Стандарти (державні, галузеві, технічні умови).
Структура і штатна чисельність.
Тарифні ставки.
Статути організації.
Форми уніфікованих документів.
Штатні розписи і зміни до них.

Додаток 2
Примірний перелік документів,
на яких ставиться печатка
Акти (прийому закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, виконаних робіт; списання; експертизи і т.д.).
Архівні довідки.
Архівні копії.
Доручення (на отримання товарно-матеріальних цінностей, ведення справ в арбітражі і т.д.).
Договори (про матеріальну відповідальність, поставки, підряди, науково-технічне співробітництво, оренду приміщень; про виробництво роботи і т.д.).
Висновки та відгуки.
Заяви (на акредитив; про відмову від акценту і т.д.).
Виконавчі листи.
Посвідчення про відрядження.
Норми витрати.
Зразки відбитків печаток і підписів працівників, що мають право здійснення фінансово-господарських операцій.
Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг і т.д.).
Доручення (бюджетні; банківські; пенсійні; платіжні (зведені, в банк; на отримання та переказ валюти, на імпорт і т.д.).
Положення про організації.
Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями, преміями і т.д.).
Реєстри (чеків; бюджетних доручень, що подаються в банк).
Кошториси витрат (на утримання апарату управління; на калькуляцію до договору і т.д.).
Угоди.
Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на заробітну плату; про нараховану та належної заробітної плати і т.д.).
Специфікація (виробів, продукції і т.д.).
Титульні списки.
Посвідчення.
Статути організацій.
Штатні розписи.

АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО ЗАТВЕРДЖУЮ
«ФАКЕЛ» Начальник АХО
ПОСАДОВА подп. Б. П. Раків
ІНСТРУКЦІЯ 00.00.00.
15.06.0 №
Друкарка машинописного бюро
1. Загальна частина
1.1. Здійснює передрук службових документів з оригіналами, зняття
копій для структурних підрозділів.
1.2. На посаду приймаються особи, що мають середню освіту та спеціальну освіту за спеціальністю «Машинопис».
1.3. Підпорядковується завмашбюро.
2. Обов'язки
2.1. Оперативно і якісно виконувати роботу.
2.2. Дотримується вимог стандартів на ОРД.
2.3. Приводить в порядок робоче місце після закінчення робочого дня.
3. Права.
3.1. вимагає своєчасного забезпечення предметами, необхідними для роботи.
Завідувач канцелярії підпис І. І. Іванов
ПОГОДЖЕНО
Начальник відділу
організації праці
М. М. Левцов
00.00.00

Міністерство освіти ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор технікуму
ТЕХНІКУМ
ЗАЛІЗНИЧНОГО І. Б. Прізвище
ТРАНСПОРТУ 07.11.02.
ПОЛОЖЕННЯ
15.06.0 № 15
Астрахань
Ініціативні групи За економії тепла
15. . ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. До групи входять: інженер - технолог, старший майстер котельні, майстер депо.
1.2. Оперативне керівництво здійснює начальник технічного відділу.
2. ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ
2.1. Забезпечення чіткого контролю за витрачанням тепла.
2.2. Виявлення резервів економії тепла.
3. ОРГАНІЗАЦІЙНА РОБОТА
3.1. Проводити щомісячний огляд теплових мереж.
3.2. Акти з пропозиціями і зауваженнями направляти технічного відділу.
Головний механік підпис Ф. В. Нарумов
ПОГОДЖЕНО
Заступник директора
технікуму з АГЧ
підпис О. А. Волков
00.00.00

ТОВ «ФАКЕЛ» ЗАТВЕРДЖУЮ
штат у кількості _________
одиниць з місячним фондом
ШТАТНИЙ РОЗКЛАД заробітної плати
____________ Рублів
15.06.0 № 00
Керівник підприємства
Астрахань Підпис Розшифровка
Апарату підприємства 00.00.0000 підпису
На _________ рік Друк
Заступник керівника
підприємства Підпис Розшифровка підпису
(Або: Керівник структурного
підрозділу)
Головний бухгалтер
Підпис І. Б. Прізвище
00.00.0000

ТОВ «ФАКЕЛ» ЗАТВЕРДЖУЮ

Керівник підприємства
Підпис Розшифровка
підпису
СТРУКТУРА І ШТАТНА
ЧИСЕЛЬНІСТЬ 00.00.0000
Друк
15.06.0 № 00
Апарату підприємства

Найменування структурних підрозділів і посад

Штатна чисельність

Заступник керівника
підприємства Підпис Розшифровка підпису
(Або: Керівник структурного
підрозділу)
Головний бухгалтер
Підпис І. Б. Прізвище
00.00.0000

АСТРАХАНСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ ТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
НАКАЗ
10.04.2002 № 32
Про науково-дослідної
роботі на літній період
У відповідності з планом науково-дослідної роботи на 2002/2003 навчальний рік, у період канікул, необхідно направити наукову експедицію для вивчення мови і фольклору народів Півночі.
НАКАЗУЮ
1. Завідуючу кафедрою російської мови і літератури, кандидата філологічних наук, доцента Скворцову А. А. призначити керівником експедиції.
2. Керівнику експедиції Скворцової А. А. представити розгорнутий план _аботи експедиції на засіданні Вченої ради 18.05.2002.
3. Контроль за виконанням наказу покласти на секретаря Вченої ради Коваленко Ф. П.
Ректор університету Підпис Ю. Т. Піменов
Завідуюча кафедрою
Підпис А. А. Скворцова
12.04.2002

АСТРАХАНСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ ТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
ЗВІТ НАКАЗУ
10.04.2002 № 32
Про науково-дослідної
роботі на літній період
У відповідності з планом науково-дослідної роботи на 2002/2003 навчальний рік, у період канікул, необхідно направити наукову експедицію для вивчення мови і фольклору народів Півночі.
НАКАЗУЮ
2. Керівнику експедиції Скворцової А. А. представити розгорнутий план _аботи експедиції на засіданні Вченої ради 18.05.2002.
Ректор університету Підпис Ю. Т. Піменов
Вірно
Секретар Підпис О. І. Титова
00.00.0000

ВІДДІЛЕННЯ «ІНТУРИСТ»
РОЗПОРЯДЖЕННЯ
15.06.0 № 5
Астрахань
Про підготовку заходів
з підготовки табору
в селищі Яксатово
Для організації робіт з підготовки табору в селищі Яксатово і з метою забезпечення виконання Розпорядження Главінтуріста від 26.03.02 № 17
ЗОБОВ'ЯЗУЮ
1. Директорам готелів Строганову І.П., Бетс К. Ч.:
відрядити до табору на період робочих будівельних спеціальностей для виконання робіт з оплатою за середнім на період з 19.05.2002 по 09.06.2002.
Скласти план ремонтних робіт до 20.04.2002.
Забезпечити необхідне обладнання та інструмент.
15. . Головному інженеру Батурину В. Г. Забезпечити контроль за виконанням обсягу робіт у встановлені терміни.
Генеральний директор
відділення «Інтурист» В. С. Іванов
Візи
У справу 00-00
Підпис виконавця
Дата
УПРАВЛІННЯ МЕТРОПОЛІТЕНУ
Загальний відділ
ВКАЗІВКА
10.10.2002 № 3
Астрахань
Про порядок оформлення
організаційно-розпорядчого
документації
У зв'язку з введенням ГОСТ 6.38-90 «Система організаційно-розпорядчої документації. Основні положення »та підвищення вимог до оформлення документів, що видаються і підписуються керівництвом метрополітену
ЗОБОВ'ЯЗУЮ
1. Начальників служб та відділів Управління метрополітену:
Всі організаційно-розпорядчі документи здавати на редагування і інспектору канцелярії Ковригіної І. С.
Відредаговані документи надавати на підпис начальнику Управління метрополітену тільки через секретаря, на другому примірнику документа повинні бути підписи виконавця, зацікавлених осіб та інспектора Ковригіної І. С.
2. Інспектору канцелярії Ковригіної регулярно перевіряти оформлення документації в службах і підрозділах Управління.
3. Контроль за виконанням вказівки покласти на завідувачку канцелярією Управління Апарина А. Л.
Начальник метрополітену Підпис С. М. Нікітін
Візи: начальників служб,
відділів, І.С. Ковригіної,
Л. І Апарина
У справу 00-00
Підпис, розшифровка підпису
Дата

Уряд
Московської області
КОМІСІЯ З ПРИВАТИЗАЦІЇ
ПОСТАНОВА
15.06.0 № 15
Москва
Про ...
У зв'язку з ... комісія з ...
ПОСТАНОВЛЯЄ
1. Запропонувати уряду ...:
Змінити порядок ... у відповідність з рішенням ... № ___ від _________ «Про проведення ...»
2. ...
Голова комісії Підпис І. Б. Прізвище
Секретар Підпис І. Б. Прізвище

РАДА ДИРЕКТОРІВ
РОСІЙСЬКИХ ПІДПРИЄМСТВ
РІШЕННЯ
04.02.2002 № 4
Астрахань
Про підготовку до виставки
технічних досягнень
і нових технологій
В Астрахані в червні 2002 року буде проводитися виставка технічних досягнень і нових технологій. Проаналізувавши роботу підприємств з цих питань, Рада вважає, що наші підприємства можуть і повинні взяти участь у даній виставці, показати свої розробки та познайомитися з роботою інших організацій в цьому напрямку.
Виходячи з вищевикладеного, Рада директорів
ВИРІШИЛА
1. Директора заводу «Промінь» Михайлова Т. П. призначити відповідальним головою на виставці.
2. Михайлову Т.П. скласти список підприємств, готових взяти участь у виставці до 01.03.2002.
3. Видавництву «ПРОГРЕС» розробити і виготовити друкований матеріал про представлених досягнення до 03.05.2002.
4. Відповідальному секретарю Ради підготувати заявку для участі у виставці.
5. Бухгалтеріям підприємств здійснити оплату учасникам виставки за оформлення виставкових павільйонів до 15.05.2002.
6. Контроль за виконанням рішення покласти на заст. директора фабрики «Зоря» Вавілова С. В.
Голова Ради Підпис О.П. Часто
Секретар Підпис М.М. Осика

Найменування ЗАТВЕРДЖУЮ
організації Керівник
АКТ організації
______ № _____ Особистий Розшифрування
Москва підпис підпису
О____________ Дата
Підстава
Складено комісією:
Голова: ________________________________________________
(Посада, прізвище, ініціали)
Члени комісії:
1. ___________________________________________________________
(Посада, прізвище, ініціали)
15. . _________________________________________________
ТЕКСТ


Складено у _____________ примірниках:
1-й прим. - Куди, кому
2-й прим. -. . .
Третій прим. -. . .
Голова комісії підпис розшифровка
підпису
Члени комісії підписи розшифровки
підписів
З актом ознайомлені:
посади підпису розшифровки
дати підписів
У справу 00-00
Підпис Дата

Найменування організації
ПРОТОКОЛ
15.06.0 № 00
Москва
Виробничої наради
Голова - Єгоров А.І.
Секретар - Краснова Ю.І.
Були присутні: посади, прізвища, ініціали
Запрошені: посади, прізвища, ініціали
ПОРЯДОК ДЕННИЙ
15. . Про підсумки роботи підприємства за I квартал 1998 р.
Доповідь заст. директора Уварова Н.П.
_____________________________________________________________
(Іванов В.А., Звягіна Л.С., Потапов Ю.П., Сазонов А.Б., Васильєв А.В.)
УХВАЛИЛИ:
1.1. Затвердити зміни. . .
1.2. Прийняти. . .
2. Про перспективному плані. . . . . . . . . . .
(Прізвища, ініціали виступили)
УХВАЛИЛИ:
2.1 ................................................. ..................................
2.2 ................................................. .................................
Голова підпис А.І. Єгоров
Секретар підпис Ю.І. Краснова
У справу 00-00
Підпис Дата

Найменування Директору підприємства
структурного «Контакт»
підрозділу Іванову А.Б.
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
00.00.00 № 00 Резолюція
Про відрядження
ст. фахівця
Аксьонової Є.В.
Т Е К С Т


Головний спеціаліст підпис В. Г. Руднєв
підприємства
У справу 00-00
Підпис Дата

Найменування Директору підприємства
структурного «Контакт»
підрозділу Іванову А.Б.
ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА Резолюція
00.00.00 № 00 / 0
Про зрив поставок
обладнання
Т Е К С Т


Ст. спеціаліст підпис О. М. Петров
підприємства
У справу 00-00
Підпис Дата

Заступнику директора
з АГЧ
г-ну Коломіна В. І.
СЛУЖБОВА ЗАПИСКА
15.06.2002
У відповідності з планом підготовки училища до нового навчального року прошу провести наступні роботи в каб. 115:
- Відремонтувати столи учнів (№ 3, 8, 16);
- Зашпаклювати поверхню підвіконь;
- Пофарбувати рами вікон і підвіконь (4 рами);
- Замінити перегорілі лампи (5 шт.).
Викладач історії А. І. Сазонов

Міністерство вищої Директорам шкіл
і середньої спеціальної та гімназій
освіти
МОСКОВСЬКИЙ
Загальний бланк. У залежності від установчих документів організації він може містити такі реквізити:
01-Державний герб Російської Федерації;
02-герб суб'єкта Російської Федерації;
03-емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
04-код організації;
06-найменування організації;
12-місце складання або видання документа.
Крім того, на загальному бланку передбачена нанесення позначок для розміщення реквізитів 09 - дата і 10 - реєстраційний номер документа.
Бланк називається загальним, так як містить однаковий набір реквізитів для всіх видів документів, які на ньому створюються.

Приклад загального бланка з кутовим розташуванням реквізитів:

Державна податкова служба Російської Федерації ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА ІНСПЕКЦІЯ З р. МОСКВІ _____________ № ____________ Москва

Бланк виду документа. Якщо загальний бланк доповнити найменуванням виду документа (реквізит 08), він стає бланком цього виду (наприклад, наказу, протоколу, акта). Бланки для конкретних видів документів доцільно створювати, якщо в організації застосовується велика кількість документів цих видів (наприклад, наказів, розпоряджень, доповідних записок та ін.)
Бланки на двох мовах. В організації суб'єктів Російської Федерації, що мають поряд з російською мовою як державної національну мову, можуть створюватися бланки, в яких реквізити «найменування організації», «довідкові дані про організацію», «місце складання або видання документа» друкують на двох мовах: російській та національному, на одному рівні, використовуючи поздовжнє розташування реквізитів.
Можливо, створення бланка на двох мовах, якщо організація веде листування з іноземними кореспондентами. У таких бланках всі реквізити листа повторюються двічі - російською та іноземною мовою, при цьому не допускається спотворення найменування організації, її організаційно-правової форми, адреси і довідкових даних.
Гербові бланки можуть створюватися тільки друкарським способом у поліграфічних підприємствах, що мають ліцензії на відповідний вид діяльності та сертифікати про наявність технічних і технологічних можливостей для виготовлення такого виду продукції на якісному рівні. При виготовленні бланків на них проставляють (справа внизу або на звороті) порядкові номери і серії.
Гербові бланки підлягають обліку, який ведеться окремо за кожним видом бланків. Облік веде діловодна служба в реєстраційно-облікової формі (журнал реєстрації бланків). При надходженні бланків у журналі записують:
- Найменування виду бланка;
- Дату надходження;
- Номер супровідного документа;
- Найменування підприємства-виробника;
- Серію та номери гербових бланків.
При видачі бланків діловодна служба зазначає у журналі реєстрації бланків:
- Найменування виду бланка;
- Кількість примірників;
- Серію та номери бланків;
- Найменування структурного підрозділу;
- Прізвище та ініціали посадової особи-одержувача;
- Розписку в отриманні;
- Примітка (відмітка про знищення та ін)
Знищення гербових бланків оформляється складанням акта.
На діловодної служби покладається контроль за виготовленням, використанням та зберіганням гербових бланків. Бланки повинні зберігатися надійно в надійно замикаються і опечатується шафах.
Документи, виготовлені на гербовому бланку і призначені для розсилки в інші організації або установи копіюють засобами оперативної поліграфії, запевняючи кожну копію печаткою організації - автора документа.
Крім бланка організації у великих управлінських апаратах створюють бланки структурних підрозділів, бланки посадових осіб. Такі бланки створюються тільки в тому випадку, якщо керівник структурного підрозділу має право підпису. У бланках структурного підрозділу його найменування поміщається нижче найменування організації - автора документа. Якщо створюється бланк посадової особи, то найменування посади розміщується нижче найменування організації-автора документа.
Розташування реквізитів на бланках всіх видів передбачено державним стандартом у двох варіантах: поздовжньому і кутовому. У першому випадку всі бланка розташовуються уздовж верхнього поля і вирівнюють або по ширині, або по центру. При кутовому розташуванні реквізити займають площу (72, 8х88, 6 мм) в лівому верхньому кутку аркуша і вирівнюються або по лівому полю, або по центру відведеної площі. Кутовий варіант дозволяє більш економно використовувати площу аркуша паперу, тому що правий кут документа залишається вільним для розміщення грифа затвердження (в таких документах, як положення, акти, інструкції), адресування (в листах, доповідних записках, заявах), для написання резолюції.
На бланках допускається розташовувати обмежувальні позначки у вигляді куточків, штрихів або інших позначень для розміщення окремих реквізитів (заголовка до тексту, адресата, відмітки про контроль та ін), а також для фальцювання і підшивки.
Викладені вимоги до бланків документів є єдиними для країни і обов'язкові при проектуванні і виготовленні бланків. Не допускається
- Розміщення на бланку тільки скороченого найменування організації - автора документа, відсутність відомостей про відомчої приналежності та організаційно-правовій формі;
- Складання бланка на двох мовах, але з різною формацією про організацію - автора;
- «Прикраса» бланка малюнками, які можна прийняти за емблему;
- Розміщення на бланку довідкових даних про автора, його місцезнаходження, не відповідають даним державної реєстрації;
- Довільного розташування реквізитів бланка, не відповідають вимоги державного стандарту;
- Розміщення додаткових елементів в оформленні (зайві лінії, штрихи, вензелі, інші «художні» прикраси);
- Розміщення реквізитів на бланках російських організацій за зразками бланків закордонних партнерів, що порушує вітчизняні традиції оформлення документів і доречно тільки для спільних підприємств.

