Федеральне агентство з освіти
Недержавний освітній заклад вищої професійної освіти
Інститут управління, інформації та бізнесу (НОУ ВПО «MIBI»)
Кафедра документознавства
Контрольна робота
з дисципліни «Документознавство»
Вимоги до складання та оформлення посадової інструкції (на прикладі посадової інструкції секретаря-рефеента)
Виконала студентка 3 курсу
Група
Форма навчання
Студентський квиток
Викладач
Перевірив
Ухта 2010
Зміст
Введення
1 Посадова інструкція: порядок оформлення
1.1 Складання і коректування
1.2 Рекомендації щодо складання посадових інструкцій
1.3 Формальні ознаки
2 Поділ функцій між підрозділами діловодства та виконавцями
3 Організація роботи секретаря-референта
Висновок
Список використаних джерел
Додаток A
Введення
Робота в будь-якій організації повинна бути організована таким чином, щоб працівники виконували свою роботу відповідно до плану дій ефективно, знали своє місце і цілі в організації, причому ці цілі повинні збігатися з цілями організації в цілому. Для досягнення всього цього слід чітко виділяти посадові інструкції кожного підрозділу діючої організації. У зв'язку з цим положенням актуальні ряд питань:
1. Що таке посадова інструкція?
2. Яке призначення посадової інструкції?
Відповіді на дані питання допоможуть нам сформувати власну точку зору про необхідність розробки і аналізу посадової інструкції.
Виходячи з актуальності, метою роботи буде: аналіз посадової інструкції. Також складемо приблизну посадову інструкцію секретаря-референта, щоб більш ясно зрозуміти яким чином вона повинна виглядати і що вона повинна нести у своєму змісті.
Тобто можна сказати, що основне завдання це теоретичне вивчення посадової інструкції.
1 Посадова інструкція: порядок оформлення
Одним з документів, що регулюють трудові відносини всередині фірми, є посадова інструкція для співробітників. Посадова інструкція - внутрішній правовий документ підприємства, що регламентує призначення і місце працівника в апараті управління, а так само кваліфікаційні вимоги, пропоновані до займаної посади, функціональні обов'язки, права, відповідальність і іноді заохочення працівника. Звичайно, компанія може її і не складати - претензій з боку трудовиків не буде. Однак іноді керівництво все ж таки може дуже стати в нагоді, наприклад, при конфліктах з працівниками або в битвах з податківцями за витрати.
На думку Роспраці, посадові інструкції варто розробляти по кожній посаді (у тому числі вакантної), наявної в штатному розкладі. Така інструкція необхідна в інтересах обох сторін трудових відносин, так як в даному документі часто містяться додаткові вимоги, пов'язані з діловими якостями працівника. При його відсутності стає неможливо зробити наступне: обгрунтувати відмову у прийомі на роботу; об'єктивно оцінити діяльність «новобранця» в період випробувального терміну; розподілити трудові функції між співробітниками; тимчасово перевести працівника на іншу роботу; оцінити сумлінність і повноту виконання працівником трудової функції.
Саме по собі відсутність посадової інструкції не повинне розцінюватися як порушення трудового законодавства і тягти за собою відповідальність. Втім, даний факт може мати негативні наслідки у вигляді прийняття роботодавцем незаконних рішень через нескладення зазначеного документа.
1.1 Складання і коректування
Підставою для заповнення змістовної частини посадових інструкцій служить Кваліфікаційний довідник 1 посад керівників, спеціалістів та інших службовців. Вміщені в ньому кваліфікаційні характеристики складаються з трьох розділів: «Посадові обов'язки», «Повинен знати» і «Вимоги до кваліфікації». Слід зазначити, що довідник носить рекомендаційний характер і покликаний полегшити вирішення питань, пов'язаних з регулюванням трудових відносин та забезпеченням ефективної системи управління персоналом організацій.
У той же час порядок складання посадової інструкції не врегульовано нормативними правовими актами. Отже, роботодавець сам вирішує, як її оформити і як вносити до неї зміни. Інструкція може бути додатком до трудового договору або затверджуватися як самостійний документ.
