Організація роботи з підготовки до архівного зберігання документів сучасних політичних партій

г. З 1993 р. г. Державний архів суспільно-політичних організацій Тульської області, а з 1995 р. Центр новітньої історії Тульської області (далі - ЦНИТе) комплектується архівними фондами та архівними документами недержавної частини архівного фонду області.

Отже, законодавчі акти Радянського уряду і Основи законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації і архівах спрямовані на збереження історії суспільно-політичних подій життя суспільства.

1.2 Структура ЦНИТе

Відповідно до Закону Тульської області «Про архівний фонд та архівах», ЦНИТе входить в систему державної архівної служби Тульської області і знаходиться в безпосередньому підпорядкуванні комітету Тульської області в справах архівів.

В даний час розроблено нове Положення про «Центрі новітньої історії Тульської області» (ЦНИТе), затверджене 14 січня 2004 наказом Комітету Тульської області в справах архівів.

У Положенні закріплено, що «Центр новітньої історії Тульської області є науковою установою, провідним роботу з метою забезпечення збереження, державного обліку та використання документів архівного фонду Тульської області.

ЦНИТе безпосередньо підпорядковується комітету Тульської області в справах архівів.

ЦНИТе є державним закладом системи комітету Тульської області в справах архівів ». ¹

Положенням визначено склад документів ЦНИТе, в який входить:

- «Документи державної частини Архівного фонду Тульської області, що утворився в результаті діяльності органів, організацій і установ РКП (б), ВКП (б), КПРС, ВЛКСМ;

- Документи недержавного Архівного фонду Тульської області на основі договорів між власниками документів і ЦНИТе;

- Документи особового походження, що надійшли у державну власність на законній підставі;

- Колекції фотодокументів, агітаційних матеріалів з ​​виборів до органів державної влади та місцевого самоврядування;

- Страховий фонд особливо цінних документів на паперовій основі;

- Документи з особового складу ліквідованих органів КПРС, ВЛКСМ;

- Облікові документи, архівні довідники, каталоги, інформаційні бази даних, друковані матеріали, що доповнюють склад і зміст фондів центру ^»1.

Основними завданнями ЦНИТе є:

- Забезпечення збереження та державний облік документів, прийнятих на зберігання;

- Комплектування документами Архівного фонду Тульської області, що відображають політичне та громадське життя області, що мають історичне, наукове, соціальне значення;

- Інформаційне забезпечення органів державної влади та управління, використання документів з метою реалізації прав громадян і організацій на отримання інформації, публікація документів, створення інформаційно-пошукових систем і баз даних про документи ЦНИТе, що знаходяться на зберіганні;

- Організаційно-методичне керівництво діловодством і архівом організацій - джерел комплектування Центру.

Відповідно до покладених на нього завдань:

- Здійснює зберігання та державний облік документів і представляє в комітет Тульської області в справах архівів відомості для централізованого державного обліку документів Архівного фонду Тульської області;

- Приймає заходи щодо створення оптимальних умов зберігання і використання документів, забезпечення їх фізичного збереження, проводить реставрацію, консервацію, страхове копіювання, науково-технічну обробку документів, веде виявлення та облік особливо цінних справ, створює умови для зберігання секретних документів та документів з обмеженим доступом відповідно до чинного законодавства;

- Розробляє і веде у встановленому порядку списки організацій - джерел комплектування ЦНИТе, документи яких підлягають передачі на зберігання до Центру;

- Організовує відбір та прийом документів на державне зберігання;

- Проводить у встановленому порядку експертизу цінності документів, які надійшли на зберігання;

- Розглядає та надає на затвердження експертно-перевірочної комісії Комітету Тульської області в справах архівів списки джерел комплектування ЦНИТе, опису справ постійного зберігання, опису фотодокументів, документів особового походження, акти про невиявлення справ, шляхи розшуку яких вичерпано; на погодження експертно-перевірочної комісії комітету надає номенклатури справ і опису справ з особового складу;

- Здійснює в межах делегованих комітетом прав і повноважень організаційно-методичне керівництво діловодством організацій - джерел комплектування незалежно від форми власності та контроль за дотриманням ними вимог Закону «Про Архівному фонді Тульської області та архівах»;

- Інформує комітет Тульської області в справах архівів про факти втрати, псування, незаконного знищення документів в організаціях - джерелах комплектування Центру;

- Сприяє власникам недержавних архівів у збереженні та використанні їх архівів;

- Вивчає суспільні потреби в ретроспективній документальної інформації, проводить у встановленому порядку роботу з розсекречення документів;

- Здійснює використання документів, що зберігаються в ЦНИТе, виконує запити організацій і громадян, інформує зацікавлені організації про склад і зміст документів Центру, видає в установленому порядку копії, виписки з архівних документів, архівні довідки;

- У встановленому порядку надає платні послуги організаціям і громадянам у виконанні робіт щодо забезпечення збереження, науково-технічної обробки та використання документів; приймає при наявності вільної стелажної площі, за погодженням з Комітетом Тульської області в справах архівів на договірній основі на депозитарне зберігання документів підприємств, установ та громадських організацій;

- Організовує документальні виставки, інформує громадськість про документи ЦНИТе через засоби масової інформації;

- Створює, удосконалює і поповнює науково-довідковий апарат до документів, що знаходяться на зберіганні, в тому числі на електронних носіях;

- Здійснює самостійно або за участю наукових установ та інших установ підготовку до видання наукової, довідкової, науково-популярної літератури;

- Здійснює розробку науково-дослідних тем відповідно до затверджених планів науково-дослідної роботи;

- Розробляє методичні посібники з питань архівної справи та організації документів у діловодстві; проводять підвищення кваліфікації співробітників;

- Впроваджує в практику прогресивні методи роботи на базі галузевих нормативів;

- Проводить прийом громадян з питань, що належать до компетенції ЦНИТе.

категории, 5 специалистов II категории, 6 специалистов. У відповідності зі штатним розкладом на 01.01.2004 р. в архіві значаться: директор, 2 головних спеціаліста, 6 провідних фахівців, 1 спеціаліст I категорії, 5 фахівців II категорії, 6 фахівців. Затверджено відділи: комплектування, відділ використання і публікації документів, відділ зберігання, відділ НСА, відділ інформатизації та автоматизації архівної технології. ¹

категории, специалист. На 01.01.2004 р. у відділі комплектування ЦНИТе значаться: провідний спеціаліст, спеціаліст II категорії, спеціаліст.

За положенням про відділ комплектування ЦНИТе:

«- Відділ комплектування є структурним підрозділом Центру новітньої історії Тульської області (далі - Центр).

- Відділ комплектування очолює провідний фахівець, підлеглий безпосередньо директору архіву та його заступникові з основної діяльності, завідувач відділом призначається і звільняється з посади головою Комітету Тульської області в справах архівів за поданням директора Центру.

- У своїй роботі відділ керується "Основами законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації і архівах» наказами та вказівками Росархіву, Комітету Тульської області в справах архівів, законом "Про архівний фонд Тульської області та архівах", Положенням про ЦНИТе, «Основними правилами роботи державних архівів », цим Положенням про відділ.

Основними завданнями відділу комплектування є:

- Організація комплектування Центру документами громадських організацій (ведення переговорів, укладення договору та приймання документів).

- Науково-технічна обробка та експертиза цінності документів, які підлягають прийому на госхранение.

- Складання науково-довідкового апарату до прийнятих на госхранение документами.

Функції відділу, до покладених на нього завдань:

- Ведення списку організацій, документи яких підлягають прийому на державне зберігання.

- Встановлення зв'язків з лідерами партій і громадських організацій. Ведення переговорів про передачу документів на державне зберігання. Здійснює виходи в місцеві організації політичних партій, рухів з метою збору документів.

- Перевірка фізичної і санітарно-гігієнічного стан справ, які підлягають прийому на державне зберігання.

- Проведення експертизи цінності і науково-технічної обробки документів, які підлягають прийому на госхранение.

- Надання методичної допомоги в організації діловодства та архіву місцевим організаціям політичних партій, об'єднань, громадським організаціям, які є джерелами комплектування ЦНИТе.

- Ведення обліку роботи з партіями і рухами (формування наглядових справ, складання та ведення картотеки обліку роботи з партіями та громадськими організаціями).

- Проведення перевірки стану діловодства та архіву в організаціях - джерелах комплектування.

- Розроблення розділу річного плану роботи ЦНИТе за компетенцією відділу і обеспечивание його виконання, звітує перед керівництвом ЦНИТе про виконану роботу у встановлені терміни.

• Участь у підготовці матеріалів для розгляду на засіданнях дирекції, експертно-методичної комісії ЦНИТе, ЕПК Комітету Тульської області в справах архівів ^1.

Таким чином, Центр новітньої історії Тульської області входить до системи державної архівної служби Тульської області і покликаний забезпечувати збереження, державний облік, комплектування, використання документів з метою реалізації прав громадян і організації на одержання інформації.

1.3 Склад документів ЦНИТе

Станом на 01.01.2004 р., відповідно з картотекою, в ЦНИТе налічується 2726 фондів з них 2725 - документи на паперовій основі за 1917-2004 рр.., 1 фонд - фотодокументи (2779 одиниць зберігання). 25 фондів - це документи сучасних політичних партій, об'єднань, рухів (2376 одиниць зберігання за 1969-2004 рр..). Всього одиниць зберігання по всім фондам становить 612 258 од. хр. з них за партійним і комсомольським організаціям 609 848 од. хр., за сучасними - 2376 од. хр. ¹

политических партий, общественных движений, из которых сформировано 25 фондов : На 01.01.2004 р. після науково-технічної обробки фахівцями ЦНИТе здані на госхранение архівні документи 25 політичних партій, громадських рухів, з яких сформовано 25 фондів:

1. Народное движение “Гражданская солидарность” г. Тула (1992-1995гг.) – 14 ед. Ф5757 - Народний рух "Громадянська солідарність" м. Тула ​​(1992-1995рр.) - 14 од. хр.;

2. Тульский союз анархистов. Ф5758 - Тульський союз анархістів. (1986-1994 рр..) - 81 од. хр.

3. Тульская областная организация “Народная партия свободная Россия”. Ф5759 - Тульська обласна організація "Народна партія вільна Росія". (1991-1993 рр..) - 18 од. хр.

4. Тульская организация социалистического рабочего союза (Советская секция рабочего интернационала за возрождение 4-го интернационала.) (1990-1994 гг.) – 60 ед. Ф 5760 - Тульська організація соціалістичного робітничого союзу (Радянська секція робочого інтернаціоналу за відродження 4-го інтернаціоналу.) (1990-1994 рр..) - 60 од. хр.

5. Тульское региональное отделение аграрной партии России. Ф 5761 - Тульське регіональне відділення аграрної партії Росії. (1994-1995 рр..) - 4 од. хр.

6. Ф5762 - Тульська регіональна організація "Ліберально-демократичної партії Росії". (1992-2000 рр..) - 60 од. хр.

7. Государственную думу Федерального Собрания Российской Федерации (17 декабря 1995 г.) (1995-1999 гг.) – 124 ед. Ф5763 - Колекція документів по виборах депутатів від Тульської області в VI Державну думу Федеральних Зборів Російської Федерації (17 грудня 1995 р.) (1995-1999 рр..) - 124 од. хр.

8. Ф5764 - Колекція агітаційних документів по виборах Президента Російської Федерації (1996-2004 рр..) - 25 од. хр.

9. Ф5766 - Партія «Тульська Демократична платформа» (1990-1991 рр..) - 3 од. хр.

10. Ф5767 - Колекція агітаційних документів по виборах Губернатора Тульської області (1997-2000 рр..) - 18 од. хр.

