Аналіз прикладного програмного забезпечення

Введення

Представлення інформатики як наукової дисципліни пов'язано з розглядом проблем організації обчислень та обробки інформації за допомогою ЕОМ і всередині ЕОМ, а також принципів організації і роботи машинних інтелектуальних систем (систем штучного інтелекту) на ЕОМ.

Вивчення принципів обробки інформації та організації обчислень проводиться на прикладах розв'язання економічних задач, при цьому рішення задач доводиться до отримання результатів на ЕОМ шляхом складання калькуляцій, баз даних і програм з паралельним аналізом і доказом правильності одержуваних результатів.

У сучасному комп'ютері для вирішення однієї задачі використовується не одна програма, а відразу декілька. Кілька прикладних програм, об'єднаних для вирішення однієї користувальницької завдання, називають додатком або прикладної середовищем.

Прикладна середовище - це комп'ютерне середовище, формована прикладними програмами.

Кожна прикладна середу створювалася для обробки інформації, представленої в тій чи іншій формі. Користувач персонального комп'ютера повинен знати найбільш часто використовувані прикладні середовища: графічний редактор, текстовий редактор, систему обробки електронних таблиць, систему управління базою даних.

В якості вельми зручних і широко поширених програмних додатків для роботи з різними видами даних є прикладні програми Microsoft Office, створений для роботи в середовищі Windows.

Рішення задач у певній проблемної області можна вирішити за допомогою прикладних програм. При проведенні складних математичних обчислень можна використовувати функції програми Excel.

1. Прикладне програмне забезпечення

Програмне забезпечення - це сукупність програм, що дозволяють здійснити на комп'ютері автоматизовану обробку інформації. Програмне забезпечення ділиться на системне (загальне) і прикладне (спеціальне).

Системне програмне забезпечення забезпечує функціонування та обслуговування комп'ютера, а також автоматизацію процесу створення нових програм. До системного програмного забезпечення відносяться: операційні системи та їх користувальницький інтерфейс; інструментальні програмні засоби; системи технічного обслуговування.

Операційна система - обов'язкова частина спеціального програмного забезпечення, що забезпечує ефективне функціонування персонального комп'ютера в різних режимах, організуюча виконання програм і взаємодія користувача і зовнішніх пристроїв з ЕОМ.

Інтерфейс користувача (сервісні програми) - це програмні надбудови операційної системи (оболонки і середовища), призначені для спрощення спілкування користувача з операційною системою.

Програми, що забезпечують інтерфейс, зберігають форму спілкування (діалог) користувача з операційною системою, але змінюють мову спілкування (звичайно мова команд перетворюється в мову меню). Сервісні системи умовно можна розділити на інтерфейсні системи, оболонки операційних систем і утиліти.

Інтерфейсні системи - це потужні сервісні системи, найчастіше графічного типу, удосконалюють не тільки для користувача, але і програмний інтерфейс операційних систем, зокрема, реалізують деякі додаткові процедури поділу додаткових ресурсів.

Оболонки операційних систем надають користувачеві якісно новий порівняно з реалізованим операційною системою інтерфейс і роблять необов'язковим знання останнього.

Утиліти автоматизують виконання окремих типових, часто використовуваних процедур, реалізація яких вимагала б від користувача розробки спеціальних програм. Багато утиліт мають розвинений діалоговий інтерфейс з користувачем і наближаються за рівнем спілкування до оболонок.

Інструментальні програмні засоби (системи програмування) - обов'язкова частина програмного забезпечення, з використанням якої створюються програми. Інструментальні програмні засоби включають в свій склад засоби написання програм (текстові редактори); засоби перетворення програм у вид, придатний для виконання на комп'ютері (асемблери, компілятори, інтерпретатори, завантажувачі та редактори зв'язків), засоби контролю і налагодження програм.

Текстові редактори дозволяють зручно редагувати, формувати і об'єднувати тексти програм, а деякі - і контролювати синтаксис створюваних програм.

Кошти налагодження дозволяють виконувати трасування програм (покрокове виконання з видачею інформації про результати виконання), робити перевірку синтаксису програми та проміжних результатів точках зупину, здійснювати модифікацію значень змінних в цих точках.

Системи технічного та сервісного обслуговування являють собою програмні засоби контролю, діагностики та відновлення працездатності комп'ютера, дисків і т. д.

Пакет прикладних програм - це сукупність програм для вирішення кола завдань з певної тематики або предмету. Розрізняють такі типи пакетів прикладних програм:

загального призначення - орієнтовані на автоматизацію широкого кола завдань користувача (текстові процесори, табличні редактори, системи управління базами даних, графічні процесори, видавничі системи, системи автоматизації проектування і т. д.);

методо-орієнтовані - реалізація різноманітних економіко-математичних методів розв'язання задач (математичного програмування, мережевого планування і управління, теорії масового обслуговування, математичної статистики і т. д.);

проблемно-орієнтовані - спрямовані на вирішення певної задачі (проблеми) у конкретній предметній області (банківські пакети, пакети бухгалтерського обліку, фінансового менеджменту, правових довідкових систем і т. д.).

