Введення
Роль інформаційних систем в управлінні підприємствами за останні роки докорінно змінилася. Сучасне суспільство в умовах переходу до ринкової економіки характеризується небувалим збільшенням інформаційних потоків. Зростання обсягу інформації обумовлений збільшенням обсягу виробництва, ускладненням технології продукції, що випускається і використовуваних матеріалів, розширенням зовнішніх і внутрішніх зв'язків економічного об'єкта.
Ринкові відносини пред'являють підвищені вимоги до своєчасності, достовірності, повноти та якості інформації, без якої немислима ефективна маркетингова, фінансово-кредитна та інвестиційна діяльність.
Поряд з цим суттєво змінюється роль інформації в суспільному житті. Інформація набуває перетворюючий, визначальний характер. Створення індустрії інформатики і перетворення інформаційного продукту в товар призводить до глибинних соціальних змін у суспільстві, трансформуючи його з індустріального до інформаційного. Інформація охоплює всі сторони життя суспільства - від матеріального виробництва до соціальної сфери.
З розвитком комп'ютерної техніки, програмних засобів, методів управління інформацією змінювався і зміст, вкладений у це поняття - зараз ІС забезпечує не тільки формування звітів, але і ведення обліку одночасно по російським і міжнародним стандартам.
Сучасна економіка немислима без інформації. Тисячі підприємств, мільйони платників податків, трильйони рублів, біржові котирування, реєстри акціонерів - всі ці інформаційні потоки необхідно оцінити, обробити, зробити необхідні висновки, прийняти правильне рішення. Для того, щоб фахівець-економіст міг приймати обгрунтовані рішення, поряд з традиційними знаннями, такими як основи менеджменту, основи зовнішньоекономічної діяльності, банківська справа, адміністративне управління, оподаткування, статистика він повинен володіти і інформаційними системами.
Економічна інформація необхідна для управління соціально-економічними процесами. Без відомостей, які циркулюють в економічній системі, неможливий обмін між різними компонентами управління.
В даний час обробка економічної інформації стала самостійною науково-технічним напрямком з великою різноманітністю ідей і методів. Високий ступінь організації і взаємозв'язку компонентів процесу обробки даних дозволяє об'єднати всі засоби обробки інформації, на конкретному економічному об'єкті поняттям «економічна інформаційна система» (ЕІС).
ЕІС являє собою систему, функціонування якої в часі полягає в зборі, зберіганні, обробці та розповсюдженні інформації про діяльність якогось економічного об'єкта реального світу.
Інформаційна система створюється для конкретного економічного об'єкта і повинна до певної міри копіювати взаємозв'язку його елементів.
Мета даної роботи розглянути інформаційну систему підприємства.
У роботі вирішені наступні завдання: розглянуто інформаційна система підприємства, виділені забезпечують підсистеми, описані достоїнства і недоліки ІС підприємства.
Об'єктом дослідження є автоматизована інформаційна система ательє з пошиття одягу г.Зеленогорска Красноярського краю.
1. Коротка характеристика підприємства
Ательє «Модниця» знаходиться в г.Зеленогорск, Красноярського краю вул.Набережна, 76. Години роботи ательє з 10 до 19 год
Ательє з пошиття жіночого одягу «Модниця» створено в 2000 році для здійснення виробничої діяльності з метою одержання прибутку.
Основною діяльністю організації є пошиття жіночого одягу. Ательє «Модниця» не тільки виробляє одяг за індивідуальними замовленнями, а й реалізує її через мережу магазинів одягу і в самому ательє.
Ательє «Модниця» з чисельністю персоналу 16 людина володіє високим виробничим потенціалом, основою якого є технічна база, оснащена сучасним устаткуванням і кваліфікованим персоналом.
Незважаючи на досить високу конкуренцію ательє має стійкий попит на свою продукцію.
Специфічною особливість ательє є індивідуальна робота з кожним клієнтом. З одним клієнтом працює одна швачка від початку - з моменту передачі їй розкроєного матеріалу від закрійника, до видачі готового виробу клієнту. Це дозволяє контролювати якість пошиття, підвищує зацікавленість в отриманні кінцевого результату. У ательє є постійні клієнти, які вважають за краще робити замовлення у конкретних закрійників та швачок.
