Аналіз Інструкції з діловодства в державних органах та організаціях Республіки Білорусь
Затвердження Інструкція з діловодства
На початку 2009 року відбулася подія, значима для працівників служби ДОП, кадрових служб організацій. Постановою Міністерства юстиції Республіки Білорусь від 19.01.2009 № 4 була затверджена Інструкція з діловодства в державних органах та організаціях Республіки Білорусь.
До затвердження Інструкції з діловодства в державних органах та організаціях Республіки Білорусь (далі - Інструкція) організації керувалися нормами Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, держкомітетах та інших центральних органах управління, установах, організаціях і на підприємствах Республіки Білорусь 1, яка діяла без змін з 1995 року (далі - Примірна інструкція з діловодства). З прийняттям нового нормативного правового акту Примірна інструкція з діловодства втратила чинність.
Відповідно до Закону Республіки Білорусь від 10.01.2000 № 361-З «Про нормативних правових актах Республіки Білорусь» (із змінами і доповненнями станом на 14.08.2008) Інструкція є актом законодавства, обов'язковим для виконання всіма державними органами і юридичними особами країни. Встановлені Інструкцією норми поширюються на організації як державної, так і недержавної форми власності.
Інструкція розроблена на підставі ст. 25 Закону Республіки Білорусь від 06.10.1994 № 3277-XII «Про Національний архівний фонд та архівах у Республіці Білорусь» (із змінами і доповненнями станом на 01.07.2008). Цією статтею передбачено, що державні органи, а також підприємства, установи та організації незалежно від форм власності зобов'язані дотримуватися норми та вимоги, які пред'являються до порядку роботи з документами, їх обробці, руху та зберігання.
Загальні вимоги до порядку документування та організації роботи з документами у республіканських і місцевих органах державного управління, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності встановлюються республіканським органом державного управління з архівів та діловодства.
Характеристика положень інструкцій
Розробники Інструкції постаралися максимально врахувати сучасні реалії, які певною мірою утруднювали застосування діяла раніше Примірної інструкції з діловодства (існування різних організаційно-правових форм юридичних осіб, впровадження у діловодство інформаційних технологій і т.д.).
Разом з тим Інструкція не вносить якихось «революційних» новацій у вітчизняні традиції ведення діловодства, в цілому зберігаючи наступність із Примірної інструкції з діловодства (незважаючи на ряд змін і доповнень). Винятком, мабуть, є норми щодо роботи з документами в електронному вигляді, виділені в окремий розділ.
На відміну від Примірної інструкції з діловодства нова Інструкція не містить у своїй назві слово «приблизна», що обумовлено нормами Закону «Про нормативних правових актах Республіки Білорусь», згідно з якими нормативний правовий акт не може мати у своїй назві слова «зразковий» або «типовий ». Разом з тим Інструкція не скасовує необхідності розробки в організаціях локальної інструкції з діловодства. Зокрема, в п. 4 Інструкції говориться, що «організація та ведення діловодства в організаціях здійснюються на основі самостійно розроблюваних інструкцій з діловодства відповідно до вимог цієї Інструкції".
Норми Інструкції поширюється на роботу з управлінською документацією. Слід зазначити, що в білоруському законодавстві відсутнє визначення поняття «управлінська документація». Не містить такого визначення і нова Інструкція. За своїм складом система управлінської документації зазвичай включає організаційно-розпорядчу документацію, а також інші підсистеми документації, необхідні для реалізації управлінських функцій: бухгалтерську, планово-звітну, фінансову та ін
Повною мірою норми Інструкції поширюються лише на систему організаційно-розпорядчої документації, тоді як у відношенні документів, які відносяться до інших систем, її норми повинні застосовуватися в частині організації загального порядку роботи з документами (реєстрація та облік, контроль виконання, систематизація, зберігання, передача в архів і т.д.), тобто практично з усіх аспектів роботи з документами, за винятком оформлення.
