МІНІСТЕРСТВО ВНУТРІШНІХ СПРАВ УКРАЇНИ
Білгородський ЮРИДИЧНИЙ ІНСТИТУТ
Кафедра інформатики та математики
діловодство в ОВС
РЕФЕРАТ
На Тему: «Основи діловодства в ОВС»
Підготував:Слухач 676 групи
Усанніков А.Д.
Білгород - 2008
Введення
Пропонований навчальний посібник містить необхідну інформацію про документування діяльності підрозділу ОВС та роботі з документами відповідно до вимог чинних законодавчих актів та нормативно-методичних матеріалів.
Знання питань сучасного документування практичної діяльності та організації роботи з документами допоможе працівникам ОВС працювати без зовнішніх і внутрішніх конфліктів, зосередивши увагу на вирішенні управлінських завдань і завдань боротьби зі злочинністю.
Зміст посібника: загальні положення організації діловодства в системі МВС РФ; порядок підготовки та оформлення документів, склад і порядок оформлення реквізитів ОРД; складання номенклатури справ і формування справ; склад і технічне обслуговування друкарської машини; основи машинопису.
Мета даного навчального посібника - надати допомогу курсантам і викладачам у вивченні правил оформлення організаційно-розпорядчої документації машинописним способом і з використанням сучасної комп'ютерної техніки, у застосуванні стандартних програмних продуктів для автоматизації діловодної діяльності.
У посібнику розглядаються найбільш популярні додатки Microsoft Office - MS Word і MS Excel. Наводяться приклади використання програмних продуктів при створенні конкретних форм документів.
Навчальний посібник орієнтований на курсантів, викладачів та практичних працівників.
Глава 1. Основи діловодства в ОВС
З метою вдосконалення організації діловодства та порядку роботи зі зверненнями громадян у центральному апараті та підпорядкованих підрозділах МВС Росії затверджена Інструкція з діловодства - Наказ МВС РФ № 150 від 1 березня 1999 року.
Даний документ розроблено відповідно до федеральними законами та іншими нормативними актами, а також положеннями Державної системи документаційного забезпечення управління та Державними стандартами РФ і визначає єдину систему організації діловодства та порядок роботи з документами, письмовими та усними зверненнями громадян та народних депутатів у головних управліннях, управліннях та інших підрозділах МВС РФ.
1.1. Загальні положення
Документи Міністерства внутрішніх справ РФ є власністю держави, включаються в майно міністерства, а питання роботи з ними регулюються законодавством РФ, нормативно-методичними документами Державної архівної служби РФ, Інструкцією з діловодства та іншими документами МВС РФ.
Діяльність Міністерства внутрішніх справ РФ забезпечується системою взаємопов'язаних управлінських документів, що становлять документаційне базу. Склад документаційною бази визначається виходячи з компетенції міністерства колом управлінських функцій, порядком вирішення питань (єдиноначальні чи колективний), обсягом і характером взаємозв'язків з іншими міністерствами, відомствами і організаціями.
Результати оперативно-розшукової діяльності, розслідування кримінальних справ відображаються в оперативно-службових чи процесуальних документах, діловодство за якими здійснюється окремо, спеціально уповноваженими на те співробітниками.
Порядок ведення секретного діловодства здійснюється відповідно до інструкції щодо забезпечення режиму секретності в органах внутрішніх справ (Наказ МВС СРСР від 10.01.90 р. № 05 "Про заходи щодо зміцнення режиму секретності в системі МВС СРСР" діє на території РФ надалі до видання нових законодавчих актів РФ з цього питання).
Правила підготовки нормативних актів у центральному апараті МВС РФ регламентуються спеціальним нормативним актом МВС Росії (Наказ МВС України від 23.09.92 р. № 340 "Про заходи щодо вдосконалення правової роботи в системі МВС Росії").
Відповідальність за організацію діловодства, дотримання встановлених правил і порядку роботи з документами, усними та письмовими зверненнями громадян та народних депутатів, своєчасність і якість їх виконання, а також за забезпечення належних умов роботи працівників, що виконують діловодні функції, покладається на начальника Апарату Міністра, начальників головних управлінь, управлінь та інших структурних підрозділів міністерства.
Безпосередньо організовують і відповідають за стан діловодства у підрозділах міністерства начальники секретаріатів (канцелярій).
Співробітники підрозділів міністерства несуть персональну відповідальність за дотримання встановленого порядку організації діловодства та збереження службових документів.
При догляді співробітника у відпустку, вибутті у відрядження, звільнення або переміщення, наявні в нього документи за вказівкою керівника підрозділу передаються іншому співробітнику за актом або опису.
При виявленні втрати службових документів співробітники повинні негайно доповісти про це керівнику відповідного підрозділу, а також повідомити у встановленому порядку до Апарату Міністра внутрішніх справ РФ.
Відомості, що містяться в службових документах, не підлягають розголошенню.
Передача документів, їх копій (реєстраційних карток) з підрозділів міністерства працівникам інших організацій допускається тільки з дозволу керівника відповідного підрозділу (секретних відомостей - тільки з письмового дозволу керівника підрозділу).
Загальні положення поширюються як на традиційне діловодство, так і на організацію роботи з документами, створюваними засобами обчислювальної техніки, машиночитаних та інші документи, незалежно від їх носіїв.
Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації також повинні відповідати вимогам організації документообігу в системі МВС.
Методичне керівництво роботою з документами в підрозділах міністерства, контроль за дотриманням встановленої системи діловодства, а також розробка і здійснення заходів щодо раціоналізації діловодних процесів, скорочення службового листування, усунення бюрократизму і тяганини при виконанні документів покладається на Апарат Міністра.
Завдання, функції, порядок роботи Апарату Міністра регламентується положенням про неї, затвердженого Міністром внутрішніх справ РФ. Права, обов'язки і відповідальність співробітників, що беруть участь у діловодних обслуговуванні діяльності підрозділів міністерства, визначаються посадовими інструкціями, які затверджуються відповідними керівниками.
Апарат Міністра з метою систематизації обліку службових документів складає перелік індексів, що присвоюються підрозділам міністерства і його кореспондентам, який щорічно коригується у встановленому порядку.
Підрозділам, що входять до складу, або перебувають в оперативному підпорядкуванні головного управління, управління або підрозділу, безпосередньо підпорядкованих МВС Росії, присвоюється свій номер, доданий до основного індексу через дробову риску (12 / 2 і т.п.).
Апарат Міністра регулярно перевіряє стан діловодства в підрозділах міністерства, надає їм відповідну практичну та методичну допомогу, про результати перевірок інформує їх керівників, доповідає керівництву міністерства.
1.2. Порядок підготовки та оформлення документів
При підготовці й оформленні документів необхідно дотримуватися низки вимог і правил, що забезпечують юридичну силу документів, сприяють оперативному виконанню і подальшому використанню їх в довідкових та науково-історичних цілях, а також створюють передумови для машинної обробки інформації, а саме:
документ не повинен суперечити законодавчим та іншим нормативно-правовим актам;
в документі не повинно бути помарок і виправлень;
документ повинен бути оформлений відповідно до існуючих ГОСТами та вимогами відомчих інструкцій;
зміст документа має бути суворо послідовним, виклад точним і стислим.
У діяльності підрозділів Міністерства внутрішніх справ використовуються такі основні види документів: федеральні конституційні закони, федеральні закони, кодекси, укази і розпорядження Президента РФ, постанови Ради Федерації і Державної Думи Федеральних Зборів РФ, постанови і розпорядження Уряду РФ, федеральні цільові програми, міжнародні договори РФ та інші домовленості із зарубіжними партнерами, нормативні правові акти МВС Росії, протоколи, акти, висновки, доповідні записки, довідки, огляди, зведення, листи, доповіді, пояснювальні записки, плани, телеграми, телефонограми.
Кожен документ, як правило, оформляється на бланках і повинен мати строго певний комплект реквізитів (складових елементів), також стабільний порядок їх розташування. Окремі реквізити є абсолютно обов'язковими для кожного документа, незалежно від його виду. Відсутність таких реквізитів у документі позбавляє його юридичної сили.
До обов'язкових реквізитів перш за все відносяться постійні реквізити, що входять до складу бланка документа. Ці реквізити заздалегідь наносяться на стандартний аркуш паперу друкарським способом або за допомогою спеціального штампа і утворюють офіційний (фірмовий) бланк документа.
Для документів тимчасового терміну зберігання допускається використовувати ксерокопії бланків, а також бланки, створювані разом з текстом і іншими реквізитами документа на персональному комп'ютері.
Вимоги до оформлення та місцем розташування реквізитів встановлені ГОСТом Р 6.30-97 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів".
Форми документів також повинні відповідати вимогам ГОСТу. На його основі проектуються бланки документів. ГОСТ Р 6.30-97 встановлює три види службових бланків для організаційно-розпорядчих документів:
- Загальний бланк;
- Бланк листа;
- Бланк конкретного виду документа, крім листа.
Загальний бланк використовується при виготовленні будь-яких документів, крім листів. Такий бланк містить найменування організації, до якого можуть додаватися: герб, емблема, найменування вищестоящої організації.
Особливу виділення листи як виду документа і розробка спеціального бланка для листів пов'язані зі специфікою листа, призначеного для відправлення в інші організації і містить у зв'язку з цим адресні дані підприємства. Інші види ОРД є, як правило, внутрішніми документами і не вимагають адресної інформації у складі бланка.
Бланк для листів включає реквізити: найменування організації, довідкові дані про організацію, код організації. У бланку для листів позначаються місця розташування реквізитів: дата документа, реєстраційний номер документа, посилання на реєстраційний номер і дату документа. Бланк для листів може містити також зображення герба або емблеми та найменування вищестоящої організації.
Бланк конкретного виду документа включає реквізити: найменування організації, назва виду документа, місце складання або видання документа. У бланку даного типу позначаються місця розташування реквізитів: дата документа, реєстраційний номер документа. Бланк конкретного виду документа може містити зображення герба або емблеми, найменування вищестоящої організації і код форми документа за ОКУД.
Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо цих документів створюється понад 200 на рік.
Бланки документів виготовляються, як правило, друкарським способом на папері різних форматів, які поділяються на класи, які позначають розмір формату паперу. Ряди форматів побудовані за принципом розподілу попереднього формату на дві рівні частини паралельно меншою його стороні. Площі суміжних форматів відносяться як 1:2. Формат А має 13 класів. Кожен окремий формат позначається літерою і цифрою класу (А4, А5 і т.д.). Основним споживчим форматом є формат А0, площа якого дорівнює одному квадратному метру. Найбільш вживані формати:
А3 (297х420 мм),
A4 (210х297 мм),
А5 (148х210 мм),
А6 (105 * 148 мм) - для доручень.
Формат А13 приблизно дорівнює розміру поштової марки.
Значення стандартів паперу визначається тим, що вони закріплюють обмежувальні положення для розмірів формату паперу. Зі стандартами папери пов'язано застосування розмножувальної техніки, питання реєстрації документів, контролю виконання, експедиційні роботи, їх зберігання в документаційною службі та архіві.
1.3. Порядок оформлення документів
Перш ніж почати друкувати документ, необхідно встановити ліве і праве поля аркуша. ГОСТ передбачає поля таких розмірів (не менше): ліве поле аркуша дорівнює 20 мм (нульове положення табулятора), праве і нижнє поля - 10 мм. Верхнє поле - 20 мм.
Розстановка знаків пунктуації. Знаки знаки ставлять безпосередньо після останньої літери слова. Після них обов'язково роблять пропуск. Тире пишуть з проміжком до і після нього. Якщо цей знак не вміщується в кінці рядка, то його переносять в новий рядок. Знак тире використовують як знак переносу, дефісу та знак мінуса.
Дефіс завжди пишуть без проміжків між словами. Цей знак переносити на наступний рядок не можна.
Три крапки ставиться для позначення незакінченості висловлювання, затримок у мові, у цитатах для вказівки на пропуски слів і речень. Воно зображується у вигляді трьох точок, поставлених поспіль. Багатокрапку пишеться без проміжків до і після слова. Знаки запитання і знак зберігаються перед трьома крапками, при цьому три крапки після них вже робиться двома точками.
Поєднання знаків пунктуації. У поєднанні знаків пунктуації проміжок між знаками не роблять. Винятком є знак тире. Знак тире в усіх поєднаннях знаків пунктуації відділяють з двох боків проміжком.
При поєднанні комою і тире спочатку ставлять кому, а потім тире. Проміжок між комою і тире обов'язковий. Крапка, кома, крапка з комою, двокрапка в поєднанні з лапками ставляться тільки після лапок. Проміжків між ними і лапками не роблять.
Кома, крапка з комою, двокрапка й тире ставляться тільки після закривається дужки. Після закривається дужки, лапок, якими закінчується пропозицію, ставиться знак, необхідний пропозицією в цілому, незалежно від того, який знак може стояти перед закривається дужкою або лапками.
Знаки запитання, знак і три крапки ставляться перед закритими лапками, якщо вони відносяться тільки до слів, укладеним в лапки.
