МОСКОВСЬКИЙ ІНСТИТУТ ПРАВА
Спеціальність: 061100 «Менеджмент організації»
Курсова робота
з дисципліни
Основи документаційного забезпечення
управління
на тему:
«Історія Російського діловодства»
Виконала студентка: АТАМУРАДОВА Ольга Віталіївна
Москва 2007
Зміст
Введення
1. Столбцовое (наказне) діловодство
2. Колезькі діловодство
3. Виконавче діловодство
Висновок
Список використаної літератури
Введення
Документи, точніше офіційні документи, або, як казали раніше, «папери», супроводжують людину із самого початку його життя. Ще не встигнувши взяти на руки дитину, батьки в пологовому будинку отримують довідку від тому, коли і в кого цей ще безіменний людина дійсно народився. У загсі на підставі цієї довідки дитині випишуть свідоцтво про народження із зазначенням його персональних прізвища, імені, по батькові. Сама довідка теж з'являється не «з неба», а як результат обробки декількох лікарняних документів. І так один документ випливає з іншого, за ним слідує третій, п'ятий, десятий ... Число документів у світі збільшується в геометричній прогресії, але кожен, як більярдний куля, знаходить свою лунку, тобто те місце, де він необхідний.
Звичайно, практика не ідеальна. Бувають і зайві «папери», і з'являються вони повільніше, ніж хотілося б, і не вистачає часом який-небудь найважливішою. Ось у таких випадках згадують про діловодство, лають чиновників, бюрократію, погано розбираючись у чому справа. Адже робота з офіційними документами і самі документи - це найважливіша частина державної, господарської та громадської діяльності. Конституція, президентський указ, статут кооперативу, програма політичної партії - документи, оформлені дуже суворо, з виконанням всіх діючих діловодних вимог.
Діловодство, або «вершать справ», ще дуже довго буде залишатися основою відносин окремих людей і колективів. Ринкові економічні відносини тільки посилили роль документа в суспільстві. І як би ми не насичували наші офіси технікою, початком і підсумком оформлення всіх господарських операцій залишається документ.
Столбцовое (наказне) діловодство
На ранніх стадіях розвитку Давньоруської держави і в період феодальної роздробленості (до кінця XV ст.) Державних установ ще не існувало. Становленню установ і системи діловодства в них передував період виникнення і розвитку документування, тобто документаційного оформлення явищ приватного і громадського життя людей. Управлінські функції виконували найчастіше окремі посадові особи або органи, що здійснюють свою діяльність або взагалі без співробітників, або з дуже обмеженим штатом чиновників. У цих умовах єдина система діловодства ще не повною мірою була затребувана самою системою управління.
Однак письмові документи, що дійшли до нашого часу, дані, отримані археологами і лінгвістами, показують, що вже в X ст. в Давньоруській державі була культура написання документів. Свідчення цього - договори з Візантією 911 г . (Князь Олег) і 945 г . (Князь Ігор). Примітно, що в обох договорах згадується про вже існувала практиці складання документів. У першому випадку - письмових заповітів, у другому - подорожніх грамот для купецьких кораблів.
Відомо, що в період правління Володимира I (978 - 1015 рр..) У Києві, столиці Давньоруської держави, існувало навчальний заклад для дітей бояр і старших дружинників. З випускників цієї школи і відбиралися претенденти на посади «друкарів» - зберігачів князівської печатки, «металніков» - суддівських секретарів, песців при князях і великих феодалів і «диаком» - співробітників, відповідальних за княже діловодство.
У цей період в основному документуються правові відносини, створюються жалувані та вкладні грамоти, заповіти. Археологічні розкопки спочатку в Новгороді в 1951-1952 рр.., А потім і в Пскові, Смоленську, Вітебську, Старої Руссе та ін містах дозволили виявити приватну переписку на бересті рядових жителів (як чоловіків, так і жінок) північно-західних областей Давньоруської держави XI-XV ст.
У цей період виникають і досить великі, і ще не розділені на документні архіви та книжкові бібліотеки, зборів письмових матеріалів.
З розвитком законодавчих основ держави поряд з об'ємними багатосторінковими правовими актами: «Руська Правда», Новгородська і Псковська судні грамоти, Двінська статутна грамота - створюються та документи, в яких фіксуються конкретні приватні правовідносини. Це численні різновиди статутних, вкладних, купчих грамот; позикові, заставні кабали, що фіксують позику грошей; житійні запису - при терміновому наймі працівників, а повні грамоти - при продажу в рабство; відпускні грамоти і т.д.
Оскільки правом видачі документів, що закріплюють за городянами землі та інше майно, у великих містах користувалися і «кінці» (райони), то сховищами і місцем створення документів стали храми, присвячені зберігачам цехових ремесел - рибалок, торговців різним товаром, шорників, зброярів і т . д. У таких патрональні храмах велися і судові справи, і книги записів торгових операцій. Часто саме сховище документів у храмі зраджувало їм необхідну юридичну силу.
Накопичення традицій у сфері документування вело до формування кола професійних фахівців у галузі створення та обробки документів. Спочатку їх склад поповнювався за рахунок церковних псаломщиків і дияконів, не випадково з XIV ст. термін «дяк» як узагальнюючий закріпився за всіма особами, що ведуть діловодство. Паралельно стали вироблятися стійкі зразки звернень і завершень в документах, формуляри, тобто типові, стійкі форми окремих, найбільш поширених документів, які й ставали своєрідними «посібниками» з діловодства.
Практично до кінця XIV ст. основним матеріалом для письма на Русі служив пергамент (особливим образів вироблена теляча, бараняча або цапина шкіра), званий в документах і «хартії», і просто «телятиною». Кращий пергамент привозили з Греції або ганзейських міст.
Найдавнішою формою документа на Русі була грамота - окремий лист пергаменту шириною близько 3,5 вершків (15 - 17 см ). Розміри документа могли бути різними за рахунок підклеювання наступних аркушів. Втратили цінність документи зчищали, а дорогий матеріал підрівнювати, обрізали обшарпані місця, і знову використовували для запису інформації.
З збільшення обсягів діловодства змінювалася графіка писемності: спочатку документи складалися манерою письма, характерно для книжкової справи з виписуванням букв з прямими обрисами (статут), у XIV ст. став використовуватися напівустав, що дозволяв прискорити процес листи за рахунок виносних букв і скорочення окремих слів.
Давньоруські документи, як і книги, тривалий час писалися суцільним текстом без поділу на окремі слова. З розділових знаків до XIV ст. стала використовуватися крапка в кінці речення.
Дослідники відзначають, що ще не зорі клинопису писемні пам'ятки відрізнялися використанням стійких текстових формулювань з певним розташуванням матеріалу, оскільки одним з найважливіших ознак документа є усталений склад його інформаційних елементів (реквізитів, мовних формул) та їх розташування в певній послідовності, специфічної для кожного виду документа .
Тому на ряду зі «стихійним» прагненням до однаковості окремі норми роботи з документами знаходили закріплення і в законодавстві. Розширення практики посвідчення документів печатками не тільки князів, а й міст і конкретних чиновників (диаком) із зображенням людини, що сидить за столом, свідчить про формування професійного цеху фахівців по роботі з інформацією, а значить, що вироблені практикою традиції поступово ставали нормами звичаю, закладаючи основи майбутньої системи діловодства.
Документи зберігалися в скринях в тих же приміщеннях, де велася поточна робота і прийом відвідувачів, а особливо цінні - разом зі скарбницею, як правило, в церкві як найбільш надійному місці, під двома замками, тобто під контролем двох незалежних посадових або виборних осіб. Чітко однакової системи обліку документів, їх відомості в комплексі ще не існувало, але вже з'являлися встановлені законами правила анулювання та знищення переставали діяти документів.
З утворенням централізованої держави, центром якого стало Московське князівство, починає складатися і апарат його державного управління, необхідний в господарському і політичному житті будь-якої держави. Одночасно на основі звичаїв формується і система документаційного забезпечення цього апарату.
Вищим державним установою стала Боярська Дума, що склалася з епізодично збиралися князем нарад бояр і «ближніх людей» для вирішення питань державного значення. Званий по-різному сучасниками: «всі бояри», «государева верх», «палата», - цей орган управління не мав постійного місця знаходження і збирався в різних царських покоях, так як ще за Судебник 1497 р . роль думи сильно збільшилася і думні бояри спільно з окольничий і введеними (думним) дяками вирішували спільно з государем більшість поточних справ.
У цілому повноваження Думи були невизначені й безмежні. Вона здійснювала всю дипломатичну діяльність, вела з допомогою «боярських відповідних комісій» всі переговори, готувала проекти необхідних документів, кінцеві підсумки роботи доповідалися державі. Як своєрідний допоміжного апарату для перекладацької роботи, технічного забезпечення, ведення документації діяв з 1549 р . один з найстаріших Посольській наказ.
Дума здійснювала нагляд за діяльністю та кадровим складом центральних і місцевих установ, в її підпорядкуванні було вищу ведення ратної справи, межування земель, управління Москвою, колективне управління країною «по догляду» (за відсутності) государя.
Крім того, при Думі функціонував і Лічильний наказ для обліку фінансової діяльності установ. Представники цих установ входили до складу Думи (думні дяки), вели її діловодство.
У цілому офіси того часу, що назвалися приказними хатами, або наказами, формувалися під практичні потреби з дозволу окремих питань державного управління. Саме тому період становлення і розвитку державного діловодства прийнято називати наказним періодом - за назвою перших державних установ - наказів. Цей період охоплює час з XV по XVII ст.
Процедура підготовки документів в наказовому діловодстві включала такі основні етапи:
надходження документа на розгляд;
підготовку справи до «доповіді»;
розгляд і вирішення справи;
оформлення документа, що містить рішення.
Розгляд справи в наказі починалося з ініціативи царя або за вступ документа: скарги, Извет, чолобитною або відписки. Вказівка царя передавалося їм особисто будь-кого з чинів наказу або передавалося до наказу через тих, хто був у цей час за царя. За указом царя або відразу готувалося рішення, якщо наказ мав у своєму розпорядженні для цього потрібними відомостями, або починалося виконання - розгляду питання і збір необхідних матеріалів. Якщо на виконання царського указу потрібно було написати грамоту, дяк писав її сам або доручав це комусь із старших піддячих. Якщо для вирішення справи була потрібна листування з іншими наказами, вона велася без дотримання особливих формальностей короткими «пам'яті» (записками) под'ячих одного наказу піддячим іншого наказу.
При надходженні документа на ньому на звороті робився запис про одержання документа з датою. При необхідності суддя або дяк робила кодла «виписати», що означало підготувати довідковий матеріал, тобто почати розгляд справи. Підготовкою справ до розгляду займалися столи чи повитья, де відповідно до доручення старшої піддячий збирав потрібний матеріал, складав проект відповідного документа (рішення у справі) або ініціативний документ за своїм розумінням; всі наступні редагування робилися на цьому ж проекті на широкому лівому полі (4 -5см) або поверх писаного тексту.
Після винесення остаточного рішення дяк «чорнила» підготовлений документ, тобто виправляв його. Тільки після цього молодший піддячий переписував документ набіло, піддячий «справляв» тобто звіряв чистовик з чернеткою, засвідчував - виправляв його своїм підписом - «справой», яка виражала відповідальність піддячого за точне відповідність чистовик чернетки, але ще не надавало юридичної сили документу. Для цього необхідна була «Приспів», яка свідчила про відповідальність за зміст документа. Чернетка документа - «відпустку» визначався на зберігання.
У разі необхідності рішення у справі ухвалювалося після його колективного обговорення. Керівники наказів: судді і дяки, що брали участь у прийнятті рішень, - не ставили своїх підписів на документів, це входило в обов'язок того дяка, який відповідав за ведення діловодства наказу. У Боярській Думі це було обов'язком думних дяків: «... А на всіх справах закріплюють і позначають думні дяки, а цар і бояри ні до яких справах ... руки не прикладають, для того влаштовані вони, думні дяки». Підпис довгий час замінялася печаткою.
У XV ст. дорогий пергамент витіснила папір, яку спочатку привозили з західно-європейських країн, а з другої половини XVII стала використовуватися і вітчизняна. Спочатку папір виготовлялася з ганчір'я, а чорнило робилися з солей заліза і дубини речовин, що добуваються з чорнильних горішків - наростів на дубових листках. Поєднання залізистих чорнила і ганчір'яній папери робило текст особливо стійким, і він майже не вицвітав. Документи цього періоду, що зберігаються в архівах досить добре читаються.
З появою так званої скоропису - накреслення округлих букв і використання графічних скорочень слів і частин слів з винесенням їх над рядком листа - вільно читати такі тексти стало досить складно, для цього були потрібні певні знання і навички.
У діловодстві наказів продовжувало використовуватися достатнього давня «столбцовая техніка діловодства» - збирався сувій з підклеєних один до одного листів - стовпець, столпік. Важливі державні акти могли мати великі розміри, так, наприклад, грамота царя Олексія Михайловича одному з монастирів на землі має довжину більше метра, а наприклад, Соборне укладення 1649 р . нараховує 309 м .
При необхідності вставити документ стовпець розклеювався, а пізніше вставки засвідчувалися звичайним порядком - по склеювання. Текст у стовпцях писався тільки з одного боку, оборотна сторона використовувалася лише для проставлення послід, резолюцій, адреси. Документи зберігалися згорнуті в рулон, іноді для особливо важливих документів використовувалися спеціальні футляри (хутра).
Така форма документа не завжди була оптимальною, оскільки багато часу йшло на розгортання і згортання стовпця при пошуку необхідних відомостей, сама склейка не була досить міцна. Все це призводило до швидкого старіння і зносу стовпців.
Поряд зі столбцовой формою документів у наказах зародилася а початок застосовуватися книжкова (зошитовий) форма. Зошит - це аркуш паперу, складений удвічі. Зошити збиралися разом, перепліталися в міру необхідності і складали книги. У формі книг велися боярські списки, фінансові, облікові, реєстраційні записи та ін Відомо велика кількість різновидів книг - більше 300. Це обліково-статичні стрілецькі, городові, умолотние, грошові та інші книги.
Таким чином, історія діловодства в XVI-XVII ст. показує, що у зв'язку зі створенням системи центральних та місцевих установ створюється і система діловодства, складаються кадри службовців, з'являються стійкі форми документів, прийоми їх складання, зберігання та обліку.
Однак держава ще не створила загальних адміністративних та діловодних правил. Тільки з середини XVII ст. приймаються деякі заходи для наведення порядку в діловодстві, з'являються окремі законодавчі акти про порядок документування і складання окремих документів.
Колезькі діловодство
Відсутність у наказовому діловодстві встановленого законом однакового порядку точних форм письмових документів, конкретних строків їх виконання, величезне число установ, заплутаність їх взаємовідносин між собою і в управлінні територіями спонукали уряд шукати нові форми державного устрою.
Спеціальність: 061100 «Менеджмент організації»
Курсова робота
з дисципліни
Основи документаційного забезпечення
управління
на тему:
«Історія Російського діловодства»
Виконала студентка: АТАМУРАДОВА Ольга Віталіївна
Москва 2007
Зміст
Введення
1. Столбцовое (наказне) діловодство
2. Колезькі діловодство
3. Виконавче діловодство
Висновок
Список використаної літератури
Введення
Документи, точніше офіційні документи, або, як казали раніше, «папери», супроводжують людину із самого початку його життя. Ще не встигнувши взяти на руки дитину, батьки в пологовому будинку отримують довідку від тому, коли і в кого цей ще безіменний людина дійсно народився. У загсі на підставі цієї довідки дитині випишуть свідоцтво про народження із зазначенням його персональних прізвища, імені, по батькові. Сама довідка теж з'являється не «з неба», а як результат обробки декількох лікарняних документів. І так один документ випливає з іншого, за ним слідує третій, п'ятий, десятий ... Число документів у світі збільшується в геометричній прогресії, але кожен, як більярдний куля, знаходить свою лунку, тобто те місце, де він необхідний.
