Правила складання документів

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

Зміст
1. Поняття про документи і документування. Класифікація документів
2. Наказ з основної діяльності. Виписка з наказу, копія наказу. Правила оформлення.
3. Скласти доповідну записку від імені фірми «Гарант» на ім'я генерального директора ВО «Горизонт» Смирнова Д.Л. «Про підготовку табору-відпочинку» до прийому молоді.
Список використаних джерел

1. Поняття про документи і документування. Класифікація документів
Термін «документ» походить від латинського слова «documentum» - доказ, або свідоцтво. Цим словом позначають будь-які письмові джерела, відповідним чином оформлені і тому мають юридичну силу.
У тлумачних словниках даються різні визначення документа, що підкреслюють різні аспекти цього поняття: «Письмове офіційне посвідчення, яке свідчить про особу пред'явника», «Історичні документи - літописи, хроніки, записки тощо, які свідчать про який-небудь історичну подію, обличчі, епохи і т.п.; «Речовий доказ, залишок старовини, що є матеріалом до історії».
З розвитком науково-технічної інформації, обчислювальної техніки, коли з'явилися нові форми документів, почали створюватися архіви перфокарт, перфострічок і магнітних стрічок, кіно-, фото-, фонодокументів, поняття «документ» наповнилося новим змістом. При цьому документальної стали вважати і всю друковану, опубліковану інформацію - книги, журнали, брошури і т.д.
ГОСТ 16483-83 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення »у розділі« Загальні поняття »містить таке визначення документа:« Документ - матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі і просторі ».
З розвитком держави і його апарату управління створюються системи документації, характерні для специфіки їх діяльності. Разом з тим з'являються і системи документування діяльності установ і організацій, які визначають методи і способи фіксації в документах змісту управлінської діяльності.
У міру розширення сфери діяльності установ та їх функцій системи документування включали в себе документаційне обслуговування конкретних установ і пристосовувалися до структури, масштабом і обсягом їх діяльності.
Таким чином, зміст поняття «документ» поступово включило в себе і вузьке і широке юридичне тлумачення, а також юридичне значення.
Кожен документ може розглядатися з точки зору носія інформації, способу фіксації і виконуваних документом і т.д.
Офіційний документ - документ, створений організацією або посадовою особою і оформлений у встановленому порядку. Під посадовою ліпом розуміється особа, яка здійснює функцію представника влади або займає посаду, пов'язану з виконанням організаційно-розпорядчих чи адміністративних обов'язків.
Оригінал офіційного документа - перший або єдиний примірник офіційного документа.
Як синонім слова «оригінал» іноді вживається термін «оригінал», хоча але своїм змістом визначення «оригінал» (достовірний, дійсний) має інше значення, ніж те, що вкладається в поняття «оригінал» (самобутній, початковий). Оригінали - документи, вперше створені будь-яких індивідуальним або колективним автором. У процесі створення вони можуть мати кілька редакцій або варіантів; оригінали, складені в декількох екземплярах, називаються помноженими. За зовнішнім виглядом оригінали можуть бути: чорновими - рукописний або машинописний документ, що відображає роботу автора над його текстом; Бєлов - рукописний або машинописний документ, текст якого переписаний з чорнового або написаний без помарок і виправлень.
Щоб оригінал став оригіналом, він повинен бути складений на бланку за встановленою формою, мати засвідчують реквізити (підпис і іноді друк), дату і індекс.
Необхідно розрізняти поняття «оригінал офіційного документа» і «справжній документ». Останній розуміється як документ, відомості про час і місце створення або про автора якого, що містяться в самому документі або виявлені будь-яким шляхом, відповідають дійсності; тобто кожен оригінал офіційного документа є справжнім документом, але не кожен справжній документ - оригіналом офіційного документа.
Поняття «копія», як вказує походження цього слова (від лат. Сорiа - безліч), пов'язано з розмноженням документів, повторенням документа будь-якого виду. Копія документа - документ, відтворюючий інформацію іншого документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх.