Правила переносів. В якості знака переносу використовується знак «дефіс», який пишеться разом з нестерпною частину слова. Перенесення слів, як правило, роблять по складах. Складні слова переносять по складовим частинам. Не можна розбивати перенесенням літерні абревіатури, наприклад, МВС, ДАІ, ОРД, ВБНОН і т.д. Не можна розбивати перенесенням умовні графічні скорочення типу: т.д., і пр., та ін Не можна переносити скорочені позначення мір, відриваючи їх від цифр, що вказують число вимірюваних величин. Не можна розбивати перенесенням знаки (№,% та ін) від цифр. Не можна залишати в кінці рядка відкривається дужку і відкриваються лапки.
Вживання великої літери. З великої літери пишеться перше слово тексту, а також перше слово після крапки, три крапки, знаки запитання й оклику, які закінчують пропозицію.
З великої літери пишеться перше слово цитати, що приводиться і не з початку речення, але починаюче собою пропозицію. З великої літери пишеться перше слово рубрик перерахування, якщо у цифр або літер, якими рубрики позначені, стоїть крапка.
З великої літери пишуться імена, по батькові, прізвища, прізвиська, клички, псевдоніми. У складних прізвищах, які пишуть через дефіс, кожна частина починається з великої літери.
З великої літери пишуться власні географічні назви. В офіційних назвах держав усі слова пишуться з великої літери.
У назвах вулиць, провулків, площ і т.д. всі слова, крім родових позначень, пишуться з великої літери. У назві залізничних станцій, вокзалів, аеропортів всі слова, крім родових позначень, пишуться з великої літери. Назви станцій метро полягають в лапки і перше слово пишеться з великої літери.
Пишеться з великої букви перше слово в назвах свят і знаменних дат. З великої літери пишеться перше слово в назві наукових установ, навчальних закладів, промислових і торгових підприємств.
З великої літери пишуться перше слово і власні імена в складових назвах найважливіших документів, державних законів.
Не розбиваються на групи цифри в числах, що позначають номери в марках машин і механізмів. Наприклад: № 5748493903.
Для позначення буквено-цифрової форми чисел рекомендується скорочувати наступним чином: 20 млрд, 12 млн, 564 тис. Наприкінці скорочення млрд, млн крапка не ставиться.
Дробові числа пишуться через косу риску. Наприклад: 4 / 5. Десяткові дроби, як і цілі числа, поділяються пробілами на групи по три знаки в кожної, але після коми в зворотному напрямку в порівнянні з цілими числами. Наприклад: 64,476 385.
Для позначення діапазону значень використовують три крапки ... і приводи від і до.
Номери телефонів відокремлюються пропуском. Наприклад: 354 56 57. Подвійні номери будинків пишуться через косу риску. Наприклад: вул.Горького 71/70. Літерні номери будинків пишуться разом з номером. Наприклад: Пушкінський пер., Д.7а.
Кількісні числівники в документах переважно писати в цифровій формі. Наприклад: Збір відбудеться о 14 годині. Гарним тоном діловодства є позначення числівників від одного до десяти в буквеній формі.
Порядкові числівники, що позначаються арабськими цифрами, мають відмінкові закінчення, які пишуться через дефіс. Наприклад: 3-я лінія, 5-й поверх.
Для письма римських чисел використовують великі літери: П - два, Ш - три, У - п'ять, Х - десять, Л - п'ятдесят, С - сто, Д - п'ятсот, М - тисяча. Решта римські цифри складають шляхом комбінацій.
Буквено-цифрові позначення пишуть разом чи через дефіс.
Скорочення. Скорочення слів, застосовувані в документах, повинні відповідати чинним правилам орфографії і пунктуації, вимогам державних стандартів і скорочень, прийнятим у класифікаторах техніко-економічної інформації.
Окремі слова, якщо вони стоять при іменах власних або цифрових величинах, скорочують однією літерою з крапкою або кількома літерами. У множині ставлять дві літери без крапки між ними. Тобто подвоєне однобуквеному графічне скорочення пишеться разом, а крапку ставлять тільки в кінці.
Ініціали пишуть скорочено прописними літерами через точку без проміжку між ними.
Після скорочених слів з точкою рекомендується не робити проміжків, тому що ця крапка не означає закінченої думки, а вказує на скорочений слово.
Самостійні графічні скорочення вживаються в будь-якому контексті, незалежно від того, з якими словами вони сусідять. Наприклад: і ін - і інші, і т.д. - І так далі.
Загальноприйняті буквені абревіатури, що складаються з початкових букв, що входять у назву, не схиляються і пишуться прописними буквами без лапок і точок. Літерні абревіатури - марки машин і механізмів - при сполученні з цифрами пишуться разом, якщо цифри передують абревіатурі (5ЗК), або через дефіс, якщо слідують за нею (ЗІЛ-131).
Буквена абревіатура, яка позначає загальне назву, але за правилами пишеться прописними літерами, у складі скорочення змішаної форми зберігає написання прописними буквами. Наприклад: ВНІІспецтехнікі.
Лист тексту. При оформленні документів машинописним способом передбачаються наступні поля:
- Ліве поле - 20 мм (7 ... 8 кроків курсору або знакомест);
- Праве поле - 10 мм (4 ... 5 кроків);
- Верхнє поле - 20 мм;
- Нижнє поле - 10 мм.
Таким чином виходить, що довжина стандартної рядка дорівнює приблизно 70 знаків.
При друкуванні тексту документа кожну закінчену думку виділяють в окремий абзац. Абзаци відділяють один від одного червоними рядками. Новий рядок у машинопису - п'ять прогалин.
Лист текстів може здійснюватися через один, півтора та два інтервали. Через один інтервал друкують тексти документів формату А5. При листі текстів через один інтервал між абзацами необхідно робити додатковий інтервал, тобто абзац від абзацу відокремлюється двома інтервалами.
Через півтора і два інтервали пишуть інші тексти. Всі текстові документи на папері формату А4 друкуються через півтора інтервали. При підготовці документів до видання друкарським способом їх тексти друкуються через два інтервали.
У документах, оформлених на двох і більше сторінках, друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані. Номери сторінок повинні проставлятися арабськими цифрами без слова «сторінка» та розділових знаків посередині верхнього поля сторінки.
Документи терміном зберігання до трьох років дозволяється друкувати на двох сторонах листа.
При переході на наступну сторінку не рекомендується:
- Відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу;
- Починати один рядок нового абзацу на закінчується сторінці, краще почати новий абзац на іншій сторінці;
- Починати в кінці рядка слово з перенесенням, краще перенести це слово на нову сторінку.
Заголовок до тексту пишуть прописними літерами, підзаголовок - малими. Довжина рядка заголовка (підзаголовка) повинна бути не більше 40 знаків. Перенесення слів у заголовку (підзаголовку) не роблять. Крапка в кінці заголовка (підзаголовка) не ставиться, підкреслення не допускається. Не можна закінчувати рядок заголовка приводом, спілкою чи наріччям - їх переносять на наступний рядок. Якщо заголовок або підзаголовок великий, його ділять за змістом на кілька рядків, які друкуються через один інтервал.
Тема від підзаголовка відділяють двома інтервалами, а текст документа починають друкувати через 3 ... 4 інтервалу від підзаголовка.
При оформленні документа заголовки і підзаголовки можуть розташовуватися центрованим способом (посередині тексту) і фланговим (від лівого поля).
Внутрішньотекстові примітки розрізняють двох видів:
- Поміщаються в рядок з основним текстом у вигляді вступних фраз у круглих дужках;
- Виділені окремими рядками і що позначаються спеціальною рубрикою «Примітка (я)».
Слово «Примітка» пишуть малими літерами (перша буква заголовна) від лівого поля, потім ставлять крапку або двокрапка. Текст примітки друкують праворуч, стовпчиком через один інтервал. Якщо приміток декілька, то після слова «Примітка» ставить двокрапку та нумерують послідовно арабськими цифрами. Від основного тексту примітки відокремлюються двома - чотирма інтервалами.
Якщо текст примітки не вміщується на одному рядку і його потрібно перенести на наступний рядок, то наступний рядок починають друкувати від 12 кроку курсора.
1.4. Основні реквізити документів
Документи системи службово-розпорядчої (або, як їх інакше називають, організаційно-розпорядчої) документації складаються з окремих інформаційних елементів, які прийнято називати реквізитами. Реквізити несуть відомості про самому документі, його змісті, юридичній силі та інші дані.
Залежно від документа і його призначення кількість реквізитів буває різне. Деякі реквізити є майже у всіх документах: автор документа, дата, підпис, текст.
Існуючий ГОСТ Р 6.30-97 передбачає наступний склад реквізитів:
01 - Державний герб Російської Федерації (размер17х17 мм);
02 - герб суб'єкта Російської Федерації;
03 - емблема органів внутрішніх справ РФ або внутрішніх військ МВС РФ;
04 - код організації за класифікатором підприємств і організацій;
05 - код форми документа за класифікатором управлінської діяльності;
06 - назва організації;
07 - довідкові дані про організацію;
08 - назва виду документа;
09 - дата документа;
10 - реєстраційний номер документа;
11 - посилання на реєстраційний номер і дату документа;
12 - місце складання чи видання документа;
13 - гриф обмеження доступу до документа;
14 - адресат;
15 - гриф затвердження документа;
16 - резолюція;
17 - заголовок до тексту;
18 - відмітка про контроль;
19 - текст документа;
20 - відмітка про наявність додатку;
21 - підпис;
22 - гриф погодження документа;
23 - візи узгодження документа;
24 - друк;
25 - позначка про завірення копії;
26 - позначка про виконавця;
27 - позначка про виконання документа і направлення його до справи;
28 - відмітка про надходження документа до організації;
29 - позначка для автоматичного пошуку документа.
Кожен документ має притаманний тільки йому набір реквізитів, однак у будь-якому документі можна умовно виділити три частини: заголовну (реквізити 1 - 16), змістовну (реквізити 17 - 20) і оформляти (21 - 29).
Реквізити 1 - 12 заголовної частини використовуються при розробці бланків організаційно-розпорядчих документів (ОРД) і можуть розташовуватися вздовж верхньої сторони листа (поздовжнє розташування) або в лівому верхньому кутку стандартного аркуша паперу (кутове розташування).
Способи розташування реквізитів ОРД та розміри відведених для них полів відповідно до ГОСТ 6.30-97 дано у додатках 2 і 3.
За призначенням реквізити прийнято ділити на дві групи. До першої групи належать реквізити, що несуть відомості тільки про самому документі: автор, дата, реєстраційний номер, підпис, наявність програми та ін Ця група реквізитів обов'язкова для надання документу юридичної сили.
До другої групи відноситься найбільш важливий реквізит - текст документа, що відображає різні питання управління, об'єктивної і розумової діяльності людини.
Документ є як таким тільки при правильному оформленні першої і другої групи реквізитів.
1.4.1. Порядок оформлення реквізитів
В усіх установах документи складаються на бланках з відтвореними на них реквізитами, що містять постійну інформацію. Змінні реквізити наносяться на бланк машинописним способом або за допомогою принтера.
Зображення державного герба розміщується на верхньому полі розпорядчих документів центрованої щодо найменування організації. Допускається розміщувати зображення герба на частині площі, займаної реквізитом "Найменування організації». Використання на бланках документів Державного герба Російської Федерації і гербів суб'єктів РФ регламентується відповідно Положенням про Державний герб РФ і нормативними актами суб'єктів РФ. На бланках документів, що створюються в недержавних структурах, герб не зображується.
Бланк документа може мати зображення емблеми організації, тобто зареєстрованого в установленому порядку товарного знака (знака обслуговування) організації. При наявності на бланку герба емблема не відтворюється. Емблема розташовується на верхньому полі документа центрованим щодо найменування організації. Допускається розташовувати зображення емблеми на частині площі, займаної реквізитом "Найменування організації», а також на лівому полі документа на рівні реквізиту «Найменування організації».
Коди, що проставляються на документах, є елементами їхньої електронної ідентифікації і служать для прискорення передачі документованої інформації по каналах електронного зв'язку, скорочуючи кількість можливих помилок при передачі даних.
Код організації проставляється за загальнодержавним класифікатором підприємств і організацій (ЄДРПОУ). Код за ЄДРПОУ мають всі зареєстровані підприємства та організації. Цей код може бути заздалегідь проставлений на документі, наприклад, при виготовленні бланка цього документа друкарським способом.
Код форми документа проставляється за загальнодержавним класифікатором управлінської документації (ОКУД) тільки на документах, що мають уніфіковану форму, назва якої включено в класифікатор управлінської документації.
Найменування організації вказується в документах у повній відповідності з найменуванням, закріпленим в установчих документах, включаючи скорочене найменування та найменування іноземною мовою. Скорочений або іншомовне найменування може поміщатися на бланку слідом за повним найменуванням організації російською мовою. Двомовні бланки, російською та національному мовах, прийняті для організацій - суб'єктів Російської Федерації.
При наявності у підприємства вищестоящої організації, її найменування повне або скорочене вказують вище найменування підприємства, наприклад:
МІНІСТЕРСТВО АГЕНСТВО УРЯДОВОЇ ЗВ'ЯЗКУ ТА ІНФОРМАЦІЇ ПРИ ПРЕЗИДЕНТОВІ РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ
Військовий інститут урядового зв'язкуВІПСФАПСІ
Це ж правило поширюється на оформлення найменування міністерства. У разі підготовки документів від імені двох і більше міністерств, установ та організацій вони оформляються без використання бланка.