Ієрархія управління в Ательє «Модниця» нараховує 3 рівня (рис.1).
Як всяке підприємство, Ательє «Модниця» має бухгалтерію. Коли вирішували автоматизувати їх роботу, вибрали бухгалтерську систему «Парус», якою користується до цих пір. Це проста, зручна, і в той же час потужна повнофункціональна система, що дозволяє автоматизувати бухгалтерський облік, складський облік, розрахунок заробітної плати, кадровий облік.
Рисунок 1 - Структура Ательє «Модниця»
Позитивний ефект після впровадження системи проявився практично відразу. Виявилось це в помітне зниження частки ручної праці і бухгалтерії, що дуже важливо, адже бухгалтерська робота - це робота рутинна: зводити дебет з кредитом нудне і монотонне заняття. Після автоматизації у бухгалтерів вивільнилося час для аналітичної роботи. Крім того, стало можливим уникати помилок при обліку фінансових потоків.
Підприємство почало будувати роботу на основі оперативної і достовірної інформації, що дуже істотно при плануванні та для управління. Простіше стадо працювати з клієнтами; зокрема, клієнту одразу виписуються необхідні документи (рахунки, рахунки-фактури, накладні тощо), що зручніше при розрахунках.
Періодично використовувана автоматизована система «Парус» оновлюється.
2. Функціональна структура інформаційної системи підприємства і фінансової підсистеми
Інформаційна система (ІС) - взаємозалежна сукупність засобів, методів і персоналу, використовуваних для зберігання, обробки та видачі інформації в інтересах досягнення поставленої мети. Вони допомагають аналізувати проблеми і створювати нові продукти. Щоб розібратися в роботі інформаційної системи, необхідно зрозуміти суть проблем, які вона вирішує, а також організаційні процеси, у які вона включена (рис.1).
Малюнок 1 - Процеси в інформаційній системі
Процеси в інформаційній системі:
введення інформації з зовнішніх і внутрішніх джерел;
обробка вхідної інформації;
зберігання інформації для подальшого її використання;
вивід інформації в зручному для користувача вигляді;
зворотній зв'язок, тобто подання інформації, переробленої в даній організації, для коригування вхідної інформації.
ІС - важливий компонент допоміжної діяльності, який може використовуватися для того, щоб більш доцільно і ефективно виконувати основну діяльність. Можна виділити базові компоненти ІС: інформація, інформаційні технології; організаційні одиниці управління; функціональні компоненти (рис.2).
Малюнок 2 - Структура ІС підприємства
Кожен базовий компонент ІС є самостійною системою, має певну структуру побудови та мети функціонування.
Змістовну основу ІС складають її «функціональні компоненти» - моделі, методи та алгоритми отримання інформації, що управляє.
Рисунок 3 - Склад функціональних компонентів ІС
Функціональна структура ІС - сукупність функціональних підсистем, комплексів завдань і процедур обробки інформації, що реалізують функції системи управління. У господарській практиці виробничих та комерційних об'єктів типовими видами діяльності, які визначають функціональний ознака класифікації інформаційних систем, є: виробнича, маркетингова, фінансова, кадрова (рис.3).
Зазначені напрямки діяльності визначили типовий набір інформаційних систем: виробничі системи; системи маркетингу; фінансові та облікові системи; системи кадрів (людських ресурсів); інші ІС, які виконують допоміжні функції залежно від діяльності фірми.
Тип інформаційної системи залежить від того, чиї інтереси вона обслуговує і на якому рівні управління. На рис. 4 показаний один з можливих варіантів класифікації інформаційних систем за функціональною ознакою з урахуванням рівнів управління і рівнів кваліфікації персоналу.
Рисунок 4 - Типи інформаційних систем залежно від функціонального ознаки з урахуванням рівнів управління та кваліфікації персоналу
З малюнка видно, що чим вище за значимістю рівень управління, тим менше об'єм робіт, що виконуються фахівцем і менеджером за допомогою інформаційної системи. Однак при цьому зростають складність і інтелектуальні можливості інформаційної системи та її роль у прийнятті менеджером рішень. Будь-який рівень управління потребує інформації із всіх функціональних систем, але в різних обсягах і з різним ступенем узагальнення.
