Практично на всіх підприємствах, особливо на підприємствах державного підпорядкування, існують загальні відділи. Їхня назва варіюється - це може бути відділ загального діловодства, загальний відділ, управління справами і т.д., але найголовніше - суть даного підрозділу залишається однаковою на всіх підприємствах незалежно від назви і полягає вона в організації потоків документів на даному підприємстві (наказів, розпоряджень, доручень, листів і т.д.). Розглянемо основні види документів, атрибутику документів, потоки документів і роботи, що використовуються в роботі цих підрозділів. Крім центрального документообігу великого підприємства, існують спеціалізовані документообіг (в підрозділах підприємства, у відділах спеціалізованого діловодства і т.д.).
Основні принципи організації канцелярської роботи
У даному розділі перераховані основні принципи організації сталого та керованого документообігу для організації. Всі вони викладені в літературі і відомі практично будь-якому керівному працівникові, але як показує практика вони досить часто порушуються.
Основним принципом документообігу є те, що ні в кого немає локальних архівів документів. Будь-який вхідний документ, що не потрапив у загальний архів документів, є потенційним клієнтом на невиконання. В організації є відповідна служба, а саме канцелярія, яка відповідає за проходження документів. Документи не враховані в канцелярії губляться найчастіше за все.
В організації повинен існувати тільки один канал надходження вхідних документів. Навіть якщо прийом документів побудований за розподіленої схемою (див. "Методи зв'язків із зовнішнім світом"), то це зроблено тільки для підвищення швидкості обробки документів. Всі такі підрозділи миттєво надають інформацію до канцелярії (бажано в режимі on-line зв'язку з канцелярією). Можна розглядати, що такі віддалені пункти реєстрації документів є підрозділами канцелярії.
Для повноти картини документообігу на підприємстві система документообіг не повинна закінчуватися на відповідальних виконавців, тобто система автоматизації документообігу організації не повинна замикатися лише на канцелярії, а повинна мати продовження в системах управління документообігом підрозділів організації.
Типи документів, класифікація та їх взаємозв'язку
Розглянемо основні типи документів, що використовуються в роботі підприємства з їх характеристиками. Типів документів, використовуваних у роботі підприємства, досить багато (на окремих підприємствах їх число доходить до 500-600). У той же час, з точки зору канцелярії основних видів документів буває дуже невелика кількість, а саме всього на всього 3 види:
• Вхідні. Це документи, які надійшли на підприємство від зовнішніх партнерів. Більшість вхідних документів повинні породжувати відповідні вихідні, причому в заздалегідь встановлені терміни. Терміни встановлюються або нормативними актами, розпорядчими той чи інший час відповіді на відповідний вхідний документ, або на строк виконання, зазначеним безпосередньо у вхідному документі.
• Вихідні. Більшість вихідних документів є відповіддю організації на відповідні вхідні документи. Деяка частина вихідних документів готуватися на основі внутрішніх документів підприємства. Невелика кількість вихідних документів може вимагати надходження вхідних документів (наприклад запити в сторонні організації типу: "Прошу дати довідку з питання ... в строк до ...").
• Внутрішні. Дані документи використовуються для організації роботи підприємства. Через канцелярію проходять не всі внутрішні документи, а тільки листування найбільш великих структурних підрозділів підприємства (особливо якщо вони територіально рознесені) і накази керівництва підприємства. Так само через канцелярію проходять внутрішні документи, які породжують вихідні. Зокрема, за загальними правилами діловодства єдиний спосіб відправити запит, лист або матеріали в зовнішню організацію це направити внутрішній документ у канцелярію, де його перетворять у вихідний і відправлять в сторонню організацію.
Документи кожного з цих видів можуть бути достатні різноманітні. Це можуть бути листи, розпорядження, циркулярні вказівки і т.д. Зазвичай під типом документа на підприємстві розуміється саме ці розподілу, причому ще більш деталізовані (припустимо, якщо листи, то чому присвячені - скарги, пропозиції, побажання і т.д.). З точки зору канцелярії даний розподіл досить нецікаво, хоча у внутрішній повній системі діловодство воно безумовно необхідно. Далі тут буде розглядатися тільки канцелярські види документів - вхідні, внутрішні та вихідні.
Перш за все всі документи, що проходять через загальний відділ володіють унікальним реєстраційним номером (можливо свої алгоритми побудови номерів для кожного з типів документів). Мало того, будь-який папір не має реєстраційного номера - це просто папір, а не документ. Документом її робить саме наявність на ній реєстраційного номера.
Атрибути документів
Атрибути документів у кожного партнера вельми різноманітні. У той же час можна виділити загальну частину атрибутів, які зустрічаються практично у всіх організаціях. Причому ці загальні атрибуту трохи різні у всіх типів канцелярських документів.
Загальні атрибути документів
Основним атрибутами канцелярського документа є:
1.Регістраціонний номер документа. Даний номер однозначно дозволяє послатися на документ, що пройшов через канцелярію. Структура реєстраційного номера може бути різна для вихідних, вхідних і внутрішніх документів. Структура реєстраційного номера визначається в кожній організації самостійно.
2.Источники документа (контрагент). Вказує звідки одержано документ. Для вхідних документів це стороння організація, для внутрішніх та вихідних документів це чи підрозділ або конкретна особа з керівництва підприємства.
3.Ответственний виконавець документа. Вказує співробітника підприємства, якому доручено виконання даного документа або який розробив цей документ (для вихідних і внутрішніх). Виконавець документа завжди один і тільки один. Іноді зустрічаються два виконавця документа (для документів тривалого виконання при змінений кадрового складу підприємства).
4.Код документа за номенклатурою справ підприємства. Даний атрибут відносить документ до того чи іншому колі типових питань, що вирішуються підприємством у своїй виробничій діяльності. Номенклатура справ - це формальний список справ підприємства, який затверджується заздалегідь на певний період часу (зазвичай на рік). Раніше ця номенклатура була досить статичної, в сучасних умовах номенклатура справ є високо динамічним документом, який може оновлюватися 1-4 рази на рік.
Атрибути, що залежать від типів документа
Далі в документах можуть бути атрибути, специфічні для даного типу документа.
• Вхідні документи мають крім базових атрибутів ще:
• Контрольний термін виконання. Даний атрибут береться або безпосередньо з вхідного документа (де він може бути вказана) або з типу вхідного документа, що визначає терміни відповіді на ті чи інші вхідні документи (наприклад, заява громадян про надання громадянства СРСР повинні бути розглянуті протягом 6 місяців з дня подачі заяви в консульський відділ).
