений або відключений, також не допускається їх редагування.
Словники заносяться безпосередньо користувачем. У ці словники можуть бути занесені слова, відсутні в будь-якому з готових словників.
Список словників наведено на вкладці Використовувані словники на інформаційній панелі. Як правило першим в списку йде користувальницький словник, відкритий для редагування і зміни. Для перекладу спеціалізованих документів, необхідно використовувати спеціалізовані словники, що входять до складу програми-перекладача. Ці словники підключаються вручну користувачем, залежно від обраної тематики перекладу. Для перекладу, наприклад, документів з правовою тематикою необхідно вибрати юридичний словник, який допоможе найбільш точно і близько до тексту оригіналу здійснити переклад документа. Для перекладу бажано використовувати словник однієї тематики, інакше програма при використанні декількох словників різної тематики може перевести деякі слова неправильно, до того ж це призведе до уповільнення перекладу.
Програма Promt має вікно як би розділене на дві половинки, які за бажанням користувача можуть розташовуватися як вертикально, так і горизонтально. У верхній частині розташовується оригінал тексту, підготовленого для перекладу, нижня частина залишається порожньою. Для здійснення переказу тексту на англійську мову, на вкладці Напрямок перекладу необхідно вибрати Російсько → Англійська і натиснути кнопку Перекласти. Переклад тексту може здійснюватися як повністю, так і по абзацах, а також по виділеним фрагментам. У процесі перекладу в нижній половинці вікна з'являється текст вже перекладеного документу, який після закінчення перекладу можна за необхідності відредагувати.
Аналогічним чином працюють і багато інших програм перекладачі. Зокрема російсько-український перекладач RutaPlay також має функцію вибору тематики перекладу, що дозволяє максимально точно перекласти той чи інший документ. У свою чергу російсько-українки-англійський перекладач Pragma має вбудовану функцію оновлення бази даних через Інтернет, що дозволяє йому автоматично оновлювати словникову базу, тим самим розширюючи можливості перекладу.
Багато перекладачі мають можливості збереження перекладених і вихідних документів у зовнішніх додатках, таких як Word і Excel, це дозволяє значно спростити процедуру редагування документів і виведення їх на друк.
7. Microsoft PowerPoint
Створення електронної презентації
Після запуску програми Microsoft PowerPoint на екрані буде відображено діалогове вікно, в якому пропонується вибрати один з можливих режимів створення презентації.
Майстер автовмісту. При виборі даного пункту запускається майстер автовмісту, який дозволяє створити набір слайдів певного формату на обрану тему.
На першому кроці роботи з майстром відображається вікно з вступної інформацією щодо створення нової презентації, в якому слід натиснути кнопку Далі. Другий крок передбачає вибір одного із стандартних видів презентації, які визначають її основну ідею і зміст. На наступному етапі необхідно визначити спосіб виведення презентації, наприклад, презентація на екрані або презентація в Інтернеті.
Потім слід вказати заголовок презентації, а також вибрати об'єкти, які будуть розміщуватися на кожному слайді. Остання вікно майстра містить інформацію про те, що всі необхідні дані вказані. Для завершення роботи зі створення презентації слід натиснути кнопку Готово, після чого буде створена нова презентація обраної структури.
Шаблон оформлення. Цей режим дає можливість використовувати наявні в PowerPoint структури, фони та набори кольорів при створенні слайдів для презентації одного зі стандартних типів. У цьому випадку відображається діалогове вікно Створити презентацію, яке також виводиться при виконанні команди Файл ® Створити. У даному вікні є три вкладки:
Загальні - створення нової презентації або запуск майстра автовмісту;
Презентації - вибір для нової презентації структури одного з наявних шаблонів;
Шаблони оформлення - вибір для оформлення нової презентації одного з наявних шаблонів, які представляють собою набір параметрів шрифтів, використовуваних у слайдах, колір фону слайда презентації і т.д.
Шаблон оформлення може бути застосований не лише до створюваної, але і до вже існуючої презентації. Для цього слід відкрити необхідну презентацію і потім скористатися командою Формат ® Застосувати шаблон оформлення. Після вибору потрібного шаблону слід натиснути кнопку ОК, щоб він був застосований до всіх слайдів відкритої презентації.