Розвиток документації призвело до широкої диференціації поняття «копія».
Перш за все, копії можна розділити на виписки і відпустки. Виписки - це копії частини документа (витяг із наказу, виписка з протоколу); відпустки - це копії надісланих документів. Найбільш поширений вид відпусток - це копії, які автоматично отримують при листуванні оригіналу на друкарській машинці (2-й, 3-й і т.д. машинописні екземпляри). Перший примірник (зазвичай надрукований на бланку) після його оформлення (підписання та реєстрації) стає оригіналом, а інші примірники оригіналу - копіями або відпусткою.
Нова техніка розмноження документів призвела до появи копій, одержуваних автоматично разом з оригіналом і цілком ідентичних з ним.
Автоматичні (факсимільні) копії визначають як факсимільні оригінали в тому випадку, коли при розмноженні документа механічним шляхом відтворюють його цілком, включаючи зображення підпису (факсиміле). Факсимільні оригінали не потребують, як правило, ні в якому додатковому посвідченні. До них відносяться і документи, одержувані з використанням факсу.
Особливий вид копій - фото і світлокопії, характерна риса яких - точне відтворення зображення оригіналу. Це також вид автоматичних (факсимільних) копій.
З розвитком сучасної техніки передачі документів ми відстань пов'язана поява дворазових оригіналів та копій документів. Так, при телеграфного, телефонного зв'язку зізнається два документи - пред'явлений для передачі по телефаксу або по телефону й отриманий за допомогою цих засобів зв'язку. Ці документи не одне і те ж, за своїми характеристиками. Передана телеграма має особистий підпис, засвідчується печаткою, тобто її можна охарактеризувати як оригінал, а отримувана адресатом - помножений екземпляр.
Крім копій, знятих безпосередньо з оригіналу або отриманих автоматично, можуть бути кратні копії: «копія з копії», «копія копії з копії» і т.п.
Копії різняться також залежно від того, яким чином вони посвідчені.
Нотаріальні копії - відповідність оригіналу підтверджено офіційною посадовою особою - нотаріусом.
Офіційно завірені копії - відповідність оригіналу підтверджується іншими посадовими особами і супроводжується формальностями (ставиться печатка і підпис посадової особи).
Прості завірені копії - засвідчені без дотримання необхідних формальностей (немає печатки), у тому числі завірені приватними особами.
Незасвідчені копії - не мають підтвердження в тому чи іншому вигляді про свою відповідність оригіналу.
Особливий вид копій - дублікат. Це копія, що має юридичну силу оригіналу. Дублікат не характеризують як другий примірник оригіналу, так як це повторення документа, тобто він має найбільш характерними ознаками копії. Розцінювати дублікат як помножений оригінал невірно, оскільки дублікат іноді має відхилення від оригіналу (наприклад, дублікат паспорта може бути виданий іншим відділенням міліції і підписаний іншою особою).
Дипломатичні копії - їх назва походить від слова «дипломатики», що позначає допоміжну історичну дисципліну, що вивчає давні акти. Такі копії відтворюють документ з усіма особливостями (стара правопис, помилки, пунктуація і т.д.).
Не можна також ототожнювати два таких терміна, як «особистий документ» і «документ особистого походження».
Особистий документ - офіційний документ, що засвідчує особистість людини, її права, обов'язки, службове або суспільне становище і який може містити інші відомості біографічного характеру.
Документ особистого походження - документ, створений особою поза сферою його службової діяльності чи виконання службових обов'язків.
Що створюються в процесі управлінської діяльності документи поділяються за змістом інформації, походженням, місцем складання, способом виготовлення і т.п.
За способом передачі змісту документи поділяються на відтворюють зміст за допомогою зору (текстові, графічні, образотворчі) і за допомогою слуху (магнітна, механічна запис). За технікою відтворення документи можуть бути отримані ручним, механічним шляхом, з допомогою машин та апаратів (кіно-, фото-, фотодокументи, машиночитаних документи).
