приховати рекламу

MS Access

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.


Нажми чтобы узнать.
скачати

Псковський Вільний університет


Курсова робота


MICROSOFT ACCESS


студетов 3 курсу

факультет інформаційних систем

Банахів Олега Святославовича

Зуєва Юрія Володимировича


Науковий консультант: Басін Юрій Абрамович.


г.Псков 1995р.


ЗМІСТ


  1. Введення.

  2. Access - що це таке.

    1. Кілька слів про ...

    2. Таблиці.

    3. Запити.

    4. Формуляри.

    5. Звіти.

    6. Макроси.

    7. Модулі.

  3. Побудова невеликий Бази даних.

  4. Невелика порівняльна характеристика.


1. ВСТУП.


Перед тим як приступити до вивчення СУБД ACCESS розглянемо декілька основних понять.

Дані - систематизована і структурована яким-небудь чином інформація. Існує щонайменше три моделі даних: ієрархічна, мережна, реляційна.

Моделі даних - подання даних і їх взаємозв'язків, що описують поняття проблемної середовища. Моделі даних використовуються як для концептуального, так і для логічного та фізичного представлення даних.

У даній роботі ми будемо розглядати тільки логічне представлення даних, тобто з точки зору прикладного програміста і користувача. З їхньої точки зору дані діляться на записі, ті в свою чергу діляться на поля, і між полями, а так само і між записами можуть бути встановлені різні зв'язку.

Поле - основний і мінімальний елемент даних.

Запис - кілька полів.

Зв'язки - логічні взаємозв'язки між записами або полями.

Ієрархічно структуровані дані складаються з декількох записів одна з яких визначена як коренева. Прикладом ієрархічної моделі можуть служити дерева:




Де КЛІЄНТ, ЗАМОВЛЕННЯ, ТОРГОВИЙ АГЕНТ є записами (КЛІЄНТ - коренева запис), НОМЕР, ПРІЗВИЩЕ, ІМ'Я, ПО БАТЬКОВІ - поля запису КЛІЄНТ, лініями показані зв'язку.

Дерево - орієнтований граф (граф - пара множин, одне з яких описує безліч вершин, а інше безліч зв'язків між ними) де всі вершини, крім кореня, знаходяться в голові тільки однієї дуги, корінь не знаходиться в голові жодної з дуг і пов'язаний з вершиною дерева.

Між записами в ієрархії можуть бути визначені зв'язку: "один до багатьох", або "один до одного", де запис відповідна елементу "один" зазначеної зв'язку, визначається як вихідна, а відповідна елементу "багато" - як породжена.

Мережева модель подібна ієрархічної, але є більш загальною моделлю, в тому сенсі, що між записами присутні зв'язку "багато до багатьох" і "багато до одного", а так само тут немає кореневого вузла, тобто будь-який запис може бути кореневий.

Мережева модель:



Де КЛІЄНТ, ЗАМОВЛЕННЯ, ТОРГОВИЙ АГЕНТ є записами, НОМЕР, ПРІЗВИЩЕ, ІМ'Я, ПО БАТЬКОВІ - поля запису КЛІЄНТ, лініями показані зв'язку.

Реляційна модель даних є одним з найпростіших видів представлення інформації і найлегшою концепцією для розуміння. Ця модель є дані впорядковані в таблиці, найчастіше за все двомірні. Таблиці такого виду називаються відносинами (реляціями) і кожна таблиця являє собою окремий файл.

Реляційна модель:


Рядок Стовпець


НОМЕР - КЛІЄНТА

ПРІЗВИЩЕ - КЛІЄНТА

ІМ'Я - КЛІЄНТА

БАТЬКОВІ - КЛІЄНТА









Поле


НОМЕР - ЗАМОВЛЕННЯ

НАЗВА - ЗАМОВЛЕННЯ

ТОРГОВИЙ АГЕНТ








НОМЕР - ТОРГОВОГО АГЕНТА

ПРІЗВИЩЕ

ІМ'Я

БАТЬКОВІ

Поставляє товар












Кожна таблиця складається зі стовпів, рядків кожному стовпцю присвоєно однозначне ім'я, один елемент стовпця називається полем, а рядок називається записом. Даний приклад показує, що і мережева модель, і ієрархічна можуть бути приведені до реляційної.

Структуровані таким чином дані можуть зберігається в ЕОМ у вигляді Баз Даних. База даних може бути визначена як сукупність призначених для машинної обробки і зберігання даних, які можуть використовуватися одним або декількома користувачами.

У залежності від розглянутих вище моделей даних бази даних можуть бути ієрархічним, мережевими та реляційними. Далі ми будемо розглядати тільки реляційні бази даних.

З базами даних нерозривно пов'язане таке поняття як СУБД. СУБД (система управління базами даних) - програма яка управляє даними, здійснює зберігання, вилучення, пошук, редагування інформації збереженої в базі даних. СУБД також поділяються на ієрархічні, мережні і реляційні в залежності від даних які вони обробляють. Існують безліч різних СУБД: IMS, сетор, ORACLE, CLIPPER, FOX PRO, ACCESS. У даній роботі ми розглянемо тільки MICROSOFT ACCESS.


2. MICROSOFT ACCESS.


Кілька слів про ...


Microsoft Access - це інтерактивна реляційна СУБД (relational database management system - RDBMS) для WINDOWS. Це програма, яку Ви можете використовувати для зберігання та вилучення даних в залежності від відносин, які Ви встановили. Робота з нею спрощена допомогою маніпулятора миші. Графічні можливості оболонки справляють велике враження при виготовленні високоякісних звітів і роздруківок. Все це завдяки підтримки True-type шрифтів і вбудовування OLE-об'єктів (Object Linking and Embeding) у межах середовища WINDOWS. OLE - об'єкт являє собою посилання на певну інформацію, яка залишається у своїй первісній формі. OLE-об'єктом може бути EXCEL - таблиця, Paintbrush - ілюстрація або Sound - файл.

Новинкою програми Access є Cue Cards - Система суфлірування. Це навчальна система, яка надає користувачеві рекомендації щодо виходу з реальних ситуацій при вирішенні прикладних завдань. При знанні англійської мови користувач завжди зможе отримати підказку про те, що слід робити далі.

Access також надає в розпорядження користувача механізми роботи з базами даних різних форматів. Наприклад, можна прямо звертатися до баз даних dBASE, Paradox або Btrieve без конвертування їх у формат, який використовується Access. До складу пакету Access також входить мова Access Basic (вбудований діалект мови Visual Basic), що дає можливість формування спеціалізованих систем управління базами даних.

Тепер перейдемо до більш докладного розгляду системи Access. Основними поняттями або об'єктами цієї системи є: таблиці, запити, формуляри, звіти, макроси та модулі. І звичайно ж головним поняттям буде база даних (database).

База даних це набір даних, який пов'язаний з певною темою або призначенням. Коли Ви створюєте базу даних в Microsoft Access, Ви створюєте один файл, який містить всі таблиці, запити, формуляри, звіти та інші об'єкти, які допомагають Вам використовувати інформацію в базі даних. Для створення бази даних необхідно виконати наступні кроки:

  • Активізуйте вікно Microsoft Access і виберіть у меню File директиву New Database (або клацніть кнопкою New Database в рядку піктограм). Microsoft Access висвічує діалогове вікно New Database і автоматично дає ім'я Вашій базі даних, яке Ви можете замінити.

