УПРАВЛІННЯ З ПРОФЕСІЙНОГО ОСВІТИ
І ПРОФЕСІЙНОЇ ПІДГОТОВКИ
ВИПУСКНА КВАЛІФІКАЦІЙНА РОБОТА
ТЕМА: ВИМОГИ ДО документи, виготовляти машинописним способом. ПРАВОВА ОХОРОНА ДОКУМЕНТІВ. ПОРЯДОК ЗНИЩЕННЯ ДОКУМЕНТІВ з вичерпаним терміном
ВИКОНАЛА
Ситін ЛЮДМИЛА АНАТОЛІЇВНА
м. Пенза
1998
Специфіка роботи секретаря полягає в тому, що йому доводиться не тільки виконувати операції з неживими предметами праці (документи, технічні засоби), але і здійснювати численні контакти з людьми: керівником, співробітниками, відвідувачами, телефонними абонентами. Слід враховувати і те, що секретарю приходиться зіштовхуватися з великою розмаїтістю розв'язуваних задач, значними розходженнями в них по ступені труднощів, необхідністю виконувати паралельно кілька робіт. Нерідко неполадки в роботі секретаря є наслідком його негативних ділових та особистих якостей. Неможливо, приміром, ефективно виконувати роботу, якщо секретар не має повного уявлення про роль і завдання свого керівника та їх значення у діяльності своєї організації, не має достатньо професійної підготовленості.
Ділові та особисті якості при виконанні певної роботи виявляються в тісній взаємодії і доповнюють один одного. Знання правил прийому відвідувачів і ефективне застосування на практиці неможливо без наявності в секретаря, таких особистих якостей, як інтелігентність, тактовність, доброзичливість.
У сформованій практиці оцінки праці секретарів прийнято виділяти наступні ділові якості: професійну майстерність, ініціативність, організованість, пунктуальність, обізнаність, дипломатичність, уміння зберігати службову таємницю, хороша пам'ять, відданість роботі.
Для того щоб виробити й розвити названі ділові якості, секретарю потрібно виховувати в собі і ряд особистих якостей. У залежності від отриманого виховання ступінь розвитку особистих якостей у людей розрізнивши, багато чого тут визначається і індивідуальними схильностями, звичками, типом нервової системи.
Виділимо найбільш суттєві особисті якості, необхідні секретарю: інтелігентність, працьовитість, сумлінність, чуйність, уміння адаптуватися, скромність, акуратність, доброзичливість.
Серед інших особистих якостей, які потрібні сучасному секретарю, можна відзначити і такі, як уміння швидко вникати в суть подій чи явищ; товариський характер і контактність, які допоможуть секретарю налагодити правильні взаємовідносини з відвідувачами, співробітниками, керівником і т.д.; розумна обережність у прийнятті рішень; артистизм - якість, що допоможе секретарю перебороти особисті емоції заради справи, провести на гарному рівні прийом відвідувачів і т.п.; здатність до самостійного навчання, розширенню кругозору.
Багато керівників, розглядаючи кандидатури на посаду секретаря, звертають увагу на такі сторони, як сімейна влаштоване, справедливо вважаючи, що від стану цього питання в значній мірі залежить працездатність секретаря, його настрій.
Всі названі ділові та особисті якості, необхідні секретарю, не даються людині в готовому вигляді. Потрібен повсякденна праця розуму й душі, наполеглива й відповідальна підготовка до роботи в обраній професії.
ВИМОГИ ДО документи, виготовляти машинописного способу
Вимоги до машинописному виконання організаційно-розпорядчих документів враховують особливості широко вживаних сучасних вітчизняних і зарубіжних друкарських машин зі стандартними характеристиками їх друкувальних елементів.
В основу вимог до машинописному оформлення документів були покладені найбільш раціональні правила, що склалися в РФ.
На друкарській машині оформляють такі реквізити, як адресат, гриф затвердження, назву виду документа, дата, індекс, посилання на індекс і дату вхідного документа, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатку, підпис, гриф погодження, відмітка про засвідчення копій. Прізвище виконавця і номер його телефону.
Якщо документ оформляється не на бланку, то машинописним способом оформляються також реквізити, встановлені ГОСТ 6.39 - 72, в заголовній частині документа (тобто реквізити штампа бланка документа).
Основні вимоги до документів, оформлюваним машинописним способом, встановлені в ГОСТ 6.38 - 72, частина 2.
Для скорочення часу друкування документів застосовуються табулювання.
ГОСТ 6.36 - 72 встановив, що для друкування документів використовують вісім стандартних положень табулятора:
0 - межа лівого поля;
1 - після 5 друкованих знаків від межі лівого поля;
2 - після 16 друкованих знаків від межі лівого поля;
3 - після 24 друкованих знаків від межі лівого поля;
4 - після 32 друкованих знаків від межі лівого поля;
5 - після 40 друкованих знаків від межі лівого поля;
6 - після 48 друкованих знаків від межі лівого поля;
7 - після 50 друкованих знаків від межі лівого поля.
Стандартом встановлено, що від 0-го положення табулятора друкують реквізити: найменування установи, найменування міністерства або відомства, організації чи підприємства, найменування структурного підрозділу, індекс підприємства, зв'язку, поштову та телеграфну адресу, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банку, код за ЄДРПОУ (для листів), назва виду документа, дату, посилання на індекс і дату вхідного документа, місце складання чи видання, заголовок до тексту, текст (без абзаців), відмітку про наявність додатку, найменування посади в реквізиті "підпис", гриф погодження, заверительную напис "вірно" дату при засвідченні копій. Прізвище виконавця і номер його телефону, позначку про виконання документа і направлення його до справи.