1.3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕННЯ ОКРЕМИХ РЕКВІЗИТІВ ДОКУМЕНТІВ

Відбір реквізитів для включення до державного стандарту проводився з метою закріплення в практиці документування тільки тих елементів, які виконують традиційно сформовані функції документа. Природно, основна функція документа - збереження інформації. Але, крім того, до документа «пред'являються" вимоги ідентифікації його автора, які надають документа юридичну силу, створення умов для використання (обробки, передачі, пошуку, наведення довідок та ін) документа в управлінському апараті і в діловодстві.
Реквізит 01 Державний герб Російської Федерації. На бланках документів органів влади Російської Федерації, а також на бланках територіальних органів федеральних міністерств і відомств відтворюється зображення Державного герба Російської Федерації. Зображення Державного герба Російської Федерації на бланках документів регламентовано Положенням про Державний герб Російської Федерації, затвердженому указом Президента України від 30.11.1993 № 2050.
Реквізит 02 герба суб'єкта Російської Федерації. Органи виконавчої влади (адміністрації країв, областей, міст федерального значення, органів місцевого самоврядування) можуть розміщувати на своїх бланках герби міст та областей, якщо вони затверджені конституціями, статутами чи іншими правовими актами суб'єктів Російської Федерації. (Наприклад, розпорядженням мера Москви від 23.11.1993 № 674-РМ офіційного відновлений історичний герб міста, 1 лютого 1995 прийнятий Закон Москви «Про герб і прапор Москви» № № 4-12). Використання герба на бланках регламентується відповідними нормативними актами (законами, статутами, конституціями та ін) [3].
Зображення герба розміщує на верхньому полі бланка: при кутовому розташуванні реквізитів - у центрі поля. Діаметр зображення герба не повинен перевищувати 20 мм.
Реквізит 03 емблема організації або товарний знак (знак обслуговування). На бланках організацій усіх форм власності замість герба може бути використаний зареєстрований у встановленому порядку товарний знак (знак обслуговування) або емблема. Емблема поміщається на бланку у відповідність з установчими документами організації. Використання товарних знаків на бланках організації встановлено Законом РФ «Про товарні знаки, знаках обслуговування і найменування місць походження товарів» від 23 вересня 1992 р. товарний знак може бути зареєстрований на ім'я юридичної особи, яка здійснює підприємницьку діяльність.
Не допускається одночасне розміщення на бланках зображення і герба, і емблеми.
Реквізит 04 код організації. Реквізит служить для прискорення передачі документованої інформації по каналах електронного зв'язку та скорочення кількості можливих помилок, що виникають при передачі даних і складно сприймаються назв організації. Код є елементом електронної ідентифікації документа [4]. У залежності від приналежності організації до певної системи органів влади або підприємств використовується Класифікація органів державної влади та управління (ОКОГУ) або Загальноросійський класифікатор установ, організацій і підприємств (ЄДРПОУ).
Реквізит 05 код форми документа. ГОСТ Р 6.30-97 передбачає проставлення на бланку коду форми документа за загальнодержавним класифікатором управлінської документації (ОКУД). Код форми є елементом ідентифікації документа.
Реквізит 06 найменування організації. Автор документа повинен бути зазначений на кожному документі незалежно від того, виготовлений документ на бланку або без нього. Автором документа в управлінській практиці, як правило, виступає організація, установа, підприємство (або їх структурний підрозділ). На бланку дається найменування організації із зазначенням організаційно-правової форми, підпорядкованості, ступеня самостійності, тобто тих відомостей, які характеризують автора. Ці дані «виконують» правову функцію і необхідні для надання управлінського документу юридичної сили.
Найменування організації - автора документа вказується в бланках у точній відповідності з положенням (статутом) про організацію (або з тим законодавчим чи нормативним актом, на основі якого створена і діє ця організація). Скорочене найменування організації або абревіатура розміщується на бланках після повного найменування і міститься в дужках. Організація, установи та підприємства, що мають вищі організації, повинні розміщати їх найменування на своїх бланках перед власним найменуванням. Якщо організація є філією іншої організації, то її назва розміщується перед найменуванням організації - автора документа.
Найменування організації іноземною мовою відтворюють у бланку в тих випадках, коли воно закріплене в статуті (положенні) про організацію.
У відповідність з Цивільним кодексом РФ приватні організації, які є юридичними особами, повинні мати фірмові найменування, до складу яких включаються вказівки на їх організаційно-розпорядчу форму (табл. 2).
Велика частина внутрішніх документів виготовляється без використання бланків. У таких випадках документ набирають на комп'ютері, друкують на друкарській машинці або пишуть від руки на чистому аркуші паперу. Перераховані вимоги до оформлення реквізиту «найменування організації» повинні дотримуватися і при підготовці внутрішніх документів.
Таблиця 2. Фірмові найменування.

Організаційно - правова Форма	У найменування організації входять
Повне господарське товариство	Імена (найменування) всіх учасників і слова «повне товариство» або ім'я (найменування) одного або декількох учасників з додаванням слів «і компанія»
Господарське товариство на вірі (командитне)	Імена (найменування) всіх повних товаришів і слова «товариство на вірі», «командитне товариство» або ім'я (найменування) не менш чим одного повного товариша з додаванням слів «і компанія» і слова «Товариство на вірі» чи «Командитне товариство»
Господарське товариство з обмеженою відповідальністю	Найменування і слова «з обмеженою відповідальністю»
Господарське товариство з додатковою відповідальністю	Найменування товариства і слова «з додатковою відповідальністю»
Акціонерні товариства	Найменування товариства і вказівка ​​на те, що суспільство є акціонерним
Виробничий кооператив	Найменування кооперативу і слова «виробничий кооператив» або «артіль»
Державні і муніципальні унітарні підприємства	Найменування повинно містити вказівку на власника майна
Споживчий кооператив	Вказівка ​​на основну мету його діяльності і слова «кооператив» або слова «споживчий союз» або «споживче суспільство»

