Введення
Значення документа для підприємства важко переоцінити. Інформація, зафіксована в документах, є відображенням діяльності організації і становить основу будь-якого бізнесу. Документ - безцінне засіб зв'язку і кінцевий результат солідних капіталовкладень. Більшу частину службової інформації працівники підприємства отримують у вигляді документів. У кожній організації на складання документів і на роботу з ними в середньому йде до 60% робочого часу.
На основі документів приймаються відповідні управлінські рішення. Документи в багатьох випадках є головним аргументом у спірних ситуаціях, підтверджуючи тим самим первинне визначення терміна «документ» як «спосіб докази». Керівництво підприємств персональну відповідальність за склад, зберігання і правильне оформлення документів. Безлад у зберіганні документів може призвести до ризиком писком втрати цінної інформації, що може негативно відбитися на діяльності підприємства.
При роботі з документами необхідно керуватися нормативними актами Російської Федерації, які передбачають складання документів за певними правилами, ведення номенклатури справ, створення архіву організації для забезпечення схоронності найбільш цінних документів.
У своїй контрольній роботі я опишу роботу з документами у вищому навчальному закладі Саратовському інституті (філії) Московського державного університету комерції (СІ МГУКИ). Мною будуть охарактеризовані основні організаційно-розпорядчі документи, а також організація ведення ділової переписки. Всі документи, наведені в додатку оформлені на основі нового стандарту за ГОСТ P 6. 30 - 2003
1. Саратовський інститут (філія) Московського державного університету комерції
Саратовський інститут є державним вищим навчальним закладом, що входять до складу Московського державного університету комерції в якості його філії.
Інститут у своїй діяльності керується Конституцією Російської Федерації, Федеральним закон РФ від 22 серпня 1996 р. № 125-ФЗ «Про вищу і післявузівську професійну освіту», іншими чинними законодавчими і нормативними актами, статутом МДУКМ і внутрішнім Статутом. Засновником інституту є Московський державний університет комерції. Інститут здійснює свою освітню діяльність на підставі ліцензії, виданої Університету. Засновник має беззастережне право контролю будь-якої форми діяльності Інституту в рамках своєї компетенції.
Інститут є юридичною особою: має самостійний баланс, бюджетний, поточний та інші рахунки в банківських та інших кредитних установах, круглу печатку із зображенням Державного герба Російської Федерації і власним найменуванням, кутовий та інші штампи.
За інститутом з метою забезпечення його статутної діяльності закріплюються об'єкти права користування (земля, будівлі, споруди, майнові комплекси, обладнання, а також інше необхідне майно споживчого, соціального, культурного та іншого призначення), віднесені до федеральної власності. Розміщується він в окремо розташованій будівлі. Інститут має у своєму розпорядженні необхідної навчально-матеріальну базу: кабінети і лабораторії оснащені новітнім обладнанням, ЕОМ і розмножувальною технікою.
Інститут (філія) є бюджетною організацією. Вищим органом управління Інституту є Вчена рада Інституту - виборний представницький орган.
Вищим органом управління Інституту є Вчена рада Інституту - виборний представницький орган. Склад вченої ради Інституту оголошується наказом ректора Інституту, який є головою цієї ради.
До складу Вченої ради Інституту входить за посадою ректор Інституту, який обирається колективом Інституту з наступним затвердженням Засновником. Решта членів ради обираються на Зборах викладачів, наукових співробітників та представників інших категорій працівників і учнів Інституту шляхом таємного голосування, простою більшістю голосів за наявності кворуму - 2 / 3 спискового складу повноважних членів зборів. Кандидати в члени Вченої ради Інституту вважаються обраними, якщо за них проголосувало більше 50% присутніх на зборах. Термін повноважень Вченої ради інституту 5 років.
Рішення Вченої ради є обов'язковими для виконання всіма посадовими особами, персоналом і студентами Інституту та вступають в силу після підписання їх ректором Інституту - головою Вченої ради.
За час роботи інституту сформувався і працює висококваліфікований професорсько-викладацький склад.
Систематично ведеться робота з підвищення наукової кваліфікації кадрів, ряд викладачів в даний час займаються підготовкою докторських та кандидатських дисертацій.
В Інституті передбачені посади викладацького, допоміжного та іншого персоналу. Всі посади відповідно до законодавства Російської Федерації заміщуються за трудовим договором (контрактом).
Саратовський інститут має наступні факультети: комерційний, менеджменту, обліково-фінансовий, зовнішньоекономічної діяльності. У 1995 році було відкрито факультет підготовки за прискореною освітній програмі за заочною формою з трьох річним терміном навчання.
Факультет очолює декан, який організовує всю роботу на факультеті і несе повну відповідальність за його діяльність. Декан факультету обирається Вченою радою (таємним голосуванням) терміном на 5 років з числа найбільш кваліфікованих і авторитетних фахівців відповідного профілю, мають вчений ступінь і звання.
Інститут має 7 кафедр. Це навчально-наукові структурні підрозділи Інституту, що здійснюють навчальну, методичну, науково-дослідну роботу по одній або декількох споріднених дисциплін, а також підготовку науково-педагогічних кадрів та підвищення їх кваліфікації. Кафедра очолюється завідувачем кафедрою, що мають, як правило, вчене звання або науковий ступінь доктора наук, також обирається на цю посаду Вченою радою Інституту.
Інститут здійснює підготовку кадрів вищої кваліфікації комерсантів, менеджерів та економістів в області обліку, фінансів і зовнішньоекономічної діяльності.
2. Схема-макет організаційно-розпорядчих документів
Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) - документи, в яких фіксують рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності органів влади, підприємств, організацій і посадових осіб.
Зобразимо графічно типовий шлях проходження (схему-макет) документа (на прикладі листи), що надійшов в організацію.
Таблиця 1: «Схема-макет документа, що поступив»
3. Організаційні документи
Комплекс взаємопов'язаних документів, що регламентують структуру, завдання і функції підприємства, організацію його роботи, права, обов'язки і відповідальність керівництва та спеціалістів підприємства, називаються організаційними документами.
Організаційні документи проходять обов'язкову процедуру затвердження. У залежності від виду документа вони можуть затверджуватися вищестоящою організацією, керівником цієї організації, керівником структурного підрозділу або розпорядчим документом (постановою, рішенням, наказом чи розпорядженням). Датою організаційного документа є дата його затвердження. Бланк організаційного документа повинен мати обов'язковий набір реквізитів: назва організації або підрозділу, найменування виду документа, заголовок до тексту, підпис, гриф затвердження. Текст організаційних документів містить пункти, нумеровані арабськими цифрами.
Організаційні документи в обов'язковому порядку проходять процедуру погодження з усіма зацікавленими особами, а також з юристом.
3.1 Статут
Статут - правовий акт, що визначає права, функції, структуру організації у сфері державної, комерційної або громадської діяльності.
Статут оформляється на стандартних аркушах паперу і повинен включати в себе наступні реквізити: найменування організації; найменування виду документа, дату (датою статуту є дата його затвердження; відмітка про реєстрацію статуту; місце видання (місто); текст; підписи засновників або осіб, які займають виборні посади.
Текст статуту складається з розділів, що мають заголовки і нумерацію (розділ, пункт, підпункт). Статут СІ. МДУКМ містить наступні розділи (див. додаток 1):
1) Розділ 1. Загальні відомості;
2) Розділ 2. Прийом до Інституту та організація навчального процесу;
3) Розділ 3. Управління інститутом;
4) Розділ 4. Суб'єкти навчальної та наукової діяльності інституту, їх права та обов'язки;
5) Розділ 5. Підготовка та перепідготовка, підвищення кваліфікації науково-педагогічних, наукових та інших кадрів;
6) Розділ 6. Фінансово-господарська діяльність інституту;
7) Розділ 7. Наукова (науково-дослідницька), науково-технічна та інноваційна діяльність;
8) Розділ 8. Міжнародна діяльність інституту;
9) Розділ 9. Облік, звітність та контроль;
10) Розділ 10. Реорганізація і ліквідація інституту.
Статут Саратовського інституту затверджувався Міністерством загальної та професійної освіти Російської Федерації.
Формуляр-зразок включає наступні реквізити:
· Найменування міністерства або відомства;
· Найменування організації;
· Найменування виду документа (статут);
· Дата документа;
· Реєстраційний номер документа;
· Місце складання або видання документа;
· Гриф затвердження документа;
· Текст документа;
· Підпис керівника.
Статут СІ (філія) МДУКМ зареєстрований в адміністрації м. Саратова. Відмітка про реєстрацію статуту включає найменування організації, дату реєстрації, державний реєстраційний номер і засвідчується печаткою реєструючого органу.
3.2 Штатний розклад
Посади і чисельний склад організації із зазначенням фонду заробітної плати закріплюється у штатному розкладі. В даний час, в умовах переходу на контрактну систему найму на роботу, далеко не всі керівники організацій вважають обов'язковим складання штатного розкладу, тому що індивідуальна оплата праці працівника обумовлена в укладеному з ним контракті.
До функцій цього документа, що визначає його значення, належать: фіксовані структури управління підприємством; нормування чисельності працівників; регулювання співвідношення провідних, старших і рядових фахівців, контроль за дотримання рівня адміністративно-управлінських витрат; порівняння працівником своєї фактичного завантаження з нормованою; виконання профспілкою підприємства захисної функції.
Штатний розпис складається на бланку СІ МДУКМ і містить перелік посад, відомості про кількість штатних одиниць, посадових окладах, надбавки і місячному фонді заробітної плати (див. додаток 2).
Уніфікована форма цього документа була розроблена в нашій країні ще в 1980 р., включена до складу Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації і з тих пір офіційно не змінювалася. Представляється можливим використання цієї форми сучасними організаціями з внесенням, за необхідності, певних коригувань і змін, зумовлених специфікою переходу до ринкових відносин. Так, економісти пропонують, наприклад, таку таблицю для штатного розкладу:
Штатний розклад підписується ректором або проректором інституту, узгоджується з головним бухгалтером і в разі підписання проректором обов'язково затверджується ректором, оскільки штатний розклад входить до переліку документів підлягають затвердженню і посвідченню печаткою (можливий інший порядок оформлення цього документа в залежності від організаційної структури та специфіки діяльності організації).
Зміни в штатному розклад вносяться наказом ректора інституту.
3.3 Правила внутрішнього трудового розпорядку
Організація роботи підприємства, взаємні обов'язки працівників адміністрації, надання відпусток, відрядження співробітників, всередині об'єктний режим та інші питання відображаються в правилах внутрішнього трудового розпорядку. Правила складаються на загальному бланку інституту керівником кадрової служби, узгоджуються шляхом обговорення на зборах трудового колективу, візуються юристом і затверджуються ректором інституту (див. додаток 3). При складанні тексту Правил можна використовувати типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій.