Підстава піраміди становлять інформаційні системи, за допомогою яких співробітники-виконавці займаються операційної обробкою даних, а менеджери нижчої ланки - оперативним управлінням. Нагорі піраміди на рівні стратегічного управління інформаційні системи змінюють свою роль і стають стратегічними, що підтримують діяльність менеджерів вищої ланки з прийняття рішень в умовах поганої структурованості поставлених завдань.
Структуру інформаційної системи становить сукупність окремих її частин, які називаються підсистемами. Підсистема - це частина системи, виділена за якою-небудь ознакою.
Загальну структуру інформаційної системи можна розглядати як сукупність підсистем незалежно від сфери застосування. У цьому випадку говорять про структурний ознаці класифікації, а підсистеми називають забезпечують. Таким чином, структура будь-якої інформаційної системи може бути представлена сукупністю забезпечують підсистем (мал. 5).
Малюнок 5 - Структура інформаційної системи
Серед забезпечують підсистем зазвичай виділяють інформаційне, технічне, математичне, програмне, організаційне і правове забезпечення.
Інформаційне забезпечення - сукупність єдиної системи класифікації і кодування інформації, уніфікованих систем документації, схем інформаційних потоків, що циркулюють в організації, а також методологія побудови баз даних. Призначення підсистеми інформаційного забезпечення полягає у своєчасному формуванні та видачу достовірної інформації для прийняття управлінських рішень.
Технічне забезпечення - комплекс технічних засобів, призначених для роботи інформаційної системи, а також відповідна документація на ці засоби і технологічні процеси.
Комплекс технічних засобів складають: комп'ютери будь-яких моделей; пристрої збору, накопичення, обробки, передачі й виводу інформації, пристрої передачі даних і ліній зв'язку; оргтехніка й пристрої автоматичного знімання інформації; експлуатаційні матеріали та ін
Математичне та програмне забезпечення - сукупність математичних методів, моделей, алгоритмів і програм для реалізації цілей і завдань інформаційної системи, а також нормального функціонування комплексу технічних засобів.
До засобів математичного забезпечення відносяться: засоби моделювання процесів управління; типові завдання управління; методи математичного програмування, математичної статистики, теорії масового обслуговування та ін
До складу програмного забезпечення входять загальносистемні та спеціальні програмні продукти, а також технічна документація.
Загальносистемне програмне забезпечення. До общесистемному програмного забезпечення відносяться комплекси програм, орієнтовані на користувачів і призначені для вирішення типових задач обробки інформації. Вони служать для розширення функціональних можливостей комп'ютерів, контролю і управління процесом обробки даних.
Спеціальне програмне забезпечення являє собою сукупність програм, розроблених під час створення конкретної інформаційної системи. У його склад входять пакети прикладних програм (ППП), що реалізують розроблені моделі різного ступеня адекватності, що відображають функціонування реального об'єкта.
Організаційне забезпечення - сукупність методів і засобів, що регламентують взаємодію працівників з технічними засобами і між собою в процесі розробки і експлуатації інформаційної системи. Організаційне забезпечення реалізує наступні функції:
аналіз існуючої системи управління організацією, де буде використовуватися ІС, та виявлення завдань, що підлягають автоматизації;
підготовку завдань до вирішення на комп'ютері, включаючи технічне завдання на проектування ІС та техніко-економічне обгрунтування її ефективності;
розробку управлінських рішень по складу і структурі організації, методології вирішення завдань, спрямованих на підвищення ефективності системи управління.
Правове забезпечення - сукупність правових норм, що визначають створення, юридичний статус і функціонування інформаційних систем, що регламентують порядок одержання, перетворення і використання інформації. Головною метою правового забезпечення є зміцнення законності.
До складу правового забезпечення входять закони, укази, постанови державних органів влади, накази, інструкції та інші нормативні документи міністерств, відомств, організацій, місцевих органів влади. У правовому забезпеченні можна виділити загальну частину, регулюючу функціонування будь-якої інформаційної системи, і локальну частину, регулюючу функціонування конкретної системи.
