Автоматизація роботи в Microsoft Word

Міністерство освіти РФ

НАБЕРЕЖНОЧЕЛНІНСКІЙ ДЕРЖАВНИЙ ПЕДАГОГІЧНИЙ ІНСТИТУТ

Кафедра математичного аналізу

Курсова робота на тему

Автоматизація роботи в Microsoft Word

Виконав (а):

Студент (ка)

С.Б. Левакова

Набережні Челни

2002

Зміст

Глава I. Введення

Глава II. Автоматизація вводу та редагування

§ 1 Автотекст

§ 2 Автозаміна

§ 3 Автоформат

§ 4 Перевірочні кошти Microsoft Word

Глава III. Форматування документа

§ 1 Використання стилів

§ 2 Шаблони

§ 3. Структура документа

Глава IV. Оформлення документа

§ 1. Зміст

§ 2. Виноски

§ 3. Перехресні посилання

Глава V. Великі документи

§ 1. Головний документ

§ 2. Вкладені документи

§ 3. Оформлення великого документа

Глава VI. Макроси

Глава VII. Практичне застосування

§ 1. Аналіз різних версій Microsoft Word

§ 2. Розробка методичного посібника

§ 3 Апробація та аналіз результатів

Висновок

Список використаної літератури

Програми.

Додаток I

Додаток II

Додаток III

Введення

У сучасних умовах, коли процес інформатизації та комп'ютеризації все більше впроваджується в сферу освіти, навчальні заклади вимагають виконання рефератів, наукових робіт, курсових і дипломних проектів засобами комп'ютера. У зв'язку з чим виникла проблема не тільки технічного характеру або питання оволодіння первинними навичками роботи у текстовому процесорі, але проблема полегшення і прискорення виконання технічної сторони створення проекту. Тому була запропонована тема курсової роботи «Автоматизація роботи в Microsoft Word».

Дана тема актуальна для тих людей, які проводять багато часу над створенням якихось текстових документів реферативного або творчого характеру. Особливо, коли постійно доводиться відволікатися на оформлювальну бік роботи, що вимагає швидше часу і навичок роботи у відповідній програмі, ніж творчих сил. У числі таких людей знаходяться насамперед студенти.

Таким чином, об'єктом дослідження стає текстовий процесор Microsoft Word пакета прикладних програм Microsoft Office. А відповідно, предметом вивчення є інструменти даного додатки, що дозволяють автоматизувати процес виконання деяких операцій.

Мета курсової роботи: Дослідити функції автоматизації роботи в Word і розробити методичний посібник «Автоматизація роботи в Microsoft Word» у вигляді серії лабораторних робіт, які дозволяють оволодіти основними навичками використання цих функцій у програмі Microsoft Word.

Хоча в даний час видано і видається досить багато, підручників і статей у періодичному виданні з даної теми, методичний посібник може стати цінним джерелом для викладачів і студентів, завдяки тому, що в ньому сконцентрована спеціалізована практичного характеру.

Для досягнення поставленої мети виділено наступні завдання:

1. Вивчити наявну літературу з додатком Microsoft Word.

2. Виділити та дослідити основні функції автоматизації в даній програмі.

3. Освоїти ті з них, які стали новими, і поглибити знання з вже знайомим інструментальним засобам автоматизації у Word.

4. Створити методичний посібник з визначеною вище тематики.

5. Апробувати його в умовах навчального закладу, зробити висновки, усунути недоліки.

6. Оформити процес і результати виконаної роботи з використанням текстового процесора.

У змісті даної курсової роботи можна виділити теоретичну частину, що дає уявлення про виділені функції автоматизації їх призначення, що пояснює специфічні особливості і можливості, і практичну частину, яка містить методичний посібник, його апробацію і результати, а також висновки, зроблені в ході аналізу літератури і різних версій програм.

Структура цього проекту побудована у відповідності до змісту.

Захисту підлягає розроблене методичний посібник з теми «Автоматизація роботи в Microsoft Word».

Глава I. Автоматизація вводу та редагування

1. . Автотекст

Коли часто доводиться вводити в документи одні й ті ж довгі назви компаній або використовувати для оформлення документів стандартні об'єкти (логотип компанії, стандартний заголовок ділового листа і т.д.), цю процедуру можна спростити за допомогою засобу, званого автотексту. Автотекст дозволяє швидко вставити в документ необхідні об'єкти та гарантує правильність при повторному введенні тексту. Ця функція дозволяє зберігати часто використовувані фрагменти тексту (або малюнка) і при необхідності швидко вставляти в текст.

В якості елементів автотексту можна визначити текст, графіку, таблиці та інші елементи оформлення документа.

У результаті виклику функції відкривається вікно діалогу «Автотекст», надаючи найбільш широкі можливості по роботі з елементами автотексту. З верхнього списку можна вибрати елемент автотексту і проглянути на його вміст.

Рис. 18. Діалогове вікно створення Автотекста

У полі Ім'я елемента відображається ім'я, запропоноване за замовчуванням Microsoft Word. Це ім'я можна залишити без змін або ввести ім'я елемента, найбільш доречне з точки зору користувача. Довжина імені обмежується 32 символами, включаючи пробіли.

Можна зберегти в елементі автотексту частина фрази, тоді потрібно вставити після неї пробіл. У цьому випадку не доведеться додавати пробіл при вставці цієї фразу в речення. Якщо фраза є стандартною частиною пропозиції, доцільно додати знаки пунктуації.

У разі необхідності в елемент автотексту можна внести зміни. Якщо який-небудь з елементів автотексту стане не потрібний, його можна видалити. Існуючий елемент автотексту можна замінити. Ці операції виконуються з допомогою вкладки Автотекст діалогового вікна Автозаміна.

Тут можна Додати новий елемент, Видалити непотрібний, Вставити один з наявних.

2. . Автозаміна

Автозаміна - засіб для автоматичної корекції друкарських помилок, вставки в документ фрагментів тексту, графіки, таблиць і т.п.

Засіб автозаміни може виправляти часто зустрічаються помилки (наприклад, введення «дял» замість «для»). Справа в тому, що при побіжному друкуванні двома руками іноді одна рука випереджає іншу, при цьому, як правило, користувач не дивиться на клавіатуру. Враховуючи можливі типи помилок подібного роду, Microsoft Word передбачає близько 400 варіантів замін різних часто зустрічаються друкарських помилок. Можна доповнювати цей список своїми замінами.

Автозаміна передбачає виправлення помилково введених двох прописних літер поспіль, виправлення перший малої букви і помилкового натискання клавіші Caps Lock.

Засіб автозаміни можна використовувати для розшифровки абревіатур. Тобто можна друкувати абревіатуру, а засіб автозаміни кожен раз буде вводити її розшифровку. Особливо це зручно при введенні часто зустрічаються іноземних слів. Наприклад, при введенні «цшт» («цшт» - це «win», набране на російській розкладці клавіатури) Microsoft Word розшифровує її за допомогою засобу автозаміни і приводить у вигляді «Windows». У цьому випадку не доведеться кожного разу змінювати розкладку для введення потрібного слова.

Рис. 18. Діалогове вікно Автозаміна

Вікно діалогу «Автозаміна» представлено на Рис. 18. Нижче наведено список опції вікна діалогу «Автозаміна»:

Це засіб у деяких випадках більш зручно для вставки довгих слів, формул, малюнків у порівнянні з автотексту.

Автозаміна дозволяє створювати елементи, які замінять великі фрагменти тексту зі збереженням вихідного формату.

Microsoft Word дозволяє маніпулювати існуючими елементами автозаміни. Можна перейменувати елемент автозаміни, змінювати його вміст і видаляти елементи, в яких відпала необхідність.

3. . Автоформат

Як випливає з назви, автоформат може форматувати документ без участі користувача. Microsoft Word самостійно вирішує проблеми, пов'язані з форматуванням. Microsoft Word робить аналіз документа, ідентифікує окремі елементи, а потім форматує текст, застосовуючи стилі підключеного шаблону.

