МІНІСТЕРСТВО ВНУТРІШНІХ СПРАВ УКРАЇНИ
Білгородський ЮРИДИЧНИЙ ІНСТИТУТ
Кафедра інформатики та математики
діловодство в ОВС
РЕФЕРАТ
На Тему: «Підготовка справ до архівного зберігання і зберігання документів»
Підготував:Слухач 676 групи
Усанніков А.Д.
Білгород - 2008
Експертиза цінності документів
Завершальний етап роботи з документами в діловодстві - обробка справ для їх подальшого зберігання і використання. Обробка справ для зберігання включає проведення експертизи наукової та практичної цінності документів, оформлення справ, складання опису на справи постійного і тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання.
У результаті діяльності організацій, підприємств та установ створюються документи, що мають різне наукове й практичне значення. Значна частина їх несе в собі інформацію разового характеру. Після використання цієї інформації в оперативних цілях такі документи втрачають значення і подальше їх зберігання недоцільно. Інші документи зберігають своє значення протягом ряду років. Але є документи, що містять цінну для наукових і практичних цілей інформацію. Такі документи повинні зберігатися постійно.
У зв'язку з цим визначені різні терміни зберігання документів. Термін зберігання може бути тимчасовим - до 10 років, тимчасовим - понад 10 років і постійним. Завершені справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання протягом двох років залишаються в структурних підрозділах для довідкової роботи. Потім вони здаються в архів організації або зберігаються в структурному підрозділі, на яку покладені відповідні функції.
Експертиза цінності документів - це відбір документів на державне зберігання або встановлення термінів їх зберігання на основі прийнятих критеріїв *.
Можливість і тривалість використання документів зумовлюється значенням укладеної в них інформації. Призначення експертизи полягає в тому, щоб визначити, які документи з найбільшою повнотою можуть забезпечити держава, суспільство, науку, окремих громадян необхідною інформацією.
В узагальненому вигляді завдання експертизи цінності документів складаються в наступному:
• відбір документів, що мають політичне, господарське, наукове, культурне значення, для подальшої передачі їх на постійне зберігання до державних архівів Російської Федерації;
• відбір на тимчасове зберігання документів, що не представляють науково-історичної цінності, але які зберігали практичне значення;
• виділення до знищення документів, що не мають наукової цінності та втратили практичне значення;
• встановлення або зміну строків зберігання документів.
Документи оцінюються на підставі принципів історизму, системності, цілісності. Критеріями оцінки документів є їх походження, зміст і зовнішні особливості.
Критерії оцінки документів. Критеріями оцінки походження є: роль і місце організації в системі державного управління, значимість виконуваних функцій, час і місце освіти документів.
Критерії оцінки змісту - значущість події, відображеного в документах, значення міститься в документах, її повторення в інших документах, цільове призначення, вид і різновид документа.
Критерії оцінки зовнішніх особливостей документа - це юридична достовірність (наявність підписів, дат, резолюцій, печаток), особливості передачі тексту, матеріального носія документа і його фізичного стану.
Розглянемо деякі критерії.
1. Значимість установи або особи, в результаті діяльності яких створені документи. У процесі діяльності товариства створюється величезна кількість установ, організацій і підприємств з різноманітними функціями. Це органи влади і управління, промислові, сільськогосподарські, транспортні, торгові підприємства, науково-дослідні та проектні інститути, установи культури, громадські, кооперативні, акціонерні, навчальні та інші організації. Цінність комплексу документів, створеного в кожному з них, визначається значимістю цієї установи в системі управління, науки, народного господарства та ін Тому відбір документів на державне зберігання здійснюється з установ, що грають найбільш важливу роль в житті суспільства.
Документи особового походження, що відображають творчу, виробничу діяльність державних діячів, письменників, художників і т.д., також представляють науковий інтерес для архівів.
2. Значимість змісту документів. У загальному масиві документації є документи, що відображають діяльність установи, та документи, які відіграють допоміжну роль, потрібні для поточної (оперативної) роботи установи.
До першої групи документів, найбільш повно відображають основну діяльність установ, належить організаційно-розпорядча документація установи і вищестоящих органів.
Документи другої групи мають довідкове призначення (документи оперативної і бухгалтерської звітності та обліку тощо) і втрачають своє значення через рік, три або п'ять років.
3. Час і місце освіти документів. Цей критерій є важливим для експертизи. В історії нашого суспільства були періоди, насичені подіями особливої важливості. Це періоди війн, революцій, реконструкції народного господарства. При оцінці документів, створених в особливі періоди історії, важливу роль грає і місце їх створення.
4. Справжність і копійность документів. При відборі на зберігання перевага завжди віддається справжнім документами. Згідно ГСДОУ, копії документів, що відправляються установами, повинні бути завірені, мати номер і дату. Працівники служби діловодства повинні своєчасно оформляти копії документів, особливо документів постійного строку зберігання. Це необхідно для їх майбутнього використання.
5. Юридичну силу мають головним чином правильно оформлені документи (оригінали). Іноді юридичною силою володіють і копії, але за умови правильно оформлених реквізитів. Тому так важливо правильно оформляти документи в процесі діловодства.
6. Дублетність документів. Цей критерій відіграє велику роль при відборі документів на державне зберігання у зв'язку з широким розповсюдженням дублетних документів. Дублетних документ - це один з розмножених примірників оригіналу. Вони бувають машинописні, у вигляді ксерокопій, видрукувані на ротаторі, ротапринті, виконані за допомогою іншої розмножувальної техніки. Якщо матеріали установ передаються в різні архіви (наприклад, фонд вищестоящої установи знаходиться в Російському державному архіві економіки, а підвідомчого - в обласному архіві), то така дублетність в масштабі Архівного фонду країни представляється доцільною.
7. Поглощенность змісту. Цей критерій застосовується при експертизі планової та звітної документації. Зміст місячних планів і звітів поглинається квартальними, зміст квартальних планів та звітів - річними або звіти структурних підрозділів поглинаються звітом установи і т.п. На державне зберігання відбирається зведений документ, що поглинув зміст первинних.
8. Фізичний стан документа. Цей критерій застосовується в окремих випадках. Якщо документ сильно пошкоджений, але має особливу цінність, він повинен бути реставрований. Якщо є копійний примірник, то його приєднують до зіпсованому документу.
Експертиза цінності документів проводиться на основі переліків - систематизованих списків видів і категорій документів, що містять нормативні вказівки про терміни їх зберігання. Переліки документів дозволяють встановити терміни зберігання або можливість знищення багатьох управлінських документів без їх додаткового вивчення.
Експертні комісії. Експертиза цінності в діловодстві проводиться при складанні номенклатури справ, при формуванні справ і перевірці правильності віднесення документів до справ, а також при підготовці справ до наступного збереження і при виділенні справ на знищення.
Для організації та проведення експертизи цінності документів, їх відбору на зберігання і знищення в установі створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК). У міністерствах і відомствах, центральних органах громадських організацій для відбору та передачі документів на державне зберігання, а також для контролю та надання методичної допомоги підвідомчим організаціям створюються центральні експертні комісії (ЦЕК).
ЦЕК і ЕК - дорадчі органи. Вони працюють у постійному контакті з експертно-перевірочними комісіями (ЕПК) відповідної архівної установи, від якого отримують вказівки організаційно-методичного характеру.
ЕК установи формується відповідно до наказу керівника організації і зазвичай включає три - п'ять найбільш кваліфікованих працівників, що мають великий досвід роботи, добре знають структуру, функції, діловодство та складу документації даної установи. До складу комісії обов'язково входить особа, відповідальна за архів. Головою ЕК повинен бути один із заступників керівника установи. До складу ЦЕК включається також представник архівного органу.