Реквізит 07 довідкові дані про організацію. До складу реквізиту включають поштову адресу, номери телефонів та інші відомості за рішенням організації. державний стандарт не лімітує склад відомостей, що входять в довідкові дані. Однак чим повніше відомості, вміщені на бланку, тим легше зв'язатися з організацією - автором документа. Поштова адреса має бути вказаний у відповідність з діючими поштовими правилами, тобто обов'язково включати індекс підприємства зв'язку із зазначенням одиниць адміністративно-територіального поділу. Номер телефону слід вказувати той, за яким можна отримати необхідну інформацію (наприклад, канцелярії, секретаріат). Групи цифр у номерах телефону (факсів) розділяють дефісом.
Блок довідкових даних може бути доповнений за бажанням організації - автора документа наступними даними: номер факсу, телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку та реквізити банку, телекс, адреса електронної пошти. В якості поштової адреси допускається вказувати номер абонентської скриньки.
Реквізит 08 найменування виду документа. Найменування виду документа повинно відображати зміст документованої дії і компетенцію його автора. Найменування виду документа - обов'язковий реквізит при оформленні всіх документів, крім листа. Додатково до цього реквізиту може бути вказаний код документа у відповідність до Загальноросійським класифікатором управлінських документів (ОКУД).
Реквізит 09 дата документа. Датою документа є дата його підписання; для документів, прийнятих колегіальним органом, - дата його прийняття; для затверджуваних документів - дата затвердження, для актів і протоколів - дата події. Дата проставляється посадовою особою, підписує (затверджує) документ. Якщо автором документа, є кілька організацій, то датою документа є найбільш пізня дата підписання.
ГОСТ Р 6.30-97 встановлює три способи оформлення дати [5]. Терміни, що містяться в тексті документа, дати погодження, візування, затвердження, запевнення, підписання, реєстрації оформляються двома парами арабських цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма арабськими цифрами. При цьому державний стандарт передбачають два варіанти послідовності розташування елементів:
- День місяця, місяць, рік. Наприклад: 01.09.2002.
- Рік, місяць, день місяця. Наприклад: 2002.02.01.
Другий варіант відповідає традиціям оформлення дати в європейських країнах і закріплений у міжнародних стандартах ІСО 8601-88 [6].
Допускається словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад, 1 жовтня 2002
Реквізит 10 реєстраційний номер документа. Реєстраційний номер документа (індекс) проставляється при його реєстрації в організації - автора документа. Реєстраційний номер, як правило, складається з порядкового номера документа в реєстроване масиві (договори, накази, протоколи, листи та ін.) У конкретній системі діловодства індекс документа крім порядкового може включати індекс структурного підрозділу, індекс справи за номенклатурою, індекс посадової особи та ін при відправленні відповідних листів прийнято вказувати два індекси - той, що визначено документом в організації - автора даного листа при його реєстрації і той , який був на отриманому документі (реквізит 11 - посилання на реєстраційний номер і дату документа). Якщо лист ініціативне, тобто одна організація звертається в іншу з будь - яким питанням в перший раз, то друга дата і індекс не заповнюються.
Реєстраційний номер документа, складеного спільно декількома організаціями, складається з реєстраційних номерів, присвоєних йому в кожній з цих організацій. На документі реєстраційні номери проставляються через косу риску в порядку, відповідному проставлення авторів документа.
Реквізит 11 посилання на індекс і дату вхідного документа. Цей реквізит включається тільки в бланк листа, він призначений для проставлення дати і індексу того документа, на який дається відповідь.
Реквізит 12 місце складання або видання. Реквізит вказується на загальному бланку або бланку виду документа (наприклад, постанови, рішення і т.д.). Цей реквізит містить відомості про те географічному пункті, де зареєстрована організація, місце знаходження юридичної особи, певна його державною реєстрацією. Оформляється цей реквізит у відповідність з найменуваннями об'єктів адміністративно-територіального поділу та населених пунктів. Якщо місце складання документа входить в назву організації - автора, то його можна на бланку не вказувати [7].
Реквізит 13 гриф обмеження доступу до документа. Гриф обмеження доступу до документа (відмітки «таємно», «конфіденційно», «для службового користування (ДСК)» або відмітки, які встановлюють різні ступені секретності або рівні конфіденційності та ін) проставляється на першому аркуші документа на верхньому полі справа. Віднесення інформації до державної таємниці здійснюється на основі Закону РФ від 21 липня 1993 р. № 5485-1 «Про державну таємницю». Віднесення інформації до конфіденційної здійснюється у відповідність з Указом Президента РФ від 6 березня 1997 р. № 118 «Про затвердження переліку відомостей конфіденційного характеру».
Реквізит 14 адресат. Документи повинні надіслати на адресу організації, їх структурних підрозділів або конкретним посадовим особам. Як адресата можуть бути фізичні особи. При направленні документів на адресу організації (структурного підрозділу) прізвище його керівника може бути кореспонденту невідома. У такому разі найменування установи пишеться в називному відмінку і адресування оформляється наступним чином:
Міністерство фінансів РФ
Управління податкової реформи
При направленні документа посадовій особі назва організації вказується в називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному. Наприклад:
Міністерство фінансів РФ
Начальнику Управління податкової
реформи
А. С. Астаф'єву
При направленні документа керівнику організації її назва входить до складу посади адресата. Наприклад:
Генеральному директору видавництва
«Бізнес і комп'ютер»
П. О. Родченко
Допускається центрованим кожен рядок реквізиту «адресат» по відношенню до самої довгому рядку. Наприклад:
Генеральному директору видавництва
«Бізнес і комп'ютер»
П. О. Родченко
При адресуванні документів кільком однорідним установам або організаціям прізвища опускають, а посада вказує узагальнено. Наприклад:
Ректорам вузів
Документ, призначений для відправки, не повинен містити більше чотирьох адрес. Слово «копія» перед другим і іншими адресатами не проставляється. При друкуванні документа кожну адресу відокремлюється один від одного 2 - 3 інтервалами.
При направленні документа одного змісту в кілька адрес виконавець документа складає список на розсилку, в якому перераховуються адреси, найменування організацій та прізвища посадових осіб. На підставі цього списку оформляється адресат у кожному конкретному документі.
Поштова адреса може зазначатися тільки на конверті. При необхідності до складу реквізиту «адресат» може входити поштова адреса. Елементи поштової адреси вказують у послідовності, встановленої правилами надання послуг поштового зв'язку. У цьому випадку спочатку вказується назва організації, а потім поштову адресу. Наприклад:
Редакція газети «Новий світ»
103806 ДСП, Москва, К-6
Малий Путніковскій пер., 1, / 2
При адресуванні документа фізичній особі адресування оформляють у послідовності: ініціали, прізвище одержувача, поштову адресу. Наприклад:
М. І. Козлову
144511 Іваново
вул. Нормандія-Неман, буд.6, к.2, кв.134
Поштова адреса на конвертах і документах вказується у відповідність з діючими поштовими правилами [8].
Крім документів, які направляються за межі організації, адресування використовується і в оформленні внутрішніх документів з метою визначення кола виконавців, оперативного направлення документа тим посадовим особам, до компетенції яких належить їх розгляд (накази, розпорядження, вказівки), а також з метою регулювання спрямування окремих документопотоков (доповідні і пояснювальні записки, заяви). Адресування внутрішніх документів оформляється або із зазначенням конкретних посадових осіб, або узагальнено. Наприклад, наказ керівника організації може мати таку адресу:
Начальникам виробничих служб
Реквізит друкують, відступивши від верхнього поля 4 - 5 міжрядкових інтервалу або 32 знака (що відповідає четвертому положенню табулятора друкарських машинок) від межі лівого поля.
Кожна складова частина реквізиту «адресат» друкується з нового рядка через один міжрядковий інтервал, прізвище адресата відділяється від решти частин адресування 1, 5 - 2 інтервалами.
Реквізит 15 гриф затвердження документа. Документи, які не можуть бути введені в дію їх авторами, набувають юридичної сили після затвердження керівником організації, колегіальним (дорадчим) органів чи вищим органом влади (управління). Процедура затвердження оформляється двома способами, які мають однакову силу проставленням на документі грифа затвердження або виданням спеціального розпорядчого документа із зазначенням його вихідних даних на затверджуваному документі.
Гриф затвердження розташовують праворуч над текстом.
Затвердження виданням розпорядчого документа практикується в тих випадках, коли потрібні додаткові роз'яснення або якісь дії, заходи щодо впровадження затверджується документа. У цьому випадку на затвердження постановою, рішенням, наказом, протоколом гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО, ЗАТВЕРДЖЕНА, ЗАТВЕРДЖЕНІ, або ЗАТВЕРДЖЕНО, найменування стверджує документа в орудному відмінку, його дати і номера. Наприклад:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказом начальника
Головного управління ліцензування і
контролю
23.04.2002 № 34
або
ЗАТВЕРДЖЕНО
Протоколом Ради Університету
від 14.11. 2002 № 4
Якщо документ затверджується єдиноначальної керівником організації (органу влади або управління), то гриф затвердження оформляється на документі наступним чином:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор
__________ І. Л. Леонова
14.08.2002
Слова ЗАТВЕРДЖЕНО, ЗАТВЕРДЖЕНА, ЗАТВЕРДЖЕНІ, ЗАТВЕРДЖУЮ, ЗАТВЕРДЖЕНО друкують прописними літерами без лапок. Допускається в реквізиті «гриф затвердження» центрувати елементи щодо самої довжини рядка.
Примірний перелік документів, на яких проставляється гриф затвердження, подано в додатку 1.
Реквізит 16 резолюція. Резолюція складається керівником при розгляді надійшли або внутрішніх документів для організації їх виконання. Її пишуть від руки на першому аркуші документа, що поступив під реквізитом «адресат». У резолюції зазначається: прізвище (або прізвища) виконавців, зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника і дата складання резолюції. Наприклад:
Г. Р. Лужкову
Прошу підготувати кошторис
і проект договору до 30.07.2002
Ломакін
10.07.2002
Якщо резолюція включає кілька прізвищ, то першою зазвичай стоїть прізвище відповідального виконавця.
ГОСТ Р 6.30-97 передбачає складання резолюції та у вигляді окремого документа. Резолюція в цьому випадку є самостійним документом, що містить доручення керівника. Для цих цілей використовують зазвичай невеликі бланки (формату А6) з надрукованою друкарським способом прізвищем керівника, на яких і складається текст резолюції.
Реквізит 17 заголовок до тексту. Заголовок до тексту складається виконавцем документа у всіх випадках, коли документ оформлений на папері формату А4. Якщо документ підготовлений на форматі А5, реквізит можна опустити. Заголовок до тексту - реквізит, що виражає в стислій формі основний зміст документа. Тема дозволяє швидко визначити ступінь інформативності документа, його важливість або терміновість, допомагає орієнтуватися в змісті документа при його отриманні, розгляді. Тема обов'язково використовується при реєстрації документів.
Заголовок повинен бути коротким і точно передавати зміст тексту, він повинен бути граматично узгоджений з назвою виду документа. Наприклад:
Наказ (про що?) Про створення структурного підрозділу
Наказ (про що?) Про звільнення
Протокол (чого?) Засідання вченої ради
Лист (про що?) Про укладення договору
Посадова інструкція (кого?) Секретаря
Акт (чого?) Ревізії
Акт (про що?) Про виділення до знищення документів
Місце для розміщення заголовка на документах звичайно відзначається куточками при виготовленні бланка. Тема розташовують зліва над текстом документа, відступивши від надписи бланка 2 - 3 міжрядкових інтервалу. Тема друкують через один інтервал. Крапку в кінці заголовка не ставлять.
Реквізит 18 відмітка про контролях. Відмітка про контроль проставляється тільки на тих документах, процес виконання (або строки) яких контролюються. Відмітка наноситься діловодної службою (або секретарем) після того, як керівник приймає рішення про контроль документа. Відповідно до ГОСТ Р 6.30-97 відмітка про контроль являє собою велику літеру «К», яку наносять від руки яскравим фломастером або спеціальним гумовим штемпелем. Проставляється відмітка на лівому полі документа на рівні заголовка до тексту. Можливе використання інших відміток про контроль, наприклад, штамп «контроль» і термін використання документа.
Реквізит 19 текст документа. Текст документа друкують, відступивши на 2 -4 інтервалу від реквізиту «заголовок до тексту» через 1, 5 міжрядкових інтервалу.
ГОСТ Р 6.30-97 допускає друкувати текст документа на двох сторонах аркуша паперу.
У документах, складених на двох і більше сторінках, друга і наступна сторінки нумеруються. Номер сторінки проставляється посередині верхнього поля арабськими цифрами без лапок, дефісів і слова сторінки (сторінки).
Реквізит 20 відмітка про наявність додатків. Відмітка про наявність додатків призначена для фіксації уваги одержувача та відправника на документах, які складають з пересилаються документом один комплект. Відмітка розміщується в документі після закінчення тексту (через 2 - 4 інтервалу), вище реквізиту «підпис». Слово «Додаток» друкується від лівого поля, після нього ставиться двокрапка. Текст програми друкують через один міжрядковий інтервал, якщо додатків кілька, текст поділяється 1, 5 інтервалами. Якщо в тексті документа даються назви документів, які будуть додатком до них, відмітка про наявність додатків оформляється наступним чином:
Додаток: на 10 л. в 3 екз.
Якщо в тексті документа додатка згадані, але не названі, у позначці про додатки вони повинні бути вказані повністю. Наприклад:
Додаток: 1. Штатний розклад на 4л. в 2 екз.
2. Кошторис витрат .... на 3 л. в 2 екз.
Якщо додатки зброшуровані, кількість аркушів можна не вказувати.
Документи, які є додатками до інших, повинні бути оформлені на стандартних аркушах паперу і мати у правому верхньому кутку позначку, що складається зі слова «Додаток» (яку друкують без лапок), найменування, номери, дати й інших реквізитів основного документа.
Наприклад:
Додаток
до наказу ректора університету
11.04.02 № 07/21
За наявності декількох додатків до одного з документом, на них проставляється порядковий номер. «Додаток № 1», «Додаток № 2» і т.д.
Допускається вираз «ДОДАТКИ №» друкувати великими літерами, а також центрованим це вираз, найменування документа, його дату, та реєстраційний номер відповідно до самої довжини рядка, наприклад,
ДОДАТОК № 3
до наказу ректора університету
11.04.2002 № 07/21
Реквізит 21 підпис. Право підпису управлінських документів, як правило, є компетенцією керівника організації або його заступників у відповідність з розподілом їх обов'язків, встановлених правовим актом (статутом, положенням про організацію, наказом про розподіл обов'язків та ін.)
Доповіді, доповідні записки, довідки та інші документи довідкового, інформаційного та аналітичного характеру можуть бути підписані виконавцем (автором) документа, але тільки в тих випадках, коли вирішуються в документі питання не виходять за межі його прав і компетенції.
Документ може бути підписаний двома або більше посадовими особами, їли за його складання і зміст відповідальні кілька посадових осіб. Наприклад, документи, в яких містяться відомості грошового, матеріального, кредитного характеру, що є підставою для прийому і видачі грошей, товарно-матеріальних та інших цінностей; документи, що змінюють кредитні і розрахункові зобов'язання, підписують і керівник організації, і головний бухгалтер. Документи, складені спільно двома або більше організаціями, підписують керівники цих організацій.
До складу реквізиту «підпис» входить найменування посадової особи та найменування організації, яку воно очолює (якщо документ підготовлений без використання бланка), особистий підпис, ініціали та прізвище.
Якщо документ оформлений на бланку, то реквізит «підпис» включає коротку назву посади, особистий підпис, ініціали та прізвище.
Якщо документ підготовлений двома організаціями і його підписують особи рівних посад, то їхні підписи розташовують двома групами на одному рівні, наприклад:
Голова правління Префект Центрального округу
«Крісталлбанка» м. Москви
Миколаїв М. В. Ніколаєв. Сидоров С. П. Сидоров
У такому разі документи оформляють не на бланках і підписують стільки екземплярів документа, скільки організацій брало участь в їх розробці. Таким чином кожна організація (установа) має офіційно оформлений оригінал документа.
Якщо документ підписують кілька посадових осіб однієї організації, їх підписи розташовують одну під іншою в порядку, відповідному ступенем значущості займаних ними посад. Наприклад:
Генеральний директор Лапотко А. Д. Лапотко
Головний бухгалтер Жукова Л. М. Жукова
Два підписи оформляються на документах колегіальних органів - протоколи і виписки з них підписують голова і секретар.
Документи, складені комісією (акти) підписує голова і всі члени комісії.
Підпис повинен бути як на документах, що направляються в інші організації, так і на тих, які залишаються в справах організації-автора документа. Додатки до документів також повинні бути підписані в установленому порядку.
Підпис вміщують після тексту та відмітки про наявність додатку, відступивши 2-3 міжрядкових інтервалу.
У вітчизняній практиці оформлення документів часто зустрічається проставлення косою риси чи прийменника «за» перед найменуванням посади керівника, що означають, що документ підписаний іншими посадовою особою. Така практика є неприпустимою, це порушує юридичну силу документа. Документ може підписати особа, офіційно виконує обов'язки керівника. Використання прийменника «за» або скорочення «зам», «т.в.о.» неприпустимо [9].
Допускається в реквізиті «підпис» центрування найменування посади особи, яка підписала документ, щодо самої довжини рядка.
Наприклад,
Комерційний директор
ЗАТ «Вимпел» Рубцов М. О. Рубцов
У ряді випадків (для підписання запрошень, повідомлень, довідок, внутрішніх документів) може бути використано факсиміле. Факсимільний підпис - це механічне відтворення власноручного підпису керівника. Організація самостійно визначає порядок використання факсимільного підпису та види документів, якими вона завіряється. Правила використання факсиміле закріплюються або виданням розпорядчого документа, або інструкцією з діловодства. При цьому необхідно пам'ятати, що використання факсимільного підпису замість справжньої не повинно суперечити закону або іншим правовим актам.
Федеральний закон «Про інформацію, інформаційного захисту інформації» встановив порядок посвідчення документа, що зберігається, оброблюваного і передається за допомогою інформаційних та телекомунікаційних систем. Юридична сила таких документів засвідчується електронним цифровим підписом [10].
Реквізит 22 гриф узгодження документа. Реквізит 23 візи узгодження документа. Узгодження документа здійснюється в тих випадках, коли виникає необхідність оцінки його змісту певним колом посадових осіб. Оцінка проводиться з точки зору доцільності створення документа, його відповідність чинному законодавству, точності викладу і формулювання розглянутого питання і ін узгодження документа необхідно для підтвердження згоди одного або кількох посадових осіб, структурних підрозділів, організацій чи установ з вирішенням питання, викладеним в документі.
Узгодження документа в межах однієї організації оформляється візою. згідно з вимогами ГОСТ Р 6.30-97 при візуванні документа вказують найменування посади, особистий підпис, його розшифрування та дату. Наприклад,
Начальник юридичного відділу
Грінберг М. Л. Грінберг
05.09.2002
Таке оформлення полегшує роботу з документом фахівцям апарату управління при підготовці проекту документа, діловодній службі - при контролі якості підготовки документа і його оформлення, керівнику - під час підписання документа.
Для документа, оригінал якого залишається в організації, візи проставляються в нижній частині зворотного боку останнього аркуша оригіналу документа. Для документа, оригінал якого відправляється з організації, візи проставляються в нижній частині лицьового боку копії відправляється документа [11].
Порядок і послідовність візування визначається в кожній конкретній організації інструкцією з діловодства (по роботі з документами) або регламентуються розпорядчим документом першого керівника. Проекти інструкцій, інших відомчих нормативно-розпорядчих документів візують начальники зацікавлених структурних підрозділів. При наявності зауважень до документа візу оформлюють таким чином:
Зауваження додаються
Начальник юридичного відділу
Грінберг М. Л. Грінберг
05.09.2002
Зауваження викладають на окремому аркуші, підписують і докладають до документа. За рішенням організації допускається поаркушно візування документа і його застосування.
Проекти документів, підготовлені в одній організації і які зачіпають інтереси інших, погоджуються з ними у встановленій черговості. При цьому узгодження оформляється або на останньому аркуші проекті документа, нижче всіх підписів, або виноситься на окремий лист погодження, який є додатком до оригіналу документа. Узгодження при цьому оформляється в ідеї грифа, що включає слово «ПОГОДЖЕНО», посади керівника та найменування організації, з якою погоджують документ, його особистий підпис, ініціалів, прізвища та дати. Гриф узгодження на документі розташовують нижче підпису ліворуч. Наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Начальник Управління
адміністративного та фінансового забезпечення
Лужина Ф. М. Лужина
20.09.2002
Якщо погодження здійснюється окремим документом вищестоящої організації або колегіальним органом після обговорення документа на його засіданні, то гриф погодження оформляється таким чином:
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання Лист міністра зв'язку
30.11.2002 № 12 18.11.2002 № 12/34-09
Слово ПОГОДЖЕНО друкується прописними літерами без лапок.
Реквізит 24 друк. Засвідчення документів печаткою організації - особливий їх посвідчення, підтвердження їх юридичної сили. Відбиток печатки проставляється на документах, що засвідчують права посадових осіб, факти витрат коштів і матеріальних цінностей, на розрахунково-платіжних документах, посвідченнях, дорученнях, на багатьох організаційних документах (положеннях, статутах, установчих договорах, штатних розкладах та ін.) Друк застосовується також у всіх випадках посвідчення прав посадових осіб організації, підтверджують витрачання грошових коштів і матеріальних цінностей, та ін
Печатки підрозділяють на гербові та прості. Гербова печатка кругла, в центрі поміщається зображення Державного герба Російської Федерації (суб'єкта Федерації), а по колу - найменування організації. Відтворення Державного герба Російської Федерації обов'язково на печатках центральних органів влади, центральних органів федеральної виконавчої влади, на печатках інших органів державної влади. Герб суб'єкта Російської Федерації розміщується на печатках органів представницької і виконавчої влади суб'єктів Федерації. герб міста, району Російської Федерації розміщується на печатках органів представницької і виконавчої влади міст, району у відповідність з Федеральним законом від 28 серпня 1995 р. № 154 ФЗ «Про загальні принципи організації місцевого самоврядування в Російській Федерації». використання герба регламентується відповідними нормативними актами - федеральними законами, нормативними актами суб'єктів Федерації, міста, району.
У недержавних організаціях використовується фірмова печатка, яка прирівняна до гербової - в центрі розміщується емблема організації або абревіатура її найменування, по колу - повне найменування організації. У деяких законодавчих актах, що регламентують порядок створення і діяльність організацій різних організаційно-правових форм власності, встановлюються і вимоги до печаток. Наприклад, п.6, ст.2 Федерального закону «Про акціонерні товариства»: «Суспільство повинно мати круглу печатку, що містить його повне фірмове найменування російською мовою і вказівка ​​на місце його знаходження. У пресі може бути також зазначено фірмове найменування товариства на будь-якій іноземній мовою або мовою народів Російської Федерації ».
Прості печатки можуть бути квадратними, круглими, прямокутними, трикутними, овальними. На них відтворюється назва організації і структурного підрозділу, який використовує друк у своїй діяльності. Відтисками печаток таких користуються для запевнення довідок, копій документів, які направляються за межі організації, при розсилці копій розпорядчих документів, при опечатуванні пакетів, бандеролей, шаф і т.д.
Відбиток печатки на документах проставляється таким чином, щоб він захоплював частину найменування посади й особистого підпису особи, яка підписала документ. На документах фінансового характеру друк проставляється без захоплення найменування посади і підпису, на спеціально для цього відведеному місці. Як правило, місце проставлення печатки відзначається символом «М. П. ».
Печатки надійно зберігаються в надійно замикаються і опечатується шафах (сейфах).
Відтворення відбитка гербової печатки передбачено спеціальними нормативними актами (наприклад, Інструкція про порядок ведення трудових книжок). У діловодної практиці прийнято складати індивідуальний план для кожної організації список документів, на яких проставляється печатка, він вводиться в дію наказом керівника чи є додатком до інструкції по роботі з документами.
Примірний перелік документів, що завіряються печаткою, подано в додатку 2.
Реквізит 25 позначка про завірення копії. Копія документа - відтворення всіх його реквізитів. Копія може бути виготовлена ​​передруком оригіналу або зняттям з нього копії за допомогою копіювального апарату. Якщо виготовляється копія з документів, що стосуються прав та інтересів громадян, то на верхньому полі документа проставляється слово «копія». У діловодної практиці копіюють в основному вихідні документи для того, щоб у справах організації залишалися їх копії. посвідчують копії працівники діловодної служби, проставляючи нижче реквізитів «підпис» слово «Вірно» із зазначенням посади, прізвища, личиною підпису та дати.
Наприклад:
Вірно
Інспектор канцелярії Тимошенко М. Ю. Тимошенко
30.05.2002
У ряді організацій встановлюється більш жорсткий порядок запевнення, при якому вірність копії засвідчується, крім того, проставленням печатки. Проставлення печатки на копіях документів (витяги з них) обов'язково, якщо документ представляється в інші організації. У ряді випадків законодавчо визначено нотаріальне завірення копій документів (статут, свідоцтво про реєстрацію, ліцензія та ін.)
Виписки з протоколів запевняє секретар, який складав протокол і здійснює його зберігання, з наказів - секретар (або інспектор), який відповідає за зберігання документів.
Реквізит 26 позначка про виконавця. Відмітка про виконавця включає прізвище виконавця і номер його телефону, розміщується на лицьовій або зворотному боці останнього аркуша документа на 2-4 інтервалу нижче реквізиту «підпис» і друкується від лівого поля. Відмітка має довідковий характер і призначена для оперативного зв'язку одержувача з фахівцем, який безпосередньо готував цей документ. Реквізит може бути оформлений у двох варіантах:
- Прізвище виконавця (без ініціалів) та номер телефону;
- Ім'я, по батькові, прізвище виконавця та номер телефону.
Наприклад:
Сидоркін 709 44 23
Ілля Іванович Сидоркін 709 44 23
У деяких організаціях поруч з відміткою про виконавця поміщають код друкарки (або оператора ПК), яка друкувала текст документа.
Реквізит 27 позначка про виконання документа і направлення його до справи. Цей реквізит наноситься від руки після його виконання і є свідченням завершення роботи над ним.
Зміст позначки про виконання залежить від характеру виконання документа (наприклад, підготовка письмової відповіді, проведення переговорів, досягнення усної угоди). На нижньому ролі першого аркуша документа ліворуч виконавець від руки робить короткий напис про характер виконання документа, вказує номер справи, в яке поміщений документ на зберігання, дату і ставить підпис. Наприклад:
Підготовлено лист № 34/08-67 від 28.05.2002.
У справу № 08-15. Виконавець Зотов Є. Л. Зотов
У ряді організацій існує практика, коли відмітка про виконання підписується керівником структурного підрозділу, в якому виконувався документ.
Реквізит 28 відмітка про надходження документа до організації. Відповідно до ГОСТ Р 6.30-97 в правому кутку нижнього поля вхідних документів повинні бути проставлені входить обліковий номер і дата отримання документа в організації, якою документ адресований. Відмітка про надходження документа може проставлятися від руки або для цієї мети використовують штампи. У штампах вказується найменування організації, номер (індекс вхідного документа) та дата надходження.
Реквізит 29 ідентифікатор електронної копії документа. Реквізит призначений для автоматизованого пошуку та контролю інформації. Ідентифікатором електронної копії документа є позначка (колонтитул), що проставляється в лівому нижньому кутку кожної сторінки документа і містить найменування файлу на машинному носії, дату та інші пошукові дані, встановлені в автоматизованій системі обробки документів.

