Курсова робота
на тему
Діловодство в системі управління сільськогосподарським виробництвом та шляхи його вдосконалення
(На прикладі СВК «Зарічний-Агро»)
Зміст
Введення
1. Теоретична частина
1.1 Розвиток діловодства
1.2 Організація документообігу
1.3 Реєстрація документів
1.4 Контроль виконання документів
2. Організаційно-економічна характеристика СПК «Зарічний-Агро»
2.1 Місцезнаходження та умови діяльності господарства
2.2 Економічна характеристика об'єкта дослідження
2.3 Діловодство в системі управління
3. Аналіз діловодства в СВК «Зарічний-Агро»
3.1 Номенклатура справ
3.2 Формування справ
3.3 Підготовка документів до зберігання
4. Шляхи вдосконалення діловодства в аналізованому господарстві
Висновок
Література
Введення
Управління підприємством неминуче вимагає створення багатьох видів документів. Саме документи, тобто зафіксована на матеріальному носії інформація, має юридичну силу. Документи закріплюють виробничі відносини, як усередині підприємства, так і з іншими організаціями і нерідко служать письмовим доказом при виникненні майнових, трудових та інших спорів. Тема діловодства в системі управління має зараз велику актуальність. У сучасних умовах для підвищення ефективності управління потрібне вдосконалення роботи з документами, оскільки всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовому документі.
Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарату управління, організацію і культуру праці управлінських працівників. Від того, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіх управлінської діяльності в цілому.
На жаль, багато керівників підприємств, працівники, відповідальні за документаційне забезпечення управління, не знайомі з основами сучасного діловодства, а тим більше - з тонкощами ведення документації. Разом з тим, правильне складання та оформлення документів відповідно до нових нормативів - найважливіший обов'язок працівників діловодних служб.
Робота з документами повинна мати настільки відпрацьований порядок, щоб працівники не відволікалися від головних виробничих цілей підприємства.
Таким чином, метою курсового проекту є систематизація, закріплення і поглиблення теоретичних знань з діловодства на прикладі господарства СВК «Зарічний - Агро».
Завдання курсового проекту:
1. Вивчити номенклатуру справ господарства.
2. Розглянути порядок оформлення (реєстрації) документів, що надходять в господарство.
3. Простежити послідовність проходження документів і обробки до здачі їх на зберігання.
4. Розробити заходи щодо вдосконалення ведення діловодства.
1. Теоретична частина
1.1 Розвиток діловодства
Документ - це інформація, записана на матеріальному носії будь-яким способом, видана або одержана юридичною або фізичною особою для використання у своїй діяльності.
Рух документів - це рух управлінської інформації для виконання функцій управління, прийняття рішень та їх втілення в життя.
Діловодство - сукупність робіт з документування управлінської діяльності та організації документообігу.
При створенні документів необхідно дотримуватися принцип достатності і ненадлишковим.
Культура роботи з документами визначає рівень організаційної культури на підприємстві і забезпечує підвищення ефективності управління.
Документообіг - це регламентована схема руху документів по пунктах обробки для виконання необхідних творчих, формально-логічних та технічних операцій з документами.
Вимоги до документообігу:
1. Прямо точність руху (або зверху вниз - спадний, або знизу вгору - висхідний, без створення петель).
2. Вибірковість у розподілі документів відповідно до функціональних обов'язків.
3. Необхідність і достатність маршруту.
4. Однаковість маршруту.
Основними нормативними документами в організації, які регламентують документообіг, є інструкція з діловодства та номенклатура справ.
Документообіг - одна з функцій організації.
Документообіг складається з наступних документопотоков:
1. Вхідного, що складається з документів вищестоящих організацій, органів влади та управління, підвідомчих організацій, які не підпорядковуються організацій (організацій, що існують у зовнішньому середовищі паралельно), контрольованих організацій, громадян.
2. Вихідного, що складається з інформації, що направляється з організації в зовнішнє середовище.
3. Внутрішнього, що складається з документів, що циркулюють між підрозділами та окремими виконавцями всередині організації. [5]
Склад управлінських документів визначається компетенцією і функцією організації, порядком вирішення питань, обсягом і характером взаємозв'язків з іншими організаціями.
1.2 Організація документообігу
Документообіг - це рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання, відправлення або здачі в справу.
На підприємстві існує наступна організаційно-розпорядча документація (ОРД), що застосовується при оформленні розпорядчої і виконавчої діяльності апарату підприємства і яка відіграє особливу роль серед всіх інших систем управлінської документації:
- Організаційні документи;
- Розпорядчі документи;
- Інформаційно-довідкові документи.
На підприємстві існує також служба документаційного забезпечення управління (ДОП), яка повинна приймати до обробки тільки правильно оформлені документи, що мають юридичну силу і прислані в повному комплекті (при наявності додатків).
Всі документи, що надходять на підприємство, проходять: первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом, передачу на виконання.
Служба документаційного забезпечення приймає до обробки тільки правильно оформлені документи. В іншому випадку прислані документи повертаються автору з відповідною супровідною запискою, де пояснюється причина повернення.
Конверти від документів, що надходять залишають у тому випадку, коли по конверту можна визначити адресу відправника, час відправлення і дату одержання документів. Чи не розкриваються і передаються по призначенню документи з позначкою "особисто" і на адресу громадських організацій. [8]
Попередній розгляд документів проводиться працівником служби ДОУ з метою розподілу документів, що надійшли:
- Направляються на розгляд керівнику підприємства;
- Направляються безпосередньо в структурні підрозділи або конкретним виконавцям.
Без розгляду керівником передаються по призначенню документи, що містять поточну оперативну інформацію або адресовані в конкретні підрозділи. Це дозволяє звільнити керівника підприємства від розгляду дрібних поточних питань, рішення по яких можуть приймати відповідальні виконавці.
На розгляд керівництва передаються документи, адресовані керівнику підприємства і документи, що містять інформацію з найбільш важливих питань діяльності підприємства.
Обробка і передача документів виконавцям здійснюється в день їх надходження в ДОУ. Якщо документ повинен виконуватися декількома підрозділами або посадовими особами, його розмножують у потрібній кількості екземплярів.
Документи, що підлягають відправці в іншу організацію, сортують, упаковують, оформляють як поштове відправлення і здають у відділення зв'язку. Перед упаковкою служба ДОП зобов'язана перевірити правильність оформлення документів, наявність додатків, відповідність кількості примірників кількості адресатів. Неправильно оформлені документи підлягають поверненню виконавцю на доопрацювання. Н замовну кореспонденцію становлять опис розсилання, що підписується працівником служби ДОУ і датується. Вихідні документи повинні оброблятися і відправлятися в день реєстрації. Внутрішні документи підприємства передаються виконавцям під розписку в реєстраційній формі.
Служба ДОУ повинна систематично вести облік кількості оброблюваних документів, включаючи всі їх види і розмножені екземпляри. Результати обліку документообігу узагальнюються і доводяться до відома керівника підприємства для обробки заходів щодо вдосконалення роботи з документами. [3]
1.3 Реєстрація документів
Реєстрація документів - це фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлена на ньому індексу і дати з наступним записом необхідних відомостей про документ у реєстраційних формах.
Реєстрації підлягають всі документи, що вимагають обліку, виконання і подальшого використання в довідкових цілях (організаційно-розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо). Реєструються вхідні, вихідні і внутрішні документи.
Реєстрація документів повинна бути тільки одноразового. Вступники документи реєструються в день надходження, що відправляються і внутрішні - в день підписання або затвердження. При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший він не повинен реєструватися повторно. [2]
Вхідні, вихідні та внутрішні документи реєструються окремо. Реєстраційний індекс вхідних і вихідних документів включає:
- Порядковий номер у межах масиву документів;
- Індекс по номенклатурі справ.
1.4 Контроль виконання документів
Функція контролю виконання покладається на відповідального за діловодство, а також на лінійних керівників, які несуть відповідальність за своєчасне виконання рішень, що відносяться до сфери їх компетенції.
Формальний контроль поділяється на:
1. Попередній, який має активне управлінський вплив на хід виконання документів та регулює процес підготовки та прийняття рішення. Попередній контроль відстежує ті процедури, які передують прийняттю рішення.
2. Підсумковий, проводиться службою діловодства періодично та забезпечує збір і обробку аналітичної інформації про виконавчу дисципліну підприємства.
Контролю виконання підлягають усі зареєстровані документи, які мають вирішуватися, складання відповідей, внесення змін до нормативних та інструктивні документи.
Предметом контролю в розпорядчих документах і рішеннях колегіальних органів служать не самі документи, а які у них завдання і терміни.
Склад найбільш масових категорій контрольованих документів із зазначенням типових строків їх виконання вказується в інструкції з діловодства і містить найбільш важливі з точки зору цілей організації види документів.
У технології контролю виконання виділяються 4 етапи:
1. Постановка на контроль.
2. Ведення контролю.
3. Зняття з контролю.
4. Аналіз виконавської дисципліни.
Документ вважається виконаним і знімається з контролю після реального і остаточного виконання всіх завдань, доручень і рішень, що містяться в документі і резолюціях і у випадках повідомлення результатів зацікавленим установою або наявністю документального підтвердження виконання документа.
При організації діловодства в системі управління слід виходити з того, що документообіг - одна з найважливіших обслуговуючих функцій, яка повинна виконуватися спеціальною службою або спеціально виділеними працівниками. Функцією такий служить документаційне забезпечення діяльності установи, куди входять прийом, облік, розподіл, друк і розмноження, а також відправка документів, контроль за їх виконанням, формування справ, поточне зберігання, підготовка справ до здачі в архів.
