Архівна практика

Зміст

Введення

Глава 1. Організація роботи архівної установи

§ 1 Розташування, внутрішнє і зовнішнє оформлення архіву

§ 2 Основні завдання та функції архіву

Глава 2. Відбір документів, що підлягають архівному зберіганню

§ 1 Положення закону РФ «Основи законодавства РФ про Архівному фонді РФ і архівах» про порядок зберігання документів архівного фонду РФ

§ 2 Порядок передачі документів до архіву на постійне зберігання і комплектування архіву

§ 3 Вимоги до оформлення справ, прийнятих в архів

§ 4 Експертиза цінності документів в архіві і робота експертної комісії

Глава 3. Зберігання архівних документів

§ 1 Система заходів забезпечення збереженості документів

§ 2 Вимоги до будівель та приміщень архіву

§ 3 Режими зберігання документів

Глава 4. Система інформації про зміст документів та організація всебічного використання документальної інформації

§ 1 Облік документів в архіві

§ 2 Система науково-довідкового апарату

§ 3 Описи справ, документів

§ 4 Каталоги та відомчі картотеки

§ 5 Огляди

§ 6 Історична довідка

§ 7 Етапи пошуку документної інформації

Висновок

Список використаної літератури

Додаток

Введення

Архівний відділ є державною установою, що відноситься до Адміністрації Мінераловодського Муніципального району Ставропольського краю і є одним з його відділів.

Архівний відділ надає громадянам міста Мінеральні Води інформацію з питань власності на землю, квартири, дачні ділянки і на інші види власності, а також інформацію з пенсійного питання.

Даний муніципальний архів, підкоряючись Адміністрації

м. Мінеральні Води і будучи тим самим державною установою підпорядковується регіональному архіву, що знаходиться в м. Ставрополі, а він у свою чергу підпорядковується федеральному архіву, що знаходиться в Москві.

Юридична адреса Архівного відділу: вул. Карла Маркса, 69, м. Мінеральні Води, Ставропольський край, 357202. Телефон: (87922) 5-70-75.

Метою архівної практики є вивчення роботи місцевого архіву, ознайомитися з основними напрямками архіву, який його характер взаємодії зі споживачем послуг і яке місце споживача в структурі об'єкту.

Головним завданням практики є навчання первинним навикам архівної роботи.

Завданнями практики є ознайомлення з:

• організацією роботи архівної установи;

• принципами та методами відбору документів, що підлягають архівному зберіганню;

• способами і умовами зберігання, що забезпечують повне збереження документів;

• процесом створення системи інформації про зміст документів;

• організацією всебічного використання документальної інформації.

Глава 1. Організація роботи архівної установи

§ 1 Розташування, внутрішнє і зовнішнє оформлення архіву

Будівля Архівного відділу Адміністрації Мінераловодського Муніципального району Ставропольського краю знаходиться за адресою: вул. Карла Маркса, 69, м. Мінеральні Води, Ставропольський край, 357202.

Собою воно являє одноповерхова будівля сірого кольору, із відповідною до неї територією, яка упорядкована. Навпроти будівлі ростуть високі ясени та каштани, а також розташований міський парк. Поряд з будівлею знаходиться інформаційний щит, що містить необхідну інформацію про послуги для всіх бажаючих, а також на будівлі розміщена вивіска, що характеризує даний заклад.

У приймальні знаходиться багато стендів з інформацією з історії архіву, про його роботу, про перелік документів, які необхідні при подачі заяв в архів та ін корисна інформація. Також у приймальні обладнані місця для відпочинку відвідувачів: зручні м'які лавки і стіл, приміщення добре освітлено, на стіні висить годинник.

Що стосується кабінетів, то вони належно оформлені: є таблички на дверях; робочі місця оснащені всім необхідним: комп'ютер, підключений до Інтернету, телефон і всі необхідні канцелярські приладдя. Також в будівлі є два ксерокси, факс.

Наявні в будівлі п'ять сховищ (три з особового складу і два по основній діяльності) також оформлені за всіма стандартами: таблички на дверях, що вказують яке це сховище, при вході в сховищі є топоопісь, у сховищі розташовані високі стелажі для зберігання справ, вони виконані з заліза як то вимагає техніка безпеки, кожен стелаж пронумерований, також є залізні шафи, де зберігаються опису всіх справ даного сховища, є стіл для зручності при пошуку потрібних документів.

Всі кабінети і сховища добре освітлені і оснащені Спліт система, встановлені євро вікна, на яких висять жалюзі.

Архівний відділ має свою структурну організацію: завідувачка архіву і підкоряються їй головні провідні фахівці у складі п'яти осіб, відповідно до числа сховищ.

Працює архів п'ять днів на тиждень з понеділка по п'ятницю з 9.00 до 18.00, прийомні ж дні понеділок, вівторок з 14.00 до 18.00 та щочетверга з 9.00 до 13.00.

§ 2 Основні завдання та функції архіву

Основними завданнями архіву організації є:

• комплектування архіву документами, склад яких передбачено положенням про архів;

• облік і забезпечення збереження документів;

• створення науково-довідкового апарату до документів архіву;

• використання що зберігаються в архіві документів;

• підготовка і передача документів, що відносяться до архівного фонду Російської Федерації, на постійне зберігання у відповідності зі строками та вимогами, встановленими Федеральної архівної служби Росії та органами управління архівною справою суб'єктів Російської Федерації.

З метою виконання основних завдань архів здійснює такі функції:

• веде списки організацій і структурних підрозділів організації - джерел комплектування архіву;

• приймає впорядковані документи структурних підрозділів організації та організацій - джерел комплектування архіву;

• враховує і забезпечує збереження прийнятих в архів документів;

• створює і підтримує в актуальному стані науково-довідковий апарат до документів архіву;

• організовує інформаційне обслуговування керівників і структурних підрозділів організації, здійснює використання документів на запити організацій і приватних осіб, в тому числі соціально-правовим запитам громадян, веде облік та аналіз використання;

• проводить експертизу цінності та здійснює комплекс організаційних і методичних заходів щодо передачі документів на постійне зберігання;

• здійснює перевірку правильності формування та оформлення справ у структурних підрозділах організацій та інших організаціях - джерелах комплектування;

• організовує роботу зі складання номенклатури справ організації;

• надає методичну і практичну допомогу структурним підрозділам у роботі з документами;

• бере участь у розробці нормативних та методичних документів з архівної справи і документаційного забезпечення управління;

• бере участь у проведенні заходів щодо підвищення кваліфікації працівників архіву та служби документаційного забезпечення управління, в тому числі в організаціях - джерелах комплектування архіву.