3.4 Посадові інструкції
Посадова інструкція - нормативний документ, в якому визначено функції, права та обов'язки працівника підприємства (див. додаток 4).
На основі посадової інструкції розробляється посадовий контракт з працівником. Трудовий контракт та посадова інструкція використовуються при вирішенні конфліктних ситуацій між роботодавцем та працівником. Посадова інструкція розробляється інспектором з кадрів або фахівцем по роботі з персоналом, узгоджується з юрисконсультом інституту і затверджується ректором інституту. Всі важливі зміни в посадову інструкцію вносяться наказом ректора СІ МДУКМ.
Посадова інструкція містить наступні розділи:
1) Загальні положення.
2) Функції
3) Посадові обов'язки.
4) Права.
5) Відповідальність.
У розділі 1 (Загальні положення) встановлюються: область діяльності фахівця; порядок його призначення і звільнення з посади, заміщення під час його відсутності; кваліфікаційні вимоги; підпорядкованість фахівця; посадові особи, якими він керує. У даному розділі перераховуються нормативні документи, якими повинен керуватися фахівець у своїй діяльності. Значення документа для підприємства важко переоцінити. Інформація, зафіксована в документах, є відображенням діяльності організації і становить основу будь-якого бізнесу. Документ - безцінне засіб зв'язку і кінцевий результат солідних капіталовкладень. Більшу частину службової інформації працівники підприємства отримують у вигляді документів. У кожній організації на складання документів і на роботу з ними в середньому йде до 60% робочого часу.
На основі документів приймаються відповідні управлінські рішення. Документи в багатьох випадках є головним аргументом у спірних ситуаціях, підтверджуючи тим самим первинне визначення терміна «документ» як «спосіб докази». Керівництво підприємств персональну відповідальність за склад, зберігання і правильне оформлення документів. Безлад у зберіганні документів може призвести до ризиком писком втрати цінної інформації, що може негативно відбитися на діяльності підприємства.
При роботі з документами необхідно керуватися нормативними актами Російської Федерації, які передбачають складання документів за певними правилами, ведення номенклатури справ, створення архіву організації для забезпечення схоронності найбільш цінних документів.
У своїй контрольній роботі я опишу роботу з документами у вищому навчальному закладі Саратовському інституті (філії) Московського державного університету комерції (СІ МГУКИ). Мною будуть охарактеризовані основні організаційно-розпорядчі документи, а також організація ведення ділової переписки. Всі документи, наведені в додатку оформлені на основі нового стандарту за ГОСТ P 6. 30 - 2003
1. Саратовський інститут (філія) Московського державного університету комерції
Саратовський інститут є державним вищим навчальним закладом, що входять до складу Московського державного університету комерції в якості його філії.
Інститут у своїй діяльності керується Конституцією Російської Федерації, Федеральним закон РФ від 22 серпня 1996 р. № 125-ФЗ «Про вищу і післявузівську професійну освіту», іншими чинними законодавчими і нормативними актами, статутом МДУКМ і внутрішнім Статутом. Засновником інституту є Московський державний університет комерції. Інститут здійснює свою освітню діяльність на підставі ліцензії, виданої Університету. Засновник має беззастережне право контролю будь-якої форми діяльності Інституту в рамках своєї компетенції.
Інститут є юридичною особою: має самостійний баланс, бюджетний, поточний та інші рахунки в банківських та інших кредитних установах, круглу печатку із зображенням Державного герба Російської Федерації і власним найменуванням, кутовий та інші штампи.
За інститутом з метою забезпечення його статутної діяльності закріплюються об'єкти права користування (земля, будівлі, споруди, майнові комплекси, обладнання, а також інше необхідне майно споживчого, соціального, культурного та іншого призначення), віднесені до федеральної власності. Розміщується він в окремо розташованій будівлі. Інститут має у своєму розпорядженні необхідної навчально-матеріальну базу: кабінети і лабораторії оснащені новітнім обладнанням, ЕОМ і розмножувальною технікою.
Інститут (філія) є бюджетною організацією. Вищим органом управління Інституту є Вчена рада Інституту - виборний представницький орган.
Вищим органом управління Інституту є Вчена рада Інституту - виборний представницький орган. Склад вченої ради Інституту оголошується наказом ректора Інституту, який є головою цієї ради.
До складу Вченої ради Інституту входить за посадою ректор Інституту, який обирається колективом Інституту з наступним затвердженням Засновником. Решта членів ради обираються на Зборах викладачів, наукових співробітників та представників інших категорій працівників і учнів Інституту шляхом таємного голосування, простою більшістю голосів за наявності кворуму - 2 / 3 спискового складу повноважних членів зборів. Кандидати в члени Вченої ради Інституту вважаються обраними, якщо за них проголосувало більше 50% присутніх на зборах. Термін повноважень Вченої ради інституту 5 років.
Рішення Вченої ради є обов'язковими для виконання всіма посадовими особами, персоналом і студентами Інституту та вступають в силу після підписання їх ректором Інституту - головою Вченої ради.
За час роботи інституту сформувався і працює висококваліфікований професорсько-викладацький склад.
Систематично ведеться робота з підвищення наукової кваліфікації кадрів, ряд викладачів в даний час займаються підготовкою докторських та кандидатських дисертацій.
В Інституті передбачені посади викладацького, допоміжного та іншого персоналу. Всі посади відповідно до законодавства Російської Федерації заміщуються за трудовим договором (контрактом).
Саратовський інститут має наступні факультети: комерційний, менеджменту, обліково-фінансовий, зовнішньоекономічної діяльності. У 1995 році було відкрито факультет підготовки за прискореною освітній програмі за заочною формою з трьох річним терміном навчання.
Факультет очолює декан, який організовує всю роботу на факультеті і несе повну відповідальність за його діяльність. Декан факультету обирається Вченою радою (таємним голосуванням) терміном на 5 років з числа найбільш кваліфікованих і авторитетних фахівців відповідного профілю, мають вчений ступінь і звання.
Інститут має 7 кафедр. Це навчально-наукові структурні підрозділи Інституту, що здійснюють навчальну, методичну, науково-дослідну роботу по одній або декількох споріднених дисциплін, а також підготовку науково-педагогічних кадрів та підвищення їх кваліфікації. Кафедра очолюється завідувачем кафедрою, що мають, як правило, вчене звання або науковий ступінь доктора наук, також обирається на цю посаду Вченою радою Інституту.
Інститут здійснює підготовку кадрів вищої кваліфікації комерсантів, менеджерів та економістів в області обліку, фінансів і зовнішньоекономічної діяльності.
2. Схема-макет організаційно-розпорядчих документів
Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) - документи, в яких фіксують рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності органів влади, підприємств, організацій і посадових осіб.
Зобразимо графічно типовий шлях проходження (схему-макет) документа (на прикладі листи), що надійшов в організацію.
Таблиця 1: «Схема-макет документа, що поступив»
| № | ПРОЦЕС | Виконавці | ||||||
| Експедиція | Канцелярія | Керівництво | Структурний підрозділ | Секретар | Начальник структурного підрозділи | Виконавець | ||
| 1. | Прийом документів | |||||||
| 2. | Первісна обробка документів, що надходять | |||||||
| Попередній розгляд і розподіл документів, що надійшли | ||||||||
| 4. | Реєстрація документів | |||||||
| 5. | Розгляд документів | |||||||
| 6. | Направлення документів у структурний підрозділ | |||||||
| 7. | Розгляд документів | |||||||
| 8. | Виконання документів | |||||||
| 9. | Узгодження і підписання відповідних документів | |||||||
| 10. | Підготовка документів до відправки | |||||||
| 11. | Відправка документів | |||||||
3. Організаційні документи
Комплекс взаємопов'язаних документів, що регламентують структуру, завдання і функції підприємства, організацію його роботи, права, обов'язки і відповідальність керівництва та спеціалістів підприємства, називаються організаційними документами.
Організаційні документи проходять обов'язкову процедуру затвердження. У залежності від виду документа вони можуть затверджуватися вищестоящою організацією, керівником цієї організації, керівником структурного підрозділу або розпорядчим документом (постановою, рішенням, наказом чи розпорядженням). Датою організаційного документа є дата його затвердження. Бланк організаційного документа повинен мати обов'язковий набір реквізитів: назва організації або підрозділу, найменування виду документа, заголовок до тексту, підпис, гриф затвердження. Текст організаційних документів містить пункти, нумеровані арабськими цифрами.
Організаційні документи в обов'язковому порядку проходять процедуру погодження з усіма зацікавленими особами, а також з юристом.
3.1 Статут
Статут - правовий акт, що визначає права, функції, структуру організації у сфері державної, комерційної або громадської діяльності.
Статут оформляється на стандартних аркушах паперу і повинен включати в себе наступні реквізити: найменування організації; найменування виду документа, дату (датою статуту є дата його затвердження; відмітка про реєстрацію статуту; місце видання (місто); текст; підписи засновників або осіб, які займають виборні посади.
Текст статуту складається з розділів, що мають заголовки і нумерацію (розділ, пункт, підпункт). Статут СІ. МДУКМ містить наступні розділи (див. додаток 1):
1) Розділ 1. Загальні відомості;
2) Розділ 2. Прийом до Інституту та організація навчального процесу;
3) Розділ 3. Управління інститутом;
4) Розділ 4. Суб'єкти навчальної та наукової діяльності інституту, їх права та обов'язки;
5) Розділ 5. Підготовка та перепідготовка, підвищення кваліфікації науково-педагогічних, наукових та інших кадрів;
6) Розділ 6. Фінансово-господарська діяльність інституту;
7) Розділ 7. Наукова (науково-дослідницька), науково-технічна та інноваційна діяльність;
8) Розділ 8. Міжнародна діяльність інституту;
9) Розділ 9. Облік, звітність та контроль;
10) Розділ 10. Реорганізація і ліквідація інституту.
Статут Саратовського інституту затверджувався Міністерством загальної та професійної освіти Російської Федерації.
Формуляр-зразок включає наступні реквізити:
· Найменування міністерства або відомства;
· Найменування організації;
· Найменування виду документа (статут);
· Дата документа;
· Реєстраційний номер документа;
· Місце складання або видання документа;
· Гриф затвердження документа;
· Текст документа;
· Підпис керівника.
Статут СІ (філія) МДУКМ зареєстрований в адміністрації м. Саратова. Відмітка про реєстрацію статуту включає найменування організації, дату реєстрації, державний реєстраційний номер і засвідчується печаткою реєструючого органу.
3.2 Штатний розклад
Посади і чисельний склад організації із зазначенням фонду заробітної плати закріплюється у штатному розкладі. В даний час, в умовах переходу на контрактну систему найму на роботу, далеко не всі керівники організацій вважають обов'язковим складання штатного розкладу, тому що індивідуальна оплата праці працівника обумовлена в укладеному з ним контракті.
До функцій цього документа, що визначає його значення, належать: фіксовані структури управління підприємством; нормування чисельності працівників; регулювання співвідношення провідних, старших і рядових фахівців, контроль за дотримання рівня адміністративно-управлінських витрат; порівняння працівником своєї фактичного завантаження з нормованою; виконання профспілкою підприємства захисної функції.
Штатний розпис складається на бланку СІ МДУКМ і містить перелік посад, відомості про кількість штатних одиниць, посадових окладах, надбавки і місячному фонді заробітної плати (див. додаток 2).
Уніфікована форма цього документа була розроблена в нашій країні ще в 1980 р., включена до складу Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації і з тих пір офіційно не змінювалася. Представляється можливим використання цієї форми сучасними організаціями з внесенням, за необхідності, певних коригувань і змін, зумовлених специфікою переходу до ринкових відносин. Так, економісти пропонують, наприклад, таку таблицю для штатного розкладу:
| Найменування підрозділу | Число працівників | Мінімальний оклад за схемою підприємства | Максимальний оклад | Встановлений оклад |
Зміни в штатному розклад вносяться наказом ректора інституту.
3.3 Правила внутрішнього трудового розпорядку
Організація роботи підприємства, взаємні обов'язки працівників адміністрації, надання відпусток, відрядження співробітників, всередині об'єктний режим та інші питання відображаються в правилах внутрішнього трудового розпорядку. Правила складаються на загальному бланку інституту керівником кадрової служби, узгоджуються шляхом обговорення на зборах трудового колективу, візуються юристом і затверджуються ректором інституту (див. додаток 3). При складанні тексту Правил можна використовувати типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій.
3.4 Посадові інструкції
Посадова інструкція - нормативний документ, в якому визначено функції, права та обов'язки працівника підприємства (див. додаток 4).
На основі посадової інструкції розробляється посадовий контракт з працівником. Трудовий контракт та посадова інструкція використовуються при вирішенні конфліктних ситуацій між роботодавцем та працівником. Посадова інструкція розробляється інспектором з кадрів або фахівцем по роботі з персоналом, узгоджується з юрисконсультом інституту і затверджується ректором інституту. Всі важливі зміни в посадову інструкцію вносяться наказом ректора СІ МДУКМ.
Посадова інструкція містить наступні розділи:
1) Загальні положення.
2) Функції
3) Посадові обов'язки.
4) Права.
5) Відповідальність.
У розділі 2 (Функції) перераховуються основні напрямки діяльності фахівця.
У розділі 3 (Посадові обов'язки) визначені конкретні види робіт, що виконуються фахівцем.
У розділі 4 (Права) встановлюються права, необхідні фахівцеві для виконання покладених на нього обов'язків.
У розділі 5 (Відповідальність) вказується, за що конкретно несе відповідальність даний фахівець.
На додаток до основних розділів посадової інструкції може бути введено розділ, що регулює трудові взаємовідносини між посадовими особами. Цей розділ може встановлювати коло службових зв'язків, порядок надання звітів, планів та інших документів, періодичність надання звітної інформації.
Зберігаються посадові інструкції 3 роки після заміни новими (статті 55, 56 «Переліку документів із зазначенням термінів зберігання»).
4. Розпорядчі документи
До розпорядчих документів належать: постанови, вказівки, накази, рішення, розпорядження. Ці документи відіграють важливу роль в управлінні інститутом. Вони носять адміністративний характер і звернені до нижчестоящим або підлеглим посадовим особам чи організаціям.
4.1 Накази з основної діяльності
Наказ - це нормативний документ, що видається директором підприємства для вирішення будь-яких завдань (виробничих або пов'язаних з персоналом підприємства).
Накази з організаційної роботи підприємства, фінансування, планування, звітності, постачання, реалізації продукції та інших виробничих питань відносяться до наказів по основній діяльності.
Підготовка наказу включає наступні стадії: вивчення суті питання та збір необхідних відомостей; підготовка проекту наказу; узгодження наказу; підписання керівником. Проекти наказів готується фахівцями СІ МДУКМ за дорученням ректора.
Накази оформляються на загальному бланку інституту або на бланку наказу. Наказ повинен мати назву виду документа, дату і номер. Датою наказу є дата його підписання ректором. Нумерація наказів проводиться у валовому порядку з січня по грудень в межах року (№ 1, № 2 і т.д.). Накази з основної діяльності нумеруються і ведуться окремо від наказів з особового складу.
Наказ повинен мати заголовок, який відповідає на питання «про що?». Текст наказу складається, як правило, з двох частин. У першій частині, констатуючої, зазначаються підстави видання наказу. Підставою для видання наказу є:
- Нормативні документи державних, муніципальних органів;
- Рішення ректора чи Вченої ради Інституту;
- Виробнича необхідність.
Констатуючу частину наказу опускають, якщо причина видання наказу очевидна і не потребує роз'яснення.
У другій частині наказу, розпорядчої, що починається зі слова «НАКАЗУЮ», пишуть «кому» (виконавцю), «що зробити» (вказують конкретну дату), «до якого числа» (терміни її закінчення). Якщо доручення виконавцю дається постійне, то термін виконання в наказі може бути відсутнім.
Текст наказу ділиться на пункти, якщо доручень декілька. Кожен пункт починається з нового рядка. В останньому пункті вказується особа, яка здійснює контроль за виконанням наказу в цілому. Якщо пункт про контроль відсутній, контроль за виконанням даного наказу здійснює ректор СІ МДУКМ особисто.
У разі потреби в наказі перераховуються раніше видані документи (накази, рішення), які цим наказом скасовуються. Якщо наказ вводить в дію будь-які документи (інструкції, правила, положення), то вони оформляються у вигляді додатку до наказу. У правому верхньому куті таких документів ставиться: «Додаток до наказу ректора СІ МДУКМ від 01.03.02 № 18.
Пості складання тексту наказу необхідно провести його погодження та підписання. Проекти наказів можуть узгоджуватися з гол. бухгалтером, юрисконсультом і іншими посадовими особами інституту. Таке узгодження оформляється візою.
Накази підписуються ректором або проректором, якому представлено це право. Наказ набирає чинності з моменту його підписання, якщо в тексті не вказано інший термін введення його в дію.
4.2 Розпорядження
Розпорядження - правовий акт, що видається керівником для вирішення оперативних питань (див додаток 6).
Розпорядження в СІ МДУКМ складається в основному з питань:
- Інформаційно-методичного характеру;
- Повсякденною адміністративної, виробничо-господарської діяльності;
- Пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій, правил та інших документів, наприклад:
а) передачі справ та документів звільненими співробітниками;
б) застосування правил роботи з конфіденційними документами;
в) строків надання авансової звітності;
г) порядок використання службового автотранспорту тощо
Розпорядження державного або муніципального органу управління - правовий акт, обов'язковий для виконання організаціями та громадянами, яким розпорядження адресовано.
Розпорядження, що зачіпає права й інтереси громадян, має бути опубліковано в протягом двох тижнів в офіційних виданнях.
Розпорядження повинне мати: найменування виду документа, дату, номер; заголовок до тексту; текст; підпис.
Текст розпорядження складається з двох частин:
1. Конструкторська частина. У ній зазначаються підстави видання розпорядження.
2. Розпорядча частина. У ньому вказують:
ü «ПРОПОНУЮ (ЗОБОВ'ЯЗУЮ)»;
ü «кому» (виконавцю);
ü «що зробити» (вказують конкретну роботу);
ü «до якого числа» (терміни її закінчення)
Останній пункт розпорядження є, як правило, контрольним, тобто вказується посадова особа або структурний підрозділ, що здійснює контроль за виконанням цього розпорядження.
Розпорядження підписується ректором інституту або проректором.
4.3 Вказівки
Вказівка - розпорядчий документ, що видається органами державного управління, міністерствами, відомствами, з питань, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій та інших документів (див. додаток 7).
Право видання вказівок усередині інституту представляється ректору або проректору.
Формуляр-зразок вказівки складається з наступних реквізитів:
· Найменування міністерства або відомства;
· Найменування організації;
· Найменування структурного підрозділу;
· Найменування виду документа (розробка);
· Дата документа;
· Реєстраційний номер документа;
· Заголовок до тексту;
· Текст документа;
· Підпис;
· Відмітка про погодження (візи чи граф узгодження документа).
Текст вказівки повинен складатися з двох частин: констатуючої та розпорядчої. Констатуюча частина містить опис причин видання документа і, як правило, починається формулюваннями «У виконання ...», «Відповідно до ...) і т.п. Розпорядча частина починається словами «ЗОБОВ'ЯЗУЮ» або «ПРОПОНУЮ». Текст може поділятися на пункти і підпункти. В останньому пункті вказівки покладається контроль за виконанням документа на посадову особу, посада, ініціали та прізвище якого вказується.
4.4 Рішення
Рішення - розпорядчий документ колегіального органу управління. Рішення видаються міністерствами, відомствами, науковими радами, громадськими організаціями і т.д. (Див. додаток 8).
Текст рішення складається з констатуючої та розпорядчої частин. У констатуючій частина вказуються причини видання рішення, в розпорядчої - найменування органу, що приймає рішення, потім слово «ВИРІШИЛА» (на окремому рядку). Рішення підписується головою або секретарем колегіального органу.
Формуляр-зразок рішення складається з наступних реквізитів:
· Найменування організації;
· Найменування виду документа (рішення);
· Дата документа (дата прийняття рішення на засіданні колегіального органу;
· Реєстраційний номер документа;
· Місце складання або видання документа;
· Заголовок до тексту;
· Текст документа;
· Підписи (голова, секретар);
· Візи узгодження документа.
Документ візується укладачем, керівником підрозділу, що вносить проект рішення, виконавцями, юрисконсультом, посадовими особами, відповідальними за його виконання.
5. Інформаційно-довідкові документи
5.1 Доповідні, пояснювальні записки
Доповідна записка - документ, адресований керівникові підприємства (рідше - вищестоящому органу), що містить виклад якого-небудь питання з висновками і пропозиціями (див. додаток 9).
Доповідна записка складається в разі необхідності поставити керівника популярність про які-небудь факти, події і може містити пропозиції укладача по излагаемому питання. Доповідна записка, адресована ректору інституту, проректора, декана (внутрішня), може бути складена за допомогою ПК, машинописним або рукописним способом.
Доповідна записка повинна мати заголовок до тексту, що розкриває її зміст. У першій частині тексту викладаються факти або події, що послужили приводом до написання доповідної записки. Друга частина повинна містити висновки і пропозиції про конкретні дії, які, на думку укладача, необхідно зробити у зв'язку з викладеними фактами.