• Контролююче обличчя. Зазвичай це одна з перших осіб підприємства, яке призначає конкретного виконавця документа і ставити резолюцію "Про виконання доповісти" Даний атрибут проставляється не на всіх вхідних документах, а тільки на найбільш важливих, відповідальних. Не порожній аргумент викликає необхідність у разі завершення обробки документа посилати повідомлення про проходження документа відповідному суб'єкту.
• Внутрішні документи крім стандартних атрибутів можуть мати ще наступними:
• Список підрозділів підприємства для ознайомлення.
• Контрольний термін ознайомлення або виконання.
• Список виконавців документа.
• Вихідні документи мають такі додаткові атрибути:
• Документ-підстава. Цей атрибут є завжди, тому що вихідний документ завжди породжується на основі або вхідного або внутрішнього.
• Список розсилки.
• Контрольний термін відповіді. Даний атрибут зустрічається рідко і не у всіх організаціях.
У конкретних організаціях дані атрибути можуть носити різні найменування або додаватися додатковими атрибутами, часто великою кількістю. Але перераховані вище атрибути присутні у всіх канцеляріях підприємств.
Взаємозв'язку документів
Всі документи, що проходять через канцелярію є пов'язаними документами, в тому сенсі, що більшість з них посилається на інші документи. Найбільш типовим випадком є вхідний документ, який практично завжди породжує відповідний йому вихідний.
Без зв'язків як таких можуть з'являтися тільки внутрішні і вхідні документи. Причому вхідні документи можуть мати зв'язки як на вихідні, які викликають їх появу, так і на інші вхідні (див. "Процес узгодження або уточнення відповіді" на рис. 1). Всі документи пов'язані як в системі управління документами, так і в системі контролю виконання (як належать одній роботі). У цьому сенсі тут спостерігається деяке дублювання зв'язків.
Зв'язки в більшості випадків спрямовані за принципом: "головний-підлеглий". Іноді зустрічаються ненаправлення зв'язку, які об'єднують родинні документи (документи, присвячені одному питанню).
Рис. 1. Взаємозв'язку документів в канцелярії
Типові процеси канцелярії
У даному розділі переходимо від великої статики до динаміки документів, тобто разом з розглядом самих документів приступаємо до розгляду процесів обробки документів. Основним процесом канцелярії є проходження по підприємству вхідних документів. Канцелярія відповідає за терміни виконання вхідних документів, точніше виконує фіскальні функції: хто і коли затримав виконання документа. При цьому існує два основних маршруту проходження документа:
1.Непосредственно виконавцю.
2.На прийняття рішення в центральний апарат.
Причому другий маршрут означає те, що майже напевно цей документ буде поставлено на контроль. У той же час не слід плутати з другим маршрутом документи, які надходять на виконання до центрального апарату підприємства (наприклад, якщо на циркулярному листі стоїть "Директорам підприємств ..."). Такі документи (надходять на виконання до центрального апарату) характеризуються тим, що відповідальним виконавцем для них є один з директорів підприємства (або їх заступників). Для документів, що проходять по другому маршруту, відповідальним виконавцем є хтось з керівників середньої ланки, а директорат здійснює контроль за результатами роботи (а то і цього не робить).
По існуючій практиці роботи канцелярій великих організацій на контроль ставляться тільки справи проходять за другою схемою. Причому, як відомо з скарг працівників канцелярій, справи проходять по першій схемі часто "провисають", тобто губляться в ході обробки. Якщо надалі комусь з директорів прийде в голову отримати інформацію про таку справу, то в канцелярії виникають чималі проблеми.
Рис. 2. Процес прямої обробки вхідного документа
Значна частина проблем канцелярії виникає через те, що вона зобов'язана контролювати тільки відповідальних виконавців, а не повний ланцюжок обробки документа. Повна ланцюжок обробки документа контролюється на рівні систем організації документообігу відділу або на рівні спеціального діловодства (див. Взаємозв'язки системи автоматизації документообігу канцелярії).
Рис. 3. Схема обробки документа з контролем директора
Методи зв'язків із зовнішнім світом
Вище була описана робота централізованої канцелярії організації. У принципі у великій організації з великим документопотоком робота канцелярії може бути побудована за децентралізованим принципом. При цьому кожен підрозділ підприємства отримує свою частку кореспонденції, що відноситься до неї. При цьому облік вхідної кореспонденції здійснюється децентралізовано. Номери вхідної кореспонденції створюються або в єдиному нумератори (хто перший отримав номер, той і хороший) або в номер вхідного документа включається номер підрозділу, отримав документ, а нумератори в кожному підрозділі ведуться незалежно. Вихідна кореспонденція зазвичай завжди проходить через одне місце (принаймні поки не відомі підприємства з іншою схемою обробки вихідної кореспонденції).
Організація децентралізованого прийому вхідних документів достатньо поширена і у всьому світі. Досить навести приклад газети Times. При реорганізації відділу обробки листів громадян у кінці 80-их років (теж канцелярія, але спеціалізована) значна частина роботи із сортування кореспонденції була передана Британському поштовому відомству. Для цього газета стала приймати кореспонденцію в кілька абонентських поштових скриньок (до цього вона мала одну адресу для всієї кореспонденції). Після двох років експлуатації з'ясувалося, що кількість помилок в адресах (відправлено не в той абонентський ящик) становить менше 2%. Ця реорганізація дозволила скоротити кількість співробітників відділу обробки вхідної кореспонденції в 2 рази (або в 6 в порівнянні з конкуруючим варіантом). До речі, це яскравий приклад, що процес аналізу документопотоків може принести значний результат не тільки якщо він закінчується повною автоматизацією підприємства.
У роботі канцелярії поки що темним місцем залишається робота з листами громадян. У більшості випадків це ставитися до загального діловодства. Виняток становлять організації для яких робота з листами становить основну виробничу діяльність (Телерадіокомпанії, газети, журнали, інформаційні агентства та інші засоби масової інформації). При обробці листів громадян застосовуються дещо інші класифікатори. Важлива розгорнута статистика по атрибутах листів. Це грунтується на досвіді розробки Автоматизованої Системи Обробки Кореспонденції (АСОК) Держтелерадіо Росії (тога ще СРСР). До речі ця система до цих пір знаходиться в експлуатації, хоча й виконує дещо інші завдання, ніж раніше. У великих державних організаціях теж існує спеціальний облік листів громадян і строгий контроль за їх виконанням (приклади - Державна дума Росії, Національний банк України). Таким чином блок обробки листів громадян ще потребує дослідження і описі.