Якщо в тексті документа є примітки або виділена в самостійний абзац посилання на документ, що послужив підставою до його видання, то слова "примітка" і "підстава" також друкують від 0-го положення табулятора, а відноситься до них текст - через один міжрядковий інтервал. З метою одноманітності в оформленні документів текстову частину реквізитів "додаток" і "підстава", "примітка" можна друкувати від 2-го положення табулятора.
1-е положення табулятора використовують для позначення початку абзаців у тексті.
2,3 і 7-е положення табулятора застосовують при друкуванні бланків з трафаретними текстами і складанні таблиць. Крім того, на загальних бланках від 7-го положення табулятора слід розташовувати коди за ЄДРПОУ та ОКУД.
Від 4-го положення табулятора друкують реквізит "адресат", номер сторінки багатосторінкового документа.
Від 5-го положення табулятора друкують реквізити "гриф затвердження" і "гриф обмеження доступу до документа", а також другий ряд грифів погодження, то вони розташовуються на одному рівні двома вертикальними рядами. У такому випадку перший ряд грифів погодження розташовується від 0-го положення табулятора, а другий від 5-го положення табулятора.
Від 6-го положення табулятора друкують розшифровку підпису в реквізитах "підпис", "гриф затвердження" посадовою особою, у другому ряду "грифу затвердження" - відмітки про завірення копії.
Перед друкуванням того чи іншого документа на друкарській машині встановлюють тільки ті стандартні положення табулятора, які необхідні для групи виготовлених документів, керуючись таблицею.
ГОСТ 6.38 - 72 встановлює також правила установки числа міжрядкових інтервалів при оформленні різних реквізитів документів.
При оформленні багаторядкових реквізитів слід використовувати такі рядки максимальної довжини в межах розмірів, що допускаються ГОСТ 6.39 - 72, наприклад:
Заступнику директора ВНИИКИ
з наукової роботи
Іванову 0.Л.
103001, Москва, К-1, вул. Миру, 4
При найменуванні посади в реквізиті "підпис":
Начальник Управління праці
та заробітної плати А.С. Смирнов
В останньому прикладі при оформленні реквізиту, для якого стандартом встановлено тільки його початок, загальна довжина реквізитів прийнята такою, щоб залишилося достатньо місця для інших частин реквізиту: "підпис", "особистий підпис", "розшифровка підпису".
Початок рядків багаторядкових реквізитів має бути вирівняне по одній вертикальній лінії.
При друкуванні документів, що містять на одній сторінці кілька реквізитів, необхідно з числа стандартних вибирати таке поєднання міжрядкових інтервалів, яке вимагатиме мінімальних по тривалості операцій для їх зміни. Відповідно до ГОСТ 6.38 - 72 текст документів на папері формату А4 повинен друкуватися через 1,5 міжрядкових інтервалу. Допускається друкування через один міжрядковий інтервал текстів документів формату А5 з ГОСТ 9327-60. Тексти документів, підготованих до видання типографським способом, друкують через два міжрядкових інтервалу.
Реквізити (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкують через один міжрядковий інтервал. При цьому складові частини реквізитів "адресат", "гриф затвердження", "позначка про наявність додатка", "гриф погодження" слід відокремлювати один від одного 1,5-2 міжстроковими інтервалами.
Реквізити відділяють один від одного 2-4 міжстроковими інтервалами.
З поздно числа інтервалів слід вибирати поєднання, що призводять до найменших затратах праці.
Значення міжрядкових інтервалів, зазначених у графах першими, є бажаними. Назва виду документа друкують прописними літерами.
Побудова формуляра - зразка організаційно-розпорядчих документів
Важливе завдання, пов'язана з удосконаленням управління, - спрощення роботи з документами, прискорення їх складання та оформлення. Її вирішення в значній мірі сприяє створення стандартів уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації - ГОСТ 6.33 - 72 і ГОСТ 6.39 - 72. Вони являють собою звід єдиних науково обгрунтованих правил підготовки та оформлення документів. Впровадження цих стандартів створює необхідні передумови для більш повної уніфікації документів, що, у свою чергу, дозволить їх обробляти в автоматизованих системах управління.
Стандартами встановлюються найбільш загальні правила складання документів, а також машинописного оформлення окремих реквізитів. Тривалої час організаційно-розпорядча документація розвивалася стихійно, що призвело до виникнення безлічі видів і різновидів службових документів, різних способів оформлення окремих реквізитів.
ГОСТ 6.39 - 72 поширюється на організаційно-розпорядчу документацію, що застосовується при оформленні розпорядчої і виконавчої діяльності центральних і місцевих органів державного управління РФ, а також підвідомчих їм підприємств, організацій та установ, і встановлює загальні вимоги до її оформлення, встановлює порядок розташування і межі реквізитів у формулярі - зразку вимоги до бланків документів.
Формуляр - зразок документа - це модель уніфікованої форми документа.
У формулярі - зразку чітко визначені площі для розміщення різних реквізитів документа, як постійних, так і змінних, встановлена довжина реквізитів на робочому полі, а також у службовому полі документа.
Постійний реквізит - це реквізит документа, що наноситься при виготовленні уніфікованої форми документа або бланка документа
Змінний реквізит - це реквізит документа, що наноситься при складанні документа.
