6) Fine Reader;
7) Outlook Exdivss;
8) Win RAR, Win ZIP;
9) «1С: Підприємство» версія 8.0
та ін
Використовуване програмне забезпечення для клієнтської частини:
Системне програмне забезпечення:
1) Microsoft Windows NT 4.0;
2) Антивірус Dr Web
та ін
Прикладне програмне забезпечення:
1) Internet Explorer;
2) Microsoft Office Word 2003;
3) Microsoft Office Excel 2003;
4) Microsoft Office Imaging;
5) Microsoft Office Scanning;
6) Fine Reader;
7) Outlook Exdivss;
8) Win RAR, Win ZIP;
9) «1С: Підприємство» версія 8.0.
1.4. Опис автоматизованої системи «1 С: Підприємство»
версії 8.0, впровадженої в ТОВ «КамЕнергоРемонт»
Система "1С: Підприємство" призначена для автоматизації управління та обліку на підприємствах різних галузей, видів діяльності та типів фінансування, і включає в себе рішення для виробничих підприємств (комплексне рішення "1С: Управління виробничим підприємством 8"), торгових підприємств, продукти для ведення бухгалтерського обліку ("1С: Бухгалтерія"), для обліку в бюджетних організаціях розрахунку зарплати і управління кадрами, різноманітні галузеві і спеціалізовані рішення, розроблені як самою фірмою "1С", так і її партнерами.
Ключовим напрямком розвитку системи програм є розвиток нового покоління управлінських та облікових рішень на технологічній платформі «1С: Підприємство 8» і реалізація в них потужної функціональності, призначеної для організації управління сучасним підприємством.
1.4.1.Комплексное рішення «Управління виробничим
підприємством »
Автоматизована система «1С: Підприємство 8.0" у ТОВ "КамЕнергоРемонт» містить два прикладні рішення:
· «Управління виробничим підприємством»;
· «Зарплата та управління кадрами»: з даним рішенням працює відділ по управлінню персоналом (оформляється кадрова документація, містяться відомості про персонал, про його переміщення), розрахунковий відділ бухгалтерії (містяться відомості про заробітну плату, виконуються розрахункові операції), складаються службові записки і оформляються накази про роботу у вихідні дні і надурочний час.
"1C: Управління виробничим підприємством 8" є комплексним прикладним рішенням, що охоплює основні контури управління і обліку на виробничому підприємстві. Рішення дозволяє організувати комплексну інформаційну систему, що відповідає корпоративним, російським і міжнародним стандартам і забезпечує фінансово-господарську діяльність підприємства.
Оскільки ТОВ «КамЕнергоРемонт» підприємство холдингової структури загальна інформаційна база охоплює всі організації, що входять до холдингу.
«1С: Управління виробничим підприємством 8" надає:
- Керівництву підприємства і управлінцям, що відповідають за розвиток бізнесу, - широкі можливості аналізу, планування і гнучкого управління ресурсами компанії для підвищення її конкурентоспроможності;
- Керівникам підрозділів, менеджерам і співробітникам, що безпосередньо займаються виробничою, збутовою, постачальницької і іншою діяльністю по забезпеченню процесу виробництва, - інструменти, що дозволяють підвищити ефективність щоденної роботи по своїх напрямах;
- Працівникам облікових служб підприємства - засобу для автоматизованого ведення обліку в повній відповідності з вимогами законодавства і корпоративними стандартами підприємства.
  В даний час фахівці відділу автоматизованих систем управління та канцелярії здійснюють розробку ⁸ «модуля управління документацією, який розрахований на автоматизацію діловодства.

⁸ Багато компаніі1С-франчайзі надають комплексні послуги з автоматизації на базі розробленої нею платформи «1С Предапріятіе». Але з причини високої їх вартості ТОВ «Кер» розробляють модуль самостійно.
Процес розробки модуля знаходиться на початковій стадії - реєстрації документа і роботи виконавця з документом.
1.4.2. Етапи розробки модуля «Управління документацією» ⁹
Перший етап: процес розробки модуля почався із створення довідників: «Контрагенти», «Загальнофірмові документи»
Довідник «Контрагенти» являє собою єдину інформаційну базу, необхідну для роботи з клієнтами та організаціями, всі співробітники підприємства мають доступ до довідника. Підрозділи, відповідальні за формування, редагування та створення контактів - юридичний відділ, відділ маркетингу.
Довідник містить наступні закладки:
- Загальні відомості про контрагента (повне юридичне найменування, скорочене, банківські реквізити, місто, регіон, головна організація);
- Додаткові дані (юридична, фактична та поштова адреса, відомості про керівників, контактні телефони);
- Договори, контактні особи (номери договорів, вид наданих послуг і робіт, що проводяться, термін дії договору, статус організації - підрядник, субпідрядник, ген. Підрядник, найменування підрозділу, який здійснює роботу з даними контрагентом).
Для зручності користування даними довідником, контрагенти об'єднані в групи: контрагенти, банки, податкові органи, державні органи і бюджетні організації, інші.
Довідник «Общефирменная документація» містить наступні закладки:
- Бланки документів;
- Документи підприємства (накази, розпорядження, інструкції, стандарти підприємства тощо);
____________________________________
⁹ Проект положення про автоматизацію документаційного забезпечення управління в ТОВ «КамЕнергоРемонт».
- Довідники номерів телефонів працівників ТОВ «Кер»;
- Інструкції по роботі з системою.
У даний довідник регулярно включають нові закладки та відомості.
Другий етап розпочався з розподілу обов'язків і призначення осіб, відповідальних за ведення документообігу в електронному вигляді в підрозділах.
Третій етап: був автоматизований процес створення та реєстрації документа, створені реєстраційні картки документів.
На даному етапі виникли проблеми в роботі виконавців з документами:
1) І що входять, і вихідні документи знаходяться в одній закладці, тобто, об'єднані, і в разі не встановлення відбору за видом документа при створенні нової картки, проставляються помилково реєстраційні номери;
2) реєстраційний номер автоматично не проставляється, доводиться набирати вручну, що теж призводить до дублювання, помилок і збою в нумерації;
3) реєстраційна картка вхідного і вихідного документа містять однакові реквізити і зайві дані, наприклад у вихідних документах: номер контрагента, дата контрагента, що викликає труднощі у заповненні;
4) немає взаємозв'язку документів та реєстраційних карток, наприклад: «у відповідь», «на виконання»;
5) при реєстрації необхідно перевірити, сканери в більшості підрозділів відсутні.
Після реєстрації документа секретар (при роботі із вхідним документом) або особа, відповідальна за діловодство встановлює доступ до даного документа і відправляє електронною поштою виконавцю повідомлення про те, що необхідно розглянути документ.
Розробка займає багато часу, реквізити регулярно змінюються. Подальші операції з документами не автоматизовані.
1.4.3. Пропозиції щодо організації розробки модуля
«Управління документацією»
Впровадження повинно починатися з вирішення організаційних питань:
1. Необхідно сформувати робочу групу з автоматизації діловодства із числа фахівців підприємства (директор з економіки та фінансів, начальник відділу АСУ, секретар, діловод, начальник та інженер відділу управління якістю та стандартизацією) і фахівців, що надають консультаційні послуги по системі «1С: Підприємство», необхідно призначити відповідальних за окремі види робіт.
2. Розробити оргпроект зі складанням схем та алгоритмів руху документів і роботи з документами (Додаток 4), зі складанням табеля і форм документів. Проводиться робота по виявленню типових управлінських операцій, створюються шаблони. Ці заходи дозволять грамотно визначити виконавців та відповідальних, скоротити час на створення реєстраційних карток, довідників, забезпечити взаємозв'язок процесів роботи з документами.
При розробці алгоритмів необхідно проводити інтерв'ювання основних користувачів, включаючи керівників підрозділів.
3. Необхідно проводити навчання працівників, відповідальних за ведення діловодства у підрозділах.
Після вирішення організаційних питань вирішуються технологічні та вартісні питання:
4. Необхідно спочатку розробити модуль, провести «пілотний» запуск технології і тільки після позитивних результатів вводити в експлуатацію.
5. Необхідно оцінити витрати з розробки та впровадження модуля, на навчання спеціалістів підприємства, на оплату консультаційних послуг фахівців.
6. Необхідно придбати відповідні технічні засоби (наприклад, сканери), забезпечити якісну та безперебійну роботу виконавців з системою.
Всі перераховані методи дозволять розрахувати витрати на розробку модуля «Управління документацією» і ефект від впровадження. Але, як правило, самостійна розробка підприємством модуля - дуже тривалий і дорогий процес, в результаті якого виникають помилки, у випадку яких доводиться повертатися на початкові етапи розробки.
Є альтернативний варіант вирішення проблеми автоматизації ДОУ ТОВ «КамЕнергоРемонт» - вибрати і впровадити вже розроблений модуль з автоматизації діловодства та бізнес-процесів на базі існуючої системи «1С: Підприємство» версії 8.0., Відомих і зарекомендували себе на російському ринку компаній-розробників. Це дозволить скоротити часові та трудові витрати, до того ж вартість готового програмного продукту не набагато вище вартості розробки.
Для вибору відповідної системи, модуля або програми необхідно провести аналіз існуючих систем, розрахувати витрати і ефективність.
Висновок до розділу 1
Таким чином, була дана характеристика підприємства ТОВ «КамЕнергоРемонт». Це велике промислове підприємство з великим обсягом документообігу, де функції з організації діловодства здійснюють секретар і діловод.
Так як підприємство має багато рівнів управління, то питання автоматизації є актуальним, тому, що при традиційному (паперовому) документообіг виникають труднощі, які знижують ефективність і швидкість прийняття управлінських рішень (особливо це стосується пошуку документів). На підприємстві відсутня ведення інформаційно-довідкового апарату, потрібні записи та документи шукає секретар або діловод шляхом гортання журналів або переглядаючи зареєстровані документи в «1С».
Існує автоматизація окремих операцій з документами: реєстрація в системі «1С: Підприємство версії 8.0», використання обладнання для знищення документів, зберігання документів в електронному вигляді; отримання документів по електронній пошті (Інтернет); копіювання за допомогою копіювально-розмножувального апарату; сканування; роздруківка на принтері; відправка документів виконавцю по електронній пошті; оформлення документів (використання шаблонів), підготовка та набір текстів на комп'ютері і т.д. Але цього недостатньо. Необхідна комплексна автоматизація діловодного процесу, з моменту створення документа до моменту списання в справу, включаючи ведення інформаційно-довідкового апарату, облік документів, забезпечення схоронності.
  На підприємстві існує проблема організації документообігу з віддаленими ділянками та виробничими управліннями: утруднений контроль виконання документів (доводиться постійно дзвонити в інші міста, шукати виконавців, одержувати відомості про результати роботи, запитувати звіти), утруднена доставка документів за допомогою пошти, не достатньо забезпечена схоронність документів, що також викликає необхідність впровадження автоматизованої системи, яка дозволить координувати роботу з документами на дільницях.
При розробці модуля «Управління документацією» виникли труднощі через неграмотно організованого процесу і недостатнього вивчення об'єкта.
У результаті зроблено наступний висновок: для того, щоб відповідати статусу сучасної успішної промислового підприємства, вирішити проблему автоматизації ДОУ ТОВ «КамЕнергоРемонт», необхідно повністю відмовитися від традиційних форм роботи з документами, доопрацювати та впровадити готове розроблене додаток відповідної автоматизованої системи, яка має можливість інтегруватися з системою «1С: Підприємство». Обиране додаток повинен відповідати вимогам, що пред'являються: функціональним та системно-технічним.