Інструкція і державний стандарт
Інструкція фактично закріпила статус Державного стандарту Республіки Білорусь СТБ 6.38-2004 «Уніфіковані системи документації Республіки Білорусь. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »2 в якості обов'язкового до застосування. До прийняття Інструкції статус даного стандарту як обов'язкового нормативного документа постійно викликав суперечки з урахуванням того, що відповідно до Закону Республіки Білорусь від 05.01.2004 № 262-З «Про технічному нормуванні і стандартизації» (із змінами і доповненнями станом на 04.08.2008) за загальним правилом державні стандарти є добровільними для застосування. З прийняттям Інструкції обов'язковий статус даного стандарту закріплений в явній формі, не викликає двоякого тлумачення. Тому організаціям, які раніше не дотримувалися вимог СТБ 6.38-2004, необхідно провести роботу з приведення всієї документації, в тому числі і локальних нормативних правових актів, у відповідність з вимогами, встановленими стандартом та Інструкцією. Слід зазначити, що положення СТБ 6.38-2004 в деякій мірі уточнені і доповнені нормами Інструкції. Так, наприклад, в Інструкції закріплено можливість використання кутових штампів при оформленні документів і встановлено загальні вимоги до таких штампів (п. 19, 32-34). Можна відзначити, що відносно кутових штампів в Інструкції застосований підхід, при якому склад їх реквізитів, порядок їх розташування та оформлення повинні відповідати складу, порядку розміщення та оформлення реквізитів бланка відповідного документа.
Нововведення в порядку ведення кадрової документації
Працівникам кадрових служб необхідно звернути увагу на те, що в порівнянні з Примірної інструкції з діловодства в нову Інструкцію не включені норми, що визначають порядок формування особистих справ працівників, тому як це питання врегульовано Інструкцією про порядок формування, ведення і зберігання особистих справ працівників, затвердженої постановою Комітету по архівах і діловодству при Раді Міністрів Республіки Білорусь від 26.03.2004 № 2.
У частині порядку роботи з кадровою документацією Інструкція не привнесла будь-яких значних змін і доповнень. Так, збереглися усталені правила складання та оформлення розпорядчих документів з особового складу, порядок їх окремої реєстрації від розпорядчих документів з основної діяльності та ін
Разом з тим окремі норми Примірної інструкції з діловодства в частині роботи з документами з особового складу були скориговані і уточнені. Наприклад, в Інструкції знайшов закріплення де-факто усталений і вживаний в організаціях порядок присвоєння реєстраційних індексів наказів та розпоряджень з особового складу. Згідно з нормами Примірної інструкції з діловодства при реєстрації даної категорії документів до їх порядкових номерів повинна була додаватися літера «К», що означало «кадровий». Це дозволяло відокремити накази і розпорядження по особовому складу від наказів і розпоряджень з основної діяльності, у тому числі з метою роздільного формування у справи. Разом з тим накази і розпорядження по особовому складу також діляться на групи в залежності від терміну їх зберігання (75 років і 3 роки) і тому, відповідно, повинні реєструватися і формуватися у справи окремо. З урахуванням цього присвоєння ідентичних індексів з однаковими літерними позначеннями різним категоріям наказів неприпустимо.
Для дотримання цього правила в практиці кадрових служб, як правило, став застосовуватися порядок, при якому наказів по особовому складу різних термінів зберігання присвоювалися різні літерні позначення: «до» - для наказів і розпоряджень 75-річного терміну зберігання (прийом, переведення, звільнення і ін), «л» - для наказів і розпоряджень 3-річного терміну зберігання (відпустки, відрядження та ін.) Наприклад, «наказ про прийом на роботу № 7-к» і «наказ про надання відпустки трудового № 14-л».
Подібний порядок підтримувався представниками Державної архівної служби, проте не був закріплений нормативно. З прийняттям нової Інструкції подібна «нормативна недомовленість» була ліквідована.
Крім цього, в Інструкції закріплений новий порядок, згідно з яким окремі категорії розпорядчих документів з особового складу (наприклад, про відрядження, про надання відпусток і ін) при їх значному обсязі можуть реєструватися і зберігатися окремо. При цьому реєстраційні індекси таких документів слід доповнювати самостійними літерними позначеннями. Наприклад, реєстраційні індекси наказів про відрядження можуть доповнюватися літерами «ком», про відпустки - літерою «о» і т.д.
