Автоматизація управління підприємством

Державний Університет Управління

Інститут менеджменту в будівництві та управління проектом

Кафедра управління будівництвом

Спеціальність «Менеджмент» - 061100

Спеціалізація управління проектом

Відділення вечірнє

Курсовий проект

З дисципліни: Інформаційні технології управління

На тему: "Корпорація" Парус ". Автоматизація управління підприємством "

Виконавець:

Керівник проекту:

Москва 2000

Зміст:

Автоматизація в управлінні підприємством

Проблеми управління підприємством

В умовах ринкової економіки основою успішної діяльності будь-якого підприємства (організації, фірми тощо) є забезпечення необхідного рівня рентабельності його господарської діяльності. Не менш важлива підтримка платоспроможності фірми, планування і контроль пов'язаного з цим чинником руху грошових коштів.

Зупинимося докладніше на проблемах великих компаній (корпорацій, холдингів), для яких характерна складна структура, пов'язана з многопрофильностью підрозділів, їх територіального розподілу і відмінністю у виробничому потенціалі. Як правило, це такі проблеми, як:

• Відсутність організаційної єдності серед підрозділів підприємства, зокрема, однакового розуміння сутності бізнес-процесів, єдиної методології бухгалтерського обліку, уніфікації нормативно-довідкової інформації.

• Труднощі планування діяльності по всіх горизонтів (довгострокового, поточного, оперативного) на всіх рівнях управлінської вертикалі, доведення до кожного з підрозділів конкретних завдань, контролю над поточним виконанням та аналізу виконання цих завдань.

• Недостатня оперативність (актуальність) даних про фінансово-господарської діяльності підрозділів, філій і корпорації в цілому.

• Висока трудомісткість збору та узагальнення (консолідації) даних територіально-розподілених ділянок, зокрема, бухгалтерій, кожна з яких веде свої, "неповні" з точки зору корпорації, баланси; велика кількість помилок у подібних даних, їх різнорідність і неузгодженість.

• Відсутність оперативної та достовірної інформації про взаєморозрахунки (взаємозаліки) із зовнішніми постачальниками і споживачами, а також - філіями підприємства, і, як наслідок, труднощі управління дебіторської - кредиторською заборгованістю. Вирішення цієї проблеми значно ускладнюється при зміні статусу контрагента (наприклад, при купівлі корпорацією фірми, яка раніше була зовнішнім контрагентом).

В умовах перехідного періоду й економічної кризи всі перераховані вище проблеми поглиблюються, а також з'являються нові, пов'язані з такими факторами, як інфляція і неплатежі; висока частка грошових сурогатів і складних взаємозаліків у загальному обсязі фінансових потоків; широка поширеність натурального обміну (бартеру); часте зміна законодавства, зокрема, податкового.

Це далеко не всі проблеми управління підприємством, але зазначених тут - цілком достатньо для розуміння актуальності і складності їх рішення.

Корпорація «Парус»

Компанія "Парус" була зареєстрована в грудні 1990 року. З тих пір з невеликої фірми "Парус" виріс у розгалужену структуру з регіональними відділеннями та представництвами по всій Росії та СНД. СЬОГОДНІ ПАРУС - ЦЕ КОРПОРАЦІЯ.

Корпорація ПАРУС включає в себе крім головного (московського) офісу, Центр Інформаційних Технологій, що займається розробкою програмних продуктів, Навчальний центр та 29 регіональних відділень із загальним числом співробітників більше 1200 чоловік, які здійснюють підтримку користувачів в регіонах по всьому переліку послуг. При цьому більше половини співробітників займаються безпосереднім обслуговуванням клієнтів (навчанням, впровадженням програмних продуктів, постачанням і ремонтом техніки та ін.)

Почавши з програмних продуктів для автоматизації бухгалтерського обліку, сьогодні ПАРУС пропонує повний спектр програмних продуктів для комплексної автоматизації діяльності підприємств, в тому числі і спеціалізовані рішення для різних галузей.

Серед програмних продуктів ВІТРИЛА - системи автоматизації бухгалтерського і кадрового обліку, консолідація звітності та аналізу фінансово-господарської діяльності, системи автоматизації для великих підприємств.