Найбільш поширеним в Росії в даний час є пакет Microsoft Office. Це пов'язано з тим, що фірма Microsoft - автор Windows і Microsoft Office (MS Office) - логічно вписується в інтерфейс Windows. Розуміючи логіку роботи з Windows, досить легко освоїти прикладні вікна програмних засобів, що входять в MS Office. Крім того, спільне виконання низки програмних засобів, що входять в MS Office, дозволяє гнучко розподіляти їх ресурси і роботу, збільшувати загальну продуктивність.

У MS Office входять текстовий редактор Word, табличний процесор Excel, засіб для створення баз даних Access, а також спеціальні програми для роботи офісів. Серед цих програм Microsoft Outlook - засіб доступу до різноманітної інформації та її колективною обробки, PowerPoint - потужна програма для підготовки і проведення презентацій, FrontPage - додаток для створення Web-сторінок і ряд інших.

У зв'язку з появою версії операційної системи Windows 2000 розроблена нова версія офісного пакету MS Office 2000. Основна особливість перерахованих операційних систем - високий рівень інтеграції з Інтернетом. В даний час пакет MS Office 2000 почав впроваджуватися.

В описах даної версії відзначається, що вона виходить за межі традиційних настільних систем, перетворившись на корпоративне додаток для підприємств будь-якого масштабу. Дану версію офісу можна розглядати як платформу для створення спеціалізованих рішень або клієнтське засіб доступу до корпоративних даних.

В цілому основна тенденція у розвитку програмних продуктів даного пакету - підвищення «інтелектуальності». З кожною новою версією офісних продуктів поліпшуються вбудовані в ці кошти можливості граматичного та лексичного контролю. У новій системі меню передбачається відображати тільки найбільш часто використовувані функції, причому кожен користувач може настроювати структуру меню «під себе».

Для керівника офісу (головного бухгалтера, фінансового директора тощо) необхідно мати уявлення про нові можливості програмних засобів MS Office для спільної роботи багатьох користувачів. Крім цього велике значення для організації управління офісом має можливість інформаційного обміну між співробітниками.

Особливості Windows-додатків

Наочність

Важливим достоїнством Windows-додатків є наглядность.Во-перше, всі інструменти середовища, наявні в розпорядженні користувача, можуть бути представлені графічно у вигляді командних кнопок, розташованих на спеціальній панелі. Під інструментами розуміються команди основного меню, що дозволяють користувачеві проводити дії над об'єктами прикладної системи. На командних кнопках поміщається графічне зображення інструменту. В даний час зображення на кнопках стандартизовані, так що можна говорити про спеціальний мовою комп'ютерних позначень. Кожна середовище має набір стандартних інструментів, таких як:

Відкрити, Зберегти, Видалити, Скасувати, Копіювати, Вставити.

Кнопки з цими інструментами розміщуються на панелі, що називається Стандартна панель.

По-друге, документи, створювані в додатках, відображаються на екрані точно в такому вигляді, в якому будуть роздруковані на папері. Це особливо важливо, коли заздалегідь відомо, якого формату має бути кінцевий документ.

Багатозадачність

Ще однією відмінною особливістю Windows-додатків є робота в багатозадачному режимі. На робочому столі можуть бути одночасно відкриті відразу кілька документів, створених різними додатками. Можна одночасно редагувати малюнок, писати лист, робити розрахунки.

Слід, однак, уточнити поняття одночасності. Всі перераховані вище завдання можуть бути запущені на виконання. Користувач не може одночасно задіяти один і той же орган сприйняття інформації для двох різних завдань. Відповідно в таких випадках людина працює послідовно, наприклад, спочатку малює, потім пише.

Організація обміну даними

Іншою важливою особливістю прикладних середовищ Windows є можливість обміну даними між додатками. Системна середовище надає два різні способи для обміну даними між додатками: через буфер обміну і за технологією OLE.

Обмін через буфер дозволяє або перемістити об'єкт документа на нове місце, або помістити на нове місце або в новий документ копію об'єкта, не зберігаючи зв'язки з додатком, в якому цей об'єкт створювався.

Технологія OLE, яку надає програмне середовище Windows, підтримує постійний контакт між прикладної середовищем, куди об'єкт впроваджується, та прикладної середовищем, де цей об'єкт був створений. Застосування технології OLE ефективно в тих випадках, коли один і той самий об'єкт використовується в різних документах.

Створення складених документів

Організація обміну даними між прикладними середовищами забезпечує їх інтеграцію. Під інтеграцією прикладних середовищ розуміється таке їх об'єднання, коли стає можливим спільне використання об'єктів кожної з цих середовищ.

Наприклад, користувач повинен зробити довідку по групі співробітників відділу продажів і привести в довідці їх фотографії. Очевидно, що основою звіту стане текстовий документ. Крім цього в розпорядженні користувача є база даних по співробітниках, де проводиться пошук даних про працівників відділу продажів. Результат пошуку (вибірка) міститься в текстовий документ, в якому крім власних об'єктів присутні вибірка з бази даних та фотографії.

2 Текстовий редактор Microsoft Word

Текстові процесори, яскравим представником яких є текстовий редактор Word, - це універсальна програмна середовище для роботи з текстовими документами.

Історія розробки подібних програмних засобів базується на прагненні спростити роботу з різними видами документів (друкованими виданнями, документами, доповідями, дисертаціями, рефератами і т.д.)

Створений широкий спектр програм, орієнтованих на вирішення цих проблем. Одні призначені для оформлення невеликих документів простої структури, інші - для набору і підготовки до типографського видання книжок і журналів.