Порожня презентація. При виборі даного пункту буде створений новий слайд, для якого можна буде вибрати автомакет, тобто вид його оформлення. Цей режим слід використовувати в тому випадку, якщо користувач ясно уявляє собі зовнішній вигляд створюваної презентації, а також формат слайдів, які будуть входити до її складу.
При створенні нового слайду за допомогою цього пункту буде відображено діалогове вікно Створення слайда. У цьому вікні необхідно вибрати макет створюваного слайда та натиснути кнопку ОК.
Відкрити презентацію. Вибір цього режиму дозволяє відкрити одну з раніше створених презентацій. Якщо у видимій частині списку немає необхідної презентації, то для її відкриття слід скористатися пунктом Інші файли.
Гіперпосилання
У презентацію можна додати гіперпосилання і використовувати їх для переходу в різні місця, наприклад, до довільного показу, певного слайда в даній презентації, до зовсім іншої презентації, документу Microsoft Word або листу Microsoft Excel, Адресу в Інтернеті, локальній мережі або до редагування повідомлення для певної адреси. Гіперпосилання можна уявити будь-яким об'єктом, включаючи текст, фігури, таблиці, графіки та малюнки. Щоб додати гіперпосилання необхідно натиснути на кнопці Гіперпосилання. У PowerPoint також включені деякі готові до використання кнопки (пункт Керуючі кнопки в меню Показ слайдів), які можна додати в презентацію, призначивши відповідну гіперпосилання. На керуючих кнопках зображені значки, такі як стрілки вліво і вправо. Вони служать для створення інтуїтивно зрозумілих позначень для переходу до наступного, попереднього, першому і останньому слайдів. Ці кнопки можна використовувати в автоматичній презентації в кіоску чи у презентації, яку планується опублікувати в локальній мережі або в Інтернеті. У PowerPoint також є кнопки для відтворення фільмів і звуків. Текст, який представляє гіперпосилання, підкреслено й забарвлений кольором, відповідним колірній схемі. Після вибору гіперпосилання і переходу до об'єкта, на який вона вказує, колір гіперпосилання змінюється, показуючи, що вона вже була відкрита. Гіперпосилання стають активними під час показу слайдів, а не під час редагування. За наявності тексту у фігурі тексту і фігуру можна призначити гіперпосилання.
Список літератури
1. Алексєєв А., Евгеев Г., Мураховський В., Симонович С., Новітній самовчитель роботи на комп'ютері. - Москва: видавництво «ДЕСС КОМ», 2000. - 654с.
2. Левін О. Самовчитель корисних програм. - М.: «Нолидж», 1999. - 496с.
3. Глушаков С.В., сурядні А.С. Microsoft Office: Навчальний курс / Худож. - Оформлювач А.С. Юхтман. - Харків: Фоліо; Ростов н / Д: Фенікс, 2002. - 500С. - (Домашня б-ка).
4. Макарова Н. Комп'ютерне діловодство. Навчальний посібник. - М., 2000
Зміст і покажчики
Довгі документи більш зручні, якщо вони містять предметний покажчик ключових слів і фраз. Word має засоби для автоматичного створення та оновлення покажчика. Слід вибрати текст, що включається до предметний покажчик, і натиснути комбінацію клавіш ALT + SHIFT + X - відкриється діалогове вікно Визначення елемента покажчика. Виділений текст можна залишити як елемент предметного покажчика або попередньо відредагувати. До основного елементу можна додати ще два додаткових. Клацнути на кнопці Позначити, щоб позначити вибраний текст як елемент предметного покажчика. Клацання на кнопці Помітити всі позначає всі входження обраного тексту в документі. Після введення всіх елементів слід перейти на останню сторінку документу. Вставити розрив сторінки і ввести заголовок для предметного покажчика. Залишити вільне місце після заголовка, дати команду Вставити ® Зміст і покажчики. Відкриється діалогове вікно Зміст і покажчики. У ньому можна вибрати тип і формат покажчика та переглянути вибраний варіант на панелі попереднього перегляду. Клацнути кнопку ОК - покажчик автоматично з'явиться в призначеному місці.
Створити зміст буде простіше, якщо в документі використані стилі заголовків. В іншому випадку доведеться переглянути весь документ і застосувати відповідні стилі до тексту, який треба включити в зміст.