За походженням документацію, що утворилася в діловодстві, можна підрозділити на офіційну та особисту. Офіційні документи виходять від імені установ, організацій, підприємств або представляють їх посадових осіб. Особистими є документи, створені окремими особами. У свою чергу, офіційні документи можуть бути поділені на документи державних установ, громадських організацій, приватних підприємств. Приватні підприємства мають справу з офіційними документами у всіх випадках, коли таке підприємство є юридичною особою.
Розширення кола галузей, в яких застосовується спеціальне документування, призвело до поділу офіційної документації на спеціальну і загальну. Так, виділяються такі види спеціальної документації, як облікова, планова, статистична, технічна та ін Крім них, виділяють особливу групу загальної документації - організаційно-розпорядчу документацію, створювану для організаційно-правового забезпечення виконання основних завдань управління. Організаційно-розпорядчі функції властиві кожному апарату управління, тому ці документи поширюються НІ псу галузі діяльності організацій і не можуть бути виділені за галузевою ознакою. Організаційно-розпорядчі документи уточнюють, доповнюють інформацію, що міститься в спеціальній документації, і дають всебічне Подання про керуючих і керованих об'єктах.
За призначенням документи використовуються як засіб лінією тих чи інших фактів, подій, явищ і як засіб спілкування, зв'язку для передачі інформації на відстань і в часі, засіб фіксації і збереження інтелектуальної діяльності людини.
За місцем складання документи можна підрозділити на внутрішні і зовнішні. Внутрішня документація створюється • 1 мім установою в процесі документування його діяльність, її автором є даний заклад. Зовнішня документація надходить ззовні, від інших установ, організацій, підприємств та окремих осіб. Автори зовнішньої документації - (сторонні установи та особи. За складністю змісту, відображеного в документах, вони діляться на прості і складні. Простими називаються документи, що відображають одну тему, один предмет, одне питання. У складних документах знаходять відображення кілька запитань, тим, предметів , явищ.
У складі внутрішньої і зовнішньої документації є велика кількість складних документів. Складними можуть бути накази, протоколи, плани, звіти, доповідні записки та інші документи. При їх підготовці, оформленні, виконанні витрачається багато часу, оскільки робота над нею пов'язана з рядом осіб, структурних підрозділів і т.п. Сповільнюється виконання і контроль виконання таких документів. Вкрай важко піддаються складні документи та організації: оскільки їх зміст стосується ряду питань, важко вирішити, до якої справи повинен бути віднесений документ. Зміст складних документів, як правило, не розкривається ні в назві, ні при їх описі на обкладинці справ. При описі справ, що складаються з складних документів (наказів, протоколів тощо), зазвичай обмежуються зазначенням виду документів, автора, дати, відмовляючись від характеристики їх змісту. Тому бажано, щоб більшість документів складалися у вигляді простих. Прості документи усувають незручності при їх оформленні, виконанні, контролі виконання, кодифікації.
По прийомів запису документи можуть бути поділені на створені природною мовою (за допомогою простого запису), стенографічні, шифровані (криптографічні). Простий запис може бути повною і скороченою.
За формою документи розрізняються на документи певної форми, формуляр і реквізити яких встановлені, і довільної форми.
По виду матеріального носія документи можуть бути розділені на створені на паперовій основі та на спеціальних носіях інформації (плівці, металі, склі, дискетах тощо). Від матеріального носія залежить довговічність і вартість документа,
За термінами зберігання поділяють документи постійного і тимчасового зберігання (до 10 років і понад 10 років). Терміни зберігання залежать від цінності документів, їх наукового, практичного та історичного значення. За строками виконання документи можуть бути строковими (які вимагають виконання у визначений термін, встановлений законом) і нетермінових (термін виконання не встановлений).
За ступенем обов'язковості документи можуть бути директивними та інформаційними.
Документ, будучи носієм інформації, містить комплекс інформаційних елементів. Цільове призначення цих елементів не однозначно. Одні елементи містять інформацію, що характеризує явища, на підтвердження яких створюється документ. Інші інформаційні елементи несуть про самому документі, будучи його обов'язковими атрибутами.
2. Наказ з основної діяльності. Виписка з наказу, копія наказу. Правила оформлення
Основним розпорядчим документом, що видається керівником органу управління, є наказ. При його складанні пред'являються серйозні вимоги до чіткості формулювань і обгрунтованості викладених фактів.
Текст наказу, як правило, складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої. У констатуючій частині викладаються мета, завдання та причини видання наказу. Констатуюча частина наказу починається зі слів «у зв'язку», «з метою» і т.п. Цілі і завдання запропонованих дій та причини видання наказу викладаються у вигляді пропозицій з віддієслівними іменниками, які узгоджуються з керуючим словом (у зв'язку, в цілях) в роді, числі і відмінку. Зазвичай використовуються іменники в орудному або родовому відмінках. Наприклад: «У зв'язку з переходом на нову систему планування ...».
Якщо підставою до видання наказу є документ вищестоящої організації, то в констатуючій частині вказують найменування цього виду документа в називному відмінку, його номер, дату і заголовок до тексту, а в окремих випадках і Короткий зміст, наприклад:
Підстава: Розпорядження Ради Міністрів Республіки Білорусь від 01.02.1997 № 143 р «Про ...».
Розпорядча частина наказу викладається в наказовій формі і починається словом «НАКАЗУЮ», яке пишеться великими літерами на окремому рядку, не відступаючи від межі лівого берега аркуша документа (перед словом «НАКАЗУЮ» знаки пунктуації ставляться в залежності від синтаксичного зв'язку). Намічені заходи викладаються по пунктах, якщо виконання наказу передбачає виконання різних за характером дій.
Кожен пункт починається з вказівки конкретного виконавця - структурного підрозділу або посадової особи (в давальному відмінку), яке пропонується дії, вираженої дієсловом у формі, терміну виконання (вказується в окремому рядку). У табличній формі виконавець вказується в називному відмінку. Якщо одному або декільком виконавцям пропонується виконати ряд дій з різними термінами виконання, то в окремому пункті вказуються виконавці або виконавець, а підпунктами визначаються дії і терміни.
У розпорядчій частині наказу слід уникати неконкретних виразів, наприклад, «поліпшити», «посилити», «вжити заходів» і т.д.
Закінчується розпорядча частина зазначенням органу або особи, на яких покладено контроль за виконанням даного наказу. Формулювання цього пункту є постійною: «Контроль за виконанням наказу покласти на (вказується структурний підрозділ або особа, на яких покладається контроль, при цьому найменування посади, ініціали та прізвище пишуться в знахідному відмінку).
Допускається для наказів з великим числом пунктів оформляти розпорядчу частину у вигляді таблиці, наприклад:
Виконавець
Дії, заходи
Термін виконання
1. Державний архів Могильовської області
Уявити план комплектування на 1997 р.
01.12.1996
Якщо розпорядча частина наказу не потребує роз'яснення, то констатуюча частина може бути відсутньою.
Відмітки про наявність програми як окремого реквізиту в наказах немає. У тексті наказу при згадці відомостей, зафіксованих у додатку, в дужках вказують: «Додаток 1», якщо їх декілька, а якщо одне, то «див. Додаток », а на самому документі-додатку робиться відмітка у правому верхньому кутку:
Додаток
до наказу Міністра культури
Республіки Білорусь 09.08.1996 № 200.
Тема наказу виражається віддієслівним іменником у місцевому відмінку, наприклад: «Про запровадження стандартних форм документів», «Про проведення інвентаризації основних фондів».
У процесі підготовки наказу всі види узгодження проставляються на першому примірнику проекту.
Список адресатів, яким розсилається наказ, пишуть на звороті його останнього листа, наприклад:
1 - у справу ...
2 Міністерство освіти Республіки Білорусь.
При великому тиражі список адресатів додається до наказу у вигляді самостійного документа.
При оформленні наказів з особового складу в тексті наказу, як правило, відсутня констатуюча частина. Пункти розпорядчої частини наказу розташовуються у певній послідовності: прийняття на роботу, переведення, звільнення і т.д. В кінці кожного пункту наказу дається підстава для його складання. Оформляється наказ на загальному чи спеціальному бланку формату А4. Вказівка ​​видається з питань інформаційно-методичного характеру, а також пов'язаним з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів.
Тема вказівки виражається віддієслівним іменником у місцевому відмінку, наприклад: «Про підготовку матеріалів до засідання методичної комісії архіву».
Текст вказівки, як правило, складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої.
У констатуючій частині розкриваються мета і причини видання вказівки. Вона зазвичай починається стійкими формулюваннями: «Відповідно ...», «З метою ...», «На виконання ...» і т.д. Констатуюча частина може бути відсутньою, якщо приписувані дії не потребують роз'яснення.
Розпорядча частина вказівки може починатися словами «ЗОБОВ'ЯЗУЮ» або «ПРОПОНУЮ» (якщо виконавця не можна зобов'язати виконувати дії, що не входять в його обов'язки за посадою), які пишуться прописними літерами з нового рядка.
У разі необхідності текст вказівки поділяється на пункти і підпункти, які викладаються у наказовій формі і будуються за схемою: виконавець (повне найменування посади, ініціали та прізвище виконавця або найменування структурного підрозділу в давальному відмінку після ПРОПОНУЮ, в родовому після ЗОБОВ'ЯЗУЮ) - дія (виражене дієсловом у формі) - термін виконання.
В останньому пункті вказується найменування посади, ініціали та прізвище особи, на яку покладається контроль за виконанням: «Контроль за виконанням вказівки покласти на ...».
3. Складання доповідної записки
ТОВ «Гарант» Генеральному директору
Доповідна записка ВО «Горизонт»
20.05.2005 № 39 Смирнову Д.Л.
Про підготовку табору-відпочинку
до прийому молоді
У зв'язку з необхідністю проведення туристичного зльоту в червні 2005 р. ТОВ «Гарант» проводяться ремонтні роботи з благоустрою табору - відпочинку. При цьому виконання значної частини робіт планується завершити до 24.05.2005 р. При цьому завершення робіт у повному обсязі і в зазначені терміни заважає несвоєчасне завезення бордюрного каменю, необхідний для оформлення центрального входу в табір-відпочинок.
У зв'язку з вищевикладеним прошу Вас вирішити питання щодо своєчасної доставки вищевказаного будівельного матеріалу з метою забезпечення своєчасності виконання робіт.
Директор ТОВ «Гарант» _________________ І.Д. Соснов
(Підпис)

Список використаної літератури
1. Андрєєва В.І. Діловодство. Мн., 1995.
2. Бондирева Т.М. Секретарська справа. М., 1999.
3. Кузнєцова О.М., Ваненгейм Р.Н. Машинопис. М., 1996.
4. Михальченко О.М., Давидова Е.Н. Посібник з діловодства. Мн., 1993.
6. Альбом організаційно-розпорядчих документів. Мн., 1996.
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Бухгалтерія | Контрольна робота
42.9кб. | скачати


Схожі роботи:
Правила складання документів 2
Техніка і правила складання документів
Основні правила складання документів
Системи документації Правила складання документів
Правила оформлення документів 2
Правила оформлення документів
Складання зберігання документів
Особливості складання документів
Порядок складання та оформлення документів в РФ
© Усі права захищені
написати до нас