11. Ф5768 - Колекція агітаційних документів по виборах депутатів у Тульську міську Думу (1997-2001 рр..) - 7 од. хр.

12. Ф5769 - Колекція агітаційних документів з виборів Глави м. Тули (1997-2001 рр..) - 12 од. хр.

13. Российское движение “Мир без насилия”. Ф 5770 - Російське рух "Світ без насильства". (1987-1995 рр..) - 97 од. хр.

14. Ф5771 - Колекція документів по виборах депутатів у Тульську обласну Думи (1996-2000 рр..) - 15 од. хр.

15. Тульское региональное отделение движения "Выбор России”. (1992-1993 гг.) – 9 ед. хр. Ф5772 - Тульське регіональне відділення руху "Вибір Росії". (1992-1993 рр..) - 9 од. Хр.

16. Тульская организация движения “Будущие лидеры нового тысячелетия” ( 1992-1995 гг.) – 19 ед. Ф5773 - Тульська організація руху "Майбутні лідери нового тисячоліття" (1992-1995 рр..) - 19 од. хр.

17. Муниципальный клуб помощников милиции “Феникс” при администрации муниципального образования г. Щёкино Тульской области. Ф 5775 - Муніципальний клуб помічників міліції "Фенікс" при адміністрації муніципального освіти м. Щекино Тульської області. (1990, 1993-1997 рр..) - 19 од. хр

18. 5776 - Тульская областная организация социал-демократической партии России. Ф 5776 - Тульська обласна організація соціал-демократичної партії Росії. гг.) - 50 ед. (1990-1996, 1998 рр..) - 50 од. хр.

19. Ф5779 - Тульській обласне відділення Російського громадського руху «Союз реалістів» (1995-1999 рр..) - 30 од. хр.

20. Ф5780 - Тульське регіональне відділення Всеросійського суспільно-політичного руху «Наш дім - Росія» (1995-1999 рр..) - 112 од. хр.

21. Ф5782 - Тульське міське відділення Загальноросійської політичної громадської організації «Об'єднання« Яблуко »» (1995-1999 рр..) - 33 од. хр.

22. Ф5784 - Тульське обласний осередок політичної партії «Комуністична партія Російської Федерації» (1990-1998 рр..) - 198 од. хр.

23. 5786 - Тульське обласне відділення Російського Фонду світу (1969-1995 рр..) - 297 од. хр.

24. Ф5788 - Тульське регіональне відділення Загальноросійської Політичної громадської організації «Батьківщина» (1998-2002 рр..) - 31 од. хр.

25. Ф5789 - Тульське регіональне відділення Загальноросійської громадської організації «Політична партія« Демократичний вибір Росії »» (1993-2001 рр..) - 22 од. хр.

Таким чином, до складу Архівного фонду Тульської області входять архівні фонди та архівні документи, що знаходяться у власності громадських об'єднань, організацій, благодійних та інших фондів, політичних партій і рухів, професійних спілок, регіональних об'єднань, інших організацій всіх організаційно-правових форм та форм власності з моменту їх реєстрації та складові недержавну частина архівного фонду Тульської області.

Наявність у країні різних форм власності спонукало архівістів ввести поняття державної та недержавної частин Архівного фонду Російської Федерації, з усіма наслідками, що випливають звідси наслідками для комплектування архівних установ. Певну роль у формуванні підходу до вирішення проблем архівної справи з позицій необхідності дотримання загальнодержавних інтересів зіграли розвиток багатопартійності в Росії, акціонування і приватизація установ, організацій і підприємств, що раніше належали майже виключно до державної власності.

Переглянутий пріоритет, що віддають державним організаціям при комплектуванні, архівісти стали виходити з позицій того, що документи недержавних організацій, збережені держархівами для досліджень нашого часу нітрохи не поступаються іншим і є суттєвими і важливими для характеристики сучасної епохи.

Враховуючи те, що громадська діяльність партій, об'єднань, спілок слабко відбивається в документах цих організацій, архівістам слід активніше займатися ініціативним документуванням конференцій, мітингів та інших заходів.

РОЗДІЛ 2: комплектування ЦНИТе В СУЧАСНИХ УМОВАХ

Організація роботи з визначення складу джерел комплектування архіву

«Комплектування - це систематичне поповнення архіву документами відповідно до його профілем та чинним законодавством». ¹

Найважливішою частиною роботи з комплектування держархівів є визначення кола джерел комплектування архіву, і, зокрема, визначення громадських об'єднань, від яких документи можуть надходити на державне зберігання.

Джерелами комплектування є суспільні об'єднання, у діяльності яких утворюються документи, що мають історичне, соціальне, економічне, політичне, культурне значення.

Відповідно до чинного законодавства органами Федеральної архівної служби спільно з власниками після експертизи документів визначаються недержавні організації та громадяни, документи яких можуть бути передані на госхранение, тобто є джерелами комплектування.

У правилах роботи державних архівів вказуються такі основні критерії відбору установ, організацій, об'єднань, документи яких доцільно прийняти на державне зберігання:

«- Значення організації;

- Повнота відображення діяльності організації в документах інших організацій;

- Профіль архіву ^»1.

Саме перший критерій є визначальним для громадських об'єднань. Відображення діяльності громадських об'єднань у фондах інших організацій дуже незначно. Що стосується профілю архіву, то практика роботи архівістів з громадськими об'єднаннями показала неможливість його суворого обліку. Громадські об'єднання є власниками своїх документів і в праві вибирати місце зберігання документів.

Таким чином, найбільше значення при визначенні кола громадських об'єднань - джерел комплектування ЦНИТе мають такі чинники як:

- Функціонально-цільове призначення громадської організації;

- Її особлива роль серед інших подібних організацій;

- Масштаб діяльності;

- Вид організації (організаційно-правова форма) та ін

Роль політичних партій, організацій, рухів у розвитку сучасного суспільства неоднозначна. Їх діяльність будується на бажанні безпосередньо брати участь у здійсненні функції влади або вплив на неї в опозиційній або правлячої формі.

Діяльність інших організацій спрямована на здійснення більш вузьких завдань: збереження і розвиток національних традицій, мови, захист професійних і соціальних інтересів певних груп людей і т.д.

Громадські об'єднання першої групи можна в цілому розглядати як потенційні джерела комплектування державних архівів, незважаючи на значні відмінності їх залежно від ідеології, політичних цілей і методів роботи.

Істотне значення при відборі суспільно-політичних організацій має стабільність їх існування і ступінь впливу на суспільно-політичне життя країни. Однак, в даний час, коли відбувається становлення політичної системи, передбачити політичну стабільність конкретної партії, рухи дуже важко.

При визначенні кола джерел комплектування головним завданням є формування повноцінної джерельної бази з історії сучасних суспільних рухів. Це диктує необхідність залучення в державні архіви крім документів політичних організацій і фондів інших громадських об'єднань. При цьому не ставиться завдання повного представництва всіх подібних організацій, а лише окремих.

Важливим аспектом при відборі таких організацій є стан документаційного забезпечення в організації, кількісний і якісний склад, що утворилися документів, що дозволяє повноцінно висвітлити її діяльність, ступінь збереження архіву.

Крім того, інтерес представляє і організаційно-правова форма громадського об'єднання, від якої багато в чому залежить і вплив громадського об'єднання на суспільні процеси, і масштаб його діяльності.

Однак існують певні чинники природним чином обмежують коло громадських організацій - джерел комплектування ЦНИТе:

- Відсутність правового механізму, який змушував би громадські організації передавати свої документи на госхранение. Зокрема, не забезпечується виконання статей Положення про Архівний фонд Російської Федерації, де вказується, що громадські організації зобов'язані подавати відомості про свої фонди і документах з метою їх державного обліку (ст. 18), не можуть знищувати документи без узгодження з установами Федеральної архівної служби (ст. 19), зобов'язані представляти переважне право держархіву у придбанні документів (ст. 22);

- Значна частина громадських організацій не є стійкими структурами. Як правило, вони недовговічні, часто поєднуються з іншими організаціями, перетворюються, змінюють назву або політичну орієнтацію. Це ускладнює виявлення і контроль за такими організаціями;

- В більшості організацій відсутня чітко поставлене діловодство та система зберігання документів. Це веде до втрати документів і обмежує можливості отримання фондів громадських об'єднань державними архівами;

- Нерозуміння історичної значущості своїх документів, а також недовіру до державних структур з боку громадських організацій утруднює надходження їх документів до держархівів.

Наслідком такого становища стало докорінна зміна характеру комплектування архіву, ускладнення роботи архівістів на етапі визначення кола джерел комплектування. Крім виявлення та вивчення діяльності громадських організацій з метою визначення цінності їх документів для включення до Архівний фонд Російської Федерації, в обов'язок архівістів увійшла також агітаційна, роз'яснювальна робота про перевагу державного зберігання документів серед громадських об'єднань.

Робота з комплектування архівів складається з кількох етапів:

• встановлення профілю архіву;

• визначення джерел комплектування;

• визначення складу документів, що підлягають зберіганню в архіві;

• організація комплектування.

Правової та нормативної основою комплектування архіву є закони та інші правові акти Російської Федерації і суб'єктів Російської Федерації, розпорядчі та нормативні документи Федеральної архівної служби Росії, органів управління архівною справою суб'єктів Російської Федерації, органів місцевого самоврядування.

В даний час питання комплектування, як і інші питання архівної справи, регулюються двома основними правовими актами:

• «Основи законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації і архівах»;

• «Положенням про архівний фонд Російської Федерації».

Останні роки Росархів займався підготовкою нової редакції «Основ законодавства», яка неодноразово рецензувався в суб'єктах Російської Федерації.

Остання редакція (2001 р.) «Основ» в цілому давала більше можливостей для правового регулювання всіх напрямків архівної справи.

Проте, навіть у разі її прийняття, вона не змогла б стати справжньою правовою основою для реформування архівної справи.

В даний час підготовлено новий проект Федерального Закону «Про архівну справу в Російській Федерації». Він увібрав в себе і посилив функції, які нині прописані в «Положенні про Архівний фонд Російської Федерації».

У проекті Законі є ряд нових положень в галузі комплектування:

• ст. 5. Віднесення документів до складу архівного фонду Російської Федерації. Тут підкреслено роль експертних служб; згадано про експертизу всього комплексу утворилися документів;

• ст. 20. Вперше в законодавстві згадано про джерела комплектування державних архівів;

• ст. 24. Обов'язки відомств. Обов'язок приватних структур забезпечувати відбір і передачу в державні архіви документів державної і муніципальної власності;

• ст. 16. Контрольні функції архівних органів серйозно посилюються - нові можливості впливу на відомства, що дає підстави поставити питання про створення інспекцій у складі архівних органів, збільшення їх чисельності.

Відповідно до «Рекомендаціями щодо організації та ведення списків установ, організацій та підприємств - джерел комплектування державних і муніципальних архівів» до списків джерел комплектування архівів «підлягають включенню:

• державні та муніципальні організації, в діяльності яких утворюються документи, що належать до державної частини Архівного фонду Російської Федерації;

• колишні державні організації - джерела комплектування, тимчасово зберігають архівні документи, які утворилися в їх діяльності до зміни форми власності і належать до державної частини Архівного фонду Російської Федерації;

• недержавні організації, громадські та політичні рухи і партії, фізичні особи, документи яких в установленому порядку віднесені до недержавної частини Архівного фонду Російської Федерації та уклали з федеральним, державним чи муніципальним архівом договір про передачу своїх документів на постійне зберігання ^"1.

Всі організації, що змінили форму власності, але тимчасово зберігають документи, що належать до державної частини Архівного фонду, включаються до складу списку без договору (угоди).