Під довжиною реквізиту розуміється число знаків необхідне для запису його на документі.
Площа уніфікованої форми документа або бланка, призначена для заповнення реквізитами, є робочим полем документа, а площа, призначена для закріплення документа в технічних засобах зберігання, для нанесення спеціальних зображень, є службовим полем документа.
ГОСТ 6.39 - 72 встановлює два формати паперу для створення документів - А4 (210 X 297 мм) та А5 (147 Х 210 мм) за ГОСТ 9327 -60 "Папір. Споживчі формати". Для кожного формату встановлюються два варіанти розташування реквізитів - кутове і поздовжнє.
Стандарт встановлює наступні розміри полів формуляра-зразка: ліве - 35 мм, праве - 8 мм, верхнє - 20, потрібніше на аркуші формату А4 - не менше 19, а на форматі А5 - не менше 16 мм. Ліве поле призначено для підшивки документів, праве - резерв паперу для зносу (з метою збереження тексту), нижнє поле для службових відміток про надходження або виконання документа, перенесення даних з нього на машинний носій. При друкуванні документа на звороті аркуша (на обох сторонах аркуша дозволяється друкувати документи з терміном зберігання до трьох років) потрібно, щоб розмір лівого поля був 8 мм, правого - 35 мм, а нижнє і верхнє поля залишалися без зміни.
У документах, виготовлених на папері формату А4 і включають змістовну частину, представлену у вигляді таблиці, допускається розташовувати реквізити паралельно довгій стороні аркуша.
На кресленнях штриховими лініями відзначені кордону реквізитів, переміщуваних у передбачених стандартом випадках, номери реквізитів позначено цифрами в кружечках.
Формуляр - зразок встановлює такий склад реквізитів:
1 Державний герб;
2 - емблема організації чи підприємства;
3 - зображення нагород;
4 - код підприємства, установи чи організації за Загальносоюзному класифікатором підприємств і організацій (ЄДРПОУ);
5 - код форми документа за Загальносоюзному класифікатором управлінської документації (ОКУД);
6 - найменування міністерства або відомства;
7 - найменування установи, організації або підприємства;
8 - найменування структурного підрозділу;
9 - індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банку;
10 - назва виду документа;
11 - дата;
12 - індекс;
13 - посилання на індекс і дату вхідного документа;
14 - місце складання чи видання;
15 - гриф обмеження доступу до документа;
16 - адресат;
17 - гриф затвердження;
18 - резолюція;
19 - заголовок до тексту;
20 - відмітка про контроль;
21 - текст;
22 - відмітка про наявність додатку;
23 - підпис;
24 - гриф погодження;
25 - візи;
26 - друк;
27 - позначка про завірення копії;
28 - прізвище виконавця і номер його телефону;
29 - позначка про виконання документа і направлення його до справи;
30 - позначка про перенесення даних на машинний носій;
31 - відмітка про надходження.
Для кожного конкретного виду документа застосовуються не всі реквізити, а лише ті з них, які відповідають тільки документами даного типу і є обов'язковими, виходячи з юридичних вимог.
Установи, організації та підприємства, які підпадають під дію спеціальних положень, вказують реквізити 1, 2, 6 - 8, 13, 23, 24 відповідно до правил, що встановлюються цими положеннями, а реквізит 9 при необхідності вдруковувати в бланк документа машинописним способом або вказують у тексті.
Стандартом допускається розміщення реквізитів 1, 2, 3 на площі, займаної реквізитами 6, 7 і 3. Реквізит 2 можна розташовувати на лівому полі документа на рівні реквізиту 7.
Якщо обсяг реквізитів 15, 16 і 17 не дозволяє розмістити на цій площі реквізит 16, то його можна розташовувати на будь-якій вільній площі робочого поля документа, крім полів. Реквізит 18 розташовується тільки на лицьовій стороні документа.
У багатосторінкових документах реквізити 22 - 23 і З0 потрібно розташовувати на останній сторінці.
Гриф узгодження з організаціями, які підпадають під дію спеціальних положень, слід розташовувати в місці, передбаченому цим положенням.
У документах, оформлюваних машинописним способом, реквізити необхідно розташовувати в межах кордонів, встановлених бланком - взірцем.
Вимоги до бланків
ГОСТ 6.39 - 72 встановив в якості основних два види бланків: загальний бланк (для оформлення наказів, протоколів, актів та ін) та бланк листів. Бланки повинні конструюватися відповідно до бланком - взірцем ОРД. Бланки кожного виду можуть виготовлятися на основі як кутового, так і подовжнього розташування реквізитів. На них повинні бути надруковані випускні дані за ГОСТ 7.4 - 77: назва друкарні, номер замовлення і при необхідності тираж і формат бланка.
На загальних бланках друкуються реквізити 1 - 3, 6 - 8 і 14, трафаретні частини окремих реквізитів і допускається розміщувати обмежувальні позначки для полів і реквізитів 4, 5, II, 12, 17, 19, 20, 24, а також відмітки для пробивання отворів для підшивки.
Допускається виготовлення бланків для окремих документів на основі загального бланка, який доповнюється при цьому реквізитами 5 і 10.
На бланках для службових листів друкуються реквізити 1 - 9, трафаретні частини окремих реквізитів і допускається розміщувати обмежувальні позначки для полів і реквізитів II - 13, 16, 19, 20 і відмітки для пробивання отворів для підшивки.
