Псковський Вільний університет
Курсова робота
MICROSOFT ACCESS
студетов 3 курсу
факультет інформаційних систем
Банахів Олега Святославовича
Зуєва Юрія Володимировича
Науковий консультант: Басін Юрій Абрамович.
г.Псков 1995р.
ЗМІСТ
Введення.
Access - що це таке.
1. Кілька слів про ...
2. Таблиці.
3. Запити.
4. Формуляри.
5. Звіти.
6. Макроси.
7. Модулі.
Побудова невеликий Бази даних.
Невелика порівняльна характеристика.
1. ВСТУП.
Перед тим як приступити до вивчення СУБД ACCESS розглянемо декілька основних понять.
Дані - систематизована і структурована яким-небудь чином інформація. Існує щонайменше три моделі даних: ієрархічна, мережна, реляційна.
Моделі даних - подання даних і їх взаємозв'язків, що описують поняття проблемної середовища. Моделі даних використовуються як для концептуального, так і для логічного та фізичного представлення даних.
У даній роботі ми будемо розглядати тільки логічне представлення даних, тобто з точки зору прикладного програміста і користувача. З їхньої точки зору дані діляться на записі, ті в свою чергу діляться на поля, і між полями, а так само і між записами можуть бути встановлені різні зв'язку.
Поле - основний і мінімальний елемент даних.
Запис - кілька полів.
Зв'язки - логічні взаємозв'язки між записами або полями.
Ієрархічно структуровані дані складаються з декількох записів одна з яких визначена як коренева. Прикладом ієрархічної моделі можуть служити дерева:
Де КЛІЄНТ, ЗАМОВЛЕННЯ, ТОРГОВИЙ АГЕНТ є записами (КЛІЄНТ - коренева запис), НОМЕР, ПРІЗВИЩЕ, ІМ'Я, ПО БАТЬКОВІ - поля запису КЛІЄНТ, лініями показані зв'язку.
Дерево - орієнтований граф (граф - пара множин, одне з яких описує безліч вершин, а інше безліч зв'язків між ними) де всі вершини, крім кореня, знаходяться в голові тільки однієї дуги, корінь не знаходиться в голові жодної з дуг і пов'язаний з вершиною дерева.
Між записами в ієрархії можуть бути визначені зв'язку: "один до багатьох", або "один до одного", де запис відповідна елементу "один" зазначеної зв'язку, визначається як вихідна, а відповідна елементу "багато" - як породжена.
Мережева модель подібна ієрархічної, але є більш загальною моделлю, в тому сенсі, що між записами присутні зв'язку "багато до багатьох" і "багато до одного", а так само тут немає кореневого вузла, тобто будь-який запис може бути кореневий.
Мережева модель:
Де КЛІЄНТ, ЗАМОВЛЕННЯ, ТОРГОВИЙ АГЕНТ є записами, НОМЕР, ПРІЗВИЩЕ, ІМ'Я, ПО БАТЬКОВІ - поля запису КЛІЄНТ, лініями показані зв'язку.
Реляційна модель даних є одним з найпростіших видів представлення інформації і найлегшою концепцією для розуміння. Ця модель є дані впорядковані в таблиці, найчастіше за все двомірні. Таблиці такого виду називаються відносинами (реляціями) і кожна таблиця являє собою окремий файл.
Реляційна модель:
Рядок Стовпець
НОМЕР - КЛІЄНТА | ПРІЗВИЩЕ - КЛІЄНТА | ІМ'Я - КЛІЄНТА | БАТЬКОВІ - КЛІЄНТА |
Поле
НОМЕР - ЗАМОВЛЕННЯ | НАЗВА - ЗАМОВЛЕННЯ | ТОРГОВИЙ АГЕНТ |
НОМЕР - ТОРГОВОГО АГЕНТА | ПРІЗВИЩЕ | ІМ'Я | БАТЬКОВІ | Поставляє товар |
Кожна таблиця складається зі стовпів, рядків кожному стовпцю присвоєно однозначне ім'я, один елемент стовпця називається полем, а рядок називається записом. Даний приклад показує, що і мережева модель, і ієрархічна можуть бути приведені до реляційної.
Структуровані таким чином дані можуть зберігається в ЕОМ у вигляді Баз Даних. База даних може бути визначена як сукупність призначених для машинної обробки і зберігання даних, які можуть використовуватися одним або декількома користувачами.
У залежності від розглянутих вище моделей даних бази даних можуть бути ієрархічним, мережевими та реляційними. Далі ми будемо розглядати тільки реляційні бази даних.
