Зміст
1. Характеристика ГОСТу Р 6.30-2003
1.1 Вимоги до реквізитів службових документів
1.2 Вимоги до бланків службових документів
2. Практичне завдання
Бібліографія
Розповсюджується на організаційно-розпорядчі документи, пов'язані з Уніфікованої системі організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), - постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи та ін, включені в ОК 011-93 "Класифікація управлінської документації" ( ОКУД) (клас 0200000).
Зазначений стандарт введено в дію замість колишнього ГОСТу Р6.30-97 (із змінами від 2000 г), успадкувавши від останнього не тільки структуру (за винятком розділу 5,), але і більшість положень. У той же час ГОСТ Р6.30-2003 трохи інакше трактує вимоги до оформлення управлінських документів.
По-перше, розділом 2 ГОСТу Р6.30-2003 встановлюється змінений склад реквізитів документа. Зазначимо у цьому зв'язку, що загальне число реквізитів документа становить тепер 30 (а не 29, як це було передбачено ГОСТом Рб.30-97). Один реквізит (гриф обмеження доступу до документа) виключений, але одночасно до складу реквізитів додано два нових: основний державний реєстраційний номер (далі - ЄДРПОУ) (реквізит 05) та ідентифікаційний номер платника податків / код постановки на облік (далі - ІПН / КПП) ( реквізит 06).
По-друге, зі змісту ГОСТу Р 6.30-2003 усунуті положення, що стосуються регламентації окремих питань оформлення документів. Так, з розділу 3 виведені пункти, що зачіпають правове регулювання підписання і датування документів, хоча самі реквізити "Підпис документа" і "Дата документа" збережені, по суті, в незмінному вигляді.
По-третє, новий ГОСТ має істотне структурний відміну від свого попередника: з документа вилучено розділ 5 "Вимоги до обліку, використання і зберігання бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації або гербів суб'єктів Російської Федерації".
Крім того, з тексту нового ГОСТу виключені положення, що регламентували порядок виготовлення гербових бланків.
По-четверте, ГОСТ Р 6.30-2003 уточнює порядок оформлення окремих реквізитів. Наприклад, відповідно до пп.3.11 при оформленні дати документа словесно-цифровим способом необхідно проставляти нуль для днів місяця, складаються з однієї цифри (тобто з першого по дев'яте число). Підпункт 3.21 ГОСТу Р 6.30-2003 уточнює порядок оформлення відмітки про додаток до розпорядчого документа, остання згідно з оновленим вимогам може тепер центрироваться щодо самої довжини рядка відмітки (як, втім, і деякі інші елементи реквізитів). Деякі менш значні зміни внесені і в текст пп.3.25-3.26, відповідно до яких визначається порядок використання відбитка печатки при посвідченні достовірності документів та відповідності копії документа його оригіналу.
По-п'яте, змінено порядок застосування вимог ГОСТу Р 6.30-2003, що досить істотно з правової точки зору. Як випливає з розділу 1, вимоги нового стандарту є рекомендованими, але це не означає, що тепер оформляти управлінські документи можна, погодившись з власним тлумаченням відповідних вимог. З іншого боку, вимоги нового ГОСТу поширюються не на всі документи, а лише на віднесені до організаційно-розпорядчої документації, передбаченої УСОРД і, що знаходиться в побуті як державних, так і недержавних організацій (підприємств, установ та ін.)
Як було відзначено, ГОСТ Р 6.30-2003 встановлює дещо інший склад реквізитів документа і уточнює порядок і правила оформлення деяких з них. У зв'язку з цим представляється доцільним приступити до розгляду складу реквізитів документа, а також вимог до їх оформлення.
1. Зображення Державного герба РФ (01)
2. Зображення герба суб'єкта РФ (02).
3. Зображення емблеми (логотипу) підприємства (зображення товарного знака або знака обслуговування) (03).
4. Вказівка на код підприємства (04).
5. Вказівка на основний державний реєстраційний номер підприємства (05) (введений до складу реквізитів вперше).
6. Вказівка на індивідуальний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН / КПП) (06) (введений до складу реквізитів вперше).