Текстовий редактор Word надає людині різноманітні можливості, як при підготовці текстів, так і при маніпулюванні з готовими текстовими документами, збереженими на різних носіях. З фрагментів готових текстів можна формувати нові тексти; в тексти можна впроваджувати різні об'єкти, створені в інших додатках; текстові документи можна передавати по лініях зв'язку локальних і глобальних комп'ютерних мереж.

Для редактора Word можна відзначити наступні можливості, як правило, властиві й іншим текстовим процесорам:

використання різноманітних шрифтів та їх накреслень (напівжирне, курсивне, контурне, з тінню, Нижні, верхні з розрядкою або ущільненням, в різному кольорі тощо);

використання в одному документі символів алфавітів різних мов (кирилиці, латиниці, грецької, арабської, єврейської і т.д.);

редагування тексту і перевірка правопису (орфографії та граматики);

автоматичне розбиття документа на сторінки, введення заголовків сторінок (верхніх і нижніх колонтитулів), виносок;

вбудований інструментарій ділової графіки (що дозволяє включати в текст схеми, креслення, діаграми);

різноманітні інструменти форматування готового тексту (вирівнювання, колонки, нумерація);

введення ступеневої, багаторівневого змісту;

пошук і заміна фрагмента тексту;

робота з декількома документами одночасно, в тому числі з документами різних середовищ (текстом, електронними таблицями, графікою, базами даних).

Крім цього в редакторі Word є широкий вибір засобів автоматизації, що спрощують виконання типових завдань:

робота з макропоследовательностей символів;

автозаміна друкарських помилок при введенні;

автоматичне форматування тексту при введенні (автоформат);

автоматична пропозиція повного варіанту дати, а також слова або фрази зі списку автотексту після введення декількох або перших букв (автозавершення);

автоматичний аналіз документа з метою виділення його ключових положень, на підставі якого складається автореферат;

можливість створення стилів;

автоматичне надання рад і довідкових відомостей, які можуть знадобитися по ходу виконання задачі (помічник);

наявність майстра листів, календарів, повісток, резюме, конвертів, факсів, полегшують роботу зі створення документів.

Основні об'єкти документа Word.

На малюнку 1 представлені об'єкти документів, що створюються в середовищі текстового процесора Word.

Їх умовно можна розділити на об'єкти, створені:

в середовищі самого текстового процесора;

в інших середовищах і впроваджені в документ Word.

Редактор Word забезпечує роботу з кожною з цих структур, як з єдиним цілим. Крім того, цей редактор має вбудований інструментарій ділової графіки і безліч додатків, що дозволяють, не виходячи їх основної програми, генерувати автофігури, таблиці, створювати діаграми, структурні схеми і формули.

Word надає користувачеві можливість вставляти в текстовий документ фрагменти з документів, створених в інших програмних середовищах, наприклад в графічному редакторі Paint, в табличному процесорі Excel, в системі управління базами даних Access та інших.

В Word є широкий вибір засобів автоматизації, що спрощують виконання типових завдань.

Переміщення по великому документу

Переміщення по документу виконують за допомогою мишки, використовуючи смуги прокрутки, і за допомогою клавіатури, використовуючи такі поєднання клавіш:

Ctrl +  - на слово вправо, Ctrl +  - на слово вліво,

Ctrl +  - до наступного абзацу, Ctrl +  - до попереднього абзацу, сторінка,

Ctrl + PgDown - на екран вниз, Ctrl + PgUp - на початок наступної сторінки,

Ctrl + Home - на початок документа, Ctrl + End - в кінець документа,

Alt + Ctrl + PgUp - в початок екрана, Alt + Ctrl + PgDown - в кінець екрана.

Збереження документа під час роботи. Використання властивостей документа

Способи збереження документа:

Кнопка Зберегти на панелі інструментів - зберігає файл під наявними ім'ям в тій же папці;

Команда у вікні редактора Файл / Зберегти - зберігає файл під наявними ім'ям в тій же папці;

Команда у вікні редактора Файл / Зберегти як - дозволяє змінити ім'я файлу, тип файлу, вибрати іншу папку, потім слід натиснути кнопку Зберегти.

Редактор дозволяє зберегти документи у форматах: dot (шаблони), rtf (форматований текст), txt (текстовий без форматування), HTML (текст з гіперпосиланнями), у форматі MS-DOS, doc (попередній версії Word 6.0/95), xls ( електронні таблиці) і ін

Автоформат при введенні

В Word передбачена можливість автоматичного форматування тексту при введенні.

• Автоматичне створення нумерованих і маркірованих списків Наприклад, якщо в початку першого елементу списку ввести зірочку, буде створений маркірований список.

• Автоматичне форматування порядкових номерів і дробів (вперше з'явилося в Word 95; вживано тільки до англійського тексту). Наприклад, поєднання «1st» автоматичні замінюється поєднанням, а дріб «1 / 4» - символом ј.

• Автоматичне оформлення мережевих шляхів і адрес Интернета (наприклад, \ \ Reports \ May ​​\ Week1.doc і http://www.microsoft.com/) як гіперпосилань. При виборі гіперссилки на адресу Интернета автоматичні запускається наявний засіб перегляду Web і відкривається означена Web-сторінка. При виборі гіперссилки на мережевий шлях автоматичні запускається програма, необхідна для відкриття файлу призначення, і відкривається означений файл.