Комплексний підхід до автоматизації дозволяє реалізовувати проекти як поетапно, так і пропонувати готові рішення "під ключ", забезпечуючи ефективне управління, планування та аналіз діяльності підприємств.

З самого початку, стратегією фірми було надання клієнтам повного спектру послуг. Це дозволяє гарантувати успіх автоматизації, забезпечити максимум ефективності від впровадження технологій за рахунок пропонованих проектних рішень і, в кінцевому підсумку, гарантує високу стабільність бізнесу.

Серед послуг фірми:

• розробка проектів автоматизації;

• встановлення та налаштування проектів автоматизації;

• навчання користувачів;

• постачання комп'ютерів, оргтехніки та монтаж мереж;

• гарантійне і післягарантійне обслуговування;

• консалтинг з управління, фінансів і персоналу і аудит;

• консультаційний супровід;

• підтримка користувачів в регіонах по всьому переліку послуг.

Базові принципи побудови Системи

Сучасні великі інформаційні системи немислимі без використання локальних обчислювальних мереж (ЛВС). Інформація в такій системі завжди зберігається на сервері, а її обробка може бути розподілена між сервером і робочими станціями різними способами.

Архітектурні рішення при роботі з базами даних

Архітектура "файл-сервер" передбачає концентрацію обробки на робочих станціях. Основною перевагою цього варіанту є простота і відносна дешевизна. Подібне рішення прийнятно, поки число користувачів, що одночасно працюють з базою даних, не перевищує 5-10 чоловік. При збільшенні кількості користувачів система може "захлинутися" через перевантаженість ЛВС великими потоками необробленої інформації.

Найважливішим параметром великої інформаційної системи є швидкодія при значній кількості користувачів, а також надійність, масштабованість і безпеку. Все це забезпечує архітектура "клієнт-сервер". Така архітектура дозволяє оптимально розподілити роботу між клієнтськими і серверною частинами системи: тепер додаток, що працює на робочій станції, не читає записи бази даних "напряму", а посилає запити на сервер, де вони приймаються і послідовно відпрацьовуються спеціальними програмами. У результаті на робочу станцію надходять тільки оброблені дані, що радикально скорочує інформаційні потоки в ЛОМ.

Сервер, як правило, - найпотужніший і самий надійний комп'ютер. Він обов'язково підключається через джерело безперебійного живлення, в ньому передбачаються системи подвійного або навіть потрійного дублювання. В особливо відповідальних випадках можна підключити разом кілька серверів так, що при виході з ладу одного з них в роботу автоматично ввімкнеться "дублер". Таким чином, при концентрації обробки даних на сервері надійність системи в цілому обмежується лише матеріальними засобами, які замовники готові вкласти в технічне оснащення.

Рішення з автоматизації обліку та управління в корпоративних структурах передбачає розподілену обробку даних, організацію паралельних обчислень, глибоке розмежування рівнів доступу, можливість вибору різних операційних систем і серверних платформ. Саме тому ПАРУС вибрав для управління базами даних, ядра Системи, продукт корпорації Огасlе. Принципи, закладені в Огас1е-технологію, повною мірою відповідають завданню побудови складних корпоративних проектів.

Для підприємств малого та середнього бізнесу Корпорація ПАРУС пропонує рішення на базі архітектури "файл-сервер" з використанням СУБД Мicrosoft FохРго. Якщо бізнес не великий, подібне рішення оптимально. У перспективі, після досягнення певного рівня розвитку підприємства, можна перейти на Огас1е - адже рішення ВІТРИЛА на різних платформах складають єдину лінію програмних продуктів.

Модульність, масштабованість, інтегрованість, відкритість

Зрозуміло, Система ПАРУС є модульної. Багато її компоненти успішно функціонують автономно. Звичайно, це більш-менш ефективно тільки для дрібних фірм. Для великих підприємств доцільніше купувати відразу пакет модулів. У будь-якому випадку, можна починати з мінімальних комплектацій, додаючи окремі компоненти Системи в міру потреби і оптимально за фінансовими можливостями.

Замовивши проектне або спеціальне рішення, можна отримати модифікований під власні потреби "коробковий" або зовсім новий модуль, який інформаційно і функціонально стикується з іншими модулями Системи. Якщо необхідно використовувати програмні продукти інших фірм, то можна налагодити їх взаємодію з Системою ПАРУС. У багатьох випадках така взаємодія вже реалізовано (наприклад, модуля "Магазин" з програмами для роботи з касовими апаратами і пластиковими картами).