Таким чином, джерелами комплектування державних архівів є й організації нового типу, в діяльності яких утворюються документи, що мають історичне, культурне, наукове, соціальне, економічне, політичне значення, що підлягають обов'язковій передачі на державне зберігання (організації з державною або муніципальної формою власності) і на основі договору (з іншими формами власності).

Серед джерел комплектування особливу групу складають громадські організації - партії, союзи, рухи, студії, клуби та ін Критерії визначення джерел комплектування щодо цієї категорії фондообразователей тільки розробляються. Спираючись на досвід центрів зберігання сучасної документації, можна намітити загальні тенденції у відборі на постійне зберігання документів цих організацій. На підставі вивчення хроніки суспільно-політичного життя архівісти ділять всю сукупність сучасних суспільно-політичних організацій за напрямами і характером їх діяльності на суспільно-політичні, релігійні, правозахисні, культурні, екологічні та ін

Політичні організації у свою чергу з орієнтації підрозділяють на націонал-патріотичні, марксистські, соціал-демократичні, ліберально-демократичні та ін

У кожній з цих груп виділяються, у свою чергу, лідируючі організації, в документах яких найбільш повно повинна відбитися історія того чи іншого суспільно-політичного спрямування. Далі, при безпосередньому вивченні архіву організації набуває чинності критерій історії фонду, тобто наявність в архіві організації документів, найбільш повно відображають найважливіші події суспільно-політичного життя країни і регіону, а також діяльність самої партії та її лідерів, різних рухів, структуру регіональних відділень руху.

При складанні списку установ, організацій та підприємств - джерел комплектування ЦНИТе документів новітньої історії використовувалися зазначені критерії.

При визначенні складу джерел комплектування ЦНИТе документів новітньої історії проводилася наступна робота:

• виявлявся і уточнювався склад організацій, розташованих в зоні комплектування архіву;

• вивчалися функції, що виконуються організаціями;

• вивчався склад документів, що утворюються в діяльності організацій;

• вирішувалося питання про віднесення організації до складу джерел комплектування.

У 2004 році список джерел комплектування включає у собі 64 суспільно-політичних об'єднань, з 27 організаціями укладено договори про співробітництво (Додаток № ¹⁾ 1. Але процес виявлення джерел комплектування не закінчений, тому що триває процес, складання партійної системи Росії.

Документи організацій - джерел комплектування можуть надходити на зберігання в архів повністю або вибірково.

«При повному прийомі в архів надходять всі цінні документи від кожної конкретної організації - джерела комплектування повного прийому (форма прийому 1).

При вибірковому прийомі в архів надходять:

• всі цінні документи від окремих організацій певного виду джерел комплектування групового вибіркового прийому (форма прийому 2.2);

• частина цінних архівних документів, з числа неповторюваних у фондах інших організацій, від конкретної організації - джерела комплектування повідового вибіркового прийому (форма прийому 2.1) ^»2.

ЦНИТе дотримується ідеї прийому документів від політичних партій, організацій, рухів за повною формою, в тому числі у вигляді розсипу, з метою зберегти максимально повну інформацію про суспільно-політичному житті сучасної Росії. Суспільно - політичні партії та рухи внесені до списку за повною формою прийому.

У сучасних умовах співробітники ЦНИТе використовують методи «активного комплектування», до яких належить:

- Проведення бесід з фондообразователем про важливість збереження їх документів;

• виявлення потенційних джерел комплектування в органах реєстрації юридичних осіб, а також на основі вивчення хроніки суспільно-політичного життя;

• анкетування, інтерв'ювання лідерів та членів партій і рухів;

• збір спогадів, складання хроніки подій;

• збір документів, що відображають громадську думку, участь у зустрічах, «круглих столах» з фондообразователем.

Основою роботи з «активного комплектування» є високий професіоналізм, компетентність, ввічливість і активна життєва позиція архівістів.

Перед архівами встала принципово нове завдання налагодження відносин з власниками документів. Посилилася увага до документів, що відображає неофіційну історію, суспільне життя. Тобто мова йде про прийом документів від політичних партій та громадських рухів. У цьому чималу роль відіграють що з'явилися в останні роки центри зберігання сучасної документації, новітньої історії, архіви громадських рухів. Виробляються нові критерії віднесення організацій до складу джерел комплектування. Робота здійснюється як централізовано, так і на місцевому рівні. Архівісти займають активну позицію і встановлюють зв'язки з лідерами і представниками суспільно - політичних партій і рухів.

Фахівцями відділу комплектування ЦНИТе розроблено пакет документів щодо організації роботи з сучасними організаціями, в який входять: договір про співробітництво ЦНИТе та організації; приблизний перелік документів сучасних партій, громадських рухів, об'єднань, що підлягають здачі на госхранение в ЦНИТе; робоча інструкція з комплектування, упорядкування, опису та використання документів сучасних партій, громадських рухів об'єднань у ЦНИТе; пам'ятка з ведення наглядових справ, при роботі з сучасними партіями, рухами, об'єднаннями; методичні рекомендації «Особливості експертизи наукової та практичної цінності, визначення фондової належності та систематизація документів місцевих відділень сучасних політичних партій , рухів, об'єднань ». Необхідність виконану роботи викликана тим, що в даний період відсутня достатня методична база, що регламентує порядок роботи з документами в організації подібного типу, починаючи від укладення договору до передачі на госхранение, а також укомплектованість архівів кваліфікованими кадрами

Архівістами в даний час ведеться прийом документів від громадських організацій за повною формою, в тому числі у вигляді розсипу. Адже не прийняті на зберігання документи буду фактично втрачені для історика - політологічних досліджень, а що міститься в них за іншими документами відновити можливо далеко не завжди.

Таким чином, джерелами комплектування державних архівів є організації нового типу, в діяльності яких утворюються документи, що мають соціально-політичне значення, що підлягають обов'язковій передачі на державне зберігання.

2.2 Експертиза цінності документів громадських об'єднань

При формуванні повноцінної джерельної бази з історії сучасного суспільно-політичного процесу найбільш складним є комплекс робіт з визначення складу документів, які підлягають прийому до держархівів.

Склад документів, що підлягають державному зберігання, визначається в результаті експертизи їх цінності.

Експертиза цінності документів громадських об'єднань грунтується на традиційних критеріях, вироблених у процесі архівної практики.

«Експертиза цінності документів - відбір документів на державне зберігання мул встановлення термінів їх зберігання на основі прийнятих критеріїв» ^1.

До основних критеріїв експертизи цінності документів належать: значення громадського об'єднання або особи, час і місце освіти документа, значення наявної в документі інформації (унікальної і типової), повторення інформації документа в інших документах, справжність документа, його фізичний стан, враховується фактор ступеня повноти схоронності фонду.

Експертиза цінності документів громадських організацій проводиться:

1. При первинному відборі документів у громадському об'єднанні;

2. При науково-технічної обробки документів у ЦНИТе.

При первинному відборі експертиза цінності документів здійснюється спільно фахівцями ЦНИТе і громадського об'єднання.

Приступаючи до експертизи цінності документів, фахівці архіву докладно знайомляться з історією фондоутворювача, складом і змістом документів.

Кожен документ партії, громадського руху, об'єднання проглядається поаркушно.

Первинний відбір документів на госхранение здійснюється в загальних рисах ще при укладанні договору про співпрацю. Організація сама вирішує, які документи повинні бути представлені в її фонді. Це рішення може закріплюватися переліком документів, переданих на госхранение, що додається до договору, який складається при допомозі співробітників ЦНИТе. Тому велике значення має кваліфікація архівістів, а також детальне вивчення ними цілей, функцій і діяльності громадського об'єднання.

При проведенні експертизи цінності документів необхідно враховувати кілька факторів, які впливають на процес документування в громадському об'єднанні:

- Види і форми об'єднання;

- Наявність діловодної служби та її культура;

- Наявність фонофотовідео техніки.

Від форми та виду організації залежить обсяг, склад і тематика документальних матеріалів, що створюються нею. Так, повнота документування діяльності політичної партії і склад документів її фонду, як правило, значно відрізняється від документування діяльності політичного клубу, гуртка, громадських об'єднань діють в галузі науки, культури через різницю цілей і завдань, організаційної дисципліни і масштабів діяльності. При проведенні експертизи цінності необхідно визначити оптимальний склад документів кожної конкретної організації.

При наявності діловодної служби в громадських об'єднаннях інформація про їх діяльність представлена ​​документально найбільш повно.

У більшості ж випадків діловодство в громадських об'єднаннях не налагоджено на достатньому рівні, документів створюється не так багато, як в державних організаціях, вони не достатньо відображають діяльність організації, часом важливі заходи не документуються, документи, що втратили практичну, але не історичну цінність, можуть бути знищені.

Тому необхідно максимально уважно ставиться до будь-яких, наявними в організації документів.

Якщо у громадських об'єднаннях є фонофотовідеотехніка можуть створюватися документи на різних технічних носіях (фотофоновідеодокументи), не тільки ілюструють і доповнюють, але й замінюють багато документів на традиційних носіях. Це викликає необхідність комплексного підходу до експертизи цінності документів.

При розгляді питань експертизи і відбору необхідно приділити особливу увагу документам, які належать до початкового етапу розвитку громадських об'єднань, коли тільки закладалися основи їх діяльності, і документування діяльності в той період була мінімальною.

Враховуючи також, що безліч організацій, які відіграли певну роль в історії розвитку нашого суспільства до моменту початку роботи державних архівів з громадськими об'єднаннями припинили своє існування, і документів про їх діяльність збереглося небагато, важливо правильно визначити значимість наявних у розпорядженні архівістів документів.

Крім того, практика роботи з документами громадських об'єднань дозволила виділити кілька особливих рис притаманних документації громадських організацій:

- Майже повна відсутність повторюваності інформації в документах, що пов'язано з особливостями документування діяльності організацій, коли вкрай рідко створюються зведені або звітні документи. Тому особливу увагу при відборі треба приділяти первинної документації та документації масового характеру;

- Зокрема, не завжди складаються і рідко передаються на госхранение зведені бухгалтерські документи (звіти, кошториси), тому первинні фінансові документи (відомості сплати членських внесків, платіжні документи про отримання фінансової допомоги спонсорів та розподілі фінансових коштів) можуть допомогти у висвітленні питань фінансування громадських об'єднань;

- Стосовно громадським об'єднанням слід підкреслити важливість листування. Такі аспекти діяльності, як взаємини з іншими громадськими організаціями, зв'язок з місцевими відділеннями, часом можна усвідомити, лише вивчивши листування. Листування може мати велику інформаційну цінність;

- Значна частина документів, що створюються в громадських організаціях, призначена для тиражування (листівки, заяви, звернення, плакати, агітаційно-пропагандистські брошури). Причому оригінали не завжди зберігаються. Тиражовані екземпляри поряд з оригіналами повинні бути представлені у фонді організації, в тому числі і періодичні видання громадського об'єднання, тому що в даний час бібліотеки не мають можливості збирати всі друковані видання і, як правило, друкована

продукція громадського об'єднання, якщо і надходить до бібліотек, то не в повному обсязі, а то і взагалі не надходить;

- Наявність у фондах громадського об'єднання великої кількості варіантів, проектів документів, причому варіанти, як правило, різних авторів.

Якщо проекти або варіанти значно відрізняються від затверджених, а також, якщо вони персоніфіковані (написані різними членами громадського об'єднання), то вони безсумнівно повинні бути представлені у фонді організації, тому що дозволяють відобразити різні точки зору на принципи діяльності організації, основні етапи становлення організаційних основ суспільного об'єднання.

- Документи громадських об'єднань не завжди оформлені відповідно до загальноприйнятої системою діловодства, на багатьох з них відсутні реквізити юридичної вірогідності документів (підписи, печатки, тощо), часто документи не датуються, копії не завіряються.