7. Вказівка на код форми документа (07).
8. Найменування підприємства (08).
9. Довідкові дані про підприємство (09).
10. Найменування виду документа (10).
11. Дата документа (11).
12. Реєстраційний номер документа (12).
13. Посилання на реєстраційний номер і дату документа (13).
14. Вказівка на місце складання або видання документа (14).
15. Відомості про адресата (15).
16. Вказівка на гриф затвердження документа (16).
17. Резолюція (17).
18. Заголовок до тексту документа (18).
19. Відмітка про постановку документа на контроль (19).
20. Текст документа (20).
21. Відмітка про наявність у документа додатка (додатків) (21).
22. Підпис (особи-відправника або особи-розробника) (22).
23. Вказівка на гриф узгодження документа (23).
24. Візи узгодження документа (24).
25. Відбиток печатки підприємства (25).
26. Відмітка про завірення копії документа (26).
27. Відмітка про виконавця документа (27).
28. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи (28).
29. Відмітка про надходження документа на підприємство (29).
30. Ідентифікатор електронної копії документа (30).
Відзначимо, що використання реквізитів для оформлення управлінських документів слід здійснювати вибірково, виходячи з доцільності і з урахуванням виду службового документа. Наприклад, бланк листа, в залежності від установчих документів організації, містить реквізити 01 (02 або 03), 04-06, 08, 09, а при необхідності - обмежувальні позначки для розташовування реквізитів 11-15 і 17-20. Бланк конкретного виду документа (за винятком листа) організації містить реквізити 01 (02 або 03), 08, 10, 14, а при необхідності - і обмежувальні позначки для розташовування реквізитів 11-13, 18 і 19 (див. пп. 4.7 ГОСТу Р6.30-2003).
Даним ГОСТом, встановлені також вимоги до нумерації документів, датування документів, адресування документів, заголовку до тексту, вимоги до текстів документів і т.д.
Наприклад, реквізит "адресат" повинен містити: найменування організації, найменування структурного підрозділу, посада, прізвище та І.О. особи, поштову адресу. Кожна складова частина реквізиту повинна друкуватися з нового рядка, при написанні адресата розділові знаки між його складовими елементами не ставляться і т.д.
Вимоги до текстів документів: дотримання вимог офіційно-ділового стилю і норм сучасної російської мови; використання слів, закріплених практикою документування управлінської діяльності; широке застосування термінів юридичного характеру; уніфікація і стандартизація ділового мовлення в часто повторюваних документах, використання вироблених практикою словесних штампів і трафаретів і т.д.
Вимоги до розміщення різних реквізитів документа: найменування установи, організації, підприємства - розташовується в лівому верхньому кутку документа; найменування адресата - розташовується у верхньому лівому куті; заголовок до тексту - розташовується зліва під найменуванням організації або по центру поля документа; підпис - розташовується в лівому нижньому куті документа. До складу реквізиту "підпис" входить: позначення посади особи, що підписує документ, особистий підпис і його розшифрування, ініціали друкують перед прізвищем; друк - розташовується в лівому нижньому куті документа; відмітка про наявність додатку - якщо документ має додатки, яка згадується у тексті, то проставляється тільки кількість аркушів і примірників, якщо ж документ має додатки, не названі в тексті, то їх найменування необхідно перерахувати із зазначенням кількості аркушів у кожному примірнику і кількість примірників.
а) якість використовуваної для виготовлення бланка папери (як основи);
б) характеристики відображення тексту, нанесеного на паперову основу;
в) розміщення полів і розміток.
Для виготовлення бланків слід застосовувати щільний папір світлих тонів (щільність паперу повинна бути не менше 80 г / кв. М, а білизна - не менше 90%).
Папір для бланків повинна бути достатньо міцною, малодеформірующейся при випадковому нагріванні чи змочуванні, з поверхнею, не схильною до цвітіння (тобто відшаровування з поверхні дрібних паперових частинок, окремих волокон) при нанесенні тексту на принтері (друкарській машині або на принтері). Текст, нанесений на бланк, повинен добре читатися. З цією метою використовуються типографська фарба чорного (для багатобарвних бланків - темного або контрастного) тони, а також шрифти із суворими, добре помітними обрисами. Розмір шрифту повинен забезпечувати незатрудненное читання змісту бланка при задовільних умовах освітлення.