Наступна функція - це організаційно-методичне керівництво діловодством підрозділи, технічне і програмне забезпечення системи діловодства і навчання та підготовка співробітників з ведення документів.
Типові терміни виконання документів встановлюються актами вищих органів державної влади та управління, а також центральних функціональних і галузевих органів управління.
Індивідуальні терміни встановлюються керівником підприємства. Кінцева дата виконання вказується в тексті документа чи в резолюції керівника.
Зміна терміну виконання провадиться тільки за вказівкою керівника в наступному порядку: типові терміни - прийняттям нового акту, індивідуальні - керівником, який їх установив.
Перенесення терміну виконання документа на прохання виконавця, мотивованої наявністю поважних причин, здійснюється керівником підприємства після отримання доповідної записки від виконавця. Рішення про перенесення терміну виконання відображається в резолюції керівника та переноситься з резолюції в контрольну картку.
Картки контрольованих документів (контрольна картотека) систематизуються за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів.
Службою контролю здійснюються наступні операції:
- Формування картотеки контрольованих документів;
- Напрямок картки контрольованого документа (пункту завдання) в підрозділ виконавець;
- З'ясування в структурному підрозділі прізвища, імені, по батькові і телефону виконавця;
- Нагадування підрозділу-виконавцю про термін виконання;
- Отримання інформації про хід та результати виконання;
- Запис ходу і результатів виконання в картці контрольованого документа;
- Регулярне інформування керівників про стан і результати виконання;
- Повідомлення про хід і результати виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів;
- Зняття документів з контролю за вказівкою керівників;
- Формування картотеки виконаних документів.
Перевірка ходу виконання здійснюється на всіх етапах закінчення терміну в наступному порядку: завдання наступних років - не рідше одного разу на рік; завдань наступних місяців поточного року - не рідше одного разу на місяць; завдань, доручень поточного місяця - кожні десять днів, і за п'ять днів до закінчення терміну.
Документ вважається виконаним і знімається з контролю після виконання завдань, повідомлення результатів зацікавленим організаціям та особам або іншого документованого підтвердження виконання. Результати виконання відзначаються в контрольній картці і на самому виконаному документі. [5]
2. Організаційно - економічна характеристика СПК «Зарічний-Агро»
2.1 Місцезнаходження та умови діяльності господарства
Сільськогосподарський виробничий кооператив «Зарічний-Агро» (раніше кооператив), до перейменування - колгосп «Зарічний» (перейменований рішенням зборів уповноважених від 30 червня 2003р.), Є комерційною організацією, створеною громадянами на основі добровільного членства для спільної діяльності з виробництва, переробки, збуту сільськогосподарської продукції, а також іншої не забороненої законодавством діяльності. Керівництво господарством здійснює Правління сільськогосподарського кооперативу на чолі з головою (Турченік Вікентій Михайлович). Виробничий напрямок господарства - молочно-м'ясне з розвиненим рослинництвом.
Юридична адреса: 231737 д. Лойко, Гродненська область, Гродненський район.
Кооператив є юридичною особою, має розрахунковий, валютний та інші рахунки в установах банків, самостійний баланс, печатку із своїм найменуванням. У своїй діяльності кооператив керується цим Статутом та чинним законодавством. Майно кооперативу складають його основні фонди і оборотні кошти, також акції, цінні та прирівняні до них паперу. Статутний фонд кооперативу становить 1000 млн. рублів.
Для проведення робіт землевідведення не потрібно. Для заняття цією діяльністю ліцензій або іншого дозволу державних органів не потрібно. Слабким місцем сільськогосподарського виробництва є, перш за все, мінливість погодних умов, які багато в чому визначають результати діяльності господарств та їх фінансовий стан. Ще одне слабке місце - сезонний характер виробництва і збуту продукції. Реалізовується продукція за встановленим державним закупівельними цінами.
Було прийнято рішення про приєднання з 1.03.2007 р. РУСПП «Гродненська птахофабрика» до СВК «Зарічний - Агро». У результаті приєднання площа ріллі становила 5467 га.
СВК «Зарічний-Агро» є багатогалузевим сільськогосподарським підприємством з молочно-м'ясним тваринництвом, вирощуванням зернових, цукрових буряків, кормових виробництвом.
У СВК «Зарічний-Агро» працює 342 особи, у тому числі персонал сільськогосподарського виробництва - 321 чоловік.
на тему
Діловодство в системі управління сільськогосподарським виробництвом та шляхи його вдосконалення
(На прикладі СВК «Зарічний-Агро»)
Зміст
Введення
1. Теоретична частина
1.1 Розвиток діловодства
1.2 Організація документообігу
1.3 Реєстрація документів
1.4 Контроль виконання документів
2. Організаційно-економічна характеристика СПК «Зарічний-Агро»
2.1 Місцезнаходження та умови діяльності господарства
2.2 Економічна характеристика об'єкта дослідження
2.3 Діловодство в системі управління
3. Аналіз діловодства в СВК «Зарічний-Агро»
3.1 Номенклатура справ
3.2 Формування справ
3.3 Підготовка документів до зберігання
4. Шляхи вдосконалення діловодства в аналізованому господарстві
Висновок
Література
Введення
Управління підприємством неминуче вимагає створення багатьох видів документів. Саме документи, тобто зафіксована на матеріальному носії інформація, має юридичну силу. Документи закріплюють виробничі відносини, як усередині підприємства, так і з іншими організаціями і нерідко служать письмовим доказом при виникненні майнових, трудових та інших спорів. Тема діловодства в системі управління має зараз велику актуальність. У сучасних умовах для підвищення ефективності управління потрібне вдосконалення роботи з документами, оскільки всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовому документі.
Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарату управління, організацію і культуру праці управлінських працівників. Від того, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіх управлінської діяльності в цілому.
На жаль, багато керівників підприємств, працівники, відповідальні за документаційне забезпечення управління, не знайомі з основами сучасного діловодства, а тим більше - з тонкощами ведення документації. Разом з тим, правильне складання та оформлення документів відповідно до нових нормативів - найважливіший обов'язок працівників діловодних служб.
Робота з документами повинна мати настільки відпрацьований порядок, щоб працівники не відволікалися від головних виробничих цілей підприємства.
Таким чином, метою курсового проекту є систематизація, закріплення і поглиблення теоретичних знань з діловодства на прикладі господарства СВК «Зарічний - Агро».
Завдання курсового проекту:
1. Вивчити номенклатуру справ господарства.
2. Розглянути порядок оформлення (реєстрації) документів, що надходять в господарство.
3. Простежити послідовність проходження документів і обробки до здачі їх на зберігання.
4. Розробити заходи щодо вдосконалення ведення діловодства.
1. Теоретична частина
1.1 Розвиток діловодства
Документ - це інформація, записана на матеріальному носії будь-яким способом, видана або одержана юридичною або фізичною особою для використання у своїй діяльності.
Рух документів - це рух управлінської інформації для виконання функцій управління, прийняття рішень та їх втілення в життя.
Діловодство - сукупність робіт з документування управлінської діяльності та організації документообігу.
При створенні документів необхідно дотримуватися принцип достатності і ненадлишковим.
Культура роботи з документами визначає рівень організаційної культури на підприємстві і забезпечує підвищення ефективності управління.
Документообіг - це регламентована схема руху документів по пунктах обробки для виконання необхідних творчих, формально-логічних та технічних операцій з документами.
Вимоги до документообігу:
1. Прямо точність руху (або зверху вниз - спадний, або знизу вгору - висхідний, без створення петель).
2. Вибірковість у розподілі документів відповідно до функціональних обов'язків.
3. Необхідність і достатність маршруту.
4. Однаковість маршруту.
Основними нормативними документами в організації, які регламентують документообіг, є інструкція з діловодства та номенклатура справ.
Документообіг - одна з функцій організації.
Документообіг складається з наступних документопотоков:
1. Вхідного, що складається з документів вищестоящих організацій, органів влади та управління, підвідомчих організацій, які не підпорядковуються організацій (організацій, що існують у зовнішньому середовищі паралельно), контрольованих організацій, громадян.
2. Вихідного, що складається з інформації, що направляється з організації в зовнішнє середовище.
3. Внутрішнього, що складається з документів, що циркулюють між підрозділами та окремими виконавцями всередині організації. [5]
Склад управлінських документів визначається компетенцією і функцією організації, порядком вирішення питань, обсягом і характером взаємозв'язків з іншими організаціями.
1.2 Організація документообігу
Документообіг - це рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання, відправлення або здачі в справу.
На підприємстві існує наступна організаційно-розпорядча документація (ОРД), що застосовується при оформленні розпорядчої і виконавчої діяльності апарату підприємства і яка відіграє особливу роль серед всіх інших систем управлінської документації:
- Організаційні документи;
- Розпорядчі документи;
- Інформаційно-довідкові документи.
На підприємстві існує також служба документаційного забезпечення управління (ДОП), яка повинна приймати до обробки тільки правильно оформлені документи, що мають юридичну силу і прислані в повному комплекті (при наявності додатків).
Всі документи, що надходять на підприємство, проходять: первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом, передачу на виконання.
Служба документаційного забезпечення приймає до обробки тільки правильно оформлені документи. В іншому випадку прислані документи повертаються автору з відповідною супровідною запискою, де пояснюється причина повернення.