Глава 2. Вибір автоматизованої системи документаційного забезпечення управління для ТОВ «КамЕнергоРемонт»

2.1.Составленіе переліку пропонованих основних
функціональних і системно - технічних вимог до системи
автоматизації ДОУ
  Функціональні і системно-технічні вимоги орієнтовані на відповідність запропонованої технології державним нормативним актам і корпоративних норм ДОП, забезпечення зручності користування системою, якісного та безперебійного її функціонування.
Ступінь відповідність розробляється модуля «Управління документацією» заданим критеріям відображена в таблиці:

Критерій	Відповідність розроблюваного модуля «Управління документацією» критеріям
ФУНКЦІОНАЛЬНІ ВИМОГИ
1.Делопроізводственние функції
1.1.Созданіе документів (використання шаблонів документів).		+
1.2.Регістрація документів.		+ -
1.3.Контроль виконання документів.		-
1.4.Інформаціонно-довідкова робота (пошук реєстраційної картки).		+ -
1.5.Подготовка статистичних даних про документообіг.		+ -
1.6.Учет передачі оригіналів та копій документів.		-
1.7.Веденіе номенклатури справ.		-
1.8.Спісаніе документів у справу.		-
1.9.Обеспеченіе збереження конфіденційної інформації.		-
1.10.Налічіе довідників-класифікаторів.		+ -
Критерій		Відповідність розроблюваного модуля «Управління документацією» критеріям
1.11.Учет договірної документації.		+
1.12.Храненіе нормативно-довідкової інформації по документообігу організації.		-
2.Організація електронного архіву
2.1.Веденіе баз даних.		+ -
2.2.Архівірованіе документів.		+ -
2.3.Полно - функціональний пошук.		-
2.4.Безопасность зберігання документів.		-
2.5.Організація доступу до архіву.		+
3.Забезпечення завдань електронного документообігу:
3.1.Технологія електронно-цифрового підпису (ЕЦП).		+ -
3.2.Работа з електронними файлами.		+ -
3.3.Средства криптозахисту.		+ -
3.4.Регістрація документів, що надійшли по електронних каналах зв'язку.		+ -
3.5.Історія роботи з документами.		+ -
3.6.Полнотекстовий і атрибутивний пошук документів.		-
4.Управленіе документообігом:
4.1.Управленіе потоками документів усередині організації.		-
4.2.Передача документів на виконання.		+ -
4.3.Контроль за руху (передачі) документів.		-
4.4.Определеніе місцезнаходження документів.		+
Критерій		Відповідність розроблюваного модуля «Управління документацією» критеріям
4.5.Контроль дій користувачів.		-
4.6.Полученіе зведень по документообігу.		+ -
4.7.Регулірованіе доступу до реєстраційних картках і файлів документів.		+ -
4.8.Маршрутізація документів.		+
4.9.Согласованіе документів.		+ -
4.10.Возможность використання різних грифів доступу.		+
СИСТЕМНО-ТЕХНІЧНІ ВИМОГИ
1. Програмна реалізація
1.1.Технологія клієнт - сервер.		+
1.2.Технологія інтернет \ інтранет.		+
1.3.Налічіе електронної пошти.		+
1.4.Налічіе засобів розробки додатків.		+ -
1.5.Налічіе коштів резервного копіювання.		+ -
1.6.Налічіе засобів сканування документів.		+
1.7.Інтеграція в інформаційне середовище організації.		+
1.8.Інтерфейс, взаємодіє з іншими програмами (наприклад, із засобами створення, сканування та розпізнавання документів		+ -
1.9.Удаленний доступ до баз даних.		+
1.10.Протоколірованіе дій в системі; спільна робота над документами		+ -
1.11.Терріторіально-розподілена робота.		+
Критерій		Відповідність розроблюваного модуля «Управління документацією» критеріям
1.12.Іспользованія інтерфейсу для отримання аналітико-статистичної інформації.		+ -
1.13.Возможность інтеграції в автоматизовану систему.		+
2. Експлуатаційні вимоги
2.1.Надежность автоматизованої системи.		-
2.2.Безопасность системи.		+
2.3.Адміністрірованіе системи.		+
2.4.Терріторіально-розподілена робота системи.		+
2.5.Колічество одночасно працюючих користувачів - до 100.		+
2.6.Средній обсяг документопотока (на рік) - до 700000.		-
3. Адаптаційні возможност і
3.1.Простота і зручність при впровадженні системи.		+
3.2.Обученіе співробітників організації.		+
3.3.Удобство налаштування системи.		+
3.4.Возможность розвитку системи.		+

«+» - Модуль відповідає критерію; «-» - не відповідає; «+ -» - дані функції в модулі реалізовані, але не в повній мірі задовольняють критерію.
Таким чином, розроблюваний модуль «Управління документацією» системи «1С: Підприємство» версії 8.0. відповідає висунутим системно-технічним вимогам, але не забезпечує автоматизацію діловодства в повному обсязі. Відповідно необхідно знайти автоматизовану систему, в якій додаток з автоматизації діловодства відповідає всім перерахованим критеріям.

2.2. Вибір системи вагових коефіцієнтів (балів) для
експертної оцінки
Одним із шляхів вирішення проблеми автоматизації ДОУ є впровадження вже розробленого програмного продукту або платформи, що дозволяє істотно скоротити час і підвищить ефективність розробки системи. Але перш ніж використовувати готову програму, необхідно провести їх відбір, аналіз і оцінку. При проведенні порівняння автоматизованих систем зручно використовувати систему балів, відображають особисту думку і досвід експертів.
Система балів для експертної оцінки