Загальний порядок організації роботи ЦЕК (ЕК) визначено Основними правилами роботи відомчих архівів та Зразковими положеннями про Центральну експертної комісії (ЦЕК) міністерства (відомства) Російської Федерації (1998 р.) та Експертної комісії (ЕК) (1999 р.) (див. додатки 6 і 7). На основі Примірних положень повинні розроблятися положення про експертну комісію (або ЦЕК) конкретної організації, підприємства.
У своїй роботі комісії керуються Положенням про архівний фонд РФ, вимогами ГСДОУ, Основними правилами роботи відомчих архівів, наказами Федеральної архівної служби Росії, нормативно-методичних документів, розроблених архівними органами, типовими і відомчими переліками документів із зазначенням термінів їх зберігання тощо
Відповідно до Основних правил роботи відомчих архівів (п. 3.2.6) головними функціями ЦЕК (ЕК) є:
• організація щорічного відбору документів на зберігання; розгляд річних розділів описів справ постійного зберігання, описів справ тимчасового зберігання (понад 10 років), в тому числі по особовому складу, актів про виділення до знищення документів і справ, не підлягають подальшому зберіганню;
• розгляд питань про прийом на відомче зберігання документів особового походження;
• підготовка і внесення на розгляд ЕПК відповідної архівної установи пропозицій щодо встановлення і зміни термінів зберігання документів;
• участь у підготовці та розгляді проектів нормативних та методичних посібників з питань організації діловодства, експертизи цінності документів та відбору їх на державне зберігання (переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання, номенклатур справ, інструкцій з діловодства тощо);
• розгляд переліків та описів особливо цінних справ; методичне керівництво і контроль за діяльністю ЕК структурних підрозділів;
• організація і проведення спільно зі службою діловодства і відомчим архівом заходів з підвищення кваліфікації членів ЕК структурних підрозділів.
Для державних організацій або для організацій, в архівах яких збереглися документи, що належать до державної частини Архівного фонду Російської Федерації, рішення ЕК стають правомочними при узгодженні їх з місцевим архівною установою, що здійснює контроль за збереженням цінних архівних документів. Недержавні організації самостійно приймають рішення з експертизи цінності документів. Однак вони також повинні узгоджувати свої дії з архівними органами при виділення документів до знищення відповідно до «Основ законодавства Російської Федерації про архівний фонд Російської Федерації і архівах».
Не рідше двох разів на рік ЕК проводить засідання, на яких рішення приймаються колегіально більшістю голосів. Протоколи засідань підписують голова і секретар комісії. Керівник організації стверджує протоколи ЕК тільки після їх розгляду і затвердження ЕПК відповідної архівної установи, якщо остання прийняла рішення про:
• схвалення описів на справи постійного зберігання та з особового складу;
• зміну термінів зберігання документів;
• схвалення проектів типових і примірних номенклатур справ;
• встановлення строків зберігання документів, не передбачених номенклатурами справ і переліками документів.
Документування діяльності ЕК і формування справ, що відклалися в результаті її діяльності, покладається на секретаря комісії.
Проведення експертизи цінності. Щорічно в діловодстві організацій проводять відбір документів на постійне і тимчасове зберігання, а також для знищення. Цей відбір проводить персонал структурних підрозділів за участю співробітників відомчого архіву. Він передбачає аналіз фактичного змісту документів, що знаходяться у справі. Не тільки на основі заголовків справ, а шляхом полистного перегляду документів визначається їх наукова та практична цінність та відповідні терміни зберігання.
Якщо при перегляді в справах виявляються документи постійного і тимчасового термінів зберігання, то такі справи підлягають перегрупуванню: документи постійного зберігання відокремлюють від документів тимчасового зберігання.
Крім полистного перегляду справ постійного строку зберігання, експертиза цінності проводиться на основі номенклатур справ та переліків документів із зазначенням термінів зберігання.
Найбільш повне і систематичне перерахування утворюється документації дає відомчий перелік. У переліках існують спеціальні позначки. Так, справи, терміни зберігання яких у переліку позначені відміткою «ЕПК», особливо ретельно проглядаються ЕК установи. Ця позначка означає, що експертиза даної категорії документів повинна бути проведена з підвищеною увагою. Остаточне рішення про терміни зберігання справ з позначкою «ЕПК» приймає ЕПК архів ної служби.
У результаті роботи експертної комісії утворюються пари ре групи документів з різними термінами зберігання:
1) постійного зберігання в державних архівах;
2) тимчасового зберігання у відомчому архіві (понад 10 років);
3) тимчасового зберігання (до 10 років);
4) підлягають знищенню в зв'язку з закінченням терміну зберігання.
У відомчий архів передаються справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Їх передача відбувається тільки по описам. Справи тимчасового (до 10 років) зберігання не підлягають здачі в відомчий архів. Вони зберігаються централізовано службою документаційного забезпечення або в структурних підрозділах і після закінчення термінів зберігання підлягають знищенню.
Після затвердження описів на справи постійного зберігання архівної установи дозволяє установі знищити документи з тимчасовими термінами зберігання. Знищення документів оформляється актами. Акт про виділення до знищення документів і справ підписують голова і члени ЕК, стверджує керівник установи
Порядок знищення справ з стікаючи термінами зберігання з грифом «ДСК» визначається спеціальними інструкціями.
Оформлення справ
Оформлення справи - це підготовка справи до зберігання відповідно до встановлених правил *.Закінчені діловодством справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання після закінчення календарного року, в якому вони були заведені, підлягають оформленню, опису в відповідності з вимогами ГСДОУ та Основними правилами роботи відомчих архівів для їх подальшого зберігання або передачі у відомчий архів.
Оформлення справи передбачає комплекс робіт по підшивці документів, нумерації аркушів, складання заверительной написи, складання (у деяких випадках) внутрішнього опису документів, внесення уточнень в реквізити обкладинки справи: уточнення назви організації, діловодного індексу та заголовка справи, дати справи та ін
Оформлення справ починається з моменту їхнього закладу в діловодстві і завершується в процесі підготовки до здачі в відомчий архів. Оформлення справ проводиться працівниками служби документаційного забезпечення організації та структурних підрозділів. Оформлення може бути часткове або повне. Справи тимчасового зберігання (до 10 років) обробляються спрощено (частково). Вони залишаються у швидкозшивачах, аркуші не нумеруються і здаються в архів за номенклатурою справ. Але справи можуть і не здаватися в архів, а зберігатися в структурних підрозділах для використання в довідковій роботі.
Зовсім по-іншому оформляються справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та справи з особового складу. Вони підлягають повному оформленню. З них видаляються металеві скріпки, справи переплітаються або прошиваються міцною ниткою на три-чотири проколу, листи в них нумеруються, складається заверительная напис. Найбільш цінні документи (рукописи, креслення і т.д.) не підшивають, а вкладають у папки або коробки. Якщо таких документів небагато і вони невеликого формату, їх поміщають у конверти, які також підшивають у справу.
Для обліку кількості аркушів у справах постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання складається заверительная напис. Вона складається на окремому аркуші-завірителя, який розташовується в кінці кожної справи. У ній цифрами і прописом вказується кількість пронумерованих аркушів справи і окремо через знак «+» - число листів внутрішнього опису, якщо вона є.
У заверительной написи відображаються (з посиланням на відповідний акт) зміни в складі і стан документів (пошкодження, заміна справжніх документів копіями і т.д.), а також особливості нумерації аркушів: наявність літерних номерів (а, б, в ...) , пропущених номерів, номери аркушів з наклеєними фотографіями і вирізками з газет, великоформатних аркушів, конвертів з вкладеннями і число вкладених у них листів і т.д.
Складати заверительную напис на обкладинці справи або зворотному боці останнього аркуша забороняється.
Засвідчувальний напис пишеться розбірливо. У ній вказуються дата складання, посада і прізвище упорядника, який потім ставить свій підпис.