Глава 2. Відбір документів, що підлягають архівному зберіганню

§ 1 Положення закону РФ «Основи законодавства РФ про Архівному фонді РФ і архівах» про порядок зберігання документів архівного фонду РФ

Закон РФ «Основи законодавства РФ про Архівному фонді РФ і архівах» від 07.07.1993 р. представляє собою документ складається із заголовка і семи розділів кожен розділ складається зі статей:

• загальні положення;

• архівний фонд Російської Федерації;

• архіви в Російській Федерації;

• державне управління архівною справою в Російській Федерації;

• зберігання, комплектування, облік і використання архівних документів;

• відповідальність за порушення законодавства про архівний фонд Російської Федерації та архівах;

• міжнародне співробітництво

У ході архівної практики розглянувши закон РФ «Основи законодавства РФ про Архівному фонді РФ і архівах» від 07.07.1993 р. вивчила основні положення закону РФ про порядок зберігання документів Архівного фонду РФ вони представлені в Розділі V у статті 17 і статті 18, в яких говориться наступне:

Стаття 17. Зберігання документів державної частини Архівного фонду Російської Федерації

Постійне зберігання документів державної частини Архівного фонду Російської Федерації здійснюють державні архіви, державні музеї та бібліотеки.

Тимчасове зберігання документів державної частини Архівного фонду Російської Федерації здійснюють центральні органи виконавчої влади Російської Федерації, державні установи, організації та підприємства в створюваних ними відомчих архівах.

Порядок постійного і тимчасового зберігання документів державної частини Архівного фонду Російської Федерації в державних і відомчих архівах і передачі зазначених документів на постійне зберігання до державних архівів встановлюється Державною архівною службою Росії.

Стаття 18. Комплектування архівів

Державні архіви комплектуються архівними документами, що утворюються в діяльності органів державної влади, державних установ, організацій і підприємств або набутими зазначеними архівами, а також документами, переданими їм недержавними установами, організаціями, підприємствами та громадянами. Комплектування музеїв та бібліотек, а також архівів громадських, релігійних об'єднань і організацій та приватних архівів справжніми документами державної частини Архівного фонду Російської Федерації забороняється.

При продажу документів недержавної частини Архівного фонду Російської Федерації держава має переважне право на їх придбання.

§ 2 Порядок передачі документів до архіву на постійне зберігання і комплектування архіву

Документи Архівного фонду Російської Федерації, що тимчасово перебувають на зберіганні в архіві організації, передаються на постійне зберігання. Архів організації передає на постійне зберігання документи до державного (муніципальний) архів, для якого ця організація - фондообразователя є джерелом комплектування. Документи передаються на постійне зберігання до державного архіву в упорядкованому стані з відповідним науково-довідковим апаратом.

Граничні терміни тимчасового зберігання архівних документів в архіві:

• архівні документи органів місцевого самоврядування, установ, організацій, підприємств міського та районного підпорядкування, підприємств сільського господарства - 5 років;

• запису актів громадянського стану, документи з особового складу, записи нотаріальних дій і судові справи, погосподарські книги - 75 років;

• архівні документи, які утворилися при здійсненні діяльності спільних (за участю держави) підприємств, організацій та об'єднань змішаних форм власності, у статутному капіталі яких переважає частка федеральної чи державної власності, - 10 років;

• проектна документація з капітального будівництва - 25 років;

Передача документів постійного зберігання в державний архів, як правило, здійснюється щорічно відповідно до плану-графіка, затвердженого керівниками організації та архіву. В організаціях з невеликим обсягом щорічно утворюються документів постійного зберігання за погодженням з архівом передача документів здійснюється один раз на п'ять років. Документи передаються до державного архіву за затвердженими експертно-перевірочної комісії архівної установи описів справ.

При першій передачі документів до державного архіву передається історична довідка на архівний фонд організації. При наступних передачах документів дається додаток до історичної довідки про що відбулися зміни в назві, функціях, структурі, підпорядкованості організації, склад і стан документів. Передача справ проводиться поедінічно. На всіх примірниках опису робляться відмітки про прийом документів до державного архіву.

Прийом документів на постійне зберігання оформляється актом прийому-передачі справ. Якщо при передачі виявлено розбіжність між підсумковим записом у опису та фактичною наявністю переданих справ, в опису робиться нова підсумковий запис, в якій зазначаються фактична наявність та номери відсутніх справ. Номери відсутніх справ обумовлюються в акті прийому-передачі документів на державне зберігання; причини їх відсутності - в додається до акта довідці організації.

Архів вживає заходів щодо розшуку документів. На відсутні документи, заходи по розшуку яких не дали результатів, складається акт про втрату документів. Втрачені оригінали документів можуть бути замінені їх копіями.

Перед передачею документів на постійне зберігання спільно з представником державного архіву проводиться перевірка правильності науково-технічної обробки справ, фізичного та санітарно-гігієнічного стану документів. При виявленні дефектів складається акт; усунення виявлених дефектів проводиться силами організації. Разом з документами передаються три примірники опису та один примірник акта прийому-передачі справ.

Комплектування архіву організації - це систематичне поповнення архіву документами структурних підрозділів організації, а також інших організацій, що є джерелами комплектування архіву.

Комплектування архіву включає:

• визначення джерел комплектування архіву;

• визначення складу документів, які підлягають прийому до архіву;

• організація передачі документів до архіву.

Основними джерелами комплектування архіву організації є:

• структурні підрозділи організації;

• підвідомчі організації;

§ 3 Вимоги до оформлення справ, прийнятих в архів

Оформлення справ проводиться працівниками служби документаційного забезпечення управління архіву, в обов'язки яких входить заклад і формування справ, за методичної допомоги і під контролем архіву організації. У залежності від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ.

Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу.

Повне оформлення справ передбачає: підшивку чи палітурку справи; нумерацію аркушів справи; складання листа-завірителя; складання, у необхідних випадках, внутрішнього опису документів; внесення необхідних уточнень до реквізитів обкладинки справи (уточнення назви організації, реєстраційного індексу справи, крайніх дат справи, заголовка справи).

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню: допускається не проводити систематизацію документів у справі, листи справи не нумерувати, засвідчувальні написи не складати. Документи, що становлять справи, підшиваються на чотири проколи в тверду обкладинку з картону або переплітаються з урахуванням можливості вільного читання тексту всіх документів, дат, віз та резолюцій на них. При підготовці справ до підшивці (палітурки) металеві скріплення (шпильки, скріпки) з документів видаляються.

При наявності в справі незатребуваних особистих документів (посвідчень особи, трудових книжок, військових квитків) ці документи вкладаються в конверт, який підшивається до справи. В кінці кожної справи підшивається чистий бланк листа-завірителя, а на початку справи (для обліку особливо цінних документів) - бланк внутрішнього опису документів справи.

З метою забезпечення збереження та закріплення порядку розташування документів, включених у справу, всі аркуші цієї справи (крім листа-завірителя і внутрішнього опису) нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті аркуша простим олівцем або нумератором. Листи внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

Листи справ, що складаються з декількох томів чи частин, нумеруються по кожному тому або по кожній частині окремо. Складений лист (формату А3, А2) розгортається та нумерується в правій частині верхнього поля аркуша. При цьому лист будь-якого формату, підшитий за один край, нумерується як один лист; лист, складений і підшитий за середину, підлягає перешивки і нумерується як один аркуш. Підшиті у справу конверти з вкладеннями нумеруються; при цьому спочатку нумерується сам конверт, а потім черговим номером кожне вкладення в конверті. Підшиті у справу документи з власною нумерацією листів (включаючи друковані видання) можуть нумеруватися в загальному порядку або зберігати власну нумерацію, якщо вона відповідає порядку розташування аркушів у справі.

Лист-засвідчувач складається у справі на окремому аркуші, в картотеках - на окремому чистому аркуші формату картки. Лист-засвідчувач справи складається за встановленою формою (додаток 1), в якій вказуються цифрами і прописом кількість пронумерованих аркушів справи, кількість аркушів внутрішнього опису, обумовлюються особливості нумерації номерів справи (наявність літерних номерів справи, пропущених номерів, номерів аркушів з наклеєними фотографіями, номерів великоформатних аркушів, конвертів з вкладеннями і кількість вкладених в них аркушів), а також вказується наявність у справі друкарських примірників брошур з кількістю аркушів у них, якщо вони не були відзначені в загальній валовій нумерації у справі.

Лист-засвідчувач справи підписується його укладачем. Усі наступні зміни в складі і стані справи (пошкодження, заміна справжніх документів) відзначаються в листі-завірителя з посиланням на відповідний акт. Забороняється виносити лист-засвідчувач на обкладинку справи або чистий оборот листа останнього документа. Якщо справа підшито або переплетено без бланка листа-завірителя, він наклеюється за верхню частину листа на внутрішній стороні обкладинки справи.

Обкладинка справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу складається і оформляється за встановленою формою (додаток 2), в якій зазначаються найменування організації, структурного підрозділу, індекс справи, архівний шифр справи, номер справи (тому, частини) за річному розділу зведеного опису справ, заголовок справи.

На обкладинці справ постійного зберігання передбачається місце для найменування державного архіву, у який справи організації будуть прийняті, позначення кодів державного архіву та організації.

Заголовок справи на обкладинці справ переноситься з номенклатури справ організації, узгодженої з експертно-перевірочною комісією відповідної архівної установи. У необхідних випадках в заголовок вносяться уточнення (номери наказів, протоколів тощо). У тих випадках, коли справа складається з декількох томів (частин), на обкладинку кожного тома (частини) виноситься загальний заголовок справи і заголовок кожного тома (частини). Достовірність документів справи в заголовку не обмовляється.

На обкладинці справи вказуються арабськими цифрами крайні дати справи - ​​рік (и) заведення і закінчення справи. Якщо у справу включені документи (додатки і т.п.), дати яких виходять за крайні дати справи, то під датами справи, з нового рядка робиться про це запис: "у справі є документи за ... рік (роки)". Дати справи можуть не вказуватися на обкладинці справ, що містять річні плани та звіти, так як вони відбиваються в заголовках справ.

Крайніми датами справ, що містять організаційно-розпорядчу, творчу та іншу документацію (протоколи, стенограми, листи, доповіді тощо), для яких точна датування має важливе значення, а також справ, що складаються з декількох томів (частин), проставляються крайні дати документів справи, тобто дати реєстрації (упорядкування) самого раннього і самого пізнього документів, включених у справу. Якщо справою є журнал реєстрації наказів, розпоряджень тощо, то датою справи будуть точні календарні дати першої і останньої записи в журналі. Крайніми датами справи, яка містить протоколи засідань, є дати затвердження (для документів, які затверджуються) або складання першого та останнього протоколів, що складають справу. Крайніми датами особової справи є дати підписання наказу про прийом і звільнення особи, на яку це справа заведена. Обов'язковими реквізитами обкладинки справи є кількість аркушів у справі, яке проставляється на підставі заверительной написи справи, і терміни зберігання справи (на справах постійного зберігання пишеться: "Зберігати постійно").

§ 4 Експертиза цінності документів в архіві і робота експертної комісії

Експертиза цінності документів - це вивчення документів на підставі критеріїв їх цінності з метою визначення термінів зберігання документів і відбору їх на постійне зберігання.

До критеріїв походження відносяться: роль і місце організації в системі державного управління або конкретної галузі, значимість виконуваних нею функцій, значення фізичної особи в житті суспільства, час і місце освіти документа. До критеріїв змісту належать: значимість події (явища), відображеного в документі, значення наявної в документі інформації, повторення інформації документа в інших документах, вид документа, справжність документа. До критеріїв зовнішніх особливостей відносяться: форма фіксації та передачі змісту, посвідчення, оформлення документа, його фізичний стан.

