Документація як елемент методу бухгалтерського обліку Поняття особливості

Контрольна робота

ТЕМА: Документація як елемент методу бухгалтерського обліку

Зміст

Введення

1. Первинне спостереження в обліку

2. Документація, її суть і значення

3. Матеріальні носії облікової інформації

4. Класифікація бухгалтерських документів та її значення

Висновок

Список використаної літератури

Додаток 1

Додаток 2

Введення

Для того щоб ефективно управляти діяльністю підприємства, приймати правильні та своєчасні рішення по ходу та реалізації господарської діяльності, треба мати достатній обсяг інформації, і в першу чергу облікової інформації. Ця інформація про фактичний стан і результати господарської діяльності в процесі господарського обліку, під яким розуміється кількісне відображення і якісна характеристика всіх фактів господарської діяльності.

Однією з основних стадій (ланок) методу бухгалтерського обліку є перша стадія - стадія реєстрації, часто звана спостереженням. На цій стадії починається бухгалтерський облік змін, що відбуваються у вартості об'єктів бухгалтерського обліку під впливом господарських процесів шляхом відображення факту здійснення господарської операції і фіксування змін у вартості об'єкта обліку. Для цього в бухгалтерському обліку застосовують два особливих прийому - документація та інвентаризація. Сувора і повна документальність - необхідна умова ведення бухгалтерського обліку.

1. Первинне спостереження в обліку

Під спостереженням розуміють один із способів пізнання об'єктивної дійсності, заснований на безпосередньому сприйнятті або інструментальному вимірі речей і явищ. Для відображення в обліку будь-яких об'єктів їх необхідно, перш за все, спостерігати, тобто мати про них первинне уявлення.

Первинне спостереження про бухгалтерський облік організується з метою подальшої обробки даних про спостережуваних факти в інформаційні показники. У процесі спостереження описують факти господарської діяльності, фіксують дані про них на матеріальному носії інформації, зберігають і передають ці дані для подальшої обробки в системі обліку. Господарські факти можуть бути описані за застосуванням спеціальних показників, вимірників і кодів.

Первинне спостереження є інформаційне забезпечення бухгалтерського обліку. Однак не всі господарські операції та економічні явища можуть бути опісанипрі допомоги відомих нам показників, багато хто з них не піддаються подальшій обробці в системі бухгалтерського обліку. Тому не слід фіксувати в матеріальних носіях ту інформацію, яка не буде оброблятися в подальшому.

Повнота, обсяг, змісту та порядок первинного спостереження залежить від цілей і завдань обліку, системи обробки і узагальнення даних, від необхідних характеристик одержуваної інформації.

Первинне бухгалтерське спостереження спрямоване на опис і реєстрацію даних про факти господарської діяльності, різновидом яких є господарські операції. Однак господарські операції являють собою цілеспрямовані дії для досягнення певних результатів. Вони не відображають всього різноманіття явищ і фактів господарської діяльності. Тому такі факти, як недостачі матеріальних цінностей, втрати від стихійних лиха й інші не можуть бути віднесені до господарських операцій. У бухгалтерському обліку відображаються лише совершившиеся події і факти господарської діяльності. Первинною одиницею бухгалтерського спостереження є такі господарські операції, які приводять до зміни активів і пасивів підприємства, зміни або припинення господарсько-правових відносин.

Кожна господарська операція характеризується ознаками і показниками.

До ознак господарських операцій відносять:

час і місце здійснення господарської операції;

речові елементи, залучені в господарську операцію - матеріальні ресурси, грошові кошти;

витрати, витрати, ціни, норми, розцінки, використані при їх оформленні.

Показники відображають кількісну характеристику господарських операцій в натуральних, трудовому та грошовому вимірниках.

Інформаційні повідомлення надходять у вигляді первинних і зведених бухгалтерських документів.

Найбільш поширеним способом первинного відображення даних бухгалтерського спостереження є бухгалтерські документи.