З базами даних нерозривно пов'язане таке поняття як СУБД. СУБД (система управління базами даних) - програма яка управляє даними, здійснює зберігання, вилучення, пошук, редагування інформації збереженої в базі даних. СУБД також поділяються на ієрархічні, мережні і реляційні в залежності від даних які вони обробляють. Існують безліч різних СУБД: IMS, сетор, ORACLE, CLIPPER, FOX PRO, ACCESS. У даній роботі ми розглянемо тільки MICROSOFT ACCESS.
2. MICROSOFT ACCESS.
Кілька слів про ...
Microsoft Access - це інтерактивна реляційна СУБД (relational database management system - RDBMS) для WINDOWS. Це програма, яку Ви можете використовувати для зберігання та вилучення даних в залежності від відносин, які Ви встановили. Робота з нею спрощена допомогою маніпулятора миші. Графічні можливості оболонки справляють велике враження при виготовленні високоякісних звітів і роздруківок. Все це завдяки підтримки True-type шрифтів і вбудовування OLE-об'єктів (Object Linking and Embeding) у межах середовища WINDOWS. OLE - об'єкт являє собою посилання на певну інформацію, яка залишається у своїй первісній формі. OLE-об'єктом може бути EXCEL - таблиця, Paintbrush - ілюстрація або Sound - файл.
Новинкою програми Access є Cue Cards - Система суфлірування. Це навчальна система, яка надає користувачеві рекомендації щодо виходу з реальних ситуацій при вирішенні прикладних завдань. При знанні англійської мови користувач завжди зможе отримати підказку про те, що слід робити далі.
Access також надає в розпорядження користувача механізми роботи з базами даних різних форматів. Наприклад, можна прямо звертатися до баз даних dBASE, Paradox або Btrieve без конвертування їх у формат, який використовується Access. До складу пакету Access також входить мова Access Basic (вбудований діалект мови Visual Basic), що дає можливість формування спеціалізованих систем управління базами даних.
Тепер перейдемо до більш докладного розгляду системи Access. Основними поняттями або об'єктами цієї системи є: таблиці, запити, формуляри, звіти, макроси та модулі. І звичайно ж головним поняттям буде база даних (database).
База даних це набір даних, який пов'язаний з певною темою або призначенням. Коли Ви створюєте базу даних в Microsoft Access, Ви створюєте один файл, який містить всі таблиці, запити, формуляри, звіти та інші об'єкти, які допомагають Вам використовувати інформацію в базі даних. Для створення бази даних необхідно виконати наступні кроки:
Активізуйте вікно Microsoft Access і виберіть у меню File директиву New Database (або клацніть кнопкою New Database в рядку піктограм). Microsoft Access висвічує діалогове вікно New Database і автоматично дає ім'я Вашій базі даних, яке Ви можете замінити.
У рядку File Name, надрукуйте Ваш варіант імені бази даних. Воно може містити до 8 символів без пробілів. Microsoft Access автоматично додає розширення. MDB до імені Вашої бази даних, якщо Ви цього не зробили.
Якщо Ви хочете зберігати базу даних у певному місці виберіть відповідну директорію в списку директорій Directories list.
Натисніть на кнопку OK.
Microsoft Access створює порожній файл бази даних і відкриває вікно бази даних Database window.
Вікно Бази даних:
Створену базу даних можна наповнити об'єктами різного роду і виконувати операції з ними. Але з базою даних можна виконувати операції як з неподільним освітою. Всі операції такого роду - операції управління базою даних - зосереджені в меню File прикладного вікна Access або у вікні бази даних. Наприклад, операція відкриття бази даних включає наступні кроки:
Якщо необхідно, активізуйте Microsoft Access.
З меню File виберіть директиву Open Database (або клацніть кнопкою Open Database в рядку піктограм). Microsoft Access висвічує діалогове вікно Open Database.
У рядку File Name виберіть відповідне ім'я бази даних, попередньо обравши відповідну директорію в списку директорій Directories list і відповідний накопичувач у рядку Drives.
Натисніть на кнопку OK.
Microsoft Access висвітить вікно відповідної бази даних. При відкритті бази даних можна обмежити можливі операції з базою даних тільки читанням і обмежити коло користувачів, що мають доступ до бази даних лише власною персоною. Такі обмеження можуть виявитися корисними, якщо база даних експлуатується в розрахованій на багато користувачів. Якщо необхідно лише переглянути базу даних і що містяться в ній об'єкти, але не змінювати їх, то при відкритті бази даних необхідно активізувати контрольний індикатор Read Only (тільки читання).