У частині формування розпорядчих документів з особового складу у справи Інструкцією уточнені деякі аспекти. Так, уточнений і доповнений перелік категорій наказів і розпоряджень з особового складу, що формуються окремо. Згідно з Інструкцією, у залежності від термінів зберігання, роздільно повинні групуватися накази і розпорядження:
· Про прийом, переведення, звільнення, заохочення, преміювання, встановлення надбавок, присвоєння кваліфікаційних категорій, розрядів, класів, тривалих (понад місяць) та зарубіжних відрядженнях, укладенні та продовження трудових договорів (контрактів);
· Про надання відпусток, накладення стягнень, призначення чергових, відрядженнях (тривалістю не більше місяця в межах Республіки Білорусь).
Подібний розподіл, по суті, обумовлено нормами Переліку типових документів із зазначенням термінів зберігання 3.
Торкнулися нововведення і порядку оформлення локальних нормативних правових актів. Так, тепер в організаціях можливе застосування наскрізної нумерації пунктів в складних документах, об'єднання пунктів у глави і т.д., що встановлено для оформлення документів, що відносяться до нормативних правових актів Республіки Білорусь.
Порядок роботи з електронними документами
Найбільш суттєвою відмінністю нової Інструкції від діючої раніше Примірної інструкції з діловодства є наявність в ній окремої глави по роботі з документами в електронному вигляді. Норми Примірної інструкції з діловодства практично не описували технологію роботи з такими документами, хоча й закріплювали ряд загальних принципів, «погоджує» традиційне діловодство і роботу з документами на машинних носіях. З моменту затвердження Примірної інструкції були прийняті Закон Республіки Білорусь від 10.01.2000 № 357-З «Про електронний документ» (із змінами і доповненнями станом на 02.08.2006) (далі - Закон про електронний документ), СТБ 1221-2000 «Документи електронні. Правила виконання, обігу та зберігання »4, СТБ 1176.2-99« Інформаційна технологія. Захист інформації. Процедура вироблення і перевірки електронного цифрового підпису », інші нормативні акти та методичні документи по роботі з електронними документами. Положення даних нормативних актів, що відображають нові технологічні реалії, практично не враховувалися Примірної інструкції з діловодства.
Можна відзначити, що і в новій Інструкції питання роботи в діловодстві з документами в електронному вигляді максимально не врегульовані. Ряд норм, закладених в Інструкції з питань роботи з документами в електронному вигляді, носить загальний, рамковий характер. Зокрема, відсутні єдині стандарти і нормативні правові акти, що встановлюють формати зберігання електронних документів, системи електронного документообігу, єдиний формат електронного цифрового підпису (далі - ЕЦП), уніфіковані формати комунікативного обміну в електронному вигляді і т.д.
Враховуючи зазначений аспект, в Інструкції, наприклад, визначено, що формати документів в електронному вигляді, а також види використовуваних матеріальних носіїв для їх зберігання, визначаються організацією, якщо інше не встановлено законодавством Республіки Білорусь. При цьому організації, передають документи на зберігання до державних архівів, повинні погоджувати використовувані формати з уповноваженим органом чи установою Державної архівної служби Республіки Білорусь.
Аналізуючи положення Інструкції, можна відзначити, що замість поняття «електронний документ» у ній використовується поняття «документ в електронному вигляді». Це обумовлено тим, що відповідно до Закону про електронний документ електронним документом визнається лише той, який завірений за допомогою ЕЦП. Такий же підхід до трактування поняття «електронний документ» збережеться і в новій редакції зазначеного Закону, прийняття якої планується в найближчому майбутньому. Відповідно до Закону про електронний документ електронний документ, завірений ЕЦП, прирівнюється до документа на паперовому носії і має однакову з ним юридичну силу. Разом з тим Цивільний кодекс Республіки Білорусь при здійсненні операцій сторонами допускає (відповідно до законодавства або попередньо укладеної угоди) використовувати не тільки ЕЦП, а й інші аналоги власноручного підпису. Тому розробники Інструкції передбачили можливість використання в оперативному управлінні та інформаційному обміні між організаціями документів в електронному вигляді, що не посвідчені ЕЦП (за умови, що програмні засоби організацій дозволяють однозначно ідентифікувати учасників управління та інформаційного обміну, забезпечити достовірність і цілісність переданих документів, і при цьому сторони визнають такі документи).
Таким чином, використовується в Інструкції поняття «документ в електронному вигляді» включає в себе поняття набагато ширше, ніж «електронний документ».
