ü Зміст
Інвентаризація часу с.5
Організаційні принципи розпорядку дня с.6
Висновок с.13
Список літератури с.14
Тут було б доречно процитувати висловлення різних авторів про значення часу: Алан Лекейн: "Той, хто дозволяє вислизати своєму часу, випускає з рук своє життя, той, хто тримає в руках свій час, тримає в руках своє життя"; Пітер Друкер: " Час - самий обмежений капітал, і якщо не можеш їм розпоряджатися, не зможеш розпоряджатися нічим іншим "; Ульріх Зіверт:" Уміння розпоряджатися часом поряд із правильним керівництвом і технікою впливу на людей виступає фактором, який зумовлює Ваш успіх і невдачу ".
Таким чином, ми можемо сміливо сказати, що успіх кожного керівника залежить не тільки від матеріально-економічних величин, але і від того, як він розпоряджається самим цінним надбанням - часом.
ü Причини дефіциту часу
Для того, щоб зрозуміти всю глибину проблеми необхідно зрозуміти, перш за все, причини дефіциту часу, які полягають у наступному:
1. Постійна поспіх. При поспіху керівник не встигає навіть зосередитися на тій проблемі, яку він виконує в даний момент. Отже, він не думає про інші способи рішення, які можливо краще, ніж той спосіб, який прийшов на розум першим.
2. Нагромадження робіт. При цьому керівник починає займатися різними дрібними і не настільки важливими справами. У нього немає чіткого розподілу робіт за ступенем важливості і він не займається аналізом ключових, перспективних питань.
3. Постійні доопрацювання будинку. При цьому час, відведений на відпочинок витрачається на роботу, керівник не встигає відпочивати, що позначається на його працездатності на наступний день і в кінцевому підсумку веде до занепаду здоров'я.
4. Перевтома. Слідство тривалої роботи в умовах постійного поспіху.
5. Метушливість. Це результат поганої організованості дня, а також іноді залежить від імпульсивності та особливостей людини.
6. Безпланово роботи. Є результатом способу життя не тільки самого керівника, але і загального стилю життя даної організації.
Слабка мотивація праці. Наслідком є низька продуктивність, а відповідно вона породжує хронічну нестачу часу.
ü Інвентаризація часу
Необхідно проводити інвентаризацію часу за кілька робочих днів, щоб проаналізувати свій робочий стиль і розкрити причини виникаючих дефіцитів часу. Симптоми тривожної керівника тимчасової проблеми можна визначити за такими ознаками:
1) відсутність чіткого розкладу роботи на поточний день (керівник не знає, що йому сьогодні належить зробити в першу чергу, що - у другу);
2) секретар не в курсі справ свого шефа (секретар - перш за все помічник свого керівника);
3) несвоєчасність відповіді на ділові листи (тому що керівнику все якось ніколи);
4) продовження роботи над діловими паперами вдома, вечорами (у службові годинник не вистачає часу);
5) безперервні перешкоди в роботі, викликані частими телефонними дзвінками та напливу відвідувачів (керівник прагне з усіма розмовляти сам);
6) постійне виконання роботи за своїх підлеглих (зокрема, й тому, що керівникові здається: так надійніше);
7) великий потік всіляких рутинних справ (керівник буквально "тоне" у дрібницях);
8) часта поспіх при виконанні завдань з боку вищого керівництва (дуже часто викликана несвоєчасністю початку роботи над ними).
ü Організаційні принципи розпорядку дня
Розібравши причини дефіциту часу і інвентаризацію часу, можна поговорити і про основні організаційні принципи розпорядку дня. Найголовніший принцип: "Робота повинна підкорятися мені, а не навпаки".
Найголовніше в роботі - це знайти свій особистий стиль, він буде найкращим. А наступні правила і принципи можуть послужити імпульсами для складання розпорядку дня, але вони не носять характеру зобов'язують рекомендацій.
Всі організаційні принципи можна умовно розділити на три групи:
1. ПОЧАТОК ДНЯ:
а) Починати день з позитивним настроєм (для кожного дня потрібно знаходити якесь позитивне начало, тому що той настрій, з яким приступаєте до майбутніх завдань, має важливе значення для майбутніх успіхів і невдач).
б) Добре поснідати і без поспіху - на роботу (старт з точністю до навпаки дуже легко може зіпсувати настрій на цілий день).
в) Починати роботу треба в один і той же час (людина - бранець звичок, а таким чином можна підтримувати себе "в кондиції" і приступати до роботи в певний час дня).
г) повторний огляд плану дня (це потрібно для того, щоб переоцінити ступінь важливості і терміновості, поставлених напередодні цілей і завдань, тому що план на день має бути реалістичним).
д) На початку - ключові завдання (починати потрібно з справ, що мають більший пріоритет).