Корпоративні системи управління створюються не на один день і повинні мати можливість легко видозмінюватися і адаптуватися до будь-яких структурних змін компанії та економічних ситуацій. Тому їх наділяють можливістю масштабуватися, тобто мати здатність до нарощування кількості робочих місць, без зниження ефективності роботи Системи.

Масштабованість рішень ВІТРИЛА базується:

• на багатоплатформності технологій, що передбачає оптимальний підбір використовуваного програмного забезпечення в залежності від конкретної ситуації і допускає поряд з досягненням цілей побудови корпоративної системи управління, застосування на окремих автоматизуються ділянках відносно дешевих і легко супроводжуваних рішень на СУБД FoxPro або Btrieve, що сполучаються з інформаційним ядром Системи, реалізованому на СУБД Oracle;

• на принципі побудови продуктів ПАРУС в єдину наступну лінію. Так, почавши з відносно простою і дешевою Системи 7-й версії, що використовує СУБД FoxPro, можна згодом перейти на більш потужну версію 8 на базі Oracle.

Microsoft Word, Microsoft Excel ... Ці програми широко відомі серед користувачів персональних комп'ютерів. Фактично вони стали міжнародним стандартом текстового процесора і електронних таблиць. Розробники ВІТРИЛА вирішили всіляко інтегрувати Систему з Microsoft Office (до якого входять Word і Excel). А тому, коли користувач буде друкувати підготовлені в Системі документи, будувати графіки за звітами, проводити масове введення інформації через електронні таблиці, він зможе повною мірою використовувати найрізноманітніші можливості цих програм.

Система має у своєму розпорядженні засобами підготовки звітів практично будь-якого виду. Зрозуміло, до складу системи входять всі зазвичай необхідні звіти. Але можна додати до них будь-які, "під Ваші власні запити". Як інструментальний засіб для підготовки шаблонів подібних звітів був обраний генератор звітів Crystal Reports Professional фірми Seagate Software - лідер у своєму класі. Цей програмний продукт відрізняє:

• Швидка розробка шаблонів звітів завдяки широкому використанню експертів (провідників) - спеціальних засобів, що полегшують створення шаблонів звітів в інтерактивному режимі. Проста організація середовища розробки, ясний інтерфейс користувача.

• Потужні засоби обробки. Велика бібліотека вбудованих функцій для проведення розрахунків, у тому числі спеціалізовані функції статистичного та фінансового аналізу.

• Унікальні кошти різнобічного представлення даних (наприклад, динамічне форматування звіту залежно від інформації). Можливості включення діаграм різних типів для наочного подання інформації. Можливість отримати звіти презентаційної якості.

• Різноманітність способів поширення звітів: електронною поштою; експорт в HTML для публікації на Web-сервері; експорт в популярні формати даних: Excel, Lotus 1-2-3, Microsoft Word, WordPerfect, ODBC, ASCII.

Для обміну інформацією між територіально-віддаленими робочими місцями може бути використана електронна пошта, що підтримує інтерфейс MAPI (наприклад, Microsoft Exchange).

Система інтегровна з будь-якими додатками на рівні інформаційного супроводу запису (мінімальної інформаційної порції), зареєстрованої в базі даних. Існує можливість зв'язати із записом Системи будь-який файл, а потім оперативно викликати для цього запису той додаток, що пов'язано загальними установками Windows для зв'язаного файлу з одночасним завантаженням даних цього файлу для їх перегляду чи корекції.

Відкритість Системи ПАРУС забезпечується наступними чинниками:

• Разом з Системою поставляється опис структур баз даних. Це дозволяє використовувати ці дані, наприклад, для побудови найрізноманітніших звітів за допомогою генератора звітів Seagate Crystal Reports при роботі з Системою, а також у середовищі самого генератора (тобто без використання програми Системи).

• При необхідності, в постачання Системи можуть входити інформаційні моделі IDEF і навіть вихідні тексти програмного продукту. Ці заходи покликані полегшити фахівцям підприємства розвиток та адаптацію Системи своїми силами.

