Рахунок - розрахунковий документ на оплату товару, виставленого продавцем покупцеві перед поставкою товару. За запитом менеджера з продажу постачальником виставляється рахунок. Спочатку рахунок приходить по факсу, його приймає секретар, перевіряє читаність тексту і віддає його менеджеру. Менеджер погоджує оплату рахунку з бухгалтером, який той свою чергу його оплачує. Після оплати рахунку відвантажується товар і разом з товаром відправляється оригінал рахунку. До рахунку додається рахунок-фактура, товарна накладна, транспортна накладна. Складається рахунок менеджером або бухгалтером. Форма рахунка представлена ​​в Додатку 3.
Комерційна пропозиція
Завдання написання комерційних пропозицій дуже міцно увійшла в життя менеджерів по роботі з корпоративними клієнтами. Клієнти все частіше роблять запит на пропозицію, коли оголошують тендер, щоб вивчити ринок і вибрати найкращого постачальника, а також керуються цілим рядом інших причин, ставлячи отримання пропозиції умовою прийняття рішення про укладення угоди.
Дуже часто для менеджера це стає головним болем. По-перше, слово "пропозиція" має на увазі, що його потрібно писати, а писати завжди складніше, ніж розповідати. Пропозиція повинна бути привабливим, оскільки основною його метою є переконати клієнта в придбанні нашого продукту / послуги. Іноді в силу тих чи інших обставин менеджер не завжди володіє достатньою інформацією для написання пропозиції. Крім цього, написання пропозиції вимагає інвестування часу, але аж ніяк не завжди приводить до бажаного замовленням, залишаючи відчуття досади.
Однак вірно складене пропозиція дозволяє обом сторонам чітко визначити вирішуються завдання і способи їх вирішення, і таким чином, одержувані результати не стають джерелом розчарування і причиною скарг.
У зв'язку з цим проблема написання пропозиції має на увазі не тільки вміння його скласти і зробити привабливим, а й уміння правильно оцінити ситуацію, клієнта, наявні потреби і серйозність намірів, прийняти рішення про написання пропозиції. Зразок комерційної пропозиції ТОВ «Айсберг» представлений у Додатку 4.
Договір - добровільна угода двох або кількох осіб (економічних суб'єктів), що укладається на предмет виконання кожним з них прийнятих на себе зобов'язань по відношенню до інших учасників.
Договір зазвичай містить відомості про його учасників, виклад предмета, сутності угоди, зобов'язання договірних сторін, умови здійснення договору, способи оплати за надані один одному товари, роботи, послуги, форми відповідальності учасників за невиконання прийнятих зобов'язань, умови розірвання або продовження договору, юридичні адреси сторін. Договір скріплюється підписами повноважних представників договірних сторін і печатками (якщо учасник договору - юридична особа). Договори називають також контрактами. Існує безліч видів договорів, визначених їх предметом, змістом і тим, хто в них бере участь. Договір, що містить замовлення однієї особи на виконання робіт або виготовлення продукції іншими особами, називають договором-замовленням. Договори поділяються на прості і нотаріально завірені.
Договір складається менеджером фірми у двох примірниках. Ці екземпляри підписуються обома сторонами, після чого один примірник Договору залишається у Замовника, другий у Виконавця. Зразок договору ТОВ «Айсберг» представлений в Додатку 5.
Акт - це документ, що складається спеціально виділеними посадовими особами (членами комісій), які призначаються наказом керівника і підтверджують встановлені комісією факти, пов'язані з діяльністю підприємства. У залежності від призначення акти бувають різного змісту:
• при зміні працівників, що є матеріально-відповідальними особами, складаються акти прийому-передачі справ;
• при перевірці діяльності підприємства або його структурного підрозділу - акти за результатами обстеження або ревізії;
• складаються акти при списанні що стало непридатним інвентарю або обладнання;
• акти про випробування нових виробів,
• акти про виділення до знищення документів і т. д.
Акт оформляється на загальному бланку і містить такі реквізити:
• гриф затвердження
• найменування виду документа (АКТ)
• дата
• порядковий номер акта
• місце складання
• індекс документа
• заголовок до тексту
• текст
• відмітка про наявність додатку (якщо є Додаток)
• підписи голови та членів комісії
Текст акта складається з двох частин - вступної та констатуючої. У вступній частині вказується підстава для складання акту - вказується номер і дата наказу, на підставі якого була створена комісія і перераховуються укладачі акту - присутні члени комісії із зазначенням їх посад, а також перераховуються інші особи, присутні при роботі комісії, але не є її членами . У констатуючій частині викладаються цілі та завдання складання акта і істота проведеної комісією роботи, а також встановлені факти і висновки.
Кількість оформлюваних примірників акта визначається кількістю зацікавлених сторін, тобто оформляється стільки екземплярів, скільки чоловік виявили бажання отримати примірник акта. При цьому акті вказується кому переданий кожен примірники акта. Акт підписується всіма особами, які брали участь у його складанні. При оформленні підписів членів комісії їх посади не зазначаються. Акт набирає чинності з дня його затвердження керівником підприємства. Зразок акту представлений в Додатку 6.
Довіреність - документ, яким довіряють особа (довіритель) засвідчує, що воно уповноважив свого представника (довірену особу) здійснювати певні, зазначені в документі дії від імені довірителя, тобто від свого імені. Доручення складається у письмовому вигляді на певний термін.
Оскільки ТОВ «Айсберг» постійно працює з постачальниками і підрядниками довіреність є невід'ємним документом.
Довіреність дає право представнику діяти від імені довірителя. Довіреність не робить довірена особа власником.
Пред'являється довіреність завжди в оригіналі.
Існує три види довіреностей:
- Разова;
- Спеціальна;
- Генеральна.
Разова довіреність дає довіреній право на вчинення будь-якого одного дії. Спеціальна - на вчинення ряду однорідних дій протягом певного терміну. Генеральна дає право управляти майном довірителя, розпоряджатися ним та вчиняти з ним угоди. Зразок довіреності ТОВ «Айсберг» представлений в Додатку 7.
Використання локальної мережі дозволяє обмінюватися повідомленнями між співробітниками організації у вигляді електронної пошти. Це як раз приблизно в два рази скорочувало кількість службових записок з року в рік. Зросла ділова активність організації, виручка від реалізації і відповідно ростуть потоки вхідних і вихідних документів. Причому в останньому році потоки вихідних повідомлень різко скоротилися за рахунок використання глобальної мережі Інтернет.
Проаналізувавши більш докладно зміна обсягу документообігу, визначимо:
- Хто з підлеглих найбільш сильно завантажують документами
- Чи є характер сезонності роботи і якщо є, то визначимо пікові значення
У ТОВ «Айсберг» не так багато різноманітних підрозділів, але для аналізу обсягу документообігу слід взяти тільки основні підрозділи. До числа таких підрозділів можна зарахувати:
· Бухгалтерія;
· Інженерний відділ;
· Відділ постачання;
· Відділ продажу;
· Відділ діловодства;
Нижче в таблиці представлена ​​угруповання видів документів з основних підрозділів (таблиця 2). У цій таблиці аналізується не тільки динаміка загальної кількості документів по роках, але і виробляється аналіз по основних підрозділів. У результаті можна визначити основні потоки інформації в ТОВ «Айсберг». Саме ці потоки документів необхідно в першу чергу автоматизувати.
Таблиця 2
Угруповання видів документів по підрозділах
Загальне зниження обсягів документообігу відбулося у відділах постачання і діловодства. У відділі продажів і в інженерному відділі кількість документів навпаки зросла. Це є навпаки позитивним моментом, тому що при великій ділової активності в інженерному відділі збільшився потік документів, а у відділі продажів збільшилися обсяги вхідних і вихідних документів.
Проте, якщо вдасться створити таку систему документообігу, яка призведе до скорочення потоків документів з інженерного відділу або відділу закупівель і продажів, то це призведе до більш значних результатів.
Нижче в таблиці проведений аналіз обсягу документообігу протягом одного року на прикладі 2001 року (таблиця 3). Тут розбивка відбувається помісячно для виявлення сезонності.

Таблиця 3
Виявлення сезонності в обсязі документообігу
З поданої вище таблиці видно, що в літній період підвищується активність організації, тому що діяльність організації є сезонною і пік активності починається ближче до літа і закінчується пізньої осені (таблиця 3).
У результаті проведеного аналізу, у цьому підрозділі виявлено, що основні потоки інформації йдуть через інженерний відділ і відділ продажів. Також я визначила, що спостерігається сезонність робіт, пов'язана з підвищенням попиту на кондиціонери і вентиляцію в жарку пору року. В результаті впровадження в компанію локальної мережі і спроба автоматизувати документообіг частково виявлено загальне зниження потоку документів. Виходячи з отриманих результатів можна зробити висновок про необхідність подальшого вдосконалення системи документообігу та впровадження сучасних інформаційних комплексних систем.

1.3 Аналіз методів розрахунку основних економічних показників
Для аналізу основних економічних показників використовується річна бухгалтерська звітність за кілька років. Дані з бухгалтерської звітності зведені в аналітичну таблицю, де крім основних економічних показників наводиться одночасно і темпи зростання (таблиця 4).
Дані в таблиці наведені по роках, що дозволяє простежити динаміку зміни деяких показників. Темпи зростання дозволяють порівняти, наприклад, характер зміни виручки від реалізації та управлінських витрат. Для нас цікаво простежити характер зміни чисельності персоналу.
Таблиця 4
Основні економічні показники діяльності
Аналізуючи дані таблиці, можна зробити висновок, що з року в рік економічні показники в основному ростуть, але ростуть різними темпами. Легко помітити, що більш високі темпи зростання були в 2006 році, ніж в 2007 році. Це пов'язано з тим, що в 2006 році в ТОВ «Айсберг» було проведено ряд заходів щодо поліпшення інформаційного забезпечення управління:
1) Модернізація персональних комп'ютерів
2) Створення локальної мережі
3) Підключення до глобальної мережі Інтернет
4) Створення відділом програмування автоматизованих систем, що полегшують роботу керівників.
Підвищення управлінських витрат пов'язане зі збільшенням чисельності співробітників у ТОВ «Айсберг». Причому кількість офісних працівників не змінилося, а зросла кількість монтажників. Ставка таких накладних витрат для підрозділів змінювалася і в 2005 році становила 10% від реалізації, а вже в 2007 році стала складати 20%.
Кількість працівників з кожним роком збільшувалася, тому що компанія постійно розширювала сфери свого впливу. Збільшувалися обсяги робіт і збільшувалися ринкові ціни. Все це позначалося на зростанні обсягу реалізації.
Рентабельність не підвищувалася вище 5%, хоча в підрозділах цю величину закладають не менше 10%. У 2006 році були найкращі результати, а вже в 2007 році відбулося зниження рентабельності.
1.4 Аналіз матеріально-технічного забезпечення
Оснащення різною технікою, дозволяє економити управлінські та накладні витрати, проводити більш ефективне внутрішньофірмове планування, управління і контроль. Забезпечити керівника як можна швидше необхідної йому достовірною інформацією для прийняття оперативних рішень можливе за допомогою новітніх технічних засобів.
У своїй діяльності компанія використовує різні технічні засоби:
1) Телекомунікаційний зв'язок (телефон, факс, пейджер, пошта, електронна пошта, локальна мережа, глобальна мережа Інтернет)
2) Обчислювальна техніка (персональний комп'ютер, калькулятор)
3) Копіювально-розмножувальна техніка (принтер, сканер, ксерокс)
4) Інформаційні системи (телебачення, газети, журнали)
За допомогою цих технічних засобів керівник приймає в короткий час обгрунтовані і правильні рішення. Тому важливо не тільки визначити наявність цих коштів, а й проаналізувати їх якісний рівень.
У ТОВ «Айсберг» встановлено телефонний міні АТС, що дозволяє паралельно підключити міський телефон в кілька відділів і виконувати наступні функції:
1) внутрішні телефонні дзвінки
2) переклад вхідних дзвінків з міста на інші внутрішні номери
3) при зайнятості міської лінії установлювати автоматично чергу на вихід в місто.
Нижче в таблиці представлена ​​характеристика телефонної мережі ТОВ «Айсберг» (таблиця 5).

Таблиця 5
Характеристики роботи телефонної мережі
Дані з таблиці підтверджують часті скарги працівників, про неможливість додзвонитися до міста в години пік. Це приблизно з 10 години до 12 години та з 14 годин до 16 годин (робочий день з 10:00 до 18:00). Якщо в компанії вихід у місто здійснюється автоматично, то клієнтам додзвонитися з міста практично неможливо. Останнім часом кількість скарг стало зростати з боку клієнтів, контрагентів про перевантаженість телефонної лінії організації. Через не решаемости проблеми керівник придбав додатковий мобільний телефон зі своїх коштів для організації.
Така ситуація, звичайно ж, негативно позначається на роботу всієї організації. Ця втрата часу співробітників, це зниження іміджу організації, втрата потенційних клієнтів. Багато співробітників, у тому числі директор ТОВ «Айсберг» використовують свої особисті мобільні телефони для службових цілей.
У той час, коли в суспільстві є електронна пошта Інтернет, багато співробітників продовжують використовувати факс. В організації знаходиться два факсу: у секретаря та у відділі постачання. Використання факсу іноді не можна трактувати як недолік, так як в одержувача факсу може не бути електронної пошти. Проте використання факсу, за описаної вище проблеми, часто паралізує телефонну систему на кілька годин.
Поява локальної мережі та глобальної мережі Інтернет і подальший її розвиток позитивно вплинуло на роботу персоналу ТОВ «Айсберг». Скоротилися витрати часу та коштів, так як локальна мережа дозволяла:
1) Швидко виробляти переустановку програмного забезпечення;
2) Скоротити витрати на придбання дискет, CD-ROMов,
принтерів, жорстких дисків;
3) Посилати і отримувати електронну пошту;
4) Повчати і використовувати новітню інформацію з глобальної мережі Інтернет;
5) Скоротити обслуговується персонал
В організації існує 10 комп'ютерів і всі вони підключені по локальній мережі. На цих комп'ютерах працюють співробітники відділу кадрів, бухгалтер, інженер, постачальник, менеджер та інші співробітники організації. Але немає єдиного сервера, де б зберігалася вся інформація, необхідна для роботи всього колективу. Це вказує про низький професійний склад керівництва відділу мережевих технологій, які не можуть забезпечити безпеку мережі на програмному рівні і тому пішли по простому і не найефективнішого шляху.
Кожен підрозділ набуває собі необхідне устаткування (дискети, флешки, CD диски), хоча за допомогою єдиного сервера можна було організувати мережеві ресурси для всієї організації.
Використання мережі Інтернет, дозволило багатьом співробітникам отримувати найсвіжішу і нову інформацію по будь-якій тематиці. Використання Інтернету зараз - це «не розкіш, а необхідність» в успішно розвиваються організаціях.
Хотілося б відзначити, що зараз, коли з'являється нове програмне забезпечення, у якого вимоги до апаратної частини зростає, виникає знову потреба в черговій модернізації персональних комп'ютерів.
Підприємство, як система не може діяти ізольовано. Необхідно отримувати додаткову інформацію про нові досягнення, про стан рівня цін на ринку, про тенденції розвитку деяких галузей економіки. Цю інформацію можна отримати з періодичних видань.
У результаті аналізу матеріально-технічного забезпечення, я визначила, що в організації є всі передумови для створення нового програмного забезпечення, що дозволяє істотно знизити управлінські витрати.
1.5 Кадрове забезпечення ТОВ «Айсберг»
Важливим є рівень підготовленості персоналу, здатність його використовувати всі можливості сучасних технічних засобів. У ТОВ «Айсберг» працюють кваліфіковані робітники та ІТП, що дозволяє компанії в стислі терміни виконувати весь комплекс робіт з проектування, розробки, а також встановлення вентиляції та кондиціонерів.
Бухгалтера - ведуть облік грошових коштів, готують звіти для подання до податкового органу, займаються нарахуванням заробітної плати.
Менеджер - займаються прийомом і обробкою замовлень клієнтів, оформленням необхідних документів, пов'язаних з відвантаженням продукції для клієнтів, підтримкою в актуальному стані даних про клієнта в інформаційній системі. Контролюють відвантаження продукції клієнтам, контролюють фінансову дисципліну клієнта на основі документів, отриманих від бухгалтера і попередження про терміни оплати.
Постачальник займається пошуком і закупівлею госптоварів, будматеріалів, спецодягу, купівля вантажного транспорту, ремонтом і подальшим обслуговуванням.
Секретар - основними завданнями якого є організаційні та документаційне забезпечення управлінської діяльності, а так само допомогу менеджеру.
Інженер - розробляє документацію, яка відображатиме склад і технічний стан будівель і споруд виробничого та цивільного призначення, які підлягають державному нагляду; здійснює систематичний контроль за внесенням до документацію коригувань, пов'язаних з фактичними змінами в наявності, місцезнаходження, склад, технічний стан будівель і споруд; проводить оцінку вартості систем вентиляції для цілей державного обліку, оподаткування, справляння державного мита та інших державних цілей і ін
Також працюють багато інших фахівців.
1.6 Виявлені в результаті аналізу недоліки
Необхідністю є автоматизація роботи співробітників ТОВ «Айсберг». Розглянемо роботу організації в даний момент:
До організації надходить зовнішній сигнал (запит клієнта), оформляється це замовлення вручну у спеціальному «журналі - замовлень». Потім замовлення відноситься на проектування інженеру. Проектування об'єкта відбувається в спеціальній програмі, за якою складається специфікація на англійській мові. Після чого ця специфікація віддається менеджеру, для того, щоб її перекласти на російську мову. Після того, як вона була переведена на російську мову, по ній складається запит постачальникам, за умови, що запитувані деталі повинні бути виготовлені за стандартом. Якщо ж потрібні спеціальні деталі, то в тому випадку малюються ескізи вручну на звичайному аркуші паперу, для того щоб постачальник-виробник виготовив ту деталь, яка потрібна нам. На підставі цього запиту, постачальником виставляється рахунок (якщо це товар), зазвичай по факсу або через Інтернет - пошту. За отриманим від постачальника рахунком менеджером виставляється рахунок клієнту, також формується база даних для клієнта і для нас в таблиці EXEL, де ведеться облік продукції, що надійшла від постачальника, облік відвантаженої продукції покупцеві, етапи формування систем вентиляції та кондиціонування з цих матеріалів. Все це вбивається вручну.
Також при всьому цьому слід врахувати той факт, що відвантаження продукції від постачальника відбувається неодмінно на об'єкті нашого замовника, тому що отримувати продукцію на наш склад, який знаходиться при офісі, а потім везти її на об'єкт немає можливості. По-перше, ми не володіємо великим складом, а по-друге, витрачаються великі кошти на замовлення машин:
SHAPE \ * MERGEFORMAT

Офіс

Об'єкт

Постачальник

Рис. 3 Маршрут руху замовленої машини від постачальника на об'єкт.
Тому отриманням товару займається бригадир, який перераховує продукцію, і про результати приймання повідомляє по телефону менеджеру. Це дуже незручно, тому що одержувана інформація не зовсім достовірна. На це впливають такі чинники, як зв'язок, мовні дефекти, не повнота викладеного та ін
З усього вищесказаного видно, що вся ця операція дуже незручна і забирає багато часу, як у менеджера, так і в інших виконавців, тому що компанія «Айсберг» не велика, а об'єктів постійно багато. Звідси видно, що інформаційне забезпечення управління абсолютно не розвинене і веде до таких результатів, як несвоєчасність підготовки необхідних документів для звіту не тільки перед клієнтами, але також перед керівництвом фірми і перед бухгалтерією.
2. Розробка та опис нової автоматизованої інформаційної технології
Підприємство - це єдиний організм, і поліпшення чого-небудь одного може призвести до найменшого зрушення в бік успіху в кращому випадку, або до зниження загальних показників у гіршому. Керівникам необхідно вживати комплексні рішення, що стосуються всієї організації. А завантаженість рішенням оперативних завдань ще більше ускладнює процес управління.
Для спрощення управління підприємством, насамперед фінансового, необхідно мати ефективну інформаційну програму, яка включає функції планування, управління та контролю. Що може дати впровадження автоматизованої технології:
· Зниження загальних витрат підприємства в ланцюгу поставок (при закупівлях);
· Підвищення швидкості товарообігу, надання послуг;
· Скорочення надлишків товарних запасів до мінімуму;
· Збільшення і ускладнення виконання робіт, послуг;
· Поліпшення якості продукції, робіт, послуг;
· Обробка та виконання замовлень у строк, та підвищення загальної якості обслуговування замовників.
Нове програмне забезпечення виконує технологічні функції по накопиченню, зберіганню, передачі і обробки інформації. Вона складається, формується і функціонує певними методами і структурою діяльності у сфері будівельного бізнесу, прийнятої в організації, реалізує цілі і завдання, що стоять перед нею.
Основними цілями автоматизації діяльності підприємства є:
· Збір, обробка, аналіз, зберігання, контроль та подання даних про діяльність організації та зовнішньому середовищі у вигляді, зручному для прийняття управлінських рішень;
· Автоматизація виконання бізнес - операцій (технологічних операцій), що становлять цільову діяльність підприємства (переклад з англійської мови на російську, формування запитів та ін);
· Автоматизація процесів, що забезпечують виконання основної діяльності.
Ці системи, як правило, характеризуються такими завданнями:
· Достатньо високим рівнем автоматизації виконуваних функцій;
· Наявністю явно вираженої функції контролю за поточним станом об'єкта управління;
· Наявністю контуру зворотного зв'язку;
· Об'єктами контролю і управління такої системи виступають:
-Технологічне обладнання;
-Виконавчі пристрої і механізми.
· Малим тимчасовим інтервалом обробки даних (тобто інтервалом часу між отриманням даних про поточний стан об'єкта управління та видачею управляючого впливу на нього);
· Слабкою (несуттєвою) тимчасової залежністю (кореляцією) між динамічно змінюються станами об'єктів управління і системи (підсистеми) управління.
Якими властивостями повинна володіти нова програма:
1.Программа повинна забезпечувати надійний захист інформації, для чого необхідні парольне розмежування доступу для різних категорій користувачів, багаторівнева система захисту даних і т.д.
2. У силу впливу зовнішніх і внутрішніх чинників (змін напрями бізнесу, зміни в законодавстві тощо), система повинна бути адаптивною. Стосується до Росії, це якість системи має розглядатись серйозно, так як у нас в країні зміни законодавства і правил обліку відбуваються в кілька разів частіше, ніж у країнах зі стабільною економікою.
Автоматизуємо роботу співробітників, які задіяні в роботі з проектування систем вентиляції та кондиціонування. Згідно нижче представленому малюнку, у ТОВ «Айсберг» у проектуванні задіяні
· Два інженера, кожен з яких проектує системи вентиляції та кондиціонування;
· Менеджер, який займається збором інформації про об'єкти, веде спілкування з постачальниками і клієнтами, готує комерційні пропозиції, договори, контролює поставки частин для збору систем вентиляції, кондиціонерів;
· Секретар, який крім діловодства, надає активну допомогу менеджеру;

Директор

Інженера з проектування

Менеджер

Секретар

Малюнок 4. Структура взаємодії співробітників
Для успішного здійснення бізнес-процесів у ТОВ «Айсберг» необхідно здійснювати деяку роботу. Ці роботи зведені нижче в таблицю. У таблиці вказані відповідальні за виконання роботи і витрати часу. Витрати часу вказані із розрахунку того, що в середньому на місяць в компанію надходить від десяти до п'ятнадцяти заявок в залежності від сезону.
Автоматизувати роботу необхідно в 2009 році, тому починати треба зараз.
Так як витрати часу рознесені по роках, то з таблиці можна наочно бачити вплив впровадження новітніх інформаційних технологій.
У таблиці вказані не всі роботи, а тільки лише основні, найбільш затратні в часі. Робочий час зазначено в годинах.
Таблиця 6
Розподіл обов'язків на місяць

Основні обов'язки відповідальних осіб	Витрати часу, в годинах			Темпи зростання
	2008	2009	2010	2009 / 2008	2010 / 2009
1	2	3	4	5	6
1. Інженер 1	125	110	83	88%	75%
Виготовлення проектів	50	45	35	90%	78%
Складання специфікацій	32	28	20	88%	71%
Підготовка комерційних пропозицій	18	15,5	12	86%	77%
Авторський нагляд	21	19	15	90%	79%
Підготовка ескізів	4	2,5	1	63%	60%
2. Інженер 2	125	110	83	88%	76%
Виготовлення проектів	48	43,5	36	91%	83%
Складання специфікацій	31,5	30	19	95%	63%
Підготовка комерційних пропозицій	18	14,5	11	81%	76%
Авторський нагляд	20,5	19,5	16	95%	82%
Підготовка ескізів	7	2,5	1	36%	60%
3. Менеджер	100	80	60	80%	75%
Формування запитів постачальникам	23	17	11	74%	65%
Відстеження відвантажень	15	13	11,5	87%	88%
Відстеження оплати клієнтів	15	13	11,5	87%	88%
Складання договорів	26	20	16	77%	80%
Підготовка комерційних пропозицій	21	17	10	81%	59%
4. Секретар	100	75	60	80%	75%
Збір заявок та внесення їх в журнал	9	7	6	78%	86%
Переклад специфікацій з англійської на російську мову	38	25	16	66%	64%
Формування запитів постачальникам	22	16,5	14	75%	85%
Відстеження відвантажень	17	14,5	13	85%	90%
Складання кошторисів	14	12	11	86%	92%

За три місяці повинна бути впроваджена одна програма, яка виконувала б наступні функції:
1. Вела електронний журнал обліку клієнтів
2. Організовувала автоматичний переклад специфікації з англійської на російську мову
3. Формувала запити і розсилала їх по постачальниках
4. Автоматично виводила ескізи при звичайному введенні назви і розмірів необхідного елемента
5. Зберігала в собі базу даних автоматичного формування рахунків, договорів, комерційних пропозицій, виданих матеріалів
6. Мала зв'язок з віддаленим об'єктом (бригадиром), на якому ведеться будівництво, для відстеження отриманих матеріалів від постачальників
7. За отриманими даними від бригадира формувала кошторис.
Впровадження нового програмного забезпечення надасть співробітникам більше часу не тільки з обробкою і формуванням замовлень, але також дасть можливість братися за більшу кількість об'єктів, не розширюючи при цьому штат співробітників. Сильніше скоротитися трудомісткість вироблених операцій, буде менше помилок у фінансових показниках.
За представленою нижче формулою (1) можна визначити скільки коштує одну годину роботи співробітників ТОВ «Айсберг», виходячи з їх місячних окладів.
З _ч = О / К _ч (1)
де С _год - Вартість години роботи
О - Місячний оклад
До _год - Кількість годин у місяці (Кч = 160 год)
За наступною формулою (2) можна визначити загальну економію коштів від зниження трудомісткості.
(2)
де Е - економія від зниження трудомісткості
Т1 і Т2 - трудомісткість операції до і після
n - число співробітників в організації
Результати розрахунків приведемо в окрему таблицю, де додатково відображені дані з таблиці 6 про кількість зекономленого часу (таблиця 7).
Таблиця 7
Визначення економії від зниження трудомісткості

Посада	Оклад, руб.	Вартість години роботи, руб.	Економія часу, год	Економія від зниження трудомісткості, руб.
Секретар	5400	33,75	40	1350
Інженер 1	7500	46,88	42	1968,96
Інженер 2	7500	46,88	42	1968,96
Менеджер	6800	42,50	40	1350
Загальна економія від зниження трудомісткості, руб.				6637,92

Отримана сума економії складає приблизно 25% від суми окладів співробітників. Визначимо економічний ефект від впровадження нового програмного забезпечення. Нижче представлена ​​формула (3), що дозволяє визначити економічний ефект. На впровадження цих заходів планується витратити кошти в розмірі 200 000 рублів. Зведені витрати на створення програмного забезпечення визначені в таблиці 8.

Таблиця 8
Зведена відомість інвестиційних витрат

№ п / п	Статті витрат	Витрати, руб.
1	Залучення з боку програміста з обладнанням	160 000
2	Організація робочого місця	25 000
3	Обгрунтування інвестицій	15 000
	ВСЬОГО	200 000

ЕЕ = Е / З (3)
де ЕЕ - економічний ефект
З - витрати на проведення заходів
ЕЕ = 6637,92 / 200000 = 0,0332 р. / Р.
Термін окупності можна визначити зворотною величиною економічної ефективності (4).
Т _ок = 1 / ЕЕ (4)
де Т _ок - термін окупності
Т _ок = 1 / 0,0332 = 30,120 місяців
У результаті ми визначили, що наші витрати окупаються практично протягом двох з половиною років. Це не так довго, тому що фактично вони окупляться раніше. При визначенні економії від зниження трудомісткості була врахована заробітна плата тільки тих працівників, які безпосередньо будуть працювати з програмою і не врахована прибуток, яку в подальшому принесе програма.
Питання про оцінку ефективності впровадження нового програмного забезпечення є досить важливим питанням, тому що будь-які великі витрати вимагають обгрунтування, особливо з боку керівників організації.
Теоретично, можна провести повноцінний проект, що включає в себе оцінку (моделювання) ситуації "як є", оцінку можливих при впровадженні системи змін "як буде", порівняння обох моделей і виявлення результатів змін з подальшою фінансової оцінкою. Такий проект був би ідеальним обгрунтуванням вкладення, але він дуже тривалий і дорого коштує.
Крім того, для проведення такого проекту потрібні дуже висококваліфіковані фахівці з інформаційних систем для оцінки наслідків впровадження, тому без сторонньої допомоги такий проект провести практично неможливо.
У реальності, оцінка результативності впровадження проводиться за
"Середнім галузевими показниками".
За результатами впровадження програми проведемо аналіз чутливості. По-перше, зменшилася тривалість виробничого циклу за рахунок створення нової інформаційної технології. Для цього треба було збільшити інвестиційні витрати. По-друге, зменшився цикл тривалості збуту продукції на ринку, за рахунок поліпшення споживчих властивостей продукту в порівнянні з продукцією конкурентів. Це зажадало деяких витрат на науково - дослідні та дослідно-конструкторські розробки. По-третє, прискорилася періодичність і обсяги формування поточних виробничих запасів, за рахунок оперативного придбання матеріалів і комплектуючих виробів на певний виробничий період.

Таблиця 9
Аналіз чутливості проекту

Варійований параметр	Дії, які необхідно зробити	Можливі наслідки виконаних дій
1. Тривалість ппроізводственного циклу	Створення нової інформаційної технології	Збільшення інвестиційних витрат
2. Тривалість збуту продукції на ринку	Поліпшення споживчих властивостей продукту в порівнянні з продукцією конкурентів	Витрати на НДДКР
3. Періодичність та обсяги формування поточних виробничих запасів	Придбання матеріалів і комплектуючих виробів на певний виробничий період.	Ніяких наслідків за собою не спричинило

Висновок
Підприємство має достатню кількість власних коштів, внаслідок чого, виявлені резерви передбачається спрямувати на підвищення ефективності діяльності підприємства ТОВ «Айсберг» на основі реалізації інвестиційного проекту.
ТОВ «Айсберг» планує створення нового програмного забезпечення з метою його подальшого використання.
Впроваджуване програмне забезпечення є унікальним, тому що в компаній, які визначають системи вентиляції її немає. Також впровадження нового програмного забезпечення надасть співробітникам більше часу не тільки на обробку та формування замовлень, але також дасть можливість братися за більшу кількість об'єктів, не розширюючи при цьому штат співробітників, що дозволить приносити організації більший прибуток.
Нове програмне забезпечення підтримує наступні цілі:
1. Скорочує або зовсім видаляє дублювання дій;
2. Забезпечує певні переваги перед конкурентами, автоматизуючи операції усередині системи і покращуючи якість або постачання кінцевого продукту організації;
3. Переваги всередині самої фірми виявляються у підтримці операційного контролю, організації контролю і стратегічному плануванні;
4. У результаті обробки програмою інформації проводиться закуп дорогого устаткування і матеріалів, що виключає помилки при їх формуванні вручну.
Таким чином, використання автоматизованої технології - запорука успішної діяльності на ринку.

Список використаної літератури
1. А.А. Воронов, В.К. Тітов, Б.М. Новоград. Основи теорії автоматичного регулювання та керування. - М.: «Вища школа», 1977.-519с
2. В.П. Нестеров, І.Б. Нестеров, стаття «Автоматизація діяльності організації»
3. В.П. Нестеров, «Інформаційне забезпечення процесу прийняття управлінських рішень