Внутрішні доповідні записки повинні бути підписані укладачем (автором). Доповідні записки (зовнішні), направлені на вищі органи, повинні бути підписані ректором інституту.
Датою доповідної записки вважається дата її підписання.
Доповідні записки з основних питань діяльності підприємства зберігаються 5 років.
Пояснювальна записка складається з виробничих питань і трудових правовідносин.
Текст пояснювальної записки складається у довільній формі, як правило, із зазначенням причин, які привели до яких-небудь порушень. Пояснювальні записки повинні мати дату, зазначення адреси і підпис укладача.
5.2 Довідки
Довідка - це документ, що містить опис і підтвердження фактів, подій.
У діловодстві підприємства найчастіше складаються довідки, що підтверджують роботу та оплату праці співробітників. Керівництво підприємства (СІ МДУКМ) зобов'язана видавати на прохання співробітника довідку про роботу в даній організації із зазначенням спеціальності, посади, кваліфікації, часу роботи і розміру заробітної плати (стаття 40 КЗпП РФ).
Для зручності оформлення можна підготувати довідки формалізованого виду на бланках формату А5, мають адресні дані підприємства і трафаретний текст.
Довідки починаються з вказівки в називному відмінку прізвища, імені та по батькові (повністю) особи, про яку даються відомості, його посади, зарплати. У правому верхньому куті вказується місце надання довідки в називному відмінку. На довідці має обов'язково стояти дата її підписання, підпис і печатку. У тих випадках, коли ведеться облік видачі довідок за журналом, ставлять порядковий номер довідки поруч з датою. Складають подібні довідки в одному екземплярі.
Одним з варіантів довідки є довідка, що складається з запитом керівництва і яка містить інформацію з виробничої тематики. Такі довідки можуть бути внутрішніми і зовнішніми. Довідки, призначені для ректора інституту і не виходять за його прибудови, складає і підписує виконавець (укладач). Довідки, які складаються за запитом зовнішніх організацій, повинні бути підписані ректором. Такі довідки повинні мати заголовок до тексту, що розкриває її зміст і вказує дату або період часу, до якого відносяться відомості, викладені в довідці.
Якщо необхідно включити в довідку відомості з кількох питань, текст її ділиться на розділи, кількість яких визначається кількістю освітлюваних питань. Розділи повинні мати заголовок і нумерацію арабськими цифрами. Текст довідки, що має цифрові показники, може бути оформлений у вигляді таблиці.
Довідки за виробничою тематикою складаються у двох примірниках, один з яких спрямовується адресату, другий - підшивається до справи. При наявності в довідки відомостей фінансового характеру вона підписується ректором, головним бухгалтером і засвідчується печаткою.
5.3 Акти
Акт - документ, складений кількома людьми та підтверджує факт події.
Акти складаються в самих різних ситуаціях і тому мають багато різновидів: акт прийому робіт за контрактом; акт прийому-передачі документів; акт списання матеріалів, комерційний акт і т.д. Акти складаються комісією, постійно діючої або призначеної за вказівкою керівників.
Акти оформляються на загальному бланку, якщо є внутрішніми документами інституту. Якщо акт є зовнішнім документом, то він повинен містити довідкові дані про організацію. У другій частині акта зазначається підстава його складання. Це може бути посилання на документ, на основне розпорядження керівництва, на будь-які факти, події, дії.
Далі вказується склад комісії: прізвище, ініціали голови та членів комісії в алфавітному порядку. При необхідності вказуються посади, прізвище та ініціал присутніх.
Акт може мати заголовок, наприклад, «Акт про недостачу ТНП» чи акт прийому-передачі документів з грифом «Конфіденційно».
В основній частині акта викладаються цілі, завдання, істота і терміни проведеної комісією роботи, її результати (висновки, висновки, пропозиції). Текст акту може ділитися на пункти, підпункти або мати табличну форму. Після тексту та відмітки про додатку, за необхідності зазначаються відомості про кількість примірників акту, про місце їх знаходження або адресатів, яким вони направлені.
Акт підписується всіма особами, які брали участь у його складанні. Для низки актів (з матеріальних, фінансових і ін важливих питань) необхідне затвердження ректора і завірення печаткою інституту.
З актами ревізій, перевірок знайомлять всіх осіб, діяльність яких вони зачіпають. При цьому в акті після підписів укладачів ставиться відмітка («З актом ознайомлені: посади, підписи, розшифровка підписів і дата»).
Особливу групу утворюють акти, що встановлюють факти пошкодження, псування або нестачі вантажу, інших порушень правил транспортування. Такий акт складається на друкарському бланку встановленого зразка, заповнюється без помарок, підчисток або закреслень. Всі виправлення та доповнення а акті мають бути обумовлені та завірені підписами двох сторін (вантажоодержувача і посадової особи, відповідальної за перевезення вантажу).
5.4 Протоколи
Протокол - документ, що фіксує хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях. (Див. додаток 14). У комерційному підприємстві складаються протоколи засідання ради директорів (засновників), протоколи загальних зборів акціонерів і т.п.
Проведенню наради (засідання) будь-якого рівня повинна передувати підготовча робота. Щоб обговорення не пройшло в порожню, для учасників засідання готується і лунає інформаційний матеріал з питань, включених до порядку денного.
Протокол ведеться під час засідання секретарем, який конспектує (стенографує) або записує на диктофон виступи учасників засідання. Оформлення протоколу має ряд особливостей. Він складається на загальному бланку або на чистому аркуші паперу, на якому вказується найменування підприємства. Далі вказуються такі реквізити: вид документа, дата, номер і заголовок. Датою протоколу є день проведення засідання, а номером протоколу - порядковий номер засідання колегіального органу з початку року.
У заголовку протоколу вказується назва колегіального органу. Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної.
Вступна частина оформляється в такій послідовності:
Голова - прізвище та ініціали;
Секретар - прізвище та ініціали;
Були присутні - прізвище та ініціали присутніх співробітників підприємства в алфавітному порядку, потім посади та прізвище запрошених. Якщо були присутні більше 10, вказується їх загальна кількість.
Порядок денний містить питання, винесені на обговорення. Кожен пункт порядку денного нумерується, записується з нового рядка і відповідає на питання «про що?». Основна частина протоколу складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного. Текст кожного розділу будується за схемою:
СЛУХАЛИ:
ВИСТУПАЛИ:
УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ):
Після двокрапки на наступному рядку з абзацу пишуться прізвища та ініціали виступаючих і через тире - короткий виклад тексту виступу.
Якщо в ході виступу або в обговорення задавалися питання, вони повинні бути зафіксовані в протоколі разом з відповідями. Записи робляться в короткій, лаконічній формі.
Протокол підписується головою та секретарем. До протоколу підшиваються подані на розгляд матеріали: довідки, доповіді, проекти тощо, які оформляються як додатки.
Рішення, прийняті на засіданні, доводяться до співробітників інституту у вигляді копії самого протоколу або виписки, постанавливает частини з нього (див. додаток), або у вигляді інших розпорядчих документів: наказів, рішень, складених на підставі протоколу.
Протоколи відносяться до числа важливих документів підприємства, тому зберігаються не менше 10 років і можуть передаватися на архівне зберігання.
5.5 Виписка з протоколу
Це копія частини документа. У виписки міститься тільки та частина тексту, яка потрібна для роботи. Констатуюча частина пишеться повністю (якщо вона є).
Реквізити виписки такі:
Найменування міністерства або відомства;
Найменування організації;
Найменування виду документа (витяг із протоколу);
Дата і реєстраційний номер документа (індекс) ті ж, що й у наказу;
Місце складання або видання документа;
Заголовок до тексту.
6. Документи по особовому складу
Трудові правовідносини підприємства з працівником регулюються Кодексом законів про працю (КЗпП) Російської Федерації. На підставі статей кодексу на підприємстві повинен бути встановлений єдиний порядок оформлення прийому, звільнення і переведення співробітників. Сукупність документів, в яких зафіксовані етапи трудової діяльності співробітників, називаються документацією з особового складу.
Документи з особового складу є найбільш важливими документами і вимагають особливої ретельності і акуратності при оформленні, веденні та забезпеченні схоронності протягом тривалого терміну. При роботі з документами з особового складу необхідно враховувати, що персональні дані (відомості про факти, події й обставини трудової діяльності та особистому житті) громадян відносяться до категорії конфіденційної інформації.
Прийом на постійну роботу в СІ МДУКМ супроводжується складанням документів за такою схемою (рис 3).
Наказ про прийом |
Особиста картка ф. Т-2 і / або особиста справа |
Запис у трудовій книжці |
Особовий рахунок по заробітній платі |
Анкета |
Трудовий контракт з работн. |
Рис. 3. Схема документування при прийомі на роботу
Резюме та анкета складаються на вимогу відділу кадрів. Анкета є обов'язковим документом при працевлаштуванні на державне підприємство.
Одним з основних документів, що регулюють правовідносини підприємства з працівником, є трудовий контракт (договір). Після підписання контракту видається наказ про прийом співробітника.
На підставі наказу про прийом оформляється особиста картка форми Т-2 або заводиться особиста справа, робиться запис у трудовій книжці.
Копії наказу про прийом надходять до особової справи і в бухгалтерію, де надійшов працівникові присвоюється табельний номер і на його номер заводиться особовий рахунок по заробітній платі.
Звільнення працівника в СІ МДУКМ проводиться за такою схемою (рис. 4).
Наказ про звільнення |
| |||||||||
|
| ||||||||
Рис. 4. Схема документування при звільненні працівника
Заява про звільнення працівник пише за два тижні до передбачуваного терміну звільнення з роботи і надає його на погодження ректору (стаття 31 КЗпП РФ). Ректор СІ МДУКМ видає наказ по особовому складу про звільнення, відповідно до якого робиться запис у трудовій книжці й у особистої картці ф. Т-2. Копії наказів надходять до особової справи працівника і в бухгалтерію, де на підставі наказу проводиться повний розрахунок з працівником.При перекладі працівника на іншу посаду в рамках СІ МДУКМ порядок оформлення документів здійснюється за наступною схемою (рис. 5).
Наказ по л / с про переведення на іншу посаду |
|
| |||||||
Рис. 5. Схема документування при переведенні працівника
Ректор видає наказ по особовому складу про переведення працівника на іншу посаду, на підставі якого робиться відповідний запис із зазначенням нової посади в трудовій книжці й у особистої картці ф. Т-2. Копії наказу направляються в особову справу і в бухгалтерію, а у разі зміни окладу проводиться відповідне зміни в особовому рахунку по заробітної платі.6.1 Резюме
Резюме в даний час є поширеним документом при прийомі на роботу (див. додаток 16). Особливістю резюме є викладення відомостей про освіту та трудової діяльності у зворотному хронологічному порядку. У графі "Додаткові відомості" може бути вказана будь-яка інформація: знання іноземних мов, наявність друкованих праць, професійні навички з інших спеціальностей, інтереси претендента і т.д. У деяких організаціях резюме містить пункти: мета (яку роботу хотів би отримати претендент) і влаштовується його розмір оплати праці.