Для створення змісту необхідно перейти на початок або кінець документа і вставити розрив сторінки. На порожній сторінці дати команду Вставка ® Зміст і покажчики. Відкрити вкладку Зміст і підібрати відповідний формат. Вибравши формат, натиснути кнопку ОК.
Зміст можна редагувати вручну. Якщо на ньому клацнути, воно буде виглядати як виділене цілком, однак можливість виділення і правки тексту всередині змісту збережеться. Для зміни рівня заголовків, представлених у змісті, слід дати команду Вставка ® Зміст і покажчики ® Зміст і змінити число рівнів. Можна змінити символ-заповнювач, вибравши потрібний із списку, що розкривається. Після клацання на кнопці ОК створюється нове зміст з потрібною кількістю рівнів.
Автотекст
Засіб Автотекст - дозволяє зберігати відформатований текст і графіку аж до декількох абзаців довгою і вставляти їх натисканням декількох клавіш.
Для створення запису автотексту необхідно виділити текст, який буде таким чином збережений. Щоб запам'ятати недруковані символи, клацнути на кнопці Недруковані символи і переконається, що вибраний фрагмент включає і їх. Дати команду Вставка → Автотекст → Створити. Вказати ім'я запису. Для вставки автотексту в документ ввести ім'я і натиснути клавішу F3.
Конверти та наклейки
Для створення наклейок у діалоговому вікні Злиття вибрати із списку Створити пункт Наклейки. Після вибору джерела даних клацнути на кнопці Налаштування. Відкриється діалогове вікно Параметри наклейки, що пропонує вибір розміру наклейок. Після вибору типу наклейки клацнути на кнопці ОК - відкриється діалогове вікно Створення наклейок. Клацнути на кнопці Вставити поле злиття для підстановки полів злиття в наклейку. Ввести з клавіатури будь-який текст.
Для створення конвертів вибрати пункт Конверти. Вибрати розмір конверта зі списку. Клацнути на кнопці ОК - відкриється діалогове вікно Адреса. Вставити назви полів злиття. Після закриття вікна Word відкриє діалогове вікно Злиття, що дозволяє провести злиття даних для надпечатки конвертів.
Майстер листів
Майстер листів Word допомагає швидко і просто створювати листи. У ньому є списки часто використовуваних елементів листів, звідки можна вибрати, наприклад, вітання чи прощання. Крім того, загальноприйняті стилі листів дозволяють об'єднати елементи структури листи. Для запуску майстра листів необхідно скористатися меню Файл. Вибрати команду Створити, а потім на вкладці Листи і факси двічі клацнути Майстер листів.
Шаблони
Шаблон є основою кожного документа. Шаблон - це набір параметрів форматування, який доступний при створенні нового документа. Звичайний (стандартний) шаблон також містить елементи автотексту, макроси, панелі інструментів, меню та операції, присвоєні сполученням клавіш.
За командою Файл → Створити або Створити документ Microsoft Office надається набір шаблонів. Список шаблонів визначається при установці Word, але туди додаються й нові шаблони, створені на комп'ютері.
Шаблони містять символи символи там, де можна вставити свій текст. При збереженні документа, створеного за допомогою шаблону, йому, як і будь-якого іншого документу, присвоюється ім'я. Щоб використовувати документ як шаблон для майбутніх документів або якщо документ з самого початку створюється як шаблон, клацнути на кнопці Тип файлу в діалоговому вікні Збереження документа і вибрати пункт Шаблон документа (*. dot).
Вибравши пункт Шаблон документа, відкрити папку Шаблони. Можна вибрати категорію папки для зберігання шаблону. Ввести описову назву шаблону в полі Ім'я файлу і зберегти шаблон. Тепер шаблон з'явиться в діалоговому вікні Файл → Створити в якийсь з категорій або на вкладці Загальні.
3. Microsoft Excel
Формат ячеек
Для форматування комірок використовується панель Форматування, діалогове вікно Формат клітинок або контекстне меню. Виділивши форматується осередку, треба відкрити діалогове вікно форматування осередків. Для цього дат команду Файл → Осередки або, клацнувши правою кнопкою мишки, вибрати в контекстному меню пункт Формат клітинок. Діалогове вікно Формат клітинок містить кілька вкладок: Число, Вирівнювання, Шрифт, Кордон, Вид та Захист.