Документ є основним носієм економічного змісту господарської операції. Документ має юридичну силу, так як містить підписи, що дають право на дозвіл та виконання даної господарської операції. Документ має також доказове і виправдувальне значення в різних суперечках або при проведенні ревізії.

Крім того, первинні документи містять у собі інформацію, яка в подальшому за допомогою методів і прийомів бухгалтерського обліку узагальнюється і використовується для складання бухгалтерської звітності.

До змісту і формі первинних документів пред'являються наступні вимоги:

документи повинні бути складені в момент здійснення господарської операції або безпосередньо після її закінчення;

повинна дотримуватися форма документів, яка найчастіше є типовою і друкується в спеціальних альбомах типових форм бланків документів;

у документі мають бути заповнені всі реквізити;

повинні бути встановлені терміни здачі документів у бухгалтерію.

Внесення поправок, не підтверджених усіма учасниками господарської операції, які підписали документ, не допускається. У банківських і касових документах виправлення не допускаються. У всіх первинних документах стирання записів та необумовлені виправлення не допускаються.

2. Документація, її суть і значення

Юридична повноцінність і доказова достовірність інформації, що отримується в бухгалтерському обліку, засновані на документальному підтвердженні кожного господарського факту, що відображається на рахунках.

Тривалий час документальним підтвердженням проведених господарських операцій служили регістри бухгалтерського обліку.

Однак ускладнення господарських взаємовідносин, розвиток форм і техніки обліку призвели до поділу документації та реєстрації господарських операцій.

Документація грунтується на спостереженні фактів економічної дійсності. їх вимірюванні і реєстрації в певних символах на машинних носіях інформації або в документах. Реєстрація первинних даних на машинних носіях передбачає, що вони одразу потрапляють у інформаційний масив - банк даних. Реєстрація первинних даних у документах вимагає їх попередньої перезапису на машинні носії інформації, після чого вони також потрапляють до банку даних АСУ. Таким чином банк даних виступає проміжною ланкою між первинним обліком та іншими видами господарського обліку.

У міру розвитку технічно коштів у документування поступово перетворюється на складову частину первинного обліку. Разом з тим бухгалтерський облік представляє підвищені вимоги до первинного обліку. У першу чергу це стосується правильного оформлення документів, юридично підтверджують відображаються господарські операції.

Документ у широкому сенсі слова - це матеріальний предмет, на якому за допомогою різних засобів і способів зафіксована інформація в доцільною для сприйняття формі.

Бухгалтерський документ містить дані про факт господарської діяльності, які підлягають обробці і відображенню на рахунках. Оформлення документа має відповідати всім юридичним нормам і служити доказом відбиваного факту. Отже, бухгалтерським документів можна назвати будь-який матеріальний носій даних, який дозволяє юридично доказово підтвердити господарські факти і право на їх вчинення.

Документування підлягають всі господарські операції в момент їх вчинення.

Збереження документів протягом певного часу, необхідного для їх подальшої перевірки та підтвердження записів на рахунках бухгалтерського обліку, є неодмінною умовою, що визначає контрольне значення бухгалтерських документів.

Бухгалтерські документи виконують такі інформаційні функції:

вперше фіксують дані про факт господарської діяльності та забезпечують їх юридичне підтвердження;

створюють можливість первинного контролю за здійсненням господарської діяльності за діями посадових і матеріально відповідальних осіб;

дозволяють передавати дані про господарські факти, відбирати і групувати їх для подальшого узагальнення в системі бухгалтерського обліку;

забезпечує зберігання даних про господарські факти.

Сукупність усіх цих функцій дозволяє розглядати бухгалтерські документи в якості способу суцільного спостереження, відображення та контролю фактів господарської діяльності, отримання в них відомостей, необхідних для організації бухгалтерського обліку.

Документація в обліку має першочергове значення в управлінні підприємствами, тому що з її допомогою:

контролюється наявність, рух та збереження товарно-матеріальних і грошових коштів;

контролюється кількість і якість праці працівників і розрахунків за працю;

забезпечується повсякденне керівництво роботою підприємства;

забезпечується внутрішній і зовнішній контроль за роботою підприємства;

встановлюється вина або невинність осіб при судових розглядах;

контролюються розрахунки з іншими підприємствами.