Оцінки обсягів документообігу
Даний пункт є досить коротким. Наведено деякі оцінки обсягів кореспонденції для різних організацій. Так наприклад через канцелярію центрального офісу Національного банку України за рік проходить: 16 тис. одиниць вхідних документів (крім цього ще близько 8 тис. документів надходять децентралізовано безпосередньо до підрозділів банку), 25 тис. листів громадян, 24 тис. одиниць вихідних документів. При цьому список даних документів безпосередньо в канцелярії зберігатися протягом 3 років для 90% документів, а що залишилися 10% протягом 5 років. Тексти документів зберігаються в канцелярії (у архівному відділі канцелярії) до кінця поточного року, далі вони передаються до архіву на довгострокове зберігання. Передача документів на архівне зберігання може здійснюватися і більш дрібними порціями, кілька разів на рік.
Документообіг Державної думи має трохи більший об'єм - 90-120 тис. документів на рік. Документообіг Будинку уряду Російської федерації становить 90-110 тис. документів на рік (ці цифри наведені без урахування листів громадян). Характерні терміни зберігання переліку документів для цих організацій - 5 років для думи та 1 рік для апарату уряду. Далі всі документи передаються в архів. На жаль підрозділ за типами документів у цих організаціях не відомо. Можна вважати те, що вхідні та вихідні представлені приблизно в рівних пропорціях.
Розрахуємо необхідні обсяги бази даних для зберігання таких обсягів документів.
Картка документа займає приблизно 2 Кб на диску (цифра характерна для складної картки документа в DOCS Open). Ще 1Кб на картку займає її індекс. Таким чином під один документ на диску потрібно 3 Кб дискового простору для даних. Враховуючи те, що велика організація має потік порядку 50-100 тис. документів на рік і картка документа зберігатися протягом 3 років, то для зберігання 150-300 тис. документів потрібно приблизно від 0.5 до 1 Мб на диску.
Звітність канцелярії про виконану роботу
Основним результатом роботи канцелярії є звіти, які вона надає керівництву підприємства про потік документів на підприємстві. Звіти умовно можна розділити на дві великі групи:
• Оперативні. Вони виводяться або щодня або щотижня. Основне їх призначення - отримати об'єктивну картину інформації для оперативного управління.
• Аналітичні. Вони служать для аналізу загальної картини документообігу на підприємстві. Типові періоди виведення звітів даної групи - місяць, квартал, півріччя, рік.
Розглянемо основні звіти, тобто такі звіти, які присутні практично в кожній канцелярії.
Оперативні звіти
Призначення даного виду звітів - отримання інформації для оперативного управління підприємством. Вони готуються на різну глибину - від одного дня і до тижня. Основна їх зміст - список робіт, які повинні бути завершені найближчим часом. Одержувачі звітів - відповідальні виконавці і керівництво підприємства. Звіти бувають зведеними та індивідуальними. Індивідуальні звіти представляють собою зведення робіт, що знаходяться в компетенції тієї чи іншої посадової особи. Зведений звіт - це список робіт, що знаходяться в стадії завершення на заданий період часу (можливо розділений на окремі підрозділи за різними ознаками). Зведені звіти надходять до керівництва підприємства або до керівництва канцелярії для спільного контролю за процесом діловодства. Індивідуальні звіти надходять безпосередньо до виконавців чи контролюючим особам.
При розгляді звітів не проводиться їх угруповання (тобто насправді звітів може бути і менше, якщо використовувати спеціалізовані фільтри). У кожного оперативного звіту повинен бути фільтр, що задає інтервал часу в який відбувається закінчення робіт. Дані цього фільтра поміщаються в заголовок звіту. Типовими прикладами таких звітів можуть бути:
• завершуються роботи по виконавцях
• Зведений звіт по підрозділах організації
• Зведений звіт по контрагентах
• і т.д.
Аналітичні звіти
Аналітичні звіти видають інформацію про виконану роботу. Хоча існують досить стандартні форми звітів кожна організація може захотіти мати власні форми звітів (у тому числі і матричні). Дані звіти використовуються для планування роботи організації у подальшому, для аналізу номенклатури підприємства списку контрагентів і т.д. аналітичні звіти можуть бути видані за окремим структурним підрозділам організації. Звіти повинні давати картину роботи підприємства за певний період часу. Отже у фільтр звіту потрібно ввести параметр - час аналізу. У ньому можна задавати або довільний інтервал часу або фіксований і зрозумілий інтервал часу:
• За місяць (вказується місяць і рік, за замовчуванням поточний).
• За квартал (за замовчуванням поточний квартал).
• За рік (за замовчуванням поточний рік).
Аналітичні звіти видаються порівняно рідко. Часто їх оформляють у вигляді окремого видання і поширюють по всій організації. У зв'язку з цим до них пред'являється досить високі вимоги щодо якості оформлення. У загальному випадку вони повинні включати логотипи підприємства, герби та іншу графічну символіку. Приклади таких звітів:
• Виконані документи по виконавцях
• Виконані документи по контрагентах
• Виконані документи за номенклатурою
Взаємозв'язку системи автоматизації документообігу канцелярії
Канцелярія великого підприємства є центром документообігу, але на ній документообіг не закінчується. Вона тісно пов'язана з документообігом підрозділів підприємства, з системами підтримки прийняття рішень та з архівом підприємства. У загальному випадку можна розглядати систему автоматизації документообігу організації, як центральну систему, що здійснює координацію інших підсистем документообігу, своєрідного ядра системи автоматизації виробничої діяльності підприємства.
На одному рівні з канцелярією варто архів підприємства, який служить для накопичення документів довгострокового зберігання та їх пошуку.
Рис. 4. Взаємозв'язки канцелярії і інших підрозділів організації
Канцелярія і архів підприємства
Всі документи, що проходять через канцелярію потрапляють до архіву підприємства. Розглянемо організацію документів в архіві підприємства.
Всі документи поділяються на справи. Одна справа об'єднує всі документи за один рік роботи підприємства з того чи іншого пункту номенклатури справ організації. Обсяг одиниці зберігання в архіві не може перевершувати 200 сторінок. У зв'язку з цим для великих справ вводяться кілька томів. Таким чином підрозділ документів в архіві відбувається у справах, а потім по томах. Пошук інформації здійснюється як за атрибутами справ і томів, так і по атрибутах документів.
Справи до архіву передаються в архів з канцелярії або окремо (за томам) або повністю по закінченню року. У будь-якому випадку справа закривається в кінці року. При цьому перевіряється повний перелік документів у справі, їх розбивку за томах. Після цього готуватися опис справ, в якій вказується список справ (за їх найменуванням), кількість томів у справі, кількість сторінок у кожному томі. Після складання опису справ за конкретний рік вони надходять на зберігання.