  • У рядку File Name, надрукуйте Ваш варіант імені бази даних. Воно може містити до 8 символів без пробілів. Microsoft Access автоматично додає розширення. MDB до імені Вашої бази даних, якщо Ви цього не зробили.

  • Якщо Ви хочете зберігати базу даних у певному місці виберіть відповідну директорію в списку директорій Directories list.

  • Натисніть на кнопку OK.

Microsoft Access створює порожній файл бази даних і відкриває вікно бази даних Database window.

Вікно Бази даних:



Створену базу даних можна наповнити об'єктами різного роду і виконувати операції з ними. Але з базою даних можна виконувати операції як з неподільним освітою. Всі операції такого роду - операції управління базою даних - зосереджені в меню File прикладного вікна Access або у вікні бази даних. Наприклад, операція відкриття бази даних включає наступні кроки:

  • Якщо необхідно, активізуйте Microsoft Access.

  • З меню File виберіть директиву Open Database (або клацніть кнопкою Open Database в рядку піктограм). Microsoft Access висвічує діалогове вікно Open Database.

  • У рядку File Name виберіть відповідне ім'я бази даних, попередньо обравши відповідну директорію в списку директорій Directories list і відповідний накопичувач у рядку Drives.

  • Натисніть на кнопку OK.

Microsoft Access висвітить вікно відповідної бази даних. При відкритті бази даних можна обмежити можливі операції з базою даних тільки читанням і обмежити коло користувачів, що мають доступ до бази даних лише власною персоною. Такі обмеження можуть виявитися корисними, якщо база даних експлуатується в розрахованій на багато користувачів. Якщо необхідно лише переглянути базу даних і що містяться в ній об'єкти, але не змінювати їх, то при відкритті бази даних необхідно активізувати контрольний індикатор Read Only (тільки читання).

Якщо необхідно запобігти зміни даних і об'єктів даної бази даних з боку інших користувачів, то при відкритті бази даних необхідно встановити опцію Exlusive (виняткові права).

Базу даних можна піддати стиску, для цього необхідно вибрати в меню File директиву Compact Database (стиснути базу даних). Access створює копію бази даних і по-новому розміщує її на диску. Після вибору стисливого файлу в діалоговому вікні стиснення бази даних з'являється діалогове вікно мети стиснення (Database to Compact Into), в якому можна вибрати ім'я для стиснутої версії бази даних. Якщо використовується те саме ім'я, і база даних виявляється успішно стислій, то по завершенні стиснення Access автоматично знищує вихідну (нестиснутих) версію.

Базу даних можна зашифрувати для захисту секретної інформації від перегляду. Це здійснюється з допомогою директиви Encrypt Database (розшифрувати - Decrypt Database). У діалоговому вікні виберіть підлягає шифруванню / дешифруванню базу даних і клацніть на кнопці OK. У результаті відкриється діалогове вікно цільового файлу, де слід вказати ім'я файлу, в який буде поміщений результат шифрування / дешифрування. Якщо використовується те ж саме ім'я та база даних була успішно зашифрована / розшифрована, то Access автоматично замінює оригінальний файл на отриманий в результаті перетворення.

У деяких ситуаціях база даних може виявитися пошкодженої. Для відновлення бази даних служить директива Repair Database (відновити базу даних) в меню File. Цю операцію рекомендується застосовувати з метою профілактики оскільки Access не помічає, що база даних була пошкоджена. У діалоговому вікні ремонту потрібно ввести ім'я, директорію і накопичувач пошкодженій (або підозрюваної у пошкодженні) бази даних і натиснути кнопку OK. Після цього Access займеться "лагодженням" заданої бази даних і врятує те, що ще можна врятувати.

Якщо користувач закінчив роботу з базою даних, то її слід закрити. Для цього:

  • Активізуйте вікно бази даних, якщо це необхідно.

  • У меню File виберіть директиву Close Database.

Можна закрити базу даних і за допомогою подвійного клацання мишею на кнопці виклику управляючого меню вікна бази даних або натисканням клавіш (Ctrl + F4).


Таблиці.


Наступним кроком у побудові бази даних буде її заповнення, тобто створення об'єктів і присвоєння останнім необхідних властивостей. Якого б типу не були Ваші дані, Вам доведеться зберігати їх в одній або кількох таблицях. Таким чином, першим кроком у побудові бази даних буде створення таблиці.

ТАБЛИЦЯ - це набір записів (рядків таблиці), що складаються з окремих полів (колонок таблиці), в яких зберігається інформація і складова, власне, зміст бази даних.

Таблиці є основною формою подання інформації, що міститься в базі даних. Без таблиці не можна спроектувати формуляр, на базі таблиць складаються запити і звіти. Створити таблицю можна двома способами:

  1. За допомогою Конструктора таблиць.

  • У вікні бази даних клацніть на кнопці Table.

  • Виберіть кнопку New у вікні бази даних.

    Microsoft Access висвітить діалогове вікно New Table.

  • Виберіть кнопку TableWizards (Конструктора таблиць).

  • У діалоговому вікні Конструктора слідуйте вказівкам по додаванню полів у Вашій таблиці.

  1. Без допомоги Конструктора.

  • У вікні бази даних клацніть на кнопці Table (або виберіть директиву Tables в меню View).

  • Натисніть кнопку New у вікні бази даних.

Microsoft Access висвітить діалогове вікно New Table.

  • Натисніть кнопку New Table.

Microsoft Access відкриє порожнє вікно проектування таблиці. Воно буде виглядати так:


У цьому вікні задаються характеристики полів, складових запис (блок даних) бази, тобто вводиться специфікація запису. У нижній частині вікна Access видає довідкову інформацію про допустимі на кожному кроці проектування діях.

Кожному полю, що включається до запису, приписується тип даних, що визначає вид інформації, яка зберігатиметься в даному полі. Тип даних вноситься в колонку Data Type, причому його можна вибрати зі списку доступних типів.

Access розрізняє такі типи даних полів:

  • Text Текстові поля містять текст, довжина якого не може бути більше 255 символів. Реальна довжина поля встановлюється за допомогою параметра Field Size (розмір поля).

  • Memo У Memo-полях зберігається текст довжиною до 32000 символів. Поля цього типу даних не можуть індексуватися.

  • Number Числові поля містять довільні числові значення. Діапазон допустимих значень визначається параметром Field Size (розмір поля).

  • Date / Time Поля дати / часу містять значення дати й часу в діапазоні від 100 до 9999 року.

  • Currency У грошових полях можна зберігати числа з точністю до 15 розрядів ліворуч від коми і чотирьох десяткових розрядів праворуч від коми.

  • Counter Поле лічильника містить число, яке автоматично збільшується Access на 1, коли в таблицю додається новий блок даних.

  • Yes / No У таких полях зберігаються значення Так або Ні. Поля даного типу не можуть індексуватися.

  • OLE Object У OLE - полях поміщаються об'єкти, такі як, наприклад, Excel-таблиця або Microsoft Draw - графіка, оброблені OLE - сервером. Розмір поля може бути до 128 МБ. Поля даного типу не можуть індексуватися.