Коригування може бути пов'язана зі зміною обов'язкових умов трудової угоди. При цьому працівник повинен бути завчасно письмово повідомлений про майбутні зміни. Тільки після того, як штатний співробітник погодився на продовження трудових відносин, вносяться зміни в посадову інструкцію. Якщо інструкція є додатком до трудового контракту, доцільно вносити зміни в даний документ шляхом підготовки додаткової угоди (лист Роструда від 31 жовтня 2007 р. № 4412-6).
У разі, коли посадова інструкція була затверджена як окремий документ і її коригування не тягне за собою необхідність зміни обов'язкових умов трудового договору, зручніше за все затвердити документ у новій редакції, письмово ознайомивши з нею працівника. Як правило, інструкція складається в двох примірниках, один з яких вручається працівникові, а другий зберігається у відділі кадрів.
1.2 Рекомендації щодо складання посадових інструкцій
Незважаючи на те, що в Трудовому кодексі не міститься згадки про посадової інструкції, вона є важливим документом, змістом якого є не лише трудова функція працівника, коло посадових обов'язків, межі відповідальності, а й кваліфікаційні вимоги, пропоновані до займаної посади.
Оскільки порядок складання інструкції нормативними правовими актами не врегульовано, роботодавець самостійно вирішує, як її оформити та вносити до неї зміни.
Посадова інструкція може бути додатком до трудового договору, а також затверджуватися як самостійний документ.
Внесення змін до посадової інструкції може бути пов'язано зі зміною обов'язкових умов трудового договору. У цьому випадку повинні бути дотримані вимоги про завчасне письмовому повідомленні про це працівника. І тільки після того, як працівник погодився на продовження трудових відносин, вносяться зміни в посадову інструкцію.
Якщо інструкція є додатком до трудового договору, доцільно вносити одночасно зміни до трудового договору і посадову інструкцію шляхом підготовки додаткової угоди.
Якщо посадова інструкція була затверджена як окремий документ і при цьому внесення до неї змін не тягне за собою необхідність зміни обов'язкових умов трудового договору, зручніше за все затвердити посадову інструкцію в новій редакції, письмово ознайомивши з нею працівника.
Посадова інструкція, як правило, складається у двох примірниках, один з яких на прохання працівника може бути йому вручено.
При підготовці посадової інструкції та внесення до неї змін слід враховувати Державний стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів », введеного в дію Постановою Держстандарту Росії від 03.03.2003 № 65-ст.
1.3 Формальні ознаки
У ході розробки посадової інструкції та при внесенні до неї змін важливо приділити належну увагу вимогам до оформлення документа, які поширюються на склад його реквізитів і порядок їх розташування на бланках встановленого виду. При вирішенні даної задачі слід керуватися ГОСТ Р 6.30-2003, затвердженим Постановою Держстандарту Росії від 3 березня 2003 року № 65-ст. «Про прийняття та введення в дію державного стандарту Російської Федерації».
Обов'язкові реквізити інструкції визначаються відповідно до розділу 2 ГОСТу Р 6.30-2003. До них відносяться:
назва організації - розробника документа;
найменування виду документа;
дата документа;
реєстраційний номер документа - номер, присвоєний йому за правилами реєстрації документів в організації. Реєстраційний номер посадової інструкції може включати індекс справи (у складі якого передбачається зберігати контрольний примірник посадової інструкції) по номенклатурі справ організації, умовне буквене позначення найменування виду документа (наприклад, «д / і»), інформацію про виконавця документа та ін;
місце складання або видання документа;
гриф затвердження документа - реквізит, що надає нормативний або правовий характер його змісту. У загальному випадку гриф затвердження посадової інструкції включає слово «стверджую» (на велику накресленні, без лапок), найменування посади особи, уповноваженої затвердити посадову інструкцію, підпис і розшифрування підпису (ініціали, прізвище, а також дату затвердження, оформлену словесно-цифровим способом) ;
заголовок до тексту;
текст документа;
відмітка про наявність додатку;
підпис;
гриф узгодження документа - реквізит, що виражає згоду організації, котра є автором (розробником) документа, з вмістом останнього. Цей реквізит застосовується тільки в тих випадках, коли проект посадової інструкції підлягає зовнішньому погодженням із зацікавленими сторонами;
візи узгодження документа;
відмітка про завірення копії документа;
відмітка про виконавця;
ідентифікатор електронної копії документа.
