Організація первинного обліку обласного управління інкасації та шляхи його вдосконалення

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

Дипломна робота

на тему: Організація первинного обліку обласного управління інкасації та шляхи його вдосконалення

Твер 2005р.

Зміст

Введення

Глава 1. Система організації первинного обліку

1.1 Нормативне регулювання первинного обліку

§ 1.2 Структура і мета системи організації первинного обліку

§ 1.3. Елементи системи організації первинного обліку

§ 1.4. Документи як джерело первинної інформації.

§ 1.5 Класифікація документів

Глава 2 «Організація первинного обліку в управлінні інкасації»

§ 2.1 Первинні документи управління інкасації та їх значення.

§ 2.2. Первинні документи для податкового обліку

§ 2.3 Організація роботи з документацією.

Глава 3 Аудит первинного обліку

§ 3.1 Значення і необхідність аудиту первинного обліку

§ 3.2 Розробка плану і програми перевірки первинного обліку

3.3 Аудит первинного обліку відпуску матеріалів у виробництво.

§ 3.4. Типові помилки і порушення в системі організації первинного обліку, рекомендації щодо їх усунення.

§ 3.5 Шляхи вдосконалення первинного обліку.

Висновок

Список використаної літератури

Програми

Введення

Ефективна організація системи первинного обліку стає в даний час нагальною проблемою, яка потребує якщо не негайного, то досить оперативного вирішення. Пов'язано це з тим, що сьогодні значна частина російських підприємств, переживши всі економічні та політичні кризи і катаклізми останнього десятиліття і тим не менш «що залишилися на плаву», перейшли до якісно нового етапу свого розвитку. Накопичено певний досвід функціонування організацій в умовах ринкової економіки, при цьому докорінно змінився підхід до ведення бізнесу.

Необхідність планування, належного обліку та контролю всіх наявних на підприємстві ресурсів поряд з розумінням того, що діяльність його повинна бути прозора, зумовили підвищення вимог до систем, що поставляє оперативну та достовірну інформацію для прийняття рішень. Однак на багатьох великих підприємствах потреби керівництва в такій інформації не задовольняються, що негативно позначається на загальній ефективності управління. У зв'язку з цим питання реорганізації та модернізації діючих на підприємстві систем первинного, а далі - управлінського та фінансового обліку стають більш ніж актуальними.

Слід зазначити, що первинний облік є базою бухгалтерського обліку, результати аналізу стану первинного обліку на 70-80% можна проектувати на систему бухгалтерського обліку і систему внутрішнього контролю на підприємстві. Необхідною умовою забезпечення високої ефективності первинного обліку, є розробка науково-обгрунтованої методики його організації. Дана проблема тим більше актуальна, що до теперішнього часу відсутня достатня науково - практична база по предмету дослідження, теоретично не узагальнені питання організації первинного обліку.

Метою даної роботи є показати первинний облік як самостійну, що вимагає дослідження систему.

Основними завданнями є:

  1. розкрити структуру системи організації первинного обліку та мета її функціонування, а також функції і завдання вхідних елементів;

  2. розглянути поняття та класифікацію документів, вимоги до їх оформлення;

  3. розглянути організацію первинного обліку в Тверському обласному управлінні інкасації;

  4. розробити єдину методику проведення аудиту первинного обліку стосовно до будь-якого розділу обліку;

  5. систематизувати типові помилки, властиві організації та ведення первинного обліку на різних ділянках господарської діяльності підприємства;

  6. запропонувати шляхи вдосконалення первинного обліку безпосередньо для управління інкасації.

Об'єктом дослідження в роботі є ділянки інкасації, на яких ведеться облік основних засобів, матеріалів, праці та заробітної плати, грошових коштів в касі і на розрахункових рахунках. Предметом дослідження є первинні документи на цих ділянках, їх значення і рух.

Теоретичною основою цієї роботи послужили наукові праці вітчизняних і зарубіжних вчених в області аудиту, первинного обліку, документознавства, діловодства, бухгалтерського (фінансового, управлінського) обліку, економіки підприємства: Є.М. Гутцайта, Монтгомері, В.І. Подільського, А.Д. Шеремета та ін, а також матеріали наукових періодичних видань з досліджуваної проблематики.

Крім того, робота базується на вивченні та аналізі законодавчих актів і нормативних документів, що регулюють аудиторську діяльність і визначають правові та методологічні основи організації та ведення бухгалтерського обліку в Російській Федерації.

Глава 1. Система організації первинного обліку

1.1 Нормативне регулювання первинного обліку

Єдині правові та методологічні засади ведення первинного обліку в організаціях встановлено Федеральним законом від 21.11.1996 N 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік", Постановою Уряду Російської Федерації від 08.07.1997 N 835 "Про первинних облікових документах", Положенням ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в Російській Федерації, затвердженого Наказом Міністерства фінансів Російської Федерації від 29.07.1998 N 34н, та іншими законодавчими і нормативними актами.

Відповідно до Закону "Про бухгалтерський облік" первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, а документи, форма яких не передбачена в цих альбомах, повинні містити необхідні обов'язкові реквізити.

Уніфікація форм первинної облікової документації має велике значення для удосконалення обліку, так як встановлює і закріплює єдині вимоги до документування господарської діяльності організацій, систематизує облік, виключає з обороту застарілі і довільні форми, сприяє раціональній організації обліку.

Уряд Російської Федерації Постановою від 08.07.1997 N 835 "Про первинних облікових документах" поклало на Держкомстат Росії функції з розробки, прийняття та розповсюдження альбомів уніфікованих форм первинної облікової документації та їх електронних версій. Воно також зобов'язав Держкомстат Росії і Мінфін Росії визначити порядок поетапного введення в організаціях незалежно від форм власності, які здійснюють діяльність на території Російської Федерації, уніфікованих форм первинної облікової документації.

Зазначений Порядок був затверджений Постановою Держкомстату Росії і Мінфіну Росії від 29.05.1998, 18.06.1998 N 57а/27н.

Відповідно до цього Порядку з 1 січня 1999 первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за уніфікованими формами, затвердженими Держкомстатом України за погодженням з Мінфіном Росії, Мінекономіки Росії та іншими зацікавленими федеральними органами виконавчої влади.

Впровадження уніфікованих форм первинної облікової документації в організаціях на території Російської Федерації як елемент облікової політики здійснюється з початку фінансового року і має бути оформлене відповідним організаційно - розпорядчим документом організації.

У 1997 - 1999 рр.. затверджено 250 уніфікованих форм первинної облікової документації, в тому числі:

- Постановою Держкомстату Росії від 29.09.1997 N 68 - з обліку сільськогосподарської продукції і сировини;

- Постановою Держкомстату Росії від 30.10.1997 N 71а - з обліку праці та її оплати; з обліку основних засобів і нематеріальних активів; з обліку матеріалів; з обліку малоцінних і швидкозношуваних предметів; по обліку робіт у капітальному будівництві;

- Постановою Держкомстату Росії від 28.11.1997 N 78 - з обліку роботи будівельних машин і механізмів; з обліку робіт на автомобільному транспорті;

- Постановою Держкомстату Росії від 18.08.1998 N 88 - з обліку результатів інвентаризації; з обліку касових операцій;

- Постановою Держкомстату Росії від 25.12.1998 N 132 - з обліку торговельних операцій;

- Постановою Держкомстату Росії від 09.08.1999 N 66 - з обліку продукції, товарно - матеріальних цінностей у місцях зберігання;

- Постановою Держкомстату Росії від 11.11.1999 N 100 - з обліку робіт у капітальному будівництві та ремонтно - будівельних робіт. (Цей розділ є доповненням до форм, затверджених Постановою Держкомстату Росії від 03.10.1997 N 71а).

Зазначені форми первинної облікової документації поширюються на юридичних осіб незалежно від форми власності, які здійснюють діяльність на території Російської Федерації.

Проектування уніфікованих форм первинної облікової документації здійснюється Науково - дослідним і проектно - технологічним інститутом Держкомстату Росії (НИПИстатинформ Держкомстату Росії), який є офіційним виконавцем даного напрямку робіт.

НИПИстатинформ Держкомстату Росії при розробці уніфікованих форм первинної облікової документації проводить експертизу чинних законодавчих актів, нормативно - методологічної документації і на їх базі визначає необхідний склад реквізитів, який систематизується і формується відповідно до чинних стандартів (ГОСТів).

Розробка форм здійснюється із залученням фахівців відповідних федеральних органів виконавчої влади, профільних організацій Москви.

Затверджені Держкомстатом Росії уніфіковані форми первинної облікової документації реєструються в загальноросійському класифікаторі управлінської документації. Їм присвоюються коди ОКУД, які проставляються окремим реквізитом у верхньому правому куті форм. Після цього уніфіковані форми випускаються окремими альбомами (за розділами обліку), які, крім форм, містять короткі методологічні вказівки щодо їх застосування та заповнення.

Застосування уніфікованих форм первинної облікової документації регламентується Порядком, затвердженим Постановою Держкомстату Росії від 24.03.1999 N 20, відповідно до якого в уніфіковані форми первинної облікової документації (крім форм з обліку касових операцій), затверджені Держкомстатом Росії, організація при необхідності може вносити додаткові реквізити . При цьому всі реквізити затверджених Держкомстатом Росії уніфікованих форм первинної облікової документації залишаються без зміни (включаючи код, номер форми, найменування документа). Видалення окремих реквізитів з уніфікованих форм не допускається.

Внесені зміни повинні бути оформлені відповідним організаційно - розпорядчим документом організації.

Формати бланків, зазначені в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, є рекомендованими і можуть змінюватися.

§ 1.2 Структура і мета системи організації первинного обліку

Загальновідомо, що первинний облік являє собою повноцінну складову бухгалтерського та управлінського обліку. У теорії бухгалтерського обліку, первинний облік традиційно представлений як початкова стадія облікового процесу. Вона включає «документування операцій ... (тобто спостереження, вимірювання і запис операцій у документах), вистава, обробку та рух первинних документів до здачі їх в архів» [16 с.26]. Разом з тим багато спеціалістів визначають первинний облік як самостійну систему, що вимагає належної організації і має свої закони, особливості та зв'язку - внутрішні і зовнішні. Як приклад можна визначення первинного обліку, яке дає З.В. Кир'янова: «первинний облік являє собою єдину, повторювану в часі, організовану систему збору, виміру, реєстрації, накопичення інформації, а в умовах автоматизованих систем управління - її передачі та первинної обробки».

Не викликає сумніву той факт, що первинний облік дійсно є «первинної стадією» [16 с.26] бухгалтерського обліку, проте окрім того, - це основа управлінського обліку, база для поточного економічного аналізу, предмет внутрішнього і зовнішнього контролю. Зокрема, у згаданій вже роботі З.В. Кир'янова [24 с.10] говориться про те, що система первинного обліку служить «основою організації всієї системи бухгалтерського обліку і використовується як інформаційна база для оперативного економічного аналізу діяльності ... підприємства».

За визначенням система - це «сукупність взаємозалежних елементів, що утворюють єдине ціле ... Найрізноманітніші частини можуть бути об'єднані в« ціле », але це« ціле »- ще не система, поки не сформований якийсь механізм», який автоматично включається як підсистема в систему більш високого рівня. «Для того, щоб зрозуміти, як система виконує свою функцію, необхідно дізнатися, як всі елементи взаємопов'язані один з одним і як всі її елементи взаємопов'язані один з одним і як вона пов'язана з системою, що утворює її зовнішнє середовище» [28 с.169] .

Крім того, аналізуючи будь-яку систему, необхідно визначити, які підсистеми їй належать, так як саме аналіз кожної підсистеми та її зв'язків з іншими підсистемами робить можливим аналіз ефективності самої системи з точки зору переслідуваних нею цілей. Все це в рівній мірі відноситься і до системи первинного обліку. Не можна, наприклад, за рахунок як підвищення якості оформлення первинних облікових документів підвищити ефективність системи первинного обліку, хоча, треба зазначити, що неналежне оформлення документа загрожує значним збільшенням ризику неефективності всієї системи обліку (тобто не тільки первинного обліку, але і фінансового обліку взагалі). Іншими словами, поліпшення якості документації в цілому позитивно вплине на деякі характеристики, що визначають ефективність функціонування системи первинного обліку в цілому, проте велика ймовірність того, що інші елементи системи можуть негативно впливати на діяльність цієї системи.

Досліджуючи систему, необхідно мати чітке уявлення про поставлені перед нею цілі і завдання, а також про якісний рівень їх досягнення та виконання. Не викликає сумніву той факт, що неправильний вибір цілей при створенні системи призводить до того, що вирішуються не ті проблеми, що мають вирішуватись. Це може привести до набагато більшого збитку, ніж застосування неефективної системи для досягнення правильно обраних цілей.

Отже, напрошується висновок про необхідність визначення цілей і підцілей системи первинного обліку, а також проведення ретельного аналізу кожного елемента системи первинного обліку.

Першим кроком для виконання названих завдань є визначення структури системи первинного обліку, яка показана на рис. 1.1.

Рис. 1.1 Структура системи організації первинного обліку






















Як видно з малюнка, СОПУ включає наступні взаємодіючі і взаємозалежні елементи.

  1. Збір та реєстрація оперативних фактів, що підлягають первинному обліку.

  2. Масив первинної облікової документації

  3. Середовище функціонування системи первинного обліку.

  4. Організація роботи з документацією.

Перші три елементи - найбільш статичні і представляють якусь об'єктивну даність для керівництва підприємства (за винятком внутрішніх факторів середовища функціонування СОПУ). Останній елемент - динамічна складова СОПУ, здатна оперативно змінюватися під впливом керуючого органу підприємства.

Позначивши структуру системи первинного обліку, слід визначитися з цілями, які повинна переслідувати система організації первинного обліку. Формулювання цілей - процес дуже складний. «Метою називають ідеальний результат діяльності в майбутньому. Мета визначає те, заради чого створюють систему, при цьому мета завжди лежить поза системою. Якість мети визначає успіх чи невдачу функціонування системи.

Перерахуємо відомі вимоги до цілей.

  • Цілі повинні бути недвозначно сформульовані і зрозумілі виконавцями. Вважають, що немає сприятливих умов для компаній, у яких немає чітких цілей.

  • Мета повинна бути вимірювана. Для цього може бути використана зворотній зв'язок.

  • Мета повинна мати терміни виконання. Відсутність терміну буде весь час повертати виконавця до початкової точки дії.

  • Мета повинна мотивувати дії виконавця в необхідному для її досягнення напрямку. Тому цілі організації повинні бути пов'язані із системою винагороди.

  • Цілі організації та окремих груп виконавців повинні бути сумісні.

  • Мета повинна бути формализуема, тобто має бути певний критерій оцінки ефективності системи.

Для комерційних організацій основною метою є максимізація прибутку. При цьому можуть формулюватися додаткові обмежують вимоги, наприклад забезпечення безпеки, недопущення збитку і т.д. У літературі розрізняють три типи цілей: офіційні, оперативні та операційні.

Офіційні цілі визначають загальне призначення організації, декларуються в статуті чи положенні про організацію, а також заявляються публічно керівником. Вони пояснюють необхідність організації для суспільства, мають зовнішню спрямованість і виконують важливу захисну функцію, створюючи організації відповідний імідж.

Оперативні цілі визначають, ніж насправді в поточний період займається організація. Такі цілі мають внутрішню спрямованість і покликані мобілізувати ресурси організації. Саме оперативні цілі виконують численні системи, що функціонують у рамках підприємства і покликані забезпечити виконання офіційної (стратегічної) мети (у їх числі і система організації первинного обліку).

Операційні цілі ще більш конкретні і вимірювані, ніж оперативні. Вони спрямовують діяльність конкретних служб і працівників організації та дозволяють давати оцінку їх роботі. Такі цілі формулюють у вигляді конкретних будівель окремим групам і виконавцям »[20с. 154-155].

Основною метою системи первинного обліку слід вважати забезпечення такої організації взаємодії всіх елементів системи первинного обліку (див. структуру СОПУ), при якій в будь-який момент часу на відповідній ділянці функціонування системи користувачі мали б можливість отримати оперативну достовірну первинну інформацію про стан і рух всіх активів і зобов'язань підприємства як за минулі, так і за поточний періоди.