Критерії	Кількість балів
1. ФУНКЦІОНАЛЬНІ ВИМОГИ	Від 0 до 250
1.1. Діловодство	Від 0 до 110
1.1.1.созданіе документів	Від 0 до 10
1.1.2. реєстрація документів	Від 0 до 15
1.1.3. контроль виконання	Від 0 до 15
1.1.4. інформаційно-довідкова робота пошук реєстраційної картки	Від 0 до 10
1.1.5. підготовка статистичних даних	Від 0 до 5
1.1.6. облік передачі оригіналів та копій	Від 0 до 5
1.1.7. ведення номенклатури справ	Від 0 до 10
1.1.8. списання документів у справу	Від 0 до 5
1.1.9. забезпечення збереження конфіденційної інформації	Від 0 до 15
Критерії	Кількість балів
1.1.10. наявність довідників-класифікаторів	Від 0 до 5
1.1.11. облік договірної документації	Від 0 до 10
1.1.12. зберігання нормативно-довідкової інформації по документообігу організації	Від 0 до 5
1.2. Управління документообігом	Від 0 до 80
1.2.1. управління потоками документів всередині організації	Від 0 до 10
1.2.2. передача документів на виконання	Від 0 до 15
1.2.3. контроль руху (передачі) документів	Від 0 до 15
1.2.4. контроль дій користувачів	Від 0 до 10
1.2.5. отримання звітів по документообігу	Від 0 до 5
1.2.6. регулювання доступу до реєстраційних картками і файлів документів	Від 0 до 10
1.2.7. маршрутизація документів	Від 0 до 5
1.2.8. узгодження документів	Від 0 до 5
1.2.9. можливість використання різних грифів доступу	Від 0 до 5
1.3. Організація електронного архіву	Від 0 до 35
1.3.1. ведення баз даних	Від 0 до 5
1.3.2. архівування документів	Від 0 до 10
1.3.3. повно - функціональний пошук	Від 0 до 10
1.3.4. безпеку зберігання документів	Від 0 до 5
1.3.5. організація доступу до документів	Від 0 до 5
1.4. Забезпечення завдань електронного документообігу	Від 0 до 25
1.4.1. технологія ЕЦП - Кошти криптозахисту;	Від 0 до 10
1.4.2. робота з електронними файлами	Від 0 до 5
1.4.3. засоби криптозахисту	Від 0 до 5
Критерії	Кількість балів
1.4.4.регістрація документів, що надійшли по електронних каналах зв'язку - Кошти криптозахисту; - Реєстрація документів, що надійшли по електронних каналах зв'язку. - Кошти криптозахисту; - Реєстрація документів, що надійшли по електронних каналах зв'язку.	Від 0 до 5
2. СИСТЕМНО-ТЕХНІЧНІ ВИМОГИ	Від 0 до 250
2.1. Програмна реалізація	Від 0 до 150
2.1.1. технологія клієнт - сервер	Від 0 до 20
2.1.2. технологія інтернет \ інтранет	Від 0 до 15
2.1.3. наявність електронної пошти	Від 0 до 15
2.1.4. наявність засобів розробки додатків	Від 0 до 10
2.1.5. наявність коштів резервного копіювання	Від 0 до 10
2.1.6. наявність засобів сканування документів	Від 0 до 5
2.1.7. інтеграція в інформаційне середовище організації	Від 0 до 5
2.1.8. - Інтерфейс, який взаємодіє з іншими програмами	Від 0 до 15
2.1.9. віддалений доступ до баз даних	Від 0 до 10
2.1.10. протоколювання дій в системі	Від 0 до 5
2.1.11. спільна робота над документами	Від 0 до 5
2.1.12. територіально-розподілена робота	Від 0 до 10
2.1.13.іспользованія інтерфейсу для отримання аналітико-статистичної інформації.	Від 0 до 5
2.1.14.возможность інтеграції в автоматизовану систему	Від 0 до 20
2.2. Експлуатаційні вимоги	Від 0 до 60
2.2.1. надійність автоматизованої системи	Від 0 до 20
2.2.2. безпеку системи	Від 0 до 10
2.2.3. адміністрування системи	Від 0 до 10
2.2.4. територіально-розподілена робота системи	Від 0 до 10
2.2.5. кількість одночасно працюючих користувачів - до 100 осіб	Від 0 до 5
2.2.6. середній обсяг документопотока (на рік) - до 700000 одиниць	Від 0 до 5
2.3. Адаптаційні можливості	Від 0 до 40
2.3.1. простота і зручність при впровадженні системи	Від 0 до 15
2.3.2. навчання співробітників організації	Від 0 до 10
2.3.3. зручність налаштування системи	Від 0 до 10
2.3.4. можливість розвитку системи	Від 0 до 5

Необхідно ранжувати системи по максимальному відповідності перерахованим основним критеріям діловодства та системно-технічним вимогам, в результаті визначаться лідери серед обираних систем. ¹⁰
_______________________________________
¹⁰ А.А. Пестрецов. Порівняльний аналіз програмних систем діловодства та документообігу. Методичний посібник. М., 1998.С. 24-34
2.3.Поіск програмних продуктів
При пошуку та виборі програмних продуктів на на ринку автоматизованих систем пред'являлися наступні вимоги:
· Гнучкість настройки і адаптація до особливостей підприємства ТОВ «Кер»;
· Завершеність програмного продукту - система не вимагає втручання програмістів для її супроводу;
· Об'єднує територіально-віддалені робочі місця в єдину інформаційну базу;
· Невисока вартість;
· Система має шлюз до системи "1С: Підприємство" або має сертифікат "1С: Сумісно";
· Платформа повинна містити ефективні інструменти для вирішення різних завдань впровадження, супроводу та розширення інформаційної системи і типові програми.
«Впровадження АС ДОУ повинна здійснювати зовнішня фірма, що несе повну юридичну відповідальність перед підприємством за успіх проекту впровадження. До вибору фірми-постачальника і впроваджувача АС ДОП потрібно підходити дуже скрупульозно, тому що після підписання контракту, проплати будь-яких засобів і почала впровадження АС ДОП з цією фірмою буде непросто припинити відносини у випадку, якщо підприємство буде не повністю задовольняти якість її роботи. Фактично, у разі неправильного вибору фірми-підрядника, будуть марно втрачені гроші, час і нерви. Звичайно, при виборі АС ДОП необхідно уважно вивчити кілька пропозиції, наявні на ринку. ^»4
_________________________________________
⁷ Бобильова М.П. Вибір програмного продукту для автоматизації документообігу: використання багатокритеріального підходу / / Діловодство. - 2002. - № 2. - С. 21-26.
Дуже важливо також врахувати, чи є досвід успішних впроваджень у постачальника АС ДОП і наскільки він відповідає специфіці діяльності підприємства або організації налаштування. Порівняльний аналіз оформлений в таблиці:

Продуктивність тель і розповсюдив-ки в Росії		Назва		Призначення			Можливості
НВО «компьтер, Компанія« DIRECTUM »		DIRECTUM		Автоматизація діловодства та управлінських процесів на основі технології Workflow: узгодження документів, обробка складних замовлень, підготовка та проведення нарад, підтримка циклу продажів і інших процесів взаємодії.			Система складається з наступних модулів: 1) «Управління електронними документами», що включає в себе: - Забезпечення створення, зберігання, пошуку (всі документи розміщені в єдиному інформаційному просторі бази даних SQL сервера, що забезпечує швидкий пошук); - Зміни різних документів (тексти, малюнки, звуки, відео). Використання будь-яких програм, шаблонів, зберігання історії зміни змісту; -Забезпечується конфіденційність шляхом налаштування прав доступу, протоколювання всіх дій. ЕЦП дозволяє системі інтегруватися з різними системами криптозахисту. 2) «Управління діловими процесами» включає: - автоматизацію процесу підготовки та узгодження документів, обліку та контролю виконання усних і письмових розпоряджень;-маршрутизація, керування завданнями,
						наявність можливості зміни схеми руху документа, аналізу даних про виконані завдання. 3) «Канцелярія» забезпечує: - Єдину реєстрацію всієї вхідної та вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів з використанням реєстраційно-контрольних карток; -Реєстрацію місцезнаходження паперового документа на будь-якому етапі життєвого циклу документа: розгляд керівництва, узгодження проекту документа, виконання і т.д.; - Здійснення контролю за своєчасним виконанням доручень, резолюцій і вказівок керівництва; - Списання документів в справу відповідно до прийнятої в організації номенклатурою справ; - Швидкий пошук необхідної інформації по стану, наявності, руху паперових документів; - Отримання необхідних стандартних форм і журналів, а також статистичних звітів по документообігу організації. 4) «Управління договорами»: організація процесу узгодження і реєстрації договорів та супутніх документів, а також оперативної роботи з ними (пошук, аналіз, редагування і т.д.).
	Продуктивність тель і розповсюдив-ки в Росії		Назва		Призначення	Можливості
						5) «Управління нарадами»: організація підготовки та проведення нарад (узгодження місця та часу, складу учасників, порядку); формування і розсилка протоколу; контроль виконання рішень наради. 6) «Управління взаємодіями з клієнтами»: ведення єдиної бази організацій та контактних осіб; ведення історії зустрічей, дзвінків і листування з клієнтами; супровід процесу продажів у відповідності до регламентованих стадіями; планування маркетингових заходів, аналіз ефективності продажів і маркетингових впливів.