Після підшивки документів і нумерації листів проводиться оформлення обкладинки справи (додаток 9). Вимоги до оформлення закріплені ГОСТ 17914-72 .*
При закладі справи на його обкладинку вже виносять ряд відомостей за номенклатурою справ:
• повне найменування організації із зазначенням її підвідомчості;
• найменування структурного підрозділу;
• діловодний індекс справи, що складається з індексу структурного підрозділу і номера справи за номенклатурою;
• заголовок справи;
• термін зберігання справи.
При підготовці справи до зберігання або передачі у відомчий архів ці дані уточнюються і доповнюються. Так, до заголовка справи може бути складена анотація до документів (якщо справа містить особливо цінні документи). Додатково проставляються:
• дати справи (тому, частини);
• номер тому (частини), якщо справа має кілька томів (частин);
• кількість аркушів у справі;
• архівний шифр справи (номер фонду, опису і справи за описом).
На обкладинці справ, що підлягають постійному зберіганню, передбачено місце для найменування державного архіву, у який вони будуть передані, кодів державного архіву та організації. Цей архівний шифр проставляється у відомчому архіві після включення справ в річні розділи зведених описів справ, затверджених ЕПК відповідної архівної установи.
Архівні шифри для справ тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу проставляються після включення справ в річні розділи зведених описів справ, схвалених ЦЕК установи, узгоджених з ЕПК архівної установи та затверджених керівником організації.
Найменування організації повинно вказуватися в називному відмінку. Якщо найменування змінювалася протягом року, то на обкладинці наводяться обидві назви: колишня назва береться в дужки, нове дописується під ним.
Заголовок і індекс справи переносяться на обкладинку на початку року з номенклатури. При підготовці справи до зберігання його заголовок потребує перевірки і уточнення. Якщо справа складається з кількох томів, на обкладинку кожного тома виноситься загальний заголовок справи і заголовок кожного тому.
Слід пам'ятати, що заголовок повинен точно, коротко, в узагальненій формі відображати основний зміст документів. При цьому факти і події, відбиті в документах, повинні бути розкриті. Спочатку в заголовку вказується вид справи (справа, листування, документи, журнал і т.д.) або вид документів (протоколи, акти, звіти). Потім вказується автор або кореспондент (якщо це переписування) і далі питання, що відображає зміст документів.
У заголовок справи, яка містить розпорядчі документи (накази, розпорядження, протоколи), вносяться номери цих документів. Наприклад: Накази директора підприємства з виробничих питань № 1-78. Або: Протоколи засідань ради директорів за 1999 р. № 1-20.
Якщо справа сформовано з копій документів, то копійность документів фіксується в заголовку. Наприклад: Накази ректора університету з навчальної роботи за 1999 р. № 1-56. Копії.
До заголовку складається анотація, якщо в справі містяться документи, що мають довідкове значення, документи, які можуть служити предметом самостійного пошуку, особливо цінні документи, наявність яких не може бути визначено по заголовку. Наприклад: План розвитку діяльності фірми на 2000 рік. До плану додані документи з маркетингових досліджень з перспективним аналізом ринків збуту продукції.
Обов'язковим реквізитом обкладинки справи є його дата. Датою справи, яка містить розпорядчу, творчу та іншу документацію (листи, стенограми, доповіді тощо), для якої точна дата має важливе значення, а також справи, що складається з декількох томів (частин), є крайні дати документів, т. е. дати (число, місяць, рік) реєстрації (упорядкування) самого раннього і самого пізнього документів, включених у справу.
Датою справи, яка містить протоколи засідань колегіальних органів, є дати складання першого та останнього протоколів. Датою особистої справи є дати підписання наказів про прийом і звільнення особи, на яку воно заведено.
Якщо справою є журнал наказів, розпоряджень і т.д., то його датою будуть календарні дати першої і останньої записи в журналі.
Якщо у справу включені документи (наприклад, додатки і т.п.), дата яких не збігається з датою справи, то в такому випадку під датою робиться про це запис: «У справі є документи за ... рік (и) ».
Дата справи може не вказуватися тільки на обкладинках справ, що містять річні плани та звіти, так як їх дати відбиваються в заголовках справ.
Якщо справа розпочато в одній організації, а закінчено в іншій, на обкладинці проставляються три дати: дата заклади справи в одній організації, дата надходження справи в іншу організацію та дата закінчення справи в другій організації.
Важливим реквізитом обкладинки справи є вказівка кількості листів у справі, яке проставляється на підставі заверительной написи справи (додаток 10).
Термін зберігання проставляється на обкладинці справи за номенклатурою справ організації після звіряння її з відомчим переліком документів із зазначенням термінів зберігання або після уточнення терміну зберігання за рішенням ЕК організації. На справах постійного зберігання пишеться: «Зберігати постійно».
Архівний шифр справи оформляється, як правило, в архіві організації. У ньому вказуються номер фонду, номер опису і номер справи.
Складання описів справ
На справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання складаються описи справ. Складання опису - це завершальний етап роботи з документами в діловодстві.Опис справ - це архівний довідник, що представляє собою систематизований перелік заголовків справ і призначений для розкриття складу та змісту справ, закріплення їх систематизації усередині фонду й обліку справ.
Опис справ одночасно є обліковим документом і основним видом науково-довідкового апарату до документів, що забезпечує оперативний пошук документів. Таким чином, опис є обліковим документом і довідником за змістом справ.
Опис складається з річних розділів. Вона складається окремо на справи: постійного зберігання (див. додаток 11); тимчасового (понад 10 років) зберігання (див. додаток 12); з особового складу, що складаються із специфічних, характерних для даної організації документів (судові, слідчі справи, наукові звіти за темами, раціоналізаторські пропозиції і т.п.); а також на службові відомчі видання. Окрема опис являє собою перелік справ із самостійної валової нумерацією.
У діловодстві описи на справи складаються в кожному структурному підрозділі працівниками служби документаційного забезпечення управління. Відповідальність за якісне та своєчасне складання описів справ структурних підрозділів несуть їх керівники.
Річні розділи описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу складаються за встановленою формою. Сукупність елементів опису кожної справи в опису називається описової статті. Описова стаття опису справ структурного підрозділу повинна включати в себе наступні елементи:
• порядковий номер справи (тому, частини) за описом;
• індекс справи (тому, частини);
• заголовок справи (тому, частини), повністю відповідає його заголовку на обкладинці справи;
• дату справи (тому, частини);
• кількість аркушів у справі (томі, частини);
• термін зберігання;
• примітка.
ОПИС №
Назва розділу
У описах справ постійного зберігання графа 6 опускається.
Кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. За наявності декількох томів (частин) кожен з них також має свій порядковий номер. Систематизацію справ в описі і присвоєння номера опису структурного підрозділу здійснює архів організації.
У кінці опису робиться підсумковий запис. У ній вказується цифрами і прописом кількість справ, що значаться за описом, перший і останній номер справ за описом.
До цієї опис внесено____дел з № ____по № ___, в тому числі:
літерні номери:
пропущені номери:
Опис справ підписується укладачем із зазначенням його посади, узгоджується з керівником служби документаційного забезпечення управління і затверджується керівником структурного підрозділу. Перед затвердженням опис повинна бути схвалена ЕК структурного підрозділу. Опис справ структурного підрозділу організації складається в двох примірниках. Один залишається в структурному підрозділі, а другий передається разом із справами у відомчий архів, де служить основою для складання річного розділу зведеного опису справ організації.
Річний розділ описів на справи постійного зберігання, призначений для подальшої передачі до державного архіву, підлягає затвердженню ЕПК архівної установи. Він друкується в чотирьох примірниках, завіряється керівником служби документаційного забезпечення управління, підписується головою ЕК (після затвердження опису комісією) і узгоджується з керівником організації.
Відповідно до затверджених річними розділами опису організація зобов'язана в установлені терміни здати, а державний архів прийняти на зберігання внесені в опис справи.
Порядок передачі справ до архіву
До архіву організації передаються всі справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Передача справ здійснюється лише з описів та відповідно до складеного завідувачем архівом графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником організації. Разом зі справами до архіву передаються реєстраційно-контрольні картотеки діловодної служби установи. Заголовок кожної картотеки повинен бути включений в опис.Справи тимчасового (до 10 років) зберігання в архів організації, як правило, не передаються.