Додатковою метою системи первинного обліку має стати забезпечення безпеки діяльності фірми.

Досягненню поставлених цілей буде служити правильна побудова системи первинного обліку, яке в свою чергу неможливо без ретельного аналізу всієї структури системи первинного обліку в цілому.

Перш за все, необхідно проаналізувати, які оперативні факти (господарські операції), у якому випадку і в який час є початковим об'єктом в системі первинного обліку. Бухгалтерський облік документально відображає всі господарські операції, і кожен зафіксований у ньому факт повинен відповідати наступним вимогам:

  • відбуватися у межах господарської діяльності організації (підприємства);

  • бути Оглянувши і виміряємо;

  • не містити двоякого трактування сенсу конкретного факту господарської діяльності.

Однак не всі господарські операції, що відповідають цим вимогам, повинні бути зафіксовані на носіях інформації. З них повинні бути виключені ті, які не змінюють якісного або кількісного стану об'єкта обліку. Інакше кажучи, факти, не тягнуть жодних наслідків з точки зору майна, зобов'язань підприємства та їх руху, не повинні ставати об'єктами первинного обліку.

Відповідаючи на питання про те, в який час слід реєструвати оперативний факт, треба зазначити наступне: якщо чинена операція задовольняє всім вимогам і умовам, перерахованим вище, то вона повинна бути зареєстрована в момент вчинення, а за відсутності такої можливості - відразу після її закінчення.

Визначення того, чи слід оперативний факт вважати господарською операцією і, відповідно, відображати у первинних документах, - не дуже складне завдання. Набагато складніше визначити, хто повинен відповідати за спостереження за даною операцією та її реєстрацію. Питання не є актуальним, якщо операція типова. Однак при виникненні ситуації, коли оперативний факт виявляє себе вперше, завдання фінансової служби підприємства полягає в організації такої системи первинного обліку, при якій будь-яка досконала господарська операція, яка змінює суть об'єктів обліку, знайшла своє місце при реєстрації облікової інформації і була належним чином доведена до виходу з системи первинного обліку.

§ 1.3. Елементи системи організації первинного обліку

Дослідження побудови на підприємстві СОПУ доцільно почати з аналізу збору та реєстрації оперативних фактів, що підлягають первинному обліку, тому що цей елемент є точкою відліку всієї системи первинного обліку.

Під збором і реєстрацією оперативних фактів розуміється організована сукупність засобів і прийомів за сприйняттям, вимірюванню і початковою фіксації на різних носіях вихідної інформації про господарські операції та інші факти господарської діяльності підприємства.

Необхідність дослідження СОПУ за стадіями руху даних зазначає у своїй роботі Кирьянова З.В. [24, де докладно описуються основні стадії формування даних первинного обліку, а також способи, прийоми і технічні засоби по збору та реєстрації оперативних даних. Зокрема при зборі і вимірі первинної інформації на різних ділянках можуть застосовуватися такі кошти.

  1. На ділянках обліку сировини, матеріалів, напівфабрикатів - ваги різних видів, мірна тара, спеціальні транспортні піддони.

  2. На ділянках обліку праці - годинник, а також лічильники з різноманітними датчиками, що дозволяють накопичувати результати вимірювань.

  3. При обліку виробничих ресурсів - різні автоматизовані системи з обліку, наприклад, енергоресурсів (подачі пари, палива, електроенергії тощо)

  4. При обліку виробітку - різноманітні реєструючі прилади, що дозволяють фіксувати, накопичувати і передавати на периферійні пристрої результати роботи за певний проміжок часу окремого верстата, лінії та ін.

Оптимальним варіантом організації збору та реєстрації інформації за допомогою різних засобів реєстрації і засобів передачі та накопичення інформації. Однак у силу різних причин (брак фінансових ресурсів, невеликі розміри підприємства, нерозуміння керівництвом необхідності у впровадженні високотехнологічних засобів збору і реєстрації інформації і т.д.) далеко не кожне сучасне підприємство має настільки високоефективними методами збору та реєстрації оперативних фактів господарської діяльності. На багатьох нині діючих підприємствах застосовуються ручні або напівмеханізовані способи збору і реєстрації первинної інформації.

Дуже важливо, які технічні засоби застосовуються при збиранні та реєстрації оперативних фактів на різних ділянках і стадіях облікового процесу, що дозволяє виявити:

1. ступінь точності при зборі і при реєстрації оперативних фактів;

2. рівень оперативності збору (знімання, фіксації) та реєстрації первинної інформації про окремі господарські операції та інших фактах господарської діяльності підприємства;

3. сформувати власну думку про те, чи буде і надалі первинна інформація зібрана і зареєстрована з тією ж ступенем точності і при тому ж рівні оперативності на конкретній ділянці обліку або на певній стадії облікового процесу.

Наступний елемент СОПУ, що підлягає аналізу, - середовище функціонування системи організації первинного обліку.

Під середовищем функціонування СОПУ - розуміється сукупність зовнішніх і внутрішніх факторів, що впливають на організацію первинного обліку.

Середовище є складною системою. Вона може бути природною і штучною, економічної, політичної, та правового і інш.

Один зі способів аналізу середовища та її впливу на функціонування системи - поділ усіх факторів середовища на дві частини: прямого і непрямого впливу. До зовнішніх факторів можна віднести розміри організації, місце розташування, ресурси, технологія, вимоги законодавства та ін, а до внутрішніх, наприклад, організаційна структура, робота з персоналом, технічна оснащеність та ін [27с. 161 - 163].

Наступною важливою складовою СОПУ є власне сам масив первинної облікової документації. Документування інформації - обов'язкова умова для її включення в інформаційні ресурси - здійснюється в порядку, що встановлюється органами державної влади, відповідальними за організацію діловодства, стандартизацію документів та їх масивів, за безпеку Російської Федерації (Федеральний закон РФ «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» від 20 лютого 1995р. № 24 - ФЗ).

§ 1.4. Документи як джерело первинної інформації.

Документ є основою і підтвердженням облікових записів. Всі господарські операції оформляються документами. Вони служать первинними обліковими документами (пуд). На їх підставі ведеться бухгалтерський облік. Без документа немає бухгалтерського запису.

Документація - оформлення економічного події (господарської операції) документом. У широкому розумінні бухгалтерська документація являє собою первинні бухгалтерські документи, облікові регістри і бухгалтерська звітність.

Документ - письмове свідоцтво з заповненням необхідних реквізитів, які надають йому доказову юридичну силу. Саме документ - основа інформаційної системи підприємства. Його значення не тільки не знизилася у зв'язку з широкою автоматизацією обліково-обчислювальних робіт останнім часом, але ще більше зросла. Сучасна інформаційна система - це складний апаратно-програмний комплекс, біля витоків якого знаходиться первинний обліковий документ, що відображає бізнес процеси економічного суб'єкта. За деякими закордонними оцінками, за два тижні простою інформаційних систем у 75% компаній втрата функціонування стає критичною або повною. Втрата баз даних у 80% компаній призводить до їхнього банкрутства. Тому роль документів важлива в процесі оперативного управління господарською діяльністю, здійснення контрольно-аналітичних функцій. З їх допомогою проводиться оцінка рівня майстерності керуючих, формування фінансових результатів організації [15, с.89].

Стає можливим дати правове обгрунтування фактів господарського життя. Вони є одним з головних джерел, що використовуються в процесі аналізу господарської діяльності, що дозволяє виявити відхилення від бізнес-плану.

З допомогою документів здійснюється постійне спостереження за рухом матеріальних, трудових і фінансових ресурсів. Підписуючи документ, особа, наділена правомочием, контролює таким шляхом законність і доцільність операції. Це сприяє режиму економії, покладає на кожного працівника, який підписав документ, персональну відповідальність за здійснювані ним дії. Таким шляхом здійснюється контроль за збереженням майна, діями матеріально відповідальних осіб, виявляються факти недобросовісності чи прямих зловживань.

Матеріальним носієм документа можуть виступати обліковий бланк або магнітний диск: залежно від того, на паперовому або машинному носії зафіксована облікова інформація.

Як правило, бухгалтерський документ готується на бланку встановленої форми, віддрукованих друкарським способом.

Якщо документ підготовлений на машинному носії, то організація зобов'язана виготовити його копію на паперовому носії для інших учасників господарських операцій, включаючи контролюючі органи.

В окремих випадках, частіше за все для внутрішнього користування, бухгалтерський документ складається у довільній формі.

Обліковий бланк представляє собою розграфлений лист паперу у вигляді рядків, граф (кілочок, клітин), куди заносяться відомості про господарські операції із заздалегідь віддрукованими в них реквізитами. Реквізит - єдина, неподільна, суворо визначена сума документа. Це по суті своїй інформаційний елемент, що несе самостійну змістовне навантаження. Наприклад, одиниця виміру, код матеріалу і т.п.

Реквізити поділяються на Призначним та змістовні.

Призначним реквізити відображають об'єкти обліку (найменування основних засобів та ін.)

Змістовні реквізити розкривають характеристику об'єкта обліку (сорт, типорозмір та ін.)

Для зручності читання документа реквізити розміщуються в ньому компактно, в одному місці. Нерідко вони обводяться жирними лініями.

Реквізити, яким притаманний постійний ознака (найменування організації, підпис і т.п.), друкуються друкарським способом.

Як факт підтвердження досконалої господарської операції, первинний обліковий документ повинен бути складений і прийнятий до обліку за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації міжгалузевого значення, розроблених Держкомстатом РФ.

Перелік таких форм первинних облікових документів розробляється стосовно до окремих ділянок бухгалтерського обліку. Наприклад, по обліку основних засобів розроблена наступна первинна облікова документація, що включає 8 найменувань:

  • акт (накладна) приймання-передачі основних засобів (ф. № ОЗ-1);

  • акт приймання - здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів (ф. № ОЗ-3);

  • акт на списання основних засобів (ф. № ОЗ-4);

  • акт на списання автотранспортних засобів (ф. № ОЗ-4а);

  • інвентарна картка обліку основних засобів (ф. № ОЗ-6);

  • акт приймання-передачі обладнання в монтаж (ф. № ОЗ-15);

  • акт про виявлені дефекти устаткування (ф. № ОЗ-16).

У всіх інших випадках, як документи, форма яких не представлена ​​в цих альбомах, вони здобувають правову юридично доказову силу нарівні з уніфікованими документами при наявності наступних обов'язкових реквізитів:

  1. найменування документа (доручення, картка складського обліку матеріалів тощо);

  2. дата складання (дата, місяць, рік);

  3. найменування платника, номер його рахунку, ідентифікаційний номер платника податків (ІПН);

  4. найменування і місцезнаходження банку платника, його банківський ідентифікаційний код (БІК), номер кореспондентського рахунку або субрахунку;

  5. найменування одержувача коштів, номер його рахунку, ІПН;

  6. найменування і місцезнаходження банку одержувача, його БИК, номер кореспондентського рахунку або субрахунку;

  7. призначення платежу. Податок, що підлягає сплаті, виділяється в розрахунковому документі окремим рядком (в іншому випадку має бути вказівка ​​на те, що податок не сплачується);

  8. суму платежу, позначену цифрами і прописом;

  9. черговість платежу;

  10. вид операції відповідно до «Переліку умовних позначень (шифрів) документів, що проводяться за рахунками в банках»;

  11. підпису (підпис) уповноважених осіб (особи) і відбиток печатки (у встановлених випадках);

  12. на першому примірнику розрахункового документа (крім чека) - підписи керівника і головного бухгалтера підприємства, незалежно від способу виготовлення розрахункового документа, на першому примірнику проставляється також відбиток гербової печатки.

Залежно від місця розташування тих чи інших реквізитів у документах, форма останніх може бути:

    • зональної

    • анкетної

    • табельної

    • комбінованої [15, с.94].

Зональна форма документів найбільш поширена. Документ при побудові за даною формою розграфлена на окремі зони. Кожен реквізит розміщується в своїй зоні, яка є постійною для даного типу документів, що полегшує роботу з ними безпосереднього виконавця.

Анкетна форма передбачає розміщення назви реквізитів в лівій стороні документа, а заповнення їх - одну стать іншим, тобто зверху вниз.

Документ у табельної формі є продовження зональної форми. У ньому (наприклад, розрахунково-платіжна відомість) реквізити розташовані по вертикалі і горизонталі з виділенням для кожної групи кілька рядків, що утворюють самостійну таблицю (матрицю).

Документ, представлений в комбінованій формі, поєднує в собі ознаки раніше розглянутих форм - зональної та анкетної, анкетної і табельної.

Для виключення повторного використання документів ряд документів підлягає ретельному гасіння штампом «Отримано» або «Оплачено» із зазначенням дати. Це стосується в першу чергу до грошових документів, прикладеним до прибуткових та видаткових касових ордерах.

Нерідко у випадках виключення повторного запису в поточному обліку на документі робиться напис або відбиток «До запису № ... додаток ... листів, дата ... 2005р.». У порядку, встановленому законодавством, допускається ряд документів відносити до бланків суворої звітності. Останні повинні бути пронумеровані і зберігатися відокремлено (чекові книжки тощо).

Вільні стоки в первинних документах підлягають обов'язковому прочерку.

Вказівка ​​в документі необхідних реквізитів прийнято називати складанням документа.

Юридичну силу документ набуває при наявності в ньому не тільки відповідних реквізитів, а й необхідних дозвільних підписів, резолюцій, печаток і штампів в залежності від призначення документа. Виконання цих умов зумовлює його оформлення.

Складений з урахуванням цих вимог, документ повинен бути зареєстрований у відповідному журналі за підписом особи, затвердженої в установленому порядку. Наприклад, виписану довіреність слід зареєструвати в Журналі обліку виданих довіреностей, підтвердивши підписом особи, на ім'я якого вона виписана.

Надалі «життєвий» цикл кожного документа проходить три етапи:

  • приймання за формою й по суті;

  • обробка, включаючи при необхідності арифметичний підрахунок і вказівку кореспондуючих рахунків;

зберігання в бухгалтерії або в архіві організації.

До загальних функцій документа належать:

  • інформаційна - будь-який документ створюється для збереження інформації, бо необхідність зафіксувати інформацію - причина появи будь-якого документа;

  • соціальна - документ є соціально значущим об'єктом, оскільки будь-який документ породжена тій чи іншій соціальній потребою;

  • комунікативна - документ виступає як засіб зв'язку між окремими елементами різних організаційних структур.

До специфічних функцій документа належать:

  • управлінська - документ є інструментом управління;

  • правова - документ є засобом закріплення і зміни правових норм і правовідносин у суспільстві.

Незважаючи на різноманіття оперативних фактів, що підлягають відображенню в системі обліку, основною вимогою при створенні первинних документів є дотримання однакового підходу при їх оформленні. Усі первинні документи повинні містити повні і достовірні дані, створюватися своєчасно і відповідати ряду вимог. Основні вимоги до оформлення первинних облікових документів викладені у Федеральному законі «Про бухгалтерський облік в Російській Федерації» [4] і в Положенні ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в Російській Федерації [6].

Дуже важливо, чи має представлена ​​до перевірки первинна документація юридичну силу, яку і забезпечує дотримання законодавчо встановлених правил і вимог, поданих у додатках 1.

§ 1.5 Класифікація документів

Сутність документів та їх місце в господарській діяльності організації відображена в їх класифікації:

За призначенням документи поділяються на [15, с.99; 26, с. 132]:

  • розпорядчі;

  • виправдувальні;

  • бухгалтерського оформлення;

  • комбіновані.

Розпорядчі дають право на вчинення суворо визначених розпорядженням відповідної посадової особи господарських операцій. Наприклад, чек, підписаний керівником організації, дозволяє касирові отримати певну суму в банку з її розрахункового рахунку. Як розпорядчого документа можна навести довіреність на отримання товарно-матеріальних цінностей.

Виправдувальні підтверджують, що зазначені дії у відповідному документі виконані особою, що представляє такий документ. Так, авансовий звіт з усіма виправдувальними документами, прикладеними до нього, розглядається як виправдувальний (виконавчий) при здачі його підзвітною особою бухгалтеру. Як виправдувального документа можна навести документ з оприбуткування грошових коштів.