Якщо необхідно запобігти зміни даних і об'єктів даної бази даних з боку інших користувачів, то при відкритті бази даних необхідно встановити опцію Exlusive (виняткові права).
Базу даних можна піддати стиску, для цього необхідно вибрати в меню File директиву Compact Database (стиснути базу даних). Access створює копію бази даних і по-новому розміщує її на диску. Після вибору стисливого файлу в діалоговому вікні стиснення бази даних з'являється діалогове вікно мети стиснення (Database to Compact Into), в якому можна вибрати ім'я для стиснутої версії бази даних. Якщо використовується те саме ім'я, і база даних виявляється успішно стислій, то по завершенні стиснення Access автоматично знищує вихідну (нестиснутих) версію.
Базу даних можна зашифрувати для захисту секретної інформації від перегляду. Це здійснюється з допомогою директиви Encrypt Database (розшифрувати - Decrypt Database). У діалоговому вікні виберіть підлягає шифруванню / дешифруванню базу даних і клацніть на кнопці OK. У результаті відкриється діалогове вікно цільового файлу, де слід вказати ім'я файлу, в який буде поміщений результат шифрування / дешифрування. Якщо використовується те ж саме ім'я та база даних була успішно зашифрована / розшифрована, то Access автоматично замінює оригінальний файл на отриманий в результаті перетворення.
У деяких ситуаціях база даних може виявитися пошкодженої. Для відновлення бази даних служить директива Repair Database (відновити базу даних) в меню File. Цю операцію рекомендується застосовувати з метою профілактики оскільки Access не помічає, що база даних була пошкоджена. У діалоговому вікні ремонту потрібно ввести ім'я, директорію і накопичувач пошкодженій (або підозрюваної у пошкодженні) бази даних і натиснути кнопку OK. Після цього Access займеться "лагодженням" заданої бази даних і врятує те, що ще можна врятувати.
Якщо користувач закінчив роботу з базою даних, то її слід закрити. Для цього:
Активізуйте вікно бази даних, якщо це необхідно.
У меню File виберіть директиву Close Database.
Можна закрити базу даних і за допомогою подвійного клацання мишею на кнопці виклику управляючого меню вікна бази даних або натисканням клавіш (Ctrl + F4).
Таблиці.
Наступним кроком у побудові бази даних буде її заповнення, тобто створення об'єктів і присвоєння останнім необхідних властивостей. Якого б типу не були Ваші дані, Вам доведеться зберігати їх в одній або кількох таблицях. Таким чином, першим кроком у побудові бази даних буде створення таблиці.
ТАБЛИЦЯ - це набір записів (рядків таблиці), що складаються з окремих полів (колонок таблиці), в яких зберігається інформація і складова, власне, зміст бази даних.
Таблиці є основною формою подання інформації, що міститься в базі даних. Без таблиці не можна спроектувати формуляр, на базі таблиць складаються запити і звіти. Створити таблицю можна двома способами:
За допомогою Конструктора таблиць.
У вікні бази даних клацніть на кнопці Table.
Виберіть кнопку New у вікні бази даних.
Microsoft Access висвітить діалогове вікно New Table.
Виберіть кнопку TableWizards (Конструктора таблиць).
У діалоговому вікні Конструктора слідуйте вказівкам по додаванню полів у Вашій таблиці.
Без допомоги Конструктора.
У вікні бази даних клацніть на кнопці Table (або виберіть директиву Tables в меню View).
Натисніть кнопку New у вікні бази даних.
Microsoft Access висвітить діалогове вікно New Table.
Натисніть кнопку New Table.
Microsoft Access відкриє порожнє вікно проектування таблиці. Воно буде виглядати так:
У цьому вікні задаються характеристики полів, складових запис (блок даних) бази, тобто вводиться специфікація запису. У нижній частині вікна Access видає довідкову інформацію про допустимі на кожному кроці проектування діях.
Кожному полю, що включається до запису, приписується тип даних, що визначає вид інформації, яка зберігатиметься в даному полі. Тип даних вноситься в колонку Data Type, причому його можна вибрати зі списку доступних типів.
Access розрізняє такі типи даних полів:
Text Текстові поля містять текст, довжина якого не може бути більше 255 символів. Реальна довжина поля встановлюється за допомогою параметра Field Size (розмір поля).
Memo У Memo-полях зберігається текст довжиною до 32000 символів. Поля цього типу даних не можуть індексуватися.