Проекти розробляються інструкцій спрямовуються на внутрішнє погодження всім зацікавленим посадовим особам. Зауваження (пропозиції) щодо проекту документа можуть бути представлені зацікавленими сторонами на окремих аркушах, які додаються до проекту документа і попередньо підписаних і датованих посадовими особами організації.
Посадова інструкція являє собою внутрішній організаційно-нормативний документ організації, оригінал (перший примірник) якого застосовується виключно в організації. З цієї причини ГОСТ Р 6.30-2003 дозволяє оформлення віз узгодження в нижній частині зворотного боку останнього аркуша оригіналу документа. На розсуд організації документ може візуватися поаркушно.
2 Поділ функцій між підрозділами діловодства та виконавцями
Основою організації праці діловодного персоналу є глибоке і чітке розділення функцій між підрозділами і виконавцями. Воно відбивається в нормативних документах - положеннях про діловодних підрозділах та посадових інструкціях їх працівників.
Положення про відділ діловодства розробляє керівник відділу і затверджує керівник установи. Положення про структурний підрозділ відділу розробляє керівник цього підрозділу спільно, з керівником відділу, а затверджує керівник відділу, керуючий справами або керівник іншого підрозділу, до складу якого входить відділ діловодства.
Положення про відділ або його структурному підрозділі включає наступні розділи:
• загальні положення;
• основні функції та завдання;
• обов'язки, права і відповідальність керівника (цей пункт має місце в тому випадку, якщо не розробляється посадова інструкція керівника);
• організація роботи;
• управління підрозділом.
Положення повинне містити чіткі формулювання, які не допускають розбіжностей в питанні про те, хто і що повинен робити, хто кому підпорядкований і т.д. Пункти положення, що визначають взаємини відділу діловодства з іншими підрозділами, повинні бути узгоджені з цими підрозділами.
При розробці положення про відділ діловодства використовують типове положення. Його доповнюють (при необхідності - скорочують) і коректують відповідно до конкретних умов роботи даного апарату управління та його діловодної служби.
Для кожного працівника відділу діловодства розробляється посадова інструкція, яка визначає організаційно-правове становище працівника в структурному підрозділі і забезпечує умови для його ефективної роботи.
Відповідно до Методичних рекомендацій 2 приблизна структура тексту посадової інструкції включає ряд пунктів.
Загальна частина. Встановлюються основні завдання працівника (наприклад, основне завдання діловода - реєстрація документів), порядок заміщення посади (тобто ким призначається і звільняється з посади цей працівник), професійні вимоги до працівника (рівень освіти, стаж роботи, повинен знати ..., повинен вміти ...), особа, якому безпосередньо підпорядкований працівник, основні документи і матеріали, якими зобов'язаний керуватися працівник у своїй діяльності.
Функції працівника. Визначаються предмет відання або ділянку роботи, закріплений за працівником, перелік видів робіт, з яких складається виконання покладених функцій (наприклад, реєстрація документів може складатися з таких робіт, як заповнення карток, ведення картотеки, видача довідок по телефону і т.д.).
Обов'язки працівника. Вказуються обов'язки, пов'язані з підготовкою документів, отриманням, обробкою і видачею інформації, що припускають обов'язкове використання певних форм і методів роботи (наприклад, періодичний контроль за формуванням справ у структурних підрозділах, проведення інструктажів і т.д.), що вимагають дотримання термінів виконання конкретних дій , що визначають порядок виконання доручень, етичні норми, яких необхідно дотримуватися в колективі. Іноді в цьому розділі описуються елементи технології виконуваних робіт.
Права працівника. Визначаються права працівника з реалізації доручених йому функцій.
Взаємовідносини (зв'язки за посадою). Вказуються підрозділи і працівники, від яких виконавець отримує і яким передає інформацію, терміни передачі, хто залучається до виконання тих чи інших документів, з ким вони узгоджуються і т.д.
Оцінка роботи. Перераховуються критерії, що дозволяють оцінити ступінь виконання працівником своїх функцій і обов'язків, використання прав і т.д. Основними критеріями є якість роботи та своєчасність її виконання.
Посадову інструкцію підписує начальник відділу діловодства і затверджує керівник або заступник, який курирує відділ діловодства.