Розробники Інструкції виходили з принципу збереження наступності і єдності діловодних технологій як при роботі з паперовими, так і з електронними документами. Наприклад, Інструкцією встановлено, що підготовка та узгодження проектів документів в електронному вигляді здійснюються за правилами, установленим стосовно аналогічних документів на паперовому носії. Також документ в електронному вигляді повинен мати всі реквізити, встановлені для аналогічного документа на паперовому носії, за винятком відбитків печаток і штампів. Розташування та оформлення реквізитів документа в електронному вигляді за його зовнішньому представленні (на моніторі комп'ютера або при роздруківці) повинно відповідати вимогам Інструкції.
Враховуючи, що не всі норми роботи з паперовими документами можна «один в один» перенести на практику роботи з документами в електронному вигляді, розробники Інструкції передбачили особливості, пов'язані, наприклад, з підписанням документів, використанням різних реквізитів і відміток, які проставляють у традиційному діловодстві безпосередньо на паперових документах, але при роботі з документами в електронному вигляді розкритих тільки в реєстраційно-контрольних формах і т.д.
Рамковий характер ряду норм Інструкції в частині роботи з документами в електронному вигляді скоріше говорить про недосконалість і неповноту нормативно-методичної бази у даній сфері. Також, поза сумнівом, в світі стрімко розвиваються і мінливих технологій з плином часу деякі загальні підходи, а також приватні методи, закріплені в Інструкції щодо документів в електронному вигляді, будуть переглянуті. Разом з тим сьогодні дані норми цілком можуть застосовуватися на практиці і сприяти більш чіткої організації діловодства в організаціях.
Список використаних джерел
1. Конституція Республіки Білорусь. Прийнята на республіканському референдумі 24 листопада 1996р. / Мінськ «Білорусь» 1997.
2. Декрет Президента Республіки Білорусь від 26 липня 1999 р. N 29 «Про додаткові заходи щодо вдосконалення трудових відносин, зміцненню трудової і виконавської дисципліни» (Національний реєстр правових актів Республіки Білорусь, 06.08.1999, N 58, реєстр. № 1 / 512 від 28.07 .1999) (з урахуванням змін, внесених Указом Президента Республіки Білорусь від 27.02.2002 № 145; Декретами Президента Республіки Білорусь від 04.04.2002 N 10; 30.08.2002 № 22). ЮРИДИЧНА БАЗА «ЮСІАС» 2008р.
3. Указ Президента Республіки Білорусь від 12 квітня 2000 р. № 180 «Про порядок застосування Декрету Президента Республіки Білорусь від 26.07.1999г. № 29 »(Національний реєстр правових актів Республіки Білорусь, 21.04.2000, N 37, реєстр. № 1 / 1164 від 14.04.2000) (з урахуванням змін, внесених Указами Президента Республіки Білорусь від 23.08.2005 № 392, реєстр. № 1 / 6727 від 24.08.2005; 02.06.2006 № 369, реєстр. № 1 / 7644 від 05.06.2006). ЮРИДИЧНА БАЗА «ЮСІАС» 2008р.
4. Трудовий кодекс Республіки Білорусь, прийнятий Палатою представників 8 червня 1999 року. Схвалений Радою республіки 30 червня 1999 року. ЮРИДИЧНА БАЗА «ЮСІАС» 2008р.
5. Коментар до Трудового кодексу Республіки Білорусь. Під ред. Василевича Г.А. Видавництво Амалфея. / 2003. - 1120с.
6. Трудове право: Підручник / В.І. Семенков, В.М. Артемова, Г.А. Василевич та ін; За заг. ред. Семенкова В.І. / Мн.; Амалфея, 2001 - 592с.
7. Трудове право: Підручник / В.І. Семенков; За заг. ред. Семенкова В.І. / Мн.; Амалфея, 2002 - 672с.
8. Трудове і соціальне право: Підручник / за загальною редакцією В.І. Семенкова. Мн.: Амалфея, 1999.-664с.
9. Трудове право: Підручник / В.І Семенков, Г.А. Василевич Г.Б. Шишка та ін; За заг. ред. В.І. Семенкова. - 3-е вид.; Перероб. і доп. - Мн.: Амалфея, 2006с.
10. Трудове право Республіки Білорусь: Практичний посібник / Важенкова Т.М. - Мн.: УП «Молодіжне», 2003.
11. Трудове право Республіки Білорусь, Короткий виклад курсу / В.А. Круглов. - Мн.: Бенедикт 2004. - 75С.