Правове забезпечення етапів розробки інформаційної системи включає нормативні акти, пов'язані з договірними відносинами розроблювача і замовника і правовим регулюванням відхилень від договору.
Правове забезпечення етапів функціонування інформаційної системи включає: статус інформаційної системи; права, обов'язки і відповідальність персоналу; правові положення окремих видів процесу управління, порядок створення та використання інформації та ін
3. Автоматизовані засоби підтримки управлінських рішень в області фінансів на підприємстві
На аналізованому підприємстві застосовується автоматизована інформаційна технологія - система «Парус». Система побудована за модульним принципом: представляє собою набір модулів, кожен з яких призначений для автоматизації одного з основних видів діяльності підприємства і може працювати як в автономному режимі, так і спільно з іншими модулями комплексу, утворюючи єдиний інформаційно-управлінський простір масштабу підприємства: Бухгалтерія, Реалізація і склад, Комплекс, Облік договорів, Комплектування, Заробітна плата, Кадри.
Кожен модуль може працювати як самостійний додаток, але повною мірою переваги модулів реалізуються при використанні їх як єдиного програмного комплексу з загальною базою даних.
ІС «Парус» на підприємстві має наступні функціональні підсистеми: підсистема фінансів, логістика, управління виробництвом і керування персоналом. У свою чергу кожна підсистема включає в себе ряд функціональних завдань (рис.6).
Малюнок 6 - Структура функціональної частини системи «Парус»
У даній системі будуть функціональна підсистема «Бухгалтерський облік», де встановлені інформаційні зв'язки з іншими функціональними підсистемами. Інформаційне забезпечення призначене для відображення інформації, що характеризує стан керованого об'єкта і є основою для прийняття управлінських рішень.
Інформаційна підсистема бухгалтерського обліку - упорядкована підсистема збирання, реєстрації, узагальнення та спостереження інформації в грошовому вираженні про майно і зобов'язання підприємства шляхом суцільного, безперервного і документованого обліку всіх господарських операцій. В її основу прийнято включати облікові завдання, призначення яких - отримання інформації про фактичний стан керованого об'єкта.
Інформаційна підсистема бухгалтерського обліку представляє інформаційні потоки і документообіг, що характеризують сукупність первинної інформації про вчинення господарських операцій, на підставі якої виконується різна угруповання на рахунках аналітичного і синтетичного бухгалтерського обліку з метою отримання зведеної бухгалтерської звітності, використовуваної для аналізу господарської діяльності підприємства, прийняття керівництвом керуючих рішень та надання вищим і зацікавленим органам.
Виділимо складу комплексу бухгалтерських завдань підприємства:
Касові та розрахунково-фінансові операції (операції по касі, операції з банком, розрахунки з підзвітними особами, багатовалютний облік, розрахунки з дебіторами і кредиторами, депоненти, розрахунки з акціонерами, засновниками, розрахунки за претензіями і позабюджетних платежів, розрахунки з бюджетом, розрахунки за кредит).
Облік матеріально-виробничих запасів (облік матеріалів, товарів, випуску готової продукції). Інтеграція з завданнями «складський облік», управління продажами, закупками, облік надходження, відпустки, залишків матеріальних цінностей, облік видачі МШП, переоцінка матеріальних цінностей, облік матеріалів за різними цінами; складання аналітичних відомостей руху матеріальних цінностей, інвентаризація.
Облік праці та заробітної плати. Інтеграція з завданням «табельний облік», автоматичні нарахування та утримання заробітної плати за різними системами оплати, складання розрахунково-платіжної документації, складання платіжної документації по податках до бюджету.
Облік основних засобів і нематеріальних активів (створення електронних інвентарних карток, облік руху основних засобів і НМА; нарахування амортизаційних відрахувань, переоцінка й інвентаризація ОС і НМД, списання ОЗ, здача в оренду, введення ОЗ в експлуатацію).
Облік випуску, відвантаження та реалізації готової продукції. Цей комплекс пов'язаний з функціями управління виробництвом, договорами на постачання готової продукції, маркетинговими операціями і фінансовими розрахунками з покупцями. Використовується для визначення фінансових результатів.