Терміни зберігання для різних позицій номенклатури різні. Типові терміни зберігання документів у великій організації: 1, 3 роки і 5, 10, 30, 50 років. Після закінчення терміну зберігання справи справу з архіву підприємства передається на зберігання в державний архів (для державних організацій). Для приватних компаній після закінчення терміну зберігання справи знищуються. І той і інший процес оформляється відповідними актами. Справи до архіву або на знищення надходять як єдине ціле, тобто на відміну від процесу формування архівних справ, запускається відповідна операція для всіх томів справи.
Канцелярія та документообіг рівня відділу
Документообіг на підприємстві не закінчується тільки канцелярією. Мало того він тільки починається в канцелярії, а основна частина документообігу проходить через підрозділи організації. У принципі канцелярію за рідкісним винятком не хвилює документообіг у відділах. Тільки в деяких випадках, коли на канцелярію пробують "вішати собак" за вчасно невиконані документи її серйозно хвилює стан справ у підрозділах.
На рівні підрозділів документообіг повинен дозволяти вести внутрішній документообіг і передавати справи до канцелярії і, можливо, в інші підрозділи підприємства. Документообіг рівня відділу відрізняється від документообігу рівня підрозділи тим, що справи вільно ходять в рамках підрозділу. Переходи справ між відділами всередині одного підрозділу не реєструються, але вихід справи за рамки відділу повинен відслідковуватися та реєструватися.
Канцелярія і спеціалізоване діловодство
Спеціалізованим діловодством можна вважати будь-яку спеціалізовану систему, що працює з структурованими даними, таку як бухгалтерію, торгову систему і т.д. Іноді підприємству зручно вважати частину неструктурованого документообігу, як спеціалізовану систему діловодства. Деякі спеціалізовані системи діловодства можуть працювати з власними архівними системами (наприклад - бухгалтерія, торговельні або банківські системи тощо), в яких документи зберігаються в структурованому сложноорганізованной вигляді. Найчастіше такі системи характеризуються такими параметрами:
• Вони пов'язані з основною виробничою діяльністю організації.
• На них існують жорсткі маршрути проходження документів (можна і потрібно застосовувати системи жорсткої маршрутизації).
• Вони працюю з структурованими документами.
• Документи піддаються складною та специфічною обробці або мають розвинену семантику, яку потрібно програмно перевіряти і підтримувати (контракт-рахунок-накладна).
З маршрутів обробки документів можливий вихід у загальну систему діловодства, наприклад, для обговорення проекту документа або для отримання довідок з інших відділів чи підрозділів підприємства. Загалом діловодстві основна схема роботи із завданнями та документами - це вільна маршрутизація. Воно відповідає за збір і розподіл інформації, за зв'язки із зовнішніми організаціями (поза основного виробничого процесу). У всі спеціалізовані системи діловодства від неї є відростки для обміну інформацією.
Методи і засоби автоматизації засновницької діяльності
Довгий час автоматизація установ у Росії здійснювалася у вигляді різного роду підсистем АСУ, заснованих на базах даних (кадри, канцелярія, бухгалтерія, зарплата, контроль виконання і ін) Не благаючи значимості цих підсистем, зауважимо, що вони охоплювали лише до 15-20% загального обсягу інформації, що циркулює в установі.
Потреби по електронній обробці документів задовольнялися застосуванням функціональних пакетів (редакторів тексту та електронних таблиць) та інтегрованих пакетів програм Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suite. Ці кошти виявилися недостатніми для управління величезними потоками паперових і електронних документів, що циркулюють як всередині одного підприємства, так і між ними. У цілому такий підхід грішив відсутністю комплексності в автоматизації діловодства та управління документообігом.
В даний час розвиток інформаційних технологій привів до появи методів і засобів, що забезпечують інтегровані рішення з автоматизації офісу, що дозволяють автоматизувати ручні операції і пошук документів, автоматично передавати і відслідковувати переміщення документів і контролювати виконання доручень, пов'язаних з документами.
Методи автоматизації установ
Розглянемо основні методи автоматизації засновницької діяльності. Сучасні організації являють собою сукупність підрозділів, філій, відділів і офісів, які обмінюються між собою інформацією та виконують окремі частини загальної роботи. Основними фазами життя неструктурованої інформації в офісі є:
• введення інформації в систему,
• зберігання, навігація, пошук та фільтрація документів,
• колективного робота з документами,
• висновок інформації з системи.
Існують різні способи введення інформації в систему. Це перш за все сканування документів та збереження їх у вигляді графічних образів. У системах першого покоління графічні образи введених документів ідентифікуються за допомогою ключових слів для подальшого пошуку необхідної інформації (наприклад: система SoftSolutions). Пізніше стала застосовуватися технологія оптичного розпізнавання символів OCR (Optical Character Recognition). Після сканування та введення документа в систему його графічний образ "перекладається" в текст, потім слідує виправлення помилок розпізнавання.
При масовому ручному введенні однотипних документів використовуються електронні форми, які забезпечують структуризацію документа шляхом виділення частин тексту і додавання полів (атрибутів), що дозволяє спростити заповнення документів і виконати необхідні обчислення. Інформація в офіс може надходити і шляхом імпорту файлів з магнітних носіїв або з телекомунікацій (факси, повідомлення електронної пошти тощо).
Введення інформації супроводжується класифікацією документів шляхом завдання атрибутів і ключових слів, анотування їх змісту. Для прискорення подальшого контекстного пошуку проводиться повнотекстове індексування документів.
Важливе значення для організації ефективного управління неструктурованими документами мають методи зберігання інформації, навігації, пошуку і фільтрації документів.
Документи можуть зберігатися просто у файловій системі, і при цьому система каталогів служить засобом групування і навігації в сховище документів. У сучасних ОС типу Windows 95 є можливість завдання довгих імен каталогів і файлів в якості назв папок і документів, а також є відповідні засоби пошуку файлів за їх параметрами.
Ряд систем, заснованих на електронній пошті, зберігають документи в поштових скриньках у вигляді листів з приєднаними файлами. Навігація в сховище спрощується за допомогою вкладених папок особистого та колективного користування. Однак у таких системах пошук і фільтрація обмежені лише відбором та сортуванням документів за атрибутами і тексту поштового повідомлення.
Специфічний метод зберігання реалізований в пакеті Lotus Notes у вигляді так званої бази документів. База документів може зберігати як однотипну так і різнотипні інформацію у вигляді одного файлу. Документи допускають внутрішню структуризацію на основі формулярів шляхом виділення і додавання полів у документі. Навігацію в базі документів спрощує наявність сторінок баз документів і категорій документів. Поштові повідомлення також зберігаються у вигляді бази документів, файли довільного виду допускається приєднувати до текстових документів.