Документи бухгалтерського оформлення самостійного призначення не мають. Їх роль: на основі представлених розпорядчих і виправдувальних документів підготувати в подальшому відповідні облікові записи для обробки з метою подальшого використання в обліковому процесі. Тому, вони складаються і використовуються тільки в бухгалтерії. Так, відомість розподілу загальновиробничих витрат служить для розподілу витрат на управління структурних підрозділи підприємства між окремими видами продукції, що випускається ними продукції. Різні довідки-розрахунки, складені в бухгалтерії, служать підставою для відображення в обліку сум, обчислених у відшкодування зобов'язань перед бюджетом, позабюджетними фондами тощо

Комбіновані документи поєднують в собі ознаки вищерозглянутих документів. Наприклад, після затвердження керівником витрачених підзвітних сум авансовий звіт набуває для бухгалтера чинність, розпорядження прийняти до обліку зазначену суму, підтверджену виправдувальними первинними документами (квитанції на проживання, квитки за проїзд та ін.) Зазначення ж в авансовому звіті бухгалтерських проводок по списанню цієї суми дає підстави розглядати його як документ бухгалтерського оформлення.

Зазначені гідності комбінованих документів роблять їх досить поширеними в практиці бухгалтерського обліку.

По порядку формування розрізняють первинні та зведені документи.

Первинні документи знаходяться на початку технологічного ланцюжка облікового процесу. Він складають основу первинного обліку. Саме в первинному документі реєструється факт господарського життя шляхом попереднього його спостереження і вимірювання. До них відносяться інвентарна картка обліку основних засобів (ф. № ОЗ-6), акт про приймання матеріалів (ф. № М-7) і ін

Зведені документи складаються на основі первинних документів. Їх застосування пов'язано з необхідністю скорочення первинних документів. Узагальнення останніх таким шляхом надає можливість на іншому рівні аналізувати інформацію про здійснені господарські операції. Так, у представлених матеріально-відповідальними особами товарних звітах за певний відрізок часу в грошовому вираженні відображається рух товарно-матеріальних цінностей по приходу і витраті. Підставою для складання товарних звітів з'явилися первинні облікові документи (акти приймання, акти на списання та ін.)

Касові звіти складаються за даними прибуткових і видаткових касових ордерів та доданих до них виправдувальних документів (платіжно-розрахункових або платіжних відомостей на видачу заробітної плати, заяв на надання матеріальної допомоги тощо).

Первинні та зведені облікові документи можуть складатися як на паперових, так і машинних носіях інформації. Якщо документ складений на машинному носії, то одночасно для інших учасників господарських операцій повинна бути підготовлена ​​його копія у паперовій формі. Дана умова зберігається також при наявності вимоги правоохоронних органів і органів, що здійснюють контроль відповідно до чинного законодавства.

За способом використання - застосовуються разові та накопичувальні документи. Їх відмінність - в ступені охоплення господарських операцій.

Разові документи фіксують одноразово в документі одну або кілька господарських операцій. При дотриманні певних вимог, що пред'являються до документа, інформація, що міститься в ньому, служить підставою для складання бухгалтерського запису в обліку. До таких документів відносяться прибуткові та видаткові касові ордери, вимоги-накладні на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів та ін

Накопичувальні документи формують інформацію про однорідних господарських операціях за певний відрізок часу (день, декаду, місяць).

Їх перевага проявляється у скороченні первинних облікових документів та посилення контролю за рухом майна і зобов'язань. Крім того, значно спрощується техніка ведення бухгалтерського обліку.

Прикладом таких документів є накопичувальні наряди по нарахуванню заробітної плати робітникам масових професій, які виконують щодня одні й ті ж операції. Вони, як правило, ведуться на бригаду і закриваються один-два рази на місяць.

При щоденному відпустці однотипних матеріалів у виробництво в якості накопичувальних документів застосовуються лімітно - забірні карти.

За місцем складання документи поділяються на внутрішні і зовнішні.

Внутрішні документи оформляються в організації. Вони мають внутрішнє застосування. До них відноситься переважна частина документів, що мають документів, що мають обіг на даному підприємстві. Це авансові звіти підзвітних осіб, табелі обліку використання робочого часу, інвентарні картки обліку основних засобів, прибуткові ордери та ін

Зовнішні документи складаються на стороні іншими підприємствами і організаціями. На вході в дану організацію вони повинні бути зареєстровані. Це рахунки-фактури, платіжні доручення і т.п. Вимоги, що пред'являються до внутрішніх і зовнішніх документів, в основному одні й ті ж. Однак всі зовнішні документи повинні бути оформлені на бланках уніфікованих форм. При їх відсутності допускається подання документів іншої форми, які повинні містити обов'язкові реквізити.

За кількістю облікових позицій розрізняють однопозиційні та багатопозиційні документи.

Однопозиційні документи носять вузько спеціалізований характер, обмежуючись відображенням операції руху одного найменування об'єкта обліку (наприклад, операцій по приходу і витраті товарно-матеріальних цінностей по одному номенклатурному номеру).

Якщо в документі представлені операції з відображення руху декількох найменувань, нехай навіть у межах однієї групи (підгрупи), то такі документи називаються багатопозиційними (багаторядковими). Прикладом таких документів є розрахунково-платіжні відомості, лімітно - забірні карти і ін

Багатопозиційні документи знаходять останнім часом широке застосування у практичній обліковій роботі. Перевага їх - в ущільненні інформації, оскільки довідкові відомості по обліковується об'єкта заносяться в такі документи один раз. Вони більш зручні в умовах впровадження автоматизованого обліку.

За оформленням однорідних операцій виділяють уніфіковані та інші документи.

Уніфіковані документи це типові документи, затверджені в установленому порядку і призначені для оформлення однорідних операцій в організаціях з різною формою власності і різними галузевими особливостями. Серед уніфікованих документів розрізняють авансові звіти, платіжні доручення і т.п. Вони обов'язкові до застосування всіма організаціями, незалежно від форм власності, які здійснюють діяльність на території РФ.

Автоматизація бухгалтерського обліку розширює можливості розробки та застосування уніфікованих первинних документів та електронних версій.

Уніфікація документів веде до упорядкування документації. Вона повинна здійснюватися одночасно зі стандартизацією документів, тобто розробкою однакових розмірів їх бланків. Це дозволяє скоротити витрати паперу на виготовлення документів, спрощує їх обробку і зберігання.

Не ввійшли до зазначеного переліку документи являють собою інші документи. До інших документам прийнято відносити документи накопичувального характеру: відомість розрахунку зносу (амортизація основних засобів, відомість розподілу торгової націнки між проданими і не проданими товарами та ін)

Нарешті, за способом заповнення розрізняють документи, що заповнюються:

  • вручну;

  • на друкарській машинці;

  • повністю складаються автоматизованим шляхом.

До документів, що заповнюються вручну, належать документи внутрішнього користування. До них в першу чергу відносяться різного роду розроблювальні таблиці: нарахування зносу по малоцінних та швидкозношуваних предметів, основних засобів, а також накопичувальні відомості і пр.

Документи, які заповнюються частково механізованим шляхом, представлені переважно у вигляді макетировать карт. При цьому мова йде не стільки про заповнення документів зазначеним шляхом, скільки про машинному, швидше технічному, способі вимірювання господарських операцій. З цією метою застосовуються різного роду прилади та пристрої: лічильники, автоматичні ваги, мірна тара, друкарські електричні та інші машини і т.п.

§ 1.6 Форми ведення бухгалтерського обліку.

В даний час поширені чотири форми ведення бухгалтерського обліку: ручні - меморіально-ордерна, журнально-ордерна, спрощена і машинно-орієнтована - автоматизована. Їх особливості, переваги і недоліки представлено в табл. 1.1

Табл. 1.1. Характеристика форм ведення бухгалтерського обліку

п / п

Форма ведення бухгалтерського обліку

Основні регістри

Послідовність записів з первинних облікових документів

Переваги

Недоліки

1

2

3

4

5

6

1

Меморіально-ордерна

Меморіальні ордери

Документи в хронологічному порядку записуються в меморіальні ордери з зазначенням дати, номера документа, суми та кореспондуючих рахунків. Паралельно ведеться аналітичний облік в картках.

Сувора послідовність облікового процесу, простота і доступність облікової техніки, розподіл праці між кваліфікованими некваліфікованими працівниками.

Трудомісткість обліку через багаторазового дублювання облікових записів, громіздкість аналітичного обліку, форми регістрів часто не містять показників для аналізу та складання звітності.

2

Журнально-ордерна

Журнали-ордери

Документи (або накопичувальні відомості) по мірі їх оформлення систематично в хронологічному порядку заносяться в журнали-ордери по кредитовому рахунку

Синтетичний облік в ряді журналів збігається з аналітичним, необхідність ведення спеціальних хронологічних журналів відпадає, полегшується складання звітів. Найбільш розроблена і уніфікована

Складність і громіздкість побудови журналів-ордерів, орієнтованих на ручне заповнення даних, і утрудняють механізацію обліку

3

Автоматизована

Можливість вибору різних регістрів синтетичного та аналітичного обліку

Як правило, первинні документи в хронологічній послідовності реєструються в журналі господарських операцій за принципом записи в меморіальному ордері (можливі варіанти)

Можливість складання в автоматичному режимі будь-яких вихідних форм, потрібних для аналізу, управління, контролю, складання звітності, зниження трудомісткості облікового процесу, підвищення продуктивності облікових працівників, швидкий пошук інформації, висока точність облікових даних та ін

Великі витрати на оснащення АРМів та навчання персоналу роботі з ПК і в певних бухгалтерських програмах

4

Спрощена

Відомості обліку відповідних об'єктів, книга обліку господарських операцій

Порядок запису залежить від кількості здійснюваних операцій. Якщо він малий, то запис вноситься спочатку в Книгу, потім у відомість, а якщо велика - то спочатку у відомості, а потім підсумкові дані в Книгу.

Спрощення облікового процесу для підприємств сфери малого бізнесу

При нарощуванні діяльності ця форма ведення обліку буде ставати все більш громіздкою, зажадає переходу до традиційних форм ведення бухгалтерського обліку.

У результаті розгляду теоретичних основ первинного обліку можна зробити наступні висновки:

  1. Первинний облік являє собою повноцінну складову бухгалтерського управлінського обліку його необхідно виділяти в самостійну, що вимагає дослідження систему зі своєю структурою, цілями, завданнями, а також внутрішніми і зовнішніми зв'язками.

  2. Основна мета системи первинного обліку - забезпечення такої організації взаємодії всіх елементів системи первинного обліку, при якій в будь-який момент часу на відповідно ділянці функціонування системи користувачі мали б можливість оперативного отримання достовірної первинної інформації про стан і рух всіх активів і зобов'язань підприємства як за минулі, так і за поточні періоди.

  3. Структура СОПУ представлена ​​сукупністю таких взаємопов'язаних і взаємозалежних елементів (підсистем), як:

    • збір і реєстрація оперативних фактів, що підлягають первинному обліку;

    • середовище функціонування СОПУ;

    • масив первинної облікової документації.

  4. Завдання підсистеми збору та реєстрації оперативних фактів, що підлягають первинному обліку, - постійний, оперативний, точний збір облікової інформації та негайна її реєстрація. Завдання середовища функціонування СОПУ - оптимальний вплив на первинний облік з метою підвищення ефективності його організації. Завдання підсистеми первинної облікової документації - фіксація на матеріальному (або іншому) носії правильно ідентифікованого оперативного факту за допомогою встановлених реквізитів, які надають носію юридичну силу.

  5. Документ є основою і підтвердженням облікових записів. Всі господарські операції оформляються документами. Вони служать первинними обліковими документами (пуд). На їх підставі ведеться бухгалтерський облік. Без документа немає бухгалтерського запису.

Глава 2 «Організація первинного обліку в управлінні інкасації»

§ 2.1 Первинні документи управління інкасації та їх значення.

В об'єднанні інкасації первинний облік побудований на підставі наступних первинних документів:

По обліку основних засобів.

1. «Акт приймання передачі основних засобів» (ф. № ОЗ-1) застосовується для оформлення та обліку операцій прийому, прийому-передачі об'єктів основних засобів в Управлінні для:

а) включення об'єктів до складу об'єктів основних засобів та обліку їх введення в експлуатацію (для об'єктів, які потребують монтажу, - у момент придбання, для об'єктів, що вимагають монтажу, - після прийому їх з монтажу і здачі в експлуатацію), що надійшли:

  • за договорами купівлі-продажу, міни майна, дарування, фінансової оренди та ін

  • шляхом придбання за плату грошовими коштами

б) вибуття зі складу основних засобів при передачі (продажу) іншій організації.

Дані прийому та вибуття об'єкта зі складу основних засобів вносяться в інвентарну картку обліку основних засобів.

2. «Накладна на внутрішнє переміщення об'єктів основних засобів» (ф. № ОЗ-2). Застосовується для оформлення та обліку переміщення об'єктів основних засобів всередині організації з одного структурного підрозділу в інший.

Виписується передавальною стороною у трьох примірниках, підписується відповідальними особами структурних підрозділів одержувача і здавальника. Перший примірник передається до бухгалтерії, другий залишається у особи, відповідальної за збереження об'єкта основних засобів здавальника, третій примірник передається одержувачу. Дані про переміщення об'єктів основних засобів вносяться в інвентарну картку обліку об'єктів основних засобів.

3. «Акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів» (ф. № ОЗ-3). Застосовується для оформлення приймання-здачі основних засобів з ремонту, після реконструкції, модернізації. Акт підписується представником приймаючої підрозділи і представником підрозділу, який виконав роботи з ремонту (реконструкції, модернізації). Оформлені акти здаються в бухгалтерію, а в технічний паспорт об'єкта вносяться необхідні зміни в частині характеристики об'єкта. Акт, підписаний головним бухгалтером, затверджується керівником організації.

4. «Акт на списання основних засобів» (ф. № ОЗ-4) застосовується для оформлення списання основних засобів (крім автотранспортних). Акт складається у двох примірниках, підписується членами комісії, затверджується керівником організації. Перший примірник акта передається до бухгалтерії, другий залишається у матеріально-відповідальної особи і є підставою для здачі на склад матеріалів, запасних частин після розбирання (демонтажу) об'єкта. Витрати по списанню та вартість решти матеріальних цінностей відображається в розділі акта "Довідка про витрати, пов'язаних зі списанням основних засобів, і про надходження матеріальних цінностей від їх списання».

5. Акт на списання автотранспортних засобів (ф. № ОЗ-4а) складається у двох примірниках, підписується членами комісії і затверджується керівником організації. Перший примірник передається в бухгалтерію, другий - залишається у матеріально-відповідальної особи і є підставою для здачі на склад матеріальних цінностей, що залишилися після списання. Разом з актом в бухгалтерію передається документ, що підтверджує зняття автотранспортного засобу з обліку в Державній інспекції безпеки дорожнього руху Міністерства внутрішніх справ Російської Федерації (Державтоінспекції).

6. «Інвентарна картка обліку основних засобів» (ф. № ОЗ-6) застосовується для пооб'єктного обліку всіх видів основних засобів. Заповнюється в одному примірнику на підставі первинних документів на надходження, вибуття, ремонт основних засобів. При значній зміні якісних та кількісних показників в характеристиці об'єкта може бути відкрита нова картка, а стара зберігається як довідковий документ.

7. «Акт про приймання-передачі обладнання в монтаж» (ф. № ОЗ-15) виписується у двох примірниках для приймаючої і передавальної сторони.

II. По обліку матеріалів

8. «Доручення» (ф. № М-2) призначена для оформлення права посадової особи виступати в якості довіреної особи організації для отримання матеріальних цінностей. Довіреності реєструються бухгалтерією. Термін дії встановлюється в залежності від можливості одержання та вивозу цінностей, але не більше, ніж на 15 днів. Особа, якій видано довіреність, зобов'язана не пізніше наступного дня після кожного отримання цінностей, незалежно від того, чи отримані товарно-матеріальні цінності за довіреністю повністю або частинами, подати до бухгалтерії Управління інкасації документи про виконання доручень і здачу на склад або відповідній матеріально відповідальній особі отриманих їм товарно-матеріальних цінностей. Особам, які не відзвітували у використанні довіреностей, нові не видаються.