Архітектура і технічні можливості системи DIRECTUM

· Архітектура системи DIRECTUM дозволяє створювати масштабовані, надійні і безпечні корпоративні рішення для управління документами, бізнес-процесами, нарадами, договорами і взаємодією з клієнтами.
· Адаптація системи DIRECTUM до специфічних потреб організації і розвиток системи разом із зростанням потреб бізнесу забезпечується можливостями інструменту розробки IS-Builder, який пропонує розвинені засоби швидкого створення нових довідників, карток електронних документів, сценаріїв, екранних форм, типових маршрутів, їх окремих блоків та інших компонентів корпоративної системи електронного документообігу;
· Інтеграція DIRECTUM з ERP-системами, корпоративними порталами та іншими складовими частинами ІТ-інфраструктури організації можлива за різними напрямками, від двостороннього обміну даними до інтеграції інтерфейсу систем, що стає можливим завдяки розвинутим інтеграційним можливостям платформи DIRECTUM - предметно-орієнтованого інструмента швидкої розробки корпоративних інформаційних систем IS-Builder;
· Територіально-розподілена робота великих організацій підтримується сервером реплікації, який забезпечує прозорий для користувачів і розробника обмін даними - документами, завданнями, завданнями, довідниками - між підрозділами організації;
· Взаємодія співробітників через Інтернет і в Інтранет;
· Обмін документами можливий і для незалежних організацій, а не тільки в рамках однієї організації. Спеціальні механізми DIRECTUM дозволяють передавати і контролювати доставку офіційної кореспонденції в електронному вигляді на основі галузевого формату обміну електронними документами. Обмін електронними документами між організаціями-партнерами навіть у разі відсутності системи електронного документообігу у кожної зі сторін можливий за допомогою безкоштовної програми DIRECTUM OverDoc на основі спеціально розробленого формату структурованого електронного документа;
· Інструменти адміністрування DIRECTUM дозволяють управляти всіма завданнями адміністрування - від реєстрації користувачів до створення політик міграції документів між файловими сховищами;
· Гнучкі технічні вимоги до серверів, обладнання робочих станцій і системного програмного забезпечення дозволяють ефективно використовувати обладнання для роботи DIRECTUM.
·

Продуктивність тель і розповсюдив-ки в Росії	Назва	Призначення	Можливості
DocsVision, фірма «Digital Design»	DocsVision	Створення автоматизованих корпоративних рішень для управління документами і бізнес-процесами. Стандартні програми: · «Діловодство» закінчила додаток, призначений для створення архівів документів, автоматизації основних діловодних процедур і бізнес процесів обробки документів в організації. · «Управління процесами» - повнофункціональна WorkFlow система опису і виконання складних процесів обробки інформації та взаємодії з інформаційними системами.	Система DocsVision "Діловодство" включає: · Ведення картотеки документів; · Створення електронного архіву документів компанії; · Ведення довідників контрагентів і співробітників організації; · Організацію циклів розробки узгодження документів; · Організація контролю виконання документів та завдань; · Маршрутизація документів в організації й за її межами; · Автоматизація різноманітних процесів обробки документів · Організація процедур періодичної обробки документів і ненадійної документів.

  Засоби налаштування і розробки додатків дають можливість партнерам і замовникам створювати власні прикладні рішення на базі платформи і стандартних додатків.
Модуль реплікації - призначений для створення територіально-розподілених рішень на базі DocsVision.
Шлюзи до інших систем - призначені для інтеграції DocsVision та інших інформаційних систем:
· Файлова система,
· Microsoft Exchange,
· Microsoft SharePoint,
· Microsoft Dynamics AX,
· 1С: Підприємство.
·

Продуктивність тель і розповсюдив-ки в Росії	Назва		Призначення			Можливості
Компанія «Електронні офісні системи»	Система «Дело»		Автоматизація діловодства, архівної справи і організація електронного документообігу. Система забезпечує в повному обсязі роботу, як з паперовими, так і з електронними документами. «Архівна справа» - це підсистема, що входить в якості опції в «ДЕЛО-ПІДПРИЄМСТВО». Підсистема «Архівна справа» створена для забезпечення автоматизації архівної справи в організаціях, міністерствах і відомствах.			Система забезпечує зберігання РК і прикріплюються до неї файлів. Основною робочою підсистемою є підсистема «Документи» Підсистема «Звіти» забезпечує отримання різних звітів Підсистема «Ведення користувачів» призначена для реєстрації користувачів і надання їм прав
Продуктивність тель і розповсюдив-ки в Росії		Назва		Призначення		Можливості
						доступу до інформації та функціоналу системи. Підсистема ведення довідників призначена для налаштування системи на структуру організації та особливості її діловодства. Основні функції системи: -Реєстрація документів, у тому числі звернень громадян; -Введення резолюцій і контроль їх виконання; -Створення, узгодження та підписання проектів документів в електронній формі; -Маршрутизація та контроль руху документів, розсилка за списками; -Багатоаспектний пошук документів зі збереженням запиту; -Робота з взаємопов'язаними документами; -Сканування та прикріплення файлів документів, повнотекстовий пошук
Продуктивність тель і розповсюдив-ки в Росії		Назва			Призначення	Можливості
						щодо них; -ЕЦП файлів документів; - Обмін документами по електронній пошті з використанням ЕЦП та шифрування; -Довідково-аналітична робота, формування звітів; -Web-доступ до бази даних; -Підготовка та узгодження документів в електронній формі; -Електронний підпис файлів документів; -Криптозахист документів, що відправляються електронною поштою; -Забезпечення потокового сканування документів; -Інтеграція з додатками MS Office; -Web-доступ до інформації.

Система «ДІЛО» інтегрована з іншими продуктами компанії «Електронні офісні системи», також може інтегруватися з системами сторонніх розробників. Система легко і швидко налаштовується на структуру організації та особливості документообігу і неважка у супроводі. З метою обмеження доступу до інформації, база даних може бути розділена на окремі картотеки, доступні тільки співробітникам конкретного підрозділу. У системі передбачено розділення доступу до певних функцій. Всі дії користувачів і системного технолога протоколюються.

Продуктивність тель і розповсюдив-ки в Росії	Назва	Призначення	Можливості
1	2	3	4
Компанія «КІНТ» 1	"Управління справами" 2	Програмний комплекс "Управління справами" отримав сертифікат "1С: Сумісно" і призначений для автоматизації ділових процесів підприємства, узгодження проектів, планів та заходів, організації потоку паперових і електронних документів. Орієнтований на упорядкування повсякденної діяльності менеджерів різних рівнів. 3 "Управління справами" також використовується при організації впровадження на підприємстві комплексної автоматизованої системи обліку. Програмний комплекс "Управління справами" функціонує в середовищі "1С: Підприємство» з будь-яким набором встановлених компонент: бухгалтерський облік, оперативний облік, розрахунок.	- Організація потоку завдань / доручень між співробітниками компанії, контроль ходу виконання доручень, облік планових і фактичних ресурсів. - Планування та облік заходів компанії, розбиття заходів на окремі етапи (завдання), видача доручень виконавцям з проведення заходу. - Облік руху та місця розташування різного роду паперових документів (діловодство). Підсистема побудована на основі стандартів діловодства, прийнятих в Росії, і реалізує всі необхідні етапи проходження документів. -Реєстрація електронних 4 документів, ведення архівів документів в електронному вигляді. -Управління відносинами з клієнтами (CRM), облік різної інформації про контрагентів компанії, контактів. - Підсистема дозволяє аналізувати і планувати відносини з контрагентами, організовувати тематичні розсилки. -Управління правами користувачів забезпечує поділ інформації всередині компанії за ступенем конфіденційності. -Ведення ділового листування дозволяє провести в електронному вигляді різного роду узгодження та затвердження документів. -Інтеграція з системами електронної пошти дає можливість отримувати і відправляти електронні листи без використання додаткового програмного забезпечення. -Отримання звітів дозволяє детально аналізувати інформацію про роботу офісу. -Наявність путівників та інструкцій.

Таким чином, системи, охарактеризовані в таблиці, відповідають пропонованим функціональним і системно-технологічним вимогам, тому для вибору та інтеграції додатка до системи «1С: Підприємство, версії 8.0» ТОВ «КамЕнергоРемонт» необхідно докладніше проаналізувати їх системою функції з автоматизації ДОУ по запропонованій системі балів, оцінити, розрахувати вартість впровадження платформи. Дана методика вибору автоматизованої системи розроблена компанією Sputnik Labs, ¹¹ вона дозволить у відповідності з рекомендованою послідовністю дій добитися максимальної відповідності АС ДОП цілям і завданням підприємства.
___________________________________________
¹¹ Рекомендації з вибору автоматизованих систем документаційного забезпечення управління в організаціях. Россархів, ВНИИДАД. Москва, 2003.
2.4. Оцінка програмних продуктів з точки зору
пропонованих основних функціональних і системно-
технічних вимог
В оцінці автоматизованих систем брали участь експерти: діловод і секретар, начальник відділу автоматизованих систем управління, а так само враховувалися відгуки інших компаній, які працюють з даними системами.
Літерні позначення автоматизованих систем, що використовуються в таблиці для експертної оцінки:
A - DIRECTUM
B - Справа
C - DocsVision
D - Управління справами

