РЕФЕРАТ
з дисципліни «Діловодство»
на тему: «Історія організації діловодства в дореволюційній Росії, радянських державних установах і закладах пострадянського періоду»
1. Виникнення і розвиток діловодства в установах Росії XVI - XVII ст.
Державне діловодство як система починає самоуправляться з моменту утворення централізованої Російської держави наприкінці XV ст. і початку процесу створення апарату державного управління, необхідного для регулювання господарської та політичному житті держави. Система державних установ цього періоду включала вищий законодавчий орган - боярську душу, центральні виконавчі органи-накази, на місцях прикази хати (губна, з'їжджаючи, земська та ін.)
Період з XVI-XVII ст отримав назву «наказне діловодства» за назвою перших державних установ - «наказів».
Спочатку виникли «хати» або «двори». У середині XVI ст. з'являються накази з певним колом управлінських завдань, самостійними структурними підрозділами, спеціальним штатом служивих людей (дяками, подьячими) і певною системою діловодства.
Очолював наказ наказним суддя, в його підпорядкуванні знаходилися дяк (їх могло бути декілька) і піддячі - «старі», «середньої руки», «молодим».
Структурними підрозділами наказів були столи чи повить.
Відповідальність за все діловодство покладалася на дяка. При вступі на документі робили відмітку про дату отримання. Дяк проставляв на документі позначку, після чого документ надходив до відповідного стіл, де здійснювався процес підготовки проекту відповідного документа: середній піддячий підбивав довідковий матеріал, робилися запити до інших установ, потім старий піддячий складав проект природного документа, який передавався дяка. При необхідності дяк вносив поправки «чорнила» в проект і передавав його на доопрацювання або молодим піддячим для листування тексту начисто. Потім чистовий примірник звірявся з чернеткою і засвідчувався підписом («справой») піддячого, краю означали відповідальність піддячого за точне відповідність чистовик чернетки, але не надавали документа юридичну силу. Документ знаходила її після «прописи» дяка, після чого документ відправляли за призначенням. Чернетка залишався в наказі в якості відпустки (конспекту).
Ні цар, ні бояри свої підписи на документах не ставили. Виняток становили договірні грамоти з іншими державами. Дяк проставляв свій підпис по складах на зворотному боці документа, по всіх місцях склейки місцях так, щоб букви захоплювали обидва кінці склепних аркушів. Такий спосіб підписання забезпечував охорону документа і утруднював їх фальсифікацію. Він був узаконений Судебником 1550 р .
Текст писався на вузьких смужках паперу (шириною 15 - 17 см ) На одній стороні; оборотна сторона використовувалася для проставлення послід, резумоцій, адреси (папір замість пергаменту застосовувалася в Росії з XV ст. Її привозили із Західної Європи, вітчизняне виробництво паперу почалося в другій половині XVII ст.). Якщо текст займав кілька аркушів, їх склеювали по вузькому краї в стрічку, іноді дуже великої довжини (наприклад, Соборне укладення 1649 р . мало довжину близько 309 м ), Яка скочувалася в сувій «стовпець». Для установ XVI-XVII ст характерна «столбцовая техніка діловодства».
Від верхової влади в особі царя та Боярської думи підлеглим прямували грамоти, укази, вироки Боярської думи. Між собою накази повідомлялися пам'яті. З місцевих установ до наказів послали відписки. Формою письмового звернення приватних осіб у державні установи були чолобитні.
Існували системи документації, в які фіксувалися окремі функції управління: військова, дипломатична, бухгалтерського та господарського обліку.
Документи цього періоду являли собою складний текст, реквізити в ньому майже не виділялися. З'явилися стійкі словесні формулювання. (Багато грамоти починалися з позначення автора - царського титулу, потім вказувався адресат - конкретна особа або група осіб, дата проставляється після тексту - «Писана на Москві в 1768 р . ». «Цар - государ вказав, а бояри приговорили».
Наявність певних правил складання та оформлення документів, надавали їм стійку форму, призвело до появи «зразкових книг», що включали зразки деяких видів документів.
У діловодстві наказів зароджуються традиції зберігання документів. З'являється опис та облік документів, складаються описи документів.