Зазначені особливості викликають необхідність нетрадиційного підходу до експертизи цінності документів в громадських об'єднаннях, який поєднує в собі принципи і методи експертизи цінності документів державних організацій і приватних фондів.

При первинному відборі документів у громадських об'єднаннях необхідна спільна з співробітниками об'єднання робота з атрибутації документів (встановлення дати, автора документа).

Підхід до відбору документів громадських організацій на госхранение повинен бути індивідуальним у кожному конкретному випадку і враховувати ступінь значимості самої організації, і складність періоду формування організацій, і недоліки системи її діловодства.

Проте найважливіші принципи експертизи цінності документів діють і щодо документів громадських об'єднань.

На госхранение повинні надходити оригінали документів, за їх відсутності - завірені копії.

Враховуючи погану збереженість документів громадських об'єднань, особливо в початковий період їх розвитку, і ставлячи за мету формування найбільш повного комплексу документів з історії громадських об'єднань, можна і потрібно відбирати на госхранение та документи, що не володіють реквізитами юридичної вірогідності (підписами, печатками), але мають інформаційну цінність. Це - незасвідчені копії, ксерокопії документів. Такі документи можуть мати лише статус проекту (чернетки, макета, варіанти). При описі таких документів необхідна посилання на копійность (в заголовку або в передмові до опису).

Крім того, копії та ксерокопії можна завірити у відповідальної особи громадського об'єднання під час передачі їх до держархівів.

У деяких громадських об'єднаннях зберігання документів організовано у вигляді автоматизованих баз даних. Якщо оригінал не зберігся, припустимо прийняти на госхранение від громадського об'єднання комп'ютерну роздруківку документа, але обов'язково завірену відповідальними особами.

Незавірені комп'ютерна роздруківка має також статус проекту документа, що необхідно відобразити при описі документа.

Питання про прийом до держархівів документів на електронних носіях (дискети) поки знаходиться в стадії обговорення. Однак, виходячи з практичного досвіду і сучасного законодавства, можна сказати, що документи на електронних носіях не мають юридичної дійсності і можуть вважатися також копією, що має інформаційне значення (за винятком тих випадків, коли до них включені юридично посвідчений акт, що передана дискета є єдиним примірником, а файл на базовому комп'ютері знищений).

В даний час в архіві ще не створені умови для зберігання документів на електронних носіях.

Що стосується документів на інших технічних носіях (відеофотофонодокументи), то принцип відбору їх на госхранение детально розроблений в "Правилах роботи з кінофотофонодокументів в державних архівах", відеодокументи відбираються за аналогією з кінодокументами.

При експертизі цінності документів на спеціальних носіях крім історичної значимості документів досить багато уваги приділяється його технічною якістю.

Що стосується принципів експертизи документів при формуванні колекцій документів, то вони зберігаються (фіксація місця, часу, а також власника документів, інших пояснювальних даних). Фахівцями ЦНИТе проводиться відбір документів шляхом «ініціативного документування». Початковий відбір відбувається на стадії, коли вирішується, яка подія або захід, що проводиться громадським об'єднанням, повинно бути представлено документально в державному архіві, як має особливе значення для розвитку суспільно-історичного процесу і яким способом його зафіксувати (фото, відео, аудіозапис).

Згодом експертиза таких документів проводиться в основному відносно технічної якості документа.

Слід зазначити, що проведення первинного відбору документів в громадських об'єднаннях, при формуванні колекцій або ініціативного документування значно полегшує питання експертизи цінності документів при науково-технічної обробки в архівах. На цьому етапі в основному вирішується питання виявлення повторюваної інформації. Тому велика частина документів, що надійшли до архіву після попереднього відбору, передається на госхранение.

Повною мірою питання експертизи цінності при науково-технічної обробки стоять тільки відносно комплексів документів, отриманих від організацій або колекціонерів у розсипи без попереднього відбору.

У даному випадку крім експертизи цінності документів проводиться виявлення відсутніх документів і їх пошук. Зазначені питання вирішуються спільно з керівництвом організацій і знайдені документи, за їх згодою, приєднуються до переданих раніше документам, або в науково-довідковому апараті до опису документів вказується їх місцезнаходження.

Документи, виділені в результаті експертизи, як не мають цінності, за бажанням організації повертаються, або вони включаються в акт про знищення не мають цінності документів, що узгоджується з керівництвом організації.

Хвиля політичного життя Росії та розвитку багатопартійності виникла з початком реформ у квітні 1985 року. На початку 1991 року в країні діє близько 20 всесоюзних партій, а до кінця 1994 року в Росії числиться 60 політичних всеросійських і міжрегіональних партій.

Партії є складовою частиною суспільно-політичної структури суспільства, справляють істотний вплив на формування позицій громадян, громадської думки, виступають в якості каталізатора соціальних процесів, коригують діяльність владних структур. Політичні партії в Росії ще переживають період свого становлення.

Характеризуючи документи Тульских регіональних партій, рухів, об'єднань, потрібно зазначити, що повнота і цінність їх з точки зору історизму різна, як різна значення цих партій у політичному житті регіону.

Розглядаючи документи Тульских сучасних політичних партій, рухів, об'єднань, застосовуючи критерій походження: цілі та діяльність партійних організацій в житті Тульської області, час і місце освіти документів. действующие на территории региона в первые годы перестройки, внесли свой вклад в политическую жизнь области, познакомив общественность с идеями мирного анархизма, идеалами гуманизма, экологической гармонии, самоуправления, созданием высокоорганизованного демократического общества. Слід зазначити, що такі партії як "Тульський Союз анархістів" (фонд № 5757) і "Тульська організація соціалістичного робітничого союзу (Радянська секція робочого інтернаціоналу за відродження 4-го інтернаціоналу)" (фонд № 5760), що діють на території регіону в перші роки перебудови, внесли свій внесок у політичне життя області, познайомивши громадськість з ідеями мирного анархізму, ідеалами гуманізму, екологічної гармонії, самоврядування, створенням високоорганізованого демократичного суспільства.

Ці партії припинили свою діяльність на території області, проте, документи з їхніх фондів, будуть, безсумнівно, представляти історичну цінність для дослідників.

и избирательный блок Тульское региональное отделение движения “Выбор России” (фонд №5772). Найбільш яскраво виявляли свою діяльність у період виборів губернатора, депутатів у Тульську обласну думу, глав адміністрацій міст області - існувала як самостійна організація - Тульська обласна організація "Народна партія вільна Росія" (фонд № 5759) і виборчий блок Тульське регіональне відділення руху "Вибір Росії "(фонд № 5772).

защищающая интересы и права тружеников села; Народное движение “Гражданская солидарность” выступающее за развитие политической активности и инициатив граждан - жителей Тульской области. Певну роль у політичному житті суспільства відіграють такі партії, як Тульська організація руху "Майбутні лідери нового тисячоліття" (фонд № 5773), що ставить за мету підготовку нових лідерів в інтересах російського суспільства; Тульське регіональне відділення аграрної партії Росії (фонд № 5761), що захищає інтереси і права трудівників села; Народний рух "Громадянська солідарність" виступає за розвиток політичної активності та ініціатив громадян - жителів Тульської області.

Тульская региональная организация “Либерально-демократическая партия России” (фонд №5762) проводит пропаганду идей либерализма, участвует в формировании органов власти. Найбільш активна і численна на території Тульської області - Тульська регіональна організація "Ліберально-демократична партія Росії" (фонд № 5762) проводить пропаганду ідей лібералізму, бере участь у формуванні органів влади.

"Тульська обласна організація соціал-демократичної партії Росії" (фонд № 5776) виступає за соціально-орієнтовану багатоукладну ринкову економіку, підтримує малий бізнес.

Російське рух "Світ без насильства" (фонд № 5770) на відміну від інших тульських політичних партій, рухів, об'єднань, є рухом федерального значення, зі штаб-квартирою в місті Тулі.

Російське рух "Світ без насильства" виступає за створення світу без насильства, зміцнення і підтримку громадянського миру і злагоди в суспільстві, всередині кожної людини, в сім'ї. Рух спільно з адміністрацією Тульської області проводить щорічні Яснополянське походи світу, зустрічі "Круглі столи".

Муніципальний клуб помічників міліції "Фенікс" за адміністрації м. Щекино Тульської області (фонд № 5775) є громадською молодіжною організацією. Клуб веде велику роботу серед підлітків, допомагаючи кожному стати фізично і морально повноцінної дисциплінованою особистістю, бути патріотом Батьківщини, допомагати органам УВС.

Як бачимо, Тульські політичні партії мають різні цілі і за своєю політичної активності не однакові.

Керуючись критерієм змісту, слід визнати, що документи всіх Тульских політичних партій, рухів, об'єднань - унікальні. Документи висвітлюють шляхи впливу партій на позиції громадських організацій, органів влади; через свої програмні документи дають можливість більш повно скласти уявлення про політичну партію, русі; визначити їхню головну стратегію; виявити пріоритети, що, безсумнівно, дасть цікавий зріз політичного життя Тульської області для майбутніх дослідників.

Що стосується видів документів, то все Тульські політичні партії, рухи, об'єднання мають такі документи: статут, програма, матеріали з'їздів, протоколи зборів, політичні заяви, звернення, листівки, посвідчення. У деяких рухах, таких як Російська рух "Світ без насильства" (фонд № 5770), Тульська регіональний рух "Вибір Росії" є листування, звіти, фінансова документація.

Тульська регіональна організація "Ліберально-демократична партія Росії" (фонд № 5762) передає на зберігання в архів багато друкованих видань - книг, брошур, з яких створюється внутріфондовая колекція.

В основному документи політичних партій справжні, але зустрічаються копійний і дублетні примірники. Архів приймає на зберігання всі документи, з огляду на бажання фондообразователя зберегти всі здані ним матеріали.

Документи політичних партій, об'єднань, рухів, виходячи з критеріїв зовнішніх особливостей, відрізняються за своїм оформлення від документів державних установ. Документи часто не датовані, не мають підписів, печаток, авторство не відомо, багато ксерокопій, друкованої продукції.

Якщо використовувати традиційні підходи, то такі документи не мають юридичної сили і не підлягають включенню до складу архівного фонду. Враховуючи потребу максимально повного збереження документів сучасних партій, доцільно віднести подібні документи до складу архівного фонду Російської Федерації.

Варто відзначити, що в тих політичних партіях, рухах, об'єднаннях, де керівниками є люди, знайомі з основами діловодства, оформлення документів відповідає всім вимогам: бланки відповідних партій, штампи, реєстраційні номери, дати, печатки, підписи.

Прикладом може служити Тульська організація руху "Майбутні лідери нового тисячоліття" (фонд № 5773), Російське рух "Світ без насильства" (фонд № 5770).

Слід зазначити, що в розсипи документів, що надійшли від сучасних партій, нерідко зустрічаються документи, що складаються з фрагментів або з згасаючим текстом. Такі документи вимагають до себе особливої ​​уваги фахівців. Необхідно за допомогою представників партій, рухів відновити, як цільове значення документів, так і текст.

Друкована продукція у фондах сучасних партій, рухів представлена ​​на різних мовах (наприклад, англійською, французькою, японською). При цьому виникає необхідність консультації перекладача про зміст документів. Така друкована продукція займає велике місце у фонді "Тульський союз анархістів" (фонд № 5758), фонді Російського руху "Світ без насильства" (фонд № 5770).

Фахівці архіву відзначають, що фізичний стан надійшли на зберігання документів сучасних політичних партій, рухів, об'єднань задовільний.

веков. Таким чином, надійшли на зберігання документи сучасних Тульских регіональних партій, рухів, об'єднань відображають історію формування багатопартійної системи Тульської області наприкінці ХХ - початку XXI століть.