Характеристики кожного поля визначаються низкою параметрів (властивостей). Ці параметри оголошують способи обробки, зберігання та індикації даних. Параметри специфікацію поля перераховуються в режимі проектування в нижній частині вікна таблиці. Набір характеризують поле параметрів залежить від типу даних, обраного користувачем для даного поля.

  • Field Size Розмір поля встановлює максимальну довжину текстового поля або спосіб представлення чисел у полі типу Number.

  • Format Формат визначає спосіб представлення даних. Поряд з зумовленими форматами допускається використання власних форматів користувача.

  • Decimal Places Десяткові розряди встановлюють кількість розрядів праворуч від десяткової коми.

  • Caption Тема визначає напис, яка буде використовуватися як найменування поля у формулярі або звіті. Якщо для цього параметра не буде задано ніяке значення, то як напису буде за замовчуванням використано ім'я поля.

  • Default Value Значення за замовчуванням встановлює значення, яке буде автоматично введено в поле при генерації блоку даних.

  • Validation Rule Обмеження введення - правило, обмежує допустимі для введення в поле дані.

  • Validation Text Повідомлення про порушення - текст виникає при спробі ввести в полі дані, що не задовольняють правилом, сформульованому в Validation Rule.

  • Indexed Ознака індексування.

У готову специфікацію можна вносити зміни. Зокрема, можна змінювати параметри окремих полів, додавати поля до запису в потрібних місцях і видаляти зайві. Але при цьому слід постаратися внести всі виправлення в специфікацію до початку заповнення бази даних, тому що спроба змінити параметри полів, заповненої бази може спричинити за собою втрату або спотворення даних.

Переупорядоченіе полів:

  • Виберіть поле, яке підлягає перерозміщенні, клацнувши кнопкою миші в селекторного колонці, розташованій на лівому краю вікна таблиці.

  • Клацніть у селекторному колонці знову і утримуючи праву кнопку миші натиснутою перетягніть покажчик миші в потрібну позицію.

Microsoft Access розташує маркіроване Вами поле в новому місці.

Видалення полів.

  • Відкрийте таблицю в режимі проектування.

  • Маркіруйте підлягає видаленню поле, клацнувши кнопкою миші в селекторного колонці. (Або використовуйте клавіші управління курсором і підвівши курсор на полю натисніть комбінацію клавіш Shift + Spacebar).

  • З меню Edit виберіть директиву Delete Row (або натисніть кнопку Delete Row в рядку піктограм).

Microsoft Access видалить поле і всі його дані з Вашої таблиці.

Вставка полів.

  • Встановіть покажчик рядка до поля, над яким Ви б хотіли розмістити нове поле, за допомогою миші або клавішами управління курсором.

  • З меню Edit виберіть директиву Insert Row (або виберіть кнопку Insert Row в рядку піктограм).

Microsoft Access вставить порожнє поле над поточним рядком.

  • Microsoft Access працює найбільш ефективно, якщо Ви визначили первинний ключ. Первинний ключ таблиці складається з одного або кількох полів, які однозначно ідентифікують кожний запис у Вашій таблиці. Вам слід завжди визначати первинний ключ тому при цьому таблиця має такі переваги:

  • Мicrosoft Access автоматично створює індекс для первинного ключа. Цей індекс прискорює процеси запитів та інші операції.

  • Коли Ви переглядаєте записи, Microsoft Access покаже їх впорядкованими по первинному ключу за замовчуванням.

  • Коли Ви додаєте дані до Вашої таблиці, Access не дозволить зберігати дані з одним і тим же значенням первинного ключа. Тому Ви можете бути впевнені, що кожен запис унікальна.

Установка первинного ключа.

  • Маркіруйте поле, яке Ви хочете використовувати в якості первинного ключа. Для оголошення декількох полів первинним ключем, утримуючи клавішу Ctrl маркіруйте всі необхідні поля.

  • У меню Edit виберіть директиву Set Primary Key (або натисніть кнопку Set Primary Key в рядку піктограм).

У полів визначених як первинний ключ ліворуч від рядка додасться ідентифікатор у вигляді ключа.

У Access-таблиці можна вбудувати об'єкти з інших підтримують інтерфейс OLE прикладних програм і зв'язати ці об'єкти з їх батьківськими програмами.

При вбудовуванні об'єкта Access зберігає об'єкт в таблиці. Подвійним клацанням мишею на об'єкті запускається прикладна програма, за допомогою якої він був виготовлений - в ній можна провести зміни в об'єкті. Після завершення роботи з батьківською програмою об'єкт у зміненій формі буде збережений в таблиці. Об'єкт слід вмонтовувати тільки в тому випадку, якщо його необхідно обробляти не покидаючи Access. Звичайно мова йде про об'єкт, який повинен стати фіксованою складовою частиною бази даних, але його не можна виготовити прямо в Access, наприклад, Paintbrush-ілюстрація на сторінці Access-звіту.

Якщо ж об'єкт, породжений іншої прикладної програмою, зв'язується з Access-таблицею без вбудовування, то об'єкт зберігається не в таблиці, а в окремому файлі, причому формат цього файлу визначається прикладної програмою, за допомогою якої об'єкт був створений. У момент завантаження і відкриття таблиці Access пов'язують із цим файлом, витягує його вміст і вставляє його в таблицю. Скріплення об'єктів (а не вбудовування) рекомендується в тих випадках, коли в Access-базу необхідно включити об'єкт, який не підлягає зміні при роботі з Access. Наприклад, мова може йти про таблицю рахунків, оброблюваної Excel, і використовуються в декількох Access-базах. Наявність зв'язку цих баз з одним і тим же Excel-файлом гарантує наявність останньої версії таблиці рахунків в усіх цих базах. Перевага зв'язку полягає в тому, що один оригінальний об'єкт можна зв'язати з кількома Access-таблицями, і при цьому його не потрібно багато разів піддавати збереженню.

Вбудовування об'єктів.

  • У меню Edit зверніться до директиви Insert Object (Ця директива буде доступна в тому випадку, якщо в специфікації таблиці активного в даний момент полю було присвоєно тип OLE Object.)

  • У списку Object Type виберіть необхідну Вам, що підтримує OLE інтерфейс прикладну програму.

  • Якщо об'єкт уже існує, клацніть мишею на кнопці File, щоб відкрити діалогове вікно Insert Object from File.

  • Виберіть потрібний файл і натисніть кнопку OK.

Скріплення об'єктів.

  • У меню Edit виберіть директиву Past Link. (Проте ця директива стає доступною лише після того, як відповідальний зв'язування об'єкт буде скопійований, тобто поміщений в буфер обміну Clipboard.)

  • Натисніть кнопку OK.

Access дозволяє створювати реляційні бази даних. У реляційній базі даних користувач може описати стосунки між кількома таблицями. Access враховує ці відносини при пошуку взаємозв'язаних даних під час обробки запитів, формулярів та звітів, які базуються на кількох таблицях.

Установка зв'язку між таблицями.

  • У меню Edit виберіть директиву Relationships, або клацніть мишею на кнопці Relationships в рядку піктограм. Відкриється вікно Relationships, потім вікно Add Table.

  • Якщо вікно Add Table не з'явилося, виберіть відповідну директиву у вікні Relationships.