Звичайно, практика не ідеальна. Бувають і зайві «папери», і з'являються вони повільніше, ніж хотілося б, і не вистачає часом який-небудь найважливішою. Ось у таких випадках згадують про діловодство, лають чиновників, бюрократію, погано розбираючись у чому справа. Адже робота з офіційними документами і самі документи - це найважливіша частина державної, господарської та громадської діяльності. Конституція, президентський указ, статут кооперативу, програма політичної партії - документи, оформлені дуже суворо, з виконанням всіх діючих діловодних вимог.
Діловодство, або «вершать справ», ще дуже довго буде залишатися основою відносин окремих людей і колективів. Ринкові економічні відносини тільки посилили роль документа в суспільстві. І як би ми не насичували наші офіси технікою, початком і підсумком оформлення всіх господарських операцій залишається документ.
Столбцовое (наказне) діловодство
На ранніх стадіях розвитку Давньоруської держави і в період феодальної роздробленості (до кінця XV ст.) Державних установ ще не існувало. Становленню установ і системи діловодства в них передував період виникнення і розвитку документування, тобто документаційного оформлення явищ приватного і громадського життя людей. Управлінські функції виконували найчастіше окремі посадові особи або органи, що здійснюють свою діяльність або взагалі без співробітників, або з дуже обмеженим штатом чиновників. У цих умовах єдина система діловодства ще не повною мірою була затребувана самою системою управління.
Однак письмові документи, що дійшли до нашого часу, дані, отримані археологами і лінгвістами, показують, що вже в X ст. в Давньоруській державі була культура написання документів. Свідчення цього - договори з Візантією
Відомо, що в період правління Володимира I (978 - 1015 рр..) У Києві, столиці Давньоруської держави, існувало навчальний заклад для дітей бояр і старших дружинників. З випускників цієї школи і відбиралися претенденти на посади «друкарів» - зберігачів князівської печатки, «металніков» - суддівських секретарів, песців при князях і великих феодалів і «диаком» - співробітників, відповідальних за княже діловодство.
У цей період в основному документуються правові відносини, створюються жалувані та вкладні грамоти, заповіти. Археологічні розкопки спочатку в Новгороді в 1951-1952 рр.., А потім і в Пскові, Смоленську, Вітебську, Старої Руссе та ін містах дозволили виявити приватну переписку на бересті рядових жителів (як чоловіків, так і жінок) північно-західних областей Давньоруської держави XI-XV ст.
У цей період виникають і досить великі, і ще не розділені на документні архіви та книжкові бібліотеки, зборів письмових матеріалів.
З розвитком законодавчих основ держави поряд з об'ємними багатосторінковими правовими актами: «Руська Правда», Новгородська і Псковська судні грамоти, Двінська статутна грамота - створюються та документи, в яких фіксуються конкретні приватні правовідносини. Це численні різновиди статутних, вкладних, купчих грамот; позикові, заставні кабали, що фіксують позику грошей; житійні запису - при терміновому наймі працівників, а повні грамоти - при продажу в рабство; відпускні грамоти і т.д.
Оскільки правом видачі документів, що закріплюють за городянами землі та інше майно, у великих містах користувалися і «кінці» (райони), то сховищами і місцем створення документів стали храми, присвячені зберігачам цехових ремесел - рибалок, торговців різним товаром, шорників, зброярів і т . д. У таких патрональні храмах велися і судові справи, і книги записів торгових операцій. Часто саме сховище документів у храмі зраджувало їм необхідну юридичну силу.
Накопичення традицій у сфері документування вело до формування кола професійних фахівців у галузі створення та обробки документів. Спочатку їх склад поповнювався за рахунок церковних псаломщиків і дияконів, не випадково з XIV ст. термін «дяк» як узагальнюючий закріпився за всіма особами, що ведуть діловодство. Паралельно стали вироблятися стійкі зразки звернень і завершень в документах, формуляри, тобто типові, стійкі форми окремих, найбільш поширених документів, які й ставали своєрідними «посібниками» з діловодства.
Практично до кінця XIV ст. основним матеріалом для письма на Русі служив пергамент (особливим образів вироблена теляча, бараняча або цапина шкіра), званий в документах і «хартії», і просто «телятиною». Кращий пергамент привозили з Греції або ганзейських міст.
Найдавнішою формою документа на Русі була грамота - окремий лист пергаменту шириною близько 3,5 вершків (15 -
З збільшення обсягів діловодства змінювалася графіка писемності: спочатку документи складалися манерою письма, характерно для книжкової справи з виписуванням букв з прямими обрисами (статут), у XIV ст. став використовуватися напівустав, що дозволяв прискорити процес листи за рахунок виносних букв і скорочення окремих слів.
Давньоруські документи, як і книги, тривалий час писалися суцільним текстом без поділу на окремі слова. З розділових знаків до XIV ст. стала використовуватися крапка в кінці речення.
Дослідники відзначають, що ще не зорі клинопису писемні пам'ятки відрізнялися використанням стійких текстових формулювань з певним розташуванням матеріалу, оскільки одним з найважливіших ознак документа є усталений склад його інформаційних елементів (реквізитів, мовних формул) та їх розташування в певній послідовності, специфічної для кожного виду документа .
Тому на ряду зі «стихійним» прагненням до однаковості окремі норми роботи з документами знаходили закріплення і в законодавстві. Розширення практики посвідчення документів печатками не тільки князів, а й міст і конкретних чиновників (диаком) із зображенням людини, що сидить за столом, свідчить про формування професійного цеху фахівців по роботі з інформацією, а значить, що вироблені практикою традиції поступово ставали нормами звичаю, закладаючи основи майбутньої системи діловодства.
Документи зберігалися в скринях в тих же приміщеннях, де велася поточна робота і прийом відвідувачів, а особливо цінні - разом зі скарбницею, як правило, в церкві як найбільш надійному місці, під двома замками, тобто під контролем двох незалежних посадових або виборних осіб. Чітко однакової системи обліку документів, їх відомості в комплексі ще не існувало, але вже з'являлися встановлені законами правила анулювання та знищення переставали діяти документів.
З утворенням централізованої держави, центром якого стало Московське князівство, починає складатися і апарат його державного управління, необхідний в господарському і політичному житті будь-якої держави. Одночасно на основі звичаїв формується і система документаційного забезпечення цього апарату.
Вищим державним установою стала Боярська Дума, що склалася з епізодично збиралися князем нарад бояр і «ближніх людей» для вирішення питань державного значення. Званий по-різному сучасниками: «всі бояри», «государева верх», «палата», - цей орган управління не мав постійного місця знаходження і збирався в різних царських покоях, так як ще за Судебник
У цілому повноваження Думи були невизначені й безмежні. Вона здійснювала всю дипломатичну діяльність, вела з допомогою «боярських відповідних комісій» всі переговори, готувала проекти необхідних документів, кінцеві підсумки роботи доповідалися державі. Як своєрідний допоміжного апарату для перекладацької роботи, технічного забезпечення, ведення документації діяв з
Дума здійснювала нагляд за діяльністю та кадровим складом центральних і місцевих установ, в її підпорядкуванні було вищу ведення ратної справи, межування земель, управління Москвою, колективне управління країною «по догляду» (за відсутності) государя.
Крім того, при Думі функціонував і Лічильний наказ для обліку фінансової діяльності установ. Представники цих установ входили до складу Думи (думні дяки), вели її діловодство.
У цілому офіси того часу, що назвалися приказними хатами, або наказами, формувалися під практичні потреби з дозволу окремих питань державного управління. Саме тому період становлення і розвитку державного діловодства прийнято називати наказним періодом - за назвою перших державних установ - наказів. Цей період охоплює час з XV по XVII ст.
Процедура підготовки документів в наказовому діловодстві включала такі основні етапи:
надходження документа на розгляд;
підготовку справи до «доповіді»;
розгляд і вирішення справи;
оформлення документа, що містить рішення.
Розгляд справи в наказі починалося з ініціативи царя або за вступ документа: скарги, Извет, чолобитною або відписки. Вказівка царя передавалося їм особисто будь-кого з чинів наказу або передавалося до наказу через тих, хто був у цей час за царя. За указом царя або відразу готувалося рішення, якщо наказ мав у своєму розпорядженні для цього потрібними відомостями, або починалося виконання - розгляду питання і збір необхідних матеріалів. Якщо на виконання царського указу потрібно було написати грамоту, дяк писав її сам або доручав це комусь із старших піддячих. Якщо для вирішення справи була потрібна листування з іншими наказами, вона велася без дотримання особливих формальностей короткими «пам'яті» (записками) под'ячих одного наказу піддячим іншого наказу.
При надходженні документа на ньому на звороті робився запис про одержання документа з датою. При необхідності суддя або дяк робила кодла «виписати», що означало підготувати довідковий матеріал, тобто почати розгляд справи. Підготовкою справ до розгляду займалися столи чи повитья, де відповідно до доручення старшої піддячий збирав потрібний матеріал, складав проект відповідного документа (рішення у справі) або ініціативний документ за своїм розумінням; всі наступні редагування робилися на цьому ж проекті на широкому лівому полі (4 -5см) або поверх писаного тексту.
Після винесення остаточного рішення дяк «чорнила» підготовлений документ, тобто виправляв його. Тільки після цього молодший піддячий переписував документ набіло, піддячий «справляв» тобто звіряв чистовик з чернеткою, засвідчував - виправляв його своїм підписом - «справой», яка виражала відповідальність піддячого за точне відповідність чистовик чернетки, але ще не надавало юридичної сили документу. Для цього необхідна була «Приспів», яка свідчила про відповідальність за зміст документа. Чернетка документа - «відпустку» визначався на зберігання.
У разі необхідності рішення у справі ухвалювалося після його колективного обговорення. Керівники наказів: судді і дяки, що брали участь у прийнятті рішень, - не ставили своїх підписів на документів, це входило в обов'язок того дяка, який відповідав за ведення діловодства наказу. У Боярській Думі це було обов'язком думних дяків: «... А на всіх справах закріплюють і позначають думні дяки, а цар і бояри ні до яких справах ... руки не прикладають, для того влаштовані вони, думні дяки». Підпис довгий час замінялася печаткою.
У XV ст. дорогий пергамент витіснила папір, яку спочатку привозили з західно-європейських країн, а з другої половини XVII стала використовуватися і вітчизняна. Спочатку папір виготовлялася з ганчір'я, а чорнило робилися з солей заліза і дубини речовин, що добуваються з чорнильних горішків - наростів на дубових листках. Поєднання залізистих чорнила і ганчір'яній папери робило текст особливо стійким, і він майже не вицвітав. Документи цього періоду, що зберігаються в архівах досить добре читаються.
З появою так званої скоропису - накреслення округлих букв і використання графічних скорочень слів і частин слів з винесенням їх над рядком листа - вільно читати такі тексти стало досить складно, для цього були потрібні певні знання і навички.
У діловодстві наказів продовжувало використовуватися достатнього давня «столбцовая техніка діловодства» - збирався сувій з підклеєних один до одного листів - стовпець, столпік. Важливі державні акти могли мати великі розміри, так, наприклад, грамота царя Олексія Михайловича одному з монастирів на землі має довжину більше метра, а наприклад, Соборне укладення
При необхідності вставити документ стовпець розклеювався, а пізніше вставки засвідчувалися звичайним порядком - по склеювання. Текст у стовпцях писався тільки з одного боку, оборотна сторона використовувалася лише для проставлення послід, резолюцій, адреси. Документи зберігалися згорнуті в рулон, іноді для особливо важливих документів використовувалися спеціальні футляри (хутра).
Така форма документа не завжди була оптимальною, оскільки багато часу йшло на розгортання і згортання стовпця при пошуку необхідних відомостей, сама склейка не була досить міцна. Все це призводило до швидкого старіння і зносу стовпців.
Поряд зі столбцовой формою документів у наказах зародилася а початок застосовуватися книжкова (зошитовий) форма. Зошит - це аркуш паперу, складений удвічі. Зошити збиралися разом, перепліталися в міру необхідності і складали книги. У формі книг велися боярські списки, фінансові, облікові, реєстраційні записи та ін Відомо велика кількість різновидів книг - більше 300. Це обліково-статичні стрілецькі, городові, умолотние, грошові та інші книги.
Таким чином, історія діловодства в XVI-XVII ст. показує, що у зв'язку зі створенням системи центральних та місцевих установ створюється і система діловодства, складаються кадри службовців, з'являються стійкі форми документів, прийоми їх складання, зберігання та обліку.
Однак держава ще не створила загальних адміністративних та діловодних правил. Тільки з середини XVII ст. приймаються деякі заходи для наведення порядку в діловодстві, з'являються окремі законодавчі акти про порядок документування і складання окремих документів.
Колезькі діловодство
Відсутність у наказовому діловодстві встановленого законом однакового порядку точних форм письмових документів, конкретних строків їх виконання, величезне число установ, заплутаність їх взаємовідносин між собою і в управлінні територіями спонукали уряд шукати нові форми державного устрою.
Після переробки іноземних (шведських) зразків з'являється заклад нового типу та нормативне забезпечення, визначає їх склад, організацію, компетенцію і діловодство. Колишнє установи - накази - були замінені колегіями, канцеляріями, конторами, ратушами.
У результаті реформ у сфері управління склалася система установ: Сенат, Синод, Государева кабінет і колегії - в центрі; губернатор, воєвода, комісари та інші органи - на місцях. Всього за 1718-1720гг. замість скасованих півсотні наказів було створено 12 колегій: Іноземних справ, Військова, Адміралтейства-колегія, Камер-колегія, Штатс-контор колегія, Ревизион-колегія, Юстиц-колегія, Берг-колегія, Мануфактури-колегія, Комерц-колегія і Головний магістрат.
Спочатку кожна колегія керувалася своїм регламентом, потім законодавчою основою реформи став «Генеральний регламент», затверджений Петром I в 1720г., За яким «державні колегії, також і всі оних належать до них канцелярій і контор служителі не тільки в зовнішніх і внутрішніх установ, але і у відправленні чину свого підданими надійти мають ».
«Генеральний регламент» ввів систему діловодства, що отримала назву коллежской за назвою типу установ. Домінуюче значення в цих установах отримав колективний спосіб прийняття рішень присутністю колегії, до складу якої, як правило, входили президент, віце-президент, два-три радника і асесори. Цією формі прийняття рішень Петро I приділяв особливу увагу, відзначаючи, що «все краще улаштування через ради буває».
Першою установою нового типу, на якому відпрацьовувалася нова технологія діловодства, став Сенат, що створювався як орган колективного управління, але швидко перетворився на законодавчим орган і орган нагляду за урядовими установами.
Багато уваги було приділено пристрій сенатської канцелярії. Для роботи в нових умовах було вирішено з боязні перенесення наказових порядків не обмежуватися старим кадровим складом - дяками і подьячими. Для заняття канцелярських посад стали запрошувати іноземних фахівців.
З виданням «Генерального регламенту» діловодство стає на твердий грунт закону. Цим законодавчим актом остаточно відділяються обов'язки присутності як органу, що приймає рішення, від діловодної діяльності, яка закріплюється за самостійним підрозділом - канцелярією. Центральною фігурою канцелярії стає секретар. На ньому лежала відповідальність за організацію діловодства колегії, підготовку справ до слухання, докладання справ на засіданні колегії, ведення довідкової роботи по справах, оформлення рішень та контроль за їх виконанням, зберігання друку колегії. Крім секретаря до складу канцелярії входили нотаріус, реєстратор, актуаріус, канцеляристи, копіїсти, перекладачі, товмачі (для усного перекладу) і вахмістр (сторож для охорони).
Незабаром при кожній колегії став стояти і прокурор, який спостерігав за порядком і законністю вирішення справ. У разі крайньої тяганини він повинен був доносити про це генерал-прокуророві Сенату. Крім того, в його обов'язки входило спостереження за виконанням указів. Для цього він мав особливу книгу, на одній стороні якої він зазначав, коли і який указ відбувся, а на іншій - що за указом виконано і коли. При прокурорі засновувався і штат співробітників - фіскалів.
«Генеральний регламент» встановив процедуру розгляду та вирішення питання, вона включала: вступ справи, підготовку справи до слухання (розгляді і рішенню), слухання справи і прийняття рішення, оформлення рішення, завершальною стадією встановлювалося архівне зберігання справ.