1.4.ТРЕБОВАНІЯ до виготовлення ДОКУМЕНТІВ

Впорядкування процесів документування включає крім дотримання процедур складання документів також і певні вимоги до їх виготовлення, що забезпечує єдиний стиль їх оформлення.
Управлінські документи виготовляються на друкарських машинках або комп'ютерах. Документи повинні виглядати акуратно, складатися грамотно, без помарок і виправлень. Існують певні правила виготовлення документів на друкуючих пристроях, виконання яких забезпечує раціональне розміщення всіх реквізитів, а також надає документам офіційний характер, забезпечує їх якість.
Усі реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкують через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів відділяють один від одного 1, 5 - 2 інтервалами. Реквізити відділяють один від одного 2-3 інтервалами. Максимальна довжина рядка кожного окремого реквізиту (крім тексту) - 28 знаків.
Текст документа на бланках А4 друкують через півтора міжрядкових інтервалу, на бланках А5 - через один інтервал.
Сформовані правила розміщення реквізитів на документі і оформлення документа зводяться до наступного:
- Від кордону лівого поля друкують:
реквізити "заголовок до тексту», «текст» (без абзаців), «відмітка про наявність додатків», «прізвище виконавця і номер його телефону», «відмітка про виконання документа і направлення його до справи», найменування посади в реквізитах «підпис» , «гриф узгодження», засвідчувальні написи «вірно»; слова «примітки» і «підстава», якщо в тексті документа є примітки або виділена в самостійний абзац посилання на документ, що послужив підставою до його видання; в наказах, розпорядженнях слова «НАКАЗУЮ» , «ПРОПОНУЮ»; в протоколах слова: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «ВИРІШИЛИ».
- Відступивши п'ять друкованих знаків від межі лівого поля, друкують початок абзаців.
- Відступивши 32 друкованих знака - реквізит «адресат».
- Відступивши 40 друкованих знаків - реквізити «гриф обмеження доступу до документа» і «гриф затвердження».
- Відступивши 48 друкованих знаків, друкують ініціали та прізвище посадової особи в реквізиті «підпис».
При підготовці документів з використанням комп'ютера зазвичай застосовують спеціальні програмні засоби - текстові редактори, які мають суттєві відмінності у своїх функціональних можливостях [12].

2. ОФОРМЛЕННЯ УПРАВЛЕНЧЕCКІХ ДОКУМЕНТІВ

При документуванні управлінської діяльності використовується велика кількість видів і різновидів документів. Існує 18 систем документації. Наймасовішу групу документів у сфері управління, незалежно від специфіки установи, організації, представляє уніфікована система організаційно - розпорядчої документації. Всього налічується близько 40 видів організаційно - розпорядчих документів.
Їх можна класифікувати наступним чином:
- Організаційні документи - статути, положення, інструкції, правила, договори, регламенти;
- Розпорядчі документи - постанови, рішення, розпорядження, накази із загальних питань, протоколи, вказівки;
- Довідково-інформаційні документи - листи, факси, телеграми, телефонограми, доповідні записки, довідки, акти;
- Документи з особового складу - накази з особового складу (трудові договори, контракти, особисті справи, накази, заяви, трудові книжки).

2.1.ОРГАНІЗАЦІОННИЕ ДОКУМЕНТИ

Діяльність установ фіксується в документах різного виду. Згідно з чинним законодавством органи законодавчої та виконавчої влади Російської Федерації видають такі документи, як рішення, укази, розпорядження, постанови, накази, вказівки, інструкції.
Організації, установи, приватні підприємства створюють статути, положення, інструкції тощо

2.1.1. Статут

Статут - звід правил, що регулюють діяльність організацій, установ, товариств громадян, їх взаємовідносини один з одним, права та обов'язки у сфері державної або господарської діяльності.
Існують, наприклад статути добровільних спортивних товариств, акціонерних товариств, товариств з обмеженою відповідальністю, статути, що визначають організацію і сферу діяльності Збройних сил РФ (Стройовий, Дисциплінарний та ін), статути громадських організацій і т.д.
Статути - це складні документи, структуру і зміст яких визначають самі розробники.
Текст статуту складається з розділів:
- Загальні положення (визначають завдання і цілі створюваної організації);
- Організаційна єдність (структурні підрозділи, їх взаємозв'язку);
- Регламент діяльності (форми управління, права та обов'язки посадових осіб);
- Фінансово-матеріальна база (визначення розмірів основних оборотних коштів, джерела, порядок розпорядження засобів та цінностями);
- Звітна та ревізійна діяльність;
- Порядок ліквідації та відповідальність у справах державної влади.
Статути громадських організацій у справах організації.
Загальні статути стверджують вищі органи державної влади. Статути громадських підприємств і установ стверджують вищі органи (міністерства, відомства).
Статути муніципальних підприємств затверджують районні чи міські адміністрації.
Статут приватних підприємств стверджують власники, колективи при адміністрації в обласних, крайових, міських чи районних адміністраціях.

2.1.2. Посадові інструкції

Посадова інструкція - організаційно-розпорядчий документ тривалого або постійного терміну дії (до введення нової), в якому визначено науково-технічні, технологічні, фінансові та інші сторони діяльності організації, її підрозділів та посадових осіб.
Усі інструкції можна поділити на дві основні групи:
- Інструкції, що регламентують порядок виконання будь-якого процесу, в здійсненні якого беруть участь виконавці (посадові особи; підрозділу);
- Посадові інструкції, що визначають функції, права, обов'язки і відповідальність посадових осіб.
Інструкції можуть роз'яснювати порядок застосування законодавчих актів та розпорядчих документів (законів, постанов, наказів).
Інструкція складається з декількох розділів, кожен з яких є логічно закінченої частиною документа.
Розділ «Загальні положення» встановлює область діяльності, кваліфікаційні вимоги, підпорядкування, звільнення з посади та призначення на неї.
Розділ «Посадові обов'язки» визначає види робіт, що виконуються співробітником.
Розділ «Права» встановлює права працівника, які сприяють успішному виконанню роботи.
Розділ «Відповідальність» конкретно вказує на те, за що працівник несе відповідальність.
Розділи інструкції можуть мати й інші назви.
Посадові інструкції розробляють керівники структурних підрозділів, відділи кадрів або фахівці по роботі з персоналом. Текст погоджують з юристами, відділом праці та заробітної плати. Стверджують посадові інструкції керівники організації або за допомогою розпорядчого акта.
Зміни в посадову інструкцію вносить керівник організації своїм наказом або за допомогою розпорядчого акта.
Текст інструкції має характер вказівок. Рекомендується чіткі формулювання з розпорядчими словами: «повинен», «має право», «допускається», «забороняється» і т.д. текст викладають від третьої особи або в безособовій формі.
Якщо інструкція передбачає введення в практику документа форми (карти обліку, акта, плану завдання і т.д.), то проект бланка цього документа повинен бути в додатку до інструкції. У тексті слід описати порядок використання документа (перелік реквізитів, вказівка ​​на того, хто заповнює документ, кількість примірників, вказівка ​​на того, кому передають документ і в який період часу).
Інструкцію підписує автор-упорядник, а затверджує керівник або спеціальний розпорядчий документ.
Датою введення інструкції в дію є дата її затвердження (якщо в тексті не вказана інша дата). Інструкцію оформляють на бланку формату А4. Посадова інструкція може служити підставою складання трудового договору (контракту) та бути використана при вирішенні трудових конфліктів і суперечок.
Інструкції з безпеки праці оформляють відділи охорони праці та техніки безпеки.
Зразок інструкції представлений на рис.1.

2.1.3.Положеніе

Положення - правовий акт, що визначає порядок формування, завдання, обов'язки, права, відповідальність і організацію роботи підприємства в цілому та його структурних підрозділів.
Положення бувають:
- Індивідуальні - про відділи, цехах, управлінських підрозділах, включених у схему організаційної структури управління підприємством;
- Типові - про цехах основного виробництва, структурних підрозділах.
Положення розробляють за вказівкою керівників підприємства і ініціативи керівників структурних підрозділів.
Виконавець складає текст положення. Положення підписує керівник структурного підрозділу (його діяльність регламентується вищим керівником, якому підпорядковується цей підрозділ), і розробник.
Проект положення погоджують з юридичним відділом. Якщо проект викликає заперечення і зауваження, їх викладають на другому екземплярі або на окремому аркуші, доданому до другого примірника проекту.
Проект положення представляють на затвердження керівнику підприємства.
Положення про організацію стверджують за допомогою розпорядчого документа вищестоящої організації.
Датою стану дата затвердження документа, якщо в тексті не вказана інша дата.
Становище є документом. Його структура і зміст, як правило, визначає установа-розробник.
Текст може складатися з наступних розділів: загальні положення, основні завдання і функції, права, організація роботи в цілому або окремих структурних підрозділів.
Зразок положення представлений на рис.2.

2.1.4. Штатний розклад

Штатний розклад закріплює посадовий і чисельний склад підприємства, вказує фонд заробітної плати.
Оформляють штатний розклад на бланку підприємства, вказуючи перелік посад, відомості про кількість штатних одиниць, посадових окладів, надбавки та місячному фонді заробітної плати.
Штатний розклад підписує заступник керівника підприємства, узгоджується воно з головним бухгалтером, затверджується керівником підприємства.
У грифі затвердження вказують загальну штатну чисельність підприємства і місячний фонд заробітної плати.
Зміни до штатного розпису вносять наказом керівника підприємства (рис. 3).

2.1.5.Структура і штатна чисельність

Структура і штатна чисельність підтримується відповідно до Статуту підприємства. Вказують всі структурні підрозділи, посади та кількість штатних одиниць кожної посади (рис.4).
Документ оформляють на бланку підприємства. Підписує його заступник керівника підприємства. Узгоджують його з головним бухгалтером. Стверджує директор підприємства.
Всі зміни вносять наказом директора.

2.2. Розпорядчий документ

Розпорядчі документи відіграють дуже важливу роль в управлінні установами, підприємствами, організаціями.
Видання розпорядчих документів обов'язково: з організаційних питань, питань планування, виробництва, будівництва, матеріально-технічного постачання і збуту, фінансів і кредиту, праці та заробітної плати.
Це, звичайно, не ті питання, по яких можливо і необхідно видання розпорядчих документів.
У всіх випадках, коли чинними нормами не встановлено обов'язкове видання документа, вибір письмовій або усній форми управлінських дій лежить на органі управління (посадову особу).
Розпорядчі документи носять адміністративний характер. Вони звернені до нижчестоящим чи підрядним організаціям; групам або окремим посадовим особам.
До розпорядчих документів належать: постанови, вказівки, накази, рішення, розпорядження.
Схема підготовки розпорядчих документів:
- Всебічно вивчення питання, підготовка проекту документа;
- Узгодження тексту, його підписання (розпорядження, вказівку, наказ);
- Обговорення і прийняття документа на засіданні колегіального органу (постанова, рішення).
Проект розпорядчих документів може бути підготовлений структурними підрозділами або окремими фахівцями, а також робочою групою.
Для підготовки проекту документа треба вивчити суть питання, переглянути попередні документи з цього питання, врахувати відмінності думок і написати проект. Проект обговорюють і приймають на засіданні колегіального органу або погоджують і підписують керівник організації. Підготовлений документ доводять до відома зацікавлених сторін.

2.2.1.Пріказ

Наказ (по основній діяльності) - правовий акт, що видається указом керівника підприємства, яке діє на підставі єдиноначальності, для вирішення основних та оперативних завдань підприємства.
Наказ - це основний розпорядчий документ.
Наказами оформляються: порядок діяльності підприємства, рішення доручення щодо організації роботи, організаційні заходи, тоги роботи, результати ревізій і т.д.
Накази видаються тільки за потребою. Зміни, доповнення, скасування наказів виробляють лише на основі нових наказів.
Підготовка проекту наказу включає наступні стадії:
- Вивчення суті питання, знайомство з законодавчими актами та іншими документами, видавалися з цього питання, опрацювання інформаціонно0справочних документів підприємства (довідок, звітів, листів);
- Підготовка тексту документа;
узгодження тексту;
- Підписання наказу;
- Доведення до відома виконавців.
Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин.
У констатуючій частині викладають факти, що розкривають причину і мету, що послужили підставою для видання наказу. Якщо в основу наказу покладено документ державних органів, то потрібно вказати найменування, його автора, дат, номер, заголовок. Констатуюча частина може бути відсутньою.
Розпорядчу частину починають словом НАКАЗУЮ, яке пишуть прописними літерами від нульового положення Табулярій (ліве поле). Текст поділяють на пункти.
Розпорядчі пункти строго послідовно за схемою:
- Виконавець (найменування посади, ініціали та прізвище або структурний підрозділ, організація);
- Дія;
- Термін.
Останній пункт наказу формулюють так: контроль за виконанням наказу покласти на (найменування посади, ініціали, прізвище). Якщо керівник і буде здійснювати контроль за виконанням наказу, тоді пункт про контроль писати не треба.
Дата наказу - це дата його підписання, початок його дії. Підписує наказ керівник організації, в його відсутність - заступник. Якщо посадова особа, підпис якого заготовлена ​​в проект наказу, відсутній, наказ передруковують.
Підготовку наказу, як правило, доручають структурному підрозділу, групі осіб, окремому посадовій особі.
Внесення змін та доповнень до наказу після підписання не допускаються без дозволу підписала документ.
До проекту наказу складають список розсилки, куди входять підрозділи організації, посадові особи, яких стосується наказ.
Проект наказу до підписання узгоджують (віза) з керівником структурного підрозділів, посадовими особами, відповідальними за виконання, заступників керівника, що відповідають за дані питання, юристом. Віза включає елементи: назва посади візує, підпис, розшифровка підпису (ініціали, прізвище), дата.
Може здійснюватись і зовнішнє узгодження з різними організаціями, якщо наказ зачіпає їхні інтереси, органами державного контролю, колегіальними і громадськими організаціями.
Оформляють узгодження грифом узгодження. Гриф узгодження включає наступні елементи: слово ПОГОДЖЕНО, назва посади, підпис, розшифрування підпису (ініціали, прізвище), дату.
Можна робити копії наказів та виписки з них відповідно до списку на розсилку. Додаткові копії можна зняти з дозволу керівника.
Оригінали наказів зберігають у канцелярії і не видають для користування.
Накази оформляються на загальних чи спеціальних бланках, де друкарським способом нанесено назву документа - НАКАЗ.
Підписані накази передають до канцелярії (загального відділу або секретарю) для реєстрації.
Зразок наказу представлений на рис. 5.

2.2.2.Випіска з наказу

Виписка з наказу - копія частини документа. Виписка є ту частину тексту, яка потрібна для роботи. Констатуюча частина у виписці записують повністю (їли вона є).
Зразок виписки з наказу представлений на рис. 6.

