Михайло Щербаченко, ВАТ "ВЗТДіН"
Останнім часом на багатьох російських підприємствах все частіше приймається рішення про впровадження систем, що автоматизують процес бюджетування. Але, як показує практика, терміни введення системи в експлуатацію нерідко затягуються. Однією з причин цього є велика номенклатура продукції, що випускається і, як наслідок, складність і трудомісткість введення нормативно-довідкової інформації.
Така проблема постала і на нашому підприємстві.
Після детального аналізу були виявлені вузькі ділянки, на яких спостерігалося відставання за термінами від загального процесу впровадження.
Перш за все труднощі виникли при прогнозуванні попиту на готову продукцію. Для великої номенклатури (~ 2 тис. позицій з урахуванням усіх випущених типорозмірів) і трохи меншої кількості покупців розпланувати попит вручну виявилося досить трудомістким. Спочатку в якості вирішення проблеми було запропоновано укрупнити планування у двох вимірах:
за групами номенклатури (асортиментних груп);
за групами клієнтів.
Укрупнення плану до асортиментних груп (болти, гайки, шпильки і т.п.) скоротило кількість позицій більш ніж на 2 порядки, а покупці були розбиті на кілька основних груп (клієнти, що працюють за раніше укладеним договором, автопромисловість і т.п.) . Так як ця робота була доручена комерційної служби, номенклатура виявилася представлена в класифікації зручною для відділу продажів. Таким чином, розпланувати попит в такій структурі стало менш трудомістким.
Але тут виникла інша проблема. Для розрахунку виробничої програми по асортиментних групах необхідно спрогнозувати нормовані витрати:
норми витрати основних і допоміжних матеріалів;
поопераційні розцінки (зарплата основних робітників);
норми на енергетичні ресурси;
норми комплектності.
Нормативно-довідкова інформація (НДІ) по унормованими витратами присутній на підприємстві для конкретної номенклатури у конкретних типоразмерам. Тому виграш у трудовитратах на введення планового попиту "компенсувався" трудовитратами отримання НДІ по асортиментних групах. Тобто, щоб прорахувати виробничу програму на якийсь "середній болт", потрібно отримати середні норми на основні і допоміжні матеріали, середні розцінки по операціях та інші нормовані витрати, а для цього необхідно, як мінімум, визначити всю номенклатуру в структурі, запропонованої комерційною службою . Крім цього будь усереднення веде до збільшення похибки в розрахунках, причому ця похибка зростає в геометричній прогресії від кількості вимірювань, що зазнали укрупнення.
Після розгляду запропонованої класифікації по споживачах незгоду висловила економічна служба. Представлене комерсантами розбиття по групах споживачів ускладнює можливість аналізу отриманих результатів, співвіднесення планових даних з фактичними.
На підставі вищеописаних складнощів рішення про укрупнення планування попиту було визнано неприйнятним. Надійшла пропозиція взяти за основу прогнозування попиту відвантаження аналогічних минулих періодів, відкоригувати і доповнити новими планованими до випуску виробами. Для цього був проведений цілий комплекс робіт:
з облікової системи підприємства була витягнута інформація про відвантаження другого півріччя 2002 і 2001 років у натуральних і вартісних показниках з урахуванням знижок;
проведено ABC-аналіз покупців, для планування обрані покупці, за яким відвантаження в грошовому вираженні перевищила певну суму (пренебрежимо малу), решта покупців були віднесені до групи інших клієнтів;
проведено ABC-аналіз номенклатури, для планування обрана номенклатура, за якою відвантаження склала не менше 1% від загальної відвантаження за півріччя;
для аналізу комерційної службі надана інформація в порівнянні фактичного відвантаження другого півріччя 2001-2002 років з планованим попитом на 2003 рік. Інформація була представлена в зручній для аналізу формі за допомогою зведених таблиць, графіків і діаграм в додатку MS Excel;
у додатку MS Access виготовлений інструмент для попередньої позначки і редагування клієнтів і номенклатурних позицій для включення в планований попит.