3 Організація роботи секретаря-референта
Головна фігура діловодного процесу - секретар-референт. Його найважливіше завдання, що реалізується при виконанні багатьох функцій, - надання максимальної допомоги керівнику і економія його часу.
Стан діловодства і загальна культура обслуговування керівників, фахівців в значній мірі визначається якістю праці секретаря-референта, яке, у свою чергу, залежить від рівня його організації. На практиці секретар-референт або веде повністю (або значною мірою) діловодство апарату управління або великого структурного підрозділу в цілому, виконуючи при цьому функції секретаря керівника, або виконує тільки функції секретаря керівника. Переважає перший тип секретарської-референтські діяльності. Праця секретаря-референта характеризується широтою і різноманітністю виконуваних функцій і операцій. По-перше, секретарська діяльність вимагає вміння швидко переключатися з одного виду роботи на інший: реєстрація документів, телефонні переговори, машинопис, робота з факсом, прийом відвідувачів і т.д. По-друге, секретар-референт протягом робочого дня спілкується з відносно великим колом осіб. По-третє, секретар-референт крім доручень безпосереднього керівника за родом своєї діяльності нерідко повинен виконувати доручення інших осіб. Таке положення створює додаткові труднощі в роботі секретаря-референта, і тому його обов'язки і права мають бути особливо суворо визначені і закріплені в посадовій інструкції.
Наявність посадової інструкції - найважливіша передумова раціональної організації секретарської діяльності. Розглянемо приблизну посадову інструкцію секретаря-референта (див. додаток А).
У розділі «Загальні положення» повинен бути суворо обмежене коло осіб, яким безпосередньо підпорядкований секретар. Оптимальне рішення - безпосереднє підпорядкування секретаря-референта одній особі. Повинен бути наведений максимально повний перелік інструктивно-методичних документів, якими керується секретар-референт у своїй діяльності, довідкових та інших посібників.
Слід визначити вимоги не тільки до професійної грамотності секретаря-референта, а й до його професійному вмінню (наприклад, друкувати, оформляти документи, користуватися розмножувальною технікою, володіти комп'ютером і т.д.).
У розділі «Функції та завдання секретаря-референта» необхідно в загальному плані викласти головні напрями діяльності секретаря-референта. Наприклад: прийом і реєстрація документів; попередній розгляд документів, контроль за виконанням документів; доставка документів; відправка всіх видів службової кореспонденції; прийом та передача телетайпограм; прийом та передача телефонограм; облік явки співробітників на роботу; виконання машинописних робіт; організація прийому відвідувачів; ведення протоколів (стенограм) нарад у керівника; оформлення листів тимчасової непрацездатності; оформлення і реєстрація посвідчень про відрядження; контроль за формуванням справ у підрозділах, контроль за станом робочого місця керівника; виконання доручень керівника і т.д.
З вичерпною повнотою повинні бути визначені обов'язки секретаря по кожній з виконуваних ним функцій (діловодство, машинопис, зв'язок, прийом відвідувачів, обслуговування керівника і т.д.). При перерахуванні обов'язків, які повинні викладатися ясно, чітко і недвозначно, доцільно вказувати дії, що випливають з тих чи інших умов або результатів виконання встановлених обов'язків.
У розділі «Відповідальність секретаря-референта» слід вказати відповідальність, яку несе секретар за неповне або неправильне виконання своїх обов'язків, за неправильне використання або невикористання своїх прав. При цьому слід мати на увазі, що в апараті управління не буває робіт, за виконання яких ніхто не несе відповідальність.
Крім роботи з документами секретар у більшості випадків виконує функції, пов'язані з організацією прийому відвідувачів, підготовкою та участю у проведенні нарад і засідань, веде телефонні переговори, займається машинописом і ксерокопіюванням документів.
Організація прийому відвідувачів - одна з найважливіших функцій секретаря. При її виконанні секретар зобов'язаний проявляти тактовність, уміння вступати в контакт з відвідувачами, самостійно вирішувати деякі питання. Слід розрізняти три групи осіб, з якими керівник підтримує постійні або разові контакти, - це співробітники установи, представники інших організацій, громадяни, яких керівник приймає при вирішенні питань, що відносяться до компетенції очолюваної ним установи.
Організовуючи прийом співробітників, доцільно дотримуватися наступних рекомендацій.