Конверти від документів, що надходять залишають у тому випадку, коли по конверту можна визначити адресу відправника, час відправлення і дату одержання документів. Чи не розкриваються і передаються по призначенню документи з позначкою "особисто" і на адресу громадських організацій. [8]
Попередній розгляд документів проводиться працівником служби ДОУ з метою розподілу документів, що надійшли:
- Направляються на розгляд керівнику підприємства;
- Направляються безпосередньо в структурні підрозділи або конкретним виконавцям.
Без розгляду керівником передаються по призначенню документи, що містять поточну оперативну інформацію або адресовані в конкретні підрозділи. Це дозволяє звільнити керівника підприємства від розгляду дрібних поточних питань, рішення по яких можуть приймати відповідальні виконавці.
На розгляд керівництва передаються документи, адресовані керівнику підприємства і документи, що містять інформацію з найбільш важливих питань діяльності підприємства.
Обробка і передача документів виконавцям здійснюється в день їх надходження в ДОУ. Якщо документ повинен виконуватися декількома підрозділами або посадовими особами, його розмножують у потрібній кількості екземплярів.
Документи, що підлягають відправці в іншу організацію, сортують, упаковують, оформляють як поштове відправлення і здають у відділення зв'язку. Перед упаковкою служба ДОП зобов'язана перевірити правильність оформлення документів, наявність додатків, відповідність кількості примірників кількості адресатів. Неправильно оформлені документи підлягають поверненню виконавцю на доопрацювання. Н замовну кореспонденцію становлять опис розсилання, що підписується працівником служби ДОУ і датується. Вихідні документи повинні оброблятися і відправлятися в день реєстрації. Внутрішні документи підприємства передаються виконавцям під розписку в реєстраційній формі.
Служба ДОУ повинна систематично вести облік кількості оброблюваних документів, включаючи всі їх види і розмножені екземпляри. Результати обліку документообігу узагальнюються і доводяться до відома керівника підприємства для обробки заходів щодо вдосконалення роботи з документами. [3]
1.3 Реєстрація документів
Реєстрація документів - це фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлена на ньому індексу і дати з наступним записом необхідних відомостей про документ у реєстраційних формах.
Реєстрації підлягають всі документи, що вимагають обліку, виконання і подальшого використання в довідкових цілях (організаційно-розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо). Реєструються вхідні, вихідні і внутрішні документи.
Реєстрація документів повинна бути тільки одноразового. Вступники документи реєструються в день надходження, що відправляються і внутрішні - в день підписання або затвердження. При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший він не повинен реєструватися повторно. [2]
Вхідні, вихідні та внутрішні документи реєструються окремо. Реєстраційний індекс вхідних і вихідних документів включає:
- Порядковий номер у межах масиву документів;
- Індекс по номенклатурі справ.
1.4 Контроль виконання документів
Функція контролю виконання покладається на відповідального за діловодство, а також на лінійних керівників, які несуть відповідальність за своєчасне виконання рішень, що відносяться до сфери їх компетенції.
Формальний контроль поділяється на:
1. Попередній, який має активне управлінський вплив на хід виконання документів та регулює процес підготовки та прийняття рішення. Попередній контроль відстежує ті процедури, які передують прийняттю рішення.
2. Підсумковий, проводиться службою діловодства періодично та забезпечує збір і обробку аналітичної інформації про виконавчу дисципліну підприємства.
Контролю виконання підлягають усі зареєстровані документи, які мають вирішуватися, складання відповідей, внесення змін до нормативних та інструктивні документи.
Предметом контролю в розпорядчих документах і рішеннях колегіальних органів служать не самі документи, а які у них завдання і терміни.
Склад найбільш масових категорій контрольованих документів із зазначенням типових строків їх виконання вказується в інструкції з діловодства і містить найбільш важливі з точки зору цілей організації види документів.
У технології контролю виконання виділяються 4 етапи:
1. Постановка на контроль.
2. Ведення контролю.
3. Зняття з контролю.
4. Аналіз виконавської дисципліни.
Документ вважається виконаним і знімається з контролю після реального і остаточного виконання всіх завдань, доручень і рішень, що містяться в документі і резолюціях і у випадках повідомлення результатів зацікавленим установою або наявністю документального підтвердження виконання документа.
При організації діловодства в системі управління слід виходити з того, що документообіг - одна з найважливіших обслуговуючих функцій, яка повинна виконуватися спеціальною службою або спеціально виділеними працівниками. Функцією такий служить документаційне забезпечення діяльності установи, куди входять прийом, облік, розподіл, друк і розмноження, а також відправка документів, контроль за їх виконанням, формування справ, поточне зберігання, підготовка справ до здачі в архів.
Наступна функція - це організаційно-методичне керівництво діловодством підрозділи, технічне і програмне забезпечення системи діловодства і навчання та підготовка співробітників з ведення документів.
Типові терміни виконання документів встановлюються актами вищих органів державної влади та управління, а також центральних функціональних і галузевих органів управління.
Індивідуальні терміни встановлюються керівником підприємства. Кінцева дата виконання вказується в тексті документа чи в резолюції керівника.
Зміна терміну виконання провадиться тільки за вказівкою керівника в наступному порядку: типові терміни - прийняттям нового акту, індивідуальні - керівником, який їх установив.
Перенесення терміну виконання документа на прохання виконавця, мотивованої наявністю поважних причин, здійснюється керівником підприємства після отримання доповідної записки від виконавця. Рішення про перенесення терміну виконання відображається в резолюції керівника та переноситься з резолюції в контрольну картку.
Картки контрольованих документів (контрольна картотека) систематизуються за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів.
Службою контролю здійснюються наступні операції:
- Формування картотеки контрольованих документів;
- Напрямок картки контрольованого документа (пункту завдання) в підрозділ виконавець;
- З'ясування в структурному підрозділі прізвища, імені, по батькові і телефону виконавця;
- Нагадування підрозділу-виконавцю про термін виконання;
- Отримання інформації про хід та результати виконання;
- Запис ходу і результатів виконання в картці контрольованого документа;
- Регулярне інформування керівників про стан і результати виконання;
- Повідомлення про хід і результати виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів;
- Зняття документів з контролю за вказівкою керівників;
- Формування картотеки виконаних документів.
Перевірка ходу виконання здійснюється на всіх етапах закінчення терміну в наступному порядку: завдання наступних років - не рідше одного разу на рік; завдань наступних місяців поточного року - не рідше одного разу на місяць; завдань, доручень поточного місяця - кожні десять днів, і за п'ять днів до закінчення терміну.
Документ вважається виконаним і знімається з контролю після виконання завдань, повідомлення результатів зацікавленим організаціям та особам або іншого документованого підтвердження виконання. Результати виконання відзначаються в контрольній картці і на самому виконаному документі. [5]
2. Організаційно - економічна характеристика СПК «Зарічний-Агро»
2.1 Місцезнаходження та умови діяльності господарства
Сільськогосподарський виробничий кооператив «Зарічний-Агро» (раніше кооператив), до перейменування - колгосп «Зарічний» (перейменований рішенням зборів уповноважених від 30 червня 2003р.), Є комерційною організацією, створеною громадянами на основі добровільного членства для спільної діяльності з виробництва, переробки, збуту сільськогосподарської продукції, а також іншої не забороненої законодавством діяльності. Керівництво господарством здійснює Правління сільськогосподарського кооперативу на чолі з головою (Турченік Вікентій Михайлович). Виробничий напрямок господарства - молочно-м'ясне з розвиненим рослинництвом.
Юридична адреса: 231737 д. Лойко, Гродненська область, Гродненський район.
Кооператив є юридичною особою, має розрахунковий, валютний та інші рахунки в установах банків, самостійний баланс, печатку із своїм найменуванням. У своїй діяльності кооператив керується цим Статутом та чинним законодавством. Майно кооперативу складають його основні фонди і оборотні кошти, також акції, цінні та прирівняні до них паперу. Статутний фонд кооперативу становить 1000 млн. рублів.
Для проведення робіт землевідведення не потрібно. Для заняття цією діяльністю ліцензій або іншого дозволу державних органів не потрібно. Слабким місцем сільськогосподарського виробництва є, перш за все, мінливість погодних умов, які багато в чому визначають результати діяльності господарств та їх фінансовий стан. Ще одне слабке місце - сезонний характер виробництва і збуту продукції. Реалізовується продукція за встановленим державним закупівельними цінами.
Було прийнято рішення про приєднання з 1.03.2007 р. РУСПП «Гродненська птахофабрика» до СВК «Зарічний - Агро». У результаті приєднання площа ріллі становила 5467 га.
СВК «Зарічний-Агро» є багатогалузевим сільськогосподарським підприємством з молочно-м'ясним тваринництвом, вирощуванням зернових, цукрових буряків, кормових виробництвом.
У СВК «Зарічний-Агро» працює 342 особи, у тому числі персонал сільськогосподарського виробництва - 321 чоловік.
Виробничу діяльність кооператив здійснює через наявні структурні підрозділи:
- 4 виробничих ділянки;
- 3 ферми з вирощування і відгодівлі великої рогатої худоби (ферми Зарічанка, Білі Болота (стара), Затишшя) і 4 молочно-товарних ферм (ферми Лойко, Келбаскі, Білі Болота (нова), Осташа).
Виробничо-фінансова діяльність СВК «Зарічний - Агро».
Таблиця 1. Виробничо-фінансова діяльність господарства.
Загальна земельна площа СПК «Зарічний-Агро» на 1.01.2008 р. становила 8774 га, в тому числі сільськогосподарських угідь - 6839 га з балом 29,8, з них ріллі - 5467 га з балом 32,0, лучних угідь - 1372 га , в тому числі поліпшених - 645 га.
Вартість валової продукції в порівнянних цінах за 2007 рік склав 7198 млн. руб. Від реалізації сільськогосподарської продукції виручено 6911 млн. руб.
2.2 Економічна характеристика об'єкта дослідження
Галузь сільськогосподарського виробництва є стратегічно важливою та соціально значущою, тому що тут виробляються продукти харчування й сировину для багатьох галузей промисловості.
На технічному озброєнні кооперативу є 70 тракторів, 11 зернозбиральних комбайнів (КЗС-I0К, КЗР-I0 - 3, Ліда-1300 - 4, Лексіон, Джон-Дір), 2 кормозбиральних комплексу (КСК-I00А, Ягуар) і 3 бурякозбиральних комбайни ( Кляйн і самохідні косарки). У СВК «Зарічний - Агро» застосовуються передові технології землеробства.
Що стосується галузі рослинництва господарства, то серед зернових культур найбільшу кількість площі відведено під тритикале, пшеницю, ячмінь. За останні роки значно збільшено посіви ріпаку. Це зумовлено як потребою в кормах, так і тим, що це найбільш урожайні культури в умовах господарства.
Фахівцями та працівниками цеху рослинництва постійно проводиться робота з підвищення культури землеробства. На l га сільгоспугідь планується в 2008 році внести 2,6 ц мінеральних добрив у діючій речовині, на 1 га ріллі - 3,3 ц. Проводиться вапнування кислих грунтів, впроваджуються перспективні сорти сільськогосподарських культур. Дані заходи сприяють отриманню стабільних урожаїв. За підсумками роботи за 2007 рік валовий збір зернових культур склав 10307 тонн при врожайності 50,1 ц / га, цукрових буряків - 6263 тонн, врожайність 463,9 ц / га, картоплі - 279 тонн, врожайність 186 ц / га, кукурудзи на силос і зелений корм - 14979 тонн при врожайності 333 ц / га.
З економічної оцінки сільськогосподарських культур видно, що найбільш продуктивними кормовими культурами за врожайності є кормові коренеплоди, кукурудза на силос, багаторічні трави на сіно, а також овес, ячмінь, жито, пшениця.
У громадському тваринництві господарства на 1.01.2008 року налічувалося 3444 голів великої рогатої худоби, зокрема 900 корів, 105 голів молодняку робочих коней на вирощуванні. Щільність великої рогатої худоби на 100 га сільгоспугідь становить 50,4 голів, з них 13,2 корів.
Удій на 1 корову за 2007 рік склав 5125 кг, план на 2008 рік - 5280 кг; середньодобовий приріст ваги ВРХ - 620 грам, план - 650 грам.
Велика рогата худоба СПК «Зарічний - Агро» міститься в типових корівниках. Організовано роботу на фермі однозмінній двох циклічна. Годування тварин дворазове. Зазвичай добовий обсяг кормів ділиться на дві частини.
Основна частина раціону розподіляється в даний час по годівницях тракторними роздавальниками «Хазяїн». Поять тварин з автонапувалок ПА -1, одна напувалка на двох тварин.
Утримання тварин у зимовий період - стійлове, в літній стійлово-пасовищне. У зимовий період у господарстві організовані тривалі прогулянки корів з метою зміцнення здоров'я, підвищення продуктивності та відтворної здатності. Інтенсивне ведення скотарства можливо тільки при наявності в господарстві міцної кормової бази, яка здатна забезпечити тварин необхідною кількістю повноцінних кормів. Раціональне повноцінне годівля сприяє збільшенню продуктивності худоби та підвищенню якості продукції. У скотарстві застосовують різноманітні види кормів, що відрізняються як смаковими, так і фізичними властивостями, хімічним складом, вмістом амінокислот, вітамінів.
Господарство має можливість забезпечувати кормами всі поголів'я містяться тварин.
У 2008 році необхідно інвестувати в основний капітал 3051 млн. рублів. Основними напрямками інвестицій є: придбання техніки, реконструкція молочно-товарної ферми в д.Осташа, а також будівництво трьох одноквартирних житлових будинків в с Васараби і двох - в с Лойко. Реконструкція молочно-товарної ферми д.Осташа СПК «Зарічний - Агро» Гродненського району забезпечить застосування інтенсивних технологій виробництва продукції при одночасному зниженні екологічного навантаження на навколишнє середовище, а також зменшення витрат у розрахунку на одиницю продукції та високий рівень конкурентоспроможності.
Основними каналами реалізації продукції СВК «Зарічний - Агро» є:
- Реалізація державі (ВАТ «Гродненський міськмолзавод», ВАТ «Гродненський м'ясокомбінат», Скидельський цукровий завод);
- Реалізація споживкооперації (підприємства громадського харчування, комбінат кооперативної промисловості);
- Реалізація населенню;
- Реалізація іншим підприємствам.
2.3 Діловодство в системі управління господарством
У господарстві практично вся вхідна та вихідна інформація документується. Головний економіст господарства має окремий кабінет, в якому знаходяться величезні стелажі для обліку та зберігання вхідної та вихідної документації (різного роду договори, довідки, постанови, посадові інструкції, річні звіти і т.д.) (див. додаток 1).
Фахівець з кадрів оформляє і документує особисті справи кожного працівника господарства. Веде облік керівників господарства, фахівців і працівників (постійних і сезонних).
Перелік посади керівників, фахівців, що працюють в СВК «Зарічний - Агро»:
Голова СВК
Заст. голови з ідеологічної роботи
Старший диспетчер
Диспетчер
Інженер з охорони праці
Фахівець з кадрів
Гол. економіст
Гол. бухгалтер
Заст. гол. бухгалтера
Касир-бухгалтер
Бухгалтер
Архівіст
Заст. голови з тваринництва, гол. зоотехнік
Гол. ветлікар
Гол. енергетик
Зоотехнік-селекціонер
Бригадир виробничої бригади у тваринництві
Фельдшер
Бджоляр
Лаборант
Комірник
Заст. голови з рослинництва, гл. агроном
Агроном із захисту рослин
Начальник с / г ділянки
Агроном
Агроном з насінництва
Зав. складу
Зав. їдальні
Заст. голови з механізації, гл. інженер
Зам.гл. інженера по автотранспорту
Провідний інженер з ЕМТП
Агент з постачання
Зав. майстернями
Інженер ЖКГ
Виконроб
Майстер
3. Аналіз діловодства СПК «Зарічний-Агро»
3.1 Номенклатура справ
Для забезпечення правильного формування та обліку справ підприємства складається номенклатура справ.
Номенклатура - це систематизований перелік заголовків справ із зазначенням строків зберігання, оформлений в установленому порядку. У номенклатуру справ включаються всі документи, що утворюються в діяльності підприємства, крім технічної документації та друкованих видань.
Номенклатура справ господарства розробляється фахівцем, відповідальним за організацію роботи з документами.
Номенклатура справ складається за встановленою формою і містить реквізити: найменування господарства; найменування виду документ, дату, індекс; місце складання; гриф затвердження; заголовок до тексту; текст; підпис; гриф погодження (схвалення).
Змістовна частина номенклатури справ представляє собою таблицю з п'яти граф: індекси справ, заголовки справ, кількостей справ (томів, частин), і № статті за переліком, примітки.
Порядок розташування заголовків всередині розділів і підрозділів визначається важливістю документів, що входять у справу. На початку розташовуються заголовки справ, що містять організаційно-розпорядчу документацію, далі - містять планові та звітні документи, потім інші заголовки в порядку убування термінів зберігання документів.
При складанні заголовків справ слід враховувати що: заголовок повинен повністю відповідати смисловому змісту документів, згрупованих у даній справі; заголовок повинен бути коротким, чітко сформульованим; заголовки на кшталт: "Загальне листування", "Різні документи" і т.п. не допускаються.
Заголовки справ у процесі їх формування можуть уточнюватися.
Склад заголовка справ утворює такі елементи:
назва виду (листування, журнал) або різновиду документів (накази, вказівки, протоколи і т.д.);
назва підприємства або його структурного підрозділу;
адресат або кореспондент документа;
короткий зміст документів справи;
дати (період), до яких належать документи справи;
вказівку на кількість копій документів справи.
У заголовках справ, що містять листування, вказується, з ким і з якого питання (питань) вона ведеться.
У заголовках справ, що містять листування з однорідними кореспондентами, останні не перераховуються, а зазначається їх загальна видова назва. Наприклад: "Листування з замовниками про відмову оплати рахунків підприємства".
У заголовках справ, що містять планову або звітну документацію, зазначається період часу, на який складено документи, вид документа (план, звіт).
У найменуваннях справ, що містять організаційно-розпорядчі документи, вказується вид документа і автор.
У заголовках справ, що містять документи різного виду з одного питання, не пов'язані послідовністю діловодних операцій, як вид справи використовується термін "документи", а в кінці заголовка в дужках вказуються основні різновиди документів, які повинні бути згруповані у справі.
Справи з питань, не дозволеним протягом одного року, є "перехідними" і вносяться в номенклатуру з індексом.
У номенклатуру справ підприємства також включаються довідкові картки, журнали обліку документів.
При оформленні номенклатури справ необхідно залишати в кожному її розділі резервні номер справ (вільне місце), які можуть бути використані в подальшому для внесення заголовків справ, не передбачених у номенклатурі справ, але сформованих упродовж календарного року.
Після закінчення календарного року в номенклатурі справ складається підсумковий запис про кількість заведених справ щодо постійного і тимчасового термінів зберігання.
3.2 Формування справ
При формуванні документів у справи використовуються наступні ознаки закладу справ:
- За номінальним ознакою;
- За предметно-питально ознакою;
- По кореспондентському ознакою і т.д.
Підставою для групування документів за номінальним ознакою служить назва їх різновиди (накази, протоколи, акти тощо).
При формуванні документів у справи з предметно-питально ознакою за основу беруть їх зміст (наприклад, "Документи з питань підвищення якості продукції").
Авторський ознака передбачає угрупування в справи документів одного автора.
Для угруповання листування використовується кореспондентський ознака. При цьому в заголовку справ вказується кореспондент, з яким ведеться листування і розкривається зміст питання.
Об'єднання в одній справі документів кількох кореспондентів здійснюється за географічною ознакою (наприклад, "Листування з підприємствами Гродненської області з питань поставки сільськогосподарської продукції").
Групування документів за який-небудь певний період здійснюється за хронологічним ознакою (наприклад, "Квартальні звіти про основну діяльність господарства і квартальних вкладеннях").
Планово-звітні документи групуються у справи за номінальною, авторському, предметно-питально і хронологічним ознаками.
Справи формуються відповідно до номенклатури справ підприємства. У справу повинні міститися документи, які своєю змістовний частиною відповідають заголовку справи.
При формуванні справ необхідно враховувати наступні вимоги:
документи постійного і тимчасового термінів зберігання необхідно групувати в справи окремо;
оригінали відокремлювати від копій;
річні плани та звіти - від квартальних і місячних;
затверджені документи - від їх проектів;
включати у справу по одному примірнику кожного документа.
Кожен документ, поміщений у справу, повинен бути оформлений відповідно до вимог державних стандартів та інших нормативних актів.
У справу групуються документи одного календарного року, крім перехідних справ, не закриваються після закінчення календарного року.
Додатки до документів, незалежно від дати їх затвердження або складання приєднуються до документів, до яких вони відносяться.
Документи, вміщені у справу мають підпису, дату, індекс, копії - заверительную підпис, відмітку "До справи".
Документи у справі мають розташовуватися в певному порядку: спочатку поміщають основний документ та пов'язані програми, а потім у хронологічному порядку йдуть документи, що виникають у міру вирішення питання. Забороняється підшивати до справи невиконані документи, розрізнені екземпляри документів, документи, що підлягають поверненню, дублюючі документи.
Прийняті певні правила групування документів у справи за видами і хронології. Статути, положення, інструкції, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і групуються разом із зазначеними документами.
Накази з основної діяльності групуються окремо від наказів з особового складу; справжні екземпляри наказів по основній діяльності систематизуються і підшиваються у справи разом з додатками в порядку їх номерів. Документи до наказів з основної діяльності групуються і підшиваються окремо і зберігаються у особи, що готував ці проекти.
Накази з особового складу групуються у відповідності з термінами їх зберігання.
Затверджені підприємством плани, звіти, кошториси, ліміти, титульні списки групуються окремо від їх проектів. Планові і звітні документи зберігаються в справах того року, до якого вони відносяться за своїм змістом, незалежно від часу їх складання або дати надходження.
Особові рахунки співробітників господарства по заробітній платі групуються в самостійні справи і розташовуються в них у порядку алфавіту прізвищ.
Огляди, доповідні записки, акти, довідки та інші документи, що відображають основний зміст діяльності господарства, групуються в одній справі, якщо вони стосуються однієї і тієї ж питання.
3.3 Підготовка документів до зберігання
Значення та практична цінність документів підприємства різні. Одні документи використовуються тривалий час для довідково-інформаційної роботи, інші дуже швидко втрачають свою значимість.
Для довготривалого зберігання документів створюється архів підприємства.
Для ведення архіву виділена штатна посада "архівіст". До завдань архіву входять:
прийом, облік і зберігання документів, закінчених діловодством;
інформаційно-довідкова робота з архівними документами підприємства;
організаційно-методична допомога щодо ведення діловодства.
Фахівцями встановлено оптимальний термін використання документів у діловодстві - 3 роки. Після закінчення цього строку вирішується подальша "доля" документів: передати їх до архіву підприємства; знищити або залишити для подальшого використання у діловодстві.
Для визначення строків зберігання документів, підготовки документів до архівного зберігання та відбору документів для знищення на підприємстві створюється постійно діюча експертна комісія, яка призначається наказом керівника підприємства і складається з трьох чоловік. Комісія спільно з архівістом повинна проводити щорічний відбір документів для архівного зберігання і знищення тих документів, терміни яких закінчилися. Експертна комісія є дорадчим органом. Його рішення по зберіганню або знищенню набувають чинності після їх затвердження керівником підприємства.
Визначення конкретних строків зберігання документів проводиться за "Переліку документів, що утворюються в діяльності Держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств, із зазначенням термінів зберігання".
При використанні Переліку необхідно враховувати, що всі організації, підприємства розділені на 2 групи:
1. Організації (міністерства, комітети, ін державні органи управління), в діяльності яких створюються документи постійного строку зберігання, які потім надходять у державні архіви.
2. Підприємства, організації допоміжних органів, обслуговуючого (сервісного) характеру, в діяльності яких не створюється документів постійного зберігання.
Поряд з Переліком можна використовувати номенклатуру справ підприємства, так як в ній зазначені терміни зберігання справ.
При обчисленні строків зберігання враховуються тільки роки. День і місяць складання документів значення не мають.
До документів довгострокового зберігання, передаються в архів, відносяться, перш за все документи з особового складу підприємства, статут і установчий договір, протоколи засідань тощо)
Бухгалтерські документи (за винятком особових рахунків по зарплаті, річних звітів, балансів) і листування підприємства, за рідкісним винятком, на архівне зберігання не передаються. Слід враховувати, що забороняється виділяти до знищення бухгалтерські документи, які не пройшли ревізію, навіть якщо термін їх зберігання закінчений.
Усі справи, підготовлені на архівне зберігання, діляться на 2 групи:
справи з особового складу;
справи за основною (виробничої) діяльності.
На кожну групу справ складаються окремі описи: опис № 1 (справи з основної діяльності) і опис № 1 л / с (справи з особового складу). Опис складається на документи одного року. Справи в опис вносяться за ступенем важливості. В кінці кожної опису вказується цифрами і прописом кількість справ, включених до неї. Кожна справа в опису отримує своєї порядковий номер, який потім проставляється на обкладинці відповідної справи.
На документи, виділені до знищення, складається акт.
Акти і описи складаються і підписуються членами експертної комісії, розглядаються і затверджуються керівником підприємства.
Прийом-передача справ в архів проводиться секретарем-референтом (працівником служби діловодства) і архівістом. При цьому на всіх примірниках опису проти кожної справи ставиться відмітка про його наявність. У кінці кожного примірника опису вказується цифрами і прописом кількість фактично прийнятих в архів справ, номера відсутніх справ, дата прийому-передачі, а також підписи учасників прийому-передачі.
Разом зі справами до архіву підприємства передаються журнали реєстрації або реєстраційні картотеки на документи. Тільки після передачі документів до архіву підприємства дозволяється проводити знищення документів, включених до акту.
Документи довготривалого і постійного зберігання можуть передаватися в державні архіви на договірній основі.
4. Шляхи вдосконалення діловодства в аналізованому господарстві
Удосконалення управління виробничо-господарськими системами, підвищення рівня організації та ефективності управлінської праці багато в чому залежить від того, наскільки раціонально поставлено діловодство в даному господарстві.
Робота з документами повинна мати настільки відпрацьований порядок (документообіг), щоб не відволікати працівників від головних цілей господарства.
Раціональна організація документообігу - це одне з основних умов правильної постановки бухгалтерського обліку.
Документ, як носій інформації, виступає в якості неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їхніх частин. Інформація є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи.
Крім того, документування у багатьох випадках є обов'язковим, пропонується законом і актами державного управління, тому воно є одним із засобів зміцнення законності і контролю.
Від чіткості та оперативності обробки і руху документів в кінцевому підсумку залежить швидкість прийняття рішень. Тому в раціональній організації документообороту завжди приділяється велика увага, особливо в бухгалтерії, де невчасна обробка фінансових документів може призвести до негативних економічних наслідків.
Встановлення того чи іншого порядку документообігу залежить від характеру і особливостей господарських операцій та їх облікового оформлення, а також від структури підприємства і його облікового апарату.
Для кожного виду або роду документів (вимог, накладних, рахунків і т.д.) розробляється особлива схема документообігу у формі графіка руху документів. У цьому графіку вказуються, через які інстанції (робочі місця) і в якій послідовності проходить документ, і які при цьому відбуваються у кожній інстанції процеси з обробки документа та бухгалтерським записам на його основі.
Правильно організований документообіг повинен відповідати двом найголовнішим умовам:
- Для кожного документа встановлюється найкоротший шлях проходження, тобто мінімальна кількість окремих інстанцій (робочих місць), через які він повинен пройти без зайвих і повторних рейсів;
- Для кожного документа визначається мінімальний термін проходження, обмежений межами часу, необхідного для виконання роботи з документом на кожній інстанції (складання, оформлення, обробка, облікові записи тощо).
Висновок
СВК «Зарічний-Агро» є багатогалузевим сільськогосподарським підприємством з молочно-м'ясним тваринництвом, вирощуванням зернових, цукрових буряків, кормових виробництвом.
Для вдосконалення діловодства в системі управління даного господарства необхідно чітко розмежовувати обов'язки кожного фахівця з ведення документації.
Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарату управління, організацію і культуру праці управлінських працівників. Від того, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіх управлінської діяльності в цілому.
У досліджуваному господарстві роботі з документами приділяється значна кількість часу, для того, щоб весь документообіг займав мінімальну кількість часу з моменту їх отримання або створення до завершення виконання, відправлення або здачі в справу.
Необхідно керівнику розробляти поточні плани керівництва та управління, де необхідно відображати поточні та тривалі заходи розвитку організації: вдосконалення стилю і методів роботи, аналіз власних помилок, організація праці колективу, що в даному господарстві робиться не завжди.
За даними планам служба документаційного забезпечення управління може простежити, як працює з документами кожен структурний підрозділ. І коли керівнику важко визначити внесок конкретних працівників у вирішення спільних питань, він може подивитися якість роботи з документами, виконавську дисципліну. Такі відомості допомагають керівникові прийняти правильні рішення щодо оцінки праці працівників.
Список літератури
Андрєєва В.І. Діловодство. - М.: Бізнес-школа "Інтел-Синтез", 1997.
Алексєєв В.В., Агаєв Б.В., Сагдєєв М.А. Агропромисловий менеджмент .- Учеб. посібник .- М.: Видавничо-Консалтингове Підприємство «Дека», 2003.
Гончаров В.І. Менеджмент: Підручник .- Мн.: «Місанта», 2003.
Герчикова І.М. Менеджмент: Підручник 3-тє вид. М.: «Юніті», 2003.
Документаційне забезпечення діяльності організації. Барановський В.П. Навчальний посібник. - М.: Асоціація авторів і видавців "Тандем". Вид.-во ЕКМОС, 1999.
Документи і діловодство: довідковий посібник. М.: Економіка, 1997.
Давидова Е.Н. Діловодство: Навчальний практич. керівництво. 7-е вид., Стереотип .- Мн.: ТетраСистемс, 2003.
Кабушкин Н.І. Основи менеджменту: Підручник .- Мн.: БГЕУ, 1996 (2003).
Корольов Ю.Б., Коротнєв В.Д., Кочетова Г.Н., Нікіфорова Є.М. Менеджмент в АПК .- Підручник .- М.: Колос, 2000.
Пілічев Н.А. Управління агропромисловим виробництвом .- М.: Колос, 2000.
Управління персоналом організації: Учеб. / Под ред. А.Я. Кибанова. М., 1997.
Управління персоналом організації: Учеб. / Под ред. А.Я. Кибанова. М., 1997.
Кірсанова М.В., Аксьонов Ю.М. Курс діловодства: Документальне забезпечення управління: Навчальний посібник - 2 видавництва. - М.: ИНФРА-М, Новосибірськ: НГАЕіУ, 1999.
Довідник з діловодства. / Под ред. Павлова К.С. Практичний посібник. - 2-е вид. - М.: Пріор, 1999.
- 4 виробничих ділянки;
- 3 ферми з вирощування і відгодівлі великої рогатої худоби (ферми Зарічанка, Білі Болота (стара), Затишшя) і 4 молочно-товарних ферм (ферми Лойко, Келбаскі, Білі Болота (нова), Осташа).
Виробничо-фінансова діяльність СВК «Зарічний - Агро».
Таблиця 1. Виробничо-фінансова діяльність господарства.
| № п / п | Показники | Одиниця виміру | 2005 | 2006 | 2007 |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1. | Площа с / г угідь | га | 4047 | 4037 | 6839 |
| У т. ч. ріллі | га | 3143 | 3133 | 5467 | |
| 2. | Бал с / г угідь | бал | 29,8 | 29,8 | 29,8 |
| Ріллі | бал | 32 | 32 | 32 | |
| 3. | Валовий збір с / г культур | ||||
| Зернові та зернобобові у вазі після доробки | тонн | 9035 | 6237 | 9536 | |
| Цукрові буряки | тонн | 7687 | 6755 | 6263 | |
| Картопля | тонн | 490 | 247 | 279 | |
| Овочі | тонн | 32 | 80 | 80 | |
| Ріпак | тонн | 199 | 217 | 286 | |
| 4. | Урожайність основних с / г культур | ||||
| Зернові та зернобобові у вазі після доробки | ц / га | 57,9 | 42,1 | 46,4 | |
| Цукрові буряки | ц / га | 512,5 | 450,3 | 463,9 | |
| Картопля | ц / га | 326,7 | 164,7 | 186 | |
| Овочі | ц / га | 320 | 267 | 267 | |
| Ріпак | ц / га | 28,4 | 24,1 | 19,7 | |
| 5. | Середньорічне поголів'я ВРХ | ||||
| Корів | голів | 618 | 618 | 837 | |
| Тварин на вирощуванні та відгодівлі | голів | 2093 | 2231 | 2551 | |
| 6. | Продуктивність худоби | ||||
| Удій від корови | кг | 5020 | 5201 | 5125 | |
| Середньодобовий приріст ваги ВРХ | грам | 593 | 609 | 620 | |
| 7. | Валове виробництво продукції тваринництва | ||||
| М'ясо ВРХ | тонн | 472 | 517 | 607 | |
| Молоко | тонн | 3103 | 3214 | 4290 | |
| 8. | Виробництво продукції жівотноводст-ва в розрахунку на 100га с / г угідь | ||||
| М'ясо | ц | 116,6 | 128,1 | 88,8 | |
| Молоко | ц | 766,7 | 796,1 | 627,3 | |
| 9. | Валова продукція сільського господарства в порівнянних цінах - всього | млн. руб | 4914 | 4891 | 7198 |
| У т. ч. рослинництво | млн. руб | 3132 | 2761 | 4228 | |
| тваринництво | млн. руб | 1782 | 2130 | 2970 | |
| 10. | Реалізація основних видів продукції: | ||||
| Зерно | тонн | 5967 | 5659 | 5251 | |
| Ріпак | тонн | 199 | 217 | 286 | |
| Цукрові буряки | тонн | 7687 | 6755 | 6263 | |
| Овочі | тонн | 21 | 55 | 15 | |
| Картопля | тонн | 307 | 153 | 132 | |
| Молоко | тонн | 2917 | 2704 | 3566 | |
| М'ясо | тонн | 393 | 377 | 623 | |
| Мед | ц | 2 | 1 | 1 | |
| 11. | Виручка від реалізації товарів, продукції, робіт і послуг | млн. руб | 4867 | 4737 | 6911 |
| 12. | Чистий прибуток | млн. руб | 1038 | 530 | 767 |
| 13. | Рентабельність по господарству | % | 28,6 | 12,3 | 11,2 |
| 14. | Середньорічна чисельність працівників | чол | 280 | 280 | 338 |
Загальна земельна площа СПК «Зарічний-Агро» на 1.01.2008 р. становила 8774 га, в тому числі сільськогосподарських угідь - 6839 га з балом 29,8, з них ріллі - 5467 га з балом 32,0, лучних угідь - 1372 га , в тому числі поліпшених - 645 га.
Вартість валової продукції в порівнянних цінах за 2007 рік склав 7198 млн. руб. Від реалізації сільськогосподарської продукції виручено 6911 млн. руб.
2.2 Економічна характеристика об'єкта дослідження
Галузь сільськогосподарського виробництва є стратегічно важливою та соціально значущою, тому що тут виробляються продукти харчування й сировину для багатьох галузей промисловості.
На технічному озброєнні кооперативу є 70 тракторів, 11 зернозбиральних комбайнів (КЗС-I0К, КЗР-I0 - 3, Ліда-1300 - 4, Лексіон, Джон-Дір), 2 кормозбиральних комплексу (КСК-I00А, Ягуар) і 3 бурякозбиральних комбайни ( Кляйн і самохідні косарки). У СВК «Зарічний - Агро» застосовуються передові технології землеробства.
Що стосується галузі рослинництва господарства, то серед зернових культур найбільшу кількість площі відведено під тритикале, пшеницю, ячмінь. За останні роки значно збільшено посіви ріпаку. Це зумовлено як потребою в кормах, так і тим, що це найбільш урожайні культури в умовах господарства.
Фахівцями та працівниками цеху рослинництва постійно проводиться робота з підвищення культури землеробства. На l га сільгоспугідь планується в 2008 році внести 2,6 ц мінеральних добрив у діючій речовині, на 1 га ріллі - 3,3 ц. Проводиться вапнування кислих грунтів, впроваджуються перспективні сорти сільськогосподарських культур. Дані заходи сприяють отриманню стабільних урожаїв. За підсумками роботи за 2007 рік валовий збір зернових культур склав 10307 тонн при врожайності 50,1 ц / га, цукрових буряків - 6263 тонн, врожайність 463,9 ц / га, картоплі - 279 тонн, врожайність 186 ц / га, кукурудзи на силос і зелений корм - 14979 тонн при врожайності 333 ц / га.
З економічної оцінки сільськогосподарських культур видно, що найбільш продуктивними кормовими культурами за врожайності є кормові коренеплоди, кукурудза на силос, багаторічні трави на сіно, а також овес, ячмінь, жито, пшениця.
У громадському тваринництві господарства на 1.01.2008 року налічувалося 3444 голів великої рогатої худоби, зокрема 900 корів, 105 голів молодняку робочих коней на вирощуванні. Щільність великої рогатої худоби на 100 га сільгоспугідь становить 50,4 голів, з них 13,2 корів.
Удій на 1 корову за 2007 рік склав 5125 кг, план на 2008 рік - 5280 кг; середньодобовий приріст ваги ВРХ - 620 грам, план - 650 грам.
Велика рогата худоба СПК «Зарічний - Агро» міститься в типових корівниках. Організовано роботу на фермі однозмінній двох циклічна. Годування тварин дворазове. Зазвичай добовий обсяг кормів ділиться на дві частини.
Основна частина раціону розподіляється в даний час по годівницях тракторними роздавальниками «Хазяїн». Поять тварин з автонапувалок ПА -1, одна напувалка на двох тварин.
Утримання тварин у зимовий період - стійлове, в літній стійлово-пасовищне. У зимовий період у господарстві організовані тривалі прогулянки корів з метою зміцнення здоров'я, підвищення продуктивності та відтворної здатності. Інтенсивне ведення скотарства можливо тільки при наявності в господарстві міцної кормової бази, яка здатна забезпечити тварин необхідною кількістю повноцінних кормів. Раціональне повноцінне годівля сприяє збільшенню продуктивності худоби та підвищенню якості продукції. У скотарстві застосовують різноманітні види кормів, що відрізняються як смаковими, так і фізичними властивостями, хімічним складом, вмістом амінокислот, вітамінів.
Господарство має можливість забезпечувати кормами всі поголів'я містяться тварин.
У 2008 році необхідно інвестувати в основний капітал 3051 млн. рублів. Основними напрямками інвестицій є: придбання техніки, реконструкція молочно-товарної ферми в д.Осташа, а також будівництво трьох одноквартирних житлових будинків в с Васараби і двох - в с Лойко. Реконструкція молочно-товарної ферми д.Осташа СПК «Зарічний - Агро» Гродненського району забезпечить застосування інтенсивних технологій виробництва продукції при одночасному зниженні екологічного навантаження на навколишнє середовище, а також зменшення витрат у розрахунку на одиницю продукції та високий рівень конкурентоспроможності.
Основними каналами реалізації продукції СВК «Зарічний - Агро» є:
- Реалізація державі (ВАТ «Гродненський міськмолзавод», ВАТ «Гродненський м'ясокомбінат», Скидельський цукровий завод);
- Реалізація споживкооперації (підприємства громадського харчування, комбінат кооперативної промисловості);
- Реалізація населенню;
- Реалізація іншим підприємствам.
2.3 Діловодство в системі управління господарством
У господарстві практично вся вхідна та вихідна інформація документується. Головний економіст господарства має окремий кабінет, в якому знаходяться величезні стелажі для обліку та зберігання вхідної та вихідної документації (різного роду договори, довідки, постанови, посадові інструкції, річні звіти і т.д.) (див. додаток 1).
Фахівець з кадрів оформляє і документує особисті справи кожного працівника господарства. Веде облік керівників господарства, фахівців і працівників (постійних і сезонних).
Перелік посади керівників, фахівців, що працюють в СВК «Зарічний - Агро»:
Голова СВК
Заст. голови з ідеологічної роботи
Старший диспетчер
Диспетчер
Інженер з охорони праці
Фахівець з кадрів
Гол. економіст
Гол. бухгалтер
Заст. гол. бухгалтера
Касир-бухгалтер
Бухгалтер
Архівіст
Заст. голови з тваринництва, гол. зоотехнік
Гол. ветлікар
Гол. енергетик
Зоотехнік-селекціонер
Бригадир виробничої бригади у тваринництві
Фельдшер
Бджоляр
Лаборант
Комірник
Заст. голови з рослинництва, гл. агроном
Агроном із захисту рослин
Начальник с / г ділянки
Агроном
Агроном з насінництва
Зав. складу
Зав. їдальні
Заст. голови з механізації, гл. інженер
Зам.гл. інженера по автотранспорту
Провідний інженер з ЕМТП
Агент з постачання
Зав. майстернями
Інженер ЖКГ
Виконроб
Майстер
3. Аналіз діловодства СПК «Зарічний-Агро»
3.1 Номенклатура справ
Для забезпечення правильного формування та обліку справ підприємства складається номенклатура справ.
Номенклатура - це систематизований перелік заголовків справ із зазначенням строків зберігання, оформлений в установленому порядку. У номенклатуру справ включаються всі документи, що утворюються в діяльності підприємства, крім технічної документації та друкованих видань.
Номенклатура справ господарства розробляється фахівцем, відповідальним за організацію роботи з документами.
Номенклатура справ складається за встановленою формою і містить реквізити: найменування господарства; найменування виду документ, дату, індекс; місце складання; гриф затвердження; заголовок до тексту; текст; підпис; гриф погодження (схвалення).
Змістовна частина номенклатури справ представляє собою таблицю з п'яти граф: індекси справ, заголовки справ, кількостей справ (томів, частин), і № статті за переліком, примітки.
Порядок розташування заголовків всередині розділів і підрозділів визначається важливістю документів, що входять у справу. На початку розташовуються заголовки справ, що містять організаційно-розпорядчу документацію, далі - містять планові та звітні документи, потім інші заголовки в порядку убування термінів зберігання документів.
При складанні заголовків справ слід враховувати що: заголовок повинен повністю відповідати смисловому змісту документів, згрупованих у даній справі; заголовок повинен бути коротким, чітко сформульованим; заголовки на кшталт: "Загальне листування", "Різні документи" і т.п. не допускаються.
Заголовки справ у процесі їх формування можуть уточнюватися.
Склад заголовка справ утворює такі елементи:
назва виду (листування, журнал) або різновиду документів (накази, вказівки, протоколи і т.д.);
назва підприємства або його структурного підрозділу;
адресат або кореспондент документа;
короткий зміст документів справи;
дати (період), до яких належать документи справи;
вказівку на кількість копій документів справи.
У заголовках справ, що містять листування, вказується, з ким і з якого питання (питань) вона ведеться.
У заголовках справ, що містять листування з однорідними кореспондентами, останні не перераховуються, а зазначається їх загальна видова назва. Наприклад: "Листування з замовниками про відмову оплати рахунків підприємства".
У заголовках справ, що містять планову або звітну документацію, зазначається період часу, на який складено документи, вид документа (план, звіт).
У найменуваннях справ, що містять організаційно-розпорядчі документи, вказується вид документа і автор.
У заголовках справ, що містять документи різного виду з одного питання, не пов'язані послідовністю діловодних операцій, як вид справи використовується термін "документи", а в кінці заголовка в дужках вказуються основні різновиди документів, які повинні бути згруповані у справі.
Справи з питань, не дозволеним протягом одного року, є "перехідними" і вносяться в номенклатуру з індексом.
У номенклатуру справ підприємства також включаються довідкові картки, журнали обліку документів.
При оформленні номенклатури справ необхідно залишати в кожному її розділі резервні номер справ (вільне місце), які можуть бути використані в подальшому для внесення заголовків справ, не передбачених у номенклатурі справ, але сформованих упродовж календарного року.
Після закінчення календарного року в номенклатурі справ складається підсумковий запис про кількість заведених справ щодо постійного і тимчасового термінів зберігання.
3.2 Формування справ
При формуванні документів у справи використовуються наступні ознаки закладу справ:
- За номінальним ознакою;
- За предметно-питально ознакою;
- По кореспондентському ознакою і т.д.
Підставою для групування документів за номінальним ознакою служить назва їх різновиди (накази, протоколи, акти тощо).
При формуванні документів у справи з предметно-питально ознакою за основу беруть їх зміст (наприклад, "Документи з питань підвищення якості продукції").
Авторський ознака передбачає угрупування в справи документів одного автора.
Для угруповання листування використовується кореспондентський ознака. При цьому в заголовку справ вказується кореспондент, з яким ведеться листування і розкривається зміст питання.
Об'єднання в одній справі документів кількох кореспондентів здійснюється за географічною ознакою (наприклад, "Листування з підприємствами Гродненської області з питань поставки сільськогосподарської продукції").
Групування документів за який-небудь певний період здійснюється за хронологічним ознакою (наприклад, "Квартальні звіти про основну діяльність господарства і квартальних вкладеннях").
Планово-звітні документи групуються у справи за номінальною, авторському, предметно-питально і хронологічним ознаками.
Справи формуються відповідно до номенклатури справ підприємства. У справу повинні міститися документи, які своєю змістовний частиною відповідають заголовку справи.
При формуванні справ необхідно враховувати наступні вимоги:
документи постійного і тимчасового термінів зберігання необхідно групувати в справи окремо;
оригінали відокремлювати від копій;
річні плани та звіти - від квартальних і місячних;
затверджені документи - від їх проектів;
включати у справу по одному примірнику кожного документа.
Кожен документ, поміщений у справу, повинен бути оформлений відповідно до вимог державних стандартів та інших нормативних актів.
У справу групуються документи одного календарного року, крім перехідних справ, не закриваються після закінчення календарного року.
Додатки до документів, незалежно від дати їх затвердження або складання приєднуються до документів, до яких вони відносяться.
Документи, вміщені у справу мають підпису, дату, індекс, копії - заверительную підпис, відмітку "До справи".
Документи у справі мають розташовуватися в певному порядку: спочатку поміщають основний документ та пов'язані програми, а потім у хронологічному порядку йдуть документи, що виникають у міру вирішення питання. Забороняється підшивати до справи невиконані документи, розрізнені екземпляри документів, документи, що підлягають поверненню, дублюючі документи.
Прийняті певні правила групування документів у справи за видами і хронології. Статути, положення, інструкції, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і групуються разом із зазначеними документами.
Накази з основної діяльності групуються окремо від наказів з особового складу; справжні екземпляри наказів по основній діяльності систематизуються і підшиваються у справи разом з додатками в порядку їх номерів. Документи до наказів з основної діяльності групуються і підшиваються окремо і зберігаються у особи, що готував ці проекти.