Приймаючи справи, співробітник архіву ретельно звіряє кожну справу з описом, перевіряє правильність формування та оформлення справи. Завідувач архівом розписується у прийнятті справ на всіх примірниках річних розділів опису, вказує дату прийому та кількість прийнятих справ. Один примірник річних розділів описів повертається здавачеві, решта залишається в архіві.
При здачі справ на державне зберігання організація представляє до державного архіву:
• відношення на ім'я керівництва державного архіву з зазначенням назви організації, загальної кількості справ і крайніх дат документів;
• опису в трьох примірниках, затверджені ЕПК архівного відділу;
• історичну довідку організації, якщо справи здаються на державне зберігання вперше;
• довідку про неповну збереження документів (якщо будь-які справи втрачені).
Потім справи шифруються. Шифровка включає в себе вказівку на обкладинці справи номера фонду, номери опису, номера справи.
Звірені з описом і зашифровані справи пов'язують в архівні зв'язки. Здача справ оформлюється актом. Організація-здавач і державний архів розписуються на всіх примірниках описів та акту здачі документів.
Два примірники опису та один примірник акта залишаються в державному архіві, третій примірник опису та другий примірник акта повертаються організації і зберігаються постійно в діловодній службі.
Зберігання документів в електронній формі
Систематизація документів
З переходом діловодства на комп'ютеризовані технології постає питання про впорядкування та організації зберігання документів, створених в електронній формі. Однак, якщо технологія зберігання традиційних паперових документів вже добре відпрацьована і по ній є достатня кількість нормативно-методичної літератури, то організація зберігання електронних документів в діловодстві часто здійснюється стихійно.Невпорядковане зберігання викликає значні витрати часу на пошук потрібних документів, нерідкі випадки втрати їх.
Документи в електронному вигляді можуть створюватися співробітниками організації на комп'ютерах, бути отримані по електронній пошті, у вигляді факсу через факс-модем. Крім того, сьогодні все більше число організацій переводить в електронну форму (шляхом сканування) та документи, що надходять у фірму в традиційному паперовому вигляді. Це ще більше загострює проблему упорядкованого зберігання і забезпечення збереженості документів в електронній формі.
Створений або отриманий документ необхідно зберегти в пам'яті комп'ютера - записати у вигляді файлу на жорсткому диску. Порядок у зберіганні файлів не менш важливий, ніж порядок у зберіганні традиційних паперових документів. Документи можуть зберігатися на жорсткому диску вашого комп'ютера, на диску іншого комп'ютера, на спеціально виділеному комп'ютері (файл-сервері), на змінних носіях.
Перш за все необхідно створити на жорсткому диску папки (директорії), в які будуть поміщатися робочі документи. Принципи впорядкування зберігання файлів на комп'ютері багато в чому нагадують звичайне діловодство. Як паперові документи розкладаються у справи, так і файли розкладаються по папках (іноді вживаються терміни «каталог» або «директорія»). Кожна папка може мати вкладені в неї папки, які в свою чергу теж можуть мати свої вкладені папки. Утворюється багаторівнева ієрархічна структура папок. Якщо документів небагато - найчастіше це одна папка.
Пакет MS Office створює папку з назвою «Мої документи», в яку поміщає новостворювані файли. Якщо на комп'ютері працює декілька чоловік, то папки зазвичай називають на прізвище працівника - «Документи Іванова», «Документи Сидорова». Однак при великій кількості документів фірми та необхідності забезпечення роботи з ними кількох співробітників потрібна більш чітка система організації розміщення документів (файлів) в локальній мережі навіть невеликої організації.
Найбільш простим рішенням, що не вимагає спеціального програмного забезпечення, є створення системи папок (каталогів), яка може грунтуватися на номенклатурі справ організації. В основі класифікації використовується номінальний ознака, тобто угруповання документів за їх видами.
Починатися назву папки має з виду документів (накази, акти, звіти, протоколи, доповідні записки тощо). Потім зміст документів уточнюється відомостями про авторство, питанні, кореспонденті, періоді, за який групуються документи (файли), і т.п. На відміну від традиційного діловодства термін «документи» або «матеріали» опускається. Угруповання може здійснюватися в кілька рівнів. Наприклад: С: \ Листування \ постачальники металоконструкцій \ завод Витязь \ ім'я (файлу, тобто конкретний документ Про відвантаження труб 25.03.97 лежить в папці завод Витязь, яка знаходиться в папці постачальники металоконструкцій, що знаходиться у спільній папці Листування на диску С :. Інший приклад: D: \ Звіти \ 1997 \ квартальні \ відділ нафтопродуктів \ ім'я файлу і т.п.
Іноді буває зручно згрупувати разом кореспондентів за географічною ознакою. Наприклад: Листування з дилерами Уральського регіону.
У більш великих фірмах для зберігання документів виділяється спеціальний комп'ютер (файл-сервер), на якому кожен користувач має власні розділи для зберігання особистих документів і спільно використовувані розділи типу: «договори», «листування з фірмою N», «типові угоди» та т . п. Такий сервер, що працює під Windows NT або Novel NetWare, може передбачати розмежування прав доступу співробітників до тих чи інших каталогах, а також зберігати і загальні бази даних, наприклад, відомості по організаціям-партнерам, дані про номенклатуру продукції на складі, отриманих замовленнях і т . п.
У невеликій фірмі для цих же цілей достатньо створити кілька каталогів на одному або декількох комп'ютерах і надати їх для спільного доступу з використанням засобів Windows 95 (якщо використовуються старі комп'ютери з невеликим об'ємом оперативної пам'яті - з допомогою Windows 3.11 для робочих груп). Якщо необхідно забезпечити розділення прав доступу співробітників до окремих каталогах або файлів, використовується Windows NT Workstation 4.0.
Зберігання файлів поточного діловодства здійснюється на жорсткому диску комп'ютера. При роботі в мережі користувачеві можуть бути доступні диски або директорії на інших комп'ютерах. У цьому випадку вони також будуть мати порядкові номери літерні і з ними можна працювати як з пристроями, розміщеними на власному комп'ютері. Для цього на комп'ютері, що містить необхідні ресурси (файли і папки, жорсткі диски і т.п.), встановлюється дозвіл на спільний доступ до того чи іншого ресурсу. Доступ може бути обмежений або використанням пароля для повного доступу та доступу тільки для читання, або обмеженням доступу тільки для певних користувачів або груп користувачів. Для обмеження доступу до папки можна ввести пароль - окремо для читання і окремо для надання прав повного доступу до папки. Якщо до даної папці можуть звертатися всі співробітники без обмежень, пароль не вводиться.
Для більш ефективного використання місця на жорсткому диску комп'ютера може бути створений логічний диск, що використовує стиснення файлів (наприклад, за допомогою програми DriveSpace, що входить в Windows 95). Організація спільного доступу до логічного диска проводиться аналогічно організації доступу до папок комп'ютера. Особливо ефективно стиснення графічних файлів типу bmp, pcx, tif. У цьому випадку економія місця (ступінь стиснення) може досягати 90% і більше.
Наступний етап - встановлення доступу до папок або дисків з іншого комп'ютера.
Підключення користувачів до папок і дисків на віддаленому комп'ютері може проводитися в міру необхідності або виконуватися одноразово при конфігуруванні системи. В останньому випадку користувачі можуть постійно бачити і користуватися папками і файлами, фізично знаходяться на інших комп'ютерах, як якби вони знаходилися на тому комп'ютері, на якому зараз працюють. Однак у цьому випадку всі комп'ютери, до папок і дисків яких встановлено доступ, повинні бути включені. Рекомендується встановлювати автоматичне підключення тільки для постійно використовуваних ресурсів (папок і дисків), тому що включення комп'ютера в той момент, коли мережевий диск недоступний (комп'ютер, на якому він розташований, вимкнений), призведе до припинення запуску операційної системи та виведення на екран відповідного повідомлення .