е) Приступати без "розгойдування" (різні соціальні контакти, типу вітань, обговорення останніх новин, потрібно перенести на менш напружений час).
ж) Погоджувати план дня із секретарем (тому що секретар є найважливішим партнером менеджера, (коли мова йде про створення оптимальних умов для діяльності), то з ним потрібно узгодити всі терміни, пріоритети, цілі, і тоді він буде ефективніше працювати і убезпечить від всіх непотрібних перешкод).
з) Вранці займатися складними і важливими справами (коли виникнуть поточні справи і різного роду відволікання, вже не вийде приділити достатньо часу на найважливіші питання).
2. ОСНОВНА ЧАСТИНА ДНЯ:
а) Гарна підготовка до роботи (нею можна істотно раціоналізувати і заощадити загальне робочий час).
б) Впливати на фіксацію термінів (встановлений раніше термін приймаються беззастережно, але потрібно намагатися, обговорюючи строки, які погано
укладаються у власні плани, пристосовувати їх до своїх інтересів, тим самим отримуючи альтернативні варіанти).
в) Уникати дій, що викликають зворотну реакцію (перевіряйте ще раз всі свої акції (узгодження строків, візити, листи, телефонні розмови) з точки зору їх необхідності і небезпеки відповідної реакції).
г) Відхиляти додатково виникаючі невідкладні проблеми (відволікання на так звані термінові обставини призводить до забуття на більш-менш тривалий час першорядних завдань, а це тягне за собою додаткові витрати часу та коштів).
д) Уникати незапланованих імпульсивних дій (імпульсивна відхилення від розробленого плану знижує продуктивність, оскільки не дотримуються встановлені пріоритети).
е) Вчасно робити паузи / дотримуватися розмірений темп (потрібно розглядати паузи не як витрату часу, а як підзарядку енергією під час відпочинку; але зловживати ними теж не можна, може зникнути здатність до концентрації).
ж) Невеликі однорідні завдання виконувати серіями (необхідно розправлятися з дрібницями (телефонні дзвінки, "летючки", диктування листів, читання кореспонденції), об'єднуючи однорідні завдання в блоки).
з) Раціонально завершувати почате (відволікання від основного завдання стоїть чимало часу, тому що після повернення до неї доводиться знову повторювати вже зроблене; внаслідок такого порушення систематичності в роботі істотно обмежуються здібності до творчості та вирішення проблем).
і) Використовувати тимчасові проміжки (не залишайте незаповненими незаплановані проміжки часу, що йдуть на очікування і на "холості ходи", використовуйте їх з найбільшою користю).
к) Працювати антицикличное (протягом більш спокійного дообеденного періоду намагайтеся вирішувати найважливіші із запланованих завдань; "неспокійний" період використовуйте для виконання справ, запланованих "про запас"; нижче наведений графік, на якому показано протягом типового робочого дня в конторі).
Частота перешкод
Час (години дня)
л) Викроювати спокійний час (необхідно щодня резервувати одного спокійного, або закритого, години, протягом якого ніхто не буде турбувати - це час для себе; використовуйте цей час для важливих, але не термінових, що носять довгостроковий характер, наприклад для підвищення рівня кваліфікації ).
м) Контролювати час і плани (поряд з відображенням свого часу, необхідно перевіряти ще раз свої плани дня з точки зору виконаних завдань, встановлення нових пріоритетів).
3. КІНЕЦЬ ДНЯ:
а) Завершувати незроблене (завершення невеликих розпочатих справ, відстрочка яких може призвести до додаткових витрат праці, такі як перегляд кореспонденції).
б) Контроль за результатами і самоконтроль (порівняння наміченого в розпорядку дня обсягу роботи з реально виконаною).
в) План на наступний день (потрібно розробити план на наступний день з встановленням цілей, пріоритетів і т.п.).
г) Додому з гарним настроєм (Потрібно радіти майбутнього заслуженому відпочинку після трудового дня).
д) Кожний день повинен мати свою кульмінацію (у сенсі позитивного образу життя важливо усвідомити, яка якість і яку цінність має кожен день для життя менеджменту; потрібно кожен прожитий день по можливості робити в цілому вдалим днем).
1.Метод "Альпи".
Цей метод відносно простий, і після деяких вправ буде потрібно в середньому не більше 10 хвилин для складання щоденного плану. Його відносно легко запам'ятати, оскільки він грунтується на мемотехніке: початкові літери символізують предметні поняття.
Метод включає 5 стадій:
1. Складання завдань (записати під відповідними рубриками формуляру "План дня" все те, що потрібно зробити наступного дня: завдання зі списку справ або з тижневого плану; невиконане напередодні; додалися справи; терміни, які треба дотриматися; періодично виникаючі завдання. При цьому потрібно вживати скорочення, що відповідають виду діяльності або рубриками у формулярі "План дня". Трохи тренування і можна навчитися складати список завдань так, щоб у першому наближенні розподіляти їх по пріоритетності; поділяти їх на затяжні й короткі, нетривалі; перевіряти завдання, пов'язані з особистим контактом на предмет можливості виконання їх більш раціональним шляхом).
2. Оцінка тривалості акцій (навпроти кожного завдання потрібно проставити приблизний час для його виконання, а також підсумувати і визначити орієнтовно загальний час. Звичайно тривалість окремих справ неможливо оцінити достатньо точно, але після накопичення достатнього досвіду, можна покласти його в основу планування часу. Також потрібно врахувати те, що робота часто вимагає стільки часу, скільки його є в розпорядженні, тому, встановлюючи для окремих справ конкретні терміни, необхідно укладатися саме в даний час).
3. Резервування часу (при складанні плану потрібно дотримуватися основного правила планування часу, згідно з яким планом повинно бути охоплено не більше 60% робочого часу і приблизно 40% повинно бути залишено як резервного часу для несподіваних справ).
4. Прийняття рішень по пріоритетах і передорученню (мета: скоротити час, відведений на виконання завдань дня, до 5-6 годин. Для цього потрібно встановити однозначні пріоритети для своїх справ і уточнити відповідно до них завдання дня; перевірити ще раз порахованих потреба
в часі і скоротити час на всі справи до абсолютно необхідного, намагаючись при цьому залишатися на грунті реальності; розглянути кожну акцію з точки зору можливості її передоручення і раціоналізації).
5. Контроль або облік незроблене (не всі завдання вдається виконати і не всі телефонні переговори можуть відбутися, тому їх доводиться переносити на наступний день. Але якщо щось переноситься багаторазово, то воно стає тягарем, і тоді існують дві можливості: рішуче за нього взятися і вирішити до кінця або відмовитися від нього, тому що проблеми іноді вирішуються самі собою).
Можна ще більше раціоналізувати складання плану, якщо поряд з буквеними скороченнями для позначення найважливіших елементів використовувати інші скорочення і графічні символи, так звану бюрографію.
Щовечірні витрати спочатку 20, потім 10, а потім лише 5 хвилин за методом "Альпи" приносять багатократний виграш у часі.
2.Метод за допомогою щоденника часу.
Не знаючи методу планування робочого часу за допомогою щоденника часу, багато хто планує свій час - тільки не так свідомо, методично і системно, як мало б бути. При цьому більшість користуються звичайним календарем-пам'яткою у вигляді кишенькової записної книжки або великого, можливо, настільного календаря і т.п. Але користь від подібних календарів лише в тому, що вони допомагають орієнтуватися в строках і датах. Те, що дійсно повинно бути завершене, часто не записується, хоча за кожною акцією криються цілі, які потрібно досягти. Можна знайти багато недоліків, з точки зору техніки планування, у звичайних календарях-пам'ятках.
Щоденник часу представляє собою особисту робочу картотеку, в якій зшиті окремі листи і яка завдяки раціональному підрозділу повинна бути зручна своєю наочністю (оглядова). Це робочий накопичувач всіх планів дня, формулярів, листків, які використовуються в повсякденній практиці.
Щоденник часу - найважливіше допоміжний засіб планування часу. Він сприяє успішному планування особистих цілей, кращому використанню дорогоцінного часу. За допомогою нього можна отримати повне уявлення не тільки про всіх ближніх і дальніх терміни, але і про всі плани, диспозиціях, більш-менш великих проектах. А значить отримати можливість гнучко реагувати на будь-яке зміна ситуації і в будь-який час актуалізувати свої плани.
Введення с.3
Причини дефіциту часу с.4Інвентаризація часу с.5
Організаційні принципи розпорядку дня с.6
Складання планів дня за допомогою різних методів с.9
Природний денний ритм с.12Висновок с.13
Список літератури с.14
ü Введення
Цінний той керівник, який знає свою справу, уміє добре управляти і домагатися поставлених цілей, незалежно від його зовнішності й освіти. Це головний стандарт справжнього керівника. Але навіть при наявності усіх вище перерахованих навичок керівник не буде успішним, якщо він не буде правильно організовувати свій час і робочий день. Адже такий ресурс як час коштує на ряду з багатьма іншими ресурсами: людьми, фінансами і сировиною. Менеджер завжди знаходиться в трьох вимірах у сьогоденні, минулому і майбутньому. Час - незворотньо. Його не можна накопичити, помножити або передати. Воно проходить безповоротно. На жаль, в Росії з давніх часів склалося уявлення про керівника, як про людину з мінімальною кількістю вільного часу, і чим менше часу мав керівник, тим більше значною персоною він здавався. Але насправді це лише говорить про низький рівень самоменеджменту, який представляє собою послідовне і цілеспрямоване використання випробуваних методів роботи в повсякденній практиці, для того щоб оптимально і зі змістом використовувати свій час.Тут було б доречно процитувати висловлення різних авторів про значення часу: Алан Лекейн: "Той, хто дозволяє вислизати своєму часу, випускає з рук своє життя, той, хто тримає в руках свій час, тримає в руках своє життя"; Пітер Друкер: " Час - самий обмежений капітал, і якщо не можеш їм розпоряджатися, не зможеш розпоряджатися нічим іншим "; Ульріх Зіверт:" Уміння розпоряджатися часом поряд із правильним керівництвом і технікою впливу на людей виступає фактором, який зумовлює Ваш успіх і невдачу ".