Політичні партії, організації, рухи відіграють важливу роль у розвитку суспільства. Перед архівістами стоять завдання виявлення і вивчення діяльності громадських організацій, з метою визначення цінності їх документів для включення до Архівний фонд Російської Федерації, а також агітаційна, роз'яснювальна робота про перевагу державного зберігання документів серед громадських об'єднань.

РОЗДІЛ 3. ТЕХНОЛОГІЯ РОБОТИ З ПІДГОТОВКИ ДО Архівне зберігання документів СУЧАСНИХ ПОЛІТИЧНИХ ПАРТІЙ, ОРГАНІЗАЦІЙ, РУХІВ

3.1 Організація прийому документів від організацій і приватних осіб за договором

Робота з комплектування планується і включає в себе: виявлення громадських об'єднань та осіб, які володіють колекціями документів з суспільно-політичної історії Тули і області сучасного періоду, що мають науково-історичну цінність; облік виявлених потенційних джерел комплектування та ведення роз'яснювальної роботи з ними, пропаганда серед громадських об'єднань переваг державного зберігання документів; висновок договірних відносин; збір документів на суспільно-політичних заходах; ініціативне фотофоновідеодоку-ментірованіе подій, що відбуваються; прийом документів (як правило в розсипи) і науково-технічна обробка документів, прийнятих у розсипи.

Для виявлення громадських об'єднань необхідний постійний збір інформації про політичного і громадського життя. З цією метою фахівці відділу стежать за відповідними повідомленнями в засобах масової інформації, вивчають довідкову літературу.

Дані про зареєстровані організаціях архівісти отримують в Управлінні юстиції м. Тули. Як правило, щорічно в кінці грудня-січня майбутнього року надсилається запит, з метою отримання відомостей (місцезнаходження, реєстрації нових організацій тощо), які, на жаль, швидко застарівають. Фахівці відділу в результаті виходів в організації виявляють місце перебування організації, прізвище, ім'я, по батькові керівників та ін додаткові відомості. На основі отриманих даних коректується список джерел комплектування.

На адресу виявлених потенційних джерел комплектування співробітники відділу недержавних організацій надсилають листи-звернення з пропозицією про співпрацю, де дається інформація про ЦНИТе.

Крім того, ведуться телефонні переговори, відвідання штаб-квартир громадських об'єднань.

Робота із залучення в державні сховища документів громадських об'єднань включає в себе ведення переговорів з керівниками громадських об'єднань і власниками колекцій документів, роз'яснення їм доцільності передачі документів на державне зберігання, показ переваг співробітництва з ЦНИТе, які полягають у забезпеченні з боку ЦНИТе гарантії повного збереження документів, проведення науково-технічної обробки документів відповідно до сучасних вимог архівної справи, наданні методичної та практичної допомоги у формуванні архівного фонду організації, підготовці до прийому документів на державне зберігання, у поданні громадському об'єднанню переважного права відносно використання переданих документів.

При принципову згоду громадського об'єднання на передачу документів фахівці проводять підготовчу роботу з укладання договору:

- З'ясовують умови передачі документів (строки та регулярність передачі, обмеження у використанні). Завдання співробітників роз'яснити правила роботи архівів, необхідність якнайшвидшого введення в науковий обіг документів громадських об'єднань, домагатися мінімальних обмежень у використанні документів;

- Проводять ознайомлення зі складом і змістом документальних матеріалів, визначають разом із представниками громадських об'єднань коло документів, які можуть бути передані на державне зберігання.

Так як громадські об'єднання є власниками своїх документів, вони в першу чергу визначають склад переданих документів. Проте, не володіючи спеціальними знаннями і не маючи уявлення про історичну цінність тих чи інших видів документів, вони часто звужують обсяг своїх документальних фондів. А часом, перебільшуючи політичне значення тих чи інших документів, вони також відмовляються передавати їх на госхранение.

Завдання архівістів у даному випадку полягає в організації прийому до архіву найбільш повного складу архівного фонду громадського об'єднання. Використовуючи свої професійні знання, фахівці відділу повинні виявити і постаратися переконати фондосдатчіка в необхідності передачі оптимального складу документів.

З цією метою представникам організації пропонується приблизний перелік документів, переданих на госхранение в ЦНИТе (Додаток № 2). Уточнений перелік документів можна підготувати в якості додатку до майбутнього договору.

Текст договору складений на основі примірних договорів, розроблених в об'єднанні "Мосгорархів" - договору про співпрацю з громадським об'єднанням і договору передачі приватним особою документів з історії суспільно-політичному житті країни (Додаток № 3).

Договір про співпрацю з громадським об'єднанням передбачає не тільки прийом-передачу документів та закріплення умов цієї передачі, а й зобов'язання архіву провести експертизу цінності, відбір, повну науково-технічну обробку документів, надати методичну допомогу організаціям у постановці документальної частини діловодства, у формуванні архівного фонду організації, спільне використання документів, участь у спільних заходах.

В даний час більш доцільний договір про співпрацю, тому що у багатьох громадських об'єднаннях не накопичений ще достатній обсяг документів, не підготовлені умови для одноразової передачі документів, а деякі побоюються передавати свої документи в архів. Договір про співпрацю дозволяє поступово, надаючи методичну допомогу громадському об'єднанню, формувати його фонд і приймати в державні сховища повноцінні фонди організацій. Крім того, фахівці ЦНИТе намагаються зацікавити громадські об'єднання в здачі документів на державне зберігання.

З приватними особами укладається договір про співробітництво та передачу документів на науково-технічну обробку та госхранение в ЦНИТе.

Всі договори, укладені ЦНИТе з громадськими організаціями або приватними особами не накладають на підписують боку фінансових зобов'язань, крім того, дія договору про співпрацю можна перервати за бажанням однієї сторони, однак, документи, передані на державне зберігання, поверненню не підлягають.

Погоджений обома сторонами текст договору передається на підпис керівників і після підписання обома сторонами набуває чинності.

У договорі про співробітництво особливо обмовляються терміни передачі документів. Як правило, перший комплекс документів надходить в ЦНИТе протягом 1-2 місяців після укладення договору. Регулярність надходження залежить від наявних у громадському об'єднанні умов зберігання документів, обсягу справ постійного зберігання. За наявності умов зберігання документів і штатних співробітників (відповідальних за архів осіб) документи можуть передаватися 1 раз на рік або 1 раз на 2-3 роки. У невеликих організаціях, де відсутні необхідні умови, передача документів може здійснюватися частіше - 1 раз на півроку, 1 раз на квартал, або інші узгоджені терміни.

Документи, ліквідованих громадських організацій також надходять на госхранение в ЦНИТе після складання акту прийому-передачі документів. При необхідності проводиться науково-технічна обробка документів, що надійшли.

При прийомі документів у ЦНИТе складається акт прийому-передачі документів (Додаток № 4), де вказується склад документів та їх кількість. Він складається фахівцями відділу комплектування спільно з представниками громадських об'єднань, які передали документи. У необхідних випадках складається здавальна опис на справи, яка додається до акта. Здавальна опис може складатися як на справи сформовані в діловодстві громадського об'єднання, так і на окремі документи, якщо вони передаються у розсипи. При значному обсязі розсипи, її обсяг в акті може вказуватися в кілограмах.

На кожну організацію, з якою укладено договір, а також на приватну особу заводиться наглядове справа, де зберігаються акти прийому-передачі документів, здавальні опису, опису справ постійного зберігання, довідки про роботу з цією організацією, відомості про керівників, відповідальних за архів осіб, дані про перейменування та зміну адреси, контактних телефонів та ін

Відповідно до договору фахівці ЦНИТе надають методичну і практичну допомогу громадським об'єднанням - фондосдатчікам.

На прохання громадського об'єднання архівісти можуть надати не тільки методичну, але й практичну допомогу в складанні номенклатури справ, формуванні та описі справ, складанні науково-довідкового апарату до описів, допомога у науково-технічній обробці, справ постійного зберігання та з особового складу.

При ліквідації організації ЦНИТе приймає на госхранение весь комплекс документів, включаючи документи з особового складу (Додаток № 5).

Крім того, фахівцями відділу комплектування ЦНИТе проводиться ініціативне документування. Воно включає в себе створення фотофоновідеодокументов, що відображають найбільш важливі і значні події суспільно-політичного, культурного життя м. Тули і області, а також проведення інтерв'ю з лідерами суспільно-політичних і творчих об'єднань, учасниками Великої Вітчизняної війни, бойових дій в Афганістані та Чечні.

При проведенні ініціативного документування особливу увагу необхідно приділити атрибутації створюваних документів (фіксуванні місця, часу і т.д.).

Матеріали, створювані шляхом ініціативного документування, проходять науково-технічну обробку у відділі комплектування та відділу інформатизації та автоматизації архівної технології ЦНИТе.

Таким чином, при прийомі документів на державне зберігання архівістами використовуються різні методи роботи з виявлення, відбору та передачі на госхранение документів громадських організацій.

3.2 Науково-технічна обробка документів сучасних політичних партій, рухів, об'єднань і передача їх в ЦНИТе

Особливості роботи з сучасними політичними партіями, рухами, об'єднаннями, полягає в тому, що науково-технічна обробка документів включає в себе весь комплекс робіт: експертизу цінності документів, формування справ, їх опис з метою складання архівної опису, складання опису і створення науково-довідкового апарату до неї, технічне оформлення справ та інші види робіт з метою передачі упорядкованих документів на зберігання в ЦНИТе.

Перед описом документів, що надійшли з громадських об'єднань, проводиться їх ретельна поаркушно експертиза (первинна експертиза цінності проводиться при відборі документів в організації), в процесі якої:

- Уточнюється фондова належність документів;

- Виділяються дублетні екземпляри, причому на постійне зберігання залишаються перебувають у кращому фізичному стані, що мають необхідні підписи, печатки та інші реквізити;

- Уточнюються автори і датування документів;

- Виділяються документи, які не мають наукового та історичної цінності;

- При вступі фотофонодокументов уточнюється місце проведення відображеного в документі події, час, зафіксовані на ньому люди.

Політичні партії, об'єднання, руху не мають достатньо кваліфікованими кадрами для правильного ведення діловодства. У більшості з них немає ні досвіду, ні фінансових можливостей для організації власних поточних архівів, і документи зберігаються у керівників регіональних організацій. г.). Фахівці архіву забезпечують керівників регіональних відділень політичних партій, об'єднань, рухів "Примірної номенклатури справ організації суспільно-політичного руху" (Схвалено рішенням експертно-перевірочної та методичної комісії об'єднання "Мосгорархів" від 25.06.92 р.). Доводиться констатувати, що керівники політичних партій, об'єднань, рухів не завжди керуються "Примірної номенклатури справ організації суспільно-політичного руху", в результаті чого документи надходять на науково-технічну обробку в архів, як правило, у вигляді розсипу.

Визначення фондової належності повинно проводитися фахівцями архіву, що мають безпосередній контакт, досвід співпраці з цією партією, що знають історію створення та діяльності партій.

При визначенні фондової приналежності слід керуватися тим, що надійшли на зберігання документи партії можуть бути віднесені тільки до фонду цієї партії.

Фахівці, працюючи з архівними документами, що надійшли від політичних партій, об'єднань, рухів керуються статтею изъят иначе как на основании судебного решения” ¹ , что гарантирует сохранение неприкосновенности документов фондообразователя. "Основ законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації і архівах" - "... жоден архівний документ не може бути без згоди власника ... вилучено інакше як на підставі судового рішення" ^1, що гарантує збереження недоторканності документів фондоутворювача.