Затвердження Інструкція з діловодства
На початку 2009 року відбулася подія, значима для працівників служби ДОП, кадрових служб організацій. Постановою Міністерства юстиції Республіки Білорусь від 19.01.2009 № 4 була затверджена Інструкція з діловодства в державних органах та організаціях Республіки Білорусь.
До затвердження Інструкції з діловодства в державних органах та організаціях Республіки Білорусь (далі - Інструкція) організації керувалися нормами Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, держкомітетах та інших центральних органах управління, установах, організаціях і на підприємствах Республіки Білорусь 1, яка діяла без змін з 1995 року (далі - Примірна інструкція з діловодства). З прийняттям нового нормативного правового акту Примірна інструкція з діловодства втратила чинність.
Відповідно до Закону Республіки Білорусь від 10.01.2000 № 361-З «Про нормативних правових актах Республіки Білорусь» (із змінами і доповненнями станом на 14.08.2008) Інструкція є актом законодавства, обов'язковим для виконання всіма державними органами і юридичними особами країни. Встановлені Інструкцією норми поширюються на організації як державної, так і недержавної форми власності.
Інструкція розроблена на підставі ст. 25 Закону Республіки Білорусь від 06.10.1994 № 3277-XII «Про Національний архівний фонд та архівах у Республіці Білорусь» (із змінами і доповненнями станом на 01.07.2008). Цією статтею передбачено, що державні органи, а також підприємства, установи та організації незалежно від форм власності зобов'язані дотримуватися норми та вимоги, які пред'являються до порядку роботи з документами, їх обробці, руху та зберігання.
Загальні вимоги до порядку документування та організації роботи з документами у республіканських і місцевих органах державного управління, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності встановлюються республіканським органом державного управління з архівів та діловодства.
Характеристика положень інструкцій
Розробники Інструкції постаралися максимально врахувати сучасні реалії, які певною мірою утруднювали застосування діяла раніше Примірної інструкції з діловодства (існування різних організаційно-правових форм юридичних осіб, впровадження у діловодство інформаційних технологій і т.д.).
Разом з тим Інструкція не вносить якихось «революційних» новацій у вітчизняні традиції ведення діловодства, в цілому зберігаючи наступність із Примірної інструкції з діловодства (незважаючи на ряд змін і доповнень). Винятком, мабуть, є норми щодо роботи з документами в електронному вигляді, виділені в окремий розділ.
На відміну від Примірної інструкції з діловодства нова Інструкція не містить у своїй назві слово «приблизна», що обумовлено нормами Закону «Про нормативних правових актах Республіки Білорусь», згідно з якими нормативний правовий акт не може мати у своїй назві слова «зразковий» або «типовий ». Разом з тим Інструкція не скасовує необхідності розробки в організаціях локальної інструкції з діловодства. Зокрема, в п. 4 Інструкції говориться, що «організація та ведення діловодства в організаціях здійснюються на основі самостійно розроблюваних інструкцій з діловодства відповідно до вимог цієї Інструкції".
Норми Інструкції поширюється на роботу з управлінською документацією. Слід зазначити, що в білоруському законодавстві відсутнє визначення поняття «управлінська документація». Не містить такого визначення і нова Інструкція. За своїм складом система управлінської документації зазвичай включає організаційно-розпорядчу документацію, а також інші підсистеми документації, необхідні для реалізації управлінських функцій: бухгалтерську, планово-звітну, фінансову та ін
Повною мірою норми Інструкції поширюються лише на систему організаційно-розпорядчої документації, тоді як у відношенні документів, які відносяться до інших систем, її норми повинні застосовуватися в частині організації загального порядку роботи з документами (реєстрація та облік, контроль виконання, систематизація, зберігання, передача в архів і т.д.), тобто практично з усіх аспектів роботи з документами, за винятком оформлення.