Сучасні технології (можливість використання відкритих API-інтерфейсів) дозволяє сьогодні інтегрувати продукти Корпорації ПАРУС з тими, що створені силами фахівців АСУ підприємства. Так, разом з Системою можуть поставлятися опису API-інтерфейсів.

Документообіг

Документообіг в Системі заснований на наступних принципах:

• По відношенню до зареєстрованого в Системі документу може бути здійснено ряд дій, які складають етапи документообігу. Результатом виконання одного такого етапу може бути модифікація даних самого документа, постачання його додатковою інформацією, реєстрація інших документів і об'єктів обліку Системи (наприклад, господарських операцій бухгалтерського обліку).

• Одного разу виконаний етап документообігу можна скасувати, тобто видалити з бази даних всі сліди його виконання, зокрема, зняти з самого документа відмітку про виконання етапу.

• Можливість виконання і скасування кожного етапу можна поставити в залежність від стану інших етапів (виконано чи ні) для цього ж документа. Право виконувати етап може надаватися обмеженому колу користувачів.

• Для кожного документа Система веде "Журнал документообігу", куди автоматично записує всю історію: хто, коли і з якими особливостями проводив етапи. Для кожного документа можна оперативно переглянути список "батьківських" і "дочірніх" документів.

Крім цього, з огляду на зрослу потребу замовників в організації єдиного документообігу підприємства (як адміністративно-господарського, так і фінансового), фахівці Корпорації вивчають можливість поєднання систем управління документообігом, таких як Novell GroupWise Work-Flow, Work-Route та Системою ПАРУС.

Захист даних

У такій відповідальній сфері, як фінансово-господарська діяльність, велика небезпека як зловживань, так і ненавмисної псування даних невмілими діями працівника фірми. І ця небезпека особливо актуальна, коли в одній комп'ютерної мережі з однією базою даних одночасно працює багато людей. Тому в Системі ПАРУС велику увагу приділено питанню розмежування прав користувачів. Кожному співробітникові може бути надано індивідуальні права доступу як до розділів інформації, так і до функцій Системи.

Так, оператор, займається введенням первинних документів, не зможе, наприклад, отримати доступ до узагальненої інформації про діяльність фірми; співробітники одного підрозділу будуть працювати тільки зі своїми документами, не маючи доступу до документів інших підрозділів, і т.д. І тільки адміністратор Системи може робити все, в тому числі розподіляти права між користувачами і відстежувати дії, вироблені ними.

Деякі програмні продукти та рішення

ПАРУС завжди славився добротними, якісними, стійкими бухгалтерськими програмами, які й сьогодні з успіхом використовують тисячі різних підприємств. Цієї осені Корпорація порадувала і нинішніх клієнтів, і потенційних замовників виходом цілого сімейства нових програмних продуктів (ПП), заснованих на сучасних платформах (в т. ч. Oracle) і орієнтованих на управління бухгалтерським обліком і фінансами. Це сімейство вийшло в широкий продаж в кінці 1998 р. під загальною назвою «Парус XXI-е століття».

Нові програмні продукти розроблені в середовищі Windows і розташовують найширшим спектром налаштувань для різних галузей, в яких найбільш часто використовуються ПП «Парус» (торгівля, будівництво, ЗМІ, сфера послуг тощо).

Нові продукти ВІТРИЛА, створені для ринку бухгалтерських систем, крім простоти і надійності, володіють ще однією важливою властивістю - масштабованістю, яка дозволяє використовувати одну й ту ж систему для обліку як в малому бізнесі, так і на великому підприємстві.

Найбільш істотною відмінністю нових продуктів для великих підприємств є наявність потужної системи управління фінансами. Для великих підприємств з великою кількістю операцій важливою характеристикою є стійкість і надійність роботи, які забезпечуються використанням СУБД Oracle. Крім того, ще однією особливістю є те, що система може бути доукомплектована модулями складського обліку, управління закупівлями і продажами, ведення договорів, ЗЕД, які об'єднані в контур оперативного управління.