• Автоматичне застосування форматування, що використається для оформлення почала першого елементу списку, до початку наступних елементів цього списку. Наприклад:

1. Word виконає всю роботу за вас.

2. Word зробить ваші документи вродливими.

Автоматична заміна пробілів в початку елементу маркованого або нумерованого списку відповідним відступом ліворуч.

Автозаповнення

Автоматична пропозиція повного варіанту слова або фрази після введення декількох перших літер. Щоб прийняти запропонований варіант, натисніть клавішу ENTER. Нижче перераховані деякі елементи, до яких вживано автозаповнення:

• поточна дата;

• дні тижня;

• назви місяців;

• ім'я автора і назва організації;

• елементи списку автотексту.

Автореферат

У Word з'явилася можливість виконання статистичного і лінгвістичного аналізу документа з метою виділення його ключових положень. На підставі цього аналізу складається реферат. Таким чином можна виділити ключові положення в електронному документі і продивлятись його з різним ступенем деталізації або помістити автоматичні складений реферат в окремий документ. Розмір реферату встановлюється користувачем і може варіюватися.

При укладанні рефератів необхідно дотримуватися законів про авторське право. Відповідальність за точність реферату покладається не на програму, а на користувача.

Автоматичне створення і попередній перегляд стилів

При роботі зі стилями в Word використайте наступні нові можливості:

• У випадку застосування нового форматування до тексту автоматичні створюється новий стиль.

• У разі зміни форматування тексту відповідні модифікації автоматичні вносяться в визначення стиля.

• Список стилів на панелі форматування містить зразки стилів.

Помічник. Новий засіб Office - помічник - використає технологію IntelliSense ™. Його основне призначення - автоматичне надання рад і довідкових відомостей, які можуть знадобитися по ходу виконання задачі. Наприклад, якщо помічник вирішить, що ви збираєтеся розпочати створення листа, те запропонує запустити майстра листів. Помічник є основним засобом отримання довідкових відомостей про роботу в Word, а також рад по підвищенню ефективності роботи, наочних прикладів і покрокових інструкцій по виконанню конкретних завдань.

Перевірка правопису

Виділення помилок і автоматична пропозиція варіантів правильного написання дозволяє істотно скоротити час правки. У порівнянні з попередніми версіями покращений синтаксичний аналіз, більш точними стали варіанти правильного написання, а також поширений набір граматичних і стилістичних правил.

В тексті водночас виконується пошук і орфографічних, і граматичних помилок. Всі помилки усуваються за один сеанс перевірки.

Таблиці, межі і заливка

У Word з'явилися наступні засоби, що спрощують роботу з таблицями, межами і заливкою.

Таблиці

1. Малювання таблиць

Дозволяє створювати таблиці - стовбчики, рядка і осередка, - малюючи їх з допомогою миші, як олівцем. Тепер окремі осередки таблиці можуть мати будь-яку ширину і висоту.

2. Гумка

Дозволяє легко усунути межу будь-який осередка, рядка або стовбчика таблиці, що дає той же ефект, що і об'єднання осередків. У попередніх версіях Word можна було об'єднувати тільки осередки, що знаходяться в одному рядку. В Word 97 можна об'єднувати будь-які сусідні осередки - як по вертикалі, так і по горизонталі.

3. Вирівнювання по вертикалі

Дозволяє швидко вирівняти вміст виділених осередків таблиці по верхньому або нижньому краю або по середині осередка, використовуючи кнопки вирівнювання, розташовані на панелі інструментів. Якщо текст в осередках орієнтований вертикально, призначення цих кнопок міняється автоматичні: використайте їх для вирівнювання по верхньому або нижньому краю або по центру осередки.

4. Вертикальна орієнтація тексту

Дозволяє розмістити вертикально (з поворотом на 90 градусів) текст в осередках таблиць, написах і рамках. Цей засіб може виявитися дуже корисним при створенні наклеек, а також друкованих документів, що містять відомості про авторські права і т. П., розташовані вертикально.

Межі

Межі сторінок

Дозволяє створити межу навколо кожної сторінки. На додаток до 150 нових типів меж пропонуються більш 160 типів графічних меж сторінки. Також існує можливість настройки меж сторінок. Наприклад, можна:

• задати свій тип межі для кожного краю сторінки;

• Помістити колонтитули всередину межі;

• Оформити першу сторінку не так, як інші.

Межі тексту

Дозволяє застосувати межі до окремих слів і символів всередині абзаца. При цьому можна використовувати будь-які наявні типи меж. Наприклад, це істотно спрощує створення меж навколо заголовків.

Заливка

Заливка тексту

Дозволяє виділити найбільш важливі фрагменти документа, до яких слідує привернути увагу інших користувачів. У Word заливку можна застосувати не тільки до всього абзаца, але і до окремих слів і символів всередині абзаца. При цьому можна використовувати будь-які наявні типи заливки.

Спільна робота декількох користувачів

У Word з'явилися нові можливості і засоби, що підвищують продуктивність і ефективність роботи членів робочих груп.

