ДОНСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ ТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
Соціально-гуманітарний факультет
Кафедра «Документознавство та мовна комунікація»
Курсова робота
Розвиток видів та формуляра документів в установах Росії XVIII ст.
Виконав: студентка гр.ГДУ-22
Сидоренко Тетяна Юріївна
Перевірив: к.філ.н., доц. Є. Д. Вишгородській
Ростов-на-Дону
2010
Зміст
Введення
Основна частина
1.Організація управління
2.Состав документів, правила їх складання
3. Організація руху документів і порядок їх розгляду.
4. Реєстрація документів і контроль за їх виконанням
5. Систематизація документів та організація їх зберігання
Висновок
Список літератури
Введення
У першій чверті XVIII століття в Росії центральними галузевими органами управління стають колегії. Початок цього періоду в історії вітчизняного діловодства співвідносять з реформами Петра. Саме він створив російську бюрократичну систему, що визначила роботу з документами.
На початку XVIII століття в Росії, в період царювання Петра, відбувається реформа наказного діловодства. Складається новий тип держави - абсолютна монархія, яка має на увазі зосередження в одних руках законодавчої і виконавчої влади. Монарх здійснює управління через центральні органи держави, тобто суть реформи державного управління зводиться до його централізації.
Звичайно історики виділяють три етапи в реформах Петра.
Перший (1699-1710) - зміни в системі державних установ і створення нових, зміни в системі місцевого самоврядування, встановлення рекрутської системи.
Другий (1711-1719) - створення Сенату і ліквідація колишніх вищих установ, перша обласна реформа, проведення нової воєнної політики, широке будівництво флоту, установа законодавства, переведення державних установ з Москви до Санкт-Петербурга.
Третій (1720-1726) - початок роботи нових, вже створених установ, ліквідація старих; друга обласна реформа; розширення та реорганізація армії, реформа церковного управління; фінансова реформа, запровадження нової системи оподаткування та нового порядку державної служби.
Уся реформаторська діяльність Петра I закріплювалася у формі статутів, регламентів, указів, які мали однакову юридичну силу. Діловодство в епоху Петра вступило в нову стадію свого розвитку, і носить назву комерційне діловодство.
Мета моєї роботи: визначити відмінності та роль в організації управління і діловодства періоду 18 століття від попереднього періоду, при цьому основні завдання:
визначити види та різновиди документа;
виявити особливості оформлення реквізитів;
ознайомитися з ієрархією установ та посадових осіб у період колезького діловодства.
При написанні курсової роботи я користувалася різноманітною літературою, але все ж основним джерелом інформації з даної теми стала книга Панфілової Т.А., Кондратьєвої Т.М. «Документознавство та діловодство», де дуже докладно описується період колезького діловодства, його характеристики та особливості.
1.Організація управління
У першій чверті XVIII ст. в Росії склалася нова система державних установ, що відповідала особливій формі феодально-кріпосницької держави - абсолютної монархії. У руках царя зосередилася вся повнота влади. Необмежена влада государя знайшла законодавче визначення в Статуті про спадщину престолу 1722 та інших актах. Військовий статут 1716 року було передбачено: «його величність є самовладний монарх, який нікому у світі у своїх справах відповіді дати не має ...».
Глава держави був носієм законодавчої і виконавчої влади. Остання здійснювалася залежним від нього апаратом, реорганізація якого почалася зі створення в 1711 році Сенату як вищого органу управління з функціями правосуддя, вирішення фінансових питань, загальних питань управління державного господарства. Сенат замінив Боярську думу. Однак на відміну від останньої він виконував законодавчу роль епізодично (і то тільки в перше десятиліття свого існування), залишаючись законодавчим установою, мав право приймати постанови з питань, які колегії не могли вирішити самостійно, а також посилати нижчестоящим установам укази від свого імені (до 1721 року). Засідав у Сенаті дев'ять осіб, в Боярської думи до кінця XVII ст. - Більше 100.
У період з 1726 року до кінця XVIII ст., Коли при імператорах стали виникати як вищі законодавчі та розпорядчі установи різні поради та кабінети - Верховний таємний рада (1726-1730), Кабінет Її Імператорської Величності (1731-1741), Рада при вищого Дворі (1769-1801) та ін, - Сенат був підпорядкований ім. Він повинен був звітувати перед ними, і виконувати їх розпорядження. Поступово він перетворився в виконавча установа, розв'язувало поточні питання управління. За сенатом залишилася лише роль вищого суду - судова апеляція.
У 1719 році було визначено склад канцелярії Сенату: обер-секретар, секретарі, перекладач, нотаріус, актуаріус, реєстратор, канцелярист, палітурник, вахмістр і регламентовані їх обов'язки. Питання, що розглядалися Сенатом, вирішувалися колегіально.
Спираючись на дворянство і народжується буржуазію, абсолютний монарх здійснював управління через центральні органи держави. На новому етапі економічного і політичного розвитку наказне управління, що знаходилося в руках бояр, вороже ставилося до перетворень
Петра I, не могло виконувати завдання, що стояли перед державою. Реформа центрального управління готувалася в Сенаті. З 1711 року його канцелярія займалася питаннями комплектування штатів нових установ (колегій) та визначенням посадових окладів. Складалися відомості, що містили узагальнені відомості про громадянські чинах, на основі яких визначалися штати колегій.
Першим центральною установою нового типу була відкрита в 1699 році в Москві Бурмистерская палата, що відала посадским населенням, - попередниця Головного магістрату, створеного в 1720 році на правах колегії. До кінця першої чверті XVIII ст. Замість 44 наказів було створено 12 колегій, кожна з яких відала певною сферою управління і підпорядковувалась Сенату. Головними вважалися три колегії: Чужоземних справ, Військова, Адміралтейська. Комерц-колегія, Мануфактури-колегія і Берг-колегія відали торгівлею і промисловістю. Компетенцією Камер-, Штатс-і Ревизион-колегій були фінанси. Юстиц-колегія відала судочинством, Вотчина - дворянським землеволодінням. Головний магістрат управляв містами. Особливе місце займала Духовна колегія, що грала роль вищого органу церковної влади. Для вирішення деяких питань проводилися спільні конференції Синоду і Сенату під головуванням імператора.
Колегії отримали право видання указів з питань, що входили до їх ведення. Їм підпорядковувалися місцеві органи влади в губерніях - губернські канцелярії на чолі з губернаторами.
Вводячи колегіальне управління, Петро I ставив завдання забезпечення більш високої працездатності установ, підвищення відповідальності і обмеження зловживань чиновництва. Згідно Духовному регламенту колегіальне установа «найдосконаліше є і краще, ніж одноосібне уряд».
Перевага колегій над наказами полягало у відмінності принципу управління (колегіальне обговорення і вирішення справ), однаковості структури, більш чіткому розмежуванні функцій, суворої законодавчої регламентації їх прав, обов'язків.
Однак у послепетровскій період колегіальний принцип управління був істотно змінений, а до кінця століття фактично ліквідована.
Сутність реформ 1708-1709, 1718-1719 рр.. в місцевому управлінні зводилася до централізації. У містах були створені бурмистерские хати, а потім городові магістрати і ратуші. Губернатор і його канцелярія відали всіма справами губернії. Губернії ділилися на провінції, якими керували воєводи з канцеляріями. З'явилися і галузеві провінційні установи: Контора рекрутських справ, Контора, що відала збиранням податків, і ін. Губернська реформа 1775 року, безпосереднім приводом проведення якої була селянська війна 1773-1775 рр.., Скасувала провінції, губернії ділилися на повіти. Всі губернії і повіти отримали уніфікований набір установ з одним і тим же штатом чиновників. Губернські установи вперше були засновані на поділі адміністративних, судових та фінансових функцій.
Установи XVIII ст. відрізнялися від установ попереднього періоду способом їх створення: оголошенням закону або реформою. Статус, пристрій кожної державної установи тепер оформлялися регламентом. Регламенти колегій обговорювалися в Сенаті. На підставі затверджених регламентів окремих колегій та практичної діяльності був складений загальний регламент - Генеральний, який був затверджений 28 лютого 1917 року. Він визначав завдання, функції, структуру, порядок роботи колегій. Генеральний регламент був першим законодавчим актом дореволюційної Росії, що визначив порядок діловодства, який діяв до 1917 року.
Положення Генеральної регламенту були доповнені й розвинені Адміралтейському і Духовним регламентами. Перший встановлював обов'язки великого кола посадових осіб, штат канцелярських служителів у 17 осіб, правила оформлення указів з підписами всіх членів присутності. Другий розвинув голову Генерального регламенту «Про перевагу колегій», підкресливши, що колегіальне обговорення виявляє істину, дозволяє уникнути упередженого рішення. Рішенням, прийнятим колегіально, досягається, на думку авторів, більше покору. Так укладачі документа Духовного відомства обгрунтували доцільність заміни патріаршества Синодом.
Генеральний регламент встановлював велику диференціацію посад та посадових обов'язків.
Колегія складалася з присутності (загальних зборів членів) і канцелярії. Регламент визначав склад присутності колегії: президент, віце-президент, радники, асесори; обов'язки його членів, порядок проведення засідання. Наказувалося «всім думка своє вільно і виразно оголошувати по правому своєму розумінню і совісті, незважаючи на персону». З тим щоб вища посадова особа не надавало тиску на нижчого за посадою члена присутності, пропонувалося першого висловлювати свою думку асесора, потім радникам і після них - віце-президенту і президенту. У разі якщо при прийнятті рішень голоси розділялися порівну, прийнятим вважалося те рішення, за яке проголосував президент.
Детально була описана організаційна робота канцелярії. Очолював канцелярію секретар, якому доручалося загальне керівництво діловодством колегії. Він готував справи до засідання колегії та доповідав їх. У регламенті спеціально обмовлялася черговість підготовки справ: спочатку - «справи государеві», а потім - «приватні», причому не з вибору, а в послідовності, вказаній у реєстрі. Від того, як секретар готував справу до слухання на засіданні, нерідко залежало і вирішення питання колегією. Секретар вів облік вирішених і невирішених справ, зберігав друк колегії.
Були визначені обов'язки і інших співробітників секретаріату. Нотаріус вів протоколи за певною формою, спостерігав за виконанням рішень, прийнятих колегією. Актуаріус реєстрував документи і розносив їх виконавцям. Реєстратор відповідав за оформлення указів, підготовлених у колегіях, вів журнали вхідних і вихідних документів. Всі ці особи - канцеляристи - складали тексти документів, копіїсти переписували їх начисто. Перекладачам доручалися переклади з іноземних мов, для усних переказів була посада товмача. За порядком у канцелярії наглядав екзекутор.
Діяльність посадових осіб XVIII ст. була детально регламентована, про це свідчать опубліковані в 1718 році закон «Посада Сенату та інструкції посадовим особам, при ньому складається» і «Інструкція про посади секретарів експедиції Колегії іноземних справ і інших членів її канцелярії». Генеральний регламент наказував діяти відповідно до інструкцій, регламентів та указами.
2.Состав документів, правила їх складання
У розглянутий період істотними були зміни в діловодстві і, перш за все в документуванні діяльності державного апарату. Змінився склад документів. Законодавчі та розпорядчі акти називалися указами, регламентами, протоколами, резолюціями, вироками, інструкціями, наказами. У назві документів, особливо правових актів, з'явилася іншомовна термінологія. Наприклад, закон про державну службу названий Табелем про ранги, закон про селянські податях і повинності - плакатів, військово-кримінальний кодекс - Військовим артикулом і т.д.
Листування оформлялася кількома видами документів, які визначалися соподчиненностью установ або осіб. Так, повідомлення нижчестоящого установи або посадою особи вищестоящій установі або особі називалося доношением або донесенням, донесення про виконання - екзекуцією. Повідомлення нижчої посадової особи вищого оформлялося рапортом. Вищестояще установа або посадова особа посилали вимоги. Повідомлення одного установи іншій, не пов'язаних соподчиненностью, називалося веденням. З'явилися такі види, як диплом - документ, що засвідчує приналежність особи до дворянського стану; патент - свідоцтво про чині, сані, військовому званні або наукового ступеня; атестат, який містить відомості про нагороди і інших відмінностях; послужний (формулярний) список. Чолобитні нерідко називалися проханнями або проханнями чолобитників. Замість наказових і видаткових книг з'являються прибутково-видаткові книги.
До 70-х років XVIII ст. Облік парафій і доходів, грошовий рахунок давалися вже в балансовій формі із зазначенням в лівій стороні джерел доходу, а в правій - всіх видів витрат і цілей витрати. Зброшуровані рахунки із записами господарських операцій складали головну книгу. В основній книзі (журналі) запису господарських операцій велися у хронологічній послідовності.
Зміни у складі статистичної документації XVIII ст. пов'язані, перш за все, з переходом від подвірної перепису до подушної. Списки населення називалися «ревізькими». Облік землі, населення, посівів, худоби та її продуктивності в господарствах великих феодалів-вотчинников відбивався у звітах. Є відомості про наявність статистичної звітності в галузі промисловості. Значення статистичних джерел мають церковні метричні книги.
З'являються книги, що відображають організацію праці кріпаків, - штрафні журнали, записні книжки мирських старост, в яких фіксувалися збори на мирські потреби.
У XVIII ст. З'являються «засвідчення листи» про приналежність і майстерності учнів, договори з працівниками на мануфактурах і фабриках, публікаційних листи (оголошення про найм робітників), контракти, облікові документи (книги для запису найнятих на роботу, маклерські книги - для запису наймача, умов роботи) .
Плакат (закон) «Про збір подушнім та інше» 1724 поклав початок паспортну систему в Росії. Селянин міг працювати в межах повіту при наявності письмової «відпустки», виданого поміщиком або прикажчиком. Робота в іншому повіті дозволялася за наявності пропускного листа, в якому описувалися зростання, обличчя і прикмети людини, яка отримала його.
В умовах масових народних рухів посилюється роль документа як засобу антикріпосницької пропаганди і організації повсталих селян. Одним з таких документів були «чарівні листи» - прокламації. Керівники антифеодальних рухів 60-70-х років XVIII ст., Учасники Астраханського повстання 1705-1706 рр.. більшість документів називали листами, хоча в них не було адресата. Якщо лист стосувалося внутрішніх питань, до нього додавалися слова «сонетної» або «договірне», текст складався прямо на зборах.
Законодавство XVIII ст. Приділяв велику увагу складання документів. Так, всі види договорів, крім дрібних угод, повинні були полягати в письмовій формі. Закон від 19 липня 1700 вимагав, щоб і в цехових заявах і в чолобитних містилося лише «пряме справу», тобто сутність скарги. У документуванні судової діяльності спростилася форма виклику сторін до суду. У виклику могло бути й усним. Воно видавалося на підставі надійшла чолобитною або позовної заяви. У процесуальному дії, навпаки, посилилося значення письмового його оформлення. Закон 1715 «Короткий зображення процесів чи судових тяжб» містив перелік письмових доказів.
У Генеральному регламенті 1720 давалися загальні правила складання документів, регламентувалося написання окремих реквізитів. Так, у протоколі вгорі перед текстом вказувалася дата засідання, склад присутніх. «Важливі» документи «складав» секретар, інші - «інші канцелярські служителі». Складати документи наказувалося відповідно до статутів і резолюціями.
Такі документи, як дипломи, патенти, складалися за «генеральним формуляром», тобто зразкам.
У XVIII ст. форма документа, певний вплив на неї справила введення в 1699 році гербового паперу. Було затверджено три види паперу різної вартості. Зображення клейма (державний герб - двоголовий орел) були різних розмірів відповідно вартості паперу: «велике клеймо», «середній», і «менше». Під клеймом вказувалася вартість паперу, в 1720-1723 рр.. ціна листа не вказувалася. Проставлення клейма у встановленому місці організовувало текст документа, створювало визначеність його розміру.
У 1700 році указами Петра I були скасовані стовпці. Вони замінилися зошитами: «Всякі нашого великого государя і челобітчікови справи писати в лист і в зошиті дестевие (тобто в піваркуша замість раніше існуючого формату« чверть ». - М.І.), а не в стовпці». Веденням нової форми документів досягалися економія паперу, велика надійність зберігання, прискорення довідкової роботи по документах.
Зміна форми документа вплинуло на організацію всього діловодства. Перш за все, скорочувалася листування: при столбцовой формі легше було скласти новий документ, ніж відшукати старий. Змінився і формуляр документа. Він мав самостійно оформлені реквізити: вид документа і адресат виділялися в окремий рядок над текстом і т. д. Змінився і порядок адресації: щодо указів 1700, 1718 рр.. документи повинні були адресуватися в конкретні установи. Документи мали авторську підпис.
Правила посвідчення документів докладно описані в Генеральному регламенті: протоколи підписувалися усіма членами колегії. Окрім підписів кожен документ мав скрепі (підпис) секретаря. Указом 1701
Було заборонено підписуватися зневажливими імен (замість Коська, Богдашка, Івашка - Касьян, Богдан, Іван). Зате у проханнях цареві, князям, вельможам підписувалися «рабами», «рабішкамі». Указами від 4 квітня 1714 і від 17 березня 1726 визначено «посилати укази за скрепов обер-секретаря, а потрібні і за государственною печаткою». Документи пересвідчувалися печаткою. Глава XII Генерального регламенту встановлювала порядок користування печатками. У нормативних актах давалася структура тексту багатьох документів.
3. Організація руху документів і порядок їх розгляду
Нормативними актами намагалися регулювати обмін кореспонденцією. Встановлювалося, наприклад, що Сенат посилає укази, про виконання яких отримує рапорти. З 1721 р. Сенат було заборонено видавати загальнодержавні рішення від свого імені.
Велика кількість чолобитних на ім'я імператора викликало низку указів, що забороняли таку практику. За звернення безпосередньо до царя, минаючи відповідні інстанції, встановлювалося покарання. У 1720 р. При Сенаті була створена посада «заради прийому челобитью», що отримала згодом назву рекетмейстера.
Генеральним регламентом визначалося, що «колезька кореспонденція» складається з доношение царя і Сенату, копій рішень, звітів про діяльність, «реляцій» (звітів) та відомостей губернаторів і воєвод. При цьому обмовлялося, що ділова переписка повинна бути серйозно обгрунтованою. Указом «Про посаду Сенату» 1722 р. Колегія та місцевим установам пропонувалося представляти у визначені терміни Сенату звітні відомості. Щомісяця колегії подавали в Сенат відомості про вхідні і вихідні документах.
Закон «Установи для управління губерній» детальніше визначив порядок обміну документами між установами. Губернатори отримували від верховної влади укази, представляли рапорти, доношених, давали установам губернії пропозиції, отримуючи від них уявлення. З городничий і земськими справниками губернатори зносилися приписами, отримуючи від них рапорти та доношених.
Отже, зверху вниз йшли укази і веління, знизу вгору - рапорти та доношених. Равностоящими установи обмінювалися зносинами і повідомленнями. Створювалася ієрархія не тільки установ, але і документів. Деякими актами намагалися визначити порядок направлення основних документопотоков. Так, указом «Про посаду Сенату» визначалося, що губернатори і воєводи можуть писати в канцелярію Сенату лише з тих питань, які не мають права вирішувати колегії: «... яко про ініційований війни, мору, якого замішаному (безладдя) або яких нападів» ( особливих подій). Указами 1700 «Про неподання прохань повз присутствених місць государю, крім великих державних справ» і 1718 р. «Про неподання государеві прохань про такі справи, які належать до розгляду на те заснованих урядових місць» визначалися рівень вирішення питання та порядок руху документів, а також які питання правомочні були вирішувати Сенат, колегії та губернські присутності. Указом 1719 Заборонялося подавати прохання до вищого суду, минаючи нижчий.
Регламентувався порядок вирішення питань. Указом від 9 березня 1711г. «Про порядок засідань та діловодства ...» встановлювався принцип одноголосного рішення справ, що розглядалися в Сенаті. Однак такий порядок був скасований указом від 4 квітня 1714 р., де пропонувалося «куди більше голосів з'явитися, так і вершити», тобто виносити рішення за більшістю голосів. Якщо ж Сенат не міг винести рішення, то свої пропозиції і думки повинен був повідомляти володаря. Обговорення та вирішення питань, підвідомчих Сенату, проводилося присутністю, тобто загальними зборами сенаторів.
Порядок обговорення питань у Сенаті докладно описаний в указі від 27 квітня 1722 р. «Про посаду Сенату». Справи слухалися в порядку, визначеному особливим реєстром («а не вибором»). Обер-секретар доповідав присутності справи «по черзі» чи ступеня їх важливості. За допомогою пісочних годин генерал-прокурор, що веде засідання, встановлював регламент виступів. Вирішені питання записувалися до протоколу, який підписували всі члени Сенату. Особливим пунктом указу визначалося: «Ніяка справа виконано бутті належить словесно, але все письмово». Менш важливі питання розглядалися в виникли в різний час структурних підрозділах Сенату.
У колегіях спочатку розглядалися державні справи, а потім приватні. Після доповіді секретаря кожну справу докладно обговорювалося, і члени колегії висловлювали свою думку вільно «по своїй присязі», по правому своєму розумінню і совісті ». Особлива думка записувалося до протоколу. Всі члени колегії скріплювали рішення і підписували укази щодо прийнятих рішень.
Приймали документи секретарі. Причому і в Генеральному регламенті, і в «Установах управління губерній» підкреслювалося, що документи приймалися тільки в присутності, тобто в самій установі. Укази царя і Сенату наказувалося роздруковувати президентові або віце-президенту колегії, старший радник приймав і роздруковував листи від інших колегій і з провінцій. Регламентувався порядок прийому доношение: вони приймалися в колегії («а не в будинку» президента), розкривалися секретарем у присутності членів колегії, реєструвалися, і призначався день розгляду справи. Позначку про надходження справи у верхньому правому кутку або по верхньому поля першого лицьової сторони документа робив секретар: проставляв дату надходження, номер. Позначку на полі, кому передати документ на виконання. Виконавець, приймаючи документ, розписувався у квитанційній книзі.
Статтею VIII указу «Про посаду генерал-прокурора» 1722 р. Був визначений порядок розсилки урядових документів: не поштою, а з екзекутором, який повинен був звітувати рапортом про те, «що зроблено» або «навіщо не можна було зробити».
4. Реєстрація документів і контроль за їх виконанням
Велика увага в законодавчих актах XVIII ст. Приділялася охорону інтересів держави та державної таємниці. Наприклад, глава 1 Генерального регламенту наказувала «таємні справи містити в таємниці». Завдання охорони документів ставила їх реєстрація. Одночасно реєстраційні журнали виконували роль довідкового апарату: «... по журналу можна знайти, що в реєстратурі шукати треба». Крім того, реєстрація надавала допомогу у здійсненні контролю за виконанням документів, їх систематизації, так як реєстраційні журнали велися по кожній групі документів.
На надійшов документі реєстратор проставляв номер і дату отримання. У загальному журналі («повсякденної записці») давалося зміст документа із зазначенням, яке надіслано на виконання. Крім того, для обліку вхідних документів велися дві книги («реєстратури»): у книгу «З» записувалися в хронологічній послідовності документи, отримані від государя і Сенату, до неї додавався реєстр зареєстрованих документів; до книги «Д» - документи інших колегій та місцевих установ. До книги «Д» складався реєстр із зазначенням адресатів - колегій і провінцій, звідки отримані документи.
Реєстрація вихідних документів проводилася так. У книги «А» реєструвалися документи, адресовані царю. Вказувалися дата «посланого» документа, його короткий зміст, «до кого, куди відправлено».
Потім копіїст переписував у книгу текст документа «з числом і підписанням усіх чинів». У книзі «В» таким же чином реєструвалися документи, що відправляються в інші колегії, губернським установам і окремим особам.
Аналогічний спосіб реєстрації вводився і в місцевих установах. Відповідно до закону «Установи для управління губернією» 1775 р. для одержуваних документів вівся «реєстр входять паперів», для відправляються - реєстр документів, які надсилаються у вищі установи (рапорти, донесення, уявлення), і реєстр документів, які надсилаються рівним і підлеглим установам і особам .
Прийнятий у державних установах порядок діловодства (в тому числі і реєстрація) копіювався і в вотчинних господарствах. Так, у наказі Б.П. Шереметьєва дається розпорядження наглядачам записувати в особливі зошити мирські вироки про розкладці повинностей, в наказі А.М. Черкаського 1719 Прикажчик наказувалося реєструвати селянські чолобитні в «книзі для справи», в інструкції з ведення облікових і звітних документів 1726 Вказувалося: «Надіслані государя нашого укази все записувати в книги саме і всім бути за рукою наказним».
В особливий вид роботи з документами виділяється контроль за їх виконанням. За Петра I одночасно зі створенням нового апарату управління утворюються органи контролю. За указами від 2 і 5 березня 1711 Засновується посаду фіскала - спеціальна централізована наглядова система. Найважливішим завданням, якої було шляхом негласного нагляду і вивчення канцелярського діловодства стежити за виконанням указів і регламентів посадовими особами, за дотриманням майнових інтересів скарбниці. Контрольні функції здійснювали послідовно генерал-ревізор, обер-секретар сенату і з 1722 р. - генерал-прокурор. В інструкції «Посада генерал-прокурора» визначена головна його обов'язок: «Стежити, щоб Сенат у всіх справах, які до сенацкому розгляду та вирішенню підлягають, істинно, ревно і порядно, без втрачена часу за указами і регламентів, відправляв», стежити за черговістю розгляду чолобитних, за тим, щоб «не здійснювалося підробок документів і не плодилася тяганина».
В указі від 27 квітня 1722 р. «Про посаду сенату» встановлювалося мати докладну розпис невиконаних справ. Особливо наголошувалося на необхідності виконувати негайно укази і пам'яті государя, «бо як може государеве управлен бути, егда укази дійсні не будуть: нонеже піклування указів нічим різниться з изменою ...». У багатьох указах обмовлялися терміни виконання документів: відправляти в той же день, коли прийнято рішення, а термінові «того же годині казати». При Сенаті була заснована спеціальна посада екзекутора, в обов'язки якого входило записувати в особливу книгу вихідні документи з відміткою про час і спосіб їх відправлення, складати рапорти про виконання. Встановлювати штрафи за «недоношеним» про виконання сенаторських указів: за перший прострочений місяць - 100 руб., За другий - 200, за третій - 300, за четвертий - 400, і за п'ятий - позбавлення всього і вічна робота в галерах. Обов'язок виконувати сенатські укази і доповідати про це Сенату у встановлені терміни була закріплена в наказі губернаторам і воєводам в 1728 р.
Безпосередній контроль за виконанням документів повинен був здійснюватися таким чином. Прокурор колегії спостерігав за порядком, законністю вирішення справ, за діяльністю канцелярії, за виконанням указів місцевими установами. Він вів книгу, в якій записувалося, коли який указ складений, що за указом виконано і в який час.
За виконанням рішень, прийнятих колегій, спостерігав нотаріус, який вів «розпис», «які справи в минулого тижня не вчинені», тобто в неї вносили всі документи, перш за все укази Сенату і царя, намічені до слухання. Цей розпис під час засідань перебувала на столі перед президентом, тому називалася настільним реєстром. У канцелярії велися реєстри за «виконаним і фітосанітар, але не виконаних» документами.
Встановлювалися строки виконання окремих груп документів. На вирішення державних справ відводилася один тиждень, на довідки по ним у губерніях встановлювався «поверстний» термін: за два дні на 100 верст в один кінець. Приватні справи за скаргами повинні були вирішуватися не більше ніж протягом шести місяців.
У цьому реєстрі місцевих установ наказувалося вказувати, коли який документ надійшов, коли має розглядатися на засіданні, яке прийнято рішення, що укази з цього приводу розіслані і виконані. Однак, незважаючи на загрозу смертної кари за прострочення вирішення питання, документи виконувалися повільно, а багато хто просто не виконувалися.
5. Систематизація документів та організація їх зберігання
Систематизація документів і формування їх у справи в XVIII ст. були більш чіткими, ніж у період XVI - XVII ст. В окремі справи групувалися укази царя і Сенату, журнали і протоколи. В основі об'єднання цих документів лежали номінальний, авторський і хронологічний ознаки. Основна маса первинних комплексів колегій та місцевих установ формувалася за предметно-питально ознакою. Так як структурні підрозділи колегій та місцеві установи відали певними територіями, то нерідко в основі об'єднання документів лежали кореспондентський і географічний ознаки. У Військовій колегії справи формувалися окремо на кожний полк, наприклад: «Ярославського піхотного полку списки і казки».
У XVIII ст. затверджується термін для позначення сховищ документів - «архів». До Генерального регламент 1720 Була включена спеціальна глава «Про архівах», в якій говорилося, що «книги, документи і справи» зберігаються в канцеляріях три роки. Це - так звані поточні архіви. Після закінчення трьох років документи. Крім тих, які залишалися в канцеляріях «для довідки» («особлевие статути, регламенти» та книги), повинні були здаватися в архів колегії «з розпискою архіваріуса».
Крім того, передбачалося створювати і державні архіви. Ними повинні були стати архіви при Колегії іноземних справ, для зберігання документів, які не стосуються «приходу і витраті», і при Ревизион-колегій для документів з обліку доходів і витрат.
Однак державні архіви за цих колегіях не були створені. Указом 1724 р. був утворений архів старих державних справ, де зберігалися документи Посольського наказу. Сформувався архів вотчинної колегії. Створювалися архіви Сенату і Синоду. У зв'язку з проходили в 60-х роках XVIII ст. Генеральне межування в 1768 р. При Московської межової канцелярії було засновано спеціальний архів - «межова архіву».
У «Загальних наказі губернаторам, воєводам та його товаришам» 1728 було зазначено заснувати особливі провінційні (губернські) архіви. Згідно з «Установам для управління губерній» в місцевих установах створювалися два архіву: поточний для документів, що використовувалися в довідковій роботі, і остаточний, куди здавалися за описом, виконані і закінчені виробництвом справи.
Організації зберігання документів надавалося значення і в вотчинних господарствах. У наказі А.М. Черкаського була спеціальна глава «Про розписці новому приймальнику з попереднім», в якій встановлювалася процедура прийому-здачі справ при зміні прикажчиків.
В архіві справи описувалися, до описів складалися алфавіти особистих імен. У колегіях архівом відав актуаріус. Він повинен був всі виконані документи «старанно збирати» і описувати їх в особливому реєстрі, за яким відзначалися видача у тимчасове користування та повернення документів.
Висновок
Підводячи підсумки, можна відзначити суттєві відмінності в організації управління і діловодства від попереднього періоду. У XVIII ст. була створена нова система органів управління з однакової структурою установ, чітко встановленої компетентністю і колегіальної формою діяльності. Склалася сувора ієрархія установ та посадових осіб, які при виконанні своїх обов'язків керувалися певними документами: статутами, регламентами, інструкціями. Для чиновників всіх рангів був створений єдиний текст присяги, зафіксований в Генеральному регламенті.
Змінилися склад та положення чиновництва. Введення нових критеріїв оцінки придатності службової діяльності та грошове (а не натуральне) його зміст поставило чиновництво у підпорядкування необмеженої влади монарха.
Діловодство регулювалося спеціальними законодавчими актами і являло собою закінчений технологічний цикл створення й обробки документів, їх реєстрації, організації довідкової служби, контролю за виконанням. Як самостійна область більш чітко оформлялася діяльність архівів.
Порушення встановлених правил документування, зберігання і використання документів (розкрадання документів, спотворення їх змісту при складанні, підробка та розголошення рішень) каралося покаранням смертною карою («честі, живота і пожитків позбавити»), посиланням, конфіскацією майна, позбавленням чину або грошовим штрафом.
Список використаної літератури:
Балакіна Т.І. Історія російської культури. - М.: Видавничий центр «АЗ», 1995.
Кудрявцев В.А. та ін Організація роботи з документами. - М.: ИНФРА-М, 1998
Панфілова Т.О., Кондратьєва Т.М. Документознавство і діловодство. - М.: Вагриус, 2004.
Чистяков І.О. Історія вітчизняного держави і права. - М.: Юрист, 1996.