Критерії	Експертна оцінка
	A	B			C		D
1. ФУНКЦІОНАЛЬНІ ВИМОГИ від 0 до 250
1	2 3 4 5
1.1. Діловодство	Від 0 до 110
1.1.1.созданіе документів	10		9		10		8
1.1.2. реєстрація документів	9		9		9		7 2
1.1.3. контроль виконання	14		10		12		8 2
1.1.4. інформаційно-довідкова робота пошук реєстраційної картки	10		9		9		7
1.1.5. підготовка статистичних даних	4		4		4		3 1
1.1.6. облік передачі оригіналів та копій	5		2		3		1 0
1.1.7. ведення номенклатури справ	10		9		10		8 1
1	2		3		4		5
1.1.8. списання документів у справу	5		4		4		3 0
1.1.9. забезпечення збереження конфіденційної інформації	14		10		12		6
1.1.10. наявність довідників-класифікаторів	4		4		5		3
1.1.11. облік договірної документації	9		10		8		9
1.1.12. зберігання нормативно-довідкової інформації по документообігу організації	5		4		5		2
РАЗОМ по п. 1.1.	99		80		91		62
1.2. Управління документообігом	Від 0 до 80
1.2.1. управління потоками документів всередині організації	8		8		9		7
1.2.2. передача документів на виконання	14		13		14		7 3
1.2.3. контроль руху (передачі) документів	15		15		15		10
1.2.4. контроль дій користувачів	10		8		9		5 3
1.2.5. отримання звітів по документообігу	2		1		2		0
1.2.6. регулювання доступу до реєстраційних картками і файлів документів	10		8		9		7
1.2.7. маршрутизація документів	4		3		3		3 1
1.2.8. узгодження документів	5		5		5		4 1
1.2.9. можливість використання різних грифів доступу	5		5		5		3
РАЗОМ по п. 1.2.	73		66		71		46 14
1.3. Організація завдань електронного архіву	Від 0 до 35
1.3.1. ведення баз даних	5		4		4		2
1.3.2. архівування документів	9		8		9		6
1.3.3. повно - функціональний пошук	10		10		10		8
1	2 4 5		3		4 3 4 5		5
1.3.4. безпеку зберігання документів	4		4		4		3
1.3.5. організація доступу до документів	5		4		4		4 1
РАЗОМ по п. 1.3.	33		30		31		23
1.4. Забезпечення завдань електронного документообігу	Від 0 до 25
1.4.1. технологія ЕЦП - засоби криптозахисту;	10		9	9		7
1.4.2. робота з електронними файлами	5		5	5		4
1.4.3. засоби криптозахисту	4		4	4		3
1.4.4.регістрація документів, що надійшли по електронних каналах зв'язку - Кошти криптозахисту; - Реєстрація документів, що надійшли по електронних каналах зв'язку. - Кошти криптозахисту; - Реєстрація документів, що надійшли по електронних каналах зв'язку.	5		5	5		3
РАЗОМ по п. 1.4.	24		23	23		17
РАЗОМ ПО ФУНКЦІОНАЛЬНІ ВИМОГИ	229		199	216		148
2. СИСТЕМНО-ТЕХНІЧНІ ВИМОГИ від 0 до 250
2.1. Програмна реалізація	Від 0 до 150
2.1.1. технологія клієнт - сервер	19		19		18	17
2.1.2. технологія інтернет \ інтранет	15		15		15	14
2.1.3. наявність електронної пошти	15		15		15	15
2.1.4. наявність засобів розробки додатків	10		10		10	4
2.1.5. наявність коштів резервного копіювання	9		9		9	8
2.1.6. наявність засобів сканування документів	5		5		5	5
2.1.7. інтеграція в інформаційне середовище організації	3		5		4	5
2.1.8. інтерфейс, який взаємодіє з іншими програмами	14		13		14	8
2.1.9. віддалений доступ до баз даних	10		10		10	8
2.1.10. протоколювання дій в системі	5		4		5	4
1	2		3		4	5
2.1.11. спільна робота над документами	5		5		5	5
2.1.12. територіально-розподілена робота	9		9		9	6
2.1.13.іспользованія інтерфейсу для отримання аналітико-статистичної інформації.	4		3		4	0
2.1.14.возможность інтеграції в автоматизовану систему	16		17		20	20
РАЗОМ по п. 2.1.	139		141		141	119
2.2. Експлуатаційні вимоги	Від 0 до 60
2.2.1. надійність автоматизованої системи	18		17		17	15
2.2.2. безпеку системи	9		9		9	9
2.2.3. адміністрування системи	8		8		8	7
2.2.4. територіально-розподілена робота системи	9		9		9	8
2.2.5. кількість одночасно працюючих користувачів - до 100 осіб	5		5		5	4
2.2.6. середній обсяг документопотока (на рік) - до 700000 одиниць	4		4		4	1
РАЗОМ по п. 2.2.	53		52		52	44
2.3. Адаптаційні можливості	Від 0 до 40
2.3.1. простота і зручність при впровадженні системи	8		9		14	15
2.3.2. навчання співробітників організації	8		9		8	9
2.3.3. зручність налаштування системи	7		9		7	10
2.3.4. можливість розвитку системи	4		4		4	3
РАЗОМ по п.2.3.	27		36		28	37
РАЗОМ ПО СИСТЕМНО-ТЕХНОЛОГІЧНИМ ВИМОГАМ	219		229		221	200
ВСЬОГО	448		428		437	348

2.5. Відбір програмних продуктів, що задовольняють
функціональним і системно - технічним вимогам
У результаті проведення оцінки програмних продуктів, їх ретельного аналізу, були зроблені наступні висновки:
1. Найбільшу сумарну оцінку з програмних продуктів отримали системи автоматизації «DocsVision» (фірма «Digital Design») і «DIRECTUM» (НВО «Комп'ютер», компанія «DIRECTUM»), отже системи більшою мірою відповідають функціональним і системно-технічними критеріями, повністю автоматизують операції роботи з документами (як у традиційному паперовому вигляді, так і в електронному) з моменту створення до моменту знищення (списання в справу), включаючи контроль виконання, забезпечення зберігання документів, систему захисту даних, мають більші можливості, надійністю і засобами захисту.
2. Найменшу оцінку одержала система автоматизації «Управління справами» (компанія «Кінто»). Вона не в повній мірі відповідає вимогам по автоматизації діловодного процесу, отже, не підходять для впровадження в ТОВ «Кер», але дана система проста і зручна при впровадженні.
3. Система «Дело» («Електронні офісні системи») має майже аналогічними можливостями, що і система «DocsVision», але набрала менше балів експертів.
Для того щоб вибрати програму оптимальної системи, необхідно визначити для себе найбільш важливі критерії і можливості підприємства. У ТОВ «КамЕнергоРемонт» недостатньо коштів для придбання дорогої системи, але потрібна повна автоматизація ДОП, управління контактами і договорами, надійність та інтеграція в систему «1С: Підприємство».
2.6 Порівняльна оцінка витрат, пов'язаних з придбанням і
впровадженням програми з автоматизації діловодства
обраних систем автоматизації
Необхідно порівняти ціни на модулі організації діловодства вибраних автоматизованих систем. Ціни наводяться у прайс-листах компаній. Розглядаються ціни на необхідні для підприємства додатки, супровідну документацію та навчання персоналу. Існує 3 варіанти поставки систем: для невеликих організацій; для середніх організацій (до 100 користувачів); для великих організацій.
Був обраний 2 варіант.
1. Вартість системи «DocsVision» (Додаток 6) - 217 080 руб. (Не включає навчання).
2. Вартість модулів «Канцелярії», «Управління договорами» системи «DIRECTUM» (Додаток 5) - 272 390 (включає навчання)
Необхідно відзначити, що наведені ціни приблизні, тому що не враховано багато вартісні характеристики, додаткові програми та опції, знижки, робота фахівців, транспортування і т. д. Спочатку потрібна експертна оцінка документообігу підприємства.
У результаті проведення порівняльної оцінки витрат, пов'язаних з придбанням та впровадженням систем, був зроблений наступний висновок.
Ціни на модулі системи «DIRECTUM» і додаток «Діловодство» системи «DocsVision» є доступними, системи відповідають функціональним і системно - технічним вимогам. Але є одне з важливих вимог до системи - інтеграція в систему «1 С: Підприємство версії 8.0». Система «DIRECTUM» звичайно може інтегруватися і налаштовуватися на систему підприємства, але система «DocsVision» має шлюз до системи «1С: Підприємство», що полегшує, прискорює процес впровадження без зміни існуючих модулів і настройок.