Для організації та проведення роботи з експертизи цінності документів, відбору і підготовки до передачі на постійне зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації утворюється в процесі діяльності організації, створюється експертна комісія (ЕК).

ЕК створюється наказом керівника організації з числа найбільш кваліфікованих працівників у кількості не менше трьох осіб. До складу ЕК організації в обов'язковому порядку включається керівник архіву або особа, відповідальна за архів. Головою ЕК призначається один з керівних працівників організації, що курирує питання діловодства та архіву.

Основними завданнями ЕК є:

• організація і проведення експертизи цінності документів на стадії діловодства при складанні номенклатури справ і в процесі формування справ;

• організація і проведення експертизи цінності документів на стадії підготовки їх до передачі в архів організації;

• організація і проведення відбору та підготовки документів до передачі на постійне зберігання до державного або муніципальний архів.

Основними функціями ЕК є:

• організація щорічного відбору справ для зберігання та знищення;

• розгляд і винесення на затвердження і погодження з експертно-перевірочною комісією (ЕПК) архівної установи проектів номенклатур справ організації, описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, в тому числі по особовому складу, актів про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню;

• підготовка і винесення на розгляд ЕПК архівної установи пропозицій про зміну термінів зберігання окремих категорій документів, встановлених переліками, та про визначення строків зберігання документів, не передбачених переліками;

• участь у підготовці та розгляді проектів нормативних та методичних документів з питань роботи з документами в організації.

ЕК проводить засідання відповідно до плану роботи та в міру необхідності. Засідання ЕК протоколюються. Протоколи підписуються головою і секретарем комісії. Рішення ЕК вступають в силу після затвердження керівником організації.

Порядок проведення експертизи цінності документів. Експертиза цінності документів здійснюється щорічно працівниками служби документаційного забезпечення управління спільно з ЕК організації під методичним керівництвом архіву. При проведенні експертизи цінності документів у структурних підрозділах здійснюється відбір справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі в архів; відбір справ з тимчасовими термінами зберігання, що підлягають зберіганню в структурних підрозділах; виділення до знищення справ за попередні роки, терміни зберігання яких минули . При цьому одночасно перевіряються якість і повнота номенклатури справ організації, правильність визначення строків зберігання справ.

Відбір документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання проводиться шляхом полистного перегляду справ. Не допускається відбір документів для зберігання і знищення тільки на підставі заголовків справ. Терміни зберігання справ, що містять документи, що залишилися тимчасового зберігання, визначаються за переліком документів із зазначенням термінів їх зберігання або за номенклатурою справ організації. Підшивка знову сформованих справ здійснюється лише після завершення експертизи цінності документів.

Оформлення результатів експертизи цінності документів. За результатами експертизи цінності документів в організації складаються описи справ постійного (додаток 3), тимчасового (понад 10 років) зберігання (додаток 4) і з особового складу (додаток 5). ЕПК архівної установи стверджує опису справ постійного зберігання та узгоджує описи справ з особового складу.

Зазначені описи і акти розглядаються на засіданні ЕК організації одночасно. Схвалені ЕК акти та опису затверджуються керівником організації тільки після затвердження ЕПК архівної установи описів справ постійного зберігання; після цього організація має право знищувати справи, включені в ці акти.

Глава 3. Зберігання архівних документів

§ 1 Система заходів забезпечення збереженості документів

Організація зберігання документів - система заходів, що включає раціональне розміщення документів, контроль за їх рухом і фізичним станом, копіювання документів з метою створення страхового фонду і фонду користування, відновлення (реставрація) початкових або близьких до первісних властивостей і зовнішніх ознак документів, що зазнали пошкодження або руйнування .

Для забезпечення збереженості документів в архіві здійснюється:

• комплекс заходів з організації зберігання, що передбачає створення матеріально-технічної бази зберігання документів (будівля приміщення сховищ, засоби зберігання документів, засоби охорони та безпеки зберігання, кошти кліматичного контролю, засоби копіювання і відновлення пошкоджених документів і);

• комплекс заходів щодо створення і дотримання нормативних умов зберігання документів (температурно-вологісний, світловий, санітарно-гігієнічний, охоронний режими зберігання).

Система заходів з організації зберігання забезпечує схоронність документів і контроль їх фізичного стану при надходженні документів до архіву, при їх зберіганні і передачі документів на постійне зберігання. При організації зберігання і створенні умов зберігання враховується специфіка видового складу документів архіву.

§ 2 Вимоги до будівель та приміщень архіву

Даний архівний відділ розміщено у спеціально пристосованому для зберігання документів будинку. Розміщення проводилося в установленому порядку після їх експертизи. Експертиза встановила придатність приміщення (вогнестійкість, довговічність, міцність конструкції, технічного укріплення), стан приміщення, наявність опалювальних та вентиляційних систем. Експертиза проводилася представниками архівних, експлуатаційних, пожежних, охоронних, санітарних та інших профільних служб. Результати експертизи були оформлені відповідний акт. Будівля архіву - це приміщення: сховища для зберігання документів і робочі кімнати працівників архіву, а також приміщення призначене для прийому відвідувачів. Сховища розміщені в ізольованих приміщеннях. Вони безпечні в пожежному відношенні, гарантовані від затоплення і мають запасний вихід. Електропроводка в сховищах прихована, штепсельні розетки - герметичні.

§ 3 Режими зберігання документів

Документи зберігаються в умовах, що забезпечують їх захист від пошкоджень, шкідливих впливів навколишнього середовища і виключають втрату документів.

Світловий режим. Постійне зберігання документів здійснюється в темряві. Всі види робіт з документами проводяться при обмежених рівнях освітлення. Освітлення у сховищах як природне, так і штучне. Природне освітлення: розсіяний світлом, на вікнах светорассеівателі штор і жалюзі. Для захисту документів використовується зберігання в оправі, папках, коробках, шафах, на стелажах закритого типу. Для штучного освітлення застосовуються лампи розжарювання в закритих плафонах з гладкою поверхнею.