Інструкція і державний стандарт
Інструкція фактично закріпила статус Державного стандарту Республіки Білорусь СТБ 6.38-2004 «Уніфіковані системи документації Республіки Білорусь. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »2 в якості обов'язкового до застосування. До прийняття Інструкції статус даного стандарту як обов'язкового нормативного документа постійно викликав суперечки з урахуванням того, що відповідно до Закону Республіки Білорусь від 05.01.2004 № 262-З «Про технічному нормуванні і стандартизації» (із змінами і доповненнями станом на 04.08.2008) за загальним правилом державні стандарти є добровільними для застосування. З прийняттям Інструкції обов'язковий статус даного стандарту закріплений в явній формі, не викликає двоякого тлумачення. Тому організаціям, які раніше не дотримувалися вимог СТБ 6.38-2004, необхідно провести роботу з приведення всієї документації, в тому числі і локальних нормативних правових актів, у відповідність з вимогами, встановленими стандартом та Інструкцією. Слід зазначити, що положення СТБ 6.38-2004 в деякій мірі уточнені і доповнені нормами Інструкції. Так, наприклад, в Інструкції закріплено можливість використання кутових штампів при оформленні документів і встановлено загальні вимоги до таких штампів (п. 19, 32-34). Можна відзначити, що відносно кутових штампів в Інструкції застосований підхід, при якому склад їх реквізитів, порядок їх розташування та оформлення повинні відповідати складу, порядку розміщення та оформлення реквізитів бланка відповідного документа.
Нововведення в порядку ведення кадрової документації
Працівникам кадрових служб необхідно звернути увагу на те, що в порівнянні з Примірної інструкції з діловодства в нову Інструкцію не включені норми, що визначають порядок формування особистих справ працівників, тому як це питання врегульовано Інструкцією про порядок формування, ведення і зберігання особистих справ працівників, затвердженої постановою Комітету по архівах і діловодству при Раді Міністрів Республіки Білорусь від 26.03.2004 № 2.
У частині порядку роботи з кадровою документацією Інструкція не привнесла будь-яких значних змін і доповнень. Так, збереглися усталені правила складання та оформлення розпорядчих документів з особового складу, порядок їх окремої реєстрації від розпорядчих документів з основної діяльності та ін
Разом з тим окремі норми Примірної інструкції з діловодства в частині роботи з документами з особового складу були скориговані і уточнені. Наприклад, в Інструкції знайшов закріплення де-факто усталений і вживаний в організаціях порядок присвоєння реєстраційних індексів наказів та розпоряджень з особового складу. Згідно з нормами Примірної інструкції з діловодства при реєстрації даної категорії документів до їх порядкових номерів повинна була додаватися літера «К», що означало «кадровий». Це дозволяло відокремити накази і розпорядження по особовому складу від наказів і розпоряджень з основної діяльності, у тому числі з метою роздільного формування у справи. Разом з тим накази і розпорядження по особовому складу також діляться на групи в залежності від терміну їх зберігання (75 років і 3 роки) і тому, відповідно, повинні реєструватися і формуватися у справи окремо. З урахуванням цього присвоєння ідентичних індексів з однаковими літерними позначеннями різним категоріям наказів неприпустимо.
Для дотримання цього правила в практиці кадрових служб, як правило, став застосовуватися порядок, при якому наказів по особовому складу різних термінів зберігання присвоювалися різні літерні позначення: «до» - для наказів і розпоряджень 75-річного терміну зберігання (прийом, переведення, звільнення і ін), «л» - для наказів і розпоряджень 3-річного терміну зберігання (відпустки, відрядження та ін.) Наприклад, «наказ про прийом на роботу № 7-к» і «наказ про надання відпустки трудового № 14-л».
Подібний порядок підтримувався представниками Державної архівної служби, проте не був закріплений нормативно. З прийняттям нової Інструкції подібна «нормативна недомовленість» була ліквідована.
Крім цього, в Інструкції закріплений новий порядок, згідно з яким окремі категорії розпорядчих документів з особового складу (наприклад, про відрядження, про надання відпусток і ін) при їх значному обсязі можуть реєструватися і зберігатися окремо. При цьому реєстраційні індекси таких документів слід доповнювати самостійними літерними позначеннями. Наприклад, реєстраційні індекси наказів про відрядження можуть доповнюватися літерами «ком», про відпустки - літерою «о» і т.д.
У частині формування розпорядчих документів з особового складу у справи Інструкцією уточнені деякі аспекти. Так, уточнений і доповнений перелік категорій наказів і розпоряджень з особового складу, що формуються окремо. Згідно з Інструкцією, у залежності від термінів зберігання, роздільно повинні групуватися накази і розпорядження:
· Про прийом, переведення, звільнення, заохочення, преміювання, встановлення надбавок, присвоєння кваліфікаційних категорій, розрядів, класів, тривалих (понад місяць) та зарубіжних відрядженнях, укладенні та продовження трудових договорів (контрактів);
· Про надання відпусток, накладення стягнень, призначення чергових, відрядженнях (тривалістю не більше місяця в межах Республіки Білорусь).