Реквізит «Довідкові дані про організацію» використовується тільки при листуванні і не проставляється на внутрішніх документах. Довідкові дані про організацію необхідні для поштового, телеграфного, телефонного зв'язку з організацією, а також для виконання розрахункових грошових операцій у банку, рахунок якого вказаний на документі.
Поштова та телеграфний адреси оформляються відповідно до вимог поштових правил Міністерства зв'язку. Для оперативного зв'язку використовуються номери телефону, телефаксу, телетайпа, телекса, електронної пошти.
Банківські реквізити необхідні тільки на листах з питань розрахунково-грошових операцій, наприклад, на гарантійних листах.
Найменування виду документа повинно бути на кожному документі (за винятком листа). Його друкують прописними літерами (ПРОТОКОЛ, Н, довідки, доповідні записки тощо) після найменування організації відповідно до найменувань видів документів, передбаченими УСОРД. Назва виду документа відокремлюється від інших реквізитів двома міжстроковими інтервалами.
Найменування виду документа друкується великими літерами від нульового положення табулятора друкарської машинки на бланках при кутовому або при поздовжньому розташуванні реквізитів бланка.
Назва документа повинна відповідати компетенції міністерства та утримання документованої управлінської дії.
Найменування виду документа, складеного чи виданого підрозділом Міністерства, регламентується положенням про підрозділ міністерства і повинно відповідати видам документів, передбачених Уніфікованої системою організаційно-розпорядчої документації.
Однакові за формою розпорядчі документи, що видаються спільно з міністерствами, відомствами, повинні мати відповідні назви. Розпорядчі документи, що видаються з організацією, повноважною видавати різні за формою з МВС Росії документи, готуються у формі рішень, які мають правову силу розпорядчого документа як для міністерства, так і для відповідної організації.
Найменування всіх видів використовуваних документів доцільно перерахувати в Табелі форм документів, що застосовуються в організації, згрупувавши їх за управлінськими функціями. Розробка Табеля сприяє упорядкуванню процесу документування управлінської діяльності і дозволяє виключити застосування в організації видів документів, які не відповідають її організаційно-правову форму чи напрямів діяльності.
Обов'язковим реквізитом документа є дата (підписання, затвердження, узгодження, дати, що містяться в тексті). Датою документа є дата його підписання. На документах, підготовлених спільно кількома організаціями, датою документа вважається дата його підписання останньою організацією.
Датою для рішення Колегії (Наради) МВС Росії є дата його прийняття.
Дату документа проставляє в момент його підписання (затвердження) особисто керівник. Вона оформляється арабськими цифрами, розділеними крапкою, в одному рядку в послідовності: день місяця, місяць, рік. Наприклад, дату 27 липня 1999 слід оформляти 27.11.99. Якщо порядковий номер місяця або число складається з однієї цифри, то перед ним проставляється нуль.
У двотисячному році при написанні року в даті будуть використовуватися чотири цифри, а не дві.
Відповідно до міжнародних стандартів елементи дати можуть мати іншу послідовність: рік, місяць, число.
Допускається застосовувати в наказах, актах, протоколах та інших документах, що містять відомості фінансового характеру, словесно-цифровий спосіб оформлення дат: наприклад, 27 липня 1995 р. цей формат запису дат може бути використаний і в найбільш важливих документах (нормативного характеру).
При датуванні службових документів не допускається вживання римських цифр.
Таким чином, правильно написана дата може виглядати так:
17.06.99 01.03.2000
17.06.1999 1 березня 2000
1999.06.17 1 березня 2000
99.06.17 2000 01 01
У багатьох сучасних організаціях можна спостерігати поширену помилку при датуванні документів: дату на документі (наприклад, на наказі чи листі) друкують при його виготовленні. Однак, згідно з методичними рекомендаціями ВНИИДАД, дату на документі проставляє посадова особа, яка підписує документ, безпосередньо при підписанні. При цьому допускається надрукувати в проекті документа позначення місяця і року, а число проставляється від руки під час підписання документа. Разом з тим слід зазначити, що в документах, що фіксують роботу колегіальних органів (у протоколах, актах тощо), дата друкується на документах при їх оформленні.
Усі службові відмітки на документі, пов'язані з його проходженням і виконанням, датуються і підписуються.
Реєстраційний номер присвоюється кожному виходить, внутрішньому і вхідному документу при його реєстрації відповідно до прийнятої системи індексації, основу якої становить порядковий номер документа. Залежно від конкретного реєстраційного масиву документів до порядкового номера можуть додаватися інші складові частини, наприклад,: при реєстрації службових листів до порядкового номера додається індекс справи за номенклатурою справ.
Документи, підготовлені спільно кількома організаціями, мають складні номери, що складаються з реєстраційних номерів кожної з організацій, проставлених через косу риску. Наприклад, індекс по номенклатурі справ:
218/08-17, де
218 - порядковий реєстраційний номер;
08-17 - номер справи, в яку буде підшитий документ або його копія (для вихідних документів).
Посилання на реєстраційний номер і дату документа проставляється лише з відповідних вихідних листах і містить реєстраційний номер і дату документа, на який дається відповідь.
У кожному документі має бути зазначено місце складання або видання. У службових листах ця інформація міститься в довідкових даних про організацію, в інших документах - може входити до реквізиту «Найменування організації», наприклад:
- Білгородське об'єднання енергетичного машинобудування,
- Бєлгородський юридичний інститут.В інших випадках місце складання чи видання спеціально вказують у документах з урахуванням адміністративно-територіального поділу, наприклад:
Москва,
п.Щебекіно Бєлгородської обл.,п.Строітель Яковлівського р-ну Бєлгородської обл.
Якщо місце знаходження організації та місце складання документа не збігаються, то вказується місце складання документа.
Гриф обмеження доступу до документа («Цілком таємно», «Таємно», «Для службового користування» і ін) розміщується на першому аркуші в правому верхньому кутку заголовної частини документа вище реквізиту «адресат» і грифа затвердження після 40 кроку курсора. (Від п'ятого положення табулятора друкарської машинки), якщо документ містить відомості обмеженого поширення. Після грифа обмеження доступу до документа через півтора інтервали ставиться номер примірника. Наприклад:
Для службового користування
Прим. № 0000
Реквізит «Адресат». Адреса друкується стовпчиком від 32 кроку курсора. Кожен елемент адреси друкується з нового рядка. Існує кілька варіантів адресування.
Документи адресуються вищим органам державної влади і управління, міністерствам, відомствам, їх структурним підрозділам або конкретній посадовій особі.
На документі вказується не більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед другим, третім і четвертим адресою не проставляється. Якщо адресатів більше, складається список на розсилку, а на кожному примірнику документа пишеться одна адреса.
При адресуванні документа без вказівки посадової особи найменування організації, установи пишеться в називному відмінку. Наприклад:
Міністерство внутрішніх справ
Російської Федерації
Управління правового забезпечення
Якщо документ адресують керівникові або його заступнику, то найменування установи повинно входити до складу найменування посади адресата.
Наприклад: Начальнику Тюменської
вищої школи МВС Росії
полковнику міліції
Іванову М.М.
Зазначений порядок адресації поширюється також на внутрішню переписку організації, тобто при підготовці доповідних і пояснювальних записок на ім'я керівника організації або керівників структурних підрозділів.
До складу реквізиту «Адресат» може входити поштова адреса. Адреса не проставляється на документах, що направляються до урядових установ і постійним кореспондентам. При адресуванні документів в інші організації поштову адреса вказується після найменування організації, посади, прізвища. Наприклад:
Начальнику Тюменської
вищої школи МВС Росіїполковнику міліції
Іванову М.М.
ул.Амурская, д.75
м.Тюмень, 625049
У такому ж порядку пишеться адреса відправника.
У вересні 1997 р. Постановою Уряду РФ були затверджені нові Правила надання послуг поштового зв'язку, відповідно до яких встановлено наступний порядок написання поштових адрес:
- Найменування адресата (прізвище, ім'я, по батькові для фізичних осіб);
- Назва вулиці, номер будинку, номер квартири;
- Назва населеного пункту (міста, селища і т.п.);
- Назва області, краю, автономного округу (області), республіки;
- Країна (для міжнародних поштових відправлень);
- Поштовий індекс.
Адреса обов'язково проставляється на документах, що направляються приватній особі, наприклад:
Борисову А.Б.
ул.Левобережная, б.7, кв.13,
м. Білгород, 308014
При адресуванні службових документів неминуче постає питання про те, як звернутися до одержувача листа: товариш чи пан? Як зазначається в методичних рекомендаціях ВНИИДАД, перша форма застаріла, а друга не є загальноприйнятою, тому відповідно до ГОСТ Р 6.30-97, звертаючись до посадової особи, вказують тільки прізвище та ініціали.
Якщо документ адресують в кілька однорідних установ, то адреса вказується узагальнено. Наприклад:
Міністрам внутрішніх справ республік
у складі Російської Федерації
Начальникам ГУВС, УВС, УВСТ,
навчальних закладів МВС Росії
Особливим способом введення документа в дію є його затвердження. Гриф затвердження проставляється на документах, потребують додаткового засвідчення їхньої автентичності і достовірності (наприклад, на штатному розкладі, на посадової інструкції, на акті перевірки і т.д.).
Документи можуть затверджуватися керівником міністерства або організації, його заступниками, головними фахівцями та іншими посадовими особами, яким делеговані відповідні повноваження.
Затвердження документа - особливий спосіб посвідчення документа після його підписання, узгодження і візування. Затверджуваний документ набуває юридичну силу тільки з моменту його затвердження. Затвердження документа здійснюється проставленням грифа затвердження або виданням розпорядчого документа (у тих випадках, коли потрібні додаткові приписи та роз'яснення).
Гриф затвердження друкується в правому верхньому куті документа від 40 кроку курсора.
Елементами грифа затвердження є:
- Слово ЗАТВЕРДЖУЮ (друкується без лапок прописними літерами, крапка після нього не ставиться);
- Найменування посади (друкується під словом ЗАТВЕРДЖУЮ);
- Особистий підпис і його розшифрування (ініціали та прізвище друкується після 48 кроку курсору від лівого поля);
- Дата (друкується нижче підпису безпосередньо від лівої межі площі, відведеної для грифа затвердження).
Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Міністр внутрішніх справ
Російської Федерації
_________________ ________________
(Особистий підпис) (ініціали, прізвище)
(Дата)
00.00.00
При наявності на документі кількох грифів затвердження вони розташовуються паралельно (зліва і справа), на одному рівні.
Вказівки щодо виконання отриманого документа повинні надаватися у формі резолюції відповідного керівника. Резолюція на документі має бути датована, підписана та обов'язково містити:
- Прізвище виконавця або найменування (номер) структурного підрозділу, якому доручається виконання;
- Зміст дії;
- Порядок і термін виконання;
- Особистий підпис керівника;
- Дату резолюції.
Наприклад:
Коваленко В.І.
Підготувати проект відповіді
з обгрунтуванням до 12.09.99
Підпис
керівника 01.09.99
Якщо виконавців документа дещо, вони все вказуються в резолюції. При цьому один з виконавців призначається відповідальним і вказується в списку першим (без позначки «відповідальний»).
Резолюція проставляється у правому верхньому куті документа між реквізитами «Адресат» і «Текст». При необхідності написання другої і наступних резолюцій вони проставляються на будь-якому вільному місці лицьового боку документа. Допускається писати резолюції на окремих аркушах паперу. При створенні таких листів-резолюцій їх підшивають у справу разом з листом (не приклеюючи до листа і не скріплюючи їх з листом металевою скобою або скріпкою).
Тема складається до будь-якого документа незалежно від його призначення і друкується від нульового положення табулятора друкарської машинки після реквізитів бланка. Таке розміщення заголовка зберігається і при поздовжньому розташуванні реквізитів бланка документа. У заголовку зазначається стислий зміст документа.
Заголовок повинен бути максимально коротким, точним і формулюватися за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на питання «Про що?»: «Про зміну ...»,« Про виділення ...», «Про скасування ...» і пишеться з великої літери.
Заголовки таких документів, як штатний розклад, протокол, правила, акти повинні поєднуватися в відмінку з найменуванням документа. Наприклад: Протокол - чого? «Засідання колегії». Заголовки пишуться з великої літери. Крапка після заголовка не ставиться.
Заголовок до тексту на документі формату А5, як правило, не вказується.
Відмітка про контроль проставляється тільки на тих документах, виконання яких взято на контроль. Відмітка включає букву «К» або слово «Контроль», поставлені кольоровим олівцем або спеціальним штампом. Відмітка поміщається на лівому полі документа навпроти реквізиту «Заголовок до тексту».
Текст документа в відповідно до змісту допускається поділяти на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, застосовуючи нумерацію арабськими цифрами з крапками після них. Для службових документів можливе поєднання текстових і табличних форм викладу змісту.
Текст документа всередині розділів (підрозділів) викладається по пунктах з метою акцентувати увагу на перераховуються фактах або діях. При необхідності деталізації пункти діляться на підпункти і т.д.
Для більшої смислової виразності текст документа ділиться на абзаци. У абзац виділяється одна або кілька фраз, які містять закінчену думку.