  • У рядку Table / Query виберіть таблицю для якої ви хочете створити зв'язок. Для вибору більш ніж однієї таблиці одночасно, утримуючи клавішу Ctrl виберіть всі необхідні таблиці. Щоб вибрати всі або блок таблиць відзначте першу таблицю, а потім утримуючи клавішу Shift вкажіть останню, натисніть кнопку Add. Ви також можете додавати таблиці перетягуючи їх за допомогою миші з вікна бази даних у вікно відносин.

  • Тепер за допомогою миші перетягніть поля первинного ключа первинної таблиці у відповідне положення в яку пов'язують таблиці. Microsoft Access видасть діалогове вікно Relationships.

  • Перевірте імена полів підлягають скріпленню, відредагуйте при необхідності. Встановіть відповідні опції, наприклад, тип ставлення: One (один до одного) або Many (один до багатьох).

  • Натисніть кнопку Create.

Пов'язані таблиці, наприклад, можуть виглядати так:







Таблиці, що знаходяться в базі даних, створеної іншою програмою, можна імпортувати в Access, також можна і експортувати Access-таблиці, зберігаючи їх у форматах, зрозумілих іншим прикладним програмам управління базами даних. Але перш ніж безпосередньо приступити до імпорту або експорту, необхідно зробити відповідні установки імпорту або експорту.

Установка опцій імпорту / експорту.

Імпорт таблиць.

Експорт таблиць.


Запити.


Запит можна уявити собі як точку зору на дані, включені в таблицю. Запити служать для селекції та фільтрації набору даних. Вони дозволяють вибрати з бази тільки необхідну інформацію, тобто ту, яка відповідає певному критерію (положення) і потрібна для вирішення конкретного завдання. Наприклад, Вам може знадобиться інформація про постачальників і поставляються ними товари. Ви можете створити запит типу "Які товари постачають московські постачальники" або "Хто з петербурзьких постачальників сигарет продав за останній квартал найбільшу партію". Результат обробки програмою Access такого запиту є таблицю звану Dynaset. У цю таблицю включені обрані з основної таблиці (або кількох таблиць) блоки даних, які задовольняють критеріям запиту. Dynaset - динамічний, тимчасовий набір даних, тому при кожному виконанні запиту він будується знову на основі "свіжих" табличних даних.

Microsoft Access дає великі можливості в гнучкості проектування запитів. Ви можете:

Виділяють два типи запитів:

  1. QBE-запити (Query by Example-Запит за зразком). Користувач дає їм визначення, специфікуючи окремі параметри у вікні проектування з використанням підказок (зразків).

  2. SQL - запити (Structured Query Language-Структурований мова запитів). Користувач формулює їх з використанням інструкцій і функцій, вибудовуючи опис. QBE-запит Access легко транслює у відповідний SQL-запит. Зворотна операція теж не складає труднощів. Взагалі для Access байдуже, з яким типом запиту працює користувач.

Запити можна створювати за допомогою Конструктора запитів. Він прискорює проектування кількох спеціальних типів запитів:

Але для більшості общеіспользуемих запитів не потрібна допомога Конструктора запитів.

Створення запиту без допомоги Конструктора запитів

Вікно проектування QBE-запиту і сам QBE-запиту може виглядати так:



Критерії відбору - це інструкції, за допомогою яких користувач повідомляє Access, які блоки даних повинні відбиратися за запитом та показана в Dynaset. Критерії можуть задаватися для одного або декількох полів запиту.

Специфікація критерію запиту відбору.

Після того як вираз введено і натиснута клавіша введення, Access перевіряє коректність висловлювання за правилами запису критеріїв і нормалізує запис за цими правилами.

Користувач може скористатися запитом для проведення обчислень з блоками даних. Він може задати в кожному полі деяку функцію, обробну вміст цього поля. Результат обробки видається в Dynaset. Функція обробки задається в рядку Total, яка з'являється після натискання в піктографічне меню кнопки з грецької літерою "сигма". Саму функцію можна вибрати в цьому рядку, розгорнувши список можливих значень.

Після того як запит спроектований, його можна виконати, клацнувши мишею в рядку піктограм на кнопці зі знаком оклику або викликаючи в меню Query директиву Run. Access відображає відібрані за запитом у Dynaset блоки у вигляді таблиці.

За допомогою структурованого мови запитів SQL в рамках Access користувач може сформулювати як завгодно складні за структурою критеріїв і обчислень запити. Цей же мова дозволяє управляти обробкою запитів. SQL-запит являє собою послідовність інструкцій, в яку можуть включатися вираження та виклики агрегатних функцій. Початківцям користувачам рекомендується створювати запити в режимі проектування, вибираючи необхідні поля, критерії сортування та функції в зоні специфікації. Для опису запитів на мові SQL потрібен достатній досвід роботи з базами даних не в якості користувача, а в якості програміста.

Якщо користувач хоче мати розроблений проект запиту в своєму розпорядженні і під час наступних сеансів роботи, то він повинен його зберегти за допомогою директиви Save в меню File. Якщо проект зберігається вперше, то після звернення до цієї директиві з'явиться діалогове вікно Save As. У ньому слід призначити запиту ім'я, під яким він буде збережений і включений в список запитів у вікні банку даних. Ім'я запиту не повинно збігатися з ім'ям таблиці.

Якщо даний запит вже був один раз збережений і користувач вибрав директиву Save, то стара версія буде замінена новим, зміненим проектом запиту. Якщо зміни не повинні зіпсувати попередню версію, а повинні бути збережені в іншому запиті, то слід викликати директиву Save As і призначити час збереження проекту нове ім'я. Для збереження табличного представлення запиту слід вибрати директиву Save Query в меню File. Ця директива зберігає зміни в проекті наявного запиту і замінює попередню версію запиту на активну версію. Для того щоб зберегти запит вперше або створити копію активного запиту, Dynaset якого видно на екрані, слід вибрати директиву Save Query As.

Поряд із запитами вибору, за допомогою Access можна реалізувати також запити дій, параметричні запити та запити крос-таблиць.


Запити дії.

За допомогою запиту дії користувач може змінювати або переносити дані таблиці, а також актуалізувати, додавати або видаляти групи блоків даних, виготовляти нові таблиці з набору Dynaset. Розрізняють чотири типи запитів дій: запит додати, запит видалення, запит актуалізації і запит створення таблиці.


Параметричні апроси.

Часто використовуються запити, які представляють собою незначно

видозмінені варіанти одного разу підготовленого базового запиту. Мова може йти, наприклад, про запит, який дозволяє вибирати з бази даних телефони клієнтів певного регіону, причому сам регіон задається окремо, в діалозі. Такі запити, параметричні, видозмінюються від випадку до випадку, але незначно. Для їх реалізації проектується один параметричний запит, в якому вказується той критерій (критерії), який може змінюватися за замовленням користувача.


Запити крос-таблиць.

Якщо необхідно об'єднати дані у форматі рядків-колонок (двовимірна таблиця), то слід виготовити запит крос-таблиці. При проектуванні запиту крос-таблиці можна вказати в якості заголовків для колонок значення деяких полів або виразів. Запити крос-таблиць дозволяють більш компактно, ніж звичайні запити, индицировать дані, об'єднуючи однотипну інформацію.


Формуляри.