Особливістю реєстрації документів у коллежской системі діловодства було те, що реєстрація супроводжувала документи протягом всього процесу виробництва справи, а після - і в архіві. Всі пакети, адресовані на адресу колегії, здавалися черговому чиновнику, який розписувався в одержанні й, не роздруковуючи, передавав у присутність.
Укази, що надсилалися з Сенату, роздруковувалися у присутності самим президентом колегії, а інші папери - старшим членом присутності. Слідом за цим все що надійшли папери позначалися секретарем з позначенням часу їх надходження і здавалися для запису в реєстраційних книгах, при цьому на самому вхідному документі проставляється реєстраційний номер, а в реєстратурі позначати, в який стіл передана папір на виконання.
Нотаріус так само вів «розпис», або журнал не вирішених справ, що підлягають слухання. По ньому визначалася черговість їх розгляду, там же зазначалося, які справи розглянуті («вершини»), але не виконані. Цей розпис постійно перебувала на столі присутності перед президентом колегії, щоб можна було бачити, скільки накопичилося невирішених справ.
Інша розпис велася за фітосанітар і сповненим справах, і в ній секретар проти кожного зазначав, у кого воно знаходиться у виробництві після прийняття на засіданні рішення.
Попередньою підготовкою справи для розгляду в присутності колегії займалися помічники секретаря і канцеляристи під керівництвом секретаря. Підготовка справи до доповіді включала збір всіх необхідних довідок у даній справі (для цього інші установи могли прямувати канцелярські потреби), а так само у виписці всіх існуючих узаконень по даній справі. Розгляд та вирішення справи велося у присутності всіма членами колегії, доповідалось справу секретарем. Рішення приймалося більшістю голосів, причому при рівності голосів голос голови мав перевагу.
Окрім письмових прохань справи могли починатися і за усною заявою прохача, який розпитував у присутності президентом, і потім, якщо його вимога підлягало задоволенню, по видаленні прохача з присутності влаштовувалося обговорення, після чого прохачеві оголошувалося рішення.
Хід обговорення питання і прийняте рішення записувалося нотаріусом до протоколу - на особливому листі він записував все аркуша, які доповідалися присутності, і становив по ним резолюцію. Якщо який-небудь член колегії мав особливу думку, він мав право вимоги записати його до протоколу і його вимога виконувалося. Протоколи підписувалися усіма членами колегії в той же день. Таким чином, у діловодство увійшла норма послідовного запису всього ходу колективного обговорення справ.
Вводилися і перші типові рядки виконання документів, так, в першу чергу в колегіях розглядалися державні справи, а потім - приватні. На вирішення державних справ покладалася тиждень, але за необхідності наведення довідок в губерніях встановлювався поверстний термін - по два дні на сто верст на один кінець і стільки ж в іншій. Через тиждень після отримання довідки справа мала бути вирішено під загрозу смертної кари. Приватні справи за скаргами повинні були вирішуватися протягом 6 місяців. Спочатку ці терміни дотримувались, але в міру накопичення невирішених справ колезькі діловодство сталь відзначатиметься повільністю. Відомо, що деякі сенатські справи, особливо судові, тягнулися роками, і не кожен з учасників доживав до вирішення спору.
Після засідання і підписання протоколу канцелярія готувала так звані виконавчі папери, які містили вирішення питання і відсилали на місця для виконання. Особлива увага зверталася на те, що при надсиланні виконавчих паперів колегія повинна була залишати у себе копії.
Всі вирішені справи і залишені копії здавалися в актохраніліща, які отримали європейську найменування - архів; для завідування ними була заснована особлива посада - архіваріус. Архіви повинні були стати відокремленими від канцелярії підрозділами для зберігання закінчених справ. За шведському наприклад пропонувалося заснувати два архіву: один, загальний, для всіх колегій при Колегії Закордонних справ, інший, фінансовий, - під наглядом Ревизион - колегії. Але шведський досвід спрацьовував не завжди і архіви створювалися при кожній колегії.
Справи, повинні були здаватися в архів по опису і під розписку, при чому був визначений і термін здачі справ в архів - через три роки після закінчення їх виробництва в канцелярії. Всі справи в архіві реєструвалися за алфавітом у спеціальному «алфавіті справ».
Актуаріус, канцелярський службовець, не тільки зберігав у себе папери і відповідав за їх збереження, але завідував заготовлением канцелярського приладдя. Канцелярським службовцем кожен документ передавався під розписку, що вносилися в так звану квитанційну книгу. При поверненні справи такі розписки знищувалися і в книзі зазначалося час повернення справи.
Спеціальна глава «Генерального регламенту» встановлювала порядок користування печатками, додаток друку вироблялося в присутності двох свідків. Для кожної колегії вперше засновувалася своя печатка із зображенням державного герба і «з надписом звання колегії», до сьогоднішнього дня відома як гербова.
Прагненням зберігати в таємниці державні справи, тобто захистити інформацію, було обумовлено введення присяги для канцелярських чинів, заборони на зберігання службових документів будинку. Особливо строго каралася підробка документа, їх розкрадання, розголошення таємниці голосування, неправильне складання документів, спотворення їх сенсу. Покарання передбачалися вельми строгі: страта, заслання на галери з вирізування ніздрів, конфіскація майна, грошові штрафи, позбавлення чину і ін
Ще в 1699г. Петро I вводить в обіг для написання скарг громадян платну гербовий папір, тобто з проставленою в правому кутку печаткою з гербом як знаком оплати. У 1700р. видається указ про скасування столбцовой форми документа і загальним переході до зошита формі (листовий і книжкової) за суто раціональної причини: «... справи до нинішнього часу писали в стовпці на одній сторінці і в тому виходило папери багато ... А як учнут писати в лист, і на обох сторонах зошита витраті паперу буде менше ».
Зошити звичайно складалися з чотирьох аркушів паперу, складених навпіл і зшитих ниткою, і не мали палітурки. Кілька зошитів, зшитих разом і ув'язнених у халепу, становили книгу, проте книги не завжди перепліталися, так як плетіння коштував дорого.
Істотні зміни зазнають форми документів. Для багатьох з них розробляються «генеральні формуляри" - зразки, за якими слід було їх складати. Зокрема, в указі 1723г. «Про форму суду» зміст чолобитною слід викладати по пунктах, а титул государя вказувати тільки один раз на початку, що робило документи максимально зручними для читання.
Дещо раніше, указом від 22 лютого 1714г., Губернаторам пропонувалася єдина форма відомостей для надсилання відомостей про проведені збори податків і казенних витратах, що складалася з 22 пунктів.
У діловодстві з'явилися зовсім нові назви документів: векселі, облігації, рапорти, журнали, протоколи, кореспонденція, інструкція та ін Між собою колегії переписувалися промеморіями, в підвідомчі місця направляли укази, отримуючи від них рапорти.
Особливе значення для організації діловодства мало встановлення так званої ієрархії влади і місць, що визначила порядок зносин між собою вищих, центральних і місцевих установ. Відповідно до цього порядку Сенат і колегії давали губернатору укази, він представляв верховної влади рапорти та доношених.
Завершила реформу установ та діловодства Катерина II, видавши 7 листопада 1775г. «Установи для управління губернією», які вносили однаковість в пристрій губерній, що розмежовує місця адміністративні, судові і фінансові. Реформу торкнулася і центральні установи, знищивши більшість колегій і залишивши всього лише три з них: Іноземних справ, Військову і Морську.
XVIII ст. у розвитку діловодства - це посилення на законодавчому рівні регламентації всіх сторін діяльності канцелярії і установи в цілому, формування та закріплення загальних адміністративних почав діяльності установ, їх структури та штатної чисельності.
Виконавче діловодство
Російська імперія в 1801-1811гг. проводить реформи вищої та центрального апарати державного управління.
Процес їх створення був своєрідним, поряд зі старими вищими установами з початку століття з'являється новий, підпорядковані безпосередньо імператору. У 1801г. був створений Неодмінний рада, перетворений в 1810г. до Державної ради - вища законодавче установа. У вересні 1802р. був створений Комітет міністрів - вища адміністративна установа, яка здійснювала нагляд за неурядовими апаратом. Для зміцнення центрального апарату управління маніфестом від 8 вересня 1802р. були створені перші вісім міністерств.