Текст документа за структурою, прийнятим формулювань, стійким синтаксичним конструкціям безпосередньо пов'язаний з видом (лист, наказ, протокол, акт тощо) і різновидом документа (наказ з основної діяльності або наказ по особовому складу, лист-пропозицію, акт ревізії каси або акт про виділення до знищення документів з минулим терміном зберігання і т.д.).
Разом з тим можна виділити загальні вимоги до текстів службових документів:
- Стислість і точність викладу інформації, виключення двоякого тлумачення;
- Об'єктивність і достовірність інформації;
- Складання, по можливості, простих, тобто містять одне питання, документів для полегшення і прискорення роботи з ними;
- Структурування тексту документа, поділ його на такі смислові частини, як вступ, доказ, висновок;
- Широке використання трафаретних і типових текстів при описі повторюваних управлінських ситуацій.
Особливу увагу слід приділяти мови та стилю службових документів, тому що при складанні текстів документів використовується діловий стиль зі специфічними ознаками:
- Нейтральний (без емоційного забарвлення) тон викладу;
- Точність і ясність викладу (виняток образних слів і виразів, використання уточнень та доповнень і т.д.);
- Стислість тексту, виняток повторів, зайвих подробиць і т.п.;
- Вживання стійких, шаблонних словосполучень (повідомляємо, що в період ...; направляємо на розгляд і затвердження ...; перевіркою встановлено, що ...);
- Обмежена сполучуваність слів (вносити пропозиції, а не давати пропозиції; володіти правом, а не володіти правом; вступати в силу, а не входити в силу);
- Використання віддієслівних іменників (надавати сприяння, а не посприяти; надати підтримку, а не підтримати; провести ремонт, а не відремонтувати);
- Безособовий характер викладу тексту;
- Вживання спеціальних термінів;
- Використання скорочених слів;
- Використання універсальних слів з невизначеним значенням;
- Виключення з тексту архаїзмів (цього року, при цьому направляємо);
- Виключення запозичених слів, що мають аналог у російській мові (продовжити, а не пролонгувати) і ін
Найбільш короткої і наочної формою викладу відомостей в документі є таблиця. Над таблицею вміщується заголовок, що відображає її зміст. Графи і рядки таблиці повинні мати заголовки, виражені ім'ям іменником в називному відмінку. Підзаголовки граф і рядків граматично повинні узгоджуватися з заголовками.
Якщо таблицю друкують більш ніж на одній сторінці, графи таблиці повинні бути пронумеровані і на наступних сторінках друкують лише номери граф. Якщо таблиць у документі кілька, то над таблицею праворуч пишуть слово «Таблиця» і вказують її порядковий номер (без знаку №). У тексті документа повинні бути посилання на всі що містяться в ньому таблиці.
Відмітка про наявність додатку поміщається відразу під текстом від нульового положення табулятора друкарської машинки. Якщо документ має додатки, назване у тексті, то відмітка про наявність додатку оформляється за такою схемою:
Додаток: на 3 л. в 2 екз.
Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для документа реквізити.
Якщо документ має додатки, не названі в тексті, то необхідно перерахувати їх назви, кількість аркушів і примірників кожного. Наприклад:
Додаток: 1.Статотчетность Ф-ЗК, на 4 л., В 3 екз.
2.Справочние матеріали на 3л., В 2 екз.
Якщо додатки зброшуровані, кількість аркушів не вказується, наприклад:
Додаток: брошура в 1 екз.
При наявності кількох додатків, повністю названих в тексті, вказують тільки вид документа, кількість аркушів та кількість примірників, наприклад:
Додаток: 1. Акт на 3 л. в 2 екз.
2. Перелік на 5 л. в 3 екз.
Слово «Додаток», незалежно від кількості документів, що додаються, завжди вживається в однині.
Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність додатку оформляють за формою:
Додаток: на 5 л. в 2 екз. в перший адресу.
При великій кількості додатків їх назви, як правило, не перераховують в самому супровідному листі після слова «Додаток». У цьому випадку зручно оформляти опис додатків на окремому аркуші у довільній формі, наприклад;
Опис
Додатків до листа від ________ № ____________НайменуванняДокумента | Кількість Листів | Кількість примірників |
| 1. | ||
| 2. | ||
| ... |
Додаток: за описом.
Якщо доданий документ теж має додаток, то відмітка про наявність додатку робиться за формою:
Додаток: лист АТ «Буддеталь» від 18.07.99 № 138/07-12
і додаток до нього, всього на 3 л.
Документи-додатки повинні мати відповідну позначку, що вказує на їх зв'язок з основним документом. Ця позначка ставиться у правому верхньому куті документа-додатка і включає: слово «Додаток», при необхідності його номер (без знаку №), найменування, дату та номер основного документа, наприклад:
Додаток 1
до листа АТ «Маяк»
від 07.03.99 № 87/02-12
або
Додаток 3
до наказу начальникаУВС м. Білгород
від 15.12.99 № 1088
Усі службові документи підписуються відповідними посадовими особами. До складу реквізиту "підпис" повинні входити: найменування посади особи, яка підписала документ (повне, тобто з найменуванням організації, якщо документ оформлений не на бланку, і скорочене, без найменування організації на документі, оформленому на бланку), його особистий підпис і його розшифрування (ініціали та прізвище).
Документи, що направляються міністерством у вищі органи влади та управління, підписуються міністром і, у виняткових випадках, за його дорученням - заступниками міністра.
Документи, що надсилаються іншим організаціям від імені міністерства, підписуються міністром або його заступниками.
Документи, що направляються в МВС, ГУВС, УВС, установи та організації органів внутрішніх справ і внутрішніх військ, підписуються міністром, його заступниками та керівниками підрозділів міністерства відповідно до їх компетенції.
Якщо документ оформляється на бланку, то найменування установи входить в позначення посади в узагальненому вигляді. Наприклад:
Начальник
генерал-майор міліції (особистий підпис) М. Г. Яковлєв
У документах, оформлюваних не на бланках, найменування підрозділу включається до складу найменування посади. Наприклад:
Начальник УВС Смоленської області
генерал-майор міліції (особистий підпис) М. Г. Яковлєв
При підписанні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовуються одна під одною в послідовності, що відповідає займаній посаді, і відокремлюються одне від одного трьома міжстроковими інтервалами.
Якщо документ підписується декількома особами однієї посади або одного рангу, їхні підписи розташовуються на одному рівні. У документах, складених комісією, зазначаються не посади осіб, а розподіл обов'язків у складі комісії:
Голова комісії Н. В. Петров
Члени комісії: В. В. Сергєєв
C. П. Юр 'єв
Г. С. Смирнов
Якщо посадова особа, підпис якого заготовлена на проекті документа, відсутня, то його підписує особа, яка виконує обов'язки відповідної посадової особи, або його заступник. При цьому обов'язково вказується фактична посада особи, яка підписала документ, його ініціали та прізвище. Не допускається підписувати документи з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади.
Якщо для виконання документа необхідно підготувати проект іншого документа (відповіді, повідомлення, плану, нормативного акту й т.п.), то він повинен бути погоджений.
Узгодження документа є способом попереднього розгляду та оцінки проекту документа. Узгодження забезпечує правильне і всебічне вирішення питань та високу якість підготовлюваного документа.
Узгодження - це розгляд питань містяться в проекті документа. Попереднє обговорення проекту тексту документа необхідно для прийняття правильних управлінських рішень. Узгодження здійснюється як з посадовими особами в підрозділах міністерства (внутрішнє погодження), так і з посадовими особами інших відповідних міністерств і відомств РФ (зовнішнє погодження). Зовнішнім вважається також узгодження документів з колегіальними органами громадських об'єднань (з профспілковими комітетами, з радами трудових колективів тощо).
Внутрішнє та зовнішнє узгодження виражаються у різних формах: для внутрішнього використовується візування документів, для зовнішнього - гриф узгодження.
Гриф узгодження складається із слова ПОГОДЖЕНО, найменування посади особи, яка погоджує документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, її розшифровки і дати, наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Начальник БЮІ МВС РФ
генерал-майор міліціїОсобистий підпис А.В. Уваров
13.07.99
При погодженні документу з колегіальним органом у грифі погодження вказують найменування документа в називному відмінку, його дату і номер, наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання
профкомувід 10.01.99 № 3
Якщо погодження документа здійснюється за допомогою видання іншого документа, то в грифі узгодження вказується вид документа, його автор (найменування організації), дата і номер, наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Лист Держстандарту РФвід 06.01.99 № 7/05-09
Гриф узгодження мають нижче реквізиту «Підпис», а якщо грифів кілька, то на окремому аркуші погодження. При цьому на документі робиться відмітка: «Лист узгодження додається».
Зовнішнє погодження, в залежності від змісту документа, рекомендується здійснювати у такому порядку:
- З організаціями, інтереси яких зачіпає документ;
- З організаціями, що займаються науковими дослідженнями в області, до якої має відношення зміст документа;
- З громадськими організаціями (при необхідності);
- З органами державного контролю (нагляду) у певній галузі (санітарія, екологія, пожежний нагляд і т.п.);
- З вищестоящими або міжгалузевими органами у випадках, коли законодавством передбачена можливість здійснення управлінських дій тільки з дозволу цих органів.
Реквізит «Візи узгодження документів» використовують для внутрішнього погодження документів. Віза означає, що начальник згоден зі змістом документа.
Віза включає: особистий підпис, його розшифрування та дату, а при необхідності - посаду візує, наприклад:
Юрисконсульт
Особистий підпис К. І. Смелов
03.08.99
При узгодженні можливі заперечення з боку візує, незгоду з представленим текстом або його частинами. У цьому випадку віза доповнюється написами: «Не згоден», «Заперечую», «З п.7 не згоден», «Зауваження додаються» і т.п.
Внутрішнє погодження документа доцільно проводити в наступній послідовності:
- Укладач документа;
- Керівник структурного підрозділу, де складено документ;
- Зацікавлені посадові особи інших підрозділів, організацій;
- Громадські організації (за необхідності);
- Керівник фінансової або бухгалтерської служби;
- Заступник керівника організації, що курирує даний напрямок діяльності;
- Керівник юридичної служби чи юрисконсульт організації.
Реквізит «Віза» використовується і при оформленні процедури ознайомлення з документом.
Віза ознайомлення служить письмовим підтвердженням факту доведення документа до відома працівника і починається словами: «З наказом (актом, протоколом, посадовою інструкцією і т.д.) ознайомлений». Віза ознайомлення включає особистий підпис працівника, його розшифрування та дату.
Візи погодження та ознайомлення розташовуються нижче реквізиту «Підпис». Вихідні документи візуються на примірнику, що залишається в організації, інші документи - на першому примірнику. Допускається оформляти візи на зворотному боці останнього аркуша розпорядчого документа або на окремому аркуші.
Візи керівників міністерств і відомств проставляються на лицьовому боці останнього аркуша першого примірника (оригіналу) проекту документа в нижній його частині, візи керівництва підрозділів міністерства - виконавців і співвиконавців - у такому ж порядку на другому екземплярі.
У необхідних випадках віза може складатися з найменування посади, особистого підпису і її розшифровки, дати. Вихідні документи візують на примірниках, що залишаються в міністерстві, внутрішні документи візують на першому примірнику.
Візуються і що надходять документи особами, які за своїм службовим станом зобов'язані знати зміст документа.
Реквізит «Друк». Відбиток печатки ставиться на найбільш важливих документах, підтверджуючи їх достовірність. Печатки поділяються на гербові (що мають зображення Державного герба РФ або гербів суб'єктів РФ) і прості. У недержавних організаціях використовуються прості круглі печатки.
Гербова печатка ставиться на документах, де відтворення друку спеціально передбачається нормативним актом, наприклад, на трудових книжках, свідоцтвах, дипломах і т.д.
Підпис відповідальної особи завіряється печаткою на документах, що засвідчують права посадових осіб, фіксують факт витрати коштів і матеріальних цінностей, а також на документах, спеціально передбачених правовими актами.
Крім того, застосування печатки необхідно у всіх випадках посвідчення прав фізичних і юридичних осіб, встановлення фактів, що викликають витрачання грошових коштів і матеріальних цінностей, а також на договорах, посвідченнях, домовленостях, архівних довідках.
ГОСТ Р 6.30 - 97 не містить прямої вказівки про те, як правильно розташувати відбиток печатки на документі. Однак у Методичних рекомендаціях з урахуванням ГОСТ Р 6.30-97 зазначено, що відтиск печатки повинен захоплювати частину слів у найменуванні посади особи, яка підписала документ.
Другий і наступні екземпляри документа, надруковані під копірку або ксерокопіювали, обов'язково завіряються за встановленою формою.
Відмітка про завірення копії проставляється нижче реквізиту «Підпис» і включає заверительную напис «Вірно», найменування посади особи, що завірила копію, його особистий підпис, його розшифрування та дату завірення, наприклад:
Вірно
Секретар Особистий підпис М. К. Сидорова23.11.99
ГОСТ Р 6.30-97 допускає засвідчення копії документа печаткою, яка визначається за рішенням організації.
У спрощеному вигляді, без вказівки посади завірителя і дати запевнення, може бути завірена копія вихідного документа, що залишається в організації.
При пересиланні копії документа в іншу організацію або видачі її на руки заверительную підпис засвідчують печаткою.