Однак крім традиційної активності на ринку бухгалтерських продуктів, ПАРУС продовжує велику роботу в області комплексних систем управління на базі інформаційних технологій. Нова розробка одержала назву «Тріумф». Створюючи новий продукт, розробники використовували підхід, заснований на підтримці сучасних принципів менеджменту, раціональної організації бізнес-процесів, які реально застосовуються у великих та успішних торгових фірмах і в світовій торговій практиці. Проробивши таку величезну роботу, ПАРУС має всі підстави для того, щоб вважати, що компанію, яка буде керувати своєю діяльністю за допомогою даної системи, чекає успіх, процвітання - словом, тріумф.

Удосконалення існуючої системи управління здатне допомогти знизити витрати, прискорити оборотність фінансів, підвищити товарообіг, а в результаті - збільшити рентабельність і прибутковість бізнесу. Все це можливо зробити за допомогою нового програмного продукту. На розробку цієї системи було витрачено більше 2 років і близько 3,6 мільйонів доларів. І, судячи з відгуків перших клієнтів, вона однаково успішно функціонує як у найбільших торгових компаніях (великих оптових операторів, торгових домах, мережах магазинів, торгових холдингах), так і в роздрібних магазинах невеликого і середнього розміру. Автори прагнули підтримати в даному ПП весь цикл руху інформації - від її збору, упорядкування, планування до реалізації товарів і аналізу результатів діяльності за всіма основними напрямками (управління фінансами, закупівлями і продажами, персоналом, інвестиціями та ін.) Функціонал системи покриває потреби всіх структурних підрозділів, які традиційно входять у торгові компанії: комерційні відділи, відділи закупівель, підрозділи по роботі з роздробом, оптовими покупцями, фінансами та інвестиціями, бухгалтерські служби, автотранспорт, маркетинг і багато ін

За час своєї роботи Корпорація Парус накопичила величезний практичний досвід автоматизації підприємств самих різних галузевих спрямувань. Зараз цей досвід вилився в цілу гаму серійних програмних продуктів, які можуть задовольнити найвимогливіших користувачів.

Найбільш докладно варто розглянути Програмний комплекс для автоматизації управління підприємством ПАРУС 8.1.

Програмний комплекс для автоматизації управління підприємством ПАРУС 8.1

Більшість факторів, що заважають процвітанню підприємства, так чи інакше пов'язані з проблемами в організації управління: це прорахунки в плануванні, помилки управлінського та бухгалтерського обліку, управління дебіторською-кредиторською заборгованістю та ряд інших. Вирішення таких проблем актуально завжди, але зараз, у період економічної кризи завдання оптимізації управління стає найбільш важливою. І тому для підприємства може виявитися особливо ефективним співробітництво з Корпорацією ПАРУС - фірмою, яка має багатющим досвідом в галузі автоматизації та оптимізації процесів управління підприємством.

Корпорація ПАРУС давно завоювала авторитет і визнання як постачальник високоякісного програмного забезпечення для автоматизації процесів управління, перш за все - в області фінансово-економічної діяльності. За більш ніж вісім років розвитку Система ПАРУС перетворилася на потужний багатофункціональний програмний комплекс - унікальне знаряддя в руках професіонала.

Розробники прагнуть надати Системі широкі функціональні можливості, що відповідають потребам реальних технологічних процесів і враховують особливості різних галузей. В основі Системи лежать такі основоположні принципи, як використання засобів ефективної обробки і захисту даних; забезпечення незалежності від операційних середовищ і використовуваних комп'ютерних платформ, інтеграція з іншими додатками, як широко поширеними і де-факто стандартними, так і спеціальними; модульний принцип побудови програмного комплексу для досягнення етапності впровадження, оптимальності в комплектації і подальшому його розвитку відповідно до зростаючих потреб підприємства.

Застосування перспективної архітектури "клієнт-сервер" на базі Oracle забезпечує масштабованість і безумовну надійність Системи.

Широкі можливості Системи дозволяють Корпорації ПАРУС успішно співпрацювати з великими компаніями, включаючи корпоративні структури (холдинги). Але ПАРУС пам'ятає і про інтереси середніх і дрібних фірм.

У Системі ПАРУС є набір рішень для:

• промислових підприємств і виробничих компаній;

• фірм оптової і роздрібної торгівлі; компаній, що надають різні послуги;

• організацій та установ, які перебувають на державному бюджеті;

• страхових компаній.