Основна особливість наказного діловодства полягала в тому, що його організація грунтувалася на традиціях, звичаях, що передаються з покоління в покоління в усній формі наказним служилим людям.
2. Діловодство в установах Росії XVIII ст.
На початку XVIII ст. Петром I були здійснені адміністративні реформи. Вищим світським закладом став Синод. Центральні установи - накази були замінені колегіями, перетворені місцеві установи і створені бурмістрскіе хати, городові магістрати ратуші, губернські і провінційні канцелярії. Система діловодства, що склалася в установах XVIII ст. отримала назву коллежской. Відмінність колезького діловодства від наказного: його організація регламентувалася законодавством. Основним законодавчим актом став «Генеральний регламент» затверджений 28 Лютого 1720 р . Петром I. Його значення:
1. Генеральний регламент визначив структуру колегій, штатний склад, посадові обов'язки чиновників, правила внутрішнього розпорядку та поведінки чиновників, оздоблення «камор» - присутствених місць, організацію робіт з документами: правила реєстрації, контроль за виконанням документів, порядок їх складання, посвідчення зберігання.
2. Вказівка на колегіальний принцип прийняття рішень. Організація діловодства колегій покладалася на канцелярію. Тут готувалися справи для слухання на засідання присутності, оформлялися прийняті рішення, реєструвалися вхідні та вихідні документи, здійснювався контроль за їх виконанням, зберігалися документи, за якими були прийняті рішення, копії надісланих документів, а також печатку колегії.
Головним у канцелярії був секретар. Він керував діями всіх чиновників, що входили до її штати, канцеляристів, реєстраторів, копіїстів, актуаріус, перекладача, тлумачів, вахмістра (старости колегії).
3. Генеральний регламент узаконив необхідність реєстрації документів і регламентував технологію її ведення. Основна мета реєстрації - охорона документів. Реєстраційні журнали служили для довідкової роботи і для контролю за виконанням документів. Журналів було декілька: повсякденна записка, розпису, фітосанітар і не фітосанітар справ, реєстратура, що складається з чотирьох книг - А, В, С, Д.
4. Генеральний регламент встановив терміни виконання документів. Укази слід було виконувати протягом одного тижня, «коли швидше не можна». Якщо потрібні будь-які довідкові матеріали з губернії, на їх доставку відводився місяць і час, необхідний на дорогу. При необхідності будь-яких уточнень дозволялося збільшити термін ще на два тижні. Колегія після отримання необхідних відомостей до місця приймала рішення про оформлення протягом тижня, інакше існувала загроза «покаранням смертним або посиланням на галери і позбавлення за все зміни за силою справи або провини».
5. Генеральний регламент ввів поняття «архів». Всі закінчені справи протягом трьох років перебували в канцелярії або контролі, а потім під розписку здавалися в архів колегії архіваріуса.
Закон 1775 р . чітко встановив порядок «для повідомлення влади і місць». Від вищестоящих установ підлеглим прямували укази; підлеглі установи направляли у вищестоящі інстанції рапорти та доношених, рівні інстанції надсилали одне одному пропозиції та повідомлення.
У XVIII ст. з'являється новий вид документа, протокол, вимоги були викладені в Генеральному регламенті. Бухгалтерський облік відбивався в балансі особливої таблиці, що показують стан господарської діяльності на певну дату. З'являються терміни «дебет», «кредит», «бухгалтер». Складалася система документації з особового складу.
Указ Петра I 1700 р . наказав замінити стовпці зошитами. Це змінило формуляр документа. Реквізиції виділялися з тексту і зайняли певні місця. З'явилися нові реквізити - реєстраційні номери: вхідний і вихідний. Іноді стали позначати найменування виду документа: рапорт, доношение, повідомлення і т.д. З тексту виділилися реквізити: адресат, автор, вид документа, підпис, дата складання, отримання документа, скріпи. Документи в ряді випадків скріплювалися печаткою. У Генеральному регламенті визначено порядок користування печатками.
3. Діловодство в установах Росії XIX - початку XX ст.
На початку XIX ст. в результаті адміністративних реформ Олександра I система державних установ Росії змінилася.