Керівники підрозділів міністерства зобов'язані забезпечити оперативне та якісне розгляд документів, доведення їх до виконавців, як правило, в день надходження, контроль за виконанням документів по суті питань.
При розгляді документів відповідний керівник виділяє документи, що вимагають термінового виконання, які передаються на виконання негайно.
Виконання документа передбачає: збір і обробку необхідної інформації, підготовку проекту документа, його оформлення, узгодження, подання на підписання (затвердження) керівництвом міністерства або керівниками відповідних підрозділів, підготовку до пересилання адресату.
Крім того, виконавець визначає необхідну кількість примірників документа, він також зобов'язаний при необхідності передати документ на тиражування і підготувати список (розверстку) на розсилку.
Виконавець для зручності роботи може завести спеціальні папки для виконання документів з позначками: "На виконання", "Терміново", "На доповідь (підпис)", "На відправку". На папках вказуються прізвище, ініціали, номер телефону. Співробітник, виконуючий документ, несе відповідальність за дотримання вимог виконавської дисципліни, за недотримання чинних нормативних актів, що визначають порядок підготовки, оформлення, подання та терміни виконання документів.
Реквізит «Відмітка про виконавця» включає прізвище виконавця (укладача) документа (а краще прізвище, ім'я та по батькові для зручності подальшого спілкування) і номер його службового телефону. Реквізит розташовують на лицьовій або зворотному боці останнього аркуша документа у лівому нижньому куті, наприклад:
Іванов 123 45 67
абоЄмельянова Ганна Петрівна
890 76 54
Нижче прізвища виконавця документа і його телефону допускається вказувати індекс друкарки, кількість віддрукованих примірників і дату друкування.
У разі необхідності, в тому числі на документах, що мають гриф обмеження доступу, після індексу друкарки і дати друкування проставляється кількість надрукованих примірників з зазначенням адресатів.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи проставляється на виконаних документах, підлягають списанню у справи для подальшого зберігання і використання в довідкових цілях.
Відмітка включає: короткі відомості про виконання, якщо відсутній документ, який свідчить про виконання; за наявності такого документа - посилання на його дату і номер; слова «У справу», номер справи, в якому буде зберігатися документ. Відмітка повинна бути підписана і датована виконавцем документа чи керівником структурного підрозділу організації, у якому виконаний документ, наприклад:
Питання вирішено по телефону
з лг.бухгалтеромАТ «Маяк»
У справу 10-12
Особистий підпис 21.12.99
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи проставляється в лівому нижньому куті лицьового боку останнього аркуша документа.
Відмітка про наявність документа в проставляється на вхідних документах за допомогою спеціального реєстраційного штампа або від руки. У реєстраційний штамп входять: найменування організації - одержувача документа, місце для дати надходження і місце для реєстраційного індексу:
|
Приблизна форма
реєстраційного штампа
При відсутності такого штампа від руки пишуться порядковий номер і дата надходження документа (при необхідності - години та хвилини). Відмітка розташовується в правому нижньому куті лицьового боку першого аркуша документа.
Відмітка для автоматичного пошуку документа міститься у правому нижньому куті документа і включає пошукові дані для автоматичного пошуку документів, що визначаються за рішенням організації (ім'я файлу, код оператора та ін.)
Реквізити, крім тексту, що складаються з кількох рядків, друкують через один міжрядковий інтервал. При цьому складові частини реквізитів «адресат», «гриф затвердження», «відмітка про наявність додатка», «гриф узгодження» слід відокремлювати один від одного півтора - двома міжстроковими інтервалами.
Початок рядків багаторядкових реквізитів має бути вирівняне по одній вертикальній лінії.
Реквізити відділяють один від одного 3 ... 4 міжстроковими інтервалами.
При друкуванні документів використовують вісім положень табулятора. Від нульового положення (кордон лівого поля) друкують такі реквізити:
- Найменування структурного підрозділу;
- Найменування виду документа;
- Дату;
- Посилання на реєстраційний номер і дату документа;
- Місце складання чи видання;
- Заголовок до тексту;
- Текст (без абзаців);
- Відмітку про наявність додатку;
- Найменування посади в реквізиті «підпис»;
- Гриф погодження документа;
- Дату при посвідченні копії;
- Прізвище виконавця і номер його телефону;
- Відмітку про виконання документа «У справу».
Від першого положення табулятора (п'ять кроків курсору) друкують:
- Початок абзаців (у тому числі нумерованих).
Від другого положення табулятора (16 кроків курсору) друкують такі реквізити:
- Дату в реквізиті «посилання на індекс» і дату вхідного документа;
- Найменування посади особи, що посвідчує копію;
- Змінну інформацію у вступній частині протоколів і актів;
- Розшифровку підпису в першому грифі погодження;
- Короткі відомості про виконання документа в реквізиті «Відмітка про виконавця».
Від третього положення табулятора (24 кроку курсора) друкують:
- Найменування виду документа (у поздовжньому штампі);
- Розшифровку підпису виконавця в реквізиті «відмітка про виконання документа».
Від четвертого положення табулятора (32 кроку курсора) друкують:
- Адресу.
Від п'ятого положення табулятора (40 кроків курсору) друкують:
- Гриф затвердження;
- Слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади та дату;
- Другий гриф погодження;
- Напис на додатку до документа;
- Відмітку про перенесення даних на машинний носій.
Від шостого положення табулятора (48 кроків курсору) друкують:
- Розшифровку підпису в реквізиті «Підпис».
Сьоме положення табулятора (56 кроків курсору) - для складання таблиць і трафаретних текстів, для друкування слова «Копія» при знятті копій з документів про освіту, зі свідоцтв про шлюб і з інших особистих документів громадян.
За наявності декількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядами, починаючи від нульового і п'ятого положення табулятора.
За наявності в тексті елементів або виділеної в самостійний абзац посилання на документ, що послужив підставою до його видання, слова «Примітка» і «Підстава» друкують від нульового положення табулятора, а відноситься до них текст - через один міжрядковий інтервал.
1.5. Організація роботи з документами в підрозділах міністерства
Документи, адресовані безпосередньо до підрозділів міністерства, реєструються секретаріатами (канцеляріями) цих підрозділів у встановленому порядку. На кожен документ (до впровадження ЕОМ у підрозділах міністерства) заповнюються дві реєстраційні картки, одна з яких після доповіді документа керівництву поміщається в довідкову картотеку по виконавцям.
Документи, які надійшли з 1 відділу Апарату міністра з реєстраційною карткою, враховуються в контрольному журналі вхідних документів підрозділи міністерства, і на них заповнюється тільки одна картка обліку. На картці, що надійшла разом з такими документами, ставиться порядковий вхідний номер, за яким він зареєстрований у підрозділі. Після розгляду документа керівником підрозділу його резолюція переноситься на реєстраційні картки, потім реєстраційна картка 1 відділу Апарату міністра з розпискою виконавця в одержанні документа поміщається в картотеку, а знову заповнена картка разом з документом передається виконавцеві.
Документи, отримані для ознайомлення, підлягають поверненню в 1 відділ Апарату міністра, як правило, протягом доби, якщо не був визначений інший строк.
Реєстраційні картки на документи в секретаріатах (канцеляріях) підрозділів міністерства зберігаються протягом 5 років, після чого знищуються в установленому порядку.
Підготовлені підрозділом міністерства документи внутрішнього обігу (плани, довідки тощо), а також пропозиції до проектів нормативних актів, матеріали до нарад у реєстрі (розносної книзі): таємні - за обліковими номерами віддрукованих документів, несекретні і для службового користування - без реєстрації.
Підготовлені підрозділами міністерства проекти наказів та інших нормативних актів, а також доповідні записки, довідки про виконання доручень і проекти вихідних документів подаються на розгляд керівництва міністерства, як правило, через 1 відділ Апарату міністра, де вони реєструються.
Якщо документи були повернуті виконавцю на доопрацювання керівництвом міністерства, то знову на доповідь керівництву вони повинні бути надані разом з першим варіантом.
Якщо в процесі доопрацювання в проект документа внесені суттєві зміни, то він підлягає повторному візуванню зацікавленими посадовими особами.
Начальники секретаріатів (канцелярій) міністерства зобов'язані вести суворий облік і контроль за своєчасним проходженням документів. З цією метою вони повинні 2 рази на місяць фіксувати в реєстраційній картці, в якій стадії перебуває розгляд документа (на доповіді у керівництва, на опрацюванні, підготовці, у виконавця, закінчений розглядом, доповів, списаний у справу). Про хід цієї роботи вони зобов'язані регулярно доповідати керівництву відповідного підрозділу.
1.5.1. Порядок обробки відправляються документів
Вихідна кореспонденція відправляється за відповідним реєстраційним номером або номером, за яким ці документи були зареєстровані раніше.
Всі документи, підписані керівництвом міністерства, направляються адресатам тільки за реєстраційними номерами Апарату міністра. Не допускається відправка такої кореспонденції за індексами підрозділів міністерства, якщо не був визначений інший порядок.
Неоформлені або неправильно оформлені вихідні документи підлягають поверненню виконавцю.
Документ за підписом керівництва міністерства, що направляється в усі або більшість органів внутрішніх справ Росії, розмножується і відправляється секретаріатом підрозділи міністерства, які підготували цей документ. Після чого оригінал документа з розверсткою на його розсилку передається на зберігання до архіву 1 відділу Апарату міністра.
На вихідні документи заповнюється відповідний розділ реєстраційної картки.
Якщо поставлені в документах питання не вимагають аргументованих роз'яснень або підготовки будь-якого документа, дозволяється зміст відповіді писати на самому документі і повертати його автору за вхідним номером. У цьому випадку на реєстраційній картці робиться відповідна відмітка.
Копії вихідних документів завіряються працівниками секретаріату (канцелярії), що виробляють їх відправку.
Копії документів, підписаних керівництвом міністерства при особистій доповіді, завіряються виконавцями.
Копії вихідних документів і реєстраційні картки (відомості на документи, відпрацьовані на ЕОМ) зберігаються: - на кореспонденцію, відправлену 1 відділом Апарату міністра, в архіві (базі даних) цього відділу (2-й примірник документа) і підрозділі міністерства, що підготував документ (3 -й примірник); - на кореспонденцію, відправлену підрозділами міністерства, в цих підрозділах.
Правові акти, підписані керівництвом міністерства, враховуються (реєструються) в наказовому відділенні відділу забезпечення режиму секретності в роботі з документами та наказами (3 відділ) Апарату міністра в журналах встановленої форми.
Розсилка відомчих правових актів по органах внутрішніх справ Російської Федерації, іншим міністерствам і відомствам проводиться наказним відділенням через експедицію фельдзв'язку згідно розверстку, складеної виконавцем і затверджена керівником відповідного підрозділу.
З метою оптимального забезпечення органів внутрішніх справ нормативними актами МВС Росії і створення необхідного резерву 3 відділ Апарату міністра за погодженням з виконавцем може вносити в розверстку зміни.
Відділом фельд'єгерської служби проводиться доставка і відправка:
- Всіх секретних і несекретних документів за підписом керівництва міністерства, адресованих вищим органом державної влади та управління Російської Федерації;
- Термінової кореспонденції за підписом керівництва міністерства, що підлягає доставці адресатам, розташованим у межах м. Москви;
- Кореспонденції з центрального будинку міністерства (ул.Жітная, 16) в його підрозділи, розташовані на інші адреси, і назад.
Вся кореспонденція відділом фельд'єгерської служби приймається до доставки тільки в законвертованому вигляді.
Передача кореспонденції відділу фельд'єгерської служби проводиться за реєстрами.
Доставка кореспонденції відділом фельд'єгерської служби здійснюється за маршрутами і графіками, розробленими цим відділом і узгодженим з Апаратом Міністра.
Пересилання документів, справ та видань «Для службового користування» виробляється, як правило, замовними або цінними поштовими відправленнями, а також з кур'єром. Відправляються документи, справи і видання «Для службового користування» повинні бути вкладені в конверти з щільного паперу або упаковані. На упаковці (конверті) вказуються адреси і найменування (відкрите чи умовне) одержувача та відправника, номери вкладених документів з додаванням позначки "ДСК" після кожного номера. На конверті, упаковці документів «Для службового користування" забороняється зазначати прізвища і посади керівників і співробітників, а також найменування структурних підрозділів.
Порядок оформлення і передачі (пересилання) цілком таємних і секретних документів, спецвиробів, технічної, товаросупровідної та перевізної документації, а також документів і видань з грифом «Для службового користування» за кордон або представникам іноземних установ, організацій та фірм регламентований спеціальними положеннями.
1.5.2. Порядок друкування та копіювання документів, виконання стенографічних робіт
У машинописних бюро друкуються документи тільки службового характеру. Несекретні рукописи в машинописні бюро (друкарці, секретарю) здаються без розписок, секретні - під розписку на корінці спецблокнота або у внутрішній опису документів, що знаходяться у виконавця.
Рукописи, що здаються для друкування, повинні бути написані розбірливо, чорнилом або пастою темного кольору, ретельно вивірені. Рукописи, написані не розбірливо або олівцем, для друкування не приймаються.
При друкуванні документів друкарки дотримуються встановлений порядок розташування тексту, правила орфографії та пунктуації.
На зворотному боці останнього аркуша кожного примірника надрукованого документа внизу зліва проставляється кількість примірників, адресовка примірників (наприклад: 1 - на адресу, 2 - в АМ МВС, 3 - у справу, скорочене найменування главку), прізвище виконавця, номер його телефону, ініціали друкарки , дата, коли був видрукуваний документ.
На кожен видрукуваний секретний документ машинописне бюро (друкарка, секретар) заповнюють облікову картку. На кожному аркуші такого документа (у лівому нижньому куті лицьового боку) друкується обліковий номер машинописного бюро.
Віддрукований секретний документ і чорновий матеріал видаються виконавцю під розписку в картці, яка потім під розписку в журналі передається до секретаріату для контролю за подальшим рухом підготовленого документа.
Надруковані несекретні документи машинописним бюро видаються виконавцю без розписки.
Зчитування та вичитування віддрукованих документів здійснюється виконавцем. На копіювання документи передаються на розмножувальний ділянку або друкарню за нарядом встановленої форми. Наряд в друкарню підписується керівником підрозділу міністерства, а в Апараті міністра - начальником (заступниками начальника) 3 відділу.
На копіювання передаються, як правило, перші екземпляри (оригінали) документів або рукописні тексти, які відповідають необхідним технічним вимогам.
Копіювання секретних документів здійснюється в порядку, встановленому відповідною інструкцією.
Документи службового характеру можуть бути підготовлені за допомогою стенографування. Стенографування, незалежно від ступеня таємності тексту, здійснюється в спеціальних зошитах, які враховуються в журналі обліку стенографічних зошитів. Використані стенографічні зошити зберігаються 1 рік, після чого знищуються в установленому порядку.
При розшифровці і друкуванні стенографічних записів стенографістка керується правилами, встановленими для виконання машинописних робіт. Не допускається передіктовка надрукованого тексту, а також диктування цифрових матеріалів, за прізвищами списків, передача стенографістка текстових листів, таблиць та іншої інформації по телефону.
1.5.3. Облік законодавчих і підзаконних актів вищих органів державної влади та управління в підрозділах міністерства
Отримані для виконання або ознайомлення нормативні акти реєструються в журналах встановленого зразка. Штампи з найменуванням підрозділів, дата реєстрації та реєстраційні номери в цих випадках на актах не проставляються.
Обробка, доповідь керівникам підрозділів та передача документа повинні здійснюється в день їх надходження в секретаріат (канцелярію) або перший робочий день при надходженні документів у неробочий час.
Після ознайомлення всіх зацікавлених осіб з дорученням керівництва міністерства, керівника підрозділу та виконання доручення відповідальним виконавцем документи повертаються секретаріатам підрозділів міністерства фельдзв'язком до групи з розгляду законодавчих та інших нормативних актів 1 відділу Апарату міністра.
1.5.4. Організація роботи з листами і зверненнями громадян. Розгляд, облік та проходження листів громадян
Робота з листами (пропозиціями, заявами, скаргами) громадян, народних депутатів усіх рівнів, військовослужбовців, співробітників ОВС і т.д. ведеться відповідно до чинного законодавства.
Діловодство за листами ведеться окремо як в Апараті міністра, так і в інших підрозділах міністерства.
Всі надійшли листи громадян, рапорти працівників ОВС повинні бути зареєстровані в секретаріаті (канцелярії) у день їх надходження.
На вільному від тексту місці, на 1 аркуші листи, а на що надійшов з органів влади і управління, редакцій засобів масової інформації на супровідному документі або дорученні проставляються порядковий реєстраційний номер і дата надходження.
Облік листів може здійснюватися в журналах, по щоденній відомості, картках обліку листів встановленого зразка, а також на машинних носіях ЕОМ (у службах, де обробка листів автоматизована).
Повторні листи реєструються так само, як і первинні. На листі, на вільному від тексту місці, проставляється штамп "Повторно". Про повторності робиться відмітка в кодової частини облікової картки. Повторними вважаються листи, що надійшли від однієї особи з одного і того ж питання і в яких автором оскаржується рішення по попереднього листа, повідомляється про порушення строків або інші недоліки при його розгляді.
Листи без підпису (анонімні) не реєструються і знищуються. У виняткових випадках лист без підпису, що містить відомості про підготовлювані або вчинені злочини, може бути направлено до служби міністерства для використання в оперативних цілях.
Анонімні звернення начальником Приймальні МВС РФ списуються без розгляду і повідомлення у справу, про що робиться відповідний запис.
Листи, про результати розгляду яких необхідно інформувати вищі органи державної влади та управління, народних депутатів, редакції засобів масової інформації, міністерства і відомства, беруться під особливий контроль і вирішуються в першу чергу. У цих випадках на листах і картках проставляється штамп "Особливий контроль". Проведення перевірок з таких листів, як правило, підлеглим ОВС не доручається.
Листи громадян з питань, які можуть бути вирішені в підрозділах без доповіді керівництву міністерства або служб, а також листи, які підлягають розгляду в територіальних ОВС, направляються до відповідного підрозділу міністерства для виконання із супровідною карткою встановленої форми.
По кожному листу не пізніше ніж у п'ятиденний термін повинно бути прийняте одне з таких рішень: про прийняття до свого провадження або про не розгляді його (анонімне), передача на розгляд до підлеглий ОВС, напрямку за належністю до іншого підрозділу міністерства або інше міністерство, відомство , якщо питання, порушені в листі, не входять до компетенції ОВС.
Листи вважаються дозволеними, якщо розглянуті всі поставлені в них питання, вжиті необхідні заходи, заявнику дана відповідь у письмовій або усній формі.
Після закінчення перевірки і фактичного виконання лист разом з листуванням повертається до канцелярії підрозділу з позначкою посадової особи, яка прийняла рішення про закінчення розгляду листа, - «У справу».
Документи у справах розташовуються в алфавітному, хронологічному порядку або по територіях. Повторні листи і матеріали перевірки за ним підшиваються до первинних документів.
Недозволені листи і неправильно оформлені документи по їх перевірці підшивати до справи забороняється.
1.6. Складання номенклатури справ і формування справ
Документи після виконання групуються у справи. З метою правильного формування справ, що забезпечує швидкий пошук документів за їх змістом та видами, проводиться класифікація документів, яка закріплюється в номенклатурі справ, що представляє собою систематизований перелік найменувань (заголовків) справ.
Номенклатура справ - це систематизований перелік заголовків справ із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. У номенклатуру справ включаються всі документи, які утворюються в процесі діяльності підрозділу, крім технічної документації та друкованих видань.
При складанні номенклатури справ підрозділам ОВС необхідно враховувати вимоги до номенклатури справ, що містяться в Державній системі документаційного забезпечення управління, Основних правилах роботи відомчих архівів, переліки документів із зазначенням термінів зберігання.
Номенклатура справ підрозділу розробляється начальником секретаріату (канцелярії), затверджується начальником підрозділу і вводиться в дію з 1 січня наступного календарного терміну.
Номенклатура справ складається за встановленою формою і містить реквізити: найменування підрозділу, найменування виду документа, дату, індекс, місце складання, гриф затвердження, заголовок до тексту, текст, підпис, гриф погодження (схвалення).
Змістовна частина номенклатури справ представляє собою таблицю з п'яти граф: індекси справ, заголовки справ, кількість справ (томів, частин) і номер статті за переліком, примітки.
У графі 1 таблиці номенклатури справ вказується діловодний індекс справи, який повинен включати:
- Індекс структурного підрозділу або індекс напрямки діяльності (при відсутності структурних підрозділів);
- Порядковий номер справи всередині даного підрозділу або напряму діяльності.
У графі 2 розташовуються в певній послідовності заголовки справ. Заголовки справ групуються за розділами (підрозділами) номенклатури справ. Назвами розділів номенклатури справ є найменування структурних підрозділів або напрямків діяльності.
Порядок розташування заголовків всередині розділів і підрозділів визначається важливістю документів, що входять у справу. На початку розташовуються заголовки справ, що містять організаційно-розпорядчу документацію, далі - містять планові та звітні документи, потім інші заголовки в порядку убування термінів зберігання документів.
При складанні заголовків справ слід враховувати, що:
- Заголовок повинен повністю відповідати смисловому змісту документів, згрупованих у даній справі;
- Заголовок повинен бути коротким, чітко сформульованим;
- Заголовки типу «Загальна листування», «Різні документи», «Довідкові матеріали» і т.п. не допускаються.
Заголовки справ у процесі їх формування можуть уточнюватися.
Склад заголовка справи утворює такі елементи:
- Назва виду справи (листування, журнал і т.п.) або різновиду документів (накази, вказівки, протоколи, рішення і т.д.);
- Назва підрозділу ОВС чи його структурного підрозділу;
- Адресат або кореспондент документа;
- Короткий зміст документів справи;
- Назва території (місцевості), з якою пов'язаний зміст документів справи;
- Дати (період), до яких належать документи справи;
- Вказівка на копійность документів справи.
Назва виду заводяться справи або різновиду документів вказується на початку заголовка, а слово "Копії» - в кінці заголовку. Наприклад: «Накази начальника ОМ № 3 по особовому складу за 1999 рік. Копії. ».
У заголовках справ, призначених для групування документів одного різновиду, цей різновид вказується у множині. Наприклад: «Протоколи засідань атестаційної комісії за 1999 рік».
У заголовках справ, що містять листування, вказується з ким і з якого питання (питань) вона ведеться. Наприклад: «Листування з Академією управління МВС РФ з питань перепідготовки особового складу».
У заголовках справ, що містять листування з однорідними кореспондентами, останні не перераховуються, а зазначається їх загальна видова назва. У заголовках справ, що містять планову або звітну документацію, зазначається період часу (місяць, квартал, рік), на (за) який складено документи, вид документа (план, звіт) і автор. Наприклад: «Річний план роботи кафедри ОДДЧіІМО БЮІ МВС РФ на 1999/2000 навчальний рік».
У найменуваннях справ, що містять організаційно-розпорядчі документи, вказується вид документа і автор, наприклад: «Накази начальника УВС по особовому складу за 1999 рік».
У заголовках справ, що містять документи різного виду з одного питання, не пов'язані послідовністю діловодних операцій, як вид справи використовується термін «документи», а в кінці заголовка в дужках вказуються основні різновиди документів, які повинні бути згруповані у справі. Наприклад: «Документи про прийом, здачу і списання майна і матеріалів (акти, описи, відомості)».
Справи з питань, не дозволеним протягом одного року, є «перехідними» та вносяться в номенклатуру справ наступного року з тим же індексом.
У номенклатуру справ підрозділу також включаються довідкові картотеки, журнали обліку документів.
Графа 3 "Кількість томів» заповнюється після закінчення календарного року. У графі 4 «Термін зберігання та номер статті за переліком» вказується термін зберігання справи і номер статті з посиланням на переліки або зразкові номенклатури справ. У графі 5 "Примітка" проставляються відмітки: про незаведеніі справ («Справа не заведено»), про перехідні справи, про знищення справ, про місце зберігання оригіналів. Тут же даються назви переліків, з яких взяті терміни зберігання документів.
При оформленні номенклатури справ необхідно залишати в кожному її розділі резервні номери справ (вільне місце), які можуть бути використані в подальшому для внесення заголовків справ, не передбачених у номенклатурі справ, але сформованих упродовж календарного року в підрозділі.
Після закінчення календарного року до номенклатури справ складається підсумковий запис про кількість заведених справ окремо постійного і тимчасового термінів зберігання.
1.6.1. Формування справ
Формуванням справ називається угруповання документів у справи відповідно до номенклатури справ. Формування справ здійснюється працівниками секретаріатів (канцелярій) відповідних підрозділів міністерства.
При формуванні справ потрібно суворо дотримуватися таких правил: поміщати в справу тільки виконані, правильно оформлені документи відповідно до заголовків справ по номенклатурі; вміщувати разом всі документи, що відносяться до вирішення одного питання; групувати документи календарного (діловодного) року, за винятком перехідних справ; не допускається включення у справу документів, що не відносяться до нього, які підлягають поверненню, а також чернетки, варіантів і копій документів.
Кожна справа повинна містити, як правило, не більше 250 аркушів (30 - 40 мм товщини). Номер справи, в яку повинен бути підшитий документ, визначає виконавець. На документі проставляється: позначка "До справи № ...", дата, підпис виконавця або керівника структурного підрозділу.
Розпорядчі документи групуються у справи за видами і хронології з відносяться до них додатками.
Накази з особового складу формуються у справи окремо від наказів з основної діяльності.
Протоколи та матеріали до них формуються в окремі справи. Планові і звітні документи включаються до справи того року, до якого вони належать, незалежно від дати їх складання або надходження.
Перспективні плани роботи формуються в справи першого року дії планів, а звіти про їх виконання - у справи останнього року.
Листи і заяви громадян, запити соціально-правового характеру формуються в окремі справи разом з матеріалами щодо їх розгляду.
Листування з питань службової діяльності групується в справи за період календарного року і систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь поміщається за документом-запитом. При поновленні листування з певного питання, що почалася в попередньому році, документи включаються до справи поточного року із зазначенням індексу справи попереднього року.
Методичне керівництво і контроль за правильністю формування справ здійснюється працівниками Апарату міністра і МІЦ МВС Росії.