6.2 Трудовий контракт (договір)
Трудовий контракт (договір) - документ, що фіксує згоду сторін про встановлення трудових правовідносин і регулюючих їх. Сторонами трудового контракту є СІ МДУКМ (роботодавець) і працівник (контрактант) (див. додаток 17).
Відповідно до статті 18 КЗпП РФ трудовий контракт повинен укладатися в письмовій формі. Письмова форма контракту підвищує гарантії сторін в реалізації досягнутих домовленостей по найважливіших умов праці.
При укладанні контракту рекомендується вказувати такі основні умови:
o Місце роботи (найменування підприємства, куди наймається працівник, його адреса);
o Конкретну роботу відповідно до кваліфікацією за визначеною професії або посади, яку повинен виконувати працівник;
o Дату початку роботи і її закінчення, якщо укладено строковий трудовий контракт;
o Оплату праці;
o Обов'язки підприємства щодо забезпечення охорони праці.
Контракт може містити і додаткові умови, що конкретизують зобов'язання сторін. До їх числа можна віднести: випробувальний термін; суміщення професій (посад), підвищення кваліфікації; додаткову відпустку і ін
Контрактна форма найму, організації та оплати праці поширюється на наступні категорії працюючих:
o На постійних працівників;
o На тимчасових працівників;
o Працюючих на основному місці роботи;
o Працюючих за сумісництвом.
У трудовому контракті визначаються обов'язки працівника відповідно до тієї професією чи посадою, на яку він прийнятий, або робиться посилання на відповідну посадову інструкцію, розроблену і затверджену керівництвом підприємства.
Згідно КЗпП РФ (стаття 17) трудовий контракт може укладатися на невизначений термін, на певний строк не більше 5 років, на час виконання певної роботи.
У трудовому контракті вказується розмір посадового окладу працівника, різні надбавки і доплати стимулюючого і компенсаційного характеру: за кваліфікацію; за професійну майстерність; за особистий трудовий внесок і ін
За згодою сторін ці надбавки можуть бути конкретизовані і в окремих випадках можуть бути збільшені або зменшені порівняно із загальною нормою, передбаченою в організації. Поряд з доплатами боку можуть домовлятися про інші види заохочення, наприклад, про додатковому відпустці, підвищеному винагороду за підсумками роботи за рік т т.д.
При укладанні трудового контракту не можуть встановлюватися за згодою сторін наступні умови:
o Підстави звільнення працівника;
o Дисциплінарні стягнення, не передбачені законодавством;
o Запровадження для працівників повної матеріальної відповідальності, крім випадків, передбачених статтею 121 КЗпП РФ.
Контракт складається у двох примірниках, підписується керівником та працівником, завіряється печаткою. Один примірник контракту зберігається на підприємство, другий - у працівника. Трудові контракти можуть включатися до складу особових справ працівників інституту. У цьому випадку їх термін зберігання відповідає терміну зберігання особистих справ. Якщо особисті справи не заводяться, контракти формуються в окрему справу за алфавітом прізвищ працівників. Трудові контракти зберігаються 75 років - «В» (75 років мінус вік працівника), якщо відсутні з якихось причин накази по особовому складу, і - 5 років після звільнення працівників за наявності наказів.
6.3 Накази з особового складу
Накази з особового складу оформляються при прийомі, звільнення і переведення співробітників підприємства. Укладання трудового контракту з працівниками не виключає видання наказу по особовому складу про його зарахування на роботу (стаття 18 КЗпП РФ).
Накази з особового складу групуються в окрему справу і мають самостійну нумерацію з додаванням індексу "л / с» (№ 1 л / с, № 2 л / з ...). Оформляються накази з особового складу на бланках інституту для внутрішніх документів.
Текст наказу ділиться на констатуючу і розпорядчу частини. У першій частині наказу можуть бути вказані причини його видання, наприклад, факти порушення трудової дисципліни. На розсуд керівника констатуюча частина може не вказуватися.
Друга, розпорядча, частина наказу, починається словами: «ПРИЗНАЧИТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», які друкуються від межі лівого поля. Після них наступній рядком вказується прізвище працівника (прописними літерами), ім'я та по батькові «без скорочень», посаду, термін звільнення, призначення чи переказу; стаття КЗпП РФ (для звільнення). При прийомі на роботу зазначається оклад працівника, вид приймання (постійна або тимчасова робота), з випробувальним терміном чи ні нього і т.п.
Накази з особового складу можуть складатися на кількох співробітників незалежно від того, приймаються на роботу чи звільняються. Такі накази складаються з кількох пунктів, кожен з яких стосується окремого працівника.
Тексти наказів з особового складу, як правило, однотипні і можуть бути представлені у вигляді шаблонів з трафаретними текстами, які заносяться в пам'ять ПК.
Аналогічно складається наказ про звільнення, для цього необхідно змінити:
- У реквізиті "заголовок" фразу «Про прийом» на «Про звільнення».
У графі «підстава» вказуються документи, що послужили причиною звільнення (заява, доповідна або пояснювальна записка) чи стаття КЗпП РФ, відповідна причини звільнення.
Накази про переведення на іншу посаду всередині інституту також не мають істотних відмінностей в оформленні. У цих випадках вказується нова посада і оклад, новий структурний підрозділ і вид перекладу. Якщо переклад тимчасовий, необхідно вказати його термін.
Накази з особового складу візуються юрисконсультом, заступником директора з кадрів або іншими посадовими особами, в обов'язки яких входить робота з персоналом підприємства. Накази з особового складу з'являються працівникові під розписку (стаття 18 КЗпП РФ). Відмітка про ознайомлення з наказом проставляється нижче реквізитів «підпис» і «віза» самим працівником містить наступне: «З наказом ознайомлений», підпис працівника і дату ознайомлення. Особливо необхідна ця позначка при наказах про звільнення, тому що при виникненні трудових суперечок працівник вправі звернутися до суду в місячний строк з дня ознайомлення з наказом (стаття 211 КЗпП РФ).
Накази з особового складу зберігаються 75 років (стаття 19б «Переліку документів із зазначенням термінів зберігання»).
У процесі діяльності організації можуть видаватися інші накази по роботі з кадрами: про заохочення, стягнення, відпустках, і т.п., термін зберігання яких не перевищує 3 роки (стаття 19в «Переліку документів із зазначенням термінів зберігання»). Такі накази мають індекс (№ 1к, № 2к ...) і формуються в самостійну справу.
Щоб зменшити кількість ділових паперів, видаваних за стандартними ситуацій, розроблені бланки з трафаретними текстами, що містять відразу декілька документів. Наприклад, при оформленні відпустки заповнюється бланк відпускної записки на одному аркуші, до складу якого заяву, розпорядження і розрахунок заробітної плати. Наказ про надання відпустки в цьому випадку не складається, тому що записка про відпустці містить розпорядження керівника і, отже, має силу наказу.
6.4 Трудові книжки
Трудові книжки на працівників ведуться на всіх підприємствах, організаціях незалежно від форм власності. Трудова книжка належить до основних документів, що підтверджують загальний, безперервний і спеціальний стаж роботи (стаття 30 КЗпП РФ). Законом забороняється мати кілька трудових книжок.
При прийомі на роботу трудову книжку надають особі, що веде документацію по персоналу інституту. На працівника, що поступає на роботу вперше, заводиться трудова книжка, яка заповнюється в його присутності не пізніше тижневого строку після прийому на роботу. Записи у трудовій книжці проводяться на підставі паспорта та документів, що підтверджують освіту і професію.
На титульному аркуші трудової книжки вказуються прізвище, ім'я та по батькові працівника повністю без скорочень. Дата народження у трудовій книжці повинна містити число, місяць і рік. Відомості про освіту (середня, середня спеціальна або вища) і спеціальності або професії вказуються на підставі документів: атестатів, дипломів, довідок, якщо освіта незакінчена вища. На титульному аркуші обов'язково ставиться підпис особи, яка видала трудову книжку, і печатку підприємства, де вона була вперше заповнена.
Запис на наступних сторінках трудової книжки починається з проставляння штампа інституту або написання від руки найменування підприємства. Якщо підприємство змінило свою назву, то про це робиться запис окремим рядком. У графі 1 проставляється порядковий номер запису, у графі 2 - дата прийому, у графі 3 - вказується дії і посада (прийнята на посаду бухгалтера; звільнена за власним бажанням; переведена на посаду начальника відділу кадрів), у графі 4 - підстава (наказ) .
Усі записи проводяться в точній відповідності з наказом про прийом, переведення і звільнення акуратно, без закреслень і виправлень. Якщо все ж таки виникає необхідність виправлення, то вони обговорюються і завіряються підписом посадової особи та печаткою.
У записі про звільнення вказується відповідна стаття КЗпП РФ, наприклад, «Звільнений за власним бажанням, ст. 31 КЗпП РФ ", ставиться підпис посадової особи і печатка фірми.
З кожним записом у трудовій книжці необхідно ознайомити її власника. У тому випадку, якщо в трудовій книжці не залишається місця для записів у графі «відомості про роботу», заводиться вкладиш до неї.
При звільненні трудова книжка видається працівникові в день звільнення (стаття 39 КЗпП РФ).
З метою забезпечення збереження трудові книжки зберігаються в сейфах. Затребувані трудові книжки зберігаються до запитання не менше 50 років (стаття 524 «Переліку документів із зазначенням термінів зберігання»).
6.5 Особисті картки
Основним документом з обліку персоналу СІ МДУКМ є особиста картка форми Т-2, яка заводиться на всіх працівників підприємства, прийнятих на постійну чи тимчасову роботу. Усі записи у картки робляться на підставі документів, наданих працівником. На підставі паспорта у розділі 1 «Загальні відомості» вказуються прізвище, ім'я, по батькові, рік та місяць народження, номер, серія паспорта, коли і ким виданий, домашня адреса. Дані про загальний і безперервний стаж роботи, а також про переміщення співробітника вказують на підставі записів у трудовій книжці. Для заповнення розділу 2 «Відомості про військовий облік» дані беруться з військового квитка працівника.
В обов'язковому порядку проставляється дата заповнення особової картки та особистий підпис працівника.
На зворотному боці картки (див. додаток 21) містяться розділи 3 «Призначення і переміщення», 4 «Осінні», 5 «Додаткові відомості». Найбільш важливими є відомості розділу 3 та «Дата і причина звільнення».
Записи в цих розділах повинні містити посилання на дати і номери наказів про призначення, переміщення або звільнення працівника. Ці відомості повинні заповнюватися з особливою акуратністю, тому що вони нерідко служать підставою для підтвердження трудового стажу працівника. У кінці кожного запису в розділі «Призначення і переміщення» повинна стояти підпис працівника, на якого заведена картка.