Документи, оформлені на бланках, відповідно до вимоги ми параграфа 4.1 ГОСТу Р6.30-2003 повинні мати такі розміри полів формуляра-зразка: ліве - 35 мм, праве - 8 мм, верхнє - 20, потрібніше на аркуші формату А4 - не менше 19, а на форматі А5 - не менше 16 мм. Ліве поле призначено для підшивки документів, праве - резерв паперу для зносу (з метою збереження тексту), нижнє поле для службових відміток про надходження або виконання документа, перенесення даних з нього на машинний носій. При друкуванні документа на звороті аркуша (на обох сторонах аркуша дозволяється друкувати документи з терміном зберігання до трьох років) потрібно, щоб розмір лівого поля був 8 мм, правого - 35 мм, а нижнє і верхнє поля залишалися без зміни. Ділянки листа, призначені для розміщення змінної інформації в титульній частині бланка, можуть відзначатися спеціальними символами або особливою розміткою. Наприклад, місце для розташування на бланку основного тексту може окреслюватися тонкої контрастної лінією по периметру аркуша (рамкою). Відповідна розмітка здійснюється або центрованим (симетрично осьової вертикалі аркуша, з вирівнюванням рядків по правій межі), або прапоровим (від лівої межі розташування реквізитів, без вирівнювання рядків) способом.
ГОСТ встановив в якості основних два види бланків: загальний бланк (для оформлення наказів, протоколів, актів та ін) та бланк листів.
Незважаючи на те що із змісту ГОСТу Р 6.30-2003 виключені вимоги до виготовлення, обліку, використання і зберігання в організації (підприємстві, установі) бланків з відтворенням державного герба РФ (гербів суб'єктів РФ), це аж ніяк не означає скасування зазначених вимог.
Виготовлення, облік, зберігання і використання бланків із зображенням Державного герба РФ (суб'єкта РФ) або емблеми (логотипу) організації (далі - бланків) повинно здійснюватися в суворій відповідності з їх призначенням. Виготовлення зазначених бланків слід робити тільки на поліграфічних (штемпельно-граверних) підприємствах, що мають ліцензії на відповідні види діяльності, а також сертифікати про наявність технічних і технологічних можливостей для виготовлення зазначеного виду продукції з належною якістю. Як правило, виготовлення бланків здійснюється на підставі замовлення, оформленого в установленому законодавством України порядку.
Бланки організації підлягають обліку. З цією метою на них зі зворотного боку друкарським способом, нумератором або за допомогою засобів оперативної поліграфії проставляють порядкові номери, а при необхідності - і серії цих номерів. Облік бланків організації ведеться окремо за видами бланків. Дані обліку відображаються у реєстраційно-облікової формі (картці, журналі) із застосуванням таких реквізитів:
1) при надходженні бланків: найменування виду бланка; дата надходження; номер супровідного документа; найменування постачальника бланків; кількість примірників; серія та номери бланків;
2) При видачі бланків: найменування виду бланка; кількість екзем кліром; серія та номери бланків; найменування структурного підрозділу організації, прізвище та ініціали посадової особи - одержувача бланків; розписка в отриманні; примітка (відмітка про знищення і т.д.).
Зберігання бланків організації слід проводити в пристосованих для цієї мети приміщеннях (сховищах) в надійно замикаються і опечатується сейфах (шафах, столах). Знищення бланків організації слід здійснювати за актом з відміткою в обліково-реєстраційній формі. Наказом керівника організації призначаються посадові особи, що несуть персональну відповідальність за облік, зберігання і використання за призначенням бланків.