Таким чином, кількість планованої номенклатури було зменшено в три рази, причому похибка планування практично не збільшилася. Після того, як комерційна служба скоригувала попит в натуральному вираженні, виникло питання про ціни відвантаження. З облікової системи в відкоригований помісячний попит автоматично були поміщені ціни з поточного загального прайс-листа. Але так як політика підприємства передбачає наявність різних знижок для різних клієнтів, комерційна служба підготувала список планованих знижок від поточних цін по споживачах і інформація автоматично була врахована в даних про попит. Аналогічно було внесено інформацію щодо відстрочок платежу по клієнтах помісячно.
Після проведення цих операцій ми отримали масив інформації в електронному вигляді, а точніше таблицю на SQL-сервері, наступної структури:
| Місяць | Код продукту | Код клієнта | Кількість | Ціна | Відстрочка |
Автоматизована система бюджетування, яка використовується на підприємстві для постановки бюджетного планування, реалізована на основі сучасної системи управління базами даних і забезпечує різні засоби інтеграції із зовнішніми інформаційними системами підприємства. Підсистема "Синхронізація даних" призначена для імпорту даних з різних зовнішніх джерел і приведення їх у точну відповідність з даними, що містяться в таблицях самої системи, за допомогою шлюзів - перетворювачів даних. Використання шлюзів дозволяє зробити закачування та синхронізувати дані нескінченне число разів, при цьому видаляючи раніше закачані за допомогою шлюзу дані, не ушкоджуючи дані, занесені користувачем.
Використовуючи модуль синхронізації даних, інформація по запланованому попиту потрапила в систему бюджетування і стала доступна для включення до розрахунку загального бюджету підприємства.
Частина даних щодо попиту все-таки довелося занести вручну - дані по нових виробах. Ця інформація заносили в систему паралельно з тим, як редагували масив, отриманий автоматичним шляхом.
Введення нормативно-довідкової інформації, що стосується номенклатури, як було сказано вище, також довгий і трудомісткий. Список з 600 позицій виробів, що випускаються теж не малий. Висновок напрошується сам собою - потрібна автоматизація введення, тим більше що необхідні дані в тому чи іншому електронному вигляді, але присутні і доступні.
По-перше, норми на основний і допоміжний матеріал. На підприємстві функціонує так званий технологічний модуль - програма, в якій технологічна служба веде номенклатурний довідник, цехові маршрути (переходи), описує маршрутну поопераційний технологію виготовлення виробів, а економічна служба - поопераційні розцінки по зарплаті основних робітників. Комплекс має дворівневу архітектуру та реалізовано на SQL-Server і MS Access. Цей модуль став сучасним приймачем одного з проектів, виконаних на ЕОМ ЄС 1036 на початку 80-х, з ведення технологічної НДІ. Був створений інструмент, який перетворює інформацію по структурі виробництва, нормам матеріалів, поопераційний технологічних маршрутах і розцінками до структури, прийнятною для її завантаження в автоматизовану систему бюджетування і всі ці дані автоматично стали доступні для включення до розрахунку загального бюджету підприємства.
По-друге, важливий чинник, який необхідно враховувати при розрахунку виробничої програми промислового підприємства, а значить і загального бюджету підприємства - залишки на складах готової продукції. На момент розрахунку бюджету підприємства затовареність складу представляла досить значну величину. Було запропоновано кілька методів моделювання растоваріванія складу, але після різнобічного аналізу було прийнято рішення в якості прогнозу прийняти поступове зниження залишків на 2-3% на місяць. По ряду позицій комерційна служба запланувала більш швидкі темпи растоваріванія. Тепер потрібно було перенести отримані прогнози в електронний вигляд. Для цього з діючої облікової системи були обрані залишки на поточний момент, на них було накладено прийнята схема растоваріванія і, потім, вони були виведені на редагування для комерсантів. В якості проміжного редагування використовувалися зазвичай поширені і доступні програми MS Office, зокрема MS Excel і MS Access. Далі відредаговані дані за нормами залишків на складах готової продукції були представлені у формі, прийнятною для її завантаження в автоматизовану систему бюджетування.