Багато сучасні системи електронних документів використовують на додаток до файлової системи так звані бібліотеки документів, що містять в БД картки документів з атрибутами та ключовими словами. Для логічної угруповання документів застосовуються папки.
Пошук і фільтрація документів здійснюється за запитами на основі контекстного пошуку: за атрибутами, за ключовими словами і з повного змісту тексту на основі індексу. При використанні механізму чіткого пошуку (наприклад, DOCS OPEN) у запиті не повинно бути орфографічних помилок, а в тексті документа - помилок розпізнавання. При цьому може морфологічний розбір дозволяє спростити
Нещодавно на основі нейронних мереж і штучного інтелекту реалізована технологія нечіткого пошуку по повному змісту документа (наприклад, технологія адаптивного розпізнавання образів APRP в пакеті Excalibur EFS). Нечіткий пошук не вимагає повної відповідності шуканих фраз з вмістом документів, крім того, виключає потребу у виправленні помилок після розпізнавання тексту. Система пошуку завжди видає користувачеві відповідь, найкращим чином узгоджений з термінами або фразами запиту.
Фірми-виробники реляційних СУБД (зокрема ORACLE) проповідують інші схеми зберігання - текстові та універсальні БД. Тексти документів зберігаються в символьних полях змінної довжини, розширені засоби SQL-пошуку дозволяють формувати змішані запити для пошуку по атрибутах та контекстного пошуку, а додаткові функції забезпечують обробку тексту Для зберігання довільної інформації, в тому числі мультимедіа, можна використовувати поля бінарних об'єктів великої довжини BLOB і / або гіпертекст. СУБД, розширені для пошуку та обробки такої інформації, утворюють універсальні сервера БД. Інший спосіб зберігання документів довільного змісту реалізують об'єктно-орієнтовані БД (наприклад, Informix Illustra).
Феномен розподіленого гіпертексту складає основу широко впроваджується Web-технології. Сховище інформації являє собою сукупність гіпертекстових сторінок, розподілених по вузлах мережі Internet або корпоративної мережі (Intranet). Кожна сторінка розміщується в окремому файлі і являє собою текст, розмічений за допомогою мови HTML. Структуризація документа здійснюється шляхом форматування, виділення полів, створення форм для діалогового заповнення документа і організацією внутрішніх гіпертекстових посилань. Допускається створення гіпермедіа включенням будь мультимедіа-інформації (растрова графіка, аудіо, відео). Навігація по сховищу гіпертексту здійснюється за допомогою зовнішніх гіпертекстових посилань URL на документи, розташовані на різних вузлах мережі (Web-серверах). Крім того, для визначення місцезнаходження документів служить контекстний пошук. Для прискорення пошуку інформації в "павутині" застосовуються спеціальні програми-роботи, скануючі Web-сервера і будують якусь подобу індексу. Використання гіпертексту дозволяє створити інформаційну інфраструктуру територіально розподіленого установи та спростити діалоговий інтерфейс користувача, що найбільш важливо при розробці інформаційних програм для керівників.
Організація та автоматизація в офісі колективної роботи з документами будуються на технологіях groupware і workflow.
Технології groupware орієнтовані на невеликі робочі групи, характеризуються підтримкою виконання однієї колективної завдання і відсутністю структуризації в організації робіт. Підтримка обмежується забезпеченням колективного доступу до інформації за допомогою різних методів доступу:
• мережевий доступ до файлів і бази даних;
• локальна і глобальна електронна пошта (включаючи конференції та дискусії);
• термінальний доступ, пересилка файлів і електронна дошка оголошень;
• перегляд і інтерпретація гіпертексту (гіпермедіа).
Потрібно відзначити, що Web-технології крім гіпертекстового протоколу HTTP включають в себе ряд інших методів доступу.
При колективній роботі важлива наявність блокувань для вирішення конфліктів при спільному використанні ресурсів, санкціонування доступу по ідентифікаторах і паролів, захист інформації за допомогою прав доступу. Додатковий рівень безпеки забезпечується методами і засобами шифрування та електронного підпису.
Технології класу workflow служать для автоматизації документообігу в середніх і великих офісах і для них характерно:
• підтримка багатокористувацької роботи з кількома завданнями одночасно;
• чітка структуризація виконання робіт за ролями і документів з контролем виконання.
Діловий процес формалізується як сукупність станів і переходів, необхідних для опису взаємодії, як мінімум двох суб'єктів (в окремому випадку працівників підприємства) для досягнення виконання заздалегідь заданого умови. Окремим випадком такої взаємодії є проста пересилання документа з точки в точку.
Однією з реалізацій технології workflow є так звана "система графів", де кожен крок являє собою вектор і відображає рух завдання, пов'язаного з документом, або просто пересування документа від одного суб'єкта до іншого. При цьому на людину, що відповідає за правильність функціонування схеми, лягає відповідальність врахування всіляких непередбачених (або відмовних) ситуацій, які можуть виникнути на шляху руху документа. Інша реалізація грунтується на понятті "цикл" ("loop") або "стіл". У цьому випадку мається на увазі, що найменшим елементом у схемі взаємодії є цикл, що враховує всю гаму взаємодії між двома довільними суб'єктами. При цьому система сама відстежує замкнутість процесу і, в разі помилки, вказує місце некоректності із зазначенням її причини, після чого припиняється генерація нового процесу.
Регламентації взаємовідносин суб'єктів документообігу доповнюється завданням безумовної та умовної маршрутизація документів (електронною поштою) і часів обробки документа для контролю та обліку виконання.
Обробка інформації базується на методах і засобах офісної автоматизації:
• обробка тексту,
• ділова та презентаційна графіка,
• планування робіт і нарад,
• генерація звітів з бази даних, • мультимедіа.
Для комплексування різних видів інформації та інтеграції пакетів програм використовуються кілька методів, серед яких центральне місце займає методи OLE для зв'язування та вбудовування об'єктів.
Виведення інформації здійснюють шляхом друк документів, публікація їх на Web-серверах, в загальних поштових папках і електронних дошках оголошень або розсилки з телекомунікацій.
Огляд засобів автоматизації установ
Інформаційно-програмні засоби автоматизації установ поділяються на такі категорії:
• функціональні та інтегровані пакети офісної автоматизації;
• системи для організації групової роботи;
• системи управління електронними документами;
• засоби управління документообігом.
Засоби офісної автоматизації і колективної роботи в мережі
Пакет Microsoft Office for Windows 95
Microsoft Office for Windows 95 являє собою набір прикладних програм для автоматизації роботи сучасного офісу, які об'єднані в один пакет і працюють як єдине ціле.
Microsoft Office for Windows 95 поставляється в двох різних варіантах, що дозволяє задовольнити потреби всіх користувачів. Microsoft Office Standard має в своєму складі електронну таблицю Microsoft Excel, текстовий процесор Microsoft Word, систему підготовки презентацій Microsoft PowerPoint і планувальник Microsoft Schedule +. Microsoft Office Professional, крім перерахованих вище додатків, включає в себе також СУБД Microsoft Access.
Microsoft Office for Windows 95 використовує всі переваги Windows 95: підтримуються довгі імена файлів, "гарячі клавіші" і багатозадачність. Користувач отримує доступ до поштової станції Microsoft Exchange для обміну факсами та електронними листами.
Microsoft Office for Windows 95 - це не тільки набір додатків, але і платформа для розробки. Розробники можуть використовувати Microsoft Office в якості основи для створення власних додатків, призначених для задоволення конкретних потреб замовника.
Microsoft Office for Windows 95 містить потужні інструментальні засоби для розробки:
Система Lotus Notes
Система Lotus Notes є платформою типу клієнт-сервер, що служить для розробки і розміщення прикладних програм групового забезпечення.
Завдяки тому, що система Lotus Notes об'єднує важливі технології, необхідні для підготовки цих додатків, вона пропонує розробникам найбільш продуктивну платформу, орієнтовану на спільне використання інформації.
Система Lotus Notes дозволяє користувачам отримувати, відстежувати, спільно використовувати і створювати інформацію, призначену для документів. Ця інформація може надходити в різних форматах, таких як тексти, зображення, відео та звук, і від різних джерел, таких як комп'ютерні прикладні системи, оперативні системи або системи ділових ліній (Line of Business Systems), сканери або факс-апарати. Користувачам система Lotus Notes забезпечує доступ до мережі через будь застосовується ними графічний користувальницький інтерфейс (Windows, Mac, OS / 2, Unix).
Основними системи Lotus Notes є:
1.Едіний, постійний користувальницький інтерфейс для звернення до всіх іншим користувачам, мережевих ресурсів та інформації.
2.Гібкость при обробці складних документів, що містять дані різного роду від таких джерел, як комп'ютерні програми, новинні канали (newsfeeds), скановані зображення і структуровані реляційні системи.
3.Среда швидкої розробки прикладних програм для робочих груп. 4.развитие система захисту доступом до інформації на всіх рівнях, аж до рівня окремого документа.
5.Прімененіе тиражування для надання всім користувачам доступу до свіжої інформації, розміщеної у будь-якому підрозділі підприємства, в його філіях, у віддалених користувачів, а також у замовників і постачальників.
6.Откритость, що полягає в підтримці багатьох мережевих і комп'ютерних операційних систем, комп'ютерних програм, зовнішніх джерел даних, систем передачі повідомлень і прикладних програмних інтерфейсів API.
7.Масштабіруемость - можливість підтримувати організації будь-якого розміру, від робочої групи з двох користувачів до корпоративної мережі з десятками тисяч користувачів.
8.Полная інтеграція набору різноманітних елементів клієнтських і серверних програмних модулів (середа користувача, розподілена обробка документів, передача повідомлень, захист і середовище розробки), необхідна для створення технології бізнес-процесу замовника на безлічі платформ.
Робочий простір користувача (Workspace) системи Lotus Notes являє собою графічний користувальницький інтерфейс, який знаком для користувачів систем Windows, Mac System7, OS / 2 або Unix.
Робочий простір системи Lotus Notes складається з шести фіксованих екранних вікон, в яких розміщені піктограми, що представляють документні бази даних системи Notes.
Користувач може розташовувати вікна на екрані на свій розсуд.
База документів Notes являє собою засіб зберігання об'єктів, за допомогою якого користувачі можуть викликати, відслідковувати, зберігати і перетворювати інформацію у своїй мережі. База документів може спільно експлуатуватися користувачами, приєднаними до однієї і тієї ж мережі.
Складні документи, що становлять базу даних, створюються і оновлюються за допомогою бланків Notes Forms і редактора WYSIWYG, який дозволяє користувачеві вводити і редагувати текст або застосовувати неподільні об'єкти системи Notes.
Система Lotus Notes використовує кошти OLE і інші програмні мости для інтеграції з різними прикладними програмами.
Засоби управління електронними документами
У будь-якій установі рано чи пізно стає актуальним питання наведення порядку в інформаційних потоках. Визначальним фактором є час, необхідний для пошуку необхідного документа або для добірки матеріалів.
Стрижнем будь-якої системи управління електронними документами є архів, де документи знаходяться у процесі роботи над ними і де вони залишаються до тих пір, поки у них інформація представляє інтерес.
Під електронним архівом розуміється сукупність апаратно-програмних засобів і технологій для створення сховища електронних документів і забезпечення доступу до них з систем управління електронними документами. Електронні документи - це всі документи, створені електронними засобами у вигляді текстових або графічних файлів.
Система управління документами DOCS OPEN
Програмний продукт DOCS OPEN (компанія PC DOCS Inc.) Дозволяє організувати електронний архів на підприємстві. Система призначена для зберігання, пошуку та обробки інформації, що зберігається в розподіленої гетерогенної середовищі на накопичувачах різної природи.
Система побудована за сучасній архітектурі «клієнт-сервер». DOCS Open має мінімум два сервери: сервер бібліотеки, який зберігає картки документів, і сервер документів, зберігає самі документи; обидва сервера можуть з успіхом функціонувати на одній машині. Додатково в системі є сервер повнотекстового індексу. Як сервер бібліотек може використовуватися будь-який промисловий SQL Server. Система управління базами даних повинна відповідати двом вимогам: вміти працювати з ANSI SQL і мати ODBC-драйвер.
Сервер документів може будуватися на основі будь-якої мережевої операційної системи. Основну увагу фірма приділяє підтримці Novell NetWare і Windows NT.
Зберігання документів можна оцінювати за наступними критеріями:
Схеми зберігання документів в DOCS Open засновані на мережевій файловій системі і ієрархічній системі управління зберіганням файлів.
Документи зберігаються у файлах, які розміщуються на файловому сервері.
Передбачена можливість напівавтоматичного видалення рідко використовуваних документів.
Документи редагуються безпосередньо за місцем зберігання.
Класифікація документів будується на основі атрибутів, що зберігаються в базі даних, і повнотекстових індексах документів.
Кожен документ в системі DOCS Open забезпечується обліковою карткою.