2.2.3.Распоряженіе

Розпорядження - правовий акт управління державного органу, має обов'язкову силу для громадян і організацій, яким воно адресоване. Цю форму управління вживають підприємства, організації, міністерства, уряд, адміністрація міст, районів і т.д.
Розпорядження можуть бути розраховані на тривалий термін дії та короткочасні, що стосуються швидкого вирішення конкретного питання.
Текст розпорядження складається з констатуючої та розпорядчої частин. У першій вказують мету і причину розпорядження, у другій, що починається словом ЗОБОВ'ЯЗУЮ, - приписувані дії. У констатуючій частині доцільно використовувати такі стійкі формулювання, як «у відповідність», «у зв'язку», «з метою» і т.п.
Розпорядження оформляють на бланках А4.
Проект розташування повинен бути узгоджений з організаціями, посадовими особами, які зацікавлені в даному документі.
Виконавцями розпоряджень можуть бути установи, структурні підрозділи або посадові особи.
Зразок розпорядження представлений на рис. 7.

2.2.4.Указаніе

Вказівка ​​- розпорядчий документ організаційно-методичного характеру, що видається органами державного управління; міністерствами, відомствами; організаціями з питань, пов'язаних з процесом виконання наказів, інструкцій та інших документів (при оформленні відряджень, накладення стягнень і т.д.).
В організаціях право видання вказівки надано керівникам, їх заступникам, керівникам структурних підрозділів, які діють на правах єдиноначальності в межах їх компетенції.
Текст вказівки, як правило, складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої.
Констатуюча частина розкриває причини видання документа і зазвичай починається з стійких формулювань: «На виконання ...», «З метою», «Відповідно ...»
Розпорядча частина починається словом «ЗОБОВ'ЯЗУЮ» або «ПРОПОНУЮ». Текст може поділятися на пункти і підпункти. Кожен пункт будують за схемою:
-Виконавець (в давальному відмінку після ПРОПОНУЮ або в родовому відмінку після ЗОБОВ'ЯЗУЮ) - дія - термін виконання.
В останньому пункті вказують особу, на яку покладається контроль за виконанням документа (вказують посаду, ініціали, прізвище). Якщо контроль за виконанням вказівки бере на себе керівник, який підписав його, то останній пункт не потрібен. Датою вказівки є дата його підписання. Оформляють вказівку на бланках формату А4 або на аркуші паперу з відтворенням всіх реквізитів документа.
Зразок вказівки представлений на рис. 8.

2.2.5.Постановленіе

Постанова - документ, який видають вищі органи державної влади, - комітети і комісії, утворені при органах влади.
Розрізняють постанови, організаційного характеру й адресовані для виконання іншим органам. Перші дозволяють вирішувати організаційні питання діяльності комісій, комітетів (питання, пов'язані зі створенням органу, розподілом обов'язків між членами, затвердження плану). Другі призначені для виконання підприємствами, установами, посадовими особами.
Комісії, що не володіють владними повноваженнями (адміністративні, наглядові, у справах неповнолітніх), приймають постанови рекомендаційного характеру («ЗАПРОПОНУВАТИ», «РЕКОМЕНДУВАТИ»).
У постановах розкривають господарські, політичні та організаційні питання. Часто за допомогою постанов стверджують різні нормативні документи.
Текст постанови складається з констатуючої та розпорядчої частин. Підписує постанову голова колегіального органу і секретар. Проект постанови візує юрисконсульт.
Постанова друкують на папері формату А4.
Зразок постанови представлений на рис. 9.

2.2.6.Решеніе

Рішення - розпорядчий документ колегіального органу управління. Видається міністерствами, відомчими, науковими радами.
Рішення видають організації (при колегіальному управлінні і при единоначалии), державні органи і громадські організації.
Текст рішення складається з констатуючої та розпорядчої частин.
У констатуючій частині вказують причини видання рішення, цілі, які повинні бути досягнуті при його виконанні. Якщо рішення видають на підставі розпорядчого документа вищого органу, то в констатуючій частині вказують назву, номер, дату, заголовок цього розпорядчого документа.
У розпорядчій частині вказують найменування органу, що приймає рішення, потім пишуть слово ВИРІШИЛА прописними літерами на окремому рядку.
Розпорядчу частину можна ділити на пункти, де вказують виконавця (організацію, структурний підрозділ, посадова особа), дія, термін виконання.
Рішення підписує голова і секретар колегіального органу. При цьому вони не мають права змінювати зміст тексту.
Рішення оформлюють на бланках формату А4.
Зразок рішення представлений на рис. 10.

2.3. ІНФОРМАЦІЙНО-ДОВІДКОВІ ДОКУМЕНТИ

Більшість документів, створюваних установами, є інформаційно-довідковими. Ці документи містять інформацію про фактичний стан справ, що служить підставою для прийняття рішень та видання розпорядчих документів.
До інформаційно-довідкових документах відносяться: довідки, доповідні і пояснювальні записки, акти, листи, телеграми та ін Вони носять допоміжний характер по відношенню до організаційно-розпорядчої документації і не є обов'язковими для виконання. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії, але може бути тільки прийнята до відома.

2.3.1.Акт

Акт - довідково-інформаційний документ.
Складається групою осіб для підтвердження встановлених фактів або подій (акти інвентаризацій, прийому-передачі матеріальних цінностей, справ, знищення документів, акти аварій і т.д.).
Акт може містити висновки, рекомендації, пропозиції його укладачів (акти перевірок, обстежень, ревізій, випробування виробів тощо). Такі акти складають тимчасові або постійні комісії, уповноважені особами або однією посадовою особою із зазначенням документів, що підтверджують їх повноваження.
Деякі акти підлягають затвердженню (контрольно-ревізійного характеру, що містять рекомендації та пропозиції).
Акт затверджується розпорядчим документом або керівником, за вказівкою якого складено документ або до компетенції якого відноситься зміст акта.
Акт може мати гриф узгодження.
Текст акта складається з вступної та констатуючої частини.
У вступній частині вказують підставу для складання акта, перераховують осіб, що склали акт і присутніх при цьому (голова, члени комісії, присутні).
У констатуючій частині тексту дають опис виконаної роботи (сутність, характер, методи, терміни), фіксують факти (події), викладають висновки, пропозиції, висновків укладачів акту. Текст може поділятися на пункти і підпункти, може бути складений у формі таблиці.
За наявності додатків відмітку про їх присутність роблять після тексту.
У кінці тексту (під відміткою про додатку) вказують, якщо необхідно, кількість примірників акта, відповідно до нормативних правилами або практичною необхідністю, місце знаходження кожного примірника чи адресати, за якими вони спрямовані.
Акт підписують всі особи, які брали участь у його складанні (посади не вказують).
З актами ревізій та обстежень знайомлять всіх осіб, діяльності яких вони стосуються. При цьому проставляють погоджує відмітку (З актом ознайомлені: підпис, дата).
При наявності зауважень акт візують з позначкою: «Зауваження додаються».
Акти оформляють на загальному бланку. Внутрішні акти можуть бути оформлені не на бланку.
Реквізити відділяють один від одного 1, 5-3 інтервалами.
Зразок акту представлений на рис. 11.

2.3.2.Протокол

Протокол - документ, що фіксує хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях, інших формах роботи колегіальних органів.
Протоколи оформляють на спеціальних бланках, де назва документа заздалегідь надруковано в друкарні або на звичайних аркушах паперу формату А4.
Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної.
Вступна частина протоколу містить постійну та змінну інформацію.
Постійна інформація пов'язана з вживанням стійкою термінології - «Голова», «Секретар», «Були присутні». Ці слова пишуть з великої літери від початку лівого поля.
До змінної інформації ставляться ініціали та прізвища голови, секретаря та присутніх. Їх пишуть з 2-го положення табулятора (29-е поділ на лінійці друкарської машини або після 16 ударів від лівого поля на ПК)
Прізвища членів колегіального органу мають в алфавітному порядку, через кому, в рядок. Рядки розділяє 1 інтервал. Якщо членів колегіального органу більше 15 осіб, то вказують їх загальну кількість і поруч у дужках - реєстраційний лист додається.
До прізвищ запрошених додають назву посади і найменування організації, яку вони представляють. Порядок їх оформлення такої ж, як і членів колегіального органу.
Вступна частина протоколу закінчується порядком денним. Вираз «Порядок денний» пишеться від початку лівого поля (0-го положення табулятора). З нового рядка починають запис пунктів порядку денного. Нумерують їх арабськими цифрами. Питання мають за ступенем важливості і складності. Не допускається формулювання пункту зі словом «різне». Кожне питання має бути конкретизований.
Основна частина протоколу будується за схемою: слухали - виступили - ухвалили (вирішили), причому для кожного питання окремо. Слова - СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (ВИРІШИЛИ) пишуть прописними літерами, від початкового (лівого) поля, без знаків сперечань (відкрита пунктуація).
Перед словом СЛУХАЛИ ставлять порядковий номер питання на порядку денному, якщо обговорюють кілька питань.
З нового рядка пишуть ініціали та прізвище доповідача (у називному відмінку). Ставлять тире і з великої літери викладають короткий зміст доповіді, повідомлення. Якщо текст документа представлений доповідачем або стенографував, то замість короткого викладу доповіді пишуть: «Доповідь додається».
Після слова ВИСТУПИЛИ з нового рядка пишуть ініціали Ії прізвища виступаючих у називному відмінку (у дужках можна вказати назву посади), після тирі з великої літери пишуть зміст виступу. Виступи можуть викладатися від першої особи - «я здійснюю ...», від третьої особи - «Петров сказав, що ...», безвідносно до особи мовця - «Облік і зберігання в установі поставлені добре», в безособовій формі - «Івановим було запропоновано ...» .
Якщо промовець надає текст виступу, то після тирі вказують - «Виступ додається».
Питання та відповіді фіксують розділ ВИСТУПИЛИ. Слова - питання і відповідь, не пишуть. Записують ініціали та прізвище виступаючого, тире, короткий зміст питання відповіді.
Завершальною частиною протоколу є постанова (рішення). Починають цю частину словами УХВАЛИЛИ чи ВИРІШИЛИ (від 0-го положення табулятора - ліве поле).
Постановчу частину будують за схемою: виробництво - виконавець - термін. Виконавцем може бути організація, структурний підрозділ або конкретна посадова особа. Якщо постанова містить різні питання, то його ділять на пункти, пронумеровані арабськими цифрами. Кожен пункт починають з нового рядка.
Протокол може фіксувати рішення про затвердження будь-якого документа. У цьому випадку протокол повинен мати посилання на дату і номер документа, а сам документ слід докласти до протоколу.
При виборах в протоколі вказують результати голосування по кожній кандидатурі.
Якщо до протоколу докладають стенограму, то про це роблять запис після першої частини протоколу - Засідання ... стенографується. Стенограма додається.
Протокол підписує голова і секретар. Секретар редагує текст, знайомить кожного виступав із записом його виступи і отримує підпис виступаючого, згідно із записом свого виступу. Протокол зборів, для ведення яких обирають президію, підписує голова та члени президії.
Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання продовжується кілька днів, то вказують дату початку і, через тире, закінчення засідання.
Номер протоколу - порядковий номер, який проставляється протягом календарного року.
Зразок протоколу представлений на рис. 12.
Часто виникає необхідність зробити виписку з протоколу.
Зразок витягу з протоколу представлений на рис. 13.

2.3.3.Докладная записка

Доповідна записка - документ інформаційно-довідкового характеру. Може містити виклад якого-небудь питання або факту, висновки і пропозиції укладача, адресована керівнику своєї організації або у вищу інстанцію.
Залежно від змісту і призначення доповідні записки поділяються на інформаційні та звітні.
У залежності від адресата доповідні записки бувають внутрішніми (діють всередині організації) і зовнішніми (направлені у вищестоящі або інші організації).
Внутрішні записки пишуть на аркуші паперу (можна рукописним способом) формату А4 або А5. Підписує їх автор-упорядник.
Зовнішні записки оформляють на загальному бланку організації формату А4. підписує їх керівник організації.
Датою документа вважається дата її підписання.
Доповідна записка може бути складена як з ініціативи автора, так і за вказівкою керівництва. Мета ініціативної доповідної записки - спонукати керівника прийняти рішення. Інформаційні доповідні записки про хід виконання робіт повинні представлятися керівництву постійно.
Текст доповідної записки поділяється на дві частини. Перша - виклад фактів, які послужили причиною її складання, друга - висновки, думки упорядника - організації або посадової особи.
Зразки оформлення внутрішньої і зовнішньої доповідній записок наведено на рис. 14.

2.3.4.Об'яснітельная записка

Пояснювальна записка - документ, що пояснює зміст окремих положень основного документа (плану, програми, звіту і т.д.), або пояснює причини порушення трудової дисципліни, невиконання будь-якого доручення.
Пояснювальні записки, де пояснюються причини поведінки, вчинку, ситуації, становлять окремі працівники. Як і внутрішні доповідні записки, вони можуть бути оформлені рукописним способом на стандартному аркуші паперу. Підписують такі записки укладачі. Її реквізити ті ж, що і у внутрішній доповідній записці.
Зразок оформлення пояснювальної записки наведено на рис. 15.

2.3.5.Служебная записка

Службова записка - форма внутрішнього листування. Направляють її зі структурних підрозділів або від посадових осіб будь-якому адресату всередині організації, крім прямих керівників.
Службові записки можуть мати інформаційний, ініціативний або звітний характер. У тексті викладають ділові питання, що стосуються структурного підрозділу або посадової особи. Службова записка може містити прохання, пропозиції і бути адресована будь-якого непрямого керівнику, в тому числі вищестоящому.
Службову записку підписує керівник підрозділу або укладач.
Текст службової записки зазвичай складають з двох частин. У першій частині викладають факти, які послужили приводом до її написання, в другій - роблять висновки і дають пропозиції щодо излагаемому питання.
Датою службової записки є дат її підписання.
Зразок оформлення службової записки наведено на рис. 16.

2.3.6.Пісьмо

Лист - узагальнена назва різних за змістом документів, що пересилаються поштою. Воно служить засобом спілкування установами, приватними особами, дозволяє повідомляти різні відомості, повідомляти про події.
Лист використовують у тому випадку, коли неможливо вирішити питання іншими засобами (особиста бесіда, телефонна розмова).
Існує багато видів листів: листи, що містять прохання, пропозицію, претензію, запит, що потребують відповіді. Є листи, які містять повідомлення, інформацію, відмова, нагадування і не вимагають відповіді.
Листи оформляють на спеціальних бланках для листів формату А4 і А5, в залежності від обсягу листи. Якщо лист не перевищує десяти рядків, її оформляють на бланку формату А5 (заголовок не пишуть, текст можна друкувати через 1, 5 або 1 інтервал). Назва виду документа - лист - не пишуть.
Застосування бланків з поздовжнім розташуванням реквізитів для оформлення листів не рекомендується.
Листи можуть бути адресовані в організацію, її структурний підрозділ, конкретній посадовій особі, керівнику організації.
Реквізит «Адресат» оформляють з 4-го положення табулятора (32 друкованих знака від лівого поля). Якщо лист адресовано організаціям або в її структурний підрозділ, то їх назву пишуть у називному відмінку.
При направленні конкретній посадовій особі найменування організації пишуть у називному відмінку, назва посади, П.І.Б. - У давальному.
Якщо лист адресовано керівникові підприємства, то після назви посади вказують найменування підприємства.
У реквізит «Адресат» може входити і поштова адреса організації.
При відправленні листа приватній особі спочатку пишуть адресу, прізвище, ініціали (або ім'я, по батькові повністю).
Елементи реквізиту «Адресат» відділяють один від одного 1, 5-2 інтервалами.
Адресуючи лист декільком одержувачам, адреса основної організації пишуть першим, потім вказують інші. Якщо документ, направляють більш ніж у чотири організації, то складають список розсилки, на кожному примірнику вказують один адресат, якому направляється конкретний екземпляр.
Лист може бути адресовано однорідним організаціям. У цьому випадку адреса вказують узагальнено.
Текст листа повинен бути простим, лаконічним, послідовним, переконливим і коректним.
Лист висвітлює одне питання. Це спрощує роботу з документом (реєстрація, виконання, контроль). Кілька питань викладають в одному листі лише, коли вони взаємопов'язані.
Факт, події викладають об'єктивно, повно, ясно. Неточності, допущені у викладі та оформленні тексту, можуть позбавити документ юридичної сили.
Текст листа складається з вступної та основної частин.
У вступній частині вказуються причини, які послужили підставою для складання листа, наводять посилання на факти, документи і т.д.
В основній частині листа викладають мету: прохання, пропозицію, повідомлення, відмову і т.д. Лист може складатися тільки з основної частини (наприклад: просимо виділити 4 машини для обслуговування гостей фестивалю).
Всі логічні елементи листа виділяють абзацами. У тексті не повинно бути зайвих слів, утрудняють читання. Слід уникати непотрібних скорочень.
Текст, як правило, викладається: від третьої особи однини - «Організація повідомляє ...», від третьої особи множини - «Педагогічний колектив і учні школи запрошують ...», від першої особи єдиного особи - «Прошу ...», від першої особи множини числа - «Просимо ...».
Лист оформляють у двох примірниках (факс - в одному). Перший примірник готують на бланку і відправляють адресатові, другий - направляють у справу.
До тексту листа можуть додаватися документи. У цьому випадку після тексту (через 1, 5-2 інтервалу) пишуть слово Додаток (від початкового поля, з великої літери).
Текст програми пишуть стовпчиком, через 1 інтервал. Якщо додатків кілька, то їх нумерують арабськими цифрами, відокремлюючи один від одного двома інтервалами.
Вихідні листи мають бути завізовані зацікавленими посадовими особами. Візи проставляють на лицьовому боці останнього аркуша копії листа, що залишається на підприємстві. Віза складається наступних елементів: назва посади (від поля), особистий підпис (від лівого поля), розшифровка підпису (ініціали, прізвище - 2-е положення табулятора або друкованих 16 друкованих знаків від лівого поля), дата (від лівого поля). Елементи візи відділяють один від одного 1, 5-2 інтервалами.
На вхідні листи ставлять позначку про надходження в організацію і резолюцію керівника.
Відмітка про надходження документа до організації складається з наступних елементів: дата надходження, порядковий реєстраційний номер. Проставляють відмітку в правому нижньому куті документа.
Резолюція містить у собі прізвище та ініціали виконавця, зміст доручення та термін виконання, підпис керівника і дату написання резолюції. Якщо виконавців документа декілька, їх перераховують. Відповідальним за виконання вважається те, чиє прізвище зазначене першою. Резолюцію пишуть між реквізитами «Адресат» і «Текст» або на будь-якому вільному місці лицьового боку документа.
Листи підписують керівники підприємств, структурних підрозділів. Реквізит «Підпис» має такі елементи: найменування посади, яка підписує документ, підпис, П.І.Б.
При підписанні листа кількома посадовими особами, підпис розташовують один під одним у відповідність до займаної посади.