Температурно-вологісний режим. Приміщення сховищ, обладнані системами кондиціонування повітря, підтримується оптимальний температурно-вологісний режим, що враховує специфіку видів документів. У даному архіві зберігаються паперові документи, тому температура - 17-19 ° С, відносна вологість повітря - 50-55%. Температурно-вологісний режим у сховищах контролюється шляхом регулярного вимірювання параметрів повітря: один раз на тиждень. Є барометри і термометри, які допомагають стежити за вологістю і температурою приміщень, вони розміщені в головному проході на стелажі, подалі від опалювальних і вентиляційних систем. Температурно-вологісний режим у сховищах контролюється шляхом регулярного вимірювання параметрів повітря: один раз на тиждень. Показання приладів фіксуються в реєстраційному журналі.

Санітарно-гігієнічний режим. Приміщення архіву містяться в чистоті. У приміщеннях сховищ забезпечена вільна циркуляція повітря, виключно утворення непровітрюваних зон, небезпечних у санітарно-біологічному відношенні. Відкриваються в теплу пору року вікна захищені сітками. У приміщеннях сховищ забороняється перебування у верхньому одязі, мокрому і брудному взутті. У сховищ проводяться систематичні вологі прибирання. Два рази на рік проводиться знепилювання стелажів, шаф і засобів зберігання; підлоги, плінтуси, підвіконня, цокольні частини стелажів обробляються водними розчинами антисептиків (2%-ний формалін). Так само два рази на рік (на початку і після закінчення опалювального сезону) документи (вибірково) і приміщення сховищ піддають обстеження для своєчасного виявлення комах і цвілевих грибів.

Охоронний режим. Охоронний режим забезпечується вибором місця розміщення архіву, технічними засобами захисту, організацією системи охорони, сигналізації, дотриманням заходів пропускного режиму, порядку доступу до сховища. Зовнішні двері архіву та сховищ мають металеву облицювання і міцні запори. На доступні ззовні вікна встановлені замикаються, розстібні назовні металеві грати. Приміщення архіву обладнано охоронною сигналізацією, в неробочий час приміщення пломбуються. Сховища в робочий час закриті на ключ. Право доступу до сховища мають завідувач і співробітники сховища.

Розміщення документів у сховище. Документи в сховищах розміщені в порядку, що забезпечує їх комплексне зберігання відповідно до обліковими документами та оперативний пошук. Порядок розташування документів в архіві визначений планом їх розміщення.

Засоби зберігання. Сховища обладнані стаціонарними металевими стелажами і металевими шафами, а також є сейфи, де зберігаються описи справ, які знаходяться в даному сховище. Стелажі встановлені перпендикулярно стінам з віконними прорізами.

Розстановка засобів зберігання здійснена відповідно до норм: відстань між рядами стелажів (головний прохід) - 120 см; відстань (прохід) між стелажами - 75 см; відстань між зовнішньою стіною будівлі та стелажами, паралельними стіні - 75 см; відстань між стіною і торцем стелажа (обхід) - 45 см; відстань між підлогою та нижньою полицею стелажа (шафи) - не менше 15 см.

Документи розміщені на стелажах, в шафах з використанням первинних захисних засобів зберігання (коробок, папок) у відповідності до видів, форматом та іншими зовнішніми особливостями документів: паперові документи постійного зберігання розміщені в картонних коробках, папках, а документи тимчасового зберігання - у зв'язках;

Топографірованіе. Всі приміщення архіву, а також стелажі, шафи, полиці пронумеровані. У кожному окремому приміщенні стелажі, шафи, полиці пронумеровані зверху вниз, зліва направо. З метою закріплення місця зберігання документів у сховищах складені постеллажние топографічні покажчики. Картки постеллажного топографічного покажчика складено на кожен стелаж і розташовані по порядку номерів стелажів в межах кожного окремого приміщення (додаток 6). Картки пофондового топографічного покажчика складено на кожен фонд і розташовуються в порядку номерів фондів (додаток 7).

Перевірка наявності та стану документів проводиться з метою встановлення фактичної наявності одиниць зберігання та відповідності їх кількості, що значиться за обліковими документами, виявлення документів, які підлягають реставрації і профілактичній обробці.

У ході перевірки здійснюється:

• встановлення фактичної наявності документів, що знаходяться на зберіганні в архіві;

• виявлення та усунення недоліків в обліку документів;

• виявлення відсутніх документів та організація їх розшуку;

• виявлення та облік документів, що вимагають реставрації, консервації, профілактичної та технічної обробки.

Перевірка наявності та стану документів проводиться один раз на 5 років. До початку роботи з перевірки наявності та стану справ вивчаються документи попередніх перевірок, перевіряється правильність нумерації справ в кожному річному розділі зведеного опису, відповідність нумерації справ підсумковим записам у описах і відомостями в листах фондів. Перевірка наявності та стану справ проводиться шляхом звірки описових статей опису з описом справ на обкладинках (шифру, назви фондоутворювача та його структурних підрозділів, діловодних індексів справ, дат справ, кількості аркушів). Лист перевірки наявності та стану справ у фонді складається безпосередньо в ході перевірки; листи перевірки нумеруються по порядку номерів у межах перевірки кожного фонду і підписуються виконавцем. Після закінчення перевірки фонду листи перевірки включаються у справу даного фонду. Якщо в результаті перевірки недоліків не виявлено, лист перевірки у справу фонду не включається. Після закінчення перевірки наявності та стану документів по кожній опису в кінці опису після заверительной написи робиться запис "перевірено", проставляється дата перевірки; запис підписується проводили перевірку працівниками із зазначенням їх посад. Якщо перевіркою виявлено нестачу справ і документів, то організовується їх розшук. Розшук рекомендується проводити протягом року після завершення перевірки наявності справ.