Number Числові поля містять довільні числові значення. Діапазон допустимих значень визначається параметром Field Size (розмір поля).
Date / Time Поля дати / часу містять значення дати й часу в діапазоні від 100 до 9999 року.
Currency У грошових полях можна зберігати числа з точністю до 15 розрядів ліворуч від коми і чотирьох десяткових розрядів праворуч від коми.
Counter Поле лічильника містить число, яке автоматично збільшується Access на 1, коли в таблицю додається новий блок даних.
Yes / No У таких полях зберігаються значення Так або Ні. Поля даного типу не можуть індексуватися.
OLE Object У OLE - полях поміщаються об'єкти, такі як, наприклад, Excel-таблиця або Microsoft Draw - графіка, оброблені OLE - сервером. Розмір поля може бути до 128 МБ. Поля даного типу не можуть індексуватися.
Характеристики кожного поля визначаються низкою параметрів (властивостей). Ці параметри оголошують способи обробки, зберігання та індикації даних. Параметри специфікацію поля перераховуються в режимі проектування в нижній частині вікна таблиці. Набір характеризують поле параметрів залежить від типу даних, обраного користувачем для даного поля.
Field Size Розмір поля встановлює максимальну довжину текстового поля або спосіб представлення чисел у полі типу Number.
Format Формат визначає спосіб представлення даних. Поряд з зумовленими форматами допускається використання власних форматів користувача.
Decimal Places Десяткові розряди встановлюють кількість розрядів праворуч від десяткової коми.
Caption Тема визначає напис, яка буде використовуватися як найменування поля у формулярі або звіті. Якщо для цього параметра не буде задано ніяке значення, то як напису буде за замовчуванням використано ім'я поля.
Default Value Значення за замовчуванням встановлює значення, яке буде автоматично введено в поле при генерації блоку даних.
Validation Rule Обмеження введення - правило, обмежує допустимі для введення в поле дані.
Validation Text Повідомлення про порушення - текст виникає при спробі ввести в полі дані, що не задовольняють правилом, сформульованому в Validation Rule.
Indexed Ознака індексування.
У готову специфікацію можна вносити зміни. Зокрема, можна змінювати параметри окремих полів, додавати поля до запису в потрібних місцях і видаляти зайві. Але при цьому слід постаратися внести всі виправлення в специфікацію до початку заповнення бази даних, тому що спроба змінити параметри полів, заповненої бази може спричинити за собою втрату або спотворення даних.
Переупорядоченіе полів:
Виберіть поле, яке підлягає перерозміщенні, клацнувши кнопкою миші в селекторного колонці, розташованій на лівому краю вікна таблиці.
Клацніть у селекторному колонці знову і утримуючи праву кнопку миші натиснутою перетягніть покажчик миші в потрібну позицію.
Microsoft Access розташує маркіроване Вами поле в новому місці.
Видалення полів.
Відкрийте таблицю в режимі проектування.
Маркіруйте підлягає видаленню поле, клацнувши кнопкою миші в селекторного колонці. (Або використовуйте клавіші управління курсором і підвівши курсор на полю натисніть комбінацію клавіш Shift + Spacebar).
З меню Edit виберіть директиву Delete Row (або натисніть кнопку Delete Row в рядку піктограм).
Microsoft Access видалить поле і всі його дані з Вашої таблиці.
Вставка полів.
Встановіть покажчик рядка до поля, над яким Ви б хотіли розмістити нове поле, за допомогою миші або клавішами управління курсором.
З меню Edit виберіть директиву Insert Row (або виберіть кнопку Insert Row в рядку піктограм).
Microsoft Access вставить порожнє поле над поточним рядком.
Microsoft Access працює найбільш ефективно, якщо Ви визначили первинний ключ. Первинний ключ таблиці складається з одного або кількох полів, які однозначно ідентифікують кожний запис у Вашій таблиці. Вам слід завжди визначати первинний ключ тому при цьому таблиця має такі переваги:
Мicrosoft Access автоматично створює індекс для первинного ключа. Цей індекс прискорює процеси запитів та інші операції.
Коли Ви переглядаєте записи, Microsoft Access покаже їх впорядкованими по первинному ключу за замовчуванням.
Коли Ви додаєте дані до Вашої таблиці, Access не дозволить зберігати дані з одним і тим же значенням первинного ключа. Тому Ви можете бути впевнені, що кожен запис унікальна.
Установка первинного ключа.