Відповідно до Положення про документи і документообіг, затвердженому Мінфіном СРСР від 29 липня 1983р. N 105 (т.I збірника нормативних документів з бухгалтерського обліку), в документах обов'язково наявність мінімум п'яти реквізитів (типові, міжвідомчі, але іноді які-небудь інші операції):

- Найменування документа,

- Дата складання документа,

- Зміст господарської операції,

- Кількісне і обов'язково сумовий вираз

господарської операції,

- Наявність підписів.

На основі документів здійснюється попередній, поточний і наступний контроль за збереженням коштів підприємства та

економічної необхідності кожної господарської операції.

Попередній контроль - це контроль за доцільністю здійснення господарської операції, коли керівний персонал підписує документи, що містять розпорядження на виконання господарської операції.

Поточний контроль проводиться в процесі здійснення господарської операції.

Наступний контроль здійснюється при отриманні документів та їх обробки.

Документи, за якими господарські операції здійснені, надходять до бухгалтерії, де піддаються трьох видів перевірки. Формальна перевірка - перевірка правильності оформлення документів за формою. Бухгалтер визначає, повністю і правильно чи заповнені всі реквізити.

Перевірка по суті передбачає визначення бухгалтером законності здійснення господарської операції, оформленої цим документом.

Арифметична перевірка - перевірка правильності підрахунку даних документа. Перевірені документи підлягають угрупованні та розцінці. Під угрупованням документів розуміється їх сортування за певними ознаками.

Розцінка документів означає проставлення в них грошових вимірників. Це необхідно, оскільки значна їх кількість складається в натуральних показниках.

Проставлення розцінки в документах носить назву таксировки. Після визначення вартісних показників у документах на кожному з них проставляється кореспонденція рахунків (контирування).

Дані згрупованих документів заносяться в спеціальні відомості обліку витрат (витрат) - облікові регістри. При цьому на зворотній стороні документів проставляється число і номер регістра, в якому його дані відображені.

Рух документа від моменту складання або отримання від інших підприємств до передачі в архів називається документообігом.

На підприємстві повинен розроблятися документообіг по кожному виду документів у вигляді інструкцій, таблиць, графіків.

По ряду документів (по руху грошових коштів) документообіг встановлюється Урядом.

3. Матеріальні носії облікової інформації

Під носіями первинних облікових даних розуміють те, на чому вони фіксуються, відображаються.

Найбільш поширеним способом відображення інформації про господарську діяльність є бухгалтерські документи. Вони є підставою для відображення даних про факти господарської діяльності в бухгалтерському обліку.

Однак складені на папері бухгалтерські документи не можуть використовуватися в машинних системах обробки інформації. Для механізованої обробки даних з бухгалтерських документів необхідно переносити на машинні носії інформації. Тому в умовах автоматизованої обробки облікової інформації важливе значення набуває питання про носіїв первинних даних бухгалтерського обліку.

Всі матеріальні носії облікової інформації поділяються на три види:

пристосовані для сприйняття людиною;

пристосовані для сприйняття обчислювальними машинами;

пристосовані для сприйняття і людиною і машиною.

Матеріальні носії першого і третього виду можуть забезпечувати юридичну обгрунтованість достовірності облікової інформації. Вони відповідають вимогам документування в бухгалтерському обліку.

Реєстрація первинної облікової інформації на машинних носіях другого виду дозволяє обходиться без традиційних паперових документів. Человекочітаемие бухгалтерські документи в цьому випадку не створюються, а облікова інформація відображається на екрані дисплея і записується безпосередньо на машинний носій.

Із системи первинного спостереження виключається паперовий документ з підписами відповідальних осіб. Первинні дані про факти господарської діяльності прямо вводяться в ЕОМ.

Виключення з облікового процесу паперових бухгалтерських документів вимагає розробки способів юридичного підтвердження достовірності реєстрованих даних.

Це забезпечується при розробки програми за рахунок:

спеціальних умов блокування введення даних у разі пропуску будь-яких реквізитів;

наявність у програмі засобів ідентифікації особи, що працює з ЕОМ;

спеціальних засобів захисту інформації.

Контроль за правильністю та достовірністю введення в ЕОМ інформації може бути організовано шляхом роздруківки первинних даних на паперовому носії або візуального перегляду даних, виведених на екран комп'ютера.

4. Класифікація бухгалтерських документів та її значення

Пізнання особливостей складання і призначення бухгалтерських документів здійснюється шляхом їх наукової класифікації. Класифікацію документів проводять за різними ознаки

За призначенням документи поділяються на:

Розпорядчі - документи, які містять розпорядження на здійснення господарської операції. До них відносяться чеки, довіреності та ін Однак розпорядчі документи не містять в собі підтвердження здійснення операції, тому самі по собі вони не можуть служити підставою для відображення операцій в обліку.

Виконавчі або (виправдувальні) - документи, які підтверджують факт здійснення господарської операції і є першим етапом облікової інформації (товаро-транспортні накладні, прибуткові та видаткові касові ордери і т.д.)

Документи бухгалтерського оформлення складаються бухгалтером для подальшого відображення в обліку господарських операцій (розрахунок амортизації).

Комбіновані - документи, які містять ознаки двох або навіть трьох типів документів. У комбінованих документах ряд реквізитів розташовується по анкетній структурі, а ряд - по табличній.

Використання в бухгалтерському обліку комбінованих документів доцільно, оскільки зменшується їх кількість, знижується ймовірність помилок і описок у них.

За характером документованих операцій розрізняють документи:

Грошові (прибуткові та видаткові касові ордери та ін)

Матеріальні (накладні, товарні звіти і ін)

Розрахункові (платіжні інструкції - доручення та ін)

За обсягом відображення господарських операцій документи поділяються на:

Первинні (одиничні) - документи, які відображають одну господарську операцію і складаються в момент здійснення господарських операцій (документи на вступ і відпуск матеріалів, нарахування заробітної плати, відвантаження продукції).

Зведені - документи, які складаються на основі кількох первинних документів для їх об'єднання (розрахунково-платіжні відомості по заробітній платі).

За способом використання документи поділяються на:

Разові - відображають одну господарську операцію (прибутковий касовий ордер та ін)

Накопичувальні - використовуються для реєстрації однорідних господарських операцій, що здійснюються з певною

періодичністю (щоденно, через день).

За місцем складання документи поділяються на:

Внутрішні, які складаються в даній організації (наряди, накладні).

Зовнішні, що надійшли від інших організацій (платіжне доручення, рахунки, чеки).

За кількістю відображених об'єктів (позицій) документи поділяються на:

Однопозиційні (односторонні) призначені для обліку одного виду засобів.

Багатопозиційні (багаторядкові) служать для врахування багатьох позицій.

По виду носіїв інформації документи діляться на:

паперові

безпаперові

що знаходяться в пам'яті ЕОМ

знаходяться на магнітних стрічках

знаходяться на дисках та ін

Окрему групу становлять документи бухгалтерського чи облікового оформлення. До документів цієї групи відносяться бухгалтерські довідки, відомості нарахування зносу, тобто такі документи, які створюються апаратом бухгалтерії для підготовки облікового запису, а також для полегшення, скорочення і спрощення.

Порядок розташування реквізитів у документі прийнято називати структурою документа. При анкетної структурі реквізити документа розташовані як у звичайній анкеті. Документ легко заповнювати і читати, але складно обробляти на машинах.

При табличній структурі реквізити документів монтуються в певній таблиці, тим самим створюється можливість виділити зону для реквізитів, що підлягають машинній обробці.

Деякі документи використовуються на підприємствах і в організаціях усіх форм власності та галузей народного господарства. Вони містять певні реквізити і припускають встановлений порядок відображення операцій. Такі документи прийнято називати типовими (документи з оформлення касових і банківських операцій).

Висновок

Для правильної організації обліку та раціонального використання первинної документації необхідно знати її основні види, призначення, характер документованих операцій, обсяг відображеної інформації, місце складання документа, кількість розкритих об'єктів у документі та інші класифікаційні ознаки.

Бухгалтерський облік є документальним обліком. Всі його показники засновані на документальному підтвердженні даних, що забезпечують достовірність та доказовість обліку.

Основні вимоги до змісту і форми первинних документів викладаються в Законі Республіки Білорусь «Про бухгалтерський облік та звітності» та інших законодавчих актах. Первинні документи складаються в момент здійснення господарської операції або безпосередньо в момент її закінчення. У кожному конкретному випадку встановлюється посадова особа, в обов'язки якого входить документування операцій, встановлюються терміни здачі документів у бухгалтерію. Форма первинного документа, порядок його заповнення, підписання та здачі визначається в посадових інструкціях, що розробляються, як правило, під керівництвом головного бухгалтера.

Первинна документація грає важливу роль в системі управління підприємства. Перш за все, вона є інформаційним фундаментом, основою бухгалтерського обліку. Завдяки первинної документації забезпечується суцільне, безперервне спостереження і відображення в обліку ходу всієї господарської діяльності підприємства і його окремих процесів - виробництва, постачання, реалізації. На основі цієї, документально обгрунтованої інформації можна контролювати виконання окремих управлінських рішень і операцій, наявність, рух, збереження коштів, дотримання розрахункової дисципліни та інших питань.

Детальна характеристика кожної господарської операції в документі і можливість зберегти цю документацію в архіві протягом тривалого часу створюють умови не тільки для поточного, але і подальшого контролю за діяльністю підприємства. Цей контроль здійснюється у вигляді відомчої, внутрішньої документальної ревізії (внутрішнього аудиту) вищими органами у вигляді незалежної перевірки сторонньою організацією за договором - зовнішнього аудиту.

Список використаної літератури

1. «Бухгалтерський облік в умовах нового типового плану рахунків» Л.М. Філіпенко частина 2, м. Мінськ, 2004 р.

2. «Бухгалтерський облік і аудит в АПК» підручник Л.І. Стешіц

3. «Бухгалтерський облік», Н.І. Ладутько м. Мінськ, 2004 р.

4. «Бухгалтерський облік у промисловості». навчальний посібник, Н.І. Ладутько Мінськ, 2005 р.

5. «Бухгалтерський облік», видання 11-е, Н.С. Стражева, А.В. Стражев м. Мінськ, 2005 р.

6. «Документообіг в бухгалтерському обліку» Н.В. Пошерстнік, Е.Б. Пошерстнік

7. «Теорія бухгалтерського обліку» М.А. Снітко

8. «Теорія бухгалтерського обліку» підручник

9. «Теорія бухгалтерського обліку» Є.А. Мизиковский

10. «Теорія бухгалтерського обліку» І.М. Білий

Додаток 1.

Відображення в рахунку операцій процесу заготовляння за фактичною собівартістю.

Таблиця № 1

Журнал реєстрації господарських операцій

Таблиця 2

Нарахування вартості заготовлених матеріалів

Таблиця 3

Обчислення фактичної собівартості витрачених матеріалів

Найменування матеріалів	На початок місяця		Надійшло		Всього		С / с 1, тис. руб.	Основне виро-во		Впомогат. виро-во
	К-сть	Сума	К-сть	Сума	К-сть	Сума		К-сть	Сума	К-сть	Сума
Матеріал А	3 000	168 260	1 500	94 748	4 500	263 008	58,4462	3 000	175339	1 100	64291
Матеріал У	5 200	58 330	1 000	31 583	6 200	89 913	14,5021	5 100	73961	900	13052
Матеріал З	400	31 410	500	42 110	900	73 520	81,6889	600	49013	200	16338
РАЗОМ:		258 000		168 441		426 441			298313		93681

Додаток 2. Проведення