На бланках документів установ, організацій і підприємств союзних і автономних республік реквізити 6 - 10 і 14 можуть друкуватися на національних та російською мовами. На бланках з кутовим рас становищем реквізитів з початку друкують реквізити на національних мовах, а нижче - російською. На бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів зліва друкують реквізити на національних мовах, праворуч - російською.
На бланках документів реквізити 6 - 10 і 14 в межах площі, що відводиться їм бланком - взірцем, можуть розташовуватися одним із способів:
- Центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі);
- Прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі).
На бланках для службових листів реквізити 4 і 5 розташовуються централізованим способом в зоні А.
Бланки документів повинні друкуватися в одну фарбу. На бланках документів, призначених для механізованої обробки і автоматичного зчитування інформації, допускається нанесення службових відміток і допоміжних ліній кольором, відмінним від кольору основних реквізитів бланка.
Реквізити або їх частини, що вносяться рукописним способом у документи, призначені для розмноження, слід виконувати чорнилом або пастою чорного кольору.
При друкуванні бланків застосовуються типографські шрифти розміром від 6-го кегля: за ГОСТ 3489.2 - 71; 3489.4 - 71; 3489.5 - 71; 3489 - 71; 3489.10 - 71; 3489.33 - 72. Тільки для оформлення реквізиту 7 допускається застосування малювальних шрифтів від 6-го до 24-го кегля.
При друкуванні на бланках трафаретних частин тексту підстави суміжних рядків, в які вноситься машинописний текст, повинні розташовуватися на відстані, кратному міжрядкового інтервалу друкарських машин.
Організації, в яких загальна кількість вихідних документів становить менше 200 на рік, можуть користуватися при оформленні документів гумовим штемпелем. Склад і розташування реквізитів у штемпелі мають відповідати вимогам ГОСТ 6.39 - 72.
Допускається застосування так званих посадових бланків. Ці бланки по загальному складу та розміщення реквізитів повинні відповідати вимогам ГОСТ до бланків для листів. Додатковий реквізит "найменування посади" розміщується нижче реквізиту "найменування установи організації чи підприємства". Рішення про виготовлення і застосування зазначених бланків в організаціях приймається міністерствами, державними комітетами і відомствами, у віданні яких знаходяться ці організації. Велика частина документів повинна виготовлятися на бланках з кутовим варіантом розташування реквізитів заголовної частини.
Бланки з поздовжнім розташуванням реквізитів заголовної частини застосовують у випадках, коли найменування організації і вищих організацій, яким вона підпорядкована, містять велику кількість друкованих знаків. Такі бланки застосовуються, наприклад, в організаціях союзних і автономних республік.
При розробки бланків для окремих видів документів у загальний бланк вносяться найменування виду документа і окремі реквізити, притаманні лише даному виду документа.
У реквізиті "місце складання або видання" скорочення "р." при позначенні міст Москва, Санкт-Петербург та ін не вживається, наприклад: Москва р. Баковка Одінцовського р-ну Московської обл.
Бланки документів повинні друкуватися фарбою чорного або іншого насиченого кольору на папері білого кольору. У виняткових випадках допускається застосування папери, слабко пофарбовану у світлі тони.
Зображення Державного герба Росії в бланках з кутовим розташуванням реквізитів заголовної частини поміщається на верхньому полі бланка над серединою рядка реквізиту "найменування міністерства або відомства" або "найменування установи, організації або підприємства".
На бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів заголовної частини цей реквізит розміщується посередині верхнього поля бланка. Цей реквізит розміщують на бланках документів підприємств, установ і організацій у випадках, передбачених законодавством Росії, причому зображення під час відтворення Державного герба має відповідати зображенню, встановленому чинним законодавством.
Як емблеми організацій використовують найбільш представницький товарний знак (знак обслуговування), що належить даної організації. Вимоги до товарного знаку визначено "Положенням про товарний знак (знак обслуговування)", затверджених Держкомвинаходів в 1973 році. Замінювати найменування організації її емблемою не допускається.
Підприємства, об'єднання, установи, організації, військові частини, нагороджені орденами, мають право відтворити зображення орденів на бланках службових документів і включати їх в найменування своєї організації.
У бланку повинні бути вказані найменування міністерства (державного комітету або відомства), об'єднання (комбінату) та організації, наприклад:
Державний комітет Росії з народної освіти
Московський міський комітет з народної освіти
Професійно-технічне училище № 5
Найменування організації, що випускає бланк документа, вищестоящих органів, а також структурного підрозділу повинні відповідати найменуванням, встановленим відповідними правовими актами.
Замість повної назви вищестоящих органів допускається поміщати їх скорочене найменування, встановлене відповідним правовим актом, наприклад: "Мінпромстрой" - замість "Міністерство промислового будівництва" або "Главсібірпромстрой" замість - "Головне управління з промислового будівництва в районах Сибіру". Найменування організації можна виконувати мальованим шрифтом.
Найменування структурного підрозділу, як правило, друкується машинописним способом на бланки організації нижче її найменування.
Порядок і форма запису відомостей про поштову і телеграфну адресу організації, що проводяться в бланку для листів, повинні відповідати Поштовим правилам Міністерства зв'язку Росії.
Заголовок до тексту
Документи формату А4 за ГОСТ 9327 - 60 повинні мати заголовок до тексту. На документах формату А5, телефонограми, повідомленнях і телеграмах заголовок до тексту не складається.