Контроль за виготовленням, використанням та зберіганням бланків організації, як правило, покладають на відповідний структурний підрозділ служби ДОП. Перевірки наявності, зберігання та використання бланків організації слід проводити не рідше одного разу на рік комісією, яка призначається наказом керівника організації. Про вироблених перевірках робляться відповідні відмітки в обліково-реєстраційних формах (після останнього запису). У разі виявлення порушень встановленого в організації порядку і правил виготовлення, обліку, зберігання і використання бланків комісія зобов'язана провести службове розслідування, результати якого оформляються актом. Акт подається на розгляд керівника організації для прийняття рішення.
Окремого розгляду заслуговує порядок оформлення і ведення документів з персоналу, найважливішими з яких, як відомо, є трудовий договір і трудова книжка. Підвищений інтерес до висвітлення даного питання обумовлений відбулися протягом 2002-2003 рр.. змінами в трудовому законодавстві РФ.
Насамперед мається на увазі ухвалення і введення в дію з 1 лютого 2002 р. Трудову кодексу РФ (далі - ТК РФ), розділ III якого (за винятком глави 14) цілком присвячений регламентації порядку укладення, зміни та припинення дії трудового договору. По-друге, істотним з правової точки зору є прийняття відповідно до Постанови Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. Правила ведення і зберігання трудових книжок. Крім того, відповідно до зазначеної постанови з 1 січня 2004 р. в дію введено і нові форми трудової книжки і вкладиша до неї.
По-третє, постановою Мінпраці РФ від 10 жовтня 2003 р. затверджена і введена в дію Інструкція щодо заповнення трудових книжок. Цей документ уточнює порядок заповнення трудових книжок і, крім того, встановлює конкретні вимоги до здійснення в них необхідних записів.
Реєстраційно-контрольна картка на звернення громадян
┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐
│ _____ОАО «Красноярсенерго »_________________________________ │
│ │
│ (найменування підприємства) │
├ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┤
│ Кореспондент Федоров Ілля Петрович │
├ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┤
│ Найменування скарга │
│ документа │
├ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┤
│ Вхід. N 144 │
│ │
│ Дата 12 травня 2009 р. N і дата отримання документа № 1 12 травня 2009 │
│ │
├ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┤
│ Зміст документа пошкодження лічильника електроенергії │
│ │
├ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┬ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┤
│ Резолюція │ Встановлено │
│ │ термін │
│ в роботу │ виконання 15 травня 2009 │
│ ├ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┤
│ │ Дата виконання 15 травня 2009 │
├ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┼ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┤
│ Виконавець Іванов І. І. │ N відповіді │
├ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┼ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┤
│ Зняти з контролю ____Петров В. В. _ │ N справи за номенклатурою │
│ (підпис) │ │
│ 15. Травень 2009_______ │ 07-13 │
│ (дата) │ │
└ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┴ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘
Зворотний бік
┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┬ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┬ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┬ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐
│ Кому направлено │ Дата отримання │ Розписка в │ Відмітка про хід │
│ │ │ отриманні │ виконання │
├ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┴ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┴ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┴ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┤
│ │
│ Федоров І. П. 15.05.09 │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
├ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┤
│ │
│ Короткий зміст рішення лічильник відремонтований _________________ │
│ _______________________________________________________________________ │
│ _______________________________________________________________________ │
│ _______________________________________________________________________ │
│ _______________________________________________________________________ │
│ _______________________________________________________________________ │
│ _______________________________________________________________________ │
│ _______________________________________________________________________ │
│ │
└ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘
2. Діловодство (Організація і технології документаційного забезпечення управління) / під ред. Т.В. Кузнєцової. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006.
3. Співак В.А. Діловодство. - Ростов Н / Д: Фенікс, 2008
1. Характеристика ГОСТу Р 6.30-2003
1.1 Вимоги до реквізитів службових документів
1.2 Вимоги до бланків службових документів
2. Практичне завдання
Бібліографія
1. Характеристика ГОСТу Р 6.30-2003
ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів". Прийнятий і введений в дію з 1 липня 2003р. Постановою Держстандарту Росії від 3 березня 2003 р. № 65-ст.Розповсюджується на організаційно-розпорядчі документи, пов'язані з Уніфікованої системі організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), - постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи та ін, включені в ОК 011-93 "Класифікація управлінської документації" ( ОКУД) (клас 0200000).