Злиття документів

Об'єднання всіх змін і приміток, внесених кількома рецензентами, в один документ за допомогою однієї простої операції. Кільком рецензентам можна надати для перевірки окремі копії документа, після чого всі виправлені копії об'єднуються в підсумковий документ. Або, наприклад, можна віднести додому копію документа, виправити її там, а потім повернути виправлену копію і автоматично об'єднати внесені зміни з вихідним документом.

Перемикання клавіатури

Автоматичне перемикання шрифтів у документі при перемиканні клавіатури (набір використовуваних шрифтів визначається поточною розкладкою клавіатури). Перемикання клавіатури викликає також перемикання мови і, отже, забезпечує перевірку тексту іншою мовою, наприклад, грецькою, засобами перевірки саме цієї мови.

Відкриття документів з текстом на декількох мовах в локалізованої версії Word

Правильне відображення тексту документа, створеного в локалізованої версії Word, при наявності в системі відповідних шрифтів. Наприклад, документи, створені в японській версії Word, можна відкривати та переглядати в американській версії Word. Слід зазначити, що ця можливість не поширюється на мови, в яких напрямок листа може змінюватися (іврит, арабська і т. п.).

Сортування

Існує можливість вказати мову і, тим самим, порядок сортування, який слід використовувати при сортуванні тексту в документі. Наприклад, подвійні букви угорської мови, такі як «cz», правильно сортуються в американській версії Word, якщо в якості мови сортування вказаний угорська.

Вставлення символів

Для отримання можливості вставки символів і букв, що використовуються в конкретному мовою, досить вибрати відповідний набір символів шрифту Unicode в діалоговому вікні Символ (меню Вставка). Наприклад, щоб вставити в текст російські літери, слід вибрати набір «Кирилиця».

Приклади використання редактора формул MS Equation 3.0 текстовому редакторі MS Word 2000

Редактор формул і математичних виразів MS Equation 3.0 дозволяє виробляти графічне зображення складних математичних обчислень з використанням спеціальної символіки. Нижче наведено приклади запису з його допомогою в текстовому редакторі MS Word 2000 складних математичних виразів і функцій. Записи зроблені за допомогою даного редактора в ході виконання лабораторної роботи.

Приклад № 1

3. Загальна характеристика табличного редактора Microsoft Excel

Табличний процесор Excel фірми Microsoft призначений для введення, зберігання, обробки і видачі великих обсягів даних у вигляді, зручному для аналізу і сприйняття інформації. Всі дані зберігаються й обробляються у вигляді окремих або зв'язаних таблиць. Одна або кілька таблиць складають робочу книгу, в цьому випадку таблиці називаються робочими аркушами цієї книги. Листи можна видаляти додавати або переміщати з однієї робочої книги в іншу. Фізично на диску зберігається вся книга у вигляді окремого файлу з розширенням «xls». Основною програмою є обчислювальний модуль, за допомогою якого виконується обробка текстових і числових даних. У даній версії програми у цього модуля з'явилося безліч цікавих функцій: контроль допустимості вводяться, виявлення та виправлення найбільш поширених помилок, обчислення полів у вільних таблицях та інші. Зручна панель формул і можливість зменшити діалогове вікно до розділу поля введення істотно спрощують введення і редагування формул. Є можливості для створення презентаційної графіки, для чого використовується модуль діаграм, який дозволяє на основі числових значень, оброблених за допомогою обчислювального модуля, будувати діаграми різних типів. З'явилися нові типи діаграм. Тепер поряд з діаграмою можна розташувати і таблицю з вихідними даними. У Excel можна створювати макроси і застосування за допомогою Visual Basic for Applications (VBA). Мова Visual Basic for Applications тепер доступний у всіх програмах пакета, що дозволяє на його основі більш гнучкі програми. Одне з головних достоїнств цієї мови полягає в тому, що створені засобами Excel VBA - макроси можна без особливих проблем використовувати в інших програмах фірми Microsoft. Excel має і потужні засоби колективної роботи, які орієнтовані, в першу чергу, на спільну роботу декількох додатківпакету в мережевому середовищі. Прикладом застосування цієї технології може служити впровадження Excel - таблиць у документ, створений засобами редактора Word. При використанні цієї технології між об'єктами встановлюється динамічна зв'язок.

Основи роботи в Excel

Управління файлами

За допомогою програми Excel можна створювати самі різні документи. Робочі листи (Sheets) можна використовувати для складання таблиць, обчислення статистичних оцінок, управління базою даних і складання діаграм. Для кожного з цих додатків програма Excel може створити окремий документ, який зберігається на диску у вигляді файлу.

Файл може містити кілька взаємопов'язаних робочих аркушів, що утворюють єдиний багатовимірний документ (блокнот, робочу папку). За допомогою багатовимірних документів користувач отримує прямий доступ одночасно до кількох таблиць і діаграм що підвищує ефективність їх обробки.

Є можливості налаштування режиму автозбереження файлів через певні проміжки часу, режиму резервного копіювання і режиму захисту даних (збереження документа з паролем).

Структура документів

Окремі робочі листи одного документа розташовані один під одним. За допомогою іменного покажчика (регістру імен), розташованого в нижній частині екрана, можна переходити з одного аркуша на інший. На іменному покажчику знаходяться корінці робочих аркушів, розташовані в порядку зростання номерів: Аркуш1, Лист2 і т.д.