Облік витрат на виробництво (облік витрат, витрат і витрат); інформаційно пов'язаний з функцією управління виробництвом, а також з такими комплексами облікових завдань, як облік праці та заробітної плати, облік матеріальних запасів, облік основних засобів та ін Комплексом забезпечується підрахунок витрат на виробництво, облік витрат на вироби основного і допоміжного виробництва за статтями витрат та ін
Фінансова звітність. У цьому комплексі формуються відомості синтетичного обліку і складається бухгалтерська звітність. Має тісні інформаційні зв'язки з усіма комплексами облікових завдань.
4. Інформаційні зв'язки бухгалтерського обліку системи «Парус» з іншими функціональними підсистемами
Комплекс бухгалтерських завдань має складні внутрішні та зовнішні інформаційні зв'язки (мал. 7). Внутрішні зв'язки відображають інформаційні взаємодії окремих завдань, комплексів і ділянок бухгалтерського обліку. Зовнішні - взаємодія з іншими підрозділами, що реалізують інші функції управління, а також із зовнішніми організаціями.
Зв'язки бухгалтерського обліку з іншими підрозділами відносяться до різновиду зовнішніх зв'язків. Так, при обліку наявності і руху матеріальних цінностей можуть бути задіяні фахівці складу, бухгалтерії і виробництва.
Складський працівник забезпечує ведення картотеки складу, реєстрацію парафії - витрати матеріальних цінностей та одержання первинних документів.
Малюнок 7 - Інформаційні зв'язку функціональної підсистеми «Бухгалтерський облік»
Бухгалтер, отримавши первинні документи, виконує бухгалтерські проводки і складає аналітичні зведення.
Працівник виробництва контролює інформацію про наявність матеріалу на складі, норми його витрати і запаси. Контролюється також відпуск матеріалів у виробництво та повернення з нього.
Передбачається чітке розділення функцій між спеціалістами різних підрозділів і бухгалтерією. Всі документи, сформовані у різних підрозділах, наприклад, при виконанні закупівель матеріалів, продажу готової продукції, виробництві, приймання та реалізацію матеріалів, вважаються первинними.
Первинні документи надходять до бухгалтерії ззовні на паперових носіях, а також формуватися автоматично на автоматизованих робочих місцях спеціалістів.
Сформовані автоматично первинні документи по каналах зв'язку передаються на АРМ бухгалтера відповідної ділянки обліку. Для обліку господарських операцій та відображення їх у Головній книзі і звітних документах, працівники бухгалтерії формують проводки по рахунках бухгалтерського обліку.
Для автоматизації формування проводок в машині програмами передбачається створення каталогу типових господарських операцій. Кожна господарська операція може виконати одну або відразу декілька типових проведень по документу. База даних типових проведень може коригуватися і доповнюватися відповідно до вимог підприємства. Опис типової господарської операції включає в себе наступні елементи:
найменування господарської операції;
кореспонденція рахунків в проводках; при необхідності можуть бути зазначені субрахунки, коди аналітичного обліку, структурні підрозділи;
алгоритми розрахунку суми проводки.
Усі проводки фіксуються в журналі господарських операцій - реєстрі, що містить перелік господарських операцій за звітний період, розташований за датами їх занесення в журнал.
Рисунок 8 - Інформаційні зв'язку з бухгалтерським обліком
Схема взаємодії первинних господарських документів, сформованих при вирішенні різних функціональних завдань з їх обробкою бухгалтерським обліком, представлена на рис. 8.
У підсистемі бухгалтерського обліку передбачено формування фінансових документів, супроводжуючих рух готівкових грошових коштів (касові ордери) і безготівкових (платіжні доручення та ін.) Ці документи можуть бути пов'язані з документами, створеними в різних функціональних підсистемах. Забезпечується можливість автоматизованого введення банківських виписок у вигляді текстових файлів, що пересилаються модемним зв'язком з банку, а також виконання електронних платежів (в електронних стандартах банків-кореспондентів).