Глава 4. Система інформації про зміст документів та організація всебічного використання документальної інформації

§ 1 Облік документів в архіві

Загальні вимоги до обліку документів. Облік документів в архіві організації - це визначення їх кількості та складу у встановлених одиницях обліку та фіксація (реєстрація) приналежності кожної одиниці обліку до певного комплексу та загальної їх кількості в облікових документах. Під обліковим документом розуміється документ встановленої форми, що фіксує надходження, вибуття, кількість, склад і стан архівних документів в одиницях обліку. Облік документів в архіві організації є одним із засобів забезпечення їх збереження і контролю за їх наявністю. Обліку підлягають усі зберігаються в архіві документи, а також страхові копії документів та опису справ і документів. Облік здійснюється шляхом присвоєння архівних документів (одиницям обліку, одиницям зберігання) облікових номерів, які є частиною архівного шифру.

Архівний шифр - позначення, що наноситься на кожну одиницю зберігання з метою забезпечення її обліку та ідентифікації. Архівний шифр складається з номерів: архівного фонду за списком фондів архіву організації, а через дріб за списком фондів державного архіву, джерелом комплектування якого є організація, опису, одиниці зберігання. Номер архівного фонду присвоюється державним архівом після оформлення першого надходження документів організації на постійне зберігання. Основними одиницями обліку документів незалежно від виду носія, способу і техніки закріплення інформації є: архівний фонд, архівна колекція; одиниця зберігання.

Одиниця зберігання - фізично відокремлені документ або сукупність документів, що мають свої власні значення. Одиниця зберігання документів на паперовій основі (справа) сукупність документів, окремий документ, укладені в відокремлену обкладинку, папку.

Облік документів в архіві будується на основі дотримання принципів: централізації, вираженої в застосуванні єдиних одиниць обліку; уніфікації, заснованої на дотриманні наступності обліку архівних документів на всіх стадіях роботи з ними; динамічності, забезпечувана своєчасним і оперативним внесенням змін в облікові документи або складанням нових облікових документів; повноти та достовірності обліку. В архіві ведеться централізований облік документів у кожному сховищі, здійснюваний співробітниками закріпленими за кожним сховищем.

§ 2 Система науково-довідкового апарату

Науково-довідковий апарат (НСА) - структурована сукупність елементів описів документів (вторинної документної інформації), представлених у різних видах архівних довідників, базах даних, призначених для пошуку документів і документної інформації. Система науково-довідкового апарату (СНСА) до документів архіву організації - це комплекс взаємопов'язаних і взаємодоповнюючих архівних довідників, баз даних про склад і зміст документів, що створюються на єдиній науково-методичній основі для пошуку документів і документної інформації з метою ефективного використання. Склад СНСА даного архіву визначається його видом, складом та змістом зберігаються в ньому документів, характером і завданнями пошуку та інтенсивністю використання документів. Елементами СНСА архіву є описи, каталоги, бази даних, що виконують функції цих довідників, а також покажчики, огляди документів, історичні довідки до архівних фондів організації. Архівні довідники організації діляться на типи за їх цільовим призначенням: опис, каталог, покажчик, огляд. При створенні і розвитку СНСА застосовується диференційований підхід, що полягає у виборі доцільного складу архівних довідників і баз даних, методики описів, складу та наповнення довідкового апарату до довідників, у встановленні необхідної черговості робіт.

§ 3 Описи справ, документів

Опис справ, документів - архівний довідник, призначений для розкриття складу і змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації усередині фонду та їх обліку. Опис складається з описових статей, підсумкової запису, листа-завірителя та довідкового апарату до опису. Об'єктом опису в опису є одиниця зберігання, одиниця обліку.

Описова стаття опису включає: порядковий номер одиниці зберігання, одиниці обліку; діловодний індекс або старий інвентарний номер; заголовок одиниці зберігання, одиниці обліку, крайні дати документів, кількість аркушів в одиниці зберігання; мову, вказівка ​​на справжність, копійность, спосіб відтворення, ступінь збереження документів, зовнішні особливості.

У довідковий апарат опису входять: титульний аркуш; зміст (зміст), передмова, список скорочень; перевідні таблиці шифрів (у випадку переробки опису); покажчики. На титульному аркуші опису поміщається: повна назва архіву організації, назва фонду, номер фонду, номер опису, назва опису, крайні дати документів, внесених в опис. Передмова складається загальне до всіх описам фонду. Загальне передмову до описів фонду міститься в першій опису. У передмові, загальному до всіх описам фонду, викладається: історія фондоутворювача, історія фонду; анотація складу та змісту документів фонду (при цьому виділяються найбільш типові групи одиниць зберігання за їх видами і різновидам, за змістом); склад довідкового апарату до описів. До опису складені покажчики.

§ 4 Каталоги та відомчі картотеки

Каталог - межфондовий архівний довідник, в якому інформація про зміст документів архіву згрупована з предметів (тем, галузях), розташованим у відповідності до прийнятої для даного каталогу схемою класифікації документної інформації. Сукупність різних каталогів становить систему каталогів архіву. Сукупність робіт з підготовки, створення і ведення каталогів називається каталогізацією документів.

Каталогізація в архіві проводитися в процесі інших видів робіт, пов'язаних з описом і виявленням документів (попутна каталогізація). Каталогізація включає такі види робіт: складання схеми класифікації, виявлення і відбір документів, опис на каталожних картках, їх систематизація, ведення каталогів. Схема класифікації документної інформації - письмовий документ, що містить перелік класифікаційних поділів каталогу, розташованих у певній послідовності, і призначений для розподілу відомостей з документів з цих поділів.

В архіві організації складений іменний каталог. У ньому документний інформація класифікується за алфавітом прізвищ осіб, що згадуються в документах або є їх авторами. Подальша систематизація проводиться у хронологічній або логічній послідовності. Відібрані для каталогізації фондів та документи описуються на каталожних картках. Об'єктом опису в каталозі виступає документ (група документів, частина документа), одиниця зберігання (одиниця обліку), опис, комплект, фонд (група фондів), що містять інформацію з певної теми (питання). Іменна картотека (картотека по особовому складу) створюється для пошуку відомостей про трудовий стаж, заробітну плату та інших даних соціально-правового характеру. Картки містять прізвище, ім'я, по батькові працівника, посилання на номери фонду, опису, справ, аркушів з відомостями про нього. Картки систематизуються в алфавітному порядку прізвищ, а в межах прізвищ - за абеткою імен і по батькові. На кожну назву (перейменування) фонду складається картка із зазначенням його номера і крайніх дат. Картки розташовуються в алфавітному порядку видів організацій.