DOCS Open забезпечений засобами повнотекстової індексації. Ці засоби дозволяють знаходити документи за змістом документа.
Пошукові можливості DOCS Open засновані на інтерфейсі запиту за зразком QBE (Query By Example). Для того, щоб знайти документ, необхідно заповнити передбачувану картка документа. У відповідь система видає список документів, відповідних введених даних. Користувачі мають можливість об'єднувати документи в папки.
DOCS Open підтримує розподілену обробку документів. Тому документи завжди лежать на тих серверах, куди вони спочатку були покладені. Документ передається користувачеві тільки в той момент, коли він йому потрібен для обробки.
При редагуванні документ видозмінюється прямо за місцем свого зберігання. DOCS Open дозволяє редагувати з тимчасовим копіюванням документів на локальний диск.
Найбільш сильною стороною DOCS Open є можливість ведення розподілених і віддалених архівів інформації.
DOCS Open володіє розвиненими засобами захисту документів. Система може визначати права доступу до картки документа і до самого тіла документа.
Для інтеграції з додатками до складу DOCS Open входить модуль обміну інформацією з Lotus Notes, а саме: Interchange for Lotus Notes.
Система DOCS Open також добре інтегрується з системою управління документообігом Action WorkFlow або більш простими програмами Action DocRoute і WorkRoute.
Недоліками системи є чутливість індексації і чіткого пошуку до помилок при введенні, розпізнаванні тексту і при формуванні пошукового запиту.
Система управління документами Excalibur EFS
Іншим прикладом системи управління електронними документами є продукт Excalibur EFS фірми Excalibur Technologies Corp. Серверне програмне забезпечення даної системи функціонує в середовищі операційної системи Unix, а клієнтські робочі місця можуть працювати під MS Windows і Windows 95. У якості бази даних облікових карток можуть застосовуватися СУБД Oracle, Informix, Sybase і Ingres. Ця система використовує новітні технології нейронних мереж і штучного інтелекту і засновані на них метод нечіткого пошуку по повному змістом документа і "компактний" спосіб індексування (30% вихідного тексту проти 70 - 100% для повнотекстового пошуку). Нечіткий пошук скорочує до мінімуму вплив помилок розпізнавання символів, помилок набору на клавіатурі при введенні даних, а також помилок правопису в запитах пошуку. Пакет базується на оригінальній технології адаптивного розпізнавання образів APRP та реалізований з допомогою механізму нейронних мереж. Ця технологія забезпечує автоматичну індексацію всього змісту документа, що виключає необхідність обирати вручну ключові слова і дає можливість нечіткого пошуку будь-якого слова в документі.
Пакет Excalibur EFS надає користувачеві та інші режими пошуку інформації:
• нечіткий пошук за назвами документів;
• асоціативний пошук по всьому тексту із заданими синонімами;
• прямий доступ до файлів по піктограм;
• запити в стилі звичайної бази даних;
• пошук за ключовими словами в повному тексті, іменах і назвах;
• логічний пошук по всьому тексту.
Система має російський інтерфейс і дозволяє працювати з російським текстом.
Даний продукт добре інтегрується з системою документообігу Staffware.
До недоліків пакету слід віднести те, що робоче місце оператора введення документів в архів працює під управлінням операційної системи Unix або MS Windows (але в режимі емуляції X-термінала) і вимагає достатньої кваліфікації від оператора для призначення місця розташування файлів у бібліотеках. Також потрібно відзначити досить високу ціну продукту в розрахунку на одного користувача.
Засоби автоматизації документообігу
Останнім часом у зарубіжних країнах користуються особливою популярністю автоматизовані системи побудови та управління діловими процесами в організаціях. За допомогою таких систем можна організувати систему електронного документообігу на підприємстві, а також систему контролю виконання завдань і завантаження співробітників. Дані системи відносяться до типу workflow. Слід зазначити, що вони ставлять метою не повну відмову від паперових документів (що неможливо з ряду причин, головними з яких є причини юридичного характеру), а зведення до мінімуму переміщення паперів всередині підприємства.
Пакет управління документообігом Action Workflow
Найчастіше, крім грамотного зберігання інформації, виникає потреба в організації певних маршрутів роботи над документами (маршрутизація) та контролю виконавської дисципліни. Коли немає усталених маршрутів обробки інформації і бажано здійснити послідовну або паралельну розсилку необхідної документації, у ваше розпорядження надається "вільний маршрутизатор", створений і інтегрований у систему DOCS Open, за допомогою якого можна зі списку користувачів системи або груп користувачів вибрати адресатів кореспондентів, призначити часи роботи , переглянути статус робіт (отримана / прочитана / виконан-нена і т.д.), простежити історію роботи над тією чи іншою інформацією. У випадку ж, коли є відносно стабільні маршрути ходіння документів, краще використовувати можливості продукту Action Workflow компанії Action Technologies.
Найскладніше і відповідальне у даному напрямку - це вибір інструментарію, який дозволить перенести існуючі в організації процеси на мову, зрозумілу машинам, зручно і просто буде описати за допомогою термінів системи існуючі взаємодії співробітників організації. Все це визначається тією методологією, яка закладається в інструментарій системи і покликана взяти на себе важкий тягар по опису процесів. Саме методологія визначає швидкість і якість створюваного додатка, вартість супроводу продукту, дає можливість створювати нові, з постійно поліпшуються характеристики, зразки систем. Її відсутність або використання помилкової методології часто призводить до поганих результатів. Тому вибір методології може безпосередньо впливати не тільки на швидкість проектування системи, але і на кінцевий результат. На відміну від "графових систем", де кожен "крок" являє собою вектор і відображає рух завдання, пов'язаного з документом, або просто документа від одного суб'єкта до іншого, і на людину, що відповідає за правильність функціонування схеми, лягає відповідальність врахування всіляких ситуацій, в тому числі і так званих "непередбачених" (або відмовних), які по ходу справи можуть виникнути на шляху просування документа, методологія Action Workflow в елементарному ланці включає все різноманіття ситуацій, які можуть виникнути при спілкуванні двох суб'єктів, і тим самим привнести елемент творчості в роботу співробітників. Для того, щоб запустити процес по потрібному сценарієм, його необхідно втілити в карті бізнес-процесу.