• сталого електроживлення;
• резервного копіювання;
• антивірусного захисту;
• профілактики та діагностики з використанням спеціальних утиліт (допоміжних програм).
Перше завдання, найбільш просто вирішується, - це забезпечення надійного безперебійного електроживлення комп'ютерів. Для цього служать пристрої, які так і називаються - джерело безперебійного живлення (ДБЖ).
Друге завдання - забезпечення резервного копіювання документів організації, фірми, відділу, підрозділу і конкретного співробітника, - покликана забезпечити відновлення втрачених документів.
Під резервним копіюванням розуміється створення копій документів на змінному зовнішньому носії (дискеті, магнітній стрічці, магнитооптическом диску, CD-ROM і т.п.).
Наявність резервної (страховий) копії дозволяє відновити документи при випадковому їх видаленні або поломки комп'ютера.
Завдання організації резервного копіювання включає в себе:
• вибір оптимального устрою, на яке буде проводитися резервне копіювання;
• організацію процедури періодичного копіювання.
На комп'ютерах, не об'єднаних у локальну мережу, для зберігання невеликих обсягів документів можуть використовуватися стандартні дискети.
Якщо всі комп'ютери організації об'єднані в локальну мережу, то використовують один-два накопичувачі великої ємності, що здійснюють копіювання даних з усіх комп'ютерів мережі. У невеликих фірмах копіювання з окремо розташованих комп'ютерів може здійснюватися шляхом використання підключеного пристрою.
Не менш важлива організація процесу резервного копіювання.
Процедура резервного копіювання не займає багато часу. Але важливо забезпечити її правильну організацію і періодичність. Багато співробітників нехтують резервним копіюванням, поки не трапиться втрата важливих документів. Необхідно роз'яснювати працівникам, що тільки регулярне збереження всіх створених і змінених протягом дня документів на зовнішній носій гарантує від втрати виконаної ними роботи.
Періодичність копіювання встановлюється з урахуванням обсягу документів, що створюються в організації, їх важливості та наявності паперових копій. Особа, відповідальна за діловодство, зі встановленою періодичністю робить або повну копію папок, виділених для загальних документів, або копіює лише нові та змінені файли. Для організації копіювання важливо, щоб співробітники поміщали створювані ними документи у встановлені папки. Щоденне проведення архівації даних може займати всього 5-15 хв і повністю окупає себе, забезпечуючи збереження інформації.
Третій напрям забезпечення збереженості документів в електронній формі - використання спеціального програмного забезпечення, що гарантує захист даних від руйнування вірусами.
Антивірусні програми запобігають проникнення вірусів на комп'ютери організації, виявляють заражені файли та здійснюють «лікування» зараженого комп'ютера. Особливо небезпечні віруси в умовах локальної мережі, коли, проникнувши на один комп'ютер, вірус може уразити всі комп'ютери, об'єднані в мережу. Основні джерела вірусів:
• нелегальне програмне забезпечення (найчастіше гри);
• дискети, заражені вірусом, що знаходяться в завантажувальному секторі;
• документи MS Word і Excel, заражені макровирусами.
Кожен співробітник, що обмінюються інформацією на дискетах, повинен насамперед, отримавши дискету, запустити антивірусну програму і витратити хвилину на перевірку дискети на наявність вірусів. Ця процедура повинна бути обов'язковою для всіх співробітників організації, що працюють з дискетами, і записана як обов'язок в їх посадових інструкціях.
Найпростіший спосіб скоротити ймовірність зараження комп'ютера, підключеного до локальної мережі - відключити дисководи більшої частини співробітників. Паралельно такий захід забезпечує і запобігання несанкціонованого витоку інформації. У цьому випадку запис інформації на дискети і введення інформації, отриманої на дискетах, здійснюється уповноваженими співробітниками, обов'язково здійснюють попередню перевірку дискет на наявність вірусів. Ще один плюс від такого заходу - співробітники не будуть встановлювати на свої комп'ютери ігрові програми, які часто є носіями вірусів, а також призводять до втрат робочого часу.
Перевірку комп'ютера, виявлення вірусів та їх знищення здійснює ряд антивірусних програм. Найбільш відомі вітчизняні програми фірм «Діалог-Наука» (Aidstest, Doctor Web, ADinf) і «Камі» (AntiViral Toolkit Pro), із зарубіжних - Norton AntiVirus фірми Symantec.
Четверте завдання - здійснення діагностики стану комп'ютера з використанням програм, що запобігають «зависання» системи, що забезпечують збереження даних у випадку «краху системи» і т.п. Робота таких допоміжних програм спрямована на збереження даних навіть у разі збоїв в роботі програмного забезпечення.
Часто збої в роботі комп'ютера пов'язані з недоробками в програмному забезпеченні або з некоректним взаємодією встановлених на комп'ютері програм між собою. Існують тисячі програм, багато з яких надають ті чи інші додаткові можливості по роботі з текстами, графікою, з Internet, налаштування комп'ютера тощо Проте загальні принципи роботи програм у середовищі Windows - взаємодія програм між собою і використання загальних елементів (програмних модулів) - вимагають тривалої процедури налагодження програми і перевірки на сумісність з іншими. А так як загальна тенденція, пов'язана з конкуренцією у розвитку програмного забезпечення, - швидкий випуск нових програм і поява їх нових версій кожні два-три роки, то не можна бути впевненим, що нова програма завжди буде працювати із уже наявними на комп'ютері. Який же з цього висновок? Не встановлюйте на комп'ютер нових програм Учасників більше!
Чим менше програм встановлено на комп'ютері, тим менше вірогідність випадкових збоїв і відмов у роботі. Якщо ж все-таки необхідно встановити нову програму, рекомендується використовувати спеціальні програми для відстеження процесу встановлення нової програми та в разі необхідності - коректного її видалення.
У кінцевому рахунку для забезпечення нормальної роботи комп'ютера слід дотримуватися лише кілька правил, що віднімають мінімум часу:
• весь час повинна працювати у фоновому режимі антивірусна програма, щоб не допустити зараження комп'ютера вірусами;
• кожна дискета, що побувала в чужому комп'ютері, кожне повідомлення, яке надійшло по електронній пошті у вигляді приєднаного файлу, повинні бути одразу ж перевірені на наявність вірусу;
• результати роботи повинні регулярно зберігатися на змінному носії.
У цілому, зберігання документів в електронній формі дозволяє не тільки кардинально прискорити пошук необхідної інформації, але й у випадку великих обсягів документообігу значно скоротити вартість зберігання за рахунок скорочення займаних документами площ.
База даних про документи формується в процесі їх реєстрації.
Дані про документи за минулий рік зберігаються окремо і після того, як всі документи за минулий рік будуть виконані. База даних використовується тільки для довідкової роботи і може бути переписана на зовнішній носій інформації. Залежно від обсягу інформації це може бути дискета, магнітна стрічка, CD-ROM або інший архівний носій. У разі виникнення необхідності пошуку документів за попередні роки інформація прочитується з архівного носія. У зв'язку з цим якщо документи за минулі роки потрібні вкрай рідко, то для їх зберігання можна використовувати стример (запис на магнітну стрічку), що вимагає відновлення даних на жорсткому диску для їх використання. Якщо ж необхідність у наведенні довідок за документами за минулі роки виникає досить часто, то для зберігання баз даних (БД) і самих документів краще використовувати пристрої зі змінними дисками, ємність і тип яких визначаються потребами організації.
Особливо актуальним перенесення інформації на змінні носії стає в організаціях з великим обсягом документообігу. Документи постійного і довгострокового термінів зберігання зазвичай записуються на CD-ROM, а документи тимчасового терміну зберігання - на носії, що забезпечують їх стирання після закінчення терміну зберігання і перезапис (магнітооптика й т.п.).
