Організація зберігання документів та забезпечення їх збереження

ЗМІСТ

Введення

1 Правила зберігання документів

2 Забезпечення збереження документів

Висновок

Список використаної літератури

Введення

У процесі діяльності комерційного підприємства створюється велика кількість документів, різних за цінності і значущості. Види документів, що підлягають зберіганню, порядок і терміни їх зберігання закріплені в різних нормативних актах, частина яких відноситься до корпоративного законодавства, частина - до законодавства про архівну справу, а частина - до законодавства про бухгалтерський облік.

Федеральний закон від 22 жовтня 2004 р. N 125-ФЗ "Про архівну справу в Російській Федерації" (далі - Закон про архівну справу) містить вимогу про зберігання документів, що утворюються в результаті діяльності комерційних підприємств. Так, згідно з п. 1 ст. 17 Закону про архівній справі організації зобов'язані забезпечувати схоронність архівних документів, у тому числі документів з особового складу, протягом термінів їх зберігання та у відповідності з переліками, встановленими законодавством.

Цим обумовлена ​​актуальність теми даної роботи, метою якої є вивчення особливостей організації зберігання документів і забезпечення їх збереження. Для досягнення поставленої мети в роботі вирішені наступні завдання:

1. розкриті особливості та правила зберігання документів відповідно до чинного законодавства;

2. розкрито сучасні підходи до забезпечення схоронності документів.

Таким чином, об'єктом даного дослідження є організація зберігання документів на підприємствах, предметом - сучасні підходи до забезпечення схоронності документів.

Поставлені мета і завдання зумовили структуру і логіку даної роботи, яка складається з вступу, двох розділів, висновків та списку використаної літератури.

1 Правила зберігання документів

У процесі діяльності будь-якого господарюючого суб'єкта утворюється велика кількість документів, різних за цінності і значущості. Види документів, що підлягають зберіганню, порядок і терміни їх зберігання закріплені в різних нормативних актах, частина з яких відноситься до корпоративного законодавства, частина - до законодавства про архівну справу, частина - до законодавства про бухгалтерський облік. При цьому переважна нормативне регулювання міститься в законодавстві про архівній справі, до норм якого є відсилання в актах як корпоративного законодавства, так і законодавства про бухгалтерський облік.

Обов'язок зберігання документів, що утворюються в результаті діяльності комерційних організацій, є елементом публічного правовідносини, виникає у сфері організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів архівного фонду РФ та інших архівних документів, і кореспондує з правом держави в особі своїх уповноважених органів вимагати зберігання відповідних документів .

Основним законодавчим нормативним актом у цій сфері є Федеральний закон від 22 жовтня 2004 р. N 125-ФЗ "Про архівну справу в Російській Федерації ^1" (далі - Закон N 125-ФЗ), який набрав чинності з дня офіційного опублікування - 25 жовтня 2004 р.

Цей Закон регулює відносини у сфері організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів архівного фонду РФ та інших архівних документів, незалежно від їх форм власності, а також відносини в сфері управління архівною справою в РФ в інтересах громадян, суспільства і держави.

Відповідно до ст. 3 Закону N 125-ФЗ під архівним документом розуміється матеріальний носій із зафіксованою на ньому інформацією, який має реквізити, що дозволяють його ідентифікувати, і підлягає зберіганню з огляду на вагомість зазначених носія та інформації для громадян, суспільства і держави. У свою чергу, під документом архівного фонду РФ розуміється архівний документ, який пройшов експертизу цінності документів, поставлений на державний облік і підлягає постійному зберіганню.

При цьому під Архівним фондом РФ розуміється історично склалася і постійно поновлена ​​сукупність архівних документів, що відображають матеріальне і духовне життя суспільства, що мають історичне, наукове, соціальне, економічне, політичне і культурне значення, які є невід'ємною частиною історико-культурної спадщини народів РФ, що відносяться до інформаційних ресурсів і підлягають постійному зберіганню. До складу Архівного фонду РФ входять знаходяться на території РФ архівні документи незалежно від джерела їх походження, часу та способу створення, виду носія, форм власності і місця зберігання, у тому числі юридичні акти, управлінська документація, документи, що містять результати науково-дослідних, дослідно -конструкторських і технологічних робіт, містобудівна документація, кіно-, фото-, відео-і фонодокументи, електронні та телеметричні документи, рукописи, малюнки, креслення, щоденники, листування, мемуари, копії архівних документів на правах оригіналів, а також архівні документи державних організацій , що знаходяться в іноземних державах.

На підставі ч. 1 ст. 17 Закону N 125-ФЗ організації та громадяни, які займаються підприємницькою діяльністю без створення юридичної особи, зобов'язані забезпечувати збереження архівних документів, у тому числі документів з особового складу, протягом термінів їх зберігання та у відповідності з переліками, встановленими законодавством РФ. Зокрема, дані переліки затверджуються уповноваженим державним органом у галузі архівної справи (ч. 3 ст. 6 Закону N 125-ФЗ) і іншими федеральними державними органами та державними органами суб'єктів для підвідомчих організацій, так звані відомчі переліки (ч. 1 ст. 23 Закону N 125-ФЗ).

Однак порядок виконання обов'язку зі зберігання архівних документів і по застосуванню термінів зберігання, передбачених у переліках, залежить від статусу комерційної організації (крім ГУПов). Важливим кваліфікуючою ознакою є включення конкретної організації в списки джерел комплектування державних і муніципальних архівів архівними документами (ч. 2 ст. 20 Закону N 125-ФЗ). Включення комерційних організацій в зазначені списки здійснюється на підставі договору з відповідним державним або муніципальним архівом.

Після визнання архівних документів комерційних організацій (джерел комплектування) документами Архівного фонду РФ їх ​​знищення не допускається, а їх зберігання може здійснюватися комерційною організацією самостійно або вони можуть бути передані за договором на зберігання в державний чи муніципальний архів, бібліотеку, музей, а також в організацію Російської академії наук (ч. 3 ст. 21 Закону N 125-ФЗ).

Комерційні організації, які є джерелами комплектування, не проводять експертизи цінності архівних документів і після закінчення тимчасових термінів зберігання, зазначених у переліках та інших нормативних актах, мають право знищити ці документи. Однак на них в обов'язковому порядку поширюються постійні терміни зберігання, встановлені в корпоративному законодавстві (Закон про акціонерні товариства ^2, Закон про товариства з обмеженою відповідальністю ^3).

Таким чином, порядок виконання обов'язку комерційної організації зі зберігання архівних документів залежить від включення конкретної комерційної організації на підставі відповідного договору до списків джерел комплектування державних і муніципальних архівів архівними документами.

При цьому документи, обов'язок зі зберігання яких в організації кореспондує з правом держави вимагати такого зберігання, поділяються на дві категорії: архівні документи та документи Архівного фонду.

Архівні документи підлягають зберіганню протягом термінів, встановлених федеральним законодавством, іншими нормативними правовими актами, переліками типових архівних документів, затверджених уповноваженими органами державної влади, внутрішніми документами організації (п. 1 ст. 17 Закону N 125-ФЗ). Ряд архівних документів у організацій - джерел комплектування після закінчення строків зберігання підлягає експертизі на предмет їх цінності експертно-перевірочними комісіями, які формувались із представників уповноваженого органу виконавчої влади суб'єкта РФ, державного, муніципального архіву та власника або власника архівних документів.

За підсумками експертизи деякі документи можуть бути відібрані і включені до складу документів архівного фонду РФ. У цьому випадку знищення таких документів не допускається (п. 2 ст. 17 Закону N 125-ФЗ). Дані документи визнаються документами архівного фонду РФ, що знаходяться в приватній власності, і можуть або зберігатися самою організацією, або бути передані за договором на зберігання в державний чи муніципальний архів, бібліотеку, музей чи в організацію Російської академії наук.

Ті архівні документи, які не підлягають експертизі і які не були включені до складу документів архівного фонду РФ, а також документи, що зберігаються у організацій, які не є джерелами комплектування, після закінчення терміну їх зберігання, встановленого в нормативних правових актах, можуть бути знищені організацією або постійно зберігаються в архіві організації відповідно до вимог корпоративного законодавства або її внутрішніми правилами.

Таким чином, алгоритм дій комерційної організації, котра є державним або муніципальним унітарним підприємством, щодо забезпечення зберігання документів полягає в наступному:

перевірка вимог нормативних правових актів, що встановили строки зберігання конкретних видів документів;

зберігання документів;

для організацій - джерел комплектування - після закінчення строків зберігання проведення спільно з уповноваженим органом державної влади суб'єкта РФ у галузі архівної справи, Держархівом експертизи цінності ряду документів на предмет включення до складу Архівного фонду РФ;

зберігання документів Архівного фонду РФ або передача їх на зберігання в державний чи муніципальний архів, бібліотеку, музей чи в організацію Російської академії наук;

архівні документи, які не були включені до складу документів архівного фонду РФ, після закінчення термінів зберігання підлягають знищенню або зберігання в архіві організації відповідно до вимог корпоративного законодавства або її внутрішніми правилами;

для організацій, які не є джерелами комплектування, після закінчення тимчасових термінів зберігання архівні документи підлягають експертизі і можуть бути знищені або зберігаються в архіві організації;

архівні документи, щодо яких встановлено постійні терміни зберігання, підлягають постійному зберіганню з урахуванням положень корпоративного законодавства.

Документи, які утворюються у державних і комунальних унітарних підприємств, відносяться до федеральної власності, власності суб'єкта РФ або до муніципальної власності відповідно. Згідно з п. 6 ст. 6 Закону N 125-ФЗ всі документи на носіях будь-якого виду, що знаходяться у федеральній власності, власності суб'єкта РФ або муніципальної власності, підлягають обов'язковій експертизі цінності документів. При цьому до проведення в установленому порядку експертизи цінності документів знищення цих документів забороняється.

Переліки типових архівних документів із зазначенням термінів їх зберігання затверджуються уповноваженим Урядом РФ федеральним органом виконавчої влади (п. 3 ст. 6 Закону N 125-ФЗ). На даний момент таким федеральним органом є Федеральне архівне агентство.

Відповідно до Постанови Уряду РФ від 7 квітня 2004 р. N 177 (в ред. Від 17 червня 2004 р.) "Питання Федерального архівного агентства ^4" Федеральне архівне агентство перебуває у віданні Міністерства культури і масових комунікацій РФ. Постановою Уряду РФ від 17 червня 2004 р. N 290 було затверджено Положення про Федеральному архівному агентстві ^5.

2 Забезпечення збереження документів

З питань, пов'язаних з порядком організації комплектування архівних документів, забезпечення їхнього збереження, обліку і використання архівних документів, порядком проведення експертизи цінності документів і передачі документів архівного фонду РФ на постійне зберігання, порядком організації роботи архіву, комерційні організації можуть керуватися Основними правилами роботи архівів організацій ^6, схваленими рішенням Колегії Росархіву від 6 лютого 2002

Рішення науково-методичних питань, пов'язаних з експертизою цінності документів і включенням їх до складу Архівного фонду Російської Федерації, а також з визначенням у його складі особливо цінних документів, у тому числі унікальних документів, здійснюється центральній експертно-перевірочною комісією (далі - ЦЕПК) Федерального архівного агентства.

Раніше ЦЕПК діяла при Росархіву. Так, 15 грудня 1996 ЦЕПК Росархіву були схвалені Методичні рекомендації по відбору на державне зберігання управлінських документів, що утворюються в діяльності недержавних організацій (нових економічних структур).

Вирішення питань про включення до складу Архівного фонду РФ конкретних документів здійснюється експертно-перевірочними комісіями федеральних державних архівів та уповноважених органів виконавчої влади суб'єктів РФ в галузі архівної справи в межах їх компетенції. У Москві відповідно до Постанови Уряду Москви від 21 січня 2003 р. N 18-ПП уповноваженим органом виконавчої влади в галузі архівної справи є Головне архівне управління м. Москви (Головархів Москви), що має свої структурні підрозділи в кожному адміністративному окрузі Москви.

При цьому на підставі п. 5 ст. 6 Закону N 125-ФЗ експертиза цінності документів проводиться спільно з представниками власника або власника архівних документів.