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ
1. Федеральний закон РФ «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» від 20.02.95 № 24-ФЗ / / За системою «Консультант +».
2. Федеральний закон РФ «Про товарні знаки, знаках обслуговування і найменуваннях місць походження товарів» від 23.09.92 № 3520-1 / / За системою «Консультант +».
3. Федеральний закон РФ «Про участь у міжнародному інформаційному обміні» від 4.-7.96 № 85-ФЗ / / За системою «Консультант +».
4. Постанова Уряду Російської Федерації «Про затвердження Положення про Національному центральному бюро Інтерполу» від 14.10.96 № 1190.
5. Наказ МВС РФ від 1.03.99 № 150 «Про організацію діловодства та порядок роботи зі зверненнями громадян у центральному апараті та підпорядкованих підрозділах МВС Росії».
6. Наказ МВС України від 23.09.92 № 340 "Про заходи щодо вдосконалення правової роботи в системі МВС Росії".
7. ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення ». - М.: Изд-во стандартів, 1998.
8. ГОСТ Р 6.30-97 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ». - М.: Изд-во стандартів, 1997.
9. Типова інструкція з діловодства в міністерствах і відомствах Російської Федерації. - М., 1992.
10.Оформленіе документів. Методичні рекомендації на основі ГОСТ Р 6.30-97.
11.А.Н.Кузнецова. Машинопис і діловодство. - М., 1987.
12.В.І.Андреева. Діловодство: Практичний посібник із зразками документів на основі ГОСТів РФ за станом на 01.09.99. - М.: Бізнес школа «Інтел-Синтез», 1999.
13.П.В.Веселов. Сучасне ділове лист у промисловості. - М.: Изд-во стандартів, 1990.
14.Учебно-методичні матеріали з предмету «Основи машинопису». - Орел, 1995.
Початок рядків багаторядкових реквізитів має бути вирівняне по одній вертикальній лінії.
Реквізити відділяють один від одного 3 ... 4 міжстроковими інтервалами.
При друкуванні документів використовують вісім положень табулятора. Від нульового положення (кордон лівого поля) друкують такі реквізити:
- Найменування структурного підрозділу;
- Найменування виду документа;
- Дату;
- Посилання на реєстраційний номер і дату документа;
- Місце складання чи видання;
- Заголовок до тексту;
- Текст (без абзаців);
- Відмітку про наявність додатку;
- Найменування посади в реквізиті «підпис»;
- Гриф погодження документа;
- Дату при посвідченні копії;
- Прізвище виконавця і номер його телефону;
- Відмітку про виконання документа «У справу».
Від першого положення табулятора (п'ять кроків курсору) друкують:
- Початок абзаців (у тому числі нумерованих).
Від другого положення табулятора (16 кроків курсору) друкують такі реквізити:
- Дату в реквізиті «посилання на індекс» і дату вхідного документа;
- Найменування посади особи, що посвідчує копію;
- Змінну інформацію у вступній частині протоколів і актів;
- Розшифровку підпису в першому грифі погодження;
- Короткі відомості про виконання документа в реквізиті «Відмітка про виконавця».
Від третього положення табулятора (24 кроку курсора) друкують:
- Найменування виду документа (у поздовжньому штампі);
- Розшифровку підпису виконавця в реквізиті «відмітка про виконання документа».
Від четвертого положення табулятора (32 кроку курсора) друкують:
- Адресу.
Від п'ятого положення табулятора (40 кроків курсору) друкують:
- Гриф затвердження;
- Слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади та дату;
- Другий гриф погодження;
- Напис на додатку до документа;
- Відмітку про перенесення даних на машинний носій.
Від шостого положення табулятора (48 кроків курсору) друкують:
- Розшифровку підпису в реквізиті «Підпис».
Сьоме положення табулятора (56 кроків курсору) - для складання таблиць і трафаретних текстів, для друкування слова «Копія» при знятті копій з документів про освіту, зі свідоцтв про шлюб і з інших особистих документів громадян.
За наявності декількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядами, починаючи від нульового і п'ятого положення табулятора.
За наявності в тексті елементів або виділеної в самостійний абзац посилання на документ, що послужив підставою до його видання, слова «Примітка» і «Підстава» друкують від нульового положення табулятора, а відноситься до них текст - через один міжрядковий інтервал.
1.5. Організація роботи з документами в підрозділах міністерства
Документи, адресовані безпосередньо до підрозділів міністерства, реєструються секретаріатами (канцеляріями) цих підрозділів у встановленому порядку. На кожен документ (до впровадження ЕОМ у підрозділах міністерства) заповнюються дві реєстраційні картки, одна з яких після доповіді документа керівництву поміщається в довідкову картотеку по виконавцям.
Документи, які надійшли з 1 відділу Апарату міністра з реєстраційною карткою, враховуються в контрольному журналі вхідних документів підрозділи міністерства, і на них заповнюється тільки одна картка обліку. На картці, що надійшла разом з такими документами, ставиться порядковий вхідний номер, за яким він зареєстрований у підрозділі. Після розгляду документа керівником підрозділу його резолюція переноситься на реєстраційні картки, потім реєстраційна картка 1 відділу Апарату міністра з розпискою виконавця в одержанні документа поміщається в картотеку, а знову заповнена картка разом з документом передається виконавцеві.
Документи, отримані для ознайомлення, підлягають поверненню в 1 відділ Апарату міністра, як правило, протягом доби, якщо не був визначений інший строк.
Реєстраційні картки на документи в секретаріатах (канцеляріях) підрозділів міністерства зберігаються протягом 5 років, після чого знищуються в установленому порядку.
Підготовлені підрозділом міністерства документи внутрішнього обігу (плани, довідки тощо), а також пропозиції до проектів нормативних актів, матеріали до нарад у реєстрі (розносної книзі): таємні - за обліковими номерами віддрукованих документів, несекретні і для службового користування - без реєстрації.
Підготовлені підрозділами міністерства проекти наказів та інших нормативних актів, а також доповідні записки, довідки про виконання доручень і проекти вихідних документів подаються на розгляд керівництва міністерства, як правило, через 1 відділ Апарату міністра, де вони реєструються.
Якщо документи були повернуті виконавцю на доопрацювання керівництвом міністерства, то знову на доповідь керівництву вони повинні бути надані разом з першим варіантом.
Якщо в процесі доопрацювання в проект документа внесені суттєві зміни, то він підлягає повторному візуванню зацікавленими посадовими особами.
Начальники секретаріатів (канцелярій) міністерства зобов'язані вести суворий облік і контроль за своєчасним проходженням документів. З цією метою вони повинні 2 рази на місяць фіксувати в реєстраційній картці, в якій стадії перебуває розгляд документа (на доповіді у керівництва, на опрацюванні, підготовці, у виконавця, закінчений розглядом, доповів, списаний у справу). Про хід цієї роботи вони зобов'язані регулярно доповідати керівництву відповідного підрозділу.
1.5.1. Порядок обробки відправляються документів
Вихідна кореспонденція відправляється за відповідним реєстраційним номером або номером, за яким ці документи були зареєстровані раніше.
Всі документи, підписані керівництвом міністерства, направляються адресатам тільки за реєстраційними номерами Апарату міністра. Не допускається відправка такої кореспонденції за індексами підрозділів міністерства, якщо не був визначений інший порядок.
Неоформлені або неправильно оформлені вихідні документи підлягають поверненню виконавцю.
Документ за підписом керівництва міністерства, що направляється в усі або більшість органів внутрішніх справ Росії, розмножується і відправляється секретаріатом підрозділи міністерства, які підготували цей документ. Після чого оригінал документа з розверсткою на його розсилку передається на зберігання до архіву 1 відділу Апарату міністра.
На вихідні документи заповнюється відповідний розділ реєстраційної картки.
Якщо поставлені в документах питання не вимагають аргументованих роз'яснень або підготовки будь-якого документа, дозволяється зміст відповіді писати на самому документі і повертати його автору за вхідним номером. У цьому випадку на реєстраційній картці робиться відповідна відмітка.
Копії вихідних документів завіряються працівниками секретаріату (канцелярії), що виробляють їх відправку.
Копії документів, підписаних керівництвом міністерства при особистій доповіді, завіряються виконавцями.
Копії вихідних документів і реєстраційні картки (відомості на документи, відпрацьовані на ЕОМ) зберігаються: - на кореспонденцію, відправлену 1 відділом Апарату міністра, в архіві (базі даних) цього відділу (2-й примірник документа) і підрозділі міністерства, що підготував документ (3 -й примірник); - на кореспонденцію, відправлену підрозділами міністерства, в цих підрозділах.
Правові акти, підписані керівництвом міністерства, враховуються (реєструються) в наказовому відділенні відділу забезпечення режиму секретності в роботі з документами та наказами (3 відділ) Апарату міністра в журналах встановленої форми.
Розсилка відомчих правових актів по органах внутрішніх справ Російської Федерації, іншим міністерствам і відомствам проводиться наказним відділенням через експедицію фельдзв'язку згідно розверстку, складеної виконавцем і затверджена керівником відповідного підрозділу.
З метою оптимального забезпечення органів внутрішніх справ нормативними актами МВС Росії і створення необхідного резерву 3 відділ Апарату міністра за погодженням з виконавцем може вносити в розверстку зміни.
Відділом фельд'єгерської служби проводиться доставка і відправка:
- Всіх секретних і несекретних документів за підписом керівництва міністерства, адресованих вищим органом державної влади та управління Російської Федерації;
- Термінової кореспонденції за підписом керівництва міністерства, що підлягає доставці адресатам, розташованим у межах м. Москви;
- Кореспонденції з центрального будинку міністерства (ул.Жітная, 16) в його підрозділи, розташовані на інші адреси, і назад.
Вся кореспонденція відділом фельд'єгерської служби приймається до доставки тільки в законвертованому вигляді.
Передача кореспонденції відділу фельд'єгерської служби проводиться за реєстрами.
Доставка кореспонденції відділом фельд'єгерської служби здійснюється за маршрутами і графіками, розробленими цим відділом і узгодженим з Апаратом Міністра.
Пересилання документів, справ та видань «Для службового користування» виробляється, як правило, замовними або цінними поштовими відправленнями, а також з кур'єром. Відправляються документи, справи і видання «Для службового користування» повинні бути вкладені в конверти з щільного паперу або упаковані. На упаковці (конверті) вказуються адреси і найменування (відкрите чи умовне) одержувача та відправника, номери вкладених документів з додаванням позначки "ДСК" після кожного номера. На конверті, упаковці документів «Для службового користування" забороняється зазначати прізвища і посади керівників і співробітників, а також найменування структурних підрозділів.
Порядок оформлення і передачі (пересилання) цілком таємних і секретних документів, спецвиробів, технічної, товаросупровідної та перевізної документації, а також документів і видань з грифом «Для службового користування» за кордон або представникам іноземних установ, організацій та фірм регламентований спеціальними положеннями.
1.5.2. Порядок друкування та копіювання документів, виконання стенографічних робіт
У машинописних бюро друкуються документи тільки службового характеру. Несекретні рукописи в машинописні бюро (друкарці, секретарю) здаються без розписок, секретні - під розписку на корінці спецблокнота або у внутрішній опису документів, що знаходяться у виконавця.
Рукописи, що здаються для друкування, повинні бути написані розбірливо, чорнилом або пастою темного кольору, ретельно вивірені. Рукописи, написані не розбірливо або олівцем, для друкування не приймаються.
При друкуванні документів друкарки дотримуються встановлений порядок розташування тексту, правила орфографії та пунктуації.
На зворотному боці останнього аркуша кожного примірника надрукованого документа внизу зліва проставляється кількість примірників, адресовка примірників (наприклад: 1 - на адресу, 2 - в АМ МВС, 3 - у справу, скорочене найменування главку), прізвище виконавця, номер його телефону, ініціали друкарки , дата, коли був видрукуваний документ.
На кожен видрукуваний секретний документ машинописне бюро (друкарка, секретар) заповнюють облікову картку. На кожному аркуші такого документа (у лівому нижньому куті лицьового боку) друкується обліковий номер машинописного бюро.
Віддрукований секретний документ і чорновий матеріал видаються виконавцю під розписку в картці, яка потім під розписку в журналі передається до секретаріату для контролю за подальшим рухом підготовленого документа.
Надруковані несекретні документи машинописним бюро видаються виконавцю без розписки.
Зчитування та вичитування віддрукованих документів здійснюється виконавцем. На копіювання документи передаються на розмножувальний ділянку або друкарню за нарядом встановленої форми. Наряд в друкарню підписується керівником підрозділу міністерства, а в Апараті міністра - начальником (заступниками начальника) 3 відділу.
На копіювання передаються, як правило, перші екземпляри (оригінали) документів або рукописні тексти, які відповідають необхідним технічним вимогам.
Копіювання секретних документів здійснюється в порядку, встановленому відповідною інструкцією.
Документи службового характеру можуть бути підготовлені за допомогою стенографування. Стенографування, незалежно від ступеня таємності тексту, здійснюється в спеціальних зошитах, які враховуються в журналі обліку стенографічних зошитів. Використані стенографічні зошити зберігаються 1 рік, після чого знищуються в установленому порядку.