«Загальна установа міністерств» від 25 червня 1811р. стало основним законодавчим актом, що визначив організацію і порядок роботи центральних установ більш ніж на століття. Він чітко встановив «предмет ведення державних справ» і міністерств. Ним були визначені однакові структура міністерств, порядок їх взаємовідносин з іншими установами.
Міністерство очолював міністр, а в його відсутність єдиний заступник (товариш міністра). Міністри і товариші міністрів призначалися імператорами і були відповідальні лише перед ним.
В основу організації міністерств був покладений принцип єдиноначальності. До обов'язків міністра входило стежити за виконанням законів всіма підлеглими йому установами та особами, здійснювати нагляд за діями цих установ, призначати і звільняти посадових осіб.
Робочий апарат міністерств складався з департаментів. Вони ділилися на відділення, на столи. У кожному департаменти створювався дорадчий орган з директора департаменту та начальників відділень - загальна присутність.
Отримали остаточне і однакове пристрій канцелярії як спеціальні підрозділи, де було зосереджено всі «пісьмоводства» (тобто діловодство).
Для вирішення загальних справ, які належали до всіх департаментам, а так само справ, що підлягали безпосередньо вирішенню міністра, в кожному міністерстві було створено канцелярія. Вона поділялася на відділення та столи, управлялася директором, як і будь-який департамент. При директорі департаменту, що кілька відділень, створювалося «особлива канцелярія». У її штат входили правитель, журналіст, екзекутор, скарбник, та їх помічники.
У 1852р. було опубліковано «Керівництво до наочного вивчення адміністративного порядку течії паперів в Росії». Воно дає яскраве уявлення про порядок виконання документів у державних установах царської Росії. Так в одній з нижчих інстанцій - земському суді - документ у процесі виконання проходив 26 інстанцій, у губернському правлінні над документом вироблялося 54 операції, в департаменті - 34, в раді міністра - 45 операцій.
У канцелярії міністра залишалися на виконання секретні, термінові документи та документи, «які вимагали особливого розпорядження міністра». На документах, які, на думку міністра, були строковими або вимагали роз'яснення, директор робив відмітку «потрібно (е)». Цей напис зобов'язувала директора департаменту на наступний же день представити необхідні відомості або виконати документ. Такі документи додатково записувалися в «особливий короткий реєстр» канцелярії. Інші документи згідно з резолюцією міністра розподілялися по відповідним відділенням або столів для їх виконання.
У виконавчому діловодстві склався і певний порядок складання документів. Багато в чому він також регламентувався законодавством.
До 60-х рр.. XIX ст. був поширений колезький порядок складання документів. Він особливо суворо дотримувалися (і дотримується зараз) в судових установах. Колезький порядок документування полягає в тому, що на початку документа повторюється вся передісторія питання. Пізніше цей порядок був замінений складанням довідки, в якій давалися короткі витяги з усіх документів з вказівками їх дати і номера. Така довідка отримувала назву екстракту. Однак і в цьому випадку справи досягали солідних розмірів.
У XIX ст. документи стали виготовлятися на бланках. Бланком називався лист у верхньому лівому куті якого робилися «бланкові написи»: найменування відомства, установи, структурної частини установи, від якої виходив документ, дата відправлення документа, номер його по журналу вихідних документів, заголовок до документа. Бланки спочатку були рукописними, а незабаром їх змінили типографські бланки і штампи з бланковими написами.
На бланках в основному писалися документи, що виникали в процесі листування установ: відносини, повідомлення, ведення, звіти та ін Інші документи, наприклад укази, протоколи, записки, писалися без бланків.
У виконавчому діловодстві особливим етапом оголошувалася ревізія справ, тобто перевірка виконання документів. Начальники відділень перевіряли виконавську дисципліну по столах і повідомляли директору департаменту. Директору департаменту наказувалося законом щомісяця проводити перевірку виконаних і невиконаних документів за реєстраційними журналами і настільним реєстрів і представляти про це відомості міністру. В кінці року складалася загальна відомість по всіх департаментам та канцелярії міністра.
У виконавчому діловодстві встановлюється більш чітка організація зберігання документів. Основною ознакою групування документів у справи залишався предметно-питальний; кореспондентський і географічний ознаки застосовувалися при формуванні справ з листуванням. За номінальному та авторському ознаками групувалися авторські документи.
Усі вхідні та копії вихідних документів розташовувалися всередині справи в хронологічній послідовності. Листи справи нумерувалися. До справ складалися внутрішні опису. У внутрішні опису вказувалися дата надходження документа в установу, найменування його, кількість аркушів, сторінка справи і особливі відмітки. На останній сторінці робилася заверительная напис, в якій вказувалися кількість пронумерованих аркушів, дата і підпис столоначальника. Справи особливої важливості (кримінальні, рахункові й ін) додатково прошнуровуються.
Для зберігання справ у кожному департаменті міністерства і в кожній установі створювалися поточні та остаточні архіви. Поточний архів становили документи і книги, які потрібні для довідок та міркувань за поточним діловодства.
Остаточний архів складали справи, які не підлягають більш рішенням і виконання, тобто не потрібні для поточної довідкової роботи. У цей архів наказувалося здавати справи після закінчення трьох років. Для здачі справ в архів складається опис всіх справах за рік. Вона мала три графи, в яких вказувалися: порядкові номери справ, їх заголовки та кількість аркушів справі. Опис підписували начальники канцелярій, скріплювали діловоди. У кінці опису містився список справ, які залишалися в канцелярії.
За законом архів не мав права видавати справу або виписку з документів без дозволу директора департаменту, губернатора чи віце-губернатора.
Висновок
Що б вибрати собі професію, замість роботи, посаду, необхідно поставити собі питання: що належить робити? Які перспективи? Чи підходить це мені, моєму характеру, темпераменту? Не менш важливо подумати, а чи підходжу я для цієї роботи?
І вже звичайно кожен повинен орієнтуватися в «правилах пісьмоводства». За стінами школи недостатньо загальної грамотності, необхідно і юридичну, економічну, і природно, документний грамотність. Не грамотно оформлений документ викликає в оточуючих не менше насмішок, ніж безграмотний диктант. Мета даної дисципліни показати багатовимірність роботи з документами, ступінь зацікавленості всіх учасників системи управління в оптимальному, якісному, продуманому документообіг; існування цілої галузі правових і технічних нормативів у роботі з документами; реальні перспективи і складності комп'ютеризації управлінської діяльності.
Список використаної літератури
А.В. Пшенкой
Документаційне забезпечення управління: Учеб. Посібник для студ. середовищ. проф. навч. закладів. - 3-е изд., Перераб. і доп. - М.: Видавничий центр «Академія», 2004. - 176с.
У результаті реформ у сфері управління склалася система установ: Сенат, Синод, Государева кабінет і колегії - в центрі; губернатор, воєвода, комісари та інші органи - на місцях. Всього за 1718-1720гг. замість скасованих півсотні наказів було створено 12 колегій: Іноземних справ, Військова, Адміралтейства-колегія, Камер-колегія, Штатс-контор колегія, Ревизион-колегія, Юстиц-колегія, Берг-колегія, Мануфактури-колегія, Комерц-колегія і Головний магістрат.
Спочатку кожна колегія керувалася своїм регламентом, потім законодавчою основою реформи став «Генеральний регламент», затверджений Петром I в 1720г., За яким «державні колегії, також і всі оних належать до них канцелярій і контор служителі не тільки в зовнішніх і внутрішніх установ, але і у відправленні чину свого підданими надійти мають ».
«Генеральний регламент» ввів систему діловодства, що отримала назву коллежской за назвою типу установ. Домінуюче значення в цих установах отримав колективний спосіб прийняття рішень присутністю колегії, до складу якої, як правило, входили президент, віце-президент, два-три радника і асесори. Цією формі прийняття рішень Петро I приділяв особливу увагу, відзначаючи, що «все краще улаштування через ради буває».
Першою установою нового типу, на якому відпрацьовувалася нова технологія діловодства, став Сенат, що створювався як орган колективного управління, але швидко перетворився на законодавчим орган і орган нагляду за урядовими установами.
Багато уваги було приділено пристрій сенатської канцелярії. Для роботи в нових умовах було вирішено з боязні перенесення наказових порядків не обмежуватися старим кадровим складом - дяками і подьячими. Для заняття канцелярських посад стали запрошувати іноземних фахівців.