Перегляд бази даних у вигляді таблиці в режимі заповнення дає користувачеві можливість оцінити базу як єдине ціле, порівняти запису і т.п. Часто, однак, виникає необхідність роботи з окремими записами бази. У цьому випадку присутність на екрані інших записів (як це має місце в режимі заповнення) тільки заважає і відволікає. Робота з окремими записами за допомогою формулярів дозволяє зосередитися тільки на відноситься до справи.

Формуляр являє собою бланк, що підлягає заповненню, або маску, що накладається на набір даних. Бланк-формуляр дозволяє спростити процес заповнення бази даних, завдяки чому з'являється можливість доручити введення інформації персоналу невисокої кваліфікації. Маска-формуляр дозволяє обмежити обсяг інформації, доступної користувачеві, що звертається до бази. Мова тут також може йти про блокування індикації службових чи засекречених полів.

Простіше за все створити формуляр спомощью Конструктора.

В інших вікнах Form Wizard Вам будуть запропоновані питання, і на основі Ваших відповідей Конструктор створить формуляр.

Якщо користувач впевнений в тому, що зможе самостійно спроектувати формуляр без допомоги Конструктора формулярів (цілком реальна ситуація за наявності достатнього досвіду), то йому слід створити порожній формуляр і потім внести в нього необхідні поля, елементи оформлення і керуючі елементи.

Зовнішній вигляд, структура та режими роботи окремих елементів керування та формулярів визначаються значеннями характеристик цих об'єктів. Характеристики об'єктів доступні користувачеві через вікно характеристик. Для установки або зміни характеристик елемента його слід маркувати і з меню View викликати директиву Properties. Можна також виконати подвійне клацання мишею на той елемент, вікно властивостей якого необхідно вивести на екран.

Для індикації інструментального вікна установіть в меню View опцію Toolbox. Кожен інструмент, а точніше, створюваний з його допомогою елемент управління / оформлення, має в своєму розпорядженні власним вікном характеристик, і в ньому у вигляді списку представлені стандартні установки для відповідного керуючого елемента.

Включаються у формуляр поля можна вибрати зі списку полів, який буде видно на екрані після звернення до директиви Field List в меню View.

При проектуванні формуляру в нього можна вставити керуючі елементи. Мова йде, наприклад, про командні кнопках, списках, ілюстраціях і пр. Кожен керуючий елемент може бути пов'язаний з деяким об'єктом (полем) у таблиці (або запиті), на якій базується форма.Напрімер, пов'язане з деяким полем блоку таблиці текстове поле формуляра буде постійно відображати вміст "свого" поля активної записи таблиці. Вибрані і розміщені у вікні проектування формуляра елементи управління набувають свій реальний вигляд тільки в режимі заповнення або при перегляді прототипу роздруківки (режим Preview). У режимі ж проектування вони зазвичай представлені умовними позначеннями, найчастіше близькими до реального вигляду позначаються елементів.

Для розміщення у формулярі незв'язаного керуючого елемента слід викликати на екран інструментальне меню (View / Toolbox), клацнувши у ньому мишею на кнопці з зображенням розміщується елемента і розмістити елемент у вікні проектування фіксацією курсора миші на потрібному місці в прототипі формуляра. У результаті таких дій в прототип формуляра буде поміщений вибраний контрольний елемент з характеристиками за замовчуванням. Для створення керуючого елемента "нестандартного" розміру після фіксації курсора миші слід, не відпускаючи кнопку миші, перемістити її, позначивши тим самим головну діагональ прямокутника, що охоплює розміщується контрольний елемент.



Покажчик


Напис

Група


Селекторна кнопка

Комбінований список


Діаграма

Рамка незв'язаного об'єкта


Лінія

Кінець сторінки


Конструктор управління


Текстове поле

Селектор


Контрольний індикатор

Список


Подформа / підзвіт

Рамка пов'язаного об'єкта


Прямокутник

Командна кнопка


Блокування


Існує два способи зв'язування контрольного елемента з полем таблиці:

  1. Якщо користувач хоче, щоб Access виготовила пов'язаний керуючий елемент автоматично, то при генерації та розміщення елементу крім інструментального меню (View / Toolbox) йому слід скористатися ще й вікном списку полів (View / Field List). З інструментального вікна мишею вибирається керуючий елемент, який необхідно вставити в формуляр. Потім зі списку полів мишею вибирається поле, з яким слід зв'язати створюваний керуючий елемент.После цього, не відпускаючи кнопку миші, слід відбуксирувати вибране поле в те місце прототипу формуляра, в якому слід розмістити керуючий елемент. При звільненні кнопки миші в зазначеному місці створюється елемент обраного типу, прив'язаний до зазначеного полю. Такий керуючий елемент має ті ж характеристики, що й поле в таблиці, скоторим він пов'язаний.

  2. Зв'язати з полем таблиці можна і раніше не пов'язаний керуючий елемент. Для цього досить викликати вікно характеристик керуючого елемента подвійним клацанням на цьому елементі у вікні проектування формуляра. У вікні характеристик слід знайти характиристики ControlSource (Джерело управління) і задати як її значення ім'я зв'язаного поля.

Якщо Ви б хотіли роздрукувати Ваш формуляр, то спочатку рекомендується переглянути його у вигляді, в якому він буде представлений на сторінці.

Для цього:

  • Натисніть кнопку Print Preview в піктографічне меню (або виберіть директиву Print Preview в меню File).

  • Для збільшення масштабу встановіть покажчик миші на сторінці так щоб він набув вигляду збільшувального скла і натисніть кнопку миші.

Для повернення колишнього масштабу клацніть кнопкою миші ще раз.

Для роздруківки формуляра необхідно:

  • З меню File вибрати директиву Print (або натиснути кнопку Print в піктографічне меню). Microsoft Access висвітить діалогове вікно Print.

  • Натисніть OK. Microsoft Access роздрукує формуляр.

  • Тепер з меню View виберіть директиву Form (або натисніть кнопку Close у піктографічне меню) для повернення в режим перегляду формуляра.

Тепер Ви можете зберегти і закрити формуляр.

Збереження:

  • З меню File вибрати директиву Save Form. Microsoft Access висвітить діалогове вікно Save As.

  • Надрукуйте ім'я Вашого формуляра та натисніть OK.

Закриття:

  • З меню File вибрати директиву Close (або зробити подвійне клацання в полі меню управління в вержнем лівому куті вікна формуляра.

Тепер формуляр став частиною Вашої бази даних.


Звіти.


Звіт це інформація, яку Ви оформили у відповідності з Вашими специфікаціями. Звіт дозволяє витягувати і представляти дані як значущу інформацію, яку Ви можете використовувати і поширювати. Прикладами звітів можуть служити поштові адреси, накладні, суми продажів або списки телефонів. За допомогою Microsoft Access Ви можете спроектувати звіт який представить інформацію в тому вигляді в якому Ви побажаєте. Ви можете використовувати безліч різних елементів проектування, таких як текст, дані, малюнки, лінії, поля і графіки для створення Вашого отчета.От Вас залежить, яким чином і які елементи використовувати для побудови звіту.

Microsoft Access забезпечує кілька способів отримання інформації з Вашої бази даних - використовуючи запит, формуляр або отчет.Ви можете вибрати той метод, який найбільш підходить до вирішення Вашої завдання.

