Введення
Напевно, важко зараз уявити сучасної людини, що не володіє комп'ютером. Безумовно, комп'ютер займає важливе місце в житті людини. Дану роботу я присвячу табличному процесору Excel - одному з компонентів пакету Microsoft Office 97. Табличний процесор Excel - найпопулярніший на сьогоднішній день табличний редактор. Він дозволяє легко оперувати з цифрами, має зручний інтерфейс - це як комп'ютер "спілкується" з користувачем, дозволяє будувати різні графіки, безліч діаграм, які сприяють більш повному способу представлення інформації і засвоєння матеріалу.При написанні цього реферату я використовувала текстовий редактор Word 7.0 з пакету Microsoft Office 97.
1. Основні поняття, використовувані при вивченні об'єкта
Табличний процесор забезпечує роботу з великими таблицями чисел. При роботі з табличним процесором на екран виводиться прямокутна таблиця, у клітках якої можуть перебувати числа, пояснювальні тексти та формули для розрахунку значень у клітці за наявними даними.Табличний процесор - програмний засіб для проектування електронних таблиць. Вони дозволяють не тільки створювати таблиці, але й автоматизувати обробку табличних даних. За допомогою електронних таблиць можна виконувати різні економічні, бухгалтерські та інженерні розрахунки, а також будувати різного роду діаграми, проводити складний економічний аналіз, моделювати і оптимізувати рішення різних господарських ситуацій і т. д.
Функції табличних процесорів вельми різноманітні:
· Створення і редагування електронних таблиць;
· Створення багатотабличних документів;
· Оформлення і друк електронних таблиць;
· Побудова діаграм, їхня модифікація та вирішення економічних завдань графічними методами;
· Створення багатотабличних документів, об'єднаних формулами;
· Робота з електронними таблицями як з базами даних: сортування таблиць, вибірка даних за запитами;
· Створення підсумкових і зведених таблиць;
· Використання при побудові таблиць інформації із зовнішніх баз даних;
· Створення слайд-шоу;
· Рішення оптимізаційних завдань;
· Вирішення економічних завдань типу "що - якщо" шляхом підбору параметрів;
· Розробка макрокоманд, настройка середовища під потреби користувача і т. д.
Найбільш популярними електронними таблицями для персональних комп'ютерів є табличні процесори Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro і SuperCalc. І якщо після своєї появи в 1982 році Lotus 1-2-3 був фактично еталоном для розробників електронних таблиць, то в даний час він втратив свої лідируючі позиції. Результати тестування продемонстрували явну перевагу Excel за багатьма параметрами.
2. Класифікація елементів об'єкта
MS Excel - одна з найбільш популярних сьогодні програм електронних таблиць. Нею користуються вчені і ділові люди бухгалтери і журналісти, з її допомогою ведуть різноманітні таблиці, списки і каталоги, становлять фінансові та статистичні звіти, підраховують стан торговельного підприємства, обробляють результати наукового експерименту, ведуть облік, готують презентаційні матеріали. Можливості Excel дуже високі. Обробка тексту, управління базами даних - програма настільки потужна, що в багатьох випадках перевершує спеціалізовані програми-редактори або програми баз даних. Таке різноманіття функцій може спочатку навіть відлякувати, ніж змусити застосовувати на практиці. Але в міру набуття досвіду користувач зможе оцінити майже безмежні можливості Excel.За багаторічну історію табличних розрахунків із застосуванням персональних комп'ютерів вимоги користувачів до подібних програм істотно змінилися. Спочатку основний акцент у такій програмі, як, наприклад, VisiCalc, робився на обчислювальні функції. Сьогодні поряд з інженерними й бухгалтерськими розрахунками організація і графічне зображення даних набуває все більшого значення. Крім того, різноманіття функцій, пропоноване такою обчислювальною й графічною програмою, не повинне ускладнювати роботу користувача. Програми для Windows створюють для цього ідеальні передумови. Останнім часом багато якраз перейшли на використання Windows як свою користувальницького середовища. Як наслідок, багато фірм, що створюють програмне забезпечення, почали пропонувати велику кількість програм під Windows.
Програма Excel забезпечує як легкість при поводженні з даними, так і їх збереження. Excel дозволяє швидко виконати роботу для якої не потрібно затрачати багато паперу і часу, а також залучати професійних бухгалтерів і фінансистів.
Дана програма зуміє обчислити суми по рядках і стовпцях таблиць, порахувати середнє арифметичне, банківський відсоток або дисперсію, тут взагалі можна використовувати безліч стандартних функцій: фінансових, математичних, логічних, статистичних.
У Excel є ще маса переваг. Це дуже гнучка система "росте" разом з вашими потребами, змінює свій вигляд і підлаштовується під Вас. Основу Excel становить полі клітин і меню у верхній частині екрана. Крім цього на екрані можуть бути розташовані до 10 панелей інструментів із кнопками та іншими елементами управління. Ви можете не тільки використовувати стандартні панелі інструментів. але і створювати свої власні.