Вищими державними установами стали Сенат, Комітет Міністрів, Державну раду. Діловодство в них велося відповідно до законів, названими «закладу»: «Установа Урядового Сенату», «Заснування державної ради». Місцеві установи здійснювали роботу з документами відповідно до вимог «Загальних губернського установи» ( 1775 р .).
Початок нового етапу розвитку діловодства в Росії пов'язано зі створенням міністерств. Основою організації їх діяльності став принцип єдиноначальності, який змінив систему управління діловодства. Тому діловодство XIX - початок XX ст називають «міністерським».
Маніфест 8 вересня 1802 р . проголосив створення перших восьми міністерств. 25/VI -1811 Р . видання «Спільного установи міністерств» регламентувало одноманітність в організації діловодства. Був встановлений порядок розгляду документів. У цьому законі названо «образ провадження справ». Він включав:
· Порядок вступу справ;
· Рух їх, або власне так зване виробництво;
· Відправлення справ;
· Ревізію;
· Звіти.
Усі які у відправляються документи становили листування міністерства і ділилися на два потоки:
· Листування міністерства;
· Листування департаменту.
Усі вхідні та вихідні документи реєстрували у журналах. Щомісяця проводилася ревізія справ.
Щорічна діяльність міністерств закінчувалася звітами. З усіх вихідних документів знімалися копії.
Організацію роботу з документами в XIX ст. слід розглядати як чітку систему, що забезпечує рух, облік, контроль і зберігання управлінських документів.
У XIX ст. відбулися зміни у формулярах документа: були введені чотири форми «листування», що служили еталоном для складання та оформлення офіційних документів. Вони складалися на бланках з кутовим розташуванням реквізитів. Документи обов'язково підписувалися і скріплювалися.
Вперше була регламентована залежність юридичної сили документа від правил його оформлення.
Винахід друкарських машинок, гектограф та іншої многожітельной техніки вивело на новий рівень культуру документування. Поява телеграм, телефону призвело до появи нових видів документів - телеграм, телефонограм.
Видавалися збірники зразків документів, звані «Письмовник». Починається процес формування теорії діловодства. Він пов'язаний з іменами Сперанського, Русанова і т.д.
4. Становлення радянського діловодства (1917-1950 рр.).
Події жовтня 1917 р . в корені застосували систему державних установ Росії. Було видано ряд законів, регламент проведення порядок внесення законопроектів, їх затвердження, підписання, опублікування і набрання чинності.
У наказі Ради Народних комісарів від 2 березня 1918 р . «Про форму бланків державних установ» перераховувалися обов'язкові реквізити бланка. Було узаконено право громадянина на оскарження, подачу письмових та усних скарг і терміни їх розгляду.
У 20-ті роки створюється інститут техніки управління (ВТУ), який розробляв загальносоюзні стандарти на документи, засоби та предмети контрольного праці, носії інформації. Були розроблені стандарти листів, телеграм, телефонограм, протоколів, форматів паперу, а також стандартизованих матеріали, використовувані при роботі з документами: чорнила, стрічки для друкарських машинок, зразки конторських меблів.
Значний вплив на процеси документування справила конституція 1936р. Була законодавчо закріплена ієрархія управлінських документів, які чітко визначила, які види розпорядчих документів повинен видавати конкретний орган влади і управління.
Постановою РНК СРСР від 29 березня 1941 р . було затверджено «Положення про Державний архівний фонд Союзу РСР і мережі центральних державних архівів СРСР». Відповідно до нового положення ЦДАЖР був перейменований в Центральний державний архів Жовтневої революції і соціалістичного будівництва (ЦГАОРСС). У роки війни ЦГАОРСС прийняв на державне зберігання 350 тис. справ, зокрема Секретаріату Президії ВЦВК, Верховної Ради РРФСР, РНК СРСР.
5. Державне діловодство в 1960-2000 рр..
Важливим етапом для розвитку радянського діловодства стало постанову Радянського Міністра РРФСР від 30 вересня 1961 р . «Про заходи щодо поліпшення діловодства в установах і організаціях РРФСР» - основа для розробки установами своїх інструкцій з діловодства.