Розбираючи розсип документів, фахівці архіву часто констатують той факт, що крім документів, які стосуються партії-фондоутворювача, зустрічаються документи інших політичних організацій. Пояснюється це тим, що:

• фондообразователя існував спочатку, як самостійна політична організація, а згодом увійшов в політичні блоки, об'єднання, руху, документи яких відклалися у фонді. Российского движения “Мир без насилия”. Наприклад, фонд № 5770 Російського руху "Світ без насильства". Рух протягом року було колективним членом Громадської палати при Президентові РФ, документи якої склали значну частину фонду;

• - Організації, що входять до складу фондоутворювача. “Народное движение “Гражданская солидарность” вошли документы АО “ Эколог”; Так у фонд № 5757 "Народний рух" Громадянська солідарність "увійшли документи АТ" Еколог ";

г.) в дальнейшем было преобразовано в “Демократическую партию коммунистов России” Тульской области, на базе которой образовалась Тульская областная организация “Народная партия свободная Россия” (фонд №5759); - Партії, спочатку мають одну назву, але з часом його змінили, так, наприклад, внутріпартійна рух Тульської обласної партійної організації "Комуністи за демократію" (1991 р.) в подальшому було перетворено в "Демократичну партію комуністів Росії" Тульської області, на базі якої утворилася Тульська обласна організація "Народна партія вільна Росія" (фонд № 5759);

такие как “Социалистический союз”, “Рабочая демократия”, “Рабочая борьба”, вошедшие в фонд №5760 “Тульская организация социалистического рабочего союза (Советская секция рабочего интернационала за возрождение 4-го интернационала)”; - Партії, об'єднання, руху, які стоять на одній політичній платформі, мають схожі програми, цілі, такі як "Соціалістичний союз", "Робітнича демократія", "Робітнича боротьба", увійшли до фонду № 5760 "Тульська організація соціалістичного робітничого союзу (Радянська секція робочого інтернаціоналу за відродження 4-го інтернаціоналу) ";

- Спільні документи політичних партій, об'єднань, рухів, вироблені на з'їздах, конференціях, "Круглих столах".

Поряд з цим, у фонд сучасної партії можуть увійти матеріали про ідеологів, лідерів партії. Так у фонд № 5770 руху "Світ без насильства" увійшли матеріали про ідеологів ненасильницького світу - Л. Толстого, Г. Тора, М. Ганді.

Важливе місце у фонді партій, об'єднанні, рухів займають друковані видання - брошури, книги, листівки, журнали, газети, з яких може бути створена внутріфондовая колекція.

У фонді № 5762 "Тульська міська організація" Ліберально-де-мократіческое партія Росії "створена внутріфондовая колекція книг і брошур, автором яких є лідер ЛДПР В. В. Жириновський і фракція ЛДПР у Держдумі.

Зарубіжні друковані видання політичних партій, об'єднань, рухів також можуть бути віднесені до фондів російських ідеологічно споріднених політичних партій, рухів. Наприклад, Ф5758 "Тульський союз анархістів" включив у себе друковані видання анархістів зарубіжних країн.

Рекомендується при визначенні фондової приналежності проводити консультації з представниками партій, з питання повернення фондообразователя документів особового походження, таких як особисті листи членів партії, записки і т.п., що зустрічаються у розсипи, і прямого відношення до фонду партії не мають.

Визначаючи фондову приналежність документів сучасних політичних партій, об'єднанні, рухів, фахівці архіву вважають своїм професійним обов'язком збирати і зберігати максимально повну інформацію про суспільно-політичному житті сучасної Росії.

У процесі проведення експертизи цінності документів громадського об'єднання проводиться виявлення і розшук відсутніх документів і справ, які можуть зберігатися у керівників громадських об'єднань.

Наступним етапом науково-технічної обробки документів є формування справ.

Перед формуванням справ ретельно вивчається склад і зміст документів, що надійшли, науково-довідкова література з історію організації, номенклатура справ громадського об'єднання (якщо вона є).

Справи формуються за такими основними ознаками:

- Номінальний. Підставою служить вид документа (протоколи, стенограми, довідки та ін.)

- Предметно-питальний. Підставою є єдність теми документів. Наприклад, "Документи про реєстрацію ТРО« КПРФ »(протокол установчої конференції, заяву в Управління юстиції, свідоцтво про реєстрацію тощо)".

- Авторський. У справі групуються документи одного автора (громадського об'єднання). Наприклад, "Документи виборчого об'єднання« Яблуко »" (статут, брошура, статті тощо) ". Даний ознака використовується при формуванні колекцій документів з виборів до місцевих органів влади.

- Кореспондентський. Часто служить для формування справ з листуванням.

- Географічний. Передбачає об'єднання в одній справі декількох кореспондентів, що знаходяться на одній території.

- Хронологічний. Служить для групування в справи документів за будь-який хронологічний період.

В основному застосовується поєднання кількох ознак формування документів у справі, що дає можливість глибше розкрити склад і його зміст, чітко сформулювати заголовки справ.

При формуванні справи необхідно враховувати, що:

- Документи у справі розташовуються в хронологічному порядку, документ-відповідь, розташовується після документа-запиту;

- Протоколи і стенограми засідань з'їздів (конференцій, загальних зборів) громадської організації формуються разом з матеріалами до них. Якщо вони значні за обсягом, то формуються окремі справи.

- Протоколи засідань виконавчих органів громадської організації групуються за хронологією (по порядку номерів) у одній справі або окремо кожен протокол, в залежності від обсягу протоколу і доданих до неї документів, що містяться після протоколів у послідовності розгляду питань;

- Варіанти (проекти) організаційних документів (програми, статути, маніфести та ін), що мають значні відмінності від основного документа, можуть бути згруповані в одну справу з ним;

- Листування групується за номінальною, предметно-питально, кореспондентським чи географічному ознаками;

- При невеликому обсязі кілька брошур поміщаються в одну справу;

- Статті в періодичних виданнях (газетні вирізки) про діяльність громадської організації повинні мати такі реквізити: найменування газети, рік видання, номер і формуватися в окремі справи за хронологічним, тематичним або іншими ознаками:

- В архівні справи можуть поміщатися речові предмети (значки, емблеми, нарукавні пов'язки тощо), що має бути обумовлено в анотації;

- Фотоальбоми повинні мати внутрішню опис;

- Товщина справи не повинна перевищувати 30-40 мм, що становить не більше 250 аркушів, при великому обсязі документів виробляють хронологічний поділ комплексу на самостійні справи.

Документи, сформовані у справи повинні мати заголовок, коротко, в узагальненій формі відображає основний зміст та склад документів справи.

У заголовок можуть входити наступні елементи:

- Назва виду справи або різновиду документів;

- Назва організації, посада або прізвище особи, якими складені документи (автор);

- Назва організації, посада або прізвище та ініціали особи, якій адресовані або від якої отримано документи (адресат, кореспондент);

- Питання або предмет, подія, факт, до якого відноситься зміст документів справи;

- Назва місцевості (території), з якою пов'язаний зміст документів справи;

- Дати, до яких належать документи, справи або викладені в них події.

У конкретному заголовку справи зазвичай використовується частина названих вище елементів.

Не дозволяється вживання в заголовку неконкретних, не розкривають зміст формулювань (різна листування, листування з загальних питань та ін.)

Вид справи (листування, брошура, журнал і ін) або вид документів (протоколи, стенограми, листівки та ін) вказуються на початку заголовка

Якщо справа складається з одного документа, то в заголовку вказується вид документа і по можливості розкривається його зміст.

Якщо справа складається з документів декількох видів з одного питання, але не пов'язаних послідовністю діловодства, при складанні заголовка вживається термін "документи", а в дужках вказуються основні види документів.

Терміни, до яких відносяться викладені в документах події, вносяться в заголовок, якщо точна датування необхідна для конкретного розуміння справи.

У заголовку приводяться повні або офіційно скорочені назви організацій. Якщо в справі є документи кількох організацій необхідно давати їм узагальнююча назва.

Заголовок справи може включати також відомості про достовірність, ступеня повноти, способі відтворення і мовою документа.

Ступінь повноти датування залежить від характеру документів включених у справу.

Датою справ, що містять організаційно-розпорядчу документацію (протоколи, стенограми тощо), для якої точна датування має важливе значення, а також для справ, що складаються з декількох томів, є крайні дати документів справи, тобто дати самого раннього і самого пізнього документів, включених у справу.

При позначенні дати документа спочатку вказується число, місяць, рік. Число і рік вказується арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами, наприклад, 12 вересня 1998 року. Також допускається скорочена цифрове написання: 12.09.98.

При неможливості визначення точної дати необхідно вказувати місяць і рік або тільки рік, наприклад, вересень 1998 року; 1998 рік.

При розміщенні в справі документів за кілька років дата вказується наступним чином: 1998-2001 рр..

Якщо дата документа визначена приблизно на підставі аналізу документа, то межі коливання обмовляються, а дата полягає у квадратні дужки. Наприклад, (не раніше вересень 1998 року); [1998-2002].

З метою закріплення порядку розташування документів у справі та забезпечення їх збереження всі аркуші справи крім внутрішнього опису і заверительной записи повинні бути пронумеровані.

Внутрішні описи складаються на справи, що мають особливо цінні документи та фотоальбоми.

Листи у справі нумеруються арабськими цифрами чорним графічним олівцем у правому верхньому куті, не зачіпаючи тексту документа. Вживання чорнила та кольорових олівців не дозволяється. Листи внутрішнього опису нумеруються окремо.

Листи справ, що складаються з декількох томів, нумеруються по кожному тому окремо.

Фотографії, ілюстративні документи (плакати, листівки з темним фоном і ін) представляють самостійний лист у справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому кутку.

Лист з наглухо наклеєними документами (вирізками, фотографіями тощо) нумеруються як один лист. Якщо до документа підклеєні одним краєм інші документи (вирізки, вставки тексту тощо), то кожен документ нумеруються окремо. Великоформатні листи піддаються фальцюванню.

Після нумерації справи на окремому аркуші складається заверительная напис встановленої форми, в якій вказується: кількість пронумерованих аркушів у справі, номери літерних (пропущених) листів у справі, номери аркушів з наклеєними фотографіями і документами. Кількість аркушів внутрішнього опису документів у справі позначається через знак (+) після вказівки аркушів у справі.

Таким чином, сформовані, пронумеровані справи містяться в обкладинку з щільного картону з клапанами або без (залежить від кількості аркушів), виготовлену друкарським способом. Документи підшиваються або переплітаються.

Обкладинка справи оформляється відповідно до правил роботи держархівів. На ній вказується: назва архіву (ЦНИТе), куди надійдуть документи на державне зберігання; назва організації, назва структурного підрозділу громадського об'єднання (при його наявності); заголовок справи; термін зберігання - постійно; дата і кількість аркушів у справі. Архівні шифри ставляться з використанням кутових штампів.

Наступний етап роботи з документами сучасних партій, рухів, об'єднань полягає в систематизації документів. Головним у систематизації документів є схема систематизації фонду, що служить підставою для внутрішньої організації архівного фонду.

Перед розробкою схеми складається історична довідка фонду, яка є важливим елементом науково-довідкового апарату до опису.

Для всіх фондів тульських регіональних політичних партій, рухів, об'єднань була обрана хронологічно-тематична схема систематизації документів, як найбільш підходяща для фондів, комплектування яких триває. Винятком стала Тульська обласна організація соціал-демократичної партії Росії (фонд № 5776), документи якої систематизувалися за тематично-хронологічною схемою.

Так, застосовуючи при систематизації документів політичних партій схему хронологічно-тематичну, справи слід групувати, перш за все, за часом їх створення - по роках, а в межах кожного року - за темою (змісту) документів (Додаток № 5).

Таким чином, згруповано справи будуть охоплювати весь надійшов на зберігання матеріал фондів. Всі документи фондів при угрупованню справ повинні знаходитися в історичній і логічної співпідпорядкованості.