Заголовок до тексту повинен коротко розкривати зміст документа. Тема призначений для його ефективного пошуку, проведення реєстрація документів без попереднього прочитання всього тексту, а також при контролі виконання документів. Складає заголовок зазвичай виконавець (укладач). Заголовок повинен бути максимально коротким і точним. Формулювати заголовок рекомендується за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на питання про що?: "Про зміну ..."," Про направлення ...", "Про скасування ...".
Якщо в документі відображено кілька питань, заголовок може формулюватися узагальнено.
Тема тексту друкують малими літерами (крім великих) від 0-го положення табулятора прапоровим способом через 1 міжрядковий інтервал і не підкреслюють. Крапка після заголовка не ставиться. Якщо в тексті заголовка є розділові знаки, то їх ставлять.
У заголовку допускається застосовувати скорочення слів і словосполучень, відповідають правилам орфографії і пунктуації.
У документі великого обсягу або відбиває кілька запитань поряд із заголовками складаються підзаголовки. Підзаголовки оформляють за тими ж правилами, що й заголовки.
Вимоги до текстів документів
Текст - основний реквізит документа. Текст документа друкують через 2 - 4 міжрядкових інтервалу після реквізиту "заголовок до тексту" від 0-го положення табулятора. Абзаци в тексті друкують від 1-го положення табулятора після 5 друкованих знаків від межі лівого поля документа). Для полегшення роботи друкарок в деяких бланка документів початок тексту позначається обмежувальними позначками.
На документах формату А4 текст друкують через 1,5 міжрядкових інтервалу, а на документах формату А5 допускається друкувати через 1 міжрядковий інтервал. Тексти документів, підготованих до видання типографським способом, слід друкувати через 2 міжрядкових інтервалу.
Тексти організаційно-розпорядчих матеріалів можна друкувати на двох сторонах листа. Виняток становлять окремі види документів, що встановлюються міністерствами і відомствами Росії.
Найпростішим частиною тексту є абзац. Абзацом називають частину тексту, який несе закінчену думку і представляє собою смислову єдність. Нормальним вважається абзац, що містить не більше 2-3 речень.
Тексти документів рекомендується розділяти на дві основні частини. У першій частині вказується підстава складання документа. У другій частині викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.
Якщо документ складається з однієї фрази, то в першій її частині також рекомендується повідомляти підставу або причини створення документа, а по друге - рішення, розпорядження, прохання.
В окремих випадках текст документа може містити лише заключну частину: накази - розпорядчу частину без преамбули, листи - прохання без пояснень і т.п.
Для конкретного виду документа рекомендується розробляти певну схему побудови тексту, що закріплюється відповідним розпорядчим документом установи. При наявності державного стандарту на даний вид документа його текст будується відповідно до чинного стандартом.
При підготовці тексту документа мають дотримуватися такі принципи: об'єктивність змісту і нейтральність викладу, повнота інформації та кратність викладу, типізація мовних зворотів і стандартизація термінів.
Рівень складання текстів документів є одним з показників культури управління в цілому. Працівник, що становить документ, не повинен допускати помилок у тексті, неясностей, стилістичних похибок, утрудняють читання документа і розуміння його сенсу.
На відміну від стилю художньої літератури в діловому стилі документів не допускається образне вираження думок за допомогою порівнянь, метафор (переносного вживання слів за аналогією), алегорій (зображення абстрактній ідеї за допомогою конкретного), гіперболи (перебільшення). У тексті документа не повинно бути переустановлень слів чи висловів, що порушують звичайний порядок слів у реченні. Ділова мова повинна бути близька до наукової по точності, до газетно-публіцистичної по гнучкості і до художньої по доступності.
При підготовці тексту документа рекомендується дотримуватися таких правил:
1. Документи, що містять інформацію з різних питань діяльності установи (доповіді, положення, звіти, огляди і т. д.), діляться на розділи (глави, пункти, підпункти).
2. Розділи повинні мати заголовки, що виражають істота змісту документа. Поділ тексту на пункти і підпункти проводиться відповідно до ГОСТ 1.5 - 68.
3. Замінювати складні речення простими, застосовувати стійкі (трафаретні) словосполучення; використовувати прямий порядок слів у реченні в тому випадку, якщо логічний (смисловий) наголос падає на об'єкт дії.
4. Використовувати зворотний порядок слів у реченні в тому випадку, якщо логічний наголос падає на саму дію або на суб'єкт дії.
5. Замінювати віддієслівні іменники, особливо в розпорядчих документах, відповідними дієсловами; вживати в розпорядчих документах дієслова невизначеної форми (призначити, відрядити, преміювати, затвердити, зобов'язати тощо); заміняти займенники іменниками, наприклад: училищу потрібно, міністерство просить.
6. Використовувати в розпорядчих документах мовні конструкції наказового (імперативного) характеру; застосовувати стійкі словесні формули, наприклад: наказую (у наказі), пропоную (у вказівці), вирішив (у рішенні).
У постановах (рішеннях) колегіальних органів рекомендується використовувати форму викладу від третьої особи однини, наприклад: колегія постановляє.
В інших видах організаційно-розпорядчих документів використовується наступна форма викладу:
від першої особи однини: вважаю необхідним, прошу виділити;
від першої особи множини: просимо направити, направляємо на розгляд;
від третьої особи однини: міністерство не заперечує, училище вважає необхідним і ін
Текст документа, представлений у вигляді таблиці, повинен бути побудований відповідно до ГОСТ 1.5 - 68. Таблиці можуть бути розташовані в тексті документа або додатках. Усі таблиці слід пронумерувати арабськими цифрами. Нумерація таблиць тексту документа і додатків може бути наскрізний або самостійною. Якщо в документі наведена одна таблиця, то її не нумерують і слово "таблиця" не пишуть.