Це може бути не тільки типове ("коробковий продукт"), але і проектне (створене на базі типового) або спеціальне (розроблене "на замовлення") рішення.

Потужні, надійні та зручні програми є необхідним, але не єдиною умовою вирішення головного завдання: підвищення ефективності управління. Тому Корпорація ПАРУС націлена на довгострокове співробітництво для досягнення кінцевого результату. Корпорація готова надати саму різноманітну допомогу в автоматизації управління компанією на всіх етапах життєвого циклу Системи.

Управління фінансами

Широке визнання фінансового менеджменту в Росії становить одне з головних змістів нового етапу розвитку вітчизняної науки і практики управління фінансами підприємства. Ця дисципліна покликана дати адекватні відповіді на низку актуальних питань:

• Як ринкове середовище визначає логіку функціонування фінансового механізму підприємства?

• Як керувати фінансами підприємства на основі цієї логіки? Які ринкові критерії прийняття фінансових рішень?

• Як проводити і поєднувати стратегію і тактику, довго-і короткострокові аспекти життєдіяльності підприємства?

• Які особливості управління фінансами є при інфляційному середовищі?

• Які законні методи фінансового маневрування існують для нейтралізації наслідків кризи? І т.п.

Фінансовий менеджмент - це наука і практика управління фінансами підприємства, спрямованого на досягнення його стратегічних і тактичних цілей. Останні ж індивідуальні для кожного господарського суб'єкта. Серед них варто відзначити, в якості прикладу: підтримання беззбитковості підприємства і необхідного рівня рентабельності його діяльності на основі планування доходів і витрат, забезпечення платоспроможності підприємства на основі планування руху грошових коштів.

До функцій управління фінансами відноситься, зокрема, фінансовий контроль на базі даних бухгалтерського обліку. На багатьох підприємствах фінансовий менеджмент бере безпосередню участь і в роботі бухгалтерії, наприклад, зі складання зовнішньої звітності. Взагалі кажучи, взаємини фінансиста з бухгалтерією встановлюються по-різному: одна справа, якщо в організаційній структурі управління підприємством фінансовий менеджмент підпорядкований бухгалтерії або існує самостійно, а інше - якщо він включає в себе бухгалтерію. Керівник підприємства вільний приймати ту чи іншу модель, але в будь-якому випадку до слова фінансового менеджера варто уважно прислухатися при виборі облікової політики організації.

Виходячи зі сказаного вище, модуль "Бухгалтерський облік" структурно входить, поряд з модулями "Фінансове планування" та "Консолідація" у ту складову частину Системи ПАРУС, яка автоматизує управління фінансами підприємства. Відповідно до принципу модульності Системи і прагненням Корпорації забезпечити найрізноманітніші запити користувачів, модуль бухгалтерського обліку може функціонувати абсолютно автономно.

Нижче коротко описані кілька загальних принципів побудови модулів управління фінансами.

Мультивалютність

Нормативні акти Російської Федерації вимагають вести облік майна, зобов'язань і господарських операцій в рублях. Але облік в національній валюті не завжди зручний і не цілком відбиває реальний стан справ. Чи можна, не порушуючи закон, вести облік і планування в декількох валютах? За допомогою Системи ПАРУС - можна! Число іноземних валют, одночасно використовуються в розрахунках, не обмежена, причому для кожної валюти можна вказати два курси перерахунку: офіційний, наприклад, встановлюваний Центральним банком РФ, і спеціальний (званий також документарними або "внутрішнім"), - цей курс може відрізнятися від офіційного . Система зберігає не тільки поточні, а й усі попередні курси валют з моменту початку експлуатації.

Багатоваріантність обліку

Закон є закон - його необхідно дотримуватися. Проте в деяких випадках закон не цілком відповідає цілям обліку. Наприклад, для підтримки товарного запасу при зміні цін необхідно залучати додаткові обігові кошти. Тому було б правильно списувати товар за ціною відновлення, виходячи із суми, необхідної для закупівлі наступної партії аналогічного товару. Однак за інструкціями прибуток від реалізації товару належить визначати як різницю між сумою реалізації і сумою закупівлі однієї і тієї ж партії товару. Інший приклад: за законом лише через певний термін можна списувати в збитки безнадійні борги, навіть якщо фірма-боржник вже припинила свою діяльність. А тому, формально плануючи прибуток, фактично підприємство-кредитор вже приречене на збитки.