При систематизації документів фонду в межах кожного року необхідно дотримуватися наступного порядку: від документів місцевого регіонального відділення (реєстраційні документи, статут, програма, протоколи, листування, фінансові документи, друковані видання) до документів, що надійшли від Центрального штабу, інших організацій, рухів, членом яких була дана партія.

При формуванні та угрупованню справ необхідно стежити за логічної ланцюгом розвитку діяльності політичної партії.

Крім того, необхідно враховувати важливість теми (зміст) документів.

Так, у фонді Російське рух "Світ без насильства" всередині кожного року документи розташовувалися за списком важливості теми:

1. Історія створення руху;

2. Реєстраційні документи;

3. Громадсько-політична діяльність;

4. Листування президента руху;

5. Громадська діяльність президента руху, в якості представника руху в різних організаціях та комітетах;

6. Друковані видання, випущені рухом;

7. Добірка статей з газет і журналів, які висвітлюють діяльність руху;

8. Основні ідеологи концепції ненасильницького світу;

9. Статті відомих зарубіжних і російських вчених про ненасильницькій світі;

10. Міжнародні та російські громадські організації, що підтримують ідею ненасильницького світу, членом яких було рух;

11. Журнали, газети, буклети про світ і ненасильстві.

При виборі схеми систематизації для документів сучасних політичних партій, рухів, об'єднань використовується тематично-хронологічна схема, справи групуються по розділам, а всередині розділу - за хронологією.

раздела. Так у фонді "Тульської обласної організації соціал-демократичної партії Росії" (фонд № 5776) позначені II розділу.

Розділ I. "Суспільно-політичне життя партії"

. Розділ II. "Агітаційні видання партії".

Усередині цих розділів документи по даній темі розташовані за часом їх створення (за хронологією).

Завершальним етапом опису документів є складання та оформлення опису.

Опис складається з: титульного листа; змісту, якщо опис має розділи; передмови; списку скорочень; описових статей опису, різного виду покажчиків.

На титульному аркуші зазначається:

- Повна назва архіву, куди надійдуть документи;

- Назва фонду. Вказується повне та скорочене найменування (у круглих дужках) громадського об'єднання з усіма його перейменуваннями і датами існування, які стосуються періоду за який документи включені в опис. Для об'єднаного фонду та колекції документів вказується повне їх назву.

- Номер фонду;

- Номер опису;

- Крайні дати документів, внесених в опис.

У змісті перераховуються: передмова, список скорочень, назви розділів опису, покажчики. Після кожної назви ставляться номери відповідних листів опису.

У передмові до опису викладається історія фонду, подано відомості про час укладання договору з архівом і вступ документів на державне зберігання (Додаток № 5).

Також розкривається склад і зміст документів опису, прийнята схема систематизації справ в описі, відзначаються найбільш типові групи справ, як за видами й різновидами документів, так і за їх змістом, звертається увагу дослідників на найбільш цікаві документи, наявні в справах.

У передмові вказуються особливості формування, опису та систематизації справ.

У передмові до опису дається характеристика науково-довідкового апарату та порядок користування ним.

У передмові наводяться відомості про наявність документів на спеціальних носіях, що відносяться до даного фонду (фотофоновідео), що зберігаються в ЦНИТе.

Передмова підписується укладачем.

Усі скорочення, за винятком загальноприйнятих, що застосовуються в тексті описів, вносяться до списку скорочень. Скорочені слова і їх повні назви розташовуються в списку в алфавітному порядку.

Якщо науково-технічна обробка документів проводилася у громадському об'єднанні, то на першому аркуші опису є гриф "ЗАТВЕРДЖУЮ" з розшифровкою посади, прізвища, ініціалів керівника організації і дати затвердження, розміщеному в правому верхньому куті. Нижче, зліва вказується N фонду, N опису, назва опису. Підпис керівника громадського об'єднання завіряється печаткою.

У кінці опису, за останньою описової статтею, з нового рядка поміщається підсумковий запис до опису. Необхідно, щоб її початок розташовувалося на тому ж аркуші, що й остання описова стаття. У підсумковій запису цифрами і прописом вказується кількість справ, включених в опис (при цьому зазначаються літерні і пропущені номери справ). Підсумковий запис підписується укладачем із зазначенням посади та дати складання.

Для полегшення користування описами складаються покажчики: тематичний, предметний, географічний, іменний та ін

До описам фондів знаходяться на зберіганні в ЦНИТе покажчики не складалися.

Історична довідка до архівного фонду складається при першому надходженні документів до архіву. При наступних надходженнях складається додаток до історичної довідки. У ній вказується коротка історична обстановка, що передувала створенню громадського об'єднання, дата його утворення, реєстрації, реорганізацій (якими обставинами вони були викликані) та ліквідації (причина) (Додаток № 6).

Також, викладаються основні види і напрямки діяльності громадського об'єднання, найбільш значні заходи, що проводяться ним, розкривається організаційна структура, відомості про місцеві відділення, вказуються прізвища керівників та активних членів громадського об'єднання, найменування його друкованого органу тощо

В історичній довідці виноски робляться на документи фонду, а також на використану при її написанні науково-довідкову літературу. Виноски робляться відповідно до правил.

При написанні історичної довідки необхідно відмовитися від політичної характеристики громадського об'єднання, емоційних висновків і висновків про його діяльність.

Історична довідка підписується її упорядником.

Науково-довідковий апарат до окремих колекцій документів громадських об'єднань може створюватися з застосуванням комп'ютерної техніки. В основному, це стосується колекцій документів, сформованих за номінальним ознакою (колекція періодичних видань). Упорядкування документів виробляється традиційним способом. Автоматизована база даних не прискорює науково-технічну обробку документів, але сприяє виявленню дублетних документів, полегшує їх використання, прискорює пошук документів в архіві. В автоматизованій базі даних є відомості про кожний документ.

Опис справ громадського об'єднання представляється на розгляд і затвердження ЕПК Комітету Тульської області в справах архівів.

Після розгляду та затвердження опису на ЕПК формується блок документів для включення у справу фонду. У нього входять: історична довідка та опис у 3 примірниках, акти прийому-передачі документів на державне зберігання. Копії цих документів залишаються в наглядових справах у відділі комплектування ЦНИТе.

Таким чином, загальні критерії підходу до науково-технічної обробки документів застосовні і до документів сучасних політичних партій, рухів, організацій, але з урахуванням особливостей даних документів.

Так як громадські організації є власниками своїх документів, прийом-передача документів здійснюється при укладенні договору про співпрацю архіву та організації, де обумовлюються права та обов'язки сторін. Кваліфікованими фахівцями архіву проводиться науково-технічна обробка документів, складається науково-довідковий апарат до фондів і здійснюється передача документів на державне зберігання.

ВИСНОВОК

На початку 90-х років змінився статус Російської держави, стала іншою політична основа, змінилися економічні підвалини (останні супроводжувалося появою нових форм власності).

Зміни в ідеології, суспільно - економічних відносинах, виникнення безлічі організацій (у тому числі недержавних) призвели до втрати позицій застосовуваних раніше механізмів управління комплектуванням. Найменше вироблені раніше механізми стали придатні в роботі з документами суспільно - політичних партій і рухів.

Перераховані фактори самим безпосереднім чином вплинули на функціонування архівної справи. Були визначені принципово нові підходи до комплектування Архівного фонду Російської Федерації в ситуації, коли вперше у вітчизняному архівознавства законодавчо були закріплені дві його частини: державна і недержавна.

У зв'язку з цим з одного боку змінюються підстави (ознаки) організації документів державної частини АФ РФ по мережі сховищ (на першому етапі класифікації) і в ряді випадків виникають деякі проблеми з фондуванням, особливо гостро стоїть питання про використання ретроспективної документації. З іншого - з'являються зовсім нові, відмінні від традиційних підходи щодо документів недержавної частини архівного фонду Російської Федерації.

Створення в Тульській області Центру новітньої історії Тульської області історії дозволило зосередити увагу співробітників цілого архіву на проблемі комплектування документами суспільно - політичних партій і рухів.

Робота з політичними партіями, рухами та іншими громадськими організаціями важка і відповідальна, що вимагає значного зусилля, вміння налагодити контакти.

Партії та руху, будучи творцями документів, володіють правами володіння і розпорядження ними, тому можуть вибирати для зберігання своїх документів будь-який архів на свій розсуд.

У зв'язку з цим ЦНИТе підходить до питання про своєму профілі, виходячи з принципів добровільності, визначаючи відносини з фондообразователем на основі договору про співпрацю, якщо комплекс документів містить інформацію громадської та соціальної значущості.

Укладення договору - принципово нове у відносинах між архівом і фондосдатчіком. ЦНИТе з 1993 року активно проводить роботу з укладання договорів з суспільно - політичними партіями і рухами. Укладенню договору передує велика роз'яснювальна робота про необхідність передачі документів, про їх історичної цінності, важливості та значущості в сучасних умовах.

Оскільки масштаб робіт із зазначеними організаціями дуже великий, необхідно обмежувати коло організацій - потенційних фондообразователей. Така робота проводиться на підставі досліджених у роботі критеріїв, застосовних безпосередньо для даної категорії організацій. Архівісти вивчають відбуваються в країні, аналізують дані про знову зареєстрованих громадських рухах, партіях, фондах та інших утвореннях, знайомляться з їх статутами, програмами, напрямами діяльності. У кожній з груп намічаються найбільш активні та представницькі організації, з ними в першу чергу і укладаються договори і встановлюються контакти.

Прийом документів від джерел комплектування недержавної частини Архівного фонду Російської Федерації також має свою специфіку. Як показує проведене дослідження, збереження документів суспільно-політичних партій, рухів та організацій залишає бажати кращого, діловодство в більшості організацій практично не поставлено, документи часто зберігаються у розсипи, багато хто з них не датовані, не підписані.

У цьому полягає їхня відмінність від документів державних установ. Використання традиційних методів роботи тут також не застосовується, оскільки виходить, що багато документів не підлягають включенню до складу Архівного фонду Російської Федерації.

У зв'язку з цим фахівцями відділу комплектування ЦНИТе проводяться консультації з керівниками та діловодами суспільно-політичних партій, рухів та об'єднань з ведення поточного діловодства і збереження документів.

Правильно організована робота з діловодства виховує працівників організацій і піднімає їх відповідальність за доручену справу і не допускає недбалого ставлення до роботи з документами, що надалі безсумнівно послужить рішенню головної завдань - зберегти, зібрати, узагальнити і ввести до наукового обігу унікальні документи.

З огляду на особливості роботи політичних партій: відсутність штатних працівників, необхідних умов для зберігання документів архів та ін Архів приймає на постійне зберігання і організовує своїми силами їх упорядкування.

У зв'язку з цим актуальним бачиться в подальшому проведення семінарів за прикладом державних архівів з різних питань вирішення існуючих проблем, роз'яснення чинного законодавства з представникам суспільно - політичних партій і рухів.

Понад десять років у системі архівної служби діють спеціалізовані архіви - центри новітньої історії. Їх головне завдання - зібрати, описати, врахувати, зберегти, створити умови для введення в науковий обіг комплексу документів з проблеми. Робота здійснюється, але досвід проведеної роботи практично не узагальнювався. У зв'язку з цим дуже гостро продовжує стояти питання методичного забезпечення комплектування документами суспільно - політичних партій і рухів, що враховують специфіку фондування, обліку, опису та систематизації. Фахівцями ЦНИТе розроблені методики, робочі інструкції та інші документи. Але доцільніше було б об'єднати ці зусилля, або доручити розробку даної методики ВНИИДАД або фахівцям Росахіва, які можуть повною мірою узагальнити накопичений досвід.