9. «Лімітно-забірна відомість на заправку автотранспорту» (ф. № М-8) - для обліку відпуску з автозаправних станцій ПММ у межах затвердженого ліміту. Ліміт відпустки визначається на підставі існуючих нормативів розрахунковим шляхом.

11. «Вимога-накладна» (ф. № М-11) - для обліку руху матеріально-виробничих запасів в самій організації між структурними підрозділами або матеріально-відповідальними особами. Заповнюється у двох примірниках матеріально відповідальною особою складу, що здає цінності. Перший примірник призначений для списання цінностей, другий - для оприбуткування цінностей приймаючою стороною.

Цими ж накладними оформляються операції по здачі на слад чи комору залишків з виробництва невитрачених матеріалів, якщо вони раніше були отримані на вимогу, а також здача відходів і браку.

Накладну підписують матеріально відповідальні особи відповідно здавальника і одержувача і здають в бухгалтерію для обліку руху матеріалів.

12. «Накладна на відпуск матеріалів на сторону» (ф. № М-15) - для обліку відпуску матеріальних цінностей стороннім організаціям. Накладну виписує працівник структурного підрозділу у двох примірниках на підставі договорів, нарядів та інших відповідних документів і пред'явленні одержувачем довіреності на отримання цінностей, заповненої в установленому порядку. Перший примірник передають складу як підставу для відпуску матеріалів, другий - одержувачу матеріалів.

13. «Картка обліку матеріалів» (ф. № М-17) використовуються для обліку руху запасів на складі по кожному номенклатурному номеру, виду, сорту, розміру. Картки є документами суворої звітності і видаються комірнику під розписку. Матеріально-відповідальна особа проводить записи в картках на основі первинних прибутково-видаткових документів в день здійснення операцій в натуральному вираженні.

14. «Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів» застосовується для списання зношеної і непридатною для подальшого використання спецодягу.

15. «Акт на списання матеріальних цінностей». Має довільну форму. Призначений для списання зі складу матеріалів, що прийшли в непридатність в силу будь-яких причин, а також запчастин, призначених для ремонту автомашин.

Складається в одному примірнику комісією. Після здачі списаних предметів до комори для утилю акт з розпискою комірника здається в бухгалтерію.

Оскільки сировина та матеріали є основою виробництва різного роду послуг, складаючи найважливішу частину матеріальних витрат виробництва, то й первинні документи містять усі необхідні реквізити, які підтверджують спрямованість виробничих витрат, а також обгрунтованість виробленого витрати матеріалів, зокрема: вказівки на призначення витрати, найменування структурного підрозділу, куди відпущені матеріали. Правильно заповнені первинні документи є підставою для підтвердження витрат матеріалів у виробництві та складання достовірних регістрів аналітичного та синтетичного обліку з обліку собівартості продукції. Первинні документи по витраті матеріалів після закінчення облікового періоду піддаються обробці, в результаті якої складається відомість розподілу витрат сировини і матеріалів за синтетичними рахунками, всередині синтетичних рахунків по об'єктах обліку та аналітичним позиціях. Відомість розподілу витрат сировини і матеріалів містить інформацію про вартість витрачених матеріалів за обліковими цінами і є підставою для відображення витрачених матеріалів за рахунками синтетичного обліку.

III. По обліку праці та її оплати.

16. «Наказ про прийом працівника на роботу» (ф. № Т-1) видається у двох примірниках. Один примірник передається в бухгалтерію, а другий залишається у відділі кадрів. У наказі вказується посада, на яку приймається працівник, категорія або клас (якщо вона є у посаді), оклад і випробувальний термін. Наказ візується спеціалістом з кадрів, головним бухгалтером і начальником дільниці, на якому буде працювати новий співробітник. Далі наказ підписується керівником, а працівника знайомлять з наказом під розписку.

17. «Особиста картка працівника» (ф. № Т-2) заповнюється і ведеться у відділі кадрів. Картки ведуться на всіх працівників організації.

18. «Наказ про переведення працівника на іншу роботу» (ф. № Т-5) оформляється при його перекладі з одного підрозділу організації в інше. Наказ видається у двох примірниках у відділі кадрів, один з яких передається в бухгалтерію. У наказі зазначається підстава перекладу, посаду і новий оклад.

19. «Наказ про надання відпустки» (ф. № Т-6) застосовується для оформлення щорічної відпустки та відпусток інших видів, що надаються членам трудового колективу у відповідності з діючими законодавчими актами і положеннями і графіком відпусток. Наказ друкується у двох примірниках (один для відділу кадрів, другий передається в бухгалтерію), підписується начальником структурного підрозділу, керівником організації і самим працівником. У наказі вказується термін відпустки та період, за який він був отриманий.

20. «Наказ про припинення дії трудового договору» (ф. № Т-8) оформляється при звільненні працівника у двох примірниках: один - залишається у відділі кадрів, другий - передається в бухгалтерію. Наказ підписується начальником відділу і керівником організації.

21. «Табель обліку використання робочого часу» (ф. № Т-13) застосовується для контролю за дотриманням встановленого режиму робочого часу з персоналом організації. У ньому ведеться облік явок і неявок, відпрацьованого часу і наводяться дані для нарахування заробітної плати за видами і напрямками витрат. Всі інші необхідні відомості для статистичної звітності та бухгалтерського обліку отримують за допомогою обчислювальних машин.

22. «Особовий рахунок» (ф. № Т-54) являє собою регістр аналітичного обліку, ведеться на кожного працівника організації. У ньому відображаються розрахунки з оплати праці та інших нарахувань на користь працівника. Особовий рахунок відкривається на основі наказу про прийом на роботу. В особовому рахунку вказуються прізвище, ім'я, по батькові працівника, структурний підрозділ, куди він прийнятий, табельний номер та інші відомості. Після закінчення кожного місяця в особовому рахунку наводяться дані про нараховані суми за видами оплат, про утримання та відрахування, про суму до виплати або заборгованості працівника перед організацією. Особовий рахунок відкривається на рік. Після закінчення року особовий рахунок закривається, і на наступний рік відкривається новий.

При заповненні особових рахунків використовуються наступні первинні документи:

  • табель обліку використання робочого часу;

  • листки непрацездатності;

  • платіжні доручення на виданий аванс за першу половину місяця, видаткові касові ордери на позапланові виплати;

На підставі даних особових рахунків заповнюється розрахункова або асчетно-платіжна відомість, обчислюється середній заробіток; вони також використовуються для нарахування пенсій. Термін зберігання особових рахунків - 75 років.

23. «Розрахункова відомість» (ф. № Т-51) відображає розрахунки з оплати праці з персоналом. Форма розрахункової відомості представляє собою журнал, що складається з основних і вкладних аркушів. Кількість вкладних листів залежить від терміну, на який розрахований журнал, - квартал, півріччя, рік. На основних аркушах по кожному працівнику вказуються прізвище, ініціали, наводяться довідкові дані (категорія персоналу, професія або посада, оклад), а також за перший місяць кварталу, півріччя або року показується кількість днів (робочих, вихідних та святкових) годин, суми нарахованої заробітної плати з фонду оплати праці та інших джерел, допомога з тимчасової непрацездатності і скільки всього нараховано, утримання фізичних осіб, сума до виплати або заборгованості працівника перед організацією.

24. «Платіжна відомість» (ф. № Т-53) заповнюється на основі розрахункової відомості і використовується для виплати заробітної плати. У ній вказуються табельні номери, прізвища, ініціали працівників і суми до отримання. Після закінчення розрахункового періоду у відомості вказують суми виданої і депонованої заробітної плати.

IV. По обліку грошових коштів

25. «Прибутковий касовий ордер» (ф. № КО-1) оформляє надходження готівки до каси організації. Ордер повинен бути пронумерований по порядку з початку звітного року. Обов'язковими реквізитами прибуткового касового ордера є найменування організації і структурного підрозділу, що одержує грошові кошти; номер документа, дата його складання; дата внесення грошових коштів в касу; кореспондуючі рахунки; найменування юридичної або фізичної особи, від якої отримано кошти; сума, зазначена прописом і цифрами , підстава; підпису головного бухгалтера і касира.

У ПКТ, крім зазначених вище реквізитів, необхідно відобразити кореспондуючі рахунки в залежності від підстави надходжень грошових коштів у касу. Наприклад, підставою може бути виручка від продажу продукції і послуг; внесок залишку невикористаного авансу, отриманого під звіт працівником Управління; покриття матеріально відповідальною особою недостачі, виявленої за результатами інвентаризації майна; та інші факти господарської діяльності.

Прибуткові касові ордери складаються на основі документів, що підтверджують здійснення господарської операції, які вказуються як додаток. Наприклад, при отриманні в касу від підзвітної особи невикористаних підзвітних сум вказується номер авансового звіту.

26. «Квитанція до прибуткового касового ордеру» видається для підтвердження прийому грошей. Являє собою доказ факту здійснення операції з готівковими коштами особою, яка одержала на руки квитанцію. Квитанція містить реквізити, аналогічні прибуткового касового ордеру, і використовується в якості виправдувального документа для вносить грошові кошти в касу організації.

27. «Видатковий касовий ордер» (ф. № КО-2). Застосовується для видачі готівки з каси. Обов'язковими реквізитами РКО є: номер і дата складання документа; найменування організації; кореспондуючі рахунки; сума цифрами і прописом; найменування юридичної або фізичної особи, яким видані кошти, адже основа видачі грошей; найменування та реквізити документа, що засвідчує особу одержувача, його підпис, а також підпису керівника, головного бухгалтера і касира.

Видаткові касові ордери також нумеруються з початку звітного року.

Гроші з каси видаються тільки на підставі розпорядження керівника і з дозволу головного бухгалтера. Тому необхідна перевірка наявності такого розпорядження. Так, при видачі грошей під звіт працівникові Управління повинно бути розпорядження начальника зробити цю господарську операцію з обов'язковим зазначенням суми грошових коштів, що видаються з каси організації та терміну, на який вони видаються.

У видаткових касових ордерах необхідно вказувати найменування документів та інші реквізити, які є підставою для витрачання грошових коштів з каси. При оформленні касових документів повинні дотримуватися встановлені вимоги. Зокрема, в касових документах не допускаються підчистки, помарки або виправлення, всі реквізити, що містяться в них, повинні бути заповнені чітко і ясно. Прийом і видача грошей за касовими ордерами провадиться тільки в день їх складання.

Прибуткові та видаткові касові ордери до передачі їх в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів. Видаткові касові ордери, оформлені на підставі платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей на оплату праці та інших, прирівняних до неї платежів, реєструються після видачі заробітної плати та інших виплат у встановлені терміни. Журнал реєстрації побудовано таким чином, що за його даними контролюється цільове призначення отриманих та витрачених готівкових грошових коштів організацією, правильність нумерації касових документів, перевіряється повнота та своєчасність вироблених касиром операцій.

28. Платіжне доручення - документ, що оформляє доручення інкасації своєму банку перевести суму, зазначену в документі, на рахунок одержувача або зробити депонування зазначеної суми для подальшого перерахування коштів на рахунок одержувача. Воно дійсно протягом 10 днів з дня його виписки і оформляється в трьох примірниках при здійсненні операції в рамках однієї кредитної установи, а в інших випадках - у чотирьох примірниках.

Платіжні доручення використовуються для оформлення широкого спектру розрахунків з постачальниками і підрядчиками, з державними позабюджетними фондами, з працівниками Управління при перерахуванні заробітної плати на їх рахунки в інші кредитні організації, при платежах податків і зборів і т.д.

29. Виписка з розрахункового рахунку представляє собою копію записів по розрахунковому рахунку управління інкасації. Вона містить такі обов'язкові реквізити: вхідні та вихідні залишки, дата, номер документа, шифри й коди здійснюваних операцій із зазначенням сум за дебетом або кредитом розрахункового рахунку.

30. «Інкасове доручення» застосовується для списання коштів у безспірному порядку з рахунків. Використовується воно у випадках, встановлених законом, у тому числі при стягнення грошових коштів органами, які виконують контрольні функції; для стягнення за виконавчими документами та ін У інкасовому дорученні у всіх випадках повинна бути дана посилання на підставу стягнення грошових коштів у безспірному порядку з рахунків платника .

31. Одним з первинних документів на підприємстві є Авансовий звіт (ф. № АТ-1), який застосовується для обліку грошових коштів, виданих підзвітних особам на адміністративно-господарські витрати. Складається в одному примірнику підзвітною особою і працівником бухгалтерії.

На зворотному боці форми підзвітна особа записує перелік документів, що підтверджують зроблені витрати (посвідчення про відрядження, квитанції, транспортні документи, чеки ККМ, товарні чеки та інші виправдувальні документи), та суми витрат по них. Документи, додані до авансового звіту, нумеруються підзвітною особою в порядку їх запису в звіті.

У бухгалтерії перевіряються цільове витрачання коштів, наявність виправдувальних документів, що підтверджують зроблені витрати, правильність їх оформлення і підрахунку сум, а також на зворотному боці форми вказуються суми витрат, прийняті до обліку і рахунки, які дебетуються на ці суми.

Перевірений авансовий звіт затверджується керівником або уповноваженою на це особою і приймається до врахування. Залишок невикористаного авансу здається підзвітною особою в касу організації за прибутковим касовим ордером в установленому порядку. Перевитрата за авансовим звітом видається підзвітній особі за видатковим касовим ордером.

На підставі даних затверджується авансового звіту бухгалтерією виробляється списання підзвітних грошових сум у встановленому порядку.

32. «Подорожній лист», який є основним первинним обліковим документом, що визначає показники для обліку роботи автомобіля і водія, а також дані для нарахування заробітної плати водієві, здійснення розрахунків за перевезення та формування статистичної звітності.

Подорожній лист видається водію під розписку уповноваженим на те особою лише на один робочий день за умови здачі водієм подорожнього листа за попередній день роботи. На більш тривалий термін шляховий лист видається тільки у випадку, якщо виконується міжміський перевезення протягом більше доби.

Заповнення реквізитів подорожніх листів здійснюється в суворій відповідності до «Інструкції з виготовлення, обліку та заповнення бланка подорожнього листа спеціального автомобіля медичного призначення форми 10» і є обов'язковим як для перевізника, так і для замовника автомобіля. Відповідальність за заповнення подорожніх листів несуть керівники юридичних осіб, а також особи, які відповідають за експлуатацію автомобіля і безпосередньо беруть участь у заповненні шляхових листів. Участь водія у заповненні подорожніх листів не допускається, за винятком підписів, що засвідчують прийом і здачу автомобіля.

При аналізі використовуваних в Управлінні первинних документів можна зробити висновок про те, що в цілому практично всі документи містяться в уніфікованих формах, затверджених Держкомстатом РФ [9-13]. Однак, списання матеріальних цінностей зі складу через непридатність, а також на ремонт автотранспорту запчастин відображається в акті довільної форми, який не зручний у застосуванні (див. Пріложеніе2). Тому рекомендується створити акт про виконані роботи (див. Додаток 3), де вказується мета і причина використання матеріальних цінностей., А також «акт-замовлення-наряд» (див. Додаток 4) для контролю за використанням запчастин на підприємстві. Також рекомендується при отриманні зі складу запасних частин для автотранспорту виписувати акт поломки або деффектовочную відомість (див. Додаток 5), де вказати об'єкт поломки, характер поломки та перелік запасних частин, необхідних для ремонту. Деффектовочная відомість повинна підписуватися працівниками гаража і затверджуватися керівником Управління або його заступником для контролю за витрачанням матеріалів. Також можливо списувати запасні частини таким чином не тільки для автотранспортних засобів, але і для різного гаражного обладнання (стенду балансування, підйомника, позарядного й пристрої та ін.) Ще одним суттєвим недоліком в організації первинного обліку є наявність акту, що втратив силу, «Акт на списання малоцінних і швидкозношувані предмети», який використовується для списання спецодягу. Необхідно розробити нову форму акта на списання спецодягу, оскільки стара форма не зручна в застосуванні (див. Додаток 6).

Можна порекомендувати при введенні в експлуатацію основного засобу, вартістю до 10 000 руб. складати акт про введення в експлуатацію основного засобу за формою ОЗ-1 і встановлювати матеріально-відповідальну особу для контролю використання цих коштів у виробництві або в управлінській діяльності організації.

§ 2.2. Первинні документи для податкового обліку

Безліч первинних документів, так само як цеглинки, утворюють фундамент будівлі, званого бухгалтерський облік. На цьому фундаменті будуються поверхи, облікові регістри, тобто зведені документи, в яких збираються всі первинні документи і групуються певним чином, і, нарешті, ця будівля вінчає дах, тобто звітність підприємства, баланс та інші форми. Якщо неправильно, криво покласти який-небудь цеглинка або зовсім його не покласти, то якщо взагалі вдасться побудувати цей будинок, то воно дасть крен. Таким чином, до обліку будуть прийматися тільки правильно оформлені первинні документи. Тільки такі документи будуть мати юридичну силу.

Те ж саме можна сказати і про податковий облік. У 25 Главі, яка говорить про податковий облік, сказано, що податковий облік грунтується на первинних документах, згрупованих у відповідності до вимог, що пред'являються Податковим кодексом.
Можна проілюструвати це на прикладі. Управління набуває основний засіб. Відповідно до ПБУ 6 амортизацію на це основний засіб можна нараховувати лише з першого числа місяця, наступного за місяцем, коли основний засіб прийнято до обліку. Відповідно з 259 статтею 25 Глави НК в податковому обліку амортизація нараховується тільки з наступного місяця після прийняття основного засобу в експлуатацію. Коли купується основний засіб, бухгалтерська проводка: Дебет 08 «Вкладення у необоротні активи» субрах. «Придбання основних засобів». Кредит 60 «Розрахунки з постачальниками». Ця проводка базується на первинному документі «Накладна постачальника», а от проводка прийняття до обліку, тобто: Д01 К08 повинна обгрунтовуватися первинним документом «Акт (накладна) приймання-передачі основного засобу» (форма ОС-1). Значить, якщо на підприємстві відсутній такий документ, то необгрунтовано нараховується амортизація як у бухгалтерському, так і в податковому обліку. Відповідно зі 172 статтею 21 Глави НК можна прийняти до відрахування ПДВ, сплачений постачальнику основного засобу, тільки після прийняття на облік цього основного засобу, а прийняття на облік оформляється тільки актом ОС-1.

Інший приклад - це рахунки-фактури. 169 стаття 21 Глави НК призводить обов'язкові реквізити рахунку-фактури, і в цій же статті йдеться про те, що неправильне заповнення або не заповнення одного з обов'язкових реквізитів рахунку-фактури є підставою для неприйняття до відрахування ПДВ, зазначеного в цьому рахунку-фактурі.

Відповідальність за неправильне оформлення первинних документів. У статті 252 Податкового кодексу написано, що витратами підприємства визнаються економічно обгрунтовані і документально підтверджені витрати. У 120 статті НК йдеться, що під грубим порушенням ведення бухгалтерського обліку розуміється відсутність первинних документів. Штрафні санкції на підприємство передбачені наступні.

Якщо помилка повторюється протягом одного звітного періоду, то 5 тис., якщо більше одного звітного періоду - 15 тис. Якщо така помилка спричинила заниження податкової бази, то штрафні санкції будуть у розмірі 10% від суми податку, але не менше 15 тис. До Наприклад, Управління неправильно оформило акт приймання-здачі робіт. Ця сума виймається із собівартості. Тобто на неї буде коригування. Штрафні санкції забезпечені. Ще існує 126 стаття НК. У ній йдеться, що за неподання у зазначений термін платником податку до податкового органу документа передбачає штрафні санкції за кожний не наданий документ. Тобто якщо на момент податкової перевірки відсутні документи, які потрібні були - 50 руб. за кожний документ. Це штрафні санкції до підприємства. Крім цього можуть бути застосовані штрафні санкції та до посадових осіб. Якщо взяти Закон «Про бухгалтерський облік», то головний бухгалтер відповідає за ведення бухгалтерського обліку відповідно до статті 7 цього Закону. У статті 15/11 КпАП говориться, що грубе порушення правил бухгалтерського обліку, складання бухгалтерської звітності, а також порядку терміну зберігання облікових документів, тягне за собою накладення адміністративного штрафу на посадових осіб у розмірі від 20 до 30 МРОТ (від 2 до 3 тис. руб. ). В адміністративному кодексі під грубим порушенням правил бухгалтерського обліку розуміється спотворення сум нарахованих податків і зборів не менш ніж на 10% або спотворення будь-якої статті бухгалтерської звітності не менш ніж на 10%. Також стаття 15 / 6 КпАП говорить про те, що за неподання документів або відомостей, необхідних для здійснення податкового контролю, на посадових осіб накладається штраф у розмірі від 3 до 5 МРОТ (від 300 до 500 руб.).

§ 2.3 Організація роботи з документацією.

Організація роботи з документацією включать в себе комплекс заходів, що забезпечують ефективну організацію:

  • документообігу підприємства;

  • зберігання документів;

  • використання документації в поточній діяльності Управління інкасації.

Організація роботи з документацією забезпечує виконання ряду функцій, таких, як:

  • функція обліку документа, яка забезпечується реєстрацією первинних документів, тобто записом облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт його створення, відправлення або отримання;

  • функція контролю виконання документа;

  • функція пошуку документації за запитами внутрішніх і зовнішніх користувачів.

Документообіг - це рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання, відправлення адресату або здачі на зберігання. [14, с.81].

Аналіз документообігу первинної облікової документації дозволяє уточнити формулювання та виділити окремі стадії обороту первинної облікової документації. Таким чином, документообіг первинної облікової документації представляє собою взаємопов'язані процеси:

  • створення первинних документів;

  • надходження первинних документів;

  • прийняття до обліку первинних документів та обробки (накопичення і систематизування в облікових регістрах);

  • передачі в архів.

Порядок руху документів та їх складу вторинні в обласному управлінні інкасації по відношенню до її цілям, завданням, внутрішній структурі та розподілу обов'язків серед співробітників. Але це не означає, що організація документообігу не повинна піддаватися самостійного регулювання і нормуванню. Чинні нормативні акти та допомоги, в тому числі «Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення »(ГСДОУ), рекомендують закріплювати порядок проходження документів усередині організації в спеціальних технологічних схемах, де повинні знайти відображення всі етапи та пункти проходження документної інформації, терміни обробки та виконання документів.

1. Створення документа. Це регламентований процес запису (фіксації) інформації на папері або іншому носії, який би її юридичну силу. Створення документів в Управлінні здійснюється за певними правилами встановленими нормативними актами та виробленими традицією. Документи створюються за допомогою комп'ютерної техніки, але деякі бланки типової форми заповнюються вручну. Так, наприклад, акт на списання матеріальних цінностей зі складу в разі їх пошкодження створюється в ручну або на комп'ютері. Акт про прийом-передачі основних засобів (ф. № ОЗ-1), як і багато інших документів створюється і частково заповнюється на комп'ютері, а деякі реквізити заповнюються від руки.

Документи можуть надходити від інших підприємств. У цьому випадку вони підлягають обов'язковій перевірці як за формою (повноті та правильності оформлення документів, заповнення реквізитів), так і змістом (відповідність законності зафіксованих у документі економічних подій, логічна ув'язка окремих показників). З метою виключення повторного використання всі первинні документи, що пройшли обробку, мають позначку, форма якої залежить від способу обробки документів: при ручному способі - дату запису в обліковий регістр, а в умовах автоматизованого обліку - відтиск штампа особи, відповідального за їх обробку. Прикладом таких документів можуть бути різні накладні, товарні накладні від підприємств при придбанні у них матеріальних цінностей.

2. Прийняття документів до обліку та обробка первинних документів.

Цей елемент документообігу забезпечує виконання однієї з найважливіших функцій всі системи організації первинного обліку - функцію обліку документа. Фіксування первинного облікового документа являє запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт створення або отримання документа. Наприклад, авансові звіти здаються бухгалтеру, який перевіряє наявність необхідних реквізитів та заносить всі дані в комп'ютер. Документи в Управлінні обробляються щодня і по мірі їх створення.

Це один з найважливіших сегментів в системі документообігу, так як саме на даній стадії відбуваються перевірка первинної документації, сортування та визначення місця, яке документ повинен зайняти в системі обліку. Саме на цьому етапі документи поділяються на "первинну облікову документацію» та «первинну оперативну документацію» в залежності від інформації, яку документ в собі несе. Крім того, на цьому етапі відсіюються документи, оформлені з порушенням встановлених правил і потребують заміни або дооформлення. Важливо відзначити, що саме ця складова системи первинного обліку дуже тісно переплітається з системами бухгалтерського, фінансового та управлінського обліку, можна навіть сказати, що в якійсь мірі вона плавно перетікає з однієї системи в іншу.

Реєстрації підлягають всі документи, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях, як створювані в Управлінні, так і надходять від інших організацій.

В управлінні інкасації дотримані такі принципи:

1. Принцип достатності підстав для реєстрації первинних документів. Тобто, кожен зареєстрований носій інформації відображає реально здійснені і, що найважливіше, дозволені економічні дії.

2. Принцип повноти реєстрації первинних документів. На підприємстві забезпечена така організація реєстрації носіїв інформації, при якій всі первинні документи, що відповідають вимозі достатності підстав, вводяться і обробляються.

3. Принцип точності реєстрації та обробки первинних документів. Дотримання цього принципу забезпечує:

  • правильну інтерпретацію суті господарської операції, відображеної в первинному документі;

  • точний кількісний і якісний перенесення даного документа в систему обліку. Наприклад, в управлінні інкасації при обробці вимог зі складу відбувається точний перенесення кількості списаних матеріальних цінностей і правильне складання бухгалтерських проводок.

4. Принцип своєчасності реєстрації та обробки первинних документів. Це вимога встановлена ​​на законодавчому рівні. Законом «Про бухгалтерський облік» в якості основного правила бухгалтерського обліку визначено необхідність своєчасної реєстрації всіх господарських операцій і результатів інвентаризації на рахунках бухгалтерського обліку без будь-яких пропусків або вилучень. Так, наприклад, в Управлінні, документи надходження і списання матеріальних цінностей зі складу реєструються і обробляються щодня, а документи списання спецодягу щомісяця.

5. Принцип визначеності реєстрації та накопичення первинних документів. Кожному первинного документа відповідає строго певне місце в конкретному обліковому регістрі. Дотримання цього принципу дозволяє:

  • швидко встановити відсутні документи;

  • виявити нетипову або разову господарську операцію.

6. Принцип одноразового введення. При дотриманні вище перерахованих принципів, це принцип дотримується автоматично. Зокрема, проходження принципу визначеності реєстрації документів в значній мірі полегшує пошук так званої «помилки подвійного введення», бо всі первинні документи, що відображають однакові господарські операції, зареєстровані в одному обліковому регістрі. Забезпечення принципів повноти реєстрації та своєчасності реєстрації первинних документів практично не допускає ситуації, коли первинний документ не знаходить відображення в обліковому регістрі.

3. Передача документів до архіву. Це завершальна стадія документообігу. Відповідно до ст. 17 Закону «Про бухгалтерський облік» Управління зобов'язане зберігати первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку протягом строків, відповідно до правил організації державного архівної справи, але не менше 5 років. Відповідальність за організацію зберігання облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку несе керівник організації.

Документообіг первинної облікової документації регламентується графіком, який затверджується наказом керівника підприємства. Роботу з його виконання регламентує головний бухгалтер.

У Тверському обласному управлінні інкасації спостерігається відсутність графіка документообігу. Але я вважаю, що необхідний графік, який передбачав би оптимальне число підрозділів і виконавців для проходження кожного первинного документа і мінімальний термін його знаходження в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи на підприємстві, посилення контрольної функції бухгалтерського обліку, підвищення рівня автоматизації і механізації облікових робіт. Приблизно графік документообігу може виглядати наступним чином: див. Додаток 7.

Точне дотримання графіків документообігу сприяє своєчасному і повному відображенню в облікових регістрах здійснюються господарських операцій.

Зберігання документів - сукупність засобів, способів і прийомів обліку та систематизації документів з метою їх пошуку та використання в поточній діяльності. Для цього елемента первинного обліку найбільш значимими є поняття «номенклатура справ» і «справа» [29, с. 36].

Номенклатура справ - це систематизований перелік заголовків справ, що формуються в діловодстві організації, розташованих у певній послідовності, із зазначенням термінів їх зберігання.

Справа - сукупність документів з окремого питання або ділянці діяльності, сформованих у хронологічній чи іншій послідовності і підшитих в окрему обкладинку.

1. Експертиза цінності документів - важливий етап при організації зберігання документів. Оцінка документів проводиться практично на всіх етапах їх створення та обробки. Велика частина документів несе інформацію, що має разове значення, після використання, якої документи втрачають своє призначення. Інші документи містять інформацію, яка може знадобитися протягом ряду років.

З економічної точки зору зберігати всі документи недоцільно, тому що для цього потрібні були б великі приміщення, обладнання, штати спеціальних працівників, та і знайти потрібний документ в такій кількості паперів буде дуже складно. Тому систематично проводиться експертиза цінності документів «з метою відбору їх на державне зберігання або встановлення термінів зберігання» (ГОСТ 16.487 - 83. - С.7).

2. Систематизація документів. Удосконалення роботи апарату управління, оперативність і якість вирішення питань, що містяться в документах, в значній мірі залежать від методів їх класифікації. Єдиний підхід до класифікації документів в організації забезпечує номенклатура справ, яка є класифікаційним довідником. Номенклатура справ закріплює класифікацію виконаних документів у справи, систематизацію та індексацію справ, строки зберігання справ, служить основним обліковим документом у діловодстві.

Складаються і використовуються три види номенклатури справ: типова - встановлює типовий склад справ, що заводяться в діловодстві, єдину індексацію цих справ і є нормативним документом; приблизна - встановлює приблизний склад справ, що заводяться в діловодстві організації, на які вона поширюється, з зазначенням їх індексів і носить рекомендаційний характер; конкретна - встановлює склад справ організації.

Номенклатура справ розробляється у всіх структурних підрозділах. Одним з перших етапів складання номенклатури справ є вивчення документів. У номенклатуру справ включаються всі документи підприємства, що складаються в Управлінні та надійшли в нього з інших організацій.

3. Зберігання документів в оперативній діяльності. Оперативне зберігання - зберігання документації в структурних підрозділах організації. Оперативне зберігання підрозділяється на зберігання в процесі виконання і зберігання виконаних документів.

Документи під час їх виконання зберігаються у виконавця в спеціальних папках з написами «Терміново», «На виконанні» і т.д.

Оформлення справ починають після уточнення термінів зберігання документів. На справи із закінченими термінами зберігання, відібрані до знищення, складають акт. Форма акта про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню, типізувати і наведена в основних правилах роботи відомчих архівів. (Основні правила роботи відомчих архівів. - М.: Головархів СРСР, 1988. - С.173).

Касові документи, авансові звіти, виписки банку з відносяться до них документів підібрані в хронологічному порядку і переплетені. Окремі види документів зберігаються не переплетеними, але підшитими в папках, щоб уникнути їх втрати або зловживань.

Використання документації в поточній діяльності організації - одна з кінцевих завдань, заради яких у Управління інкасації створюється система первинного обліку. Мета даного елемента організації роботи з документами - підвищення ефективності та якості прийнятих управлінських рішень за допомогою якісної й правильно організованої системи документації та її обороту.

Використання документації в поточній діяльності можна умовно розділити на наступні компоненти:

  • організація інформаційно-пошукових систем;

  • контроль виконання документів;

  • робота виконавців з документами.

Основа побудови пошукових систем - реєстрація документів - фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому дати і реєстраційного індексу з подальшим записом необхідних відомостей в документі.

Відповідно до Державної системою документаційного забезпечення спрямування (ГСДОУ) реєстрації підлягають всі документи, що вимагають виконання, обліку та використання в довідкових цілях: розпорядчі, планові, звітні, фінансові, бухгалтерські та інші.

Контроль за виконанням документів і прийнятих рішень - ключова функція управління. Мета контролю - сприяння своєчасному і якісному виконанню документів, забезпечення отримання аналітичної інформації, необхідної для оцінки діяльності структурних підрозділів, філій, конкретних співробітників. Контроль виконання включає кілька послідовних етапів:

  • постановку документів на контроль;

  • перевірку своєчасності доведення документів до конкретних виконавців;

  • попередню перевірку та регулювання ходу виконання;

  • облік і узагальнення результатів контролю виконання документів.

Для переважної більшості документів, що циркулюють у системі управління, встановлюються терміни їх виконання, які можуть бути типовими і індивідуальними. Для первинної облікової документації визначаються типові терміни виконання, тому що ці документи обмежені рамками звітного періоду. Згідно ГСДОУ зняти документи з контролю може лише службова особа, що встановила контроль, або відповідальний виконавець після фактичного виконання завдань. На самому документі у правому нижньому куті проставляється відмітка, що підтверджує виконання і підписана відповідальною особою.

Найбільш раціональним в даний час є автоматизований контроль за виконанням документів, який ведеться на персональних комп'ютерах. Спеціальні програми дозволяють виводити на екран списки документів, виконання яких закінчується у визначений термін.

Робота виконавців з документами. Керівники структурних підрозділів Управління забезпечують оперативний розгляд документів, доведення їх до виконавців в день надходження, контроль за якісним виконанням документів. У відношенні первинних облікових документів робота виконавців забезпечує:

  • своєчасну реєстрацію (прийняття до обліку) документа;

  • перевірку документів за формою і суті;

  • передачу документів на дооформлення (при необхідності);

  • тиражування (при необхідності) документів;

  • оперативну обробку документів (якісне виконання документа);

  • схоронність документа і запобігання несанкціонованого доступу до них;

  • надання вищому керівництву інформації про виконання документа, а також всієї необхідної інформації, що стосується оброблених та прийнятих на виконання документів.

У результаті розгляду практичних засад первинного обліку можна зробити наступні висновки:

  1. В управлінні інкасації міститься велика кількість різних первинних документів: з обліку основних засобів, з обліку матеріалів, з обліку праці та її оплати, а також з обліку грошових коштів, які складають систему первинного обліку на підприємстві.

  2. Більшість документів містяться в альбомах уніфікованих форм, затверджених Держкомстатом РФ. Слід зазначити, що на підприємстві є документи, складені в довільній формі, які не відповідають вимогам законодавства.

  3. У 25 Главі йдеться, що податковий облік грунтується на первинних документах, згрупованих у відповідності до вимог, що пред'являються Податковим кодексом. Законодавством також передбачені штрафні санкції за відсутність або неправильне оформлення первинних документів.

4. Організація роботи з документами в Управлінні - найважливіша складова системи первинного обліку. Вона представляє комплекс заходів, що забезпечують побудову документообігу, використання документації в поточній діяльності Управління інкасації та зберігання документів. Серед завдань цієї складової, слід зазначити: створення уніфікованого документообігу; раціональну організацію користування даними, що містяться в системі первинного обліку, захист від несанкціонованого доступу до облікової інформації; забезпечення збереження документації відповідно до чинного законодавства.

Глава 3 Аудит первинного обліку

§ 3.1 Значення і необхідність аудиту первинного обліку

Питання реорганізації та модернізації діючих на підприємстві систем первинного, а далі - управлінського та фінансового обліку на даний час більш ніж актуальні. Тому з подібними питаннями все частіше звертаються до фахівців, серед яких лідируючі позиції займають саме аудиторські компанії. Затребуваність такого роду консалтингу дозволяє говорити про доцільність виділення аудиту первинного обліку в самостійну послугу.

Не менш важливим видається використання аудиту системи первинного обліку як значущою складовою обов'язкового аудиту, оскільки:

  1. первинний облік є базою бухгалтерського обліку, результати аналізу стану первинного обліку на 70-80% можна проектувати на всю систему бухгалтерського обліку і систему внутрішнього контролю на підприємстві;

  2. в процесі проведення аудиту первинного обліку в конкретних числових показниках визначаються обсяги первинної облікової документації, рівень автоматизації їх створення та обробки, що дозволяє оцінити масштаби і характер майбутньої перевірки;

  3. виявляються найбільш слабкі ділянки обліку, що впливає на склад і зміст процедур під час проведення аудиторської перевірки;

  4. дослідження якостей аудиторських доказів значною мірою є страховкою для аудитора, який перевіряє конкретний розділ обліку. Аудитор безумовно буде знати про те, з яких позицій йому підходити до наданої підтверджуючої документації по кожному розділу обліку і який обсяг вибірки достатній при аудиті конкретної ділянки [22, с.71].

Необхідною умовою забезпечення високої якості послуг, що надаються при проведенні аудиту первинного обліку (власне, як і будь-якого іншого об'єкта аудиту) є розробка науково обгрунтованої методики його організації. Дана проблема тим більше актуальна, що до теперішнього часу відсутня достатня науково-практична база по предмету дослідження, теоретично не узагальнені питання організації і не визначені методичні підходи до проведення аудиту первинного обліку.

У силу цих причин доцільно розробити методику проведення аудиту системи організації первинного обліку на підприємствах аудит СОПУ представляється однією зі значних складових процесу аналізу та оцінки системи бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю в ході аудиту і ставиться в один ряд з такими заходами, як вивчення облікової політики та основних принципів ведення бухгалтерського обліку.

Методика проведення аудиту первинного обліку дозволяє вирішити ряд наукових і практичних завдань [27, с.94]

  • проаналізувати і оцінити ефективність функціонування системи організації первинного обліку на підприємстві та обгрунтувати її оптимальну структуру та завдання;

  • виявити вплив факторів, прямо або побічно впливають на організацію первинного обліку;

  • сформулювати основні принципи дослідження стану первинного обліку на підприємстві, дотримання яких дозволить обгрунтовано оцінювати внутрішньогосподарський ризик, ризик засобів контролю, а також ризик не виявлення суттєвих порушень при аудиті СОПУ;

  • розкрити необхідність і доцільність попереднього аудиту системи організації первинного обліку з виявленням у процесі аудиту збоїв і порушень у цій системі на основі аналітичних процедур;

  • систематизувати типові помилки і порушення, виявлені в ході аудиту первинного обліку, і запропонувати рекомендації щодо їх усунення.

При аудиті первинного обліку необхідно вивчити і проаналізувати законодавчі акти і нормативні документи, що регулюють аудиторську діяльність і визначають правові та методологічні основи організації та ведення бухгалтерського обліку в Російській Федерації.

Треба відзначити, що в даний час відсутній системний підхід до проведення аудиту СОПУ. Теорія російського аудиту обмежується аналізом документообігу та правильність оформлення первинних облікових документів. При цьому графіки документообігу (а точніше їх наявність) піддаються перевірці на етапі аудиту облікової політики (і інших загальних питань), а перевірка контролю за їх дотриманням та правильністю оформлення первинних документів - у ході проведення аналітичних процедур по розділам бухгалтерського обліку. У результаті аудит системи організації первинного обліку носить «клаптевий» характер, тоді як комплексна перевірка цієї системи могла б принести набагато більше користі як на етапі планування аудиту, так і в ході проведення аудиторських перевірок і надання супутніх аудиту послуг. Адже крім відсутності графіків документообігу, їх недотримання і неправильно оформлених документів в системі первинного обліку існує цілий ряд факторів, здатних вплинути на достовірність обліку та звітності.

Таким чином, як вірно помітив Є.М. Гутцайт [19, с.24], інформація виходить з системи первинного обліку, «а не тільки бухгалтерська звітність, може бути в тій чи іншій мірі недостовірної, тому при наявності суспільної потреби природно і її піддати незалежної перевірки. І зробити це, за великим рахунком крім аудиторів нікому ».

§ 3.2 Розробка плану і програми перевірки первинного обліку

Перед складанням цього плану необхідно переконатися в тому, що всі істотні моменти, що стосуються організації системи первинного обліку на підприємстві носять офіційний характер, тобто закріплені у відповідній внутрішньої розпорядчої документації Управління.

Основними моментами, які повинні бути регламентовані внутрішньої нормативною базою Управління, є:

  • правила документообігу і технологія обробки облікової інформації;

  • форми первинної облікової документації, що застосовується для оформлення господарських операцій, по яких не передбачені типові форми первинних облікових документів;

  • перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів;

  • порядок організації зберігання документів і архівної служби.

Перед початком проведення аудиторських процедур необхідно наочно переконатися у фактичному наявності відповідних внутрішніх нормативних документів, а також у тому, чи належним чином вони складені і чи відповідають потреби підприємства в даного роду документах.

Таким чином, перед складанням загального плану аудиту повинна бути акумульована наступна інформація:

  1. ділянки обліку, на яких ймовірно відсутність первинних облікових документів;

  2. ділянки обліку, не контрольовані головним бухгалтером або іншою особою, відповідальною за контроль над здійсненням господарських операцій на цій ділянці;

  3. ділянки обліку з найбільш численним обсягом первинної облікової документації;

  4. ділянки обліку із середнім і високим рівнем ризику контролю;

  5. ділянки обліку, де не використовуються уніфіковані первинні облікові документи;

  6. ділянки обліку (в першу чергу - облік касових операцій та облік операцій, пов'язаних з рухом всіх ТМЦ на підприємстві), на яких на виконавців документально не покладена матеріальна відповідальність;

  7. ділянки обліку, де первинні облікові документи створюються і первинно обробляються вручну;

  8. ділянки обліку, де присутній високий ризик збоїв і порушень на стадії первинного збору та реєстрації оперативних фактів, що підлягають обліку;

  9. ділянки обліку, на первинну документацію яких не складені графіки документообігу;

  10. ділянки обліку, для первинної документації яких не визначені правила і терміни зберігання;

  11. коло договорів, контрактів та угод, не контрольованих головним бухгалтером;

  12. відсутні на підприємстві нормативні документи, які стосуються внутрішнього нормативній базі клієнта, що регламентує організацію системи первинного обліку.

Беручи до уваги всі фактори, слід скласти таблицю (Додаток 8) [29, с.100], узагальнити результати і зробити один з чотирьох нижче перелічених висновків:

А. Необхідний попередній аудит СОПУ на конкретній ділянці первинного обліку.

Б. Відсутня необхідність у попередньому аудиті СОПУ, але є нагальна необхідність у більш ретельної перевірки організації первинного обліку при аудиті окремих розділів обліку (або окремих господарських операцій). Як правило, даний висновок буде припускати збільшення обсягу вибірки при аудиті даної ділянки обліку.

В. Необхідна видача рекомендацій клієнту з окремих питань організації системи первинного обліку як в цілому по підприємству, так і на конкретних ділянках обліку.

Г. Відсутня необхідність ретельної перевірки СОПУ на конкретній ділянці обліку, що передбачає значне зниження обсягу вибірки при аудиті даних господарських операцій.

Яким чином побудована пропонована таблиця? Дванадцять вищеозначених факторів розділені на три групи ризику наступним чином:

1 група - фактори 1-4 (як правило, їх наявність буде припускати висновок «А»);

  1. група - чинники 5-8 (припускають висновок «Б»);

  2. група - чинники 9-12 (припускають висновок «В»).

Звичайно, визначити однозначно, які варіанти поєднання факторів (а з 12 факторів можливо більше 4000 різних їх комбінацій) відповідає одному з чотирьох висновків, дуже трудомістке завдання, і в цій роботі цієї мети не переслідується. При визначенні того, який висновок зробити про стан первинного обліку на конкретній ділянці обліку, допоможуть особисті досвід та інтуїція перевіряючого, проте присутність тих чи інших факторів на конкретній ділянці обліку (аудитор буде просто відзначати їх присутність) вже дає наочне уявлення про стан СОПУ. Наприклад, якщо на якій-небудь ділянці обліку аудитором відзначається присутність чинника 11 (відсутність контролю з боку головного бухгалтера або уповноваженої ним особи за підписує договори, угоди і контрактами) - це серйозна підстава до того, щоб при експертизі договорів даної тематики, а також при проведенні аудиту господарських операцій за цими договорами перевірка проводилася більш ретельно.

Слід врахувати, що наявність фактора 12 (відсутність будь-яких документів, що регламентують СОПУ на підприємстві) стосовно до використання у пропонованій таблиці припускає наявність або відсутність на даній ділянці обліку переліку осіб, які мають право підпису первинних документів. Всі інші порушення, пов'язані з фактору 12, аудитор окремо буде зазначати (і давати рекомендації щодо виправлення їх) у своєму звіті.

Результати запропонованої таблиці допоможуть також аудитору при визначенні обсягу вибірки, яка буде присутня при аудиті кожної конкретної ділянки (незалежно від того, чи буде на цій ділянці необхідний попередній аудит СОПУ чи ні). Визначення обсягу вибірки по ділянках обліку представляється можливим внаслідок того, що вся перевіряється сукупність даних розбивається в результаті на окремі групи залежно від того, який висновок зробить аудитор, оцінивши комбінацію пропонованих 12 факторів ризику.

Критерії оцінки розміру вибірки можуть бути різними. У силу того, що можливі більше 4000 комбінацій поєднання 12 чинників, конкретної методики визначення розміру вибірки не пропонується, тому що окремі поєднання факторів можуть припускати наявність конкретних помилок (а отже, вибірка буде репрезентативної). Інші поєднання (особливо якщо серед присутніх факторів буде знаходитися фактор 3 - ділянки обліку з найбільш численним обсягом первинної облікової документації) передбачають обов'язкове використання представницької (репрезентативною) вибірки, яка на кожній конкретній ділянці в залежності від кількості одиниць відбору, їх сумового вираження (суттєвості господарських операцій даної ділянки обліку), передбачуваного аудиторського ризику і ряду інших причин визначається одним з методів аудиторської вибірки, пропонованих стандартом «Аудиторська вибірка».

При цьому, спираючись на своє професійне судження, аудитор може визнати за доцільне проведення аудиту на конкретній ділянці обліку методом суцільної перевірки.

Далі йде розробка:

  • плану майбутньої перевірки СОПУ;

  • загальної програми попереднього аудиту СОПУ по окремих розділах обліку.

Приблизний план аудиту системи первинного обліку наведений у Додатку 9 [29, с.105]

У розвиток плану аудиту первинного обліку складається програма проведення перевірки СОПУ для тих розділів обліку, де необхідний попередній аудит системи первинного обліку. Необхідно відзначити, що організацію попередньої перевірки стану первинного обліку за будь-якого розділу необхідно будувати за однаковою схемою. При цьому аналітичні процедури розбиваються на три групи, що відповідають трьом елементам системи первинного обліку, а саме:

  1. перевірка організації збору та реєстрації оперативного факту, що підлягає первинного обліку на конкретній ділянці обліку;

  2. перевірка масиву первинної облікової документації на конкретній ділянці обліку;

  3. перевірка організації роботи з документацією на конкретній ділянці обліку.

Результати аналізу четвертого елемента - середовища функціонування системи первинного обліку, проведеного під час передплановому підготовки до перевірки, також обов'язково повинні бути враховані при проведенні аудиторських процедур. Кожній аналітичної процедурі присвоєно номер, що складається з трьох чисел: перше - порядковий номер перевіряється ділянки обліку, друге - приналежність до однієї з трьох підсистем СОПУ, третє - порядковий номер процедури.

Орієнтовна програма попереднього аудиту первинного обліку наведена в додатку 10 [29, с.111].

Склавши план і програму перевірки СОПУ на підприємстві, а потім розробивши загальний план і програму аудиту всієї системи обліку на підприємстві, аудитор може приступати до проведення аналітичних процедур згідно з розробленою програмою, у тому числі до проведення аналітичних процедур з перевірки СОПУ.

3.3 Аудит первинного обліку відпуску матеріалів у виробництво.

Вибір саме цього розділу обліку обумовлений тим, що:

  • високий ризик можливих помилок, порушень і навмисних спотворень в організації СОПУ

  • цій ділянці відповідають два типи первинної облікової документації (пуд): що створюються на підприємстві - першу ділянку і отримані зі сторони - другий ділянку

Однією з вимог Російського правила (стандарту) «Цілі і основні принципи, пов'язані з аудитом бухгалтерської звітності» є дотримання на всіх етапах проведення перевірки принципу професійного скептицизму з урахуванням ймовірності того, що одержувані аудиторські докази можуть бути невірними [21, с.147].