В організаціях з високими вимогами до оперативного пошуку документів можуть використовуватися системи, що підтримують автоматичну міграцію (перенесення) невикористовуваних документів на зовнішні, повільніші носії інформації та відновлення інформації на жорсткому диску комп'ютера у випадку частого до неї звернення.
Терміни зберігання документів не залежать від форми їх існування - паперовій чи електронній - і визначаються, як уже сказано вище, спеціальними довідниками - переліками документів із зазначенням термінів зберігання (типовим і відомчими). Крім того, в кожній організації є номенклатура справ. Вона також вноситься в комп'ютер і є самостійною таблицею в базі даних про документи організації.
Терміни зберігання, закладені в номенклатурі справ, дозволяють при виборі в реєстраційній картці документа номера справи, в яку поміщається документ, автоматично визначати його термін зберігання та ініціювати переміщення або копіювання документа у відповідний розділ архіву.
В якості місця для зберігання документів архіву зазвичай використовується логічний диск або кілька папок комп'ютера, обладнаного пристроєм запису даних на зовнішній носій. При наявності програм типу «електронний архів» облік і копіювання документів виробляються автоматично. У невеликих організаціях це робиться вручну: документи поділяються за термінами зберігання, створюються папки, відповідні річним розділам описів. При невеликій кількості документів одного терміну зберігання вони розташовуються в одній папці. При значній кількості документів, особливо постійного зберігання, вони розташовуються усередині річного розділу в папках відповідних підрозділів.
Після накопичення на жорсткому диску документів за певний період проводиться їх копіювання на зовнішній носій. На один носій копіюються документи одного терміну зберігання. Для забезпечення збереження та економії місця на жорсткому диску на зовнішні носії можуть переноситися і невикористовувані документи тимчасового терміну зберігання. Це особливо актуально для бухгалтерських документів, які займають помітне місце в загальному обсязі документації установи. Мінімальний термін їх зберігання встановлено Федеральним законом «Про бухгалтерський облік» - п'ять років з правом знищення тільки після проведення ревізії. При цьому для документів постійного і довгострокового термінів зберігання особливу увагу необхідно приділяти збереження носія інформації. (Наприклад, якщо документи копіюються на дискети, магнітну стрічку, змінний жорсткий диск - ці носії слід захистити від можливого магнітного впливу - щільно упакувати, покласти в сейф і т.п.). Обов'язкова умова - перевірка якості запису після перенесення даних і періодична перевірка збереження даних протягом терміну зберігання носіїв інформації.
Якщо документи використовуються в оперативній роботі, вони можуть залишатися і на жорсткому диску або бути скопійовані на нього в разі потреби.
Оптимальним варіантом для документів постійного і довготривалого зберігання є сьогодні CD-R, який убезпечить від випадкового стирання інформації та дозволяє зчитувати файли практично на будь-якому комп'ютері, обладнаному CD-ROM.
Організації, повністю перейшли на безпаперовий документообіг, мають таким чином можливість заощадити значні площі, займані раніше під архівосховища. Документи в цьому випадку виводяться на паперовий носій лише на вимогу правоохоронних та контролюючих органів або ділових партнерів.
Однак документи постійного і довгострокового термінів зберігання (по особовому складу) в більшості організацій поки ще традиційно оформляються і зберігаються в паперовій формі. Автоматизовані технології і тут дозволяють істотно прискорити діловодні операції з підготовки справ до архівного зберігання - складання описів справ постійного і довготривалого зберігання, внутрішніх описів справ, актів на виділення справ до знищення. Для автоматизації цих операцій необхідно вказівка в реєстраційній картці виконаного документа номера справи, в яке поміщений паперовий документ (або копія - для вихідних документів, коли оригінал надсилається поштою).
Після закінчення діловодного року виробляється сортування у справах всієї бази даних про документи установи, що сформувалася протягом року в процесі реєстрації документів. Дані про документи організації за минулий рік використовуються для складання опису всіх документів, згрупованих у справах. Всередині справи документи розташовуються по порядку надходження (в основному в хронологічному порядку). Для справ постійного і довготривалого зберігання такий список документів справи роздруковується у вигляді внутрішнього опису і підшивається на початку справи.
Архівні правила передбачають складання описів справ постійного і довгострокового термінів зберігання. Наявність автоматизованої системи обліку дозволяє складати Підок-цементних опису, неможливі раніше при традиційної паперової технології зважаючи на їх трудомісткості. Такі опису значно полегшують і прискорюють пошук необхідних документів в архіві, забезпечують їх облік та збереження.
У разі передачі документів на державне зберігання на вимогу архівних органів на основі подокументно описів легко можуть бути сформовані узагальнені описи на справи постійного і довгострокового термінів зберігання.
Література:
1. Альбом уніфікованих форм первинної облікової документації. - М.: НИПИстатинформ Держкомстату Росії, 1998.
2. Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення. - М.: ВНИИДАД, 1991.
3. Основні правила роботи відомчих архівів. - М., 1988.
4. Перелік типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств із зазначенням термінів зберігання. - М., 1989.
5. Примірне положення про постійно діючу експертну комісію організації. Затверджено Наказом Росархіву від 19.01.1995 № 2.
6. Теорія і практика референтські діяльності: Учеб. посібник / О.Я. Гойхман, Т.В. Гордієнко, Т.М. Надєїна та ін; Під ред. О.Я. Гойхман. - М.: Инфра-М, 1999, 272 с.
7. Чуковенков А.Ю., Янкова В. Ф. Оформлення документів. Коментар до ГОСТ Р 6.30-97 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - М.: Справа, 1999, 232 с.
У більш великих фірмах для зберігання документів виділяється спеціальний комп'ютер (файл-сервер), на якому кожен користувач має власні розділи для зберігання особистих документів і спільно використовувані розділи типу: «договори», «листування з фірмою N», «типові угоди» та т . п. Такий сервер, що працює під Windows NT або Novel NetWare, може передбачати розмежування прав доступу співробітників до тих чи інших каталогах, а також зберігати і загальні бази даних, наприклад, відомості по організаціям-партнерам, дані про номенклатуру продукції на складі, отриманих замовленнях і т . п.
У невеликій фірмі для цих же цілей достатньо створити кілька каталогів на одному або декількох комп'ютерах і надати їх для спільного доступу з використанням засобів Windows 95 (якщо використовуються старі комп'ютери з невеликим об'ємом оперативної пам'яті - з допомогою Windows 3.11 для робочих груп). Якщо необхідно забезпечити розділення прав доступу співробітників до окремих каталогах або файлів, використовується Windows NT Workstation 4.0.
Зберігання файлів поточного діловодства здійснюється на жорсткому диску комп'ютера. При роботі в мережі користувачеві можуть бути доступні диски або директорії на інших комп'ютерах. У цьому випадку вони також будуть мати порядкові номери літерні і з ними можна працювати як з пристроями, розміщеними на власному комп'ютері. Для цього на комп'ютері, що містить необхідні ресурси (файли і папки, жорсткі диски і т.п.), встановлюється дозвіл на спільний доступ до того чи іншого ресурсу. Доступ може бути обмежений або використанням пароля для повного доступу та доступу тільки для читання, або обмеженням доступу тільки для певних користувачів або груп користувачів. Для обмеження доступу до папки можна ввести пароль - окремо для читання і окремо для надання прав повного доступу до папки. Якщо до даної папці можуть звертатися всі співробітники без обмежень, пароль не вводиться.
Для більш ефективного використання місця на жорсткому диску комп'ютера може бути створений логічний диск, що використовує стиснення файлів (наприклад, за допомогою програми DriveSpace, що входить в Windows 95). Організація спільного доступу до логічного диска проводиться аналогічно організації доступу до папок комп'ютера. Особливо ефективно стиснення графічних файлів типу bmp, pcx, tif. У цьому випадку економія місця (ступінь стиснення) може досягати 90% і більше.
Наступний етап - встановлення доступу до папок або дисків з іншого комп'ютера.