5. Переваги, недоліки та перспективи розвитку ІС підприємства
Розробка ІС процес дорогий і трудомісткий, впровадження такого роду систем вимагає, як правило, значної перебудови бізнес-процесів, адаптації системи бухгалтерського обліку, організаційних змін. Однак бізнес виграє від їх впровадження ІС, незалежно від того, у що це обходиться.
Всі вигоди від впровадження ІС можна розділити на прямі і непрямі. Прямі вигоди зазвичай пов'язані зі зменшенням витрат, наприклад, зменшення роботи з введення даних внаслідок електронної системи замовлень, зменшення кількості паперової роботи. Непрямі результати впровадження ІС в бізнес-процес, в кінцевому рахунку, включають: невловимі вигоди можуть приписуватися окремими напрямами застосування інформаційних систем, наприклад, системи підтримки прийняття рішень покращують структуру роботи користувача; непрямі вигоди, розглядаються як результат подальших інвестицій, заснованих на впровадженні ІС; стратегічні вигоди призводять до розробки нової стратегії, більш вдалого позиціонування організації та ін
Впровадження ІС на підприємстві може сприяти:
отриманню більш раціональних варіантів вирішення управлінських завдань за рахунок впровадження математичних методів та інтелектуальних систем і т.д.;
звільнення працівників від рутинної роботи за рахунок її автоматизації;
забезпечення достовірності інформації;
заміні паперових носіїв даних на магнітні диски або стрічки;
вдосконалення структури потоків інформації і системи документообігу в фірмі;
зменшення витрат на виробництво продуктів і послуг;
надання споживачам унікальних послуг;
відшукання нових ринкових ніш;
прив'язці до фірми покупців та постачальників за рахунок надання їм різних знижок і послуг.
ІВ може внести свій внесок і наступними способами:
поліпшити товари або послуги, підвищуючи якість, зменшуючи витрати або додаючи бажані властивості. Наприклад, у виробничій організації ІВ може контролювати обладнання і негайно сповіщати оператора при виникненні несправностей. Результатом може виявитися продукція більш високої якості з меншою кількістю браку. В організаціях, що ведуть прийом клієнтів, ІС використовуються для прискорення обслуговування і т.д.
збільшує ефективність і продуктивність. Припустимо, цех відчуває брак сировини, навіть якщо воно в достатній кількості є на складі. ІВ може відстежувати кількість сировини, що є на виробничому майданчику і автоматично надсилаючи замовлення на склад, коли це необхідно.
надає своєчасну і надійну інформацію, дозволяючи поліпшити процес прийняття рішень. Так, інформація про продажі може допомогти виявити спад у продажу, даючи можливість з'ясувати причини і вжити заходів.
покращує комунікації. Перебуваючи у відрядженнях, вдома або просто в іншому будинку, службовці можуть використовувати комп'ютери для входу в мережу своєї компанії, щоб посилати і приймати повідомлення, переглядати файли даних компанії, дослідити проблеми, готувати презентації.
покращує використання знань. Наприклад, консалтингові фірми допомагають своїм клієнтам планувати податки, використовуючи експертні системи з оподаткування, в яких сконцентровані знання кращих експертів фірми.
Список використаних джерел
Брага В.В. Комп'ютерні технології в бухгалтерському обліку на базі автоматизованих систем / В. В. Брага, А. А. ЛЬОВКІН. - М.: ЗАТ «Финстатинформ», 2006. - 224 с.
Дзюбенко А.Л. Інформаційні системи в економіці: навч. посібник для вузів / А. Л. Дзюбенко. - М.: МІЕМПіТ, 2005. - 152 с.
Інформаційні системи управління. Продукти. ІС «Парус». - [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://www.parus.ru/index.php?page=150
Мигдалем І.В. Теорія економічних інформаційних систем. Електронний навчально-методичний комплекс \ І.В. Мигдалем. - Красноярськ: КрасГАУ. [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://www.kgau.ru/istiki/ teis/bk01-toc.html
Моісеєнко Є.В. Інформаційні технології в економіці / Є. В. Моісеєнко, Є. Г. Лаврушина. - Владивосток: ВГУЕС, 2005. - С. 21.