Особливе місце в історії радянського діловодства займало постанову Радянського Міністра СРСР від 25 липня 1963 р . «Про заходи щодо знищення архівної справи в СРСР». Його завдання - розробка Єдиної державної системи діловодства (ЕГСД).
У московських державних історико-архівних інститутах було відкрито факультет державного діловодства, який готував фахівців для роботи з документами.
ЕГСД була створена в 1973 р . Основні положення в ГСД - це науково упорядкований комплекс правил, нормативів, рекомендацій, що регламентували організацію діловодних процесів в установах СРСР. Її головна мета - вдосконалення на єдиній основі організації діловодства шляхом запровадження єдиних форм методів роботи з документами, вона містила рекомендації щодо організації робіт з документами, визначала основні засади організації праці діловодного персоналу і механізації діловодних процесів.
Помітну роль у підвищенні якості підготовки управлінських документів і загальної культури управління вважали державні стандарти (ГОСТи).
Перші ГОСТи по ОРС були виведені в 1972 р:
1. ГОСТ 6.38-72 «Система організації розташування документів. Основні положення ».
2. ГОСТ 6.39-72 «Система організації розташування документації. Формулювання - зразок ». У 1990 р . вони перероблені і об'єднані.
3. ГОСТ 6.38-90 «Уніфікована система документації. Система організації розташування документації. Вимоги до оформлення документів ».
4. ГОСТ 16.487-70 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення »( 1983 р .).
5. ГОСТ 6.10.1-75 «Уніфіковані системи документації. Основні положення »( 1988 р .).
6. ГОСТ 6.10.2-83 «Уніфікація систем документації. Терміни та визначення ».
Розвиток радянського діловодства в 1970-80-ті роки заклав основу для подальшого формування сучасного діловодства в РФ. Багато нормативно-методичні документи, створені в цей період, діють і в даний час.
з дисципліни «Діловодство»
на тему: «Історія організації діловодства в дореволюційній Росії, радянських державних установах і закладах пострадянського періоду»
1. Виникнення і розвиток діловодства в установах Росії XVI - XVII ст.
Державне діловодство як система починає самоуправляться з моменту утворення централізованої Російської держави наприкінці XV ст. і початку процесу створення апарату державного управління, необхідного для регулювання господарської та політичному житті держави. Система державних установ цього періоду включала вищий законодавчий орган - боярську душу, центральні виконавчі органи-накази, на місцях прикази хати (губна, з'їжджаючи, земська та ін.)
Період з XVI-XVII ст отримав назву «наказне діловодства» за назвою перших державних установ - «наказів».
Спочатку виникли «хати» або «двори». У середині XVI ст. з'являються накази з певним колом управлінських завдань, самостійними структурними підрозділами, спеціальним штатом служивих людей (дяками, подьячими) і певною системою діловодства.
Очолював наказ наказним суддя, в його підпорядкуванні знаходилися дяк (їх могло бути декілька) і піддячі - «старі», «середньої руки», «молодим».
Структурними підрозділами наказів були столи чи повить.
Відповідальність за все діловодство покладалася на дяка. При вступі на документі робили відмітку про дату отримання. Дяк проставляв на документі позначку, після чого документ надходив до відповідного стіл, де здійснювався процес підготовки проекту відповідного документа: середній піддячий підбивав довідковий матеріал, робилися запити до інших установ, потім старий піддячий складав проект природного документа, який передавався дяка. При необхідності дяк вносив поправки «чорнила» в проект і передавав його на доопрацювання або молодим піддячим для листування тексту начисто. Потім чистовий примірник звірявся з чернеткою і засвідчувався підписом («справой») піддячого, краю означали відповідальність піддячого за точне відповідність чистовик чернетки, але не надавали документа юридичну силу. Документ знаходила її після «прописи» дяка, після чого документ відправляли за призначенням. Чернетка залишався в наказі в якості відпустки (конспекту).
Ні цар, ні бояри свої підписи на документах не ставили. Виняток становили договірні грамоти з іншими державами. Дяк проставляв свій підпис по складах на зворотному боці документа, по всіх місцях склейки місцях так, щоб букви захоплювали обидва кінці склепних аркушів. Такий спосіб підписання забезпечував охорону документа і утруднював їх фальсифікацію. Він був узаконений Судебником
Текст писався на вузьких смужках паперу (шириною 15 -
Від верхової влади в особі царя та Боярської думи підлеглим прямували грамоти, укази, вироки Боярської думи. Між собою накази повідомлялися пам'яті. З місцевих установ до наказів послали відписки. Формою письмового звернення приватних осіб у державні установи були чолобитні.