Керівник повинен інформувати секретаря-референта про осіб, які можуть бути ним вжиті в будь-який час без попередньої домовленості. Прийом інших працівників керівник, як правило, здійснює у встановлені години, про які секретар-референт зобов'язаний інформувати відповідний контингент співробітників. За бажанням керівника секретар-референт може вести попередню запис працівників, що дозволить скоротити час очікування прийому; з цією ж метою секретар-референт може запросити працівника по телефону.
Якщо працівник наполягає на необхідності зустрічі з керівником у не відведений для прийому час, секретар-референт зобов'язаний доповісти про це керівнику, повідомивши прізвище працівника і істота цікавить його питання; надалі секретар-референт діє згідно з вказівками керівника, інформуючи про них співробітника.
Організовуючи прийом працівників інших установ, секретар-референт зобов'язаний з'ясувати, чи погоджена заздалегідь (письмово або по телефону) зустріч даної особи з керівником. Якщо зустріч узгоджена, то секретар інформує керівника про прибуття цієї особи, при необхідності нагадує йому про це і надалі надходить відповідно до його вказівок. Якщо попередньої домовленості не було, секретар з'ясовує, з якої організації прибуло дана особа, його прізвище, суть справи та, оцінивши отриману інформацію, може направити цю особу в структурний підрозділ. Якщо ж питання може вирішити тільки керівник, секретар-референт доповідає керівнику і діє надалі відповідно до його вказівок.
Ні за яких обставин секретар-референт не повинен направляти прибулих осіб до керівника без попереднього повідомлення. Представляючи відвідувача, секретар-референт повинен чітко назвати його прізвище, посаду, організацію.
Під час прийому слід переключити телефон керівника на секретаря-референта.
Якщо в заздалегідь призначений для прийому час керівник відсутній з причин, відомих секретарю-референту, то секретар-референт зобов'язаний від імені керівника вибачитися, пояснити причину його відсутності (затримки) і узгодити час наступної зустрічі.
Істотно відмінні від викладених обов'язки секретаря з організації прийому громадян. У більшості випадків він виконує наступні функції:
• веде реєстрацію громадян, які хочуть бути прийнятими керівником, при цьому в реєстраційній формі (картці) зазначаються відомості про відвідувача і подані ним документи. Досвідчений секретар-референт може вказати на відсутність документів, необхідних для розгляду справи;
• забезпечує порядок у приймальні під час прийому (регулює черговість, підбирає на вимогу керівника необхідні документи, запрошує працівників апарату і т.д.);
• при необхідності веде запис бесіди керівника з особою, що прибувають на прийом, робить позначки про хід розгляду справи в картці чи журналі.
Значну частину робочого дня секретаря-референта займають телефонні переговори. При цьому для економії робочого часу керівника секретар-референт повинен переадресовувати телефонні дзвінки, якщо це можливо, іншим працівникам апарату управління. Дуже живуча тенденція звертатися до керівників з другорядними питаннями. Секретарю-референту потрібен досвід, такт і авторитет, щоб чітко і, головне, з користю для справи регулювати телефонні звернення до керівника.
За відсутності керівника секретар-референт записує посаду, прізвище, телефон абонента і при можливості, які його цікавлять, а потім доповідає керівнику.
Секретар-референт по телефону зобов'язаний дати вичерпну інформацію про години прийому, наявності або відсутності керівника на робочому місці, а в деяких випадках - про місце його перебування і часу повернення.
У кожній установі може бути коло відомостей, які по телефону не повідомляються. У цьому випадку секретар-референт рекомендує абоненту звернутися до керівника письмово або особисто.
Стиль телефонної розмови повинен бути коротким і тактовним, а зміст - вичерпним, що не допускає подвійного або хибного тлумачення.
При підготовці та проведенні наради функції секретаря-референта можуть бути наступними:
• інформування запрошуваних про місце, час, порядок денний, доповідачів і т.д. (З цією метою використовуються телефон, радіо, особисті контакти, гучномовний зв'язок, оголошення, запрошення, лист оповіщення тощо);
• підготовка списку учасників і забезпечення запрошених необхідними матеріалами та письмовим приладдям;
• оформлення доповіді керівника, підготовка ілюстративних матеріалів;
• реєстрація учасників і доповідь керівнику про кількість учасників, що запізнилися, відсутніх, причини неявки і т.п.;
• ведення протоколу або стенограми наради;
• підбір матеріалів для керівника;
• виконання оперативних доручень керівника, отриманих в ході наради;
• оформлення протоколу (стенограми), його розмноження і розсилання учасникам наради, контроль за виконанням прийнятих рішень.