Зазначений стандарт введено в дію замість колишнього ГОСТу Р6.30-97 (із змінами від 2000 г), успадкувавши від останнього не тільки структуру (за винятком розділу 5,), але і більшість положень. У той же час ГОСТ Р6.30-2003 трохи інакше трактує вимоги до оформлення управлінських документів.
По-перше, розділом 2 ГОСТу Р6.30-2003 встановлюється змінений склад реквізитів документа. Зазначимо у цьому зв'язку, що загальне число реквізитів документа становить тепер 30 (а не 29, як це було передбачено ГОСТом Рб.30-97). Один реквізит (гриф обмеження доступу до документа) виключений, але одночасно до складу реквізитів додано два нових: основний державний реєстраційний номер (далі - ЄДРПОУ) (реквізит 05) та ідентифікаційний номер платника податків / код постановки на облік (далі - ІПН / КПП) ( реквізит 06).
По-друге, зі змісту ГОСТу Р 6.30-2003 усунуті положення, що стосуються регламентації окремих питань оформлення документів. Так, з розділу 3 виведені пункти, що зачіпають правове регулювання підписання і датування документів, хоча самі реквізити "Підпис документа" і "Дата документа" збережені, по суті, в незмінному вигляді.
По-третє, новий ГОСТ має істотне структурний відміну від свого попередника: з документа вилучено розділ 5 "Вимоги до обліку, використання і зберігання бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації або гербів суб'єктів Російської Федерації".
Крім того, з тексту нового ГОСТу виключені положення, що регламентували порядок виготовлення гербових бланків.
По-четверте, ГОСТ Р 6.30-2003 уточнює порядок оформлення окремих реквізитів. Наприклад, відповідно до пп.3.11 при оформленні дати документа словесно-цифровим способом необхідно проставляти нуль для днів місяця, складаються з однієї цифри (тобто з першого по дев'яте число). Підпункт 3.21 ГОСТу Р 6.30-2003 уточнює порядок оформлення відмітки про додаток до розпорядчого документа, остання згідно з оновленим вимогам може тепер центрироваться щодо самої довжини рядка відмітки (як, втім, і деякі інші елементи реквізитів). Деякі менш значні зміни внесені і в текст пп.3.25-3.26, відповідно до яких визначається порядок використання відбитка печатки при посвідченні достовірності документів та відповідності копії документа його оригіналу.
По-п'яте, змінено порядок застосування вимог ГОСТу Р 6.30-2003, що досить істотно з правової точки зору. Як випливає з розділу 1, вимоги нового стандарту є рекомендованими, але це не означає, що тепер оформляти управлінські документи можна, погодившись з власним тлумаченням відповідних вимог. З іншого боку, вимоги нового ГОСТу поширюються не на всі документи, а лише на віднесені до організаційно-розпорядчої документації, передбаченої УСОРД і, що знаходиться в побуті як державних, так і недержавних організацій (підприємств, установ та ін.)
Як було відзначено, ГОСТ Р 6.30-2003 встановлює дещо інший склад реквізитів документа і уточнює порядок і правила оформлення деяких з них. У зв'язку з цим представляється доцільним приступити до розгляду складу реквізитів документа, а також вимог до їх оформлення.
1.1 Вимоги до реквізитів службових документів
Відповідно до розділу 2 ГОСТу Р 6.30-2003 до складу реквізитів (реквізит - від лат. Requisitum, тобто потрібне, необхідне) документа входять наступні елементи.1. Зображення Державного герба РФ (01)
2. Зображення герба суб'єкта РФ (02).
3. Зображення емблеми (логотипу) підприємства (зображення товарного знака або знака обслуговування) (03).
4. Вказівка на код підприємства (04).
5. Вказівка на основний державний реєстраційний номер підприємства (05) (введений до складу реквізитів вперше).
6. Вказівка на індивідуальний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН / КПП) (06) (введений до складу реквізитів вперше).
7. Вказівка на код форми документа (07).
8. Найменування підприємства (08).
9. Довідкові дані про підприємство (09).
10. Найменування виду документа (10).
11. Дата документа (11).