Розглянемо основні пункти меню Excel 7.0 При відкритті або створенні нової робочої книги у верхній частині екрана розташовується основне меню Excel. Воно складається з 9 розкривних підменю які в свою чергу містять пункти меню або розкриваються підменю другого порядку.
Основне меню має наступні підменю згруповано за типами роботи.
Файл - Підменю для роботи з файлами, їх відкриття закриття і збереження.
Виправлення - Підменю для роботи з клітинами таблиці.
Вид - Підменю для зміни зовнішнього вигляду таблиці та представлення даних.
Вставка - Підменю для додавання клітинок, рядків, стовпців і інших елементів.
Формат - Підменю для зміни виду представлених даних в таблиці.
Сервіс - Підменю перевірок та змінити установки системи.
Дані - Підменю обробки даних таблиці їх сортування й угруповання.
Вікно - Підменю зміни виду вікна і переходів між вікнами.
? - Підменю допомоги
Докладна характеристика елементів об'єкта
Табличний процесор Excel фірми Microsoft призначений для введення зберігання обрахунку і видачі великих обсягів даних у вигляді зручному для аналізу і сприйняття інформації. Всі дані зберігаються й обробляються у вигляді окремих або зв'язаних таблиць. Одна або кілька таблиць складає "робочу книгу", в цьому випадку таблиці називаються робочими аркушами цієї книги. Листи можна видаляти додавати або переміщати з однієї робочої книги в іншу. Фізично на диску зберігається вся книга у вигляді окремого файлу з розширенням "xls".
Так як Excel - табличний редактор, то і основну інформацію я буду відображати в таблицях. Файл:
| Створити | Створити нову робочу книгу. |
| Відкрити | Відкрити існуючу робочу книгу. |
| Закрити | Закрити робочу книгу. |
| Зберегти | Зберегти зміни у файлі на диску. |
| Зберегти як | Зберегти робочу книгу під новим ім'ям. |
| Зберегти робочу область | Зберегти змінені документи та стан робочої області. |
| Властивості | Висновок відомостей про даний документі |
| Доступ | Спільне використання одного документа декількома користувачами |
| Параметри сторінки | Зміна параметрів сторінки для документа |
| Область друку - Поставити - Забрати | Визначення області листа для роздруківки Видалення визначення |
| Попередній перегляд | Перегляд документа перед друком |
| Друк | Висновок документа або його частини на друк |
1 2 3 4 | Список останніх файлів які ви відкривали. Можна повторно відкрити вказаний в списку файл. |
| Вихід | Вихід з програми Excel |
| Скасувати | Відмінити останню вироблене дію |
| Повторити | Повернути скасовану дію |
| Вирізати | Вирізати виділений об'єкт в буфер |
| Копіювати | Скопіювати виділений об'єкт в буфер |
| Вставити | Вставити об'єкт з буфера |
| Спеціальна вставка | Дозволяє вибрати, що вставляти дані або формули |
| Заповнити - Вниз - Праворуч - На початок - Ліворуч ... | Заповнити виділений інтервал значеннями розташованими в першій клітинці. Або скопіювати формулу з першого осередку зі зміною її аргументів для кожного рядка або стовпця. |
| Очистити - Усі - Формати - Вміст - Примітки | Очищення Всього вмісту клітинок Форматів даних в комірках Формул або значень клітинок Приміток до осередків |
| Видалити | Видалити рядок, стовпець або комірки |
| Видалити лист | Видалення робочого аркуша |
| Перемістити / скопіювати | Переміщення або копіювання виділених аркушів за книгою або в іншу книгу |
| Знайти | Пошук тексту у виділених клітинках |
| Замінити | Пошук тексту і заміна його новим текстом |
| Перейти | Швидкий перехід на клітинку або область |
| Рядок формул | Показати або приховати панель формул |
| Рядок стану | Показати або приховати рядок стану |
| Конфіденційність | Вибрати стандартні панелі інструментів |
| На весь екран | Вивести на екран тільки таблицю і Основне меню |
| Масштаб | Зміна масштабу таблиці від 10% до 400% |
| Диспетчер звітів | Друкувати або визначити вид звіту |
| Диспетчер видів | Визначити пойменований Вид |
| Осередки | Вставити новий осередок |
| Рядок | Вставити новий рядок. |
| Стовпець | Вставити новий стовпець. |
| Лист | Вставити новий робочий лист. |
| Діаграма - На цьому аркуші - На новому аркуші | Вставити знову створювану діаграму. |
| Макрос - Модуль - Діалогове вікно - Макрос MS Excel 4.0 | Створення нового програмного модуля. Вставка в книгу нового аркуша діалогу. Вставка в книгу нового аркуша макросів |
| Розрив сторінки | Вставити символ позначає перехід на нову сторінку при друку. |
Функція | Виклик майстра функцій для створення або редагування існуючої в клітині функції. |
| Ім'я - Присвоїти - Вставити - Створити - Застосувати | Привласнення або видалення імені виділеного інтервалу Вставити ім'я з листа існуючих імен у формулу. Створити автоматично ім'я виділеного інтервалу. Заміна посилань у формулі на імена. |
| Примітка | Створення, редагування та видалення примітки |
Продовження Таблиці.