Функції
Функції програми Excel застосовуються у статистичних, фінансових, математичних, інженерних та інших розрахунках. Функція обчислює число: підсумок, середнє, розмір процентних відрахувань, середнє геометричне групи чисел. При використанні функції необхідно застосовувати особливий синтаксис. Функції є формулами, тому всі вони починаються зі знака «═». Після знака «═» йде ім'я функції, а потім аргументи, укладені в дужки.
| Категорії функцій | Дія |
| Фінансові | Обчислюють процентні ставки, щомісячні відрахування, амортизаційні відрахування. |
| Дата і час | Відображають поточну годину, день тижня, час і число. |
| Математичні | Обчислюють абсолютні величини, косинуси і логарифми. |
| Статистичні | Містять загальні функції, які використовуються для обчислення середніх призначень, найбільшого і найменшого числа в діапазоні і ін |
| Посилання та масиви | Обчислюють і повертають значення з діапазону; створюють гіперпосилання для мережевих або Web-документів. |
| Робота з базою даних | Обчислюють значення в таблицях без даних Excel. |
| Текстові | Перетворять текст у верхній або нижній регістр, обрізають символи з правого або лівого кінця рядка тексту, об'єднують текстові рядки. |
| Логічні | Обчислюють вираження і повертають значення TRUE або FALSE, які використовуються при виконанні іншої дії або форматування. |
| Перевірка властивостей і значень | Повертають з Excel у Windows інформацію про поточний статус осередку, об'єкта чи середовища. |
Діаграма - це графічне представлення числових даних. Діаграми створюються за елементами даних - окремим числах робочого аркуша і рядам даних - групам даних усередині стовпця або рядка. Простіше за все створити діаграму за допомогою майстра діаграм. Почати роботу слід з виділення даних, за якими буде будується діаграма, за винятком назви. Вибравши дані, клацнути на кнопці Майстер діаграм на панелі інструментів. На першому етапі вибрати тип діаграми зі списку Тип. Вибравши тип діаграми на лівій панелі, на правій панелі вибрати її тип. Після вибору виду і типу діаграми натиснути кнопку Далі. На другому етапі переконатися в правильності обраного діапазону, після внесення необхідних змін натиснути кнопку Далі. На третьому етапі задати різні параметри діаграми за допомогою наступних закладок: Заголовки, Осі, Лінії сітки, Легенда, Підписи даних, Таблиця даних. По ходу установки параметрів у вікні перегляду будуть відображатися внесені зміни. Після завершення встановлення параметрів клацнути на кнопці Далі. На останньому етапі роботи майстра визначається місце розміщення діаграми на аркуші. Після натискання кнопки Готово діаграма буде створена і розміщена.
Фільтрація даних
У багатьох випадках зручніше працювати з підмножиною бази даних - обмеженою групою записів. Для того щоб вибрати записи, що задовольняють певній умові, і тимчасово приховати всі інші записи, використовується фільтр. Фільтр задають, вводячи умова фільтрації.
Фільтрація списку дозволяє знаходити і відбирати для обробки частина записів у списку, таблиці або базі даних. У відфільтрованому списку виводяться на екран тільки ті рядки, які містять певне значення або відповідають певним критеріям. При цьому інші рядки виявляються прихованими. У Excel для фільтрації даних використовуються команди Автофільтр і Розширений фільтр.
Вибравши будь-яку клітинку в базі даних, дати команду Дані → Фільтр → Автофільтр. Excel читає всі записи в базі даних і створює список умов фільтрації для кожного поля. Клацнути на розкривала кнопці, яка з'являється поруч із кожним іменем поля, щоб отримати доступ до списку умов. Щоб після фільтрації знову відобразити всю базу даних, слід вибрати пункт Все як критерій фільтра у всіх полях або просто дати команду Дані → Фільтр → Показати всі.
Зведені таблиці
Зведені таблиці представляють собою потужний інструмент аналізу даних. Зведена таблиця узагальнює відомості в стовпцях бази даних в їх зв'язку один з одним. Для побудови зведеної таблиці, вибравши будь-яку клітинку, дати команду Дані → Зведена таблиця - буде запущений Майстер зведених таблиць. На першому етапі повідомити програмі рід використовуваних даних. Клацнути на кнопці Далі. На другому етапі уточнити діапазон бази даних. Пропонований діапазон обводиться мерехтливої лінією. Клацнуть на кнопці Далі. У зведеній таблиці чотири області: зона сторінки, мітки стовпців, мітки рядків і дані. На цьому етапі зведену таблицю оформляють. Перетягуючи кнопки полів в зони розміщення. На четвертому етапі задається остаточне оформлення і місце розміщення зведеної таблиці. За замовчуванням зведена таблиця розміщується на новому робочому столі.