12. Реєстраційний номер документа (12).
13. Посилання на реєстраційний номер і дату документа (13).
14. Вказівка на місце складання або видання документа (14).
15. Відомості про адресата (15).
16. Вказівка на гриф затвердження документа (16).
17. Резолюція (17).
18. Заголовок до тексту документа (18).
19. Відмітка про постановку документа на контроль (19).
20. Текст документа (20).
21. Відмітка про наявність у документа додатка (додатків) (21).
22. Підпис (особи-відправника або особи-розробника) (22).
23. Вказівка на гриф узгодження документа (23).
24. Візи узгодження документа (24).
25. Відбиток печатки підприємства (25).
26. Відмітка про завірення копії документа (26).
27. Відмітка про виконавця документа (27).
28. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи (28).
29. Відмітка про надходження документа на підприємство (29).
30. Ідентифікатор електронної копії документа (30).
Відзначимо, що використання реквізитів для оформлення управлінських документів слід здійснювати вибірково, виходячи з доцільності і з урахуванням виду службового документа. Наприклад, бланк листа, в залежності від установчих документів організації, містить реквізити 01 (02 або 03), 04-06, 08, 09, а при необхідності - обмежувальні позначки для розташовування реквізитів 11-15 і 17-20. Бланк конкретного виду документа (за винятком листа) організації містить реквізити 01 (02 або 03), 08, 10, 14, а при необхідності - і обмежувальні позначки для розташовування реквізитів 11-13, 18 і 19 (див. пп. 4.7 ГОСТу Р6.30-2003).
Даним ГОСТом, встановлені також вимоги до нумерації документів, датування документів, адресування документів, заголовку до тексту, вимоги до текстів документів і т.д.
Наприклад, реквізит "адресат" повинен містити: найменування організації, найменування структурного підрозділу, посада, прізвище та І.О. особи, поштову адресу. Кожна складова частина реквізиту повинна друкуватися з нового рядка, при написанні адресата розділові знаки між його складовими елементами не ставляться і т.д.
Вимоги до текстів документів: дотримання вимог офіційно-ділового стилю і норм сучасної російської мови; використання слів, закріплених практикою документування управлінської діяльності; широке застосування термінів юридичного характеру; уніфікація і стандартизація ділового мовлення в часто повторюваних документах, використання вироблених практикою словесних штампів і трафаретів і т.д.
Вимоги до розміщення різних реквізитів документа: найменування установи, організації, підприємства - розташовується в лівому верхньому кутку документа; найменування адресата - розташовується у верхньому лівому куті; заголовок до тексту - розташовується зліва під найменуванням організації або по центру поля документа; підпис - розташовується в лівому нижньому куті документа. До складу реквізиту "підпис" входить: позначення посади особи, що підписує документ, особистий підпис і його розшифрування, ініціали друкують перед прізвищем; друк - розташовується в лівому нижньому куті документа; відмітка про наявність додатку - якщо документ має додатки, яка згадується у тексті, то проставляється тільки кількість аркушів і примірників, якщо ж документ має додатки, не названі в тексті, то їх найменування необхідно перерахувати із зазначенням кількості аркушів у кожному примірнику і кількість примірників.
1.2 Вимоги до бланків службових документів
ГОСТ Р6.30-2003 містить також вимоги до бланків, на яких, як правило, і оформляються управлінські документи підприємства. Як відомо, для вказаних цілей застосовуються бланки з кутовим або поздовжнім розташуванням реквізитів. Відповідно до вимог нового ГОСТу допускається використання бланків формату А4 (210 х 297 мм) або А5 (148 х 210 мм). До вказаних бланків, крім розмірних вимог, пред'являються і деякі інші, зокрема:а) якість використовуваної для виготовлення бланка папери (як основи);
б) характеристики відображення тексту, нанесеного на паперову основу;
в) розміщення полів і розміток.
Для виготовлення бланків слід застосовувати щільний папір світлих тонів (щільність паперу повинна бути не менше 80 г / кв. М, а білизна - не менше 90%).