| Малюнок | Вставка малюнка з зовнішнього файлу |
| Об'єкт | Одного з об'єктів стандартизованих Microsoft |
| Осередки | Зміна шрифту, меж та інших параметрів комірки |
| Рядок - Висота - Автодобір висоти - Сховати - Показати | Зміна параметрів рядка Приховати рядок з виду Зробити видимої приховану рядок |
| Стовпець - Ширина - Автодобір ширини - Стандартна ширина - Сховати - Показати | Зміна параметрів стовпця Приховати стовпець з уваги Дивись прихований стовпець |
| Лист - Перейменувати - Сховати - Показати - Підкладка | Перейменувати робочий лист Приховати робочий лист Показати прихований робочий лист Змінити фон робочого аркуша |
| Автоформат | Автоматичне форматування робочого аркуша |
| Стиль | Вибір стилю для форматування аркуша |
| Розміщення - На передній план - На задній план - Згрупувати | Розміщення видимих об'єктів |
| Орфографія | Перевірка орфографії |
| Залежності - Впливають осередки - Залежні клітинки - Джерело помилки - Забрати всі стрілки - Панель залежностей | Показати залежності за допомогою стрілок Показати стрілками осередку які впливають на результат Показати осередку, чий результат залежить від даної комірки Вказати джерело помилки для даної комірки Видалити всі покажчики Висновок панелі трасування залежностей |
| Автозаміна | Додавання або видалення списку елементів автозаміни |
| Підбір параметра | Рішення задачі з одним параметром |
| Сценарії | Створення та затвердження умовних сценаріїв |
| Пошук рішення | Пошук рішення по заданій моделі |
| Захист - Захистити лист - Захистити книгу | Захистити робочий лист від змін Захистити від змін всю книгу |
| Надбудови | Додати видалити необхідні шаблони і майстри |
| Макрос Запис макросу Призначити макрос | Робота зі створення, запису та призначенням клавішах макросів. |
| Параметри | Зміна та встановлення параметрів системи |
Дані:
| Сортування | Сортування виділених осередків |
| Фільтр - Автофільтр - Показати всі - Розширений фільтр | Відбір записів за допомогою списків, Показати всі записи Відбір записів із зазначенням умов в окремому діапазоні |
| Форма | Пошук, редагування та видалення записів бази даних |
| Підсумки | Додавання підсумків до списку |
| Таблиця підстановки | Створення у виділеному діапазоні таблиці підстановки значень у формулу |
| Текст по стовпцях | Розбір тексту у виділеному діапазоні по стовпцях |
| Майстер шаблонів | Засіб створення шаблонів документів |
| Консолідація | Об'єднання діапазонів у зазначений діапазон |
| Структура - Сховати деталі - Показати деталі - Згрупувати - Розгрупувати - Автоструктура - Видалити структури - Параметри | Підменю по створенню, зміні і видаленню параметрів структури документа |
| Зведена таблиця | Створення та редагування зведеної таблиці |
| Поле зведеної таблиці | Установка властивостей поля зведеної таблиці |
| Оновити дані | Оновлення зведеної таблиці |
| Отримати зовнішні дані | Вставка даних із зовнішнього джерела |
| Нове | Відкрити нове вікно |
| Розташувати | Зміна розташування вікон |
| Приховати | Прибрати з екрану поточне вікно |
| Показати | Показати приховані вікна |
| Закріпити області | Рядки вище і стовпці лівіше курсора більше не прокручуються. |
| 1 Активне вікно 2 Активне вікно | Перейти в одне з відкритих вікон |
| Виклик довідки | Довідкова система з докладним описом всіх функціональних можливостей. |
| Про програму | Дані про версії, номер продукту і параметрах системи. |
Висновок
Отже, у своїй роботі я спробувала розповісти про основні можливості табличного процесора Excel. Застосування цього табличного процесора дозволяє легко оптимізувати і прискорити роботу з обробки інформації. Адже не дарма доведено, що подання інформації в табличному вигляді, а також у вигляді графіків, діаграм дозволяє більш наочно і краще представити інформацію.Перспективні напрямки в розробці електронних таблиць основними фірмами-розробниками визначені по-різному. Фірма Microsoft приділяє особливу увагу вдосконаленню набору функціональних засобів Excel, і в цьому її пакет явно лідирує серед всіх електронних таблиць. Фірма Lotus основні зусилля сконцентрувала на розробці інструментів групової роботи. Пакет Quattro Pro в результаті тестування отримав досить високі оцінки, але ні одна з особливостей пакету не викликала до себе підвищеної уваги. Найбільш привабливими виявилися лише можливості сортування даних.
Ситуація, що склалася на ринку електронних таблиць, в даний час характеризується явним лідируючим положенням фірми Microsoft - 80% всіх користувачів електронних таблиць воліють Excel. На другому місці за обсягом продажів - Lotus 1-2-3, потім Quattro Pro. Частка інших електронних таблиць, наприклад SuperCalc, зовсім незначна.