Маркіруйте поле, яке Ви хочете використовувати в якості первинного ключа. Для оголошення декількох полів первинним ключем, утримуючи клавішу Ctrl маркіруйте всі необхідні поля.
У меню Edit виберіть директиву Set Primary Key (або натисніть кнопку Set Primary Key в рядку піктограм).
У полів визначених як первинний ключ ліворуч від рядка додасться ідентифікатор у вигляді ключа.
У Access-таблиці можна вбудувати об'єкти з інших підтримують інтерфейс OLE прикладних програм і зв'язати ці об'єкти з їх батьківськими програмами.
При вбудовуванні об'єкта Access зберігає об'єкт в таблиці. Подвійним клацанням мишею на об'єкті запускається прикладна програма, за допомогою якої він був виготовлений - в ній можна провести зміни в об'єкті. Після завершення роботи з батьківською програмою об'єкт у зміненій формі буде збережений в таблиці. Об'єкт слід вмонтовувати тільки в тому випадку, якщо його необхідно обробляти не покидаючи Access. Звичайно мова йде про об'єкт, який повинен стати фіксованою складовою частиною бази даних, але його не можна виготовити прямо в Access, наприклад, Paintbrush-ілюстрація на сторінці Access-звіту.
Якщо ж об'єкт, породжений іншої прикладної програмою, зв'язується з Access-таблицею без вбудовування, то об'єкт зберігається не в таблиці, а в окремому файлі, причому формат цього файлу визначається прикладної програмою, за допомогою якої об'єкт був створений. У момент завантаження і відкриття таблиці Access пов'язують із цим файлом, витягує його вміст і вставляє його в таблицю. Скріплення об'єктів (а не вбудовування) рекомендується в тих випадках, коли в Access-базу необхідно включити об'єкт, який не підлягає зміні при роботі з Access. Наприклад, мова може йти про таблицю рахунків, оброблюваної Excel, і використовуються в декількох Access-базах. Наявність зв'язку цих баз з одним і тим же Excel-файлом гарантує наявність останньої версії таблиці рахунків в усіх цих базах. Перевага зв'язку полягає в тому, що один оригінальний об'єкт можна зв'язати з кількома Access-таблицями, і при цьому його не потрібно багато разів піддавати збереженню.
Вбудовування об'єктів.
У меню Edit зверніться до директиви Insert Object (Ця директива буде доступна в тому випадку, якщо в специфікації таблиці активного в даний момент полю було присвоєно тип OLE Object.)
У списку Object Type виберіть необхідну Вам, що підтримує OLE інтерфейс прикладну програму.
Якщо об'єкт уже існує, клацніть мишею на кнопці File, щоб відкрити діалогове вікно Insert Object from File.
Виберіть потрібний файл і натисніть кнопку OK.
Скріплення об'єктів.
У меню Edit виберіть директиву Past Link. (Проте ця директива стає доступною лише після того, як відповідальний зв'язування об'єкт буде скопійований, тобто поміщений в буфер обміну Clipboard.)
Натисніть кнопку OK.
Access дозволяє створювати реляційні бази даних. У реляційній базі даних користувач може описати стосунки між кількома таблицями. Access враховує ці відносини при пошуку взаємозв'язаних даних під час обробки запитів, формулярів та звітів, які базуються на кількох таблицях.
Установка зв'язку між таблицями.
У меню Edit виберіть директиву Relationships, або клацніть мишею на кнопці Relationships в рядку піктограм. Відкриється вікно Relationships, потім вікно Add Table.
Якщо вікно Add Table не з'явилося, виберіть відповідну директиву у вікні Relationships.
У рядку Table / Query виберіть таблицю для якої ви хочете створити зв'язок. Для вибору більш ніж однієї таблиці одночасно, утримуючи клавішу Ctrl виберіть всі необхідні таблиці. Щоб вибрати всі або блок таблиць відзначте першу таблицю, а потім утримуючи клавішу Shift вкажіть останню, натисніть кнопку Add. Ви також можете додавати таблиці перетягуючи їх за допомогою миші з вікна бази даних у вікно відносин.
Тепер за допомогою миші перетягніть поля первинного ключа первинної таблиці у відповідне положення в яку пов'язують таблиці. Microsoft Access видасть діалогове вікно Relationships.
Перевірте імена полів підлягають скріпленню, відредагуйте при необхідності. Встановіть відповідні опції, наприклад, тип ставлення: One (один до одного) або Many (один до багатьох).
Натисніть кнопку Create.
Пов'язані таблиці, наприклад, можуть виглядати так: