Зміст
Введення. 31. Забезпечення нормативних умов зберігання архівних документів. 5
1. 1 Створення оптимальних умов зберігання документів. 5
1. 2 Розміщення документів у сховище. Топографірованіе. 10
2. Застосування спеціальних засобів зберігання і переміщення документів. 12
2. 1 Порядок видачі справ з сховищ .. 12
2. 2 Перевірка наявності та стану справ. 15
2. 3 Створення страхового фонду особливо цінних документів і фонду користування 18
3. Забезпечення фізико-хімічної збереженості архівних документів. 21
3. 1 Перевірка фізичного стану документів. 21
3. 2 Фізико-хімічна та технічна обробка архівних. 23
документів. 23
Висновок. 26
Бібліографічний список літератури .. 27
Додаток. 28
Введення
Актуальність теми курсової роботи. Архівіст в даний час - перший, хто має справу з інформацією, створеної минулого. Він зобов'язаний її відібрати і зберегти. Але архів - це не склад, а наукова установа, що виконує завдання формування довготривалої соціальної пам'яті суспільства.
Державні органи, органи місцевого самоврядування, організації та громадяни, які займаються підприємницькою діяльністю без створення юридичної особи, зобов'язані забезпечувати збереження архівних документів, у тому числі документів з особового складу, протягом термінів їх зберігання, встановлених федеральними законами, іншими нормативними правовими актами Російської Федерації, а також переліками документів, передбаченими Федеральним законом "Про архівну справу в Російській Федерації" від 22 жовтня 2004 року № 125 ФЗ.
Завданням архівістів залишається збереження документів, що відображають особливості діяльності тих чи інших організацій і підприємств. Такими особливостями можуть бути: унікальність діяльності, новизна продукції, трудові, суспільні традиції, участь у міжнародних та регіональних програмах, робота в експериментальних умовах.
Забезпечення збереження документів - основне завдання державних архівів. Складність вирішення завдання визначена тим, що ніхто і ніколи не створював документи для «вічного» зберігання. При цьому архіви щороку поповнюються новими фондами, а реставраційні можливості залишаються скромними. В основі сучасного підходу до вирішення даної проблеми лежить принцип поступового переходу до диференційованого, виборчому принципом забезпечення збереженості архівних документів, з урахуванням їх цінності, фізичного стану.
Диференційований підхід передбачає виділення із загального обсягу зберігаються в архіві документів, так званих пріоритетних об'єктів на рівні фондів, частин фондів, окремих документів. Основою для пріоритетного виділення є два критерії: цінність документів і ознаки фізичного стану, що загрожує їх схоронності (низька потенційна довговічність
Комплекс заходів щодо створення нормативних умов, дотримання нормативних режимів та належної організації зберігання архівних документів, що виключають їх розкрадання та втрату і забезпечують підтримання їх у нормальному фізичному стані, забезпечує збереження архівних документів в архіві.
Нормативні умови зберігання архівних документів забезпечуються:
- Будівництвом, реконструкцією і ремонтом будівель архівів;
- Створенням оптимальних (нормативних) протипожежного, охоронного, температурно-вологісного, світлового і санітарно-гігієнічного режимів у приміщенні та приміщеннях архіву;
- Застосуванням спеціальних засобів зберігання і переміщення архівних документів.
Основною метою курсової роботи є дослідження проблеми забезпечення збереженості архівних документів як одного з головних напрямків роботи архівів. Від того наскільки правильно було обрано стратегію зберігання документів, залежать їх фізичний стан і можливості використання в найрізноманітніших цілях.
Для досягнення поставленої мети необхідно вирішити такі завдання:
1. Розглянути заходи щодо забезпечення нормативних умов зберігання документів.
2. Розкрити порядок застосування спеціальних засобів зберігання і переміщення архівних документів.
3. Дослідити методику забезпечення фізико-хімічної збереженості документів.
1. Забезпечення нормативних умов зберігання архівних документів
1. 1 Створення оптимальних умов зберігання документів
Оптимальні умови зберігання документів забезпечуються: будівництвом, реконструкцією і ремонтом будівель архівів; обладнанням сховищ засобами пожежогасіння, охоронної та протипожежної сигналізації; застосуванням технічних засобів для створення оптимального температурно-вологісного режиму зберігання, проведення санітарно-гігієнічних заходів у приміщеннях сховищ; застосуванням спеціальних засобів зберігання документів (стелажі, шафи, сейфи, коробки, папки тощо).Будинки для державних архівів можуть бути побудовані спеціально або переобладнані з інших приміщень. Вони повинні бути віддалені від промислових підприємств, що забруднюють повітря (агресивні гази, цементний пил і т.п.), від об'єктів і споруд, небезпечних у пожежному відношенні (нафтосховища, бензоколонки, автостоянки, гаражі тощо), а також у відповідно до вимог будівельних норм і правил.
Придатність місця розташування архіву визначається з урахуванням висновків служби пожежної охорони і санепідемстанції про ступінь забрудненості повітря. [2]
Будівництво та реконструкція будівлі архіву проводяться відповідно до нормативних правових актів, що містять вимоги до об'єктів технічного регулювання та проектною документацією, погодженою з відповідним уповноваженим органом виконавчої влади у сфері архівної справи. Будівля архіву представляє собою комплекс основних і допоміжних приміщень, призначених для виконання завдань архіву щодо зберігання, оброблення, використання архівних документів та завдань адміністративно-господарського, технічного, побутового характеру, відповідати вимогам раціонального планування приміщень.
Склад, розташування та обладнання приміщень основного призначення повинні забезпечувати збереження архівних документів на всіх ділянках роботи з ними, дотримання вимог технології робіт, охорони праці, техніки безпеки і виробничої санітарії, а також раціональне взаємодія підрозділів архіву.
Архів забезпечується архівосховищах, читальним залом, робочими кімнатами, приміщеннями для автоматизованої бібліотеки знімних електронних носіїв, серверного та комунікаційного обладнання.
Призначені для зберігання архівних документів приміщення в пристосованих будівлях повинні бути ізольовані від інших приміщень будівлі. Не допускається розміщення архівних документів у приміщеннях будинку, зайнятого службами громадського харчування, харчовими складами, організаціями, що зберігають пожежонебезпечні та агресивні речовини або застосовують пожежонебезпечні та хімічні технології.
Архівосховища нумеруються арабськими цифрами у валовому порядку і розташовуються ізольовано на віддалі від лабораторних, виробничих, складських приміщень, пов'язаних із застосуванням (зберіганням) хімічних речовин, продуктів харчування, а електронного архіву - від джерел електромагнітних випромінювань і силових полів.
Сховища рекомендується розташовувати в будівлях вікнами на північну сторону. Природне освітлення допускається тільки з обов'язковим захистом документів від прямого попадання сонячних променів. Допускається розсіяне освітлення із застосуванням на вікнах жалюзі, захисних фільтрів, штор або забарвлених стекол. Для штучного освітлення застосовуються лампи розжарювання в закритих плафонах або люмінесцентні лампи з урізаною ультрафіолетовим ділянкою спектру випромінювання.
Зберігання архівних документів здійснюється в темряві. Захист документів від дії світла забезпечується зберіганням документів у коробках, папках і палітурках, застосуванням на вікнах світлонепроникних і светорассеивающих штор і т. п. Документи на електронних носіях зберігаються в умовах, що виключають пряме попадання світла, і підлягають додатковій захисту від агресивних домішок у повітряному середовищі (сірчистого газу, сірководню, парів ртуті, окислів азоту, аміаку), електромагнітно-іонізаційного (радіаційного) впливу.
Захист архівних документів від руйнівної дії природного і штучного світла здійснюється у всіх приміщеннях архіву за будь-яких видах роботи з архівними документами.
Архівосховища забезпечуються сучасними засобами пожежогасіння, охоронною та пожежною сигналізацією. Загальні та поверхові рубильники розташовуються поза архівосховищ. Будинки архівів обладнуються протипожежним водопостачанням, вуглекислотним вогнегасниками, охоронно-пожежною сигналізацією. [2]
Не допускається розміщення архівосховищ у підвальних, напівпідвальних та цокольних приміщеннях. Через архівосховища не повинні проходити газові, водопровідні та каналізаційні трубопроводи.
Охоронний режим архіву забезпечується комплексом заходів щодо забезпечення інженерно-технічної укріпленості, обладнання будівлі (приміщення) архіву засобами охоронної сигналізації, організації поста (ів) охорони, опечатувати приміщень, дотримання всередині об'єктового та пропускного режимів, зберігання ключів від службових приміщень.
Обов'язковому оснащенню засобами охоронної сигналізації та опечатувати підлягають архівосховища та приміщення, в яких постійно чи тимчасово зберігаються архівні документи, а також матеріальні цінності, аварійні та запасні виходи з будівлі архіву, основний вхід за відсутності цілодобового поста охорони.
Архівосховища та інші приміщення, де постійно або тимчасово зберігаються архівні документи, обладнуються дверима з підвищеною технічної укріпленістю проти можливого злому, оснащеними замками підвищеної секретності.
Винесення з архіву архівних документів, матеріальних цінностей і книг науково-довідкової бібліотеки, а також науково-довідкового апарату дозволяється тільки за спеціальними перепустками, що видаються в установленому порядку.
Зберігання документів здійснюється в умовах, які забезпечують нормативні параметри світлового, температурно-вологісного і санітарно-гігієнічного режимів.
У архівосховищах, обладнаних системами кондиціювання повітря, підтримується наступний оптимальний температурно-вологісний режим для зберігання документів на:
1) паперових носіях - температура +17 - +19 оС, відносна вологість повітря 50-55 відсотків;
2) чорно-білих плівкових носіях - температура +15 оС, відносна вологість повітря 40-55 відсотків;
3) кольорових плівкових носіях - температура +2 - +5 оС, відносна вологість повітря 40-55 відсотків;
4) електронних носіях - температура +15 - +25 оС, відносна вологість повітря 40-60 відсотків. [9]
У архівосховищах з нерегульованим кліматом здійснюються раціональне опалення, провітрювання будівлі і зволоження (осушення) повітря. Різкі коливання (сезонні і протягом однієї доби) температури (+-5.З) і відносної вологості повітря (+ -10%) не допускаються.
Температурно-вологісний режим контролюється шляхом регулярного вимірювання температури та відносної вологості кімнатного і зовнішнього повітря в один і той же час: в кондиціонованих приміщеннях - не рідше 1 разу на тиждень; в архівосховищах з нерегульованим кліматом - 2 рази на тиждень; при порушеннях режиму - 1 раз на добу.
Контрольно-вимірювальні прилади температурно-вологісного режиму (термометри, психрометри, гігрометри) розміщуються на віддалі від опалювальних та вентиляційних систем. Показання контрольно-вимірювальних приладів фіксуються в спеціальних реєстраційних журналах, в яких також відображаються перевірка правильності показань приладів і заходи, прийняті щодо нормалізації температурно-вологісного режиму у випадках його порушення.
Приміщення сховищ повинні підтримуватися в зразковому порядку і чистоті, що виключають можливість появи цвілі, комах, гризунів та накопичення пилу. У архівосховищі забезпечується вільна циркуляція повітря, виключно утворення непровітрюваних зон сталого мікроклімату. Не допускається розміщення архівних документів на підлозі, підвіконнях, у не розібраних стосах.
Основними засобами зберігання документів є стаціонарні або пересувні металеві стелажі, дерев'яні стелажі, оброблені вогнезахисними засобами. В якості допоміжного або спеціального обладнання можуть використовуватися металеві шафи, сейфи, шафи-стелажі, а також стаціонарні відсіки-бокси з металевими перегородками і полицями.
Кінодокументи, рулонні мікрофільми зберігаються у горизонтальному положенні в металевих або пластикових коробках на стелажах типу "ялинка" або на стаціонарних стелажах. Кінодокументи на негорючій триацетат основі зберігаються в нещільно закриваються металевих або пластикових з отворами коробках для запобігання скупчування всередині коробки парів оцтової кислоти, що виділяються основою кіноплівки. Відеодокументи зберігаються у вертикальному положенні в заводській упаковці.
Не допускається зберігання архівних документів на носіях з магнітним робочим шаром на феромагнітних металевих стелажах; сталеві стелажі можуть бути використані у виняткових випадках, тільки за умови розмагнічування та замикання контурів стелажа (з'єднання металевих частин стелажа електропроводом та їх ефективне заземлення).
Кожна одиниця зберігання аудіовізуального або електронного документа укладається в негерметичну індивідуальну упаковку. При цьому повинно бути виключено вільне переміщення архівного документа всередині упаковки.
Архівні документи на паперовій основі розміщуються на стелажах, у металевих шафах горизонтально або вертикально в коробках або інших первинних засобах зберігання (папках, футлярах і т.п.). Не допускається розміщення документів на підлозі, підвіконнях, сходових майданчиках або в не розібраних стосах.
Засоби зберігання встановлюються перпендикулярно до стін з віконними отворами. Не допускається їх розміщення впритул до зовнішніх стін будівлі і джерел тепла.
Розстановка засобів зберігання здійснюється у відповідності з наступними нормами: відстань між їх рядами - 120см; засобами зберігання - 75см зовнішньою стіною будівлі і паралельними їй засобами зберігання - 75см стіною і торцем засоби зберігання - 45см; підлогою та нижньою полицею засоби зберігання - 15 см . [2]
1. 2 Розміщення документів у сховище. Топографірованіе
Розміщення документів у сховищах повинно бути раціональним. Документи повинні розміщуватися відповідно до обліковими документами в порядку, що забезпечує їх оперативний пошук. [6]Для оперативного пошуку документів в архіві створюється науково-довідковий апарат до документів архіву:
- Опису справ і замінюють їх номенклатури справ;
- Предметні, предметно-тематичні картотеки;
- Картотеки з особового складу;
- Покажчики;
- Історичні довідки;
- Огляди документів.
Документи постійного зберігання розміщуються окремо від документів довгострокового (понад 10 років) зберігання та документів з особового складу.
Порядок розміщення фондів в архіві визначається планом (схемою) їх розміщення. Схема передбачає розподіл комплексів фондів за сховищ із зазначенням (за необхідності) номерів фондів по кожному стелажу сховища.
В одному архівосховищі можуть розміщуватися архівні документи різного виду, але потребують однакових режимів зберігання (наприклад, архівні документи на магнітних стрічках і дискових носіях з магнітним шаром; архівні документи на кіноплівці та мікрофільми та ін.)
Всі приміщення архіву (будівлі, корпусу, поверхи, яруси, кімнати), а також стелажі, шафи і полиці нумеруються. Засоби зберігання нумеруються самостійно зліва направо від входу в архівосховищі, їхні полки - зверху вниз зліва направо.
З метою закріплення місця зберігання та пошуку документів у сховище складаються пофондового і постеллажние топографічні покажчики. Вони складаються на картках. Картка пофондового топографічного покажчика складається окремо на кожен фонд, ці картки розташовуються в порядку номерів архівних фондів .. На ній вказується назва фонду, номер фонду, корпус, поверх (ярус), архівосховищі, кімната, опис №, справ з № по №, стелаж №, шафа №, полку №, примітки (див. Додаток 1).
Картки постеллажного топографічного покажчика заводяться на кожен стелаж і розташовуються по порядку номерів стелажів в межах окремого приміщення. Один примірник топографічних покажчиків зберігається у працівника (ів), відповідального (их) за облік документів архіву, другий - в архівосховищі.
Ведення топографічних покажчиків може здійснюватися на паперовому носії або в автоматизованому режимі відповідно до встановлених реквізитами. Зміни в розміщенні документів своєчасно відображаються в усіх примірниках, а також у схемі розміщення фондів.
- Для використання (користувачам у читальний зал, співробітникам архіву в робочі приміщення, установам і організаціям у тимчасове зберігання);
- Для проведення архівних робіт з документами.
Справи, що містять старі документи, особливо цінні документи, для використання з сховищ не видаються, замість них видаються копії. Видача справ зі сховищ і прийом їх назад виробляються зберігачем фондів.
Архівні документи видаються з архівосховища на термін: до одного місяця - користувачам в читальний зал і працівникам архіву (крім особливо цінних документів, які видаються на строк не більше двох тижнів); до трьох місяців - фондообразователем; до шести місяців - судовим, правоохоронним та іншим уповноваженим органам.
Видача архівних документів з архівосховища для експонування здійснюється на строк, визначений договором про проведення виставки.
Видача справ зі сховищ оформляється відповідними документами і реєструється в особливих книгах. Видачу архівних документів з архівосховища і прийом їх назад, в тому числі поаркушно перевірку наявності і стану архівних документів перед видачею їх з архівосховища і при поверненні, виробляє працівник архівосховища. Поаркушно перевірку наявності і стану архівних документів, що повертаються користувачами в читальному залі, здійснює працівник читального залу. [7]
Обов'язковою поаркушно перевірці наявності та стану перед видачею архівних документів з архівосховища і при їх поверненні підлягають: унікальні документи та особливо цінні документи; архівні документи, що мають в оформленні або додатку до них дорогоцінні камені і метали; несброшюрованние архівні документи; справи, раніше не видавалися з архівосховища і не мають листів-завірителя; справи, що містять автографи, графічні документи, поштові та гербові знаки, печатки, листівки, конверти з адресами, марками, та інші архівні документи, потенційно становлять інтерес для колекціонерів.
Склад інших справ, які підлягають поаркушно перевірці, визначається керівництвом архіву на основі рішення експертно-методичної комісії.
На місце видаються з архівосховища одиниць зберігання та описів справ, документів підкладається карта-заступник.
Архівні документи, що видаються з архівосховища, повинні мати архівний шифр, пронумеровані листи, лист-засвідчувач і лист використання документів.
Підготовка архівних документів до видачі з архівосховища включає: виїмку архівних документів; звірку архівного шифру та заголовків (анотацій) з описом (книгою обліку та опису) справ, документів; поаркушно перевірку архівних справ - у встановлених випадках.
Звірка архівного шифру архівних документів з описом (книгою обліку та опису) справ і документів передбачає перевірку правильності оформлення обкладинки і титульного аркуша справи, первинного засоби зберігання аудіовізуального, електронного документа, правильності складання заголовка та шифру одиниці зберігання. При наявності великих виправлень обкладинка і титульний лист замінюються зі збереженням при необхідності старої обкладинки.
При підготовці до видачі з архівосховища окремих архівних документів, вилучених зі справ, на зворотному боці кожного аркуша поза текстом архівного документа проставляється штамп з архівним шифром.
З метою контролю за збереженням архівних документів підрозділ, відповідальний за зберігання архівних документів, проводить перевірки зберігання виданих з архівосховища архівних документів. Перевірки проводяться в плановому порядку або в міру потреби за погодженням з керівництвом архіву.
При поверненні архівних документів в архівосховищі здійснюється поаркушно перевірка їх фізичного стану в установленому порядку. У книзі видачі архівних документів робиться відмітка про повернення архівних документів у присутності повернувши їх працівників архіву або фондоутворювача. Якщо виявлено пошкодження повертаються архівних документів, складається акт у довільній формі, який підписується працівником архівосховища та особою, що повертає архівні документи, та подається на розгляд керівництва архіву.
При транспортуванні архівних документів на будь-які відстані дотримуються заходів з охорони і захисту їх від впливу шкідливих факторів навколишнього середовища шляхом застосування спеціальних видів упаковок, які забезпечують захист архівних документів від опадів, світла, механічних пошкоджень.
Транспортування архівних документів здійснюється при їх щільному укладанню, що виключає можливість переміщення архівних документів всередині упаковки, ударів і різних струсів, при цьому фотофонодокументи упаковуються у вертикальному положенні в коробки жорсткої конструкції відповідного розміру, загорнуті у влагонепроницаемую тканину. Інші аудіовізуальні та електронні документи, графічні і великоформатні справи і документи переміщуються тільки в упаковці, в якій вони зберігаються, або в спеціально призначених для їх переміщення засобах.
Для переміщення архівних документів усередині архіву використовуються пересувні візки та інші засоби транспортування.
Внутрішньоміські перевезення архівних документів виробляються в закритих автомашинах при обов'язковому супроводі працівника архіву. Транспортування архівних документів на далекі відстані проводиться в упакованому вигляді в критому транспортному засобі згідно з правилами перевезення цінних вантажів, встановленими для відповідного виду транспорту.
Перевірки наявності і стану архівних документів проводяться в плановому порядку, а також одноразово (позачергові).
У державному архіві, музеї, бібліотеці, архіві Російської академії наук планова циклічна перевірка наявності та стану проводиться [2]:
- Унікальних документів - щорічно;
- Особливо цінних документів на паперовій основі - один раз на 10 років (в державній бібліотеці - один раз на 5 років);
- Аудіовізуальних та електронних документів - один раз на 5 років;
- Кінодокументів на нітрооснове - один раз на 2 роки.
Циклічність перевірки наявності інших архівних документів визначається на підставі рішення експертно-методичної комісії (або іншого дорадчого органу) архіву в залежності від інтенсивності використання і стану обліку архівних документів, але не менше одного разу на 25 років (в державній бібліотеці - один раз на 15 років ).
У муніципальному архіві, музеї, бібліотеки, планова циклічна перевірка наявності архівних документів проводиться 1 раз на 10 років.
У разі стихійного лиха, масових переміщень та інших обставин, за час яких можуть бути втрачені документи, проводяться позачергові одноразові перевірки наявності та стану всіх фондів архіву або окремих комплексів матеріалів.
Перевірку наявності та стану справ проводить група співробітників у кількості не менше 2 осіб.
До початку роботи встановлюється повнота облікових документів по перевіряється фонду, облікові документи ретельно вивіряються, тобто встановлюється, чи правильно відображені в підсумкових записах фактично значаться за описом номери справ. Перевірка проводиться шляхом звірки фактичної наявності справ до опису. При цьому звіряється номер справи, індекс справи, заголовок, крайні дати документів справи, кількість аркушів, зазначених в опису, з описом справи на його обкладинці. Фізичний стан визначається шляхом візуального огляду справи.
Всі виявлені в ході перевірки недоліки (відсутність справ, технічні помилки в підрахунку, помилки в описі, фізичні пошкодження) вносяться в лист перевірки наявності та стану справ. Лист перевірки заповнюється безпосередньо в ході перевірки на кожну опис окремо, листи перевірки нумеруються по порядку номерів і підписуються виконавцем.
При перевірці наявності та стану справ необхідно: зберігати порядок розташування справ на стелажах, в коробках, папки; підкладати на свої місця, виявлені під час перевірки, неправильно підкладені справи інших фондів; вилучати справи, не внесені в опис; повідомляти завідувачем архівосховищі про справи, заражених біологічними шкідниками, для негайної їх ізоляції. Справи, не внесені в опис, поміщаються в кінець фонду. Внесення в опис неврахованих справ у ході перевірки забороняється.
Після закінчення перевірки наявності та стану справ у кінці опису проставляється штамп «підтверджено», дата, посада і підпис.
На підставі підсумкових записів в аркушах (аркуші) перевірки складається акт перевірки наявності та стану справ, в якому вказується номер, назва та категорія фонду, дата перевірки, а також сумарні дані за підсумками перевірки: кількість справ, що значаться за описом, кількість справ, не що опинилися в наявності, кількість літерних номерів, не зазначених в опису, пропущених номерів, а також кількість справ, які опинилися в наявності. В акті вказується також кількість справ, що вимагають підшивки, дезінфекції та дезінсекції, реставрації, відновлення запущених текстів (див. Додаток).
Одночасно з актом перевірки можуть складатися у випадку необхідності довідки про технічні помилки при підрахунках, акти виявлення необлікованих справ, акти про невиправному пошкодженні справ та ін
Якщо в ході перевірки не було виявлено порушень в умовах зберігання документів фонду, то матеріали перевірки підшиваються в справу фонду, а дані про справи, що вимагають проведення дезінфекції, палітурки, реставрації, передаються в лабораторію мікрофотокопірованія та реставрації документів.
Можливі випадки, коли в ході перевірки наявності виявляється відсутність справ. Це свідчить про порушення схоронності документів і вимагає прийняття невідкладних заходів. У цьому випадку архів повинен почати роботу з розшуку справ протягом одного року з моменту завершення перевірки.
Під час розшуку необхідно [8]:
- Вивчити облікові документи з видачі справ зі сховища;
- Перевірити правильність підсумкової запису в описі, за якою числяться невиявлені справи, так як могли бути допущені технічні помилки в порядкової нумерації справ, а при складанні підсумкових записів пропущені та літерні номери не були враховані;
- Проаналізувати заголовки невиявлених справ в описах справ, що дозволить виявити справи, включені в опис двічі або включені в іншу опис даної організації, але під іншим номером;
- Вивчити старі описи на справи, які зазнали раніше науково-технічної обробки, звірити їх з описом, за якою проводилася перевірка;
- Організувати розшук не виявлених при перевірці справ у відповідних організаціях, у діяльності яких утворилися невиявлені справи, попередньо вивчивши їх опису;
- Перевірити акти прийому-передачі справ до архіву з організацій;
- Вивчити акти про виділення справ і документів до знищення, акти видачі справ у тимчасове користування.
На справи, знайдені в ході розшуку, складається довідка, яка підписується керівником архіву. У довідці обов'язково вказується місце виявлення справ, що значаться невиявленими (були видані у тимчасове користування без складання відповідного документа, знайдені в організації, об'єднані з іншими справами і т.д.). Знайдені справи підкладаються на місце. У картці обліку невиявлених справ робиться запис "знайдено" із зазначенням дати і номера довідки. Картка вилучається з картотеки невиявлених справ, переставляється за картотеку і зберігається до відпадання потреби.
На справи, відсутність яких є обгрунтованим, складається довідка про результати розшуку з посиланням на документи, що підтверджують причини їх відсутності (передані на постійне зберігання, виділені до знищення, але не були своєчасно зняті з обліку і т.д.).
На відсутні документи, шляхи розшуку яких вичерпано, складаються акт про не виявленні справ і докладна довідка про проведення робіт з розшуку. Перевірка наявності та стану справ вважається завершеною після внесення змін в облікові документи перевіряються фонду.
Страховий фонд створюється з метою збереження цінного документної інформації на випадок втрати або пошкодження оригіналів документів. Страховий фонд є недоторканним і зберігається територіально окремо від оригіналів документів, з яких виготовлені страхові копії, в спеціальних архівосховищах (Центр зберігання страхового фонду знаходиться в м. Ялуторовськ Тюменської області).
Черговість страхового копіювання визначається з урахуванням фізичного стану унікальних документів і особливо цінних документів та інтенсивності звернення до них. Першочерговому копіювання серед них підлягають найбільш інтенсивно використовуються, з пошкодженнями матеріального носія і документної інформації.
Страхове копіювання проводиться з дотриманням систематизації одиниць зберігання в опису справ, документів, яка копіюється перед одиницями зберігання. Страховому копіювання підлягають всі вхідні в одиницю зберігання архівні документи.
При страховому копіюванні справи, як правило, розшивки не підлягають. Розшивання справ провадиться у виняткових випадках за погодженням з керівництвом архіву за повної неможливості копіювати переплетені справу. Після закінчення роботи справу переплітається лабораторією або організацією - виробником страхових копій заново.
Страхове копіювання унікальних документів і особливо цінних документів здійснюється у відповідності з технологічними регламентами та іншими чинними нормативно-технічними документами.
Страховий копією архівного документа на паперовій основі є негативна мікроформ (мікрофільм або мікрофіші) 1-го покоління, виготовлена на фотографічній галогенідосеребряной плівці відповідного типу методом оптичного фотографування документів.
Страховий копією кінодокументи є перша поєднана копія оригіналу, виготовлена на плівці відповідного типу методом контактного друку. Страховий копією фотодокументи є перша копія оригіналу, виготовлена на фотоплівці відповідного типу методом репродукування або контактного друку. Страховий копією фонодокументи є перша копія оригіналу, виготовлена сучасною системою запису. Страховий копією відеодокументи є перша копія оригіналу, виготовлена у форматі оригіналу способом відеозвукозапису на магнітній стрічці.
Сукупність копій архівних документів, виконаних на різних матеріальних носіях і призначених для використання з метою забезпечення схоронності оригіналів архівних документів (далі - фонд користування) створюється, як правило, одночасно зі створенням страхового фонду, а також цільовим порядком на найбільш використовувані архівні документи, в процесі інших робіт (розсекречення архівних документів, організація їх використання).
Фонд користування, виготовлений одночасно зі страховим фондом, створюється в обов'язковому комплекті, що включає:
- Для архівних документів на паперовій основі - одну мікроформ 2-го покоління на галогенідосеребряной плівці (негативна чи позитивна), виготовлену з негативної мікроформи 1-го покоління, і одну мікроформ 3-го покоління, виготовлену з мікроформи 2-го покоління;
- Для фотодокументів - один позитивний фотовідбиток і один дубль-негатив;
- Для кінодокументів - одну позитивну суміщену копію, один проміжний позитив зображення й один контратипи фонограми (для звукових кінодокументів). Позитивна копія і проміжний позитив зображення мають входити до комплекту кінодокументів, прийнятого на постійне зберігання. Допускається додаткове виготовлення фонду користування кінодокументів у вигляді відеофонограми у форматах Betacam і VHS;
для фонодокументів - одну копію на магнітній стрічці;
для відеодокументів - одну копію у форматі VHS.
Включення до фонду користування копій архівних документів, у тому числі на електронних носіях, створених у процесі інших робіт, здійснюється архівом самостійно.
До фонду користування включаються копії повністю скопійованих одиниць зберігання. Копії окремих архівних документів можуть бути включені до фонду користування у складі тематичних збірок архівних документів.
В основі експертизи фізичного стану також лежить диференційований підхід. Пріоритетними можуть бути такі фонди: що містять унікальні та особливо цінні документи, які зазнали екстремального впливу (високих температур при пожежі, води, піни при гасінні пожежі і т. д.), I і II категорій, що мають найбільший попит у дослідників та працівників архіву, які містять документи екстремальних періодів вітчизняного діловодства (Перша світова війна, Велика Вітчизняна війна і т.д.)
Перевірка фізичного стану документів завжди проводиться шляхом полистного перегляду справ. Це трудомістка робота, яку потрібно планувати на роки вперед, контролювати і аналізувати її хід, забезпечувати обов'язкове навчання співробітників (експертів) і наступність у їх роботі.
Проводити оцінку фізичного стану великих масивів документів можна трьома способами:
1) суцільна перевірка всіх об'єктів досліджуваного масиву (наприклад, усіх документів фонду). Гідність методу - дає повну інформацію про стан всіх документів фонду. Недолік - великі витрати часу;
2) вибірковий спосіб, коли зі всього об'єму масиву вибирають лише невелику частину (випадкова мала вибірка) і по ній судять про стан усього масиву (фонду). Досить 2% вибірки від усього масиву для висновку про стан масиву в цілому. Гідність - тимчасові витрати значно менше, ніж при суцільній вибірці. Недолік - дає усереднену інформацію про стан усього масиву без конкретної оцінки стану документів, що не потрапили у вибірку;
3) попутне виявлення документів з дефектами папери і тексту всіма співробітниками архіву в ході виконання ними службових обов'язків (якщо їх обов'язки пов'язані з полістний переглядом справ). У такому разі краще кодування фізичного стану документів співробітниками одного відділу - відділу забезпечення збереженості документів. Гідність - найменші тимчасові витрати. Недолік - результати попутного виявлення документів з дефектами в численних фондах не дає можливості зробити висновки про фізичний стан кожного окремого архівного фонду, звести результати в статистичні таблиці.
Фізичний стан документів оцінюють за відсутності або наявності типових дефектів папери або текстів. Наявність та вид дефекту папери і тексту визначається візуально при поаркушно перегляді кожного окремого документа. При цьому необхідно звертати увагу на «вік» документа (рік його створення), що допомагає судити про природу папери і тексту. При оцінці тексту звертають увагу на спосіб його нанесення, колір тексту, на локальний чи загальний для всього аркуша характер ушкодження.
Перевірка та оцінка фізичного стану документів пов'язана з виявленням якісних ознак (ступінь згасання, колір, спосіб написання тексту, міцність паперу і т. п.), а не кількісних показників (вага, довжина, число і т. п.) Це визначає деяку суб'єктивність оцінок експерта. Тому особливої важливості набуває підготовленість експерта. Він повинен відпрацювати техніку експертизи на моделях. Експерт не повинен пропускати дефекти, навіть якщо вони однотипні.
Облік фізичного та технічного стану архівних документів на паперовій основі здійснюється у: аркуші-завірителя; аркуші та акті перевірки наявності та стану архівних документів; картці обліку архівних документів з ушкодженнями носія; картці обліку архівних документів з ушкодженнями тексту; картотеці (книзі) обліку фізичного стану архівних документів.
Облік фізичного та технічного стану аудіовізуальних документів здійснюється в: картці обліку технічного стану кінодокументи; картці обліку технічного стану фотодокументи; картці обліку технічного стану фонодокументи; картці обліку технічного стану відеодокументів.
Для обліку документів Архівного фонду Російської Федерації, що знаходяться у незадовільному фізичному стані, ведеться спеціальна книга. Відповідні позначки проставляються також в інших документах обліку фізичного і технічного стану архівних документів.
Облік фізичного та технічного стану архівних документів може здійснюватися на паперовому носії або в автоматизованому режимі відповідно до встановлених реквізитами контрольно-облікових документів.
Основними видами цієї обробки архівних документів на паперовій основі є [4]:
- Дезінфекція, дезінсекція, дератизація архівосховищ як сукупність заходів біопрофілактікі, біозахисту та знищення біологічних шкідників в архівосховищах і на архівних документах;
- Реставрація (реставраційно-консерваційних обробка), як комплекс робіт і технологічних операцій по відновленню властивостей і довговічності оригіналів архівних документів;
- Відтворення архівних документів з метою створення страхового фонду копій унікальних документів і особливо цінних документів і фонду користування; фотореставрація архівних документів із згаслим і слабоконтрастних текстом; заміна оригіналів з недовговічними або зруйнованими носіями копіями для збереження документної інформації та ін;
- Палітурка архівних документів;
- Знепилювання архівних документів;
- Опрацювання архівних документів в режимі аварійно-рятувальних робіт, у тому числі із застосуванням засобів і способів сушіння, дезінфекції, дезінсекції, заморожування, реставрації, відтворення, дезактивації та інших видів цільової обробки.
Аудіовізуальні та електронні документи в залежності від фізичної природи носія піддаються таким реставраційним і консерваційно-профілактичних робіт:
а) архівні документи на магнітній стрічці:
- Очищення поверхні від пилу і частинок бруду на спеціальному очисному обладнанні;
- Заміні пересохлих і пошкоджених склеювань;
- Оформлення рулонів магнітної стрічки захисної магнітною стрічкою з двох сторін по 2-2,5 м;
- Перемотуванні з метою зняття внутрішніх напружень в рулонах магнітних стрічок, що виникли через перепади температури і вологості при зберіганні і транспортуванні архівних документів;
б) архівні документи на дискових носіях: знепилювання; протиранні антистатиком;
в) кінофотодокументи, мікрофільми та фонограми до кінофільмів:
- Знепилювання;
- Видалення воскових, жирових та інших забруднень;
- Зміцненню склеювань і просечек;
- Ремонту перфорації;
- Переробці грубих, жолоблення заплат і склеювань;
- Ремонту пошкоджених полів кадрів.
Граморігінали фонодокументів піддаються електрохімічної очищенню.
Роботи з фізико-хімічної та технічної обробки архівних документів поділяються на планові і позапланові.
Планова опрацювання архівних документів проводиться за результатами перевірки їх стану в порядку черговості, встановленої в архіві з урахуванням належності їх до різних ціннісним групам, особливостей фізичного стану архівних документів різних видів і можливостей архіву. Пріоритет віддається унікальним документів і особливо цінних документів.
До позаплановим відносяться роботи, що виконуються в аварійно-рятувальних ситуаціях, пов'язаних з локальним або масовим ураженням архівних документів вогнем, водою, хімічними або радіоактивними речовинами.
Термінові заходи по виділенню, ізоляції, санітарній обробці архівних документів та місць їх зберігання робляться також при ураженні архівних документів біологічними шкідниками.
Номенклатура, порядок проведення та технологія робіт з фізико-хімічної та технічної обробки архівних документів визначаються галузевими нормативними та методичними документами.
Висновок
Мета курсового дослідження досягнута шляхом реалізації поставлених завдань.
У результаті проведеного дослідження за темою "Організація архівного фонду РФ" можна зробити ряд висновків:
Для забезпечення збереженості документів в архіві повинні здійснюватися:
- Комплекс заходів з організації зберігання, що передбачає створення матеріально-технічної бази зберігання документів (будівля приміщення сховищ, засоби зберігання документів, засоби охорони та безпеки зберігання, кошти кліматичного контролю, засоби копіювання і відновлення пошкоджених документів тощо);
- Комплекс заходів щодо створення і дотримання нормативних умов зберігання документів (температурно-вологісний, світловий, санітарно-гігієнічний, охоронний режими зберігання).
Система заходів з організації зберігання повинна забезпечувати збереження документів та контроль їх фізичного стану при надходженні документів до архіву до передачі їх на постійне зберігання.
Для забезпечення збереженості архівних документів в архівах повинен проводиться наступний комплекс взаємопов'язаних робіт:
- Створення оптимальних умов зберігання документів;
- Розміщення документів у сховищах, топографірованіе;
- Дотримання порядку видачі справ зі сховища;
- Перевірка наявності та стану справ;
- Створення страхового фонду особливо цінних документів і фонду користування;
- Забезпечення фізико-хімічної збереженості документів.
1. Федеральний закон "Про архівну справу в Російській Федерації" від 22 жовтня 2004 року № 125 ФЗ (зі змінами, внесеними Федеральним законом від 4 грудня 2006 року № 202-ФЗ).
2. Наказ Міністерства культури і масових комунікацій РФ
від 18 січня 2007 р. № 19 «Про затвердження Правил організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів архівного фонду РФ та інших архівних документів у державних і муніципальних архівах, музеях і бібліотеках, організаціях Російської академії наук».
3. Рішення колегії Міністерства культури і масових комунікацій РФ від 28.03.2005 № 5 «Про забезпечення збереження та впорядкування архівних документів федеральних органів виконавчої влади, скасованих Указом Президента РФ від 09.03.2004 р. № 314« Про систему і структуру федеральних органів виконавчої влади »» .
4. ГОСТ 7.48-2002 та видавничої справи. Консервація документів. Основні терміни та визначення.
5. Основні правила роботи архівів організацій. Схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002 р. - М.: ВНИИДАД, 2002.
Література
6. Банасюкевич В.Д. Актуальні наукові проблеми забезпечення збереженості архівних документів / / Вітчизняні архіви. -2001. - № 2
7. Уряд обговорює питання збереження і використання архівів / / Вітчизняні архіви. - 2001 .- № 1.
8. Попова О.М. Забезпечення збереження документів архівного фонду РФ в сучасному законодавстві Російської Федерації і її суб'єктів / / Вісник архівіста. - 2000 .- № 1.
9. Привалов В.Ф. Забезпечення збереження документальної спадщини в сучасних умовах / / Вітчизняні архіви. - 1999. - № 2.
Стверджую
Офіційне найменування Найменування посади
вищестоящого органу керівника організації
___________ Розшифровка
Офіційне найменування (особистий підпис) підписи
Організації Дата
АКТ N___
Місце складання
Перевірки наявності та стану справ архівного фонду N____
Цей акт складений комісією в складі _____________________
(ПІБ голови та членів комісії) у зв'язку з
_______________________________________________.
(Підстава)
Перевіркою встановлено, що:
1. Всього числиться за описами справ _______________ справ, в тому числі по розділам зведених описів справ, затверджених ________________________________
(Офіційне найменування уповноваженого органу) (цифрами і прописом)
2. Всього не виявилося в наявності __________________ справ, в тому числі по розділам зведених описів справ, затверджених _____________________________________________ __________________дел
(Офіційне найменування уповноваженого органу) (цифрами і прописом)
3. Неправильно розміщених справ, що стосуються інших архівних фондах, _________________дел.
4. Виявилося в наявності за даним архівного фонду ____________ справ.
5. Є неописані ________________ справи.
6. Всього по архівного фонду є в наявності ________________дел,
з них:
1) вимагають дезінфекції __________________ справ;
2) вимагають дезінсекції __________________ справ;
3) потребують реставрації __________________ справ;
4) вимагають палітурки і підшивки __________________ справ;
5) потребують відновлення згасаючих текстів ____________дел;
6) невиправно пошкоджених ___________________ справ;
7) виданих у тимчасове користування __________________ справ.
7. __________________________________________________________
(Загальна характеристика стану та умов зберігання документів. _________________________________________________________________.
Основні негативні явища в стан та умови зберігання документів)
Перевірку проводили:
Голова комісії _________________Расшіфровка
(Особистий підпис) підписи
Члени комісії _________________Расшіфровкі
(Особисті підписи) підписів
Дата
2. Застосування спеціальних засобів зберігання і переміщення документів
2. 1 Порядок видачі справ з сховищ
Справи видаються зі сховищ:- Для використання (користувачам у читальний зал, співробітникам архіву в робочі приміщення, установам і організаціям у тимчасове зберігання);
- Для проведення архівних робіт з документами.
Справи, що містять старі документи, особливо цінні документи, для використання з сховищ не видаються, замість них видаються копії. Видача справ зі сховищ і прийом їх назад виробляються зберігачем фондів.
Архівні документи видаються з архівосховища на термін: до одного місяця - користувачам в читальний зал і працівникам архіву (крім особливо цінних документів, які видаються на строк не більше двох тижнів); до трьох місяців - фондообразователем; до шести місяців - судовим, правоохоронним та іншим уповноваженим органам.
Видача архівних документів з архівосховища для експонування здійснюється на строк, визначений договором про проведення виставки.
Видача справ зі сховищ оформляється відповідними документами і реєструється в особливих книгах. Видачу архівних документів з архівосховища і прийом їх назад, в тому числі поаркушно перевірку наявності і стану архівних документів перед видачею їх з архівосховища і при поверненні, виробляє працівник архівосховища. Поаркушно перевірку наявності і стану архівних документів, що повертаються користувачами в читальному залі, здійснює працівник читального залу. [7]
Обов'язковою поаркушно перевірці наявності та стану перед видачею архівних документів з архівосховища і при їх поверненні підлягають: унікальні документи та особливо цінні документи; архівні документи, що мають в оформленні або додатку до них дорогоцінні камені і метали; несброшюрованние архівні документи; справи, раніше не видавалися з архівосховища і не мають листів-завірителя; справи, що містять автографи, графічні документи, поштові та гербові знаки, печатки, листівки, конверти з адресами, марками, та інші архівні документи, потенційно становлять інтерес для колекціонерів.
Склад інших справ, які підлягають поаркушно перевірці, визначається керівництвом архіву на основі рішення експертно-методичної комісії.
На місце видаються з архівосховища одиниць зберігання та описів справ, документів підкладається карта-заступник.
Архівні документи, що видаються з архівосховища, повинні мати архівний шифр, пронумеровані листи, лист-засвідчувач і лист використання документів.
Підготовка архівних документів до видачі з архівосховища включає: виїмку архівних документів; звірку архівного шифру та заголовків (анотацій) з описом (книгою обліку та опису) справ, документів; поаркушно перевірку архівних справ - у встановлених випадках.
Звірка архівного шифру архівних документів з описом (книгою обліку та опису) справ і документів передбачає перевірку правильності оформлення обкладинки і титульного аркуша справи, первинного засоби зберігання аудіовізуального, електронного документа, правильності складання заголовка та шифру одиниці зберігання. При наявності великих виправлень обкладинка і титульний лист замінюються зі збереженням при необхідності старої обкладинки.
При підготовці до видачі з архівосховища окремих архівних документів, вилучених зі справ, на зворотному боці кожного аркуша поза текстом архівного документа проставляється штамп з архівним шифром.
З метою контролю за збереженням архівних документів підрозділ, відповідальний за зберігання архівних документів, проводить перевірки зберігання виданих з архівосховища архівних документів. Перевірки проводяться в плановому порядку або в міру потреби за погодженням з керівництвом архіву.
При поверненні архівних документів в архівосховищі здійснюється поаркушно перевірка їх фізичного стану в установленому порядку. У книзі видачі архівних документів робиться відмітка про повернення архівних документів у присутності повернувши їх працівників архіву або фондоутворювача. Якщо виявлено пошкодження повертаються архівних документів, складається акт у довільній формі, який підписується працівником архівосховища та особою, що повертає архівні документи, та подається на розгляд керівництва архіву.
При транспортуванні архівних документів на будь-які відстані дотримуються заходів з охорони і захисту їх від впливу шкідливих факторів навколишнього середовища шляхом застосування спеціальних видів упаковок, які забезпечують захист архівних документів від опадів, світла, механічних пошкоджень.
Транспортування архівних документів здійснюється при їх щільному укладанню, що виключає можливість переміщення архівних документів всередині упаковки, ударів і різних струсів, при цьому фотофонодокументи упаковуються у вертикальному положенні в коробки жорсткої конструкції відповідного розміру, загорнуті у влагонепроницаемую тканину. Інші аудіовізуальні та електронні документи, графічні і великоформатні справи і документи переміщуються тільки в упаковці, в якій вони зберігаються, або в спеціально призначених для їх переміщення засобах.
Для переміщення архівних документів усередині архіву використовуються пересувні візки та інші засоби транспортування.
Внутрішньоміські перевезення архівних документів виробляються в закритих автомашинах при обов'язковому супроводі працівника архіву. Транспортування архівних документів на далекі відстані проводиться в упакованому вигляді в критому транспортному засобі згідно з правилами перевезення цінних вантажів, встановленими для відповідного виду транспорту.
2. 2 Перевірка наявності та стану справ
Мета перевірки наявності та стану справ в архівах - встановити відповідність фактичної наявності справ описовим статтями і підсумковим записам у описах; виявити пошкоджені справи, що містять документи з затухаючими текстами, які потребують реставрації, палітурки, дезінфекції, перевороту на іншу сторону і тому подібне.Перевірки наявності і стану архівних документів проводяться в плановому порядку, а також одноразово (позачергові).
У державному архіві, музеї, бібліотеці, архіві Російської академії наук планова циклічна перевірка наявності та стану проводиться [2]:
- Унікальних документів - щорічно;
- Особливо цінних документів на паперовій основі - один раз на 10 років (в державній бібліотеці - один раз на 5 років);
- Аудіовізуальних та електронних документів - один раз на 5 років;
- Кінодокументів на нітрооснове - один раз на 2 роки.
Циклічність перевірки наявності інших архівних документів визначається на підставі рішення експертно-методичної комісії (або іншого дорадчого органу) архіву в залежності від інтенсивності використання і стану обліку архівних документів, але не менше одного разу на 25 років (в державній бібліотеці - один раз на 15 років ).
У муніципальному архіві, музеї, бібліотеки, планова циклічна перевірка наявності архівних документів проводиться 1 раз на 10 років.
У разі стихійного лиха, масових переміщень та інших обставин, за час яких можуть бути втрачені документи, проводяться позачергові одноразові перевірки наявності та стану всіх фондів архіву або окремих комплексів матеріалів.
Перевірку наявності та стану справ проводить група співробітників у кількості не менше 2 осіб.
До початку роботи встановлюється повнота облікових документів по перевіряється фонду, облікові документи ретельно вивіряються, тобто встановлюється, чи правильно відображені в підсумкових записах фактично значаться за описом номери справ. Перевірка проводиться шляхом звірки фактичної наявності справ до опису. При цьому звіряється номер справи, індекс справи, заголовок, крайні дати документів справи, кількість аркушів, зазначених в опису, з описом справи на його обкладинці. Фізичний стан визначається шляхом візуального огляду справи.
Всі виявлені в ході перевірки недоліки (відсутність справ, технічні помилки в підрахунку, помилки в описі, фізичні пошкодження) вносяться в лист перевірки наявності та стану справ. Лист перевірки заповнюється безпосередньо в ході перевірки на кожну опис окремо, листи перевірки нумеруються по порядку номерів і підписуються виконавцем.
При перевірці наявності та стану справ необхідно: зберігати порядок розташування справ на стелажах, в коробках, папки; підкладати на свої місця, виявлені під час перевірки, неправильно підкладені справи інших фондів; вилучати справи, не внесені в опис; повідомляти завідувачем архівосховищі про справи, заражених біологічними шкідниками, для негайної їх ізоляції. Справи, не внесені в опис, поміщаються в кінець фонду. Внесення в опис неврахованих справ у ході перевірки забороняється.
Після закінчення перевірки наявності та стану справ у кінці опису проставляється штамп «підтверджено», дата, посада і підпис.
На підставі підсумкових записів в аркушах (аркуші) перевірки складається акт перевірки наявності та стану справ, в якому вказується номер, назва та категорія фонду, дата перевірки, а також сумарні дані за підсумками перевірки: кількість справ, що значаться за описом, кількість справ, не що опинилися в наявності, кількість літерних номерів, не зазначених в опису, пропущених номерів, а також кількість справ, які опинилися в наявності. В акті вказується також кількість справ, що вимагають підшивки, дезінфекції та дезінсекції, реставрації, відновлення запущених текстів (див. Додаток).
Одночасно з актом перевірки можуть складатися у випадку необхідності довідки про технічні помилки при підрахунках, акти виявлення необлікованих справ, акти про невиправному пошкодженні справ та ін
Якщо в ході перевірки не було виявлено порушень в умовах зберігання документів фонду, то матеріали перевірки підшиваються в справу фонду, а дані про справи, що вимагають проведення дезінфекції, палітурки, реставрації, передаються в лабораторію мікрофотокопірованія та реставрації документів.
Можливі випадки, коли в ході перевірки наявності виявляється відсутність справ. Це свідчить про порушення схоронності документів і вимагає прийняття невідкладних заходів. У цьому випадку архів повинен почати роботу з розшуку справ протягом одного року з моменту завершення перевірки.
Під час розшуку необхідно [8]:
- Вивчити облікові документи з видачі справ зі сховища;
- Перевірити правильність підсумкової запису в описі, за якою числяться невиявлені справи, так як могли бути допущені технічні помилки в порядкової нумерації справ, а при складанні підсумкових записів пропущені та літерні номери не були враховані;
- Проаналізувати заголовки невиявлених справ в описах справ, що дозволить виявити справи, включені в опис двічі або включені в іншу опис даної організації, але під іншим номером;
- Вивчити старі описи на справи, які зазнали раніше науково-технічної обробки, звірити їх з описом, за якою проводилася перевірка;
- Організувати розшук не виявлених при перевірці справ у відповідних організаціях, у діяльності яких утворилися невиявлені справи, попередньо вивчивши їх опису;
- Перевірити акти прийому-передачі справ до архіву з організацій;
- Вивчити акти про виділення справ і документів до знищення, акти видачі справ у тимчасове користування.
На справи, знайдені в ході розшуку, складається довідка, яка підписується керівником архіву. У довідці обов'язково вказується місце виявлення справ, що значаться невиявленими (були видані у тимчасове користування без складання відповідного документа, знайдені в організації, об'єднані з іншими справами і т.д.). Знайдені справи підкладаються на місце. У картці обліку невиявлених справ робиться запис "знайдено" із зазначенням дати і номера довідки. Картка вилучається з картотеки невиявлених справ, переставляється за картотеку і зберігається до відпадання потреби.
На справи, відсутність яких є обгрунтованим, складається довідка про результати розшуку з посиланням на документи, що підтверджують причини їх відсутності (передані на постійне зберігання, виділені до знищення, але не були своєчасно зняті з обліку і т.д.).
На відсутні документи, шляхи розшуку яких вичерпано, складаються акт про не виявленні справ і докладна довідка про проведення робіт з розшуку. Перевірка наявності та стану справ вважається завершеною після внесення змін в облікові документи перевіряються фонду.
2. 3 Створення страхового фонду особливо цінних документів і фонду користування
Страховий фонд - це сукупність страхових копій особливо цінних документів архіву. Страховий копією документа на паперовій основі є негативний мікрофільм першого покоління, виготовлений з відповідного типу фотоплівці безпосереднім фотографуванням документа і згодом званий «мікрофільмів страхового фонду». [5]Страховий фонд створюється з метою збереження цінного документної інформації на випадок втрати або пошкодження оригіналів документів. Страховий фонд є недоторканним і зберігається територіально окремо від оригіналів документів, з яких виготовлені страхові копії, в спеціальних архівосховищах (Центр зберігання страхового фонду знаходиться в м. Ялуторовськ Тюменської області).
Черговість страхового копіювання визначається з урахуванням фізичного стану унікальних документів і особливо цінних документів та інтенсивності звернення до них. Першочерговому копіювання серед них підлягають найбільш інтенсивно використовуються, з пошкодженнями матеріального носія і документної інформації.
Страхове копіювання проводиться з дотриманням систематизації одиниць зберігання в опису справ, документів, яка копіюється перед одиницями зберігання. Страховому копіювання підлягають всі вхідні в одиницю зберігання архівні документи.
При страховому копіюванні справи, як правило, розшивки не підлягають. Розшивання справ провадиться у виняткових випадках за погодженням з керівництвом архіву за повної неможливості копіювати переплетені справу. Після закінчення роботи справу переплітається лабораторією або організацією - виробником страхових копій заново.
Страхове копіювання унікальних документів і особливо цінних документів здійснюється у відповідності з технологічними регламентами та іншими чинними нормативно-технічними документами.
Страховий копією архівного документа на паперовій основі є негативна мікроформ (мікрофільм або мікрофіші) 1-го покоління, виготовлена на фотографічній галогенідосеребряной плівці відповідного типу методом оптичного фотографування документів.
Страховий копією кінодокументи є перша поєднана копія оригіналу, виготовлена на плівці відповідного типу методом контактного друку. Страховий копією фотодокументи є перша копія оригіналу, виготовлена на фотоплівці відповідного типу методом репродукування або контактного друку. Страховий копією фонодокументи є перша копія оригіналу, виготовлена сучасною системою запису. Страховий копією відеодокументи є перша копія оригіналу, виготовлена у форматі оригіналу способом відеозвукозапису на магнітній стрічці.
Сукупність копій архівних документів, виконаних на різних матеріальних носіях і призначених для використання з метою забезпечення схоронності оригіналів архівних документів (далі - фонд користування) створюється, як правило, одночасно зі створенням страхового фонду, а також цільовим порядком на найбільш використовувані архівні документи, в процесі інших робіт (розсекречення архівних документів, організація їх використання).
Фонд користування, виготовлений одночасно зі страховим фондом, створюється в обов'язковому комплекті, що включає:
- Для архівних документів на паперовій основі - одну мікроформ 2-го покоління на галогенідосеребряной плівці (негативна чи позитивна), виготовлену з негативної мікроформи 1-го покоління, і одну мікроформ 3-го покоління, виготовлену з мікроформи 2-го покоління;
- Для фотодокументів - один позитивний фотовідбиток і один дубль-негатив;
- Для кінодокументів - одну позитивну суміщену копію, один проміжний позитив зображення й один контратипи фонограми (для звукових кінодокументів). Позитивна копія і проміжний позитив зображення мають входити до комплекту кінодокументів, прийнятого на постійне зберігання. Допускається додаткове виготовлення фонду користування кінодокументів у вигляді відеофонограми у форматах Betacam і VHS;
для фонодокументів - одну копію на магнітній стрічці;
для відеодокументів - одну копію у форматі VHS.
Включення до фонду користування копій архівних документів, у тому числі на електронних носіях, створених у процесі інших робіт, здійснюється архівом самостійно.
До фонду користування включаються копії повністю скопійованих одиниць зберігання. Копії окремих архівних документів можуть бути включені до фонду користування у складі тематичних збірок архівних документів.
3. Забезпечення фізико-хімічної збереженості архівних документів
3. 1 Перевірка фізичного стану документів
Перевірка фізичного стану документів проводиться для з'ясування загальної картини стану фондів архіву та виявлення документів з конкретними ушкодженнями, які потребують термінової чи планової спеціальній обробці. В ідеальних умовах організація робіт з перевірки фізичного стану і виявлення пошкоджених документів повинна бути підпорядкована завданню послідовного, розрахованого на перспективу формування банку даних про фізичний стан документів.В основі експертизи фізичного стану також лежить диференційований підхід. Пріоритетними можуть бути такі фонди: що містять унікальні та особливо цінні документи, які зазнали екстремального впливу (високих температур при пожежі, води, піни при гасінні пожежі і т. д.), I і II категорій, що мають найбільший попит у дослідників та працівників архіву, які містять документи екстремальних періодів вітчизняного діловодства (Перша світова війна, Велика Вітчизняна війна і т.д.)
Перевірка фізичного стану документів завжди проводиться шляхом полистного перегляду справ. Це трудомістка робота, яку потрібно планувати на роки вперед, контролювати і аналізувати її хід, забезпечувати обов'язкове навчання співробітників (експертів) і наступність у їх роботі.
Проводити оцінку фізичного стану великих масивів документів можна трьома способами:
1) суцільна перевірка всіх об'єктів досліджуваного масиву (наприклад, усіх документів фонду). Гідність методу - дає повну інформацію про стан всіх документів фонду. Недолік - великі витрати часу;
2) вибірковий спосіб, коли зі всього об'єму масиву вибирають лише невелику частину (випадкова мала вибірка) і по ній судять про стан усього масиву (фонду). Досить 2% вибірки від усього масиву для висновку про стан масиву в цілому. Гідність - тимчасові витрати значно менше, ніж при суцільній вибірці. Недолік - дає усереднену інформацію про стан усього масиву без конкретної оцінки стану документів, що не потрапили у вибірку;
3) попутне виявлення документів з дефектами папери і тексту всіма співробітниками архіву в ході виконання ними службових обов'язків (якщо їх обов'язки пов'язані з полістний переглядом справ). У такому разі краще кодування фізичного стану документів співробітниками одного відділу - відділу забезпечення збереженості документів. Гідність - найменші тимчасові витрати. Недолік - результати попутного виявлення документів з дефектами в численних фондах не дає можливості зробити висновки про фізичний стан кожного окремого архівного фонду, звести результати в статистичні таблиці.
Фізичний стан документів оцінюють за відсутності або наявності типових дефектів папери або текстів. Наявність та вид дефекту папери і тексту визначається візуально при поаркушно перегляді кожного окремого документа. При цьому необхідно звертати увагу на «вік» документа (рік його створення), що допомагає судити про природу папери і тексту. При оцінці тексту звертають увагу на спосіб його нанесення, колір тексту, на локальний чи загальний для всього аркуша характер ушкодження.
Перевірка та оцінка фізичного стану документів пов'язана з виявленням якісних ознак (ступінь згасання, колір, спосіб написання тексту, міцність паперу і т. п.), а не кількісних показників (вага, довжина, число і т. п.) Це визначає деяку суб'єктивність оцінок експерта. Тому особливої важливості набуває підготовленість експерта. Він повинен відпрацювати техніку експертизи на моделях. Експерт не повинен пропускати дефекти, навіть якщо вони однотипні.
Облік фізичного та технічного стану архівних документів на паперовій основі здійснюється у: аркуші-завірителя; аркуші та акті перевірки наявності та стану архівних документів; картці обліку архівних документів з ушкодженнями носія; картці обліку архівних документів з ушкодженнями тексту; картотеці (книзі) обліку фізичного стану архівних документів.
Облік фізичного та технічного стану аудіовізуальних документів здійснюється в: картці обліку технічного стану кінодокументи; картці обліку технічного стану фотодокументи; картці обліку технічного стану фонодокументи; картці обліку технічного стану відеодокументів.
Для обліку документів Архівного фонду Російської Федерації, що знаходяться у незадовільному фізичному стані, ведеться спеціальна книга. Відповідні позначки проставляються також в інших документах обліку фізичного і технічного стану архівних документів.
Облік фізичного та технічного стану архівних документів може здійснюватися на паперовому носії або в автоматизованому режимі відповідно до встановлених реквізитами контрольно-облікових документів.
3. 2 Фізико-хімічна та технічна обробка архівних документів
Фізико-хімічна та технічна обробка архівних документів проводиться з метою: усунення причин прискореного старіння і руйнування архівних документів; відновлення їх властивостей, технічних характеристик, довговічності; відтворення документної інформації на більш стійких носіях.Основними видами цієї обробки архівних документів на паперовій основі є [4]:
- Дезінфекція, дезінсекція, дератизація архівосховищ як сукупність заходів біопрофілактікі, біозахисту та знищення біологічних шкідників в архівосховищах і на архівних документах;
- Реставрація (реставраційно-консерваційних обробка), як комплекс робіт і технологічних операцій по відновленню властивостей і довговічності оригіналів архівних документів;
- Відтворення архівних документів з метою створення страхового фонду копій унікальних документів і особливо цінних документів і фонду користування; фотореставрація архівних документів із згаслим і слабоконтрастних текстом; заміна оригіналів з недовговічними або зруйнованими носіями копіями для збереження документної інформації та ін;
- Палітурка архівних документів;
- Знепилювання архівних документів;
- Опрацювання архівних документів в режимі аварійно-рятувальних робіт, у тому числі із застосуванням засобів і способів сушіння, дезінфекції, дезінсекції, заморожування, реставрації, відтворення, дезактивації та інших видів цільової обробки.
Аудіовізуальні та електронні документи в залежності від фізичної природи носія піддаються таким реставраційним і консерваційно-профілактичних робіт:
а) архівні документи на магнітній стрічці:
- Очищення поверхні від пилу і частинок бруду на спеціальному очисному обладнанні;
- Заміні пересохлих і пошкоджених склеювань;
- Оформлення рулонів магнітної стрічки захисної магнітною стрічкою з двох сторін по 2-2,5 м;
- Перемотуванні з метою зняття внутрішніх напружень в рулонах магнітних стрічок, що виникли через перепади температури і вологості при зберіганні і транспортуванні архівних документів;
б) архівні документи на дискових носіях: знепилювання; протиранні антистатиком;
в) кінофотодокументи, мікрофільми та фонограми до кінофільмів:
- Знепилювання;
- Видалення воскових, жирових та інших забруднень;
- Зміцненню склеювань і просечек;
- Ремонту перфорації;
- Переробці грубих, жолоблення заплат і склеювань;
- Ремонту пошкоджених полів кадрів.
Граморігінали фонодокументів піддаються електрохімічної очищенню.
Роботи з фізико-хімічної та технічної обробки архівних документів поділяються на планові і позапланові.
Планова опрацювання архівних документів проводиться за результатами перевірки їх стану в порядку черговості, встановленої в архіві з урахуванням належності їх до різних ціннісним групам, особливостей фізичного стану архівних документів різних видів і можливостей архіву. Пріоритет віддається унікальним документів і особливо цінних документів.
До позаплановим відносяться роботи, що виконуються в аварійно-рятувальних ситуаціях, пов'язаних з локальним або масовим ураженням архівних документів вогнем, водою, хімічними або радіоактивними речовинами.
Термінові заходи по виділенню, ізоляції, санітарній обробці архівних документів та місць їх зберігання робляться також при ураженні архівних документів біологічними шкідниками.
Номенклатура, порядок проведення та технологія робіт з фізико-хімічної та технічної обробки архівних документів визначаються галузевими нормативними та методичними документами.
Висновок
Мета курсового дослідження досягнута шляхом реалізації поставлених завдань.
У результаті проведеного дослідження за темою "Організація архівного фонду РФ" можна зробити ряд висновків:
Для забезпечення збереженості документів в архіві повинні здійснюватися:
- Комплекс заходів з організації зберігання, що передбачає створення матеріально-технічної бази зберігання документів (будівля приміщення сховищ, засоби зберігання документів, засоби охорони та безпеки зберігання, кошти кліматичного контролю, засоби копіювання і відновлення пошкоджених документів тощо);
- Комплекс заходів щодо створення і дотримання нормативних умов зберігання документів (температурно-вологісний, світловий, санітарно-гігієнічний, охоронний режими зберігання).
Система заходів з організації зберігання повинна забезпечувати збереження документів та контроль їх фізичного стану при надходженні документів до архіву до передачі їх на постійне зберігання.
Для забезпечення збереженості архівних документів в архівах повинен проводиться наступний комплекс взаємопов'язаних робіт:
- Створення оптимальних умов зберігання документів;
- Розміщення документів у сховищах, топографірованіе;
- Дотримання порядку видачі справ зі сховища;
- Перевірка наявності та стану справ;
- Створення страхового фонду особливо цінних документів і фонду користування;
- Забезпечення фізико-хімічної збереженості документів.
Бібліографічний список літератури
Джерела1. Федеральний закон "Про архівну справу в Російській Федерації" від 22 жовтня 2004 року № 125 ФЗ (зі змінами, внесеними Федеральним законом від 4 грудня 2006 року № 202-ФЗ).
2. Наказ Міністерства культури і масових комунікацій РФ
від 18 січня 2007 р. № 19 «Про затвердження Правил організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів архівного фонду РФ та інших архівних документів у державних і муніципальних архівах, музеях і бібліотеках, організаціях Російської академії наук».
3. Рішення колегії Міністерства культури і масових комунікацій РФ від 28.03.2005 № 5 «Про забезпечення збереження та впорядкування архівних документів федеральних органів виконавчої влади, скасованих Указом Президента РФ від 09.03.2004 р. № 314« Про систему і структуру федеральних органів виконавчої влади »» .
4. ГОСТ 7.48-2002 та видавничої справи. Консервація документів. Основні терміни та визначення.
5. Основні правила роботи архівів організацій. Схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002 р. - М.: ВНИИДАД, 2002.
Література
6. Банасюкевич В.Д. Актуальні наукові проблеми забезпечення збереженості архівних документів / / Вітчизняні архіви. -2001. - № 2
7. Уряд обговорює питання збереження і використання архівів / / Вітчизняні архіви. - 2001 .- № 1.
8. Попова О.М. Забезпечення збереження документів архівного фонду РФ в сучасному законодавстві Російської Федерації і її суб'єктів / / Вісник архівіста. - 2000 .- № 1.
9. Привалов В.Ф. Забезпечення збереження документальної спадщини в сучасних умовах / / Вітчизняні архіви. - 1999. - № 2.
Додаток
Форма акта перевірки наявності та стану справСтверджую
Офіційне найменування Найменування посади
вищестоящого органу керівника організації
___________ Розшифровка
Офіційне найменування (особистий підпис) підписи
Організації Дата
АКТ N___
Місце складання
Перевірки наявності та стану справ архівного фонду N____
Цей акт складений комісією в складі _____________________
(ПІБ голови та членів комісії) у зв'язку з
_______________________________________________.
(Підстава)
Перевіркою встановлено, що:
1. Всього числиться за описами справ _______________ справ, в тому числі по розділам зведених описів справ, затверджених ________________________________
(Офіційне найменування уповноваженого органу) (цифрами і прописом)
2. Всього не виявилося в наявності __________________ справ, в тому числі по розділам зведених описів справ, затверджених _____________________________________________ __________________дел
(Офіційне найменування уповноваженого органу) (цифрами і прописом)
3. Неправильно розміщених справ, що стосуються інших архівних фондах, _________________дел.
4. Виявилося в наявності за даним архівного фонду ____________ справ.
5. Є неописані ________________ справи.
6. Всього по архівного фонду є в наявності ________________дел,
з них:
1) вимагають дезінфекції __________________ справ;
2) вимагають дезінсекції __________________ справ;
3) потребують реставрації __________________ справ;
4) вимагають палітурки і підшивки __________________ справ;
5) потребують відновлення згасаючих текстів ____________дел;
6) невиправно пошкоджених ___________________ справ;
7) виданих у тимчасове користування __________________ справ.
7. __________________________________________________________
(Загальна характеристика стану та умов зберігання документів. _________________________________________________________________.
Основні негативні явища в стан та умови зберігання документів)
Перевірку проводили:
Голова комісії _________________Расшіфровка
(Особистий підпис) підписи
Члени комісії _________________Расшіфровкі
(Особисті підписи) підписів
Дата