Наприклад:

  • Для перегляду всіх товарів певної торгової поставки, використовуйте запит.

  • Для перегляду повної інформації тільки про один товар використовуйте формуляр.

  • Для роздруківки торгових продажів для формального прелставленія, використовуйте звіт.

Звіти також є ефективним засобом для роздруківки інформації регулярного використання. Ви можете створити проект звіту і зберегти його для подальшого використання. Проект звіту залишиться незмінним, але кожен раз Ви будете отримувати роздруківку поточних даних.

Перед тим як створити звіт, подумайте про те звідки Ваш звіт буде видавати дані. Якщо всі дані з однієї таблиці, то Ваш звіт буде грунтуватися на цій табліце.Еслі ж Вам необхідні дані більш ніж з однієї таблиці, то Ваш звіт повинен грунтуватися на запиті.

Ви можете створювати звіти як за допомогою так і без допомоги Конструктора Звітів. Конструктор набагато прискорить процес створення звіту, так як він зробить за Вас основну роботу.

Самий наібистрий спосіб створення звіту - використовуючи Конструктор Автоотчета.Отчет буде являти собою єдину колонку, показуючи всі поля таблиці або запиту.

За допомогою Конструктор Автоотчета:

  1. У вікні бази даних активізуйте Table або Query.

  2. Виберіть таблицю або запит на якому буде грунтуватися Ваш звіт.

  3. Натисніть кнопку AutoReport в піктографічне меню.

За допомогою Конструктора Звіту:

  1. У вікні бази даних активізуйте Report (або виберіть директиву Reports в меню View).

  2. Натисніть кнопку New (або виберіть директиву New в меню File, а потім активізуйте Report). Microsoft Access висвітить діалогове вікно New Report.

  3. У рядку Select A Table / Query виберіть таблицю або запит, що містить дані для Вашого звіту.

  4. Натисніть кнопку Report Wizard. Microsoft Access висвітить перше діалогове вікно Report Wizard.

  5. Виберіть Конструктор зі списку і натисніть OK.

  6. Дотримуйтесь інструкцій у діалогових вікнах Конструктора. У останньому вікні натисніть кнопку Finish.

Без допомоги Конструктора Звіту:

  1. У вікні бази даних активізуйте Report (або виберіть директиву Reports в меню View).

  2. Натисніть кнопку New (або виберіть директиву New в меню File, а потім активізуйте Report). Microsoft Access висвітить діалогове вікно New Report.

  3. У рядку Select A Table / Query виберіть таблицю або запит, що містить дані для Вашого звіту.

  4. Натисніть кнопку Blank Report.

Microsoft Access висвітить звіт в режимі проектування. Для перегляду списку полів таблиці або запиту натисніть кнопку Field List в піктографічне меню.

У прототип звіту в процесі проектування можна вбудувати керуючі елементи. Керуючі елементи, вбудовані в прототип звіту, можуть використовуватися для оформлення заголовків, написів та ілюстрацій.

Для вбудовування керуючих елементів до звіту на екрані має бути присутнім інструментальне меню Toolbox (опція View / Toolbox). В інструментальному меню вибирається кнопка створюваного керуючого елемента. Після цього слід виконати мишею клацання в тій позиції прототипу звіту, в разі необхідності розмістити даний керуючий елемент. Access розміщує вибраний елемент, приписуючи йому за замовчуванням стандартні значення характеристик (розмір, колір і т.п.).



Покажчик


Напис

Група


Селекторна кнопка

Комбінований список


Діаграма

Рамка незв'язаного об'єкта


Лінія

Кінець сторінки


Конструктор управління


Текстове поле

Селектор


Контрольний індикатор

Список


Подформа / підзвіт

Рамка пов'язаного об'єкта


Прямокутник

Командна кнопка


Блокування


Для зміни стандартних значень характеристик керуючого елемента можна звернутися до вікна характеристик, попередньо позначен настроюється елемент. Вікно характеристик видно на екрані при встановленій опції View / Properties. Розмір елемента і його місце розташування можна змінити "прямо на місці", переміщуючи з допомогою миші весь елемент або його розмірні маніпулятори.

Залежний керуючий елемент у звіті пов'язаний з полем у відповідній таблиці. За допомогою залежного (зв'язаного) керуючого елемента можна ввести дані в полі або индицировать і актуалізувати їх у звіті.

Зв'язування керуючого елемента можна виконати одним із двох способів:

  1. Якщо користувач хоче, щоб Access автоматично створила керуючий елемент, пов'язаний з базовою для даного звіту таблицею, то слід скористатися списком полів таблиці. Він видно на екрані, якщо встановлена ​​опція View / Field List. правлячих елемент, виготовлений за допомогою списку полів, має ті ж значення характеристик, що і поле таблиці, з якою він пов'язаний. Для виконання зв'язування слід відбуксирувати вибране поле або поля зі списку до звіту. Там слід помістити курсор миші в позицію, де повинен знаходитися лівий верхній кут керуючого елемента (але не поля названого даного керуючого елемента), і потім відпустити кнопку миші.Access створює для кожного поля, вибраного у списку полів, пов'язаний керуючий елемент (поле) .

  2. Якщо заднім числом необхідно пов'язати з полем вже наявний, незв'язаний керуючий елемент, то це можна виконати за допомогою вікна характерістік.В цьому вікні після маркування керуючого елемента в прототипі звіту перераховані характеристики цього елемента. При занесенні імені пов'язують поля в це вікно в якості значення характеристики ControlSource виконується зв'язування.

Ви можете роздрукувати звіт посилаючи його прямо на принтер або пересилаючи його у файл, який Ви повинні надрукувати пізніше.

Друк на принтер:

  1. Відкрийте звіт у будь-якому режимі.

  2. З меню File виберіть директиву Print. Microsoft Access видасть діалогове вікно Print.

  3. Виберіть опції:

  • - All роздруківка повного звіту

  • - Selection роздруківка вибіркової області

  • - Pages роздруківка діапазону сторінок, який Ви визначаєте в стоках From і To.

  1. У рядку Print Quality (якість друку) виберіть відповідну опцію.Оні будуть залежати від драйвера принтера.

  2. Для установки числа копій введіть номер у рядок Copies.

  3. Після встановлення всіх необхідних опцій натисніть OK.

Якщо принтер Вам недоступний Ви можете переслати звіт у файл.

  1. Відкрийте звіт у будь-якому режимі.

  2. З меню File виберіть директиву Print. Microsoft Access видасть діалогове вікно Print.

  3. Виберіть опції:

  • - All роздруківка повного звіту

  • - Selection роздруківка вибіркової області

  • - Pages роздруківка діапазону сторінок, який Ви визначаєте в стоках From і To.

  1. Активізуйте рядок Print To File.

  2. Натисніть OK. Microsoft Access видасть діалогове вікно Print To File.

  3. Надрукуйте ім'я файлу призначення і натисніть OK.

Ви можете зберегти звіт двома способами:

Зберігаючи тільки його проект, структуру звіту, без даних.

  1. У меню File виберіть директиву Save.

  2. Якщо звіт не був названий, надрукуйте ім'я в рядку Report Name.

  3. Натисніть OK.