Автоформатирование можна робити як у міру введення тексту, так і після його введення. При цьому користувач залишає за собою право прийняти чи відкинути форматування вироблене за допомогою Автоформат. Крім того, можна частково прийняти, а від частини внесених змін - відмовитися.

Автоформатирование у процесі введення, мабуть одне з найбільш вдалих засобів, що полегшують створення документа. (Мал. 18).

При автоматичному форматуванні документа, в залежності від установок, зроблених на вкладці «Автоформат», Microsoft Word виробляє такі зміни:

• До кожного абзацу застосовується стиль

• Видаляються зайві маркери абзаців

• Відступи, зроблені за допомогою клавіші Tab, замінюються на відступи абзаців

• Замість зірочок (*), дефісів (-) або аналогічних символів, використовуваних для позначення маркованих списків, вставляються символи бюлетеня

• Символи (С), (R) і (ТМ) замінюються на символи з встановленого шрифту символ авторського права, символ зареєстрованого товарного знака і символ товарного знака ã, â & ™

Рис. 18. Діалогове вікно Автоформат при введенні

Команда Автоформат здійснює автоматичне форматування під контролем користувача. Можна переглянути заміни форматування, пропоновані Microsoft Word, залишаючи ті, які влаштовують, і відхиляючи невдалі.

Після автоформатування текст буде розмічено різними маркерами:

• Елементи, що підлягають видаленню, закреслені червоним.

• Елементи, вставлені в процесі автоформатування, підкреслені синім.

• Місця вставки і видалення позначені вертикальної рисою в лівому полі.

Якщо не задовільні заміни, зроблені в процесі автоматичного форматування, можна самостійно замінити на більш підходящі.

Якщо всі внесені автоформат зміни не влаштовують, можна вибрати третій варіант - Бібліотека стилів ^1. Приступаючи до автоформатирование готового документа, рекомендується створити копію документа. Копія дозволить відновити вихідний документ найбільш простим чином, якщо параметри, встановлені в результаті автоматичного форматування не сподобаються.

4. . Перевірочні кошти Microsoft Word

Допоміжні словники

Обов'язковою вимогою, що пред'являються до потужних сучасним текстовим редакторам є наявність засоби перевірки орфографії. Процес перевірки орфографії зводиться до пошуку слова в словнику. Microsoft Word має основний словник і допоміжні.

Для того щоб словник міг бути використаний в ході перевірки орфографії, його потрібно підключити. Це можна зробити за допомогою вкладки «Правопис».

Одночасно може бути відкрито не більше десяти допоміжних словників. Однак чим більше відкрито словників одночасно, тим повільніше йде перевірка. Тому для прискорення перевірки, виберіть лише потрібні в даний момент словники, а решта закрийте.

Для закриття словник достатньо зняти відповідний прапорець. При перевірці тексту іноземною мовою вказати мову словника користувача в полі Мова.

У ході перевірки орфографії можна додавати слова до словників користувача.

Існуючі словники можуть містити тисячі слів. Однак вони не можуть передбачити всіх сфер діяльності людини. Для того щоб Microsoft Word сприймав потрібні слова, їх слід внести до словника.

Однак, чим більше словник, тим довше Microsoft Word буде проводити перевірку. Тому особливо захоплюватися доповненням існуючих словників не варто. До того ж Microsoft Word дає можливість створювати власні словники з різних тематик.

За замовчуванням словник буде збережено в папці \ Windows \ MsApps \ Proof. У разі необхідності можна вказати іншу папку, в якій Microsoft Word повинен охороняти словник.

Рис. 18. Діалогове вікно Допоміжні словники

Якщо для перевірки орфографії не достатньо одного словника, можна підключити інші. Здійснюється цей процес додаванням вибраного словника в список використовуваних словників. За допомогою спеціальних кнопок у вікні діалогу «Допоміжні словники» можна додавати, змінювати і видаляти додаткові словники. Як вже говорилося вище, одночасно може бути відкрито до десяти різних словників.

Якщо потрібний словник відсутній у списку, потрібно вибрати інший диск або папку, де розташований потрібний файл.

Якщо словник вже більше не потрібен, його можна видалити.

Microsoft Word надає можливість редагування словника. Необхідність в цьому може виникнути, якщо випадково було внесено до словника помилково написане слово.

Якщо при роботі в Microsoft Word з будь-яким з іноземних мов буде потрібно перевірити орфографію на цій мові, потрібно встановити словник відповідної мови. Придбати словник для перевірки будь-якої мови можна в місцевих філіях компанії Microsoft або у дилерів комп'ютерної продукції. Коли відповідний словник встановлено, можна перевірити орфографію тексту.

Підбір синонімів

З точки зору читабельності документа важливо, щоб в поряд стоять пропозиціях не повторювалися одні й ті ж слова. У цьому випадку можна використовувати команду Тезаурус, підбирати слова близьке за змістом - синонім. Тут, як і у випадку перевірки орфографії, Microsoft Word, використовує словник, але на цей раз словник синонімів. Якщо слово, для якого потрібно підібрати синонім, відсутня в цьому словнику, синонім підібраний не буде. Крім синонімів, ця функція дозволяє підібрати антоніми та пов'язані (однокореневі) слова.

Рис. 18. Діалогове вікно Тезарус

Перенесення слів

Перенесення слів доцільно виконувати на завершальній стадії редагування. Завдяки перенесенню слів, можна отримати більш компактний текст. Якщо перенесення не використовується, то при вирівнюванні по ширині проводиться, так звана, разгонка рядків. Це псує зовнішній вигляд тексту, оскільки деякі з рядків виявляються мало заповненими, і слова в них розташовані з великим інтервалом.

При перенесенні слова розбиваються по складах, і в них вставляються приховані символи м'якого переносу (так звані, необов'язкові дефіси). Коли виникає необхідність переносу, один із символів м'якого переносу розбиває слово на частини з урахуванням максимально можливого заповнення рядка. Таким чином, використання перенесення дозволяє більш щільно компонувати текст на сторінці. Поділ слів для перенесення в документі може здійснюватися автоматично або вручну.

Рис. 18. Автоматична розстановка перенесень

Якщо для якогось фрагменту тексту не потрібно установки автоматичного перенесення слів, то для цього фрагмента режим можна відмінити. Для цього достатньо скористатися командою Абзац меню Формат і на вкладці Розташування на сторінці встановити прапорець на Заборона автоматичного розміщення переносів.

Недоліком автоматичного перенесення є те, що не можна контролювати перенесення слів. При підготовці важливих моментів доцільно проконтролювати виконання переносу. Примусовий перенесення дозволяє здійснити контроль, пропонуючи на розсуд користувача варіанти для перенесення і надаючи йому можливість самостійно вирішити, де саме буде виконаний перенесення слова.

Рис. 18. Примусова розстановка переносів

У полі Варіант відображається слово, в якому Microsoft Word передбачає виконати перенесення. За допомогою дефісів пропонуються варіанти можливого перенесення, і найбільш раціональний, з точки зору Microsoft Word, буде виділено вертикальною лінією. Можна вибрати влаштовує варіант, встановивши в потрібному місці курсор.

Глава II. Підбір синонімів

5. . Використання стилів

Стиль - це сукупність параметрів форматування, що має свою назву.

Документ, відформатований одним шрифтом, без відступів, табуляцій, заголовків, важко читати. Для того щоб перетворити цей текст у читабельний потрібно буде виділити заголовок, оформити підзаголовки відповідно до їх рівня, виконати написи до малюнків і таблиць, виділити нові терміни, примітки, встановити колонтитули, і т.д. Можна відформатувати кожен з елементів вручну. Якщо документ має досить великий обсяг, завдання стає нерозв'язною за умови, що всі елементи одного типу, наприклад, підписи і заголовки відповідних рівнів) повинні бути оформлені однаково.

За допомогою стилів можна встановити кілька параметрів форматування за один крок. При цьому для кожного з елементів оформлення можна встановити власний стиль, який буде мати унікальне найменування. Використання стилів дозволяє підвищити ефективність і прискорити виконання роботи. Форматування за допомогою стилів зводиться до виділення потрібних фрагментів тексту і вибору зі списку необхідного стилю для даного фрагмента.