З виданням «Генерального регламенту» діловодство стає на твердий грунт закону. Цим законодавчим актом остаточно відділяються обов'язки присутності як органу, що приймає рішення, від діловодної діяльності, яка закріплюється за самостійним підрозділом - канцелярією. Центральною фігурою канцелярії стає секретар. На ньому лежала відповідальність за організацію діловодства колегії, підготовку справ до слухання, докладання справ на засіданні колегії, ведення довідкової роботи по справах, оформлення рішень та контроль за їх виконанням, зберігання друку колегії. Крім секретаря до складу канцелярії входили нотаріус, реєстратор, актуаріус, канцеляристи, копіїсти, перекладачі, товмачі (для усного перекладу) і вахмістр (сторож для охорони).
Незабаром при кожній колегії став стояти і прокурор, який спостерігав за порядком і законністю вирішення справ. У разі крайньої тяганини він повинен був доносити про це генерал-прокуророві Сенату. Крім того, в його обов'язки входило спостереження за виконанням указів. Для цього він мав особливу книгу, на одній стороні якої він зазначав, коли і який указ відбувся, а на іншій - що за указом виконано і коли. При прокурорі засновувався і штат співробітників - фіскалів.
«Генеральний регламент» встановив процедуру розгляду та вирішення питання, вона включала: вступ справи, підготовку справи до слухання (розгляді і рішенню), слухання справи і прийняття рішення, оформлення рішення, завершальною стадією встановлювалося архівне зберігання справ.
Особливістю реєстрації документів у коллежской системі діловодства було те, що реєстрація супроводжувала документи протягом всього процесу виробництва справи, а після - і в архіві. Всі пакети, адресовані на адресу колегії, здавалися черговому чиновнику, який розписувався в одержанні й, не роздруковуючи, передавав у присутність.
Укази, що надсилалися з Сенату, роздруковувалися у присутності самим президентом колегії, а інші папери - старшим членом присутності. Слідом за цим все що надійшли папери позначалися секретарем з позначенням часу їх надходження і здавалися для запису в реєстраційних книгах, при цьому на самому вхідному документі проставляється реєстраційний номер, а в реєстратурі позначати, в який стіл передана папір на виконання.
Нотаріус так само вів «розпис», або журнал не вирішених справ, що підлягають слухання. По ньому визначалася черговість їх розгляду, там же зазначалося, які справи розглянуті («вершини»), але не виконані. Цей розпис постійно перебувала на столі присутності перед президентом колегії, щоб можна було бачити, скільки накопичилося невирішених справ.
Інша розпис велася за фітосанітар і сповненим справах, і в ній секретар проти кожного зазначав, у кого воно знаходиться у виробництві після прийняття на засіданні рішення.
Попередньою підготовкою справи для розгляду в присутності колегії займалися помічники секретаря і канцеляристи під керівництвом секретаря. Підготовка справи до доповіді включала збір всіх необхідних довідок у даній справі (для цього інші установи могли прямувати канцелярські потреби), а так само у виписці всіх існуючих узаконень по даній справі. Розгляд та вирішення справи велося у присутності всіма членами колегії, доповідалось справу секретарем. Рішення приймалося більшістю голосів, причому при рівності голосів голос голови мав перевагу.
Окрім письмових прохань справи могли починатися і за усною заявою прохача, який розпитував у присутності президентом, і потім, якщо його вимога підлягало задоволенню, по видаленні прохача з присутності влаштовувалося обговорення, після чого прохачеві оголошувалося рішення.
Хід обговорення питання і прийняте рішення записувалося нотаріусом до протоколу - на особливому листі він записував все аркуша, які доповідалися присутності, і становив по ним резолюцію. Якщо який-небудь член колегії мав особливу думку, він мав право вимоги записати його до протоколу і його вимога виконувалося. Протоколи підписувалися усіма членами колегії в той же день. Таким чином, у діловодство увійшла норма послідовного запису всього ходу колективного обговорення справ.
Вводилися і перші типові рядки виконання документів, так, в першу чергу в колегіях розглядалися державні справи, а потім - приватні. На вирішення державних справ покладалася тиждень, але за необхідності наведення довідок в губерніях встановлювався поверстний термін - по два дні на сто верст на один кінець і стільки ж в іншій. Через тиждень після отримання довідки справа мала бути вирішено під загрозу смертної кари. Приватні справи за скаргами повинні були вирішуватися протягом 6 місяців. Спочатку ці терміни дотримувались, але в міру накопичення невирішених справ колезькі діловодство сталь відзначатиметься повільністю. Відомо, що деякі сенатські справи, особливо судові, тягнулися роками, і не кожен з учасників доживав до вирішення спору.
Після засідання і підписання протоколу канцелярія готувала так звані виконавчі папери, які містили вирішення питання і відсилали на місця для виконання. Особлива увага зверталася на те, що при надсиланні виконавчих паперів колегія повинна була залишати у себе копії.
Всі вирішені справи і залишені копії здавалися в актохраніліща, які отримали європейську найменування - архів; для завідування ними була заснована особлива посада - архіваріус. Архіви повинні були стати відокремленими від канцелярії підрозділами для зберігання закінчених справ. За шведському наприклад пропонувалося заснувати два архіву: один, загальний, для всіх колегій при Колегії Закордонних справ, інший, фінансовий, - під наглядом Ревизион - колегії. Але шведський досвід спрацьовував не завжди і архіви створювалися при кожній колегії.
Справи, повинні були здаватися в архів по опису і під розписку, при чому був визначений і термін здачі справ в архів - через три роки після закінчення їх виробництва в канцелярії. Всі справи в архіві реєструвалися за алфавітом у спеціальному «алфавіті справ».
Актуаріус, канцелярський службовець, не тільки зберігав у себе папери і відповідав за їх збереження, але завідував заготовлением канцелярського приладдя. Канцелярським службовцем кожен документ передавався під розписку, що вносилися в так звану квитанційну книгу. При поверненні справи такі розписки знищувалися і в книзі зазначалося час повернення справи.
Спеціальна глава «Генерального регламенту» встановлювала порядок користування печатками, додаток друку вироблялося в присутності двох свідків. Для кожної колегії вперше засновувалася своя печатка із зображенням державного герба і «з надписом звання колегії», до сьогоднішнього дня відома як гербова.
Прагненням зберігати в таємниці державні справи, тобто захистити інформацію, було обумовлено введення присяги для канцелярських чинів, заборони на зберігання службових документів будинку. Особливо строго каралася підробка документа, їх розкрадання, розголошення таємниці голосування, неправильне складання документів, спотворення їх сенсу. Покарання передбачалися вельми строгі: страта, заслання на галери з вирізування ніздрів, конфіскація майна, грошові штрафи, позбавлення чину і ін
Ще в 1699г. Петро I вводить в обіг для написання скарг громадян платну гербовий папір, тобто з проставленою в правому кутку печаткою з гербом як знаком оплати. У 1700р. видається указ про скасування столбцовой форми документа і загальним переході до зошита формі (листовий і книжкової) за суто раціональної причини: «... справи до нинішнього часу писали в стовпці на одній сторінці і в тому виходило папери багато ... А як учнут писати в лист, і на обох сторонах зошита витраті паперу буде менше ».
Зошити звичайно складалися з чотирьох аркушів паперу, складених навпіл і зшитих ниткою, і не мали палітурки. Кілька зошитів, зшитих разом і ув'язнених у халепу, становили книгу, проте книги не завжди перепліталися, так як плетіння коштував дорого.
Істотні зміни зазнають форми документів. Для багатьох з них розробляються «генеральні формуляри" - зразки, за якими слід було їх складати. Зокрема, в указі 1723г. «Про форму суду» зміст чолобитною слід викладати по пунктах, а титул государя вказувати тільки один раз на початку, що робило документи максимально зручними для читання.
Дещо раніше, указом від 22 лютого 1714г., Губернаторам пропонувалася єдина форма відомостей для надсилання відомостей про проведені збори податків і казенних витратах, що складалася з 22 пунктів.
У діловодстві з'явилися зовсім нові назви документів: векселі, облігації, рапорти, журнали, протоколи, кореспонденція, інструкція та ін Між собою колегії переписувалися промеморіями, в підвідомчі місця направляли укази, отримуючи від них рапорти.