Зберігаючи результат, повний звіт - проект разом з даними - у файлі, який Ви зможете використовувати в інших підтримуваних Windows додатках, наприклад, Microsoft Excel.

  1. У меню File виберіть Output To.

  2. Додержуйтеся інструкцій у діалогових полях Output To.


Макроси, макрокоманди.


Макрокоманда представляє з себе послідовність операцій, записаних у вигляді інструкцій на спеціальній мові. При оработке даних часто доводиться робити довгі послідовності дій. Але будь-які дії, операції можуть бути записані у вигляді макрокоманд. Виклик макрокоманд призводить до виконання послідовності раніше описаних дій. Застосування макрокоманд дозволяє автоматизувати різні процеси, що повторюються, такі як заповнення Бази, виконання запитів, відкривання різних об'єктів і т.д.

Послідовність операцій вводиться користувачем у вікно проектування макокоманд. Для створення дії у вікні Бази даних натисніть кнопку Macro, а потім кнопку New. Після цього відкриється вікно проектування макрокоманд. Повний вигляд цього вікна:



У вікні проектування макрокоманд кожен рядок може містити одну інструкцію у колонці Action і коментар до неї у колонці Comment. Потрібну інструкцію ви можете вибрати з наданого списку.

Колонка Condition містить умовні вирази для управління процесом виконання дії. Ця колонка не обов'язкова і при первинному завантаженні вікна проектування макрокоманд вона не висвітлюється. Вибрати її Ви можете в меню View вибравши опцію Conditions.

Ви так само можете створити макрогруппам містить кілька макрокоманд. Кожна з макрокоманд буде виконуватися незалежно від інших макрокоманд в групі. Дії в ходить в макрогруппам представляють собою іменовані послідовності інструкцій. Створити макрогруппам Ви можете так: спочатку створіть макрокоманду, а потім у колонці Macro Name у першому рядку поставте їй ім'я. Ця колонка так само не обов'язкова і при первинному завантаженні вікна проектування макрокоманд вона не висвітлюється. Вибрати її Ви можете в меню View вибравши опцію Macro Names.

В одному вікні проектування макрокоманд може мати декілька макрогруппам.



Виконати макрокоманду Ви можете натиснувши на кнопку



або виголивши опцію Run Macro ... в меню File.


Модулі.


При рішенні досить складних завдань Ви скоро зіткнетеся з обмеженістю макрокоманд. Для подолання виниклих проблем Ви можете спробувати написати свою програму на вбудованому в Access мовою програмування - Access Basic. Він представляє з себе засіб візуального програмування і є діалектом мови Visual Basic. Така процедура оформляється як Модуль.

Модуль представляє з себе сукупність оголошень (декларацій) і послідовностей команд, що виконуються (процедур, функцій) записаних на язаке Access Basic.

Для створення модуля натисніть на кнопку Modul у вікні Бази даних, а потім на кнопці New. Ви побачите таке вікно:



Це вікно представляє з себе текстовий редактор, з автоматичною перевіркою синтаксису при заканчіванія рядки, де ви можете набирати текст своєї програми состояшій із змінних, операторів, викликаються функцій.

Access Basic-код (послідовність Ваших операторів) виконується при виклику і виконати операцію в якій використовується Ваша функція, при натисканні кнопки:


3. ПОБУДОВА НЕВЕЛИКИЙ БАЗИ ДАНИХ.


Для того щоб краще зрозуміти Access побудуємо свою Базу даних. Спочатку визначимося яку інформацію буде містити наша База даних. База даних може містити інформацію про що завгодно: про зарплату, про торговельні поставки, про хворих у поліклініці, про студентів ВНЗ, про друзів, про книжки в вашій бібліотеці. Ми постоїмо найпростішу - про студентів якогось ВУЗу. Ця База даних буде складатися з трьох взаємопов'язаних таблиць:

  1. Список ВНЗ, який будуть містити таку інформацію:

    - Номер ВНЗ.

    - Назва ВНЗ.

  2. Список факультетів, який будуть містити таку інформацію:

    - Номер факультету.

    - Номер ВНЗ, де знаходиться цей факультет.

    - Назва факультету.

  3. Список студентів, який будуть містити таку інформацію:

    - Номер студента.

    - Номер факультету.

    - Студента.

    - На якому курсі студент.

І це далеко не повний список того що ми можемо знати про студента, але ж ми робимо невелику Базу і цього вистачить щоб зрозуміти як будувати Базу даних.

Графічно це може бути представлено у вигляді трьох таблиць:


1. Список ВНЗ:


Номер ВНЗ

Назва ВНЗ

1

ПВУ

2

ППІ СПБДТУ

3

ПДПІ


2. Список факультетів:


Номер факультету

Номер ВНЗ

Назва факультету

1

1

Інформаційні системи

2

3

Ін. яз.

3

2

Мех. Маш.


3. Список студентів:


Нмер студента

Номер факультету

П.І.Б.

Курс

1

3

Іванов І.І.

5

2

2

Сидоров С.С.

1

3

1

Петров П.П.

1


Де стрілочками показані зв'язку або відносини (реляції) між таблицями (тому що Access реляційна СУБД).

Отже, почнемо.

Запускаємо Access і відкриваємо Базу даних, назвемо її Students. Спочатку нам треба побудувати три, вище описаних таблиці. Для цього натискаємо кнопку New і почнемо конструювати першу таблицю. Вводимо імена поле і їх типи, першим записом ви можете ввести лічильник (тип counter) записів і встановити первинний ключ, але це необов'язково. Access при збереженні таблиці запитає: "Створити первинний ключ?" якщо Ви виберіть Так, то він створить нове поле з ім'ям ID і типом counter. Далі нам будуть потрібні лише поля з типами Text і Number.

Ці таблиці будуть виглядати так:


1.


2.


3.

Далі нам потрібно встановити зв'язки між таблицями, для цього в меню Edit виберіть опцію Relationships і встановіть зв'язку між полями. Для встановлення зв'язку, виберіть потрібне вам поле, вкажіть на нього мишкою та утримуючи праву кнопку миші покажіть на поле з яким Ви хочете встановити зв'язок. Але тут є невелика обмеження: поля між якими Ви хочете встановити зв'язок повинні бути одного типу. Після встановлення зв'язків наші таблиці будуть виглядати так (у даному випадку ми встановили зв'язок один до багатьох):



Ці зв'язки нам потрібні для полегшення пошуку і вибірки інформації. Наприклад при перегляді списку університетів Access автоматично встановлює покажчик (тобто робить запис поточної) на перший запис у таблиці Faculties містить у полі Namber_of_univer таке ж число, що і в поточному полі ID таблиці Univer.

Тепер ми можемо заповнити будь-якою інформацією ці три таблиці. Для цього у вікні Бази Даних натисніть кнопку Open або в меню View виберіть опцію Datasheet. І починайте заповнювати, поля з типом Cоunter заповнюються автоматично. Після заповнення, вміст цих таблиць може виглядати, наприклад, так:


1.


2.


3.


Як ви розумієте це мінімальний набір інформації по цій темі, але нам і його вистачить.

І так на даному етапі ми маємо Базу даних складається з трьох пов'язаних таблиць і містить деяку інформацію. Далі нам треба якось працювати з цією Базою і в першу чергу нам треба робити пошук і вибірку інформації. Для цього існують запити.