У Microsoft Word стиль може бути застосований як до цілого абзацу, так і до декількох символів. Принципова відмінність полягає в тому, що абзац, завдяки знаку кінця абзацу, можна не виділяти, досить встановити в ньому курсор, а стиль символів можна застосувати до фрагмента тексту будь-якої величини, але без знаку абзацу, тому необхідний фрагмент обов'язково повинен бути виділений.

В якості основного стилю, встановленого за замовчуванням використовується стиль «Нормальний». Цей стиль застосовується для основного тексту будь-якого документа і служить основою для створення інших стилів. У разі потреби можна змінити параметри нормального стилю.

Таким чином, форматуючи абзаци відповідно поданням користувача про те, як повинен виглядати той чи інший елемент тексту, не забуваючи при цьому дати назву новому виду форматування, можна створити різні стилі для різних цілей.

Власне призначення стилів полягає в зручності їх застосування. Справа в тому, що за наявності різних стилів не доведеться витрачати час на

форматування окремих елементів тексту, досить встановити курсор в межах абзацу, стиль якого потрібно поміняти, відкрити список стилів панелі інструментів і вибрати потрібний вам стиль із запропонованого списку. У результаті фрагмент буде оформлений відповідним чином.

Будь-який шаблон ^2, включаючи «Звичайний», містить зумовлені стилі. Microsoft Word містить кілька десятків вбудованих стилів, а також п'ять основних або, як їх ще іноді називають, базових стилів: Нормальний, Заголовок1, Заголовок 2, Заголовок 3 і Шрифт абзацу за замовчуванням. Стилі, використовувані в поточному документі, представлені у списку Стиль на панелі інструментів «Форматування». Весь список вбудованих стилів можна побачити у вікні діалогу «Стиль» при установці в полі Список опції усіх стилів.

У ряді випадків Microsoft Word автоматично призначає вбудовані стилі. Це відбувається при використанні команд Примітка, Назва, Зміст і покажчики та Виноска з меню Вставка, а також | Сервіс | Конверти і наклейки і Вид | Колонтитули,

У таблиці наведені вбудовані стилі, автоматично використовуються Microsoft Word при застосуванні ряду команд:

Найбільш широкі можливості по роботі зі стилями надає вікно діалогу «Стиль».

Рис. 18. Діалогове вікно Стиль

У полі «Зразок абзацу» з'явиться фрагмент документа з встановленим стилем у зменшеному вигляді, а поле «Зразок символів» - приклад обраного стилю в застосуванні символів до одного слова пропозиції. У нижньому розділі «Опис» відображається опис параметрів форматування стилю, який використовується.

Призначення вікна діалогу «Стиль» значно ширше, ніж просто встановити вибраний стиль. З його допомогою можна змінювати існуючі стилі, створювати нові стилі, видаляти що стали непотрібними для користувача стилі, копіювати необхідні стилі з одного шаблону в інший.

Поле Стиль вказує, до якого стилю (абзацу або символу) відноситься вибраний стиль. При зміні стилю це поле є недоступним.

Поле Опис містить параметри форматування стилю, обраного для зміни.

У полі Заснований на стилі вказаний стиль, на якому заснований змінюваний стиль. У разі потреби можна змінити базовий стиль.

У полі Стиль наступного абзацу вказаний стиль, який встановлений для наступного абзацу.

Створення стилів відрізняється від змін стилю тим, що при створенні стилю йому потрібно присвоїти нове ім'я. Найбільш просто створювати стиль, грунтуючись на одному з існуючих стилів.

Для створення нового стилю призначено вікно діалогу «Створення стилю», наведене на Рис. 18.

Рис. 18. Створення стилю

Якщо не потрібно, щоб на який-небудь із стилів впливали зміни параметрів базового стилю або заміна базового, то при створенні такого стилю слід вибрати зі списку Заснований на стилі значення Ні.

Кнопка «Клавіша» призначена для призначення клавішних команд створюваним або вже існуючим стилям. Можна самостійно призначити клавішні команди для найбільш часто використовуваних вами стилів.

У разі необхідності можна видалити стали непотрібними для користувача стилі. Якщо видалити стиль, який використано для оформлення тексту, Microsoft Word застосує до відповідних фрагментах параметри базового стилю.

Можна видалити лише клієнтську стилі. Видалити вбудований стиль неможливо. При виборі одного з вбудованих стилів, кнопка Видалити стає недоступною.

Якщо потрібно видалити одразу кілька стилів, необхідно скористатися вікном діалогу «Організатор».

Рис. 18. Діалогове вікно Організатор стилів

Стиль можна зробити доступним у всіх документах або документах, заснованих на конкретному шаблоні ^3.

Стиль можна копіювати з шаблону, в якому він збережений на другий шаблон або документ, заснований на іншому шаблоні. Немає сенсу створювати вже існуючий стиль, коли можна його скопіювати.

Якщо в існуючому документі або шаблоні вже є стиль з таким же ім'ям, як і копійований, Microsoft Word зажадає підтвердження заміни параметрів існуючого стилю на параметри копируемого стилю.

Для зручності використання стилі, доступні у всіх шаблонах, зведені до Бібліотеки стилів, яка доступна через однойменне вікно діалогу. Ці особливості надають можливість не тільки вибрати, але і візуально оцінити, як буде виглядати документ, якщо скористатися тим чи іншим шаблоном. Все це можна зробити, не залишаючи вікна діалогу «Бібліотека стилів». Будь-який з вбудованих шаблонів можна застосувати до даного документу та побачити зразок зміненого тексту. Підібравши влаштовує шаблон, слід натиснути ОК, в результаті чого в документ буде перенесено елементи формату вибраного шаблону. Сам же шаблон залишиться без змін. Бібліотека стилів - дуже зручний засіб, за допомогою якого також, як і за допомогою вікна діалогу «Організатор» можна скопіювати стилі будь-яких шаблонів.

Рис. 18. Бібліотека стилів

6. . Шаблони

Діяльність будь-якої установи неможлива без канцелярської роботи, яка завжди, навіть при наявності комп'ютерної техніки, істотно полегшує канцелярський працю, супроводжується величезною кількістю формулярів, довідок, службових записок і т.д. Всі ці форми створюються за певними правилами, мають свої особливості. Створити будь-яку потрібну форму не складе труднощів, якщо ви маєте шаблон цієї форми.

Шаблон - це сукупність параметрів документа, призначена для багаторазового використання. До складу шаблону входять:

• Формати тексту (стилі)

• Формати сторінки (поля, відступи, колонтитули і т.д.)

• Спеціальні панелі інструментів

• Елементи головного вікна Microsoft Word (вертикальна і горизонтальна лінійки, смуги прокручування, меню

• Елементи автотексту

• Макроси

• Додаткові кнопки для макросів і команди меню, запускають їх

За умовчанням всі документи засновані на звичайному шаблоні, який містить певний набір установок: стандартна настройка меню, клавіатури, панелей інструментів, стандартні вбудовані стилі. Він не містить макросів, елементів автотексту. З часом, він може видозмінюватися у міру введення в нього різних установок. Шаблон «Звичайний» є спільним шаблоном, так як він лежить в основі не тільки будь-якого документа, але і будь-якого шаблону. Створивши документ, внісши в нього установки форматування, елементи автоматизації, надалі можна зробити його шаблоном. Створюючи документи на основі розробленого шаблону, користувач отримує можливість використовувати всі зроблені раніше установки. Їх не потрібно виконувати наново, вони успішно працювати в новому документі так само, як і в попередньому документі, який був зроблений шаблоном.

Для того щоб надати можливість видозмінити спеціальний шаблон, а також створені на його основі документи, в Microsoft Word встановлені наступні пріоритети:

• Спеціальний шаблон має пріоритет над загальним

• Документ має пріоритет над спеціальним шаблоном

Тобто установки в документі блокують зроблені раніше установки в шаблоні, на основі якого створено документ, а установки спеціального шаблону блокують встановлення шаблону «Звичайний». Це означає, що можна видозмінювати шаблон, не побоюючись, що він у результаті візьме установки шаблону «Звичайний».