У розділі "Додаткові відомості" записуються дані про підвищення кваліфікації, знанні іноземної мови, другої спеціальності, інвалідності і т.д.
Заповнюються особисті картки рукописним чи машинописним способом особою, відповідальною за роботу з персоналом інституту, або секретарем-референтом. Усі записи мають бути без скорочень. Особова картка заводиться на працівника в одному примірнику, зберігається в сейфі в окремій картотеці, складеної за алфавітом прізвищ працівників.
Картки звільнених співробітників формують у самостійну справу за алфавітом (за трьома першими літерами прізвищ). Перед здачею справи в архів всі картки повинні бути пронумеровані, на них складено внутрішній опис. Термін зберігання особистих карток - 75 років 0 «В» (стаття 504 «Переліку документів із зазначенням термінів зберігання».)
6.6 Особисті справи
Особиста справа (досьє) являє собою сукупність документів, що містять відомості про працівника. Особові справи заводяться на всіх працівників СІ МДУКМ. СІ МДУКМ вправі саме вирішувати питання про те, які документи, особисті картки або особисті справи заводити на співробітників.
До складу особової справи мають входити такі документи:
q Внутрішній опис документів, наявних в особовій справі;
q Анкета або особовий листок з обліку кадрів;
q Автобіографія або резюме;
q Копії документів про освіту;
q Копії документів про затвердження на посаді;
q Характеристики або рекомендаційні листи;
q Трудовий контракт (договір);
q Копії наказів про призначення, переміщення, звільнення;
q Доповнення до особового листка по обліку кадрів;
q Довідки та інші документи, пов'язані з даного працівника.
«Внутрішня опис документів, що є в особовій справі» містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, заголовках, датах. Листи особової справи та його внутрішнього опису нумеруються окремо. Внутрішній опис підписується її упорядником із зазначенням посади, розшифровки підпису та дати складання.
«Особовий листок з обліку кадрів» містить біографічні відомості про працівника, його освіту, виконуваної роботи з початку трудової діяльності, сімейний стан та ін Особовий листок заповнюється від руки самим працівником при вступі на роботу. При його заповненні використовуються такі документи:
- Паспорт;
- Трудова книжка;
- Військовий квиток;
- Документ про освіту (диплом, посвідчення, сертифікат, свідоцтво, атестат), документи Вищої атестаційної комісії (ВАК) про присудження наукового ступеня і про присвоєння вченого звання (диплом і атестат);
- Документи про наявні винаходи.
У графі «Освіта» особистого листка застосовують формулювання: «початкове», «неповну середню», «середній», «середня спеціальна», «незакінчена вища», «вища» - залежно від того, який документ про освіту є у працівника.
У графу «Виконувана робота з початку трудової діяльності» відомості про роботу беруться з трудової книжки. У цій графі фіксується також навчання у навчальному закладі, попереднє трудової діяльності.
У графі «Сімейний стан» використовуються такі формулювання: «одружений» («замужем»), «розлучений (а)», «вдівець» («вдова»), «неодружений» («незаміжнім"), після чого перераховуються всі члени сім'ї із зазначенням ступеня споріднення. При цьому вказуються прізвища, імена та по батькові кожного члена сім'ї.
У практиці оформлення прийому на роботу часто використовується «Анкета» - документ, аналогічний «Особовому аркушу з обліку кадрів». На відміну від особистого листка, анкета підписується як самим особою, що поступає на роботу, але і співробітником, відповідальним за персонал підприємства.
При оформленні особової справи в нього поміщають копії документів про освіту (атестат, диплом, сертифікат та ін). Копії можна знімати тільки з оригіналів цих документів.
Копії документів про затвердження на посаду поміщають в особисті справи керівників СІ МДУКМ. Це може бути копія протоколу засідання ректорату, котрий обрав або затверджує своїм рішенням призначення посадової особи.
У тому випадку, якщо при прийомі на роботу або при затвердженні на посаді представлялися характеристики чи рекомендаційні листи, вони також підшиваються в особову справу працівника.
Трудові договори, укладені з працівником, можуть входити до складу документів особової справи або зберігатися окремо. У особисту справу поміщаються повністю оформлений, підписаний ректором та працівником, завірений печаткою примірник договору.
«Доповнення до особового листка по обліку кадрів» - це документ, призначений для фіксування змін до трудового і особистого життя співробітника, що відбулися після заповнення ним особового листка по обліку кадрів. Цей документ включає: прізвище, ім'я, по батькові працівника і два розділи для внесення змін (доповнень), оформлених у вигляді таблиці. У першому розділі фіксуються відомості про роботу, про переміщення по службі з посиланням на накази з особового складу. Другий розділ заносяться відомості про зміни у професійному та особистому житті працівника (наприклад, зміна сімейного стану, місця проживання), в освіті, в підвищенні кваліфікації, в знанні іноземних мов і т.п. При цьому все внесені доповнення повинні бути підтверджені відповідними документами.
У особисту справу включаються також такі документи, як списки винаходів, наукових праць і т.д.
Особиста справа заводиться після видання наказу про зарахування працівника. Всі документи, пов'язані з особової справи, у міру надходження (в хронологічному порядку) підшиваються в папку-швидкозшивач. На її обкладинці вказуються повністю: прізвище, ім'я, по батькові співробітника.
Особисті справи співробітників підприємства зберігаються інспектором з персоналу або секретарем-референтом у сейфі і видаються у тимчасове користування лише певним посадовим особам. Зміни в особисті справи вносяться лише особами, відповідальними за їх ведення.
Особисті справи звільнених робітників мають передаватися на архівне зберігання і зберігатися 75 років - «В» (стаття 498в, 500 «Переліку документів із зазначенням термінів зберігання»).
6.7 Довіреність
Довіреність - документ про надання права довіреній особі на вчинення будь-яких дій від імені довірителя (підприємства або громадянина).
Довіреності бувають:
1. Службова довіреність - складається від імені організації, підписується керівником або уповноваженими посадовими особами і завіряється печаткою організації (див. додаток 22).
Службова довіреність оформлюється на бланку довіреності і повинна мати такі реквізити: найменування виду документа, дата видачі, номер; заголовок до тексту; текст; підпис; друк.
У тексті доручення вказуються:
ü Прізвище, ім'я, по батькові (повністю) та посада особи, що передає свої повноваження або повноваження організації;
ü Прізвище, ім'я, по батькові (повністю) та посада особи, яка отримує повноваження;
ü Паспортні дані уповноваженої посадової особи;
ü Перерахування наданих повноважень;
ü Термін дії довіреності.
Додатково може бути вказаний зразок підпису уповноваженої особи.
2. Особиста довіреність - видається громадянам, засвідчується в нотаріальному порядку організацією, в якій довіритель працює (навчається), або житлово-експлуатаційною організацією за місцем проживання (див. додаток 23).
Особиста довіреність оформляється на стандартних аркушах А4, А5 і включає: найменування виду документа, дату видачі; заголовок до тексту; текст; підпис; відмітку про завірення.
Службова та особиста довіреності не приймаються до виконання:
ü За наявності підчисток, слідів правки чи закреслення слів;
ü При оформленні текстової частини різним чорнилом (іншим чорнилом може бути оформлена тільки відмітка про завірення).
Якщо строк у довіреності не зазначений, вона зберігає силу протягом року з дня її видачі. Термін дії довіреності не може перевищувати 3 років.
7. Оформлення ділової переписки
Ділове листування - невід'ємний засіб зв'язку підприємства із зовнішніми організаціями. У листування СІ МДУКМ можна виділити наступні види документів - діловий лист - вихідне і вхідне; телефонограми; факси.
7.1 Діловий лист
Сучасне ділове лист - це службове послання у вигляді офіційного документа, а також у формі всіляких пропозицій, прохань, запитів, нагадувань, претензій, доручень, підтверджень, поздоровлень і відповідей на них, тобто всього того, що, будучи викладеному в письмовому вигляді, визначає ділові відносини. Ділові листи бувають вихідні (див. додаток 24) і вхідні (див. додаток 25).
Текст листа відображає його зміст, а зміст знаходить своє вираження у мові. Мова кожного ділового листа індивідуальний, оскільки обумовлений відповідної ділової ситуацією і особливостями конкретного адресата. Тому неможливо розробити єдиний комплекс вимог до мови ділового листування. Однак існують деякі загальні ознаки мови (лексика, граматика) і стилю ділового листа, що забезпечують його грамотність. Для мови ділової переписки характерна нейтральність тону викладу. При цьому повинні використовуватися засоби логічної, а не емоційної оцінки фактів.
Одним з головних умов, практичної, а нерідко правової, цінності ділового листа, двоякого тлумачення тієї чи іншої фрази і додати небажану тональність всьому тексту.
Для складання ділового листа велике значення має добір фактичного матеріалу. Факти, наведені в діловому листі, повинні бути не тільки правильно відібраними і ретельно перевіреними, але і високоінформативними. У діловому листі повинна міститися лише необхідна інформація, яка є для кожного конкретного випадку достатньою. Тоді адресату не доведеться звертатися до відправника листа для отримання будь-яких роз'яснень та додаткових відомостей.
Діловий лист має бути переконливим. Основною умовою його переконливості є доказовість. Вагома аргументація, заснована на правилах формальної логіки, необхідна будь-якій діловій письма; особливо це важливо для рекламаційних і претензійних листів, спрямованих до арбітражу. Ділове листування вимагає дотримання твердо закріпилися в діловій практиці норм і правил писемного мовлення, тобто мовного етикету. Мовний етикет проявляється, зокрема, у застосуванні сформованих форм викладу прохань, нагадувань, відмов, гарантій тощо, а також при використанні займенників, форм застави дієслова, вступних слів, звернень і т.д.
Лист, присвячене з'ясуванню відносин між діловими партнерами, зазвичай складається з двох частин: обгрунтування рішення і самого рішення. Розташування цих частин може бути різним. У тому випадку, якщо з розглянутого питання прийнято позитивне рішення, лист доцільно починати з формулювання рішення, і навпаки, негативне рішення краще поміщати в кінці листа. Перш ніж вивести негативне рішення, необхідно його детально обгрунтувати. Тільки тоді відмова не справить різко негативного враження.
Тон ділового листування в усіх випадках має бути нейтральним. Грубість, нетактовність і всяке інше прояв неповаги до адресата неприпустимі.
7.2 Факсімальная зв'язок
В даний час ділові контакти керівника немислимі без обміну посланнями допомогою факсімальной зв'язку.