§ 5 Огляди

Огляд - архівний довідник, що включає систематизовані відомості про склад і зміст окремих комплексів документів. Видами огляду в архіві є огляд фонду та тематичний огляд. Об'єктом опису для огляду фонду є документ (група документів, частина документа), одиниця зберігання, одиниця обліку одного фонду. Об'єктом опису для тематичного огляду за документами архіву є документ (група документів, частина документа), одиниця зберігання, одиниця обліку одного фонду (частини фонду, групи фондів) архіву по певній темі.

Огляд фонду включає систематизовані відомості про склад і зміст документів одного фонду. Тематичний огляд включає систематизовані відомості про склад і зміст частини документів одного або групи фондів архіву по певній темі. При складанні оглядів застосовується диференційований підхід, що полягає у виборі фонду, принципу групування інформації в основній частині огляду, виявленні доцільного складу і ступеня повноти довідкового апарату до огляду. В огляді фонду пошукові дані складаються з номерів описів, одиниць зберігання, одиниць обліку, листів одиниці зберігання. У довідковий апарат огляду входять титульний лист, зміст (зміст), передмова, список скорочень, покажчики. В основу побудови огляду покладені структурний, галузевий, предметно-тематичний. Для огляду фонду особистого походження використовується схема систематизації документів фонду.

§ 6 Історична довідка

В архіві організації складається історична довідка до архівного фонду - документ, який містить відомості з історії фондоутворювача та архівного фонду, коротку характеристику складу і змісту його документів та системи науково-довідкового апарату архіву. Історична довідка складається з розділів: історія фондоутворювача, історія фонду, характеристика документів фонду.

Перший розділ - історія фондоутворювача - включає характеристику історичних умов виникнення організації, назва організації-попередниці, в хронологічній послідовності всіх реорганізацій, у тому числі такі відомості: дати створення, перетворення та ліквідації організації з посиланням на законодавчі акти або розпорядчі документи; назву організації-наступника ; завдання і функції організації та їх зміни, зміни в назві та підпорядкованості організації; структура організації та її зміни.

Другий розділ - історія фонду - включає наступні відомості: дата першого надходження документів фонду до архіву, їх обсяг і крайні дати; ступінь збереження документів; відомості про наявність документів фондоутворювача (у тому числі по особовому складу), що перебувають у складі інших фондів або архівосховищ, і місцях їх зберігання; складу науково-довідкового апарату до фонду.

Третій розділ включає узагальнену характеристику фонду за складом і змістом документів в цілому та окремих груп документів; відомості про наявність документів, що виходять за хронологічні рамки фонду, про науково-довідковому апараті до фонду, про види носіїв інформації.

Другий і третій розділи історичної довідки архівної колекції будуються за аналогією з відповідними розділами історичної довідки архівного фонду організації.

Довідка підписується виконавцем і завідувачем архівом (особою, відповідальною за архів). Історична довідка друкується в чотирьох примірниках: три примірники передаються до державного архіву при першій передачі документів фонду; один зберігається у справі фонду в архіві організації. Історична довідка доповнюється при поповненні фонду або у разі реорганізації, зміни структури і функцій організації. Історична довідка (частина її) представляється у державний архів разом з кожною закінченою описом.

§ 7 Етапи пошуку документної інформації

Даний архів відноситься до Адміністрації м. Мінеральні Води і в ньому зберігаються документи і справи пов'язані з питань власності і пенсійному питання. Доступ до даних документів є тільки у працівників архіву, справи не даються на руки, громадяни роблять запити, які потім співробітники архіву обробляють, кожен запит розглядається протягом місяця і по закінченню терміну архів видає архівну довідку (додаток 8).

Також необхідно відзначити, що послуги даного архіву безкоштовні і будь-який житель міста може подати запит в даний архів. Запит оформлюється у вигляді заяви: зазначаються особисті даний громадянина, сам запит і дата з розписом. При подачі заяви з питань власності при собі треба мати: копію паспорта, копію свідоцтва на власність, якщо потрібна довіреність і копію довідки від нотаріуса при вступі у спадок. При подачі заяви по пенсійному питання - паспорт, трудову книжку і ксерокопію трудової книжки по даному підприємству.

Всі запити приймаються працівниками архіву в прийомні години, зазвичай, у день буває до 50 запитів громадян у прийомні години. В інший час проводиться аналіз і переробка запитів, після вже переходять до безпосередньої завданню: пошуку запитаної інформації. Після подачі заяви співробітники архіву приступають до пошуку запитаної інформації: береться опис у даній справі, шукається номер постанови або розпорядження, навпаки вказується номер справи де ця постанова або розпорядження є, потім у сховищі за топоопісі знаходиться потрібну справу і вже в знайденому ділі шукає потрібне постанову або розпорядження і на підставі цього оформляється архівна довідка. Після закінчення кожного місяця проводиться підрахунок запитів за даний період і оформляється звіт, який потім передається до Адміністрації міста.

Висновок

Архівний відділ надає громадянам міста Мінеральні Води інформацію з питань власності на землю, квартири, дачні ділянки і на інші види власності, а також інформацію з пенсійного питання.

У будівлі архіву є п'ять сховищ - три з особового складу і два по основній діяльності.

Пройшовши архівну практику в Архівному відділі Адміністрації Мінераловодського Муніципального району Ставропольського краю, мною була вивчена робота даного місцевого архіву, я ознайомилася з основними напрямками архіву, вивчила характер взаємодії архіву з споживачами послуг, а також місце споживача в структурі архіву: існує взаємозв'язок між архівом і споживачами послуг.

Головне ж завдання даної практики була мною виконана: отримала первинні навички архівної роботи: комплектування архіву; вимога до оформлення справ; експертиза цінностей; безпосереднє зберігання архівних документів, а також з організацією всебічного використання документальної інформації.

Проходячи архівну практику, брала і обробляла запити громадян міста, шифрувати архівні справи, шукала необхідну інформацію відповідно до правил пошуку документальної інформації.