Якщо створений шаблон використовувати для якогось певного типу документів (наприклад, тільки для створення певних форм), то такий шаблон називається спеціальним. Як правило, спеціальні шаблони мають певне форматування тексту, сторінки, а також можуть мати елементи автоматизації, настройки меню, панелей .

Звернемося до елементів, інформація про які зберігається в шаблоні. Ці елементи стають доступними в усіх документах, заснованих на конкретному шаблоні:

• Написи і малюнки, колонтитули, поля для вставки дати, часу та відомостей про автора, стандартний текст, емблеми компаній, назва документа і т.д.

• Поля сторінки та інші параметри макета сторінки, які встановлюються у вікні діалогу «Параметри сторінки»

• Стилі

• Макроси

• Текст і малюнки, збережені як елементи списку автотексту

• Спеціальні панелі інструментів, меню та сполучення клавіш

Можна перенести потрібні елементи з одного шаблону в інший. Причому, якщо ці елементи знаходяться в спеціальному шаблоні, то зручніше скопіювати їх у загальний шаблон наприклад, «Звичайний», щоб можна було використовувати їх в інших шаблонах заснованих на «Звичайному». Можна також зробити елементи, що зберігаються в іншому шаблоні, тимчасово доступними в будь-якому документі, якщо завантажити шаблон в Microsoft Word в якості загального шаблону.

За замовчуванням у Microsoft Word при роботі з документом використовуються тільки елементи, що належать шаблоном, приєднаному до цього документа, або шаблону «Звичайний» (автотекст, макроси і спеціальні панелі інструментів, настройки меню і оперативні клавіші). Після завантаження шаблону все зберігаються в ньому елементи стають доступними для будь-якого документа, відкритого під час поточного сеансу роботи в Microsoft Word.

Надбудови - це додаткові програми, що розширюють можливості Microsoft Word, надаючи в розпорядження користувача додаткові спеціальні команди і нові функції.

Для завантаження надбудови або шаблону при кожному запуску Microsoft Word, необхідно скопіювати надбудову або шаблон у папку автозавантаження, зазначену на вкладці «Розташування» вікна діалогу «Параметри» меню Сервіс.

Для того щоб шаблони і надбудови завантажувалися автоматично при відкритті Microsoft Word, їх слід скопіювати і зберегти в папці автозавантаження Microsoft Word. Після цього Microsoft Word буде відкривати шаблони, збережені в папці автозавантаження, в якості загальних. Крім того, завантаження шаблону в якості загального дає можливість використовувати його відразу в декількох документах.

Для створення документа на основі готового шаблону досить вибрати команду Створити меню Файл і вказати в списку потрібний шаблон.

Але можна створити новий шаблон. Умовно можна запропонувати два способи створення шаблону:

• Змінити документ, створений на підставі якогось шаблону, і зберегти його в якості нового шаблону

• Створити документ, заснований спочатку на шаблоні «Звичайний», внести до нього всі можливі установки (елементи шаблону) і зберегти як новий шаблон

Останній спосіб безумовно надзвичайно трудомісткий, але якщо серед наявних вбудованих шаблонів немає нічого, що відповідало б певним вимогам, що пред'являються до потрібного документу, іншого виходу немає. Однак у цьому способі є деякий ускладнення знову ж таки пов'язане з макросами та елементами автотексту. Справа в тому, що якщо шаблон будується на звичайному шаблоні, то макрос і автотекст записуються в шаблон «Звичайний», а створений шаблон не буде містити цих елементів. Перед тим як створювати макрос або елемент автотексту слід зберегти шаблон, тоді він буде сприйматися Microsoft Word як спеціальний. Потім можна створити макрос і елементи автотексту.

Процедура внесення змін до шаблону через документ була вже описана в 5 цієї глави, «Використання стилів». Сенс цієї процедури зводиться до зміни параметрів форматування документа, при цьому також можна користуватися вікном діалогу «Організатор» для копіювання стилів з інших шаблонів. Для внесення змін безпосередньо в автотекст, макрос, спеціальні панелі інструментів і т.д. використовуються загальні команди меню. На закінчення документ зберігається як шаблон, після чого внесені зміни будуть доступні у всіх документах, які будуть створюватися в подальшому на його основі.

7. . Структура документа

Режим структури документа передбачено як спеціального режиму, в якому заголовки різних рівнів пов'язані з підзаголовками і текстом. Для роботи в цьому режимі обов'язково повинні бути використані стандартні стилі заголовків різного рівня, прийняті для звичайного режиму. У структурі можуть бути використані всі дев'ять видів вбудованих заголовків різного рівня від першого до дев'ятого. При цьому для всіх рівнів заголовків використовується один рівень тексту.

Використання режиму структури забезпечує наступні зручності при роботі над документом:

• Якщо встановити згортання документа до рівня заголовків з виведенням першого рядка розділу, можна, використовувати режим структури для швидкого перегляду великих документів

• Можна легко переміщатися по документу, згортаючи і розгортаючи окремі розділи

• Режим структури зручно використовувати для редагування. Виділяючи окремі заголовки і використовуючи кнопки панелі структури, їх можна переміщати разом із зв'язаним з ними текстом

• Структура документа може використовуватися для створення нумерованих заголовків

Режим структури документа в порівнянні із звичайним режимом має такі особливості:

• На місці лінійки розташована панель «Структура»

• Отформатовані заголовки і текст мають різні відступи, відповідні їхньому рівню

• Зліва від кожного заголовка є значок плюс або мінус

Працюючи в режимі структури документа можна встановлювати рівні перегляду заголовків:

• Перегляд всіх рівнів заголовків без тексту

• Перегляд всіх рівнів з першим рядком тексту

• Перегляд готельних рівнів

Можна змінювати призначений рівень заголовка, підвищуючи або знижуючи його до наступного рівня або до рівня тексту.

Рис. 18. Панель інструментів Структура

Характерна для режиму структури панель інструментів «Структура» дозволяє здійснювати перетворення структури документа.

У режимі структури поряд із заголовками розташовані знаки плюс або мінус. Знак плюс (+) означає, що з заголовком пов'язані заголовки нижчого рівня та простий текст. Знак мінус (-) означає, що у цього заголовка немає підзаголовків та тексту.

Формат заголовків кожного рівня визначається стилями. Першому рівню заголовка відповідає стиль Заголовок 1, другого рівня - Заголовок 2, і так далі до заголовка 9. Власне тексту відповідає нормальний стиль. Стилі заголовків і нормальний стиль є зумовленими стилями, але за допомогою вікна діалогу «Стиль» можна перевизначити будь-який з стандартних стилів.

Звичайно, структурувати документ можна і в звичайному режимі або в режимі розмітки сторінки. Зазвичай так і роблять при роботі з документом: вводять текст і призначають заголовкам певні рівні. Однак, переключившись у режим структури, можна відразу побачити смислову помилку в призначенні заголовку того чи іншого рівня. Підвищуючи чи знижуючи рівень заголовка за допомогою кнопок панелі інструментів «Структура», можна легко змінити рівень на відповідний його змісту.

Тому, для створення заголовків різного рівня зручно застосовувати режим структури документа.

Робота зі згорнутої до певного рівня заголовків структурою спрощує наступні процедури:

• Перегляд зразкового утримання великого документа

• Переміщення в необхідний розділ великого документа

• Переміщення будь-якого фрагмента документа, згорнутого до заголовка певного рівня, разом із зв'язаним з ним текстом

• Створення нумерованих заголовків

При згортання документа зникає текст, залишаються тільки заголовки зазначених рівнів. Для зміни рівня відображуваних заголовків використовуються кнопки Заголовки 1 - 8 панелі інструментів «Структура».

Кнопки Згорнути і Розгорнути працюють тільки стосовно до виділеного фрагмента або назвою, в якому встановлений курсор.

Для того щоб повністю згорнути / розгорнути весь документ, потрібно натиснути кнопку Все. Якщо при цьому буде виділений один із заголовків або фрагментів, у результаті натискання кнопки Всі весь документ буде згорнутий повністю.

Можна встановити режим перегляду згорнутого документа з кількома розгорнутими рядками після кожного заголовка. Для виведення на екран заголовків всіх рівнів і першого рядка кожного розділу натиснути кнопку Все, щоб документ знову був розгорнутий, а потім натиснути розташовану поруч кнопку Показати перший рядок.

При роботі в режимі структури можна досить просто переміщати як окремі фрагменти тексту, так і озаглавлені розділи. Для цих цілей використовуються кнопки Вгору і Вниз.

Для переміщення фрагмента тексту, його навіть не потрібно виділяти, досить встановити в ньому курсор і натиснути кнопку, відповідно переміщення вгору або вниз, відповідно. Фрагмент переміститься на один абзац. Якщо потрібно перемістити цілий розділ, достатньо згорнути документ будь-яким з описаних вище способів (наприклад, натисканням кнопки Усі), встановити в ньому курсор і натиснути відповідну кнопку для переміщення вгору або вниз. Тема разом із зв'язаним з ним текстом переміститься в обраному напрямку. Переміщення заголовків здійснюється аналогічним чином, тобто при кожному натисканні на кнопку Перемістити вгору або Перемістити вниз заголовок переміщається на одну позицію в структурі документа. Існує інший спосіб переміщення, аналогічний способу зміни рівня заголовка.

Глава II. Оформлення документів

8. . Зміст

Зміст документа - це список заголовків зазначених рівнів з відповідними номерами сторінок.

Рис. 18. Зміст документа

Фактично зміст являє собою таблицю, що складається з двох стовпців. У лівому стовпчику відображаються заголовки розділів, у правому - номери сторінок. При складанні змісту Microsoft Word дозволяє використовувати як стандартні, так і нестандартні стилі заголовків документа.

Найбільш простий спосіб підготовки документа до складання змісту полягає в тому, щоб використовувати стандартні стилі заголовків. Стандартні заголовки включають текст «Тема» і рівень (від 1 до 9).

Перед тим як приступати безпосередньо до створення змісту, необхідно встановити для заголовків стандартні стилі. Зрозуміло, це відноситься до тих заголовків, які передбачається включити в зміст.

Крім того, можна встановити необхідні стилі при введенні тексту документа. Переконавшись у тому, що заголовки, які слід включити в зміст, мають відповідні стилі, можна переходити безпосередньо до створення змісту.

Рис. 18. Установка параметрів змісту

При працюєте з багаторівневим документом необхідно перебувати в головному документі. ⁴

9. . Виноски

Виноски та кінцеві виноски застосовуються для пояснень, коментарів чи організації посилань на першоджерела в документі. В одному і тому ж документі можна одночасно використовувати як виноски, так і кінцеві виноски, (наприклад, виноски застосовувати для докладних коментарів, а кінцеві виноски - для посилань на першоджерела).

Звичайні виноски розташовуються в нижній частині сторінки під межею, що відокремлює їх від основного тексту. Кінцеві виноски розташовуються в кінці документа.

Виноска будь-якого виду складається з двох частин: маркера посилання на виноску і відповідного йому тексту виноски. Тому вставка виносок виконується в два етапи:

• Позначається місце, до якого належить виноска. У цьому місці встановлюється маркер виноски (як правило - це просто порядковий номер виноски)

• Вводиться текст виноски

Рис. 18. Створення виноски

Можна використовувати автоматичну нумерацію виносок або створювати власні маркери виносок. У режимі автоматичної нумерації маркери виносок змінюються щоразу при вставці, видалення або переміщення тексту виноски.

При вставці виноски можна налаштувати на свій розсуд маркери виносок, а також вибрати тип розділової лінії і формат нумерації виносок.

При введенні тексту виносок обсяг тексту на сторінці і кількість сторінок у документі регулюються автоматично.

Можна задати власний символ для маркера виноски. Для цього вибрати перемикач Інша і ввести в полі потрібний маркер. В якості альтернативного способу натиснути кнопку Символ і вибрати символ (наприклад, *), після чого натиснути кнопку ОК. Створені таким чином маркери виносок неможливо оновити або перенумерувати.

Для того щоб швидко перейти від тексту виноски до відповідного маркеру виноски в документі, потрібно двічі натиснути на маркері виноски ліворуч від тексту виноски. Курсор переміститься назад у вікно документа до відповідного маркеру виноски. У звичайному режимі перегляду вікно виносок закриється автоматично.

При роботі з виносками можна використовувати всі засоби редагування та форматування тексту Microsoft Word) (команди, панелі інструментів і т.д.).

Текст виносок відділяється від основного тексту документа короткою горизонтальною лінією - роздільником виносок. Типово довжина роздільника дорівнює 5 см. Якщо виноска продовжується на наступній сторінці, основний текст документа відокремлюється від продовження виноски більш довгою лінією, званої роздільником продовженої виноски. За замовчуванням роздільник продовженої виноски має довжину від лівого до правого поля. Його можна видалити або змінити, додаючи рамки, текст або графічні об'єкти. Крім того, можна використовувати різні види роз'єднувачів для виносок і кінцевих виносок.

10. . Перехресні посилання

Перехресне посилання - це посилання на елемент, який знаходиться в іншій частині документа, наприклад, «Див Рис. 1 на стор 3 ». Можна створювати перехресні посилання на заголовки, виноски, закладки, назви, нумеровані абзаци і т.п.

При наступних змінах, видалення або переміщення елемента, на який є перехресне посилання, можна легко оновити всі перехресні посилання одночасно.

Щоб оновити певну назву або перехресне посилання, потрібно виділити її. Щоб оновити всі назви і перехресні посилання, потрібно виділити весь документ. Потім клацнувши виділений фрагмент правою кнопкою миші і вибравши в контекстному меню команду Оновити поле, можна побачити, що посилання змінилися відповідно до зміни об'єктів.

Перехресні посилання зручно використовувати при створенні різних виносок.

Перехресні посилання можна створювати тільки в одному документі. Щоб створити перехресне посилання на інший документ, потрібно спочатку вставити вкладені документи в головний документ ^5.

У списку Тип посилання вибрати тип елемента, на який потрібно послатися, наприклад заголовок розділу.

У списку Вставити посилання на вибрати дані, які потрібно вставити в документ, наприклад текст заголовка.

У списку Для якого / який вибрати елемент, на який потрібно послатися, наприклад заголовок розділу 6.

Рис. 18. Вставка перехресного посилання

Для організації переходу до елемента посилання встановіть прапорець Вставити як гіперпосилання.

Якщо доступний прапорець Додати слово "вище" або "нижче", то, встановивши його, можна додати відомості про відносне положення елемента посилання.

Щоб змінити вступний текст у перехресного посилання, достатньо внести необхідні зміни безпосередньо в документі.

Якщо ж необхідно змінити об'єкт посилання, потрібно виділити перехресне посилання (але не вступний текст), наприклад Малюнок 1, і викликати команду Вставка | Перехресне посилання.

Глава II. Великі документи

11. . Головний документ

При роботі з великими документами, публікаціями, проектами, що складаються з багатьох розділів, часто виникають різного роду складності, особливо при підготовці такого документа групою виконавців. Тому питання про роботу з великими документами зовсім не пусте. У Microsoft Word передбачено спеціальний засіб для роботи над великими документами - Головний документ.

За допомогою головного документа можна легко працювати разом зі співавторами, коли кожен з авторів відповідає за свою частину роботи. Причому, можна знайомити співавторів зі своєю частиною роботи та ознайомитися з їх головами, але внести зміни в чужі голови не можна без відповідних установок авторів. Цей засіб дозволяє дотримуватися єдиний стиль оформлення у великому документі, частини якого готуються різними людьми. Працюючи таким чином, можна уникнути повторів і інших накладок, можливих при груповій роботі.

Крім того, засіб Головний документ може виявитися корисним і в індивідуальній роботі. Воно допоможе дотримуватися заздалегідь встановленого плану, який, звичайно, можна змінити в процесі роботи. Зручність полягає й у тому, що, працюючи з окремими частинами, главами, можна роздрукувати кожну главу окремо, але при цьому так само легко можете отримати документ цілком. Але саме відчутну зручність - це можливість створення наскрізних списків: нумерації сторінок, перехресних посилань і покажчиків.