Тому основна мета попередньої перевірки СОПУ на цій ділянці - встановити достовірність фактів списання ТМЦ у виробництво й гарантувати якість виправдувальною первинної документації. Це необхідно для того, щоб аудитор, перевіряючий розділ і ділянку обліку, міг з упевненістю спиратися на дані первинного обліку (зокрема, при перевірці відповідності кореспонденцій рахунків, сум оборотів і залишків в регістрах обліку, способів списання ТМЦ, сум, списаних на собівартість виробничої продукції, і т.д.).

Господарські операції зі списання ТМЦ у виробництво відносяться до операцій з підвищеним рівнем ризику. Це пояснюється такими причинами, як:

1. ймовірність розкрадання ТМЦ;

2. величезний об'єм здійснюваних операцій і відповідно великий масив пуд, наслідком чого можуть стати:

  • відсутність виправдувальних документів;

  • несанкціоноване списання ТМЦ (відсутність реквізитів, які надають документам юридичну силу);

  • втрата документів;

3. спотворення фактів списання ТМЦ.

Процедура 1.1 Перевірка достовірності (повноти і точності) фатів списання ТМЦ у виробництво.

На даному етапі необхідно переконатися в тому, що при списанні ТМЦ у виробництво підрахунок кількісних показників проводиться з достатнім ступенем точності і підрахунку піддаються всі без винятку ТМЦ, що списуються у виробництво. Процедура проводиться за допомогою методів спостереження та перерахунків.

Необхідно з'ясувати, які способи, прийоми і технічні засоби використовуються на підприємстві при вимірі ТМЦ, оцінити стан вагового господарства і вимірювальних приладів, у тому числі перевірити, як часто повинні перевірятися прилади і коли перевірка проводилася в останній раз.

На складі Тверського управління інкасації у ваговому господарстві немає необхідності. Підрахунок кількісних показників виробляється з достатнім ступенем точності.

Процедура 1.2 Перевірка оперативності реєстрації фактів списання ТМЦ на носіях інформації. При проведенні цієї процедури слід з'ясувати, чи завжди дані про здійснення господарської операції фіксуються або на носії у момент здійснення операції, або відразу після її закінчення. Отримати таку інформацію можливо, лише використовуючи усне опитування одержувачів товарно-матеріальних цінностей.

Ставлячи таке питання про те, яким чином (заповнення бланків вручну, створення документа за допомогою обчислювальної техніки та ін.) І коли відбувається фіксація факту відпуску матеріалів у виробництво можна скласти певну думку про рівень оперативності фіксації факту і про те, яка вірогідність того, що такий рівень оперативності на даній стадії облікового процесу присутній завжди.

При опитуванні було виявлено, що реєстрація фактів списання відбувається не своєчасно, тобто бувають випадки реєстрації фактів списання через день, після списання, тому існує можливість упущення реєстрації будь-якого факту.

Процедура 1.3. Перевірка законності первинної облікової документації (пуд), оформляє списання ТМЦ у виробництво.

Проведення цієї процедури обов'язково, мета її - отримання достатніх доказів того, що весь масив пуд зі списання ТМЦ у виробництво має юридичну силу. У ході проведення процедури використовуються наступні джерела інформації:

  • вимоги-накладні (№ М-11)

  • картки обліку матеріалів

  • накази про затвердження осіб, які мають право підпису первинних документів.

До перевірки документації, що оформляє операції, по яких виявлені розбіжності, слід підійти з особливою ретельністю. Виявлені помилки і порушення в оформленні первинної документації по цих операціях слід звести в табл. 3.1.

Табл. 3.1 Перевірка законності пуд зі списання ТМЦ у виробництво

п / п

Позиція ТМЦ, по якій виявлені розбіжності

Наявність пуд за цією операцією

Пояснення отвеств. працівників

Висновки аудитора



немає

є

Наявність необхідних реквізитів *







Найменування документа

Код форми

Дата складання

Зміст госп. операції

Вимірники госп. операції

Найменування посад

Особисті підписи



1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

1

Пломбір

+

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

2

Куртка зимова чорна


М-17 від 05.12.04

+

+

+

+

+

-

-



За результатами проведення процедури необхідно виявити загальний рівень дотримання правил оформлення документів з даної операції і, виявивши порушення, відібрати їх в акті перевірки. Інформація по тих операціях, де документів немає, або вони оформлені невірно (окремі реквізити відсутні або в документах є виправлення), обов'язково повинна бути врахована при перевірці бухгалтерського обліку даного розділу. Особливо слід звернути увагу на документи, в яких відсутні або виправлені наступні реквізити:

  • найменування структурного підрозділу-одержувача;

  • найменування виду діяльності (виду робіт), для якого затребувані ТМЦ;

  • кількість затребуваних і особливо відпущених ТМЦ;

  • особисті підписи учасників операції.

Крім того, на даному етапі можна також окремо відзначати документи, на яких відсутній котирування бухгалтера, щоб потім врахувати цю інформацію при перевірці правильності оцінки ТМЦ, що списуються у виробництво.

При проведенні даної процедури було виявлено відсутність необхідних реквізитів у картці ф. № М-17 від 05.12.2004г.

Процедура 1.4. Перевірка дотримання графіка документообігу

Мета процедури - встановити наявність або відсутність графіка документообігу за операціями списання ТМЦ у виробництво, на всі чи первинні документи він складений, а також працює цей графік у дійсності, оскільки правильне складання графіка і його дотримання сприяє посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку та забезпечують своєчасність складання звітності.

За операціями, оформлюваним документами, графіки обігу яких не прописані або прописані формально, є ризик того, що:

  • деякі первинні документи можуть бути відсутніми;

  • деякі первинні документи можуть бути загублені:

  • деякі первинні документи будуть прийняті до обліку (тобто перевірені і оброблені) несвоєчасно;

  • в деяких документах будуть міститися приписки та інші зловживання (бо відсутність контролю сприяє подібних ситуацій).

Виходячи з цього на документацію, на яку немає графіків документообігу чи наявні графіки реально не працюють, при проведенні наступної процедури аудитор повинен звернути особливу увагу.

В управлінні інкасації спостерігається відсутність графіка документообігу.

Процедура 1.5. Перевірка повноти і точності реєстрації документа в облікових регістрах

Мета проведення процедури - отримати достатні докази того, що при прийнятті до обліку дотримані шість наступних основних принципів.

  1. Було достатньо підстав для реєстрації документа.

  2. Всі документи по оформленню перевіряються операцій зареєстровані повністю.

  3. Всі документи відображені у відповідності з економічною сутністю операції і всі дані повністю перенесені в систему обліку.

  4. Всі документи зареєстровані своєчасно.

  5. Всі документи зареєстровані у відповідних даної господарської операції облікових регістрах.

  6. Документ прийнятий до обліку один раз.

Вибірка документів, що перевіряються в рамках даної процедури, повинна проводитися з урахуванням результатів попередніх процедур. Особливо уважно слід підійти до:

  • документам на які не складені графіки документообігу (процедура 1.4)

  • операціями, де первинні документи відсутні або у первинних документах відсутні певні реквізити (процедура 1.3);

  • операціями, де вірогідний ризик несвоєчасної реєстрації оперативного факту на носії (процедура 1.2);

  • документами, які відображають неправомірне списання ТМЦ у виробництво (процедура 1.1)

Інформацію про те, яким чином всі ці документи прийняті до обліку, слід звести в табл. 3.2 Наприклад:

Табл. 3.2

п / п

Найменування госп. операци, дата, основні характеристики операції

Наявність виправдувального документа

Реєстрація в обліковому регістрі

Відхилення, висновки, зауваження аудитора




У якому регістрі належить відображати операцію

У якому регістрі операція фактично відображена

Дата реєстрації документа в обліковому регістрі

Відповідність даних облікового регістра даними первинного документа


1.

Надійшли канцтовари на склад

Ав. звіт № 74 від 12.04.2004

Книга реєстрації авансових звітів

Книга реєстрації авансових звітів

22.05.2004

повну відповідність

не своєчасна реєстрація авансового звіту в обліковому регістрі









У результаті заповнення даної таблиці згрупуються інформація про всі відхилення між фактично досконалої операцією, первинним документом, її відображає, і обліковим записом, виробленої в конкретному обліковому регістрі.

Процедура 1.6. Перевірка реєстрації зберігання документів та організації доступу до пуд.

Мета процедури - встановити дотримання на підприємстві правил зберігання документації в процесі поточної діяльності та правил зберігання документів в архіві. Якщо на підприємстві немає чітко встановленого порядку зберігання документації в період виконаних документів і в період зберігання вже виконаних документів в архіві, то присутній великий ризик можливості несанкціонованого доступу до пуд. Це в свою чергу може призвести як до втрати документів, так і різного роду зловживань з первинної облікової документації (припискам, виправлень, знищення або фальсифікації документів).

Стосовно до операцій списання ТМЦ у виробництво дотримання правил зберігання та обмеження доступу до пуд набуває дуже важливе значення внаслідок того, що вся первинна документація по списанню ТМЦ створюється всередині підприємства і здійснити заміну документа в умовах безконтрольності надзвичайно легко.

Всі організації зобов'язані зберігати первинну облікову документацію не менше 5 років (п.98 Положення ведення бухгалтерського обліку). Дотримання цього терміну також слід перевірити в ході проведення даної процедури.

В управлінні інкасації встановлений порядок зберігання документів та організовано доступ до пуд.

§ 3.4. Типові помилки і порушення в системі організації первинного обліку, рекомендації щодо їх усунення.

При проведенні аудиту первинного обліку відпуску матеріалів у виробництво, а також при вивченні аудиторського висновку, написаного для обласного управління інкасації аудиторською фірмою були виявлені і згруповані помилки і порушення в системі організації первинного обліку. Далі наведені ці помилки та наведено рекомендації щодо їх усунення.

Помилки та порушення при зборі та реєстрації оперативних фактів, що підлягають первинному обліку.

2. Несвоєчасна реєстрація оперативного факту на носії інформації. Дані помилки можуть спричинити за собою значні податкові наслідки у разі, коли операція, відображена первинним документом не вчасно, відноситься до минулих звітних періодів. Майже завжди в подібних випадках доводиться коригувати бухгалтерську і податкову звітність, а іноді, щоб уникнути санкцій, і сплачувати пені (у випадку, якщо така помилка спричинила за собою недонарахування у відповідному періоді будь-яких податків). Так, в управлінні інкасації реєстрація авансового звіту № 5 від 8 лютого 2005 року відбулася только20 лютого 2005 року.

Рекомендації щодо виправлення помилок. Ця група помилок не може бути виправлена ​​«непомітно», за винятком випадків, коли її виявлено до закінчення звітного періоду і є можливість «заднім числом» оформити потрібний документ. У даному випадку на підприємстві вдалося уникнути коригування звітності. У випадку ж коригування звітності або відображення операції в наступних звітних періодах необхідно докласти до первинного документа бухгалтерську довідку з поясненням причини порушення термінів реєстрації оперативного факту.

Помилки та порушення при оформленні первинної облікової документації.

3. Відсутність необхідних реквізитів, які надають документа юридичну силу. Відсутність деяких реквізитів (найменування документа, код форми, найменування посад) не тягне за собою будь-яких серйозних наслідків. Відсутність будь-якого з інших обов'язкових реквізитів може привести до розбіжностей з податковими органами та іншими зацікавленими особами.

Як було сказано, в картці обліку матеріалів від 05.12.2004г. немає наявності необхідних реквізитів. При перегляді інших документів, з'ясувалося, що в Управлінні інкасації дуже велике число документів, з відсутніми реквізитами, наприклад: авансовий звіт від 01.08.04г. № 55 або РКО № 1303 від 0.10.04г. не містить кореспондуючий рахунок і багато інших подібних помилки. Рекомендації щодо виправлення цієї помилки: якщо є можливість переоформити документ в рамках звітного періоду, то слід нею скористатися. В іншому випадку необхідно забезпечити (якщо необхідно - шляхом дооформлення документа) наявність всіх обов'язкових реквізитів, передбачених законодавством, а саме Федеральним законом від 21.11.96г. № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік).

4. Порушення, допущені при оформленні первинного документа. Заповнення документа засобами, які не можуть забезпечити її довгострокове зберігання, а також невиконання формальних процедур при виправленні документів можуть призвести до розбіжностей з податковими органами з приводу змісту документа, хто і що мав на увазі, підписуючи цей, і яка саме операція була здійснена. Так, в ВКО № 1398 від 06.11.02. сума була вказана нерозбірливо, а в ВКО № 839 від 02.10.03. підпис касира не відповідала його прізвища. Рекомендації щодо усунення помилок: Як і в попередніх випадках слід або переоформити документ (при наявності такої можливості), або внести до нього виправлення. При внесенні виправлень слід врахувати, що в касових і банківських документах виправлення не допускаються. У всі інші документи виправлення можуть вноситися тільки за погодженням з особами, що склали і підписали даний документ, що має бути підтверджено їх підписами із зазначенням дати внесення виправлень.

Помилки та порушення в організації роботи з документацією.

5. Відсутність графіків документообігу. Відсутність таких графіків саме по собі не призводить до будь-яких небажаних наслідків у вигляді штрафів і різного роду стягнень, проте безконтрольність у сфері документопотоков може призвести до великої кількості порушень, які в свою чергу можуть спричинити негативні наслідки.

В Управлінні такого графіка немає, але слід скласти потрібні графіки документообігу щоб уникнути помилок, пов'язані з відсутністю графіків (втрата документів, відсутність потрібних документів, несвоєчасна реєстрація документації, різні зловживання з документами).

6. Помилки при реєстрації документа (кількісні або якісні розбіжності при перенесенні даних з документів в облікові регістри). Ця група помилок відноситься, як правило, до технічних помилок (дуже рідко - навмисне спотворення даних). Для організацій, де система внутрішнього контролю працює ефективно, даний вид помилок дуже рідкісний. У Тверському обласному управлінні такі помилки зустрічалися в 2000 році під час роботи практиканта. Ці помилки були під час помічені та виправлені. Рекомендації щодо усунення. Якщо помилки все ж таки матимуть місце, то їх усунення проводиться шляхом внесення виправлень в облікові регістри з складанням бухгалтерських довідок. У ряді випадків потрібно буде внести виправлення в звітність (якщо помилки були виявлені в наступних звітних періодах)

7. Несвоєчасна реєстрація документа в обліковому регістрі (або відсутність даних у обліковому регістрі за окремим первинним документам.). Як правило, на підприємстві такі помилки виправляються самостійно, аудитору слід лише перевірити, чи внесені виправлення в звітність минулих періодів і упевнитися в правильності розрахунку пені по внесених виправлень (якщо помилка спричинила недонарахування будь-яких податків).

8. Порушення строків зберігання документації в архіві. Даний вид помилок може призвести до серйозних ускладнень в роботі перевіряючих органів, якщо при перевірці за певний період які-небудь документи не будуть виявлені. У цьому випадку підприємству загрожує штраф за порушення правил обліку доходів і витрат, а також нарахування податків виходячи зі звичайного рівня доходів підприємства. В управлінні інкасації даний вид помилок був поширений поки підприємство не звернулося за послугами в аудиторську компанію.

9. Знищення первинних документів без акту про виділення документів до знищення. Підприємство знищує без акту документацію з вичерпаним роком зберігання, тому негативних наслідків це не несе, але в іншому випадку наслідки будуть ті ж, що і в попередньому випадку.

10. Порушення при оформленні справ з первинною обліковою документацією (стосується касових і банківських документів). При недотриманні необхідних умов оформлення подібних документів велика вірогідність втрати і зловживань. Крім того, існує можливість залучення підприємства та посадових осіб до відповідальності за недотримання порядку ведення касових операцій. Рекомендації щодо виправлення. При можливості слід зазначену первинну документацію оформити відповідно до вимог нормативних актів (переплести, підібрати в хронологічному порядку і т.д.).

§ 3.5 Шляхи вдосконалення первинного обліку.