Папір для бланків повинна бути достатньо міцною, малодеформірующейся при випадковому нагріванні чи змочуванні, з поверхнею, не схильною до цвітіння (тобто відшаровування з поверхні дрібних паперових частинок, окремих волокон) при нанесенні тексту на принтері (друкарській машині або на принтері). Текст, нанесений на бланк, повинен добре читатися. З цією метою використовуються типографська фарба чорного (для багатобарвних бланків - темного або контрастного) тони, а також шрифти із суворими, добре помітними обрисами. Розмір шрифту повинен забезпечувати незатрудненное читання змісту бланка при задовільних умовах освітлення.
Документи, оформлені на бланках, відповідно до вимоги ми параграфа 4.1 ГОСТу Р6.30-2003 повинні мати такі розміри полів формуляра-зразка: ліве - 35 мм, праве - 8 мм, верхнє - 20, потрібніше на аркуші формату А4 - не менше 19, а на форматі А5 - не менше 16 мм. Ліве поле призначено для підшивки документів, праве - резерв паперу для зносу (з метою збереження тексту), нижнє поле для службових відміток про надходження або виконання документа, перенесення даних з нього на машинний носій. При друкуванні документа на звороті аркуша (на обох сторонах аркуша дозволяється друкувати документи з терміном зберігання до трьох років) потрібно, щоб розмір лівого поля був 8 мм, правого - 35 мм, а нижнє і верхнє поля залишалися без зміни. Ділянки листа, призначені для розміщення змінної інформації в титульній частині бланка, можуть відзначатися спеціальними символами або особливою розміткою. Наприклад, місце для розташування на бланку основного тексту може окреслюватися тонкої контрастної лінією по периметру аркуша (рамкою). Відповідна розмітка здійснюється або центрованим (симетрично осьової вертикалі аркуша, з вирівнюванням рядків по правій межі), або прапоровим (від лівої межі розташування реквізитів, без вирівнювання рядків) способом.
ГОСТ встановив в якості основних два види бланків: загальний бланк (для оформлення наказів, протоколів, актів та ін) та бланк листів.
Незважаючи на те що із змісту ГОСТу Р 6.30-2003 виключені вимоги до виготовлення, обліку, використання і зберігання в організації (підприємстві, установі) бланків з відтворенням державного герба РФ (гербів суб'єктів РФ), це аж ніяк не означає скасування зазначених вимог.
Виготовлення, облік, зберігання і використання бланків із зображенням Державного герба РФ (суб'єкта РФ) або емблеми (логотипу) організації (далі - бланків) повинно здійснюватися в суворій відповідності з їх призначенням. Виготовлення зазначених бланків слід робити тільки на поліграфічних (штемпельно-граверних) підприємствах, що мають ліцензії на відповідні види діяльності, а також сертифікати про наявність технічних і технологічних можливостей для виготовлення зазначеного виду продукції з належною якістю. Як правило, виготовлення бланків здійснюється на підставі замовлення, оформленого в установленому законодавством України порядку.
Бланки організації підлягають обліку. З цією метою на них зі зворотного боку друкарським способом, нумератором або за допомогою засобів оперативної поліграфії проставляють порядкові номери, а при необхідності - і серії цих номерів. Облік бланків організації ведеться окремо за видами бланків. Дані обліку відображаються у реєстраційно-облікової формі (картці, журналі) із застосуванням таких реквізитів:
1) при надходженні бланків: найменування виду бланка; дата надходження; номер супровідного документа; найменування постачальника бланків; кількість примірників; серія та номери бланків;
2) При видачі бланків: найменування виду бланка; кількість екзем кліром; серія та номери бланків; найменування структурного підрозділу організації, прізвище та ініціали посадової особи - одержувача бланків; розписка в отриманні; примітка (відмітка про знищення і т.д.).
Зберігання бланків організації слід проводити в пристосованих для цієї мети приміщеннях (сховищах) в надійно замикаються і опечатується сейфах (шафах, столах). Знищення бланків організації слід здійснювати за актом з відміткою в обліково-реєстраційній формі. Наказом керівника організації призначаються посадові особи, що несуть персональну відповідальність за облік, зберігання і використання за призначенням бланків.