Текстова частина документа може бути представлена також у вигляді анкети або трафарету.
У вигляді анкети представляють текст, який містить словесну чи цифрову характеристику одного об'єкта за низкою ознак. Постійної інформацією в анкеті є перелік ознак, розташованих у певній послідовності, а змінній - їх конкретна характеристика.
Трафарет містить інформацію у вигляді пропозицій або частин тексту, частин пропозицій і прогалини, при заповненні яких утворюється зв'язного текст документа. Трафаретні тексти фіксуються, як правило, безпосередньо на бланках.
Стиль і мова службових документів повинні відповідати таким принципам, як:
1. Дотримання вимог офіційно-ділового стилю і норм сучасної російської мови.
2. Використання слів, закріплених практикою документування управлінської діяльності (на ваш номер, належним чином, вказані факти і т.д.).
3. Широке застосування термінів юридичного та бухгалтерського характеру, слів-професіоналізмів (позовна заява, претензія, дебет, кредит, недопоставка і т.д.).
4. Застосування іменних прийменників (у світлі рішень, у зв'язку з необхідністю, в порядку надання допомоги).
5. Уніфікація і стандартизація ділового мовлення в часто повторюваних документів. Типові тексти складають за допомогою вироблених практикою словесних штампів, трафаретів (просимо відшкодувати збиток, на підставі договору поставки, змушені звернутися до прокуратури). Використання трафаретних текстів значно прискорює складання документів і підвищує їх грамотність.
6. Тенденція скорочення текстів шляхом заміни складних речень простими, ліквідації причетних і дієприкметникових оборотів, вживання скорочень (абревіатур), термінів стандартизованих обертів. За даними інженерної психології, стандартизовані обороти сприймаються швидше в 8-10 разів.
Працівникам управлінського апарату необхідно вміти правильно висловлювати свої думки і складати текст документів з урахуванням всіх вимог. Для цього потрібно багато читати, користуватися словниками, довідниками, посібниками з граматики, збагачувати свій словниковий запас, володіти професійною термінологією.
У текстах документів не слід вживати таких слів і словосполучень, як невідкладно (негайно); Благоволіть повідомити (повідомте); в моє прохання прошу не відмовити, в очікуванні вашої відповіді, всебічне сприяння (допомога); забороняється (забороняється); в цілях (для , з метою); до відома та керівництва (для керівництва, для відомості); досконально (точно); якщо (якщо); неабияк (сильно), бо (тому що, так як); на звороті цього (на звороті); на предмет (для); не відмовте повідомити (повідомте); подання (заяву); поки (поки що); за належністю (за призначенням); вільна вакансія (вакансія); представляємо при сем (направляємо, докладаємо); з справжнім вірно (вірно, копія); вважаємо можливим клопотатися (просимо); такої (такий); клопотання (прохання); оповіщаємо (повідомляємо); належить (слід; якщо (коли, якщо); не забудуть (не забути); личить (слід); суто (посилено) і т.п.
Не рекомендується вживати в тексті документа застарілі слова і звороти, що виступають як застиглі конструкції, неповноцінні за змістом. Наприклад: замість "справжнім пропонується ..." слід писати "пропонуємо ..."; замість" цей акт складений ... "-" акт складено ..."; замість "при цьому направляємо ..." - "Направляємо ...".
Необхідно уникати тавтології (повторення сказаного, що несе невиправдану надмірність інформації).
ПРАВОВА ОХОРОНА ДОКУМЕНТІВ
Особи, відповідальні за роботу з документами, зобов'язані забезпечувати збереження документів, що створюються в установі, організації, підприємстві.
Справи з моменту їхнього закладу і до здачі в архів установи або знищення зберігаються в робочих кімнатах або в спеціально відведених закривалися приміщеннях. Приміщення повинно відповідати вимогам пожежної безпеки, мати певний температурно-вологісний режим.
Справи поміщаються в закриваються шафи канцелярського типу, що оберігають документи від пилу, впливу сонячного світла і забезпечують їх зберігання.
Документи підшивають у тверді обкладинки, оформлені відповідно до ГОСТ 17914 - 72 і номенклатурою справ, або в папки реєстратори. Папки встановлюють на полицях шафи в тій послідовності, в якій вони вказані в номенклатурі справ, досить щільно притиснутих один до одного. Папки встановлюють у вертикальному положенні корінцями назовні. При такому зберіганні основний тиск направлено на корінець і аркуші документів всередині діда тиску не відчувають. Це сприятливо позначається на збереженості документів. Виймати вертикально стоять справи легко і зручно.
Якщо документи підшиті в папки з м'якими обкладинками, то ставити їх вертикально не можна, тому що від цього старіють і рвуться нижні краї документів. Такі справи зберігаються горизонтально.
Забезпеченню фізичної схоронності документів сприяє і правильна підшивка аркушів документів у справі. При підшивці необхідно стежити за тим, щоб нижні краї документів були на одному рівні і вище приблизно на 1 см краю папки.
Місця пробивки отворів для підшивки документів у справи визначені ГОСТ 6.39 - 72.
Вилучення і видача будь-яких документів зі справ постійного зберігання не розріджуються. У виняткових випадках (наприклад, на вимогу судово-слідчих органів) таке вилучення проводиться за дозволом керівника установи з обов'язковим постановою у справі точної завіреної копії найнятого документа в вкладенням акту про причини вилучення оригіналу.