Основні особливості Action Workflow:
• методологія враховує "людський фактор";
• як адресата використовуються не імена конкретних працівників, а їх посади (ролі), що є серйозною підмогою в організації виробництва;
• створена карта процесу статично перевіряє себе на замкнутість: документ не може бути відправлений в "нікуди" або зупинитися незрозуміло чому. Особа, яка зробила запит, має дізнатися про результат;
• чітка система контролю виконання, коли на виконання певної операції відводиться певна кількість часу, і система сама по вашим вибором визначає штрафні санкції до провинився співробітнику і реакцію системи на подібне порушення;
• на робочих місцях кінцевий користувач оперує звичними для своєї галузі виробництва термінами - у процесі створення карти ви самі визначаєте "сленг", на якому будуть спілкуватися співробітники вашого підприємства;
• доступ до інформації в даний момент мають тільки особи, які повинні з нею працювати, кому це дозволили. Адміністратор же системи бачить тільки стан процесу ("запущений", "очікує активації", "завершений"); • поетапність впровадження (автоматизацію можна почати з якого-небудь відділу або підрозділу, а в разі необхідності додати в карту нових співробітників, і заново створити процес. При цьому ті ділові процеси, які були запущені, дійдуть до свого логічного завершення, а знову запускаються процеси підуть по новій карті);
• система має відкритий інтерфейс і може бути інтегрована в існуючі програми.
Система складається з трьох частин, кожна з яких спрямована на вирішення певного кола завдань. У сукупності вони покликані забезпечити швидкий і простий шлях до створення карти взаємодії між співробітниками в організації. Ядром системи є AWS Manager - модуль, безпосередньо відповідальний за виконання робіт згідно з даними з карт, а також за контроль виконання і призначення штрафних санкцій у разі порушення працівниками тимчасових інтервалів, відведених на певний етап робіт. На додаток до AWS Manager поставляється відкритий API, за допомогою якого можна отримати всю необхідну інформацію про цікаві процесах: хто в даний момент працює над проблемою, подивитися історію, переглянути і при необхідності призначити тимчасові інтервали виконання різних стадій робіт, а також співробітників, що виконують певні ролі , або ж отримати список документів, які відправили на обробку.
Продукт AWS Builder - засіб, за допомогою якого представляється можливість будувати карти процесів і виконувати їх реінжиніринг, вводити нових співробітників і ролі, проводити призначення останніх, визначати тимчасові інтервали виконання різних етапів роботи, штрафні санкції, які будуть застосовуватися в разі порушення їхніх. Остання і найбільш цінна риса даного компоненту - це статична перевірка карти процесу на замкнутість при генерації процесу, що не дозволить бізнес-процесу "піти в нікуди".
Продукт AWS Analist - засіб, призначений для моделювання ділових процесів, що існують на підприємстві. За допомогою нього можна оптимізувати бізнес-процес або за часом, або по витратах.
Слід зазначити модульність пропонованого рішення, тобто в залежності від потреб можна спочатку організувати у себе електронний архів, а потім систему контролю виконання або навпаки. При цьому обидва компоненти легко інтегруються як один в одного, так і у вже діючі програми.
Пакет електронного документообігу Staffware
Цікавими представляються технології організації електронного документообігу та автоматизації ділових процедур на основі інструментального середовища StaffWare, що працює за технологією "клієнт-сервер".
Це середовище відноситься до класу workflow і характеризується такими особливостями:
• підтримка колективної роботи з безліччю завдань великого числа виконавців;
• динамічне управління і контроль виконання робіт;
• інтегрованість з різними додатками під Windows і Unix, • використання різних платформ.
StaffWare дозволяє простим способом маршрутизувати документопотік і контролювати виконання документів за часом і датою виконання. Будучи відкритою системою, StaffWare здатна інтегруватися з іншими продуктами, що підтримують автоматизований введення вхідних документів, ведення архіву документів, криптографічний захист інформації та ін. Зв'язок з зовнішніми процедурами може здійснюватися засобами DDE і OLE. Для потужних систем документообігу є версії StaffWare on Oracle і StaffWare on Infirmix.
Використовуючи суворий алгоритм проходження документів по робочих місцях, система електронного документообігу може бути швидко адаптована до зміненої структурі організації за допомогою поділу робіт за групами і рольовим відносинам.
Наращиваемость системи електронного документообігу здійснюється шляхом розробки нових процедур.
Структура програмування процедур у StaffWare надзвичайно проста:
процедура:: = {крок-1 ,..., крок-i ,..., крок-k}
крок:: = адресат + форма + дію
адресат - користувач (група) / роль / мінлива
форма - сукупність полів для заповнення + супровідний текст +
допомога + виконання зовнішніх процедур
дія - напрямок по маршруту + перевірка умов (час, події,
сценарії) + виконання зовнішніх процедур
У StaffWare вбудований зручний графічний будівник процедур, наочно відображає маршрут проходження документів та алгоритм їх обробки.
Система електронного документообігу з використанням інструментального середовища StaffWare представляє собою безліч процедур, яке може модифікуватися і поповнюватися.
Кожна процедура пов'язує сукупність документів, з яких одні є батьками, інші - нащадками.
Окремий документ може бути батьком одних документів і нащадком інших. Відносини між документами, з одного боку, їх зв'язок з процедурами і внутрішнє опис кожного документа з іншого боку, однозначно ідентифікують його в загальному потоці документів. Цей ідентифікатор може використовуватися для організації архіву документів з метою швидкого пошуку.
Документи-нащадки породжуються при виконанні кроків процедур StaffWare в будь-яких доступних додатках MS Windows, включаючи текстові процесори, електронні таблиці, процесори мультимедіа і т.п.
Для організації та ведення архіву документів розроблено інформаційну модель бази даних, яка задовольняє таким вимогам:
• підтримка ієрархічної побудови, включаючи розподіл на різних серверах з обмеженням прав доступу;
• класифікація документів за їх типами (вхідні, вихідні, внутрішні); • ведення історії життя документа в реєстраційному журналі за всіма реквізитами видів робіт (хто, коли і що робив з даним документом); • можливість отримання інформації про інших документах, пов'язаних з конкретним - про попередні (батьків) та / або породжених (нащадках), санкціонування отримання доступу до цих документів;
• об'єднання документів в тимчасові ієрархічні групи з різним рівнем доступу (аналог папок, шаф тощо) без зміни фізичного розміщення документа в архіві.
Поряд з інформаційним моделюванням повинно проводитися і функціональне моделювання для кожної процедури документообігу.
У висновку можна сказати, що комбінація методів і засобів офісної автоматизації, систем управління базами даних (введення, зберігання і пошук структурованої інформації), систем workflow (керування, маршрутизація і координація пересування документів, контроль за своєчасністю їх обробки) і систем управління електронними документами ( введення, збереження, пошук неструктурованої інформації), а також інтеграція програмних продуктів, що реалізують ці методи, забезпечує комплексну автоматизацію засновницької діяльності.
Список літератури
Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.bigmir.net/