Отже, засіб Головний документ призначено для полегшення роботи над великими документами, публікаціями, що складаються з декількох або багатьох частин (розділів). З його допомогою можна працювати як з усім великим документом, так і з окремими його частинами.

Головний документ у режимі структури має спеціальну панель головного документа, якій зручно використовувати для створення або додавання частин або для зміни структури документа.

Рис. 18. Панель Головний документ

За допомогою засобу Головний документ можна здійснити:

• Швидкий пошук і переміщення до будь-якої частини документа

• Зміна структури документа за допомогою переміщення заголовків

• Перегляд останніх змін в документі без необхідності відкривати окремі його частини

• Створення наскрізних перехресних посилань по всьому документу

• Компілювання покажчика, змісту та інших подібних списків по всьому документу цілком

• Друк документа цілком, без необхідності відкривати і перебудовувати щоразу окремі файли документів.

При роботі в режимі головного документа кожна глава великого документа являє собою головний документ або вкладений документ. Будь-який документ може бути або головним, або вкладеним у нього. Кожен вкладений документ зберігатися в окремому файлі. У нього можна вносити зміни, які після збереження автоматично переносяться в останню версію головного документа. Вкладений документ можна розбити на кілька частин, об'єднати їх, переміщати вміст вкладених документів між собою, всередині головного документа, виділяти частину, створюючи новий вкладений документ.

Для роботи в режимі головного документа можна створити і використовувати шаблони, визначати стилі і застосовувати їх до різних частин головного і вкладених документів. Можна оформити головний документ точно так само, як і будь-який інший документ, тобто використовуючи всі засоби форматування.

Створювати головний документ можна двома способами:

• Можна організувати головний документ «з нуля»

• Можна створити головний документ із вже існуючого документа.

Беручись за створення головного документа, потрібно ретельно продумати структуру документа і зміст його частин.

12. . Вкладені документи

Щоб додати вкладених інших файлів потрібно натиснути кнопку Створити вкладений документ на панелі інструментів «Головний документ».

Кожен вкладений документ буде укладено в окреме вікно із позначкою вкладеного документа у верхньому лівому кутку вікна.

Кожен вкладений документ буде записаний в окремий файл. Для призначення імен вкладеним документам Microsoft Word використовує перші символи заголовка вкладеного документа.

Для відкриття вкладеного документа встановити покажчик миші на значок вкладеного документа. Двічі натиснути кнопку миші.

Якщо тепер додати додатковий вкладений документ у створений головний, то можливі два варіанти:

• Створення порожнього вкладеного документа з подальшим його заповненням

• Вставка існуючого документа для перетворення його у вкладений

Створивши ряд вкладених документів, можна провести з ними наступні дії:

• Переміщення та копіювання

• Об'єднання декількох вкладених документів в один

• Розбиття одного вкладеного документа на кілька

• Видалення вкладеного документа

• Оформлення вкладених документів

Однак при цьому слід врахувати, що деякі дії з вкладеними документами можна робити тільки з головного документа.

Для переміщення, перейменування, видалення вкладених документів у жодному випадку не можна вдаватися до засобів Microsoft Word (Провідник, кошти вікна діалогу «Відкриття файлу») і командам MS - DOS, у противному випадку зв'язок між головним документом і вкладеними документами буде порушена.

З вкладеним документом можна працювати як з головного документа, так і автономно.

При роботі з вкладеним документом усередині головного немає необхідності запам'ятовувати назву і місцезнаходження вкладеного документа і стежити за відповідністю його стильового оформлення.

При відкритті вкладеного документа з головного документа (подвійним натисканням мишею на піктограмі необхідного вкладеного документа), він з'являється в окремому вікні. З ним можна працювати, редагувати і зберігати точно так само, як і будь-які інші документи.

Після завершення роботи потрібно зберегти вкладений документ. Зміни, внесені у вкладений документ, оновлюються автоматично в головному документі.

Структуру головного документа можна змінити, переміщаючи всередині нього вкладені документи або заголовки. Зміна структури вкладених документів аналогічно роботі з заголовками в режимі структури документа.

Необхідність в розбитті вкладеного документа на частини виникає у разі, якщо вкладений документ сильно розрісся у процесі роботи, або якщо виникла необхідність роботи різних авторів над його частинами.

Розбиття вкладеного документа на частини можна робити тільки всередині головного документа, інакше інформація про що з'явилися нових вкладених документах буде загублена. При цьому створюється новий вкладений документ, якій призначається ім'я, засноване на перших символах заголовка нового вкладеного документа.

Якщо виникає необхідність спростити структуру головного документа, можна об'єднати кілька вкладених документів.

Якщо виникає необхідність скоротити обсяг документа, то можна видалити головного документа всі зайві вкладені документи разом з їх вмістом. У той же час можна змінювати структуру головного документа, розміщуючи вкладені документи в якості частини головного документа. Цей процес теж буде вважатися видаленням вкладеного документа, так як він перестане існувати як самостійний файл.

13. . Оформлення великого документа

Шаблон головного документа має пріоритет над шаблонами вкладених документів. Завдяки цій властивості дотримується одноманітність стилів.

При створенні головного документа Microsoft Word завжди використовує шаблон «Звичайний». Якщо вам буде потрібно застосувати спеціальний шаблон, він може використовуватися тільки при автономному відкритті файлу вкладеного документа.

Кожен вкладений документ усередині головного документа є самостійним розділом, в оформлення якого входять такі компоненти, як колонтитули, розмір текстової області, розмір і орієнтація сторінок, спосіб і вид нумерації сторінок. Можна встановити унікальне оформлення для кожного вкладеного документа і вставити додаткові розділи. Для оформлення в одному стилі вкладених документів потрібно робити установки цих елементів оформлення в головному документі. Для оформлення вкладеного документа в унікальному стилі можна встановлювати параметри оформлення цього елемента, використовуючи спосіб автономного відкриття вкладеного документа з вікна діалогу «Відкриття документа».

Параметри оформлення розділу для вкладеного документа при приміщенні його в головний документ не змінюються.

Єдиний спосіб підтримувати актуальні перехресні посилання, розташовані в різних документах - це використання головного документа. Це засіб об'єднує інформацію, рознесених по різних документах, і дає можливість автоматично створювати наскрізні перехресні посилання по всіх вкладених документів, що входять до складу головного документа. ⁶

Зміст, збиране всередині головного документа, будується за рівнями заголовків кожного вкладеного документа. Для формування змісту немає необхідності об'єднувати окремі документи в один або використовувати поля змісту для передачі інформації. ⁷

Глава III. Макроси

Попрацювавши якийсь час у Microsoft Word, виявляєш, що велику частину часу доводиться витрачати на одні й ті ж стандартні процедури (створення нового документа, вставка малюнків, таблиць тощо). Навіть при відкритті документа, з яким вже працювали, зазвичай йде час на пошук місця, де зупинилися. Таких дій можна перерахувати безліч. І всі їх можна автоматизувати, і дати кожному з них клавішну команду або кнопку. Це можна зробити за допомогою макросів.

Макроси Microsoft Word для Windows записуються за допомогою мови Visual Basic. Для запису макросу не обов'язково знати цю мову. Достатньо правильно організувати запис операції.

Перш ніж приступати до запису макросу доцільно познайомитися з порядком дій. Це позбавить від необхідності повторної перепису макросу.

1. Виконати процедуру, яка записується в макрос, встановити порядок проходження команд.

2. Відкрити документ, для якого створюється макрос. Якщо створюється макрос, який можна застосовувати до всіх документів, то відкривається документ повинен бути заснований на звичайному шаблоні.

3. Привести документ у той стан, в якому зазвичай починають вручну виконувати процедуру, автоматизуються за допомогою макросу.

4. Визначити зручний спосіб виділення тексту і переміщення по ньому в процесі запису макросу.