Розглянувши найбільш типові помилки і порушення, властиві погано організованій системі первинного обліку можна прийти до висновку, що у підприємства існує потреба в конструктивних пропозиціях щодо вдосконалення систем обліку та внутрішнього контролю Управління. У цій частині будуть дані окремі рекомендації щодо вдосконалення (підвищення ефективності) системи первинного обліку і по оптимізації системи внутрішнього контролю в розрізі підсистем, що входять у систему організації первинного обліку. Слід зауважити, що найефективнішим способом вирішення даної проблеми є комплексна автоматизація підприємства у всіх напрямках: діловодство, кадри, виробничий і бухгалтерський облік і т.д. У цьому випадку всі бізнес процеси (і облікові в тому числі) на стадії постановки технічного завдання на впровадження автоматизованої системи і на стадії власного впровадження неминуче будуть формалізовані, уніфіковані та стандартизовані, що якісно підвищить рівень організації первинного обліку.

Проте, в управлінні інкасації немає можливості, та й спостерігається відсутність розуміння корисності проводити комплексну автоматизацію, тому нижче наведені загальні рекомендації організаційного характеру.

Збір та реєстрація оперативних фактів, що підлягають первинному обліку. Щоб уникнути помилок і порушень, властивих даній підсистемі, в Управлінні доцільно давати детальні інструкції конкретним виконавцям (у вигляді посадових інструкцій, виписок з графіків документообігу та ін.) Про порядок і терміни реєстрації даних на носії . Доцільно використовувати систему заохочень і покарань за належне виконання виконавцями своїх обов'язків. Контрольні заходи (ревізії, звірки, інвентаризації та ін.) Також знижують ризик неефективної системи збору та реєстрації оперативного факту.

Масив первинної облікової документації. Удосконалення даної підсистеми передбачає досягнення наступної мети: всі документи, що підтверджують здійснення господарської операції, повинні мати юридичну силу. Вимоги до оформлення документів і способи їх реалізації розглядалися раніше. Серед заходів, що сприяють підвищенню ефективності цієї підсистеми, слід виділити наступні. У першу чергу - використання на всіх ділянках обліку уніфікованих форм документації. Крім того:

  • створення графіків документообігу та доведення до виконавців їх функцій при створенні та перевірці первинного документа;

  • видання розпорядчої документації з визначення кола осіб, відповідальних за здійснення тієї чи іншої господарської операції і мають право підпису первинних документів;

  • контроль з боку працівників бухгалтерії за правильністю оформлення первинної документації (поставлення в обов'язок бухгалтера, що виробляє обробку документа, цієї функції через посадові інструкції і встановлення відповідальності за її недотримання);

  • перевірка службами внутрішнього контролю дотримання вимог законодавства у частині оформлення документації.

Організація роботи з документацією. Як і в усіх інших підсистемах, створення графіків документообігу та доведення їх до виконавців - суттєвий крок у плані оптимізації системи організації роботи з документами.

Велика кількість порушень в роботі з документами, отриманими від інших підприємств, вимагає здійснення ряду заходів щодо їх запобігання. Зокрема, службам, відповідальним за здійснення господарських операцій з іншими підприємствами, необхідно давати чіткі інструкції на те, якою повинна бути документація, яка приймається ними від інших організацій. Це можна зробити, видавши розпорядження головного бухгалтера для кожного підрозділу організації, що співпрацює зі сторонніми фірмами або має справу з вступниками документами, в якому повинні бути прописані:

  • комплектність документації (правильність оформлення документів);

  • терміни надання документації;

  • відповідальність за несвоєчасне або неповне подання первинної документації.

На стадії реєстрації документів в облікових регістрах щоб уникнути помилок і порушень доцільно використовувати метод «службових записок» - свого роду інструктивний матеріал для конкретної бухгалтерської служби, яка описує порядок бухгалтерської обробки того чи іншого документа. У службовій записці має бути визначено:

  • який оперативний факт відображає той чи інший оброблюваний первинний документ;

  • яка інформація повинна міститися в правильно заповненому документі;

  • яку бухгалтерську проводку, в якому вченій регістрі і в який термін слід виконати на підставі цього документа.

Крім того, ризик неповного відображення документів в облікових регістрах знижують наскрізна нумерація (переважно попередня або автоматична) і централізована реєстрація документів, що надходять.

У плані організації зберігання документів доцільно використання графіків документообігу та посадових інструкцій, а також підвищення статусу архівної служби при організації роботи з переданими в архів документами (шляхом видання відповідних положень про організацію архівної служби на підприємстві).

При використанні документів в поточній роботі керівництву Управління слід забезпечити правильну організацію доступу до первинних документів. Оскільки на підприємстві існує автоматизована система обробки даних, то правильний доступ до даних буде через систему паролів.

Середовище функціонування СОПУ. Середовище, в якому працює СОПУ, - чинник об'єктивний, проте у підприємства є реальні можливості вдосконалити деякі внутрішні чинники, які впливають на організацію СОПУ. Для цього удосконалення СОПУ повинно бути покликане проблемою, що потребує вирішення. Керівництво може реально вплинути на оптимізацію СОПУ через побудову автоматизованої системи обліку (у тому числі первинного). Повністю автоматизована система первинного обліку практично усуває ризик таких елементів СОПУ, як створення документа, його первинна обробка та реєстрація в обліковому регістрі.

У результаті проведення аудиту первинного обліку в управлінні інкасації можна зробити наступні висновки:

1. Розробку плану і програми перевірки доцільно випереджати складанням робочого документа, в якому зводиться і узагальнюється вся раніше зібрана інформація про стан СОПУ за розділами обліку і остаточно визначаються обсяги аудиторської вибірки по кожному з позначених розділів обліку.

2. План аудиту СОПУ - це попередня угруповання комплексів завдань у розрізі перевірки функціонування системи первинного обліку.

3. Програма проведення перевірки первинного обліку складається з тих розділів, де необхідний попередній аудит досліджуваної системи. Крім того, до програми включені окремі питання організації первинного обліку, що підлягають з'ясуванню в ході подальшої перевірки по ділянках, попередній аудит на яких недоцільний.

4. Аудит СОПУ будь-якого розділу обліку будується за однаковою системі і включає процедури перевірки трьох підсистем системи первинного обліку. У рамках перевірки організації збору і реєстрації фактів, що підлягають первинному обліку, перевіряються достовірність фіксації оперативних фактів і своєчасність їх реєстрації на носії інформації. У рамках перевірки системи пуд перевіряється законність первинної облікової документації з оформлення господарських операцій в рамках перевірки системи організації роботи з документами - дотримання графіків документообігу, повнота і точність реєстрації документів в облікових регістрах, організація зберігання документації та доступу до неї.

5 Аналіз типових помилок і порушень, властивих неефективно функціонуючої системи організації первинного обліку, дозволяє зробити висновок про те, що більшість порушень неможливо виправити «непомітно», і оптимальним способом їх виправлення є переоформлення документації або внесення виправлення в первинний документ.

6. Кращий спосіб уникнення помилок і порушень - здійснення організаційних заходів, спрямованих на підвищення достовірності та оперативності СОПУ. При цьому, найефективнішим заходом є комплексна автоматизація підприємства, при якій всі бізнес процеси неминуче формалізуються, уніфікуються і стандартизуються, що якісно підвищує рівень організації первинного обліку.

Висновок

Первинний облік - це самостійна система, що вимагає належної організації і має свої закони, особливості та зв'язку - внутрішні і зовнішні. Первинний облік є первинною стадією бухгалтерського обліку, також це основа управлінського обліку, база для поточного економічного аналізу, предмет внутрішнього і зовнішнього контролю. Система первинного обліку є інформаційною базою для оперативного економічного аналізу діяльності підприємства.

Основна мета системи первинного обліку - це забезпечення такої організації взаємодії всіх елементів системи первинного обліку, при якій в будь-який момент часу на відповідній ділянці функціонування системи користувачі мали б можливість отримати оперативну достовірну первинну інформацію про стан і рух всіх активів і зобов'язань підприємства як за минулі, так і за поточний періоди.

Документ є основою і підтвердженням облікових записів. Всі господарські операції оформляються документами. Вони служать первинними обліковими документами. На їх підставі ведеться бухгалтерський облік. Без документа немає бухгалтерського запису. З допомогою документів здійснюється постійне спостереження за рухом матеріальних, трудових і фінансових ресурсів. Підписуючи документ, особа, наділена правомочием, контролює таким шляхом законність і доцільність операції. Це сприяє режиму економії, покладає на кожного працівника, який підписав документ, персональну відповідальність за здійснювані ним дії. Таким шляхом здійснюється контроль за збереженням майна, діями матеріально відповідальних осіб, виявляються факти недобросовісності чи прямих зловживань.

В управлінні інкасації міститься велика кількість різних первинних документів: з обліку основних засобів, з обліку матеріалів, з обліку праці та її оплати, а також з обліку грошових коштів, які складають систему первинного обліку на підприємстві. У цілому практично всі документи, які використовуються на згадуваному підприємстві міститися в уніфікованих формах, затверджених Держкомстатом РФ. Також для деяких документів необхідно створити довільну форму з використанням обов'язкових реквізитів, затверджених законодавством. Рекомендується ввести кілька документів для контролю за витрачанням матеріалів (наприклад, деффектовочная відомість).

Податковий облік висуває певні вимоги до організації первинного обліку. Не дотримання цих вимог веде або до штрафних санкцій та заниження прибутку.

Організація роботи з документами в Управлінні - найважливіша складова системи первинного обліку. Вона представляє комплекс заходів, що забезпечують побудову документообігу, використання документації в поточній діяльності Управління інкасації та зберігання документів. Серед завдань цієї складової, слід зазначити: створення уніфікованого документообігу; раціональну організацію користування даними, що містяться в системі первинного обліку, захист від несанкціонованого доступу до облікової інформації; забезпечення збереження документації відповідно до чинного законодавства.

Аудит СОПУ будь-якого розділу обліку будується за однаковою системі і включає процедури перевірки трьох підсистем системи первинного обліку. У рамках перевірки організації збору і реєстрації фактів, що підлягають первинному обліку, перевіряються достовірність фіксації оперативних фактів і своєчасність їх реєстрації на носії інформації. У рамках перевірки системи пуд перевіряється законність первинної облікової документації з оформлення господарських операцій в рамках перевірки системи організації роботи з документами - дотримання графіків документообігу, повнота і точність реєстрації документів в облікових регістрах, організація зберігання документації та доступу до неї.

Аналіз типових помилок і порушень, властивих неефективно функціонуючої системи організації первинного обліку, дозволяє зробити висновок про те, що більшість порушень неможливо виправити «непомітно», і оптимальним способом їх виправлення є переоформлення документації або внесення виправлення в первинний документ.

Кращий спосіб уникнення помилок і порушень - здійснення організаційних заходів, спрямованих на підвищення достовірності та оперативності СОПУ. При цьому, найефективнішим заходом є комплексна автоматизація підприємства, при якій всі бізнес процеси неминуче формалізуються, уніфікуються і стандартизуються, що якісно підвищує рівень організації первинного обліку.

Після проведення перевірки в управлінні інкасації були запропоновані наступні шляхи вдосконалення існуючого первинного обліку:

  • найголовнішим перетворенням в Управлінні має стати створення графіка документообігу та доведення до виконавців їх функцій при створенні та перевірці первинного документа; а також:

  • видання розпорядчої документації з визначення кола осіб, відповідальних за здійснення тієї чи іншої господарської операції і мають право підпису первинних документів;

  • контроль з боку працівників бухгалтерії за правильністю оформлення первинної документації (поставлення в обов'язок бухгалтера, що виробляє обробку документа, цієї функції через посадові інструкції і встановлення відповідальності за її недотримання);

  • перевірка службами внутрішнього контролю дотримання вимог законодавства у частині оформлення документації;

  • на стадії реєстрації документів в облікових регістрах щоб уникнути помилок і порушень доцільно використовувати метод «службових записок» - свого роду інструктивний матеріал для конкретної бухгалтерської служби, яка описує порядок бухгалтерської обробки того чи іншого документа.

Список використаної літератури

  1. Цивільний кодекс РФ, ч.1 і 2.

  2. Податковий кодекс РФ, ч.1 і2.

  3. Кодекс про адміністративні правопорушення

  4. Федеральний закон РФ «Про бухгалтерський облік» № 129 - ФЗ від 21.11.96.

  5. Федеральний закон «Про аудиторську діяльність».

  6. Положення з бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в РФ. Наказ Міністерства фінансів РФ № 34н від 29.07.98.

  7. Положення з бухгалтерського обліку «Облік матеріально-виробничих запасів» ПБУ 5 / 01. Наказ Міністерства фінансів РФ № 44н від 09.06.2001.

  8. План рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності підприємств. Наказ Міністерства фінансів РФ № 94н від 31.10.2000.

  9. Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку основних засобів. Постанова Держкомстату РФ від 21 січня 2003. № 7

  10. Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати. Постанова Держкомстату РФ від 5 січня 2004р. № 1.

  11. Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку касових операцій, з обліку результатів інвентаризації. Постанова Держкомстату РФ від 18 серпня 1998р., № 88 (ред. від 03.05.2000).

  12. Про затвердження порядку застосування уніфікованих форм первинної облікової документації. Постанова Держкомстату РФ від 24 березня 1999р.

  13. Про затвердження уніфікованої форми первинної облікової документації № АТ-1 «Авансовий звіт». Постанова Держкомстату РФ від 1 серпня 2001р., № 55

  14. Алборов Р.А. Основи бухгалтерського обліку: навчальний посібник. - М.: Дело и Сервис, 2002р.

  15. Астахов В.П. Теорія бухгалтерського обліку. - М.: Видавничий центр «МарТ», 2004р.

  16. Безруких П.С. Бухгалтерський облік. - М.: Бухгалтерський облік, 2004р.

  17. Бухгалтерський облік: основні документи. Професійні коментарі. - М.: ІД ФБК-Прес, 2000р.

  18. Бухгалтерський облік: підручник для вузів / під ред. Бабаєва Ю.А., Коміссарова І.П. - М.: ЮНИТИ, 2005р.

  19. Вещунова Н.Л., Фоміна Л.Ф. Бухгалтерський облік. - М.: Проспект, 2004р.

  20. Глущенко В.В., Глущенко І.І. Розробка управлінського рішення. - Г. Залізничний Московської обл.: ТОО НВЦ «Крила», 1997.

  21. Гутцайт Є.М., Островський О.М., Ремізов Н.А. Вітчизняні правила (стандарти) аудиту та їх використання. - М.: ФБК - Прес, 2000р.

  22. Данилевський Ю.А., Шапігузов С.М. та ін Аудит: Навчальний посібник. - М.: ФБК-ПРЕС, 2002р.

  23. Касьянова Г.Ю. Документообіг в бухгалтерському та податковому обліку. - М: Інформцентр XXI століття, 2001р.

  24. Кир'янова З.В. Методологічні та організаційні основи первинного обліку. - М.: Фінанси і статистика, 2000р.

  25. Кондраков Н.П. Бухгалтерський облік. - М.: ИНФРА-М, 2005р.

  26. Кудряев В.А. та ін Організація роботи з документами: підручник. - М.: Фінанси і статистика, 2001р.

  27. Монтгомері і ін Аудит. - М.: Юніті, 2000р.

  28. О 'Шоннесі Дж. Принципи організації управління фірмою. - М.: ТОВ «МТ Прес», 1999.

  29. Подільський В.І., Макарова Н.С. Аудит первинного обліку підприємств: практ.пособіе. - М.: Юніті-дана, 2003р.

  30. Смирнова С.А. Автотранспорт: бухгалтерський та податковий облік. - М.: Альфа-Прес, 2005р.

  31. Смишляєва С.В. Типові бухгалтерські помилки: практика їх виявлення та виправлення. Аналіз наслідків. - М.: МЦЕФР, 2001р.

Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Бухгалтерія | Диплом
372.7кб. | скачати


Схожі роботи:
Організація первинного уч та обласного управління інкасації та пут
Організація первинного обліку на підприємстві та шляхи його вдосконалення
Стан організації первинного бухгалтерського обліку ЗАТ ххх і шляхи його вдосконалення
Шляхи вдосконалення обліку та управління товарно матеріальних зап
Організація і шляхи вдосконалення обліку власного капіталу на прикладі ВАТ Луганськмлин
Організація та шляхи вдосконалення обліку доходів і видатків в бюджетній установі на прикладі
Організація складського господарства та шляхи його вдосконалення
Організація і планування просування товару та шляхи його вдосконалення
Шляхи вдосконалення обліку та управління товарно-матеріальних запасів на підприємстві в Казахстані
© Усі права захищені
написати до нас