4. Програма ABBY FineReader
Програма FineReader призначена для роботи в OC Windows і дотримується всіх вимог, які пред'являються до додатків Windows. Запуск програми здійснюється через головне меню, в якому після установки програми з'являються відповідні пункти.
Робоча область вікна програми розбита на кілька окремих областей. По лівому краю розташовується вертикальна панель Пакет. Ця панель містить список всіх графічних зображень, що вимагають перетворення в текст. У нижній частині робочої області розташовується панель, що показує фрагмент відсканованого зображення у збільшеному вигляді. Ця панель допомагає побачити реальні знаки на зображенні і зрозуміти, чи правильно було проведено розпізнавання. Інша частина робочої області приділяється для розміщення вікон документів. Кожна графічна сторінка може відображатися в цій області в двох видах: як вихідне зображення і в текстовому вигляді після розпізнавання. Вікна мають відповідні назви - Зображення або Текст.
Панелі інструментів. У верхній частині вікна розташовуються рядок меню та панелі інструментів. Панелі інструментів можуть включатися або відключатися через меню Вид.
Панель Стандартна. Містить кнопки для відкриття та створення документів, а також для стандартних операцій з буфером обміну. Інші кнопки панелі дозволяють перемикатися між сторінками одного пакету, а також змінювати невдалі або помилкове сканування документа. Найбільш важливою є панель Scan & Read. Кнопки цієї панелі відповідають основним операціям, що виконуються в ході сканування та розпізнавання.
Панель Розпізнавання. Містить списки, що розкриваються, що дозволяють вибрати мову документа і задати якість друку документа.
Панель Інструменти. Використовується при управлінні сегментацією документа. Вона дозволяє вказати, які фрагменти сторінки слід включити в підсумковий документ, і задати їх порядок.
Панель Форматування. Дозволяє змінювати оформлення тексту в отриманому в ході розпізнавання текстовому документі.
Сканування документа
Для проведення сканування за допомогою програми FineReader треба включити сканер і запустити цю програму. Сканування проводиться по клацанню на кнопці Сканувати на панелі Scan & Read. Програма FineReader здатна або використовувати драйвер TWAIN, або взаємодіяти зі сканером безпосередньо.
Щоб вказати використовуваний драйвер. А також змінити деякі інші налаштування, слід клацнути на розкривала кнопці поруч з кнопкою Сканувати і вибрати в меню пункт Параметри.
Саме сканування проводиться в автоматичному режимі і вимагає тільки технічного втручання користувача, наприклад перегортання сторінок сканованого документа. Всі дії користувача в рамках програми під час сканування заблоковані спеціальним діалоговим вікном, повідомляються про те, що йде процес сканування.
Розпізнавання документа
Саме розпізнавання являє автоматичний процес не допускає втручання користувача. Це основний етап роботи програми. Для запуску розпізнавання необхідно натиснути на кнопку Розпізнати на панелі інструментів Scan & Read. Під час виконання розпізнавання на екран видається діалогове вікно Розпізнавання, призначення якого - надати можливість переривання роботи. Рядка по мірі їх розпізнавання забарвлюються в блакитний колір. Розпізнаний текст буде поміщений у вікно Текст. В іншому випадку діалогове вікно розпізнавання буде розширено і в ньому з'являться поради, що пояснюють причини, які можуть заважати нормальному розпізнаванню документа.
Збереження документа
Розпізнаний документ необхідно зберегти. Програма надає кілька можливостей збереження документа. Для того щоб побачити всі пропоновані варіанти збереження, слід клацнути на кнопці розкривається і ознайомитися з відкрилися меню. Найбільш стандартному збереженню відповідає команда Зберегти у файл. У цьому випадку відкривається стандартне діалогове вікно Збереження, в якому можна вказати тип зберігається документа, а також те, які з розпізнаних сторінок слід зберегти.