Висновок до розділу 2
У другому розділі було вивчено російський ринок автоматизованих систем ¹² ДОП, до яких пред'являлися відповідні функціональні та системно-технічні вимоги. З десятка систем були обрані наступні: «ДЕЛО» («Електронні офісні системи»), «DIRECTUM» (НВО «Комп'ютер», компанія «DIRECTUM»), «DocsVision» (фірма «Digital Design»), «Управління справами» (компанія «КІНТ»), в яких модулі та додатки з автоматизації діловодства найбільш відповідають запитам і структурі підприємства.
Для того, щоб вибрати найбільш оптимальну систему, був проведений порівняльний аналіз за методикою компанії Sputnik Labs ^13, в результаті якого лідерами виявилися системи «DIRECTUM» і «DocsVision».
При розгляді прайс-листів ¹⁴ на додатка даних систем, з'ясувалося, що вартість майже однакова. Але одне із самих головних вимог до системи - можливість інтегруватися з системою «1С: Підприємство» версії 8.0., Тобто наявність шлюзу до даної системи. Цій вимозі відповідає система «DocsVision» (фірма «Digital Design»).
Отже, у ТОВ «КамЕнергоРемонт» необхідно впровадити додаток «Діловодство» системи «DocsVision».
__________________________________
¹² А.А. Пестрецов. Порівняльний аналіз програмних систем діловодства та документообігу. Методичний посібник. М., 1998.
¹³ Рекомендації з вибору автоматизованих систем документаційного забезпечення управління в організаціях. Россархів, ВНИИДАД. Москва, 2003.
¹⁴ www.DIRECTUM.ru
www.delo.ru
ww.ud.ru
Глава 3. Характеристика функцій і можливостей обраної системи автоматизації ДОУ «DocsVision»
У результаті проведеного аналізу та оцінки програмних продуктів, для ТОВ «Кер» найбільш оптимальної виявилася система DocsVision додаток «Діловодство», яка відповідає основним функціональним вимогам, має доступні ціни, вирішує головну проблему на підприємстві - проблему відсутності автоматизації документаційного забезпечення управління, а головне має шлюз до системи «1С: Підприємство версії 8.0» і вирішує наступні завдання:
- Оперативне та якісне формування документів;
- Контроль виконання;
- Чітка організація зберігання, пошуку та використання документів (класична канцелярія і архів);
- Потокове сканування та оцифрування документів;
- Налагодженість роботи довідково-інформаційної служби;
- Оптимізація ділових процесів і стимулювання ефективної спільної роботи співробітників і підрозділів;
- Підтримка різних програмно-апаратних платформ;
- Автоматизація одночасної роботи великої кількості підрозділів;
- Забезпечення ефективної взаємодії з зовнішніми організаціями, доступ до загальнокорпоративні інформаційних ресурсів співробітників територіально віддалених підрозділів;
- Управління процесами забезпечує можливість реалізації процесного управління в організації за стандартом ISO 9001:2000 (ДСТУ ISO 9001:2001).

3.1.Опісаніе об'єкта дослідження з впровадженим додатком
«Діловодство» системи «DocsVision»
Система DocsVision ¹⁵ (Доксвіжн) - програмний продукт, призначений для створення автоматизованих корпоративних рішень для управління документами і бізнес-процесами. Включає предметно-орієнтовану платформу з відкритими інтерфейсами прикладного програмування для розробки замовлених додатків і готові типові програми з можливостями параметричної настройки. Рішення, що створюються на базі DocsVision, можна умовно розділити на три великі класи:
· Електронні архіви документів - систематизоване зберігання документів, що використовуються в роботі підприємства, та забезпечення зручного і безпечного доступу співробітників до необхідної інформації. Це можуть бути організаційні, нормативні, інформаційно-довідкові, технічні документи і т. д.;
· Діловодство - документаційне забезпечення управління, що включає документування і організацію роботи з офіційними документами (вхідної та вихідної кореспонденцією, організаційно-розпорядчою документацією і т. п.). При цьому забезпечується рух і обробка документів: їхня підготовка, узгодження, затвердження, ознайомлення, видача завдань і резолюцій на виконання, а також контроль виконання завдань;
________________________________________
¹⁵ www.docsvision.com
Автоматизація бізнес-процесів - автоматизація довільній послідовності операцій, що включає як виконання завдань співробітниками, так і взаємодію з іншими системами. Це забезпечує виконання бізнес-процесів у відповідності з регламентом, в більш короткі терміни, у контрольованому і керованому режимі. Як правило, в першу чергу автоматизуються ключові бізнес-процеси діяльності підприємства: формування замовлень, виконання заявок клієнтів, розробка і запуск нової продукції і т. д., а також інші нескладні, але численні і рутинні процеси.
Стандартні програми:
· «Діловодство» - забезпечує типові процеси організації документообігу: реєстрація, розгляд, виконання, підготовку, узгодження, зберігання документів і т. д.
· «Управління процесами» - повнофункціональна WorkFlow система опису і виконання складних процесів обробки інформації та взаємодії з інформаційними системами.
Система DocsVision "Діловодство" являє собою закінчену додаток, призначений для створення архівів документів, автоматизації основних діловодних процедур і процесів обробки документів в організації, включаючи:
1) Ведення картотеки документів;
2) створення електронного архіву документів компанії, ведення номенклатури справ;
3) ведення довідників контрагентів і співробітників організації;
4) організацію циклів розробки узгодження документів;
5) організація контролю виконання документів та завдань;
6) маршрутизація документів в організації й за її межами;
7) автоматизація різноманітних процесів обробки документів;
8) організація процедур періодичної обробки документів і ненадійної документів.

Ведення картотеки документів
Картки вхідного, вихідного та розпорядчого документів призначені для реєстрації в системі документів, що належать до відповідних потоків документів.
Вхідні та розпорядчі документи є об'єктами виконання і контролю. Для документів даних типів у системі забезпечується реєстрація, зберігання, виконання, контроль і пошук. Виконання і контроль документів даних типів у системі забезпечується накладенням на них резолюцій. У системі даний процес представлений як зв'язування картки документа з однієї або декількома картками завдань. Завдання по одному документу об'єднуються в єдиний процес. Послідовність виконання завдань може налаштовуватися на розсуд автора завдань.
Вихідні документи не підлягають виконанню й контролю. Для документів даного типу забезпечується реєстрація, зберігання і пошук.
Реєстрація документа полягає в присвоєнні йому реєстраційного номера та формуванні реєстраційної картки, в якій містяться всі необхідні відомості для виконання пошуку документа і подальшого виконання доручень по документу.
Всі документи, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях, підлягають реєстрації в системі. У системі можуть бути зареєстровані будь-які документи незалежно від способу отримання (в електронному вигляді або у вигляді паперового документа).
Для кожного типу документів у системі передбачена своя реєстраційна картка. Зовнішній вигляд карток документів всіх типів, призначення і правила редагування полів карток докладно розглянуто у відповідних підрозділах цього розділу.
З електронними картками працює не тільки служба ДОП, але і всі користувачі системи.

Виконання документів
З документом може бути асоційоване одне або декілька завдань. У кожного завдання, у свою чергу, може бути один або декілька виконавців. Якщо у завдання декілька виконавців, то можливі наступні варіанти виконання:
o Паралельне виконання. Одне і те ж завдання (картка завдання) направляється відразу всім виконавцям. Виконавці виконують завдання по документу одночасно. Кожен виконавець може редагувати в картці завдання статус його виконання. На основі всіх статусів виконання завдання, що фіксуються для кожного виконавця окремо, визначається загальний статус завдання.
o Послідовне виконання. Завдання (картка завдання) направляється перший виконавцю, зазначеному в списку виконавців. Після того, як один виконавець виконав завдання, воно переходить до наступного виконавцю. Кожен виконавець під час виконання завдання може редагувати в картці завдання статус його виконання. Загальний статус виконання завдання визначається на основі всіх статусів виконання завдання, що фіксуються для кожного виконавця окремо. Завдання вважається завершеним (володіє статусом "Завершено") після того, як воно завершено останнім виконавцем.
Крім виконання завдань по окремих вхідними або розпорядчих документів, у системі передбачена можливість створення і виконання набору завдань, об'єднаних в процеси.
Процес може включати одне завдання або визначати послідовність виконання кількох завдань. У кожного завдання, включеного в процес, може бути один або декілька виконавців. У завданні можуть бути зазначені терміни виконання, варіант виконання і ряд інших параметрів.
Для створення процесу потрібно створення картки процесу та додавання в неї необхідної кількості завдань (карток завдань). Для кожного завдання визначаються виконавці і варіанти виконання завдання:
q Паралельний
q Послідовний
Хід виконання документа / процесу відбивається в його реєстраційній картці, що містить список завдань і поточний стан кожного завдання (на вкладці Завдання). З картки документа / процесу може бути відкрита картка завдання. У картці завдання зберігається повна історія операцій за його виконання. Для виконавців і контролера завдання можуть бути налаштовані тип маршрутизації завдання (спосіб відправки завдання виконавцю). Для кожного виконавця може бути вказана дата відправки по електронній пошті нагадування про терміни виконання завдання.
До завдання може бути прив'язане будь-яку кількість довільних вкладень: електронних документів і записів довідників системи.
З завданнями працюють безпосередні виконавці, секретар і діловод, керівники.
Пошук зареєстрованих документів
Пошук документів, зареєстрованих у електронному архіві документів, є важливою функцією системи. Скорочення часу, який витрачається на пошук документів, є одним з головних переваг автоматизованого документообігу.
Система забезпечує два види пошуку:
1. Розширений пошук, що включає:
o Повнотекстовий пошук - пошук карток за рядком у тексті карток документів та / або пов'язаних з документами файлів.
o Атрибутивний пошук - пошук карток по їх атрибутам.
o Параметричний пошук, що є різновидом атрибутивного пошуку, який надає користувачам можливість введення значень атрибутів (параметрів) щоразу перед виконанням пошуку карток.
2. Пошук за поданням - виконання контекстного пошуку карток за ключовим словом або фразою в поточному поданні.
  Можливості різних видів пошуку полегшують і прискорюють роботу секретаря та діловода з надання своєчасної та достовірної інформації за запитами; з формування статистичних даних. До того ж кожен користувач може отримати необхідну йому інформацію про документи і про процеси виконання завдань.
Забезпечення конфіденційності
Конфіденційність документів, що зберігаються в системі DocsVision, забезпечується наступними можливостями:
· Контроль і налаштування прав доступу на кожний документ / папку (повний доступ, зміну, перегляд, повна відсутність доступу) забезпечує захист від несанкціонованого доступу;
· Протоколювання всіх дій користувачів дозволяє швидко відновити історію роботи з документом і проконтролювати такі дії над документом, як перегляд, зміна, виписка копії і пр.
Електронно-цифровий підпис: ЕЦП, реалізована з використанням MS CryptoAPI, дозволяє системі інтегруватися з різними системами криптозахисту інформації, в тому числі з сертифікованими.
З даними функціями програми працює відділ автоматизованих систем управління, служба безпеки, директор з економіки та фінансів.
Системні довідники
Необхідні для налаштування системи конкретної організації, містять постійну інформацію (наприклад довідники: види документів, довідник посилань, групи справ, види завдань, і т. д.), що забезпечує зручність оперативної роботи з клієнтами та потенційними покупцями, дає оперативний доступ до інформації про клієнті та історії взаємовідносин з ним в процесі продажів і маркетингових заходів.
Довідники призначені для всіх користувачів системи.
3.2.Оценка економічної ефективності при впровадженні
програми «Діловодство» системи «DocsVision» для
служби ДОП ТОВ «КамЕнергоРемонт»
Оцінка обсягу документообігу в місяць:
- Обсяг вхідних документів - 578;
- Обсяг вихідних документів - 348;
- Обсяг внутрішнього документообігу - 2400;
- Частка контрольних документів - 116;
- Середнє число копій - 7160.
Оцінка часу на виконання операцій з документами у хвилинах:
- Час обробки одного документа, що поступив - 6;
- Час обробки одного відправляється документа - 8;
- Час обробки одного внутрішнього документа - 4;
- Час зняття копії з одного документа - 2;
- Час передачі документа на виконання - 4;
- Ведення контролю виконання документа - 8;
- Час пересилки документа між структурними підрозділами - 4;
- Час для підготовки документу для відправки кур'єром в територіально-віддалені структурні підрозділи - 4;
- Час пошуку документів за відомим атрибутам - 4;
- Час пошуку документа з невідомими атрибутами - 8;
- Час підготовки і узгодження типових документів - 7;
- Час, витрачений на підготовку типових звітів - 8;
- Формування документа в справу - 1
Оцінка вартості виконання типових операцій над документами:
- Вартість робочого часу співробітників - 360 руб. / день;
- Вартість ресурсів, необхідних для виконання тієї чи іншої операції з документами (папір, витратні матеріали, принтери, копіювальні апарати, транспортні витрати для перевезення документів в територіально-віддалені відділи) - 500 руб. / місяць
Порівняльна таблиця витрат на виконання типових операцій з документами