2.3.6.1.Сопроводітельное лист

Документ інформує адресата про направлення до нього додаються до листа документів або відправлених матеріальних цінностей. Супровідні листи складають у тому випадку, якщо необхідне пояснення про характер або цілі напрямки прикладеного документа.
Текст починають словами: направляємо, повертаємо, представляємо на затвердження (погодження) ...

2.3.6.2.Пісьмо-запрошення

Мета листа - запрошення на засідання, нараду, конференцію, семінар і т.д. адресувати лист-запрошення можна конкретній особі, групі осіб або організації.
Лист може містити повну порядку денного заходу, прізвища доповідачів з питань повісті дня, прізвище та телефон відповідального за проведення заходу, інформацію про проїзд до місця запрошення та іншу інформацію.
У тексті часто використовують стійкі звороти: «Запрошуємо Вас на засідання ...», «Просимо взяти участь у виставці робіт учнів ...».

2.3.6.3.Інформаціонное лист

У тексті інформаційного листа повідомляють про будь-які факти або заходи. Часто за допомогою інформаційних листів пропагують діяльність організацій або різну продукцію.
Зразок оформлення інформаційного листа наведено на рис. 17.

2.3.6.4.Пісьмо-повідомлення

Лист-повідомлення складають для конкретного адресата. Часто воно є відповіддю на запит. Стійкими словосполученнями листи-повідомлення є: «Ставимо Вас до відома», «Повідомляємо Вам про перенесення сесії ...».
Цей вигляд листа близький до інформаційного листа.
Зразок оформлення листа-повідомлення наведено на рис. 18.

2.3.6.5.Рекламное лист

Рекламний лист посилають конкретним адресатам. Воно містить опис рекламованих послуг і товарів.
Мета листа - спонукати адресата скористатися запропонованими послугами, замовити товар.
Текст містить повну, чітку, конкретну інформацію. У кінці тексту може бути вказана адреса організації і телефон для довідок.
Зразок оформлення рекламного листа наведено на рис. 19.

2.3.6.6.Пісьмо-підтвердження

Лист-підтвердження повідомляє відправника про отримання документів, цінностей (переклади, листи, бандеролі), підтверджує факти, дії. Ключовими фразами листа є: «Підтверджуємо отримання Вашого замовлення ...», «Організація не заперечує проти спільного будівництва ...», «Підтверджуємо умови постачання партії телевізорів ...», «Підтверджуємо телефонну розмову 21.02.2002 з питання постачання ...».
Напрямок листів-підтверджень відноситься до обов'язкової частини ділових відносин, тому що дозволяє зняти питання з контролю.
Зразок оформлення листа - підтвердження наведено на рис. 20.

2.3.6.7.Пісьмо-нагадування

Текст листа-нагадування повідомляє про наближення, прискоренні або закінчення терміну виконання, будь-які дії, заходи, події.
Лист направляють тоді, коли не вдається отримати відповідь за допомогою особистого контакту або телефонних переговорів.
Текст може бути представлений у вигляді трафарету.
Зразок оформлення листа-нагадування наведено на рис. 21.

2.3.6.8.Гарантійное лист

У тексті гарантійного листа адресатові дають гарантії оплати виконаної роботи або надання будь-яких послуг (роботи, приміщення, житла тощо).
У листі організація-адресат бере на себе певні зобов'язання, тому лист має правову силу.
Зразок оформлення гарантійного листа наведено на рис. 22.

2.3.6.9.Пісьмо-претензія

Листи-претензії зазвичай посилають підприємства-покупці на адресу недбайливої ​​організації - постачальника.
У тексті вказують вимоги і претензії заявника, обгрунтовують ці вимоги і, якщо необхідно, вказують детальний розрахунок _аами, яку заявник просить йому перерахувати.
Лист підписує керівник організації або його заступник.
Зразок оформлення листа-претензії наведено на рис. 23.

2.3.6.10.Пісьмо-відповідь

Текст листа-відповіді залежить від ініціативного документа. Відповіді посилають на листи, запити, прохання, звернення, пропозиції, вимоги.
Лист-відповідь має містити посилання на індекс і дату ініціативного (вхідного) листи, на який дається відповідь: «На № __ від _______». Якщо ініціативне лист надійшов від приватної особи, на засланні вказують дату надходження вхідного документа.
У тексті викладають рішення, прийняте за ініціативному документу: відмова від пропозиції, виконання прохання, відповідь на запит. Відповідь має бути викладено в конкретній, чіткій формі. Якщо в листі міститься відмова, він повинен бути добре аргументований.
У тексті використовують стійкі словосполучення: «Ми не можемо задовольнити Вашу пропозицію ...», «На жаль, задовольнити Ваше прохання не можемо ...», «Пропоновані Вами терміни проведення ...», «Ваше пропозиція відхилена з наступних причин ...».
Зразок оформлення листа-відповіді наведено на рис. 24.

2.3.6.11.Пісьмо іноземному партнеру.

Лист іноземному партнеру повинно мати чітку структуру. Розмір полів на бланку по 1 дюйму (2, 54 мм). Реквізити на ньому розташовують у наступному порядку.
1 - емблема організації або товарний знак, найменування фірми (можливе зазначення роду її діяльності - «продаж нерухомості» і т.д.);
2 - довідкові дані про організацію (адреса, телефон / факс, № рахунку в банку, адреси представництв і філій); цей реквізит може бути розміщений безпосередньо перед реквізитом 1;
3 - реєстраційний (індекс) номер документа в цифровій або в буквеній, а також буквено-цифровій формі, вказівка ​​в листі-відповіді вихідного номера ініціативного листа;
4 - дата документа в буквено-цифровій формі без додавання "th" до числа;
5 - адресат: ім'я, прізвище одержувача, назва компанії, номер будинку, вулиці, місто, цифровий індекс, країна (розташовують дані адреси порядково з відкритою системою пунктуації, тобто без ком і крапок);
6 - вступне звернення через чотири міжрядкових інтервалу від реквізиту 5;
7 - заголовок листа (не обов'язковий, але свідчить про хороший тон);
8 - текст листа;
9 - заключна формулювання ввічливості, пишуть її через два міжрядкових інтервалу після тексту листа;
10 - особистий підпис автора листа, нижче підпису - його розшифрування, на наступному рядку - назва посади особи, яка підписала документ (проставляють через п'ять міжрядкових інтервалів після реквізиту 9);
11 - відмітка про наявність додатків, якщо вони є;
12 - позначка про завірення копії та адрес, куди вони вислані.

2.3.7.Справка

Довідка - документ, що підтверджує які-небудь факти або події.
Довідки бувають двох видів:
1. Довідки з описом та підтверджують факти чи події у виробничій діяльність організації.
Довідки становлять за вказівкою вищестоящої організації або керівника організації для інформації про виконання планів, завдань, доручень. Їх у встановлені терміни. Текст такої довідки складається з двох частин.
У першій частині довідки викладаються факти, які послужили приводом до написання, в другій - наводяться конкретні дані.
Висновків і пропозицій в довідці не призводять. Це відрізняє її від доповідної записки.
У довідці фіксують відомості на певному відрізку часу. Тема довідки може містити період часу або дату, на які додаються відомості, наведені в документі.
Довідка повинна об'єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного збору та перевірки відомостей. У довідках можуть наводитися таблиці.
Довідки, складені для керівника організації, підписує укладач, складені за вказівкою вищестоящої організації, підписує керівник установи. Довідки фінансового характеру підписує і головний бухгалтер установи.
Довідки, що виходять за межі установи, оформляють на загальному бланку формату А4, а внутрішні - на чистому аркуші паперу, але з тими ж реквізитами.
Датою довідки є дата її підписання.
Адресат оформляють як і на інших документах, але не вказують поштову адресу.
2. Довідки, що засвідчують юридичні факти: підтвердження місця роботи, навчання, посаду, місця проживання і т.д. їх видають за запитами зацікавленої особи або установи. Це найбільш численна і щоденна составляемая група довідок. Як правило, при складанні таких довідок застосовують уніфіковані трафаретні бланки формату А5.
Відмінною рисою трафаретного довідки і те, що адресат переміщений до другої частини тексту. Текст документа починається з вказівки прізвища, імені та по батькові (у називному відмінку) особи, про яку подають відомості. У кінці довідки вказують назву організації, куди вона уявляється.
Змінні і відсутні дані можуть бути вписані в трафаретну форму довідки від руки або на друкарській машині.
У тексті не повинно бути архаїчних зворотів, непотрібних слів: «справжня довідка», «дійсно вчиться». Текст завіряють підписом і печаткою.
Зразок оформлення довідки наведено на рис. 25.

2.3.8.Доклад

Доповідь має велике значення при проведенні засідань, нарад, зборів.
Щоб скласти хороша доповідь, треба визначити: мета документа, правила оформлення.
Доповідь може переслідувати дві мети:
1. Інформування
2. Інформування і переконання.
Складання доповіді - майстерність, що вимагає практичного досвіду і критичного аналізу проекту доповіді.
Виходячи з мети доповіді, проводять логічна побудова матеріалу. Наприклад, постановка проблеми, аналіз проблеми, можливі рішення, план дії, висновки.
У доповіді повинні бути присутні наступні елементи:
- Вступ (наочно і доступно викладають цілі й призначення доповіді);
- Основна частина (виклад основних фактів, використання матеріалу для доказу і переконання);
- Висновки (подаються у вигляді положень);
- Рекомендації (пропозиція дій, які випливають з висновків).
Текст доповіді повинен складатися з коротких речень, тому що довгі пропозиції погано сприймаються на слух. Пропозиція повинна бути не більше 20 слів. Для використання в доповіді цифр, потрібно знайти ефективний спосіб подачі, щоб слухає або читає доповідь прийшли до потрібного Вам висновку.
Текст доповіді пишуть через два інтервали. Вказують назва документа - ДОПОВІДЬ, тему доповіді. Якщо доповідь є додатком, то в правому верхньому куті потрібно зробити позначку.

2.3.9.Телеграмма

Телеграма - документ, що виділяється з інших, способом передачі (телеграфом). Швидкість передачі буває необхідна, якщо інший, більш повільний спосіб сповільнить виконання.
Телеграми можуть бути послані з декількома текстами в один пункт, або з однаковим текстом - у різні пункти. Існують різновиди телеграми: фототелеграм, схема-телеграма, телеграма з завіреної підписом, телеграма-доручення, телеграма з оплаченою відповіддю, що посилається на спеціальному бланку, і т.д.
Телеграму будують з двох частин, розділений рисою. Першу частину (над рискою) передають по телеграфу (її оплачують), другу частину (під рискою) по телеграфу не передають і не оплачують.
Перша частина телеграми містить такі реквізити:
- Відмітку про категорію або особливому вигляді телеграми (при необхідності);
- Адресат;
- Текст;
- Прізвище посадової особи, яка підписала телеграму (скорочена або умовне, якщо вони невідомі адресату).
Друга частина телеграми містить такі реквізити:
- Найменування організації-відправника телеграми (з зазначенням адреси);
- Підпис особи, від імені якого телеграма виходить (вказівка ​​посади);
- Друк;
- Дата.
За терміновості доставки адресату телеграми поділяють на такі категорії: урядові, термінові, міжнародні, звичайні. На звичайних телеграмах категорію не вказують.
При вказівці адреси в телеграмах, як правило, пишуть скорочений (телеграфний) адреса одержувача. Якщо раніше він не був відомий, струму в перший раз адреса вказується повністю. Може бути вказано умовне найменування адресата, зареєстроване підприємством зв'язку.
Текст телеграми повинен бути гранично коротким (рис.26)
Сполучники, прийменники, займенники і розділові знаки в тексті опускають, якщо при цьому не спотворюється зміст. У разі потреби знаки пунктуації вказують словами або за допомогою абревіатури: точка (точка), зпт (кома), двтч (двокрапка), КВЧ (лапки). Тільки словами вказують знаки: тире, знак, знак питання, знаки арифметичних дій (плюс, мінус, розподіл), знак відсотка, параграф, номер (можливо скорочення - НР).
Тест відповідних телеграм (рис.27) треба починати з індексу (номера) документа, на який дається відповідь, а текст ініціативних телеграм, що вимагають відповіді, повинен закінчуватися номером ініціативної телеграми. Не рекомендується починати і закінчувати текст телеграми цифрами, так як вони можуть бути прийняті адресатом як діловодні номери.
Цифрові дані, в тому числі, дати, в тексті часто вказують словами, щоб уникнути спотворень при передачі.
Реквізит «підпис»
У другій частині телеграми (під рискою)
Обов'язково завіряються печаткою організації або спеціальної печаткою «Для телеграм».
Телеграми підписуються керівником організації або його заступниками (за належністю питання).
Дата підписання телеграми має відповідати даті її відправлення.
У спільних телеграмах, що належать кільком відправникам, печатками запевняють кожен підпис.
При відправці телеграм в рахунок внесеного авансу на ній повинна стояти спеціальна авансова друк або відмітка про номер авансового рахунку.
Телеграму друкують на чистому аркуші паперу чи на бланку в трьох примірниках на одній стороні аркуша (перший примірник передають на телеграф, другий підшивають у справу канцелярії, третій передають в бухгалтерію).
При наявності телетайпа телеграму оформляють у двох примірниках і в бухгалтерію не передають.
Верхню частину телеграми (над рискою) друкують великим шрифтів (крім знаків пунктуації), через два інтервали. Кожен реквізит (адресат, текст, підпис) починають з нового рядка без абзацу. Адресат від тексту відділяють 3-4 інтервалами. Перенесення слів і виправлення не допускаються.
Текст під рисою друкують звичайним шрифтом. Телеграма, адресується до різних пунктів призначення, має свої особливості оформлення. Відправник здає на телеграф стільки екземплярів, скільки пунктів призначення є. На кожному примірнику в реквізиті «адресат» вказують тільки один з пунктів призначення, інші вказують у тексті телеграми.

2.3.10. Міжнародні телеграми

Міжнародні телеграми друкують російською мовою і латинським шрифтом. Текст оформлюють аналогічно простий телеграмі. Адреса включає: відмітку про категорії, найменування адресата, назва пункту або країни призначення. Текст підписує керівник. Його підпис завіряються печаткою. Під рисою вказують: номер, дату, прізвище виконавця, номер службового телефону.