Подібний розподіл, по суті, обумовлено нормами Переліку типових документів із зазначенням термінів зберігання 3.
Торкнулися нововведення і порядку оформлення локальних нормативних правових актів. Так, тепер в організаціях можливе застосування наскрізної нумерації пунктів в складних документах, об'єднання пунктів у глави і т.д., що встановлено для оформлення документів, що відносяться до нормативних правових актів Республіки Білорусь.
Порядок роботи з електронними документами
Найбільш суттєвою відмінністю нової Інструкції від діючої раніше Примірної інструкції з діловодства є наявність в ній окремої глави по роботі з документами в електронному вигляді. Норми Примірної інструкції з діловодства практично не описували технологію роботи з такими документами, хоча й закріплювали ряд загальних принципів, «погоджує» традиційне діловодство і роботу з документами на машинних носіях. З моменту затвердження Примірної інструкції були прийняті Закон Республіки Білорусь від 10.01.2000 № 357-З «Про електронний документ» (із змінами і доповненнями станом на 02.08.2006) (далі - Закон про електронний документ), СТБ 1221-2000 «Документи електронні. Правила виконання, обігу та зберігання »4, СТБ 1176.2-99« Інформаційна технологія. Захист інформації. Процедура вироблення і перевірки електронного цифрового підпису », інші нормативні акти та методичні документи по роботі з електронними документами. Положення даних нормативних актів, що відображають нові технологічні реалії, практично не враховувалися Примірної інструкції з діловодства.
Можна відзначити, що і в новій Інструкції питання роботи в діловодстві з документами в електронному вигляді максимально не врегульовані. Ряд норм, закладених в Інструкції з питань роботи з документами в електронному вигляді, носить загальний, рамковий характер. Зокрема, відсутні єдині стандарти і нормативні правові акти, що встановлюють формати зберігання електронних документів, системи електронного документообігу, єдиний формат електронного цифрового підпису (далі - ЕЦП), уніфіковані формати комунікативного обміну в електронному вигляді і т.д.
Враховуючи зазначений аспект, в Інструкції, наприклад, визначено, що формати документів в електронному вигляді, а також види використовуваних матеріальних носіїв для їх зберігання, визначаються організацією, якщо інше не встановлено законодавством Республіки Білорусь. При цьому організації, передають документи на зберігання до державних архівів, повинні погоджувати використовувані формати з уповноваженим органом чи установою Державної архівної служби Республіки Білорусь.
Аналізуючи положення Інструкції, можна відзначити, що замість поняття «електронний документ» у ній використовується поняття «документ в електронному вигляді». Це обумовлено тим, що відповідно до Закону про електронний документ електронним документом визнається лише той, який завірений за допомогою ЕЦП. Такий же підхід до трактування поняття «електронний документ» збережеться і в новій редакції зазначеного Закону, прийняття якої планується в найближчому майбутньому. Відповідно до Закону про електронний документ електронний документ, завірений ЕЦП, прирівнюється до документа на паперовому носії і має однакову з ним юридичну силу. Разом з тим Цивільний кодекс Республіки Білорусь при здійсненні операцій сторонами допускає (відповідно до законодавства або попередньо укладеної угоди) використовувати не тільки ЕЦП, а й інші аналоги власноручного підпису. Тому розробники Інструкції передбачили можливість використання в оперативному управлінні та інформаційному обміні між організаціями документів в електронному вигляді, що не посвідчені ЕЦП (за умови, що програмні засоби організацій дозволяють однозначно ідентифікувати учасників управління та інформаційного обміну, забезпечити достовірність і цілісність переданих документів, і при цьому сторони визнають такі документи).
Таким чином, використовується в Інструкції поняття «документ в електронному вигляді» включає в себе поняття набагато ширше, ніж «електронний документ».