Таким чином, ми можемо сміливо сказати, що успіх кожного керівника залежить не тільки від матеріально-економічних величин, але і від того, як він розпоряджається самим цінним надбанням - часом.
ü Причини дефіциту часу
Для того, щоб зрозуміти всю глибину проблеми необхідно зрозуміти, перш за все, причини дефіциту часу, які полягають у наступному:
1. Постійна поспіх. При поспіху керівник не встигає навіть зосередитися на тій проблемі, яку він виконує в даний момент. Отже, він не думає про інші способи рішення, які можливо краще, ніж той спосіб, який прийшов на розум першим.
2. Нагромадження робіт. При цьому керівник починає займатися різними дрібними і не настільки важливими справами. У нього немає чіткого розподілу робіт за ступенем важливості і він не займається аналізом ключових, перспективних питань.
3. Постійні доопрацювання будинку. При цьому час, відведений на відпочинок витрачається на роботу, керівник не встигає відпочивати, що позначається на його працездатності на наступний день і в кінцевому підсумку веде до занепаду здоров'я.
4. Перевтома. Слідство тривалої роботи в умовах постійного поспіху.
5. Метушливість. Це результат поганої організованості дня, а також іноді залежить від імпульсивності та особливостей людини.
6. Безпланово роботи. Є результатом способу життя не тільки самого керівника, але і загального стилю життя даної організації.
Слабка мотивація праці. Наслідком є низька продуктивність, а відповідно вона породжує хронічну нестачу часу.
ü Інвентаризація часу
Необхідно проводити інвентаризацію часу за кілька робочих днів, щоб проаналізувати свій робочий стиль і розкрити причини виникаючих дефіцитів часу. Симптоми тривожної керівника тимчасової проблеми можна визначити за такими ознаками:
1) відсутність чіткого розкладу роботи на поточний день (керівник не знає, що йому сьогодні належить зробити в першу чергу, що - у другу);
2) секретар не в курсі справ свого шефа (секретар - перш за все помічник свого керівника);
3) несвоєчасність відповіді на ділові листи (тому що керівнику все якось ніколи);
4) продовження роботи над діловими паперами вдома, вечорами (у службові годинник не вистачає часу);
5) безперервні перешкоди в роботі, викликані частими телефонними дзвінками та напливу відвідувачів (керівник прагне з усіма розмовляти сам);
6) постійне виконання роботи за своїх підлеглих (зокрема, й тому, що керівникові здається: так надійніше);
7) великий потік всіляких рутинних справ (керівник буквально "тоне" у дрібницях);
8) часта поспіх при виконанні завдань з боку вищого керівництва (дуже часто викликана несвоєчасністю початку роботи над ними).
ü Організаційні принципи розпорядку дня
Розібравши причини дефіциту часу і інвентаризацію часу, можна поговорити і про основні організаційні принципи розпорядку дня. Найголовніший принцип: "Робота повинна підкорятися мені, а не навпаки".
Найголовніше в роботі - це знайти свій особистий стиль, він буде найкращим. А наступні правила і принципи можуть послужити імпульсами для складання розпорядку дня, але вони не носять характеру зобов'язують рекомендацій.
Всі організаційні принципи можна умовно розділити на три групи:
1. ПОЧАТОК ДНЯ:
а) Починати день з позитивним настроєм (для кожного дня потрібно знаходити якесь позитивне начало, тому що той настрій, з яким приступаєте до майбутніх завдань, має важливе значення для майбутніх успіхів і невдач).
б) Добре поснідати і без поспіху - на роботу (старт з точністю до навпаки дуже легко може зіпсувати настрій на цілий день).
в) Починати роботу треба в один і той же час (людина - бранець звичок, а таким чином можна підтримувати себе "в кондиції" і приступати до роботи в певний час дня).
г) повторний огляд плану дня (це потрібно для того, щоб переоцінити ступінь важливості і терміновості, поставлених напередодні цілей і завдань, тому що план на день має бути реалістичним).
д) На початку - ключові завдання (починати потрібно з справ, що мають більший пріоритет).
е) Приступати без "розгойдування" (різні соціальні контакти, типу вітань, обговорення останніх новин, потрібно перенести на менш напружений час).
ж) Погоджувати план дня із секретарем (тому що секретар є найважливішим партнером менеджера, (коли мова йде про створення оптимальних умов для діяльності), то з ним потрібно узгодити всі терміни, пріоритети, цілі, і тоді він буде ефективніше працювати і убезпечить від всіх непотрібних перешкод).
з) Вранці займатися складними і важливими справами (коли виникнуть поточні справи і різного роду відволікання, вже не вийде приділити достатньо часу на найважливіші питання).
2. ОСНОВНА ЧАСТИНА ДНЯ:
а) Гарна підготовка до роботи (нею можна істотно раціоналізувати і заощадити загальне робочий час).
б) Впливати на фіксацію термінів (встановлений раніше термін приймаються беззастережно, але потрібно намагатися, обговорюючи строки, які погано
укладаються у власні плани, пристосовувати їх до своїх інтересів, тим самим отримуючи альтернативні варіанти).
в) Уникати дій, що викликають зворотну реакцію (перевіряйте ще раз всі свої акції (узгодження строків, візити, листи, телефонні розмови) з точки зору їх необхідності і небезпеки відповідної реакції).
г) Відхиляти додатково виникаючі невідкладні проблеми (відволікання на так звані термінові обставини призводить до забуття на більш-менш тривалий час першорядних завдань, а це тягне за собою додаткові витрати часу та коштів).
д) Уникати незапланованих імпульсивних дій (імпульсивна відхилення від розробленого плану знижує продуктивність, оскільки не дотримуються встановлені пріоритети).
е) Вчасно робити паузи / дотримуватися розмірений темп (потрібно розглядати паузи не як витрату часу, а як підзарядку енергією під час відпочинку; але зловживати ними теж не можна, може зникнути здатність до концентрації).
ж) Невеликі однорідні завдання виконувати серіями (необхідно розправлятися з дрібницями (телефонні дзвінки, "летючки", диктування листів, читання кореспонденції), об'єднуючи однорідні завдання в блоки).
з) Раціонально завершувати почате (відволікання від основного завдання стоїть чимало часу, тому що після повернення до неї доводиться знову повторювати вже зроблене; внаслідок такого порушення систематичності в роботі істотно обмежуються здібності до творчості та вирішення проблем).
і) Використовувати тимчасові проміжки (не залишайте незаповненими незаплановані проміжки часу, що йдуть на очікування і на "холості ходи", використовуйте їх з найбільшою користю).
к) Працювати антицикличное (протягом більш спокійного дообеденного періоду намагайтеся вирішувати найважливіші із запланованих завдань; "неспокійний" період використовуйте для виконання справ, запланованих "про запас"; нижче наведений графік, на якому показано протягом типового робочого дня в конторі).
Частота перешкод
Час (години дня)
л) Викроювати спокійний час (необхідно щодня резервувати одного спокійного, або закритого, години, протягом якого ніхто не буде турбувати - це час для себе; використовуйте цей час для важливих, але не термінових, що носять довгостроковий характер, наприклад для підвищення рівня кваліфікації ).
м) Контролювати час і плани (поряд з відображенням свого часу, необхідно перевіряти ще раз свої плани дня з точки зору виконаних завдань, встановлення нових пріоритетів).
3. КІНЕЦЬ ДНЯ:
а) Завершувати незроблене (завершення невеликих розпочатих справ, відстрочка яких може призвести до додаткових витрат праці, такі як перегляд кореспонденції).
б) Контроль за результатами і самоконтроль (порівняння наміченого в розпорядку дня обсягу роботи з реально виконаною).
в) План на наступний день (потрібно розробити план на наступний день з встановленням цілей, пріоритетів і т.п.).
г) Додому з гарним настроєм (Потрібно радіти майбутнього заслуженому відпочинку після трудового дня).
д) Кожний день повинен мати свою кульмінацію (у сенсі позитивного образу життя важливо усвідомити, яка якість і яку цінність має кожен день для життя менеджменту; потрібно кожен прожитий день по можливості робити в цілому вдалим днем).
ü Складання планів дня за допомогою різних методів
Денний план являє собою останню й одночасно найважливішу щабель у системі планування часу, конкретне втілення поставлених цілей. У ньому встановлюється, які завдання і справи повинні бути виконані протягом відповідного робочого дня, причому до передбачених раніше, запланованим додаються непередбачені.1.Метод "Альпи".
Цей метод відносно простий, і після деяких вправ буде потрібно в середньому не більше 10 хвилин для складання щоденного плану. Його відносно легко запам'ятати, оскільки він грунтується на мемотехніке: початкові літери символізують предметні поняття.