2.3.11. Телефонограма

Телефонограма - узагальнена назва різних за змістом документів, виділених способом передачі тексту - по телефону. Записується одержувачем. Зручна для передачі термінових розпоряджень, повідомлень та відомостей. Однак цей вид документа може існувати тільки в межах телефонного зв'язку.
Рекомендації для передачі телефонограми:
- Передавати тільки коротку і термінову інформацію;
- Перевіряти правильність запису повторним читанням;
- Не передавати складні тексти (текст повинен містити не більше 50 слів);
- Не використовувати важко вимовляти і рідкісні слова;
записувати їх в спеціальний журнал, або оформляти на друкарській машині з подальшою реєстрацією (застосовувати спеціальні бланки доцільно при значному обсязі телефонограм). Якщо телефонограму передають кільком адресатам, струму до неї додають перелік установ та адресатів і номери телефонів, за якими її передають.
Приймаючі телефонограму несуть відповідальність за правильність запису (передачі) змісту, напрями виконання.
Телефонограму складають в одному примірнику. Її підписує керівник чи виконавець.
Після прийому телефонограму негайно передають для ознайомлення керівнику або посадовій особі-виконавцю.
Секретар керівника або особа, відповідальна за документаційне забезпечення, присвоює телефонограмі реєстраційний номер. Телефонограма вважається переданою, якщо одержувачем підтверджено правильність її запису і повідомлена прізвище особи, яка прийняла її.
Зразок телефонограми представлений на рис. 28.

2.3.12. Факс

Факс отримує останнім часом все більш широке поширення для швидкої посилки інформації. Він дуже зручний, так як зі швидкістю телефонограми можна передати оригінальний текст з усіма особливостями його оформлення. Техніка факсу розрахована в основному на аркуші паперу формату А4. будь-який документ може бути посланий за допомогою факсу. Тому немає особливих вимог до переданому матеріалу, крім одного - він повинен бути зрозумілий і мати всі необхідні реквізити. На рис. 29 наведено один з варіантів факсу.

2.4. Документи по особовому складу

Особливу групу документів в діловодстві становлять документи з особового складу, що відображають правову, трудову та службову діяльність працівників установ, організацій.
Документи по особовому складу створюються в результаті трудових відносин, що виникають між установами і працівниками. До таких документів відносяться: накази з особового складу, заяви, трудові книжки, особисті картки і т.д.
Обов'язкове ведення кадрової документації на підприємствах передбачено КЗпП, Інструкцією з ведення трудових книжок і т.д.

2.4.1. Наказ по особовому складу

Наказ по особовому складу фіксує відомості про кадри:
- Прийом на роботу;
- Переміщення по роботі;
- Звільнення з роботи;
- Встановлення посадових окладів;
- Відпустки;
- Відрядження;
- Зміни прізвища;
- Заохочення;
- Стягнення і т.д.
Накази з особового складу є підставою для внесення відповідних записів в інші документи (трудові книжки, особисті картки, фінансові документи).
Особливості наказу по особовому складу:
1. Оформлення наказу не має чітких вказівок ГОСТу, тому можливі різні варіанти складання цього документа, які обумовлюються в інструкції з організації роботи з документами.
2. Номер (індекс) пишуть з великої літери «К», що означає наказ по кадрам.
3. Назва - «По особовому складу».
4. Констатуюча частина у наказі може бути відсутнім.
5. Розпорядчі пункти оформляють у послідовності:
- Прийом на роботу;
- Переклад або переміщення по роботі;
- Встановлення розрядів;
- Встановлення розрядів;
- Встановлення категорій службовців і робітників;
- Покладання тимчасового виконання обов'язків;
- Надання відпусток;
- Встановлення неповного робочого дня;
- Зміни прізвища;
- Звільнення з роботи;
- Зміна прізвища;
- Звільнення роботи;
- Припинення роботи у зв'язку зі смертю.
По кожному перерахованому питання може бути виданий самостійний документ: «Про прийом на роботу», «Про відрядження» і т.д. В організації, де відрядження не носять масовий характер, відомості по них включають, як правило, до наказів окремим пунктом: відрядити.
6. Кожен пункт наказу обгрунтовується наявністю іншого документа (заяви співробітника, доповідної записки, розпорядження тощо).
7. У пункті наказу (наказі) при прийомі на роботу слід вказувати:
- На яку посаду;
- В який підрозділ;
- З якою оплатою;
- З якого числа;
- Вид роботи - постійна з випробувальним терміном; зі стажуванням; тимчасова на строк ...; за сумісництвом ...;
- Особливі умови роботи - з прийняттям матеріальної відповідальності; зі скороченим або неповним робочим днем ​​і т.д.
8. При перекладі працівника на іншу роботу в наказі вказують:
- Вид і причину перекладу;
- Встановлюється оклад;
- Тривалість, у разі тимчасового переведення;
- В якості підстави наводять заяву працівника про переведення на іншу роботу;
- При переведенні на вищу посаду вказують на подання керівника структурного підрозділу.
При заохоченні працівника в якості підстави до наказу роблять посилання на подання керівника структурного підрозділу, а при накладенні стягнення - на доповідну записку керівника структурного підрозділу.
При наданні відпустки в наказі слід зазначити загальну кількість робочих днів, дату догляду та повернення працівника, за який період надано відпустку.
При звільненні працівника з роботи у наказі вказують причину звільнення з посиланням на конкретну статтю КЗПП і дату звільнення. Як підставу до наказу (пункту) дають посилання на заяву працівника про звільнення. При звільненні за ініціативою адміністрації призводять посилання на доповідну записку керівника підрозділу.
9. Прізвища, імена та по батькові пишуть повністю.
10. Подяки та стягнення оформляють окремими наказами.
11. До тексту наказу по особовому складу пред'являються особливі вимоги: формулювання повинні бути чіткими, точними, так як вони відображають трудові права працівників.
Накази з особового складу готують відділи кадрів або посадові особи, яким доручено вести документи по кадрах, якщо немає відділу кадрів.
Особливості оформлення та дії наказів:
- Накази оформляють на бланках формату А4;
- Нумерують накази протягом календарного року;
- Накази візує юрист, заступник директора з кадрів. Начальник ОК або працівник, провідний кадрову документацію, повинен ознайомити кожного працівника з наказом. Співробітник повинен поставити свою візу «З наказом ознайомлений», підпис працівника, дата ознайомлення;
- Накази набирають чинності з моменту їх підписання. Але іноді є пункти зі своїми термінами вступу в силу. Наприклад, наказ підписано 27 вересня, а призначення працівника на посаду вироблено 4 листопада;
- Термін зберігання наказів 75 років.
Зразок наказу представлений на рис. 30.

2.4.1.1. Виписка з наказу

Виписка з наказу (рис. 31) - копія частини справжнього документа.
Засвідчувальний напис складається зі слова «Вірно», пишеться від початкового поля, з великої літери, дрібно без лапок і знаків пунктуації.
Найменування посади співробітника, який завершив виписку, пишуть від початкового поля (не більше 28 друкованих знаків), особистий підпис і розшифрування підпису (після 48 друкованих знаків, 61 поділ).
Дату заверительной написи пишуть від початкового поля.

2.4.2. Заява

Заява - документ, адресований організації або посадовій особі, з проханням про прийом на роботу, звільнення, переведення, надання відпустки.
Працівник пише заяву, як правило, від руки, у довільній формі або на трафаретному бланку, розробленому цьому підприємстві.
Заява про прийом на роботу (рис. 32).
Його потрібно писати на папері формату А4, так як це загальноприйнятий формат документів особової справи. Заява про прийом на роботу поміщають в особисту справу працівника.
На заяву про прийом ставиться віза керівника структурного підрозділу або провідного фахівця і резолюція керівника. Заява надходить до відділу кадрів або працівникові, провідному документи по кадрах, був видається наказ.
Якщо заявнику буде відмовлено в прийомі на роботу, йому можуть повідомити про це в письмовій формі, усно або по телефону.
Заява про переведення на іншу посаду (рис. 33).
Цей вид заяви має такі особливості. У адресата співробітник вказує займану на даний момент посаду, а в тексті - причини перекладу.
Заяви про надання навчальної відпустки, відпустки по вагітності та пологах, по догляду за членом сім'ї (рис.34) і т.п.
Заяви повинні містити в тексті вказівки на відповідні документи - довідку з місця навчання, лікарняний лист, довідку з поліклініки і т.п. Без них вирішення питання неможливо. Документи представляють разом із заявою.

2.4.3. Трудовий контракт

Трудовий контракт (договір) - угода між трудящим і підприємством (установою, організацією), згідно з яким працівник зобов'язується виконувати роботу за певною спеціальністю, підкоряючись трудовому розпорядку, а підприємство (установа, організація) зобов'язується виплачувати заробітну плату і забезпечити умови праці, за угодою сторін і передбачені законодавством.
Згідно КЗпП вживають термін «трудовий договір» і «контракт» як рівнозначні поняття, синоніми. На ці документи поширюється єдиний правовий режим і сторони самі обирають термін.
Розрізняють основні і додаткові умови трудового договору (контракту).
Основні умови договору (контракту):
- Про роботу по одній або декількох спеціальностей (посад);
- Про кваліфікацію;
- Про конкретну роботу по професії;
- Про посаду;
- Про місце роботи (підприємстві, структурному підрозділі, їх місцезнаходження);
- Про термін дії та виду трудового договору (контракту);
- Про умови оплати праці;
- Про обов'язки підприємства з охорони праці.
Додаткові умови договору (контракту):
- Про будь-яких умов праці;
- Про випробувальний термін;
- Про суміщення професій;
- Про підвищення кваліфікації;
- Про додатковій відпустці;
- Про соціально-побутовому обслуговуванні.
У договір (контракт) можуть бути включені також умови про дотримання комерційної таємниці, досягненні певних результатів праці і т.д.
Контракти укладають:
- На невизначений термін, тобто на постійну роботу;
- На певний термін, не більше п'яти років;
- На час виконання певної роботи.
Строковий трудовий контракт (договір) укладають у разі, коли трудові відносини не можуть бути встановлені на невизначений строк з урахуванням характеру майбутньої роботи, або інтересів працівника і т.д.
Термінові договори укладають тоді, коли робота не має постійного характеру (заміщення працівника, який перебуває у відпустці по догляду за дитиною, у декретній відпустці, у відрядженні тощо). День виходу такого працівника вважається днем ​​закінчення строкового трудового договору заміщує працівником.
Різновидом строкових трудових договорів є договори про погодинної і сезонній роботі.
За статтею КЗпП трудовий контракт (договір) повинен укладатися в письмовому вигляді. Це дає гарантії сторонам у реалізації досягнутих домовленостей.
У контракті (договорі) визначають обов'язки або дають посилання на посадову інструкцію.
У контракті (договорі) не можуть бути встановлені умови, не передбачені законодавством РФ.
Контракт готують у двох примірниках. Його підписують керівник і працівник. Запевняють підпису печаткою організації. Один примірник знаходиться в організації, другий - у працівника.
Трудові контракти включають до складу особистих справ. Якщо не заводять особисті справи, контракти формують в окрему справу за алфавітом.
Трудові контракти зберігають 75 років, якщо відсутній наказ по особовому складу, або 5 років після звільнення працівника за наявності наказу по особовому складу.
Приблизна форма трудового контракту наведена на рис. 35.

2.4.4. Трудова книжка

Трудова книжка (рис. 36, 37) - основний документ, що підтверджує робочий стаж працівника. Трудові книжки на працівників ведуть на підприємстві не залежно від форми власності.
Закон забороняє мати кілька трудових книжок.
Особи, що надходять на роботу, зобов'язані пред'явити адміністрації підприємства трудову книжку і в разі прийому на роботу - здати її.
Трудові книжки ведуть на всіх працівників, які працювали понад 5 днів.
Вступники на роботу вперше надають документ про нього занятті; звільнені з лав Збройних сил - військовий квиток.
Оформлення трудової книжки.
Порядок заповнення, ведення і зберігання трудових книжок викладено в «Інструкції та порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях». Це основний довідковий матеріал для співробітників, що працюють з трудовими книжками.
Заповнення трудової книжки вперше проводиться в присутності працівника не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу.
У трудові книжки вносять відомості:
- Про працівника: прізвище, ім'я, по батькові, дата народження, освіта, професія, спеціальність;
- Про роботу: прийом, переведення, звільнення;
- Про нагородження та заохочення;
- Про відкриття, на які видані дипломи, про винаходи і раціоналістичних пропозиціях.
Стягнення не вносять до трудової книжки.
Всі записи в трудову книжку роблять після видання наказу, не пізніше тижневого строку, а при звільненні - в день звільнення. Записи відповідають тексту наказів, повинні вестися акуратно пір'яний чи кульковою ручкою, чорним, синім або фіолетовим кольором.
Прізвище, ім'я, по батькові пишуть повністю, на підставі паспорта або свідоцтва про народження.
Освіта засвідчують відповідні документи - дипломи, атестати, посвідчення.
Запис про незакінчену освіту підтверджують довідки навчального закладу, залікова книжка.
Трудові книжки ведуть тільки за місцем основної роботи.
Працівник організації своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей і ставить печатку.

2.4.4.1. Вкладиш до трудової книжки

Якщо в трудовій книжці заповнені всі сторінки, струму її доповнюють вкладишем.
Без трудової книжки вкладиш не дійсний.
При наявності вкладиша на титульному аркуші трудової книжки зверху ставиться штамп м написом «Виданий вкладиш» і вказують серію і номер вкладиша. Вкладиш вшивають у трудову книжку, і ведуть у тому ж порядку, що і трудову книжку. З кожним записом у трудовій книжці адміністрація зобов'язана ознайомити її власника під розписку.

2.4.4.2. Дублікат трудової книжки

Втративши трудову книжку або вкладиш, необхідно заявити про це адміністрації за місцем роботи.
Не пізніше 15 днів працівнику зобов'язані видати нову трудову книжку з написом у правому верхньому кутку титульного аркуша «Дублікат».
При заповненні дубліката вносять записи про роботу, нагородження, заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів. Якщо працівник вже мав стаж роботи, струму при заповненні розділу «Відомості про роботу" роблять запис про загальний стаж роботи до влаштування на це підприємство. Загальний стаж записують сумарно (кількість років, місяців, днів роботи без уточнення). Загальний стаж, підтверджений документами, записують за періодами роботи (найменування підприємства, де працював, цех, відділ), посада, дата звільнення, причина звільнення. Вказують найменування, дату і номер документа, на підставі якого зроблені записи в дублікаті.
Адміністрація зобов'язана сприяти працівникові в одержанні документів, що підтверджують стаж роботи до надходження до зазначеної установи.
Якщо трудова книжка стала непридатною (забруднена, замазана тощо), адміністрація видає працівникові дублікат. На титульному аркуші трудової книжки, що стала непридатною, пишуть: «Замість видано дублікат». Книжку повертають власнику. На новому місці роботи пред'являють дублікат трудової книжки.

2.4.4.3. Внесення змін до записів трудової книжки

Зміна записів (про прізвище, дату народження, освіти) проводить орган за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, шлюб, освіти тощо) з посиланням на номер і дату цих документів. Ці зміни пишуть на титульному аркуші книжки.
Раннє внесений запис повинна бути закреслена однією рисою, після чого записують нову.
Посилання на документи роблять на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки, завіряють підписом керівника, або співробітника, провідного кадрову документацію, ставлять печатку організації або відділу кадрів.
Якщо в трудовій книжці виявлені неправильні записи, їх виправляє адміністрація того підприємства, де цей запис було зроблено.
Якщо організація, яка зробила неправильний запис, ліквідовано, виправлення робить організація правонаступник, а при її відсутності - вищестояща організація, якій підпорядковувалося ліквідоване підприємство.
Виправлені відомості повинні відповідати оригіналу наказу. У разі втрати наказу, виправлення вносять на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт.
У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» закреслення неточних записів не дозволяється.

2.4.4.4. Видача трудової книжки при звільненні

Адміністрація підприємства зобов'язана видати працівнику його трудову книжку в день звільнення, зробивши запис про звільнення.
При затримці видачі трудової книжки з вини адміністрації працівнику виплачують середній заробіток під час вимушеного прогулу. Днем звільнення вважають день видачі трудової книжки. Видаю новий наказ про новий день звільнення.
При звільненні робітника, службовця поза записи про роботу, нагородження та заохочення, внесених до трудової книжки під час роботи в організації, завіряються підписом керівника чи начальника відділу кадрів (якщо він є) і печаткою.
Пересилання трудової книжки поштою допускається тільки за згодою працівника.
У разі смерті працівника трудову книжку видають на руки найближчим родичам під розписку або висилають поштою на їх вимогу.
Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, адміністрація в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки.
При отриманні трудової книжки у зв'язку зі звільненням працівник розписується у особистій картці (форма Т-2) і в книзі обліку трудових книжок, а в журналі фіксують дату і підставу видачі книжки.