По-третє, досить об'ємною завданням стало відображення планованих цін реалізації та індексів їх зміни. Так як попит на продукцію планувався з урахуванням реалізації минулих періодів, то ціни на продукцію явно вимагали коригування. Для цього комерційної служби було дано завдання спрогнозувати відпускні ціни. За основу було вирішено взяти поточні ціни прайс-листа. В автоматичному режимі за допомогою модуля синхронізації даних з облікової системи ціни потрапили в бізнес-прогнози "Попит" і "Індекси зміни цін" автоматизованої системи бюджетування.
Таким чином, основні дані потрапили в систему бюджетного планування і стали доступними для розрахунку. Відсутня інформація була введена в систему вручну. Пробний розрахунок бюджету засвідчив, що вхідні дані частково некоректні. Наприклад, що по частині запланованої номенклатури відсутні норми на основний матеріал або допоміжний матеріал, по інших позиціях не внесені ціни, третя частина не визначена в структурі виробництва і т.п. Висновок напрошувався сам собою - необхідна система тестів на коректність і повноту вхідної інформації. Після аналізу ситуації, що склалася, було прийнято рішення протестувати вхідні дані за наступними напрямками:
відсутність норм з основних і допоміжних матеріалів;
відсутність розцінок за операціями з основним робочим;
відсутність номенклатури в структурі виробництва;
невизначені відпускні ціни;
невизначені ціни на матеріали;
невизначені виробничі потужності по номенклатурі.
За основу була взята інформація щодо попиту на готову продукцію, то є дані інших бізнес-прогнозів тестувалися за списком номенклатури до планованої реалізації. Іншими словами, кожен номенклатурний номер, запланований в бізнес-прогнозі "Попит" проганяли через систему тестів, змодельованих за допомогою уявлень SQL Server. Це безперешкодно дозволила зробити відкрита архітектура програмного комплексу для розрахунку бюджету. Уявлення, що показують результати тестів, були візуалізовані для користувача за допомогою стандартного інструменту MS Excel - зведених таблиць, і дозволили отримувати протягом робіт зі складання бюджету актуальну інформацію щодо відхилення в коректності НДІ і бізнес-прогнозів. Провівши кілька ітерацій з тестування та коригування вхідних даних, планово-бюджетна служба прийняла рішення про те, що відхилення в коректності НДІ пренебрежимо малі. Інакше кажучи, вхідні дані для розрахунку зведеного бюджету підприємства введені повністю.
Розрахунок був виконаний, але, як показала практика, набір звітних форм, представлених у вибраній системі, недостатньо повно відповідав специфіки нашого підприємства. І ці незручності були пов'язані не тільки з багатономенклатурного виробництва, але і з іншими причинами. Наприклад, виробнича програма згідно з прийнятою на підприємстві облікової політики, повинна була бути обраховано в середніх облікових цінах, а не у відпускних, як пропонується в системі. А уявлення попиту і відвантаження по клієнтах у розрізі укрупнених груп номенклатури взагалі відсутня.
Як було сказано вище, обрана система для автоматизації бюджетного процесу мала відкриту архітектуру. Тобто було подано повний опис уявлень SQL Server, які можуть бути використані у звітах різного роду. Наприклад, вистава "dbo.отч_ПроизвПрограммаОтходыРазвернутая" показує відходи за виробничою програмою в розрізі підрозділів, розгорнуті помісячно, а "dbo.отч_СебестоимостьПроизводственнаяГодАГ" - річну виробничу собівартість у розрізі асортиментних груп. Поряд з уявленнями, які виводять інформацію вже в зручному для користувача вигляді, в системі є "уявлення-напівфабрикати", які можуть бути використані в якості самостійних "цеглинок" для складання більш складних і специфічних звітів силами IT-служби підприємства. Таким чином, проблема саме ті і специфічних звітів була вирішена малими силами в найкоротші терміни з використанням стандартних і знову розроблених представлень даних. Нові звіти, що представляють розрахований зведений бюджет підприємства в зручній для користувача формі, були візуалізовані за допомогою зведених таблиць MS Excel.
Ось, коротко, всі проблеми, що виникли при впровадженні автоматизованої системи бюджетного планування на нашому багатономенклатурному підприємстві, і опису шляхів їх вирішення.