Для вирішення таких проблем Система ПАРУС дозволяє паралельно з нормативним урахуванням вести управлінський облік. Для цього суми, що реєструються у додатку управління фінансами, мають два значення - "по бухгалтерської" і "по управлінської" оцінками. Для підготовки суворо регламентованих звітних документів можна користуватися даними бухгалтерського обліку, для прийняття управлінських рішень - управлінського обліку. Багатоваріантність управління фінансами виражається також можливістю використовувати довільні часові періоди для агрегування даних.

Облік по підрозділах балансової одиниці

Для правильної організації роботи підприємства буває необхідно знати результати діяльності кожного його підрозділу, в тому числі і тих, які не утворюють самостійної балансової одиниці. У модулях управління фінансами передбачений механізм, коли для кожної суми можна вказати код підрозділу балансової одиниці (ПБЕ). При обробці та узагальненні даних, можна отримати повну інформацію як по всій фірмі в цілому, так і по групах або окремим ПБЕ.

Фінансове планування

Фінансовий план - це комплекс планових документів, в яких у грошовій формі виражені зміни обсягів і структури активів підприємства і джерел їх формування, фінансові результати його діяльності та рух платіжних засобів. Фінансовим плануванням називається процес визначення показників та формування документів фінансового плану.

Умови ринкової економіки, коли ступінь невизначеності характеристик зовнішнього середовища дуже висока, ставлять перед підприємством складні завдання по прогнозуванню тих чи інших змін та своєчасного реагування на них, тобто прийняття відповідних рішень. Підприємство постає перед необхідністю більш ефективного використання ресурсів, здійснення чіткого контролю за показниками свого фінансового стану. Налагоджена планування, що дозволяє створювати близькі за показниками до фактичних процесам планові документи, повинен служити базою для розкриття невизначеності зовнішнього середовища. Метою фінансового планування є забезпечення керівників фінансових служб і всього підприємства певного роду інформацією, необхідної для ефективного управління ресурсами підприємства.

Виходячи їх сказаного вище модуль "Фінансове планування" реалізований для автоматизації:

• поточного фінансового планування (зазвичай, на місяць або квартал);

• довгострокового (стратегічного) фінансового планування (на рік або більше);

• оперативного планування і управління платежами для забезпечення поточної платоспроможності підприємства;

• контролю за виникненням та погашенням зобов'язань підприємства;

• оперативного обліку виконання планів, зокрема, плану руху грошових коштів (бюджету фінансів);

• аналізу виконання фінансових планів;

Для самих різноманітних періодів, з урахуванням центрів відповідальності, інструментів оплати (розрахунковий рахунок, вексель, взаємозалік), пріоритетів, джерел фінансування, з прив'язкою до відповідальних розпорядникам, з ідентифікацією причин і винуватців відхилень та ін

У вікні "Планування зобов'язань" можна провести зміни записів про платежі і відвантаження (наприклад, виправлення їх сум і дат). Часто для забезпечення платоспроможності необхідно, наприклад, "відсунути" на більш пізній термін дати власних платежів підприємства, зменшити їх суми (або розбити суму платежу на декілька і розподілити частина з них за пізнішими датами) і т.п. - Все це дуже зручно зробити у вікні "Планування зобов'язань".

Контроль дотримання лімітів (обмежень) зобов'язань порівнянням затверджених контрольних чисел (зареєстрованих у вигляді фінансових показників) з узагальненими сумами відвантажень і платежів.

За даними розділу "Планування зобов'язань" можуть бути сформовані так звані зведені фінансові показники, які є по суті узагальненою інформацією за записами виникнення та погашення у розрізі самих різних характеристик, таких як:

• стан (план / факт);

• елемент (напрямок) доходу і витрати;

• відповідальний розпорядник;

• контрагенти; тип оплати (аванс або по відвантаженню);

• вид заборгованості (дебіторська / кредиторська);

• підрозділ, до якого відноситься зобов'язання;

• стан заборгованості (прострочена, поточна або майбутня) і т.п.

Зведені фінансові показники, точно так само, як і "звичайні", можуть використовуватися для формування таблиць планів, - таким чином, дані зобов'язань потрапляють у формовані плани.