Метод включає 5 стадій:
1. Складання завдань (записати під відповідними рубриками формуляру "План дня" все те, що потрібно зробити наступного дня: завдання зі списку справ або з тижневого плану; невиконане напередодні; додалися справи; терміни, які треба дотриматися; періодично виникаючі завдання. При цьому потрібно вживати скорочення, що відповідають виду діяльності або рубриками у формулярі "План дня". Трохи тренування і можна навчитися складати список завдань так, щоб у першому наближенні розподіляти їх по пріоритетності; поділяти їх на затяжні й короткі, нетривалі; перевіряти завдання, пов'язані з особистим контактом на предмет можливості виконання їх більш раціональним шляхом).
2. Оцінка тривалості акцій (навпроти кожного завдання потрібно проставити приблизний час для його виконання, а також підсумувати і визначити орієнтовно загальний час. Звичайно тривалість окремих справ неможливо оцінити достатньо точно, але після накопичення достатнього досвіду, можна покласти його в основу планування часу. Також потрібно врахувати те, що робота часто вимагає стільки часу, скільки його є в розпорядженні, тому, встановлюючи для окремих справ конкретні терміни, необхідно укладатися саме в даний час).
3. Резервування часу (при складанні плану потрібно дотримуватися основного правила планування часу, згідно з яким планом повинно бути охоплено не більше 60% робочого часу і приблизно 40% повинно бути залишено як резервного часу для несподіваних справ).
4. Прийняття рішень по пріоритетах і передорученню (мета: скоротити час, відведений на виконання завдань дня, до 5-6 годин. Для цього потрібно встановити однозначні пріоритети для своїх справ і уточнити відповідно до них завдання дня; перевірити ще раз порахованих потреба
в часі і скоротити час на всі справи до абсолютно необхідного, намагаючись при цьому залишатися на грунті реальності; розглянути кожну акцію з точки зору можливості її передоручення і раціоналізації).
5. Контроль або облік незроблене (не всі завдання вдається виконати і не всі телефонні переговори можуть відбутися, тому їх доводиться переносити на наступний день. Але якщо щось переноситься багаторазово, то воно стає тягарем, і тоді існують дві можливості: рішуче за нього взятися і вирішити до кінця або відмовитися від нього, тому що проблеми іноді вирішуються самі собою).
Можна ще більше раціоналізувати складання плану, якщо поряд з буквеними скороченнями для позначення найважливіших елементів використовувати інші скорочення і графічні символи, так звану бюрографію.
Щовечірні витрати спочатку 20, потім 10, а потім лише 5 хвилин за методом "Альпи" приносять багатократний виграш у часі.
2.Метод за допомогою щоденника часу.
Не знаючи методу планування робочого часу за допомогою щоденника часу, багато хто планує свій час - тільки не так свідомо, методично і системно, як мало б бути. При цьому більшість користуються звичайним календарем-пам'яткою у вигляді кишенькової записної книжки або великого, можливо, настільного календаря і т.п. Але користь від подібних календарів лише в тому, що вони допомагають орієнтуватися в строках і датах. Те, що дійсно повинно бути завершене, часто не записується, хоча за кожною акцією криються цілі, які потрібно досягти. Можна знайти багато недоліків, з точки зору техніки планування, у звичайних календарях-пам'ятках.
Щоденник часу представляє собою особисту робочу картотеку, в якій зшиті окремі листи і яка завдяки раціональному підрозділу повинна бути зручна своєю наочністю (оглядова). Це робочий накопичувач всіх планів дня, формулярів, листків, які використовуються в повсякденній практиці.
Щоденник часу - найважливіше допоміжний засіб планування часу. Він сприяє успішному планування особистих цілей, кращому використанню дорогоцінного часу. За допомогою нього можна отримати повне уявлення не тільки про всіх ближніх і дальніх терміни, але і про всі плани, диспозиціях, більш-менш великих проектах. А значить отримати можливість гнучко реагувати на будь-яке зміна ситуації і в будь-який час актуалізувати свої плани.
Структура щоденника часу.
1. Календарна частина:
· Сюди можна "зашити" різні формуляри для місячних, декадних і денних планів з проміжними регістрами.
· Особливе значення надається плану на день. Основний принцип: один лист на день.
· Листки для нотаток з відповідним місяцях і декадах, які полегшать перенесення строків і целеустановок на окремі тижні і дні.
· Окремі денні листки можна після сброшюіровать у відповідному порядку, і після часу отримати архів часу та успіхів життя - надійне допоміжний засіб для усвідомленого планування майбутніх успіхів.
· Нові "вхідні" денні листки повинні бути забезпечені всіма термінами і завданнями з декадних і місячних листків. З відповідних листків переносяться такі дати, як дні народження, ювілеї, відхід у відпустку і т.д., таким чином всі свої справи можна інтегрувати, і нічого не буде втрачено за умови регулярного заповнення і контролю.
2. Розділ службових та приватних дат:
на відповідних листках і формулярах можна записувати і постійно мати при собі найважливішу інформацію таку, як терміни проведення ярмарків, список днів народження, тарифи зарплати, поштові тарифи і т.п.
3. Розділ адрес і телефонів:
запис найбільш часто вживаних та особливо важливих телефонних номерів адрес.
4. Загальна частина:
різні відділення, як у гаманці дозволяють розмістити тут поштові марки, фотографії, кредитні та чекові картки, службовий пропуск, грошові купюри і т.п.
Щоденник часу підвищує якість роботи і приносить успіх.
Планування робочого дня означає підготовку до реалізації цілей, тому принципово важливо складати план дня в письмовому вигляді, бо плани, які тримаються в голові, легко відкидаються. Також письмові плани дня забезпечують розвантаження пам'яті. Письмово фіксується план має психологічний ефект самомотивації до роботи. Ділова активність стає більш цілеспрямованою і орієнтованою на суворе дотримання програмі дня.
ü Природний денний ритм (графік працездатності)
У різних людей різна психологія й організм. Внаслідок цього працездатність людей різна в різні періоди часу. Деякі люди продуктивніше працюють зранку, деякі вдень, а деякі ввечері. Але при цьому не можна сказати, що одні з них працюють краще, а інші гірше. Просто пік працездатності у цих людей припадає на різні періоди дня. Абсолютні значення піка і спаду продуктивності індивідуально розрізняються, але що однаково для всіх людей - так це відносні, ритмічні коливання.
Середньостатистичні коливання працездатності протягом доби можна описати за допомогою наступної кривої:
Працездатність
Час доби
Вісь "100%" на графіку задає середнє значення денний фізіологічної працездатності, причому зони зверху і знизу від осі приблизно однакові за площею.
Найголовніше, не потрібно намагатися працювати проти свого природного денного ритму, а слід використовувати ці закономірності у своєму розпорядку дня.
Поряд з регулярними коливаннями денної працездатності спостерігаються інші біологічні закономірності протягом більш тривалих періодів часу - біоритмів.
· Час - це унікальний ресурс людини.
· Час - це не тільки кількість годин і хвилин, це ще насичені корисною роботою години та хвилини.
· Необхідно уважно ставиться до того, що ми робимо. Деякі справи взагалі не варто робити.
· Необхідно делегувати роботу іншим людям.
· Необхідно віддавати звіт собі у тому, як ми витрачаємо свій час.
· Не треба засмучуватися тим, що в житті менеджера багато невпорядкованості.
· Необхідно робити все в свій час!
· Необхідно ставити правильні цілі!
· Необхідно постійно стежити за розпорядком дня!
· Не можна забувати про поставлену мету і йти до неї наікротчайшім шляхом!
· Необхідно планувати свій день.
· Не можна забувати про контролюванні зробленого.
Багато чого не порушено у цій роботі. На дану тему можна говорити дуже і дуже багато, але основні висновки можна зробити і з освітленого мною. З написаного вище можна зрозуміти, що від кожної людини потрібно серйозно і сумлінно підходити до організації свого робочого дня, розподілу часу, інакше людина ризикує потрапити в пастку, яку готують йому час і сам же людина якщо не серйозно ставиться до розподілу часу. Таким чином, очевидно що розподіляти справи і час витрачений на них слід так, щоб цього самого часу вистачало на всі справи, і звичайно ж не слід забувати про відпочинок. Наступне на що слід звернути увагу це класифікація справ за ступенем важливості а також розподілу і розчленування кожного серйозного заходу, тобто заходи, що володіють певною мірою важливості для вас. Не слід обходити уваги різні допоміжні засоби допомагають організації свого часу, такі наприклад як: різного роду органайзери, електронні записні книжки, кишенькові комп'ютери, і секретар. Незважаючи на те, що на цю тему написано багато книг і опубліковано безліч статей кожна людина повинна сама сказати собі: "Я не хочу більше витрачати час на порожню і я не хочу не встигати", тоді людина зробить самий важкий перший крок по дорозі до організованої життя.
ü Список літератури.
1. Виханский О.С., Наумов А.І. "Менеджмент". М., 1998
2. Зайверт Л. "Ваш час - у Ваших руках". М.: Інтерексперт, 1995
3. Кричевський Р.Л. "Якщо ви керівник ...". М.: Справа 1996
4. Ладанов І.Д. "Практичний менеджмент". М.: Елнік, 1995
1. Календарна частина:
· Сюди можна "зашити" різні формуляри для місячних, декадних і денних планів з проміжними регістрами.
· Особливе значення надається плану на день. Основний принцип: один лист на день.
· Листки для нотаток з відповідним місяцях і декадах, які полегшать перенесення строків і целеустановок на окремі тижні і дні.
· Окремі денні листки можна після сброшюіровать у відповідному порядку, і після часу отримати архів часу та успіхів життя - надійне допоміжний засіб для усвідомленого планування майбутніх успіхів.
· Нові "вхідні" денні листки повинні бути забезпечені всіма термінами і завданнями з декадних і місячних листків. З відповідних листків переносяться такі дати, як дні народження, ювілеї, відхід у відпустку і т.д., таким чином всі свої справи можна інтегрувати, і нічого не буде втрачено за умови регулярного заповнення і контролю.
2. Розділ службових та приватних дат:
на відповідних листках і формулярах можна записувати і постійно мати при собі найважливішу інформацію таку, як терміни проведення ярмарків, список днів народження, тарифи зарплати, поштові тарифи і т.п.
3. Розділ адрес і телефонів:
запис найбільш часто вживаних та особливо важливих телефонних номерів адрес.
4. Загальна частина:
різні відділення, як у гаманці дозволяють розмістити тут поштові марки, фотографії, кредитні та чекові картки, службовий пропуск, грошові купюри і т.п.
Щоденник часу підвищує якість роботи і приносить успіх.
Планування робочого дня означає підготовку до реалізації цілей, тому принципово важливо складати план дня в письмовому вигляді, бо плани, які тримаються в голові, легко відкидаються. Також письмові плани дня забезпечують розвантаження пам'яті. Письмово фіксується план має психологічний ефект самомотивації до роботи. Ділова активність стає більш цілеспрямованою і орієнтованою на суворе дотримання програмі дня.
ü Природний денний ритм (графік працездатності)
У різних людей різна психологія й організм. Внаслідок цього працездатність людей різна в різні періоди часу. Деякі люди продуктивніше працюють зранку, деякі вдень, а деякі ввечері. Але при цьому не можна сказати, що одні з них працюють краще, а інші гірше. Просто пік працездатності у цих людей припадає на різні періоди дня. Абсолютні значення піка і спаду продуктивності індивідуально розрізняються, але що однаково для всіх людей - так це відносні, ритмічні коливання.
Середньостатистичні коливання працездатності протягом доби можна описати за допомогою наступної кривої:
Працездатність
Час доби
Вісь "100%" на графіку задає середнє значення денний фізіологічної працездатності, причому зони зверху і знизу від осі приблизно однакові за площею.
Найголовніше, не потрібно намагатися працювати проти свого природного денного ритму, а слід використовувати ці закономірності у своєму розпорядку дня.
Поряд з регулярними коливаннями денної працездатності спостерігаються інші біологічні закономірності протягом більш тривалих періодів часу - біоритмів.
ü Висновок
Якщо підсумувати все вище сказане, то можна мабуть зупинитися на наступному:· Час - це унікальний ресурс людини.
· Час - це не тільки кількість годин і хвилин, це ще насичені корисною роботою години та хвилини.
· Необхідно уважно ставиться до того, що ми робимо. Деякі справи взагалі не варто робити.
· Необхідно делегувати роботу іншим людям.
· Необхідно віддавати звіт собі у тому, як ми витрачаємо свій час.
· Не треба засмучуватися тим, що в житті менеджера багато невпорядкованості.
· Необхідно робити все в свій час!
· Необхідно ставити правильні цілі!
· Необхідно постійно стежити за розпорядком дня!
· Не можна забувати про поставлену мету і йти до неї наікротчайшім шляхом!
· Необхідно планувати свій день.
· Не можна забувати про контролюванні зробленого.
Багато чого не порушено у цій роботі. На дану тему можна говорити дуже і дуже багато, але основні висновки можна зробити і з освітленого мною. З написаного вище можна зрозуміти, що від кожної людини потрібно серйозно і сумлінно підходити до організації свого робочого дня, розподілу часу, інакше людина ризикує потрапити в пастку, яку готують йому час і сам же людина якщо не серйозно ставиться до розподілу часу. Таким чином, очевидно що розподіляти справи і час витрачений на них слід так, щоб цього самого часу вистачало на всі справи, і звичайно ж не слід забувати про відпочинок. Наступне на що слід звернути увагу це класифікація справ за ступенем важливості а також розподілу і розчленування кожного серйозного заходу, тобто заходи, що володіють певною мірою важливості для вас. Не слід обходити уваги різні допоміжні засоби допомагають організації свого часу, такі наприклад як: різного роду органайзери, електронні записні книжки, кишенькові комп'ютери, і секретар. Незважаючи на те, що на цю тему написано багато книг і опубліковано безліч статей кожна людина повинна сама сказати собі: "Я не хочу більше витрачати час на порожню і я не хочу не встигати", тоді людина зробить самий важкий перший крок по дорозі до організованої життя.
ü Список літератури.
1. Виханский О.С., Наумов А.І. "Менеджмент". М., 1998
2. Зайверт Л. "Ваш час - у Ваших руках". М.: Інтерексперт, 1995
3. Кричевський Р.Л. "Якщо ви керівник ...". М.: Справа 1996
4. Ладанов І.Д. "Практичний менеджмент". М.: Елнік, 1995