У процесі запису макросу використання миші обмежена. За допомогою миші можна вибирати команди меню, але не можна переміщатися по документу і виділяти його частини. Виділяти текст або переміщатися по документу можна тільки за допомогою команд і клавіатури.

Нижче наведені найбільш поширені способи переміщення по документу і виділення його частин під час запису макросу:

• Перед записом можна помітити робочу область закладкою з допомогою команди Правка | Закладка. У процесі запису перехід до неї здійснюється вибором команди Правка | Перейти

• Для переходу до місця останньої виконаної редагування натисніть Shift + F 5. Для переходу до початку документа натисніть Ctrl + Home. Для переходу до кінця документа натисніть Ctrl + End.

• Для виділення всього документа виберіть команду Правка | Виділити все або натисніть комбінацію клавіш Ctrl + A.

Для початку запису макросів треба вибрати команду Макрос | Почати запис меню Сервіс.

Рис. 18. Діалогове вікно Запис макросу

У вікні діалогу «Запис макросу» можна призначити створюваному макросу кнопку на панелі інструментів, клавішну команду або команду меню. Цю процедуру можна виконати і після запису макросу.

Крім того, у вікні діалогу «Запис макросу» можна встановити для яких документів або шаблонів буде доступний створюваний макрос і ввести опис у полі Опис (наприклад, для яких цілей призначений макрос). І якщо не вводити короткий опис макросу, то можна скоро заплутатися в них.

Отже, починається власне запис макросу. У цей час на екрані з'являються панель інструментів «Запис», що містить всього дві кнопки - Зупинити запис (кнопка зліва) і Пауза (праворуч). Яскраве забарвлення індикатора ЗАП в рядку стану свідчить про запис макросу.

Для запуску макросу можна створити клавішний поєднання, команду меню або кнопку на панелі інструментів.

Макроси можна видалити, перейменовувати і копіювати. Разом з макросом автоматично видаляється кнопка, команда меню або клавішна команда, яка запускає його.

Для перейменування і копіювання макросу використовується команда Сервіс | Макрос | Організатор.

Глава IV. Практичне застосування

14. . Аналіз різних версій Microsoft Word

У даній роботі розглядаються засоби автоматизації текстового процесора Microsoft Word 2000, але які є загальними для всіх версій цього додатка, починаючи з версії 7. Природно, кожна версія має свої специфічні особливості, в новіших версіях функції отримали свій розвиток.

Версія Word 2000 була обрана з наступних причин. По-перше, це один із самих останніх модифікацій, не рахуючи Word 2002, який не одержав поки широкого розповсюдження (на момент написання курсової роботи джерела інформації по ній практично відсутні). По-друге, розгляд попередніх версій не доцільно у зв'язку з їх старінням і більш раннім виходом з ужитку. Однак це не зобов'язує користувачів застосовувати зазначену версію у своїй роботі. Тому в цьому параграфі будуть розглянуті деякі відмінності різних версій Microsoft Word.

Одна з відмінностей полягає в тому, що вище описані команди мають різне розташування в меню програми, а деякі пункти меню володіють відмінним від зазначеного назвою.

Наприклад, щоб попрацювати зі словником, у Word 7 і Word 97 треба скористатися командою Сервіс | Параметри вкладка Орфографія, у версії ж Word 2000 вкладка Орфографія має назву Правопис.

Іншим прикладом, може служити функція Автотекст. У Word 7 вона розташована в пункті меню Правка, у версії ж Word 2000 її можна знайти в меню Вставка, а також на однойменній вкладці команди Сервіс | Автозаміна.

Така відмінність у версіях може призвести до питань та помилок при виконанні лабораторних робіт ⁸ в додатках Microsoft Word версії, відмінній від вказаної.

Інший специфічною рисою є модифікація інструментів в більш пізніх версіях. Для працюючих у цих додатках користувачів це стане позитивною рисою, оскільки їм досить розібратися в дії описаних функцій автоматизації. Для власників ранніх версій це може стати каменем спотикання, оскільки виконання операцій може зажадати додаткових знань, а отже і використання додаткової літератури з даного питання.

Наприклад, для засобу Автозаміна в Word 2000 розширено словник неправильно написаних слів, крім того, з метою скорочення числа можливих помилок для кожної мови ведеться окремий список, який встановлюється автоматично згідно з мовним форматуванням поточного текстового документа в момент виконання команди.

При складанні змісту в попередніх версіях можна використовувати тільки заголовки, оформлені стандартними стилями, Word 2000 дозволяє застосовувати як стандартні стилі, так і стилі, створені користувачем.

Відзначимо ще одна відмінність - нові версії мають додаткові функції автоматизації. Хоча вони не розглянуті в даній роботі, однак це не применшує їхньої значимості. Дуже корисним засобом багатомовної підтримки Word 2000 є автоматичне визначення мови. При роботі з документами програма сама визначає, якою мовою користувач вводить текст, встановлює для нього відповідний ознака і використовує потрібні настройки при перевірці орфографії, граматики, автозаміни і т.д. Перевірка проводиться після введення або зміна кожного пропозиції; якщо відкривається документ, який жодного разу не піддавався даної операції, то перевіряється кожне речення.

Нової функцією в Word 2002 пакета Microsoft Office XP, є автоматична верстка документа у вигляді брошури, якої так не вистачало в попередніх версіях. Брошура являє собою документ формату А5, що друкується на аркушах А4 так, щоб потім листи могли бути переплетені в книжку.

Крім того, програма перевірки правопису в новій верві Word одночасно є підручником граматики російської мови.

Це основні відмітні особливості розглянутої версії Word 2000 і таких версій як Word 7, Word 97, Word 2002.

15. . Розробка методичного посібника

За розглянутій темі розроблено методичний посібник ^9. Воно призначене для студентів вищих навчальних закладів та учнів середніх навчальних закладів з поглибленим вивченням інформатики. До останніх установам найчастіше відносяться спеціалізовані школи, ліцеї, коледжі тощо

Розробка даного посібника зумовлена ​​практичною метою. В останні роки процес інформатизації охопив все суспільство. Комп'ютер можна зустріти не тільки в установах міста і села, але і в багатьох будинках. Це тягне за собою інформатизацію всього навчального процесу. Особливо сильно вона позначається на вимозі навчальних закладів представляти реферати, курсові, дипломні, наукові проекти у друкованому вигляді. Звичайно, програма загальноосвітнього курсу інформатики включає оволодіння навичками роботи у текстовому процесорі. І цих знань може бути достатньо для написання робіт. Але функції автоматизації, в основному не розглядаються у звичайному курсі, допоможуть полегшити, прискорити і естетизувати виконання багатьох операцій.

Посібник включає вісім лабораторних завдань, кожне з яких розраховане на дві години навчального часу. Такий вибір розподілу базується на кількох причинах. По-перше, кожна лабораторна робота представляє собою самостійний етап. Більш дрібне ділення не дозволить створити цілісність і закінченість уявлення про виконану роботу. По-друге, це пояснюється призначенням допомоги. Так як воно пропонується студентам ВНЗ і учням шкіл з поглибленим вивченням інформатики (більш ніж 136 годин), тривалість одного заняття яких становить два навчальних години.

Разом з тим, незважаючи на «закінченість» кожної лабораторної роботи, всі вони взаємопов'язані. У наступних завданнях використовуються параметри, задані в попередньому. Це має свої позитивні і негативні сторони. До перших відноситься те, що по завершенні серії робіт можна побачити результат всіх тих перетворень, які включалися в дану тему. З іншого боку, практично не можна поміняти порядок проходження лабораторних робіт, включитися в роботу в будь-який момент.

Даний посібник відображає не всі можливості розглянутих функцій автоматизації, але в них продемонстровані ті з них, які мають найбільшу практичну значимість і використовуванність. Крім того, лабораторна робота № 6-7 є як би завершальній цикл всіх лабораторних робіт. Вона не тільки дозволяє познайомитися з новими інструментами Microsoft Word і використовує у своєму ході результати дій попередніх робіт, але й актуалізує навички, отримані на попередніх заняттях і в курсі загальної інформатики.