Особливе значення для організації діловодства мало встановлення так званої ієрархії влади і місць, що визначила порядок зносин між собою вищих, центральних і місцевих установ. Відповідно до цього порядку Сенат і колегії давали губернатору укази, він представляв верховної влади рапорти та доношених.
Завершила реформу установ та діловодства Катерина II, видавши 7 листопада 1775г. «Установи для управління губернією», які вносили однаковість в пристрій губерній, що розмежовує місця адміністративні, судові і фінансові. Реформу торкнулася і центральні установи, знищивши більшість колегій і залишивши всього лише три з них: Іноземних справ, Військову і Морську.
XVIII ст. у розвитку діловодства - це посилення на законодавчому рівні регламентації всіх сторін діяльності канцелярії і установи в цілому, формування та закріплення загальних адміністративних почав діяльності установ, їх структури та штатної чисельності.
Виконавче діловодство
Російська імперія в 1801-1811гг. проводить реформи вищої та центрального апарати державного управління.
Процес їх створення був своєрідним, поряд зі старими вищими установами з початку століття з'являється новий, підпорядковані безпосередньо імператору. У 1801г. був створений Неодмінний рада, перетворений в 1810г. до Державної ради - вища законодавче установа. У вересні 1802р. був створений Комітет міністрів - вища адміністративна установа, яка здійснювала нагляд за неурядовими апаратом. Для зміцнення центрального апарату управління маніфестом від 8 вересня 1802р. були створені перші вісім міністерств.
«Загальна установа міністерств» від 25 червня 1811р. стало основним законодавчим актом, що визначив організацію і порядок роботи центральних установ більш ніж на століття. Він чітко встановив «предмет ведення державних справ» і міністерств. Ним були визначені однакові структура міністерств, порядок їх взаємовідносин з іншими установами.
Міністерство очолював міністр, а в його відсутність єдиний заступник (товариш міністра). Міністри і товариші міністрів призначалися імператорами і були відповідальні лише перед ним.
В основу організації міністерств був покладений принцип єдиноначальності. До обов'язків міністра входило стежити за виконанням законів всіма підлеглими йому установами та особами, здійснювати нагляд за діями цих установ, призначати і звільняти посадових осіб.
Робочий апарат міністерств складався з департаментів. Вони ділилися на відділення, на столи. У кожному департаменти створювався дорадчий орган з директора департаменту та начальників відділень - загальна присутність.
Отримали остаточне і однакове пристрій канцелярії як спеціальні підрозділи, де було зосереджено всі «пісьмоводства» (тобто діловодство).
Для вирішення загальних справ, які належали до всіх департаментам, а так само справ, що підлягали безпосередньо вирішенню міністра, в кожному міністерстві було створено канцелярія. Вона поділялася на відділення та столи, управлялася директором, як і будь-який департамент. При директорі департаменту, що кілька відділень, створювалося «особлива канцелярія». У її штат входили правитель, журналіст, екзекутор, скарбник, та їх помічники.
У 1852р. було опубліковано «Керівництво до наочного вивчення адміністративного порядку течії паперів в Росії». Воно дає яскраве уявлення про порядок виконання документів у державних установах царської Росії. Так в одній з нижчих інстанцій - земському суді - документ у процесі виконання проходив 26 інстанцій, у губернському правлінні над документом вироблялося 54 операції, в департаменті - 34, в раді міністра - 45 операцій.
У канцелярії міністра залишалися на виконання секретні, термінові документи та документи, «які вимагали особливого розпорядження міністра». На документах, які, на думку міністра, були строковими або вимагали роз'яснення, директор робив відмітку «потрібно (е)». Цей напис зобов'язувала директора департаменту на наступний же день представити необхідні відомості або виконати документ. Такі документи додатково записувалися в «особливий короткий реєстр» канцелярії. Інші документи згідно з резолюцією міністра розподілялися по відповідним відділенням або столів для їх виконання.
У виконавчому діловодстві склався і певний порядок складання документів. Багато в чому він також регламентувався законодавством.
До 60-х рр.. XIX ст. був поширений колезький порядок складання документів. Він особливо суворо дотримувалися (і дотримується зараз) в судових установах. Колезький порядок документування полягає в тому, що на початку документа повторюється вся передісторія питання. Пізніше цей порядок був замінений складанням довідки, в якій давалися короткі витяги з усіх документів з вказівками їх дати і номера. Така довідка отримувала назву екстракту. Однак і в цьому випадку справи досягали солідних розмірів.
У XIX ст. документи стали виготовлятися на бланках. Бланком називався лист у верхньому лівому куті якого робилися «бланкові написи»: найменування відомства, установи, структурної частини установи, від якої виходив документ, дата відправлення документа, номер його по журналу вихідних документів, заголовок до документа. Бланки спочатку були рукописними, а незабаром їх змінили типографські бланки і штампи з бланковими написами.
На бланках в основному писалися документи, що виникали в процесі листування установ: відносини, повідомлення, ведення, звіти та ін Інші документи, наприклад укази, протоколи, записки, писалися без бланків.
У виконавчому діловодстві особливим етапом оголошувалася ревізія справ, тобто перевірка виконання документів. Начальники відділень перевіряли виконавську дисципліну по столах і повідомляли директору департаменту. Директору департаменту наказувалося законом щомісяця проводити перевірку виконаних і невиконаних документів за реєстраційними журналами і настільним реєстрів і представляти про це відомості міністру. В кінці року складалася загальна відомість по всіх департаментам та канцелярії міністра.
У виконавчому діловодстві встановлюється більш чітка організація зберігання документів. Основною ознакою групування документів у справи залишався предметно-питальний; кореспондентський і географічний ознаки застосовувалися при формуванні справ з листуванням. За номінальному та авторському ознаками групувалися авторські документи.
Усі вхідні та копії вихідних документів розташовувалися всередині справи в хронологічній послідовності. Листи справи нумерувалися. До справ складалися внутрішні опису. У внутрішні опису вказувалися дата надходження документа в установу, найменування його, кількість аркушів, сторінка справи і особливі відмітки. На останній сторінці робилася заверительная напис, в якій вказувалися кількість пронумерованих аркушів, дата і підпис столоначальника. Справи особливої важливості (кримінальні, рахункові й ін) додатково прошнуровуються.
Для зберігання справ у кожному департаменті міністерства і в кожній установі створювалися поточні та остаточні архіви. Поточний архів становили документи і книги, які потрібні для довідок та міркувань за поточним діловодства.
Остаточний архів складали справи, які не підлягають більш рішенням і виконання, тобто не потрібні для поточної довідкової роботи. У цей архів наказувалося здавати справи після закінчення трьох років. Для здачі справ в архів складається опис всіх справах за рік. Вона мала три графи, в яких вказувалися: порядкові номери справ, їх заголовки та кількість аркушів справі. Опис підписували начальники канцелярій, скріплювали діловоди. У кінці опису містився список справ, які залишалися в канцелярії.
За законом архів не мав права видавати справу або виписку з документів без дозволу директора департаменту, губернатора чи віце-губернатора.
Висновок
Що б вибрати собі професію, замість роботи, посаду, необхідно поставити собі питання: що належить робити? Які перспективи? Чи підходить це мені, моєму характеру, темпераменту? Не менш важливо подумати, а чи підходжу я для цієї роботи?
І вже звичайно кожен повинен орієнтуватися в «правилах пісьмоводства». За стінами школи недостатньо загальної грамотності, необхідно і юридичну, економічну, і природно, документний грамотність. Не грамотно оформлений документ викликає в оточуючих не менше насмішок, ніж безграмотний диктант. Мета даної дисципліни показати багатовимірність роботи з документами, ступінь зацікавленості всіх учасників системи управління в оптимальному, якісному, продуманому документообіг; існування цілої галузі правових і технічних нормативів у роботі з документами; реальні перспективи і складності комп'ютеризації управлінської діяльності.
Список використаної літератури
А.В. Пшенкой
Документаційне забезпечення управління: Учеб. Посібник для студ. середовищ. проф. навч. закладів. - 3-е изд., Перераб. і доп. - М.: Видавничий центр «Академія», 2004. - 176с.