Виконувана операція	Середній час виконання до впровадження системи, хв.	Середній час виконання після впровадження системи, хв	Щомісячне кількість операцій	Сумарні витрати часу до впровадження системи, чол-дні	Сумарні витрати часу після впровадження системи, чол-дні
Обробка документа, що поступив	6	4	578	0,33	0,21
Обробка відправляється документа	8	3	348	0,26	0,1
Обробка внутрішнього документа	4	2	2400	0,9	0,45
Ведення контролю виконання документа	8	7	174	0,1	0,09
Зняття копії з документа	2	0	7160	1,4	0
Передача документа до структурного підрозділу	4	0,5	10138	4	0,5
Підготовка та погодження типових документів	7	3	1707	1,12	0,45
Підготовка типового звіту	8	2	115	0,08	0,03
Пошук документа за реквізитами	4	1	480	0,18	0,04
Формування документа у справу	1	0	1156	0,1	0
Підготовка документа для відправки кур'єром в територіально-віддалені підрозділи	4	0,5	2170	0,8	0,1
РАЗОМ				9,27	1.87

Сумарні витрати часу = (щомісячна кількість операцій: 22 роб. Дня), отримуємо кількість операцій на день * середній час виконання операції: 60 годин (переклад в години): 8 (переклад в дні).
Різниця між сумарними витратами часу до впровадження системи та після = 9,27-1,87 = 7.4 чол / днів.
Щомісячна економія після впровадження системи автоматизації для служби ДОП = 7,48 * 360 = 2 692, 800 руб. + 500 руб. = 3192 руб.
Таким чином, незважаючи на великі витрати по впровадженню програми, вигоди і користі для підприємства значно більше, до того ж система окупається в найкоротші терміни.

Висновок до розділу 3
Таким чином, додаток «Діловодство» системи автоматизації ДОУ «DocsVision» полегшує, прискорює і робить простіше роботу не тільки підрозділів, пов'язаних безпосередньо з веденням та організацією діловодства, таких як канцелярія, відділ управління якістю та стандартизацією, а й інших відділів підприємства, наприклад, юридичного відділу, відділу кадрів, відділу маркетингу і продажів і ін
Додаток «Управління процесами» забезпечує зручність оперативної роботи з клієнтами та потенційними покупцями, дає оперативний доступ до інформації про клієнта і історію взаємин з ним в процесі продажів і маркетингових заходів; дозволяє керівникам стежити за процесом виконання завдань.
Додаток дозволяє організувати весь процес документообігу на підприємстві в цілому, охоплює територіально віддалені управління і ділянки, що полегшує діяльність працівників Канцелярії щодо передачі документів, а також дозволяє відслідковувати стан роботи з документами на робочих місцях.
Витрати на впровадження програми окупаються в короткі терміни, а щомісячна економія становить 3 192 рубля для служби ДОП ТОВ «КамЕнергоРемонт».
Процес впровадження системи на підприємстві повинен бути регламентований. Персонал повинен ознайомитися з відповідною документацією і пройти навчання. Інструкції, керівництва, положення, рекомендації дозволять підвищити якість роботи системи, виключити помилки в користуванні системою, створити єдині правила роботи персоналу з системою та документами. У результаті підвищується ефективність і вдосконалюється процес ДОП.

Одним з важливих документів з організації роботи в системі є Інструкція. З нею повинні ознайомитися всі користувачі системи.

Приклад інструкції наведено у Додатку 7.

Висновок

У цьому випускний кваліфікаційної роботи в якості об'єкта дослідження виступало провідне підприємство в місті Нижньокамську з ремонту основного і допоміжного обладнання на підприємствах енергосистеми, об'єктах нафтопереробки і нафтохімічної промисловості Республіки Татарстан - ТОВ «КамЕнергоРемонт». Досліджувався процес документаційного забезпечення управління підприємства, в ході якого було виявлено основна проблема - неписьменна і неефективна організація автоматизації діловодного процесу в системі «1С: Підприємство» версії 8.0.

У результаті було визначено основну мету дослідження - вибір автоматизованої системи, яка інтегрується з «1 С: Підприємство» версії 8.0. та автоматизує процес ДОП.
У першому розділі була дана характеристика структури і системи управління підприємства, особливостей організації діловодства, впровадженої в ТОВ «Кер» автоматизованої системи «1С: Підприємство версії 8.0» і розроблюваного модуля «Управління документацією». Були виявлені основні недоліки: модуль розробляється повільно; процес розробки не регламентований; у роботі з модулем виникають регулярні помилки, що приводить до повернення на початкові етапи розробки; відбувається дублювання операцій з документами - ведення журналів реєстрації в електронному та паперовому вигляді; модуль не забезпечує організацію діловодства відповідно до традиційних і типовими правилами ДОП.
Були розроблені пропозиції щодо організації процесу розробки модуля «Управління документацією» та запропоновано альтернативний варіант вирішення проблеми автоматизації ДОУ ТОВ «КамЕнергоРемонт» - вибір і впровадження вже розробленого програми існуючих на російському ринку автоматизованих систем ДОП.
У другому розділі були описані функціональні та системно-технічні вимоги, задані критерії, яким повинна відповідати автоматизована система. З десятка систем були обрані наступні: «ДЕЛО» («Електронні офісні системи»), «DIRECTUM» (НВО «Комп'ютер», компанія «DIRECTUM»), «DocsVision» (фірма «Digital Design»), «Управління справами» (компанія «КІНТ»).
Для того щоб вибрати найбільш оптимальну систему, був проведений порівняльний аналіз за методикою компанії Sputnik Labs, тобто проводилася експертна оцінка систем з обраної шкалою балів, в результаті найбільш підходящими для впровадження в ТОВ «Кер» виявилися системи «DIRECTUM» і «DocsVision », так як відповідають пропонованим вимогам.
Результатом проведення порівняльної оцінки витрат на дані системи була майже однакова вартість додатків з організації автоматизованого діловодства. Але основне завдання дослідження дозволяє вирішити система «DocsVision», яка має шлюз до системи «1С: Підприємство», отже, значно спрощує і прискорює процес впровадження, до того ж дозволить не міняти існуючі налаштування.
У третьому розділі була дана характеристика програми «Діловодство» «DocsVision» і розрахована щомісячна економія від впровадження програми для служби ДОП, вона становить 3192 рубля. Таким чином, витрати на впровадження готового розробленого програми окупаються в найкоротші терміни.
Таким чином, були виконані основні завдання дослідження та досягнута поставлена ​​мета.
У ході виконання даної випускної кваліфікаційної роботи були розроблені наступні документи: алгоритм обробки розпорядження та інструкція секретаря та діловода по роботі в системі «1С: Підприємство» в додатку «DocsVision.Делопроізводство».
Алгоритм необхідний на початковому етапі розробки автоматизованої системи, так як дозволяє впорядкувати документообіг, розробляти правила створення і обробки документів, вносити необхідні відомості про виконавців, створювати зв'язку між завданнями та реєстраційними картками документів.
Інструкція регламентує роботу з системою, організовує процес автоматизованого діловодства, містить необхідну інформацію про програму і про правила роботи, містить демонстраційний матеріал, що дозволяє прискорити процес навчання персоналу, уникнути помилок і збоїв у програмі.
Розроблені пропозиції та рекомендації можуть мати практичне застосування в оптимізації діяльності ТОВ «КамЕнергоРемонт».