Факсімальная зв'язок - це метод передачі на відстані буквено-цифровий або графічної інформації, а також рукописних повідомлень з їх відтворенням на приймальному пристрої у формі, аналогічній переданій (див. додаток 26). Як правило, для передачі максимальних повідомлень використовується звичайна телефонна мережа. Тому з'єднання абонентів факсімальной зв'язку здійснюється точно так само, як і при звичайній телефонного зв'язку.
Звичайні телефаксні повідомлення оформляються у вигляді ділового листа. Стилістично воно може бути менш офіційною, ніж діловий лист. Текст друкується на машинці або комп'ютері. Кожну сторінку, починаючи з другої, слід нумерувати.
При складанні факсів головна вимога - стислість. Пропозиції слід ретельно і чітко формулювати і перевіряти. Найкращий варіант той, при якому повідомлення поміщається на одному аркуші стандартного машинописного формату. Якщо відправляється відповідне послання, необхідно спочатку подякувати адресата (достатньо однієї фрази).
Для того щоб послати факс, необхідно:
1. Підготувати відправляються документи, вони повинні відповідати вимогам ділового листа і мати всі необхідні реквізити;
2. Вказати номер свого факсу для встановлення зворотного зв'язку;
3. Проставити номер факсу партнера, назва міста та його код, найменування організації, прізвище та ім'я адресата;
4. Скріпити офіційні документи печаткою та підписом відповідальної особи.
Відправник факсу повинен отримати підтвердження отримання інформації, у якому зазначаються:
· Код отримувача;
· Номер його телефаксу;
· Дата, час і тривалість передачі;
· Кількість отриманих сторінок;
· Результат.
Головною є графа, що містить результат, в якій ставиться «ОК» (позитивний результат), якщо повідомлення отримано повністю і без помилок, або «NG» (негативний результат), якщо стався збій під час прийому факсу.
Висновок
Отже, діяльність будь-якої організації неможлива без документування, яке державний стандарт визначає як «запис інформації на різних носіях за встановленими правилами». Іншими словами, документування являє собою процес створення та оформлення документів. Часто документування є обов'язковим, встановлюється законами або іншими нормативними правовими актами.
Інформаційно-документаційне обслуговування виступає головною забезпечує функцією управління, виконання яких вимагає спеціальних професійних знань.
У даній роботі були розглянута така невід'ємна і важлива частина документаційного забезпечення управління - документообіг, в ході якого вирішується найважливіше завдання обробки документів організації. І лише тільки централізована система обліку документів, тобто зосередження всіх реєстрованих операцій в одному місці, створює найбільшу економічну ефективність. Необхідно не тільки грамотно проводити всі стадії обробки документів, але і механізувати ці систему, впроваджуючи нові технології, що значно удосконалить процес діловодства.
В даний час в системі діловодства відбулися значні позитивні зміни, пов'язані з використанням персональних комп'ютерів, що дозволяє вирішити багато проблем в системі діловодства.
У своїй контрольній роботі я дала повний опис організаційних документів, розпорядчих документів, інформаційно-довідкових документів, документів з особового складу. У додатку наведені зразки відповідно до ГОСТ Р-6.30 Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення. - М.: Держстандарт Росії, 2003.
Список використаної літератури
1 Цивільний кодекс РФ (Федеральний закон від 30.11.94 № 52-ФЗ).
2 Трудовий кодекс РФ (Федеральний закон 13.06.96 № 63-ФЗ).
3 ГОСТ P 6. 30 - 2003Делопроізводство і архівна справа. Терміни та визначення. Видавництво стандартів. М., 2004.
4 Типові інструкції з діловодства у федеральний органах виконавчої влади, затв. Наказом Федеральної архівної служби Росії від 27.11.00 № 68.
5 Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженого. керівником Держархіву 06.10.00.
Діловодство в системі державного управління: Уч. практ. Посібник. - М.: «Видавництво РАГС», 2003. 372 с.
6 Стенюков М.В. Документи, діловодство. М.: «Видавництво ПРІОР», 2004 (вид. 7-е).
7 Стенюков М.В. Конспект лекцій з діловодства. - М.: «Видавництво ПРІОР», 2004. - 128 с.
8 Андрєєв В.І. Діловодство в кадровій службі. Практичний посібник із зразками документів. вид. 3-є, випр. і доп. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 2003. - 224 с.
Запис на наступних сторінках трудової книжки починається з проставляння штампа інституту або написання від руки найменування підприємства. Якщо підприємство змінило свою назву, то про це робиться запис окремим рядком. У графі 1 проставляється порядковий номер запису, у графі 2 - дата прийому, у графі 3 - вказується дії і посада (прийнята на посаду бухгалтера; звільнена за власним бажанням; переведена на посаду начальника відділу кадрів), у графі 4 - підстава (наказ) .
Усі записи проводяться в точній відповідності з наказом про прийом, переведення і звільнення акуратно, без закреслень і виправлень. Якщо все ж таки виникає необхідність виправлення, то вони обговорюються і завіряються підписом посадової особи та печаткою.
У записі про звільнення вказується відповідна стаття КЗпП РФ, наприклад, «Звільнений за власним бажанням, ст. 31 КЗпП РФ ", ставиться підпис посадової особи і печатка фірми.
З кожним записом у трудовій книжці необхідно ознайомити її власника. У тому випадку, якщо в трудовій книжці не залишається місця для записів у графі «відомості про роботу», заводиться вкладиш до неї.
При звільненні трудова книжка видається працівникові в день звільнення (стаття 39 КЗпП РФ).
З метою забезпечення збереження трудові книжки зберігаються в сейфах. Затребувані трудові книжки зберігаються до запитання не менше 50 років (стаття 524 «Переліку документів із зазначенням термінів зберігання»).
6.5 Особисті картки
Основним документом з обліку персоналу СІ МДУКМ є особиста картка форми Т-2, яка заводиться на всіх працівників підприємства, прийнятих на постійну чи тимчасову роботу. Усі записи у картки робляться на підставі документів, наданих працівником. На підставі паспорта у розділі 1 «Загальні відомості» вказуються прізвище, ім'я, по батькові, рік та місяць народження, номер, серія паспорта, коли і ким виданий, домашня адреса. Дані про загальний і безперервний стаж роботи, а також про переміщення співробітника вказують на підставі записів у трудовій книжці. Для заповнення розділу 2 «Відомості про військовий облік» дані беруться з військового квитка працівника.
В обов'язковому порядку проставляється дата заповнення особової картки та особистий підпис працівника.
На зворотному боці картки (див. додаток 21) містяться розділи 3 «Призначення і переміщення», 4 «Осінні», 5 «Додаткові відомості». Найбільш важливими є відомості розділу 3 та «Дата і причина звільнення».
Записи в цих розділах повинні містити посилання на дати і номери наказів про призначення, переміщення або звільнення працівника. Ці відомості повинні заповнюватися з особливою акуратністю, тому що вони нерідко служать підставою для підтвердження трудового стажу працівника. У кінці кожного запису в розділі «Призначення і переміщення» повинна стояти підпис працівника, на якого заведена картка.
У розділі "Додаткові відомості" записуються дані про підвищення кваліфікації, знанні іноземної мови, другої спеціальності, інвалідності і т.д.
Заповнюються особисті картки рукописним чи машинописним способом особою, відповідальною за роботу з персоналом інституту, або секретарем-референтом. Усі записи мають бути без скорочень. Особова картка заводиться на працівника в одному примірнику, зберігається в сейфі в окремій картотеці, складеної за алфавітом прізвищ працівників.
Картки звільнених співробітників формують у самостійну справу за алфавітом (за трьома першими літерами прізвищ). Перед здачею справи в архів всі картки повинні бути пронумеровані, на них складено внутрішній опис. Термін зберігання особистих карток - 75 років 0 «В» (стаття 504 «Переліку документів із зазначенням термінів зберігання».)
6.6 Особисті справи
Особиста справа (досьє) являє собою сукупність документів, що містять відомості про працівника. Особові справи заводяться на всіх працівників СІ МДУКМ. СІ МДУКМ вправі саме вирішувати питання про те, які документи, особисті картки або особисті справи заводити на співробітників.
До складу особової справи мають входити такі документи:
q Внутрішній опис документів, наявних в особовій справі;
q Анкета або особовий листок з обліку кадрів;
q Автобіографія або резюме;
q Копії документів про освіту;
q Копії документів про затвердження на посаді;
q Характеристики або рекомендаційні листи;
q Трудовий контракт (договір);
q Копії наказів про призначення, переміщення, звільнення;
q Доповнення до особового листка по обліку кадрів;
q Довідки та інші документи, пов'язані з даного працівника.
«Внутрішня опис документів, що є в особовій справі» містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, заголовках, датах. Листи особової справи та його внутрішнього опису нумеруються окремо. Внутрішній опис підписується її упорядником із зазначенням посади, розшифровки підпису та дати складання.
«Особовий листок з обліку кадрів» містить біографічні відомості про працівника, його освіту, виконуваної роботи з початку трудової діяльності, сімейний стан та ін Особовий листок заповнюється від руки самим працівником при вступі на роботу. При його заповненні використовуються такі документи:
- Паспорт;
- Трудова книжка;
- Військовий квиток;
- Документ про освіту (диплом, посвідчення, сертифікат, свідоцтво, атестат), документи Вищої атестаційної комісії (ВАК) про присудження наукового ступеня і про присвоєння вченого звання (диплом і атестат);
- Документи про наявні винаходи.
У графі «Освіта» особистого листка застосовують формулювання: «початкове», «неповну середню», «середній», «середня спеціальна», «незакінчена вища», «вища» - залежно від того, який документ про освіту є у працівника.
У графу «Виконувана робота з початку трудової діяльності» відомості про роботу беруться з трудової книжки. У цій графі фіксується також навчання у навчальному закладі, попереднє трудової діяльності.
У графі «Сімейний стан» використовуються такі формулювання: «одружений» («замужем»), «розлучений (а)», «вдівець» («вдова»), «неодружений» («незаміжнім"), після чого перераховуються всі члени сім'ї із зазначенням ступеня споріднення. При цьому вказуються прізвища, імена та по батькові кожного члена сім'ї.
У практиці оформлення прийому на роботу часто використовується «Анкета» - документ, аналогічний «Особовому аркушу з обліку кадрів». На відміну від особистого листка, анкета підписується як самим особою, що поступає на роботу, але і співробітником, відповідальним за персонал підприємства.
При оформленні особової справи в нього поміщають копії документів про освіту (атестат, диплом, сертифікат та ін). Копії можна знімати тільки з оригіналів цих документів.
Копії документів про затвердження на посаду поміщають в особисті справи керівників СІ МДУКМ. Це може бути копія протоколу засідання ректорату, котрий обрав або затверджує своїм рішенням призначення посадової особи.
У тому випадку, якщо при прийомі на роботу або при затвердженні на посаді представлялися характеристики чи рекомендаційні листи, вони також підшиваються в особову справу працівника.