Підключення користувачів до папок і дисків на віддаленому комп'ютері може проводитися в міру необхідності або виконуватися одноразово при конфігуруванні системи. В останньому випадку користувачі можуть постійно бачити і користуватися папками і файлами, фізично знаходяться на інших комп'ютерах, як якби вони знаходилися на тому комп'ютері, на якому зараз працюють. Однак у цьому випадку всі комп'ютери, до папок і дисків яких встановлено доступ, повинні бути включені. Рекомендується встановлювати автоматичне підключення тільки для постійно використовуваних ресурсів (папок і дисків), тому що включення комп'ютера в той момент, коли мережевий диск недоступний (комп'ютер, на якому він розташований, вимкнений), призведе до припинення запуску операційної системи та виведення на екран відповідного повідомлення .
Саме тому в організаціях з великим обсягом спільно використовуваних документів застосовуються виділені високонадійні комп'ютери - файл-сервери - розраховані на безперервну роботу і забезпечують одночасний доступ до даних від одиниць до десятків, сотень і навіть тисяч користувачів. Однак і в невеликій фірмі при необхідності забезпечення доступу співробітників до спільної бази даних і спільного використання документів один з комп'ютерів фірми може бути виділений для використання як файл-сервера. Це не виключає можливості одночасного використання його і як робочого місця одного зі співробітників, тим більше що на сучасному жорсткому диску ємністю в кілька гігабайт (1 Гб ≈ 1 000 Мб ≈ 1000000 Кб) * може розміститися багато тисяч документів, що зазвичай мають розмір, обчислювальний у десятках кілобайт.
Документи в процесі створення і редагування, чернетки і варіанти повинні перебувати лише в особистій папці співробітника. Всі документи, що надійшли в діловодний оборот, повинні зберігатися у спільних папках, що створюються відповідно до номенклатури справ підрозділу (організації в цілому) на основі стандартних класифікаторів. Забезпечення збереження документів в електронній формі
Один з основних питань, що визначають успішне використання комп'ютерних технологій у будь-якому офісі - це надійність зберігання документів в електронній формі. Вирішення проблеми збереження електронних документів складається з:• сталого електроживлення;
• резервного копіювання;
• антивірусного захисту;
• профілактики та діагностики з використанням спеціальних утиліт (допоміжних програм).
Перше завдання, найбільш просто вирішується, - це забезпечення надійного безперебійного електроживлення комп'ютерів. Для цього служать пристрої, які так і називаються - джерело безперебійного живлення (ДБЖ).
Друге завдання - забезпечення резервного копіювання документів організації, фірми, відділу, підрозділу і конкретного співробітника, - покликана забезпечити відновлення втрачених документів.
Під резервним копіюванням розуміється створення копій документів на змінному зовнішньому носії (дискеті, магнітній стрічці, магнитооптическом диску, CD-ROM і т.п.).
Наявність резервної (страховий) копії дозволяє відновити документи при випадковому їх видаленні або поломки комп'ютера.
Завдання організації резервного копіювання включає в себе:
• вибір оптимального устрою, на яке буде проводитися резервне копіювання;
• організацію процедури періодичного копіювання.
На комп'ютерах, не об'єднаних у локальну мережу, для зберігання невеликих обсягів документів можуть використовуватися стандартні дискети.
Якщо всі комп'ютери організації об'єднані в локальну мережу, то використовують один-два накопичувачі великої ємності, що здійснюють копіювання даних з усіх комп'ютерів мережі. У невеликих фірмах копіювання з окремо розташованих комп'ютерів може здійснюватися шляхом використання підключеного пристрою.
Не менш важлива організація процесу резервного копіювання.
Процедура резервного копіювання не займає багато часу. Але важливо забезпечити її правильну організацію і періодичність. Багато співробітників нехтують резервним копіюванням, поки не трапиться втрата важливих документів. Необхідно роз'яснювати працівникам, що тільки регулярне збереження всіх створених і змінених протягом дня документів на зовнішній носій гарантує від втрати виконаної ними роботи.
Періодичність копіювання встановлюється з урахуванням обсягу документів, що створюються в організації, їх важливості та наявності паперових копій. Особа, відповідальна за діловодство, зі встановленою періодичністю робить або повну копію папок, виділених для загальних документів, або копіює лише нові та змінені файли. Для організації копіювання важливо, щоб співробітники поміщали створювані ними документи у встановлені папки. Щоденне проведення архівації даних може займати всього 5-15 хв і повністю окупає себе, забезпечуючи збереження інформації.
Третій напрям забезпечення збереженості документів в електронній формі - використання спеціального програмного забезпечення, що гарантує захист даних від руйнування вірусами.
Антивірусні програми запобігають проникнення вірусів на комп'ютери організації, виявляють заражені файли та здійснюють «лікування» зараженого комп'ютера. Особливо небезпечні віруси в умовах локальної мережі, коли, проникнувши на один комп'ютер, вірус може уразити всі комп'ютери, об'єднані в мережу. Основні джерела вірусів:
• нелегальне програмне забезпечення (найчастіше гри);
• дискети, заражені вірусом, що знаходяться в завантажувальному секторі;
• документи MS Word і Excel, заражені макровирусами.
Кожен співробітник, що обмінюються інформацією на дискетах, повинен насамперед, отримавши дискету, запустити антивірусну програму і витратити хвилину на перевірку дискети на наявність вірусів. Ця процедура повинна бути обов'язковою для всіх співробітників організації, що працюють з дискетами, і записана як обов'язок в їх посадових інструкціях.
Найпростіший спосіб скоротити ймовірність зараження комп'ютера, підключеного до локальної мережі - відключити дисководи більшої частини співробітників. Паралельно такий захід забезпечує і запобігання несанкціонованого витоку інформації. У цьому випадку запис інформації на дискети і введення інформації, отриманої на дискетах, здійснюється уповноваженими співробітниками, обов'язково здійснюють попередню перевірку дискет на наявність вірусів. Ще один плюс від такого заходу - співробітники не будуть встановлювати на свої комп'ютери ігрові програми, які часто є носіями вірусів, а також призводять до втрат робочого часу.
Перевірку комп'ютера, виявлення вірусів та їх знищення здійснює ряд антивірусних програм. Найбільш відомі вітчизняні програми фірм «Діалог-Наука» (Aidstest, Doctor Web, ADinf) і «Камі» (AntiViral Toolkit Pro), із зарубіжних - Norton AntiVirus фірми Symantec.
Четверте завдання - здійснення діагностики стану комп'ютера з використанням програм, що запобігають «зависання» системи, що забезпечують збереження даних у випадку «краху системи» і т.п. Робота таких допоміжних програм спрямована на збереження даних навіть у разі збоїв в роботі програмного забезпечення.
Часто збої в роботі комп'ютера пов'язані з недоробками в програмному забезпеченні або з некоректним взаємодією встановлених на комп'ютері програм між собою. Існують тисячі програм, багато з яких надають ті чи інші додаткові можливості по роботі з текстами, графікою, з Internet, налаштування комп'ютера тощо Проте загальні принципи роботи програм у середовищі Windows - взаємодія програм між собою і використання загальних елементів (програмних модулів) - вимагають тривалої процедури налагодження програми і перевірки на сумісність з іншими. А так як загальна тенденція, пов'язана з конкуренцією у розвитку програмного забезпечення, - швидкий випуск нових програм і поява їх нових версій кожні два-три роки, то не можна бути впевненим, що нова програма завжди буде працювати із уже наявними на комп'ютері. Який же з цього висновок? Не встановлюйте на комп'ютер нових програм Учасників більше!
Чим менше програм встановлено на комп'ютері, тим менше вірогідність випадкових збоїв і відмов у роботі. Якщо ж все-таки необхідно встановити нову програму, рекомендується використовувати спеціальні програми для відстеження процесу встановлення нової програми та в разі необхідності - коректного її видалення.