Лабораторна робота № 8 виділяється із загальної картини практичних робіт і не є обов'язковою. Хоча запис макросу не є складною процедурою, але необхідно виробити великий навик написання макрокоманд і знання можливостей і структури організації роботи Microsoft Word, щоб було можливо використовувати їх не локально, а в будь-якому з документів даного програми незалежно від його особливостей. Крім того, придбаний вміння не допоможуть редагувати записані операції, тому що вони написані на мові Visual Basic, не розглядається в даній темі.

Кожна лабораторна робота мають сувору структуру:

1. Тема лабораторної роботи.

2. Мета саме цього заняття.

3. Завдання, що конкретизують мету.

4. Хід роботи

   1. Початок роботи.

   2. Функція 1.

   3. Функція 2.

   4. ...

   5. Завдання для самостійної роботи.

   6. Закінчення роботи.

5. Текст завдання, що використовується в даній роботі.

Технологія виконання кожного завдання представлена ​​алгоритмом, супроводжується малюнками і таблицями, що полегшує процес виконання роботи за рахунок візуалізації дії.

У кінець посібники рекомендовані методичні вказівки і список додаткової літератури для користувача.

Дані лабораторні роботи розроблені не з метою розвивати навички швидкого друкування, тому в подальших заняттях використовується тексти, створені на попередніх, а також завдання для самостійної роботи є як би продовженням основного завдання практичної роботи, тобто вони написані в стилі «... виконайте аналогічні операції для таких-то об'єктів ...».

Так як методичний посібник розроблено з метою виробити вміння використання функцій автоматизації, то для перевірки учнів не було розроблено тестуючої або інший контролюючої програми. У цій якості може виступити завдання про написання реферату за однією з тем предмета Інформатика зі здачею паперовій та електронній копій.

16. . Апробація та аналіз результатів

Представлене методичний посібник було апробовано в економічному ліцеї «Еколіс» м. Набережні Челни серед 22 учнів десятих класів.

У цьому навчальному закладі вивчення інформатики введеться протягом п'яти років за авторською програмою. Для вивчення предмета Інформатика в даних класах відводиться 4 години на тиждень, що дозволяє не тільки добре оволодіти навичками, визначеними обов'язковим мінімумом змісту середньої загальної освіти з інформатики, а й познайомити з додатковими можливостями різних додатків. Все це дозволило апробувати методичний посібник з теми «Автоматизація роботи в Microsoft Word» при вивченні теми «Видавнича справа в середовищі текстового процесора Microsoft Word».

У ході проведення уроків виявлено:

По-перше, у деяких учнів викликає труднощі знаходження місця розташування команд. Це пояснюється тим, що, як вже було зазначено, методичний посібник було розроблено для версії Word 2000, тоді як в комп'ютерному класі ліцею встановлений пакет програм Microsoft Office 97, де деякі функції мають інші команди. ¹⁰

По-друге, особливу складність виконання представляють такі пункти, як «Створення змісту» (процес форматування) та «Організація великих документів» (через складність структури). Тому при проведенні відповідних лабораторних робіт слід приділити особливу увагу цим питанням.

По-третє, при створенні макросів потрібно заздалегідь ретельно продумати порядок запису макросу і відпрацювати його. В якості творчого завдання можна попросити учнів самостійно придумати і створити значок на кнопку для макросу.

В іншому ж проведення занять по темі, визначеної в цій курсовій роботі, не викликали труднощів. Основні цілі з вироблення умінь і навичок використання можливостей автоматизації були досягнуті.

Результати проведення дослідження надано у додатку.

Висновок

У цій роботі були вивчені функції автоматизації роботи в текстовому процесорі Microsoft Word. Серед них виділені функції автоматизації вводу та редагування (автотекст, автозаміна, автоформат, перевірка орфографії та граматики, автоматичного визначення мови), автоматизації форматування документа (стилі, шаблони, великі документи), автоматизації оформлення (нумерація сторінок, оголошення та вказівники, виноски, посилання , гіперпосилання, назви об'єктів), макроси.

Докладно були досліджені тільки ті з них, які мають практичну значимість для студентів при написанні різних проектів за допомогою текстового процесора і не вивчаються в загальному курсі Інформаційні технології або Інформатика. А саме, автотекст, автозаміна, автоформат, створення словників, тезарус (підбір синонімів, антонімів, пов'язаних слів), стилі, шаблони, змісту, виноски і посилання, великі документи, макроси. Особливу складність для вивчення та засвоєння тут представляють останні два розділи: створення великих документів (тобто складаються з кількох вкладених, записаних в окремих файлах) і створення макросів (особливо редагування).

Теоретична частина знайомить з поняттями цих операцій, їх призначенням, основними можливостями і специфічними рисами. У ній не відображені команди, що використовуються для виведення цих функцій, але всі функції супроводжено ілюстраціями діалогових вікон і поясненнями до них.

Таким чином, теоретичний розділ може надати реальну допомогу викладачеві при підготовці до занять з теми «Текстовий процесор Word» або більш вузької тематики «Автоматизація роботи в Microsoft Word».

Практичну частину умовно можна розділити на два логічних компонента. По-перше, це короткий порівняльний аналіз (виділення основних відмінностей) роботи досліджуваних функцій автоматизації в різних версіях Microsoft Word, починаючи з 7.0 і закінчуючи XP. Тут виділено три основних типи відмінностей, тісно пов'язаних між собою і залежать від одних і тих же причин). Точніше сказати, це різниця у назвах команд, різниця в їх можливостях і нарешті, поява нових функцій автоматизації в останніх версіях Microsoft Word.

По-друге, вона включає розробку методичного посібника з визначеною вище темі, що містить серію лабораторних робіт практичного характеру. У ній представлена ​​алгоритми виконання деяких можливостей усіх досліджуваних інструментальних засобів автоматизації. Ця частина представляє найбільший інтерес і значимість, так як є головною метою даної роботи. Її малий розмір пояснюється тим, що саме методичний посібник не включено у зміст, а винесено в додаток у вигляді брошури для зручності створення, перевірки та застосування. В основну ж частина введені розгляд структури розробленого допомоги і результати його апробації в реальних умовах навчального закладу (у даному конкретному випадку, середнього навчального закладу - ліцею). За підсумками аналізу проведених уроків та рівня отриманих знань можна зробити висновок, що було розроблено досить-таки повноцінне і зручний посібник для вивчення поставленої теми.

Таким чином, всі завдання даної курсової роботи виконані. Можна сказати, що її мета досягнута, тобто створено методичний посібник для студентів і учнів, що дозволяє набути навичок використання деяких автоматизованих функцій, які надалі можна застосувати при написанні наукових і творчих робіт за допомогою текстового процесора Microsoft Word.

Список використаної літератури

1. Берлінер Е. М. Office 2000: 5 книг в 1: Самовчитель. - М.: Біном, 2000.

2. Голубина О. Індивідуальний підхід: Нові можливості додатків Microsoft Office 2000 / / Бухгалтер і комп'ютер. - 2001, № 2 (17). - С. 28-33.

3. Джойс Д., Мун М. Microsoft Word 97: наочно і конкретно. - М.: Изд. відділ «Російська редакція» ТОВ «Channel Trading Ltd.", 1997.

4. Журін А.А., Журина І.П. Word 7.0 для школярів. - М.: Акваріум, 1997.

5. Зайдемо М. Ворд: Word 2000: Легко, наочно, зрозуміло, швидко. - М.: Лабораторія Базових Знань, 1999.

6. Ільїна М.М. Робота в Word 7 на прикладах. - М.: Східна Книжкова Компанія, 1996.

7. Кулін Роберт Н. Вчимося майстерності. Microsoft Word для Windows 95. - М.: СК Прес, 1997.

8. Орлов А. Office XP. Інтелектуальний Word 2002 / / Світ ПК. - 2001, № 9. - С. 53.

9. Хелворсон М., Янг М. Ефективна робота з Microsoft Office 2000. - СПб: Питер, 2001.

Програми

Додаток I

Основні команди досліджених функцій автоматизації текстового процесора Microsoft Word 2000.