Якість секретарського обслуговування прямо залежить від рівня підготовки секретаря-референта. У Росії створена і розвивається мережа навчальних закладів початкової професійної освіти, що здійснюють підготовку цієї категорії працівників.
Висновок
У ході теоретичного аналізу було встановлено, що посадова інструкція є основним організаційно - правовим документом організації. Крім того, посадова інструкція є засобом захисту прав, як працівника, так і роботодавця при виникненні трудових суперечок.
Посадова інструкція є документом, чинним відносно тривалий час. Вона набуває чинності з моменту затвердження її керівником організації і діє до заміни її новим документом.
Вона розробляється виходячи з функцій і завдань структурного підрозділу організації з урахуванням вимог, передбаченими кваліфікаційними довідниками; вона повинна включати в себе обов'язкові розділи: загальну частину, функції, посадові обов'язки, права, відповідальність.
Таким чином, можемо зробити висновок, що посадова інструкція є обов'язковим документом, роздільна одну з проблем ефективного управління організацією.
Список використаних джерел
ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.
ГОСТ Р 51141-98. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення.
Документознавство: підручник / М.М. Куня, Д.М. Уралов, А.Г. Фабричне; під ред. проф. М.М. Кунаева. - М.: Логос, 2008. - 352 с.
Дьомін Ю.М. Діловодство. Підготовка службових документів - Пітер, 2006, - 224 с.
Кваліфікаційний довідник посад службовців від 21 серпня 1998 р. - М.: Инфра - М, 2001.
Костян І.А. Посадова інструкція: потрібна чи ні? Довідник кадровика. - 2007, № 3. - С.92-99.
Рогожин М.Ю. Організація діловодства підприємства. - М.: РДЛ, 2004. - 208 с.
Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади (затв. наказом Федеральної архівної служби Росії від 27 листопада 2000 р. № 68). - М., 2001.
ДР-191-98. Уніфікація текстів управлінських документів. Методичні рекомендації ВНИИДАД ФАС РФ.
Методичні рекомендації ВНИИДАД ФАС РФ «ОРД. Вимоги до оформлення документів ». - М.: ВНИИДАД, 1998.
Додаток A
Посадова інструкція секретаря-референта
___________________ ЗАТВЕРДЖУЮ
(Найменування організації)
_______________________
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ (керівник організації)
секретаря-референта
00.00.0000 № 00 Особистий Розшифрування
підпис підпису
Місце складання або видання
документа
____________________
(Найменування посади
працівника)
1. Загальні положення
1.1. Секретар-референт відноситься до категорії фахівців підприємства, приймається і звільняється директором.
1.2. Основними завданнями секретаря-референта є організаційне і документаційне забезпечення управлінської діяльності.
1.3. Секретар-референт підпорядковується безпосередньо директору підприємства.
1.4. У своїй діяльності секретар-референт керується:
законодавчими актами РФ;
Статутом підприємства.
Положенням про функціональні служби підприємства; наказами (вказівками) керівництва підприємства; нормативно-методичними матеріалами з організації діловодства; цією посадовою інструкцією.
1.5. На посаду секретаря-референта призначаються особи з вищою, середньою спеціальною освітою і стажем роботи не менше 1 року або без стажу, але за умови проходження навчання на курсах секретарів-референтів.
1.6. Секретар-референт повинен володіти питаннями:
перспектив розвитку підприємства, його фінансово-господарської діяльності;
організації роботи з документами, складання документації;
організації управлінської праці;
застосування засобів обчислювальної та організаційної техніки;
перекладу службової документації на іноземну мову комерційного партнера;
культури праці та службової етики;
охорони праці, техніки безпеки і протипожежного захисту;
надання первинної медичної допомоги.
2. Функції
На секретаря-референта покладаються наступні функції:
2.1. Інформаційно-довідкове обслуговування по документах підприємства.