Побудуємо декілька запитів.

1. Відсортуємо таблицю student в алфавітному порядку по полю name. Для цього зробимо QBE-запит такого виду:



І якщо ми переглянемо Dynaset то побачимо наступну таблицю:



2. Далі нам, наприклад, може знадобитися вибрати зі списку студентів всіх хто навчається на першому курсі. Для цього існують критерії вибірки. Для того щоб здійснити потрібну нам вибірку нам треба в QBE-запиті в поле Criteria стовпця year поставити цифру "1" (це означає що з таблиці Student будуть обрані всі записи у яких в поле стовпця year варто "1"). І якщо ми переглянемо Dynaset то побачимо наступну таблицю:



3. Так як у нас є декілька пов'язаних таблиць, то ми можемо зробити запит заснований на декількох таблицях. Наприклад, з наявних у нас таблиць зробимо таку вибірку: Назва ВНЗ, назва факультету де навчається студент, ім'я студента і курс, відсортовану по полях name_of_university і name. Для цього підготуємо такий QBE-запит:



І якщо ми переглянемо Dynaset то побачимо наступну таблицю:



Таким чином ви бачите що Access дозволяє здійснювати різну обробку інформації.

Але що Ви будете робити якщо у Вашу Базу даних введення інформації буде здійснюється некваліфікованим користувачем. Щоб такі люди могли спокійно працювати з вашою Базою і не бачили того, що їм непотрібно бачити, Access передбачає таку річ як Формуляри. Побудуємо один.

З передбачених Access способів створення формулярів виберемо самий простий - це використання Конструктора формулярів. Свій формуляр зробимо на основі запиту який ми, у свою чергу зробили на основі кількох таблиць. З пропонованих формулярів виберемо Single-column, далі виберемо всі поля та зробимо його Shadowed. Після всього цього у нас повинно вийти щось на зразок цього:



У цьому вікні можна як редагувати так і вводити нову інформацію. Крім цього, формуляри можна роздруковувати на принтері. Подивитись як буде виглядати даний формуляр на листі паперу Ви можете в кінці роботи.

Крім формулярів Access надає спеціальний засіб для роздруківки вибраної інформації - Звіти. Звіти відрізняються від формулярів одним: у звіті не можна редагувати дані. Давайте створимо один, але заснований тільки на одній таблиці Univer. Для цього також скористаємося Конструктором звітів, тому що це більш легкий і зрозумілий спосіб побудови чого-небудь. Для цього з пропонованих запитів і таблиць виберемо таблицю Univer, потім виберемо опцію угруповання Groups / Totals, порядок полів у звіті залишимо такою ж, згрупуємо по полю name_of_university в режимі Normal, черговість сортування в групах зробимо по залишився підлозі ID, виберемо стиль форми звіту Presentation і розташування на аркуші паперу Portrait, введемо ім'я для звіту University і натиснемо кнопку Finish. Access створить звіт, його Ви зможете побачити в кінці роботи.

Обробляючи таким чином інформацію ми часто повторюємо певні послідовності операцій і для того щоб уникнути цього, а також підвищити ефективність спілкування з Базою даних і скоротити час обробки даних. Access надає набір макрокоманд. У нашій Базі є одне таке повторюється дію: якщо при кожному завантаженні Бази даних ми хочемо відкривати відразу всі наші таблиці, запити, звіти або що-небудь ще, то ми можемо записати послідовність макрокоманд роблять це.

Для цього створимо вікно проектування макрокоманд, тут кожен рядок може містити одну інструкцію у колонці Action і коментар до неї у колонці Comment. У кожному рядку колонки Action є список макрокоманд з якого виберемо потрібні нам макрокоманди: Opentable (Відкрити таблицю), OpenQuery (Відкрити запит), OpenReport (Відкрити звіт), Minimize (Мінімізувати), MsgBox (Віконце повідомлення) і розіб'ємо їх на макрогруппам з іменами 1, 2, 3. Перша макрогруппам буде видавати повідомлення, відкривати три таблиці і мінімізувати їх. Друга буде видавати повідомлення, відкривати запит і мінімізувати його. Третя буде видавати повідомлення, відкривати звіт і мінімізувати його.

Вікно проектування макрокоманд буде виглядати так:



Тепер щоб запустити це, треба в меню File вибрати опцію Run Macro і вибрати зі списку потрібну вам макрогруппам. Наприклад, якщо ви запустите першу, то спочатку побачите повідомлення:



Якщо Ви натиснете на кнопку OK, то побачите щось на зразок цього:


Наша макрогруппам відпрацювала: відкрила таблиці й мінімізувала їх. Якщо ви запустите інші, то результат буде такий же, тільки відкриті будуть запит і звіт.

Працюючи з макрокомандами Ви скоро побачите, що це досить обмежений інструмент управління Базою даних. Крім макрокоманд Access має втроенний мову програмування - Access Basic, ця мова є діалект мови Visual Basic. Для написання програм Access надає такий засіб як Модуль. Модуль являє собою невеликий текстовий редактор з перевіркою сітаксіса при завершенні рядка. Тут Ви можете писати свої функції і процедури. Access Basic, як і будь-яка мова програмування, має змінні, константи, оператори циклу, умови та набір функцій для виконання різних дій.


4. Невелика порівняльна характеристика СУБД Clipper і Access.


Проведемо невеликі порівняння цих двох СУБД. Їх головна відмінність це те що Clipper призначений для роботи в DOS, а Access - в Windows. Існує також відмінність у структурі оброблюваних даних. Access, як було сказано вище, підтримує, без конвертації, такі формати як dBASE, Paradox або Btrieve. Clipper в цьому відношенні набагато біднішими, він підтримує тільки dDASE формат.

Clipper відрізняється більш розвиненим мовою програмування в цьому відношенні він більше схожий на Сі, Паскаль, ніж на чисто СУБД, таку як Access, наприклад. Звичайно в Access теж входить мову програмування Access Basic (вбудований діалект мови Visual Basic), що дає можливість формування спеціалізованих систем управління базами даних, але бідніший.

Access оріетірован більше на людей не занімаюшіхся програмуванням. Він має дуже зручний і зрозумілий інтерфейс, дуже багато операцій у нього автоматизовані за допомогою різних Конструкторів. Так само не треба придумувати і писати свій інтерфейс для своєї Бази даних, треба тільки вибрати із вже сушествуют. Clipper в цьому відношенні набагато біднішими і не має таких средст автоматизації проектування та обробки даних.

На цьому основні відмінності закінчуються. Так як Access і Clipper є реляційними СУБД, то основні терміни практично не відрізняються. І там, і там користувач має справу з таблицями, полями, записами.


Список літератури:


  1. Microsoft Access, User'Guide. Microsoft Corporation, 1994.


  2. Microsoft Access, Getting Started. Microsoft Corporation, 1994.


  3. Бемер С., Фратер Г.: Microsoft Access для користувача. Мікап, Москва 1994.



Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Програмування, комп'ютери, інформатика і кібернетика | Реферат
128кб. | скачати


Схожі роботи:
Microsoft Access
Excel і Access
Контрольна з Access
Практика Access
Уроки з Access
Звіти у Access
База даних MS Access
База даних MS Access 2
Проектування баз даних MS Access

Нажми чтобы узнать.
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru