. Зміст: Введення
Причини дефіциту часу
Інвентаризація часу
Самоменеджмент
1. Постановка мети
2. Планування
3. Прийняття рішень
4. Реалізація і організація
5. Контроль
6. Інформація і комунікація
Висновок
Список літератури:
Введення Цінний той керівник, який знає свою справу, уміє добре управляти і домагатися поставлених цілей, незалежно від його зовнішності й освіти. Це головний стандарт справжнього керівника. Але навіть при наявності усіх вище перерахованих навичок керівник не буде успішним якщо він не буде правильно організовувати свій час і робочий день. Адже такий ресурс як час коштує на ряду з багатьма іншими ресурсами: людьми, фінансами і сировиною. Менеджер завжди знаходиться в трьох вимірах у сьогоденні, минулому і майбутньому. Час - незворотньо. Його не можна накопичити, помножити або передати. Воно проходить безповоротно. До сожелению в Росії з давніх часів склалося уявлення про керівника, як про людину з мінімальною кількістю вільного часу, і чим менше часу мав керівник, тим більше значною персоною він здавався. Але насправді це лише говорить про низький рівень самоменеджменту, який представляє собою послідовне і цілеспрямоване використання випробуваних методів роботи в повсякденній практиці, для того щоб оптимально і зі змістом використовувати свій час.
Тут було б доречно процитувати висловлення різних авторів про значення часу: Алан Лекейн: "Той, хто дозволяє вислизати своєму часу, випускає з рук своє життя, той, хто тримає в руках свій час, тримає в руках своє життя"; Пітер Друкер: " Час - самий обмежений капітал, і якщо не можеш їм розпоряджатися, не зможеш розпоряджатися нічим іншим "; Ульріх Зіверт:" Уміння розпоряджатися часом поряд із правильним керівництвом і технікою впливу на людей виступає фактором, який зумовлює Ваш успіх і невдачу ".
Таким чином, ми можемо сміливо сказати, що успіх кожного керівника залежить не тільки від матеріально-економічних величин, але і від того, як він розпоряджається самим цінним надбанням - часом.
Причини дефіциту часу. Для того, щоб зрозуміти всю глибину проблеми необхідно зрозуміти, перш за все, причини дефіциту часу, які полягають у наступному:
Постійний поспіх. При поспіху керівник не встигає навіть зосередитися на тій проблемі, яку він виконує в даний момент. Відтак він не думає про інші способи рішення, які можливо краще, ніж той спосіб, який прийшов на розум першим.
Нагромадження робіт. При цьому керівник починає займатися різними дрібними і не настільки важливими справами. У нього немає чіткого розподілу робіт за ступенем важливості і він не займається аналізом ключових, перспективних питань.
Постійні доопрацювання будинку. При цьому час відведений на відпочинок витрачається на роботу, керівник не встигає відпочивати, що позначається на його працездатності на наступний день і в кінцевому підсумку веде до занепаду здоров'я.
Перевтома. Слідство тривалої роботи в умовах постійного поспіху.
Метушливість. Це результат поганої організованості дня, а також іноді залежить від імпульсивності та особливостей людини.
Безплановість роботи. Є результатом способу життя не тільки самого керівника, але і загального стилю життя даної організації.
Слабка мотивація праці. Наслідком є низька продуктивність, а відповідно вона пораждает хронічну нестачу часу.
Інвентаризація часу Необхідно проводити інвентаризацію часу за кілька робочих днів, щоб проаналізувати свій робочий стиль і розкрити причини виникаючих дифіциту часу. Симптоми тривожної керівника тимчасової проблеми можна визначити за такими ознаками:
відсутність чіткого розкладу роботи на поточний день (керівник не знає, що йому сьогодні належить зробити в першу чергу, що - у другу);
сектретарь не в курсі справ свого шефа (секретар - перш за все помічник свого керівника);
несвоєчасність відповіді на ділові листи (тому що керівнику все якось ніколи);
продовження роботи над діловими паперами вдома, вечорами (у службові годинник не вистачає часу);
безперервні перешкоди в роботі, викликані частими телефонними дзвінками та напливу відвідувачів (керівник прагне з усіма розмовляти сам);
постійне виконання роботи за своїх підлеглих (зокрема, й тому, що керівникові здається: так надійніше);
великий потік всіляких рутинних справ (керівник буквально "тоне" у дрібницях);
часта поспіх при виконанні завдань з боку вищого керівництва (дуже часто викликана несвоєчасністю початку роботи над ними).
Аналіз використання часу.
Спершу необхідно проаналізувати всі види діяльності в яких брав участь керівник. Для цього можуть використовуватися такі таблиці, як:
Аналіз вілов діяльності і витрати часу;
Листок денних перешкод.
Аналізувати можна з точки зору двох позицій: позитивних і негативних, тобто аналізувати сильні сторони і слабкі сторони.
Аналіз часових втрат.
Необхідно згадати весь робочий день і постаратися зрозуміти де було витрачено часу більше, ніж потрібно для тієї або іншої задачі. Тільки при цьому можна зрозуміти які були допущені тимчасові помилки.
Самоменеджмент У самоменеджменту є певне коло правил і функцій:
Постановка мети.
Це аналіз і формування особистих цілей.
Значення постановки цілей
Саме в постановці цілей полягають ази діяльності підприємств і його успішне майбутнє. Мета описує кінцевий результат. Необхідно усвідомлювати, що тут розуміється ні те, що ми робимо, а то заради чого ми це робимо. Цілі - це свого роду виклик, який спонукає до дій. Навіть найкращий спосіб роботи безнадійний, якщо ми заздалегідь чітко не позначимо те, чого ми хочемо. У свою чергу, аби поставити ці цілі треба думати про майбутнє. Мета дає ястность про те, в якому напрямку необхідно рухатися. Без неї можна загубитися в дрібницях і зійти з вірного шляху.
Постановка цілей - це тимчасовий процес, оскільки протягом діяльності підприємства може з'ясуватися, що ті чи інші параметри змінилися, що призводить до необхідності зміни мети. Для самоменеджменту фундаментальне значення має усвідомлення того, куди ми хочемо прийти і куди ми потрапити не хочемо, а також не потрапити туди куди нас хочуть привести інші. Якщо у керівника існує усвідомлена ціль, то туди ж спрямовані і всі неусвідомлені сили керівника, тобто цілі служать концентрації сил на важливих напрямках. "Випадкові успіхи гарні, але рідкісні. Заплановані успіхи краще, оскільки вони керовані і трапляються частіше ".
Знаходження цілей.
Для того, щоб домогтися успіху необхідно правильно вибрати цілі. Для цього можуть використовуватися різні технології. Необхідно відповісти для себе на наступні питання:
Яких цілей Ви хочете досягти?
Узгоджуються вони між собою?
Чи існують так звана вища мета і певні проміжні цілі на шляху до головної?
Чи знаєте Ви, що Ви самі можете зробити для цього (сильні сторони) і над чим Вам ще треба працювати (слабкі сторони)?
Одним словом, необхідно домогтися ястності мети.
Ситуаційний аналіз
Являє собою свого роду реєстр особистих ресурсів (засобів для досягнення цілей) і дозволяє з'ясувати, що слід поощрать (сильні сторони) і над чим ще треба працювати (слабкі сторони).
Шляхом аналізу своїх здібностей ми визначаємо, що взагалі ми можемо зробити, тобто яким особистим потенціалом для досягнення своїх цілей ви розташовуєте. Мова йде про подальший розвиток цього потенціалу. З іншого боку, ми повинні чітко уявляти собі свої слабості, щоб уникати дій, які можуть сприяти прояву подібних "якостей", або вжити заходів до позбавлення від цих недоліків.
Можливо також складання балансу своїх найбільших невдач і поразок і виділення, наслідком відсутності яких якостей вони були. "Знати свої слабкості - значить зміцнювати свої сильні сторони".
Аналіз "мета - засіб"
У процесі аналізу необхідні для досягнення бажаних цілей кошти (особисті, фінансові, тимчасові ресурси) порівнюються з реальною ситуацією.
Формулювання цілей.
Це остання ступінь при постановки цілей. Це конкретне формулювання практичних цілей для наступної стадії планування. "Встановити терміни - сформулювати результати".
При цьому необхідно пам'ятати про фізичний стан, здоров'я, про самоосвіту і про своє культурне просвітництво. Необхідно не брати на себе занадто багато і встановлювати також короткострокові цілі, погоджені з досягненням своїх довгострокових глобальних цілей.
2. Планування.
Розробка планів і альтернативних варіантів своєї діяльності.
Планування означає підготовку до реалізації цілей і упорядкування часу. Головне преімущест, що досягається шляхом планування роботи полягає в тому, що планування часу приносить виграш у часі. практичний досвід говорить, що час витрачений на планування приводить до скорочення часу на використання й у кінцевому рахунку призводить до економії часу в цілому. Але при цьому не можна вважати те, що чим більше часу ми витрачаємо на планування, тим більше часу ми заощадимо. У часу, як у багатьох інших процесів, колись настає оптимум, після якого подальше планування не має сенсу. Але все ж, як я вважаю, якщо приділяти хоча б 10 хвилин в день, то можна з заощаджувати до 2-х годин.
Принципи і правила планування часу.
Щоб правильно виконувати свої функції і досягати цілей ми насамперед повинні чітко уявити собі свій бюджет часу і сукупність своїх задач. Тоді ми будемо готові передоручати менш важливі справи і зменшувати їхнє число.
При плануванні слід дотримуватися деяких основних правил:
При складанні плану дня краще залишити 40% робочого часу совбоднимі. Тобто 60% - запланований час, 20% - непередбачене час, 20% - спонтанне час.
Необхідно документувати витрачений час. При цьому треба вказувати як і на що воно було витрачено. Т.ч. ми має постійне уявлення про витрату свого часу і досвід як основу для майбутньої потреби в часі.
Зведення задач воєдино - план дій. Щоб скласти гарний план необхідно мати уявлення про майбутні справах, наприклад розділити їх на довгострокові, середньо-і короткострокові справи.
Регулярність - системність - послідовність.
Реалістичне планування. Необхідно планувати лише той обсяг завдань з яким ми реально можемо впоратися.
Система планування часу
Як ми бачимо початком служить план на декілька років вперед. Він виводиться з плану життя. Після того, як буде складено план на найближчі кілька років ми може скласти план на рік. При цьому треба стежити за тим, щоб випадково не займатися більш пізніми справами. Далі складається квартальний план, який служить інструментом контролю за річним. Враховуються в місячному плані задачі і цілі переносяться з квартального плану минулого місяця. Декадний план - це ще більш детальний, точний прогноз майбутнього періоду.
"Денний план являє собою останню й одночасно найважливішу щабель у системі планування часу, конкретне втілення (реалізацію) поставлених цілей"! Денний план будується на основі декадного плану
Складання планів дня за допомогою методу "Альпи".
Цей іетод включає 5 стадій:
а) складання завдань;
б) оцінка тривалості акцій;
в) резервування часу (у співвідношенні 60:40);
г) прийняття рішень щодо пріоритетів та передорученню;
д) контроль (облік незроблене)
Щоденник часу - є найважливішим робочим засобом самоменеджменту. Це і календар-пам'ятка і записна книжка. А також щоденник є гарним інструментом планування, справічніком і інструментом контролю.
Необхідно завжди перевіряти ще раз свої плани і змінювати їх, якщо вони виявляються не здійсненними або не дозволяють досягти поставленої мети до терміну.
3. Прийняття рішень.
Прийняти рішення - це означатиме встановити пріоритетність. Воно предпологает вибір першочергових справ і завдань.
Питання прийняття рішень встав з-за появи у керівник проблем таких як: спроба виконання відразу великого обсягу робіт, розпилення своїх сил на окремі не істотні, але здаються необхідними справи. І до кінця дня керівники приходить до висновку, що вони проробили величезну роботу за цей день, але головні проблеми і справи залишилися не вирішеними. Багато керівників виправдовуються кажучи, що вони змушені щодня робити багато важливих справ. Для того, щоб так не виходило необхідно обов'язково встановлювати пріоритети, що означає прийняти рішення про те, яким із завдань слід надавати першорядне, другорядне і т.д. значення. Якщо слідувати цьому давольно таки простого правила, то можна досягти наступного:
дотримуватися встановлені терміни;
отримувати більше задоволення від робочого дня і результатів роботи;
уникати конфліктів
уникати стресових ситуацій і перевантажень.
Черговість справ можна визначати за допомогою таких методів:
Принцип Парето (співвідношення 80:20)
Він означає, що усередині даної групи або множини окремі малі частини виявляють набагато більшу значимість, ніж це відповідає їх відносній питомій вазі у цій групі. Відповідно до цієї теорії можна зробити висновок приминительно для робочої ситуації керівника: за перші 20% витрачається часу досягається 80% результатів. Інші 80% витраченого часу приносять лише 20% загального підсумку.
Встановлення пріоритетів за допомогою аналізу АБВ.
Це техніка виходить із досвіду, що частки у відсотках більш важливих і менне важливих справ у сумі залишаються незмінними. За допомогою букв А, Б та В задачі підрозділяються на три класи, відповідно до їх значимості. Аналіз АБВ грунтується на наступних трьох закономірностях:
найважливіші задачі складають приблизно 15% всієї кількості справ, якими займається керівник. Внесок цих задач для досягнення цілі складає близько 65%.
На важливі задачі приходиться близько 20% загального числа справ, значимість яких також близько 20%.
Менш важливі і несуттєві задачі складають близько 65% усіх справ, а в свою чергу значимість їх складає усього лише близько 15%.
Щоб застосувати аналіз АБВ необхідно слідувати наступними пунктами:
скласти список всіх майбутніх завдань.
Систематизувати їх по важливості і встановити черговість
Пронумерувати ці завдання
Оцінити свої задачі відповідно до категорії А, Б, В.
Завдання категорії А (15% всіх завдань) не підлягають передорученню.
Завдання категорії Б (20% всіх завдань) підлягають передорученню.
Решта завдання самі незначні і підлягають обов'язковому передорученню.
Прискорений аналіз за принципом Ейзенхауера
Цей принцип є простим допоміжним засобом у тих випадках, коли необхідно швидко прийняти рішення щодо того, якій задачі віддати перевагу. Пріоритети встановлюються за такими критеріями як терміновість і важливість справи. Вони поділяються на 4 групи:
Термінові / важливі справи - необхідно виконати їх самому керівнику.
Термінові / менш важливі справи
Менш термінові / важливі завдання. Необов'язково виконувати їх відразу, але виконувати їх треба самому.
Менш термінові / менш важливі справи.
"Від завдань менш термінових і несуттєвих слід утримуватися".
Завдяки принципу Ейзенхауера можна істотно збільшити продуктивність, продуктивність і результативність.
Основи делегування.
Під делегуванням в загальному сенсі розуміється передача завдань своєму підлеглому зі сфери діяльності самого керівника. Але при цьому начальник зберігає за собою відповідальність за керівництво, яке не може бути делегована.
Передача завдання або діяльності може здійснюватися на тривалий термін або обмежуватися разовими дорученнями.
Управлінська відповідальність (не делегується)
Виконання
Доцільно відзначити переваги делегування:
делегування допомагає керівнику вивільнити час для важливих завдань і трохи розвантажитися;
делегування сприяє використанню професійних знань і навичок працівників;
Делегування стимулює розкриття здібностей, самостійності і компитенции підлеглих;
Делегування позитивно впливає на мотивацію праці співробітників.
Для того, щоб навчитися правильно делегувати необхідно ознайомитися і взяти до уваги такі правила:
підібрати придатних співробітників;
розподілити сфери відповідальності;
координувати виконання доручених завдань;
стимулювати і консультувати підлеглих;
здійснювати контроль робочого процесу і результатів;
давати оцінку своїм співробітникам;
припиняти спроби зворотного або наступного делегування.
Делегувати необхідно рутинну роботу, спеціалізовану діяльність, приватні питання і підготовчу роботу.
Ні в якому разі не можна делегувати таку роботу як визначення цілей, керівництво співробітниками, задачі високого ступеня ризику, і т.д.
4. Реалізація і організація.
Складання розпорядку дня й організація трудового процесу з метою досягнення поставлених цілей.
Організація свого робочого дня повинна відповідати основному принципу: "Робота повинна підкорятися мені, а не навпаки". Існує 25 правил, які можна розділити на 3 групи: правила початку дня, основної частини дня і кінця дня.
Правила початку дня:
починати день з позитивним настроєм;
добре поснідати і без поспіху на роботу;
починайте роботу по можливості в один і той же час;
повторний огляд плану дня
спочатку - ключові завдання;
приступати без розгойдування;
погодити план дня із секретарем;
ранком займатися складними і важливими справами;
Правила основної частини дня:
Гарна підготовка до роботи;
Впливати на фіксацію термінів;
Уникати дій, що викликають зворотну реакцію;
Відхиляти додатково виникаючі невідкладні проблеми;
Уникати незапланованих імпульсивних дій;
Вчасно робити паузи / дотримуватися розмірений темп;
Невеликі однорідні завдання виконувати серіями;
Раціонально завершувати почате
Використовувати тимчасові проміжки;
Працювати антицикличное;
Викроювати спокійний час;
Контролювати час і плани;
Правила завершення робочого дня:
Завершити незроблене;
Контроль за результатами і самоконтроль;
План на наступний день;
Додому з гарним настроєм;
Кожен день повинен мати свою кульмінацію.
Природний денний ритм
У різних людей різна психологія й організм. Внаслідок цього працездатність людей різна в різні періоди часу. Деякі люди продуктивніше працюють зранку, деякі вдень, а деякі ввечері. Але при цьому не можна сказати, що одні з них працюють краще, а інші гірше. Просто пік працездатності у цих людей припадає на різні періоди дня. Абсолютні значення піка і спаду продуктивності індивідуально розрізняються, але що однаково для всіх людей - так це відносні, ритмічні коливання!
5. Контроль.
Самоконтроль і контроль підсумків.
Контроль за результатами служить поліпшенню, а в ідеальному випадку - оптимізації трудового процесу. Всі перераховані вище функції самоменеджменту будуть не настільки ефективними якщо не буде проводитися відповідний контроль. Контроль охоплює три завдання:
осмислення фізичного стану
порівняння запланованого з досягнутим
коригування за встановленими відхиленнями
Необхідно регулярно, через рівні проміжки часу перевіряти свої плани й організацію праці, аналізувати свою діяльність і свій час і складати листок денних перешкод.
Контроль за результатами праці (цільовий контроль) повинен у будь-якому випадку провадитися після виконання задачі (кінцевий контроль).
У кінці робочого дня необхідно контролювати і відбивати не тільки виконання поставлених цілей, але й особисту ситуацію.
"Той хто хоче себе по-справжньому розвантажити не може відмовитися від самоконтролю".
6. Інформація і комунікація.
Найважливіша фаза, тому що всі інші фази мають потребу в ній.
Інформація і комунікація складає серцевину самоменеджменту, навколо якої постійно обертаються інші функції. На керівника щодня обрушується потік інформації з яким йому доводиться справлятися. У реальному житті керівник обробляє набагато більше інформації, ніж це необхідно. Для того, щоб заощаджувати свій час керівнику необхідно розробити раціональний підхід до обладенію інформацією.
Раціональне читання
Це важливо для керівника, оскільки раціоналізувати читання означає ліквідацію загубленого часу на безсистемне читання і порожню витрату коштів.
Незалежно від швидкості читання, можна шляхом цілеспрямованого, селективного читання заощадити масу часу.
Раціональне читання припускає насамперед визначення того треба чи цей матеріал читати взагалі, якщо так, то в якому обсязі.
при перегляді і читанні треба думати про те, яку інформацію ми хочемо з нього одержати;
треба переглянути назву глав і розділів, пробігти очима короткий зміст, а також передмову і введення.
З'ясувати, що б ми хотіли прочитати більш інтенсивно.
Не затримуватися на примітках, частинах тексту, надрукованих дрібним шрифтом
Слідувати смисловому змісту та ідеї тексту, а не словами.
Відшукувати всілякі виділення і таблиці.
Читати можна також швидше якщо позбавлятися від шкідливих звичок і відволікаючих факторів і удосконалювати методику читання. Необхідно також звикнути і до того, що важливі тексти потрібно не тільки читати, але й обробляти після читання. Також бажано розробити свою систему маркувань і робити позначки, що вказують на важливість або якість того чи іншого абзацу. Можна виписувати важливі ідеї і думки, але лише найважливіше й у найкоротші формі. Метод SQ 3R є методом 5-ти ступенів, які передбачають: Огляд. Треба дізнатися яку інформацію несе книга в цілому.
Постановка питань. Це критичне читання.
Читання. Цільове і концентроване сприйняття.
Узагальнення. Необхідно, щоб упевнитися, що матеріал засвоєний.
Повторення. Завершальне повторення служить відома в єдине ціле окремих результатів, отриманих в ході опрацювання тексту.
Раціональне проведення нарад.
Наради забирають у керівника та у підлеглих дуже велику частину робочого дня. Тому бажано провести аналіз точних витрат найближчої наради з урахуванням: витрат на підготовку, заробітку учасників, додаткових індивідуальних витрат, накладних витрат, витрат на відрядження і втраченого часу!
"Найкращі наради ті, які взагалі проводити не треба!"
Повеску дня складайте з зазначенням часу, необхідного для обговорення окремих тем. Для кожного пункту намічайте час відповідно до його значимістю. Використовуйте для цього наступний формуляр: "План обговорення".
"План обговорення"
Після наради
Повертайтеся, хоча б час від часу до ходу та результатів відбувся наради, наприклад шляхом опитування учасників:
а) чи були досить ясні тема і мета наради;
б) чи отримав кожен з учасників порядку денного
в) почалося чи нараду вчасно, чи дотримувалися порядок денний та регламент;
г) чи була досягнута мета наради;
д) скільки часу було використано неефективно.
Слід складати іноді і укорочений протокол з найважливішими даними і результатами, які роздаються учасникам.
Контролюйте чи виконуються прийняті рішення всіма кого вони стосуються.
Невиконані завдання і невирішені проблеми повинні бути першим пунктом наступної порядку денного.
Переговори по телефону
Телефон є найбільш часто використовуваним засобом комунікації і найбільш частим джерелом перешкод. Але його можна і використовувати у вигляді інструменту раціональної інформації і комунікації.
Його можна використовувати також і в якості нового виду: "Інтернет".
За допомогою телефонної лінії ми можемо з'єднатися до глобальної інформаційної мережі.
Цей вид послуг дає можливість відмінного обміну інформацією.
Раціональне ведення кореспонденції. Підготуйте стандартні відповіді;
Намагайтеся писати резолюцію відразу, не накопичуючи паперів;
Не захоплюйтеся розмноженням документів;
Своєчасно викидайте архіви;
Довіряйте сектретарю в розборі пошти;
Вдосконалюйте документообіг;
Прагніть до простій системі документообігу. Висновок Якщо підсумувати все вище сказане, то можна мабуть зупинитися на наступному:
Час - це унікальний ресурс людини.
Час - це не тільки кількість годин і хвилин, це ще насичені корисною роботою години та хвилини.
Уважно ставиться до того, що ми робимо. Деякі справи взагалі не варто робити.
Делегувати роботу іншим людям.
Віддавати звіт собі у тому, як ми витрачаємо свій час.
Не засмучуватися тим, що в житті менеджера багато невпорядкованості.
Робити все в свій час!
Ставити правильні цілі!
Постійно стежити за розпорядком дня!
Не забувати про поставлену мету і йти до неї наікротчайшім шляхом!
Спланувати Свій день, тиждень і навіть місяць.
Не забувати про контролюванні зробленого.
З написаного вище можна зрозуміти, що від кожної людини потрібно серйозно і сумлінно підходити до організації свого робочого дня, розподілу часу, інакше людина ризикує потрапити в пастку, яку готують йому час і сам же людина якщо не серйозно ставиться до розподілу часу. Таким чином, очевидно що розподіляти справи і час витрачений на них слід так, щоб цього самого часу вистачало на всі справи, і звичайно ж не слід забувати про відпочинок. Наступне на що слід звернути увагу це класифікація справ за ступенем важливості а також расспределенію і рассчлененію кожного серйозного заходу, тобто меропріяітія, що володіють певною мірою важливості для вас. Не слід обходити уваги різні допоміжні засоби допомагають організації свого часу, такі наприклад як: різного роду органайзери, електронні записні книжки, кишенькові комп'ютери, і секретар. Незважаючи на те, що на цю тему написано багато книг і опубліковано безліч статей кожна людина повинна сама сказати собі: "Я не хочу більше витрачати час на порожню і я не хочу невстигаючих", тоді людина зробить самий важкий перший крок по дорозі до організованого життя .
Список літератури. Кричевський Р.Л. "Якщо ви керівник ..." М.: Справа 1996
Ладанов І.Д. "Практичний менеджмент". М.: Елнік, 1995
Зайверт Л. "Ваше час - у Ваших руках", К.: Інтерексперт, 1995
Причини дефіциту часу
Інвентаризація часу
Самоменеджмент
1. Постановка мети
2. Планування
3. Прийняття рішень
4. Реалізація і організація
5. Контроль
6. Інформація і комунікація
Висновок
Список літератури:
Введення Цінний той керівник, який знає свою справу, уміє добре управляти і домагатися поставлених цілей, незалежно від його зовнішності й освіти. Це головний стандарт справжнього керівника. Але навіть при наявності усіх вище перерахованих навичок керівник не буде успішним якщо він не буде правильно організовувати свій час і робочий день. Адже такий ресурс як час коштує на ряду з багатьма іншими ресурсами: людьми, фінансами і сировиною. Менеджер завжди знаходиться в трьох вимірах у сьогоденні, минулому і майбутньому. Час - незворотньо. Його не можна накопичити, помножити або передати. Воно проходить безповоротно. До сожелению в Росії з давніх часів склалося уявлення про керівника, як про людину з мінімальною кількістю вільного часу, і чим менше часу мав керівник, тим більше значною персоною він здавався. Але насправді це лише говорить про низький рівень самоменеджменту, який представляє собою послідовне і цілеспрямоване використання випробуваних методів роботи в повсякденній практиці, для того щоб оптимально і зі змістом використовувати свій час.
Тут було б доречно процитувати висловлення різних авторів про значення часу: Алан Лекейн: "Той, хто дозволяє вислизати своєму часу, випускає з рук своє життя, той, хто тримає в руках свій час, тримає в руках своє життя"; Пітер Друкер: " Час - самий обмежений капітал, і якщо не можеш їм розпоряджатися, не зможеш розпоряджатися нічим іншим "; Ульріх Зіверт:" Уміння розпоряджатися часом поряд із правильним керівництвом і технікою впливу на людей виступає фактором, який зумовлює Ваш успіх і невдачу ".
Таким чином, ми можемо сміливо сказати, що успіх кожного керівника залежить не тільки від матеріально-економічних величин, але і від того, як він розпоряджається самим цінним надбанням - часом.
Причини дефіциту часу. Для того, щоб зрозуміти всю глибину проблеми необхідно зрозуміти, перш за все, причини дефіциту часу, які полягають у наступному:
Постійний поспіх. При поспіху керівник не встигає навіть зосередитися на тій проблемі, яку він виконує в даний момент. Відтак він не думає про інші способи рішення, які можливо краще, ніж той спосіб, який прийшов на розум першим.
Нагромадження робіт. При цьому керівник починає займатися різними дрібними і не настільки важливими справами. У нього немає чіткого розподілу робіт за ступенем важливості і він не займається аналізом ключових, перспективних питань.
Постійні доопрацювання будинку. При цьому час відведений на відпочинок витрачається на роботу, керівник не встигає відпочивати, що позначається на його працездатності на наступний день і в кінцевому підсумку веде до занепаду здоров'я.
Перевтома. Слідство тривалої роботи в умовах постійного поспіху.
Метушливість. Це результат поганої організованості дня, а також іноді залежить від імпульсивності та особливостей людини.
Безплановість роботи. Є результатом способу життя не тільки самого керівника, але і загального стилю життя даної організації.
Слабка мотивація праці. Наслідком є низька продуктивність, а відповідно вона пораждает хронічну нестачу часу.
Інвентаризація часу Необхідно проводити інвентаризацію часу за кілька робочих днів, щоб проаналізувати свій робочий стиль і розкрити причини виникаючих дифіциту часу. Симптоми тривожної керівника тимчасової проблеми можна визначити за такими ознаками:
відсутність чіткого розкладу роботи на поточний день (керівник не знає, що йому сьогодні належить зробити в першу чергу, що - у другу);
сектретарь не в курсі справ свого шефа (секретар - перш за все помічник свого керівника);
несвоєчасність відповіді на ділові листи (тому що керівнику все якось ніколи);
продовження роботи над діловими паперами вдома, вечорами (у службові годинник не вистачає часу);
безперервні перешкоди в роботі, викликані частими телефонними дзвінками та напливу відвідувачів (керівник прагне з усіма розмовляти сам);
постійне виконання роботи за своїх підлеглих (зокрема, й тому, що керівникові здається: так надійніше);
великий потік всіляких рутинних справ (керівник буквально "тоне" у дрібницях);
часта поспіх при виконанні завдань з боку вищого керівництва (дуже часто викликана несвоєчасністю початку роботи над ними).
Аналіз використання часу.
Спершу необхідно проаналізувати всі види діяльності в яких брав участь керівник. Для цього можуть використовуватися такі таблиці, як:
Аналіз вілов діяльності і витрати часу;
Листок денних перешкод.
Аналізувати можна з точки зору двох позицій: позитивних і негативних, тобто аналізувати сильні сторони і слабкі сторони.
Аналіз часових втрат.
Необхідно згадати весь робочий день і постаратися зрозуміти де було витрачено часу більше, ніж потрібно для тієї або іншої задачі. Тільки при цьому можна зрозуміти які були допущені тимчасові помилки.
Самоменеджмент У самоменеджменту є певне коло правил і функцій:
Постановка мети.
Це аналіз і формування особистих цілей.
Значення постановки цілей
Саме в постановці цілей полягають ази діяльності підприємств і його успішне майбутнє. Мета описує кінцевий результат. Необхідно усвідомлювати, що тут розуміється ні те, що ми робимо, а то заради чого ми це робимо. Цілі - це свого роду виклик, який спонукає до дій. Навіть найкращий спосіб роботи безнадійний, якщо ми заздалегідь чітко не позначимо те, чого ми хочемо. У свою чергу, аби поставити ці цілі треба думати про майбутнє. Мета дає ястность про те, в якому напрямку необхідно рухатися. Без неї можна загубитися в дрібницях і зійти з вірного шляху.
Постановка цілей - це тимчасовий процес, оскільки протягом діяльності підприємства може з'ясуватися, що ті чи інші параметри змінилися, що призводить до необхідності зміни мети. Для самоменеджменту фундаментальне значення має усвідомлення того, куди ми хочемо прийти і куди ми потрапити не хочемо, а також не потрапити туди куди нас хочуть привести інші. Якщо у керівника існує усвідомлена ціль, то туди ж спрямовані і всі неусвідомлені сили керівника, тобто цілі служать концентрації сил на важливих напрямках. "Випадкові успіхи гарні, але рідкісні. Заплановані успіхи краще, оскільки вони керовані і трапляються частіше ".
Знаходження цілей.
Для того, щоб домогтися успіху необхідно правильно вибрати цілі. Для цього можуть використовуватися різні технології. Необхідно відповісти для себе на наступні питання:
Яких цілей Ви хочете досягти?
Узгоджуються вони між собою?
Чи існують так звана вища мета і певні проміжні цілі на шляху до головної?
Чи знаєте Ви, що Ви самі можете зробити для цього (сильні сторони) і над чим Вам ще треба працювати (слабкі сторони)?
Одним словом, необхідно домогтися ястності мети.
Ситуаційний аналіз
Являє собою свого роду реєстр особистих ресурсів (засобів для досягнення цілей) і дозволяє з'ясувати, що слід поощрать (сильні сторони) і над чим ще треба працювати (слабкі сторони).
Шляхом аналізу своїх здібностей ми визначаємо, що взагалі ми можемо зробити, тобто яким особистим потенціалом для досягнення своїх цілей ви розташовуєте. Мова йде про подальший розвиток цього потенціалу. З іншого боку, ми повинні чітко уявляти собі свої слабості, щоб уникати дій, які можуть сприяти прояву подібних "якостей", або вжити заходів до позбавлення від цих недоліків.
Можливо також складання балансу своїх найбільших невдач і поразок і виділення, наслідком відсутності яких якостей вони були. "Знати свої слабкості - значить зміцнювати свої сильні сторони".
Аналіз "мета - засіб"
У процесі аналізу необхідні для досягнення бажаних цілей кошти (особисті, фінансові, тимчасові ресурси) порівнюються з реальною ситуацією.
Формулювання цілей.
Це остання ступінь при постановки цілей. Це конкретне формулювання практичних цілей для наступної стадії планування. "Встановити терміни - сформулювати результати".
При цьому необхідно пам'ятати про фізичний стан, здоров'я, про самоосвіту і про своє культурне просвітництво. Необхідно не брати на себе занадто багато і встановлювати також короткострокові цілі, погоджені з досягненням своїх довгострокових глобальних цілей.
2. Планування.
Розробка планів і альтернативних варіантів своєї діяльності.
Планування означає підготовку до реалізації цілей і упорядкування часу. Головне преімущест, що досягається шляхом планування роботи полягає в тому, що планування часу приносить виграш у часі. практичний досвід говорить, що час витрачений на планування приводить до скорочення часу на використання й у кінцевому рахунку призводить до економії часу в цілому. Але при цьому не можна вважати те, що чим більше часу ми витрачаємо на планування, тим більше часу ми заощадимо. У часу, як у багатьох інших процесів, колись настає оптимум, після якого подальше планування не має сенсу. Але все ж, як я вважаю, якщо приділяти хоча б 10 хвилин в день, то можна з заощаджувати до 2-х годин.
Принципи і правила планування часу.
Щоб правильно виконувати свої функції і досягати цілей ми насамперед повинні чітко уявити собі свій бюджет часу і сукупність своїх задач. Тоді ми будемо готові передоручати менш важливі справи і зменшувати їхнє число.
При плануванні слід дотримуватися деяких основних правил:
При складанні плану дня краще залишити 40% робочого часу совбоднимі. Тобто 60% - запланований час, 20% - непередбачене час, 20% - спонтанне час.
Необхідно документувати витрачений час. При цьому треба вказувати як і на що воно було витрачено. Т.ч. ми має постійне уявлення про витрату свого часу і досвід як основу для майбутньої потреби в часі.
Зведення задач воєдино - план дій. Щоб скласти гарний план необхідно мати уявлення про майбутні справах, наприклад розділити їх на довгострокові, середньо-і короткострокові справи.
Регулярність - системність - послідовність.
Реалістичне планування. Необхідно планувати лише той обсяг завдань з яким ми реально можемо впоратися.
Система планування часу
Як ми бачимо початком служить план на декілька років вперед. Він виводиться з плану життя. Після того, як буде складено план на найближчі кілька років ми може скласти план на рік. При цьому треба стежити за тим, щоб випадково не займатися більш пізніми справами. Далі складається квартальний план, який служить інструментом контролю за річним. Враховуються в місячному плані задачі і цілі переносяться з квартального плану минулого місяця. Декадний план - це ще більш детальний, точний прогноз майбутнього періоду.
"Денний план являє собою останню й одночасно найважливішу щабель у системі планування часу, конкретне втілення (реалізацію) поставлених цілей"! Денний план будується на основі декадного плану
Складання планів дня за допомогою методу "Альпи".
Цей іетод включає 5 стадій:
а) складання завдань;
б) оцінка тривалості акцій;
в) резервування часу (у співвідношенні 60:40);
г) прийняття рішень щодо пріоритетів та передорученню;
д) контроль (облік незроблене)
Щоденник часу - є найважливішим робочим засобом самоменеджменту. Це і календар-пам'ятка і записна книжка. А також щоденник є гарним інструментом планування, справічніком і інструментом контролю.
Необхідно завжди перевіряти ще раз свої плани і змінювати їх, якщо вони виявляються не здійсненними або не дозволяють досягти поставленої мети до терміну.
3. Прийняття рішень.
Прийняти рішення - це означатиме встановити пріоритетність. Воно предпологает вибір першочергових справ і завдань.
Питання прийняття рішень встав з-за появи у керівник проблем таких як: спроба виконання відразу великого обсягу робіт, розпилення своїх сил на окремі не істотні, але здаються необхідними справи. І до кінця дня керівники приходить до висновку, що вони проробили величезну роботу за цей день, але головні проблеми і справи залишилися не вирішеними. Багато керівників виправдовуються кажучи, що вони змушені щодня робити багато важливих справ. Для того, щоб так не виходило необхідно обов'язково встановлювати пріоритети, що означає прийняти рішення про те, яким із завдань слід надавати першорядне, другорядне і т.д. значення. Якщо слідувати цьому давольно таки простого правила, то можна досягти наступного:
дотримуватися встановлені терміни;
отримувати більше задоволення від робочого дня і результатів роботи;
уникати конфліктів
уникати стресових ситуацій і перевантажень.
Черговість справ можна визначати за допомогою таких методів:
Принцип Парето (співвідношення 80:20)
Він означає, що усередині даної групи або множини окремі малі частини виявляють набагато більшу значимість, ніж це відповідає їх відносній питомій вазі у цій групі. Відповідно до цієї теорії можна зробити висновок приминительно для робочої ситуації керівника: за перші 20% витрачається часу досягається 80% результатів. Інші 80% витраченого часу приносять лише 20% загального підсумку.
Встановлення пріоритетів за допомогою аналізу АБВ.
Це техніка виходить із досвіду, що частки у відсотках більш важливих і менне важливих справ у сумі залишаються незмінними. За допомогою букв А, Б та В задачі підрозділяються на три класи, відповідно до їх значимості. Аналіз АБВ грунтується на наступних трьох закономірностях:
найважливіші задачі складають приблизно 15% всієї кількості справ, якими займається керівник. Внесок цих задач для досягнення цілі складає близько 65%.
На важливі задачі приходиться близько 20% загального числа справ, значимість яких також близько 20%.
Менш важливі і несуттєві задачі складають близько 65% усіх справ, а в свою чергу значимість їх складає усього лише близько 15%.
Щоб застосувати аналіз АБВ необхідно слідувати наступними пунктами:
скласти список всіх майбутніх завдань.
Систематизувати їх по важливості і встановити черговість
Пронумерувати ці завдання
Оцінити свої задачі відповідно до категорії А, Б, В.
Завдання категорії А (15% всіх завдань) не підлягають передорученню.
Завдання категорії Б (20% всіх завдань) підлягають передорученню.
Решта завдання самі незначні і підлягають обов'язковому передорученню.
Прискорений аналіз за принципом Ейзенхауера
Цей принцип є простим допоміжним засобом у тих випадках, коли необхідно швидко прийняти рішення щодо того, якій задачі віддати перевагу. Пріоритети встановлюються за такими критеріями як терміновість і важливість справи. Вони поділяються на 4 групи:
Термінові / важливі справи - необхідно виконати їх самому керівнику.
Термінові / менш важливі справи
Менш термінові / важливі завдання. Необов'язково виконувати їх відразу, але виконувати їх треба самому.
Менш термінові / менш важливі справи.
"Від завдань менш термінових і несуттєвих слід утримуватися".
Завдяки принципу Ейзенхауера можна істотно збільшити продуктивність, продуктивність і результативність.
Основи делегування.
Під делегуванням в загальному сенсі розуміється передача завдань своєму підлеглому зі сфери діяльності самого керівника. Але при цьому начальник зберігає за собою відповідальність за керівництво, яке не може бути делегована.
Передача завдання або діяльності може здійснюватися на тривалий термін або обмежуватися разовими дорученнями.
Управлінська відповідальність (не делегується)
Виконання
Доцільно відзначити переваги делегування:
делегування допомагає керівнику вивільнити час для важливих завдань і трохи розвантажитися;
делегування сприяє використанню професійних знань і навичок працівників;
Делегування стимулює розкриття здібностей, самостійності і компитенции підлеглих;
Делегування позитивно впливає на мотивацію праці співробітників.
Для того, щоб навчитися правильно делегувати необхідно ознайомитися і взяти до уваги такі правила:
підібрати придатних співробітників;
розподілити сфери відповідальності;
координувати виконання доручених завдань;
стимулювати і консультувати підлеглих;
здійснювати контроль робочого процесу і результатів;
давати оцінку своїм співробітникам;
припиняти спроби зворотного або наступного делегування.
Делегувати необхідно рутинну роботу, спеціалізовану діяльність, приватні питання і підготовчу роботу.
Ні в якому разі не можна делегувати таку роботу як визначення цілей, керівництво співробітниками, задачі високого ступеня ризику, і т.д.
4. Реалізація і організація.
Складання розпорядку дня й організація трудового процесу з метою досягнення поставлених цілей.
Організація свого робочого дня повинна відповідати основному принципу: "Робота повинна підкорятися мені, а не навпаки". Існує 25 правил, які можна розділити на 3 групи: правила початку дня, основної частини дня і кінця дня.
Правила початку дня:
починати день з позитивним настроєм;
добре поснідати і без поспіху на роботу;
починайте роботу по можливості в один і той же час;
повторний огляд плану дня
спочатку - ключові завдання;
приступати без розгойдування;
погодити план дня із секретарем;
ранком займатися складними і важливими справами;
Правила основної частини дня:
Гарна підготовка до роботи;
Впливати на фіксацію термінів;
Уникати дій, що викликають зворотну реакцію;
Відхиляти додатково виникаючі невідкладні проблеми;
Уникати незапланованих імпульсивних дій;
Вчасно робити паузи / дотримуватися розмірений темп;
Невеликі однорідні завдання виконувати серіями;
Раціонально завершувати почате
Використовувати тимчасові проміжки;
Працювати антицикличное;
Викроювати спокійний час;
Контролювати час і плани;
Правила завершення робочого дня:
Завершити незроблене;
Контроль за результатами і самоконтроль;
План на наступний день;
Додому з гарним настроєм;
Кожен день повинен мати свою кульмінацію.
Природний денний ритм
У різних людей різна психологія й організм. Внаслідок цього працездатність людей різна в різні періоди часу. Деякі люди продуктивніше працюють зранку, деякі вдень, а деякі ввечері. Але при цьому не можна сказати, що одні з них працюють краще, а інші гірше. Просто пік працездатності у цих людей припадає на різні періоди дня. Абсолютні значення піка і спаду продуктивності індивідуально розрізняються, але що однаково для всіх людей - так це відносні, ритмічні коливання!
5. Контроль.
Самоконтроль і контроль підсумків.
Контроль за результатами служить поліпшенню, а в ідеальному випадку - оптимізації трудового процесу. Всі перераховані вище функції самоменеджменту будуть не настільки ефективними якщо не буде проводитися відповідний контроль. Контроль охоплює три завдання:
осмислення фізичного стану
порівняння запланованого з досягнутим
коригування за встановленими відхиленнями
Необхідно регулярно, через рівні проміжки часу перевіряти свої плани й організацію праці, аналізувати свою діяльність і свій час і складати листок денних перешкод.
Контроль за результатами праці (цільовий контроль) повинен у будь-якому випадку провадитися після виконання задачі (кінцевий контроль).
У кінці робочого дня необхідно контролювати і відбивати не тільки виконання поставлених цілей, але й особисту ситуацію.
"Той хто хоче себе по-справжньому розвантажити не може відмовитися від самоконтролю".
6. Інформація і комунікація.
Найважливіша фаза, тому що всі інші фази мають потребу в ній.
Інформація і комунікація складає серцевину самоменеджменту, навколо якої постійно обертаються інші функції. На керівника щодня обрушується потік інформації з яким йому доводиться справлятися. У реальному житті керівник обробляє набагато більше інформації, ніж це необхідно. Для того, щоб заощаджувати свій час керівнику необхідно розробити раціональний підхід до обладенію інформацією.
Раціональне читання
Це важливо для керівника, оскільки раціоналізувати читання означає ліквідацію загубленого часу на безсистемне читання і порожню витрату коштів.
Незалежно від швидкості читання, можна шляхом цілеспрямованого, селективного читання заощадити масу часу.
Раціональне читання припускає насамперед визначення того треба чи цей матеріал читати взагалі, якщо так, то в якому обсязі.
при перегляді і читанні треба думати про те, яку інформацію ми хочемо з нього одержати;
треба переглянути назву глав і розділів, пробігти очима короткий зміст, а також передмову і введення.
З'ясувати, що б ми хотіли прочитати більш інтенсивно.
Не затримуватися на примітках, частинах тексту, надрукованих дрібним шрифтом
Слідувати смисловому змісту та ідеї тексту, а не словами.
Відшукувати всілякі виділення і таблиці.
Читати можна також швидше якщо позбавлятися від шкідливих звичок і відволікаючих факторів і удосконалювати методику читання. Необхідно також звикнути і до того, що важливі тексти потрібно не тільки читати, але й обробляти після читання. Також бажано розробити свою систему маркувань і робити позначки, що вказують на важливість або якість того чи іншого абзацу. Можна виписувати важливі ідеї і думки, але лише найважливіше й у найкоротші формі. Метод SQ 3R є методом 5-ти ступенів, які передбачають: Огляд. Треба дізнатися яку інформацію несе книга в цілому.
Постановка питань. Це критичне читання.
Читання. Цільове і концентроване сприйняття.
Узагальнення. Необхідно, щоб упевнитися, що матеріал засвоєний.
Повторення. Завершальне повторення служить відома в єдине ціле окремих результатів, отриманих в ході опрацювання тексту.
Раціональне проведення нарад.
Наради забирають у керівника та у підлеглих дуже велику частину робочого дня. Тому бажано провести аналіз точних витрат найближчої наради з урахуванням: витрат на підготовку, заробітку учасників, додаткових індивідуальних витрат, накладних витрат, витрат на відрядження і втраченого часу!
"Найкращі наради ті, які взагалі проводити не треба!"
Повеску дня складайте з зазначенням часу, необхідного для обговорення окремих тем. Для кожного пункту намічайте час відповідно до його значимістю. Використовуйте для цього наступний формуляр: "План обговорення".
"План обговорення"
| Тема___________________________ | ____ | ___________________________________ |
| Дата ___________________________ | ____ | ____________________________________ |
| Время__________________________ | ____ | Місце проведення |
| Документи для обсужденія_______ | ____ | ___________________________________ |
| ________________________________ | ____ | ____________________________________ |
| ________________________________ | ____ | ____________________________________ |
| Учасники ______________________ | ____ | ___________________________________ |
| Пункти порядку денного | Рі-я, рез-ти, мер-ку | Пам'ятка для виконан-ня |
Повертайтеся, хоча б час від часу до ходу та результатів відбувся наради, наприклад шляхом опитування учасників:
а) чи були досить ясні тема і мета наради;
б) чи отримав кожен з учасників порядку денного
в) почалося чи нараду вчасно, чи дотримувалися порядок денний та регламент;
г) чи була досягнута мета наради;
д) скільки часу було використано неефективно.
| Підрозділ, відділ, підвідділ | Підсумковий протокол наради | Дата |
| Тема: | Місце проведення: Тривалість: | |
| Ведучий обговорення | Ведучий протокол (із зазначенням № тел.) | Порядок денний Від. |
| Учасники наради | Залучені учасники |
| Результат | Доручення (термін використан.) | Контроль |
Невиконані завдання і невирішені проблеми повинні бути першим пунктом наступної порядку денного.
Переговори по телефону
Телефон є найбільш часто використовуваним засобом комунікації і найбільш частим джерелом перешкод. Але його можна і використовувати у вигляді інструменту раціональної інформації і комунікації.
Його можна використовувати також і в якості нового виду: "Інтернет".
За допомогою телефонної лінії ми можемо з'єднатися до глобальної інформаційної мережі.
Цей вид послуг дає можливість відмінного обміну інформацією.
Раціональне ведення кореспонденції. Підготуйте стандартні відповіді;
Намагайтеся писати резолюцію відразу, не накопичуючи паперів;
Не захоплюйтеся розмноженням документів;
Своєчасно викидайте архіви;
Довіряйте сектретарю в розборі пошти;
Вдосконалюйте документообіг;
Прагніть до простій системі документообігу. Висновок Якщо підсумувати все вище сказане, то можна мабуть зупинитися на наступному:
Час - це унікальний ресурс людини.
Час - це не тільки кількість годин і хвилин, це ще насичені корисною роботою години та хвилини.
Уважно ставиться до того, що ми робимо. Деякі справи взагалі не варто робити.
Делегувати роботу іншим людям.
Віддавати звіт собі у тому, як ми витрачаємо свій час.
Не засмучуватися тим, що в житті менеджера багато невпорядкованості.
Робити все в свій час!
Ставити правильні цілі!
Постійно стежити за розпорядком дня!
Не забувати про поставлену мету і йти до неї наікротчайшім шляхом!
Спланувати Свій день, тиждень і навіть місяць.
Не забувати про контролюванні зробленого.
З написаного вище можна зрозуміти, що від кожної людини потрібно серйозно і сумлінно підходити до організації свого робочого дня, розподілу часу, інакше людина ризикує потрапити в пастку, яку готують йому час і сам же людина якщо не серйозно ставиться до розподілу часу. Таким чином, очевидно що розподіляти справи і час витрачений на них слід так, щоб цього самого часу вистачало на всі справи, і звичайно ж не слід забувати про відпочинок. Наступне на що слід звернути увагу це класифікація справ за ступенем важливості а також расспределенію і рассчлененію кожного серйозного заходу, тобто меропріяітія, що володіють певною мірою важливості для вас. Не слід обходити уваги різні допоміжні засоби допомагають організації свого часу, такі наприклад як: різного роду органайзери, електронні записні книжки, кишенькові комп'ютери, і секретар. Незважаючи на те, що на цю тему написано багато книг і опубліковано безліч статей кожна людина повинна сама сказати собі: "Я не хочу більше витрачати час на порожню і я не хочу невстигаючих", тоді людина зробить самий важкий перший крок по дорозі до організованого життя .
Список літератури. Кричевський Р.Л. "Якщо ви керівник ..." М.: Справа 1996
Ладанов І.Д. "Практичний менеджмент". М.: Елнік, 1995
Зайверт Л. "Ваше час - у Ваших руках", К.: Інтерексперт, 1995