Список, що розкривається, що визначає тип документа, містить безліч варіантів збереження. Наприклад, підтримуються варіанти збереження форматування тексту (файли. DOC,. RTF), можливість використання формату HTML, збереження неформатованого тексту, а також різні способи збереження документа у вигляді таблиці або бази даних (. XLS,. DBF,. CSV і так далі) . Текст можна не зберігати у файл, а передавати в іншу програму для подальшої обробки. Можлива також пряма передача даних в потрібну програму, наприклад Word або Excel. При виборі такого пункту відповідна програма запускається автоматично, і в неї передається розпізнаний текст у вигляді єдиного документа. Подальша обробка тексту і його збереження може вже проводитися за допомогою цих програм.
5. Робота з базами даних
Пошук даних
Access забезпечує простий спосіб пошуку окремих записів. Програма дозволяє проводити пошук по частині імені, якщо є ймовірність що ім'я можна цілком написати неправильно.
Для користування пошуковим засобом Access, необхідно клацнути на полі, яке містить розшукувані дані, потім на панелі інструментів клацнути на полі Знайти - відкриється діалогове вікно Пошук в полі.
Після клацання на полі, по якому буде здійснюватись діяльність, можна набрати в рядку Зразок той текст, який розшукуватиметься, після чого треба клацнути на кнопці Знайти. Access проведе пошук за вказаною полю і знайде перший збіг вмісту запису з введеним текстом. Якщо таких записів кілька, можна клацнути на кнопці Знайти далі і розшукати наступний запис. Після того, як буде розшукати останній запис, що містить заданий текст, клацання на кнопці Знайти дасть повідомлення про те, що потрібних записів більше немає.
У Access передбачено деяку кількість параметрів, що настроюються, які можуть допомогти тоді, коли пошук не настільки очевидна. Можна, наприклад, встановити завдання на пошук записів, що починаються з потрібного слова, вибравши пункт З початку поля або З будь-якою частиною поля в списку, що Збіг.
Можна також вибрати режим пошуку по записах, розташованим вище або нижче поточної запису, а також по всіх полях. Для більш точного пошуку необхідно встановити прапорець Враховувати регістр.
Підготовка до друку
У меню Сервис вибрати команду Аналіз і підкомандами Архіваріус. Перейти на вкладку, що відповідає типу об'єкта бази даних, який потрібно переглянути або вивести на друк. Щоб вивести список об'єктів бази даних перейти на вкладку Усі об'єкти. Виділити об'єкти, опис яких потрібно переглянути або вивести на друк. Натиснути кнопку Параметри, щоб вказати елементи об'єкта, які слід роздрукувати, і натиснути кнопку OK. Тепер можна виконати одну з таких дій. Щоб роздрукувати опису, натиснути кнопку Друк
6. Словники і перекладачі
Словники
Сімейство словників Polyglossum фірми ЕТС включає в себе словники англійської (у тому числі Великий російсько-англійський політехнічний, Великий російсько-англійський загальнолексичного на 600 тисяч термінів і т.д.), німецького, а також фінського і шведського мови, французький технічний словник та ін .
Особливістю цих словників є підтримка різних кодувань російської мови: DOS-866, Windows-1251, KOI8-R, Cyrillic-German і ряду інших, а також гнучкі налаштування шрифтів системи.
Перехід до словника з будь-якого текстового вікна (текстові редактори, електронні таблиці, браузери та інше) по комбінації Alt-1. Виділене слово відразу потрапляє в рядок введення і йому приписується словникова стаття. Якщо знайдена словникова стаття влаштовує користувача, необхідно натиснути кнопку Enter і отримуємо друге вікно зі значенням цього слова, якщо ж слово не те, то необхідно вибрати інше зі списку або ж вибрати інший словник. На будь-яке з виділених слів можна перейти за допомогою стрілок курсору або миші і натиснути Enter. Будуть показані додаткові значення цього слова або приклади з ним. Звичайна схема використання словника Polyglossum: головне вікно зі списком словникових статей та два додаткових незалежних віконця.
Клацання правої кнопки миші перемикає будь-яке додаткове вікно в режим копіювання і в користувача з'являється можливість виділити потрібні рядки і скопіювати. Непотрібні вікна закриваються клавішею Esc або іншим прийнятим у Windows способом.