Накази з особового складу групуються у відповідності з термінами їх зберігання.
Затверджені підприємством плани, звіти, кошториси, ліміти, титульні списки групуються окремо від їх проектів. Планові і звітні документи зберігаються в справах того року, до якого вони відносяться за своїм змістом, незалежно від часу їх складання або дати надходження.
Особові рахунки співробітників господарства по заробітній платі групуються в самостійні справи і розташовуються в них у порядку алфавіту прізвищ.
Огляди, доповідні записки, акти, довідки та інші документи, що відображають основний зміст діяльності господарства, групуються в одній справі, якщо вони стосуються однієї і тієї ж питання.
3.3 Підготовка документів до зберігання
Значення та практична цінність документів підприємства різні. Одні документи використовуються тривалий час для довідково-інформаційної роботи, інші дуже швидко втрачають свою значимість.
Для довготривалого зберігання документів створюється архів підприємства.
Для ведення архіву виділена штатна посада "архівіст". До завдань архіву входять:
прийом, облік і зберігання документів, закінчених діловодством;
інформаційно-довідкова робота з архівними документами підприємства;
організаційно-методична допомога щодо ведення діловодства.
Фахівцями встановлено оптимальний термін використання документів у діловодстві - 3 роки. Після закінчення цього строку вирішується подальша "доля" документів: передати їх до архіву підприємства; знищити або залишити для подальшого використання у діловодстві.
Для визначення строків зберігання документів, підготовки документів до архівного зберігання та відбору документів для знищення на підприємстві створюється постійно діюча експертна комісія, яка призначається наказом керівника підприємства і складається з трьох чоловік. Комісія спільно з архівістом повинна проводити щорічний відбір документів для архівного зберігання і знищення тих документів, терміни яких закінчилися. Експертна комісія є дорадчим органом. Його рішення по зберіганню або знищенню набувають чинності після їх затвердження керівником підприємства.
Визначення конкретних строків зберігання документів проводиться за "Переліку документів, що утворюються в діяльності Держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств, із зазначенням термінів зберігання".
При використанні Переліку необхідно враховувати, що всі організації, підприємства розділені на 2 групи:
1. Організації (міністерства, комітети, ін державні органи управління), в діяльності яких створюються документи постійного строку зберігання, які потім надходять у державні архіви.
2. Підприємства, організації допоміжних органів, обслуговуючого (сервісного) характеру, в діяльності яких не створюється документів постійного зберігання.
Поряд з Переліком можна використовувати номенклатуру справ підприємства, так як в ній зазначені терміни зберігання справ.
При обчисленні строків зберігання враховуються тільки роки. День і місяць складання документів значення не мають.
До документів довгострокового зберігання, передаються в архів, відносяться, перш за все документи з особового складу підприємства, статут і установчий договір, протоколи засідань тощо)
Бухгалтерські документи (за винятком особових рахунків по зарплаті, річних звітів, балансів) і листування підприємства, за рідкісним винятком, на архівне зберігання не передаються. Слід враховувати, що забороняється виділяти до знищення бухгалтерські документи, які не пройшли ревізію, навіть якщо термін їх зберігання закінчений.
Усі справи, підготовлені на архівне зберігання, діляться на 2 групи:
справи з особового складу;
справи за основною (виробничої) діяльності.
На кожну групу справ складаються окремі описи: опис № 1 (справи з основної діяльності) і опис № 1 л / с (справи з особового складу). Опис складається на документи одного року. Справи в опис вносяться за ступенем важливості. В кінці кожної опису вказується цифрами і прописом кількість справ, включених до неї. Кожна справа в опису отримує своєї порядковий номер, який потім проставляється на обкладинці відповідної справи.
На документи, виділені до знищення, складається акт.
Акти і описи складаються і підписуються членами експертної комісії, розглядаються і затверджуються керівником підприємства.
Прийом-передача справ в архів проводиться секретарем-референтом (працівником служби діловодства) і архівістом. При цьому на всіх примірниках опису проти кожної справи ставиться відмітка про його наявність. У кінці кожного примірника опису вказується цифрами і прописом кількість фактично прийнятих в архів справ, номера відсутніх справ, дата прийому-передачі, а також підписи учасників прийому-передачі.
Разом зі справами до архіву підприємства передаються журнали реєстрації або реєстраційні картотеки на документи. Тільки після передачі документів до архіву підприємства дозволяється проводити знищення документів, включених до акту.
Документи довготривалого і постійного зберігання можуть передаватися в державні архіви на договірній основі.
4. Шляхи вдосконалення діловодства в аналізованому господарстві
Удосконалення управління виробничо-господарськими системами, підвищення рівня організації та ефективності управлінської праці багато в чому залежить від того, наскільки раціонально поставлено діловодство в даному господарстві.
Робота з документами повинна мати настільки відпрацьований порядок (документообіг), щоб не відволікати працівників від головних цілей господарства.
Раціональна організація документообігу - це одне з основних умов правильної постановки бухгалтерського обліку.
Документ, як носій інформації, виступає в якості неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їхніх частин. Інформація є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи.
Крім того, документування у багатьох випадках є обов'язковим, пропонується законом і актами державного управління, тому воно є одним із засобів зміцнення законності і контролю.
Від чіткості та оперативності обробки і руху документів в кінцевому підсумку залежить швидкість прийняття рішень. Тому в раціональній організації документообороту завжди приділяється велика увага, особливо в бухгалтерії, де невчасна обробка фінансових документів може призвести до негативних економічних наслідків.
Встановлення того чи іншого порядку документообігу залежить від характеру і особливостей господарських операцій та їх облікового оформлення, а також від структури підприємства і його облікового апарату.
Для кожного виду або роду документів (вимог, накладних, рахунків і т.д.) розробляється особлива схема документообігу у формі графіка руху документів. У цьому графіку вказуються, через які інстанції (робочі місця) і в якій послідовності проходить документ, і які при цьому відбуваються у кожній інстанції процеси з обробки документа та бухгалтерським записам на його основі.
Правильно організований документообіг повинен відповідати двом найголовнішим умовам:
- Для кожного документа встановлюється найкоротший шлях проходження, тобто мінімальна кількість окремих інстанцій (робочих місць), через які він повинен пройти без зайвих і повторних рейсів;
- Для кожного документа визначається мінімальний термін проходження, обмежений межами часу, необхідного для виконання роботи з документом на кожній інстанції (складання, оформлення, обробка, облікові записи тощо).
Висновок
СВК «Зарічний-Агро» є багатогалузевим сільськогосподарським підприємством з молочно-м'ясним тваринництвом, вирощуванням зернових, цукрових буряків, кормових виробництвом.
Для вдосконалення діловодства в системі управління даного господарства необхідно чітко розмежовувати обов'язки кожного фахівця з ведення документації.
Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарату управління, організацію і культуру праці управлінських працівників. Від того, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіх управлінської діяльності в цілому.
У досліджуваному господарстві роботі з документами приділяється значна кількість часу, для того, щоб весь документообіг займав мінімальну кількість часу з моменту їх отримання або створення до завершення виконання, відправлення або здачі в справу.
Необхідно керівнику розробляти поточні плани керівництва та управління, де необхідно відображати поточні та тривалі заходи розвитку організації: вдосконалення стилю і методів роботи, аналіз власних помилок, організація праці колективу, що в даному господарстві робиться не завжди.
За даними планам служба документаційного забезпечення управління може простежити, як працює з документами кожен структурний підрозділ. І коли керівнику важко визначити внесок конкретних працівників у вирішення спільних питань, він може подивитися якість роботи з документами, виконавську дисципліну. Такі відомості допомагають керівникові прийняти правильні рішення щодо оцінки праці працівників.
Список літератури
Андрєєва В.І. Діловодство. - М.: Бізнес-школа "Інтел-Синтез", 1997.
Алексєєв В.В., Агаєв Б.В., Сагдєєв М.А. Агропромисловий менеджмент .- Учеб. посібник .- М.: Видавничо-Консалтингове Підприємство «Дека», 2003.
Гончаров В.І. Менеджмент: Підручник .- Мн.: «Місанта», 2003.
Герчикова І.М. Менеджмент: Підручник 3-тє вид. М.: «Юніті», 2003.
Документаційне забезпечення діяльності організації. Барановський В.П. Навчальний посібник. - М.: Асоціація авторів і видавців "Тандем". Вид.-во ЕКМОС, 1999.
Документи і діловодство: довідковий посібник. М.: Економіка, 1997.
Давидова Е.Н. Діловодство: Навчальний практич. керівництво. 7-е вид., Стереотип .- Мн.: ТетраСистемс, 2003.
Кабушкин Н.І. Основи менеджменту: Підручник .- Мн.: БГЕУ, 1996 (2003).
Корольов Ю.Б., Коротнєв В.Д., Кочетова Г.Н., Нікіфорова Є.М. Менеджмент в АПК .- Підручник .- М.: Колос, 2000.
Пілічев Н.А. Управління агропромисловим виробництвом .- М.: Колос, 2000.
Управління персоналом організації: Учеб. / Под ред. А.Я. Кибанова. М., 1997.
Управління персоналом організації: Учеб. / Под ред. А.Я. Кибанова. М., 1997.
Кірсанова М.В., Аксьонов Ю.М. Курс діловодства: Документальне забезпечення управління: Навчальний посібник - 2 видавництва. - М.: ИНФРА-М, Новосибірськ: НГАЕіУ, 1999.
Довідник з діловодства. / Под ред. Павлова К.С. Практичний посібник. - 2-е вид. - М.: Пріор, 1999.