2.2. Методичне керівництво і контроль за організацією діловодства в структурних підрозділах і філіях підприємства.
2.3. Документування діяльності дорадчих органів підприємства.
2.4. Оперативно-організаційне обслуговування керівництва.
2.5. Ведення та оформлення кадрової документації та обліку (у разі відсутності інспектора по персоналу).
2.6 Організація прийому відвідувачів, ведення телефонних переговорів.
3. Посадові обов'язки
Секретар-референт повинен:
3.1. Забезпечувати прийом, облік, реєстрацію, контроль виконання документів, інформаційно-довідкове обслуговування і зберігання документної інформації.
3.2. Контролювати якість підготовки, правильність складання, узгодження та затвердження документів, що подаються на підпис керівництву підприємства.
3.3. Здійснювати контроль виконання документів і доручень керівництва, приймати оперативні заходи, спрямовані на своєчасне і якісне їх виконання.
3.4. Здійснювати організацію підготовки, прийняття рішення і доведення їх до безпосередніх виконавців. Проводити аналіз довідок і доповідей, що надаються керівництву, надання відповідних компетентні висновки.
3.5. Здійснювати оперативний зв'язок зі сторонніми організаціями (як комерційними, так і державними) та окремими громадянами з питань поточної діяльності підприємства (телефон, факс тощо).
3.6. Вести прийом відвідувачів.
3.7. Виконувати роботу з документаційного забезпечення кадрової діяльності підприємства:
оформлення наказів по особовому складу;
оформлення особових карток форми Т-2 або особистих справ;
оформлення трудових книжок;
оформлення та ведення трудових контрактів (договорів);
оформлення відрядних документів;
оформлення листків непрацездатності;
ведення табеля обліку робочого часу;
видача довідок про трудовий стаж і заробітну плату.
3.8. Забезпечувати виконання машинописних і копіювальних робіт.
3.9. Використовувати ПЕОМ як засіб автоматизації документаційного забезпечення підприємства.
3.10. Проводити щорічний відбір документів на архівне зберігання або знищення.
3.11. Виконувати окремі доручення керівництва, пов'язані з фінансово-господарською діяльністю підприємства.
4. Права
Секретар-референт має право:
4.1. Запитувати від функціональних служб необхідні матеріали, а також пояснення про причини затримки виконання завдань і доручень керівництва.
4.2. Розглядати документи і направляти їх на виконання керівникам і спеціалістам підприємства.
4.3. Вимагати від виконавців доопрацювання документів, підготовлених з порушенням встановлених правил їх складання та оформлення (ГОСТ Р 6.30-2003), міжнародних правил оформлення документів (ISO).
4.4. Візувати документи управлінської діяльності в рамках своєї компетенції.
4.5. Вносити на розгляд керівництва пропозиції щодо поліпшення документаційного забезпечення діяльності підприємства, вдосконалення форм і методів управлінської праці на основі застосування електронної техніки.
4.6. Вимагати від керівництва створення нормальних умов для виконання службових обов'язків і збереження всіх документів, що утворюються в процесі діяльності підприємства.
4.7. Працювати з документами, що мають гриф «Для службового користування».
4.8. Приймати рішення в межах своєї компетенції.
4.9. Взаємодіяти з усіма службами (співробітниками) підприємства з питань перевірки виконання документів та подання необхідної інформації керівництву.
5. Відповідальність
Секретар-референт несе відповідальність за:
5.1. Якість документів, що надаються на підпис керівництву підприємства.
5.2. Недбале, халатне відношення до реєстрації та ведення документів.
5.3. Збереження документації, розголошення відомостей, що мають гриф «Для службового користування».
5.4. Нечітке та несвоєчасне виконання посадових обов'язків, передбачених цією інструкцією.
Найменування посади Особистий Розшифрування керівника структурного підрозділу
Візи узгодження із зацікавленими посадовими особами (при необхідності)
З інструкцією ознайомлені: Особисті підписи Розшифровка
Дати підписів
У справу № 00 - 00
Особистий підпис Дата
1 Кваліфікаційний довідник посад керівників, фахівців службовців (затверджено постановою Мінпраці РФ від 21 серпня 1998 р. № 37).
2 ДР-191-98. Уніфікація текстів управлінських документів. Методичні рекомендації ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНИИДАД, 1998.