У Поліглоссума словник перевертається - англо-російський і російсько-англійський словники повністю рівноправні. Це означає, що однокореневі і близькі за написанням слова можна шукати на обох мовах. Polyglossum не припускає пошук у всіх словниках одночасно. Змінюється словник у меню Словник і виходить новий розділ значень. Ім'я підключеного в даний момент словника завжди можна подивитися в заголовку головного вікна. У пункті меню Передісторія. (History) є список слів, які відвідувалися раніше в сеансі роботи, що дозволяє повернутися до будь-якого з них.
Про налаштуваннях. У меню Установки. (Options) є рядок User Language, з якої випадає список мов інтерфейсу. Оболонка словника може бути англійською, російською. Німецькому або фінською мовами. Маємо можливість зміни гарячих клавіш за допомогою команди HotKey в меню Установки.
Перевагою програми є те, що її можна купувати і завантажувати з Інтернету.
Перекладачі
При використанні програми Promt 98 для автоматичного перекладу текстів, великий вплив на якість перекладу надають використовувані словники, як в принципі і при використанні інших програм-перекладачів. Програма Promt 98 використовує при перекладі тексту три типи словників:
генеральний;
спеціалізований;
призначений для користувача.
Генеральний словник містить загальновживані слова, які можуть зустрітися в самих різних документах. Цей словник використовується завжди.
Спеціалізовані словники містять терміни з різних областей знань. Одне і те ж слово може мати одне значення при звичайному використанні і абсолютно інше вживання в ролі терміна. Перегляд певних спеціалізованих словників може бути включений або відключений, також не допускається їх редагування.
Словники заносяться безпосередньо користувачем. У ці словники можуть бути занесені слова, відсутні в будь-якому з готових словників.
Список словників наведено на вкладці Використовувані словники на інформаційній панелі. Як правило першим в списку йде користувальницький словник, відкритий для редагування і зміни. Для перекладу спеціалізованих документів, необхідно використовувати спеціалізовані словники, що входять до складу програми-перекладача. Ці словники підключаються вручну користувачем, залежно від обраної тематики перекладу. Для перекладу, наприклад, документів з правовою тематикою необхідно вибрати юридичний словник, який допоможе найбільш точно і близько до тексту оригіналу здійснити переклад документа. Для перекладу бажано використовувати словник однієї тематики, інакше програма при використанні декількох словників різної тематики може перевести деякі слова неправильно, до того ж це призведе до уповільнення перекладу.
Програма Promt має вікно як би розділене на дві половинки, які за бажанням користувача можуть розташовуватися як вертикально, так і горизонтально. У верхній частині розташовується оригінал тексту, підготовленого для перекладу, нижня частина залишається порожньою. Для здійснення переказу тексту на англійську мову, на вкладці Напрямок перекладу необхідно вибрати Російсько → Англійська і натиснути кнопку Перекласти. Переклад тексту може здійснюватися як повністю, так і по абзацах, а також по виділеним фрагментам. У процесі перекладу в нижній половинці вікна з'являється текст вже перекладеного документу, який після закінчення перекладу можна за необхідності відредагувати.
Аналогічним чином працюють і багато інших програм перекладачі. Зокрема російсько-український перекладач RutaPlay також має функцію вибору тематики перекладу, що дозволяє максимально точно перекласти той чи інший документ. У свою чергу російсько-українки-англійський перекладач Pragma має вбудовану функцію оновлення бази даних через Інтернет, що дозволяє йому автоматично оновлювати словникову базу, тим самим розширюючи можливості перекладу.
Багато перекладачі мають можливості збереження перекладених і вихідних документів у зовнішніх додатках, таких як Word і Excel, це дозволяє значно спростити процедуру редагування документів і виведення їх на друк.
7. Microsoft PowerPoint
Створення електронної презентації
Після запуску програми Microsoft PowerPoint на екрані буде відображено діалогове вікно, в якому пропонується вибрати один з можливих режимів створення презентації.
Майстер автовмісту. При виборі даного пункту запускається майстер автовмісту, який дозволяє створити набір слайдів певного формату на обрану тему.
На першому кроці роботи з майстром відображається вікно з вступної інформацією щодо створення нової презентації, в якому слід натиснути кнопку Далі. Другий крок передбачає вибір одного із стандартних видів презентації, які визначають її основну ідею і зміст. На наступному етапі необхідно визначити спосіб виведення презентації, наприклад, презентація на екрані або презентація в Інтернеті.