Основним нормативним актом архівного законодавства, що визначає перелік та терміни зберігання конкретних документів, що утворюються в діяльності комерційних організацій, є Перелік типових управлінських документів ^7, які виникають у діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженого. Росархивом від 6 жовтня 2000 р. (в ред. 27 жовтня 2003 р.) (далі - Перелік).

Зазначеним Переліком необхідно керуватися, якщо інші терміни не передбачені в спеціальних нормативних актах, що стосуються конкретних груп організацій або конкретних груп документів, як, наприклад, у Положенні про порядок і строки зберігання документів акціонерних товариств, затв. Постановою ФКЦБ Росії від 16 липня 2003 р. N 03-33/пс, або в подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, Законі про бухгалтерський облік.

Так, у п. 1.4 Переліку передбачено, що він призначений для використання в якості основного нормативного документа при визначенні термінів зберігання та відборі на зберігання та знищення управлінських типових документів, тобто загальних для всіх або більшості організацій (у тому числі недержавних).

Перелік побудований за функціональним принципом і включає 12 розділів, що відображають основні напрямки діяльності організацій, властивих їм, як правило, незалежно від рівня в системі управління, виду діяльності, форм власності. Розділи мають підрозділи з більш вузьким питанням.

Документи в розділах і підрозділах Переліку розташовані в статтях за ступенем значущості питань і видів в логічній послідовності. Перелік не містить в статтях конкретні найменування документів, а дає узагальнене найменування кожного виду документа.

Наприклад, розділ 1 "Організація системи управління" включає п'ять підрозділів: "Розпорядча діяльність", "Організаційні основи управління", "Контроль", "Правове забезпечення діяльності", "Документаційне забезпечення управління та організація зберігання документів", до яких віднесені відповідні групи документів . Так, до підрозділу "Контроль" в ст. 50 віднесені висновку ревізійної комісії, аудитора, що підлягають постійному зберіганню (відмітка "пост."), В ст. 52 - журнали, книги обліку ревізій, перевірок та контролю за виконанням їхніх рішень (приписів), що підлягають зберіганню не менше 5 років, і т.д.

Як вже вказувалося, при визначенні порядку застосування Переліку необхідно чітко розрізняти дві категорії комерційних організацій: організація - джерело комплектування державних архівів та організація - не джерело комплектування державних архівів.

Часові терміни зберігання документів, тобто 1 рік, 3 роки, 5 років, 10 років, зазначені в Переліку, застосовуються всіма організаціями.

Постійний термін зберігання застосовується унітарними підприємствами, документи яких надходять на зберігання у відповідні архіви в установленому порядку, і комерційними організаціями, з якими укладені відповідні угоди (договори), тобто джерелами комплектування архівів.

Організації, документи яких не надходять на зберігання в державні, муніципальні архіви, тобто не є джерелами комплектування архівів, можуть, але не зобов'язані застосовувати постійний термін зберігання, але такі документи вони повинні зберігати не менше 10 років (п. 2.4.2 Переліку).

При цьому після закінчення 10 років їм необхідно керуватися при прийнятті рішення про постійному зберіганні документів положеннями корпоративного законодавства, імперативно встановили постійні терміни зберігання низки документів.

Відмітка "ЕПК", поставлена ​​в Переліку до конкретних видів документів, призначена для застосування організаціями всіх форм власності, які є джерелами комплектування державних, муніципальних архівів, і означає, що частина таких документів може мати науково-історичне значення і в установленому порядку повинна передаватися до державних , муніципальні архіви або зберігатися в організації. Рішення про прийом або знищення документів з відміткою "ЕПК" ("ЕК") приймають експертні комісії архівних органів, установ.

Дана позначка може бути використана і комерційними організаціями, які не є джерелами комплектування, при вирішенні питання про постійному зберіганні своїх документів.

З урахуванням п. 2.9 Переліку обчислення строку зберігання документів проводиться з 1 січня року, наступного за роком закінчення їх діловодством. Наприклад, обчислення терміну зберігання справ, закінчених діловодством у 1999 р., починається з 1 січня 2000

Відмітка "до відпадання потреби" означає, що документація має тільки практичне значення. Термін її зберігання визначається самою організацією, але не може бути менше 1 року.

Зниження термінів зберігання, установлених Переліком, заборонено. Підвищення термінів зберігання документів, передбачених Переліком, може мати місце в тих випадках, коли це викликано специфічними особливостями роботи організацій ^8.

Висновок

Вся інформація, що виникла в процесі діяльності організації, на базі якої було прийнято рішення, йшло управління фірмою, організацією, установою, підприємством, була задокументована, тобто представлена ​​у формі документа на будь-якому носії, так як тільки документована інформація, згідно законодавству, є інформаційним ресурсом, на який можна спиратися і враховувати при прийнятті рішень. Усні обіцянки, особливо в даний складний час, можуть бути забуті. Тому в процесі роботи організації будь-якої організаційно-правової форми протягом року утворюється велика кількість документів. Ці документи необхідно систематизувати, зберігати. Але зберігання документів на паперових носіях, а такі документи сьогодні становлять переважний відсоток всього обсягу документів організації, вимагає великих площ і спеціальних співробітників. У той же час цінність документів, що з'явилися в процесі управлінської діяльності, неоднозначна. Інформація в документах часто дублюється, первинні дані з одних документів узагальнюються і подаються у зведеному вигляді в інших. Отже, відпадає необхідність зберігати всі документи, що містять одні й ті ж дані. Крім того, документи можуть містити інформацію незначну, призначену для разового прочитання, після використання якої потреба в ній відразу відпадає. Таким чином, різні документи мають різну цінність, отже, не всі повинні зберігатися.

Терміни зберігання документів встановлюються в процесі експертизи їхньої наукової та практичної цінності. Ця відповідальна місія покладена на архівні органи країни. Визначення термінів зберігання документів в залежності від їх історичної, наукової, практичної значущості вимагає спеціальних знань, професійної освіти, широкого наукового кругозору.

У всьому світі вироблені і застосовуються певні наукові принципи та критерії, на базі яких проводиться експертиза цінності документів і визначаються терміни їх зберігання. Зазвичай термін встановлюється в результаті наукових дискусій і суперечок.

Секретарю, який відповідає за зберігання документів і готує документи до знищення, важливо знати, де подивитися вироблені в установленому порядку терміни зберігання документів і як практично провести відбір документів для подальшого зберігання або знищення.

Список використаної літератури

1. Федеральний закон Російської Федерації від 22.10.2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації» (в ред. Федерального закону від 13.05.2008 № 68-ФЗ) / / Парламентська газета, № 201, 27.10.2004.

2. Федеральний закон Російської Федерації від 26.12.1995 № 208-ФЗ «Про акціонерні товариства» (в ред. Федерального закону від 30.12.2008 № 315-ФЗ) / / Російська газета, № 248, 29.12.1995.

3. Федеральний закон Російської Федерації від 08.02.1998 № 14-ФЗ «Про товариства з обмеженою відповідальністю» (в ред. Федерального закону від 22.12.2008 № 272-ФЗ) / / Збори законодавства РФ, 16.02.1998, № 7, ст. 785.

4. Постанова Уряду Російської Федерації від 07.04.2004 № 177 «Питання Федерального архівного агентства» (в ред. Постанови Уряду РФ від 29.05.2008 № 406) / / Збори законодавства РФ, 12.04.2004, № 15, ст. 1470.

5. Постанова Уряду Російської Федерації від 17.06.2004 № 290 «Про Федеральному архівному агентстві» (в ред. Постанови Уряду РФ від 07.11.2008 № 814) / / Збори законодавства РФ, 21.06.2004, № 25, ст. 2572.

6. Основні правила роботи архівів організацій від 06.02.2002 / / УПС «Консультант Плюс» - офіційно документ опублікований не був.

7. Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання від 06.10.2000 (в ред. Рішення Росархіву від 27.10.2003) / / Збірник керівних документів Росавтодору і федеральних органів влади, які мають галузеве значення, № 2, 2001.

8. Гладких С.Р. Коментар до законодавства про порядок зберігання та знищення документів у комерційних організаціях »/ / Право і економіка, 2005, № 6.