Розробники Інструкції виходили з принципу збереження наступності і єдності діловодних технологій як при роботі з паперовими, так і з електронними документами. Наприклад, Інструкцією встановлено, що підготовка та узгодження проектів документів в електронному вигляді здійснюються за правилами, установленим стосовно аналогічних документів на паперовому носії. Також документ в електронному вигляді повинен мати всі реквізити, встановлені для аналогічного документа на паперовому носії, за винятком відбитків печаток і штампів. Розташування та оформлення реквізитів документа в електронному вигляді за його зовнішньому представленні (на моніторі комп'ютера або при роздруківці) повинно відповідати вимогам Інструкції.
Враховуючи, що не всі норми роботи з паперовими документами можна «один в один» перенести на практику роботи з документами в електронному вигляді, розробники Інструкції передбачили особливості, пов'язані, наприклад, з підписанням документів, використанням різних реквізитів і відміток, які проставляють у традиційному діловодстві безпосередньо на паперових документах, але при роботі з документами в електронному вигляді розкритих тільки в реєстраційно-контрольних формах і т.д.
Рамковий характер ряду норм Інструкції в частині роботи з документами в електронному вигляді скоріше говорить про недосконалість і неповноту нормативно-методичної бази у даній сфері. Також, поза сумнівом, в світі стрімко розвиваються і мінливих технологій з плином часу деякі загальні підходи, а також приватні методи, закріплені в Інструкції щодо документів в електронному вигляді, будуть переглянуті. Разом з тим сьогодні дані норми цілком можуть застосовуватися на практиці і сприяти більш чіткої організації діловодства в організаціях.
Список використаних джерел
1. Конституція Республіки Білорусь. Прийнята на республіканському референдумі 24 листопада 1996р. / Мінськ «Білорусь» 1997.
2. Декрет Президента Республіки Білорусь від 26 липня 1999 р. N 29 «Про додаткові заходи щодо вдосконалення трудових відносин, зміцненню трудової і виконавської дисципліни» (Національний реєстр правових актів Республіки Білорусь, 06.08.1999, N 58, реєстр. № 1 / 512 від 28.07 .1999) (з урахуванням змін, внесених Указом Президента Республіки Білорусь від 27.02.2002 № 145; Декретами Президента Республіки Білорусь від 04.04.2002 N 10; 30.08.2002 № 22). ЮРИДИЧНА БАЗА «ЮСІАС» 2008р.
3. Указ Президента Республіки Білорусь від 12 квітня 2000 р. № 180 «Про порядок застосування Декрету Президента Республіки Білорусь від 26.07.1999г. № 29 »(Національний реєстр правових актів Республіки Білорусь, 21.04.2000, N 37, реєстр. № 1 / 1164 від 14.04.2000) (з урахуванням змін, внесених Указами Президента Республіки Білорусь від 23.08.2005 № 392, реєстр. № 1 / 6727 від 24.08.2005; 02.06.2006 № 369, реєстр. № 1 / 7644 від 05.06.2006). ЮРИДИЧНА БАЗА «ЮСІАС» 2008р.
4. Трудовий кодекс Республіки Білорусь, прийнятий Палатою представників 8 червня 1999 року. Схвалений Радою республіки 30 червня 1999 року. ЮРИДИЧНА БАЗА «ЮСІАС» 2008р.
5. Коментар до Трудового кодексу Республіки Білорусь. Під ред. Василевича Г.А. Видавництво Амалфея. / 2003. - 1120с.
6. Трудове право: Підручник / В.І. Семенков, В.М. Артемова, Г.А. Василевич та ін; За заг. ред. Семенкова В.І. / Мн.; Амалфея, 2001 - 592с.
7. Трудове право: Підручник / В.І. Семенков; За заг. ред. Семенкова В.І. / Мн.; Амалфея, 2002 - 672с.
8. Трудове і соціальне право: Підручник / за загальною редакцією В.І. Семенкова. Мн.: Амалфея, 1999.-664с.
9. Трудове право: Підручник / В.І Семенков, Г.А. Василевич Г.Б. Шишка та ін; За заг. ред. В.І. Семенкова. - 3-е вид.; Перероб. і доп. - Мн.: Амалфея, 2006с.
10. Трудове право Республіки Білорусь: Практичний посібник / Важенкова Т.М. - Мн.: УП «Молодіжне», 2003.
11. Трудове право Республіки Білорусь, Короткий виклад курсу / В.А. Круглов. - Мн.: Бенедикт 2004. - 75С.