Потім слід вказати заголовок презентації, а також вибрати об'єкти, які будуть розміщуватися на кожному слайді. Остання вікно майстра містить інформацію про те, що всі необхідні дані вказані. Для завершення роботи зі створення презентації слід натиснути кнопку Готово, після чого буде створена нова презентація обраної структури.
Шаблон оформлення. Цей режим дає можливість використовувати наявні в PowerPoint структури, фони та набори кольорів при створенні слайдів для презентації одного зі стандартних типів. У цьому випадку відображається діалогове вікно Створити презентацію, яке також виводиться при виконанні команди Файл ® Створити. У даному вікні є три вкладки:
Загальні - створення нової презентації або запуск майстра автовмісту;
Презентації - вибір для нової презентації структури одного з наявних шаблонів;
Шаблони оформлення - вибір для оформлення нової презентації одного з наявних шаблонів, які представляють собою набір параметрів шрифтів, використовуваних у слайдах, колір фону слайда презентації і т.д.
Шаблон оформлення може бути застосований не лише до створюваної, але і до вже існуючої презентації. Для цього слід відкрити необхідну презентацію і потім скористатися командою Формат ® Застосувати шаблон оформлення. Після вибору потрібного шаблону слід натиснути кнопку ОК, щоб він був застосований до всіх слайдів відкритої презентації.
Порожня презентація. При виборі даного пункту буде створений новий слайд, для якого можна буде вибрати автомакет, тобто вид його оформлення. Цей режим слід використовувати в тому випадку, якщо користувач ясно уявляє собі зовнішній вигляд створюваної презентації, а також формат слайдів, які будуть входити до її складу.
При створенні нового слайду за допомогою цього пункту буде відображено діалогове вікно Створення слайда. У цьому вікні необхідно вибрати макет створюваного слайда та натиснути кнопку ОК.
Відкрити презентацію. Вибір цього режиму дозволяє відкрити одну з раніше створених презентацій. Якщо у видимій частині списку немає необхідної презентації, то для її відкриття слід скористатися пунктом Інші файли.
Гіперпосилання
У презентацію можна додати гіперпосилання і використовувати їх для переходу в різні місця, наприклад, до довільного показу, певного слайда в даній презентації, до зовсім іншої презентації, документу Microsoft Word або листу Microsoft Excel, Адресу в Інтернеті, локальній мережі або до редагування повідомлення для певної адреси. Гіперпосилання можна уявити будь-яким об'єктом, включаючи текст, фігури, таблиці, графіки та малюнки. Щоб додати гіперпосилання необхідно натиснути на кнопці Гіперпосилання. У PowerPoint також включені деякі готові до використання кнопки (пункт Керуючі кнопки в меню Показ слайдів), які можна додати в презентацію, призначивши відповідну гіперпосилання. На керуючих кнопках зображені значки, такі як стрілки вліво і вправо. Вони служать для створення інтуїтивно зрозумілих позначень для переходу до наступного, попереднього, першому і останньому слайдів. Ці кнопки можна використовувати в автоматичній презентації в кіоску чи у презентації, яку планується опублікувати в локальній мережі або в Інтернеті. У PowerPoint також є кнопки для відтворення фільмів і звуків. Текст, який представляє гіперпосилання, підкреслено й забарвлений кольором, відповідним колірній схемі. Після вибору гіперпосилання і переходу до об'єкта, на який вона вказує, колір гіперпосилання змінюється, показуючи, що вона вже була відкрита. Гіперпосилання стають активними під час показу слайдів, а не під час редагування. За наявності тексту у фігурі тексту і фігуру можна призначити гіперпосилання.
Список літератури
1. Алексєєв А., Евгеев Г., Мураховський В., Симонович С., Новітній самовчитель роботи на комп'ютері. - Москва: видавництво «ДЕСС КОМ», 2000. - 654с.
2. Левін О. Самовчитель корисних програм. - М.: «Нолидж», 1999. - 496с.
3. Глушаков С.В., сурядні А.С. Microsoft Office: Навчальний курс / Худож. - Оформлювач А.С. Юхтман. - Харків: Фоліо; Ростов н / Д: Фенікс, 2002. - 500С. - (Домашня б-ка).
4. Макарова Н. Комп'ютерне діловодство. Навчальний посібник. - М., 2000