У ході архівної практики я ознайомилася з організацією роботи архівної установи; принципами та методами відбору документів, що підлягають архівному зберіганню; способами і умовами зберігання, що забезпечують повне збереження документів; процесом створення системи інформації про зміст документів; організацією всебічного використання документальної інформації.

Список використаної літератури

1. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення. ГОСТ Р. 51141 - 98. - М., 1998.

2. Основні правила роботи державних архівів Російської Федерації. - М., 2002.

3. Основні правила роботи архівів організацій. - М., 2003.

4. Путівник. Т. 6. Перелік фондів Державного архіву Російської Федерації та науково-довідковий апарат до документів архіву. - М., 1998.

5. Збірник законодавчих та нормативно-правових актів про архівну справу. - М., 2002.

6. Навчально-методичний комплекс по спеціальності 032600 Історія. - М., 2002.

7. Федеральний закон. «Основи законодавства РФ про Архівному фонді РФ і архівах» від 07.07.1993 р.

Додаток

Додаток 1

Форма аркуша-завірителя справи

Лист-засвідчувач справи № ________

У справі підшито і пронумеровано _______________________________________________листов,

(Цифрами і прописом)

в тому числі:

літерні номери аркушів _____________________________________________________________;

пропущені номери аркушів ___________________________________________________________

+ Аркушів внутрішнього опису _____________________________________________________________

Найменування посади

працівника Підпис Розшифровка підпису

Дата

Формат А4 (210? 297 мм)

Додаток 2

Форма обкладинки справи

постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання

Код z ос.архіва__________

Код організації _______

_______________________________________________________________

(Найменування архівної установи)

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

(Найменування організації і структурного підрозділу)

СПРАВА № _____ тому № ____

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

(Заголовок справи)

_____________________________________________________________________________________

(Крайні дати)

На _________ аркушах

Зберігати _____________

Формат А4 (210? 297 мм)

Додаток 3

Форма річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання

Найменування організації

Фонд № ___________ ЗАТВЕРДЖУЮ

ОПИС № __________ Найменування посади

справ постійного зберігання керівника організації

за _____________ рік Підпис Розшифровка

підпису

Дата

У цей розділ опису внесено_________________________________________ ед.хр.,

(Цифрами і прописом)

з № _____________________________по № ________________________________, в тому числі:

літерні номери: _________________________________________________________________

пропущені номери: ______________________________________________________________

Найменування посади

укладача опису Підпис Розшифровка підпису

Найменування посади

керівника архіву Підпис Розшифрування підпису

(Особи, відповідальної за архів)

Дата

ЗАТВЕРДЖЕНО Узгодити

Протокол ЕПК архівної установи Протокол ЦЕК (ЕК) організації

от_____________ № _______ от_________________ № __________

Формат А4 (210? 297 мм)

Додаток 4

Форма річного розділу зведеного опису справ тимчасового

(Понад 10 років) зберігання

Найменування організації

Фонд № ___________ ЗАТВЕРДЖУЮ

ОПИС № __________ Найменування посади

справ тимчасового (понад 10 років) зберігання керівника організації

за _____________ рік Підпис Розшифровка

підпису

Дата

У цей розділ опису внесено ___________________________________________ ед.хр.,

(Цифрами і прописом)

з № ________________________ по № ____________________, в тому числі:

літерні номери: ___________________________________________________________

пропущені номери: ________________________________________________________

Найменування посади Підпис Розшифровка підпису

укладача опису

Дата

Найменування посади

керівника архіву Підпис Розшифрування підпису

(Особи, відповідальної за архів)

Дата

ПОГОДЖЕНО

Протокол ЦЕК (ЕК) організації

від __________ № _______

Формат А4 (210? 297 мм)

Додаток 5

Форма річного розділу зведеного опису справ з особового складу

Найменування організації

Фонд № ___________ ЗАТВЕРДЖУЮ

ОПИС № __________ Найменування посади

справ з особового складу керівника організації

за _____________ рік Підпис Розшифровка

підпису

Дата

У цей розділ опису внесено _________________________________________________ ед.хр.,

(Цифрами і прописом)

з № _________________ за № _______________, у тому числі:

літерні номери: ___________________________________________________________________

пропущені номери: ________________________________________________________________

Найменування посади Підпис Розшифровка підпису

укладача опису

Дата

Начальник служби кадрів Підпис Розшифровка підпису

(Інспектор з кадрів)

Дата

ПОГОДЖЕНО

Протокол ЦЕК (ЕК) організації Протокол ЕПК

архівної установи

від __________ № __________ від ______________ № __________

Формат А4 (210? 297 мм)

Додаток 6

Форма картки постеллажного топографічного покажчика (лицьова сторона)

Найменування організації

картка постеллажного

топографічного покажчика

Стелаж № _________________ сховище № _______________

Форма картки постеллажного топографічного покажчика (зворотний бік)

Формат А6 (148? 105 мм)

Додаток 7

Орієнтовна форма картки пофондового

топографічного покажчика

Найменування організації

картка пофондового

топографічного покажчика

Фонд № _________________ сховище № _______________

Назва фонду ______________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________

Формат А4 (210? 297 мм)

Додаток 8

Форма архівної довідки (зразок)

АРХІВНА ДОВІДКА

31.06.99 № 04-5/173

Москва

На № 310 від 25.06.99

У документах архівного фонду Всеросійського об'єднання хлібопродуктів "Росхлебопродукт", у відомостях на видачу заробітної плати робітникам і службовцям за квітень-грудень 1962 р., значиться Петров Борис Іванович на посаді інженера.

Підстава: ф. 50, оп. 2, буд   3, арк. 105-106.

Довідка видана для надання за місцем роботи.

Формат A 4 (210 '297   мм) або A 5 (148 '210 мм)

Додаток 9

Форма титульного аркуша опису документів постійного зберігання

_____________________________________________________________________________________

(Назва державного архіву)

_____________________________________________________________________________________

(Назва фонду)

Фонд № ___________________

ОПИС № ________________

_____________________________________________________________________________________

(Назва опису)

Крайні дати документів _________________________

Формат А4 (210? 297 мм)