Підготовка та оформлення управлінських рішень як одного з аспектів організаторської діяльності керівників загальноосвітніх навчальних закладів
I. Загальні положення
Ефективність діяльності керівника загальноосвітнього навчального закладу в повній мірі залежить від своєчасності прийняття та реалізації управлінських рішень.
Управлінське рішення - це знаходження оптимального варіанту дій керівника, який сприяє розв'язанню ряду проблем і досягнення поставлених цілей.
Управлінські рішення класифікуються за видами та формами.
Види управлінських рішень:
· Оперативні (координаційні);
· Тематичні;
· Цільові.
Форми - усні, письмові.
Письмово оформляються рішення педагогічної ради, загальних зборів (конференції), Ради загальноосвітнього навчального закладу, піклувальної, методичної рад, методичних об'єднань (кафедр), а також накази як одна з форм управлінських рішень.
II Форми управлінських рішень
Протокол - організаційно-розпорядчий документ, що фіксує хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, конференціях і засіданнях колегіальних органів.
Протоколи, що фіксують хід роботи і рішення колегіальних органів, за повнотою висвітлення ходу обговорення питань на засіданнях діляться на:
· Короткі - містять вказівку прізвища, імені, по батькові доповідача, теми доповіді, обговорювані питання, прізвища та ініціали доповідачів і виступаючих, прийняті рішення;
· Повні - крім зазначення прізвища, імені, по батькові доповідача, теми доповіді, обговорюваних питань, прізвища та ініціалів доповідачів і виступаючих, прийнятих рішень, містять записи виступів доповідачів та виступаючих.
Короткий протокол допустимо тільки при наявності стенограм або текстів доповідей та виступів. Коротко протоколюються також оперативні наради. У всіх інших випадках протокол повинен містити запис всіх виступів, відобразити роботу колективу і т.д.
У тих випадках, коли текст доповіді додається, виступ не протоколюється після прізвища, імені, по батькові доповідача вказується «текст доповіді додається».
У протоколі необхідні наступні реквізити:
· Найменування виду документа;
· Дата проведення засідання;
· Заголовок до тексту;
· Текст;
· Підписи голови та секретаря засідання.
Протокол, як правило, ведеться під час засідання.
Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної.
У вступній частині вказують:
· Прізвища, імена, по батькові голови і секретаря засідання;
· Кількість присутніх і відсутніх на засіданні;
· Порядку денного з переліком питань, що розглядаються і виступаючих по кожному з них.
Питання в порядку денному розташовують у порядку їхньої важливості, складності і передбачуваного часу обговорення. Найбільш прості питання зазвичай вказують останніми. Питання формулюються в називному відмінку.
Основний текст протоколу будується по розділах, відповідних пунктах порядку денного.
У кожному пункті текст викладається за розділами: «Слухали», «Виступили», «Вирішили (Постановили)».
Протокол в обов'язковому порядку підписується головою та секретарем засідання.
Протоколи засідань педагогічної ради нумеруються упродовж календарного року, виборних органів - протягом усього терміну їх повноважень.
У загальноосвітніх навчальних закладах рішення колегіальних органів доводяться до виконавців наказами (Додаток 1).
Наказ - розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, організації, навчального закладу на основі єдиноначальності та в межах його компетенції.
За своїм призначенням усі накази поділяються на ініціативні і ті, які видаються з метою виконання розпоряджень вищих органів.
Ініціативні накази необхідні для оперативного впливу на процеси, що відбуваються в навчальному закладі.
Це категорична форма управлінського рішення, яке вимагає обов'язкового і своєчасного виконання завдань, визначених у ньому.
Керівники загальноосвітніх навчальних закладів у наказах позначають коло обов'язків і відповідальність працівників за доручену справу відповідно до чинних нормативних документів, Статутом навчального закладу, правилами внутрішнього розпорядку і т.д.
Накази використовуються в загальноосвітніх навчальних закладах, як правило, для підведення підсумків роботи за семестр, навчальний рік, аналізу результатів вивчення різних аспектів навчально-виховного процесу, роботи методичних об'єднань і т.д.
Вимоги до написання і оформлення наказів
При оформленні наказів необхідно в повному обсязі дотримуватися вимог розділу 3 Інструкції з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах, затвердженої наказом Міністерства освіти і науки України від 23.06.2000г. № 240, і керуватися наступними правилами.
Як нормативно-правовий документ наказ повинен базуватися на результатах аналізу фактів і бути:
· Законним (не суперечити чинному законодавству);
· Обгрунтованим;
· Своєчасним;
· Конкретним (визначені відповідальні особи та терміни виконання);
· Несуперечливим за змістом;
· Грамотним;
· Ясним, чітким, логічно збудованим, завершеним.
Наказ доцільно писати короткими реченнями, при цьому, текст повинен бути точним, що не допускає різних трактувань.
Кожну нову думку необхідно починати з абзацу.
Пропозиції, які викладаються в наказі, необхідно погодити з раніше виданими документами з цього питання, щоб уникнути повторів або суперечностей.
Наказ, як правило, складається з констатуючої та постановляючої частин.
У констатуючій частині лаконічно, грамотно та об'єктивно, без повторів та вживання слів та зворотів мови, які не несуть смислового навантаження, викладаються факти тільки з тих питань, яким присвячена Постановляюча частина. При цьому не допускається довільне скорочення найменування навчального закладу і окремих слів.
У змісті констатуючій частині наказу, як правило, використовуються:
· Прямий порядок слів, якщо під логічним наголосом перебуває об'єкт дії, при цьому вступні слова розташовуються на початку фрази: «аналіз підсумків 200_ / 200_ навчального року показав, що ....";
· Зворотний порядок слів, у тих випадках, коли смислове навантаження падає на дію: «підвищити рівень навчальних досягнень учнів 7 класу допоміг ... ..»;
· Активна форма, якщо необхідно підкреслити роль окремих осіб: «вчителя Іванова М.І., Сидорова О.І. не забезпечили своєчасну підготовку учнів 5 класу до ... .. »;
· Пасивна форма, якщо факт, про який йде мова в наказі, більш значущий, ніж роль окремої особи чи осіб, а також, якщо фактом надається узагальнююче значення: «виявлені порушення ...»
У резолютивній частині викладаються розпорядження, які обов'язкові для виконання педагогічними працівниками, посадовими особами, структурними підрозділами загальноосвітнього навчального закладу і т.д., а також вказуються терміни виконання та відповідальні особи.
У змісті постановляючій частині, як правило, використовуються дієслова у формі (забезпечити, скласти, провести, вивчити, покласти відповідальність і т.д.).
Слід уникати неконкретних виразів (підняти, підвищити, посилити, поліпшити, активізувати і т.д.). Сформульовані таким чином доручення розпливчасті, утруднена перевірка їх виконання.
В останньому пункті постановляючій частині вказуються особи, на яких покладається контроль за виконанням наказу.
Список осіб, яких необхідно ознайомити з наказом, як правило, розташовується нижче підпису директора навчального закладу або на звороті останнього аркуша наказу.
Наказ є правомочним з моменту його підписання та доведення до відома виконавців.
Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення наказів покладається на керівника загальноосвітнього навчального закладу.
У випадку, якщо наказ видано з перевищенням повноважень або не відповідає чинному законодавству, він може бути скасований вищою інстанцією.
Накази з організації навчально-виховного процесу відносяться до управлінських рішень і можуть бути умовно класифіковані на 3 групи:
· Встановлюють;
· Констатірующе-встановлюють;
· Аналітико-узагальнюючі.
Встановлюють накази видаються в загальноосвітніх навчальних закладах з метою виконання вимог законодавчих і нормативних актів, рішень місцевих органів виконавчої влади, районних, міських органів управління освітою і т.д.
Такими наказами директор загальноосвітнього навчального закладу визначає завдання педагогічному колективу або групі педагогічних працівників (окремим особам) з підготовки та проведення предметно - методичних тижнів, свят, екскурсій і т.д. (Додаток 2).
Констатірующе - що встановлюють накази, як правило, стосуються організації та здійснення навчально-виховного процесу, в тому числі по:
· Виконання Законів України «Про освіту», «Про загальну середню освіту» в частині створення необхідних умов для здобуття учнями повної загальної середньої освіти;
· Виконання планів роботи загальноосвітнього навчального закладу (перспективного, річного і т.д.);
· Ведення ділової документації у загальноосвітньому навчальному закладі;
· Створення необхідних умов для організації навчально-виховного процесу у профільних класах;
· Підведенню підсумків роботи за семестр, навчальний рік;
· Результатами роботи зі здібними та обдарованими учнями;
· Результатами перевірки стану викладання окремих предметів та спецкурсів;
· Результатами державної підсумкової атестації;
· Результатами перевірки виконання практичної частини державних програм;
· Результатами проведення контрольних робіт, усного опитування, анкетування, хронометрування, тестування, діагностування учнів;
· Організації та проведення роботи педагогічного колективу з попередження дитячого травматизму, правопорушень;
· Організації та проведення науково - методичної роботи з педагогічними кадрами, її результативності і т.д. (Додаток 3).
Аналітично-узагальнюючі накази видаються за підсумками вивчення досвіду роботи окремих учителів, групи вчителів, методичних об'єднань (кафедр) і т.д. з метою узагальнення та подальшого поширення перспективного педагогічного досвіду.
У подібних наказах узагальнюються результати дослідної та експериментальної роботи в загальноосвітньому навчальному закладі, впровадження інноваційних педагогічних і управлінських технологій у навчально-виховний процес.
Наказами по загальноосвітньому навчальному закладу оформляються рішення педагогічної ради, зокрема:
· Про допуск учнів-екстернів до державної підсумкової атестації;
· Про переведення учнів у наступний клас (поіменно);
· Про випуск учнів 9, 11-х класів (поіменно);
· Про нагородження учнів учнівськими медалями, похвальними листами, грамотами (поіменно).
Мета контролю - сприяти своєчасному і правильному виконанню рішень, завдань керівництва, забезпечити отримання інформації, необхідної для оцінки діяльності підрозділів і виконавців, а також порівняти отримані результати з наміченими цілями.
З метою ефективності наказів керівникам загальноосвітніх навчальних закладів необхідно:
· Оперативно довести наказ до відома виконавців;
· При необхідності провести інструктаж виконавців (позначити форми роботи з виконання наказу), узгодити дії;
· Організувати:
- Попередній контроль за ходом виконання наказу;
- Процес регулювання його виконання;
- Підсумковий контроль;
· Зняти наказ з контролю за підсумками його виконання.
Якщо наказ (окремі пункти) не виконаний, необхідно продовжити роботу з його виконання. Керівникам загальноосвітніх навчальних закладів доцільно провести додатковий інструктаж з виконавцями, посилити контроль за виконанням, при необхідності видати додатковий наказ із зазначенням:
· Причин невиконання;
· Термінів виконання нереалізованих положень попереднього наказу;
· Виконавців.
Доцільно використовувати в роботі картки контролю за виконанням документів по загальноосвітньому навчальному закладу.
I. Загальні положення
Ефективність діяльності керівника загальноосвітнього навчального закладу в повній мірі залежить від своєчасності прийняття та реалізації управлінських рішень.
Управлінське рішення - це знаходження оптимального варіанту дій керівника, який сприяє розв'язанню ряду проблем і досягнення поставлених цілей.
Управлінські рішення класифікуються за видами та формами.
Види управлінських рішень:
· Оперативні (координаційні);
· Тематичні;
· Цільові.
Форми - усні, письмові.
Письмово оформляються рішення педагогічної ради, загальних зборів (конференції), Ради загальноосвітнього навчального закладу, піклувальної, методичної рад, методичних об'єднань (кафедр), а також накази як одна з форм управлінських рішень.
II Форми управлінських рішень
Протокол - організаційно-розпорядчий документ, що фіксує хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, конференціях і засіданнях колегіальних органів.
Протоколи, що фіксують хід роботи і рішення колегіальних органів, за повнотою висвітлення ходу обговорення питань на засіданнях діляться на:
· Короткі - містять вказівку прізвища, імені, по батькові доповідача, теми доповіді, обговорювані питання, прізвища та ініціали доповідачів і виступаючих, прийняті рішення;
· Повні - крім зазначення прізвища, імені, по батькові доповідача, теми доповіді, обговорюваних питань, прізвища та ініціалів доповідачів і виступаючих, прийнятих рішень, містять записи виступів доповідачів та виступаючих.
Короткий протокол допустимо тільки при наявності стенограм або текстів доповідей та виступів. Коротко протоколюються також оперативні наради. У всіх інших випадках протокол повинен містити запис всіх виступів, відобразити роботу колективу і т.д.
У тих випадках, коли текст доповіді додається, виступ не протоколюється після прізвища, імені, по батькові доповідача вказується «текст доповіді додається».
У протоколі необхідні наступні реквізити:
· Найменування виду документа;
· Дата проведення засідання;
· Заголовок до тексту;
· Текст;
· Підписи голови та секретаря засідання.
Протокол, як правило, ведеться під час засідання.
Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної.
У вступній частині вказують:
· Прізвища, імена, по батькові голови і секретаря засідання;
· Кількість присутніх і відсутніх на засіданні;
· Порядку денного з переліком питань, що розглядаються і виступаючих по кожному з них.
Питання в порядку денному розташовують у порядку їхньої важливості, складності і передбачуваного часу обговорення. Найбільш прості питання зазвичай вказують останніми. Питання формулюються в називному відмінку.
Основний текст протоколу будується по розділах, відповідних пунктах порядку денного.
У кожному пункті текст викладається за розділами: «Слухали», «Виступили», «Вирішили (Постановили)».
Протокол в обов'язковому порядку підписується головою та секретарем засідання.
Протоколи засідань педагогічної ради нумеруються упродовж календарного року, виборних органів - протягом усього терміну їх повноважень.
У загальноосвітніх навчальних закладах рішення колегіальних органів доводяться до виконавців наказами (Додаток 1).
Наказ - розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, організації, навчального закладу на основі єдиноначальності та в межах його компетенції.
За своїм призначенням усі накази поділяються на ініціативні і ті, які видаються з метою виконання розпоряджень вищих органів.
Ініціативні накази необхідні для оперативного впливу на процеси, що відбуваються в навчальному закладі.
Це категорична форма управлінського рішення, яке вимагає обов'язкового і своєчасного виконання завдань, визначених у ньому.
Керівники загальноосвітніх навчальних закладів у наказах позначають коло обов'язків і відповідальність працівників за доручену справу відповідно до чинних нормативних документів, Статутом навчального закладу, правилами внутрішнього розпорядку і т.д.
Накази використовуються в загальноосвітніх навчальних закладах, як правило, для підведення підсумків роботи за семестр, навчальний рік, аналізу результатів вивчення різних аспектів навчально-виховного процесу, роботи методичних об'єднань і т.д.
Вимоги до написання і оформлення наказів
При оформленні наказів необхідно в повному обсязі дотримуватися вимог розділу 3 Інструкції з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах, затвердженої наказом Міністерства освіти і науки України від 23.06.2000г. № 240, і керуватися наступними правилами.
Як нормативно-правовий документ наказ повинен базуватися на результатах аналізу фактів і бути:
· Законним (не суперечити чинному законодавству);
· Обгрунтованим;
· Своєчасним;
· Конкретним (визначені відповідальні особи та терміни виконання);
· Несуперечливим за змістом;
· Грамотним;
· Ясним, чітким, логічно збудованим, завершеним.
Наказ доцільно писати короткими реченнями, при цьому, текст повинен бути точним, що не допускає різних трактувань.
Кожну нову думку необхідно починати з абзацу.
Пропозиції, які викладаються в наказі, необхідно погодити з раніше виданими документами з цього питання, щоб уникнути повторів або суперечностей.
Наказ, як правило, складається з констатуючої та постановляючої частин.
У констатуючій частині лаконічно, грамотно та об'єктивно, без повторів та вживання слів та зворотів мови, які не несуть смислового навантаження, викладаються факти тільки з тих питань, яким присвячена Постановляюча частина. При цьому не допускається довільне скорочення найменування навчального закладу і окремих слів.
У змісті констатуючій частині наказу, як правило, використовуються:
· Прямий порядок слів, якщо під логічним наголосом перебуває об'єкт дії, при цьому вступні слова розташовуються на початку фрази: «аналіз підсумків 200_ / 200_ навчального року показав, що ....";
· Зворотний порядок слів, у тих випадках, коли смислове навантаження падає на дію: «підвищити рівень навчальних досягнень учнів 7 класу допоміг ... ..»;
· Активна форма, якщо необхідно підкреслити роль окремих осіб: «вчителя Іванова М.І., Сидорова О.І. не забезпечили своєчасну підготовку учнів 5 класу до ... .. »;
· Пасивна форма, якщо факт, про який йде мова в наказі, більш значущий, ніж роль окремої особи чи осіб, а також, якщо фактом надається узагальнююче значення: «виявлені порушення ...»
У резолютивній частині викладаються розпорядження, які обов'язкові для виконання педагогічними працівниками, посадовими особами, структурними підрозділами загальноосвітнього навчального закладу і т.д., а також вказуються терміни виконання та відповідальні особи.
У змісті постановляючій частині, як правило, використовуються дієслова у формі (забезпечити, скласти, провести, вивчити, покласти відповідальність і т.д.).
Слід уникати неконкретних виразів (підняти, підвищити, посилити, поліпшити, активізувати і т.д.). Сформульовані таким чином доручення розпливчасті, утруднена перевірка їх виконання.
В останньому пункті постановляючій частині вказуються особи, на яких покладається контроль за виконанням наказу.
Список осіб, яких необхідно ознайомити з наказом, як правило, розташовується нижче підпису директора навчального закладу або на звороті останнього аркуша наказу.
Наказ є правомочним з моменту його підписання та доведення до відома виконавців.
Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення наказів покладається на керівника загальноосвітнього навчального закладу.
У випадку, якщо наказ видано з перевищенням повноважень або не відповідає чинному законодавству, він може бути скасований вищою інстанцією.
Накази з організації навчально-виховного процесу
Тематика наказів на поточний навчальних рік, як правило, визначається у річному плані роботи загальноосвітнього навчального закладу, їх кількість - доцільністю.Накази з організації навчально-виховного процесу відносяться до управлінських рішень і можуть бути умовно класифіковані на 3 групи:
· Встановлюють;
· Констатірующе-встановлюють;
· Аналітико-узагальнюючі.
Встановлюють накази видаються в загальноосвітніх навчальних закладах з метою виконання вимог законодавчих і нормативних актів, рішень місцевих органів виконавчої влади, районних, міських органів управління освітою і т.д.
Такими наказами директор загальноосвітнього навчального закладу визначає завдання педагогічному колективу або групі педагогічних працівників (окремим особам) з підготовки та проведення предметно - методичних тижнів, свят, екскурсій і т.д. (Додаток 2).
Констатірующе - що встановлюють накази, як правило, стосуються організації та здійснення навчально-виховного процесу, в тому числі по:
· Виконання Законів України «Про освіту», «Про загальну середню освіту» в частині створення необхідних умов для здобуття учнями повної загальної середньої освіти;
· Виконання планів роботи загальноосвітнього навчального закладу (перспективного, річного і т.д.);
· Ведення ділової документації у загальноосвітньому навчальному закладі;
· Створення необхідних умов для організації навчально-виховного процесу у профільних класах;
· Підведенню підсумків роботи за семестр, навчальний рік;
· Результатами роботи зі здібними та обдарованими учнями;
· Результатами перевірки стану викладання окремих предметів та спецкурсів;
· Результатами державної підсумкової атестації;
· Результатами перевірки виконання практичної частини державних програм;
· Результатами проведення контрольних робіт, усного опитування, анкетування, хронометрування, тестування, діагностування учнів;
· Організації та проведення роботи педагогічного колективу з попередження дитячого травматизму, правопорушень;
· Організації та проведення науково - методичної роботи з педагогічними кадрами, її результативності і т.д. (Додаток 3).
Аналітично-узагальнюючі накази видаються за підсумками вивчення досвіду роботи окремих учителів, групи вчителів, методичних об'єднань (кафедр) і т.д. з метою узагальнення та подальшого поширення перспективного педагогічного досвіду.
У подібних наказах узагальнюються результати дослідної та експериментальної роботи в загальноосвітньому навчальному закладі, впровадження інноваційних педагогічних і управлінських технологій у навчально-виховний процес.
Наказами по загальноосвітньому навчальному закладу оформляються рішення педагогічної ради, зокрема:
· Про допуск учнів-екстернів до державної підсумкової атестації;
· Про переведення учнів у наступний клас (поіменно);
· Про випуск учнів 9, 11-х класів (поіменно);
· Про нагородження учнів учнівськими медалями, похвальними листами, грамотами (поіменно).
Організація виконання наказів та контроль
Контроль за виконанням наказів і прийнятих рішень - невід'ємна функція управління, необхідний елемент організації управлінської діяльності.Мета контролю - сприяти своєчасному і правильному виконанню рішень, завдань керівництва, забезпечити отримання інформації, необхідної для оцінки діяльності підрозділів і виконавців, а також порівняти отримані результати з наміченими цілями.
З метою ефективності наказів керівникам загальноосвітніх навчальних закладів необхідно:
· Оперативно довести наказ до відома виконавців;
· При необхідності провести інструктаж виконавців (позначити форми роботи з виконання наказу), узгодити дії;
· Організувати:
- Попередній контроль за ходом виконання наказу;
- Процес регулювання його виконання;
- Підсумковий контроль;
· Зняти наказ з контролю за підсумками його виконання.
Якщо наказ (окремі пункти) не виконаний, необхідно продовжити роботу з його виконання. Керівникам загальноосвітніх навчальних закладів доцільно провести додатковий інструктаж з виконавцями, посилити контроль за виконанням, при необхідності видати додатковий наказ із зазначенням:
· Причин невиконання;
· Термінів виконання нереалізованих положень попереднього наказу;
· Виконавців.
Доцільно використовувати в роботі картки контролю за виконанням документів по загальноосвітньому навчальному закладу.