Архівісти повинні проводити пропаганду значення документів як джерел по всіх напрямках життя суспільства, інформування про значення збереження документів держархівами та їх можливої ​​допомоги власникам документів.

Позитивні результати можуть дати за допомогою застосування таких форм методів збирання інформації, як анкетування, інтерв'ювання лідерів та членів партій і рухів, збирання спогадів; складання хроніки подій, збирання документів, що відображають суспільний настрій і діяльність партій, в тому числі в таких організаціях. Як центри вивчення громадської думки.

Актуальна на сьогоднішній день і подальша законодавча і нормативна регламентація взаємовідносин органів та установ Федеральної архівної служби Росії з організаціями.

Необхідно спиратися на наявні законодавчі та нормативні положення, розвивати їх і застосовувати грамотно з правової точки зору.

Підсумовуючи проведене дослідження, можна визначити наступні труднощі, які відчувають архівісти в роботі з джерелами комплектування:

• в силу причин, названих вище, ускладнена робота з обліку стану справ у політичних партіях і рухах;

• не дають належного ефекту й спільні листи, підписані керівництвом Росархіву та центральними органами партій, рухів щодо збереження документів політичних партій на рівні регіональних організацій. Належних заходів до реалізації цих документів з їх боку не приймається;

• недооцінка історичної значущості архівних документів у період багатопартійності і різноманіття оцінок і підходів до вирішення сучасних, соціальних, культурних та інших проблем регіону;

• необов'язковість виконання договірних умов, укладених між держархівом і організацією - джерелом комплектування;

• явно слабка матеріально-технічна база і фінансовий стан організацій, що не дозволяє належним чином організувати діловодство і зберігання документів.

Таким чином, дотримання чинного законодавства, розуміння цінності документів з боку представників громадських організацій документи суспільно - політичних організацій дозволять документів зазначених організацій зайняти гідне місце в загальному комплексі документів Архівного фонду Тульської області.

СПИСОК СКОРОЧЕНЬ

АФ РФ - Архівний Фонд Російської Федерації

ВКП (б) - Всеросійська комуністична партія (більшовиків)

ВЛКСМ - Всесоюзний ленінський комуністичний союз молоді

ГАФ - Державний Архівний фонд

рр.. - Роки

ГК - міський комітет

ГО - Цивільна оборона

Міськком - міський комітет

Губком - губернський комітет

Ед.хр. - Одиниця зберігання

Істпарту - історія партії

КП - Комуністична партія

КПРФ - Комуністична партія Російської Федерації

КПРС - Комуністична партія Радянського Союзу

ЛКСМ - Ленінський комуністичний союз молоді

ЛДФ - Ліберально-демократична фракція

МТС - Міністерство телефонного зв'язку

НТО - Науково-технічна обробка

НСА - Науково-довідковий апарат

Обком - обласний комітет

Окружком - Окружний комітет

Оп. - Опис

РК - районний комітет

РКП (б) - Російська комуністична партія (більшовиків)

РКСМ - Російський комуністичний союз молоді

РСДРП - Російська соціал-демократична робітнича партія

РРФСР - Російська Радянська Федеративна Соціалістична Республік

СНД - Співдружність Незалежних держав

СРСР - Союз Радянських Соціалістичних Республік

Уком - повітовий комітет

ЦНИТе - Центр новітньої історії Тульської області

Ф. - фонд

ФП - Фонд партії

ЦК - Центральний комітет

ЦКК - Центральна контрольна комісія

ЦЕК - Центральна експертна комісія

ЦЕПК - Центральна експертно-перевірочна комісія

ЕМК - Експертно-методична комісія

ЕПК - Експертно-перевірочна комісія

ЕЦД - експертиза цінності документів

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ ТА ЛІТЕРАТУРИ

1. Джерела

Опубліковані

1.1. Основи законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації і архівах / / Вітчизняні архіви.1993. № 5.С. 3-10.

1.2. Постанова Уряду Російської Федерації «Про затвердження Положення про Комітет у справах архівів при Уряді Російської Федерації і мережі федеральних державних архівів і центрів зберігання документації» / / Вітчизняні архіви.1992. № 4.С. 3-5.

1.3. Постанова Уряду Російської Федерації «Про затвердження Положення про Федеральної архівної служби Росії» / / Вітчизняні архіви.1999. № 1.С. 4.

1.4. Постанова Ради Міністрів - Уряду Російської Федерації «Про реалізацію державної політики в архівній справі» / / Вітчизняні архіви.-1993 .- № 5.С. 8.

1.5. Указ Президента РРФСР «Про партійних архівах» від 24.08.1991. № 83 / / Вітчизняні архіви. 1992. № 1. С.3

1.6. Указ Президента Російської Федерації «Про затвердження Положення про Архівний фонд Російської Федерації та Положення про Державну Архівної Службі Росії» від 17.03.1994. № 552 / / Вітчизняні архіви. 1994. № 3. С.3-11

1.7. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення. ГОСТ Р6.30-2003-М.: Держстандарт Росії, 2003.

1.8. Основні правила роботи державних архівів СРСР. - М., 1984.

1.9. Основні правила роботи державних архівів Російської Федерації / Росархів, ВНИИДАД .- М.: Російська політична енциклопедія (РОССПЕН). 2002. 304с.

1.10. Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання / / Росархів, ВНИИДАД .- М. 2000. 107 с.

1.11. Основні правила роботи архівів організацій. - М., 2002р. 152 с.

1.12. Рекомендації щодо організації і ведення списків установ, організацій та підприємств - джерел комплектування державних і муніципальних архівів. М. 1999. 18 с.

1.13 Політичні партії та рухи на території Тульської області в умовах багатопартійності. Соціально-політична ситуація в тульському регіоні (Збірник матеріалів. Випуск 1). Тула, березень 1995

1.14 Закон Тульської області про архівний фонд Тульської області та архівах. Прийнято Тульської обласної Думою 22 січня 1998 / / Газета «Тульські известия» № 61 від 19 березня 1998

Неопубліковані

1.15. Положення про Центр новітньої історії Тульської області.

1.16. Положення про відділ комплектування ЦНИТе.

1.17. Робоча інструкція щодо комплектування, упорядкування, опису та використання документів сучасних партій, громадських рухів, об'єднань у ЦНИТе.

1.18. Пам'ятка з ведення наглядових справ при роботі з сучасними партіями, рухами, об'єднаннями.

1.19. Комплект посадових інструкцій.

1.20. Штатний розклад ЦНИТе.

1.21. Поточне діловодство ЦНИТе.

1.22. Примірний перелік документів сучасних партій, громадських рухів, об'єднань, що підлягають здачі на госхранение в ЦНИТе.

1. «Особливості експертизи наукової та практичної цінності, визначення фондової належності та систематизації документів місцевих відділень сучасних політичних партій, рухів, об'єднань». Методичні рекомендації, Тула, 2001 р.

1. Історична довідка по фонду № 506 ЦНИТе.

2. Паспорт ЦНИТе на 01.01.2004 р.

3. Методичні рекомендації. Науково-технічна обробка документів. Розроблено Державним архівом Костромської області, 1993 р.

2. Література

2.1. Артізов О.М. Архівна законодавство Росії: система, проблеми та перспективи (до постановки питання) / / Вітчизняні архіви.-1996 .- № 4.

2.2. Алексєєва Е.В., Афанасьєва Л.П., Бурова Є.М., Осічкіна Г.В., Комплектування архіву в сучасних умовах. / / Діловодство. 2000. № 4.С.10.

2.3. Банасюкевич В.Д. Формування Архівного фонду Російської Федерації. Сучасний етап / / Секретарська дело.1998. № 1.С.14-16.

2.4. Базарова І.А. До питання про комплектування держархівів документами сучасних політичних партій та громадських організацій. / / Вісник архівіста. 1997. № 4 (40). С.65.

2.5. Бакалинська Г.Г. Робота Державної архівної служби Росії з центральними органами політичних партій, недержавних економічних структур, творчих об'єднань Росії щодо включення їх до складу джерел комплектування архівного фонду Російської Федерації / / Вісник архівіста. 1993. № 6. С.35-43.

2.6. Еремченко В.А. Сучасні проблеми комплектування державних архівів Російської Федерації. / / Вісник архівіста.2002. № 6 (72). С.23.

2.7. Жумер В. Найважливіші аспекти експертизи цінності документів, аналіз міжнародного досвіду (1950-1990рр.). 2000 .- № 4.С.16-20.

2.8. Жукова М.П. Експертиза цінності сучасних установ, організацій, підприємств. / / Вітчизняні архіви. 1994. № 5, С. 10.

2.9. Жукова М. П. Експертиза цінності і комплектування держархівів управлінськими документами. / / Вітчизняні архіви. 1995. № 6.С.3.

2.10. Жукова М.П. До питання про історію і перспективу дослідження теорії та методики експертизи цінності документів та комплектування архівів. / / Вісник архівіста. 1997.35 (41). С.54.

2.11. Жукова М.П. Формування Архівного фонду Російської Федерації - Експертиза цінності документів - комплектування архівів (основні проблеми) / / Вісник архівіста. 1998. № 2 (44). С.81.

2.12. Імайкін Н.І. Проблеми комплектування Архівного фонду Російської Федерації в умовах ринкової економіки (на прикладі РГАНТД). / / Вісник архівіста. 1998. № 4 (46). С. 31.

2.13. Іноземцева З.П., Курносов Н.Д. Новий час - нові проблеми. Комплектування державних архівів документами громадських рухів / / Вітчизняні архіви.1992. № 6.

2.14. Іноземцева З.П. Комплектування та експертиза цінності документів в світлі історичного досвіду. / / Вісник архівіста. 1999. № 1 (49). С.4

2.15. Леонтьєва О.Г. Проблеми комплектування та експертизи цінності документів. / / Радянські архіви. 1991. № 2. С.93.

2.16. Леонтьєва О.Г. Організація комплектування держархівів потребує оновлення / / Вітчизняні архіви.1994. № 2.с. 14-19.

2.17. Про роботу державного суспільно-політичного архіву Новгородської області з недержавними структурами; мають на зберіганні документи державної частини Архівного фонду РФ. / / Інформаційний бюллетень.1996. № 27. С.142.

2.18. Піхоя Р.Г. Інтерв'ю про проблеми комплектування держархівів документами колишніх партійних органів влади. / / Вісник архівіста. 1992. № .6. С. 5.

2.19. Стеганцов М.В, Парламентські слухання: Проблеми безпеки, комплектування, використання Архівного фонду Російської Федерації. / / Вісник архівіста.1999. № 2-3. С.5.

2.20. Соріна Л.М. Комплектування архівів: нові підходи. / / Радянські архіви.1991. № 2. С.89.

2.21 Російські архіви сьогодні: погляд із зовні і з нутрії. Матеріали Міжнародної науково-практичної конференції. Саратов, 3-4 вересня 2003

2.22. Тарасов І.М. Правові основи взаємодії власників недержавних архівів з установами Державної Архівної служби Росії. / / Вісник архівіста. 1993. № 6 (18). С.30.

2.23. Тюріна Е.А., Забезпечення схоронності документів радянської епохи в сучасних умовах, / / Вісник архівіста.1999. № 4-5 (52-53). С.39.

2.24. Центр документації новітньої історії Тамбовської області в нових умовах роботи. / / Вісник архівіста.1994. № 3 (21). С.60.

2.25. Цаплан В., підшивали Е.О практиці роботи з суспільно-політичними партіями і рухами, власниками особистих фондів з комплектування архівного фонду РФ. / / Вісник архівіста.2000. № 3-4 (57-58). С.130.

2.26. Шабанова Т.Є. Про деякі проблеми фондування документів Архівного фонду. / / Вітчизняні архіви.1994. № 2.