Список джерел та літератури

1. Нормативно-правові акти
1. Федеральний закон «Про інформацію, інформаційні технології і захист інформації» від 27 липня 2006 р . № 149-ФЗ.
2. Федеральний закон «Про електронний цифровий підпис» від 10 січня 2002 р . № 1-ФЗ.
3. ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.
2. Методичні посібники та рекомендації
4. Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення. М. ВНИИДАД. 1991.
5. Типова інструкція з діловодства в міністерствах і відомствах Російської Федерації: зареєстрована Мін'юстом Росії від 05 серпня 1993 № 321.
6. Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади: зареєстрована Мін'юстом Росії від 26 грудня 2000 р . № 2508.
7. Норми часу на роботи з автоматизованої архівної технології та документаційного забезпечення органів управління: затверджено Постановою Мінпраці від 10 вересня 1993 № 152.
8. Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з документаційного забезпечення управління: затверджено постановою Мінпраці від 25 листопада 1994 № 72.
9. Рекомендації по вибору автоматизованих систем документаційного забезпечення управління в організаціях. М: Россархів, ВНИИДАД, 2003.
10. Порівняльний аналіз програмних систем діловодства та документообігу для автоматизації російських органів державної влади, підприємств та установ. Методичний посібник / під ред. А.А. Пестрецова. М, 1998.
11. Корпоративна система електронного документообігу «DIRECTUM». Керівництво користувача і адміністратора - DIRECTUM, 2004.

Документи підприємства

12. Стандарт підприємства 01.02.2002 (зі змінами від 01 жовтня 2007 р.). Управління документацією в підрозділі.
13. Стандарт підприємства 01.08.2003.Управленіе документацією зовнішнього походження.
14. Посадова інструкція секретаря ТОВ «КамЕнергоРемонт».
15. Посадова інструкція діловода ТОВ «КамЕнергоРемонт».
3. Довідкові та періодичні видання
16.   А. П. Савельєв. Чому системи електронного документообігу мало поширені в Росії? / / Довідник секретаря та офіс-менеджера. 2003, № 2.
17. М. П. Бобильова. Теорія і практика електронного документообігу / / Журнал «Діловодство» .2003, № 2, № 3, с. 15-18.
18. Ю. В. Хіміч. Документообіг в територіально-розподілених підрозділах журналі / / Журнал «Діловодство та документообіг» 2006, № 9, с. 10-13. 2007, № 7, с. 14-17.
5. Сайти в Інтернет
19. www.DIRECTUM.ru
20. www.delo.ru
21. www.ud.ru
Додаток 1
Схема організаційної структури
ТОВ «КамЕнергоРемонт»

Генеральний директор

Виконавчий директор

Приймальня (Канцелярія)

                   

                   

Директор з економіки та фінансів

Директор з виробництва

Головний інженер

Гол. спеціаліст з ремонту турбо. обладнання

Директор з загальних питань

Директор з комерції

Директор з Укіс

Начальник служби економічної безпеки

Головний бухгалтер

Начальник фінансового відділу

Начальник розрахункового відділу

Начальник матеріального відділу

Заст. директора по виробництву - начальник ПУ при КазТЕЦ

Заст. директора по виробництву - начальник Управління при НК ТЕЦ

Заст. директора по виробництву - начальник ПУ при Зай ГРЕС

РМЗ

ЕТЦ

ЦРТІ

ЕМЦ

ПТО

ППО

СГМ

Енергетик

ПО

здоровпункт

Зав. виробництвом їдальні

АХО

ВСО

ОРП

АСУ

Начальник ОМ

Начальник ОМ південно-західного регіону

ОМ

Начальник ОУКіС

ОУКіС

 

СГС

Заст. директора по виробництву - начальник ПУ при Уруссінской ГРЕС

ВТК

Удін

Зав. центральним складом

УПТК

Заст. директора по виробництву - начальник Управління при НЧ ТЕЦ

ПУ та Управління

ОГТ

ЛМіС

Скорочення, що використовуються у схемі:
ПУ - виробниче управління
Зай ГРЕС - Заїнська гідроелектростанція
КазТЕЦ - Казанська ТЕЦ
НК ТЕЦ - Нижньокамська теплоенергоцентраль
НЧ ТЕЦ - Набережночелнінская ТЕЦ
РМЗ - ремонтно-механічний завод
ЕТЦ - електротехнічний цех
ЕМЦ - енергомеханічний цех
ЦРТІ - цех з ремонту термоізоляції
ПТО - виробничо технічний відділ
ППО - планово-виробничий відділ
СГМ - служба головного метролога
СГС - служба головного зварника
ЛМіС - лабораторія металу та зварювання
Удін - ділянка діагностики та налагодження
ВТК - відділ технічного контролю
ОГТ - відділ головного технолога
АСУ - автоматизовані системи управління
ОРП - відділ по роботі з персоналом
ПО - юридичний відділ
АХО - адміністративно-господарський відділ
ВСО - внутрішня служба охорони
УПТК - управління виробничо-технічної комплектації
ОМ - відділ маркетингу
ОУКіС - відділ управління якістю та стандартизацією

Додаток 2             
Оперограмма руху вхідного документа в ТОВ «КамЕнергоРемонт»:

№ п / п	Назва операції	Посадові позиції
		Секретар Делопроізво- дитель	Керівництво	Виконавці
1	2	4 березня	5	6
1	Прийом і первинна обробка документа	Å	SHAPE \ * MERGEFORMAT
2	Попередній розгляд і розподіл документів по структурним підрозділам;	Å		SHAPE \ * MERGEFORMAT
3	Реєстрація документа в журналі вхідної документації	Å
4	Зняття копій з документа	Å		SHAPE \ * MERGEFORMAT
5 1	Відправлення документа виконавцю 2 (Якщо зазначено конкретна посадова особа або структурний підрозділ), в тому випадку, якщо документ не вимагає розгляду керівництвом	4 березня Å	5	6 Å
6	Відправлення документа на розгляд та ознайомлення керівництву	Å
7	Розгляд керівництвом (накладення резолюції);		SHAPE \ * MERGEFORMAT Å
8	Повернення завізованого документа в канцелярію	Å
9	Перегляд віз документа, визначення виконавців	Å Å
10 1	Постановка документа на 2 контроль з урахуванням резолюції (відмітки в журналі	4 березня Å	5	6
11	Передача документа виконавцю	Å
12	Виконання документа			Å
13	Отримання звіту від виконавця про виконання завдання (контроль виконання)	Å
14	Зняття документу з контролю	Å
15	Приміщення виконаного документа в справу	Å

Позначення: - рух документа, Å - виконання операції.

Додаток 3
Оперограмма руху вихідного документа в ТОВ «КамЕнергоРемонт»:

№ п / п	Назва операції	Посадові позиції
		Секретар Делопроіз - водій	Керівництво	Виконавці
1	Формулювання завдань і видача завдань		Å
2	Складання чернетки, оформлення документа			Å
3	Перевірка правильності оформлення документа	Å
4	Узгодження або повернення документа на доопрацювання виконавцю (у цьому випадку документ повертається на перший етап)		Å	Å
5	Реєстрація документа	Å
6	Відправлення документа адресата і направлення у справу	Å

Зразок 2
Алгоритм обробки розпорядження

Виконавець (Розробник) Підрозділи	Керівник підрозділи	Делопроіз- водій	Візують	Секретар	Виконавчий вальний директор	Виконай-тель (Адресат)
1.Створення проекту На доопрацювання	На доопрацювання 4.Согла-женням Відмова Погоджено	2.Проверка оформлення 3.Передача проекту керівнику замі- чаний немає 11.Регістра-ція, розсилка, напрямок у справу На доопрацювання	6.Согла-женням Якщо узгоджено 8.При і передача проекту директору усіма 9.Под-пись 10.Передача документа візують	7.Дальней-Шая розсилка 5.При і розсилка на узгодження	Відмова

Виконавець (Розробник) підрозділи	Керівник підрозділи	Делопроіз- водій	Візують	Секретар	Виконай-вальний директор	Виконавчий тель (Адресат)
Оцінка результатів виконання