Оперативне планування

Основним інструментом оперативного планування і управління платежами в модулі є "Платіжний календар". Зареєстровані в Системі платежі представлені тут у вигляді календарного плану виплат і надходжень.

Виділена рядок відповідає поточній даті. Рядки "вище поточної дати" формуються за фактичними платежами, а рядки нижче - за плановими платежами. Значення дефіциту виводиться, якщо кінцевий залишок - негативний.

Тут можна оптимізувати план (наприклад, звести дефіцит) шляхом додавання нових платежів та зміни старих (а саме, - їх сум, дат, інструментів оплати тощо) Тут же можна деталізувати платежі і надходження, викликавши денний план платежів.

У Системі реалізована також можливість реєстрації договорів, де фіксуються зобов'язання підприємства. За даними цих договорів можуть бути зареєстровані планові відвантаження та платежі. Додатковою можливістю є формування заявки на платіж по плановому платежу; за такою заявкою можна згодом сформувати автоматизованим чином фактичний платіж.

Бухгалтерський облік

Сьогодні уявити бухгалтерський облік без величезних можливостей, що надаються сучасними інформаційними технологіями, практично неможливо. Тому роль розробників економічного програмного забезпечення в процесі реалізації програми реформування достатньо висока як з точки зору адаптації самого програмного забезпечення, так і при навчанні і підтримці користувачів. У процесі реформи російським бухгалтерам доведеться зіткнутися з цілим рядом проблем: це і великий обсяг методологічних документів та роз'яснення, і зміна звичних схем роботи, і необхідність поглянути на облік з управлінською, а не бухгалтерської точки зору. У таких умовах для російських підприємств надзвичайно важливе як партнера по автоматизації мати фірму, програми якої побудовані методологічно правильно, у повній відповідності з нормативними документами, і здатну провести перенавчання фахівців підприємства в світлі нових потреб ведення обліку.

Відповідно до нових національними стандартами фінансової звітності оперативно модифікуються бухгалтерські програми Системи ПАРУС. Таким чином, для тисяч клієнтів, що працюють з цими програмами, процес переходу на нові форми звітності буде здійснено у прискорені терміни. А одна з найбільших в Росії (серед компаній-виробників програмного забезпечення) регіональна мережа Корпорації ПАРУС дозволить переучити фахівців по всій країні.

Перш ніж перейти до короткого опису програми "Бухгалтерський облік" варто відзначити, що воно може працювати абсолютно автономно (втім, як і більшість інших програм Системи).

"Бухгалтерський облік" - це програма, побудоване за перевіреною часом і тисячами клієнтів концепції роботи автоматизованої бухгалтерії. Воно реалізує всі необхідні функції для ефективної і точної роботи бухгалтерії, надання повної бухгалтерської звітності, ведення обліку для потреб управління підприємством та надання даних у вищестоящі організації для консолідованого обліку.

Додаток "Бухгалтерський облік" допоможе вести облік у національній та іноземних валютах:

• основних засобів і нематеріальних активів;

• малоцінних і швидкозношуваних предметів;

• товарно-матеріальних цінностей;

• розрахунків з дебіторами і кредиторами;

• грошових коштів на рахунках;

• витрат на виробництво та інших витрат;

• і при цьому:

• деталізувати облік по рахунках розширеного аналітичного обліку до п'ятого порядку, а також по ряду допоміжних ознак, визначених самим користувачем;

• деталізувати облік по матеріально-відповідальним особам і підрозділам підприємства, які не є самостійними балансовими одиницями;

• використовувати для оцінки матеріальних цінностей методи "Облікові ціни", "Середні ціни", "Партіонний облік", "Облік за датою надходження", а також вести облік по складах і пов'язаним з ними матеріально-відповідальних осіб;

• розраховувати амортизаційні відрахування і проводити переоцінку основних засобів;

• проводити переоцінку валютних активів і пасивів;

періодично контролювати результати обліку за допомогою оборотних відомостей;

• створювати платіжні документи;

• формувати книги покупок і продажів;

• готувати нормативну звітну документацію, а також звіти будь-якої форми і змісту.

Зовнішні інформаційні зв'язки програми "Бухгалтерський облік" представлено на малюнку 1.