Користувач може додати до документа елементи наступних типів:

- Робочі листи для створення таблиць;

- Діаграми (як елемент таблиці або на окремому аркуші);

- Робочий аркуш для запису макрокоманди у вигляді програмного модуля;

- Робочий лист для створення діалогового вікна.

Новий лист завжди вставляється перед активним робочим листом. Користувач може клацнути по назві робочого аркуша правою кнопкою миші, після чого відкриється контекстне (залежне від ситуації) меню, в якому також є директива додавання. Якщо потрібно видалити робочий аркуш, потрібно відкрити клацанням правої кнопки миші контекстне меню і виконати директиву видалення.

Корекція висоти рядків і ширини стовпців

Перш за все, коректовані рядок або стовпець таблиці повинні бути промарковані. Для цього необхідно клацнути лівою кнопкою миші за номером (координаті) рядка або стовпця. У меню Формат знаходяться підменю Рядок і Стовпець. При виборі одного з цих підменю відкривається меню наступного рівня. У підменю Стовпець викличте директиву Ширина, тоді відкриється діалогове вікно, в якому користувач може вказати ширину стовпця. В якості одиниці вимірювання можна використовувати один символ. Команда Автодобір ширини з меню Стовпець автоматично коригує ширину стовпця у відповідності з його вмістом.

Побудова таблиць

Осередки таблиці та їх властивості

Всі дані таблиці записуються в так звані осередки, які знаходяться на перетині рядків і стовпців таблиці. За умовчанням вміст комірки представляється програмою Excel у стандартному форматі, який встановлюється при запуску програми. Наприклад, для чисел і текстів задається певний вид і розмір шрифту.

У програмі Excel є контекстні меню, які викликаються правою кнопкою миші, коли промаркована деяка область таблиці. Ці меню містять багато складових опрацювання та форматування таблиць. Директиви форматування можна також викликати на панелі форматування (другий рядок піктографічного меню), клацнувши мишею по відповідній піктограмі.

Маркування осередків. Окремі осередки таблиці маркуються (виділяються) автоматично за допомогою покажчика осередків. Щоб перевести курсор у задану клітинку, потрібно клацнути по ній лівою кнопкою миші або використовувати клавіші управління курсором. Для маркування кількох осередків потрібно клацнути на початку маркірується області (верхній лівий кут) і, утримуючи кнопку миші натиснутою, переміщати маніпулятор у кінець області (правий нижній кут).

Один рядок або стовпець таблиці маркуються клацанням за номером (адресу), який розташовано в заголовку рядка або стовпця. Для маркування кількох рядків або стовпців потрібно клацнути по номеру першого рядка (стовпця), а потім, утримуючи кнопку миші натиснутою, перемістити маніпулятор у потрібну позицію.

Копіювання даних. Перш за все, потрібно промаркувати групу клітинок, вміст яких має бути скопійовано, а потім викликати команду Копіювати з меню Правка. Після цього маркована область буде укладена в рамку. Тепер слід встановити покажчик миші в позицію, куди повинні бути скопійовані дані, і натиснути клавішу вводу Enter. Вміст маркованої області з'явиться в новому місці. Якщо потрібно видалити вміст групи клітинок і помістити його на нове місце в таблиці, то слід використовувати директиву Вирізати з меню Правка.

Видалення даних. Перш за все, потрібно промаркувати групу клітинок, вміст яких має бути вилучено. Потім можна скористатися одним із способів видалення даних.

Вирівнювання даних. Для вирівнювання вмісту комірок перш за все треба промаркувати вирівняти осередки. Далі слід викликати діалог: Формат - Ячейки - і у верхньому полі цього вікна вибрати закладку Вирівнювання.

Встановлення шрифтів. Необхідно промаркувати осередки, в яких потрібно змінити шрифт. Після цього можна або відкрити контекстне меню правою кнопкою миші і викликати директиву Формат Осередків. У верхньому полі вікна, Формат Осередків потрібно вибрати опцію Шрифт. У вікні з'явиться поле Шрифт, в якому можна вибрати вид шрифту з запропонованого списку. Утримання цього списку залежить від установок, зроблених в середовищі Windows.

У правому полі Розмір встановлюється розмір (кегль) шрифту. У списку шрифтових стилів Накреслення можна вибрати звичайний стиль (Regular); курсив (Italic), жирний шрифт (Bold) і масний курсив (Bold Italic). У полі Підкреслення можна вибрати тип підкреслення тексту (однією або двома лініями) і т.д.

Табличні обчислення

Текст формули, яка вводиться в клітинку таблиці, має починатися зі знака рівності (=), щоб програма Excel могла відрізнити формулу від тексту. Після знака рівності в клітинку записується математичне вираз, що містить аргументи, арифметичні операції і функції.

У якості аргументів у формулі зазвичай використовуються числа і адреси осередків. Для позначення арифметичних операцій можуть використовуватися такі символи: + (додавання), - (віднімання), * (множення), / (ділення).

Формула може містити посилання на клітинки, які розташовані на іншому робочому аркуші чи навіть таблиці іншого файлу. Якось введена формула може бути в будь-який час модифікована.

Введення формул. Програма Excel інтерпретує дані, що вводяться або як текст (вирівнюється по лівому краю), або як числове значення (вирівнюється по правому краю). Для введення формули необхідно ввести алгебраїчний вираз, якому повинен передувати знак рівності (=).