2.4.4.5. Облік трудових книжок

В організації ведуть документацію з обліку бланків і заповнених трудових книжок
Існує прибутково-видаткова книга з обліку бланків і трудових книжок і вкладишів до них.
Прибутково-видаткову книгу може вести в бухгалтерії підприємства касир.
Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них веде кадрова служба підприємства або особа, відповідальна за забезпечення кадрової діяльності. У книзі реєструють усі трудові книжки, прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, а також трудові книжки і вкладиші, видані знову.
Ці книги мають бути пронумеровані, прошнуровані і скріплені підписом директора і печаткою.
Бланки трудових книжок і вкладишів до них зберігають у бухгалтерії, як документи суворої звітності і видають за заявкою під звіт відповідальній за ведення кадрової документації. Співробітник сам може купити трудову книжку в канцелярському магазині.
Після закінчення кожного місяця (кварталу) у бухгалтерію надають звіт про наявність бланків і вкладишів, а також звітують за суми, витрачені на їх придбання. На зіпсовані бланки складають акт.
Трудові книжки та їх дублікати, не отримані працівниками при звільненні, зберігають протягом двох років у відділі кадрів окремо від інших трудових книжок.
Затребувані трудові книжки (дублікати) зберігають в архіві 50 років. Після закінчення цього терміну, вони можуть бути знищені в установленому порядку.

2.4.5. Особиста справа

Особиста справа - сукупність документів, що містять необхідні відомості про працівника і його трудовий стаж.
Особиста справа оформляють після видання наказу про зарахування на роботу. Порядок роботи з особовими справами не регламентовано нормативами, тому підприємства по різному вирішують питання їх ведення.
Одні організації заводять особисті справи на всіх співробітників, інші - на керівників і провідних фахівців.
На початок особової справи поміщають документи, необхідні для прийому на роботу. Особиста справа працівника може поповнюватися іншими документами, що свідчать про зміну освіти, сімейного стану і т.д.
Кожна справа формують в окремій папці. На обкладинці роблять позначки: № справи, прізвище, ім'я, по батькові працівника, дата надходження на роботу.
Працівники, провідні кадрову документацію, відповідають за правильне оформлення особових справ.
Рекомендується до особової справи включати документи в наступній послідовності:
- Внутрішній опис документів справи;
- Доповнення до анкети (додаток до особового листка по обліку кадрів);
- Заяву про прийом на роботу;
- Анкета з фотокарткою (особовий листок з обліку кадрів);
- Трудовий договір (якщо є);
- Наказ про прийом на роботу (копія);
- Документи про освіту (копія);
- Характеристики чи рекомендаційні листи.
У справу можуть додаватися документи, які підтверджують зміни анкетно-біографічних даних (копії дипломів, свідоцтва, атестаційні листи і т.п.).
Копії наказів про переведення по службі в особиста справа не включають.
На документи особової справи заносять до опису окремо. Опис складають і підписують працівники, провідні кадрову документацію. У ньому вказують також дату формування особової справи. Початкова дата - дата заяви про прийом на роботу

2.4.5.1.Автобіографія

Автобіографія (рис. 38) - документ, в якому описані основні етапи життя і трудової діяльності працівника.
Автобіографію співробітник пише власноручно, у довільній формі без виправлень, в одному примірнику, викладаючи основні події свого життя в хронологічній послідовності.
У тексті автобіографії висвітлюють наступні питання: прізвище, ім'я, по батькові, рік народження, освіта, де, коли навчався, в якому навчальному закладі, з якого часу почалася трудова діяльність, причини переходу з однієї роботи на іншу, військове звання (якщо є), нагороди, заохочення, сімейний стан, домашня адреса.

2.4.5.2.Резюме

Резюме - документ, який містить відомості біографічного характеру, які надає особа при працевлаштуванні.
Спочатку пишуть своє ім'я, по батькові, прізвище, домашню адресу, телефон, дату народження (для жінок не обов'язково). Текст викладають за розділами:
- Мета резюме - місце, на яке претендує упорядник;
- Освіта (спочатку вказують вища освіта - який вуз і коли закінчили, отриману спеціальність; потім перераховуються у зворотному порядку інші види освіти до року закінчення школи);
- Трудова діяльність (місця роботи вказують з теперішнього часу до моменту закінчення школи, тобто в зворотному порядку; якщо займалися трудовою діяльністю в студентські роки, можна також тут це вказати);
- Спеціальні знання (перераховують різні знання - вміння працювати на комп'ютері, знання іноземних мов і т.д.; вказують все, що може зацікавити роботодавця);
- Сімейний стан (вказати - заміжня (не заміжня), вдова (вдівець), чи є діти).
Текст резюме не повинен перевищувати двох сторінок друкованого тексту. Оформляють резюме на папері хорошої якості.
Зразок резюме наведено на рис. 39.

2.4.5.3.Характерістіка

Характеристика - документ, який містить опис характерних і відмінних рис (якостей) працівника і відображає думку адміністрації про нього.
Характеристику складає адміністрація і громадські організації (якщо вони є) підприємства, на прохання працівника, за запитом інших організацій, з ініціативи працівника.
Характеристику оформляють на стандартному аркуші паперу у довільній формі. Текст характеристики, як правило, складається з двох частин:
вступної, - вказують прізвище, ім'я, по батькові, рік народження, освіта, посада, структурний підрозділ, стаж роботи на підприємстві;
основний - описують ділові якості, ставлення до роботи, професійне зростання, наявність нагород, заохочень, відносини зі співробітниками.
Завершальна фраза - «Характеристика видана для надання ...»
Якщо характеристику стверджує громадські організації або трудовий колектив, то дають посилання на дату і номер протоколу засідання, зборів.
Характеристику підписує керівник підприємства, структурного підрозділу, провідний спеціаліст, керівник громадської організації. Підпис завіряються печаткою. Характеристику складають у двох примірниках.

2.4.5.4.Лічний листок з обліку кадрів

Особовий листок з обліку кадрів (анкета) (рис. 40) - перелік питань про біографічні дані працівника, освіту, трудову діяльність, сімейний стан і т.д.
Працівник заповнює від руки анкету при вступі на роботу. Відповіді на питання він дає повністю, без скорочень, пропусків, виправлень на підставі особистих документів - паспорта, трудової книжки, документів про освіту.
У графі «Освіта» вказують: «вище», «неповна вища», «середня спеціальна», «середній», «неповну середню», «Середня» згідно з документом про освіту працівника.
У графі «Виконувана робота з початку трудової діяльності» вказують відомості про роботу у відповідність з трудовою книжкою. Першим записом у трудовій книжці можуть бути дані про навчання у навчальному закладі, ці відомості також відзначають у цій графі. Тут же вказують на переходи в роботі і їх причину - навчання, хвороба, утримання, відпустку.
Працівник, займаючи різні посади на одному підприємстві, повинен вказати час перебування в них.
У графі «Сімейний стан» вказують відомості: одружений (заміжня), удівець (вдова), неодружений (незаміжня), перераховують членів сім'ї (із зазначенням ступеня споріднення), які проживають разом з працівниками (батько, мати, дружина, син і т. д.). Треба також вказати прізвище, ім'я, по батькові, рік народження і чим займається кожен член сім'ї.
Негативні відповіді пишуть без повторення питань у формі - не знаю, не маю, не володію, не був.
Особовий листок повинен бути перевірений співробітником, відповідальним за документальне забезпечення кадрової діяльності.

2.4.5.5.Анкета

Анкета - аналогічна форма «Особистого листка по обліку кадрів» і містить ті ж графи.
До анкети можна вносить додаткові відомості (про зміну прізвища). Анкету підписують надходять на роботу та особа, відповідальна за документи по кадрах. Особовий листок підписує поступає на роботу.
Заповнюють анкету в одному екземплярі. До неї додають копії документів про освіту, наукового ступеня і т.д., завірені підписом та печаткою, а також фотографію.

2.4.5.6.Дополненіе до особового листка

Доповнення до особового листка (анкета) - вказують відомості про зміни, що стосуються працівника після заповнення особового листка (анкети). Документ має табличну форму. У ньому вказують прізвище, ім'я, по батькові працівника і два розділи.
Перший розділ доповнення до особистого аркушу фіксує переміщення працівника по службі з вказівкою дат вступу на посаду та звільнення з посади, а також відповідний документ, що підтверджує це.
Другий розділ доповнень до особового листка фіксує зміни в освіті, вивченні іноземних мов, наявність військового звання, перебування в закордонних відрядженнях, нагородження, участь у виборних органах влади, підвищення кваліфікації. Всі зміни повинні бути підтверджені документами - наказами по особовому складу, документами Загсу, навчальних закладів і т.д. Доповнення до особового листка (анкети) доповнює працівник, провідний документи по кадрах.
Обов'язковим реквізитом "Доповнення до особового листка» є відмітка про проведення перевірки наявності і стан справи. Позначку пишуть на зворотному боці листка. Воно складається з напису: «Особиста справа підтверджено», дати і підпису.

2.4.6.Лічная картка

Особова картка (форма Т-2) - основний обліковий документ. Вона має типову міжвідомчу форму, затверджену органами статистики.
Особиста картка:
- Заводиться на всіх співробітників, прийнятих на роботу;
- Складається з запитань і відповідей на них;
- Використовується для аналізу складу і обліку руху кадрів;
- Заповнюється в одному примірнику (всі зміни, передбачені формою, повинні відображатися в особистій картці своєчасно);
- Ставиться в алфавітну картотеку працюючих (при використанні комп'ютера, можна вводити в нього дані про співробітників, потім робити роздруківки на принтері за формою Т-2).
Особова картка заповнюється співробітником, відповідальним за документи з особового складу, після підписання наказу про зарахування працівника на роботу.
Підставою для записів служать документи - паспорт, документи про освіту, військовий квиток і т.д.
В обов'язковому порядку ставлять дату заповнення картки та особистий підпис співробітника.
Зберігають картки в сейфі (шафі) в алфавітному порядку. Картки звільнених працівників зберігаються протягом року в окремій картотеці в алфавітному порядку, потім підшиваються в справу і здаються в архів. Перед здачею в архів всі картки повинні бути пронумеровані.
Термін зберігання картки Т-2 - 75 років.

ВИСНОВОК

Управлінські документи складають основу документації організації. Вони мають універсальний характер, створюються органами влади, комерційними та державними організаціями.
Управління підприємством неминуче вимагає створення багатьох видів управлінських документів, без яких неможливо вирішувати задачі планування, фінансування, кредитування, бухгалтерського обліку та звітності, оперативного управління, кадрового забезпечення діяльності підприємства і т.п.
Так, колегіальна діяльність засновників підприємства фіксується в протоколах; розпорядча діяльність директора - в наказах та розпорядженнях по основній діяльності та з особового складу; робота ревізійних комісій - в актах; виробничо-господарська діяльність - в договорах, контрактах, комерційної листуванні і т.д.
Саме документи, тобто зафіксована на матеріальному носії інформація, що має юридичну силу, служать основним доказом того чи іншого факту при вирішенні господарських спорів з партнерами по бізнесу в арбітражному суді або під час розгляду трудових конфліктів з працівниками підприємства у народному суді.
Документи підприємства, що відображають виробничо-господарську діяльність, становлять певну історичну цінність, належать до пам'яток культурної спадщини нашого часу, є частиною Архівного фонду Росії і підлягають здачі в державні архіви. Особливе значення мають документи з особового складу, що відображають трудову діяльність працівника і підтверджують трудовий стаж, необхідний для нарахування пенсії. Найважливіша роль цих документів у житті кожної людини часто недооцінюється керівниками комерційних структур, в результаті чого кадрова документація або ведеться з грубими порушеннями відповідних вимог КЗпП та Інструкції з ведення трудових книжок, або не ведеться взагалі.
Керівники підприємств несуть персональну відповідальність за документальний фонд підприємства і повинні бути знайомі з Основами законодавства України про Архівний фонд Російської Федерації та архівах. Відповідно до чинного законодавства з архівної справи органи управління на місцях вживають заходів щодо поліпшення роботи з документацією на підприємствах.
Таким чином, знання питань сучасного документування управлінської діяльності допоможе підприємцеві працювати без зовнішніх (з державними органами та партнерами) і внутрішніх (з підлеглими) конфліктів, зосередивши увагу на вирішення завдань виробничо-господарської діяльності, конкурентної боротьби, отримання максимального прибутку, розвитку підприємства.

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ

1. Алексенцев А.І. Підготовка та видання конфіденційних документів на паперових носіях / / Секретарська справа, 1999, № 3.
2. Андрєєва В.І. Діловодство в кадровій службі: Практичний посібник із зразками документів. - М.: Бізнес-школа, 2000, 224 с.
3. Андрєєва В.І. Діловодство. Вид. 6-е, перероб. і доп. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 2000, 187 с.
4. Бикова Т.А., Мосягіна О.В. Підготовка документів до подальшого зберігання та використання: Навчальний метод. посібник. - М.: МІФІ, 1996, 68 с.
5. Бикова Т.А., Кузнєцова Т.В. Підготовка нарад і зборів (практичний посібник). - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 2000, 76 с.
6. Володін В.В., Єрмолаєва А.А. Організація діловодства в органах представницької та виконавчої влади. - Саратов, 2001.
7. ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення. - М., 1998, с.3.
8. ГОСТ Р 6.30-97 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - М., 1997, с. 2 - 3. Із змінами № 1, затвердженими постановою Держстандартом Росії від 21.01.2000 № 9-ст «Про прийняття та введення в дію зміни ГОСТ Р».
9. Документи і діловодство: Довідковий посібник / Т.В. Кузнєцова, М.Т. Лихачов, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачов. - М.: Економіка, 1991, 271 с.
10. Кузнєцов С.Л. Діловодство на комп'ютері. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1999, 208 с.
11. Кузнєцова Т.В. Діловодство (Документаційне забезпечення управління). - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1999, 818 с.
12. Кузнєцова Т.В. Документаційне забезпечення управління. Навчально-довідковий посібник. - М.: ІМПЕ, 1998, 96 с.
13. Кузнєцова Т.В. Секретарська справа. Вид. 8-е, испр. і доп. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1999, 288 с.
14. Ларін М.В. Управління документацією і нові інформаційні технології. - М.: Наукова книга, 1998, 137 с.
15. Марков В.М. Довідник з діловодства. - Санкт - Петербург, "Альфа", 2002.
16. Організація роботи з документами: Учеб. / В.А. Кудряев, І.К. Корнєєв, Г.Н. Ксандопуло та ін - Держ. Акад. упр. ім. Орджонікідзе. - М.: Инфра-М, 1998, 572 с.
17. Пшенкой А.В. Діловодство та основні нормативні вимоги до документів: Учеб. посібник. - М.: Изд-во «Юридичний коледж МДУ», 1994, 85 с.
18. РахманінЛ.В. Стилістика ділової мови і редагування службових документів. - М.: Вища школа, 1988, 239 с.
19. СанкінаЛ.В., ВяловаЛ.М., Шатина Н.В. Сучасні правила оформлення управлінських документів. - М.: Уіц при Державній податковій інспекції по м. Москві, 1998, 91с.
20. Складання та оформлення службових документів. Практичний посібник для комерційних фірм, громадських організацій та державних структур. / Под ред. проф. Т.В. Кузнєцової, вид. 2-е. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-синтез », 1999, 224с.
21. Довідник з діловому листуванні. - М.: Межрегіонсервіс, 1996, 362 с.
22. Стенюков М.В. Документи. Діловодство: Практ. посібник з документаційного забезпечення. 3-тє вид., Доп. і перераб. - М.: ПРІОР, 1999, 144с.
23. Тейлор Клер. Основи діловодства в сучасному бізнесі: Пер. з англ. - М.: СолСістем; Фінанси і статистика, 1997, 176 с.
24. Чуковенков А.Ю., ЯнковаяВ.Ф. Оформлення документів. Коментар до ГОСТ Р 6.30-97 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - М.: Справа, 1999, 232 с.

ДОДАТКИ

Додаток 1
Примірний перелік документів,
на яких проставляється гриф затвердження
Акти (перевірок і ревізій; прийому закінчених будівництвом об'єктів, обладнання; експертизи; передачі справ; ліквідації організацій, установ, підприємств і т.д.).
Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, _апітальное будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні і т.д.).
Інструкції (правила) (посадові; з діловодства; техніки безпеки; внутрішнього трудового розпорядку і т.д.).
Звіти (про виробничу діяльність, відрядження, науково-дослідних роботах і т.д.).
Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; підприємств, на які поширюються певні пільги; типових документальних матеріалів, що утворюються в діяльності міністерств, відомств та інших організацій, із зазначенням термінів зберігання _атеріалов і т.д.).
Плани (виробничі, будівельно-монтажних, проектно-вишукувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки з капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, вченої ради тощо).
Положення (проведення робіт і заходів, відрядження і т.д.).
Програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо).
Розцінки на виконання робіт.
Кошториси (витрат на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд, використання коштів фонду підприємства; на підготовку і освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво і т.д.).