Існували системи документації, в які фіксувалися окремі функції управління: військова, дипломатична, бухгалтерського та господарського обліку.
Документи цього періоду являли собою складний текст, реквізити в ньому майже не виділялися. З'явилися стійкі словесні формулювання. (Багато грамоти починалися з позначення автора - царського титулу, потім вказувався адресат - конкретна особа або група осіб, дата проставляється після тексту - «Писана на Москві в
Наявність певних правил складання та оформлення документів, надавали їм стійку форму, призвело до появи «зразкових книг», що включали зразки деяких видів документів.
У діловодстві наказів зароджуються традиції зберігання документів. З'являється опис та облік документів, складаються описи документів.
Основна особливість наказного діловодства полягала в тому, що його організація грунтувалася на традиціях, звичаях, що передаються з покоління в покоління в усній формі наказним служилим людям.
2. Діловодство в установах Росії XVIII ст.
На початку XVIII ст. Петром I були здійснені адміністративні реформи. Вищим світським закладом став Синод. Центральні установи - накази були замінені колегіями, перетворені місцеві установи і створені бурмістрскіе хати, городові магістрати ратуші, губернські і провінційні канцелярії. Система діловодства, що склалася в установах XVIII ст. отримала назву коллежской. Відмінність колезького діловодства від наказного: його організація регламентувалася законодавством. Основним законодавчим актом став «Генеральний регламент» затверджений 28 Лютого
1. Генеральний регламент визначив структуру колегій, штатний склад, посадові обов'язки чиновників, правила внутрішнього розпорядку та поведінки чиновників, оздоблення «камор» - присутствених місць, організацію робіт з документами: правила реєстрації, контроль за виконанням документів, порядок їх складання, посвідчення зберігання.
2. Вказівка на колегіальний принцип прийняття рішень. Організація діловодства колегій покладалася на канцелярію. Тут готувалися справи для слухання на засідання присутності, оформлялися прийняті рішення, реєструвалися вхідні та вихідні документи, здійснювався контроль за їх виконанням, зберігалися документи, за якими були прийняті рішення, копії надісланих документів, а також печатку колегії.
Головним у канцелярії був секретар. Він керував діями всіх чиновників, що входили до її штати, канцеляристів, реєстраторів, копіїстів, актуаріус, перекладача, тлумачів, вахмістра (старости колегії).
3. Генеральний регламент узаконив необхідність реєстрації документів і регламентував технологію її ведення. Основна мета реєстрації - охорона документів. Реєстраційні журнали служили для довідкової роботи і для контролю за виконанням документів. Журналів було декілька: повсякденна записка, розпису, фітосанітар і не фітосанітар справ, реєстратура, що складається з чотирьох книг - А, В, С, Д.
4. Генеральний регламент встановив терміни виконання документів. Укази слід було виконувати протягом одного тижня, «коли швидше не можна». Якщо потрібні будь-які довідкові матеріали з губернії, на їх доставку відводився місяць і час, необхідний на дорогу. При необхідності будь-яких уточнень дозволялося збільшити термін ще на два тижні. Колегія після отримання необхідних відомостей до місця приймала рішення про оформлення протягом тижня, інакше існувала загроза «покаранням смертним або посиланням на галери і позбавлення за все зміни за силою справи або провини».
5. Генеральний регламент ввів поняття «архів». Всі закінчені справи протягом трьох років перебували в канцелярії або контролі, а потім під розписку здавалися в архів колегії архіваріуса.
Закон
У XVIII ст. з'являється новий вид документа, протокол, вимоги були викладені в Генеральному регламенті. Бухгалтерський облік відбивався в балансі особливої таблиці, що показують стан господарської діяльності на певну дату. З'являються терміни «дебет», «кредит», «бухгалтер». Складалася система документації з особового складу.
Указ Петра I
3. Діловодство в установах Росії XIX - початку XX ст.