Припустимо, що в комірці А1 таблиці знаходиться число 100, а в комірці В1 - число 20. Щоб розділити перше число на друге і результат помістити в комірку С1, в клітинку С1 слід ввести відповідну формулу (= А1/В1) і натиснути Enter.

Введення формул можна істотно спростити, використовуючи невеликий трюк. Після введення знаку рівності слід просто клацнути мишею по першій клітинці, потім ввести операцію ділення і клацнути по другій клітинці.

Редагування формул. Щоб почати редагувати вміст комірки, потрібно спочатку промаркувати цей осередок. На наступному кроці необхідно включити режим редагування, натиснувши клавішу F2 або виконавши подвійне клацання мишею. У режимі редагування у верхній частині екрану (під рядком піктографічного меню) активізується набірна рядок, у якій видно сама формула, а не результат її обчислення.

Інформаційні зв'язки. У програмі Excel досить легко ввести посилання на клітинку, розташовану в іншій таблиці. Після встановлення посилання значення, що знаходяться в осередках, будуть автоматично оновлюватися.

Для звернення до значення клітинки, розташованої на іншому робочому аркуші, потрібно вказати ім'я цього листа разом з адресою відповідної комірки. Наприклад, для звернення до комірки В3 на робочому аркуші Лист2 необхідно ввести формулу: = Лист2! B3. Адреси осередків повинні бути вказані латинськими літерами.

Побудова та оформлення діаграм

Графічні діаграми оживляють сухі колонки цифр в таблиці, тому вже в ранніх версіях програми Excel була передбачена можливість побудови діаграм. У Excel включений новий Конструктор діаграм, який дозволяє створювати діаграми "презентаційного якості".

Красива тривимірна діаграма не тільки радує око, але і покращує якість документа. У програмі MS Excel з'явився новий тип тривимірних діаграм - так звані кільцеві діаграми, які доповнюють поверхневі та сітчасті тривимірні діаграми четвертої версії.

Побудова діаграм. Перш ніж будувати діаграму, необхідно закінчити всі роботи в таблиці, включаючи її форматування. Викличте Конструктор діаграм (див. рис.11). Ви повинні зробити за допомогою покажчика миші прямокутник на вільному місці робочого листа, де буде розміщена діаграма. Після цього Конструктор відкриває діалогове вікно, в якому за чотири кроки потрібно побудувати діаграму. Робота з Конструктором настільки інтуїтивно зрозуміла, що не вимагає будь - яких пояснень.

Додаткові об'єкти. У меню Вставка розташовані директиви, які дозволяють додати діаграмі більш привабливий вигляд. Зокрема, тут є директива Малюнок, яка імпортує малюнки в стандартних графічних форматах (BMP, PCX і т.д.). Після виклику цієї директиви відкривається вікно завантаження графічного файлу. На діаграмі з'являється обраний малюнок, укладений у рамку. Цю рамку можна переміщати по діаграмі за допомогою миші і змінювати її розмір. Крім цього, Конструктор діаграм надає можливість вставити в діаграму додатковий текст, який буде привертати увагу до окремих частин діаграми. Для вставки тексту потрібно ввести його з клавіатури в набірний рядок і натиснути клавішу вводу Enter. Тоді в центрі діаграми з'явиться текстова рамка, якою можна надати за допомогою миші відповідний розмір, а потім перенести її в потрібне місце на діаграмі.

Актуалізація діаграм. Якщо Ви внесете зміни в ту частину таблиці, за якою будувалася діаграма, то програма Excel автоматично модифікує діаграму. Якщо ж Ви додали в таблицю новий рядок або стовпець, то дійте наступним чином. Промаркіруйте нові дані в таблиці і перенесіть їх з допомогою миші на діаграму. Для цього поставте вказівник миші на межу маркованої області і, не відпускаючи лівої кнопки миші, перемістіть її на діаграму. Як тільки Ви відпустите кнопку, діаграма буде змінена. Ця техніка одержала в корпорації Microsoft назва Drag & Drop.

Функції Excel

Для виконання табличних обчислень потрібні формули. Оскільки деякі формули і їхні комбінації зустрічаються дуже часто, то програма Excel пропонує більш 200 заздалегідь запрограмованих формул, які називаються функціями.

Всі функції розділені по категоріях, щоб у них було простіше орієнтуватися. Вбудований Конструктор функцій допомагає на всіх етапах роботи правильно застосовувати функції. Він дозволяє побудувати й обчислити більшість функцій за два кроки.

Багато функцій різняться дуже незначно, тому при пошуку по категоріях корисно скористатися стислими описами функцій, які пропонує Конструктор функцій. Функція оперує деякими даними, які називаються її аргументами. Аргумент функції може займати один осередок або розміщатися в цілій групі комірок. Конструктор функцій надає допомогу в завданні будь-яких типів аргументів.

Конструктор функцій

Промаркіруйте ту клітинку, в якій повинен з'явитися результат обчислень. Потім клацанням по піктограмі Конструктора функцій відкрийте діалогове вікно Конструктора. У лівому полі цього вікна перераховані категорії функцій, а в правому - функції, що відповідають обраної категорії. Для того щоб побачити всі функції, слід клацнути мишею по опції Все в поле категорій.

На другому кроці в діалоговому вікні Конструктора вказуються аргументи функції. Конструктор розрізняє аргументи, які повинні враховуватися обов'язково, і необов'язкові (опціональні) аргументи. Щоб задати аргумент функції, потрібно або ввести його адресу з клавіатури, або в таблиці промаркувати область, де він розташований. Тоді адреса аргументу функції з'явиться у відповідному полі діалогового вікна Конструктора. Клацніть по командній кнопці ОК, щоб закрити вікно Конструктора функцій. Після цього в зазначеній комірці таблиці з'явиться результат обчислень, але комірка залишиться маркованої. У набірної рядку можна побачити обрану функцію разом з відповідними аргументами.

Автосума

Промаркіруйте комірку, де повинна розташовуватися сума, і клацніть мишею по піктограмі додавання .

У набірної рядку з'явиться знак рівності і слово "СУММ", за яким у дужках звичайно треба адресу деякої області, яку програма пропонує після аналізу прилеглих осередків в якості області підсумовування. Якщо Excel "вгадала" правильно, клацніть по піктограмі з "галочкою".

В іншому випадку промаркируйте групу клітинок, які потрібно скласти. Можна промаркувати кілька несуміжних груп комірок, використовуючи клавішу Ctrl. Цю клавішу потрібно утримувати в натиснутому стані до тих пір, поки всі групи не будуть промарковані. Адреси груп можна ввести з клавіатури.

Додаткові можливості Excel

Обмін даними

Обмін даними дозволяє користувачу Excel імпортувати у свої таблиці об'єкти з інших прикладних програм і передавати (експортувати) свої таблиці для вбудовування в інші об'єкти.

Концепція обміну даними є однієї з основних концепцій середовища Windows. Між об'єктами, що опрацьовуються різноманітними прикладними програмами, створюються інформаційні зв'язки, наприклад, між таблицями і текстами. Ці інформаційні зв'язки реалізовані динамічно, наприклад, копія таблиці, вбудована в текст, буде обновлятися (актуалізуватися) всякий раз, коли в її оригінал вносяться зміни.

Обробка списків

Списки дозволяють ефективно працювати з великими однорідними наборами даних.

Бази даних

У комплект поставки Excel входить програма обробки зовнішніх баз даних MS Query. Програма Query (Запит) може працювати з текстовими файлами і з даними, які були підготовлені такими програмами управління базами даних: Ms Access, dBASE, FoxPro, Oracle, Paradox, SQL Server.

Конфігурування програми

Програму Excel можна настроювати відповідно до індивідуальних запитів дуже широкого кола користувачів. Кожен користувач програми Excel, визначивши коло найбільш часто використовуваних функцій, може організувати роботу з ними найбільш зручним для себе чином. З іншого боку, ті функції програми, які ніколи не використовуються, можна взагалі прибрати з конфігурації, щоб заощадити ресурси комп'ютера і підвищити ефективність обробки. Наприклад, кожен користувач програми може створити піктографічне меню, змінити вид основного вікна, змінити вид робочого аркуша, встановити бажані шрифти, створити шаблони таблиць і т.д.

Приклади виконання документів та графічному вигляді в MS Excel

Розглянемо на прикладі списку фірм і вироблених товарів. Найменування та адреси телефонів вказані в таблиці № 1. У таблиці № 2 - найменування, характеристики та ціни реалізованого товару. Також побудовано довільна діаграма частки виробленого товару відповідних фірм.

Таблиця 1 - Назви та адреси телефонів

Код Фірми	Найменування Фірми	Адреса	Телефон.	Контактна особа
1	Сервіс	Кутузовський пр., 2	222-22-32	Сидоров В.В.
2	Проект - М	вул. Ботанічна, 3	331-09-65	Бородін К.П.
3	Факторіал	вул. Тверська, 15	976-43-23	Власова І.О.
4	Приват	вул. Ординці, 33	123-34-56	Столєтова С.М.
5	Медик	вул. Грибоєдова, 46	456-34-12	Кравченко А.І.

Таблиця 2 - Найменування, характеристики та ціни реалізованого товару

Код товару	Найменування товару	Характеристика товару	Од. ізм.	Ціна, руб
1	Виготовлення дверей	Матеріал фірми, сосна, вологість 8%	кв. м	3000
2	Виготовлення фундаменту	Матеріал фірми, бетон	кв. м	1200
3	Покрівельні роботи	Матеріал фірми, оцинкована сталь	кв. м	300
4	Пиломатеріали	Хвойні породи дерева	куб. м	3000

Малюнок 2 - Частки реалізованої продукції

Крім того MS Excel дозволяє проводити різні математичні обчислення і відображати їх результати у графічній формі. Нижче наведено приклади розрахунку значень функції на заданому інтервалі і побудови її графіка за отриманими даними. Розрахунки та побудови зроблені за допомогою даного редактора в ході виконання лабораторної роботи.

0 0 0,1	0,099833
0,2

	0,198669
0,3	0,29552
0,4	0,389418
0,5	0,479426
0,6	0,564642
0,7	0,644218
0,8	0,717356
0,9	0,783327
1	0,841471
1,1	0,891207
1,2	0,932039
1,3	0,963558
1,4	0,98545
1,5	0,997495
1,6	0,999574
1,7	0,991665
1,8	0,973848
1,9	0,9463
2	0,909297

Малюнок 3 і 4 Графіки функцій