Трудові договори, укладені з працівником, можуть входити до складу документів особової справи або зберігатися окремо. У особисту справу поміщаються повністю оформлений, підписаний ректором та працівником, завірений печаткою примірник договору.
«Доповнення до особового листка по обліку кадрів» - це документ, призначений для фіксування змін до трудового і особистого життя співробітника, що відбулися після заповнення ним особового листка по обліку кадрів. Цей документ включає: прізвище, ім'я, по батькові працівника і два розділи для внесення змін (доповнень), оформлених у вигляді таблиці. У першому розділі фіксуються відомості про роботу, про переміщення по службі з посиланням на накази з особового складу. Другий розділ заносяться відомості про зміни у професійному та особистому житті працівника (наприклад, зміна сімейного стану, місця проживання), в освіті, в підвищенні кваліфікації, в знанні іноземних мов і т.п. При цьому все внесені доповнення повинні бути підтверджені відповідними документами.
У особисту справу включаються також такі документи, як списки винаходів, наукових праць і т.д.
Особиста справа заводиться після видання наказу про зарахування працівника. Всі документи, пов'язані з особової справи, у міру надходження (в хронологічному порядку) підшиваються в папку-швидкозшивач. На її обкладинці вказуються повністю: прізвище, ім'я, по батькові співробітника.
Особисті справи співробітників підприємства зберігаються інспектором з персоналу або секретарем-референтом у сейфі і видаються у тимчасове користування лише певним посадовим особам. Зміни в особисті справи вносяться лише особами, відповідальними за їх ведення.
Особисті справи звільнених робітників мають передаватися на архівне зберігання і зберігатися 75 років - «В» (стаття 498в, 500 «Переліку документів із зазначенням термінів зберігання»).
6.7 Довіреність
Довіреність - документ про надання права довіреній особі на вчинення будь-яких дій від імені довірителя (підприємства або громадянина).
Довіреності бувають:
1. Службова довіреність - складається від імені організації, підписується керівником або уповноваженими посадовими особами і завіряється печаткою організації (див. додаток 22).
Службова довіреність оформлюється на бланку довіреності і повинна мати такі реквізити: найменування виду документа, дата видачі, номер; заголовок до тексту; текст; підпис; друк.
У тексті доручення вказуються:
ü Прізвище, ім'я, по батькові (повністю) та посада особи, що передає свої повноваження або повноваження організації;
ü Прізвище, ім'я, по батькові (повністю) та посада особи, яка отримує повноваження;
ü Паспортні дані уповноваженої посадової особи;
ü Перерахування наданих повноважень;
ü Термін дії довіреності.
Додатково може бути вказаний зразок підпису уповноваженої особи.
2. Особиста довіреність - видається громадянам, засвідчується в нотаріальному порядку організацією, в якій довіритель працює (навчається), або житлово-експлуатаційною організацією за місцем проживання (див. додаток 23).
Особиста довіреність оформляється на стандартних аркушах А4, А5 і включає: найменування виду документа, дату видачі; заголовок до тексту; текст; підпис; відмітку про завірення.
Службова та особиста довіреності не приймаються до виконання:
ü За наявності підчисток, слідів правки чи закреслення слів;
ü При оформленні текстової частини різним чорнилом (іншим чорнилом може бути оформлена тільки відмітка про завірення).
Якщо строк у довіреності не зазначений, вона зберігає силу протягом року з дня її видачі. Термін дії довіреності не може перевищувати 3 років.
7. Оформлення ділової переписки
Ділове листування - невід'ємний засіб зв'язку підприємства із зовнішніми організаціями. У листування СІ МДУКМ можна виділити наступні види документів - діловий лист - вихідне і вхідне; телефонограми; факси.
7.1 Діловий лист
Сучасне ділове лист - це службове послання у вигляді офіційного документа, а також у формі всіляких пропозицій, прохань, запитів, нагадувань, претензій, доручень, підтверджень, поздоровлень і відповідей на них, тобто всього того, що, будучи викладеному в письмовому вигляді, визначає ділові відносини. Ділові листи бувають вихідні (див. додаток 24) і вхідні (див. додаток 25).
Текст листа відображає його зміст, а зміст знаходить своє вираження у мові. Мова кожного ділового листа індивідуальний, оскільки обумовлений відповідної ділової ситуацією і особливостями конкретного адресата. Тому неможливо розробити єдиний комплекс вимог до мови ділового листування. Однак існують деякі загальні ознаки мови (лексика, граматика) і стилю ділового листа, що забезпечують його грамотність. Для мови ділової переписки характерна нейтральність тону викладу. При цьому повинні використовуватися засоби логічної, а не емоційної оцінки фактів.
Одним з головних умов, практичної, а нерідко правової, цінності ділового листа, двоякого тлумачення тієї чи іншої фрази і додати небажану тональність всьому тексту.
Для складання ділового листа велике значення має добір фактичного матеріалу. Факти, наведені в діловому листі, повинні бути не тільки правильно відібраними і ретельно перевіреними, але і високоінформативними. У діловому листі повинна міститися лише необхідна інформація, яка є для кожного конкретного випадку достатньою. Тоді адресату не доведеться звертатися до відправника листа для отримання будь-яких роз'яснень та додаткових відомостей.
Діловий лист має бути переконливим. Основною умовою його переконливості є доказовість. Вагома аргументація, заснована на правилах формальної логіки, необхідна будь-якій діловій письма; особливо це важливо для рекламаційних і претензійних листів, спрямованих до арбітражу. Ділове листування вимагає дотримання твердо закріпилися в діловій практиці норм і правил писемного мовлення, тобто мовного етикету. Мовний етикет проявляється, зокрема, у застосуванні сформованих форм викладу прохань, нагадувань, відмов, гарантій тощо, а також при використанні займенників, форм застави дієслова, вступних слів, звернень і т.д.
Лист, присвячене з'ясуванню відносин між діловими партнерами, зазвичай складається з двох частин: обгрунтування рішення і самого рішення. Розташування цих частин може бути різним. У тому випадку, якщо з розглянутого питання прийнято позитивне рішення, лист доцільно починати з формулювання рішення, і навпаки, негативне рішення краще поміщати в кінці листа. Перш ніж вивести негативне рішення, необхідно його детально обгрунтувати. Тільки тоді відмова не справить різко негативного враження.
Тон ділового листування в усіх випадках має бути нейтральним. Грубість, нетактовність і всяке інше прояв неповаги до адресата неприпустимі.
7.2 Факсімальная зв'язок
В даний час ділові контакти керівника немислимі без обміну посланнями допомогою факсімальной зв'язку.
Факсімальная зв'язок - це метод передачі на відстані буквено-цифровий або графічної інформації, а також рукописних повідомлень з їх відтворенням на приймальному пристрої у формі, аналогічній переданій (див. додаток 26). Як правило, для передачі максимальних повідомлень використовується звичайна телефонна мережа. Тому з'єднання абонентів факсімальной зв'язку здійснюється точно так само, як і при звичайній телефонного зв'язку.
Звичайні телефаксні повідомлення оформляються у вигляді ділового листа. Стилістично воно може бути менш офіційною, ніж діловий лист. Текст друкується на машинці або комп'ютері. Кожну сторінку, починаючи з другої, слід нумерувати.
При складанні факсів головна вимога - стислість. Пропозиції слід ретельно і чітко формулювати і перевіряти. Найкращий варіант той, при якому повідомлення поміщається на одному аркуші стандартного машинописного формату. Якщо відправляється відповідне послання, необхідно спочатку подякувати адресата (достатньо однієї фрази).
Для того щоб послати факс, необхідно:
1. Підготувати відправляються документи, вони повинні відповідати вимогам ділового листа і мати всі необхідні реквізити;
2. Вказати номер свого факсу для встановлення зворотного зв'язку;
3. Проставити номер факсу партнера, назва міста та його код, найменування організації, прізвище та ім'я адресата;
4. Скріпити офіційні документи печаткою та підписом відповідальної особи.
Відправник факсу повинен отримати підтвердження отримання інформації, у якому зазначаються:
· Код отримувача;
· Номер його телефаксу;
· Дата, час і тривалість передачі;
· Кількість отриманих сторінок;
· Результат.
Головною є графа, що містить результат, в якій ставиться «ОК» (позитивний результат), якщо повідомлення отримано повністю і без помилок, або «NG» (негативний результат), якщо стався збій під час прийому факсу.
Висновок
Отже, діяльність будь-якої організації неможлива без документування, яке державний стандарт визначає як «запис інформації на різних носіях за встановленими правилами». Іншими словами, документування являє собою процес створення та оформлення документів. Часто документування є обов'язковим, встановлюється законами або іншими нормативними правовими актами.
Інформаційно-документаційне обслуговування виступає головною забезпечує функцією управління, виконання яких вимагає спеціальних професійних знань.
У даній роботі були розглянута така невід'ємна і важлива частина документаційного забезпечення управління - документообіг, в ході якого вирішується найважливіше завдання обробки документів організації. І лише тільки централізована система обліку документів, тобто зосередження всіх реєстрованих операцій в одному місці, створює найбільшу економічну ефективність. Необхідно не тільки грамотно проводити всі стадії обробки документів, але і механізувати ці систему, впроваджуючи нові технології, що значно удосконалить процес діловодства.
В даний час в системі діловодства відбулися значні позитивні зміни, пов'язані з використанням персональних комп'ютерів, що дозволяє вирішити багато проблем в системі діловодства.
У своїй контрольній роботі я дала повний опис організаційних документів, розпорядчих документів, інформаційно-довідкових документів, документів з особового складу. У додатку наведені зразки відповідно до ГОСТ Р-6.30 Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення. - М.: Держстандарт Росії, 2003.
Список використаної літератури
1 Цивільний кодекс РФ (Федеральний закон від 30.11.94 № 52-ФЗ).
2 Трудовий кодекс РФ (Федеральний закон 13.06.96 № 63-ФЗ).
3 ГОСТ P 6. 30 - 2003Делопроізводство і архівна справа. Терміни та визначення. Видавництво стандартів. М., 2004.
4 Типові інструкції з діловодства у федеральний органах виконавчої влади, затв. Наказом Федеральної архівної служби Росії від 27.11.00 № 68.
5 Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженого. керівником Держархіву 06.10.00.
Діловодство в системі державного управління: Уч. практ. Посібник. - М.: «Видавництво РАГС», 2003. 372 с.
6 Стенюков М.В. Документи, діловодство. М.: «Видавництво ПРІОР», 2004 (вид. 7-е).
7 Стенюков М.В. Конспект лекцій з діловодства. - М.: «Видавництво ПРІОР», 2004. - 128 с.
8 Андрєєв В.І. Діловодство в кадровій службі. Практичний посібник із зразками документів. вид. 3-є, випр. і доп. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 2003. - 224 с.