Протягом діловодного року на видане за службової необхідності справу заповнюється картка-заступник, в якій зазначаються структурний підрозділ, номер справи, його заголовок, дата видачі, кому справу видано, дата повернення, передбачаються голови для розписок в одержанні і прийомі справи.
Комерційна таємниця
Комерційною таємницею є ділова інформація, що має тактичну або потенційну цінність для підприємства з комерційних причин. Ця інформація є комерційно вигідною для недобросовісних конкурентів у разі попадання в їх руки. Втрата комерційної таємниці може призвести збиток підприємству і, в кінцевому підсумку, привести до його банкрутства.
Методи захисту комерційної таємниці
Для запобігання витоку комерційної таємниці звичайно використовуються наступні заходи:
- Правовий захист,
- Організаційні заходи,
- Захист за допомогою технічних засобів.
Правовий захист здійснюється закріпленням прав і порядку захисту комерційної таємниці в нормативних та статутних документах. Ці заходи можуть бути обумовлені в Статуті підприємства, трудових договорах (контрактах) з працівниками підприємства, наказах, правилах внутрішнього розпорядку підприємства і т.д.
Організаційні заходи захисту включають в себе:
- Організацію секретного (конфіденційного) діловодства. "Грифи" і порядок Функціонування цього діловодства визначає керівництво підприємства;
- Розмежування доступу ж інформації: кожен співробітник підприємства повинен володіти тільки тими відомостями, що містять комерційну таємницю, які необхідні йому для виконання своїх обов'язків. Розрідження на доступ до такої інформації видається керівником підприємства, при цьому співробітник несе відповідальність за розголошення отриманих відомостей;
- Встановлення такого порядку використання технічних засобів і приміщень, який би виключав витік відомостей. Наприклад, при роботі з копіювальними засобами необхідно забезпечити строго регламентоване копіювання тих документів, на які поширений режим конфіденційності. Доцільно використовувати зберігання документації за допомогою мікрофільмів, що значно полегшить захист інформації;
- Встановлення порядку роботи з відвідувачами - їх облік у спеціальному журналі, визначення приміщення для прийому відвідувачів, їх супровід під час відвідування основних робочих приміщень;
- Встановлення порядку ведення переговорів з відвідувачами, який повинен переслідувати двояку мету: по-перше, не допустити витоку інформації і, по-друге, отримати найбільш повні відомості про наміри відвідувачів;
- Навчання співробітників підприємства заходів захисту комерційної таємниці, підвищення їх відповідальності за ненавмисне розголошення комерційної таємниці.
Захист за допомогою технічних засобів
Використання технічних засобів для забезпечення схоронності інформації створює додаткові гарантії того, що документи та інші носії інформації будуть надійно захищені. Технічні засоби захисту можуть бути розділені на наступні:
- Засоби охорони території підприємства, засоби захисту комунікації,
- Засоби захисту комп'ютерних систем і баз даних від несанкціонованого доступу.
Засоби охорони території являють собою різні типи обмежень і контролюючих систем, включаючи огорожі з автоматичною системою сигналізації про спроби їх подолання, системи телевізійного контролю території, різні електронно-оптичні та інші засоби охорони. До них же можна віднести засоби розмежування доступу співробітників в приміщення з різним ступенем секретності.
Засоби захисту комунікації. В даний час джерелом витоку інформації у великій мірі є процеси обробки, передачі та зберігання інформації, пов'язані із застосуванням і використанням електронних, електромеханічних та електротехнічних пристроїв. Дія таких пристроїв, як правило, супроводжується (якщо не приймаються спеціальні заходи) побічними або паразитними випромінюваннями. Побічні випромінювання безпосередньо несуть інформацію, але поширюються "безадресно" (персональні ЕОМ, звуко-та відеозапису апаратура, телевізори, електрифіковані друкарські машинки, телетайпи, факсів, апаратура передачі даних, гучномовний і селекторна зв'язок, а також всі види зовнішньої провідного і радіозв'язку, не мають спеціальних шифрувальних і дешифрувальних пристроїв). Паразитні - супроводжують процеси перетворення сигналів. Наприклад, імпульсне випромінювання супроводжує роботу персональної ЕОМ. Стаціонарну "картинку" на екрані дисплея на відстані 200 - 300 м. Очевидно, що паразитні наведення на сусідні пари телефонного кабелю або на спеціальні підслуховують "муфти" можуть з'явитися джерелами витоку інформації. Джерелами паразитного випромінювання можуть бити деякі увазі датчиків пожежної та охоронної сигналізації, елементи системи електричного годинника, радіоточки, труби опалення і газові труби, переговорні пристрої і поділи телефонних апаратів.
Основними заходами захисту інформації при використанні технічних способів є: пошук закладних (підслуховуючих або записуючих) пристроїв;
- Забезпечення скритності передачі інформації з телефонно-телеграфним каналами шляхом їх шифрування;
- Спеціальний захист апаратури від випромінювання з допомогою захисних блоків;
- Використання спеціальних засобів захисту комп'ютерних систем і баз даних;
- Створення штучних перешкод перехоплення електричних або акустичних сигналів.
Заходи щодо захисту комерційної таємниці при використанні комп'ютерних систем і баз даних можна розділити на наступні групи:
- Приховане кодування документів на магнітних носіях, тобто доповнення тексту документів на магнітних носіях нечитабельним при нормальному відтворенні ознакою авторства або майнової приналежності, завдяки якому можна викрити осіб, що здійснили крадіжку документів;
- Кріптографірованіе (шифрування) всього документа або його частини на машинних носіях, які роблять цей документ недоступним для розуміння особам, які не володіють ключем або кодом для дешифрування.
Використання комп'ютерів у бізнесі призвело до того, що великі обсяги ділової інформації передаються і виходять з комп'ютерних мереж, яка охопила практично весь світ. Саме через комп'ютерні мережі відбувається більшість розкрадань інформації.
Якщо ваш комп'ютер підключений до такої мережі і працює тільки у вашій присутності, ви завжди зможете запобігти спробі отримати інформацію з вашого комп'ютера. При автоматичному режимі роботи комп'ютера захистити себе від несанкціонованого доступу можна тільки в тому випадку, якщо ви найбільш цінну інформацію будете зберігати тільки на дискетах в недоступному для недоброзичливця місці.
Іншою проблемою є захист переданої інформації від підробок і викривлень. Для цих цілей використовується програма під назвою "електронний підпис". Ця програма дозволяє засвідчити приналежність вам переданого по мережі документа, але його текст при цьому залишається незахищеним.
Щоб захистити всю передану інформацію, її потрібно зашифрувати. Зручніше зашифрувати за допомогою апаратних засобів, підключаючи до комп'ютера додаткову плату.
Просто і ефективно захищають дані в комп'ютері від копіювання механічні або електромеханічні ключі, що входять у комплект комп'ютера. Поворотом ключа, який ви можете носити з собою, може блокуватися робота комп'ютера.
ПОРЯДОК ЗНИЩЕННЯ ДОКУМЕНТІВ з вичерпаним
ТЕРМІНОМ
На документи, виділені до знищення, складається акт. В акт на знищення в будь-якій послідовності вносяться заголовки окремих справ або групові заголовки справ із зазначенням кількості справ, включених до групи, наприклад, "Листування за 1987 - 1990 р. - 4 справи".
Акти складаються та підписуються членами ЕК, розглядаються і затверджуються керівником підприємства.
У групу засобів знищення документів входять бумагоунічтожающіе машини з видачею відходів у вигляді шматочків, смуг, маси.
Бумагоунічтожающіе машини діляться на два основних види залежно від способу знищення (сухого або мокрого). Машини з сухим способом знищення документів, у свою чергу, поділяються за видом відходів - смуг (МП) і шматочків (МК). Відходи у бумагоунічтожающіх машин мокрого способу (ММ) бувають тільки у вигляді маси.
У бумагоунічтожающіх машин із сухим способом переробки ріжучий вузол складається з двох або більше груп дискових ножів. При обертанні дискові ножі захоплюють папір і ріжуть її на вузькі смуги, ширина яких дорівнює відстані між дисковими ножами. Якщо різання виробляти у двох перпендикулярних напрямах, то відходи виходять у вигляді невеликих шматочків.
Машина для знищення документації МП40-1, 2 призначена для знищення документації, виконаної на паперовій основі, за допомогою механічного її подрібнення. Відходи у вигляді смуг.
Машина для знищення документації МК4-05 х 5 і МК15-1, 2 х 15 дозволяють швидко знищити документи і зберегти сировину для повторного використання при виробництві паперу і картону. Розміри і форма відходів виключають можливість відновлення документів. Продуктивність 16 кг / ч.
ТЕХНІКА БЕЗПЕКИ
До роботи на електричній друкарській машині, допускаються люди, спеціально навчені та пройшли інструктаж з правил електробезпеки.
Первісне підключення пишучої машини до мережі зобов'язаний проводити електрик, який попередньо перевіряє справність електрошнура, вилки і вимикача. Не допускається включення машини зі знятою передньої кришкою. При внесенні машини з холодного приміщення в тепле підключення в мережу дозволяється після її Повного обігріву протягом не менше 4 годин. По закінченню роботи вимикач електродвигуна потрібно переключити в положення нуль і від'єднати жилку шнура від електромережі. Машина повинна бути заземлена, для чого передбачені трижильний приєднувальний шнур і спеціальна вилка з заземлювальними контактами. При знятті передньої кришки вимикач перериває головну електричний ланцюг і машина вимикається. Машина нормально працює при температурі навколишнього повітря від 10 до 350 і відносної вологості повітря 30-60%. Для зменшення шуму що працює машини її встановлюють на гумову або повстяну підкладку, край якої повинен збігатися з переднім краєм машини. Технічний огляд машини повинен проводиться через кожні 6 місяців експлуатації кваліфікований механік, що має документ на право обслуговування електричних друкарських машин.
Технічні огляди включають в себе: перевірку механізмів, оновлення мастила, регулювання та усунення дрібних несправностей без заміни деталей. Чищення від бруду та пилу з частковим розбиранням машини, малий (поточний), середній і капітальний ремонти повинні проводити спеціалізовані майстерні по ремонту друкарських машин.
Використана література
1. Секретарська справа
2. Машинопис
3. ЕНЦИКЛОПЕДІЇ ОФІСУ
4. ЗРАЗКИ ДОКУМЕНТІВ з діловодства
5. Навчання секретарській справі
6. СЕКРЕТАР - ПОМІЧНИК КЕРІВНИКА
8. ШКОЛА машинопису
9. НА ДОПОМОГУ Секретар-друкарка
КЗпП РФ