При розшифровці і друкуванні стенографічних записів стенографістка керується правилами, встановленими для виконання машинописних робіт. Не допускається передіктовка надрукованого тексту, а також диктування цифрових матеріалів, за прізвищами списків, передача стенографістка текстових листів, таблиць та іншої інформації по телефону.
1.5.3. Облік законодавчих і підзаконних актів вищих органів державної влади та управління в підрозділах міністерства
Отримані для виконання або ознайомлення нормативні акти реєструються в журналах встановленого зразка. Штампи з найменуванням підрозділів, дата реєстрації та реєстраційні номери в цих випадках на актах не проставляються.
Обробка, доповідь керівникам підрозділів та передача документа повинні здійснюється в день їх надходження в секретаріат (канцелярію) або перший робочий день при надходженні документів у неробочий час.
Після ознайомлення всіх зацікавлених осіб з дорученням керівництва міністерства, керівника підрозділу та виконання доручення відповідальним виконавцем документи повертаються секретаріатам підрозділів міністерства фельдзв'язком до групи з розгляду законодавчих та інших нормативних актів 1 відділу Апарату міністра.
1.5.4. Організація роботи з листами і зверненнями громадян. Розгляд, облік та проходження листів громадян
Робота з листами (пропозиціями, заявами, скаргами) громадян, народних депутатів усіх рівнів, військовослужбовців, співробітників ОВС і т.д. ведеться відповідно до чинного законодавства.
Діловодство за листами ведеться окремо як в Апараті міністра, так і в інших підрозділах міністерства.
Всі надійшли листи громадян, рапорти працівників ОВС повинні бути зареєстровані в секретаріаті (канцелярії) у день їх надходження.
На вільному від тексту місці, на 1 аркуші листи, а на що надійшов з органів влади і управління, редакцій засобів масової інформації на супровідному документі або дорученні проставляються порядковий реєстраційний номер і дата надходження.
Облік листів може здійснюватися в журналах, по щоденній відомості, картках обліку листів встановленого зразка, а також на машинних носіях ЕОМ (у службах, де обробка листів автоматизована).
Повторні листи реєструються так само, як і первинні. На листі, на вільному від тексту місці, проставляється штамп "Повторно". Про повторності робиться відмітка в кодової частини облікової картки. Повторними вважаються листи, що надійшли від однієї особи з одного і того ж питання і в яких автором оскаржується рішення по попереднього листа, повідомляється про порушення строків або інші недоліки при його розгляді.
Листи без підпису (анонімні) не реєструються і знищуються. У виняткових випадках лист без підпису, що містить відомості про підготовлювані або вчинені злочини, може бути направлено до служби міністерства для використання в оперативних цілях.
Анонімні звернення начальником Приймальні МВС РФ списуються без розгляду і повідомлення у справу, про що робиться відповідний запис.
Листи, про результати розгляду яких необхідно інформувати вищі органи державної влади та управління, народних депутатів, редакції засобів масової інформації, міністерства і відомства, беруться під особливий контроль і вирішуються в першу чергу. У цих випадках на листах і картках проставляється штамп "Особливий контроль". Проведення перевірок з таких листів, як правило, підлеглим ОВС не доручається.
Листи громадян з питань, які можуть бути вирішені в підрозділах без доповіді керівництву міністерства або служб, а також листи, які підлягають розгляду в територіальних ОВС, направляються до відповідного підрозділу міністерства для виконання із супровідною карткою встановленої форми.
По кожному листу не пізніше ніж у п'ятиденний термін повинно бути прийняте одне з таких рішень: про прийняття до свого провадження або про не розгляді його (анонімне), передача на розгляд до підлеглий ОВС, напрямку за належністю до іншого підрозділу міністерства або інше міністерство, відомство , якщо питання, порушені в листі, не входять до компетенції ОВС.
Листи вважаються дозволеними, якщо розглянуті всі поставлені в них питання, вжиті необхідні заходи, заявнику дана відповідь у письмовій або усній формі.
Після закінчення перевірки і фактичного виконання лист разом з листуванням повертається до канцелярії підрозділу з позначкою посадової особи, яка прийняла рішення про закінчення розгляду листа, - «У справу».
Документи у справах розташовуються в алфавітному, хронологічному порядку або по територіях. Повторні листи і матеріали перевірки за ним підшиваються до первинних документів.
Недозволені листи і неправильно оформлені документи по їх перевірці підшивати до справи забороняється.
1.6. Складання номенклатури справ і формування справ
Документи після виконання групуються у справи. З метою правильного формування справ, що забезпечує швидкий пошук документів за їх змістом та видами, проводиться класифікація документів, яка закріплюється в номенклатурі справ, що представляє собою систематизований перелік найменувань (заголовків) справ.
Номенклатура справ - це систематизований перелік заголовків справ із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. У номенклатуру справ включаються всі документи, які утворюються в процесі діяльності підрозділу, крім технічної документації та друкованих видань.
При складанні номенклатури справ підрозділам ОВС необхідно враховувати вимоги до номенклатури справ, що містяться в Державній системі документаційного забезпечення управління, Основних правилах роботи відомчих архівів, переліки документів із зазначенням термінів зберігання.
Номенклатура справ підрозділу розробляється начальником секретаріату (канцелярії), затверджується начальником підрозділу і вводиться в дію з 1 січня наступного календарного терміну.
Номенклатура справ складається за встановленою формою і містить реквізити: найменування підрозділу, найменування виду документа, дату, індекс, місце складання, гриф затвердження, заголовок до тексту, текст, підпис, гриф погодження (схвалення).
Змістовна частина номенклатури справ представляє собою таблицю з п'яти граф: індекси справ, заголовки справ, кількість справ (томів, частин) і номер статті за переліком, примітки.
У графі 1 таблиці номенклатури справ вказується діловодний індекс справи, який повинен включати:
- Індекс структурного підрозділу або індекс напрямки діяльності (при відсутності структурних підрозділів);
- Порядковий номер справи всередині даного підрозділу або напряму діяльності.
У графі 2 розташовуються в певній послідовності заголовки справ. Заголовки справ групуються за розділами (підрозділами) номенклатури справ. Назвами розділів номенклатури справ є найменування структурних підрозділів або напрямків діяльності.
Порядок розташування заголовків всередині розділів і підрозділів визначається важливістю документів, що входять у справу. На початку розташовуються заголовки справ, що містять організаційно-розпорядчу документацію, далі - містять планові та звітні документи, потім інші заголовки в порядку убування термінів зберігання документів.
При складанні заголовків справ слід враховувати, що:
- Заголовок повинен повністю відповідати смисловому змісту документів, згрупованих у даній справі;
- Заголовок повинен бути коротким, чітко сформульованим;
- Заголовки типу «Загальна листування», «Різні документи», «Довідкові матеріали» і т.п. не допускаються.
Заголовки справ у процесі їх формування можуть уточнюватися.
Склад заголовка справи утворює такі елементи:
- Назва виду справи (листування, журнал і т.п.) або різновиду документів (накази, вказівки, протоколи, рішення і т.д.);
- Назва підрозділу ОВС чи його структурного підрозділу;
- Адресат або кореспондент документа;
- Короткий зміст документів справи;
- Назва території (місцевості), з якою пов'язаний зміст документів справи;
- Дати (період), до яких належать документи справи;
- Вказівка на копійность документів справи.
Назва виду заводяться справи або різновиду документів вказується на початку заголовка, а слово "Копії» - в кінці заголовку. Наприклад: «Накази начальника ОМ № 3 по особовому складу за 1999 рік. Копії. ».
У заголовках справ, призначених для групування документів одного різновиду, цей різновид вказується у множині. Наприклад: «Протоколи засідань атестаційної комісії за 1999 рік».
У заголовках справ, що містять листування, вказується з ким і з якого питання (питань) вона ведеться. Наприклад: «Листування з Академією управління МВС РФ з питань перепідготовки особового складу».
У заголовках справ, що містять листування з однорідними кореспондентами, останні не перераховуються, а зазначається їх загальна видова назва. У заголовках справ, що містять планову або звітну документацію, зазначається період часу (місяць, квартал, рік), на (за) який складено документи, вид документа (план, звіт) і автор. Наприклад: «Річний план роботи кафедри ОДДЧіІМО БЮІ МВС РФ на 1999/2000 навчальний рік».
У найменуваннях справ, що містять організаційно-розпорядчі документи, вказується вид документа і автор, наприклад: «Накази начальника УВС по особовому складу за 1999 рік».
У заголовках справ, що містять документи різного виду з одного питання, не пов'язані послідовністю діловодних операцій, як вид справи використовується термін «документи», а в кінці заголовка в дужках вказуються основні різновиди документів, які повинні бути згруповані у справі. Наприклад: «Документи про прийом, здачу і списання майна і матеріалів (акти, описи, відомості)».
Справи з питань, не дозволеним протягом одного року, є «перехідними» та вносяться в номенклатуру справ наступного року з тим же індексом.
У номенклатуру справ підрозділу також включаються довідкові картотеки, журнали обліку документів.
Графа 3 "Кількість томів» заповнюється після закінчення календарного року. У графі 4 «Термін зберігання та номер статті за переліком» вказується термін зберігання справи і номер статті з посиланням на переліки або зразкові номенклатури справ. У графі 5 "Примітка" проставляються відмітки: про незаведеніі справ («Справа не заведено»), про перехідні справи, про знищення справ, про місце зберігання оригіналів. Тут же даються назви переліків, з яких взяті терміни зберігання документів.
При оформленні номенклатури справ необхідно залишати в кожному її розділі резервні номери справ (вільне місце), які можуть бути використані в подальшому для внесення заголовків справ, не передбачених у номенклатурі справ, але сформованих упродовж календарного року в підрозділі.
Після закінчення календарного року до номенклатури справ складається підсумковий запис про кількість заведених справ окремо постійного і тимчасового термінів зберігання.
1.6.1. Формування справ
Формуванням справ називається угруповання документів у справи відповідно до номенклатури справ. Формування справ здійснюється працівниками секретаріатів (канцелярій) відповідних підрозділів міністерства.
При формуванні справ потрібно суворо дотримуватися таких правил: поміщати в справу тільки виконані, правильно оформлені документи відповідно до заголовків справ по номенклатурі; вміщувати разом всі документи, що відносяться до вирішення одного питання; групувати документи календарного (діловодного) року, за винятком перехідних справ; не допускається включення у справу документів, що не відносяться до нього, які підлягають поверненню, а також чернетки, варіантів і копій документів.
Кожна справа повинна містити, як правило, не більше 250 аркушів (30 - 40 мм товщини). Номер справи, в яку повинен бути підшитий документ, визначає виконавець. На документі проставляється: позначка "До справи № ...", дата, підпис виконавця або керівника структурного підрозділу.
Розпорядчі документи групуються у справи за видами і хронології з відносяться до них додатками.
Накази з особового складу формуються у справи окремо від наказів з основної діяльності.
Протоколи та матеріали до них формуються в окремі справи. Планові і звітні документи включаються до справи того року, до якого вони належать, незалежно від дати їх складання або надходження.
Перспективні плани роботи формуються в справи першого року дії планів, а звіти про їх виконання - у справи останнього року.
Листи і заяви громадян, запити соціально-правового характеру формуються в окремі справи разом з матеріалами щодо їх розгляду.
Листування з питань службової діяльності групується в справи за період календарного року і систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь поміщається за документом-запитом. При поновленні листування з певного питання, що почалася в попередньому році, документи включаються до справи поточного року із зазначенням індексу справи попереднього року.
Методичне керівництво і контроль за правильністю формування справ здійснюється працівниками Апарату міністра і МІЦ МВС Росії.
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ
1. Федеральний закон РФ «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» від 20.02.95 № 24-ФЗ / / За системою «Консультант +».
2. Федеральний закон РФ «Про товарні знаки, знаках обслуговування і найменуваннях місць походження товарів» від 23.09.92 № 3520-1 / / За системою «Консультант +».
3. Федеральний закон РФ «Про участь у міжнародному інформаційному обміні» від 4.-7.96 № 85-ФЗ / / За системою «Консультант +».
4. Постанова Уряду Російської Федерації «Про затвердження Положення про Національному центральному бюро Інтерполу» від 14.10.96 № 1190.
5. Наказ МВС РФ від 1.03.99 № 150 «Про організацію діловодства та порядок роботи зі зверненнями громадян у центральному апараті та підпорядкованих підрозділах МВС Росії».
6. Наказ МВС України від 23.09.92 № 340 "Про заходи щодо вдосконалення правової роботи в системі МВС Росії".
7. ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення ». - М.: Изд-во стандартів, 1998.
8. ГОСТ Р 6.30-97 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ». - М.: Изд-во стандартів, 1997.
9. Типова інструкція з діловодства в міністерствах і відомствах Російської Федерації. - М., 1992.
10.Оформленіе документів. Методичні рекомендації на основі ГОСТ Р 6.30-97.
11.А.Н.Кузнецова. Машинопис і діловодство. - М., 1987.
12.В.І.Андреева. Діловодство: Практичний посібник із зразками документів на основі ГОСТів РФ за станом на 01.09.99. - М.: Бізнес школа «Інтел-Синтез», 1999.
13.П.В.Веселов. Сучасне ділове лист у промисловості. - М.: Изд-во стандартів, 1990.
14.Учебно-методичні матеріали з предмету «Основи машинопису». - Орел, 1995.