У кінцевому рахунку для забезпечення нормальної роботи комп'ютера слід дотримуватися лише кілька правил, що віднімають мінімум часу:
• весь час повинна працювати у фоновому режимі антивірусна програма, щоб не допустити зараження комп'ютера вірусами;
• кожна дискета, що побувала в чужому комп'ютері, кожне повідомлення, яке надійшло по електронній пошті у вигляді приєднаного файлу, повинні бути одразу ж перевірені на наявність вірусу;
• результати роботи повинні регулярно зберігатися на змінному носії.
У цілому, зберігання документів в електронній формі дозволяє не тільки кардинально прискорити пошук необхідної інформації, але й у випадку великих обсягів документообігу значно скоротити вартість зберігання за рахунок скорочення займаних документами площ.
Архівне зберігання
Особливість електронного зберігання полягає у спрямуванні документів в електронний архів відразу по завершенню роботи з ними в діловодстві. Це дозволяє забезпечити збереження документів, їх централізоване зберігання, швидкий пошук і розподілений доступ до документів як за допомогою локальної мережі, так і (за необхідності) з використанням віддаленого доступу (по телефону і через Internet).База даних про документи формується в процесі їх реєстрації.
Дані про документи за минулий рік зберігаються окремо і після того, як всі документи за минулий рік будуть виконані. База даних використовується тільки для довідкової роботи і може бути переписана на зовнішній носій інформації. Залежно від обсягу інформації це може бути дискета, магнітна стрічка, CD-ROM або інший архівний носій. У разі виникнення необхідності пошуку документів за попередні роки інформація прочитується з архівного носія. У зв'язку з цим якщо документи за минулі роки потрібні вкрай рідко, то для їх зберігання можна використовувати стример (запис на магнітну стрічку), що вимагає відновлення даних на жорсткому диску для їх використання. Якщо ж необхідність у наведенні довідок за документами за минулі роки виникає досить часто, то для зберігання баз даних (БД) і самих документів краще використовувати пристрої зі змінними дисками, ємність і тип яких визначаються потребами організації.
Особливо актуальним перенесення інформації на змінні носії стає в організаціях з великим обсягом документообігу. Документи постійного і довгострокового термінів зберігання зазвичай записуються на CD-ROM, а документи тимчасового терміну зберігання - на носії, що забезпечують їх стирання після закінчення терміну зберігання і перезапис (магнітооптика й т.п.).
В організаціях з високими вимогами до оперативного пошуку документів можуть використовуватися системи, що підтримують автоматичну міграцію (перенесення) невикористовуваних документів на зовнішні, повільніші носії інформації та відновлення інформації на жорсткому диску комп'ютера у випадку частого до неї звернення.
Терміни зберігання документів не залежать від форми їх існування - паперовій чи електронній - і визначаються, як уже сказано вище, спеціальними довідниками - переліками документів із зазначенням термінів зберігання (типовим і відомчими). Крім того, в кожній організації є номенклатура справ. Вона також вноситься в комп'ютер і є самостійною таблицею в базі даних про документи організації.
Терміни зберігання, закладені в номенклатурі справ, дозволяють при виборі в реєстраційній картці документа номера справи, в яку поміщається документ, автоматично визначати його термін зберігання та ініціювати переміщення або копіювання документа у відповідний розділ архіву.
В якості місця для зберігання документів архіву зазвичай використовується логічний диск або кілька папок комп'ютера, обладнаного пристроєм запису даних на зовнішній носій. При наявності програм типу «електронний архів» облік і копіювання документів виробляються автоматично. У невеликих організаціях це робиться вручну: документи поділяються за термінами зберігання, створюються папки, відповідні річним розділам описів. При невеликій кількості документів одного терміну зберігання вони розташовуються в одній папці. При значній кількості документів, особливо постійного зберігання, вони розташовуються усередині річного розділу в папках відповідних підрозділів.
Після накопичення на жорсткому диску документів за певний період проводиться їх копіювання на зовнішній носій. На один носій копіюються документи одного терміну зберігання. Для забезпечення збереження та економії місця на жорсткому диску на зовнішні носії можуть переноситися і невикористовувані документи тимчасового терміну зберігання. Це особливо актуально для бухгалтерських документів, які займають помітне місце в загальному обсязі документації установи. Мінімальний термін їх зберігання встановлено Федеральним законом «Про бухгалтерський облік» - п'ять років з правом знищення тільки після проведення ревізії. При цьому для документів постійного і довгострокового термінів зберігання особливу увагу необхідно приділяти збереження носія інформації. (Наприклад, якщо документи копіюються на дискети, магнітну стрічку, змінний жорсткий диск - ці носії слід захистити від можливого магнітного впливу - щільно упакувати, покласти в сейф і т.п.). Обов'язкова умова - перевірка якості запису після перенесення даних і періодична перевірка збереження даних протягом терміну зберігання носіїв інформації.
Якщо документи використовуються в оперативній роботі, вони можуть залишатися і на жорсткому диску або бути скопійовані на нього в разі потреби.
Оптимальним варіантом для документів постійного і довготривалого зберігання є сьогодні CD-R, який убезпечить від випадкового стирання інформації та дозволяє зчитувати файли практично на будь-якому комп'ютері, обладнаному CD-ROM.
Організації, повністю перейшли на безпаперовий документообіг, мають таким чином можливість заощадити значні площі, займані раніше під архівосховища. Документи в цьому випадку виводяться на паперовий носій лише на вимогу правоохоронних та контролюючих органів або ділових партнерів.
Однак документи постійного і довгострокового термінів зберігання (по особовому складу) в більшості організацій поки ще традиційно оформляються і зберігаються в паперовій формі. Автоматизовані технології і тут дозволяють істотно прискорити діловодні операції з підготовки справ до архівного зберігання - складання описів справ постійного і довготривалого зберігання, внутрішніх описів справ, актів на виділення справ до знищення. Для автоматизації цих операцій необхідно вказівка в реєстраційній картці виконаного документа номера справи, в яке поміщений паперовий документ (або копія - для вихідних документів, коли оригінал надсилається поштою).
Після закінчення діловодного року виробляється сортування у справах всієї бази даних про документи установи, що сформувалася протягом року в процесі реєстрації документів. Дані про документи організації за минулий рік використовуються для складання опису всіх документів, згрупованих у справах. Всередині справи документи розташовуються по порядку надходження (в основному в хронологічному порядку). Для справ постійного і довготривалого зберігання такий список документів справи роздруковується у вигляді внутрішнього опису і підшивається на початку справи.
Архівні правила передбачають складання описів справ постійного і довгострокового термінів зберігання. Наявність автоматизованої системи обліку дозволяє складати Підок-цементних опису, неможливі раніше при традиційної паперової технології зважаючи на їх трудомісткості. Такі опису значно полегшують і прискорюють пошук необхідних документів в архіві, забезпечують їх облік та збереження.
У разі передачі документів на державне зберігання на вимогу архівних органів на основі подокументно описів легко можуть бути сформовані узагальнені описи на справи постійного і довгострокового термінів зберігання.
Література:
1. Альбом уніфікованих форм первинної облікової документації. - М.: НИПИстатинформ Держкомстату Росії, 1998.
2. Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення. - М.: ВНИИДАД, 1991.
3. Основні правила роботи відомчих архівів. - М., 1988.
4. Перелік типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств із зазначенням термінів зберігання. - М., 1989.
5. Примірне положення про постійно діючу експертну комісію організації. Затверджено Наказом Росархіву від 19.01.1995 № 2.
6. Теорія і практика референтські діяльності: Учеб. посібник / О.Я. Гойхман, Т.В. Гордієнко, Т.М. Надєїна та ін; Під ред. О.Я. Гойхман. - М.: Инфра-М, 1999, 272 с.
7. Чуковенков А.Ю., Янкова В. Ф. Оформлення документів. Коментар до ГОСТ Р 6.30-97 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - М.: Справа, 1999, 232 с.