Контроль за виготовленням, використанням та зберіганням бланків організації, як правило, покладають на відповідний структурний підрозділ служби ДОП. Перевірки наявності, зберігання та використання бланків організації слід проводити не рідше одного разу на рік комісією, яка призначається наказом керівника організації. Про вироблених перевірках робляться відповідні відмітки в обліково-реєстраційних формах (після останнього запису). У разі виявлення порушень встановленого в організації порядку і правил виготовлення, обліку, зберігання і використання бланків комісія зобов'язана провести службове розслідування, результати якого оформляються актом. Акт подається на розгляд керівника організації для прийняття рішення.
Окремого розгляду заслуговує порядок оформлення і ведення документів з персоналу, найважливішими з яких, як відомо, є трудовий договір і трудова книжка. Підвищений інтерес до висвітлення даного питання обумовлений відбулися протягом 2002-2003 рр.. змінами в трудовому законодавстві РФ.
Насамперед мається на увазі ухвалення і введення в дію з 1 лютого 2002 р. Трудову кодексу РФ (далі - ТК РФ), розділ III якого (за винятком глави 14) цілком присвячений регламентації порядку укладення, зміни та припинення дії трудового договору. По-друге, істотним з правової точки зору є прийняття відповідно до Постанови Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. Правила ведення і зберігання трудових книжок. Крім того, відповідно до зазначеної постанови з 1 січня 2004 р. в дію введено і нові форми трудової книжки і вкладиша до неї.
По-третє, постановою Мінпраці РФ від 10 жовтня 2003 р. затверджена і введена в дію Інструкція щодо заповнення трудових книжок. Цей документ уточнює порядок заповнення трудових книжок і, крім того, встановлює конкретні вимоги до здійснення в них необхідних записів.
2. Практичне завдання
Зареєструйте скаргу Федорова Іллі Петровича, який став на особистий прийом до картки обліку громадян.Реєстраційно-контрольна картка на звернення громадян
┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐
│ _____ОАО «Красноярсенерго »_________________________________ │
│ │
│ (найменування підприємства) │
├ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┤
│ Кореспондент Федоров Ілля Петрович │
├ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┤
│ Найменування скарга │
│ документа │
├ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┤
│ Вхід. N 144 │
│ │
│ Дата 12 травня 2009 р. N і дата отримання документа № 1 12 травня 2009 │
│ │
├ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┤
│ Зміст документа пошкодження лічильника електроенергії │
│ │
├ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┬ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┤
│ Резолюція │ Встановлено │
│ │ термін │
│ в роботу │ виконання 15 травня 2009 │
│ ├ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┤
│ │ Дата виконання 15 травня 2009 │
├ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┼ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┤
│ Виконавець Іванов І. І. │ N відповіді │
├ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┼ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┤
│ Зняти з контролю ____Петров В. В. _ │ N справи за номенклатурою │
│ (підпис) │ │
│ 15. Травень 2009_______ │ 07-13 │
│ (дата) │ │
└ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┴ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘
Зворотний бік
┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┬ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┬ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┬ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐
│ Кому направлено │ Дата отримання │ Розписка в │ Відмітка про хід │
│ │ │ отриманні │ виконання │
├ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┴ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┴ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┴ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┤
│ │
│ Федоров І. П. 15.05.09 │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
├ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┤
│ │
│ Короткий зміст рішення лічильник відремонтований _________________ │
│ _______________________________________________________________________ │
│ _______________________________________________________________________ │
│ _______________________________________________________________________ │
│ _______________________________________________________________________ │
│ _______________________________________________________________________ │
│ _______________________________________________________________________ │
│ _______________________________________________________________________ │
│ │
└ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘
Бібліографія
1. Державний стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації "Уніфікована система організаційно - розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів" (прийнятий і введений в дію постановою Держстандарту РФ від 3 березня 2003 р. N 65-ст).2. Діловодство (Організація і технології документаційного забезпечення управління) / під ред. Т.В. Кузнєцової. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006.
3. Співак В.А. Діловодство. - Ростов Н / Д: Фенікс, 2008