На початку XIX ст. в результаті адміністративних реформ Олександра I система державних установ Росії змінилася.
Вищими державними установами стали Сенат, Комітет Міністрів, Державну раду. Діловодство в них велося відповідно до законів, названими «закладу»: «Установа Урядового Сенату», «Заснування державної ради». Місцеві установи здійснювали роботу з документами відповідно до вимог «Загальних губернського установи» (
Початок нового етапу розвитку діловодства в Росії пов'язано зі створенням міністерств. Основою організації їх діяльності став принцип єдиноначальності, який змінив систему управління діловодства. Тому діловодство XIX - початок XX ст називають «міністерським».
Маніфест 8 вересня
· Порядок вступу справ;
· Рух їх, або власне так зване виробництво;
· Відправлення справ;
· Ревізію;
· Звіти.
Усі які у відправляються документи становили листування міністерства і ділилися на два потоки:
· Листування міністерства;
· Листування департаменту.
Усі вхідні та вихідні документи реєстрували у журналах. Щомісяця проводилася ревізія справ.
Щорічна діяльність міністерств закінчувалася звітами. З усіх вихідних документів знімалися копії.
Організацію роботу з документами в XIX ст. слід розглядати як чітку систему, що забезпечує рух, облік, контроль і зберігання управлінських документів.
У XIX ст. відбулися зміни у формулярах документа: були введені чотири форми «листування», що служили еталоном для складання та оформлення офіційних документів. Вони складалися на бланках з кутовим розташуванням реквізитів. Документи обов'язково підписувалися і скріплювалися.
Вперше була регламентована залежність юридичної сили документа від правил його оформлення.
Винахід друкарських машинок, гектограф та іншої многожітельной техніки вивело на новий рівень культуру документування. Поява телеграм, телефону призвело до появи нових видів документів - телеграм, телефонограм.
Видавалися збірники зразків документів, звані «Письмовник». Починається процес формування теорії діловодства. Він пов'язаний з іменами Сперанського, Русанова і т.д.
4. Становлення радянського діловодства (1917-1950 рр.).
Події жовтня
У наказі Ради Народних комісарів від 2 березня
У 20-ті роки створюється інститут техніки управління (ВТУ), який розробляв загальносоюзні стандарти на документи, засоби та предмети контрольного праці, носії інформації. Були розроблені стандарти листів, телеграм, телефонограм, протоколів, форматів паперу, а також стандартизованих матеріали, використовувані при роботі з документами: чорнила, стрічки для друкарських машинок, зразки конторських меблів.
Значний вплив на процеси документування справила конституція 1936р. Була законодавчо закріплена ієрархія управлінських документів, які чітко визначила, які види розпорядчих документів повинен видавати конкретний орган влади і управління.
Постановою РНК СРСР від 29 березня
5. Державне діловодство в 1960-2000 рр..
Важливим етапом для розвитку радянського діловодства стало постанову Радянського Міністра РРФСР від 30 вересня
Особливе місце в історії радянського діловодства займало постанову Радянського Міністра СРСР від 25 липня
У московських державних історико-архівних інститутах було відкрито факультет державного діловодства, який готував фахівців для роботи з документами.
ЕГСД була створена в
Помітну роль у підвищенні якості підготовки управлінських документів і загальної культури управління вважали державні стандарти (ГОСТи).
Перші ГОСТи по ОРС були виведені в 1972 р:
1. ГОСТ 6.38-72 «Система організації розташування документів. Основні положення ».
2. ГОСТ 6.39-72 «Система організації розташування документації. Формулювання - зразок ». У
3. ГОСТ 6.38-90 «Уніфікована система документації. Система організації розташування документації. Вимоги до оформлення документів ».
4. ГОСТ 16.487-70 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення »(
5. ГОСТ 6.10.1-75 «Уніфіковані системи документації. Основні положення »(
6. ГОСТ 6.10.2-83 «Уніфікація систем документації. Терміни та визначення ».
Розвиток радянського діловодства в 1970-80-ті роки заклав основу для подальшого формування сучасного діловодства в РФ. Багато нормативно-методичні документи, створені в цей період, діють і в даний час.